Agrupación de documentos. ¿Es posible utilizar el nombre del inventario y los activos en un idioma extranjero en impuestos y contabilidad? Requisitos básicos para crear casos.
En organizaciones pequeñas, los asuntos se forman centralmente en el servicio. soporte de documentación dirección o la secretaria. Si la organización es grande, los documentos de gestión se generan y almacenan en el servicio de soporte de documentación de gestión, y el resto de documentos se agrupan en archivos y se almacenan en las unidades estructurales en las que se trabajó.
Reglas y procedimiento para formar casos.
La formación de casos se lleva a cabo de acuerdo con las reglas contenidas en Reglas básicas para trabajar con archivos. organizaciones, Instrucciones estándar en el trabajo de oficina en organismos federales poder ejecutivo.
Volver arriba año calendario Se preparan carpetas para todos los casos enumerados en la lista de casos.
Las portadas indican:
- nombre de la organización (completo y breve);
- nombre de la unidad estructural;
- índice de casos según la nomenclatura de casos;
- el título del caso está totalmente de acuerdo con la nomenclatura de casos;
- período de retención del caso.
Al formar casos, se deben seguir una serie de reglas. Su implementación siempre ayudará a determinar correctamente la ubicación de almacenamiento de cualquier documento.
Solo puesto en el caso. documentos completos y correctamente ejecutados, que corresponden en apariencia y contenido a su título. Está prohibido incluir en el expediente copias en borrador y doblete de documentos.
Es necesario recordar que los documentos con períodos de almacenamiento permanente y temporal no se agrupan en un solo archivo.
Hay una regla que no coloque más de 250 hojas en una caja con un espesor no superior a 4 cm. Esta condición asegura condiciones optimas para buscar información y minimizar los costos de mano de obra al preparar archivos para su almacenamiento. Si se crean más documentos relacionados con este caso, nuevo volumen con el mismo título.
Negocios se forman dentro de un año calendario. En las instituciones educativas, los documentos suelen agruparse durante el año académico (es decir, de septiembre a agosto). Sin embargo, existe una cierta especificidad en la formación de una serie de categorías de casos. Estos incluyen casos judiciales, casos cuyas decisiones se extienden más allá del año calendario (académico). Durante todo el período de trabajo se forman los asuntos de los órganos electos de comisiones y grupos creativos.
Por actividad principal deberán agruparse separadamente de los pedidos por personal. Los pedidos de personal se agrupan en casos de acuerdo con plazos establecidos su almacenamiento.
Los documentos dentro del estuche también deben sistematizar. junto con las solicitudes se forman en el negocio por tipos de documentos y cronología. Es decir, primero se coloca un documento de una fecha anterior y luego uno posterior. archivados en orden cronológico y por número.
Los archivos adjuntos generalmente se adjuntan a los documentos a los que se refieren. Si los archivos adjuntos son grandes, pueden formar un archivo separado con un encabezado apropiado.
Al formar un negocio correspondencia Se debe tener en cuenta que la carta de respuesta se coloca después de la carta de solicitud. Esto significa que se observa el principio de cronología en relación con los documentos de iniciativa.
Documentos de planificación y presentación de informes. se almacenan en los ficheros del año al que se refieren, independientemente del momento de su creación. Los planes anuales, trimestrales y mensuales se almacenan por separado.
Colocado en casos separados. llamamientos de los ciudadanos, ordenándolos alfabéticamente. Al mismo tiempo, las propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos sobre cuestiones del trabajo de la organización y todos los documentos para su consideración y ejecución se agrupan por separado de las declaraciones de los ciudadanos sobre cuestiones personales.
Documentos en expedientes personales. están ordenados cronológicamente a medida que se reciben.
Documentos electrónicos y las bases de datos se agrupan en archivos (carpetas, directorios) de acuerdo con la nomenclatura de los archivos de la organización, separados de los documentos en papel, en el disco duro de una computadora especialmente dedicada. Las bases de datos electrónicas se agrupan en casos separados.
Almacenamiento de casos
Los casos formados y completados se almacenan en unidades estructurales hasta su transferencia a los archivos de la organización. La seguridad de los documentos y la protección contra los efectos negativos de la luz y el polvo están garantizadas mediante el almacenamiento bajo llave. Armarios, cajas fuertes o archivadores de ascensor..
las cosas se estan calmando en estantes verticalmente. En el lomo de cada estuche se indica su índice de nomenclatura. debe fijarse al interior de la puerta del gabinete. para encontrar documento requerido, en la nomenclatura busca el número del caso correspondiente y luego una carpeta con el mismo número.
Es posible que los empleados necesiten documentos ya compilados en archivos para trabajar. En este caso, en lugar del documento extraído del expediente, se coloca una hoja sustituta. La hoja sustituta indica el número y fecha del documento, su resumen cuándo y a quién se emitió. Para un caso emitido en su totalidad, se llena una tarjeta sustituta. Indica el número del caso emitido, la fecha de emisión, a quién se le emitió, por cuánto tiempo, firmas al recibirlo y aceptación después de la devolución del caso. La tarjeta sustituta se coloca en el gabinete en la ubicación del estuche emitido.
De acuerdo con las Normas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales. Los archivos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se transfieren al archivo. organismo federal poder ejecutivo no antes de 1 año y a más tardar 3 años a partir de la fecha de inicio de su uso o almacenamiento en unidades estructurales. La transferencia de casos a los archivos del órgano ejecutivo federal se realiza sobre la base de inventarios de almacenamiento permanente, almacenamiento temporal (más de 10 años) y registros de personal compilados en las divisiones estructurales del órgano ejecutivo federal. Los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) en los archivos del órgano ejecutivo federal no se transfieren y están sujetos a destrucción en en la forma prescrita.
GLAVGOSEKSPERTIZA DE RUSIA
ORDEN
Formación, preparación y transferencia de casos al archivo.
Moscú
La preparación y transferencia de expedientes al archivo se realiza de acuerdo con este Procedimiento, desarrollado de conformidad con la legislación federal en materia de archivos, regulaciones Servicio Federal de Archivos de Rusia, documentos normativos y metodológicos sobre soporte documental para la gestión (GOST R 6.30-97 " Sistemas unificados documentación. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos”, GOST R 51141-98 “Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones”, Normas básicas para el trabajo de los archivos departamentales.
1. FORMACIÓN DE CASOS
1.1. Requisitos básicos para crear casos.
1.1.1. La formación de casos es la agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos. Los casos son elaborados por empleados del servicio de soporte documental responsables del trabajo de oficina en las divisiones estructurales de la organización. La formación de casos se realiza bajo la dirección metodológica directa del archivo de la organización. 1.1.2. Al crear casos, es necesario cumplir con los siguientes requisitos básicos: - archivar en el caso solo documentos registrados, ejecutados y ejecutados de acuerdo con los requisitos de GOST R 6.30-97 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos" y demás normas sobre trabajos de oficina; - incluir en el caso documentos que correspondan en su título a la nomenclatura de casos, teniendo en cuenta el contenido, tipo y vida útil; - agrupar en un caso los documentos completados durante el trabajo de oficina a partir de un año calendario, con excepción de los casos transferibles y expedientes personales que se forman durante todo el período de trabajo del especialista en la organización; - los documentos de períodos de almacenamiento permanente y temporal deben agruparse en expedientes separados; - incluir en el expediente una copia de cada documento; - la carpeta no debe contener más de 250 hojas y su espesor no debe exceder los 4 cm; - está prohibido incluir en los expedientes documentos en borrador, manuscritos, no registrados, no ejecutados, no firmados y documentos sujetos a devolución. Dentro del caso, los documentos deben organizarse de manera que su contenido cubra de manera coherente determinadas cuestiones. En este caso, los documentos se organizan en orden cronológico (entrantes - por fecha de recepción, salientes - por fecha de salida). Los anexos a los documentos, independientemente de la fecha de su aprobación o elaboración, se adjuntan a los documentos a los que se refieren.1.2. Agrupar diferentes categorías de documentos
1.2.1. Los protocolos, órdenes, instrucciones, resoluciones y demás documentos organizativos y administrativos de la organización se agrupan en expedientes por tipo y cronología con anexos relacionados de acuerdo con la nomenclatura de expedientes. 1.2.2. Los pedidos de actividades principales se agrupan por separado de los pedidos de personal. 1.2.3. Las disposiciones e instrucciones aprobadas mediante documentos administrativos son anexos a los mismos y se formulan junto con los documentos especificados. Si son aprobados como documento independiente, luego se agrupan en casos independientes. 1.2.4. Las actas de las reuniones se ubican en archivos en orden cronológico. 1.2.5. Los informes y planes se archivan en el archivo del año al que se refieren, independientemente de la fecha de su recepción o preparación (por ejemplo: el informe anual de la organización (balance), planes de actividades organizativas y técnicas, publicaciones y documentos técnicos. formación de la organización, planes de trabajo de la organización y divisiones estructurales, etc.). 1.2.6. Las cuentas personales de los empleados y los expedientes personales de los empleados despedidos se agrupan en archivos separados y se organizan en orden alfabético. 1.2.7. La correspondencia con ministerios, departamentos, organizaciones, así como la correspondencia sobre propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos se archiva en expedientes según las fechas de preparación de las respuestas, mientras que el documento de respuesta se coloca detrás del documento de solicitud. Cuando se reanuda la correspondencia sobre un tema particular que comenzó el año anterior, los documentos se incluyen en el expediente del año en curso, indicando copias de la respuesta al índice del caso del año anterior. 1.2.8. Las propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos sobre el trabajo de las organizaciones y todos los documentos para su consideración y ejecución se agrupan por separado de las declaraciones de los ciudadanos sobre cuestiones personales.2. REGISTRO DE CASOS
2.1. Requisitos básicos para la presentación de casos.
2.1.1. El registro de casos lo realizan empleados del servicio de soporte documental de la dirección de la organización u otras divisiones estructurales, cuyas responsabilidades incluyen el establecimiento y formación de expedientes con asistencia metodológica y bajo el control del archivo de la organización. 2.1.2. Dependiendo del período de almacenamiento se realiza el registro total o parcial de los casos. 2.1.3. Los casos de almacenamiento permanente, almacenamiento temporal (más de 10 años) y archivos de personal están sujetos a registro completo. 2.1.4. El registro completo de casos incluye: - archivar o vincular documentos en expedientes (cláusula 2.2); - numeración de hojas del expediente (cláusula 2.3); - elaboración de un inventario interno de los documentos del caso (cláusula 2.4); - elaboración de un documento que acredite el caso (cláusula 2.5); - depósito información necesaria en los detalles de la portada del caso (cláusula 2.6). 2.1.5. Los ficheros de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) están sujetos a registro parcial. Se pueden almacenar en carpetas, no volver a sistematizar los documentos del expediente, no numerar las hojas, no elaborar un inventario interno y una hoja de certificación de documentos.2.2. Vinculación (vinculación) de los documentos del expediente (a la cláusula 2.1.4)
2.2.1. Los documentos que integran el caso se archivan cuatro veces en una carpeta dura especial, teniendo en cuenta la posibilidad de lectura libre del texto de todos los documentos, fechas, resoluciones, etc. Al preparar archivos para archivar, se quitan los alfileres de metal y los clips de los documentos. Al comienzo del caso, se coloca una hoja de papel A4 en blanco delante de los documentos. 2.2.2. Los archivos con cuentas personales de los empleados están sujetos a vinculación.2.3. Numeración de hojas en el expediente (a cláusula 2.1.4)
2.3.1. Para garantizar la seguridad y consolidar el orden de ordenación de los documentos incluidos en el expediente, todas sus hojas, excepto las hojas del inventario interno del expediente, la hoja certificante del expediente y las hojas administrativas entre juegos de documentos para el examen de los objetos, están numerados con numeración bruta en números arábigos en el ángulo superior derecho, sin tocar texto de los documentos, lápiz de grafito negro. 2.3.2. Las fotografías, dibujos, esquemas y otros documentos específicos que representen una hoja independiente del expediente están numerados en el reverso, en la esquina superior izquierda. 2.3.3. Una hoja con documentos muy pegados (recortes, fotografías, etc.) se numera como una sola hoja. 2.3.4. La hoja plegada (formato A2, A3) se desdobla y se numera en la esquina superior derecha como una sola hoja. 2.3.5. Los sobres con archivos adjuntos presentados en el caso están numerados, numerándose primero el sobre y luego cada archivo adjunto en el sobre con el siguiente número. 2.3.6. Documentos archivados en el expediente con numeración propia de hojas (incluidos publicaciones impresas) debe estar numerado en procedimiento general. 2.3.7. Las hojas de casos que constan de varios volúmenes están numeradas para cada volumen por separado. 2.3.8. Está prohibido el uso de tinta y lápices de colores para numerar las hojas. 2.3.9. Si hay errores individuales en la numeración de las hojas en los casos, se permite utilizar números de hoja con letras (por ejemplo: 37, 37a, 37b, etc.).2.4. Elaboración de un inventario interno (a la cláusula 2.1.4)
2.4.1. Para registrar los documentos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) y los documentos de personal (75 años), se elabora un inventario interno. 2.4.2. EN casos necesarios de acuerdo con el archivo, se elabora un inventario interno de los documentos contenidos en archivos con un período de almacenamiento de hasta 10 años, que incluyen documentos marcados como "DSP"; propuestas, declaraciones y quejas de los ciudadanos, etc. 2.4.3. El inventario interno se elabora en hoja(s) A4 en la forma prescrita (Apéndice 1), que contiene la siguiente información: - número de serie de los documentos del expediente; - título (resumen) de los documentos; - fecha de los documentos; - índice ( número de registro) documentos; - número de hojas de expediente en las que se encuentra cada documento. 2.4.4. El inventario interno tiene numeración de hojas independiente. 2.4.5. El inventario interno es firmado por su compilador, indicando el cargo, transcripción de la firma y la fecha de elaboración del inventario.2.5. Elaboración de un documento que acredite el caso (a la cláusula 2.1.4)
2.5.1. Para tener en cuenta el número de hojas del caso y registrar las peculiaridades de su numeración, se elabora un documento que acredite el caso. 2.5.2. El documento que acredita el caso se redacta en hoja aparte de formato A4 según la forma establecida (Anexo 2). 2.5.3. El documento que acredite el caso indica en números y en letras el número de hojas numeradas del inventario interno (si las hubiere). 2.5.4. La hoja de certificación especifica las siguientes características de la numeración de los documentos del caso: - la presencia de hojas con letras y números faltantes; - número de hojas con defectos irreparables (hojas rotas, hojas cubiertas de tinta, etc.). 2.5.5. Todos los cambios posteriores en la composición y estado del caso (daños, sustitución de originales por copias, adición de nuevos documentos, etc.) se anotan en la hoja de certificación con referencia al acto correspondiente.2.6. Diseño de la tapa de un estuche para almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) (a la cláusula 2.1.4)
2.6.1. La cobertura del caso para almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años) y para personal se elabora de acuerdo con el Apéndice 3. La portada del caso indica: - el nombre de la unidad estructural de la organización y su subordinación; - nombre del departamento; - número de caso (volumen) según la nomenclatura del caso; - título del caso; - fecha del caso (últimas fechas de los documentos presentados en el caso); - número de hojas del estuche; - plazo de conservación del caso. 2.6.2. La portada del estuche está dibujada con tinta o tinta negra. 2.6.3. Si el nombre de una organización, unidad estructural (su subordinación) o el nombre de un departamento cambia durante el período cubierto por los documentos del caso, se agrega a la portada el nuevo nombre de la organización, unidad estructural o departamento, se coloca la fecha. , y el nombre anterior se coloca entre paréntesis. 2.6.4. El título del caso en la portada se transfiere de la nomenclatura de los casos de la organización, acordada con la Comisión de Revisión de Expertos (comisión de expertos) de la organización de archivos *. * Creación del Servicio Federal de Archivos, órgano rector asuntos de archivo sujetos Federación Rusa(autoridad archivística regional o republicana pertinente) 2.6.5. En los títulos de los casos que contienen copias de documentos (órdenes, resoluciones de organismos superiores, actas de reuniones de un organismo superior, etc.), se indica su número de copia. La autenticidad de los documentos del caso no se indica en el título. 2.6.6. La fecha del caso debe indicarse en las portadas del caso: - para los casos que contienen órdenes, resoluciones, protocolos, las fechas del caso son las fechas de firma o aprobación del documento más antiguo y más reciente; - para los casos que contienen correspondencia, la fecha de inicio del caso es la fecha de recepción del primer documento entrante o la fecha del primer documento saliente, y la fecha de finalización es la fecha del documento entrante o saliente más reciente; - la fecha del expediente personal es la fecha de firma de las órdenes de admisión y destitución de la persona para quien fue abierto; - fecha de los casos que contienen cuentas personales empleados de la organización, expedientes personales de los empleados despedidos y expedientes que contienen planes e informes, es el año de apertura del caso. No se tienen en cuenta las fechas adjuntas a los documentos. Si el caso incluye documentos cuya fecha no coincide con la fecha del caso, entonces en la columna "Fecha del caso" se hace una entrada: "El caso contiene documentos para ______ año(s)". 2.6.7. Detalles requeridos La portada del estuche es una indicación del número de hojas del estuche, que se coloca sobre la base de la hoja de certificación del estuche (cláusula 2.5). 2.6.8. El detalle “Periodo de conservación del caso” se elabora de acuerdo con la nomenclatura de expedientes de la organización. 2.6.9. En el lomo de la portada del estuche se indica el índice del estuche según la nomenclatura de casos, el número de volumen y el año de su formación. 2.6.10. El número de volumen se indica sólo si hay más de un volumen. En este caso, después del número de volumen, se indica entre paréntesis el número de volúmenes instalados.3. ALMACENAMIENTO INMEDIATA DE DOCUMENTOS
3.1. Desde el momento de su creación y hasta su transferencia al archivo de la organización, los archivos son almacenados por especialistas del servicio de gestión de registros de la organización (divisiones estructurales) en el lugar de su formación. 3.2. Los jefes de las divisiones estructurales y los especialistas del servicio de mantenimiento de registros de la organización responsables del mantenimiento de registros son responsables de la seguridad de los documentos y archivos. 3.3. Los estuches se guardan en salas de trabajo, ubicados en armarios cerrados con llave, garantizando su total seguridad, protegiendo los documentos del polvo y la exposición a la luz solar. Para aumentar la eficiencia de la búsqueda de documentos, los casos se organizan de acuerdo con la nomenclatura de casos. La lista de casos o un extracto del mismo se encuentran en el interior del gabinete. 3.4. La retirada temporal de documentos de los archivos se permite en casos excepcionales y se lleva a cabo únicamente con el permiso del jefe del servicio de oficina y trabajo de la organización (unidad estructural) con la obligación de dejar en el archivo una copia certificada del documento y una indicación. del motivo de expedición del original. 3.5. Las copias de los documentos conservados en los archivos de la organización se entregan a organizaciones de terceros únicamente con el permiso del jefe del servicio de mantenimiento de registros de la organización (unidad estructural). 3.6. La destrucción de documentos que no tienen valor científico e histórico y que han perdido importancia práctica la lleva a cabo el archivo de la organización de la manera prescrita. Destrucción no autorizada documentos oficiales en divisiones estructurales de la organización está prohibido. 3.7. Los especialistas de las divisiones estructurales de la organización son responsables de la seguridad de los documentos que reciben y de su cuidadoso manejo.4. COMPILACIÓN Y REGISTRO DE DESCRIPCIONES DE CASOS
4.1. Garantizar la finalización del archivo para todos los registros completos de la organización que están sujetos a presentación en el archivo (casos de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años) y personal), elaborado de acuerdo con los requisitos de GOST R 6.30- 97 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la preparación de documentos" y otras normas sobre trabajos de oficina, así como los apartados 1 y 2 de este Procedimiento, se elabora un inventario de casos (Anexo 4). 4.2. Los inventarios de cajas se compilan por separado para: - cajas de almacenamiento permanente; - archivos de almacenamiento temporal; - asuntos de personal. 4.3. El inventario de casos es una lista de casos con numeración completa bruta (ordinal) independiente. Cada caja (volumen) se ingresa bajo un número de serie independiente. 4.4. En la organización, en cada unidad estructural, los inventarios de los archivos de almacenamiento permanente se elaboran anualmente bajo la dirección metodológica directa del archivo. A partir de estos inventarios, los documentos se trasladan al archivo. Inventarios preparados divisiones estructurales, sirven como base para la elaboración de un inventario resumido de la organización, que es elaborado por el archivo y según el cual envía archivos para almacenamiento permanente. Los inventarios de casos se compilan de acuerdo con la forma establecida en dos copias y se envían al archivo de la organización un año después de la finalización de los casos en el trabajo de oficina. 4.5. Al agregar varios volúmenes de un caso al inventario, el título del primer volumen se escribe completo y todos los demás volúmenes se designan con las palabras "El mismo" + número de volumen. Al mismo tiempo, se ingresa en el inventario otra información sobre los casos en su totalidad (fecha del caso, número de hojas del caso, vida útil del caso). En cada nueva hoja del inventario, el título se reproduce íntegramente. Si solo se ha abierto un volumen del estuche, el número del volumen no se indica en el inventario. 4.6. Los casos del inventario se sistematizan de acuerdo con la nomenclatura de casos de la organización. 4.7. En la lista de casos del servicio de gestión de registros de la organización, después de los títulos de los casos, se incluyen las tarjetas de registro de documentos entrantes y salientes. 4.8. Al final del inventario se realiza un asiento final, que indica en números y en palabras el número de casos remitidos al archivo de la organización. 4.9. Los inventarios de casos se imprimen en dos copias y están firmados por el jefe de la organización, el compilador del inventario (especialista en el servicio de gestión de registros) y el jefe del archivo de la organización. 4.10. Una copia del inventario se transfiere con los archivos al archivo de la organización, la segunda copia permanece en manos del especialista del servicio de gestión de registros de la organización responsable de la gestión de registros. 4.11. La columna "Nota" se utiliza para tomar notas sobre la recepción de casos, los detalles de su condición física, la disponibilidad de copias, etc.5. TRANSFERENCIA DE CASOS AL ARCHIVO DE LA ORGANIZACIÓN
5.1. Los casos de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años) y registros de personal se transfieren al archivo de la organización. Su transferencia se realiza únicamente según inventarios (Sección 4 de este Procedimiento). 5.2. Los casos completados por trabajos de oficina para almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años) y para personal, una vez finalizado el año calendario en el que fueron abiertos, están sujetos a registro de acuerdo con este Procedimiento y se transfieren al archivo de la organización. dentro del año siguiente, pero a más tardar 2 años después del final de su trabajo de oficina. 5.3. La transferencia de expedientes al archivo de la organización se realiza de acuerdo con un cronograma elaborado por el archivo, acordado con los responsables de las unidades estructurales que transfieren documentos al archivo y aprobado por el responsable de la organización. 5.4. Durante el período de preparación de los casos por parte de una unidad estructural para su transferencia al archivo de la organización, el empleado del archivo primero verifica la exactitud de su formación, ejecución y cumplimiento del número de casos incluidos en el inventario con el número de casos abiertos de acuerdo con la nomenclatura de los archivos de la organización. Los empleados del servicio de gestión de oficinas de la unidad estructural están obligados a eliminar todas las deficiencias en la formación y registro de los casos identificados durante la inspección. Si se detecta falta de casos se elabora un certificado. 5.5. Cada caso es recibido por el responsable del archivo (empleado especial) en presencia de un empleado del servicio de gestión de registros de la unidad estructural. En este caso, en ambas copias del inventario se anota la existencia del caso frente a cada caso incluido en el mismo. Al final de cada copia del inventario, el número de casos realmente aceptados en el archivo, el número de casos faltantes, la fecha de aceptación y transferencia de casos, así como las firmas del responsable del archivo (empleado del archivo ) y la persona que transfirió los casos se indican en números y en letras. 5.6. Los casos con un período de almacenamiento de hasta 10 años inclusive son almacenados por el servicio de gestión de registros y, una vez transcurrido el período de almacenamiento, están sujetos a transferencia al archivo para su destrucción en la forma prescrita. 5.7. En caso de liquidación o reorganización de una división de una organización, un empleado del servicio de gestión de registros, dentro de los 2 meses siguientes a la fecha de liquidación o reorganización de la división, forma todos los documentos disponibles en archivos, redacta archivos y los transfiere a el archivo, independientemente del período de almacenamiento.6. TRABAJAR CON DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
6.1. Todas las operaciones realizadas con documentos electronicos cuando se transfiere para almacenamiento de archivo, debe estar documentado. Un documento electrónico es un documento creado utilizando medios y métodos de grabación que aseguran el procesamiento de su información en una computadora. Los documentos electrónicos creados en las actividades de la organización están sujetos a transferencia en la forma prescrita para su almacenamiento en archivos. Los archivos de las organizaciones aceptan documentos electrónicos, garantizan su seguridad, registro, selección y uso, así como su preparación y transferencia al almacenamiento estatal. Tanto los documentos individuales como sus complejos, colecciones de documentos, así como documentos como parte de los fondos de organizaciones o individuos- fuentes de adquisición de archivos que tengan detalles que permitan identificarlas. 6.2. El lugar de almacenamiento de los documentos electrónicos lo determina el director de la organización. Pueden almacenarse en el archivo de la organización o en una unidad especializada, que puede incluir: una biblioteca magnética, un servicio para la implementación y mantenimiento de métodos y medios de gestión documental automatizada, servicio tecnológico. 6.3. Términos requeridos almacenamiento de archivos Los documentos electrónicos son: - la presencia en el archivo de equipos de hardware y software para almacenar, copiar y reproducir documentos electrónicos, su reescritura en nuevos formatos en relación con el desarrollo. software, transmisión de información a través de canales de comunicación; - garantizar el acceso a la información para categorías establecidas de usuarios, así como garantizar la protección de la información contra el acceso no autorizado (mediante el uso de medios técnicos apropiados y normas legales); - garantizar un régimen de almacenamiento de documentos electrónicos que evite su pérdida o distorsión. Garantizar el almacenamiento de documentos electrónicos debe incluir el mantenimiento de condiciones óptimas de almacenamiento de los medios técnicos de documentos electrónicos. Los parámetros técnicos de estos modos están determinados por las correspondientes estándares estatales GOST 28388-89. Sistema de procesamiento de información. Documentos en soporte magnético. Procedimiento de ejecución y tramitación; GOST 2.501-88 ESKD. Normas de contabilidad y almacenamiento; GOST 19.601-78 DEP. Reglas de duplicación, contabilidad y almacenamiento; GOST 24.402-80. Sistema unificado Normas ACS. Contabilidad, almacenamiento y circulación. 6.4. La selección de documentos electrónicos para su almacenamiento en archivos se realiza como resultado de su examen. En la fase inicial de examen de los documentos electrónicos, el archivo, junto con el servicio de gestión de documentos o el servicio responsable del funcionamiento de tecnologías de la información en la organización, define una lista de sistemas, temas y proyectos, cuyos documentos pueden ser de valor de acuerdo con los criterios generales de examen. Esta lista es la base para realizar el examen real de documentos electrónicos. El examen de documentos electrónicos lo realizan servicios expertos junto con la documentación tradicional de la organización; Se aplica un complejo sistema de criterios generales y especiales. Se establece el tipo de composición de los documentos, se examina su contenido y se determinan los requisitos del ciclo de vida. información documentada, se lleva a cabo una evaluación pericial condición técnica documentos. La selección de documentos electrónicos se realiza sobre la base de la “Lista documentos estándar con plazos de almacenamiento generados en las actividades de las organizaciones" y "Relación de documentos en soporte informático y base de datos automatizada (ADB) sistemas automatizados fines científicos, técnicos y productivos. 6.5. Los documentos electrónicos se reciben para su almacenamiento en archivos junto con la documentación adjunta. Debe reflejar la siguiente información: título del documento, fecha de su creación, características del contenido (resumen), formato electrónico, estructura física y lógica (para una base de datos (BD), volumen del documento (para una BD también el número de registros). El documento electrónico y la documentación que lo acompaña constituyen una unidad de contabilidad de documentos electrónicos. A la unidad de contabilidad recibida para el almacenamiento de archivos se le asigna un número de registro de acuerdo con el registro de recibos. La unidad de almacenamiento del documento electrónico se indica como parte de. la unidad de contabilidad es un conjunto de soportes (cinta magnética, disco magnético flexible, disco magnetoóptico, disco óptico, etc.) de un documento electrónico y la documentación que lo acompaña. Se crea una tarjeta de contabilidad en dos copias para su almacenamiento. unidad y se mantiene una base de datos contable (catálogo) de documentos electrónicos 6.6 La preparación de documentos electrónicos para su transferencia al almacenamiento de archivos consta de las siguientes etapas: - registrarse. medios de la máquina(si es necesario, reescriba en nuevos medios); - comprobar el estado técnico; - preparación de la documentación adjunta (la documentación adjunta del documento electrónico debe ser suficiente para garantizar la seguridad y el uso de los documentos electrónicos); - transferencia directa de documentos electrónicos al archivo de la organización. 6.7. El período de almacenamiento temporal de archivos de documentos electrónicos de la parte estatal del fondo de archivos de la Federación de Rusia en una organización de conformidad con la resolución del Consejo de Ministros-Gobierno de la Federación de Rusia "Sobre el procedimiento para el almacenamiento departamental de documentos y su organización en el trabajo de oficina” de 03.03.93 No. 191 se determina en 5 años. La transferencia de documentos para el almacenamiento estatal se realiza de acuerdo con archivo estatal Según la descripción. Los documentos con un período de almacenamiento temporal se destruyen de acuerdo con la ley después de la aprobación del inventario en la forma prescrita.Apéndice 1
INVENTARIO INTERNO
Documentos del caso
№ ________________
|
Título del documento |
Fecha del documento |
Índice de documentos |
Números de hoja de caso |
|
Formato A4 (210x297 mm)
Formulario de inventario interno de documentos del caso.
Apéndice 2
HOJA DE VERIFICACIÓN DE CASO No. ______
El expediente está archivado y numerado _______________ ____________________________________________ (en números y en letras) hoja(s), incluyendo: hojas de letras ______________________________ números faltantes __________________________ + _________________ hoja(s) del inventario interno.
Formato A4 (210x297 mm)
Nombre del cargo de la persona que elaboró la hoja de certificación del documento firma firma Fecha
Modelo de la hoja de certificación del caso.
______________________________________________________________________
Apéndice 3
_______________________________________________________________________
(nombre de la unidad estructural de la organización)
(nombre del departamento)
Inventario ______ Unidad. hora ______
CASO No. _____
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Volumen No._________
Comenzó el _____________
Finalizado ___________
El ________________ l.
Almacenar por __________ años
Formulario A4 (210x297 mm)
Formulario de portada del caso
Apéndice 4
INVENTARIO
materiales documentales ____________________________ almacenamiento
___________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
(permanente, temporal)
(departamento, gestión)
|
durante _______ año |
Índices de casos |
Cabeceras de unidades de almacenamiento (cajas) |
Fechas límite |
Número de hojas |
Duración y enumerar el número de artículo |
|
Total presentado __________________________ casos (en números y en palabras) Jefe de departamento firma transcripción de firma Presentado por: nombre del cargo de la persona que compiló el inventario firma firma Aceptado por: jefe del archivo firma transcripción de firma
Formato A4 (210x297 mm)
| 1. Formación de casos. 1 1.1. Requisitos básicos para la formación de casos. 1 1.2. Agrupamiento varias categorias documentos. 2 2. Registro de casos. 2 2.1. Requisitos básicos para la presentación de casos. 2 2.2. Encuadernación (encuadernación) de documentos archivados. 3 2.3. Numeración de hojas en el expediente. 3 2.4. Elaboración de un inventario interno. 3 2.5. Elaboración de documento que acredite el caso. 4 2.6. Diseño de la tapa de un estuche para almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años). 4 3. Almacenamiento oportuno de documentos. 5 4. Elaboración y tramitación de inventarios de expedientes. 5 5. Transferencia de casos al archivo de la organización. 6 6. Trabajar con documentos electrónicos. 7 Apéndice 1 Modelo de inventario interno de los documentos del caso. 9 Apéndice 2 Modelo de hoja de certificación de caso. 9 Apéndice 3 Formato de portada del caso. 9 Apéndice 4 Formulario de registro de asuntos departamentales. 10 |
En el proceso de actividad, las empresas reciben y crean. gran número documentos. La búsqueda y el uso rápido de documentos solo es posible si están clasificados claramente, por lo que una de las principales cuestiones en la organización del trabajo con documentos es el desarrollo de una nomenclatura de casos.
La lista de casos se compila de acuerdo con forma unificada, en el que cada columna tiene su propio propósito y requiere un correcto llenado.
La nomenclatura de casos es un documento polivalente.
El objetivo principal de la nomenclatura de archivos es sistematizar los documentos, permitiendo distribuirlos luego de su ejecución en archivos y determinar el sistema de almacenamiento de documentos en la institución.
Cada estuche incluye documentos de la misma vida útil, por lo que la nomenclatura de estuches permite un examen inicial del valor de los documentos.
La indexación de casos, fijada por la nomenclatura de casos, se utiliza al registrar documentos.
La nomenclatura de casos se puede utilizar como esquema de construcción. archivo de referencia para documentos ejecutados.
En la entrega de expedientes con periodos de conservación de hasta 10 años se utiliza la nomenclatura de expedientes en lugar de un inventario.
Al compilar inventarios para archivos de almacenamiento permanente y a largo plazo, también utilizan la nomenclatura de archivos.
Al estudiar la estructura de una organización, la lista de casos se utiliza como material de referencia.
Para compilar y formalizar la nomenclatura de casos se utiliza documentación normativa y metodológica. Las instituciones de archivos se han desarrollado manuales metodológicos sobre la elaboración de una nomenclatura de asuntos institucionales.
La clasificación más sencilla de documentos es agruparlos en casos.
Los documentos se agrupan en casos según los siguientes criterios:
nominal;
corresponsal;
cronológico.
La característica nominal es la agrupación de documentos del mismo tipo en un solo archivo: órdenes, protocolos, etc.
Una característica temática es la combinación de documentos sobre un tema en una carpeta, por ejemplo: un caso judicial o documentos sobre la construcción de un nuevo edificio educativo.
Un signo de corresponsal es correspondencia con un corresponsal específico, por ejemplo: Correspondencia con la fábrica de Novaya Zarya.
Atributo cronológico (documentación contable): se utiliza cuando los parámetros de tiempo de los documentos aparecen primero, por ejemplo: informes sobre el envío de mercancías de enero.
La nomenclatura de asuntos debe estar en cada institución, empresa y abarcar todos los documentos creados en el curso de sus actividades. Existen tres tipos de nomenclaturas de casos: individual (para una empresa específica, unidad funcional), aproximada y estándar.
Se compilan nomenclaturas estándar y aproximadas de casos para organizaciones que tienen actividades similares en la naturaleza.
La nomenclatura estándar de casos es obligatoria.
La lista de casos la elabora para cada división funcional de la empresa el responsable del mantenimiento de registros con la participación de los principales especialistas de la división. Está acordado con el archivo y firmado por el responsable del mantenimiento de registros de este departamento.
En las pequeñas empresas, la nomenclatura de los casos la aprueba el director, en las grandes, los jefes de departamento.
La lista de casos se redacta en cuatro ejemplares:
el primero se almacena en el servicio de gestión de registros de la institución o empresa;
el segundo está en el archivo estatal;
el tercero - en el archivo departamental;
la cuarta es una copia de trabajo.
Se compila una nomenclatura consolidada de negocios para grandes empresas y representa un resumen de todas las nomenclaturas de negocios de las divisiones.
La nomenclatura entra en vigor el 1 de enero del siguiente año calendario. Si las funciones y tareas de la institución no cambian, la nomenclatura previamente acordada se reimprime para el próximo año con las modificaciones apropiadas y es aprobada por el director de la institución.
Al menos una vez cada 5 años, la nomenclatura está sujeta a recomposición y nueva aprobación. Durante el año, la nomenclatura de casos aprobada podrá complementarse con casos nuevos, no previstos, y se podrán especificar los períodos de almacenamiento de casos individuales.
A principios de cada año, la organización comienza a redactar los documentos para las empresas. La formación de casos es la agrupación de documentos ejecutados en un caso de acuerdo con la nomenclatura de casos y la sistematización de documentos dentro del caso.
Formación centralizada y descentralizada de asuntos en la organización.
En las organizaciones, los asuntos se forman de forma centralizada en el servicio de gestión de soporte documental (secretaría, oficina, departamento de gestión de oficinas, etc.) o descentralizados, en divisiones estructurales. La práctica muestra que los casos se forman principalmente de manera descentralizada, es decir. en divisiones estructurales.
Los documentos organizativos y administrativos, los formularios de su registro (contabilidad), la documentación consolidada textual y estadística de planificación y presentación de informes, la correspondencia y otros documentos sobre las actividades principales se generan en el Servicio de Apoyo a la Documentación de la Gestión (DOU).
Los documentos que reflejan áreas individuales de las actividades de la organización se forman en archivos en el lugar de su preparación en las divisiones estructurales relevantes, cuya competencia incluye ciertas cuestiones de acuerdo con las normas sobre ellos (por ejemplo, de acuerdo con las normas sobre planificación económica). departamento, departamento contabilidad y reporting, departamento de RRHH, etc.).
La formación de casos en las divisiones estructurales de la organización la llevan a cabo los empleados responsables del mantenimiento de registros. El control sobre la formación de casos lo realiza el servicio de la institución de educación preescolar.
El jefe del archivo de la organización o la persona responsable del archivo brinda la asistencia metodológica necesaria a los empleados de las divisiones estructurales en la formación de archivos, y también verifica la exactitud de la formación de archivos de acuerdo con la nomenclatura de archivos aprobada.
Reglas para formar casos.
Al formar casos, se deben observar los siguientes requisitos básicos:
● colocar en el caso únicamente documentos ejecutados y correctamente ejecutados de acuerdo con los títulos de los casos según la nomenclatura;
● incluir una copia del documento en el expediente;
● reunir todos los documentos relacionados con la resolución de un problema;
● colocar archivos adjuntos junto con los documentos principales;
● agrupar documentos del mismo año calendario en un solo expediente, con excepción de los casos transferibles;
● agrupar por separado en archivos documentos con períodos de almacenamiento permanente y temporal.
No deben incluirse en el expediente los documentos que deban devolverse, copias extras o borradores.
¡Prestar atención! El estuche no debe exceder las 250 hojas con un grosor de lomo no superior a 4 cm. Si el lomo del estuche excede los 4 cm, los documentos del expediente se dividen en volúmenes. El índice y el título del caso se colocan en cada volumen con la adición de “volumen 1”, “volumen 2”, etc.
Los documentos dentro del caso están ordenados de arriba a abajo en una secuencia o combinación cronológica, lógica de preguntas y preguntas.
Dentro del caso, los documentos deben organizarse de manera que su contenido cubra ciertas cuestiones en una secuencia lógica.
Los casos se abren sobre una base cronológica, temática o una combinación de ambas. Los documentos entrantes están ordenados por fecha de recepción, los salientes, por fecha de salida o alfabéticamente por autores y corresponsales.
Agrupar ciertos tipos de documentos en archivos
Actos regulatorios legales y administrativos. se agrupan en casos por tipo y cronología con solicitudes relacionadas dentro de un año calendario. No está permitido agrupar en un solo archivo diferentes tipos de documentos administrativos, por ejemplo órdenes, instrucciones e instrucciones. Cada tipo de documento administrativo se integra en un expediente independiente con su propia numeración bruta y, en consecuencia, está sujeto a registro en un diario (libro) separado.
Órdenes sobre actividades principales agrupados por separado de pedidos de personal. Órdenes de personal que tengan, según la Lista de gestión estándar documentos de archivo, generado en el proceso de actividad agencias gubernamentales, órganos gobierno local y organizaciones, que indican los plazos de almacenamiento (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 25 de agosto de 2010 No. 558), los diferentes plazos de almacenamiento se forman en casos independientes y tienen su propio registro en el correspondiente formulario contable(revista, libro, ficha).
Los pedidos de personal se agrupan en ficheros en función de su periodo de almacenamiento. Cabe recordar que está prohibido agrupar documentos con términos diferentes almacenamiento
De conformidad con el art. 19b de la Lista de documentos de archivo administrativos estándar generados en el curso de las actividades de organismos estatales, gobiernos y organizaciones locales, que indican los períodos de almacenamiento, los pedidos de personal tienen dos períodos de almacenamiento: 75 años y 5 años.
Los pedidos con una vida útil de 75 años incluyen los siguientes pedidos:
● en caso de admisión, transferencia, combinación, transferencia, despido;
● certificación, formación avanzada, asignación de títulos (rangos);
● cambio de apellido;
● estímulo, recompensa;
● remuneración, bonificaciones, pagos diversos;
● todo tipo de licencias para empleados en condiciones de trabajo difíciles, nocivas y peligrosas, licencias por embarazo, parto, cuidado de niños, licencias sin sueldo (salario);
● obligación sobre el perfil de la actividad principal;
● viajes de negocios largos, nacionales y extranjeros, viajes de negocios para trabajadores con condiciones de trabajo difíciles, nocivas y peligrosas.
Los pedidos con una vida útil de 5 años incluyen los siguientes pedidos:
● acerca de sanciones disciplinarias;
● vacaciones anuales retribuidas, licencia de estudios;
● de servicio;
● viajes de negocios nacionales y extranjeros de corta duración.
La práctica de utilizar documentos sobre el personal muestra que con volúmenes importantes de pedidos de personal con una vida útil de 75 años, es más conveniente agruparlos en archivos sobre cuestiones operativas. Por ejemplo, las órdenes de admisión, reubicación, combinación, traslado y despido de empleados deben agruparse por separado en casos, es decir, relacionados con su experiencia laboral, y por separado: pedidos de bonificaciones, incentivos y otros pagos, que contienen información sobre salarios. Además, en cada caso, los pedidos deberán tener su propia numeración bruta.
Reglamentos, instrucciones, reglas., aprobados por actos regulatorios legales y administrativos (órdenes, instrucciones, decisiones, resoluciones, etc.), se agrupan junto con los documentos especificados. Cuando se aprueban como documentos independientes, se agrupan en casos independientes.
Protocolos del fichero están ordenados cronológicamente según las fechas de su recopilación y en orden ascendente de su número. Los anexos del protocolo existente se agrupan en un solo archivo, es decir. junto con los protocolos. En el caso de un gran volumen de archivos adjuntos a protocolos, los archivos adjuntos se agrupan en archivos separados según las fechas de los protocolos y sus números.
Aprobado planes, informes, estimaciones, horarios de personal y otros documentos se agrupan por separado de sus proyectos.
Correspondencia agrupados, por regla general, durante el período del año calendario y sistematizados en orden cronológico; en este caso, el documento de respuesta se coloca detrás del documento de solicitud. Cuando se retoma la correspondencia sobre un tema particular iniciada el año anterior, los documentos se incluyen en el expediente del año en curso, indicándose el índice del expediente del año anterior.
Documentos en expedientes personales. se ubican a medida que llegan y se sistematizan de la siguiente manera:
● inventario interno de los documentos disponibles en el expediente personal;
● cuestionario (hoja personal para registros de personal) y un complemento al mismo;
● autobiografía, currículum;
● documentos sobre educación;
● solicitud de empleo;
● orden (instrucción) sobre la contratación;
● contrato de trabajo;
● acuerdo sobre responsabilidad financiera (si lo hubiera);
● copias de órdenes (instrucciones) sobre reubicación, combinación, transferencia, certificación, capacitación avanzada, fijación de salarios, licencias sin sueldo, cuidado de niños, etc.;
● acuerdos adicionales para contrato de trabajo;
● copias de certificados de matrimonio, documentos sobre cambio de apellido;
● hojas de certificación;
● copias de pasaporte, TIN, Fondo de Pensiones y otros documentos personales empleado;
● certificados de registro en el lugar de residencia;
● carta de renuncia;
● una copia de la orden (instrucción) de despido.
Tarjetas personales de empleados.(formulario unificado No. T-2) se forman en archivos independientes según el alfabeto de apellidos por separado de los archivos personales.
Cuentas personales para los salarios de los empleados se encuentran en archivos en orden alfabético de apellidos.
Preparación de cajas para su transferencia al almacenamiento.
Un año después de la finalización de los casos en el trabajo de oficina, se trabaja en su preparación para su transferencia al archivo de la organización. De acuerdo con la cláusula 3.7.25 de las Reglas Básicas para el Funcionamiento de Archivos de Organizaciones (aprobadas por decisión de la Junta de Rosarkhiv del 6 de febrero de 2002), el archivo recibe documentos, incluidos los de personal, a más tardar tres años después de su finalización en el trabajo de oficina.
Los documentos electrónicos completados mediante el trabajo de oficina se agrupan en archivos (carpetas) de acuerdo con la nomenclatura de los archivos de la organización, por separado de los documentos en papel, en el disco duro de una computadora especialmente dedicada.
Los casos desde la fecha de su constitución hasta su transferencia al archivo de la organización se almacenan en el lugar de su formación.
Los expedientes se consideran iniciados desde el momento en que se incluye en ellos el primer documento otorgado. Una vez elaborado el documento y finalizado el trabajo con los expedientes, estos últimos se colocan (archivan) para garantizar la seguridad física en tapas duras o carpetas.
Cada unidad estructural cuenta con un empleado responsable de la seguridad de los documentos y su formación en archivos. El jefe del departamento vela por la seguridad de los documentos y archivos. Para ello, los expedientes deben colocarse en armarios cerrados con llave, cajas fuertes, etc. para garantizar su seguridad y protección contra la exposición al polvo y la luz solar.
Los estuches de los gabinetes para registro y recuperación rápida están dispuestos verticalmente, con el lomo hacia afuera, y de acuerdo con la nomenclatura de los estuches. En el lomo de las tapas de los estuches se indican índices según la nomenclatura de los estuches. La lista de casos o un extracto del mismo se coloca en el interior del gabinete.
Al buscar un documento, primero debe encontrar el título deseado del caso y luego, utilizando el índice del caso, encontrar la carpeta correspondiente en el estante.
Comprobación de la disponibilidad y estado de documentos y expedientes.
Los casos actualmente almacenados están sujetos a contabilidad. Es necesario verificar periódicamente la disponibilidad y estado de los documentos y expedientes a fin de establecer la presencia real de casos y el cumplimiento de su número enumerado según la nomenclatura de casos.
La verificación de la disponibilidad y estado de los documentos y archivos se lleva a cabo al mover archivos, devolver archivos, cambiar el responsable de la seguridad de los documentos y el jefe de una unidad estructural, así como durante la reorganización o liquidación de una organización o su estructura. unidad.
La verificación de la disponibilidad de estuches se realiza comparando los artículos en la nomenclatura de estuches con la descripción de los estuches en la portada, y el estado físico de los estuches se determina visualmente. Todas las deficiencias detectadas quedan registradas en un certificado de verificación de la disponibilidad y estado de la cosa.
En caso de pérdida de documentos y archivos, investigación interna, por lo que el responsable del daño asume la responsabilidad en la forma prescrita.
El procedimiento para la emisión de casos y documentos.
La expedición de casos a otras unidades estructurales se realiza con el permiso del jefe del servicio de la institución de educación preescolar. Los casos se entregan a los empleados de los departamentos para el trabajo contra recibo. Se crea una tarjeta sustituta para el caso emitido y se coloca en el lugar del caso emitido. Indica la unidad estructural, el índice del caso, la fecha de su emisión, a quién se le emitió el caso, la fecha de su devolución y proporciona columnas de recibos de recepción y aceptación del caso.
Los estuches se expiden para uso temporal a los empleados de unidades estructurales por un período no mayor a un mes y después de su vencimiento están sujetos a devolución. Los casos se remiten a otras organizaciones sobre la base de sus solicitudes por escrito con el permiso del director de la organización según la ley.
Si un empleado necesita temporalmente documentos individuales que ya están incluidos en el expediente, que actualmente se encuentra almacenado en una unidad estructural, la persona responsable de la formación y el almacenamiento de los expedientes puede eliminarlos del expediente e insertar una hoja sustituta. en su lugar. La hoja sustitutiva indica cuándo, a quién y por qué período se emitió el documento.
Eliminación de documentos de archivos de almacenamiento permanente (por ejemplo, pedidos de actividades principales, mesas de personal, informes de actividades básicas, etc.) se permite en casos excepcionales y se realiza con la autorización del responsable de la organización, dejando en el expediente copia certificada del documento y exposición de los motivos de su emisión en original.
Como regla general, la incautación de documentos originales la llevan a cabo los organismos encargados de hacer cumplir la ley, los judiciales y otros organismos encargados de hacer cumplir la ley que actúan en legalmente. En este caso, el organismo solicitante debe presentar una solicitud a la organización, que debe contener una referencia al acto legislativo u otro acto legal reglamentario pertinente sobre cuya base se pueden proporcionar los documentos al organismo para su incautación. Los documentos originales incautados una vez pasada su necesidad deberán devolverse a la organización. La organización controla la devolución de estos documentos.
E.A. Koshelev,
archivista
3.5.1. La formación de casos es la agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos.
Se colocan en el expediente los documentos que, en su contenido, corresponden al título del caso, sin embargo, está prohibido agrupar borradores y duplicados de documentos (con excepción de los especialmente valiosos), así como los documentos que estén sujetos; para volver, en archivos.
3.5.2. Los casos se forman en organizaciones con mantenimiento de registros centralizado, por parte del servicio de institución de educación preescolar de la organización, y con gestión descentralizada, tanto por unidades estructurales (personas responsables de la institución de educación preescolar) como por el servicio de institución de educación preescolar de la organización.
La formación de casos se lleva a cabo bajo la dirección metodológica directa del archivo de la organización y, si es necesario, del archivo estatal correspondiente.
3.5.3. Al formar casos, se deben observar los siguientes requisitos básicos:
los documentos de almacenamiento permanente y temporal deben agruparse en archivos separados;
incluir en el expediente una copia de cada documento;
agrupar documentos del mismo año calendario en un archivo; las excepciones son: casos de mudanza; casos judiciales; Archivos personales que se forman durante todo el período de trabajo. de esta persona en la organización; documentos de los órganos electos y sus comisiones permanentes, grupos adjuntos, que se agrupan durante el período de su convocatoria; documentos instituciones educativas, que se forman durante el año académico; documentos teatrales que caracterizan las actividades escénicas durante la temporada teatral; archivos de películas, manuscritos, historias clínicas, etc.;
el estuche no debe contener más de 250 hojas, con un espesor no superior a 4 cm.
3.5.4. Dentro del caso, los documentos deben organizarse de manera que su contenido cubra de manera coherente determinadas cuestiones. En este caso, los documentos se organizan en orden cronológico (entrantes - por fecha de recepción, salientes - por fecha de salida) o alfabéticamente por autores y corresponsales.
Los anexos a los documentos, independientemente de la fecha de su aprobación o elaboración, se adjuntan a los documentos a los que se refieren.
Las aplicaciones de más de 250 hojas son volumen separado, sobre el cual se hace una nota en el documento.
3.5.5. Los documentos administrativos se agrupan en casos por tipo y cronología con aplicaciones relacionadas:
cartas, reglamentos, instrucciones aprobadas documentos administrativos, son apéndices de los mismos y se agrupan junto con los documentos especificados. Si se aprueban como documento independiente, se agrupan en casos separados;
los pedidos de actividades principales se agrupan por separado de los pedidos de personal;
Los pedidos de personal se agrupan en ficheros de acuerdo con los plazos de conservación establecidos. Es aconsejable, en caso de grandes volúmenes de documentos, agrupar los pedidos de personal relacionados con diversos aspectos de las actividades de la organización (contratación, despido y reubicación, viajes de negocios, etc.) en casos separados;
las instrucciones de organismos superiores y los documentos para su ejecución se agrupan en archivos según las áreas de actividad de la organización;
los planos, informes, estimaciones, límites, listas de títulos y otros documentos aprobados se agrupan por separado de sus proyectos;
