Reglas para redactar un informe. Características y matices del diseño de un memorando: modelo, forma, estructura del texto y reglas para la redacción del documento.
Trabajo administrativo Los empleados de nivel directivo a menudo implican escribir memorandos por una razón u otra, sobre la base de los cuales se toman decisiones sobre cuestiones administrativas, económicas y disciplinarias.
Consideremos qué es este documento, cuál es su estado y cómo escribir una nota en relación con tal o cual circunstancia.
Informe: definición y objetivos
El memorando de un funcionario es un documento que contiene información y propuestas sobre un tema específico, sugiriendo la adopción y posterior implementación de determinadas decisiones. Disponibilidad de memorando a la hora de resolver situaciones productivas que impliquen decisiones disciplinarias.
El informe lo proporciona OKUD, donde figura con el número 0286041. No tiene un estándar establecido y está elaborado de acuerdo con el principio general para documentos. La forma en que se redacta el memorando, una muestra de su redacción para infracciones específicas, debe estar prevista en el Reglamento Interno y adjuntarse al mismo como anexo.
El propósito de escribir un memorando sobre un empleado suele ser transmitirlo a la alta dirección. información oficial en materia de infracciones disciplinarias. El documento está dirigido al director de la empresa; una persona autorizada o un funcionario subordinado a quien se encuentra el empleado que cometió la infracción tiene derecho a presentarlo. disciplina laboral.
Cómo escribir una nota a un empleado: modelo de formulario general
como todos documento interno, el informe consta de:
“encabezados”: una parte que contiene información sobre el nombre de la empresa, apellido e iniciales del destinatario: el jefe de la empresa, cargo, apellido, iniciales de la persona que redactó el documento;
parte de información y notificación: una sección que contiene información sobre una infracción disciplinaria;
parte resolutiva: parte del documento que contiene las conclusiones del funcionario sobre la violación de la disciplina por parte del empleado;
firma del funcionario y fecha de elaboración del documento.
Diseñado de acuerdo con esta estructura. descripción del trabajo V en la forma prescrita presentado al gerente, quien, luego de su revisión, toma una decisión y la indica en resolución certificada con firma.
Revisión de muestras de redacción de memorandos.
Cabe señalar que en el documento presentado al director de la empresa en obligatorio Se debe proporcionar información adicional. Si, correctamente escrito
el memorando para el empleado debe contener información sobre la categoría de especialista y el área atendida, para los trabajadores taller de producción o área, además de indicar el puesto, se puede indicar el rango o clase del especialista, área de trabajo;
el informe del estudiante debe contener información sobre en qué especialidad se está formando (aprendiz de mecánico, carpintero, tornero, etc.), durante cuánto tiempo realiza las prácticas en esta capacidad, si empleado de tiempo completo o tomando un curso entrenamiento practico en la dirección de la institución educativa.
La redacción de los informes de los jefes de sección, divisiones estructurales, departamentos y talleres difiere según el tipo de infracción cometida por el empleado. Si el modelo de memorando de la empresa sobre la violación de la disciplina laboral no está aprobado por el documento administrativo interno, al redactar el memorando uno debe guiarse por las normas generalmente aceptadas.
consideremos ortografía correcta parte del memorando de información y notificación, en relación con tipos específicos de violaciones de la disciplina laboral, dando más ejemplos del memorando.
Por insultar a un empleado (muestra):
« Por la presente le informo que el 20 de septiembre de 2018, el mecánico de automóviles de quinta categoría Shevelev Viktor Sergeevich, mientras se encontraba en el territorio del taller de reparación de automóviles, provocó una situación de conflicto y en presencia de los trabajadores del taller, utilizando malas palabras y direcciones personales, personalmente insultó verbalmente al soldador gas-eléctrico P.P.
En relación con la comisión de un acto inmoral y violaciones anteriores similares de la disciplina laboral y laboral, le pido que le den a V.S Shevelev un castigo de grado 5 al mecánico de automóviles. acción disciplinaria - amonestación.
Adjunto a la presente: notas explicativas Sheveleva V.S., Ivanova P.P., notas internas de Trifonov A.I., Sokolov Yu.V.»
Modelo de memorando sobre violación de la disciplina laboral
Memorándum - muestra para un trabajador que cometió ausentismo:
« Por la presente le informo que el 20 de septiembre de 2018, el conductor del garaje de primera clase Vitaly Nikolaevich Prikhodko no fue a trabajar sin buena razón. Al aclarar las circunstancias de su ausencia laboral, no dio explicaciones.
Por infracción a la disciplina laboral, expresada en ausencia del trabajo sin motivo justificado, le pido que le dé al conductor 1 clase. garaje Prikhodko V.N. acción disciplinaria - amonestación.
Adjunto a la presente una nota explicativa de V.N.
Memo: muestra para un empleado por ir a trabajar en estado de ebriedad:
« Por la presente le comunico que el 21 de septiembre de 2018, Petr Semenovich Starodubtsev, conductor de garaje de tercera clase, fue borracho a trabajar. No se le permitió salir. Anteriormente, había cometido infracciones similares y recibió una sanción disciplinaria de “amonestación” por beber alcohol durante el horario laboral.
En relación con la violación de la disciplina laboral, expresada al ir a trabajar en estado de ebriedad, propongo despedir a P.S. Starodubtsev. debido a repetidas apariciones en el trabajo en estado de intoxicación por alcohol.
Adjunto a la presente una nota explicativa de P.S. Starodubtsev”.
Memorándum sobre el incumplimiento de deberes oficiales (muestra de escrito por una negativa única sin una buena razón):
“Por la presente llamo su atención sobre el tornero de la cuarta categoría de talleres Mitrofanov P.P. El 18 de septiembre de 2018, sin explicación, se negó a realizar sus tareas laborales inmediatas al no aceptar una orden para cortar hilos de múltiples puntas, por lo que fue interrumpido. proceso de producción en talleres.
Por negativa a cumplir responsabilidades laborales, por favor saque a Mitrofanova P.P. acción disciplinaria – amonestación.
Adjunto a la presente: nota explicativa de P.P.
Memo sobre el comportamiento inadecuado del empleado (muestra de escritura) hacia sus compañeros de trabajo:
« Por la presente le informo que el 22 de septiembre de 2018, el mecánico de taller Anatoly Fedorovich Nikolaev, mientras se encontraba en el territorio de la empresa, cometió un comportamiento inapropiado hacia los conductores del taller que se preparaban para ir a la fila, expresado en el uso de malas palabras, gestos inequívocos y comportamiento grosero.
En relación con la comisión de una infracción disciplinaria inmoral, solicito que se condene al mecánico de taller A.F. Nikolaev. acción disciplinaria - amonestación.
Adjunto a la presente: notas internas de I.T. Prokhorov, D.F. Sazonov, L.I. Ivanova, nota explicativa de A.F.»
Cabe señalar que el comportamiento incorrecto de un empleado puede manifestarse no solo hacia sus colegas, sino también hacia los clientes, los socios, la empresa y otras personas. En este caso, cuando se elabora un informe sobre la conducta de un empleado, se redacta una muestra de su parte informativa y de notificación de forma similar a la anterior, y el apellido e iniciales de la persona hacia quien se cometió la conducta inadecuada, deberá indicarse su lugar de trabajo y sus facultades.
Ortografía incorrecta del documento oficial.
A menudo, al redactar memorandos, los funcionarios (jefes de divisiones estructurales) cometen errores en la formulación de la información, la notificación y las partes operativas.
Pongamos un ejemplo. Una nota es un ejemplo de un documento escrito incorrectamente:
« Por la presente les llamo la atención sobre el hecho de que el mecánico de automóviles de quinta categoría V.S Shevelev provocó una situación de conflicto: insultó al soldador de gas y electricidad P.P.
Adjunto a la presente: una nota explicativa de P.P. Ivanov.»
Errores al escribir el ejemplo dado:
no se indican las principales circunstancias situacionales: cuándo y dónde se cometió falta disciplinaria, en qué se expresó y en presencia de quién se cometió;
la parte resumida no está formulada: no se evalúa el delito y no se proponen medidas para castigar al autor;
No se seleccionaron notas explicativas del autor del conflicto ni explicaciones de los presentes.
Memo de muestra completo
Y para concluir presentamos muestra completa informe sobre violación de la disciplina laboral:
Memorándum
Por la presente le informo que el 18 de septiembre de 2018, el conductor de garaje de segunda clase Zakhar Viktorovich Khromov fue a trabajar en estado de intoxicación residual por alcohol. Enfermera graduada M.N. no se le permitió salir. Anteriormente, Khromov ya había cometido violaciones similares. Tiene una sanción disciplinaria pendiente: una amonestación.
En relación con la violación de la disciplina laboral, expresada por ir a trabajar en estado de ebriedad, le pido que despida a Z.V. por violación repetida de la disciplina laboral: presentarse al trabajo en estado de ebriedad.
Adjunto a la presente: notas explicativas de M.N. Frolova, Z.V.
Un memorando es un documento de información y referencia que puede redactarse por iniciativa de un empleado de la organización o por orden de la dirección. Por lo general, dichas notas reflejan el resultado del cumplimiento de órdenes de superiores, información sobre el progreso de cualquier trabajo o quejas sobre incumplimiento. cierta persona sus responsabilidades.
El memorando puede ser de tres tipos posibles:
- presentación de informes;
- proactivo;
- informativo.
En el primer caso, la nota en la mayoría de los casos tiene un carácter formal y contiene un informe sobre la finalización de una determinada etapa del trabajo o sobre el cumplimiento de instrucciones, órdenes o instrucciones de la dirección.
Una nota informativa también contiene información sobre el estado y el progreso del trabajo y, a diferencia de una nota informativa, dicho documento describe el estado actual de las cosas.
Una nota de iniciativa puede contener un incentivo para que el destinatario realice determinadas acciones y tome decisiones. Esto puede no ocurrir de forma directa, sino en forma de declaración de algunos hechos o expresión de deseos que pueden conducir a acciones de respuesta por parte del destinatario. Por cierto, los memorandos que informan sobre infracciones por parte de los empleados se refieren específicamente a este tipo.
Para redactar un documento de este tipo se necesitan motivos, ya que es aconsejable redactar una nota por determinados motivos. Estos incluyen el deterioro o mejora de los procesos de trabajo debido a las acciones de una o más personas, la necesidad de resolver diversas situaciones conflictivas y la expresión de desacuerdo con las decisiones tomadas por los superiores.
Para realizar correspondencia entre empleados de una organización, se utiliza, que se utiliza para resaltar problemas que surgen durante el trabajo. Por ejemplo, puede estar escrito a nombre del gerente, explicando la necesidad de adquirir repuestos para la máquina en caso de avería, o si es necesario sustituir el cartucho de la impresora, etc.
Cómo escribir una nota
El memorando está redactado en estilo oficial, y para uso dentro del departamento es adecuada una hoja normal de papel A4, y para envío fuera de esta estructura, la nota debe estar redactada en . En cualquier caso, se permite escribir una nota en un formulario o en una hoja de papel en blanco; es mucho más importante respetar la estructura del documento.
Un memorando de muestra asume el siguiente tipo de documento:
- detalles de la organización o unidad estructural;
- “encabezado” que indica el iniciador y el destinatario;
- título y título;
- texto de la nota;
- fecha y firma del compilador con transcripción.
El texto en sí consta de dos partes convencionales, en la primera de las cuales el autor indica la esencia del recurso, y en la segunda pide tomar las medidas adecuadas o da recomendaciones al destinatario sobre cómo corregir la situación descrita.
Matices
En algunos casos, la cuestión de si cómo escribir una nota, preocupaciones diseño correcto. A veces, un documento de este tipo puede ser bastante grande y el texto no cabe en una página. En este caso basta con numerar todas las hojas, poniendo los números de página en números arábigos en la parte superior derecha de las hojas.
Un ejemplo sorprendente un informe que ocupa varias hojas: un informe que contiene un informe completo sobre las actividades de una gran empresa para cierto periodo. En este caso, el documento puede contener información diversa sobre el funcionamiento de todos los departamentos. A menudo estos informes requieren una lista de empleados, gerentes y personas responsables por apellido, lo que aumenta el volumen de la nota.
Independientemente de si se está redactando una nota sobre el incumplimiento de las funciones oficiales de un empleado específico o si se trata simplemente de un informe formal, dicho documento debe estar marcado con la fecha de redacción y envío.
Para las grandes empresas donde dichos documentos se redactan con regularidad, se recomienda redactar y aprobar un informe de muestra para que los empleados no pierdan tiempo en redactar dicho documento y no cometan errores.
En las pequeñas empresas y organizaciones privadas, dicho documento prácticamente no se utiliza, pero en las grandes empresas, los memorandos forman una parte integral del flujo de documentos internos e incluso pueden ser verificados por organizaciones reguladoras externas.
Por ejemplo, la acumulación de primas elevadas o retrasos injustificados en los pagos de empresas estatales no puede llevarse a cabo sin los justificantes adecuados, que en la mayoría de los casos son órdenes de la dirección o memorandos. En caso de ausencia, la empresa podrá ser multada.
Cualquier informe, incluso si está destinado a uso interno, se puede utilizar en procedimientos legales, pero sólo si está debidamente visado y el destinatario lo ha recibido y se ha familiarizado con su contenido.
Un memorando es un documento dirigido a la dirección, en el que se recoge cualquier cuestión con las conclusiones y propuestas del originador.
Por lo general, una nota informa a la dirección sobre la situación actual (eventos, hechos, fenómenos que han ocurrido) que requiere una solución. El informe se presenta al jefe de la organización o al jefe del departamento. Se redacta un memorando en los casos en que la competencia de un empleado o jefe de departamento no es suficiente para resolver alguna situación existente o prevenir una posible situación negativa.
El texto del memorando consta de dos o tres partes semánticas:
la primera parte expone los motivos, hechos o acontecimientos que dieron origen a su redacción,
en la segunda parte se analiza la situación actual y opciones posibles sus decisiones
el tercero saca conclusiones y enumera acciones específicas que, en opinión del redactor, deben tomarse.
Es posible que falte la segunda parte del memorando; en este caso, su texto contiene los fundamentos y las conclusiones (sugerencias, solicitudes, recomendaciones) del compilador.
Tipos de memorandos por contenido:
proactivo;
informativo;
informes.
Iniciativa un memorando se redacta con el objetivo de inducir al destinatario a tomar una determinada decisión, por lo que el texto del memorando expone los hechos y contiene propuestas, recomendaciones o conclusiones específicas.
Información un informe se prepara periódicamente y contiene información sobre los detalles, resultados o métodos de realización del trabajo.
Informes el informe informa sobre la finalización de la obra, su etapa, ejecución de instrucciones, órdenes, etc.
Según el destinatario, los memorandos se dividen en:
Interno.
Externo el memorando está dirigido al director de una institución específica, redactado el forma general organización, firmada por el director y suele contener los siguientes detalles:
nombre de la organización;
lugar de compilación;
destinatario;
título al texto;
firma del gerente;
apellido del artista, número de teléfono.
Interno el informe se envía fuera de la institución, por ejemplo, a una organización superior, y se redacta en una hoja estándar de papel A4.
A detalles obligatorios Las notas internas incluyen:
nombre de la unidad estructural;
nombre del tipo de documento (INFORME);
título al texto;
El título del texto revela brevemente el contenido del documento. Está formulado según reglas generales compilar títulos para documentos: usar la preposición o/about y un sustantivo verbal en el caso preposicional, por ejemplo “Acerca del ausentismo escolar de Lazarenko O.O.”).
marca sobre la presencia de la aplicación (si corresponde);
Se toma una nota sobre la solicitud antes de firmar. Una nota que indica la presencia de la aplicación nombrada en el texto de la nota tiene el siguiente formato:
Aplicación: para 3 l. en 1 copia.
Si la nota tiene un apéndice que no se menciona en el texto, entonces indique su nombre, número de hojas y copias.
Apéndice: Reglamento del Departamento Regional de Préstamos de 5 páginas. en 1 copia.
firma del originador (indicando cargo, iniciales, apellido).
El memorando interno está firmado por el autor (si se presenta al jefe de la unidad) y el jefe de la unidad (si se presenta al jefe de la organización); el memorando externo está firmado por el director de la organización.
¡Prestar atención! Si el memorando está redactado en dos o más páginas, la segunda página y las siguientes deben estar numeradas. Los números de serie están escritos en el lado derecho del margen superior de la página en números arábigos.
Ejemplo de nota interna
Al profesor de la clase
10 clase "A"
I.I. Sidorova
de Ignatiev D.
INFORME
sobre el ausentismo cometido por el oficial de turno.
Me gustaría llamar su atención sobre el hecho de que hoy, 07/04/2015, la oficial de servicio escolar Valentina Petrova estuvo ausente de servicio en el comedor durante el segundo descanso. No se proporcionó información ni documentos que confirmaran la validez del motivo de la ausencia de V. Petrova. En relación con lo anterior, propongo reprender a V. Petrova.
Responsable
de servicio en la cantina // Ignatiev D.
Informe, certificado. Sus detalles
Memorándum- un documento dirigido al director de una determinada institución o superior y que le informa sobre la situación actual, un fenómeno o hecho ocurrido, sobre el trabajo realizado, así como que contiene las conclusiones y propuestas del autor. El memorando se elabora tanto por iniciativa del propio empleado como por instrucciones de la dirección. El propósito del memorando de iniciativa es alentar al gerente a tomar una determinada decisión. Por tanto, su texto se divide claramente en dos partes: indicando Y ofrenda.
En el primero, indicando(descriptivo), se exponen los hechos ocurridos o se describe la situación, el segundo expone sugerencias, peticiones. Los informes informan al gerente sobre el progreso del trabajo. Estas notas se proporcionan periódicamente.
El texto del memorando debe ir precedido de un título que comience con la preposición “o” (“acerca de”). El formato de este tipo de documento depende del destinatario.
Los informes pueden ser de dos tipos: externo Y interno.
Informe externo Se imprime una nota firmada por la dirección en un formulario general con los siguientes datos cumplimentados:
lugar de compilación o publicación;
título al texto;
Informe interno una nota dirigida a la dirección, firmada por su autor o el jefe de una unidad estructural, se imprime en una hoja de papel estándar. Los detalles del formulario se reproducen mecanografiados:
nombre de la unidad estructural;
tipo de documento (memorándum);
Referencia es un documento que contiene una descripción y confirmación de ciertos hechos y eventos. Hay dos tipos de certificados:
1) con información sobre hechos y acontecimientos de carácter oficial;
2) instituciones para certificar un hecho jurídico determinado.
Un grupo más grande está formado por certificados del segundo tipo. Se emiten diariamente. Se trata de certificados que acreditan el lugar de estudio y trabajo, el puesto desempeñado, etc.
El formulario de certificado se encuentra en el Apéndice No. 4.
El formulario del informe se encuentra en el Apéndice No. 5.
Orden, procedimiento de redacción y sus detalles.
Orden sobre la actividad principal es un documento normativo que refleja decisiones de gestión en cuestiones de producción actividad económica, planificación, presentación de informes, financiación, préstamos, venta de productos, actividad económica exterior, mejora de la estructura y organización de la empresa, etc.
Los proyectos de órdenes son preparados por especialistas de la empresa, acordados con el jefe, los principales especialistas, el abogado, el jefe de contabilidad y firmados por el director de la empresa.
La orden firmada por el director es registrada por el empleado responsable del mantenimiento de registros.
La orden entra en vigor desde el momento de su firma, salvo que en su texto se indique otro plazo.
Los pedidos para las actividades principales se redactan con membrete de la empresa y contienen los siguientes detalles:
nombre de la empresa;
nombre del tipo de documento;
título al texto;
marca de control;
notas sobre la ejecución del documento;
marca sobre la transferencia de datos a los medios de la máquina.
El texto del pedido consta de dos partes:
declarando;
administrativo.
Orden - un acto emitido por los jefes de ministerios, departamentos, departamentos y comités ejecutivos ayuntamientos locales los diputados del pueblo, los jefes de instituciones, asociaciones, organizaciones y empresas actúan sobre la base de la unidad de mando. La orden se dicta para resolver las principales tareas operativas a las que se enfrenta este organismo. Por naturaleza jurídica el orden puede ser acto normativo gestión que contiene normas jurídicas que regulan determinadas áreas relaciones públicas y el acto de aplicar la ley (por ejemplo, en el nombramiento para un puesto).
Una orden es el tipo más común. documento administrativo utilizados en la práctica de gestión. Se publica sobre temas de creación, liquidación, reorganización de instituciones o de sus partes estructurales; aprobación de reglamentos, instrucciones, reglas, etc. documentos que requieran aprobación; sobre todas las cuestiones de la vida interna de una institución, organización, empresa, así como sobre cuestiones de personal en materia de contratación, traslado, despido de trabajadores, etc. Mediante orden, el gerente establece las principales tareas de los empleados e indica formas de resolver cuestiones fundamentales. La orden es obligatoria para todos los empleados de esta organización o industria. En algunos casos, una orden puede afectar a una amplia gama de organizaciones y funcionarios, independientemente de su subordinación. Todos los documentos administrativos deben ajustarse estrictamente a la ley; ninguno de ellos puede contener disposiciones; contrario a la ley. La preparación de los principales tipos de documentos administrativos es básicamente la misma. Es un proceso bastante complejo que tiene diferencias en la etapa final de elaboración de documentos que reflejan el resultado de la actividad colegiada (decisiones y decisiones) y la unidad de mando (orden, instrucción).
Se pueden distinguir las siguientes etapas de preparación de documentos administrativos: estudiar la esencia del asunto, preparar un borrador del documento, acordar el documento, firmar.
El procedimiento para la elaboración y tramitación de un documento administrativo debe describirse en la hoja de formularios de documentos de una institución en particular o en sus instrucciones de trabajo de oficina. Establecen la secuencia del borrador del documento y los requisitos, cuyo cumplimiento garantiza la validez legal del documento.
La preparación de un proyecto de documento administrativo podrá encomendarse a una o más divisiones estructurales o funcionarios individuales. Al desarrollar proyectos de documentos administrativos complejos y extensos, se pueden crear grupos de trabajo (comisiones) y se puede involucrar a científicos o especialistas calificados entre los trabajadores prácticos. La condición principal que garantiza la calidad del documento es la competencia suficiente de quienes lo redactan. Cuanto mayor sea el nivel del documento que se está compilando, mayores serán los requisitos para sus compiladores (profesionalismo, profundo conocimiento del tema, nivel cultural general, capacidad para expresar pensamientos).
La base legal para la elaboración de un documento administrativo puede ser la publicación del documento por parte de las autoridades y la dirección, una instrucción específica autoridad superior, la necesidad de realizar actividades ejecutivas y administrativas para llevar a cabo las tareas asignadas a la institución. Institución o unidad estructural podrá tomar la iniciativa de elaborar un documento administrativo sobre cualquier asunto.
La primera etapa en la elaboración de un borrador de cualquier documento administrativo es determinar la gama de cuestiones que se reflejarán en él. Dependiendo de la importancia de las acciones de gestión, comienzan a estudiar los materiales en cuanto al fondo, en primer lugar los actos legislativos y las decisiones gubernamentales, luego los departamentales. documentos reglamentarios, documentos administrativos previos sobre este y otros temas similares.
El estudio de actos legislativos y documentos gubernamentales proporciona base legal documento, su enfoque en la formulación estatal del problema. Revisión de lo publicado anteriormente. este problema Los documentos administrativos le permitirán evitar duplicaciones y contradicciones, y centrar la atención en los aspectos no resueltos del problema. La preparación de un proyecto de documento administrativo requiere recopilar la información necesaria sobre el fondo de la cuestión planteada. Para ello se utilizan diversos documentos informativos y de referencia: informes, actas, informes y notas explicativas, actas, correspondencia oficial. Habiendo recopilado y estudiado los materiales necesarios, habiendo recibido total claridad sobre la esencia del tema, habiendo definido claramente el propósito de emitir el documento administrativo, comenzamos a redactar su borrador. La atención principal debe centrarse en la formulación de las principales disposiciones. solución específica. Primero debe hacer esto en un borrador y luego editar y aclarar las partes según lo acordado.
Texto Un documento administrativo suele constar de dos partes interdependientes: indicando Y administrativo.
determinar Esta parte es una introducción a la esencia del tema bajo consideración y tiene como objetivo explicar qué causó las órdenes. Puede enumerar hechos, eventos y dar una evaluación. A menudo, en la parte de verificación hay un recuento del acto de la autoridad superior, en virtud del cual se emite este documento administrativo (la mayoría de las veces un recuento, en este caso, el tipo de acto, su autor, nombre completo (título). , número y fecha, es decir, todos los términos de búsqueda reciben datos (de referencia). La parte declarativa es opcional; puede faltar si no es necesario dar explicaciones.
Administrativo parte soporta la carga principal en los documentos administrativos, que se presentan en forma imperativa. Dependiendo del tipo de documento, comienza con las palabras:
« decide" - en la resolución;
« decide» (« decidido") - en la decisión;
« yo sugiero" - disponible;
« hago el pedido- en el orden.
El tipo de documento administrativo determina también la naturaleza de la presentación de su texto. Palabras " decide», « decide» (« decidido»), « yo sugiero», « hago el pedido» están impresos en letras mayúsculas o minúsculas en el espacio, es decir destacan visualmente y separan así la parte declarativa del documento de la parte administrativa. Estas palabras se encuentran en una línea separada de la posición cero del tabulador.
Luego con nueva linea El párrafo va seguido del texto de la parte dispositiva. Existen requisitos particularmente estrictos para la redacción de esta parte del documento. Deben ser específicos, no contradecir el significado de documentos publicados anteriormente, claros, claros, sin permitir diferentes interpretaciones. Deberían evitar expresiones vagas como: “ aumentar», « aumentar», « fortalecer», « mejorar», « tomar medidas», « intensificar"etc. El texto formulado de esta manera, las instrucciones son vagas y la verificación de su implementación es difícil.
Si la parte administrativa comprende actuaciones de diferente naturaleza y de varios ejecutores, se divide en párrafos, los cuales se numeran con números arábigos. Cada párrafo indica el ejecutante (organización, unidad estructural, funcionario específico, por ejemplo, en órdenes), la acción prescrita y el plazo de ejecución. El artista se indica en el caso detallado. También puedes indicar de forma general, por ejemplo: directores de planta, responsables de archivos. La acción prescrita se expresa mediante un verbo en forma indefinida: “preparar”, “inscribir”, “organizar”, “proporcionar”, “asignar”, “desarrollar” etc. El plazo debe ser realista y corresponder al volumen de trabajo esperado.
Se debe tener en cuenta el tiempo que lleva comunicar información a actores específicos. El documento administrativo podrá ser común a todos los puntos. término ejecutivo. Sin embargo, lo más frecuente es que el plazo se establezca para cada tarea por separado. Al final del texto del documento administrativo hay una lista de documentos que han perdido fuerza o están sujetos a cambios con la publicación de esta ley. El último párrafo de órdenes, decisiones e instrucciones indica la persona a quien se le confía el control sobre la ejecución del documento. Los documentos administrativos pueden tener aplicaciones, cuyas indicaciones figuran en los párrafos pertinentes del texto. El detalle del "Apéndice" después del texto de los documentos administrativos no se completa de forma independiente.
El texto del documento administrativo debe tener un título. El título comienza con la preposición “O” (“OB”) y se forma utilizando sustantivos adjetivos (por ejemplo “ Sobre la cita...», « Acerca de la aprobación...», « Sobre la introducción..."), asunto (por ejemplo, " Sobre los resultados...», « Sobre medidas..."). Para una serie de situaciones de gestión típicas que requieren la emisión de una orden (sobre la creación, reorganización, liquidación de instituciones, organizaciones y empresas, sobre la distribución de responsabilidades entre la dirección, sobre modificaciones de los reglamentos (estatutos), estructura, nivel de personal Y tabla de personal aparatos de control, en descripciones de trabajo, sobre la transición a un nuevo modo de operación), se han desarrollado formas unificadas de documentos, en las que no solo la composición, sino también el orden de disposición de la información está predeterminado. Forma unificada tengo también órdenes de personal sobre contratación, reubicación, transferencia a otro trabajo, despido del puesto, emisión de incentivos, imposición sanciones disciplinarias, cambiando apellidos.
Una vez preparado el texto del documento administrativo, comenzamos a redactarlo. Los documentos administrativos se redactan en un formulario general, formato A4. Los detalles incluyen: el escudo de armas de la Federación de Rusia, una república unida o autónoma, el nombre del departamento, el nombre de la institución, el nombre del tipo de documento, la fecha, el índice (número), el lugar de compilación, título, texto, firma (firmas), marcas de aprobación.
La etapa final en el trabajo con borradores de documentos administrativos es su aprobación y firma. El proyecto debe ser acordado con el partes interesadas a quien concierne. La coordinación se realiza mediante endoso en presencia de decreto del sello de aprobación. Así, un proyecto de orden, decisión o instrucción es avalado por el redactor del proyecto y el jefe de la unidad estructural que presenta el proyecto, por todos los ejecutores indicados en el proyecto, funcionarios, responsable de la ejecución del documento en su conjunto, un asesor jurídico. Los borradores de documentos, cuya implementación requiere apoyo financiero, deben coordinarse con las autoridades o servicios financieros.
Una visa de consultor legal indica el cumplimiento del documento con las normas legislativas y regulaciones, así como el cumplimiento de determinadas formulaciones con los requisitos especiales de determinadas autoridades (por ejemplo, tribunales, fiscales, atención sanitaria). La aprobación la realiza la unidad estructural o la persona que elaboró el borrador del documento administrativo. Las visas o marcas de aprobación generalmente se colocan en la primera copia del proyecto. En caso de desacuerdo con el proyecto, se redacta una conclusión razonada. Antes de firmar, el proyecto también se verifica cuidadosamente. Al mismo tiempo atención especial Debe prestar atención a la comprobación de datos digitales, apellidos, nombres y patronímicos. Los borradores de documentos completamente preparados se presentan para su firma. Las órdenes las firma el director o su adjunto.
Se firma la primera copia del documento, realizada en papel membretado. Los documentos administrativos entran en vigor desde el momento en que son firmados o puestos en conocimiento del albacea. En algunos casos, la fecha de vigencia y el período de vigencia del acto de gestión se indican en el propio documento.
Se concede especial importancia a la comunicación del documento administrativo al albacea. Las resoluciones del Consejo de Ministros de la Federación de Rusia se publican en la Asamblea del Gobierno de la Federación de Rusia y, si es necesaria una publicación generalizada, los medios de comunicación las ponen en conocimiento del público. Se comunican igualmente los actos de los gobiernos de otros estados. Actas de ministerios y comités estatales se publican en el Boletín de actos normativos de los ministerios y departamentos de la Federación de Rusia, un órgano del Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia y en publicaciones departamentales. Las decisiones, instrucciones, órdenes se replican y distribuyen de acuerdo con la lista elaborada por los redactores del documento.
Un ejemplo de orden se muestra en el Apéndice No. 6.
