Todo sobre notas: informativas, oficiales, explicativas. Cómo escribir una nota sobre el incumplimiento de deberes oficiales Informe sobre un empleado

En cualquier empresa habrá un empleado que no respete a sus compañeros, subordinados y, a veces, incluso a sus superiores. A diferencia de faltas disciplinarias y el desempeño inadecuado de sus funciones, a veces es difícil castigar a un empleado por un comportamiento inadecuado, ya que las normas sobre comportamiento inadecuado Prácticamente no se encuentran en el Código del Trabajo de la Federación de Rusia (a excepción del personal docente).

Dado que el concepto de comportamiento incorrecto, así como el castigo por ello, no está prescrito en la legislación básica actos legislativos, para poder calificar el comportamiento incorrecto del empleado, así como aplicar un castigo por ello, es necesario Introduzca los conceptos anteriores en los documentos reglamentarios locales de esta organización.

Por ejemplo, en convenio colectivo o en las normas internas regulaciones laborales.

Las siguientes acciones pueden clasificarse como comportamiento incorrecto (grosero):

• declaraciones ofensivas dirigidas a colegas o clientes de la organización;
• usar malas palabras en relación con las personas o simplemente en el habla coloquial;
• comportamiento obsesivo y grosero;
• gestos obscenos hacia compañeros y clientes de la organización, etc.

Estos son sólo algunos de los principales signos de comportamiento inadecuado de los empleados.

Esta lista puede continuar casi infinitamente, todo depende de la política corporativa de la organización y del alcance de sus actividades.

¿Qué responsabilidades debe tener un director técnico en una empresa? ver el enlace.

Además de las acciones anteriores, esto puede incluir muchas otras, incluido usar ropa reveladora si la empresa tiene un código de vestimenta estricto.

Es necesario incluir una cláusula sobre comportamiento inadecuado en uno de los documentos reglamentarios locales de la organización, así como familiarizar al empleado con ellos, para que el director de la organización tenga derecho a castigar al empleado que cometió este delito.

¿Quién redacta el informe sobre conductas inapropiadas?

Cualquier empleado que estuvo presente o aquel a quien se dirigió este comportamiento tiene derecho a elaborar un informe sobre el comportamiento inadecuado de un empleado.

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Además de la nota, también se puede redactar un acta en presencia de la comisión en la que se indique que el empleado se comportó de manera inapropiada con los empleados o socios comerciales de la organización.

A menudo, un comportamiento inadecuado, en particular declaraciones obscenas dirigidas a alguien, acompaña intoxicación por alcohol. Entonces, en este caso, un empleado puede ser castigado dos veces por una aparente mala conducta.

Por la apariencia de un empleado en estado de ebriedad y por conducta inapropiada. Pero solo con la condición de que las normas de conducta inapropiada y su prohibición estén incluidas en los documentos regulatorios locales de la organización.

En este caso, una comisión redacta un memorando o acta en el que se deja constancia de que el empleado está ebrio.

Ejemplo de memorando sobre el comportamiento grosero de un empleado

El procedimiento para redactar documentos que acrediten que un empleado ha tenido un comportamiento grosero no es diferente de redactar todos los demás documentos. notas y actos a partir de los cuales se inicia la investigación oficial.

No hay una opinión clara al respecto en cuanto a investigación oficial. Pero si el caso llega a los tribunales, entonces es necesario indicarlo y, además, es recomendable contar con testigos.

La investigación oficial se lleva a cabo en procedimiento general en cumplimiento de los requisitos legales.

Dado que las normas de conducta suelen estar prescritas en las normas laborales internas, su violación puede clasificarse como faltas disciplinarias.

Responsabilidad del empleado

Un empleado que se comporta de manera inapropiada (grosera) generalmente está sujeto a castigo disciplinario. Por lo general, dependiendo de la gravedad, se trata de una reprimenda o una reprimenda.

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Es imposible despedirlo inmediatamente por comportamiento inapropiado, ya que esto no se aplica a comportamientos que alguna vez fueron graves.

Pero si el empleado ya ha recibido una sanción disciplinaria impuesta previamente durante menos de un año, entonces el despido es muy posible, incluso si la sanción anterior se impuso por una infracción completamente diferente.

Además del castigo, según el Código del Trabajo, en este caso también se pueden aplicar normas. Código civil , en términos de insulto a la personalidad y la dignidad, calumnia.

Tanto los ciudadanos terceros lesionados que hayan sido insultados como los empleados directos de esta organización pueden acudir a los tribunales.

Hay precedentes en los que no se presentó una demanda contra un empleado específico, sino contra la organización en su conjunto, si la persona que se permitió comportarse incorrectamente (groseramente) ocupaba un puesto alto.

¿Cómo documentar la recepción de mercancías? Reglas de compilación y vea el enlace.

Además, la única salida para los empleados es acudir a los tribunales en los casos en que el director de la organización se haya permitido comportarse de forma grosera e incorrecta.

En cualquier caso, hoy en día cada vez más empresas han empezado a prestar atención a esta parte de la comunicación con los empleados como un componente importante de la imagen comercial de la empresa.

Por lo tanto, los estándares para la comunicación interna entre los empleados, así como con los clientes de la organización, se prescriben cada vez más en documentos locales, ocupando cada vez más espacio allí.

Aunque aquí tampoco hay que dejarse llevar y encerrar a los trabajadores en un marco estricto. desde en legislación vigente puede haber restricciones. También es apropiado tener esto en cuenta al crear un código de vestimenta para una organización.

Aprenderá cómo redactar una denuncia contra un empleado por insultarlo en este vídeo:

El flujo de documentos de cualquier empresa es una colección de papeles. de diferente naturaleza, sistematizado de cierta manera. Uno de los documentos es una nota.

Características generales y finalidad del documento.

Para empezar, cabe señalar que un memorando es un documento comercial que tiene un carácter informativo y al mismo tiempo recomendatorio. Está destinado a ser entregado al jefe de la empresa o superior inmediato. Este documento puede ser elaborado por cualquier persona por dos motivos:

1. Por iniciativa del propio empleado.
2. Según lo indique la gerencia.

En cualquier caso, dicho documento contiene información detallada sobre un tema específico e individual. Básicamente, esta es la opinión del empleado expresada en escrito. Hay ocasiones en las que, para tomar una decisión, un directivo necesita conocer las opiniones de sus subordinados sobre las circunstancias de un caso. Luego, el empleado está obligado a redactar una respuesta razonada y, en conclusión, añadir su opinión personal en forma de propuestas y recomendaciones específicas. En consecuencia, dicha nota se convierte en la opinión privada de una persona en particular.

No te confundas

Al comenzar a redactar un documento, debe saber exactamente qué se debe proporcionar exactamente. Algunas especies son muy similares entre sí y pueden confundirse fácilmente. Por ejemplo, notas comerciales Hay tres tipos: oficial, informativo y explicativo. Al mismo tiempo, existen tres diferencias significativas entre ellos que no permiten persona conocedora comete este error. Estos documentos difieren:

1. Por el destinatario, es decir, por la persona a quien van destinados. A diferencia de una carta oficial, se escribe una nota explicativa dirigida al supervisor inmediato y, además, se puede redactar un memorando directamente al director de la empresa.

2. Sobre el tema y carga semántica de la información presentada. El tema del texto explicativo se desprende directamente del título. La carta oficial forma parte de la correspondencia comercial entre las divisiones estructurales de la empresa. El tema del informe puede ser diferente:

• informes periódicos;
• suministro único de información sobre un tema de interés.

3. Si se utilizan oficiales y explicativos para uso dentro de la empresa, entonces el memorando puede ser de naturaleza tanto interna como externa. En el primer caso está destinado al director de la empresa, y en el segundo, a una autoridad superior.

¿Cuándo se redacta el documento?

El memorando es una medida necesaria. Se elabora cuando la situación actual se sale de control y amenaza a la empresa con graves problemas. En otras palabras, la situación debe ser crítica. En este punto, el empleado comunica la información a la dirección y expone en detalle los hechos que conoce. Esto puede ser una amenaza para la implementación del plan o la recepción de las ganancias esperadas. El documento tiene como objetivo llamar la atención de los directivos sobre el problema surgido y tratar de corregir la situación actual. Cada especialista tiene su propia forma de solucionar la situación. En el informe describe detalladamente su versión y expone su propia opinión al respecto. Para facilitar la percepción de la información, este documento está compilado de forma completamente gratuita. Este estilo permite que absolutamente cualquier empleado exprese su punto de vista sobre un tema individual específico, sin temor a ser malinterpretado por los demás.

Razones para la elaboración del documento.

Hay varias razones por las que se puede redactar un memorando. Por supuesto, es posible crear una muestra o una plantilla única para todos los casos posibles. Pero cualquier motivo específico requiere una forma individual de presentación. Las razones pueden ser muy diferentes:

• llegar tarde al trabajo;
• absentismo;
• por defecto;
• conflicto entre empleados;
• declaración de los resultados de la inspección;
• llamar la atención sobre información sobre un error;
• amenaza de no completar la tarea planificada;
• información sobre comportamientos inaceptables de los empleados.

Hay muchas razones y cada una de ellas requiere un enfoque individual y procedimientos específicos. Habiendo recibido información de primera mano, el jefe debe investigarla a fondo y tomar una decisión competente. A menudo es necesario obtener información adicional de otros participantes en el problema. Se verán obligados a dar a la dirección explicaciones sobre la cuestión planteada.

Si alguien violó algo

Las violaciones en las condiciones de producción no son infrecuentes. Sin ellos, el proceso de trabajo y la comunicación entre las personas es imposible. La denuncia más común es una infracción. El comportamiento de un empleado en el lugar de trabajo es siempre ambiguo. Cualquier desviación de la norma generalmente aceptada suele percibirse como una violación y conlleva un castigo adecuado. Sólo el jefe de la empresa tiene derecho a imponer una sanción, por lo que otros empleados, incluido el gerente inmediato, solo pueden informarle sobre lo sucedido y ofrecerle su propia opción para influir en el colega negligente. El algoritmo para compilar dicho informe es el siguiente.

1. Nombre del servicio o departamento. Indicado en la parte superior izquierda de la hoja.
2. Destinatario (gerente de la empresa). Indicado en la parte superior derecha.
3. Nombre del documento. Está escrito justo debajo en letras mayúsculas sobre una línea roja.
4. Número de documento.
5. Lugar de compilación.
6. Título.
7. Texto del documento: Nombre completo y el cargo del infractor, fecha de la infracción, tipo de infracción, motivo del incidente, propuesta de sanción.
8. Puesto, nombre completo y la firma del empleado que redactó el documento.

Si un colega tiene la culpa

El supervisor inmediato o un colega pueden redactar un memorando sobre el empleado. Más a menudo, los motivos de su preparación son negativos: infracción, mala conducta, comportamiento indigno. En este caso, la nota tiene como objetivo asegurar que lo sucedido y evitar que vuelva a suceder en el futuro. Habiendo recibido dicho documento, el gerente debe comprender la situación y tomar una decisión. En este caso, depende de él si se impondrá alguna sanción al empleado o no.

Si ocurrió un incidente negativo por primera vez, puede limitarse a una advertencia y una conversación edificante. Si la infracción ingresa al sistema, se aplicará el castigo de acuerdo con legislación laboral. El gerente está obligado a expedir un visado en el que se hará constar la decisión tomada. Se pueden preparar informes sobre empleados por otros motivos. Por ejemplo, el jefe de un departamento tiene derecho a redactar una nota dirigida al director para recompensar a un subordinado por un trabajo concienzudo o una tarea bien realizada. El principio de compilación es el mismo, sólo que el texto es positivo.

¿Es difícil escribir un informe?

Escribir una nota no es difícil. Si es necesario, siempre se puede pedir a la secretaria una muestra de escritura. Por sus manos pasan muchos documentos similares. Lo principal es exponer claramente la esencia de lo sucedido. Después de leer dicho documento, el gerente debería tener una idea clara de lo que quería decir el compilador de este “mensaje”. Los hechos deben describirse en orden cronológico, paso a paso, para que el panorama general resulte claro y comprensible.

También hay que recordar que para uso interno, el informe suele redactarse en una hoja de papel normal en formato A4 (o A5). Si la información se proporciona a una organización superior, el texto debe estar impreso en papel membretado de la empresa. Tal documento en obligatorio debe entregarse al gerente para su firma. Como resultado, será firmado por dos representantes de la empresa: el primero es el compilador, el segundo es el director. La información puede ser confirmada por información adicional. Generalmente se entregan junto con el documento principal en forma de apéndices numerados.

Para hacer las cosas bien

Para que la información sea escuchada, es necesario saber cómo escribir una nota. Un documento de este tipo suele constar de tres partes principales.

1. El motivo de escribir tal nota. Aquí es necesario describir claramente la situación y enumerar todos los hechos conocidos.
2. La opinión del compilador sobre lo que está sucediendo. Es necesario analizar exhaustivamente la situación y proponer su propia solución al problema.
3. Conclusión general y pasos específicos.

La información debe presentarse de la forma más breve y clara posible para que el destinatario no pierda la cabeza mientras la lee. EN de lo contrario los hechos presentados pueden ser malinterpretados y la decisión tomada no traerá los resultados deseados. No debes expresar tus conjeturas ni distorsionar la realidad en el texto. Esta técnica va contra las reglas. Si surge tal necesidad, el propio destinatario solicitará la opinión del originador para comprender lo sucedido y tomar una decisión final.

Secuencia de acciones

A modo de ejemplo, podemos considerar un caso específico de incumplimiento de deberes oficiales. El superior inmediato redacta un memorando sobre el empleado para presentarlo a la dirección de la empresa. Para empezar, al empleado se le da tiempo para corregir sus errores. En caso contrario, el jefe del servicio correspondiente en presencia de 3 testigos que este empleado no completó la tarea dentro del plazo propuesto. A continuación, el infractor deberá redactar una explicación completa indicando los motivos.

El empleado no podrá hacer esto. En este caso, pierde su última oportunidad de defensa. La nota explicativa se entrega al gerente para su revisión. Expresa su decisión final en forma de resolución. La información se envía al departamento de RRHH para elaborar una orden de cobro. El grado de la pena se determina de conformidad con la ley. Si la infracción resultó ser bastante grave y, además, reincidente, el resultado puede ser el despido del trabajo por artículo relevante.

El volumen principal de documentos que garantizan el intercambio de información entre organizaciones y divisiones estructurales consiste en: certificados, informes y notas explicativas, informes, informes, actos, cartas, mensajes telefónicos. La información contenida en estos documentos puede incitar a la adopción de medidas o sólo puede ser tenida en cuenta. Veamos las diferencias en composición y diseño. notas, notas Y certificados.

Informes Y notas- esto suele ser documentos internos organizaciones. Tienen carácter auxiliar en relación con los documentos organizativos y administrativos. El Diccionario Breve de Tipos y Variedades de Documentos, elaborado por el Archivo Principal de la URSS, VNIIDAD, TsGADA en 1974, proporciona definiciones de estos documentos, de las que se desprenden algunas diferencias en su finalidad:

• Memorándum- un documento dirigido a la dirección, en el que se recoge cualquier cuestión con las conclusiones y propuestas del iniciador.
• nota de servicio- una nota sobre la finalización de cualquier trabajo enviada por un funcionario a otro.

Memorándum

Memorándum(código forma unificada 0286041 según OKUD) se elabora para informar a la dirección sobre la situación actual, hechos ocurridos, etc. y animarte a tomar una decisión.

Informes También puede ser de naturaleza puramente informativa. Estas notas suelen contener información sobre el progreso de cualquier trabajo. Los informes informan sobre la implementación de tareas, planes, instrucciones y trabajos. Así, los memorandos proporcionan conexión de objetos de control en el nivel vertical- de abajo hacia arriba, es decir, enviado de un funcionario inferior a un funcionario superior.

Dependiendo del destinatario notas tal vez:

• interno , aquellos. enviado al gerente unidad estructural o instituciones, y
• externo: dirigido a autoridades superiores.

nota interna

notas internas compilado en una hoja de papel estándar, pero indicando todos los detalles necesarios, ubicado de acuerdo con GOST 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la redacción de documentos." Dichos detalles incluyen:

• nombre de la unidad estructural;
• tipo de documento (INFORME);
• fecha;
• número de registro;
• título al texto;
• texto;
• destino;
• firma del compilador (indicando el cargo).

El texto de cualquier documento informativo y de referencia está formateado en fuente Times New Roman, tamaño 14, con espacio de 1,5.

Preferiblemente al momento de pagar memorándum utilice la disposición angular de los detalles del encabezado (sin embargo, este requisito no es estricto). Ejemplos de diseño de encabezado nota interna de dos maneras:

En nota interna en la esquina superior izquierda está el nombre de la unidad estructural: el autor del documento.

El nombre del tipo de documento se escribe en letras mayúsculas (INFORME) y puede ubicarse en el centro o desde el borde del margen izquierdo (dependiendo del método elegido para posicionar la parte del encabezado del documento) con interlineado 2.

Fecha e índice memorándum están escritos en una línea. La fecha está escrita en números arábigos, por ejemplo 02/02/2006, o alfanuméricos, por ejemplo 02 de febrero de 2006. nota externa esta es la fecha en que se firma y generalmente se envía. Fecha nota interna Habrá fecha para su redacción y firma.

Número de registro en nota interna se coloca en el lugar de compilación o en el lugar de recepción, según el sistema de registro que opere en la organización. Al considerar memorándum partes interesadas, se le adjuntan visas de aprobación y, una vez que se toma una decisión, la resolución del gerente. La adopción de una resolución es la etapa final de consideración. memorándum.

Memorándum Puede tener un título que revele brevemente el contenido del documento. Título del informe se formula de acuerdo con las reglas generales para la elaboración de títulos de documentos: utilizando la preposición “o” y un sustantivo verbal en el caso preposicional. Por ejemplo: “sobre la traducción de O.V. Koroleva. al departamento de contabilidad."

EN texto del informe Destacan claramente dos partes. La primera parte relata los hechos que sirvieron de motivo para la elaboración del documento, y la segunda expone conclusiones, peticiones y propuestas concretas. Texto de la nota podrá constar de tres partes. En este caso, la primera parte (declaración) expondrá los motivos, hechos o eventos que sirvieron de motivo para redactarla, la segunda parte contendrá un análisis de la situación actual, opciones posibles decisiones, y en el tercero - conclusiones y propuestas de acciones específicas que deben tomarse, en opinión del compilador memorándum. Memorándum Puede presentarse en forma de texto y tabular o una combinación de ambos.

Si hay una solicitud, se toma nota al respecto antes de firmar:

nota externa

nota externa se emite el forma general y firmado por el responsable de la organización. En este caso, se utiliza el nombre completo o abreviado de la organización matriz de acuerdo con los estatutos de la organización. El nombre de la organización autora se encuentra a continuación.

nota de servicio

EN Clasificador de toda Rusia documentos de gestión (OKUD) no existe un tipo de documento como " nota de servicio" Sin embargo este tipo El documento se utiliza ampliamente en la práctica de gestión. En este sentido, proponemos emitir “ nota de servicio» de acuerdo con los requisitos de GOST 6.30-2003 “USD. USORD. Requisitos para la elaboración de documentos” a efectos de uniformidad en la elaboración de la documentación de gestión.

notas de oficina, a diferencia de notas, Proporcionar comunicación entre objetos de control en el nivel horizontal., es decir, redactado por un empleado o jefe de un departamento dirigido al jefe o especialista de otro departamento. Cabe recordar que notas Generalmente se envían de un gerente a otro o de un empleado a otro sólo si son equivalentes. estatus oficial, de lo contrario será memorándum.

Por regla general, notas compilado sobre temas de logística, información, organización y apoyo económico. notas de oficina- Se trata de una especie de correspondencia entre divisiones estructurales. Suelen contener una solicitud o propuesta específica. Se redactan notas de servicio. Lo mismo que los informes.

Un ejemplo de nota:

Referencia

Notas informativas a menudo se reemplaza por un documento como un certificado, y viceversa, lo cual es ilegal. Un certificado es un documento que contiene descripciones y confirmación de ciertos hechos o eventos, incluidos los de carácter biográfico u oficial; a diferencia de los memorandos, no requiere ninguna acción por parte del administrador.

Dependiendo de los fines de la elaboración del certificado, pueden existir:

• analítico,
• informar o
• informativo.

Información analítica contener información sobre un asunto o problema que necesita ser abordado. Generalmente informes analíticos Tener una cantidad significativa de texto (hasta 3 páginas). Texto de ayuda analítica consta de tres partes. La primera parte establece las bases para la recopilación, la segunda contiene un análisis de la situación o cuestión y la tercera contiene conclusiones y propuestas.

Certificados de informes contienen información resumida generalizada sobre los resultados de las actividades, por lo tanto, el título del certificado de informe incluye una indicación del período de tiempo al que se refiere la información contenida en el certificado, por ejemplo: Certificado sobre el volumen de flujo de documentos de la empresa en 2006 .

Consultas informativas se compilan con el objetivo de informar a la dirección sobre la situación y pueden tener, por ejemplo, el siguiente título: Certificado sobre el avance de los trabajos en virtud del contrato con Luna OJSC. Se compilan previa solicitud y se envían dentro del plazo especificado.

Los certificados, según el destinatario, pueden ser:

• externo y
• interno.

Referencias externas Están redactados según el formulario general de la organización, firmados por el director de la organización y contienen los mismos detalles que los memorandos.

Consultas internas redactado en una hoja de papel estándar similar a un memorando interno y firmado por el jefe de la unidad estructural y/o un compilador especializado.

Texto de los certificados tanto de información como de notificación. se puede formatear en forma de tabla e incluir secciones y subsecciones (ver ejemplo de un certificado interno en el Ejemplo 6).

En preparación borrador del certificado es necesario editar cuidadosamente su contenido desde el punto de vista de:

• integridad y confiabilidad de los hechos y la información;
• exactitud del registro de fondos comentario(dirección, teléfono, etc.);
• precisión de las citas;
• Cumplimiento del nivel de firma.

Todo esto es necesario para que el certificado no cause preguntas adicionales y más aún el siguiente correspondencia explicativa.

Los certificados biográficos u oficiales sirven para acreditar cualquier hechos legales, por ejemplo, sobre la confirmación del cargo ocupado, sobre salarios, lugar de residencia, etc. Si las situaciones para las que se emiten los certificados son típicas, la organización crea formularios modelo unificados.

Texto información biografica comienza con la indicación en el caso nominativo del apellido, nombre, patronímico de la persona sobre quien se informa la información. El texto de cualquier certificado no debe contener frases arcaicas que contengan palabras innecesarias como "certificado real", "realmente funciona", etc. Al final del certificado se indica el nombre de la institución donde se presenta. El certificado está firmado por las personas que lo redactaron y responsable por los datos proporcionados. Dependiendo del propósito del certificado, este puede ser el jefe de la organización y jefe de contabilidad o el jefe de la organización y el jefe del departamento de recursos humanos. Dichos certificados deben estar certificados por el sello de la organización.
Un ejemplo de certificado oficial.:

Abrir documento en galería:

Texto del documento:

Director del Departamento de Producción de LLC "Dar" Klyakin I.I. INFORME 02/01/2012 N 1 Minsk Sobre el establecimiento de daños materiales Les informo que el 02/01/2012 Kravtsov V.M., tendero de cuarta categoría, comenzó deberes oficiales sin ropa especial, explicando que al regresar del trabajo el 30 de diciembre de 2011, transporte público, perdió un paquete con un conjunto de ropa de trabajo que le entregó la organización y que se llevaba a casa para limpiarlo después de una jornada laboral. 02/01/2012 con V.M.Kravtsova fue solicitado explicación escrita sobre lo que pasó antes del 12/02/2012. Ésta es la explicación de V.M. Kravtsov. se negó a presentar lo que se elaboró ​​el acta correspondiente. Kravtsov V.M. es material empleado responsable , se concluyó un acuerdo con él en su totalidad.

Según los resultados de la evaluación de los bienes perdidos, al 2 de enero de 2012, el costo de los daños causados ​​ascendió a 2.000.000 (dos millones) de rublos bielorrusos.

• Sobre la base de los hechos establecidos, se reveló que V.M. Se causaron daños materiales por valor de 2.000.000 (dos millones) de rublos bielorrusos. Anexo: 1. Copia del informe de auditoría interna de fecha 02/01/2012 N 1 en 2 hojas. en 1 copia.

2. Copia del cronograma de turnos de fecha 29 de noviembre de 2011 N 1 por 1 hoja. en 1 copia.

3. Copia de las instrucciones de trabajo de V.M. Kravtsov. de fecha 14/03/2011 por 5 l.

Anexos al documento: (Lector Adobe)¿Qué otros documentos hay?

¿Qué más descargar sobre el tema "Nota": No es ningún secreto que un enfoque legalmente competente para la elaboración de un acuerdo o contrato es garantía del éxito de la transacción, su transparencia y seguridad para las contrapartes. Las relaciones jurídicas en el ámbito laboral no son una excepción. En curso codigo laboral.

El memorando sirve como herramienta para informar oficialmente al director de la organización sobre ejecución inadecuada empleado específico de sus funciones, lo que a menudo tiene graves consecuencias para la organización, a menudo en forma de daños materiales importantes, así como la imposición responsabilidad disciplinaria por empleado. En tales casos, se suelen realizar auditorías internas. Y si hay daños, alguien debe ser responsable de ello, por lo tanto, con la ayuda de un memorando, puede informar oficialmente a la gerencia sobre la culpabilidad de un empleado específico por lo sucedido. Sobre la base de este documento, ya se ha emitido una orden para imponer responsabilidad disciplinaria o de otro tipo al empleado infractor.

Por lo tanto, este documento es la base para una decisión sobre responsabilidad. persona especifica que cometió un grave error. Consideremos en detalle cómo preparar correctamente dicho informe y qué matices se deben tener en cuenta al redactarlo.

Al contratar un nuevo empleado, su supervisor inmediato o empleado departamento de recursos humanos, están obligados a familiarizar al empleado con todas las normas vigentes en la organización. Además, algunas organizaciones también cuentan con procedimientos internos adicionales o reglas de ética corporativa. En las organizaciones donde la contratación se realizó cumpliendo con todos los procedimientos necesarios, surgen menos preguntas y situaciones desagradables en el proceso de trabajo sobre las responsabilidades laborales de los empleados y su cumplimiento de la disciplina laboral.

EN descripción del trabajo empleado y reglas generales La ética corporativa u otros documentos similares establecen claramente todas las responsabilidades de los empleados y sus derechos. Un empleado de una organización debe seguir las reglas establecidas y comprender que el incumplimiento puede, en última instancia, conducir a daños materiales organización de la que será responsable. Pero todavía hay casos en que los empleados no prestan la debida atención a sus responsabilidades directas, esto puede afectar negativamente las actividades de algún departamento o división de la organización y la empresa puede sufrir pérdidas. Y luego, el supervisor inmediato del empleado infractor debe informar a la alta dirección sobre el hecho ocurrido, indicar qué acciones llevaron a la situación desagradable y quién debe ser considerado responsable de las consecuencias negativas.

En tales casos, el supervisor inmediato presenta un memorando a la alta dirección en el que describe el hecho sucedido e identifica a la persona que no cumplió adecuadamente con sus funciones. También puede darse una situación en la que un empleado sistemáticamente no cumpla adecuadamente con sus deberes y otros empleados deban cumplir parte de sus deberes o corregir sus errores; tales casos también deben ser comunicados a la dirección;

Memorándum sobre el incumplimiento de deberes oficiales - disposiciones generales

Un memorando de informe (oficial) - en esencia, documento informativo, en el que se informa al gerente sobre el desempeño inadecuado de sus funciones profesionales por parte del empleado, esta nota también es la base para imponer; acción disciplinaria sobre el delincuente. El memorando suele exponer los hechos que confirman el desempeño deshonesto de sus deberes profesionales por parte del empleado y solicita que se apliquen sanciones al infractor. Las medidas de responsabilidad pueden incluir: amonestación, amonestación y, a veces, incluso despido por los motivos pertinentes del código laboral.

Tengamos en cuenta que el informe lo elabora el superior inmediato (jefe de la unidad) sólo si existen razones convincentes y pruebas de la falta de voluntad deliberada del empleado para cumplir con sus deberes laborales o de hechos de incumplimiento grave y repetido de sus deberes y la ausencia de argumentos de peso por parte del empleado para justificarse: una razón de peso. Es esta evidencia la que sirve de base para la elaboración de un memorando.

Por tanto, hasta que no se esclarezcan todas las circunstancias del incidente, no se elabora informe.

Y destacamos especialmente que sólo después de analizar todos los hechos de lo sucedido, es el supervisor inmediato del infractor, y ninguna otra persona, quien toma la decisión de elaborar un informe, lo redacta y lo presenta a un superior o director. de la organización, normalmente a través del secretario. Según el informe, el empleado infractor puede ser multado, amonestado o sometido a otro castigo. Si un empleado ya tiene varios informes, puede ser despedido en virtud de un artículo antiestético del código laboral.

La legislación actual no proporciona un formulario unificado para los memorandos. este tipo de. Sin embargo, al redactar un documento, debe cumplir con disposiciones generales en trabajos de oficina. La nota se redacta manualmente o en una computadora. Reglas generales diseño:

1. En la parte superior derecha, indique primero el nombre completo del destinatario, a saber: el cargo de la persona y el nombre de la organización, nombre completo;
2. Nombre completo y cargo del solicitante;
3. A continuación, en el centro de la hoja, se encuentra el título "Nota oficial" y, por lo general, la esencia se indica brevemente en el segundo subtítulo: "sobre el incumplimiento de deberes oficiales";
4. Luego viene el texto que enumera las responsabilidades incumplidas;
5. presentación de pruebas y argumentos sobre la culpabilidad del empleado, conclusiones;
6. propuestas de sanciones para el empleado infractor;
7. firma, cargo del solicitante, nombre completo, fecha de elaboración del trabajo.

Desde entonces, una forma uniforme claramente definida y unificada de documento sobre en este momento no, entonces son posibles algunas desviaciones de la plantilla dada. Dicho documento también puede considerarse válido.

Normalmente, el documento cumplimentado se entrega al secretario, quien lo registra y le pone el número de serie del documento y la fecha de adopción. Luego, el documento se entrega al director u otro alto directivo.

Dichos documentos deben estar registrados ante la organización, ya que la nota contiene información oficial que tiene consecuencias legales. Hablemos de los métodos y procedimientos de registro con un poco más de detalle.

Generalmente para el registro documentos importantes La organización utiliza una de las siguientes formas:

• Forma de revista. La organización cuenta con un diario contable especial en el que se incluye información sobre todos los aspectos internos. documentos oficiales organizaciones. A un nuevo documento se le asigna un número de serie, luego las entradas línea por línea se realizan manualmente en el diario en orden cronológico, indicando breves detalles documentos. Formulario automático. El documento se redacta en una computadora y se ingresa inmediatamente en la base de datos de gestión de documentos electrónicos.
• Formulario de tarjeta. Para cada documento, se crea una tarjeta separada con número de registro e indicando los detalles de la nota. Luego la tarjeta se coloca en el clasificador. Este método se suele utilizar en instituciones departamentales.

Características específicas de las notas.

El propósito del memorando es transmitir a la alta dirección una solicitud para tomar medidas disciplinarias contra el empleado infractor. El informe debe indicar hechos confirmados que reflejen el incumplimiento indebido por parte del empleado de sus deberes profesionales directos.

Se pueden adjuntar a la nota los documentos que respalden los argumentos del solicitante. Estos podrían ser, por ejemplo, documentos redactados incorrectamente por un empleado, grabaciones de un sistema de videovigilancia y otras pruebas. Por los hechos señalados en la nota se puede realizar una investigación auditoría interna. Con base en los resultados de la consideración de la nota y las acciones de verificación realizadas, se toma una decisión sobre las medidas de responsabilidad para el empleado infractor, en forma de responsabilidad disciplinaria (observaciones, amonestación administrativa) o incluso el despido del empleado en virtud de la correspondiente artículo del código del trabajo. Esta decisión se formaliza en forma de orden del responsable de la organización.

Como se señaló anteriormente, una nota es redactada y revisada por la alta dirección de la organización sólo si el empleado no ha seguido las instrucciones directas de su superior inmediato o sus responsabilidades profesionales actuales, sin ningún buena razón. En caso de situaciones controvertidas Se debe realizar una auditoría interna interna.

Si la organización ya ha desarrollado formularios o plantillas especiales para dichos documentos, entonces se deben utilizar. La nota se puede completar a mano en un formulario, en una computadora o escribirse completamente a mano.

En ocasiones la normativa interna de una organización indica que un informe sobre incumplimiento de deberes profesionales debe ser coherente con determinadas funcionarios. Se deberán seguir los procedimientos internos prescritos, de lo contrario la nota no será aceptada por el director u otro funcionario de mayor rango.

Como ya hemos dicho, un informe sobre incumplimiento de deberes profesionales contiene en realidad una solicitud para imponer sanciones al empleado infractor. Si un alto directivo ha tomado la decisión positiva de que un empleado de la empresa debe asumir la responsabilidad de su error, entonces el empleado soporta un cierto castigo por su acción, que le asigna la dirección de la organización para evitar situaciones similares.

Pero sucede que el empleado culpable comprende y admite el error de su comportamiento o de las acciones que ha cometido, por lo que se corrige rápidamente, se esfuerza por evitar tales errores en el futuro, trata de esforzarse más en el cumplimiento de sus funciones. , tratando de rehabilitarse y recuperar la confianza. En tales casos, el superior jerárquico (jefe) del empleado infractor bien puede presentar un aviso para eliminar la sanción u otro alivio del castigo del empleado. Dicho documento se redacta de manera similar a un informe sobre incumplimiento de deberes.

Echemos un vistazo más de cerca a lo que se debe especificar exactamente:

1. cargo del jefe y nombre de la organización, nombre completo;
2. cargo del redactor de la nota, nombre completo;
3. título “Nota”;
4. a continuación se muestra un enlace a la orden que impone una sanción al empleado, indicando la fecha y el número de esta orden;
5. proporcionar datos sobre los nuevos éxitos laborales del empleado y los motivos para cancelar el castigo;
6. solicitud de cancelación de medidas disciplinarias antes de lo previsto o mitigar la pena;
7. el nombre y cargo del autor del memorando;
8. fecha de preparación del documento, firma del solicitante.

Conclusión

Actualmente en legislación rusa No existe un formulario o plantilla unificado específico para dichos memorandos, pero las organizaciones tienen derecho a redactar ellos mismos formularios (plantillas) para tales fines.

Al redactar dichos documentos, debe guiarse por las reglas de trabajo de oficina generalmente aceptadas e indicar todos los detalles necesarios. El cumplimiento de estas sencillas reglas ayudará a evitar situaciones controvertidas o incluso conflictivas.

En el texto del documento, es necesario indicar claramente qué deberes laborales no cumplió el empleado, proporcionar evidencia de este hecho y las consecuencias existentes de sus acciones y proponer medidas de responsabilidad para el empleado infractor.

Tengamos en cuenta que ningún equipo puede prescindir de violaciones de deberes o disciplina laboral, por lo que el equipo directivo debe conocer las reglas básicas para la redacción de dichos documentos, y los empleados deben conocer las medidas de responsabilidad en caso de incumplimiento de su trabajo. deberes.

Examinamos las reglas básicas y la preparación de un informe sobre el desempeño inadecuado de las funciones y examinamos los diversos matices que surgen en tales situaciones. El documento en sí no es difícil de redactar; se podría decir que está redactado en cualquier forma. Sin embargo, es necesario conocer y tener en cuenta algunos puntos. También le contamos qué circunstancias importantes del incidente deben tenerse en cuenta antes de redactar dicho servicio.

De hecho, en la mayoría de los casos, un simple comentario bien hecho a un empleado es suficiente. O tal vez simplemente necesite descubrir las razones por las que el empleado no pudo cumplir suficientemente con sus deberes. Esto también sucede a menudo y las razones no siempre están en la superficie; En ocasiones es necesario cambiar el patrón de trabajo en un determinado sitio de trabajo, hacer ajustes al orden establecido, debido a un cambio en la situación económica, o tal vez proceso de producción requiere ajuste.