Qué se incluye en el flujo de trabajo de la organización. ¿Qué es la gestión de documentos electrónicos? Definición completa del concepto, función, pros y contras de la gestión de documentos electrónicos
Cada empresa tiene su propio flujo de documentos. Si está debidamente organizado, la organización se desarrollará con éxito. Y esto se aplica a la gestión de documentos en papel y electrónicos. El volumen de flujo de trabajo en las empresas suele ser grande, por lo tanto, para cumplir con todas las normas, se designan personas responsables para esta área.
Definición
¿Cuál es el flujo de trabajo, el volumen del flujo de trabajo? Este proceso implica la preparación, aprobación, recepción, transmisión y envío de documentación. También se define como el movimiento desde la recopilación hasta la recepción o transferencia al archivo de documentos.
Los propios documentos son:
1. Entrante: proviene de otras instituciones.
2. Saliente: enviado fuera de la empresa.
3. Internos: se crean y permanecen dentro de la empresa.
Estas categorías establecen flujos de documentos con diferentes direcciones: horizontal y vertical. La primera significa que los papeles y archivos electrónicos se mueven entre departamentos del 1er nivel. El segundo conecta unidades de diferentes niveles.
Los matices del flujo de trabajo y el volumen del flujo de trabajo en las empresas pueden diferir. En las condiciones modernas, los soportes de papel han sido reemplazados. archivos electronicos... Aún así, la mayoría de las empresas operan en un sistema mixto.
Formularios
La optimización se considera la regla principal relacionada con la organización del flujo de trabajo, el volumen del flujo de trabajo. Es importante reducir las "paradas" intermedias para asegurar la eficiencia del movimiento de valores.
Hay 3 formas de gestión de documentos:
1. Centralizado. Los papeles están en un solo lugar. Por lo general, se utiliza la secretaría o la oficina para esto. Estos departamentos llevan a cabo muchas funciones relacionadas con el registro, el procesamiento y el almacenamiento de documentos.
2. Descentralizado. Los trabajos se concentran en varios departamentos donde se realizan las operaciones necesarias. Esta forma aceptable en una empresa en la que no hay división, y que están a distancia.
3. Mixto. Tiene las características de especies pasadas.
La forma se elige según el tamaño y la estructura de la firma. Por ejemplo, una pequeña empresa necesita una centralizada, donde una secretaria asistente se dedica a este trabajo. En las grandes empresas, de forma mixta, se crean servicios especiales que se ocupan del trabajo de oficina. La descentralización es relevante cuando hay varias oficinas para almacenar papeles.
Principios
Los retrasos, la entrega inadecuada de trabajos dan testimonio de la ejecución incorrecta del flujo de trabajo. Esto conduce a la interrupción del funcionamiento de la empresa. Por lo tanto, es importante que el proceso de flujo de documentos tenga los siguientes principios:
1. Claridad. Significa que los valores deben tener una dirección clara sin obstáculos. Por lo tanto, las empresas deben seguir un cierto patrón de movimiento.
2. Continuidad. Deben garantizarse las condiciones para el movimiento constante del flujo de documentos.
3. Ritmo. Sin el establecimiento de un plazo para procesar los documentos, la empresa no funcionará sin problemas. El reglamento permite regular esta área.
4. Paralelismo. Sin este principio, no habrá trabajo eficiente y bien coordinado. Varios participantes no realizan el mismo proceso.
Aunque los principios son independientes, están interrelacionados entre sí. Si incluso uno de ellos es violado, el sistema se avería.
Etapas
El procedimiento de flujo de trabajo asume el cumplimiento de todas sus etapas. Su paso asegura el correcto funcionamiento de cualquier organización. La empresa debe operar esquemas de flujo de documentos. Las etapas de procesamiento incluyen:
1. Elaboración y verificación de documentación por parte del responsable.
2. Coordinación de información.
3. Firma de papeles.
4. Registro.
5. Realización de tareas.
6. Registro.
7. Destrucción y envío al archivo.
Los documentos externos tienen 2 corrientes: salientes y entrantes. Pases de documentación saliente:
1. Recopilación y verificación.
2. Aprobación y firma.
3. Registro y realización de fotocopias.
4. Envío.
La documentación entrante tiene el siguiente esquema de flujo de documentos:
1. Admisión, admisión.
2. Contraprestación, registro.
4. Ejecución.
5. Presentación de informes.
6. Traslado al archivo.
Organización
Para la correcta organización del flujo de trabajo se han creado reglas cuya implementación permitirá cumplir con los siguientes principios:
1. Minimización del número de servicios por los que pasa el papel.
2. Reducir el número de devoluciones, es decir, es necesario adherirse a la secuencia de procesamiento de documentos.
3. Traslado y procesamiento por reglas uniformes.
Con la implementación de estas reglas, será posible lograr el objetivo principal del trabajo de oficina: eficiencia y efectividad. Con un lío en esta área, el trabajo de la empresa no será de alta calidad.
Contabilidad
El volumen de flujo de trabajo se expresa por el número total de documentos recibidos por la empresa y creados por ella durante un período determinado. Este término asume el número de originales de artículos y referencias para un tiempo específico. También se tienen en cuenta las copias de documentos producidos por medios técnicos.
Los resultados del cálculo se elaboran en un resumen, un certificado. La organización se encarga de desarrollar sus formas. Por ejemplo, cada empresa puede tener su propia frecuencia de recuento del flujo de trabajo: para cada mes, semana, año, trimestre. Los totales de volumen se utilizan en la configuración Niveles de empleo y la estructura del servicio administrativo. Así es como se registra el flujo de trabajo.
Ejecución
Cuando el documento llega a la empresa, se debe colocar la marca correspondiente. Se le asigna un número de serie y una fecha. Podría ser un sello. Luego, los artículos que deben registrarse se ingresan en un formulario especial, por ejemplo, una revista.
Gracias al sistema de información y referencia, puede buscar documentos por diferentes indicadores. Dado que la fecha límite está registrada allí, puede encontrarlos en el momento de la ejecución. Es sobre esta información que se lleva a cabo el control sobre la ejecución de valores. Esto esta hecho personas responsables y en las pequeñas empresas, una secretaria.
La responsabilidad de resolver los problemas especificados en la documentación recae en la dirección de las divisiones estructurales. El control de tiempo implica:
1. Fijación al registrar documentos.
2. Verificación de papeles.
3. Relleno de los artistas intérpretes o ejecutantes al vencimiento del plazo para la realización del trabajo.
4. Ingresando información.
5. Informar a las personas responsables.
6. Introducción de datos de rendimiento.
7. Registro de certificados para control de ejecución.
Papeles necesariamente controlados que requieren respuesta y ejecución. Ya que en documentación administrativa se considera que el sujeto de control está en sus soluciones, cada ítem debe ser controlado.
Almacenamiento
En el curso de la actividad de cualquier empresa, se elaboran documentos que tienen valor científico y práctico. Muchos de ellos incluyen información necesaria para resolver un problema específico. Una vez que se agota la información, los papeles pierden su significado. Y algunos pueden conservar su valor durante muchos años.
Dependiendo del valor de la información, los valores se almacenan:
1. Temporalmente: hasta 10 años.
2. Temporalmente - a partir de 10 años.
3. Constantemente.
El segundo y tercer tipo se almacenan durante 2 años en subdivisiones. Luego entran en el estante La vida útil no se determina a partir del formulario: electrónico o en papel. Los archivos regulares y electrónicos funcionan según el mismo principio.
Gestión de documentos electrónicos
Algunas empresas operan el procesamiento electrónico de documentos y los intercambios entre destinatarios. Para ello, se crea una base de datos en el servidor, donde se ubica toda la información. El acceso se realiza a través de un navegador. Se permite el acceso a través de Internet y una red local.
La documentación se descarga o se guarda en carpetas específicas que se distribuyen según una jerarquía. Las personas encargadas de tales funciones tienen derecho a crear, modificar, suprimir. En otros casos, será acciones ilegales. Archivo electronico diseñado para almacenar papeles electrónicos.
La organización del trabajo con documentación es un área seria en cualquier empresa. Es importante que funcione de manera ordenada y sobre la base de los principios establecidos por la ley. Solo así se asegura la actividad bien coordinada de la empresa.
Flujo de documentos Es la actividad de organizar el movimiento de documentos en la empresa desde el momento de su creación o recepción hasta la finalización de la ejecución del documento, incluyendo su archivo y posterior almacenamiento.
Una de las tareas del jefe es establecer las reglas y procedimientos para trabajar con documentos en la organización y controlar su observancia en las divisiones estructurales, es decir, el flujo de documentos. Recordemos que el flujo de documentos es la organización del movimiento y contabilidad de los documentos desde el momento en que fueron creados o recibidos hasta la finalización de la ejecución: envío desde la organización y (o) envío al archivo. La segunda etapa del trabajo de oficina, una rama de actividad que proporciona soporte de documentación para la gestión, que está regulada por GOST R 51141-98 “Trabajo de oficina y negocios de archivo. Términos y definiciones".
Las actividades de cualquier empresa, y más aún legal, se reflejan en los documentos. Para mejorar la calidad del trabajo de un despacho de abogados, es necesario optimizar su flujo de trabajo, lo que reducirá los costos actuales y los costos operativos, mejorará la calidad del servicio y la manejabilidad de la empresa. A su vez, esto reducirá el costo servicios jurídicos(los costos de mano de obra disminuirán), agilizarán la toma de decisiones y, por lo tanto, aumentarán el atractivo de la empresa para los clientes.
Discurso sobre el orden de movimiento de los documentos , hay varias etapas del flujo de trabajo:
- recepción y procesamiento primario (o procesamiento expedicionario) de los documentos recibidos por la organización;
- consideración preliminar de documentos por la institución de educación preescolar;
- registro de documentos;
- organización del movimiento de documentos dentro de la organización (incluida la información y el trabajo de referencia, llevar documentos a los artistas intérpretes o ejecutantes, monitorear su ejecución, así como aprobar la aprobación y firma de los borradores de documentos);
- procesamiento (reenvío) de documentos ejecutados y enviados.
A pesar de la naturaleza secundaria del orden de movimiento de los documentos en relación con las metas y objetivos de la organización, el flujo de documentos en practica legal se presta suficiente atención. Por ejemplo, Sistema Estatal soporte documental de gestión (GSDOU) se propone consolidar el procedimiento de aprobación de documentos dentro de la organización en esquemas tecnológicos especiales, cuyo desarrollo se lleva a cabo por los servicios de soporte documental de gestión (DOU). Dichos esquemas deben reflejar todas las etapas y puntos del paso de la información documental, los términos de procesamiento y ejecución de documentos.
La elección de un sistema de gestión de documentos no es solo una tarea tecnológica o de ingeniería, está asociada con la estrategia general de desarrollo de la organización. Si se trata de una empresa comercial, entonces la elección está determinada en gran medida por sus objetivos, el entorno competitivo, la estructura que existe en este momento, así como la estructura a la que llegará la empresa en el futuro, y, además, el efecto económico de la implementación. Si esto agencia del gobierno, entonces es necesario cambiar el énfasis en la integridad de la contabilidad de las tareas resueltas por la organización, las características de estas tareas asociadas con las características específicas de sus actividades. En general, al elegir un sistema de flujo de trabajo, debe tener en cuenta muchos factores y, curiosamente, uno de los más importantes será la eficiencia del flujo de trabajo.
La optimización del flujo de trabajo incluye un conjunto de medidas organizativas, técnicas, técnicas de software y de diseño organizativo llevadas a cabo por la organización.
Medidas organizativas:
- desarrollo de actos legales regulatorios de la organización y documentos metodológicos que establecen requisitos, reglas, recomendaciones para la organización del flujo de documentos, tanto en su conjunto para la organización, como en determinadas áreas de trabajo con documentos o para determinados tipos de documentos;
- organización clara del trabajo del servicio responsable del trabajo de oficina, contabilidad y conservación de documentos, distribución racional responsabilidades funcionales entre empleados de este servicio;
- organización del trabajo con documentos en divisiones estructurales.
Medidas tecnicas: equipos de oficina, equipos informáticos, que brindan amplias oportunidades para preparar documentos, realizar aprobaciones electrónicas, garantizar el flujo de documentos, organizar el almacenamiento operativo de documentos.
Medidas de software y hardware: aplicando tecnologia computacional, las organizaciones pueden utilizar sistemas de gestión de documentos electrónicos, editores de texto y tabulares (Word, Excel, etc.), Email, fax y otras aplicaciones. Parece óptimo utilizar el sistema de procesamiento electrónico de documentos y el intercambio de documentos entre departamentos (EDMS).
Medidas organizativas y del proyecto: son requeridos en la implementación del EDMS e implican, en primer lugar, el desarrollo de las "rutas" más óptimas para el paso de documentos, el camino por el que pasa un documento o un conjunto de documentos interrelacionados al resolver un determinado problema o implementar un cierto proceso. Aquí, los puntos de paso serán instancias (lugares de trabajo) en los que se realizan operaciones con el documento. La tarea principal en la organización del flujo de documentos en un proyecto de este tipo se asegurará el rápido paso del documento por la ruta más corta y directa con la menor cantidad de tiempo. Al mismo tiempo, deben excluirse las operaciones repetidas, los movimientos de devolución del documento, que no se deben a una necesidad comercial. La información se presenta de forma gráfica, lo que le permite mostrar visual y claramente tanto el movimiento del documento (documentos) como la secuencia de operaciones realizadas durante la implementación de cualquier función (tarea) o proceso y, en consecuencia, el movimiento de los documentos utilizados para resolver este problema o proceso de implementación.
Como resultado del trabajo de organización y diseño, se crean nuevos documentos que tienen significado legal para las actividades de la organización, tales como: hojas de formularios de documentos, diagramas de bloques de "rutas", cronogramas de flujo de trabajo, esquemas de movimiento de documentos, etc.
Se entiende por flujo de documentos el movimiento de documentos desde el momento en que fueron redactados o recibidos de otras organizaciones hasta su entrega al archivo.
Una organización clara del flujo de trabajo asegura la integridad y puntualidad de la obtención de la información necesaria para el funcionamiento de la empresa y individuos, lo que aumenta la eficacia de los controles contables.
El jefe de la empresa debe aprobar los formularios de los documentos contables primarios utilizados en la empresa, así como el sistema para procesar la información contable y los métodos para organizar la circulación de documentos. Al mismo tiempo, el sistema de gestión de documentos adoptado, como elemento de la política contable, debería garantizar:
1) Integridad de la reflexión en la contabilización de todos los hechos de la actividad económica. Cada hecho de la actividad económica debe registrarse en el documento primario, ya que son los documentos primarios, por un lado, los que confirman el hecho mismo de la transacción comercial, y por otro lado, sobre la base de los documentos primarios, Se forman los estados contables de la empresa y los datos sobre su situación financiera, planificando y pronosticando las actividades de la empresa.
2) Gestión racional y económica contabilidad basado en las condiciones de la actividad económica y el tamaño de la empresa.
Al organizar un sistema de gestión de documentos, es necesario esforzarse para garantizar que cada transacción comercial se formalice con un solo documento y una serie de operaciones similares, con un documento acumulativo. Por ejemplo, la transferencia de impuestos al presupuesto es recomendable para elaborar una orden de pago consolidada.
Sin la organización correcta de la circulación de documentos, es imposible garantizar una división racional del trabajo contable, una carga uniforme de trabajadores contables y la puntualidad de los registros contables (calado).
El cronograma debe establecer un flujo de trabajo racional en la empresa, es decir, proporcionar el número óptimo de departamentos y ejecutores para que se apruebe cada documento principal, determinar plazo mínimo su ubicación en la unidad. El programa de flujo de trabajo debería ayudar a mejorar todo el trabajo de contabilidad en la empresa, aumentar las funciones de control del departamento de contabilidad.
El cronograma se puede elaborar en forma de diagrama o lista de trabajos sobre la creación, verificación y procesamiento de documentos realizados por cada división de la empresa, indicando su relación y el momento del trabajo. A cada ejecutante se le entrega un extracto del programa de flujo de trabajo, que enumera los artistas intérpretes o ejecutantes, los documentos, el momento de su presentación y las divisiones de la empresa donde se envían los documentos.
Para cada empresa, el cronograma del flujo de trabajo debe desarrollarse teniendo en cuenta sus características específicas: el tamaño de la empresa, el tipo de actividad, la estructura de gestión, etc. Para cada documento, las siguientes secciones deben incluirse en el cronograma del flujo de trabajo:
1. Procedimiento de elaboración de un documento:
Número de copias;
Responsable de la declaración;
Responsable del registro;
Responsable de la implementación;
Periodo de ejecución.
2. Procedimiento para verificar un documento:
Responsable de la verificación;
Quién representa;
Orden de presentación;
Fecha límite de presentación.
3. El orden de procesamiento de un documento:
Ejecutor;
Periodo de ejecución.
4. El procedimiento para transferir un documento al archivo:
Ejecutor;
Periodo de ejecución.
Empleados de la empresa que se ocupan del pasaje registros contables, crear y presentar documentos relacionados con sus actividades de acuerdo con el cronograma.
La responsabilidad del cumplimiento del cronograma de flujo de documentos, así como la responsabilidad de la creación oportuna y de buena calidad de los documentos y su transferencia, son asumidos por las personas que redactaron el documento. El control sobre el proceso de flujo de documentos en la empresa lo lleva a cabo el jefe de contabilidad.
En una economía de mercado, es de gran importancia proteger la información económica contenida en los documentos de los competidores. Para protegerlo, es necesario desarrollar y observar un esquema para el movimiento de información protegida, utilizar un programa de desinformación para competidores, cuidar los intereses materiales de los empleados para salvarlos de la tentación de robar y vender secretos empresariales. La gerencia debe seguir una política de sanciones y recompensas destinada a prevenir posibles infracciones.
Los jefes de la empresa deben estipular en contratos, acuerdos y contratos las obligaciones escritas claramente expresadas de los empleados de no revelar secretos comerciales, pensar en la organización de los flujos de información en el flujo de trabajo, determinar el grado de su secreto y prever la protección de datos confidenciales en documentos.
Actualmente, la legislación de la Federación de Rusia establece la responsabilidad del contador principal para la divulgación de información comercial de la empresa.
La transición a una forma informática de organización de la contabilidad establece la tarea de proteger la información de la intrusión de otra persona. Los medios de protección incluyen la identificación de sujetos y objetos, diferenciación del acceso a la información en una computadora, registro de acciones.
El procedimiento de identificación utiliza claves, contraseñas, herramientas para analizar características individuales (voz, huellas dactilares, etc.). Solo identificándose, el empleado accede al sistema informático, donde es necesario proporcionar tres niveles de protección: hardware, software y datos.
Las principales direcciones para mejorar el flujo de trabajo. La documentación de las empresas y su procesamiento representan aproximadamente el 50% del volumen de trabajo contable, por lo tanto, reducir el costo de elaboración y procesamiento de documentos es una reserva para reducir el tiempo de mantenimiento de la contabilidad.
En la práctica, hay tres direcciones para mejorar el flujo de documentos:
El uso de documentos con detalles permanentes precargados (membrete) y el uso generalizado de programas de computadora con una entrada única de datos iniciales y recibo múltiple información de salida.
Reducir el número de documentos emitidos y procesados como resultado del uso de documentos acumulativos y de varias líneas, ubicación conveniente de detalles, uso generalizado de la unificación y estandarización de documentos.
La unificación de documentos es el establecimiento de una única forma de documentos primarios para reflejar transacciones comerciales homogéneas en ellos. Por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 8 de julio de 1997, No. 35 "Sobre documentos contables primarios", el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia1 tiene las funciones de desarrollar y aprobar álbumes. formas unificadas documentación primaria y ellos versiones electronicas. Autoridades federales poder Ejecutivo con el Goskomstat de la Federación de Rusia otorgó el derecho a desarrollar e implementar formas especializadas de documentos contables primarios en las empresas. La unificación reduce el trabajo de mantener registros y simplifica el trabajo con documentos.
La estandarización también contribuye a la mejora de la documentación, lo que significa el establecimiento de las mismas formas y tamaños de documentos del mismo nombre. La estandarización facilita el almacenamiento de documentos en el archivo, promueve su rápida asimilación y permite el uso racional del papel.
La tercera dirección para mejorar el flujo de documentos es su racionalización reduciendo el número de personas involucradas en la elaboración de un documento, eliminando documentación inútil, utilizando formas progresivas de organización de la contabilidad y planificación preliminar del flujo de documentos.
Aceleración del movimiento de documentos con el fin de obtener oportuna y información confiable requerido para controlar Actividades económicas, es una de las tareas más importantes de la contabilidad.
Mantener documentos contables juega un papel importante en la formulación adecuada de la contabilidad. Un sistema de almacenamiento racional garantiza no solo la integridad y seguridad de los documentos dentro de los límites de tiempo establecidos por la ley, sino también la capacidad de usarlos en cualquier momento para todos.
tipo de información.
Los documentos sujetos a archivo en el archivo se organizan preliminarmente en un orden conveniente para encontrarlos, archivarlos y encuadernarlos en carpetas especiales, que se denominan casos.
La ubicación de los documentos en archivos, según su naturaleza y finalidad, se puede realizar de acuerdo con los siguientes criterios:
Por tema (por ejemplo, efectivo, documentos materiales);
Por corresponsal (por el nombre de las organizaciones a las que se refieren estos documentos);
Sobre una base cronológica (por meses y dentro de un mes - por días);
Por números de documento.
En el archivo, los archivos están ordenados en cierto orden: alfabéticamente, por números, etc.
Los documentos deben guardarse en una habitación cerrada con llave en armarios o cajas fuertes especialmente diseñados, excluyendo la posibilidad de que se pierdan o dañen.
Antes de ser transferidos al archivo, los documentos primarios relacionados con un registro contable específico se completan en orden cronológico y se acompañan de un certificado para el archivo, que contiene:
El nombre del registro contable al que se refieren estos documentos primarios;
Marco cronológico del período para el que se completaron los documentos;
Lista de documentos primarios completados;
Fecha de recolección y transferencia de documentos al archivo;
Firma del responsable.
Documentos en efectivo, reporte de gastos, los extractos bancarios con documentos relacionados deben seleccionarse en orden cronológico y entrelazarse. Tipos separados Los documentos (por ejemplo, órdenes de trabajo) se pueden almacenar sin encuadernar, pero deben archivarse en carpetas para evitar pérdidas y abusos.
La empresa está obligada a conservar todos los documentos contables durante al menos cinco años (cláusula 98 del Reglamento Contable). Para documentos primarios individuales (por ejemplo, para documentos que confirman el tamaño salarios trabajadores) legislación actual se proporcionan períodos de almacenamiento más largos.
Los períodos de almacenamiento específicos para los documentos primarios fueron establecidos por la Dirección Principal de Archivos del Consejo de Ministros de la URSS el 15 de agosto de 1988 (enmendado por el Servicio de Impuestos Estatales de Rusia y Rosarkhiv con fecha del 27/06/96).
El jefe de la empresa es responsable de organizar el almacenamiento de los documentos contables primarios y los estados contables (cláusula 101 del Reglamento Contable). Organización de la protección de la información económica. Las empresas de AP deberían desarrollar un programa para la protección de la información comercial sobre actividades económicas y financieras. Dicho programa es uno de los elementos del sistema de medidas preventivas para garantizar seguridad economica empresas. La necesidad de un sistema de estas medidas está determinada por los siguientes factores: competencia; la importancia de mantener el secreto de la información económica; rotación de personal, etc.
Una de las direcciones del programa para la protección de la información comercial en el flujo de trabajo es el cifrado: los datos de las transacciones comerciales se cifran antes de ingresarlos en una computadora y se descifran al salir, lo que le permite ocultar de manera confiable el significado de la información de usuarios no deseados.
Otro enfoque para construir medios para proteger el acceso a la información contable se basa en controlar los flujos de información y dividir a los usuarios en categorías y niveles de autoridad. El gerente y el jefe de contabilidad deciden el acceso de los empleados a la información en varios niveles, dependiendo de su autoridad. Los controles en la computadora deben permitir el acceso de lectura y escritura al flujo de información, dependiendo de la autoridad de los empleados.
Flujo de documentos- Es el movimiento de documentos en la organización desde el momento en que fueron creados o recibidos hasta la finalización de su ejecución o envío. 1
Cabe señalar que esta definición se centra en palabras "movimiento de documentos", es decir, sus trayectorias de un departamento o de un empleado a otro. En este caso, el orden de movimiento del documento (su ruta) está predeterminado por el proceso de gestión adoptado en esta organización. Por ejemplo, si el jefe de una organización requiere que todos los documentos recibidos se le informen primero y solo él nombrará un albacea, la ruta del documento será de varias etapas de arriba a abajo. Si la organización tiene una clara división de funciones entre unidades estructurales y empleados, la mayoría de los documentos irán inmediatamente al departamento de los artistas intérpretes o ejecutantes, es decir, el camino será diferente, mucho más corto. Asimismo, el movimiento del documento durante la aprobación y firma depende del procedimiento adoptado en la institución para la distribución de funciones y delegación de autoridad a los empleados. Así, el flujo de trabajo depende del sistema de gestión, es secundario en relación a él, pero al mismo tiempo es el flujo de trabajo, reflejando el sistema de gestión, el que permite verlo claramente. 2
A pesar de la naturaleza secundaria del orden de movimiento de los documentos en relación con las metas y objetivos de la organización, se recomienda normalizar y regular el flujo de documentos. Entonces, por ejemplo, en la sección "3.1 Organización de la circulación de documentos" del Sistema Estatal de Soporte de Documentación de Gestión (GSDOU), se propone consolidar el procedimiento para aprobar documentos dentro de la organización en esquemas tecnológicos especiales, cuyo desarrollo es llevado a cabo por los servicios de soporte de documentación de gestión (DOU). Dichos esquemas deben reflejar todas las etapas y puntos del paso de la información documental, los términos de procesamiento y ejecución de documentos.
En la cadena tecnológica de procesamiento y movimiento de documentos, se distinguen las siguientes etapas:
- recepción y procesamiento primario de documentos recibidos por la organización;
- consideración preliminar y distribución de documentos;
- registro de documentos;
- control sobre la ejecución;
- trabajo de información y referencia;
- ejecución de documentos, su preparación, aprobación, ejecución;
- envío o envío a empresas.
Cada uno de los pasos anteriores se puede realizar tanto en tecnología tradicional como automatizada. 3
Debido a que el flujo de trabajo refleja el sistema de gestión, lo que le permite verlo claramente, el análisis del flujo de trabajo es extremadamente importante para mejorar el trabajo del aparato de gestión.
Al mismo tiempo, al analizar el flujo de trabajo, se puede considerar el objeto de investigación documento separado, flujo de documentos, documental proceso tecnológico... Sin embargo, el objeto fundamental de la investigación y la mejora puede denominarse flujo de documentos.
¿Qué es un poder, tipos de poderes y términos?
En primer lugar, debe definir qué es un poder desde el punto de vista de la ley. Artículo 185, párrafo 1 Código Civil RF: "Un poder es una autorización escrita otorgada por una persona a otra para su representación ante terceros". Se trata de un documento que acredita que su portador (apoderado) es representante de la persona que emitió el poder (mandante), y tiene derecho a realizar determinadas acciones en representación de este último. Tales acciones se consideran cometidas como por el propio mandante, ya que el abogado no implicaciones legales no surge, es, de hecho, solo una "herramienta" para el ejercicio de los derechos que tiene el mandante. Desde un punto de vista legal, la emisión de un poder es uno de los tipos de transacciones unilaterales. Para su cumplimiento, basta con manifestar la voluntad del representado, luego de lo cual el representante tiene cierta autoridad en el poder. Pero en sí misma, la presencia de un representante de la autoridad no lo obliga a desempeñar funciones representativas. Tiene derecho a denegar el poder, lo que conllevará su extinción, o simplemente a no actuar. Por lo tanto, generalmente se concluye un contrato de orden entre el representante y la persona representada, donde se estipulan las condiciones para la ejecución de la orden.
Como se desprende del propio término “poder”, la relación entre la persona que lo emitió y la persona a quien se expidió se basa, en cierta medida, en la confianza. Por lo tanto, a diferencia de la mayoría de las demás transacciones, una transacción de poder notarial puede rescindirse en cualquier momento, independientemente del período de validez del poder y también si el abogado logró ejercer los poderes que se le delegaron o no.
Tipos de poderes
La gama de poderes otorgados puede ser amplia o muy limitada. Dependiendo de esto, los poderes se dividen en tres categorías:
1.general (general), dando derecho a emprender acciones legales en nombre de entidad legal quien emitió el poder notarial, o disponer de todos los bienes persona natural- el director;
2.especial: otorgar la autoridad para realizar en nombre del mandante durante un cierto período de tiempo una serie de acciones similares (por ejemplo, un poder notarial para representación de arbitraje, generalmente emitido al asesor legal de la empresa o al transportista, para recibir los bienes que llegan a la dirección de la organización);
3.una vez, dando el derecho de comprometerse en nombre del principal a una accion legal, por ejemplo, para celebrar un contrato de compraventa de un apartamento con un tercero.
Dado que la emisión de un poder es una transacción, todos los requisitos que existen en la legislación en relación a las personas que participan en las transacciones en general se le presentan a quien lo realiza. Por lo tanto, la persona que emite el poder (es decir, que realiza la transacción) debe ser un sujeto ley civil, es decir. una persona física o jurídica con capacidad civil y jurídica.
Plazo de vigencia del poder, condiciones de caducidad del poder
La validez de un poder, por regla general, se limita a un período específico, ya sea especificado en el propio poder o, si no existe tal indicación, un año a partir de la fecha de emisión. El único caso en el que un poder que no contiene un período de validez no está limitado de antemano establecer fecha límite- un poder notarial emitido para realizar acciones en el extranjero. Termina debido a su cancelación por parte del principal o de otra manera. motivos comunes, que conlleva la extinción del poder. Generalmente, de acuerdo con regla general, el período de vigencia del poder se indica en el poder y puede ser determinado por un número específico (“válido hasta tal y tal fecha”), o el tiempo transcurrido desde la emisión del poder (“ válido por tantos meses / días / años ”). Además, en cualquier caso, el período de validez no puede ser superior a tres años.
El poder se resuelve por:
- expiración del poder notarial;
- cancelación del poder por parte de quien lo expidió;
- rechazo de la persona a quien se le otorgó el poder;
- terminación (liquidación, reorganización) de la persona jurídica en cuyo nombre se emitió el poder;
- cese de la persona jurídica a la que se le otorgó el poder;
- fallecimiento del ciudadano que otorgó el poder, reconocimiento de incompetente, parcialmente capacitado o desaparecido;
- muerte de ciudadano a quien se le otorgó poder, reconocimiento de incompetente, parcialmente capacitado o desaparecido.
Que es un duplicado
Duplicar(lat. duplicatus- "duplicado") - una copia, segunda o siguiente copia de un documento, artículo.
El propósito de la fabricación es reemplazar el original. A ciertas condiciones a veces no necesita una, sino varias copias idénticas de una cosa (llaves, copias de facturas).
A veces se utiliza con fines delictivos: para obtener ilegalmente el derecho a acceder a algo (apartamento, cuenta bancaria, etc.).
Como regla general, no se producen en masa, ya que requieren un refinamiento manual.
