¿Cómo llenar una factura? Reglas generales, detalles importantes y errores comunes, formulario y muestra para descargar. ¿Es posible aceptar una factura para contabilidad? Muestra de factura de materiales.
Actividad comercial la mayoría de las empresas implican transferencia activos materiales por recompensa. Es fácil confirmar que se ha recibido el pago.
Basta con llevar un extracto bancario; en él se indicará cuándo, por quién y desde qué cuenta, a quién y para qué se realizó.
La situación con respecto a la transferencia de valores inmobiliarios es algo diferente. Documentar este hecho, necesitas crear una factura.
Además, deberá estar firmado y certificado mediante sellos. Hacia la corrección del diseño de este documento debe tomarse muy en serio.
Digamos que con el tiempo surgió un tema controvertido y el proceso desembocó en un litigio. Por tanto, sin aportar este documento al tribunal, será imposible acreditar el hecho de la entrega (transferencia).
Este documento es de gran importancia en contabilidad. Se refiere a documentación primaria.
Contenido y estructura del documento.
Este documento está preparado en formulario impreso en papel. Debe contener toda la información necesaria para que en cualquier momento posterior sea posible confirmar el hecho del envío (transferencia, entrega).
En primer lugar, cabe destacar que en el mismo se debe indicar el nombre, seguido de la fecha de envío (transferencia, entrega). Además, se indica el nombre de la ciudad donde tuvo lugar el hecho.
La siguiente es una lista de propiedades transferidas. Se puede presentar en forma de tabla. Debe contener columnas con el nombre del producto. Estos productos deben especificarse con la mayor precisión posible.
Es decir, si además del nombre contiene alguna marca, se deberá introducir ésta. Luego, ingrese una columna que defina la unidad de medida. Puede diferir para diferentes productos. Pueden ser piezas, kilogramos, metros cúbicos, toneladas, etc.
Luego de esto, deberás indicar la cantidad de productos transferidos en las unidades de medida que te indicaron anteriormente. Es obligatorio indicar el precio del producto por unidad de medida. Además, se indica el importe total del volumen de bienes transferidos, tanto por conceptos como por total.
Se debe prestar especial atención a los detalles de las partes (vendedor y comprador). Si los participantes entidades legales, se proporcionan sus datos de registro. Si el participante en la transacción es un particular, sus datos son los datos de su pasaporte. Cada participante firma debajo de sus datos en la columna correspondiente.
Si el participante es una persona jurídica, la firma de la persona autorizada debe estar certificada mediante un sello. En los casos en que los productos se reciban en base a un poder, la factura debe contener información al respecto. Es decir, el texto indica su número, la fecha de emisión y el apellido e iniciales de la persona autorizada.
A continuación se encuentra forma estándar y muestracuya versión de factura se puede descargar de forma gratuita.
La formación de una factura se produce cuando hay un movimiento de inventario. Está más extendido en plantas, fábricas e instalaciones de producción con sus propios almacenes de envío, así como en empresas que operan en el sector comercial, y su campo de actividad no influye: puede ser la venta de herramientas y equipos, artículos domésticos. bienes, alimentos, etc. d.
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¿Para qué se utiliza el formulario de factura?
Cualquier movimiento de productos, bienes y materiales deberá registrarse en documentación especial adjunta. Uno de esos documentos es la factura. Confirma la liberación de mercancías y también sirve como base para varios transacciones contables(principalmente, cancelar artículos de inventario del almacén).
Por tanto, el valor prioritario del documento es tener en cuenta el movimiento de productos dentro de la propia organización.
La factura también se puede utilizar al devolver mercancías al proveedor, por ejemplo, en los casos en que, durante la venta o después de la compra, se descubrió un defecto, rotura o defecto en el producto, así como cuando resultó que los productos no estaban entregados en la configuración requerida o tienen baja calidad.
¿Quién redacta el documento?
Normalmente, la responsabilidad de generar una factura recae en la persona financieramente responsable: puede ser un vendedor, gerente, tendero, etc. Posteriormente, el documento se transfiere al departamento de contabilidad, donde un especialista del departamento lleva a cabo todas las acciones necesarias.
¿En qué etapa del envío de mercancías se genera una factura?
La factura se emite inmediatamente en el momento de la transacción.
Dado que se basan en él, debes tener mucho cuidado al completarlo. En particular, no es deseable cometer errores o inexactitudes en la factura o realizar correcciones.
Y está absolutamente prohibido introducir datos falsos o a sabiendas información falsa– si tales hechos son revelados por las autoridades reguladoras, las personas responsables o incluso una organización pueden sufrir graves castigo administrativo en forma de grandes multas.
También hay que tener en cuenta que en algunos casos la factura puede adquirir la condición de legalmente documento significativo– cuando cualquiera de las partes, por circunstancias desfavorables, decide recurrir a los tribunales.
Muestra de elaboración de una factura.
Desde 2013, se han abolido las formas únicas y unificadas de documentos contables primarios, por lo que no existe una forma estándar de factura. Los empleados de la empresa pueden redactarlo en cualquier forma, utilizando muestras de documentos obligatorios previamente existentes (formulario TORG 12, TORG 14, etc.) o, si la organización tiene su propio modelo de factura desarrollado y aprobado, basándose en él. Lo principal es que en su estructura corresponde a ciertos estándares del trabajo de oficina, y en su contenido incluye cierta información.
Convencionalmente, la factura se puede dividir en tres partes: el “encabezado”, la parte principal y la conclusión.
EN primero ingresado en orden:
- número y fecha de preparación del documento;
- el nombre de la organización que emite los bienes y el nombre de la organización que los recibe (si es individual o empresario individual, respectivamente, aquí se ingresan su apellido, nombre y patronímico);
- aquí también se hace referencia al acuerdo para el cual se lleva a cabo esta operación (se indica su número y fecha de celebración);
- Si una de las personas involucradas en la transferencia de bienes de inventario actúa en base a un poder, también se deberá incluir información al respecto en la factura, indicando su número y fecha de emisión.
En segundo, la parte principal del documento, que generalmente se forma en forma de tabla, contiene información detallada sobre los artículos del inventario vendidos:
- su nombre;
- cantidad (en unidades de medida apropiadas: piezas, litros, kilogramos, metros, etc.);
- precio por uno;
- coste total.
Si es necesario, esta sección del documento se puede complementar con otra información, incluida la variedad, categoría, tipo, finalidad, características, embalaje, condiciones de almacenamiento de los productos, etc. La longitud de la tabla depende de cuántos productos se ingresan en ella.
EN final parte del formulario incluye la siguiente información: la cantidad de artículos y el monto total (ambos valores se toman de la tabla).
Preparación del documento
Al igual que el contenido, el diseño del formulario depende enteramente de la visión del documento por parte de los representantes de las organizaciones y sus necesidades. El formulario se puede redactar en una simple hoja A4 en blanco o en papel con membrete de la empresa, y se puede cumplimentar a mano o en un ordenador.
¡Condición importante! La factura debe contener firmas "en vivo" de los empleados materialmente responsables: el que autorizó la liberación de los productos, el que lo realizó directamente y el comprador.
Al mismo tiempo, es necesario certificar la factura utilizando productos estampados solo si la norma para su uso está fijada en el reglamento interno. actos jurídicos normativos compañías.
El documento siempre está hecho. al menos dos copias idénticas, uno de los cuales se entrega al representante de la parte receptora, el segundo queda en manos del empleado de la empresa que dispensa los productos.
La factura se utiliza activamente en el ámbito comercial. En este caso, el documento puede tener varias formas, que depende del tipo de operación comercial. ¿Cómo redactar una factura correctamente?
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En el curso de sus actividades, la organización lleva a cabo muchas operaciones comerciales diferentes. Cada uno de ellos debe documentarse con la documentación primaria adecuada.
Sobre esta base, la finalización de las transacciones se refleja en la contabilidad y la contabilidad fiscal. La venta de artículos de inventario, su liberación o enajenación por cualquier otro motivo podrá ir acompañada de factura. ¿Cómo redactar este documento correctamente?
Puntos generales
EN legislación rusa actividades comerciales relacionadas con la adquisición y venta de bienes para su uso en actividad empresarial, se define como comercio al por mayor.
Esto se basa en la transferencia de derechos de propiedad a valores de las materias primas del vendedor al comprador, lo que se considera como venta de bienes desde el punto de vista fiscal.
Las instrucciones para el uso de estos formularios determinan que para registrar transacciones comerciales en las que se realiza la transferencia de propiedad de bienes, se utiliza una carta de porte.
En base a esto, el vendedor cancela la mercancía y el comprador la acepta para contabilidad. Es decir, el formulario es a la vez factura y factura.
Pero una organización tiene derecho a utilizar una forma de factura creada independientemente si está presente detalles obligatorios.
Lo que es
La factura se denomina documento contable principal en contabilidad. Con su ayuda, los productos se envían y entregan del vendedor al comprador.
Según este documento, los bienes vendidos se dan de baja de . Una factura es un documento que sirve como base para la liberación de bienes y materiales.
Sin embargo, no existe una forma unificada como tal. El término “factura” se utiliza ampliamente, pero este documento varía según las circunstancias.
El documento se puede crear en forma libre o uno de los formularios unificados (TORG-12, TORG-14) sirve como base.
La contabilidad interna utiliza una plantilla simple, que contiene el nombre del producto, su costo y la cantidad de unidades transferidas.
Prepara materialmente una factura. persona responsable, entregando la mercancía, en dos copias, una para cada parte de la transacción.
¿Para qué sirve?
El objetivo principal de la factura es mostrar la cantidad exacta de bienes liberados (vendidos), su costo total y el precio unitario.
Esta información es necesaria para reflejar con precisión la venta de bienes en la contabilidad del vendedor. El comprador, sobre la base de la factura, acepta los bienes adquiridos para su contabilidad.
Base normativa
La legislación rusa regula de manera muy superficial el flujo de documentos mediante facturas.
entre los pocos fuentes legales En cuanto al uso de facturas, cabe señalar.
Según la cláusula 2.1.2 de este documento, el movimiento de mercancías del vendedor al comprador va acompañado de documentos de envío y, en particular, facturas: consumibles y recibos.
La cláusula 2.1.9 de la carta establece que también se requiere una factura al devolver la mercancía al vendedor. La cláusula 2.2.4 determina la necesidad de una factura al momento de entregar mercancías durante un turno de trabajo.
Para compilar la documentación contable primaria, se utilizan varios formularios unificados adoptados por Goskomstat.
Desde 2013, luego de la adopción de la Ley Federal No. 402 como nueva edición uso de la ley formularios estándar es sólo para fines de asesoramiento.
Es decir, la organización tiene derecho a desarrollar de forma independiente el formulario de factura y aprobarla si se especifican detalles obligatorios.
Sin embargo, muchas organizaciones intentan cumplir con los formularios definidos legalmente y aún utilizan formularios estandarizados.
Esto reduce el riesgo de reclamaciones desde el exterior. autoridades fiscales y se elimina el riesgo de no aceptar el documento para contabilidad.
Signos de facturas para este momento Hay dos formas unificadas: TORG-12 y TORG-14.
El procedimiento para crear un documento.
El objetivo principal de la factura es confirmar el hecho de la transferencia de bienes y materiales al comprador-contraparte.
La forma de este documento consta de tres componentes:
La parte introductoria refleja los nombres de las partes de la transacción, sus detalles y la base de la operación (y similares).
La parte tabular de la factura contiene información sobre las mercancías que se transfieren. Al mismo tiempo, se indica su cantidad, precio unitario, costo total y otras características importantes.
En conclusión, se indica el monto total, se coloca un sello y el formulario es firmado por los participantes en la operación y los responsables.
Como regla general, el formato de la factura rara vez cambia. Básicamente, la organización utiliza un formulario que se aprueba una vez.
Pero no importa qué tipo de formulario se utilice, unificado o desarrollado de forma independiente, se requiere su aprobación obligatoria como parte de una orden separada o como parte de ella.
Formulario de formulario aprobado
Aunque la ley no prohíbe el uso de facturas en formato libre, los formularios más utilizados son TORG-12 y.
Esto se debe al hecho de que estos formularios contienen todos los detalles necesarios. Pero la organización tiene derecho a acortar o complementar el formulario unificado si es necesario.
Semejante nueva forma aprobado por el gerente y posteriormente aplicado como documento oficial naturaleza primaria.
Al aprobar el formulario de factura, es necesario que la misma tenga las siguientes columnas:
- nombres del vendedor y del comprador, indicando sus datos exactos;
- indicación del tipo de producto con una lista de sus características más importantes;
- mostrar los indicadores finales de la transacción;
- indicación de los responsables de la transacción, sus firmas y personales;
- prensa de organizaciones.
Instrucción paso a paso
Reglas generales para llenar las facturas son los siguientes:
En cuanto a las características de llenado, entonces instrucción paso a paso Al completar TORG-12, la factura por la emisión de bienes y materiales al costado es la siguiente:
| Proporcionar información sobre el vendedor. | Pagador, consignador, destinatario. Es necesario indicar sus datos exactos, incluidos los datos bancarios y de contacto. |
| Se anotan los detalles del contrato de suministro. | Cuando utilice un transportista, proporcione detalles |
| Ingrese el número de la factura en sí y la fecha de su creación. | Este debe coincidir con el momento del envío. |
| Se proporciona una lista de bienes transferidos. | Indicando características identificativas, así como indicadores cuantitativos y de costes. |
| Detalles mostrados | Acerca de todos los documentos adjuntos a la carta de porte |
| Se colocan firmas de las personas responsables. | Y se colocan sellos |
El formulario TORG-14 se utiliza al entregar bienes al vendedor para su venta. Se completa según el mismo esquema.
La diferencia es que al final del turno de trabajo, el vendedor transfiere el producto de la venta a la caja de la organización. Al mismo tiempo, la factura registra datos sobre los ingresos transferidos y los bienes restantes no vendidos.
muestra completa
Al empezar a cumplimentar una factura por primera vez, es recomendable familiarizarse con muestras de facturas ya cumplimentadas. Esto contribuirá a una comprensión más precisa de las reglas para completar documentos.
Si está utilizando un formulario de desarrollo propio, estudiar las muestras completadas le ayudará a determinar qué detalles deben agregarse y cuáles pueden reducirse.
Puede ver cómo se ven las muestras completas de facturas utilizando los formularios de ejemplo:
| TORG-12 | — |
| TORG-14 | Página 1, página 2 |
Oportunidades en línea
La parte 5 del artículo 9 de la Ley Federal No. 402 de 6 de diciembre de 2011 establece que documentación primaria se puede formatear como en en papel y electrónicamente.
Vídeo: formación 1C 8.2 - factura y factura
También es posible completar manualmente la factura y registrarla usando medios tecnicos. La mayoría de las veces, una factura se emite mediante programas de contabilidad especiales.
Pero puedes completar el formulario sin usar un especial software, en modo online.
Utilizando recursos especiales de Internet, puede crear la plantilla necesaria para la factura, completarla y luego imprimirla o enviarla por correo electrónico. correo electrónico al comprador.
Puede completar un documento como una factura en línea en los siguientes sitios:
Cómo se forma una factura en 1C
En el entorno de la contabilidad profesional, la popularidad de los programas 1C se mantiene sin cambios. ¿Cómo crear una factura en este programa?
Las instrucciones paso a paso para crear una factura en el programa 1C 8.2 son las siguientes:
| Abrir menú principal | Y selecciona la sección “oferta” |
| Seleccione el ítem “venta de bienes y servicios” | Aquí puede seleccionar una muestra de factura ya preparada |
| Para crear un nuevo documento, seleccione el botón "agregar" | El programa creará nuevo documento indicando los detalles requeridos por defecto |
| El tipo de operación se indica a continuación | En este caso, “venta y comisión” |
| Complete los detalles restantes | Contraparte, contrato a tiempo parcial, almacén de envío, etc. |
| La tabla se está completando. | Los bienes vendidos se indican según la nomenclatura y su cantidad. A continuación, el programa calculará de forma independiente los indicadores restantes. |
| Luego se proporciona información adicional, si es necesario. | Contenedor, cuenta de gastos, detalles adicionales |
| Después de verificar los datos ingresados, presione el botón "grabar" | Si hace clic en el botón "Aceptar", el documento se guardará hasta que necesite imprimirlo. |
