Nomenclaturas de asuntos de servicios de personal. Nomenclatura de asuntos del departamento de recursos humanos Instrucciones para la nomenclatura de asuntos del departamento de recursos humanos
Dependiendo de las características específicas de las actividades de cualquier organización, la lista de casos generados en sus actividades variará. Pero en ciertas direcciones es posible dar ejemplo general. Por tanto, este artículo proporciona una lista de asuntos del departamento de recursos humanos.
Al mismo tiempo, dependiendo de las tareas a resolver, la unidad de gestión de personal de la organización puede denominarse servicio de personal, departamento de personal o tener otro nombre. Pero esto no cambia la esencia. Lo que pasa es que hoy en día la mayoría de los usuarios de Internet, cuando buscan información sobre este tema, prefieren escribir en Yandex la frase de búsqueda "Nomenclatura de asuntos del departamento de recursos humanos", razón por la cual el artículo se titula de esa manera.
La muestra dada se puede tomar como base y ajustar según condiciones específicas. Por ejemplo, la gestión no está fijada normativamente. Por lo tanto, si las actividades de su organización no prevén la creación de expedientes personales, elimine del ejemplo de la nomenclatura de casos el caso que se haya vuelto superfluo para usted. Pero si se emiten de forma muy activa, es aconsejable separarlos en un negocio independiente, etc. Creo que la idea principal de la muestra es clara.
Las cuestiones sobre la técnica, así como la metodología, ya se han discutido en detalle en publicaciones anteriores. Para aquellos interesados, eche un vistazo. Dado que está leyendo este artículo, existe una probabilidad muy alta de que le interese.
Lista de muestra de asuntos del departamento de recursos humanos.
Para determinar el período de almacenamiento se utilizó el último válido del año 2010, puede consultarlo o descargarlo mediante el enlace; Allí (a través de un enlace) hay información sobre otras listas de documentos de uso común. Si para la organización en la que trabaja se ha elaborado una lista departamental o industrial, entonces, por supuesto, es necesario proporcionar enlaces a artículos y períodos de almacenamiento de acuerdo con dicha lista.
Tienes la oportunidad de obtener el que figura en el artículo en formato doc. Espero que este artículo haya sido útil en términos de organización del trabajo de oficina.
Evgenia Polosa
Gracias por agregar este artículo a:
Cosas más interesantes sobre el tema.
La nomenclatura de asuntos del departamento de personal es documento oficial cualquier organización. Contiene todos los datos sobre otros documentos y asuntos de la empresa. Los empleados del departamento de recursos humanos lo utilizan en sus actividad laboral una vez al año en diciembre para verificar y complementar la información.
EN este documento Incluye los nombres de los expedientes que se abren para la gestión documental de la empresa, señalando los plazos durante los cuales pueden conservarse y otros datos.
Variedades y características para diversos tipos de actividades.
La nomenclatura sucede tres tipos:
- típico, es decir, formado por organizaciones similares, según documento reglamentario;
- tipo aproximado o recomendatorio;
- individuo, que se crea en la empresa, en función de su apariencia típica y aproximada.
Se establecen nomenclaturas internas de la empresa para todos los departamentos de forma individual o conjunta. La segunda versión de estos documentos se llama consolidada.
Actos regulatorios
Los empleados del departamento de personal, que reflejan el flujo de documentos, se basan en ciertos estándares, registrado en Los siguientes documentos:
- Orden del Archivo Principal No. 33, adoptada allá por 1988, que contiene el listado principal de normas para estas actividades y gestión de la documentación;
- Soluciones Archivo ruso, aprobado desde 2002 el 6 de febrero;
- Normas para el trabajo de oficina establecidas por el Decreto Gubernamental 477. Federación Rusa de fecha 15 de junio de 2009.
Garantizar la seguridad de los documentos.
funcionario responsable de gestión de registros de personal y seguridad de los datos, según el pedido director general sobre su finalidad, realiza sus tareas laborales de acuerdo con las instrucciones.
La información sobre el personal se ingresa en cada caso correspondiente de acuerdo con la nomenclatura de casos generada. Toda la documentación cumplimentada se agrupa en carpetas, según este documento.
Los casos se forman estrictamente en un orden determinado:
- La portada del caso está redactada indicando: el nombre completo de la empresa, el nombre detallado del departamento, el número de expediente según la nomenclatura y su título, el período durante el cual se pueden almacenar los documentos.
- Archivado con casos: documentación exclusivamente generada y ejecutada, copia original del documento, papeles redactados en el mismo año calendario.
Los documentos se insertan en el estuche de acuerdo con números y fechas; si el número de hojas es superior a doscientas cincuenta o su grosor supera los cuatro centímetros, entonces este documento debe dividirse en dos o más volúmenes. Las grandes empresas formulan muchas órdenes y las aplican a diversos asuntos.
Necesidad de uso
Lista de tareas pendientes para el personal unidad estructural utilizado cuando:
- Organizar documentos. En este caso, su necesidad radica en el procedimiento para desmontar los documentos ejecutados y almacenarlos. También es la base para garantizar la seguridad y facilitar la búsqueda de documentación electrónica y su distribución, como ocurre con un programa de fichero o base de información.
- Se requiere información sobre la vida útil de los papeles, pues en todos los casos relacionados con la nomenclatura se indica el período durante el cual se pueden almacenar. En consecuencia, permite que en una primera etapa de actividades se examine el grado de importancia de cada documento.
- Los casos se indexan, es decir, los documentos se registran en carpetas según índices de nomenclatura, que luego se asignan a números de registro documentación;
- Se considera la estructura de la empresa.
- Inventario de casos con carácter temporal y términos permanentes Almacenamiento, los papeles se tienen en cuenta según el trabajo de oficina.
- Se tienen en cuenta los casos con un período de almacenamiento temporal no superior a 10 años.
- Requerido informacion de referencia según papeles ejecutados incluidos en el archivador.
La nomenclatura debe elaborarse en todas las empresas e instituciones, ya que permite sistematizar significativamente el papeleo.
Matices de redacción y estructura.
Cada empresa crea de forma independiente una lista de tareas pendientes para el departamento de recursos humanos. Con una lista estándar, los nombres de todos los casos se indican en lista individual.
Al compilar la nomenclatura, los empleados responsables se refieren a los detalles, las actividades de la empresa y su estructura. Para las divisiones estructurales, se crean listas correspondientes separadas, que posteriormente se combinan con la nomenclatura general de toda la empresa.
La elaboración de este listado unificado puede ser realizada por empleados de la organización o por terceras empresas especializadas. El jefe de la empresa emite una orden para su preparación, nombrando a los funcionarios responsables.
Este documento debe constar de:
- Carta de la empresa;
- Regulaciones sobre todos los departamentos existentes en la empresa;
- listas de casos para cada departamento;
- tabla de personal;
- normativa que rige el proceso de trabajo en la empresa;
- descripciones de trabajo.
Según los resultados de las verificaciones de información sobre casos de años anteriores, la nomenclatura puede consistir en casos inacabados, documentos con diferentes períodos de almacenamiento.
Primero se forma cuando la empresa recién inicia sus actividades, luego anualmente debe ser aclarado, complementado o reformado. Si es necesario, se eliminan del documento especificado los casos antiguos, innecesarios y no válidos.
Según las normas formulario aprobado, la nomenclatura se forma en forma de tabla. Esta forma comprende siguientes secciones:
- índice y título del caso;
- cuántos papeles se guardan en él;
- la duración de su almacenamiento.
Los datos de la última columna pueden ser diferentes, porque a veces el caso se almacena en medios electrónicos o se envía a departamentos superiores. Esta información debe quedar reflejada en el último apartado de la nomenclatura.
Procedimiento de aprobación y modificaciones.
La nomenclatura del departamento de recursos humanos, como división separada, se forma en forma separada, y luego entró en la lista general de asuntos de toda la empresa.
El empleado de recursos humanos compila dichas listas. en el último mes del año, lo presenta al jefe de su departamento y a un empleado del departamento de archivos para su aprobación. Responsable funcionarios deberá aprobar el documento con su firma. Además, el jefe de la organización puede emitir orden de aprobación de nomenclatura.
Las listas de casos acordadas y establecidas de otros departamentos se combinan con la lista consolidada o general de toda la empresa. Organizaciones estatales la nomenclatura consolidada se acuerda con los departamentos y miembros de la comisión de expertos.
Al formar la nomenclatura para el próximo año, es necesario resaltar una columna donde se ingresan los nuevos casos creados para este año. Los espacios vacíos deben incluir tres o cinco líneas en la última sección y, en ocasiones, es necesario completar manualmente todas las copias de la lista actual de casos. A los nuevos casos se les asignan números según numeración bruta.
Sin duda, estos ajustes deben anotarse de inmediato, evitando retrasos de meses, pero la mayoría de las veces se olvidan de hacerlo.
Cuando los ajustes están relacionados con la terminación o cierre de casos durante el año en curso, no se hacen comentarios a la lista de casos y se tacha la información desactualizada.
Duración
La nomenclatura de archivos almacena papeles con diferentes periodos almacenamiento, según el contenido, la finalidad del documento, así como el nivel de fiabilidad de los datos. Al aprobar los plazos para garantizar la preservación de la información, se debe actuar de acuerdo con listas especializadas. De acuerdo con las listas especificadas, algunos documentos se almacenan. tiempo indefinido o durante el número apropiado de años.
Los registros del personal deben conservarse durante bastante tiempo, comenzando a partir de 75 años.
Para los formularios e informes sobre remuneración de los empleados, los períodos de almacenamiento en el departamento de archivos son de hasta 5 años, pero hay excepciones con períodos más largos de al menos 75 años. La organización debe conservar los documentos sobre las transacciones de liquidación de nómina por tiempo indefinido.
Todos los documentos para el servicio de impuestos deben dejarse en la empresa. dentro de los 5 años siguientes a la fecha de su formación.
Puede aprender a crear una lista de casos en esta conferencia.
Nomenclatura de asuntos del departamento de RR.HH. para 2018puede ser necesario para cualquier empresa empleadora. Cómo redactarlo correctamente y cuáles son las particularidades de su uso, te lo contamos en nuestro artículo.
¿Cuál es la nomenclatura de los asuntos de servicios de personal?
El departamento de recursos humanos de cualquier empresa moderna procesa una gran cantidad de documentos diferentes: normativas locales, tarjetas, registros de trabajo, contratos. Y por supuesto, para su registro eficaz es necesaria la sistematización del flujo documental.
Pero incluso si la empresa está teóricamente satisfecha con su facturación documentos personales Fuera de un enfoque sistemático, en determinados casos deberá sistematizarlo en función de exigencias legales.
El caso es que de conformidad con el apartado 1 del art. 17 de la Ley “Sobre asuntos de archivo» de 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ, las organizaciones deben garantizar la seguridad de los documentos clasificados como de archivo (sujetos a conservación por su importancia para el propietario). Estos incluyen casi toda la documentación utilizada en el flujo de documentos de personal. Seguridad documentos de archivo debe ser proporcionado por la empresa empleadora para establecido por la ley plazos.
Aprenderá más sobre los plazos establecidos por la ley para el almacenamiento de documentos de archivo en el artículo. "¿Cuáles son los plazos de conservación de los documentos según la nomenclatura de casos?" .
Al mismo tiempo, la forma de cumplir con los requisitos de la Ley N ° 125-FZ depende de si la organización es pública o privada:
- Al optimizar el flujo de documentos, las agencias gubernamentales deben seguir las reglas establecidas por la decisión de la junta de Rosarkhiv del 06/02/2002 (en adelante, las reglas de Rosarkhiv).
- Para las empresas privadas, el efecto de este acto jurídico reglamentario es caso general no aplica (solo si usan documentos gubernamentales). Pero en la práctica, muchas empresas privadas todavía siguen las reglas pertinentes. Esto se debe a que las normas contenidas en ellos regulan con gran detalle y eficacia la organización del flujo de documentos, cuyo elemento principal es precisamente la nomenclatura de los casos.
¿Cómo es ella? Si seguimos la definición de Rosarkhiv, la nomenclatura de casos debe entenderse como una lista de nombres de casos compilados en la forma establecida, formados en el proceso del flujo de documentos de la organización. En este caso, se entiende por asuntos una categoría de documentos del mismo tipo utilizados en el volumen de negocios de la empresa. si hablar de servicio de personal, puede ser:
- pedidos;
- contratos;
- documentos contables;
- tarjetas;
- libros de trabajo, etc.
De acuerdo con los requisitos del Archivo Federal, la nomenclatura debe indicar los plazos de conservación de los expedientes. Esto permite a la empresa controlar si la seguridad jurídica de los documentos está garantizada en los plazos establecidos.
La nomenclatura también puede registrar otra información utilizada para mejorar la eficiencia del flujo de documentos (por ejemplo, índices de casos, el número de sus volúmenes, notas de servicio y notas). Ésta es la ventaja de la nomenclatura desde el punto de vista de la sistematización de la gestión documental.
Garantizar la seguridad de los documentos: cómo puede ayudar la nomenclatura
Garantizar la seguridad de los documentos personales dentro de los plazos establecidos por la ley es una de las tareas clave de un oficial de personal. Y el uso de la nomenclatura puede ayudar a solucionarlo.
Para almacenar documentos para fecha límite, el oficial de personal necesita período determinado identificar (para cada caso) y comparar con los tipos de documentos utilizados.
Los principales actos legales reglamentarios que establecen los plazos de conservación de los documentos personales se pueden denominar:
- Desplazarse documentos estándar, aprobado por orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia de 25 de agosto de 2010 No. 558;
- lista de documentos estándar aprobada por el Archivo Principal de la URSS el 15 de agosto de 1988.
En particular, las normas que establecen los plazos de almacenamiento de la documentación del personal están contenidas en la sección 8 de la lista aprobada por orden núm. 558, así como en la sección 6 de la lista introducida por el Archivo Principal de la URSS.
La siguiente tarea del oficial de personal es realizar un examen del valor de las fuentes utilizadas en el flujo de documentos. Este procedimiento identifica documentos que:
- debe archivarse para almacenamiento a largo plazo;
- pueden transferirse para almacenamiento operativo y, después de la expiración del período para su colocación en la organización, a en la forma prescrita destruido;
- ya no podrán almacenarse en la organización por haber expirado su periodo de almacenamiento (o por no representar valor para la empresa) y deberán ser destruidos.
El responsable de RRHH podrá solucionar con éxito el problema en cuestión precisamente gracias a la nomenclatura de casos, ya que su estructura incluye toda la información necesaria:
- listas de categorías de documentos cuya seguridad debe garantizarse;
- sus plazos de conservación previstos por la ley.
Los matices de compilar una nomenclatura de asuntos de servicios de personal.
Hemos señalado anteriormente que las empresas privadas demandan las normas de Rosarkhiv, aunque no son obligatorias para ellas. Al compilar una lista de casos, un oficial de personal de una organización comercial bien puede confiar en los estándares aprobados por este departamento.
Por lo tanto, Rosarkhiv instruye a las agencias gubernamentales (y de hecho recomienda a las empresas privadas) que elaboren una nomenclatura para el próximo año. Preferiblemente a finales del año en curso, para que entre en vigor el 1 de enero del año siguiente. A su vez, a finales del próximo año falta aprobar una nueva nomenclatura. Y así todos los años.
Veamos cómo sucede esto en la práctica. Convengamos que la empresa acaba de fundarse y no tiene nomenclatura vigente. ¿Cuál podría ser el algoritmo de acciones de un oficial de personal para aprobar la lista de casos en una organización recién formada?
El oficial de personal debe prepararse inmediatamente para la preparación de la futura nomenclatura inmediatamente después de comenzar a trabajar. Esta direccion Sus actividades implican la solución de 2 tareas principales:
- clasificación de los documentos utilizados en circulación en categorías, es decir, formación de casos;
- determinación de los plazos de almacenamiento de los casos de acuerdo con las normas especificadas anteriormente.
Si los períodos de almacenamiento para una categoría específica de documentos no se especifican en la Orden No. 558, debe verificar si están registrados en la lista del Archivo Principal de la URSS. Esta secuencia de referencia a los actos jurídicos se debe a que la primera fuente del derecho es más nueva y conforme a las normas generalmente aceptadas. practica legal deberías usarlo primero.
Si ninguna de las listas aprobadas por ley define los plazos de conservación de determinados archivos, deberá consultar al respecto (mediante solicitud oficial) con el Archivo Federal. No se recomienda determinar de forma independiente el período de almacenamiento de los documentos.
Durante la realización de este trabajo, el especialista deberá registrar en un documento especial los tipos de casos identificados, así como los plazos para su almacenamiento previstos por la ley. De hecho, será el prototipo de la futura nomenclatura y, por tanto, puede coincidir completamente con ella en estructura.
El departamento de RR.HH. es una unidad estructural de la organización. Por lo tanto, la nomenclatura de casos (y antes de ella, un documento temporal en el que se clasifican los casos) se puede compilar de acuerdo con el formulario del Apéndice 8 de las reglas del Archivo Federal, destinado al registro de la nomenclatura de casos en una unidad estructural particular. de la compañia.
El elemento principal del formulario según el Apéndice 8 es una tabla que refleja:
- índice de casos;
- título del caso;
- número de unidades de almacenamiento;
- períodos de almacenamiento y número de artículos según la lista;
- notas sobre nomenclatura.
Estructura de la nomenclatura del departamento de RRHH
La estructura de la nomenclatura de asuntos del departamento de recursos humanos de acuerdo con el Apéndice 8 de las reglas del Archivo Federal es la siguiente:
- En la primera columna de la tabla se registran los índices de casos. Normalmente reflejan:
- ¿Con qué unidad estructural o área de actividad de la empresa se correlaciona tal o cual asunto?
- qué número de serie corresponde a un caso específico.
- Por ejemplo, si el índice 01-02 está registrado en la nomenclatura, esto puede significar que el caso se compiló en la división 01 (condicionalmente puede corresponder al departamento de personal) y es un grupo de documentos del tipo 02 (condicionalmente pueden corresponder a contratos de trabajo de duración determinada).
- La segunda columna de la nomenclatura en el formulario del Apéndice 8 son los títulos de los casos. Aquí se indican los nombres de categorías específicas de documentos o casos (pedidos, contratos, tarjetas personales, etc.).
- La tercera columna de la nomenclatura registra el número de tipos específicos de casos almacenados en la empresa. Esta columna se completa al final. año del calendario, cuando el oficial de personal sabrá exactamente el número de casos registrados por la empresa.
- La cuarta columna registra el período de almacenamiento para cada categoría de documentos y también proporciona enlaces a artículos de actos legales reglamentarios en los que se definen estos períodos.
- En la quinta columna se podrán hacer notas sobre el uso de documentos relacionados con un caso particular. Por ejemplo, reflejando el hecho de la incautación o destrucción de determinados documentos.
Habiendo generado una lista de categorías de asuntos de personal antes de fin de año, el especialista puede comenzar a aprobar oficialmente esta lista en forma de nomenclatura de asuntos que se utilizará a partir del 1 de enero del próximo año.
Aprobación de la nomenclatura de casos de servicios de personal.
La nomenclatura del departamento de personal (una unidad estructural de la empresa) debe formar parte de la nomenclatura consolidada compilada para la organización en su conjunto. La nomenclatura consolidada, a su vez, puede formarse sobre la base del formulario que figura en el Apéndice 7 de las normas del Archivo Federal.
Su estructura coincide casi por completo con la contenida en el Apéndice 8. La tabla de este formulario contiene las mismas columnas que en la nomenclatura de la unidad estructural.
El uso y aprobación de una nomenclatura consolidada en las agencias gubernamentales es una condición indispensable para legitimar la nomenclatura de los departamentos (incluido el servicio de personal).
Convengamos en que nuestra empresa privada también utiliza las reglas de Rosarkhiv desde el punto de vista del uso de la nomenclatura consolidada.
Si una empresa privada decide asegurar el máximo cumplimiento del procedimiento de aprobación de nomenclatura con los estándares establecidos en las normas del Archivo Federal, el procedimiento será el siguiente.
La persona de RR.HH. necesitará:
- finalmente formule su nomenclatura, verifique cuidadosamente la información reflejada en el documento contable temporal según el formulario del Apéndice 8, y corríjala si es necesario;
- coordinar la nomenclatura formada con el empleado responsable de mantener el archivo (lo más probable es que sea el especialista en documentos de la empresa), así como con el jefe del departamento de personal;
- esperar hasta que las nomenclaturas de otras divisiones de la empresa se acuerden de forma similar.
El especialista responsable de elaborar la nomenclatura consolidada deberá:
- recopilar todas las nomenclaturas aprobadas a nivel de divisiones de la empresa y luego crear, con base en los datos disponibles en ellas, una nomenclatura consolidada en la forma aprobada en el Apéndice 7 de las reglas del Archivo Federal;
- acordar la nomenclatura consolidada con el especialista en documentos;
- aprobar la nomenclatura consolidada del titular de la empresa.
La coordinación o aprobación de nomenclaturas (personal, otros departamentos, consolidados) se podrá realizar colocando en ellas las firmas de las personas competentes. Pero si se requiere la aprobación del documento por parte del gerente, es mejor si se emite una orden por separado.
En las agencias gubernamentales, la nomenclatura consolidada es consistente con la departamental, así como interna. comisiones de expertos. En las empresas privadas, por regla general, no existen tales divisiones, por lo que los bloques de texto del formulario donde se colocan las firmas de los certificadores se pueden modificar insertando bloques para la aprobación de funcionarios específicos.
Dónde descargar una lista de muestra de asuntos del departamento de recursos humanos para 2018
Puede descargar una nomenclatura de muestra del departamento de recursos humanos de una empresa, relevante en 2018, en nuestro portal.
Resultados
La nomenclatura de asuntos del departamento de recursos humanos de una empresa es una herramienta cuyo uso, por un lado, es necesario para que la empresa cumpla con sus obligaciones legales y, por otro lado, puede aumentar significativamente la eficiencia. del flujo de documentos.
La nomenclatura para el próximo año debe aprobarse teniendo en cuenta los cambios en la estructura de casos que se producen en el año en curso.
Puede obtener más información sobre los detalles de la compilación y el uso de la nomenclatura de asuntos en una empresa en el artículo.
Almacenado en el departamento de recursos humanos. un gran número de negocio Una nomenclatura de casos ayudará a organizar el flujo correcto de documentos y determinar correctamente los períodos de almacenamiento. Esto es exactamente de lo que hablaremos en este artículo.
De este artículo aprenderás:
- cuál es la lista de asuntos del departamento de recursos humanos para 2019;
- cómo redactar correctamente un documento;
- ¿Qué incluye la lista de casos?
¿Cuál es la nomenclatura de los asuntos del departamento de recursos humanos?
Entonces, la nomenclatura de casos es una lista sistemática de títulos de casos que crea una organización, indicando sus períodos de almacenamiento. Esta definición está dada por GOST R 7.0.8-2013, aprobado por orden de Rosstandart del 17 de octubre de 2013 No. 1185-st. De hecho, esta es una lista de documentos de la organización, en nuestro caso documentos de personal.
La nomenclatura de casos se crea con el fin de asegurar el trámite en la organización, es decir, para formar, registrar y almacenar correctamente los casos necesarios.
Además, este listado de casos sistematiza el flujo documental, sistematiza la información y es el principal documento contable.
Como regla general, se compila una lista de casos para cada división estructural o separada. Además, se crea una única lista consolidada de casos para toda la organización. En este sentido, el departamento de RRHH tiene su propia nomenclatura de asuntos del departamento de RRHH. En contabilidad se utilizará una lista de cuestiones contables, etc.
Hay tres tipos de nomenclatura de casos:
- típico,
- aproximado
- individual.
Cada organización crea su propia lista individual de casos. Pero se puede desarrollar basándose en una lista de tareas estándar.
La lista se crea para tener en cuenta todos los asuntos que se llevan a cabo en la organización en su conjunto o por separado para cada unidad estructural. Además, con la ayuda de este documento, los casos se agrupan adecuadamente por tema y sección. La lista también es necesaria para garantizar que los archivos se almacenen en orden cronológico y para determinar los períodos de conservación de documentos específicos.
En la mayoría de los casos, no es obligatorio elaborar una lista de casos. Sólo aquellas organizaciones que estén incluidas en la lista de entidades que son fuentes de adquisición de archivos estatales y municipales deben garantizar la compilación de la lista. Por lo tanto la mayoría organizaciones comerciales no está obligado a desarrollar una nomenclatura de casos, pero su creación redundará en interés de la propia organización, ya que garantizará la regulación y el adecuado almacenamiento de los casos.
Cómo crear una lista de asuntos del departamento de recursos humanos para 2019
Entonces, lista de casos se crea para cada año calendario. Por lo tanto, es necesario crear una lista de tareas pendientes independiente para 2019.
La nomenclatura del departamento de RRHH debe incluir todos los casos que se creen en esta unidad estructural. Como regla general, esta lista incluye documentos en papel. Mientras tanto en Últimamente desarrollando activamente gestión de documentos electrónicos. En este sentido, en cada subsección temática de la lista es necesario proporcionar una lista de documentos que se crean y almacenan en formato electrónico.
La creación de una lista de casos consta de acciones secuenciales. Primero que nada, debes decidir empleado responsable, a quien se le confiará esta cantidad de trabajo. Como regla general, la lista de casos en el departamento de personal la elabora el jefe del departamento o el inspector del departamento de personal. Como base, se puede tomar el formulario que figura en el Apéndice 8 de la Institución Educativa Presupuestaria del Estado, aprobado. por orden del Archivo Principal de la URSS de 25 de mayo de 1988 No. 33. En este documento también puede encontrar las reglas básicas para completar las secciones de la nomenclatura.
Se propone formar un documento a partir de las siguientes secciones:
- índice de casos;
- nombre del caso (título);
- numero de casos;
- período de retención del caso. Tenga en cuenta que los plazos de conservación de los archivos se indican en la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 25 de agosto de 2010 N 558;
- notas.
Ahora echemos un vistazo más de cerca a cómo completar cada sección.
Índice, por regla general, se forma a partir de una designación digital. Pero algunas organizaciones asignan un código de letras al índice. Así, a cada división estructural se le asigna su propio número y debe estar presente en el índice. Y se asigna un número de serie adicional del caso. Además, un número especial puede indicar una categoría de casos. Por lo tanto, el índice, por ejemplo, podría verse así: 02-08. De estos, 02 es la designación digital del departamento de RRHH y 08 es el número de caso.
Luego viene la siguiente columna: nombre del caso. Como regla general, al formalizar se tiene en cuenta el grado de importancia de los documentos. Esta columna enumera primero los más documentos importantes, Por ejemplo, documentos organizacionales compañías. A continuación se enumeran todas las categorías de documentos: actos locales, tabla de personal, calendario de vacaciones, órdenes, actos, documentos contables, etc.
Tenga en cuenta que en el título del caso debe quedar claramente claro qué documentos están incluidos en la lista, es decir, el contenido del caso debe ser claro. No se recomienda utilizar un lenguaje vago, como “documentos varios”. En su lugar, utilice títulos más específicos, como "Documentos salientes".
Siguiente columna 3 – numero de casos. Debe indicar el número total de casos. Esta columna debe completarse al final del año calendario, cuando finaliza el período de validez del artículo para el año.
Luego viene la columna 5 - período de retención del caso. Al completar esta información, debe guiarse por el período de almacenamiento de los documentos personales especificado en la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 25 de agosto de 2010 N 558.
Y la última columna - Notas. La información debe proporcionarse aquí. Lo cual no fue tenido en cuenta en las columnas anteriores, pero sí importante. Por ejemplo, en esta columna puede indicar la fecha en que se abrió el caso.
Para cada unidad estructural se puede compilar una lista de casos en el orden indicado. De acuerdo con estas reglas, se elabora la nomenclatura de asuntos del departamento de recursos humanos para 2019.
En conclusión, reiteremos que aunque la elaboración de una nomenclatura de división no es obligatoria para la mayoría de las organizaciones, este documento es sumamente conveniente para regular, registrar y garantizar el almacenamiento de los documentos del departamento de recursos humanos. Por lo tanto, recomendamos que dicho documento se elabore anualmente. Porque facilita enormemente la organización del flujo documental en la organización en general, y en el departamento de personal en particular.
Lista de cosas que hace organización específica, depende principalmente de las características específicas de sus actividades. Pero en determinadas zonas es posible dar Recomendaciones generales y ejemplos. En particular, esto se aplica al trabajo del departamento de personal y al alcance de sus asuntos.
La división de la organización que recluta, despide y gestiona empleados, dependiendo de las tareas a resolver, puede tener nombre diferente. Por ejemplo, servicio de personal o gestión de personal, pero esto no cambia la esencia. Al buscar información sobre este problema, la mayoría de los usuarios de Internet prefieren utilizar en su consulta de búsqueda la frase "Nomenclatura de asuntos del departamento de recursos humanos", que determinó el título de este artículo.
Puede tomar como base el ejemplo dado, en el que, dependiendo de ciertas condiciones Se permiten ajustes. Por ejemplo, la gestión no está consolidada en regulaciones. Por lo tanto, se puede eliminar de la lista de archivos de ejemplo si su organización no prevé la creación de archivos personales para los empleados. Si tienen demanda y se emiten con bastante frecuencia, entonces tiene sentido separarlos en un negocio independiente. Con base en esto, pensamos que la idea principal de la muestra está clara.
Los problemas y preguntas relacionados, así como los métodos y técnicas, ya se han discutido con más detalle en publicaciones anteriores. Aquellos que estén interesados en esto deberían verlo, especialmente porque existe una alta probabilidad de que a usted le interese.
Lista de muestra de asuntos del departamento de recursos humanos.
Para determinar la vida útil, puede utilizar el actual (en ultima edicion) 2010. Puede descargarlo para obtener información más detallada utilizando el enlace proporcionado. Allí se puede encontrar información sobre otras listas de documentos de uso común. Las organizaciones para las cuales se han desarrollado listas especiales departamentales e industriales, los enlaces a artículos y los períodos de almacenamiento deben elaborarse de acuerdo con ellas.
Tienes la oportunidad de descargar el presentado en el artículo en formato doc. Esperamos que haya recibido respuestas a sus preguntas sobre la organización del trabajo de oficina leyendo este artículo.
