Documentos agrupados según. Agrupar documentos ejecutados en casos.

Formación de un caso Se denomina agrupación de documentos ejecutados en un caso de acuerdo con la nomenclatura de casos y la sistematización de documentos dentro del caso.*

* GOST R 51141-98 Mantenimiento y archivo de registros. Términos y definiciones, s.Z.

Una vez ejecutados los documentos, se colocan en los archivos correspondientes y se sistematizan dentro de ellos. El caso se considera iniciado desde el momento en que aparece en él el primer documento otorgado.

La correcta distribución de los documentos en los expedientes es de gran importancia, ya que garantiza una búsqueda rápida de los documentos necesarios y su seguridad.

Actualmente, se han desarrollado requisitos uniformes para la formación y ejecución de casos. Están establecidos en el Sistema de Gestión de Documentación del Estado y en las Normas Básicas para el Funcionamiento de los Archivos Departamentales. El procedimiento para la formación, almacenamiento y registro de expedientes, basado en las normas existentes, debe estar fijado en las instrucciones de gestión de oficina de organizaciones específicas, ya que esto permite tener en cuenta las particularidades de su trabajo y documentación.

En las organizaciones pequeñas, los archivos los compila y almacena de forma centralizada el empleado responsable del trabajo de oficina (por ejemplo, una secretaria). En grandes instituciones y organizaciones, los asuntos se forman en divisiones estructurales en el lugar de creación o ejecución de los documentos. Los documentos administrativos, la correspondencia de los gerentes y los documentos internos más importantes se forman y almacenan en la oficina o secretaría de administración.

La formación comienza desde el principio. año del calendario, cuando se crea una carpeta separada para cada caso nombrado en la nomenclatura (carpeta de carpeta o carpeta de registro).

El trabajo de formación de casos consta de las siguientes operaciones: distribución y disposición de los documentos ejecutados en carpetas (casos); disposición de documentos dentro de archivos en una secuencia determinada; Diseño de fundas para cajas.

Los casos deben presentarse de acuerdo con reglas existentes. En la portada se muestran una serie de datos que dan una idea de la afiliación de los documentos a la organización, su composición y contenido, y su vida útil. En la portada de cada estuche se coloca el nombre de la organización completo y/o abreviado si está oficialmente reconocida, por ejemplo: Universidad Estatal Humanitaria de Rusia - RSUH. Debajo está escrito el nombre de la unidad estructural: Departamento Financiero, Departamento de Recursos Humanos.

Bajo el nombre de la unidad estructural se indica el índice del caso según la nomenclatura, por ejemplo: Caso No. 01-05, donde 01 es el índice de la unidad estructural, 05 es el número de serie del caso en la nomenclatura.

Sólo se podrán presentar aquellos documentos que estén previstos en la nomenclatura. Si aparecen nuevos documentos, a partir de ellos se forma un caso independiente y su nombre (título) se ingresa en la nomenclatura de casos bajo un número de reserva.

La correcta disposición de los documentos dentro del expediente es de gran importancia. El tiempo necesario para encontrar la información necesaria depende en gran medida de la secuencia en la que se encuentren.

Los documentos se sistematizan en archivos de acuerdo con ciertos principios. Los más significativos y prácticamente los más convenientes son: preguntas-lógicas, cronológicas, alfabéticas, numeración. Pueden variar y combinarse.

Usado con mayor frecuencia interrogativo Principio (lógico de preguntas), según el cual los documentos se colocan en archivos en una secuencia lógica para resolver un problema en particular. Esta sistematización coincide con cronológico disposición de documentos.

En alfabético la sistematización de documentos utiliza los nombres de sus autores, nombres de instituciones correspondientes, nombres de unidades administrativo-territoriales, etc.

EN numeración Se agrupan por orden los documentos homogéneos que tienen numeración secuencial (protocolos, pedidos, recibos, facturas, etc.).

Documentos administrativos(órdenes, instrucciones, resoluciones, etc.) se agrupan en casos por tipo de documento y por cronología (junto con los anexos). Los pedidos de actividades principales y de personal se agrupan por separado;

Los protocolos se agrupan en casos en orden cronológico y numérico;

La correspondencia se agrupa en un período de un año calendario y se sistematiza en orden cronológico: el documento de respuesta se coloca después del documento de solicitud;

Los documentos de planificación y presentación de informes deben almacenarse en archivos del año al que se refieren en su contenido, independientemente del momento de su preparación o la fecha de recepción;

Los documentos de los informes deben colocarse en la siguiente secuencia: nota explicativa, informe, anexos;

Los planes e informes anuales están separados de los trimestrales y mensuales;

Los documentos monetarios financieros (órdenes de efectivo, informes anticipados, extractos bancarios, etc.) están agrupados por números. Los recibos, facturas, etc. se organizan de manera similar;

Los documentos en expedientes personales se colocan en la siguiente secuencia: inventario interno de documentos disponibles en el expediente personal; solicitud para un trabajo; cuestionario, hoja de registro de personal; autobiografía; documentos educativos; extractos de órdenes de nombramiento, traslado, despido; complemento a la hoja de registro personal de personal; además de la hoja personal para contabilizar incentivos; certificados y otros documentos relacionados con a esta persona(excepto certificados de residencia, estado de salud y otros documentos de importancia secundaria, que se agrupan separadamente de los expedientes personales).

Dentro de estos grupos, los documentos están ordenados cronológicamente. Copias de órdenes sobre imposición de sanciones, incentivos, cambio de nombre, etc. no se archivan en un expediente personal, ya que esta información se registra además de la hoja de registro personal de personal.

Las cuentas personales de trabajadores y empleados se agrupan en casos independientes alfabéticamente dentro del año calendario.

Los llamamientos de los ciudadanos se agrupan en casos separados según el orden alfabético.

Junto con los principios de sistematización de documentos, al crear casos, se deben seguir las reglas básicas comunes a todas las categorías de documentos:

En los expedientes sólo se archivan los documentos ejecutados. Está prohibido incorporar al expediente documentos no cumplimentados, así como documentos sujetos a devolución;

Cada documento incluido en el expediente debe redactarse de acuerdo con los requisitos de las normas estatales y otras regulaciones.* Por lo tanto, antes de archivar un documento en el expediente, se debe verificar la exactitud de su ejecución: la presencia de las firmas necesarias, visas , índice, fechas, marcas, etc.;

* Básico Reglas para el funcionamiento de los archivos departamentales, cláusula 2.2.3.

El expediente del caso incluye documentos en una sola copia. Los borradores y las copias duplicadas no se archivarán junto con los originales. Las únicas excepciones podrán ser borradores de documentos de especial valor o copias que tengan marcas, visados, etc., que complementen el contenido de las primeras copias;

Los documentos con períodos de almacenamiento permanente y temporal se agrupan en archivos separados;

Los documentos del mismo año natural se agrupan en casos, a excepción de los casos transitorios. Además, categorías separadas Los casos tienen sus propias características de formación. Así, los expedientes personales se forman durante todo el período de trabajo de una persona en la organización; los asuntos de los órganos electos y sus comisiones permanentes se forman durante el período de convocatoria; la documentación de las instituciones educativas se compila en archivos por año académico;

Los documentos se colocan en el archivo con todos los anexos relacionados y materiales adicionales. Si las aplicaciones son grandes, se convierten en una empresa independiente.

El grosor de cada caja no debe exceder los 30-40 mm, lo que equivale a unas 250 hojas. Si hay más documentos, el caso se divide en tomos. El número de volúmenes de cada caso se indica en la nomenclatura de casos al final del año.

La correcta agrupación de documentos en expedientes y su sistematización en el expediente facilita enormemente el examen del valor de los documentos, la preparación de los documentos para su posterior almacenamiento y uso.

Ver también:

En el proceso de actividad, las empresas reciben y crean. un gran número de documentos. La búsqueda y el uso rápido de documentos solo es posible si están clasificados claramente, por lo que una de las principales cuestiones en la organización del trabajo con documentos es el desarrollo de una nomenclatura de casos.

La lista de casos se compila de acuerdo con forma unificada, en el que cada columna tiene su propio propósito y requiere un correcto llenado.

La nomenclatura de casos es un documento polivalente.

El objetivo principal de la nomenclatura de archivos es sistematizar los documentos, permitiendo la distribución de los documentos luego de su ejecución en archivos y definiendo el sistema de almacenamiento de documentos en la institución.

Cada estuche incluye documentos de la misma vida útil, por lo que la nomenclatura de estuches permite un examen inicial del valor de los documentos.

La indexación de casos, fijada por la nomenclatura de casos, se utiliza al registrar documentos.

La nomenclatura de casos se puede utilizar como esquema de construcción. archivo de referencia para documentos ejecutados.

La nomenclatura de casos se utiliza en lugar de un inventario al entregar casos con duración hasta 10 años.

Al compilar inventarios para archivos de almacenamiento permanente y a largo plazo, también utilizan la nomenclatura de archivos.

Al estudiar la estructura de una organización, la lista de casos se utiliza como material de referencia.

Para compilar y formalizar la nomenclatura de casos se utiliza documentación normativa y metodológica. Las instituciones de archivos se han desarrollado manuales metodológicos sobre la elaboración de una nomenclatura de asuntos institucionales.

La clasificación más sencilla de documentos es agruparlos en casos.

Los documentos se agrupan en casos según los siguientes criterios:

nominal;

corresponsal;

cronológico.

La característica nominal es la agrupación de documentos del mismo tipo en un solo archivo: órdenes, protocolos, etc.

Una característica temática es la combinación de documentos sobre un tema en una carpeta, por ejemplo: un caso judicial o documentos sobre la construcción de un nuevo edificio educativo.

Un signo de corresponsal es correspondencia con un corresponsal específico, por ejemplo: Correspondencia con la fábrica de Novaya Zarya.

Atributo cronológico (documentación contable): se utiliza cuando los parámetros de tiempo de los documentos aparecen primero, por ejemplo: informes sobre el envío de mercancías de enero.

La nomenclatura de casos debe existir en todas las instituciones y empresas y abarcar todos los documentos creados en el curso de sus actividades. Existen tres tipos de nomenclaturas de casos: individual (para una empresa específica, unidad funcional), aproximada y estándar.

Se compilan nomenclaturas estándar y aproximadas de casos para organizaciones que tienen actividades similares en la naturaleza.

La nomenclatura estándar de casos es obligatoria.

La lista de casos la elabora para cada división funcional de la empresa el responsable del mantenimiento de registros con la participación de los principales especialistas de la división. Está acordado con el archivo y firmado por el responsable del mantenimiento de registros de este departamento.

En las pequeñas empresas, la nomenclatura de los casos la aprueba el director, en las grandes, los jefes de departamento.

La lista de casos se redacta en cuatro ejemplares:

el primero se almacena en el servicio de gestión de registros de la institución o empresa;

el segundo está en el archivo estatal;

el tercero - en el archivo departamental;

la cuarta es una copia de trabajo.

Se compila una nomenclatura consolidada de negocios para grandes empresas y representa un resumen de todas las nomenclaturas de negocios de las divisiones.

La nomenclatura entra en vigor el 1 de enero del siguiente año calendario. Si las funciones y tareas de la institución no cambian, la nomenclatura previamente acordada se reimprime para el próximo año con las modificaciones apropiadas y es aprobada por el director de la institución.

Al menos una vez cada 5 años, la nomenclatura está sujeta a recomposición y nueva aprobación. Durante el año, la nomenclatura de casos aprobada podrá complementarse con casos nuevos, no previstos, y se podrán especificar los períodos de almacenamiento de casos individuales.

Formación de casos y almacenamiento de documentos.

Formación de expedientes y almacenamiento de documentos 1

Formación de casos 1

Nomenclatura de casos 2

Preparación de documentos para almacenamiento de archivos 3

Registro de casos 5

Diseño de portada de caja 7

Formación de casos

Una parte importante del trabajo de la secretaria es establecer el orden en la organización del trabajo de oficina y garantizar la seguridad de los documentos.

El secretario está obligado a organizar en carpetas (CASOS) todos los documentos generados en el curso de las actividades de la empresa. Asigne un título a cada carpeta, es decir el nombre general de los documentos contenidos en él. Para evitar confusión y duplicación de expedientes, el secretario deberá elaborar una relación de los expedientes archivados indicando sus plazos de conservación. Esta lista se llama lista de casos empresas. Los casos deben formarse estrictamente de acuerdo con la nomenclatura desarrollada previamente.

De este modo, formación de casos– se trata de una agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos. Los asuntos se forman en organizaciones de forma centralizada o descentralizada. La formación de casos en divisiones estructurales la realizan los responsables de la documentación. El control de la correcta formación de los asuntos en la organización y sus divisiones estructurales lo realiza el servicio de soporte de documentación o el responsable de la documentación.

Al formar casos, se deben observar las siguientes reglas generales:

Coloque en el caso únicamente documentos completos y correctamente ejecutados de acuerdo con los títulos de los casos según la nomenclatura.

Reúna todos los documentos relacionados con la solución de este problema.

Agrupar documentos del mismo año natural en un expediente, a excepción de los expedientes transitorios.

Agrupe por separado en archivos los documentos con períodos de retención permanentes y temporales.

La inclusión de los documentos en los expedientes deberá realizarse el día de finalización de su otorgamiento, previa colocación de la marca “En el caso No._____” (Propiedad 29). Al incluir documentos en un caso, es necesario verificar la exactitud de su ejecución (presencia de fechas, números, marcas "Para el caso") y la conformidad del contenido del documento con el contenido del caso al que se envía. .

El expediente no debe contener documentos que deban devolverse, copias extras ni borradores; el archivo no debe exceder las 250 hojas.

Nomenclatura de casos

Para crear un sistema unificado para crear casos en una organización, garantizar su contabilidad, buscar rápidamente un documento y seleccionar documentos para el almacenamiento estatal, se compila una nomenclatura de casos.

Nomenclatura de casos– se trata de una lista sistematizada de expedientes, obligatoria para cada institución, que indica sus plazos de conservación, elaborada en la forma prescrita. Es un libro de referencia de clasificación y se utiliza para construir un sistema de recuperación de información.

La lista de archivos incluye todos los documentos generados en las actividades de la organización, excepto la documentación técnica y publicaciones impresas(folletos, directorios, boletines, revistas de resúmenes, etc.)

Hay tres tipos de nomenclatura de casos: estándar, aproximada e individual.

Se compila una nomenclatura estándar de casos para organizaciones que son homogéneas en naturaleza de actividad y estructura. Establece una composición típica de casos con un sistema de indexación unificado en la industria y es un documento normativo.

La nomenclatura aproximada de casos establece una composición aproximada de casos para organizaciones de similar naturaleza de actividad, pero diferente en estructura, indicando su índice y tiene carácter recomendatorio.

Las nomenclaturas estándar y aproximadas de casos son desarrolladas por órganos de nivel superior para organizaciones que pertenecen al ámbito de gestión de la institución y las utilizan como ayudas metodológicas durante la preparación de nomenclaturas individuales de casos.

Cada organización debe tener una lista individual de casos. Por regla general, consta de nomenclaturas de asuntos de divisiones estructurales individuales.

La ubicación de los títulos de los casos en la nomenclatura de una unidad estructural debe corresponder al grado de importancia de las cuestiones que se resuelven, teniendo en cuenta la relación de los documentos incluidos en casos específicos. Como regla general, el primero es un grupo de casos, que incluye documentos de órganos de nivel superior, luego un grupo de documentación organizativa y administrativa de la propia organización (órdenes, instrucciones, decisiones, etc.), planificación documentación de informes y correspondencia.

Cada caso incluido en la lista de casos debe tener símbolo– índice. índice de casos- se trata de una designación digital y (o) alfanumérica de un caso en la nomenclatura de casos, que está fijada en la portada del caso. El índice de casos de una unidad estructural consta del índice de la unidad estructural (según la plantilla) y el número de serie dentro de la unidad.

Al final del año, la lista de casos de una unidad estructural se cierra necesariamente con un registro final, que indica el número y las categorías de casos realmente abiertos durante el año. El acta final es firmada por el responsable del trabajo de oficina en la unidad estructural.

La nomenclatura de asuntos de la unidad estructural de la organización se elabora por triplicado, en cada uno de los cuales se deben rellenar los sellos de aprobación. comisión de expertos organización y responsable de la unidad de archivo: la primera copia es inviolable y se conserva en la unidad estructural; la segunda copia se transfiere al servicio de educación preescolar de la organización; tercera copia: se utiliza para crear casos y buscar el documento necesario.

La nomenclatura de asuntos de una unidad estructural, después de su consideración y análisis, se reduce a una nomenclatura única (consolidada) de asuntos de la organización.

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En las organizaciones pequeñas, los asuntos se formalizan de forma centralizada en el servicio de soporte de documentación de gestión o en la secretaría. Si la organización es grande, los documentos de gestión se generan y almacenan en el servicio de soporte de documentación de gestión, y el resto de documentos se agrupan en archivos y se almacenan en las unidades estructurales en las que se trabajó.

Reglas y procedimiento para formar casos.

La formación de casos se lleva a cabo de acuerdo con las reglas contenidas en Reglas básicas para trabajar con archivos. organizaciones, Instrucciones estándar en el trabajo de oficina en organismos federales poder Ejecutivo.

Al comienzo del año calendario, se preparan carpetas para todos los casos enumerados en la lista de casos.

Las portadas indican:

• nombre de la organización (completo y breve);
• nombre de la unidad estructural;
• índice de casos según la nomenclatura de casos;
• el título del caso está totalmente de acuerdo con la nomenclatura de casos;
• período de retención del caso.

Al formar casos, se deben seguir una serie de reglas. Su implementación siempre ayudará a determinar correctamente la ubicación de almacenamiento de cualquier documento.

Sólo puesto en el caso. documentos completos y correctamente ejecutados, que corresponden en apariencia y contenido a su título. Está prohibido incluir en el expediente copias en borrador y doblete de documentos.

Es necesario recordar que los documentos con períodos de almacenamiento permanente y temporal no se agrupan en un solo archivo.

Hay una regla que no coloque más de 250 hojas en una caja con un espesor no superior a 4 cm. Esta condición asegura condiciones óptimas para buscar información y minimizar los costos de mano de obra al preparar archivos para su almacenamiento. Si se crean más documentos relacionados con este caso, nuevo volumen con el mismo título.

asuntos se forman dentro de un año calendario. EN Instituciones educacionales Normalmente los documentos se agrupan durante el año académico (es decir, de septiembre a agosto). Sin embargo, existe una cierta especificidad en la formación de una serie de categorías de casos. Estos incluyen casos judiciales, casos cuyas decisiones se extienden más allá del año calendario (académico). Durante todo el período de trabajo, se forman los asuntos de los órganos electos de comisiones y grupos creativos.

Por actividad principal deberán agruparse separadamente de los pedidos por personal. Los pedidos de personal se agrupan en casos de acuerdo con plazos establecidos su almacenamiento.

Los documentos dentro del estuche también deben sistematizar. junto con las solicitudes se forman en el negocio por tipos de documentos y cronología. Es decir, primero se coloca un documento de una fecha anterior y luego uno posterior. archivados en orden cronológico y por número.

Los archivos adjuntos generalmente se adjuntan a los documentos a los que se refieren. Si los archivos adjuntos son grandes, pueden formar un archivo separado con un encabezado apropiado.

Al formar un negocio correspondencia Se debe tener en cuenta que la carta de respuesta se coloca después de la carta de solicitud. Esto significa que se observa el principio de cronología en relación con los documentos de iniciativa.

Documentos de planificación y presentación de informes. se almacenan en los ficheros del año al que se refieren, independientemente del momento de su creación. Los planes anuales, trimestrales y mensuales se almacenan por separado.

Colocado en casos separados. llamamientos de los ciudadanos, ordenándolos alfabéticamente. Al mismo tiempo, las propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos sobre cuestiones del trabajo de la organización y todos los documentos para su consideración y ejecución se agrupan por separado de las declaraciones de los ciudadanos sobre cuestiones personales.

Documentos en expedientes personales. están ordenados cronológicamente a medida que se reciben.

Documentos electrónicos y las bases de datos se agrupan en archivos (carpetas, directorios) de acuerdo con la nomenclatura de los archivos de la organización, separados de los documentos en papel, en el disco duro de una computadora especialmente dedicada. Las bases de datos electrónicas se forman en archivos separados.

Almacenamiento de casos

Los casos formados y completados se almacenan en unidades estructurales hasta su transferencia al archivo de la organización. La seguridad de los documentos y la protección contra los efectos negativos de la luz y el polvo están garantizadas mediante el almacenamiento bajo llave. Armarios, cajas fuertes o archivadores de ascensor..

las cosas se estan calmando en estantes verticalmente. En el lomo de cada estuche se indica su índice de nomenclatura. debe fijarse al interior de la puerta del gabinete. Encontrar documento requerido, en la nomenclatura busca el número del caso correspondiente y luego una carpeta con el mismo número.

Es posible que los empleados necesiten documentos ya compilados en archivos para trabajar. En este caso, en lugar del documento extraído del expediente, se coloca una hoja sustituta. La hoja sustituta indica el número y fecha del documento, su resumen cuándo y a quién se emitió. Para un caso emitido en su totalidad, se llena una tarjeta sustituta. Indica el número del caso emitido, la fecha de emisión, a quién se le emitió, por qué período, firmas al recibirlo y aceptación después de la devolución del caso. La tarjeta sustituta se coloca en el gabinete en la ubicación del estuche emitido.

De acuerdo con las Normas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales. Los archivos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se transfieren al archivo. organismo federal poder ejecutivo no antes de 1 año y a más tardar 3 años a partir de la fecha de inicio de su uso o almacenamiento en unidades estructurales. La transferencia de casos a los archivos del órgano ejecutivo federal se realiza sobre la base de inventarios de almacenamiento permanente, almacenamiento temporal (más de 10 años) y registros de personal compilados en las divisiones estructurales del órgano ejecutivo federal. Los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) no se transfieren a los archivos del órgano ejecutivo federal y están sujetos a destrucción en la forma prescrita.

La formación de casos es la agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos y la sistematización de documentos dentro del caso.

Los casos se forman en divisiones estructurales (descentralizadas).

Los documentos formalizados deberán ser presentados dentro de los 15 días por el albacea, dependiendo del sistema de registro adoptado, al servicio de la institución de educación preescolar o a los responsables del registro de las divisiones estructurales, para su formación en el caso.

El control de la correcta formación de los casos lo realiza el servicio de la institución de educación preescolar.

Al formar casos, se deben observar las siguientes reglas:

colocar únicamente documentos ejecutados en los casos de acuerdo con los títulos del caso según la nomenclatura;

agrupar documentos del mismo año calendario en casos, con excepción de los casos transferibles; separar los documentos de almacenamiento permanente y temporal en archivos;

colocar fotocopias de faxes y mensajes telefónicos en archivos con carácter general;

no colocar en los expedientes documentos que deban ser devueltos, copias extras o borradores; el volumen del estuche no debe exceder las 250 hojas.

Si hay varios volúmenes (partes) en un caso, el índice y el título del caso se colocan en cada volumen con la adición de “t. 1", "t. 2", etcétera.

Los documentos dentro del caso están ordenados en secuencia lógica-pregunta cronológica o una combinación de ambas.

Registro de casos – Se trata de un procedimiento de preparación de expedientes para su almacenamiento de acuerdo con las reglas establecidas, que consta de dos etapas.

El registro inicial de los casos se lleva a cabo en el momento de su establecimiento, inmediatamente antes de que se les coloque el primer documento, y el registro final (completo), al final del año calendario (para los casos continuos, cuando están cerrados). Al preparar casos para transferirlos al almacenamiento de archivos, se lleva a cabo un registro adicional de casos.

El registro inicial del caso implica completar (con algunas excepciones) los datos de la portada y colocar en la misma un documento que acredite el caso. En el lomo de la cubierta se aplica una pegatina que indica el número del estuche y, para los estuches que constan de varios volúmenes (partes), el número del volumen (parte) del estuche.

Registro final (completo) (los casos de almacenamiento permanente, almacenamiento temporal (más de 10 años) y archivos personales están sujetos al registro completo. Los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) se procesan parcialmente y se permite almacenar hojas de documentos como parte del caso en carpetas sin numeración, y no elaboran hojas de certificación de documentos) incluye la ejecución secuencial de un conjunto de trabajos:

completar los detalles de la portada del caso previamente no completados (Apéndice 1); numeración de páginas de casos; elaboración de una hoja de certificación (nota de certificación) del caso (Anexo 2);

elaborar (en algunos casos) un inventario interno de los documentos del caso; vinculante (vinculante o vinculante) del caso; comprobar la integridad y corrección del caso.

El registro de casos lo realizan los responsables de llevar registros en las divisiones estructurales o los empleados del servicio de educación preescolar de conformidad con las siguientes reglas:

Completar los detalles de la portada del caso (anverso) – durante el registro inicial, primero indique Nombre del Negocio(en su totalidad en el caso nominativo, de acuerdo con su nombre completo oficial (el nombre abreviado se indica entre paréntesis después del nombre completo) y unidad estructural (de acuerdo con la estructura organizativa aprobada de la empresa).

indexación caso implica aplicar una designación digital del caso de acuerdo con la nomenclatura de casos. Para casos que constan de varios volúmenes (partes), se indica el número de serie del volumen (parte).

título del caso se indica de acuerdo con la nomenclatura de casos (se pueden hacer aclaraciones al título inicialmente indicado, si fuera necesario).

fecha en primaria El registro de un caso (volumen, parte) es la fecha de institución del caso (la fecha y el año se indican en números arábigos y el mes, mediante una palabra). Al finalizar el caso, se indica fecha de su finalización (cierre);

duración (La información sobre los períodos de almacenamiento del archivo se indica de acuerdo con la nomenclatura de archivos aprobada después de la verificación con los períodos de almacenamiento previstos en la lista de documentos estándar (generados en las actividades de la empresa. En las portadas de los archivos de almacenamiento permanente, se hace la siguiente marca: “Conservar permanentemente”);

cifrado de archivo - Los archivos de almacenamiento permanente (números de fondos, inventario, archivos en el archivo) se escriben primero con lápiz. La versión final ("tinta") se completa en el archivo departamental solo después de que estos archivos se incluyan en las secciones anuales de los inventarios resumidos aprobados por el EPC de la institución de archivo correspondiente (en las portadas de los archivos de almacenamiento permanente, se deja espacio para el nombre del archivo al que se transferirán los archivos para su almacenamiento, así como el código de archivo de acuerdo con OKPO);

numero de hojas – indicados en base a su numeración (de acuerdo con la inscripción de certificación). La numeración se realiza a lápiz en la esquina superior derecha de cada hoja. Se observan las siguientes reglas:

la numeración de las hojas del expediente se realiza en orden directo (ascendente);

Las hojas del caso en diferentes partes (volúmenes) del caso están numeradas dentro del orden apropiado.

partes (volúmenes);

numeración de fotografías, dibujos, esquemas y otros elementos incluidos en el expediente

Los materiales ilustrativos están hechos con reverso con números en la esquina superior izquierda;

La numeración de los sobres con anexos incluidos en el estuche se realiza en

la secuencia “sobre - adjunto”, asignando a cada adjunto su propio número;

La hoja de certificación y el inventario interno del caso no están numerados;

Una vez finalizada la numeración de las hojas del expediente, se comprueba hoja por hoja su corrección. Si se detectan errores (omisiones o repetición de números), se renumeran las hojas numeradas incorrectamente y todas las hojas posteriores.

Después de terminar de numerar las hojas, certifique los archivos en una hoja aparte. se emite una inscripción de certificación , donde se indica información sobre el número de hojas que componen este caso, así como las características documentos individuales(dibujos, fotografías, dibujos). La carta de certificación está firmada por su redactor (indicando la transcripción de la firma, cargo y fecha de elaboración).

registrar documentos de determinadas categorías como parte de archivos con períodos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), si están elaborados según tipos de documentos, títulos

que no revelan el contenido específico de estos documentos. También se proporciona un inventario interno de documentos para los documentos incluidos en expedientes personales. El inventario interno de los documentos del caso se compila en una hoja separada en la forma prescrita (Apéndice 3) y contiene información sobre los números de serie de los documentos del caso, sus índices, fechas y títulos, y los números de las hojas del caso en las que se Se encuentran los documentos pertinentes. Se elabora un acta final para el inventario interno de los documentos del caso. Indica (en números y en palabras) la cantidad de documentos y hojas de inventario interno incluidos en el inventario interno. El inventario interno de los documentos del caso es firmado por su compilador (indicando la transcripción de la firma, cargo, fecha de compilación) y luego pegado en el interior de la portada.

archivo y encuadernación de archivos producido por más protección confiable documentos contra daños mecánicos durante el almacenamiento posterior.

Al preparar archivos para archivarlos (encuadernarlos), primero se deben quitar los sujetadores metálicos (alfileres, clips) de los documentos. Los documentos que constituyen el caso están archivados en una cubierta de cartón duro con cuatro agujeros o encuadernados de tal manera que el texto pueda leerse libremente en cualquier lugar al abrir el caso.

Después de completar todos los procedimientos anteriores, es obligatorio verificar la integridad y corrección del caso (preste especial atención a la integridad y corrección de completar los detalles de la portada, el contenido de la carta de certificación y el inventario interno ( Si alguna).

Los archivos completos están sujetos a almacenamiento actual en el lugar de su establecimiento o en el servicio de una institución de educación preescolar (oficina de oficina); después de una preparación adecuada (registro adicional), se transfieren para almacenamiento temporal al archivo de la empresa.

Anexo 1

Formación de casos- Se trata de la agrupación de documentos ejecutados en un caso de acuerdo con la nomenclatura de casos y su sistematización dentro del caso.

Los documentos otorgados deben tener una marca que indique que el documento ha sido otorgado y enviado al expediente (requisito 28) y colocado en el expediente el día en que se completa la ejecución. El estricto cumplimiento de esta sencilla regla eliminará la pérdida de documentos y garantizará su seguridad.

Al formar un caso se colocan en él documentos que, en su contenido, corresponden al título del caso, sin embargo, está prohibido agrupar borradores y duplicar copias de documentos (con excepción de los especialmente valiosos), así como; documentos sujetos a devolución, en estuches.

Los casos se forman en organizaciones con mantenimiento de registros centralizado (por el servicio de gestión de registros de la organización, con descentralizado) como divisiones estructurales ( personas responsables), y el servicio de gestión de registros de la organización. Al mismo tiempo, la formación de expedientes se realiza bajo la orientación metodológica directa del archivo de la organización y, en su caso, del correspondiente. archivo estatal.

Al formar casos, se deben observar los siguientes requisitos básicos:

El grosor de los estuches con una vida útil de hasta 10 años no debe exceder los 10 cm.

Si hay varios volúmenes (partes) en un caso, el índice y el título del caso se colocan en cada volumen con la adición de “T.1”, “T.2”, etc.

Dentro del caso, los documentos deben organizarse de manera que su contenido cubra de manera coherente determinadas cuestiones. En este caso, los documentos se organizan en orden cronológico (entrantes - por fecha de recepción, salientes - por fecha de salida) o alfabéticamente por autores y corresponsales.

Los anexos a los documentos, independientemente de la fecha de su aprobación o elaboración, se adjuntan a los documentos a los que se refieren. Las aplicaciones de más de 250 hojas son volumen separado, sobre el cual se hace una nota en el documento.

Los documentos organizativos y administrativos se agrupan en expedientes por tipo y cronología con anexos relacionados, teniendo en cuenta las siguientes reglas:

Los documentos que sirvieron de base para la emisión de órdenes (solicitudes, certificados, actos, notas) se pueden agrupar por separado de las órdenes.

La documentación de planificación y presentación de informes (planes, solicitudes, estimaciones, informes) se incluye en el expediente del año al que pertenece en su contenido, independientemente del momento de su elaboración o la fecha de recepción. Por ejemplo, un informe de 2008 se redactaría en 2009, pero se colocaría en un archivo de 2008. Por el contrario, el plan para 2009 se elabora en 2008 y se incluye en el expediente de 2009. Planes a largo plazo deberán atribuirse al año inicial de su vigencia.

Información adicional:

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Un expediente es un documento o un conjunto de documentos relacionados con un tema o área de actividad, colocados en una cubierta separada y que tienen la misma vida útil. De acuerdo con las Reglas Básicas para el Funcionamiento de Archivos de Organizaciones, la formación de expedientes es la agrupación de documentos ejecutados en expedientes de acuerdo con su nomenclatura. Contiene documentos que corresponden al título en su contenido, pero está prohibido agrupar en ellos copias en borrador y doblete de documentos (a excepción de los especialmente valiosos), así como documentos sujetos a devolución.

Los casos se forman en organizaciones con gestión de registros centralizada, por el servicio de gestión de registros de la organización, con descentralizada, tanto por unidades estructurales (personas responsables de la gestión de registros) como por el servicio de gestión de registros de la organización.

La formación de casos se lleva a cabo bajo la dirección metodológica directa del archivo de la organización y, si es necesario, del archivo estatal correspondiente. Al formarlos es necesario:

cumplir con los siguientes requisitos básicos: los documentos de almacenamiento permanente y temporal deben agruparse en archivos separados; incluir en el expediente una copia de cada documento; agruparlo en documentos del mismo año calendario;

las excepciones son: transferibles; judicial; expedientes personales que se formen durante todo el período de trabajo de esta persona en la organización; documentos de los órganos electos y sus comisiones permanentes, documentos de los grupos de diputados que se agrupan durante el período de su convocatoria; documentos de instituciones educativas que se generen durante el año académico; documentos teatrales que caracterizan las actividades escénicas durante la temporada teatral; archivos de películas, manuscritos, historias clínicas, etc.; el estuche no debe contener más de 250 hojas con un espesor no superior a 4 cm.

Dentro del caso, los documentos deben organizarse de manera que su contenido cubra de manera coherente determinadas cuestiones. En este caso, los documentos se ordenan cronológicamente (documentos entrantes por fecha de recepción, documentos salientes por fecha de salida) o alfabéticamente por autores y corresponsales. Los anexos a los documentos, independientemente de la fecha de su aprobación o elaboración, se adjuntan a los documentos a los que se refieren. Las solicitudes de más de 250 hojas constituyen un volumen separado, sobre el cual se hace constar en el documento. Los documentos administrativos se agrupan en casos por tipo y cronología con solicitudes relacionadas.

Los estatutos, reglamentos e instrucciones aprobadas mediante documentos administrativos son anexos a ellos y se agrupan junto con los documentos especificados. Si son aprobados como documento independiente, luego se agrupan en casos separados. Los pedidos de actividades principales se agrupan por separado de los pedidos de personal. Los pedidos de personal se agrupan según los plazos establecidos para su almacenamiento.

Es aconsejable, en caso de grandes volúmenes de documentos, agrupar los pedidos de personal relacionados con diversos aspectos de las actividades de la organización (contratación, despido y reubicación, viajes de negocios, etc.) en casos separados. Las instrucciones de organizaciones de nivel superior y los documentos para su ejecución se agrupan según las áreas de actividad de la organización. Los planes, informes, estimaciones y otros documentos aprobados se agrupan por separado de sus proyectos. Los documentos de los archivos personales se organizan en orden cronológico a medida que se reciben.

Cuentas personales de trabajadores y empleados. salarios se agrupan en casos separados y se ordenan en ellos alfabéticamente por apellido. Las propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos sobre el trabajo de la organización y todos los documentos para su consideración y ejecución se agrupan por separado de las declaraciones de los ciudadanos sobre cuestiones personales. La correspondencia se agrupa, por regla general, por año calendario y se sistematiza en orden cronológico. el documento de respuesta se coloca después del documento de solicitud. Cuando se retoma la correspondencia sobre un tema particular iniciada el año anterior, los documentos se incluyen en el expediente del año en curso, indicándose el índice del expediente del año anterior. Dependiendo de las características específicas de las actividades de la organización, la correspondencia también se puede agrupar por año académico, plazo de convocatoria de los órganos electos, etc. Todos los archivos, según el período de almacenamiento, se dividen en las siguientes categorías: - archivos de almacenamiento permanente; - archivos de almacenamiento temporal con un período de almacenamiento superior a 10 años; - ficheros de almacenamiento temporal con un período de conservación de hasta 10 años inclusive.

Los archivos de almacenamiento temporal con períodos de almacenamiento de hasta 10 años inclusive, por regla general, no están sujetos a transferencia al archivo de la organización. Los casos se almacenan en el servicio de gestión de oficina (si la organización utiliza una forma centralizada de trabajo con documentos) o en unidades estructurales (si son formas descentralizadas o mixtas) en el lugar donde se agrupan en archivos. En organizaciones pequeñas, es recomendable almacenar los archivos de forma centralizada en el servicio de soporte de documentación. Los jefes de unidades estructurales y los empleados responsables de la documentación garantizan la seguridad de los documentos y archivos. Los expedientes se guardan en salas de trabajo o salas especialmente designadas para este fin, ubicadas en armarios y mesas cerrados con llave que garantizan la total seguridad de los documentos.

Para aumentar la eficiencia de la búsqueda de documentos, los estuches se organizan de acuerdo con la nomenclatura de estuches, cuya copia se coloca en la puerta del gabinete desde el interior. Los números de los casos según la nomenclatura se indican en el lomo de las cubiertas de los casos. Está prohibido almacenar documentos en escritorios inadecuados. El secretario ejecutivo conserva las cintas magnéticas con fonogramas de las reuniones de los órganos colegiados. Se hacen marcas en la cinta y en la caja indicando la fecha de la reunión y la hora de grabación.

El secretario del órgano colegiado es responsable de su seguridad. La emisión de casos a organizaciones de terceros se realiza con el permiso del director de la organización. Se crea una tarjeta de expediente sustituta para el caso emitido (consulte el Apéndice 16).

Después de la expiración del período de almacenamiento, los archivos de almacenamiento temporal con períodos de almacenamiento de hasta 10 años están sujetos a destrucción de acuerdo con actas redactadas como resultado de un examen del valor de los documentos, que es realizado anualmente por empleados de la dirección. servicio de soporte de documentación junto con la Comisión Central de Expertos (CEC) o la comisión de expertos (CE) de la organización bajo gestión de archivos metodológicos. La forma de la ley sobre la asignación para la destrucción de archivos que no están sujetos a almacenamiento figura en el Apéndice 15. Los casos se incluyen en la ley si el período de almacenamiento previsto para ellos ha expirado el 1 de enero del año en que se emitió la ley. Elaborado. Por ejemplo, los archivos finalizados en 2005 con un período de almacenamiento de tres años pueden incluirse en una ley que se redactará no antes del 1 de enero de 2009. Se redacta una ley sobre la asignación para la destrucción de archivos que no están sujetos a almacenamiento. para los archivos de toda la organización. Si el acto indica los asuntos de varias divisiones, entonces el nombre de cada división se indica antes del grupo de títulos de los casos de esta división.

Los títulos de casos similares seleccionados para su destrucción se incluyen en la ley bajo un título común que indica el número de casos asignados a este grupo. Los casos sujetos a destrucción se transfieren para su procesamiento (eliminación). El traslado de cajas se formaliza mediante nota de aceptación, en la que se indica la fecha del traslado, el número de cajas a entregar y el peso del papel usado. La carga y retirada para su eliminación se realizan bajo la supervisión de un empleado responsable de garantizar la seguridad de los documentos de archivo.

La decisión sobre la selección de archivos para almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) para su transferencia al archivo, la selección de archivos con períodos de almacenamiento temporal para ser almacenados en unidades estructurales, la asignación para la destrucción de archivos de años anteriores cuyos períodos de almacenamiento han expirado, se realiza sobre la base de un examen de los documentos de valor. El examen del valor de los documentos lo llevan a cabo anualmente los empleados del servicio de soporte de documentación de gestión junto con la Comisión Electoral Central (CE) de la organización bajo la guía metodológica del archivo. La selección de documentos para almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se realiza mediante una revisión hoja por hoja de los expedientes.

No está permitido seleccionar documentos para su almacenamiento y destrucción basándose únicamente en los títulos de los casos. Los casos marcados “EPC” (“Comisión de Verificación de Expertos”) están sujetos a revisión hoja por hoja con el fin de identificar y aislar de su composición los documentos que están sujetos a almacenamiento permanente. Los casos marcados con "EPK" que contienen documentos de almacenamiento permanente están sujetos a reforma. Los documentos de almacenamiento permanente separados de su composición se adjuntan a casos homogéneos o se registran como casos independientes.

Los plazos de conservación de los expedientes que contienen los restantes documentos de almacenamiento temporal están determinados por la lista de documentos que indica sus plazos de conservación o por la nomenclatura de los expedientes de la organización. Al mismo tiempo, al examinar el valor de los documentos, se verifica la calidad y la integridad de la nomenclatura de los archivos de la organización y la exactitud de la determinación de los plazos de almacenamiento de los archivos. Con base en los resultados del examen del valor de los documentos en la organización, además de la ley antes mencionada sobre la asignación para la destrucción de archivos que no están sujetos a almacenamiento, la organización elabora inventarios de permanentes (Apéndice 17), almacenamiento temporal (más de 10 años) (Apéndice 18) y personal (Apéndice 19)).

Los inventarios y actos especificados se consideran simultáneamente en una reunión del Comité Ejecutivo Central (CE) de la organización. Los actos e inventarios aprobados por el Comité Ejecutivo Central (CE) son aprobados por el jefe de la organización solo después de que el EPC de la institución de archivo apruebe los inventarios de los casos de almacenamiento permanente. Las instituciones de archivo verifican la exactitud de la selección de archivos para almacenamiento permanente y, de acuerdo con las Reglas Básicas para el Funcionamiento de Archivos de Organizaciones, si es necesario, tienen derecho a exigir que los casos seleccionados para almacenamiento temporal o destrucción se incluyan en el inventario. de archivos de almacenamiento permanente, por lo tanto la organización tiene el derecho de destruir los archivos incluidos en estas actas, sólo después de la aprobación por parte del EPC de la institución de archivo de inventarios de cajas de almacenamiento permanente.

Formación de un caso Se denomina agrupación de documentos ejecutados en un caso de acuerdo con la nomenclatura de casos y la sistematización de documentos dentro del caso.*

* GOST R 51141-98 Mantenimiento y archivo de registros. Términos y definiciones, s.Z.

Una vez ejecutados los documentos, se colocan en los archivos correspondientes y se sistematizan dentro de ellos. El caso se considera iniciado desde el momento en que aparece en él el primer documento otorgado.

La correcta distribución de los documentos en los expedientes es de gran importancia, ya que garantiza una búsqueda rápida de los documentos necesarios y su seguridad.

Actualmente, se han desarrollado requisitos uniformes para la formación y ejecución de casos. Están establecidos en el Sistema de Gestión de Documentación del Estado y en las Normas Básicas para el Funcionamiento de los Archivos Departamentales. El procedimiento para la formación, almacenamiento y registro de expedientes, basado en las normas existentes, debe estar fijado en las instrucciones de gestión de oficina de organizaciones específicas, ya que esto permite tener en cuenta las particularidades de su trabajo y documentación.

En las organizaciones pequeñas, los archivos los compila y almacena de forma centralizada el empleado responsable del trabajo de oficina (por ejemplo, una secretaria). En grandes instituciones y organizaciones, los casos se forman en unidades estructurales en el lugar donde se crearon o ejecutaron los documentos. Los documentos administrativos, la correspondencia de los gerentes y los documentos internos más importantes se forman y almacenan en la oficina o secretaría de administración.

La formación comienza al comienzo del año calendario, cuando se crea una carpeta separada (carpeta de carpeta o carpeta de registro) para cada caso nombrado en la nomenclatura.

El trabajo de formación de casos consta de las siguientes operaciones: distribución y disposición de los documentos ejecutados en carpetas (casos); disposición de documentos dentro de archivos en una secuencia determinada; Diseño de fundas para cajas.

Los casos deben tramitarse de conformidad con las normas vigentes. En la portada se muestran una serie de datos que dan una idea de la afiliación de los documentos a la organización, su composición y contenido, y su vida útil. En la portada de cada estuche se coloca el nombre de la organización completo y/o abreviado si está oficialmente reconocida, por ejemplo: Universidad Estatal Humanitaria de Rusia - RSUH. Debajo está escrito el nombre de la unidad estructural: Departamento Financiero, Departamento de Recursos Humanos.

Bajo el nombre de la unidad estructural se indica el índice del caso según la nomenclatura, por ejemplo: Caso No. 01-05, donde 01 es el índice de la unidad estructural, 05 es el número de serie del caso en la nomenclatura.

Sólo se podrán presentar aquellos documentos que estén previstos en la nomenclatura. Si aparecen nuevos documentos, a partir de ellos se forma un caso independiente y su nombre (título) se ingresa en la nomenclatura de casos bajo un número de reserva.

La correcta disposición de los documentos dentro del expediente es de gran importancia. El tiempo necesario para encontrar la información necesaria depende en gran medida de la secuencia en la que se encuentren.

Los documentos se sistematizan en archivos de acuerdo con ciertos principios. Los más significativos y prácticamente los más convenientes son: preguntas-lógicas, cronológicas, alfabéticas, numeración. Pueden variar y combinarse.

Usado con mayor frecuencia interrogativo Principio (lógico de preguntas), según el cual los documentos se colocan en archivos en una secuencia lógica para resolver un problema en particular. Esta sistematización coincide con cronológico disposición de documentos.

En alfabético la sistematización de documentos utiliza los nombres de sus autores, nombres de instituciones correspondientes, nombres de unidades administrativo-territoriales, etc.

EN numeración Se agrupan por orden los documentos homogéneos que tienen numeración secuencial (protocolos, pedidos, recibos, facturas, etc.).

Los documentos administrativos (órdenes, instrucciones, resoluciones, etc.) se agrupan en ficheros por tipo de documento y por cronología (junto con los anexos). Los pedidos de actividades principales y de personal se agrupan por separado;

Los protocolos se agrupan en casos en orden cronológico y numérico;

La correspondencia se agrupa en un período de un año calendario y se sistematiza en orden cronológico: el documento de respuesta se coloca después del documento de solicitud;

Los documentos de planificación y presentación de informes deben almacenarse en archivos del año al que se refieren en su contenido, independientemente del momento de su preparación o la fecha de recepción;

Los documentos de los informes deben colocarse en la siguiente secuencia: nota explicativa, informe, anexos;

Los planes e informes anuales están separados de los trimestrales y mensuales;

Los documentos monetarios financieros (órdenes de efectivo, informes anticipados, extractos bancarios, etc.) están agrupados por números. Los recibos, facturas, etc. se organizan de manera similar;

Los documentos en expedientes personales se colocan en la siguiente secuencia: inventario interno de documentos disponibles en el expediente personal; solicitud para un trabajo; cuestionario, hoja de registro de personal; autobiografía; documentos educativos; extractos de órdenes de nombramiento, traslado, despido; complemento a la hoja de registro personal de personal; además de la hoja personal para contabilizar incentivos; certificados y otros documentos relacionados con esta persona (excepto certificados de residencia, estado de salud y otros documentos de importancia secundaria, que se agrupan por separado de los expedientes personales).

Dentro de estos grupos, los documentos están ordenados cronológicamente. Copias de órdenes sobre imposición de sanciones, incentivos, cambio de nombre, etc. no se archivan en un expediente personal, ya que esta información se registra además de la hoja de registro personal de personal.

Las cuentas personales de trabajadores y empleados se agrupan en casos independientes alfabéticamente dentro del año calendario.

Los llamamientos de los ciudadanos se agrupan en casos separados según el orden alfabético.

Junto con los principios de sistematización de documentos, al crear casos, se deben seguir las reglas básicas comunes a todas las categorías de documentos:

En los expedientes sólo se archivan los documentos ejecutados. Está prohibido incorporar al expediente documentos no cumplimentados, así como documentos sujetos a devolución;

Cada documento incluido en el expediente debe redactarse de acuerdo con los requisitos de las normas estatales y otras regulaciones.* Por lo tanto, antes de archivar un documento en el expediente, se debe verificar la exactitud de su ejecución: la presencia de las firmas necesarias, visas , índice, fechas, marcas, etc.;

* Básico Reglas para el funcionamiento de los archivos departamentales, cláusula 2.2.3.

El expediente del caso incluye documentos en una sola copia. Los borradores y las copias duplicadas no se archivarán junto con los originales. Las únicas excepciones podrán ser borradores de documentos de especial valor o copias que tengan marcas, visados, etc., que complementen el contenido de las primeras copias;

Los documentos con períodos de almacenamiento permanente y temporal se agrupan en archivos separados;

Los documentos del mismo año natural se agrupan en casos, a excepción de los casos transitorios. Además, determinadas categorías de casos tienen sus propias características de formación. Así, los expedientes personales se forman durante todo el período de trabajo de una persona en la organización; los asuntos de los órganos electos y sus comisiones permanentes se forman durante el período de convocatoria; la documentación de las instituciones educativas se compila en archivos por año académico;

Los documentos se colocan en el archivo con todos los anexos relacionados y materiales adicionales. Si las aplicaciones son grandes, se convierten en una empresa independiente.

El grosor de cada caja no debe exceder los 30-40 mm, lo que equivale a unas 250 hojas. Si hay más documentos, el caso se divide en tomos. El número de volúmenes de cada caso se indica en la nomenclatura de casos al final del año.

La correcta agrupación de documentos en expedientes y su sistematización en el expediente facilita enormemente el examen del valor de los documentos, la preparación de los documentos para su posterior almacenamiento y uso.

En las organizaciones pequeñas, los asuntos se formalizan de forma centralizada en el servicio de soporte de documentación de gestión o en la secretaría. Si la organización es grande, los documentos de gestión se generan y almacenan en el servicio de soporte de documentación de gestión, y el resto de documentos se agrupan en archivos y se almacenan en las unidades estructurales en las que se trabajó.

Reglas y procedimiento para formar casos.

La formación de casos se lleva a cabo de acuerdo con las reglas contenidas en Reglas básicas para trabajar con archivos. organizaciones, Instrucciones estándar para el trabajo de oficina. en las autoridades ejecutivas federales.

Al comienzo del año calendario, se preparan carpetas para todos los casos enumerados en la lista de casos.

Las portadas indican:

• nombre de la organización (completo y breve);
• nombre de la unidad estructural;
• índice de casos según la nomenclatura de casos;
• el título del caso está totalmente de acuerdo con la nomenclatura de casos;
• período de retención del caso.

Al formar casos, se deben seguir una serie de reglas. Su implementación siempre ayudará a determinar correctamente la ubicación de almacenamiento de cualquier documento.

Sólo puesto en el caso. documentos completos y correctamente ejecutados, que corresponden en apariencia y contenido a su título. Está prohibido incluir en el expediente copias en borrador y doblete de documentos.

Es necesario recordar que los documentos con períodos de almacenamiento permanente y temporal no se agrupan en un solo archivo.

Hay una regla que no coloque más de 250 hojas en una caja con un espesor no superior a 4 cm. Esta condición proporciona condiciones óptimas para buscar información y los menores costos laborales al preparar archivos para su almacenamiento. Si se crean más documentos relacionados con este caso, se crea un nuevo volumen con el mismo título.

asuntos se forman dentro de un año calendario. En las instituciones educativas, los documentos suelen agruparse durante el año académico (es decir, de septiembre a agosto). Sin embargo, existe una cierta especificidad en la formación de una serie de categorías de casos. Estos incluyen casos judiciales, casos cuyas decisiones se extienden más allá del año calendario (académico). Durante todo el período de trabajo, se forman los asuntos de los órganos electos de comisiones y grupos creativos.

Por actividad principal deberán agruparse separadamente de los pedidos por personal. Los pedidos de personal se agrupan en ficheros de acuerdo con los plazos de conservación establecidos.

Los documentos dentro del estuche también deben sistematizar. junto con las solicitudes se forman en el negocio por tipos de documentos y cronología. Es decir, primero se coloca un documento de una fecha anterior y luego uno posterior. archivados en orden cronológico y por número.

Los archivos adjuntos generalmente se adjuntan a los documentos a los que se refieren. Si los archivos adjuntos son grandes, pueden formar un archivo separado con un encabezado apropiado.

Al formar un negocio correspondencia Se debe tener en cuenta que la carta de respuesta se coloca después de la carta de solicitud. Esto significa que se observa el principio de cronología en relación con los documentos de iniciativa.

Documentos de planificación y presentación de informes. se almacenan en los ficheros del año al que se refieren, independientemente del momento de su creación. Los planes anuales, trimestrales y mensuales se almacenan por separado.

Colocado en casos separados. llamamientos de los ciudadanos, ordenándolos alfabéticamente. Al mismo tiempo, las propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos sobre cuestiones del trabajo de la organización y todos los documentos para su consideración y ejecución se agrupan por separado de las declaraciones de los ciudadanos sobre cuestiones personales.

Documentos en expedientes personales. están ordenados cronológicamente a medida que se reciben.

Documentos electrónicos y las bases de datos se agrupan en archivos (carpetas, directorios) de acuerdo con la nomenclatura de los archivos de la organización, separados de los documentos en papel, en el disco duro de una computadora especialmente dedicada. Las bases de datos electrónicas se forman en archivos separados.

Almacenamiento de casos

Los casos formados y completados se almacenan en unidades estructurales hasta su transferencia al archivo de la organización. La seguridad de los documentos y la protección contra los efectos negativos de la luz y el polvo están garantizadas mediante el almacenamiento bajo llave. Armarios, cajas fuertes o archivadores de ascensor..

las cosas se estan calmando en estantes verticalmente. En el lomo de cada estuche se indica su índice de nomenclatura. debe fijarse al interior de la puerta del gabinete. Para encontrar el documento requerido, busque el número del caso correspondiente en la nomenclatura y luego una carpeta con el mismo número.

Es posible que los empleados necesiten documentos ya compilados en archivos para trabajar. En este caso, en lugar del documento extraído del expediente, se coloca una hoja sustituta. La hoja sustitutiva indica el número y fecha del documento, su breve contenido, cuándo y a quién fue emitido. Para un caso emitido en su totalidad, se llena una tarjeta sustituta. Indica el número del caso emitido, la fecha de emisión, a quién se le emitió, por qué período, firmas al recibirlo y aceptación después de la devolución del caso. La tarjeta sustituta se coloca en el gabinete en la ubicación del estuche emitido.

De acuerdo con las Normas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales. Los archivos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se transfieren al archivo.órgano ejecutivo federal no antes de 1 año y a más tardar 3 años a partir de la fecha de inicio de su uso o almacenamiento en unidades estructurales. La transferencia de casos a los archivos del órgano ejecutivo federal se realiza sobre la base de inventarios de almacenamiento permanente, almacenamiento temporal (más de 10 años) y registros de personal compilados en las divisiones estructurales del órgano ejecutivo federal. Los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) no se transfieren a los archivos del órgano ejecutivo federal y están sujetos a destrucción en la forma prescrita.