¿Qué proporciona al usuario el escaneo de documentos de archivo? Digitalización de documentos

La digitalización de archivos en papel implica escanear y catalogar documentos. Cuanto más grande es la organización, la empresa, más complejo es su flujo de documentos, más documentos se almacenan en sus archivos y, en consecuencia, más atractivos parecen los servicios de digitalización de archivos.

Guardar en la búsqueda

1. A menudo para buscar en el archivo. documento requerido requiere mucho tiempo y esfuerzo. O puede surgir una situación en la que varios empleados necesiten el mismo documento a la vez; en este caso, deberá hacer una copia del mismo.
2. Además, vale la pena señalar que el acceso frecuente a documentos en papel, tarde o temprano, provoca su daño y, a veces, su "pérdida" si los archivos se colocan incorrectamente en el archivo.
3. Pero resolver todos estos problemas es bastante simple: solo necesita garantizar la digitalización de los archivos en papel, utilizar sistemas automatizados. sistemas de información, que proporcionará búsqueda rápida, así como acceso a copias electrónicas de documentos.
4. La digitalización de archivos en papel tiene muchos beneficios. Y no estamos hablando sólo de oportunidades cualitativamente nuevas para el suministro y uso de la documentación empresarial, sino también de garantizar la seguridad de esta información.

Beneficios de los documentos digitalizados:

• reducir la carga en el área de archivo en papel y fotocopias;
• la posibilidad de liberar espacio de archivo;
• Reducir los costos de mantenimiento de archivos en papel.

Digitalización de archivos en papel: etapas

Primera etapa. Todo trabajo de digitalización de archivos comienza con un examen de los documentos. Como resultado del análisis del documento, se determina la estructura de la variedad del papel, así como los datos cuantitativos y características de calidad documentos. A partir de los resultados del examen se elige la tecnología y la digitalización de los documentos, se eligen los criterios de evaluación de la calidad, se elige la composición del equipo, se acuerdan los plazos y el presupuesto.

Segunda etapa Es un escaneo directo. La digitalización de archivos es el proceso de creación de imágenes gráficas de un documento mediante escáneres. Antes de traducir un documento al vista electrónica, el operador seleccionará el modo de escaneo óptimo, realizará el escaneo él mismo, mientras monitorea la calidad de las imágenes resultantes en el monitor.

El efecto de introducir un archivo electrónico

El resultado de la digitalización de archivos en papel son las copias electrónicas de documentos. El equipo profesional que utiliza nuestra empresa le permite escanear varios documentos a velocidades de hasta varios miles de páginas por día, en modo por lotes. Los archivos resultantes se escriben en unidades flash, CD, DVD y otros medios.

Resultados de la digitalización de archivos

Inmediatamente después de que se completa la digitalización de los archivos, las imágenes gráficas se procesan automáticamente: dividiéndolas en doble página, recortando los bordes, alineándolas según las líneas, eliminando el ruido, mejorando la calidad de las imágenes, etc. Puede configurar los parámetros para catalogar documentos escaneados a su discreción, garantizando así la optimización de los procesos comerciales desde el lado de la gestión de documentos.

EN últimos años Los servicios de digitalización de documentos se están volviendo muy populares para la gran mayoría de empresas. Casi todas las organizaciones modernas dominan la tecnología de la información en un grado u otro y no pueden imaginar su trabajo sin el uso de computadoras personales. Hoy en día, las plantillas de documentos primero se crean en una computadora y luego se imprimen. Sin embargo fuerza legal tienen documentos con firmas y sellos, y nuevamente tienen que ser traducidos al vista digital con la ayuda del trabajo de digitalización de documentos.

Por eso es necesaria la digitalización de documentos.

A menudo es necesario consultar documentación de archivo, por lo que muchas empresas prefieren tener copias electrónicas de todos los documentos en papel de su empresa. La digitalización de documentos en papel puede hacer la vida más fácil no sólo a gerentes, contables, economistas y secretarias, sino también a representantes de profesiones técnicas y creativas: diseñadores y diseñadores de moda, constructores y arquitectos, ingenieros y diseñadores, así como a muchos otros profesionales. El proceso de digitalización de documentos de archivo que contienen una variedad de diagramas, dibujos, fórmulas, dibujos y fotografías requiere más mano de obra y requiere la participación de especialistas calificados con amplia experiencia en la digitalización de documentos.

A qué debe prestar atención al digitalizar documentos:

Equipo profesional

Para la digitalización documentos complejos Se requiere equipo profesional con una gran cantidad de capacidades técnicas. Tras la digitalización, el especialista verifica los documentos y la copia electrónica, trabaja para reconocer el texto del documento por ordenador y corrige posibles errores.

Trabajo manual posible

Al digitalizar documentos, no puede prescindir del trabajo manual; es necesario:

• preparar documentos para escanear: quitar clips, carpetas y otros sujetadores;
• escanear documentos manualmente;
• embalaje inverso de documentos en carpetas;
• al ingresar información al sistema;
• comprobando la información ingresada.

Software

Un software correctamente seleccionado puede simplificar y acelerar significativamente la solución de las tareas de digitalización de documentos.

Experiencia y rapidez de trabajo.

La empresa Capital Archivist tiene muchos años de experiencia en la digitalización de documentos en papel y lo garantiza plenamente. Que todo estará terminado a tiempo y al mejor precio.

Sitio web, sala de lectura electrónica:
ZAO "Alt-soft": implementación y soporte técnico del complejo de software e información (PIK) para la organización de salas de lectura electrónica en los archivos estatales de la región de Pskov.
En 2012, los trabajos para finalizar el PIK no se llevaron a cabo por falta de financiación.
En 2013 prosiguió el trabajo, cuyo resultado, entre otras cosas, fue la creación de un portal de Internet para los archivos de la región de Pskov.
Financiación incluida en programa estatal Región de Pskov “Desarrollo de la sociedad de la información” (hasta 2020), sección - “Implementación de actividades para apoyar la PIK “Sala de lectura electrónica de los archivos regionales”, se asignan 1,5 millones de rublos anualmente.

De la correspondencia con el director de GAPO: Este programa, de hecho, debería completar anualmente los límites del archivo con 1.500.000 de rublos. De hecho, tenemos 500.000.
El archivo (más precisamente, la región) paga 250.000 euros anuales por el mantenimiento y la mejora del sitio web de Recursos de Información.

Todavía no hay forma de publicar nada en el sitio (agosto de 2018) (en cualquier tipo de acceso).

Los errores en las descripciones tampoco se corrigen.

Al mismo tiempo, están decidiendo cómo garantizar técnicamente el acceso remoto.

Pero todo esto sigue siendo vago. No hay dinero para nada.

Digitalización de archivos de archivo:
Rama fondo de seguro y documentos audiovisuales de la institución gubernamental estatal de la región de Pskov “Archivo Estatal de la Región de Pskov”.

El Archivo Estatal del Fondo de Seguros y Documentos Audiovisuales de la Región de Pskov fue creado el 1 de febrero de 2003 por orden de la Administración de la Región de Pskov. Para el archivo recién creado, se identificaron las tareas principales: crear y garantizar la seguridad de un fondo de seguro unificado de documentación para documentos únicos y especialmente valiosos que son bienes nacionales, de defensa, científicos, culturales e históricos, así como la adquisición total. Fondo de archivo Federación Rusa Documentos audiovisuales y electrónicos que complementan significativamente las fuentes documentales en papel con información valiosa, proporcionando reproducción visual y sonora de eventos pasados ​​y sus participantes, lo cual es de suma importancia para cubrir la historia.
La estructura del archivo está representada por dos departamentos: el departamento de microfilmación y digitalización de documentos y el departamento de velar por la seguridad, contabilidad, adquisición y uso de documentos. Enlace.

El departamento de microfilmación y digitalización de documentos, que consta de tres empleados, se dedica a la traducción de inventarios y archivos de los archivos estatales de la región de Pskov al formato electrónico. La digitalización ayudará a garantizar un acceso rápido y cómodo de los usuarios a documentos que cumplan con los estándares modernos de la sociedad de la información y preparará la creación de un fondo de seguro diseñado para garantizar la preservación del rico patrimonio del Fondo de Archivos de Rusia.

El principal tipo de trabajo que realizan los especialistas del departamento es el escaneo de documentos. Enlace.

El archivo está buscando dinero para un servidor para documentos digitalizados (el precio de emisión es de 600 mil rublos), ya que el espacio libre disponible está llegando a su fin.

Resumen de recursos de digitalización de documentos:

Gente: tres empleados.

Financiación:
En 2017, Rosarkhiv no asigna dinero del programa federal objetivo "Cultura de Rusia".
En 2012 asignaron 1.500.000 rublos y ya no darán más.
No hay mucho dinero en el programa regional; la digitalización avanza según lo previsto utilizando el equipo adquirido.

Técnica:
escáner de libros,
otro escáner de libros que le permite escanear documentos de hasta 35 cm de grosor,
dos estaciones de trabajo.

Alcance del trabajo realizado:
Durante dos años (2010-2011), se realizaron imágenes digitales de los inventarios en su totalidad: 12.734 inventarios, 180.904 hojas.

Desde 2012, el Archivo Estatal de la Caja de Seguros y Documentos Audiovisuales ha iniciado la digitalización prevista de los documentos de archivo del período anterior a octubre de 1917, almacenados en Archivos estatales Región de Pskov. GAPO ha elaborado un plan a largo plazo para la creación de copias digitales de documentos, revisado y acordado por la Comisión Metodológica y de Verificación Pericial del Departamento Estatal de Archivos de la región. Para su inclusión en el Plan se utilizaron tres características principales: los casos más utilizados, la categoría de casos especialmente valiosos, teniendo en cuenta la posterior creación de copias de seguros, documentos sobre la historia de la ciudad de Velikiye Luki y el distrito de Velikiye Luki para para satisfacer los intereses de los usuarios de la ciudad de Velikiye Luki, donde el movimiento de historia local está muy desarrollado.

En 2012-2013 se digitalizaron 1.595 expedientes con un volumen de 157.459 hojas.
Resulta que se escaneaban una media de 216 páginas al día.
Si tiene en cuenta los días festivos y los fines de semana, redondee hacia arriba: sean 300 páginas.
Del comentario en el siguiente enlace:
En un día laborable, en un escáner planetario (y en la gran mayoría de archivos solo hay uno), se pueden hacer un máximo de 280-300 hojas (esto es si las cosas pequeñas que están convenientemente dispuestas en el escáner no son métricas). /revisiones/confesiones y no dibujos). Esto es sólo un escaneo, sin procesar los fotogramas recibidos.

De la correspondencia con el director del archivo en el foro:

Ahora (agosto de 2018) se está escaneando el fondo transferido desde la oficina de registro.

En el futuro, planeamos digitalizar material genealógico.

La base de datos de casos escaneados contiene actualmente 1.680 elementos.

Se escanean más, se procesan y se agregan a la base de datos cuando están listos.

Hay métricas (no estoy seguro exactamente) y hay confesionales (estoy seguro): estas son aquellas que se escanearon inmediatamente después de la restauración. En el distrito de Sebezhsky se están realizando varias auditorías.

En cuanto a las perspectivas de digitalización, actualmente se está trabajando en un acuerdo con instituciones educativas, que determinará el procedimiento de digitalización de aquellos casos que tengan mayor demanda en materia de trabajos científicos.

No se espera una digitalización a gran escala de métricas (al menos por ahora).

Me gustaría saber este plan.
Formulario de plan, ejemplo.
Organización del trabajo de digitalización de documentos de archivo, recomendaciones metodológicas.

Para organizar y controlar el trabajo de digitalización de los fondos de cada archivo, se debe elaborar un Plan Perspectivo de Digitalización, incluyendo los nombres de los fondos destinados a la creación. copias electrónicas dentro de toda la colección del archivo (Anexo No. 2).

Debe ser monitoreado y revisado anualmente. Plan de perspectiva, realizado en base a los resultados de la implementación del plan anual de digitalización, consagrado en la Relación de fondos sujetos a digitalización.

A partir de 2016, un plan para la digitalización de fondos está disponible en 36 archivos. Datos

¿Tiene serios problemas para almacenar documentos en papel? ¿Los estantes están llenos de carpetas ridículamente infladas y pasas tres horas buscando la hoja de papel adecuada? Entonces es el momento de empezar a digitalizar documentos, lo que hará que su oficina o apartamento esté más limpio y el método de búsqueda sea más sencillo y cómodo. Crea tu propia biblioteca digital, edita, copia y mueve archivos digitales a voluntad. Posibilidad de crear documentos digitales- una de las bendiciones de la civilización. ¡Así que aprovéchalo!

Antes de aventurarte a digitalizar tus documentos, debes saber que puedes almacenarlos de dos maneras: como imágenes y como archivos de texto. Almacenar imágenes requerirá mucho más espacio en su disco duro, pero aún podrá mantener el estilo documento original. Convertir imágenes escaneadas a un archivo de texto requerirá tiempo adicional, ya que es necesario realizar el proceso de reconocimiento óptico de caracteres OCR (aunque, para ser precisos, este nombre no es del todo correcto, ya que aquí estamos hablando de trabajar con información digital). , sin embargo, como suele ocurrir, el término se ha quedado).

¿Cómo elegir un formato de almacenamiento de documentos? Es muy sencillo: si el documento original está escrito a mano y es importante para usted conservar su “característica” (una carta de un ser querido) o si el documento es, por ejemplo, una obra de arte, guárdelo como imagen. (A veces, la escritura reconocible es tan importante como las palabras escritas). Otra razón más prosaica para guardar documentos escritos a mano como imágenes es la falta de una solución de software disponible comercialmente adecuada para interpretar caracteres escritos a mano. Por ahora, esta tecnología está estancada en PDA y tabletas, en las que se implementa de una forma ligeramente diferente a la que necesitamos. Cuando trabajas con una tableta, escribes caracteres "a mano", ingresándolos en orden, y el programa los convierte en texto impreso en tiempo real. Reconocer la escritura de una persona a partir de un documento escaneado es una cuestión de futuro.

Escáneres

Independientemente de cómo almacene sus documentos, como imágenes o archivos de texto, necesitará un escáner para digitalizarlos. Si desea digitalizar un espacio relativamente pequeño gran número documentos, entonces una impresora multifunción o un escáner plano será suficiente para usted. Su único inconveniente es su velocidad de funcionamiento relativamente lenta. Tenga en cuenta que sólo más modelos caros tener una función de alimentación automática de hojas para procesar documentos de varias páginas.

Entre los mejores modelos podemos nombrar el ScanSnap S1500 de Fujitsu y el ScanJet Professional 3000 de HP. La velocidad de escaneo de documentos de estos dispositivos es en promedio de 20 páginas por minuto o más. Al mismo tiempo, ScanJet Professional 3000 tiene un mecanismo de alimentación de papel más confiable, mientras que ScanSnap S1500 tiene un software más avanzado. Ambos escáneres se encuentran aproximadamente en la misma categoría de precio, por lo que la elección es suya.

software de reconocimiento óptico de caracteres

La mayoría de los escáneres vienen con software para implementar OCR, que está instalado en su computadora. Si no está satisfecho con el software adjunto o no está disponible, estos programas son bastante comunes y se pueden comprar por separado. Existen las siguientes ofertas de mercado:

FineReader 9 Express de ABBYY, 100 dólares para la versión normal y 400 dólares para la versión profesional del programa Pro 10;
. OmniPage 17 Standard de Nuance, $150 por la versión normal del programa y $500 por la versión profesional del programa;
. Acrobat X Standard de Adobe, $299 por regular y $449 por profesional;
. PaperPort 12 Standard de Nuance cuesta $100 para la versión normal y $200 para la versión profesional del software, aunque no hay función OCR, sólo una opción para administrar documentos escaneados.

Permiso

Para los documentos almacenados como imágenes, normalmente es suficiente establecer la resolución entre 150 y 200 ppp, pero el software OCR funciona mucho mejor si las imágenes se guardan con una resolución más alta: 300 píxeles por pulgada. Todo depende de lo que necesites. Si sólo desea mantener al menos una legibilidad mínima del documento escaneado, puede reducir los requisitos de resolución. Si la alta calidad es importante para usted, increméntela en consecuencia.

OCR en la web

Existen varios servicios en línea que brindan servicios de reconocimiento de documentos escaneados. Entre los más famosos se encuentran los recursos gratuitos. OCR gratuito , NuevoOCR Y OCR en línea. Son perfectos para proyectos pequeños, es decir, funcionan sólo con documentos pequeños. Primero debe escanear el original en la memoria de su computadora y luego cargar la imagen del documento en el sitio web. Naturalmente, cada recurso tiene sus propias restricciones tanto en el volumen como en el contenido del documento. Así, las aplicaciones web reconocen sólo texto, sin líneas ni caracteres adicionales que estén presentes en la página.

Servicio OCR gratuito es gratuito, pero el archivo cargado no puede exceder los 2 MB de tamaño y no contener más de 5000 píxeles, lo que equivale aproximadamente a 50 puntos por pulgada para un documento estándar. Además, no puede procesar más de 10 de estos documentos por hora. Servicios del sitio NuevoOCR También puede usarlo de forma gratuita, pero su interfaz es extremadamente primitiva, pero el volumen de documentos procesados ​​​​es 2,5 veces mayor: hasta 5 MB. Y finalmente, un recurso. OCR en línea requiere crear una cuenta gratuita, pero le permite cargar hasta 15 archivos por hora de hasta 4 MB de tamaño a aproximadamente 200 ppp por página. Si no está satisfecho con tales volúmenes, puede comprar acceso pago por $3,95 (8 centavos por página) y tener la oportunidad de procesar hasta 50 documentos a la vez, o pagar $49,95 por procesar hasta 5000 (1 centavo por página). ). Esta aplicación web funciona tanto con texto como con elementos gráficos, pero, por supuesto, está lejos de los estándares de Acrobat X o FineReader 10.

libros electrónicos

Como a mí, probablemente te guste el olor de un libro real, la sensación del papel grueso y el aspecto de los bellos gráficos. Sin embargo, hoy en día cada vez más personas prefieren trabajar con libros electrónicos, para cuya lectura utilizan los llamados lectores especiales, tabletas, teléfonos inteligentes, reproductores y otros dispositivos portátiles. Una gran cantidad de tiendas en línea ofrecen cantidades simplemente gigantescas de contenido. Pero ¿qué pasa si quieres tener tu propia colección de libros electrónicos que no están disponibles en formato digital?

Para convertir sus libros físicos favoritos en libros electrónicos, primero debe escanearlos y luego convertirlos a formato de texto mediante el software OCR. Esto es tedioso incluso si utiliza un escáner FLATBED muy rápido. Estos escáneres se parecen a las "copiadoras", ya que tienen una tapa con abrazadera, por lo que pueden escanear no sólo hojas individuales, sino también libros enteros. Si está listo para "destripar" su libro favorito, puede utilizar un escáner SHEETFED, que funciona según el principio del fax, es decir, con páginas individuales (como el ScanSnap S1500 de Fujitsu y el ScanJet Professional 3000 de HP).

Después de convertir sus documentos, libros de texto o libros a formatos PDF, Word o fb2, puede usar programas especiales para organizar, editar o leer documentos electronicos. Por ejemplo, Calibre o Stanza. - un organizador y editor gratuito para su colección de libros electrónicos. El programa le ayuda a trabajar con el catálogo: organizar, clasificar, comentar, buscar, guardar libros nuevos y antiguos en el disco duro de su computadora o en la memoria de un lector electrónico.

Actualmente, la digitalización de documentos se está convirtiendo en un servicio muy popular que ofrecen las empresas de archivos. En el mundo moderno tecnologías de la información Casi ninguna organización puede prescindir archivo electrónico.

Archivo electrónico y digitalización.

Los archivos electrónicos de documentación ahorran mucho tiempo a los empleados, porque gracias a los archivos digitales los documentos estarán siempre a mano para todos los especialistas interesados ​​de la empresa. En el camino hacia la creación de un archivo o base de datos electrónicos, la digitalización de documentos es el primer paso.

Equipos especiales para digitalización.

Parecería que no hay nada complicado en el proceso de digitalización de documentos, pero esto no es del todo cierto para digitalizar la mayoría de los documentos de archivo en papel, se requieren equipos especiales: los llamados escáneres industriales. Además, bajo el servicio “digitalización de documentos” ofrecido organizaciones de archivos, no sólo se comprende el proceso de escaneo en sí.

Procesamiento de documentos

Tramitación de documentos durante la digitalización y algunas acciones adicionales. Se trata, en primer lugar, de la delimitación de los documentos antes del proceso de digitalización y su posterior costura. Así como la conciliación de documentos digitalizados con originales.

Las etapas más importantes del procesamiento de documentos.

• Escanear documentos;
• Ingresar información al sistema de almacenamiento.

Detalles de la digitalización de documentos

Hablando de digitalización de documentos, vale la pena prestar atención a la conciliación de copias electrónicas y originales en papel. atención especial. Además de que se trata de un proceso que requiere mucha mano de obra, en la mayoría de los casos requiere habilidades especiales. Muchos documentos en papel tienen algunos daños, arrugas y dobleces, los caracteres impresos están borrados y las letras escritas a mano son difíciles de reconocer por los programas de computadora.

Es necesario verificar los documentos.

Es especialmente importante comprobar cuidadosamente los originales y las copias. documentación de diseño, que utiliza una gran cantidad de signos y símbolos especiales (cabe señalar que la digitalización de documentos de diseño es el proceso más complejo, ya que la mayoría de los documentos de diseño no están formateados).

No puedo prescindir del trabajo manual

Después de digitalizar los documentos y realizar la conciliación, todas las imprecisiones y diferencias entre los originales en papel y las copias digitales se eliminan manualmente. Así, podemos sacar la siguiente conclusión: dada la complejidad del proceso, lo mejor es confiar la digitalización de documentos a profesionales.