Flujo de documentos. Requisitos de documentación

Las actividades de cualquier entidad jurídica (especialmente con personal) implican la creación de varios tipos de documentos. Y en un momento determinado surge la cuestión de organizar el trabajo con ellos, así como su contabilidad y almacenamiento. ¿Es difícil organizar el trabajo de oficina? Las instrucciones paso a paso de 2017 ayudarán con esto.

Del artículo aprenderás:

¿Es necesario prestar atención al trabajo de oficina?
¿Cómo se puede organizar el trabajo de oficina desde cero? instrucciones paso a paso 2017;
cómo poner en orden los registros de recursos humanos: instrucciones paso a paso 2017.

Marco normativo

El trabajo de oficina se reconoce como una actividad que asegura la documentación (creación de documentos oficiales) y determina el procedimiento de organización del trabajo con documentos oficiales. Por supuesto, la pregunta de si es necesario pensar en el orden de trabajo con los documentos surge cuando resulta difícil encontrar un documento específico. Por un lado, deberíamos alegrarnos de que la empresa se esté desarrollando y creciendo, pero por otro lado, hay una nueva tarea en la agenda: cómo organizar adecuada y cómodamente el flujo de documentos.

Es más fácil realizar trabajos de oficina en instituciones oficiales; allí este proceso está regulado por normas especiales. Por ejemplo:

Orden del Ministerio de Justicia de Rusia de 16 de abril de 2014 No. 78 "Sobre la aprobación del Reglamento para el trabajo notarial" (junto con el Reglamento para el trabajo notarial aprobado por decisión de la Junta de la FNP del 17 de diciembre de 2012, orden del Ministerio de Justicia de Rusia de 16 de abril de 2014 No. 78) aprobó las reglas de flujo de documentos para notarios;
La decisión de la Junta de la Comisión Económica Euroasiática de fecha 5 de mayo de 2015 No. 46 "Sobre las reglas para la gestión de documentos internos en la Comisión Económica Euroasiática" determinó las reglas para trabajar con documentos en la CEE;
Por orden Departamento Judicial en Corte Suprema RF de 29 de abril de 2003 No. 36 aprobó el Instructivo para procedimientos judiciales en el tribunal de distrito;
Resolución de la Comisión Electoral Central de Rusia de 20 de enero de 2016 No. 321/1831-6 adoptó las Instrucciones para el trabajo de oficina en la Comisión Central Comision Electoral Federación Rusa;
Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 15 de junio de 2009 No. 477 aprobó las Reglas para el trabajo de oficina en organismos federales poder Ejecutivo.

También existen normas específicas que mencionan cómo organizar el trabajo de oficina en ciertas organizaciones, por ejemplo, la Ley Federal No. 66-FZ del 15 de abril de 1998 "Sobre asociaciones de ciudadanos sin fines de lucro de horticultura, jardinería y dacha" prescribe el procedimiento para realizar trabajos de oficina en dichas entidades.

Lea sobre el tema en la revista electrónica.

¿Qué importancia tiene llevar registros cuantitativos de las hojas de documentos recibidos?
Auditoría de oficina: ¿cuándo es rentable contratar una empresa de auditoría?
Control de ejecución de documentos

En las empresas privadas, todas las cuestiones relativas a la organización del trabajo de oficina las deciden los propietarios. O mejor dicho, desarrollar el trabajo de oficina desde cero: las instrucciones paso a paso de 2017 se confían a ejecutores específicos, a veces responsables de recursos humanos, a veces secretarias. Dado que dicha orden ha madurado, significa que realmente existe una necesidad de dicha regulación.

Tipos de documentos en el trabajo de oficina.
Metas de oficina
Trabajo de oficina y flujo de documentos 2017.

Cómo organizar el trabajo de oficina

El año le ayudará a decidir por dónde empezar y por qué resultado debe esforzarse. Idealmente, la organización debería aceptar documento interno- instrucciones para trabajos de oficina. Si la empresa es grande, con divisiones y sucursales, entonces está justificada la adopción de varias leyes locales que regulen estas cuestiones.

Paso 1.

El primer paso es decidir qué documentos estarán sujetos a las instrucciones destinadas a regular el flujo de documentos. Recordemos que toda la masa de documentos se divide en la organización en internos (locales), salientes y entrantes. El procedimiento para trabajar con ellos será diferente, por lo que merece la pena describirlo en diferentes apartados.

Paso 2.

Redacción de instrucciones (sus apartados). Prever por separado actos locales: cómo se aceptan, cómo se familiarizan con ellos los trabajadores, dónde y con quién se almacenan los actos locales. Para la documentación entrante, es necesario describir quién y dónde registra la documentación entrante, dentro de qué plazo, cómo se registra la transferencia del documento para su ejecución, dónde se almacena. documento entrante después de contestarla y otras cuestiones procesales. Para los salientes – de la misma manera, resuelva la cuestión del procedimiento de registro, las reglas de envío y la firma.

Paso 3.

Las instrucciones deben indicar qué documentos tienen un aprobado. forma estándar, y al redactar cuál debe guiarse por el GOST aprobado.

Etapa 4.

Definimos personas responsables por completar cada sección de las instrucciones.

Nosotros decidimos en qué orden, dónde y bajo la responsabilidad de quién se almacenarán los documentos.

Paso 5.

Determinamos la necesidad de secciones adicionales de las instrucciones. Dependiendo de las características específicas de las actividades de la organización, puede ser necesario indicar el procedimiento para realizar copias, el procedimiento para trabajar con sellos y sellos y el procedimiento para el intercambio de documentos entre departamentos.

Varios documentos pueden estar sujetos a otras leyes locales, por ejemplo, según el procedimiento aprobado para trabajar con datos personales o el procedimiento para preservar los secretos comerciales de una organización. Es aconsejable hacer referencias a estas leyes locales. Además, el trabajo con documentos en varias organizaciones también puede estar regulado por una legislación especial; por ejemplo, el flujo de documentos en organización de crédito se rige por la Ley Federal "Sobre Bancos y Actividades Bancarias", que regula el procedimiento para el manejo del secreto bancario. Estos puntos también deben tenerse en cuenta a la hora de redactar las instrucciones.

Paso 6.

Aprobación de instrucciones y puesta en conocimiento de los empleados. Después de esta etapa acto local entra en vigor y su ejecución pasa a ser obligatoria para todos los empleados de la empresa.

Cómo organizar la gestión de registros de personal.

Es igualmente importante que una empresa reflexione sobre la gestión de registros de personal; las instrucciones paso a paso de 2017 ayudarán en esto.

Las etapas de organización del flujo de documentos del personal no difieren, en principio, de las etapas de establecimiento del trabajo de oficina en su conjunto. También se determina una lista de documentos que serán compilados, modificados, copiados y distribuidos de acuerdo con las instrucciones para la gestión de registros de personal. Aquí es necesario tener en cuenta que la organización tiene espacio para la “imaginación” en relación a documentos personales mucho menos - ¿qué hay en obligatorio debe estar presente en la empresa para los registros de personal, indicados en Código de Trabajo RF y otras regulaciones. Y por la ausencia o ejecución incorrecta de documentos personales, se imponen multas considerables. Por tanto, la preparación de esta instrucción debe abordarse con la máxima seriedad.

Las secciones de las instrucciones para la gestión de registros de personal deben contener información sobre los documentos estándar desarrollados en la empresa (por ejemplo, formulario aprobado contrato de trabajo, pedidos), así como el procedimiento para familiarizar a los empleados con los documentos. También es necesario reflejar los aspectos específicos de las actividades de una organización en particular: si se elaboran cronogramas, en qué plazo y en qué orden se presentan para su aprobación, si se emiten equipos de protección, en qué orden se realizarán los registros. conservarse, etc.

También debe tenerse en cuenta que para organizar el trabajo de oficina, incluido el personal, se necesitan especiales software para automatizar estos procesos. Actualmente las grandes empresas los utilizan, pero este hecho no elimina la necesidad de desarrollar y seguir instrucciones.

Las primeras etapas del trabajo de oficina en una organización.
Tecnología de trabajo con documentos. Flujo de documentos
Instrucciones para trabajos de oficina. Matices de diseño

Las instrucciones para el trabajo de oficina pertenecen al grupo de normativas locales que conforman base legal actividades de la empresa. Refleja plenamente el proceso de trabajar con documentos: desde su creación hasta su transferencia al archivo. Los instructivos, desarrollados teniendo en cuenta las necesidades de la empresa, unifican los procesos de oficina y hacen más eficiente el flujo de documentos. En este artículo consideraremos las principales cuestiones del desarrollo de este acto normativo, su contenido y estructura aproximada.

De este artículo aprenderás:

¿Se requieren instrucciones de gestión de oficina para una empresa comercial en 2017?
¿Cómo elaborar un borrador de manual de instrucciones para trabajos de oficina?
¿Cómo se ve la estructura? instrucciones estándar en el trabajo de oficina?
¿Qué apartados temáticos pueden incluir las instrucciones de trabajo de oficina?

Instrucciones para el trabajo de oficina: ¿obligatorias o no?

Instrucciones para el trabajo de oficina: este es el local principal. acto normativo empresa, que regula la tecnología de trabajo con documentación oficial. Sin embargo, ella no es una de las documentos obligatorios empresas. Las únicas excepciones son las organizaciones gubernamentales. El acto no tiene un solo forma unificada, y su contenido no está regulado por ley.

A pesar de ello, los requisitos del Gosstandart obligan a todas las empresas a formular y registrar principios políticos en el ámbito de la gestión de oficinas. Esto es necesario para que cualquier organización pueda "proporcionar la evidencia, los informes y otra información necesarios sobre sus actividades" (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID. Gestión de documentos. Requerimientos generales). Además, documentar la información según Ley Federal“Sobre la información, informatización y protección de la información”, es requisito previo su inclusión en los recursos de información.

El trabajo eficaz con información requiere regulaciones regulatorias. En primer lugar, esto se refiere procesos tecnológicos trabajo de oficina. La documentación de gestión forma parte del sistema de gestión de la calidad. Para mejorar la eficiencia procesos administrativos, se necesita un sistema racional de gestión de oficinas. Reglas, técnicas, procesos para crear documentación oficial, procedimientos de flujo de documentos: todos estos procesos deben estar regulados y estandarizados.

Las instrucciones para el trabajo de oficina pertenecen a la categoría de normativas locales. Su propósito es regular las tecnologías para trabajar con documentos dentro de una organización específica. Las instrucciones se desarrollan teniendo en cuenta las particularidades del campo de actividad de la empresa y sus procesos documentales e informativos. Si se cumple esta condición, la aprobación de las instrucciones ayuda a optimizar el trabajo de oficina.

La base legal para el desarrollo de instrucciones es la legislación. actos legales en el ámbito de la información, la documentación y los archivos. Al crearlo, puede guiarse por las reglas del trabajo de oficina y las recomendaciones metodológicas para el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales.

¿Cómo desarrollar instrucciones para el trabajo de oficina?

Si se ha tomado la decisión de desarrollar instrucciones para el trabajo de oficina en 2017, es necesario determinar a quién confiar esta importante y responsable tarea. Por regla general, su elaboración la realiza el servicio de soporte documental. En el proceso también podrán intervenir los servicios de archivo y jurídicos. Esta distribución de responsabilidades es típica de las grandes organizaciones. Si la empresa no cuenta con un servicio de institución de educación preescolar, la elaboración de las instrucciones se encomienda al empleado responsable de trabajar con los documentos.

En general, el proceso de elaboración de instrucciones se puede dividir en varias etapas:

Recogida y análisis de datos;
desarrollo de borradores de instrucciones;
coordinación y aprobación;
implementación.

Utilizando documentos regulatorios, metodológicos, informativos y de referencia de la empresa, así como datos de encuestas a gerentes de línea, es necesario decidir qué tipos de documentos y procesos de oficina se verán afectados en el acto regulatorio. Para ello es recomendable determinar:

las competencias de los directivos en materia de toma de decisiones, emisión y aprobación de documentos;
tipos de documentos involucrados en el trabajo de oficina;
usado formularios estándar;
documentos que requieran certificación con el sello de la organización;
formularios de registro y tipos de documentación registrada;
fuentes de flujos de documentos entrantes;
control sobre la ejecución de documentos;
almacenamiento de documentación oficial y transferencia al archivo;
Procedimiento para trabajar con documentos electrónicos.

La información anterior sirve como base para desarrollar un borrador de instrucción. Después de la aprobación por parte del jefe de la organización o la emisión de la orden correspondiente, el acto normativo entra en vigor. Las instrucciones para el trabajo de oficina deben comunicarse a la atención de cada empleado. Si estamos hablando de empresa grande, es recomendable realizar capacitaciones al personal para explicar su contenido y hablar sobre las nuevas reglas de trabajo.

Estructura y contenido de las instrucciones de gestión de oficina.

Los documentos normativos y metodológicos de acción intersectorial no regulan el contenido y estructura de las instrucciones para el trabajo de oficina en 2017. Al desarrollarlo, puede guiarse por el ejemplo dado en Recomendaciones metódicas Instituto de Documentación y Archivística (VNIIDAD): “Desarrollo documentos reglamentarios Por soporte de documentación organizaciones." Información sobre posible estructura y las disposiciones se pueden encontrar en el obligatorio organizaciones gubernamentales recomendaciones metodológicas.

Como regla general, las instrucciones de gestión de oficina consisten en provisiones generales, secciones temáticas y aplicaciones.

Las disposiciones generales explican el propósito y el propósito del acto normativo, su marco normativo, responsabilidad del cumplimiento de las instrucciones. Esta sección contiene una lista de procesos y documentos regulados, define normas auxiliares y describe los principios básicos del trabajo de oficina. Se puede proporcionar una decodificación de los conceptos básicos como una sección separada.

Las secciones temáticas cubren la secuencia completa de los procesos de oficina. El contenido de las instrucciones de trabajo de oficina, por regla general, consta de tres partes principales:

Redacción y tramitación de documentos.

Esta sección contiene una lista de tipos de documentos utilizados en la empresa para documentar sus actividades: administrativos, organizativos e informativos. Se determinan las reglas para la elaboración y ejecución de la documentación, el procedimiento para su aprobación y homologación y se regula su producción y reproducción. Se establece el procedimiento para el uso y almacenamiento de formularios, sellos y timbres.

Flujo de documentos y ejecución de documentos.

Esta sección temática de las instrucciones de gestión de oficina contiene disposiciones que regulan la tecnología de flujo de documentos. La mayoría de las veces consta de las siguientes subsecciones que reflejan las etapas del proceso:

Flujo de documentos (recepción, procesamiento y distribución de correspondencia entrante; preparación y envío de documentos salientes; procedimientos contables);
Registro (reglas de indexación; procedimiento, formas y métodos de registro);
Trabajo de referencia(tecnología de actividades de recuperación de información, descripción de la matriz de referencia);
Control de ejecución (métodos de control de ejecución, responsabilidades de los artistas intérpretes o ejecutantes, plazos de ejecución). documentos oficiales);
Almacenamiento operativo (almacenamiento de documentación en divisiones estructurales y el servicio de institución de educación preescolar, registro y sistematización de archivos, uso de nomenclatura de archivos);
Preparando para almacenamiento de archivos(realización de un examen; preparación para la transferencia al archivo; descripción, registro y transferencia de archivos de archivo).

La composición de las secciones anteriores de las instrucciones de trabajo de oficina depende de las características específicas de las actividades de la empresa, las condiciones de trabajo y la tecnología de trabajo de oficina adoptada. Además, puede incluir subsecciones que regulan el trabajo con los llamamientos de los ciudadanos, el uso de documentos con un alcance de distribución limitado, apoyo técnico trabajo de oficina.

Aplicaciones

Los apéndices de las instrucciones para el trabajo de oficina incluyen material de referencia e ilustrativo que contiene actualizar informacion sobre trabajar con todo tipo de documentación.

Esto incluye formularios aprobados, una lista de documentos no registrados, aprobados y certificados, formularios de diario de registro y un formulario de nomenclatura de casos. Además, las aplicaciones pueden incluir diagramas de flujo de documentos, ejemplos de diseño y muestras de llenado, sellos y estampillas.

Las instrucciones para el trabajo de oficina son un acto normativo que refleja todo el proceso de trabajo con documentación oficial. Sirve como base para un flujo racional de documentos, reduce el tiempo necesario para procesar y buscar documentos y establece reglas para su almacenamiento. Si las instrucciones se elaboran teniendo en cuenta las necesidades de la empresa, se pueden minimizar los errores operativos típicos. Además, este acto normativo contribuye a la unificación de los procesos de oficina y, como resultado, aumenta su efectividad.

Hay documentos obligatorios (previstos) y recomendados. Si su KDP es completamente cero, debe abordar enérgicamente la creación de documentación obligatoria. En el muy vista general se divide en dos categorías:

Regulaciones locales.
Documentos creados al registrar las relaciones laborales.

cláusula de protección.

Esto también incluye, pero teniendo en cuenta las particularidades:

regulaciones, etc. (si dichas características existen en su empresa).

Documentos de registros de recursos humanos (laborales, contratos civiles; pedidos de personal; tarjetas personales de empleados);
documentos para el registro de horas de trabajo y cálculos (hojas de horas, nóminas);
documentos personales empleados ( libros de trabajo, documentos personales).

Numeración de pedidos en la gestión de registros de personal

Por lo general, los principiantes tienen una pregunta: ¿cómo numerar los pedidos? Buenas noticias: requerimientos legales no establecido, use el sentido común.

Hay varias preguntas clave, al responderlas puede crear su propia lógica de numeración de pedidos.

¿Cuántos empleados de tiempo completo tiene la organización: 10, 50, más de cincuenta?
¿Cuál es la tasa de rotación de personal?
¿Con qué frecuencia hay que cambiar las condiciones de trabajo (transferir empleados de un puesto a otro, invitarlos a trabajar los fines de semana, etc.)?

Si ve que el volumen de pedidos será pequeño, puede realizar una numeración continua añadiendo la letra “K” (anualmente a partir del nº 01-K) para separarlos de los pedidos de la actividad principal. Si hay muchos pedidos, los oficiales de personal con experiencia recomiendan dividir y etiquetar diferentes tipos de pedidos según el tema.

Para evitar confusiones y mantener la documentación en orden, también se recomienda llevar un registro de los pedidos.

Realización de registros de personal.

Este difícil trabajo se lleva a cabo sobre la base que contiene una biblioteca de muestras de todos los documentos que puede tomar y utilizar. Por cierto, desde 2013 nadie tiene derecho a exigir documentos únicamente en la forma en que se presentan en la resolución: pero ¿por qué perder el tiempo reinventando la rueda?

Para empezar, se recomienda emitir instrucciones o reglamentos en el centro de control, donde se detallará cómo se documentan todos los procedimientos de personal, cómo se llevan a cabo dentro de la organización, etc. Dichas instrucciones se convertirán en una base confiable para todo el control. centro de la empresa y permitirá que esté en perfecto orden.

Todos los especialistas responsables del flujo de documentos deben prestar atención a “GOST R 7.0.97-2016. estándar nacional Federación Rusa. Sistema de normas sobre información, biblioteconomía y edición. Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos" (aprobado por Orden de Rosstandart de 8 de diciembre de 2016 No. 2004-st). Este acto reglamentario contiene una serie de adiciones que no estaban incluidas en GOST R 6.30-2003.

Los principales cambios incluidos en la nueva norma

Para crear documentación, solo puedes usar fuentes:

Times New Roman N° 13, 14;
Arial N° 12, 13;
Verdana nº 12, 13;
Calibri No. 14.

El nuevo GOST permite utilizar tamaños de fuente más pequeños solo en tablas.

A partir del 1 de julio de 2018, la documentación puede contener el escudo de armas de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia, escudo de armas (signo heráldico) municipio. Ahora la ubicación de este requisito también está fijada normativamente. Se coloca en el medio del campo superior del formulario, encima de los detalles de la organización, a una distancia de 10 mm del borde superior de la hoja.

Además, anteriormente detalles requeridos Los códigos ORGN, INN, KPP, OKVED ahora se encuentran en el detalle "Datos de referencia sobre la organización".

Ha aparecido una "Declaración sobre la restricción del acceso a un documento". Se coloca en la esquina superior derecha de la primera hoja.

Al indicar el destinatario se permite utilizar las abreviaturas “Señor” y “Señora” antes del apellido. oficial, y también indicar la dirección de correo electrónico si la carta se envía por fax o correo electrónico.

GOST también contiene instrucciones sobre la inadmisibilidad de colocar una barra o la inscripción "para" cuando los documentos están firmados por una persona que reemplaza al gerente. En este caso, los cambios se realizan a mano o mediante sello.

El debate sobre cómo sellar correctamente y si es posible tapar parte de una firma con un sello ha llegado a su fin. El nuevo GOST establece que el sello de la organización se coloca sin capturar la firma manuscrita de la persona que firmó el documento, o en un lugar designado "MP" ("Lugar del sello").

Problemas de mantenimiento gestión de documentos electrónicos también cubierto en GOST.

Clasificación de documentos en trabajos de oficina.

Todos los papeles en el trabajo de oficina se clasifican según su finalidad:

organizativo y administrativo (estatutos, decisiones, órdenes sobre actividades principales);
referencia e información (certificados, telegramas);
por personal ( contratos de trabajo, pedidos de personal, declaraciones).

Se debe prestar especial atención al registro de los documentos entrantes en el trabajo de oficina.

Para registrar una carta entrante, se colocan un número de serie y una fecha de recepción en la parte superior del formulario, a la derecha o a la izquierda. Se ve así: “En. No. 152 de fecha 02.02.2017.” Luego, en el libro de registro para registrar las cartas entrantes, se registra este número, información: de quién y a quién está dirigida la carta, de qué se trata y también a quién se transfirió la carta para trabajar después de la aprobación de su supervisor. Los originales y copias de las cartas se archivan en carpetas apropiadas. Del mismo modo se registran las cartas salientes (ejemplo: “Ref. N° 152 de fecha 29 de mayo de 2017”) y el resto de la documentación.

El registro de documentos entrantes en el trabajo de oficina le permite encontrarlos rápidamente en un diario (u hoja de cálculo) documento requerido e identificar al responsable de su implementación.

Plazos para la ejecución de documentos en trabajos de oficina.

El plazo estándar para la ejecución de un documento es de 30 días naturales, que se cuentan a partir de la fecha de aceptación del documento entrante o desde la fecha de firma del documento saliente.

Tenga en cuenta que los fines de semana y vacaciones¡También incluido en este período!

Los documentos comerciales pueden tener término individual ejecución. En este caso, hay una marca en el formulario que indica una fecha específica, o puede estar indicada en el propio texto.

También existen plazos establecidos reglamentariamente.

Si no se puede cumplir el plazo, deberá escribir memorándum al gerente con una solicitud para extender los plazos para documentación interna o una petición con la misma solicitud a la organización de la contraparte describiendo los motivos del retraso.

No es tan difícil establecer el papeleo en una organización; los documentos de muestra ayudarán con esto. Lo principal es garantizar que la documentación cumpla con los estándares aceptados, así como monitorear rápidamente los cambios en la legislación de la Federación de Rusia.

A partir del 1 de julio de 2017, en lugar de GOST R 6.30-2003, entrará en vigor GOST R 7.0.97-2016 “Sistema de estándares para información, bibliotecas y publicaciones”. Documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación." Su texto se puede consultar en el sitio web. Agencia Federal sobre regulación técnica y metrología: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

El estándar fue desarrollado por el Instituto de Investigación de Documentación y Archivo de toda Rusia (VNIIDAD). El alcance del documento se describe a continuación: “Esta norma se aplica a los documentos organizativos y administrativos: estatutos, reglamentos, reglas, instrucciones, reglamentos, resoluciones, órdenes, órdenes, decisiones, protocolos, acuerdos, actas, cartas, certificados, etc. (en adelante, documentos), incluidos los incluidos en OK 011-93 " Clasificador de toda Rusia documentación de gestión"(OKUD), clase 0200000." Nuevo estándar, al igual que su predecesor, define:

composición de los detalles del documento;
reglas para su diseño (pero ya usando tecnologías de la información);
tipos de formularios, composición de los detalles de los formularios, disposición de los detalles en el documento; formularios de muestra;
reglas para la creación de documentos.

Las disposiciones de la norma se aplican a los documentos en papel y soportes electrónicos.

Le indicaremos qué ha cambiado exactamente (excepto el número y el nombre de GOST).

Lista de detalles Incluye 30 posiciones (como antes), pero hay cambios:

El escudo de armas de la Federación de Rusia y el escudo de armas de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia ahora se consideran una propiedad única;
accesorios “Emblema de la organización o marca comercial(marca de servicio)" se divide en dos: "emblema" y "marca comercial (marca de servicio)";
el código de organización, OGRN y INN/KPP desaparecieron;
en lugar de “nombre de la organización” ahora aparecerá “nombre de la organización - autor del documento”;
aparecieron los detalles “nombre” unidad estructural– el autor del documento” y “nombre del cargo de la persona – el autor del documento”;
accesorios “enlace a número de registro y fecha del documento” ahora se llamará “enlace al número de registro y fecha del documento recibido”;
se agregó el atributo “sello de restricción de acceso a documentos”;
el atributo “identificador” ha sido eliminado copia electronica documento", sino una "marca sobre firma electronica»;
en lugar de “impresión de sello” ahora dice “sello”;
en lugar de "visa de aprobación de documentos", simplemente "visa";
"etiqueta de aplicación" se convirtió en "etiqueta de aplicación";
en lugar de "una marca en la recepción de un documento por parte de la organización" - "una marca en la recepción de un documento";
en lugar de "una marca en la ejecución del documento y su envío al expediente" - "una marca en el envío del documento al expediente".

Por ejemplo, en el párrafo 5.5 se dice que nombre de la compañía debe corresponder al nombre de la persona jurídica en su estatuto. Sin embargo, ahora la legislación permite que una organización utilice un estatuto estándar y, en este caso, su nombre no estará en el estatuto. Al mismo tiempo, está necesariamente presente en el Uno. registro estatal entidades legales(Registro Unificado Estatal de Personas Jurídicas).

En la descripción de los accesorios. "destino"(5.15) no tiene en cuenta que los destinatarios suelen ser organizaciones extranjeras y individuos que no son ciudadanos de Rusia. La limitación de la lista de destinatarios a cuatro, que viene de la época de las máquinas de escribir, así como la disposición de que “al enviar una carta por correo electrónico o fax (sin entrega por correo), no se indica la dirección postal ”, probablemente pueda considerarse optimización, pero de ninguna manera no es imperativo (es decir, requiere una ejecución obligatoria).

a los accesorios "fecha del documento" no hizo cambios, aunque desde 2013 Código Civil La Federación de Rusia también exige que se indique la hora exacta de la reunión en el acta de la misma.

En la cláusula 5.14 “sello de acceso para restringir el acceso a un documento” existe el requisito de poner un sello solo en la primera hoja del documento, aunque esto es contrario a la ley: sellos de secreto y sello “ Secreto comercial» debe indicarse en cada hoja (para descoser documentos en papel Esto es especialmente importante porque en de lo contrario será difícil responsabilizar a los infractores).

El puntal más dudoso, quizás, pueda considerarse “marca de firma electrónica”(cláusula 5.23). La práctica de utilizar marcas que visualicen firmas electrónicas aún no se ha desarrollado. Aquí es donde surgen las dificultades 1. Y puede resultar problemático cumplir con el requisito de colocar la visualización en el lugar previsto para la firma; en la práctica mundial se utilizan otros métodos; Además, resulta extraño cuando en la visualización de la firma no se indica la información más importante sobre la misma:

¿Está calificada?
¿Cuáles son los poderes del firmante?
restricciones sobre el uso del certificado (si corresponde),
nombre de la autoridad de certificación que emitió el certificado,
fecha y hora en que se creó la firma.

En la descripción de los accesorios. "sello"(cláusula 5.24) no fueron reflejados últimos cambios legislación que hace su aplicación organizaciones comerciales opcional. Aquellos. GOST habla de la necesidad de colocar un sello sin la cláusula "si está disponible".

En la descripción de los accesorios. “copia de marca de certificación”(cláusula 5.26) muestra la única opción de diseño que aparecía en el GOST antiguo, adecuada solo para la certificación de una página del documento y reducida en comparación con la composición de elementos que requieren incluir 2:

Recomendaciones metodológicas para el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales (aprobadas por orden de Rosarkhiv de 23 de diciembre de 2009 No. 76) y
Decreto del Presidium del Soviético Supremo de la URSS de 4 de agosto de 1983 No. 9779-X (actualmente vigente).

Como se puede ver, No es deseable utilizar las recomendaciones dadas en la nueva norma de forma acrítica..

La descripción de una serie de detalles (por ejemplo, "marcas al recibir un documento" en la cláusula 5.27) está formulada en un lenguaje puramente "en papel" y no se aplica a documentos electrónicos. Se rechazó la propuesta de señalar que en la gestión de documentos electrónicos, esta marca puede incluirse en la tarjeta de registro del documento (o registrarse de otro modo en el sistema de gestión de documentos electrónicos).

La sección de formularios transfiere los requisitos para los formularios en papel a documentos electronicos sin tener en cuenta las particularidades de su creación, uso y contrario a la práctica ya establecida tanto en el sector público como en el comercial.

En general, la norma actualizada puede considerarse solución temporal, ya que todavía se centra predominantemente en el flujo tradicional de documentos en papel y en muchos aspectos no encaja bien con la práctica cada vez más extendida del "gobierno electrónico".