Estandarización y unificación de documentos. Sistemas de documentación unificados
Para reducir la cantidad de documentos utilizados en las actividades de instituciones, organizaciones y empresas, tipificar su forma, reducir los costos de mano de obra, tiempo y materiales para su preparación y procesamiento, lograr la compatibilidad de la información de las bases de datos automatizadas en economía nacional Se está trabajando para unificar documentos y crear sistemas de documentación unificados (UDS), un conjunto de interconectados. formas unificadas documentos que proporcionan una presentación documentada de datos en ciertos tipos actividad económica, medios para su mantenimiento, materiales normativos y metodológicos para su desarrollo y aplicación.
Unificación de documentos –establecer un conjunto unificado de sus tipos y variedades para situaciones de gestión similares, desarrollar formas uniformes de documentos y reglas uniformes su recopilación, diseño y creación de textos en esténcil.
La unificación es el establecimiento de uniformidad en la producción de documentos. Podrás unificar no sólo la forma, los detalles y la ubicación, sino también el contenido. En particular, se unifican el formato del papel, el tamaño de los márgenes, las fuentes y los nombres de los tipos de documentos. Se reduce el tiempo de preparación de documentos, se reduce el número de sus tipos, se ahorra tiempo de los empleados, la posibilidad de adaptar los documentos para su procesamiento mediante tecnología, etc.
La necesidad de unificación documentación de gestión porque permite:
¨ organizar la producción centralizada de formularios de documentos de gestión;
¨ reducir el costo del trabajo al preparar los documentos de gestión;
¨ realizar una búsqueda mecanizada de la información registrada en los documentos de gestión varios tipos;
¨ ampliar la posibilidad de utilizar equipos informáticos y de oficina en el procesamiento de documentos;
¨ facilitar la búsqueda visual de la información necesaria en documentos de todo tipo.
Las empresas trabajan constantemente en la unificación de documentos, que consiste en establecer formas uniformes de documentos y reglas uniformes para su preparación, diseño y creación de textos estarcidos, lo que implica no solo agilizar la ejecución de los documentos, estarcido el contenido, sino también su estandarización. .
Esto logra eficiencia, mejora la cultura laboral del propio aparato de gestión y reduce el tiempo dedicado a trabajar con documentos.
Actualmente hay ocho sistemas de documentación unificada en funcionamiento:
Sistema unificado de organización- documentación administrativa;
Sistema unificado de documentación bancaria;
Sistema unificado de documentación financiera, contable y de informes. instituciones presupuestarias y organizaciones;
Sistema unificado de informes y documentación estadística;
Sistema unificado de contabilidad y presentación de informes de documentación contable para empresas;
Sistema unificado de documentación laboral;
Sistema de documentación unificado Fondo de pensiones Federación Rusa;
Sistema unificado de documentación de comercio exterior.
7. Clasificadores de toda Rusia de conocimientos técnicos, económicos y información social.
Los clasificadores de información técnica, económica y social son documentos normativos que contienen un conjunto sistemático de nombres de objetos presentados como grupos de clasificación y códigos asignados a ellos.
Los objetos sociales y económicos y sus propiedades están sujetos a clasificación y codificación, cuya información se utiliza en las actividades de los órganos gubernamentales y de gestión y está contenida en formularios de documentos unificados.
El conjunto de clasificadores de información técnica, económica y social, así como los documentos científicos, metodológicos y normativos sobre su desarrollo, mantenimiento e implementación, así como los servicios que realizan trabajos de clasificación y codificación, constituyen Sistema unificado clasificación y codificación de información técnica, económica y social (ESKK TESI).
Dependiendo del área de aplicación, los clasificadores se dividen en clasificadores de toda Rusia, industriales y empresariales.
Todos los clasificadores, según su contenido, se dividen en tres grupos:
Clasificadores de información sobre documentos de gestión, tareas resueltas en sistemas automatizados ah gestión, tipos de actividades, indicadores económicos y sociales.
Clasificadores de información sobre Estructuras organizacionales
Clasificadores de información sobre población y personal.
Los objetos de clasificación en OKUD son formas unificadas de documentos de toda Rusia (intersectoriales, interdepartamentales) aprobadas por los ministerios (departamentos) de la Federación de Rusia, desarrolladores de sistemas de documentación unificada (UDS).
OKUD contiene los nombres y códigos de formas unificadas de documentos incluidos en los sistemas de documentación unificada aprobados.
Preguntas para el autocontrol:
1. ¿Qué departamentos participaron en la creación de la base normativa y metodológica del trabajo de oficina moderno?
2. ¿Qué documentos normativos y metodológicos regulan las actividades del servicio de educación preescolar?
3. ¿Qué tipo de documentos reglamentarios establecen plazos de almacenamiento?
4. ¿Qué documentos reglamentarios estipulan la composición, secuencia y metodología para realizar las operaciones obligatorias de trabajo de oficina?
El sistema de documentación es un conjunto de documentos interconectados en función de su origen, finalidad, tipo, ámbito de actividad y requisitos uniformes para su registro.
unificado
Un conjunto de documentos interconectados según las características de su trámite, finalidad, tipo, alcance de actividad y requisitos uniformes de registro se denomina sistema de documentación. El Sistema Unificado de Documentación (UDS) es un sistema de documentación creado por reglas uniformes y requisitos, que contienen información necesaria para la gestión en un determinado área de actividad. El propósito de la creación de un DSD es determinar y establecer la composición racional de las formas de los documentos, así como un conjunto de indicadores técnicos, económicos y sociales interrelacionados en los mismos.
Los principales objetivos de la creación de un USDD son: 1) establecer requisitos uniformes para el procedimiento para desarrollar, aprobar y registrar formas unificadas de documentos; 2) racionalizar los flujos de información en la economía nacional, asegurando la interacción de sistemas automatizados de procesamiento de datos basados en un uso generalizado medios modernos comunicaciones, informática y tecnología organizacional; 3) eliminación de formularios documentales que permitan recopilar, transmitir y procesar información que no sea causada por necesidades reales de gestión, reduciendo el número de documentos.
De acuerdo a Clasificador de toda Rusia documentación de gestión OK 011-93 (aprobado por Decreto de la Norma Estatal de la Federación de Rusia del 30 de diciembre de 1993 No. 299) actualmente hay nueve sistemas de documentación unificados en funcionamiento:
1) un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
2) sistema primario unificado documentación contable;
3) un sistema unificado de documentación bancaria;
4) un sistema unificado de documentación financiera, contable y de informes de instituciones y organizaciones presupuestarias;
5) un sistema unificado de informes y documentación estadística;
6) un sistema unificado de documentación contable y de presentación de informes para las empresas;
7) un sistema unificado de documentación laboral;
8) un sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia;
9) un sistema unificado de documentación de comercio exterior.
Administrativo
De acuerdo con legislación actual y competencia, los órganos de gobierno dictan las siguientes documentos administrativos: órdenes, instrucciones, decisiones, resoluciones, instrucciones.
Los documentos administrativos contienen decisiones que van de arriba a abajo a través de los canales del sistema de gestión: desde el órgano de gobierno hasta el administrado, desde el jefe de la organización hasta las estructuras subordinadas: sucursales, divisiones, ejecutores ordinarios. Todos los documentos administrativos, excepto el autorizado, también contienen un principio organizativo.
Los documentos incluidos en el sistema de documentación administrativa tienen el carácter de acto jurídico y, desde el punto de vista de su elaboración y ejecución, tienen una serie de características comunes, que se asocian a la unidad. marco normativo, estableciendo las normas y requisitos pertinentes.
Las decisiones, resoluciones y órdenes se dictan en todos los casos en que sea necesario adoptar un acto normativo o individual sobre las principales cuestiones de competencia de la organización.
Se dictan órdenes e instrucciones sobre cuestiones operativas y para organizar la ejecución de resoluciones, decisiones y órdenes.
Desde el punto de vista del ámbito de su actuación, los documentos administrativos se dividen:
documentos que operan a nivel federal: actos jurídicos emitidos por el Presidente de la Federación de Rusia y el Gobierno de la Federación de Rusia;
actos jurídicos que operan a nivel federal, creados autoridades federales poder Ejecutivo;
actos jurídicos que operan a nivel de entidades constitutivas de la Federación de Rusia;
documentos administrativos válidos dentro de una organización, empresa o firma separada.
Los documentos administrativos pueden ser emitidos conjuntamente por varios órganos gestores.
La solucion es acto legalórgano de gobierno colegiado o consultivo. Las decisiones pueden ser emitidas por ministerios, departamentos, consejos académicos, organizaciones publicas Por asuntos importantes dentro de la competencia de estos órganos.
La resolución es un acto jurídico adoptado por órganos superiores y ciertos. autoridades centrales dirección colegiada (comités, comisiones), jefes de administración de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia, alcaldes de ciudades, etc., organismos públicos con el fin de resolver las tareas más importantes y fundamentales a las que se enfrentan estos órganos y organizaciones.
Orden: un acto de gestión de un organismo estatal, que tiene carácter autorizado, emitido en el marco asignado al funcionario, agencia del gobierno competencia, tener fuerza vinculante para los ciudadanos y organizaciones a quienes se dirige la orden. las ordenes son estatutos y se dividen en dos grupos: órdenes de carácter general y específico de acción a largo plazo y órdenes relacionadas con un tema concreto específico, un caso único.
Como regla general, una orden es una forma de comunicar cuestiones operativas a los ejecutores, tiene un período de validez limitado y se refiere a un círculo limitado de funcionarios.Una orden es el tipo de documento administrativo más común utilizado en la práctica de gestión. Se publica sobre temas básicos, a saber: sobre temas de la vida interna de una institución, organización, empresa, sobre temas de creación, liquidación, reorganización de instituciones o sus partes estructurales; aprobación de reglamentos, instructivos, reglas, etc. documentos que requieran aprobación, así como cuestiones de personal contratación, traslado, despido de empleados, etc.
Una instrucción es un documento administrativo emitido por ministerios, departamentos, organizaciones principalmente sobre cuestiones de carácter informativo y metodológico, así como cuestiones relacionadas con la organización de la ejecución de órdenes, instrucciones y otros actos. El derecho a firmar instrucciones lo delega el titular en sus adjuntos o jefes de departamento dentro de los límites de su competencia.
Funcional
El sistema ORD es uno de los sistemas de documentación más importantes. Incluye documentos que registran decisiones sobre una variedad de cuestiones relacionadas con la gestión y el funcionamiento de órganos gubernamentales, instituciones, empresas, organizaciones y funcionarios individuales.
El sistema ORD consta de dos subsistemas, que en ocasiones se consideran sistemas de documentación independientes:
Subsistema de documentación organizativa (organizativa y legal);
Subsistema de documentación administrativa. Subsistema de documentación organizativa y legal.
es un conjunto de documentos que contienen reglas, normas, reglamentos que establecen el estado de una organización, institución, empresa, su competencia, estructura, nivel de personal, contenido de la actividad, etc.
Los tipos organizativos y legales incluyen los siguientes:
Carta (regula las actividades de organizaciones, instituciones, sociedades, ciudadanos, determina sus derechos y obligaciones);
Reglamento de la organización;
Mesa de personal;
Descripciones de trabajo; y etc.
El subsistema de documentación administrativa incluye documentos que regulan las actividades de instituciones, organizaciones, empresas: resolución, decisión, orden, orden, instrucción, etc.
El sistema de documentación de planificación registra los resultados de la planificación de las actividades de la institución. Los principales tipos de documentos de planificación son un programa, un plan (perspectivo, anual, etc.), así como un cronograma, estimaciones de costos, etc.
Sistema de documentación de información-referencia e información-analítica. Los documentos de este sistema desempeñan un papel subordinado y de servicio en relación con los documentos organizativos y administrativos.
La información y la documentación de referencia incluyen: protocolo, memorando, carta explicativa, solicitud, carta oficial (comercial), telegrama, fax, mensaje telefónico, mensaje electrónico y etc.
- Apéndice A (como referencia). Diseño de detalles del documento Apéndice B (para referencia). Ejemplos de formularios de documentos.
Norma estatal de la Federación de Rusia GOST R 6.30-2003
"Sistemas unificados documentación. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación"
(adoptado y puesto en vigor por Decreto de la Norma Estatal de la Federación de Rusia del 3 de marzo de 2003 N 65-st)
Sistemas unificados de documentación. Sistema unificado de documentación de gestión. Requisitos para la presentación de documentos.
1 área de uso
Esta norma establece: la composición de los detalles del documento; requisitos para la preparación de detalles del documento; requisitos para los formularios de documentos, incluidos los formularios de documentos con reproducción del emblema estatal de la Federación de Rusia.
Los diagramas de diseño de los detalles del documento se proporcionan en el Apéndice A; En el Apéndice B se encuentran ejemplos de formularios de documentos.
Se recomiendan los requisitos de esta norma.
2 Composición de los detalles del documento.
Al preparar y procesar documentos, utilice los siguientes detalles:
01 - Emblema estatal de la Federación de Rusia;
02 - escudo de armas de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia;
03 - emblema de la organización o marca comercial(marca de servicio);
3.8 El nombre de la organización autora del documento debe corresponder al nombre consagrado en sus documentos constitutivos.
Sobre el nombre de la organización indique el nombre abreviado y, en su defecto, el nombre completo de la organización matriz (si corresponde).
Los nombres de las organizaciones de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia que, junto con el idioma estatal de la Federación de Rusia (ruso), tienen el idioma estatal de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia, están impresos en dos idiomas.
El nombre de la organización en el idioma estatal de la entidad constituyente de la Federación de Rusia u otro idioma se encuentra debajo o a la derecha del nombre en el idioma estatal de la Federación de Rusia.
El nombre abreviado de la organización se proporciona en los casos en que esté consagrado en los documentos constitutivos de la organización. El nombre abreviado (entre paréntesis) se coloca debajo o detrás del nombre completo.
Se indica el nombre de la sucursal, oficina territorial, oficina de representación si es el autor del documento, y se ubica debajo del nombre de la organización.
3.9 La información de referencia sobre la organización incluye: dirección postal; número de teléfono y otra información a discreción de la organización (números de fax, números de télex, cuentas bancarias, dirección Correo electrónico y etc.).
3.10 El nombre del tipo de documento redactado o publicado por la organización debe estar determinado por el estatuto (reglamentos de la organización) y debe corresponder a los tipos de documentos previstos por el OKUD (clase).
3.11 La fecha del documento es la fecha de su firma o aprobación, para el protocolo - la fecha de la reunión (toma de decisiones), para el acto - la fecha del evento. Los documentos emitidos por dos o más organizaciones deben tener la misma (única) fecha.
La fecha del documento está escrita en números arábigos en la secuencia: día del mes, mes, año. El día del mes y el mes se escriben en dos pares de números arábigos separados por un punto; año: cuatro números arábigos.
Se permite un método verbal-numérico para formatear una fecha, por ejemplo, 05 de junio de 2003, así como formatear una fecha en la secuencia: año, mes, día del mes, por ejemplo: 2003.06.05.
3.12 El número de registro de un documento consta de su número de serie, el cual puede complementarse a criterio de la organización con un índice de casos según la nomenclatura de casos, información sobre el corresponsal, albaceas, etc.
El número de registro de un documento elaborado conjuntamente por dos o más organizaciones consta de los números de registro del documento de cada una de estas organizaciones, separados por una barra en el orden en que se indican los autores en el documento.
3.14 El lugar de compilación o publicación de un documento se indica si es difícil determinarlo utilizando los detalles "Nombre de la organización" y "Datos de referencia sobre la organización". El lugar de compilación o publicación se indica teniendo en cuenta la división administrativo-territorial aceptada; incluye únicamente abreviaturas generalmente aceptadas;
3.15 Los destinatarios pueden ser organizaciones, sus divisiones estructurales, funcionarios o particulares. Al dirigir un documento a un funcionario, las iniciales se indican antes del apellido. Nombre de la organización y su unidad estructural indicado en el caso nominativo. Por ejemplo (en adelante, los ejemplos de los nombres de las organizaciones, sus datos de referencia, etc. son condicionales):
Ministerio de Justicia de Rusia Departamento de Informatización y Apoyo Científico y Técnico
En el caso dativo se indica el cargo de la persona a quien va dirigido el documento, por ejemplo:
Director General de OJSC "regiones del norte" V.A. Lagunín
JSC "Electrocentromontazh" Contador jefe V.M. Kochetov
Si un documento se envía a varias organizaciones homogéneas o a varias divisiones estructurales de una organización, entonces se deben indicar de forma general, por ejemplo:
Administraciones de distritos de la región de Moscú.
Se permite centrar cada línea del atributo “Destinatario” respecto a la línea más larga. Por ejemplo:
Al editor jefe de Mediadom Publishing House N.V. Semina
El documento no debe contener más de cuatro destinatarios. La palabra "Copia" no se indica antes del segundo, tercer o cuarto destinatario. Si hay más destinatarios, se crea una lista de distribución de documentos.
El atributo “Destinatario” puede incluir una dirección postal. Los elementos de la dirección postal se indican en la secuencia que establecen las normas para la prestación de servicios postales.
Al dirigir una carta a una organización, indique su nombre y luego la dirección postal, por ejemplo:
Institución estatal Instituto Panruso de Investigaciones Científicas sobre Documentación y Archivos, calle Profsoyuznaya, 82, Moscú, 117393
Al abordar un documento a un individuo indique el apellido y las iniciales del destinatario, luego la dirección postal, por ejemplo:
Obraztsova O.P. Calle Sadovaya, 5, apartamento 12, Lipki, distrito de Kireyevsky, región de Tula, 301264
3.16 El documento es aprobado por un funcionario (funcionarios) o un documento emitido especialmente. Al aprobar un documento por parte de un funcionario, el sello de aprobación del documento debe constar de la palabra APROBADO (sin comillas), el título del cargo de quien aprueba el documento, su firma, iniciales, apellido y fecha de aprobación. Por ejemplo:
APROBADO por el Presidente de CJSC Rostekstil Firma personal V.A. Fecha de Stepánov
Se permite en el atributo “Sello de aprobación del documento” centrar elementos respecto a la línea más larga, por ejemplo:
YO APROBÉ CEO JSC "Tecnologías Electrónicas" Firma personal de L.V. Fecha de Kuznetsov
Cuando un documento es aprobado por varios funcionarios, sus firmas se colocan al mismo nivel.
Al aprobar un documento mediante resolución, decisión, orden, protocolo, el sello de aprobación consta de la palabra APROBADO (APROBADO, APROBADO o APROBADO), el nombre del documento aprobatorio en el caso instrumental, su fecha y número. Por ejemplo:
APROBADO por decisión reunión general accionistas de fecha 05/04/2003 N 14
APROBADO por orden de VNIIDAD del 05/04/2003 N 82
El sello de aprobación del documento se encuentra en la esquina superior derecha del documento.
3.17 La resolución, escrita en un documento por el funcionario correspondiente, incluye los nombres e iniciales de los ejecutores, el contenido de la orden (si es necesario), el plazo de ejecución, la firma y la fecha, por ejemplo:
Morozova N.V. Fedoseeva N.A. Por favor prepare un borrador de acuerdo con TERMIKA Consulting Group antes del 10/05/2003 Firma personal Fecha
Se permite redactar la resolución en hoja aparte.
3.18 El título del texto incluye resumen documento. El título debe ser coherente con el nombre del tipo de documento.
El título puede responder a las preguntas:
¿sobre qué (sobre quién)?, por ejemplo:
Orden sobre la creación de una comisión de certificación;
¿qué (quién)?, por ejemplo:
Descripción del trabajo Experto destacado.
El texto de los documentos redactados en formato A5 no podrá incluir título.
3.19 Una marca de control sobre la ejecución de un documento se indica con la letra "K", la palabra o sello "Control".
3.20 El texto del documento está redactado en el idioma estatal de la Federación de Rusia o en los idiomas estatales de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia y las entidades constitutivas de la Federación de Rusia.
Los textos de los documentos se redactan en forma de cuestionario, tabla, texto coherente o una combinación de estas estructuras.
Al redactar un texto en forma de cuestionario, los nombres de las características del objeto caracterizado deben expresarse mediante un sustantivo en el caso nominativo o una frase con un verbo en segunda persona. plural tiempo presente o pasado (“have”, “posess” o “were”, “were”, etc.). Las características expresadas verbalmente deben ser consistentes con los nombres de las características.
Las columnas y filas de la tabla deben tener títulos expresados por un sustantivo en caso nominativo. Los subtítulos de columnas y filas deben ser coherentes con los títulos. Si la tabla está impresa en más de una página, las columnas de la tabla deben estar numeradas y solo los números de estas columnas deben imprimirse en las páginas siguientes.
Un texto conectado suele constar de dos partes. La primera parte indica los motivos, fundamentos y objetivos de la elaboración del documento, la segunda (final): decisiones, conclusiones, solicitudes, propuestas, recomendaciones. El texto puede contener una parte final (por ejemplo, órdenes - parte administrativa sin declaración; cartas, declaraciones - solicitud sin explicación).
En el texto de un documento elaborado sobre la base de documentos de otras organizaciones o documentos publicados previamente, se indican sus detalles: nombre del documento, nombre de la organización - autor del documento, fecha del documento, número de registro documento, título del texto.
Si el texto contiene varias soluciones, conclusiones, etc., entonces se puede dividir en secciones, subsecciones, párrafos, que están numerados con números arábigos.
En los documentos (orden, instrucción, etc.) de organizaciones que operan según los principios de unidad de mando, así como en los documentos dirigidos a la dirección de la organización, el texto se expresa en la primera persona del singular (“Yo ordeno”, “Yo oferta”, “pido”).
En los documentos de órganos colegiados, el texto se presenta en tercera persona del singular (“resuelve”, “decide”).
En los documentos conjuntos, el texto se presenta en primera persona del plural (“ordenamos”, “decidimos”).
El texto del protocolo se presenta en tercera persona del plural (“escuchó”, “habló”, “decidió”, “decidió”).
En los documentos que establecen los derechos y obligaciones de las organizaciones, sus divisiones estructurales (reglamentos, instrucciones), además de contener una descripción, valoración de hechos o conclusiones (acto, certificado), la forma de presentación del texto en tercera persona del singular o Se utiliza el plural (“el departamento realiza funciones”, “la asociación incluye”, “la comisión establecida”).
En las cartas se utilizan las siguientes formas de presentación:
Primera persona del plural (“por favor reenvíe”, “remitir para consideración”);
En primera persona del singular (“lo considero necesario”, “por favor resalte”);
De la tercera persona del singular (“el ministerio no se opone”, “VNIIDAD lo considera posible”).
3.21 Una nota que indica la presencia del archivo adjunto mencionado en el texto de la carta tiene el siguiente formato:
Aplicación: para 5 l. en 2 ejemplares.
Si la carta tiene un anexo que no se menciona en el texto, entonces indique su nombre, el número de hojas y el número de copias; Si hay varias aplicaciones, están numeradas, por ejemplo:
Anexo: 1. Reglamento del Departamento Regional de Préstamos de 5 páginas. en 1 copia. 2. Normas para la elaboración y ejecución de documentos del Departamento Regional de Préstamos de 7 páginas. en 2 ejemplares.
Si las solicitudes están encuadernadas, no se indica el número de hojas.
Si al documento se adjunta otro documento que también tiene un adjunto, se redacta una nota indicando la presencia del adjunto de la siguiente manera:
Apéndice: carta de Rosarkhiv del 05/06/2003 N 02-6/172 y un apéndice, solo 3 páginas.
Si la solicitud no se envía a todas las direcciones especificadas en el documento, se redacta una nota sobre su disponibilidad de la siguiente manera:
Aplicación: para 3 l. en 5 ejemplares. sólo a la primera dirección.
En el anexo del documento administrativo (decretos, órdenes, instrucciones, normas, instructivos, reglamentos, decisiones), en su primera hoja en la esquina superior derecha escriben “Anexo N” indicando el nombre del documento administrativo, su fecha y registro. número, por ejemplo:
Anexo No. 2 a la orden del Archivo Federal de 5 de junio de 2003 No. 319
Se permite imprimir la expresión “ANEXO N” en letras mayúsculas, así como centrar esta expresión, el nombre del documento, su fecha y número de registro con respecto a la línea más larga, por ejemplo:
APÉNDICE No. 2 de la orden del Ministerio de Salud de Rusia de fecha 05/06/2003 N 251
3.22 El detalle "Firma" incluye: el título del cargo de la persona que firmó el documento (completo si el documento no está redactado en un documento con membrete y abreviado para un documento redactado en un documento con membrete); firma personal; descifrado de la firma (iniciales, apellido), por ejemplo:
Vicepresidente de la Asociación de Empresas Regionales Firma personal A.A. Borísov
o en el formulario:
Vicepresidente Firma personal A.A. Borísov
Se permite en el atributo “Firma” centrar el cargo de la persona que firmó el documento con respecto a la línea más larga. Por ejemplo:
Director Ejecutivo de CJSC "Socio" Firma personal N.A. Fiódorov
Al redactar un documento en un formulario. oficial El cargo de esta persona no está indicado en la firma.
Cuando un documento es firmado por varios funcionarios, sus firmas se colocan una debajo de la otra en la secuencia correspondiente al cargo que desempeñan, por ejemplo:
Director del Instituto Firma personal M.V. Larín Contador jefe Firma personal de Z.V. maryash
Cuando un documento es firmado por varias personas de igual cargo, sus firmas se colocan al mismo nivel, por ejemplo:
Subdirector Subdirector de trabajo científico para trabajos científicos Firma personal Yu.G. Demidov Firma personal K.I. Ignatiev
Al firmar un documento conjunto, la primera hoja no está redactada con membrete.
Los documentos redactados por la comisión no indican los cargos de las personas que firman el documento, sino sus responsabilidades dentro de la comisión de acuerdo con la distribución, por ejemplo:
Presidente de la Comisión Firma personal V.D. Banasyukevich Miembros de la comisión Firma personal A.N. Sokova Firma personal A.S. Krasavin Firma personal O.I. Ryskov
3.23 El sello de aprobación del documento consta de la palabra ACORDADO, el cargo de la persona con quien se aprobó el documento (incluido el nombre de la organización), firma personal, transcripción de la firma (iniciales, apellido) y la fecha de aprobación, para ejemplo:
ACORDADO Rector de la Academia Financiera del Gobierno de la Federación de Rusia Firma personal A.G. Fecha de Gryaznova
Si la aprobación se realiza mediante carta, protocolo, etc., el sello de aprobación se redacta de la siguiente manera:
Carta ACORDADA Academia Rusa ciencias médicas de fecha 05/06/2003 N 430-162
ACORDADO Acta de la reunión de la junta directiva de la Compañía Estatal de Seguros de Rusia "Rosgosstrakh" de fecha 05/06/2003 N 10
3.24 La aprobación de documentos se emite con una visa de aprobación de documentos (en adelante, la visa), que incluye la firma y el cargo de la persona que aprueba el documento, una transcripción de la firma (iniciales, apellido) y la fecha de la firma. Por ejemplo:
Supervisor Departamento legal Firma personal de A.S. Fecha de Orlov
Si hay algún comentario sobre el documento, la visa se emite de la siguiente manera:
Se adjuntan comentarios Jefe del Departamento Jurídico Firma personal A.S. Fecha de Orlov
Los comentarios se expresan en hoja aparte, firmada y adjunta al documento.
Para un documento cuyo original permanece en la organización, las visas se colocan en la parte inferior del reverso. última hoja documento original.
Para un documento cuyo original es enviado por la organización, las visas se colocan en la parte inferior. lado delantero copias del documento enviado.
Es posible emitir documentos de visa en una hoja de aprobación separada.
Se permite, a criterio de la organización, visar el documento y sus anexos página por página.
3.25 Una impresión de sello certifica la autenticidad de la firma de un funcionario en documentos que certifican los derechos de las personas, que registran hechos relacionados con activos financieros, así como en otros documentos que prevén la certificación de una firma auténtica.
Los documentos están certificados con el sello de la organización.
3.26 Al certificar la conformidad de una copia de un documento con el original, debajo del atributo "Firma", se coloca una inscripción de certificación: "Verdadero"; cargo de la persona que certificó la copia; firma personal; descifrado de la firma (iniciales, apellido); fecha de certificación, por ejemplo:
True HR Service Inspector Firma personal T.S. Fecha de Levchenko
Se permite certificar una copia del documento con un sello determinado a criterio de la organización.
3.27 La marca sobre el albacea incluye las iniciales y apellido del albacea del documento y su número de teléfono. Se coloca una marca sobre el intérprete en el anverso o reverso de la última hoja del documento en la esquina inferior izquierda, por ejemplo:
VIRGINIA. Zhúkov 924 45 67
3.28 Una nota sobre la ejecución de un documento y su envío al expediente incluye los siguientes datos: una referencia a la fecha y número del documento que indica su ejecución o, en ausencia de dicho documento, Breve información sobre la ejecución; las palabras "Ponte a trabajar"; el número de expediente en el que se almacenará el documento.
La nota sobre la ejecución del documento y su envío al expediente está firmada y fechada por el albacea del documento o el jefe de la unidad estructural en la que se ejecutó el documento.
3.29 La marca de recepción de un documento por parte de la organización contiene el siguiente número de serie y la fecha de recepción del documento (si es necesario, horas y minutos).
Se permite marcar la recepción de un documento por parte de la organización mediante un sello.
3.30 Identificador copia electronica documento es una marca (pie de página) colocada en la esquina inferior izquierda de cada página del documento y que contiene el nombre del archivo en medios de la máquina, fecha y otros datos de búsqueda establecidos por la organización.
4 Requisitos para los formularios de documentos.
4.1 Los documentos se preparan en formularios.
Se instalan dos formatos estándar de formularios de documentos: A4 (210 x 297 mm) y A5 (148 x 210 mm).
Cada hoja del documento, ya sea en formulario o sin él, debe tener campos de al menos:
20 mm - izquierda;
10 mm - derecha;
20 mm - superior;
20 mm - más bajo.
4.2 Los formularios de los documentos deben prepararse en papel blanco o de color claro.
4.3 Los formularios de los documentos se redactan de acuerdo con el Apéndice A. Los límites aproximados de las áreas donde se ubican los detalles se indican con una línea de puntos. Cada zona está determinada por el conjunto de detalles incluidos en ella.
4.5 Los accesorios 01 (02 o 03) se colocan encima del centro de los accesorios 08. Los accesorios 03 se pueden colocar al nivel de los accesorios 08.
Detalles 08, 09, 10, 14, las marcas de límite para los detalles 11, 12, 13 dentro de los límites de las áreas de ubicación de los detalles se colocan de una de las siguientes maneras:
Centrado (el principio y el final de cada línea de detalles están igualmente distantes de los límites del área donde se ubican los detalles);
Bandera (cada línea de detalles comienza desde el borde izquierdo del área donde se encuentran los detalles).
4.6 Para una organización, su unidad estructural o un funcionario, se establecen los siguientes tipos de formularios de documentos:
Formato de carta;
Un formulario para un tipo específico de documento.
4.7 El formulario general se utiliza para la producción de cualquier tipo de documento, excepto cartas.
La forma general, según los documentos constitutivos de la organización, incluye los detalles 01 (02 o 03), 08, 11, 14.
El formulario de carta, según los documentos constitutivos de la organización, incluye los detalles 01 (02 o 03), 04, 05, 06, 08, 09 y, si es necesario, marcas límite para los límites superiores de las áreas donde se ubican los detalles 11. , 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
La forma de un tipo específico de documento, además de una carta, según los documentos constitutivos de la organización, incluye los detalles 01 (02 o 03), 08, 10, 14 y, si es necesario, marcas restrictivas para los límites de la zonas donde se ubican los detalles 11, 12, 13, 18, 19.
4.8 Para las organizaciones de entidades constitutivas de la Federación de Rusia que, junto con el idioma estatal de la Federación de Rusia, tienen el idioma estatal de la entidad constitutiva de la Federación de Rusia, es aconsejable utilizar forma longitudinal; en este caso, los datos 08, 09, 14 están impresos en dos idiomas: ruso (izquierda) y nacional (derecha) al mismo nivel.
4.9 Al preparar documentos de dos o más páginas, la segunda página y las siguientes están numeradas.
Los números de página se colocan en el medio del margen superior de la hoja.
En el último tercio del siglo XX, con el inicio del uso a gran escala de nuevos tecnologías de la información, surgió la pregunta sobre la necesidad de unificación información documentada, especialmente en el ámbito de la gestión. En 1971, se adoptó un decreto especial del Gobierno de la URSS para acelerar el trabajo sobre la creación de sistemas de documentación unificados y clasificadores de información técnica y económica. Su desarrollo se basó en sistemas funcionales documentación. En nuestro país, de hecho por primera vez en el ámbito nacional y práctica extranjera se creó un sistema soporte de documentación gestión con el fin de establecer un procedimiento uniforme para documentar las actividades de gestión en todo el estado. Recibió el nombre en clave EGSD-1973 ( Unido sistema de gobierno trabajo de oficina). En total, en la Unión Soviética se desarrollaron 16 sistemas de documentación unificados.
Sistema de documentación unificado(USD), según una definición estandarizada, es "un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene la información necesaria para la gestión en un determinado campo de actividad" GOST R 51141-98. Mantenimiento y archivo de registros. Términos y definiciones. M., 1998..
El objetivo principal de la creación de un sistema de documentación unificado es establecer una composición racional de las formas de los documentos, así como un conjunto de indicadores técnicos, económicos y sociales interrelacionados.
Un sistema de documentación unificado contribuye a:
1. reducción de los costos de mano de obra en procesos de información(lo que resulta en un esfuerzo mínimo requerido por parte de una persona para completar o leer documentos);
2. uso generalizado de la tecnología informática electrónica, ya que las formas unificadas de documentos son convenientes para el procesamiento electrónico (esto se logra asegurando la compatibilidad del software, técnica y de información de los documentos, desarrollando formas apropiadas de documentos, clasificadores, diccionarios, etc.);
3. racionalizar los flujos de información;
4. reducir el número de documentos;
5. seguir mejorando la cultura documental y la cultura de la información en general.
Todo esto en conjunto permite incrementar la eficiencia de la gestión, ya que se logra una mayor eficiencia en la obtención de información de alta calidad, se reduce el número de errores en los documentos, se reducen las operaciones manuales, se aumenta el carácter creativo del trabajo de gestión y se incrementa la rentabilidad financiera. Se reducen los costes de trabajar con documentos. La forma de confirmación legal de los resultados de la unificación es la estandarización. Por tanto, el sistema de documentación unificado es un complejo. estándares estatales, definiendo, en primer lugar, las disposiciones básicas del sistema unificado y, en segundo lugar, la forma uniforme de todos los documentos incluidos en el mismo.
El núcleo de todo el sistema de documentación unificado es formularios de documentos unificados. Según el nivel de homologación, se dividen en las siguientes categorías:
Todo ruso;
Industria (departamental);
Formularios de documentos de los sujetos de la Federación;
Formularios de documentos de asociaciones, empresas, organizaciones.
Actualmente, en la Federación de Rusia funcionan ocho sistemas de documentación unificada, entre ellos:
Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
Sistema unificado de documentación bancaria;
Sistema unificado de informes y documentación estadística;
Sistema unificado de documentación laboral;
Sistema unificado del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia;
Sistema unificado de documentación de comercio exterior, etc.
En empresas, instituciones, organizaciones, sobre la base de los resultados de la unificación, un Tabla de formularios de documentos.- unido documento normativo, que es una lista de formas unificadas de documentos que son necesarios y suficientes para que una organización determinada resuelva problemas de manera efectiva y realice funciones de gestión. De hecho, la Tabla de formularios de documentos es un libro de referencia que contiene, de forma ordenada, los formularios de documentos que se utilizan en la organización, y también indica las etapas de preparación y ejecución del documento. Está compilado en forma de tabla.
Se denomina conjunto de documentos interconectados según las características de su trámite, finalidad, tipo, alcance de actividad y requisitos uniformes para el registro. sistema de documentación.
Dólar estadounidense- un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene la información necesaria para la gestión en un determinado campo de actividad. El propósito de la creación de un DSD es determinar y establecer la composición racional de las formas de los documentos, así como un conjunto de indicadores técnicos, económicos y sociales interrelacionados en los mismos.
Los principales objetivos de la creación de un USD son:
1) establecimiento de requisitos uniformes para el procedimiento de desarrollo, aprobación y registro de formas unificadas de documentos;
2) racionalizar los flujos de información en la economía nacional, asegurando la interacción de sistemas automatizados de procesamiento de datos basados en el uso generalizado de medios modernos de comunicación, informática y tecnología organizacional;
3) eliminación de formularios documentales que permitan recopilar, transmitir y procesar información que no sea causada por necesidades reales de gestión, reduciendo el número de documentos.
Según el Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia OK 011-93 (aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación de Rusia del 30 de diciembre de 1993 No. 299), actualmente están en funcionamiento nueve sistemas de documentación unificados:
I. sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
II. sistema unificado de documentación contable primaria;
III. sistema unificado de documentación bancaria;
IV. un sistema unificado de documentación financiera, contable y de informes de instituciones y organizaciones presupuestarias;
V. sistema unificado de presentación de informes y documentación estadística;
VI. un sistema unificado de documentación contable y de informes para empresas;
VII. sistema unificado de documentación laboral;
VIII. sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia;
IX. sistema unificado de documentación de comercio exterior.
(I-II) Por movimiento de personal, los expertos entienden:
· reclutamiento;
· traslado a otro trabajo;
· despido;
· concesión de vacaciones;
· viaje de negocios.
La documentación del personal incluye los siguientes documentos:
1) acuerdo de trabajo (contrato);
2) orden (instrucción) de contratación (formulario No. T-1, T-1a);
3) tarjeta personal (formulario No. T-2, T-2GS);
4) tabla de personal(formulario No. T-3);
5) tarjeta de cuenta investigador(formulario No. T-4);
6) orden (instrucción) de transferencia a otro trabajo (formulario No. T-5, T-5a);
7) orden (instrucción) sobre el otorgamiento de licencia (formulario No. T-6, T-6a);
8) calendario de vacaciones (formulario No. T-7);
9) orden (instrucción) para terminar contrato de empleo(contrato) (formulario No. T-8, T-8a);
10) orden (instrucción) sobre el envío de un empleado a un viaje de negocios (formulario No. T-9, T-9a);
11) certificado de viaje (formulario No. T-10);
12) asignación oficial para el envío en viaje de negocios y un informe sobre su implementación (formulario No. T-10a);
13) hoja de tiempo para el uso del tiempo de trabajo y cálculos salarios(formulario No. T-12);
14) hoja de tiempo para registrar el uso del tiempo de trabajo (formulario No. T-13);
15) declaraciones personales de los empleados de la empresa;
16) informes y actas.
Unificación - reducir la variedad injustificada de tipos de documentos, llevándolos a la uniformidad de formas, estructura, estructuras lingüísticas, operaciones para su preparación, procesamiento, contabilidad y almacenamiento. La unificación es el establecimiento del conjunto más uniforme de detalles, formato en papel y registro de detalles en papel.
Con el fin de reducir el número de documentos utilizados en las actividades de instituciones, organizaciones y empresas, tipificar su forma, reducir los costos de mano de obra, tiempo y materiales para su preparación y procesamiento, así como para lograr la compatibilidad de la información de las bases de datos automatizadas en el economía nacional, se trabaja en la unificación de documentos y creación de sistemas unificados de documentación (UDS).
III. Sistema unificado de documentación bancaria:
· documentación de pago para pagos no monetarios a través de bancos;
· documentación para el seguimiento del gasto de fondos para salarios y pagos de recursos sociales y laborales;
· documentación sobre operaciones bancarias relacionadas con pagos internacionales;
· documentación de salida de los bancos;
· documentación sobre operaciones de deposito bancos;
· documentación de pago para pagos no monetarios a través de bancos - formularios de documentos intrabancarios;
· documentación sobre emisión, efectivo y operaciones presupuestarias de los bancos - formularios de documentos intrabancarios;
· documentación para controlar el gasto de fondos para salarios y pago de beneficios sociales y laborales - formularios de documentos bancarios internos;
· documentación sobre circulación de dinero;
· documentación sobre operaciones de credito bancos;
· documentación contable.
IV. Sistema unificado de documentación financiera, contable y de informes de instituciones y organizaciones presupuestarias:
· documentación financiera;
· informes de documentación contable de instituciones y organizaciones presupuestarias.
V. Sistema unificado de información y documentación estadística:
· documentación sobre estadísticas de cuentas nacionales y balances económicos;
· documentación sobre estadísticas del potencial científico y técnico y del progreso innovador;
· documentación sobre estadísticas laborales;
· documentación sobre estadísticas de recursos materiales;
· documentación sobre estadísticas financieras;
· documentación sobre estadísticas sociales;
· documentación sobre estadísticas industriales;
· documentación estadística Agricultura y adquisición de productos agrícolas;
· documentación estadística construcción de capital;
· documentación sobre estadísticas de relaciones económicas exteriores;
· documentación sobre estadísticas del mercado de consumo y su infraestructura;
· documentación sobre estadísticas de transporte y comunicaciones;
· documentación sobre estadísticas de seguimiento y registro de cambios de precios y tarifas.
Conferencia del 24 de noviembre de 2016
VI. Sistema unificado de documentación contable y de informes para empresas:
· presentación de informes contables;
registros contabilidad;
· documentación contable primaria.
VII. Sistema unificado de documentación laboral:
· documentación sobre el estado del mercado laboral;
· documentación sobre relaciones laborales;
· documentación sobre formación avanzada de las autoridades laborales;
· documentación sobre protección laboral;
· documentación sobre presupuestos mínimos de consumo;
· documentación sobre recursos ante autoridades laborales.
VIII.Sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia:
· documentación sobre contabilidad y distribución de fondos;
· documentación sobre actividades de planificación económica;
· documentación sobre las actividades de control e inspección.
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