Organización de trabajos de información y referencia sobre documentos. Organización del trabajo con documentos.
ABSTRACTO
en la disciplina "Gestión de oficina y correspondencia de cuentas"
sobre el tema: “Trabajos de información y referencia”
2011
Contenido
1. Documentos informativos y de referencia: acta, protocolo, memorando, nota explicativa, certificado, cartas, telegrama...………………3
2. Trabajos de información y referencia sobre documentos…………………….… .8
3. Características distintivas del trabajo de recuperación de información en sistemas automatizados………………………………………………..….. .10
Referencias………………………………………………………………14
1 Documentos informativos y de referencia: acto, protocolo, memorando, nota explicativa, certificado, cartas, telegrama
La mayoría de los documentos creados por instituciones son informativos y de referencia.
Documentos informativos y de referencia.
- se trata de un conjunto de documentos que contienen información sobre la situación real de las cosas, que sirven de base para la toma de decisiones y la emisión de documentos administrativos.
Tipos de información y documentos de referencia:
- Acto;
protocolo;
memorándum;
carta explicativa;
referencia;
letras;
telegrama, mensaje telefónico.
El formulario del acto consta de detalles. : nombre del ministerio o departamento; Nombre de la organización; nombre de la unidad estructural; nombre del tipo de documento; fecha, lugar de publicación; anexos; firmas (de los miembros de la comisión); aprobación y sello de aprobación.
2. Protocolo - un documento que registra el progreso de la discusión de temas y la toma de decisiones en reuniones, reuniones, conferencias, etc. Los protocolos se redactan en papel con membrete de la organización en formato A4. El texto del protocolo consta de dos partes: introductoria y principal. La parte introductoria del texto del protocolo contiene información constante y variable. .
El formulario del protocolo consta de los siguientes detalles: nombre de la organización o departamento (si corresponde); nombre de la unidad estructural (si corresponde); nombre del tipo de documento - PROTOCOLO; fecha de la reunión, número (durante el año calendario); lugar de compilación (ciudad); título (tipo de trabajo colegiado y nombre del órgano colegiado); texto de las partes introductoria y principal; firmas; sello de aprobación, aprobación (si es necesario).
3. Memorándum - un documento dirigido al jefe de la propia organización o a una organización superior y que contiene una declaración de cualquier cuestión o hecho.
Según el contenido de los informes, existen:
- a) informativo;
- b) informes (basados en los resultados de un viaje de negocios, etc.).
- interno;
externo.
El formulario de memorando interno consta de los siguientes detalles: nombre de la unidad estructural (si corresponde); nombre del tipo de documento - memorando; fecha, número; destino; título; texto; aplicaciones; firma.
El formulario de memorando externo consta de los siguientes detalles: nombre del ministerio o departamento; Nombre de la organización; nombre de la unidad estructural (si corresponde); nombre del tipo de documento - memorando; fecha, número; lugar de publicacion; destino; título; texto; aplicaciones; firma.
4. Nota explicativa - un documento que explique el contenido de las disposiciones individuales del documento principal (plan, programa, informe) o que explique los motivos de la infracción disciplina laboral, incumplimiento de alguna instrucción.
Las notas explicativas, que son un anexo al documento principal y lo explican, se redactan en formas generales. Su líder los firma. Los empleados individuales redactan notas explicativas que explican los motivos de la violación de la disciplina laboral o el incumplimiento de cualquier instrucción en una hoja de papel estándar. Firmado por los compiladores.
El formulario de nota explicativa consta de los siguientes detalles: nombre del ministerio o departamento; Nombre de la organización; nombre de la unidad estructural (si corresponde); nombre del tipo de documento; fecha, número; lugar de publicacion; destino; título; texto; firma.
5. Ayuda - un documento que confirme cualquier hecho o evento.
El texto del certificado comienza con el apellido, nombre y patronímico (en el caso nominativo) del empleado (u otra persona - estudiante, pensionado, etc.) sobre quien se proporciona la información.
Los certificados se compilan para describir y confirmar hechos o eventos en las actividades de producción de la organización. El texto del certificado consta de dos partes: en la primera se exponen los hechos que sirvieron de motivo a su redacción; el segundo proporciona datos específicos.
El formulario de certificado consta de los siguientes detalles: nombre del ministerio o departamento; Nombre de la organización; nombre de la unidad estructural (si corresponde); nombre del tipo de documento; fecha, número; lugar de publicacion; destino; título; texto; firma; sello.
6. Informe - presentación consistente en una reunión, reunión, etc. información sobre el trabajo realizado o planificado por el jefe de la organización u otro funcionario de los empleados de una determinada unidad o de toda la organización.
Para redactar un buen informe, es necesario determinar el propósito del documento y las reglas de formato. Los objetivos del informe son informar y persuadir. Elementos del informe: introducción (que muestra los objetivos y el propósito del informe); la parte principal es una exposición de hechos básicos; conclusiones (en forma de disposiciones); recomendaciones. El texto del informe debe constar de frases breves. La oración no debe contener más de 20 palabras.
7. Telegrama - un mensaje oficial transmitido por telégrafo. El texto del telegrama debe ser breve. En el texto se omiten conjunciones, preposiciones y signos de puntuación. La primera parte del telegrama indica: una nota sobre la categoría del telegrama; destino; texto; apellido oficial quien firmó el telegrama. En la segunda parte del telegrama, debajo de la línea, se indica lo siguiente: la dirección y el nombre de la organización, el remitente del telegrama; nombre del cargo; firma de la persona en cuyo nombre se origina el telegrama; sello; fecha de.
8.Telefonograma - un mensaje oficial transmitido por teléfono. Este tipo de información documento de referencia Se utiliza para transmitir órdenes y avisos urgentes dentro de las líneas telefónicas. Al transmitir un mensaje telefónico, debe cumplir con las siguientes configuraciones: transmitir solo información breve y urgente; comprobar la precisión de la grabación con comentarios; texto: no más de 50 palabras; no utilice palabras raras y difíciles de pronunciar; registrar el hecho de la transmisión del mensaje telefónico en un libro de contabilidad especial.
El formulario de mensaje telefónico consta de los detalles. : nombre del ministerio o departamento; nombre de la organización de envío; nombre del tipo de documento; número del destinatario; texto; firma, apellido de la persona que envió el mensaje telefónico, número de teléfono, hora de transmisión, apellido de la persona que recibió el mensaje telefónico, número de teléfono, hora de recepción;
9. carta - un nombre generalizado para documentos de diversos contenidos que sirven para la comunicación y transferencia de información entre destinatarios. Las funciones de la escritura son las siguientes: medio de comunicación; transmitir información; notificación de algo.
El texto de la carta consta de dos partes: introductoria y principal. La parte introductoria expone los hechos que sirvieron de motivo a su redacción. La parte principal establece los objetivos: solicitud, oferta, rechazo, etc.
Tipos de cartas de servicio: carta - solicitud; carta - propuesta; carta - reclamo; una investigación; carta - notificación; correo de información; carta - rechazo; carta - recordatorio; carta de presentación, etcétera.
El formulario de carta consta de los siguientes detalles: nombre del ministerio o departamento; Nombre de la organización; nombre de la unidad estructural (si corresponde); dirección de la organización (postal, telegráfica); número de cuenta bancaria; fecha, número; enlace al índice y fecha del documento entrante; texto; archivos adjuntos; firma; sello; apellido y número de teléfono del intérprete; sello de restricción de acceso.
10.Fax - un documento recibido mediante un dispositivo especial (telefax) a través de canales de comunicación telefónica. El fax será siempre una copia del documento transmitido. El registro de un fax se realiza de forma similar al registro de una carta comercial.
Los datos adicionales proporcionados por el propio dispositivo son : indicación (código) del remitente; fecha y hora de transmisión; duración de la transmisión; el número de fax desde el cual se transmitió la información; número de páginas.
2 Información y trabajos de referencia sobre documentos.
Uno de los principales objetivos del registro.– creación de una base de datos de documentos de la organización. El servicio de soporte documental de gestión (o la secretaria en una organización pequeña) está obligado a responder a dos tipos de preguntas a partir de esta base de datos:
- quién tiene, dónde, en qué etapa del trabajo se encuentra cualquier documento;
en qué documentos se puede encontrar información sobre un tema concreto.
Los trabajos de información y referencia, así como el propio sistema de registro, podrán realizarse:
- en la forma tradicional (principalmente utilizando un fichero de tarjetas);
de forma automatizada.
Hablando de información y trabajos de referencia sobre documentos organizacionales, cabe señalar que una de las principales ventajas de utilizar sistemas automatizados de gestión documental, frente a las tecnologías tradicionales, es la reducción del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y la elaboración de resúmenes e informes, así como aumentando la eficiencia de búsqueda y la calidad de resúmenes e informes.
Usando sistema automáticosoporte documental para la gestión, puede buscar rápidamente un documento o documentos tanto por el significado y combinación de cualquier detalle de la tarjeta de registro y control, como por los textos de los propios documentos (expedientes).
etc.................
Uno de los principales objetivos del registro es crear una base de datos de los documentos de la organización. Servicio soporte de documentación La gerencia (o secretaria en una organización pequeña) basada en esta base de datos debe responder dos tipos de preguntas:
· quién tiene, dónde, en qué etapa del trabajo se encuentra cualquier documento;
· en qué documentos se puede encontrar información sobre un tema concreto.
Posesión de todo el conjunto de recursos de información y documentación - la tarea principal Servicios DOW. Y, en primer lugar, para realizar esta tarea en particular, todos los datos sobre los documentos se registran en los formularios de registro. El trabajo de información y referencia, así como el propio sistema de registro, se pueden realizar tanto de forma tradicional (principalmente mediante ficha) como de forma automatizada.
El archivo de tarjetas de referencia se construye a partir de tarjetas de registro. Los separadores en el archivo de referencia son los nombres de las divisiones estructurales o áreas de actividad de la organización. Dentro de estas secciones lo más conveniente es colocar las tarjetas en orden alfabético por corresponsales o temas de actividad (productos, productos, etc.). En el momento del registro del documento se elaboran dos fichas: una se coloca en el fichero de fichas de control horario y la otra en el fichero de referencia. Después de redactar el documento, la ficha del fichero de referencia, por ser más completa y tener todas las marcas sobre la resolución del problema planteado en el documento, se reorganiza en el fichero de referencia, y una tarjeta similar de la ficha de referencia. El índice se destruye o se utiliza al crear un índice de tarjeta de referencia adicional para buscar documentos utilizando un criterio de búsqueda diferente.
Hablando de información y trabajos de referencia sobre documentos organizacionales, cabe señalar que una de las principales ventajas de utilizar sistemas automatizados de gestión documental, frente a las tecnologías tradicionales, es la reducción del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y la elaboración de resúmenes e informes, así como aumentando la eficiencia de búsqueda y la calidad de resúmenes e informes.
Con un sistema automatizado de gestión de documentos, puede buscar rápidamente un documento o documentos tanto por el significado y la combinación de cualquier detalle de la tarjeta de registro y control como por los textos de los propios documentos (archivos).
El uso de un sistema automatizado de gestión de documentación lleva la información y el trabajo de referencia a un nuevo nivel. El acceso al sistema desde los lugares de trabajo de todos los empleados que trabajan con documentos, y no solo del servicio de soporte de documentación de gestión, así como la capacidad de buscar rápidamente cualquier documento, tanto del trabajo de oficina actual como de años anteriores, puede mejorar significativamente la calidad de preparación de documentos, elimina la preparación repetida de documentos similares o la preparación de documentos contradictorios por parte de diferentes empleados o departamentos y, en última instancia, conduce a un aumento significativo en la eficiencia del aparato de gestión en su conjunto.
Trabajos de información y referencia sobre documentos.
Si el sistema de registro cubre toda la gama de documentos de la institución, entonces, al tener datos sobre todos los documentos, el servicio de gestión de registros o, en una empresa pequeña, el secretario a cargo de todos los servicios de gestión de registros, puede consultar rápidamente sobre el estado de trabajar con cualquier documento y su ubicación.
El trabajo de información y referencia, como el propio sistema de registro, se puede realizar tanto de forma tradicional utilizando archivos de referencia como de forma automatizada.
Un archivo de referencia manual típico es un archivador o varios cajones, si el volumen de documentos organizativos es grande, en el que las tarjetas de registro están dispuestas en una secuencia determinada. La mayoría de las veces, las secciones del archivo de referencia son los nombres de las divisiones estructurales (si la institución está dividida en departamentos) o áreas de actividad. Por ejemplo, gestión, planificación, personal, contabilidad, ventas, compras, etc. Dentro de dichas secciones, es conveniente colocar tarjetas en orden alfabético de bienes, productos, corresponsales, etc. El número de archivos de tarjetas no está limitado y se pueden crear según cualquier indicador disponible en la tarjeta de registro. Dependiendo de la cantidad de archivos de tarjetas utilizados, se completa el número correspondiente de copias de las tarjetas de registro. Además, los archivos de tarjetas se pueden mantener de forma centralizada en el servicio de gestión de la oficina o en departamentos, lo que también requiere copias adicionales de las tarjetas.
EN trabajo operativo Hay archivadores del año actual y del año pasado. Plazo total almacenamiento de tarjetas - 3 años. En el archivador de documentos legislativos, reglamentarios y administrativos, las tarjetas permanecen hasta que los documentos son reemplazados por otros nuevos. Las tarjetas para documentos con períodos de almacenamiento permanente y prolongado se pueden transferir al archivo de la institución, donde se utilizan en la organización de investigaciones científicas. mesa de ayuda archivo.
La complejidad y laboriosidad del mantenimiento de archivadores manuales, asociada a la posibilidad de construir un archivador específico en base a un número limitado de indicadores, hizo que el trabajo de información y referencia fuera un área débil del servicio de trabajo de oficina.
Con la introducción de sistemas automatizados de registro de documentos, las capacidades de los servicios de información y referencia han cambiado radicalmente.
Los modernos sistemas de gestión de bases de datos le permiten realizar consultas sobre cualquier combinación de datos incluidos en la tarjeta de registro del documento.
El certificado se puede expedir:
- Por documento específico: dónde es; etapa de preparación; resultado de la ejecución; almacenamiento;
- por tema (contenido): tanto para un documento específico como para una selección de un grupo de documentos;
- por corresponsal/autor: documento específico; todos los documentos del autor; todos los documentos del autor sobre un tema específico; todos los documentos del autor durante el período especificado;
- por región: país; regiones; ciudad.
Se puede emitir un certificado tanto para documentos ejecutados (con fecha de ejecución y marca de colocación en el caso), como para documentos aún en curso, y también, si es necesario, para una base de datos de archivo (documentos de años anteriores).
Al proporcionar información sobre un documento específico, se muestra en pantalla un formulario de registro que se puede imprimir. Al buscar un grupo de documentos, los resultados de la búsqueda se muestran e imprimen en forma de tabla.
Las tecnologías informáticas han permitido reducir significativamente el tiempo necesario para buscar la información necesaria en los documentos y en los propios documentos, lo que tiene un impacto notable en la calidad de los documentos recibidos. las decisiones de gestión y el texto de los documentos creados.
Control sobre la ejecución de documentos.
El sistema de información y referencia creado al registrar documentos le permite encontrar documentos registrados por cualquier indicador. Dado que el formulario de registro incluye la fecha límite para la ejecución del documento, es posible seleccionar documentos en función de este indicador, es decir. fecha límite. Es en este indicador del formulario de registro que se basa el control sobre los plazos de ejecución del documento.
El control se puede dividir en dos tipos:
- El control sobre el fondo de la cuestión lo lleva a cabo el director (institución o departamento) o especialmente personas autorizadas;
- El control de los plazos para la ejecución de los documentos lo lleva a cabo el servicio de soporte documental de la dirección o, en una pequeña empresa, la secretaria.
Responsabilidad por el correcto y decisión oportuna Las cuestiones planteadas en el documento corren a cargo tanto de los responsables de las unidades estructurales como de los empleados encargados de la ejecución del documento.
Organización conductible control para los plazos para la ejecución de documentos. incluye siguiente operaciones:
- registrar durante el proceso de registro todos los documentos e instrucciones de gestión puestos bajo control;
- comprobar que el documento se entregue al albacea a tiempo;
- recordatorio a los artistas intérpretes y jefes de departamento sobre la proximidad o el vencimiento de los plazos para la ejecución de los documentos;
- ingresar datos sobre la transferencia de un documento del albacea al albacea o cambiar los plazos para la ejecución de documentos en el formulario de registro;
- informar a los gerentes (divisiones y organizaciones) sobre el progreso de la ejecución de documentos;
- ingresar datos sobre la ejecución de documentos (eliminación de un documento del control) en el formulario de registro;
- elaboración de informes analíticos sobre el control temporal de la ejecución de documentos.
Todos los documentos que requieren respuesta y ejecución se ponen bajo control. Desde en documentos administrativos el tema de control son las decisiones contenidas en ellos; cada punto se somete a control, es decir, cada tarea o encargo consignado en el documento administrativo. El secretario del gerente también debe ejercer control sobre las instrucciones verbales de la dirección.
Plazos Los documentos pueden ser estándar e individuales.
Típico están definidos por ley, por ejemplo, para la ejecución de solicitudes de los ciudadanos, o están consagrados en las instrucciones de gestión de la oficina de la organización para tipos de documentos que se repiten constantemente.
Individual Los plazos se indican en el propio documento o en una resolución de gestión. Por ejemplo, en documentos recibidos de organizaciones superiores y que contienen algún tipo de instrucción, la fecha límite suele estar indicada en los propios documentos. En los documentos administrativos y decisiones de órganos colegiados se indica el plazo para cada punto. En los documentos revisados por el administrador, el plazo para su ejecución está contenido en la resolución.
La ejecución de documentos que contienen tareas complejas con un largo período de ejecución (varios meses, seis meses, un año) está sujeta a un control paso a paso.
En el control de plazos existen actual control, advertencia Y final control.
Actual El control implica comprobar diariamente el progreso de la ejecución de los documentos cuyo plazo vence hoy y recordar al contratista la necesidad de completar el trabajo sobre el documento.
El control actual ayuda a crear un plan de trabajo para el día y muestra inmediatamente qué tareas deben completarse hoy (firmar un contrato, enviar un mensaje, resolver un problema en una reunión, etc.).
Advertencia El control se diferencia del control actual en que se realiza sobre documentos cuyo plazo de ejecución vence en 2-3 días, por lo que el empleado aún tiene tiempo para resolver el problema.
Si durante el proceso de control resulta que un documento no se puede ejecutar a tiempo, la cuestión de cambiar el plazo para la ejecución del documento debe plantearse a más tardar un día antes de la expiración de la fecha de control.
Sólo el gestor que lo fijó previamente puede modificar el plazo de ejecución de un documento.
La eliminación de un documento del control se lleva a cabo después de la ejecución completa del documento: preparación de un documento de respuesta, recepción de una respuesta a documento saliente y otras pruebas documentadas de ejecución. El resultado de la ejecución del documento se registra en la tarjeta de registro. Por ejemplo: se envió un mensaje telefónico, se envió a un empleado a un viaje de negocios, se redactó un contrato, etc.
La tarjeta de registro también contiene información sobre la fecha de ejecución del documento e indica el número del caso según la nomenclatura en la que se archiva el documento ejecutado.
En instituciones grandes, el servicio de gestión de oficina realiza y controles finales. Lo realizan los empleados (servicio) responsables del seguimiento de la ejecución, o el secretario de la empresa con una periodicidad determinada (semanal, mensual, trimestral). De hecho, representa un análisis de la disciplina del desempeño en una organización, una empresa y sus divisiones estructurales.
Sobre la base de los resultados del análisis, se elaboran informes resumidos. Por ejemplo, el formulario de informe de control:
Esta tabla es la base para el control final.
forma de control seleccionados en función de las capacidades de la institución. Puede que se trate de un sistema de archivo manual, pero hoy en día se utiliza cada vez más un sistema automatizado para controlar la ejecución de los documentos.
Hoy en día, en las divisiones estructurales o en las pequeñas empresas se suele guardar un archivo de fichas de tiempo. Para su mantenimiento se utilizan tarjetas de registro y un pequeño archivador con 32 divisores móviles (de cartón o plástico). Treinta y un separadores son los números del mes (31 días). Detrás del separador número 32 se colocan tarjetas con los documentos cuya fecha de vencimiento cae dentro del mes siguiente. Los últimos días del mes (2-3 días de antelación), estas tarjetas se ordenarán según las fechas del nuevo mes. Las tarjetas con plazos vencidos se colocan delante del primer separador. Se quedarán aquí hasta que se indique un nuevo plazo ampliado.
Habiendo registrado completamente los documentos, organizan las tarjetas según los plazos, es decir. Colocan cada tarjeta para la fecha en la que se debe ejecutar el documento. Por lo tanto, utilizando el archivo de tarjeta de fecha límite puede averiguar fácilmente qué se debe completar en qué día.
Cuando se ejecuta el documento, se hace una marca de ejecución en el reverso de la tarjeta, indicando cómo problema resuelto, qué número y cuándo se envió el documento. El documento se considera ejecutado cuando se completan íntegramente las tareas fijadas en el documento o especificadas en la resolución. Si en el proceso de resolución del problema el documento fue transferido de un albacea a otro, todo esto también se registra en el reverso de la tarjeta.
Pero lo más racional hoy es control automatizado sobre la ejecución de documentos, que se mantiene en una computadora personal.
La presentación de un documento para control se produce automáticamente al completar los datos (campo) “Fecha de ejecución (Fecha de control)” en la tarjeta de registro del documento. Durante el control continuo, los responsables del control de ejecución (en una pequeña empresa, la secretaria) acceden a la pantalla de la computadora todos los días al comienzo de la jornada laboral y, si es necesario, imprimen una lista de los documentos cuyos plazos vencen hoy. Con la configuración adecuada del programa, la lista se puede imprimir automáticamente al comienzo de cada día laborable.
Se puede enviar al ordenador del contratista un aviso al contratista sobre los documentos cuyo plazo vence también en modo automático (con una notificación de lectura).
Sistema automático El control permite visualizar fácilmente todas las tareas no solo por plazos, sino también por ejecutores y así ver la carga de trabajo de cada una. Los informes analíticos sobre el control del tiempo pueden compilarse automáticamente por computadora de acuerdo con un formulario determinado y enviarse a la computadora del gerente.
Por ejemplo, el jefe de un departamento puede recibir automáticamente cada mañana una lista de documentos (tareas) con plazos vencidos de la siguiente forma:
Nombre de la división
O un certificado de documentos para los artistas intérpretes o ejecutantes, como general: Informe sobre el número total de documentos para los artistas intérpretes o ejecutantes:
Nombre del departamento de 00.00.0000 a 00.00.0000
así como para un artista específico.
Un ejemplo de formulario para un certificado de documentos para los artistas intérpretes o ejecutantes: Intérprete: Mikhailovskaya T.L.
Dichos certificados permiten al gerente distribuir el trabajo de manera más uniforme entre los empleados y se utilizan al elaborar descripciones de puestos.
Los informes analíticos sobre el estado de ejecución de los documentos (tareas) son un criterio importante para determinar la efectividad de los empleados y se utilizan para determinar el grado de incentivos materiales para todos los empleados de la dirección. El uso de tecnologías automatizadas reduce significativamente los costos laborales de registro, control de ejecución y servicios de referencia e información.
Un control de ejecución bien establecido es un medio para crear una atmósfera de negocios en la oficina, una condición para comprender que cada tarea debe completarse a tiempo y medios eficaces aumentar la productividad laboral en la gestión.
Preguntas de control
- 1. ¿Cuál es la base para organizar la información y el trabajo de referencia sobre documentos?
- 2. ¿Cuáles son las formas de organizar la información y el trabajo de referencia?
- 3. ¿Cómo se construye un archivo de referencia tradicional?
- 4. ¿Cuáles son las ventajas de un sistema automatizado de información y referencia?
- 5. ¿En base a qué datos se puede emitir un certificado de documentos?
- 6. El papel del control sobre la ejecución de documentos en las actividades de gestión.
- 7. ¿Qué tipos de control conoces?
- 8. ¿Cómo se organiza el control de los plazos de ejecución de los documentos?
- 9. ¿Cómo entiendes el control actual?
- 10. ¿Cómo entiendes el control preventivo?
- 11. ¿Qué formas de control sobre los plazos de ejecución de documentos se utilizan en el trabajo de oficina?
- 12. ¿Cómo se construye el archivo de tarjeta de tiempo?
- 13. ¿Cuáles son las ventajas de un sistema automatizado de seguimiento de la ejecución de documentos?
Pregunta 8. Organización del trabajo de referencia e información.
Una condición para el funcionamiento exitoso del servicio de educación preescolar en el campo de la información y el trabajo de referencia es la creación de un archivo de referencia (aparato de referencia), en el que las tarjetas de registro se organizan de acuerdo con un sistema determinado (ver respuesta a la pregunta 54, p. 159).
La tarea del aparato de referencia en el trabajo de oficina es responder en cualquier momento a dos preguntas: la primera, en qué departamento, cuál de los ejecutores y en qué etapa de ejecución se encuentra el documento requerido, la segunda, en qué documento (qué documentos). Es información específica sobre el tema requerido.
El trabajo de información y referencia se puede crear tanto de forma tradicional utilizando tarjetas de referencia como de forma automatizada. Consideremos brevemente ambos enfoques.
Al centralizar las operaciones de registro y referencia, los archivos de referencia se ubican en la oficina y grupo de control. Con operaciones descentralizadas, los archivadores están ubicados en las divisiones estructurales de la organización.
Las tarjetas se agrupan en un archivador según características que dependen completamente del contenido y de las solicitudes que se deben satisfacer con su ayuda.
El índice de tarjetas de referencia se divide en dos partes: la primera incluye tarjetas para documentos no ejecutados, la segunda, para los ejecutados.
A medida que avanza la ejecución, las tarjetas de las secciones de la primera parte del índice de tarjetas se mueven a la sección correspondiente.< второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.
Las tarjetas de referencia se transfieren al archivo junto con los documentos y trabajos de oficina completados.
Las posibilidades de los servicios de información y referencia con la introducción de un sistema automatizado de registro de documentos se han ampliado significativamente. El sistema automatizado le permite buscar certificados utilizando cualquier combinación de datos incluidos en la tarjeta de registro del documento.
Se puede realizar una búsqueda de información sobre un documento específico utilizando documentos no ejecutados, toda la base de datos operativa del año en curso y, si es necesario, utilizando documentos de años anteriores (base de datos de archivo).
Si es necesario obtener información sobre un documento específico, se muestra en pantalla el formulario de registro correspondiente y luego se imprime. Los resultados de la búsqueda de información sobre un grupo de documentos se muestran en la pantalla en forma de tabla y también se pueden imprimir si es necesario.
La información sobre un documento no ejecutado o ejecutado, respectivamente, muestra qué albacea tiene el documento o en qué caso. este documento dobladillo
Actualmente, los sistemas de búsqueda de la información necesaria en texto completo están cada vez más extendidos. A estos efectos, a la tarjeta de registro del documento se adjunta un archivo con el texto del propio documento. Dichos sistemas le permiten buscar no solo por los detalles de la tarjeta de registro, sino también por el contenido del documento en sí: busque este documento mediante palabras clave o frases.
Uso tecnologia computacional acelera el flujo de documentos, aumenta la disciplina de los empleados y mejora la gestión de la organización en su conjunto.
El registro de documentos sienta las bases para la organización en
más información - trabajo de referencia sobre documentos . Uno de
objetivos principales del registro – creación de un banco de datos documental . sobre su
base, el servicio de la institución de educación preescolar está obligado a responder a dos
pregunta :
¿Quién, dónde y en qué etapa del trabajo se encuentra cualquier documento?
¿En qué documentos se puede encontrar información sobre un tema concreto?
¿pregunta?
Para responder a estas preguntas, un sistema de recuperación de información
debe cubrir toda la gama de documentos de la institución .
Al momento de registrarse, es necesario realizar dos tarjetas. : uno encaja
al expediente de control oportuno , otro a la mesa de ayuda . Tiene que
hacerlo porque , que entonces pueda venir una solicitud de un documento , ¿cuándo está todavía?
Está en proceso , y verifique rápidamente el archivo de la tarjeta de fecha límite
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tiene éxito . Tal solicitud está en su debido momento. 3 Los minutos sólo pueden ser completados por
archivo de referencia . Por eso , el documento aún está en progreso , en él
hay dos cartas – en archivos de tiempo y referencia .
Después de la ejecución del documento, una tarjeta del archivo de tarjeta de fecha límite como más
completo y con todas las marcas en la solución del problema , cubierto en el documento ,
reorganizado en el archivo de referencia , y una tarjeta similar de
El archivo de la tarjeta de referencia se elimina y destruye o se utiliza para
crear un archivo de referencia adicional para buscar documentos mediante
otra función de búsqueda ( Por ejemplo , si el archivador principal está construido
por base temática , luego en una tarjeta adicional pueden
ordenados alfabéticamente por corresponsales ).
Cualquier archivo de referencia consta de RKK. , para lo cual necesitas una caja
o varias cajas , t . A . estas tarjetas se acumularán durante todo el año .
Los separadores en una ficha suelen ser nombres.
divisiones estructurales o áreas de actividad .
Siempre se mantiene un expediente separado para los recursos de los ciudadanos. . Ella
el archivador se mantiene sobre temas legislativos, normativos, administrativos.
documentación. En él, las cartas están ordenadas temáticamente.
La cantidad de tarjetas en una organización no está limitada.
Cuando una organización utiliza una forma mixta de trabajo con
Se mantienen documentos y archivadores tanto en la oficina como en los departamentos. EN
Para el trabajo operativo, existen tarjetas del año actual y pasado.
La vida útil general de las tarjetas es de tres años.
En el archivador de documentos legislativos, normativos y administrativos.
Los documentos de la tarjeta no duran tres años, sino hasta que son reemplazados por otros nuevos.
Los DBMS modernos le permiten realizar consultas sobre cualquier
combinaciones de datos incluidos en el RKK del documento. Es decir, el certificado puede
ser expedido según un documento específico donde se encuentre en proceso de
preparación, resultado de la ejecución, lugar de almacenamiento. Las consultas pueden
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emitirse por tema o contenido, mientras que puedes encontrar un especifico
documento o grupo de documentos.
El certificado podrá expedirse a nombre del corresponsal o del autor, y
puede emitir y recibir todos los documentos del autor, todos los documentos del autor por
un número específico, o todos los documentos del autor para un período específico.
Puede realizar pedidos y obtener información por región.
Las bases de datos de texto completo amplían significativamente las capacidades de búsqueda
datos de los documentos de la institución. En este caso, al registro.
También se adjunta a la tarjeta un archivo con el texto del propio documento. De este modo,
Los ordenadores han permitido reducir considerablemente el tiempo de búsqueda.
En modo manual, la organización enfrenta desafíos aún mayores
Surgen preguntas sobre cómo trabajar de manera óptima con documentos y crear un completo
Sistemas de almacenamiento de documentación.
Requisitos para dicho sistema:
