Počítanie objemu správy dokumentov. Účtovníctvo kontroly toku dokumentov o vykonaní dokumentov

Dokumentová práca ako pohyb by sa mal odlíšiť od objemu správy dokumentov, ktorý je vyjadrený celkovým počtom dokumentov prijatých organizáciou a vytvorený v ňom na určité obdobie. Vo výške riadenia dokumentov je potrebné zohľadniť všetky prichádzajúce, odchádzajúce a interné dokumenty, ako aj všetky kópie vykonané prostredníctvom operačných zariadení a kancelárskych zariadení.

Objem toku dokumentov - jeden z hlavných kvantitatívnych parametrov, ktoré majú určujúcu hodnotu pri výpočte štandardného čísla a potrebu technických prostriedkov na zabezpečenie dokumentovacích procesov, ako aj pri vytváraní štruktúry servisu DOU. Okrem toho ukazovatele objemu riadenia dokumentov do určitej miery charakterizujú rozsah organizácie, objem a povahu svojich vzťahov s inými organizáciami (inštitúcie, podniky). Povinnosť DOU je pravidelná analýza objemu správy dokumentov s cieľom optimalizovať technológiu riadenia dokumentov a pracovné zaťaženie zamestnancov, ako aj možné zníženie nadmernej korešpondencie a používania elektronickej technológie výmeny za konkrétne typy informácií.

Použite údaje o objeme toku dokumentov sú potrebné pomerne opatrne. Objem perspektívy sa často nazýva počet registrovaných dokumentov (oficiálny ukazovateľ, ktorý odráža výšku správy dokumentov) a počet dokumentov vrátane ich kópií (ukazovateľ charakterizujúci množstvo práce kopírovania služby a expedíciu).

Objem správy dokumentov sa vypočíta na základe údajov o účtovníctve údajov o expedícii alebo kancelárii, to znamená, že v počiatočných lokalitách spracovania a zneškodňovania, ako aj na registračných formách v kancelárskych prácach av konštrukčných jednotkách. Vzhľadom k tomu, registrácia sa vykonáva v rámci niektorých skupín dokumentov (objednávky, protokolov, korešpondencie, správy, poradenských občanov atď.) Potom výpočet množstva správy dokumentov by mal vykonávať špecializované registračné miesta.

Všeobecne akceptovaná metóda výpočtu riadenia dokumentov zabezpečuje vyjadrenie jeho rozsahu, v ktorom počet originálov uvádza počet originálov a v denominátori - počet kópií. Výsledný výsledok však bude nesprávny - mnohé dokumenty sú vypracované na niekoľkých stránkach, ktoré s týmto prístupom neovplyvní všeobecný výsledok. Hlavným výpočtovým pravidlom dokumentov je dvojitosť.

Office Pracovná služba je pravidelne (štvrťročne, ročne) predstavuje správy o množstve riadenia dokumentov, kde sa iná ako kvantitatívne údaje dostanú analýzu hlasitosti správy dokumentov. Takéto informácie vám umožňujú vytvoriť určité vzory rastu a stav správy dokumentov, jeho zmeny. Bolo zistené, že hustota prietoku dokumentu sa výrazne mení v priebehu roka, štvrťroku, mesiaca, týždňov (obr. 9). Na začiatku týchto časových segmentov počet prichádzajúcich dokumentov v konečnom poslaní. Okrem sezónnych výkyvov môže byť zmena objemu správy dokumentov spojená s nárastom alebo znížením organizácie, zvýšenie alebo rozkladu podnikateľskej činnosti a iných podobných príčin.

Obr. 9. Dynamika toku dokumentov v priebehu roka

Účtovníctvo dokumentov umožňuje:

- určiť organizáciu organizácie ako celku, jej štrukturálne divízie a jednotlivých interpretov;

- určiť súlad dráh pohybu určitých dokumentov na úlohy a funkcie štrukturálnych jednotiek alebo úradníkov;

- vypracovať opatrenia na zlepšenie procesov spracovania dokumentov vo všeobecnosti alebo ich individuálnej operácii;

- stanoviť optimálne množstvo informácií potrebných a dostatočné na funkciu riadiaceho prístroja;

Zároveň je to možné, čo najjednoduchšie a čo je najdôležitejšie, efektívna schéma riadenia dokumentov v organizácii (príklady nižšie) je základom základov akéhokoľvek podniku. Ale ako prax ukazuje, nie všetci zamestnanci chápu potrebu riadneho plnenia a včasného pohybu dokumentov.

Ako zjednodušiť tok dokumentu a sila podriadených?

Predtým, ako to vymyslíte, je potrebné zjednodušiť prácu dokumentu v konkrétnej organizácii, malo by sa chápať, ak sa v spoločnosti používa typ dokumentu, a kde práca dáva zlyhanie.

Dokument sa teda vykonáva medzi dvoma skupinami osôb:

zamestnancov, ktorí produkujú informácie (hlava,)
zamestnanci spracovávajú prichádzajúce údaje (tajomník, logistika)

V súlade s tým je celý tok dokumentu rozdelený na:

prichádzajúci
interiér
vychádzajúce

Prichádzajúca dokumentácia

Správny príklad systémov správy dokumentov v organizácii: \\ t

Organizácia vnútorného toku dokumentov

V tomto prípade hovoríme o pohybe dokumentov medzi oddeleniami vytvorenými v rámci tej istej spoločnosti. Môžu to byť objednávky, akty.

Ako v tomto prípade vyzerá kompetentne organizovaný tok dokumentu:

Performer je dokument a odovzdáva na schválenie
Vyšší dôstojník po podpísaní dokumentu ho vyjadruje k vedúcemu organizácii
Hlava rozhoduje o schválení dokumentu a odovzdá ho kletu
Úradník po registrácii dokumentu opäť prenáša svoj výkon
Dodávateľ po vykonaní rozhodnutia odovzdá výkonný zoznam úradníkovi, ktorý ho v prípade Hesides

Odchádzajúca dokumentácia

Odchádzajúci tok dokumentácie obsahuje informácie o riadení odoslané nad rámec organizácie (odpovede na prichádzajúce písmená).

Premyslený pracovný príklad prietoku dokumentu v organizácii:

Performer pripravuje dokument a prenáša ho priamym manažérom na schválenie
Vedúci oddelenia prenesie koordinovaný dokument do hlavy spoločnosti
Na druhej strane manažér prenesie schválený dokument pracovníka, ktorý ho zaregistruje a prenáša expedičnú službu

Rýchly výpočet správy dokumentov

V prvom rade treba poznamenať, že pravidlá pre výpočet a analýzu objemu riadenia dokumentov sú napísané v "pravidlách decokristických pravidiel", ktoré boli schválené vyhláškou vlády Ruskej federácie 15. júna 2009 č. 477 (s opravou 07.09.2011).

Na druhom mieste, musíte pochopiť, že tento výpočet môže byť vykonaný len mesiac, len raz za 3 mesiace, raz za šesť mesiacov a raz ročne. V každej konkrétnej organizácii hlavou s pomocou vnútorného poriadku rieši túto otázku.

Zároveň sa v každom prípade zohľadňujú účtovné a registračné formuláre ako základ výpočtu naplneného centier na miestach.

Takže jedna jednotka účtovníctva je:

pôvodný dokument
kópia dokumentu, ale len vtedy, ak nie je skript a kópia v jednotnom čísle. Všetky ostatné kópie sa vypočítajú samostatne.
dokumenty aplikované na sprievodný list (všetko sa posudzuje spoločne)

Sťažnosti a návrhy sa považujú za samostatne.

Takže pre rýchly výpočet hlasitosti správy dokumentov použite taký vzorec:

Celková rýchlosť dokumentov \u003d A / A1 + B / B1 + C / C1, kde:

a - Počet prijatých dokumentov, A1 - počet kópií prijatých dokumentov
b - Počet odoslaných dokumentov, B1 - počet kópií odoslaných dokumentov
c - Počet interných dokumentov, C1 - počet kópií interných dokumentov

Zjednodušte obrat dokumentácie

Ak je otázka zjednodušenia správy dokumentov ostré, vyberte jednu z uvedených možností:

Prenos toku dokumentov papiera do elektronického. Jedným z najúčinnejších spôsobov, ako zjednodušiť výmenu informácií o riadení, je prechod na elektronický tok dokumentu. Informácie uložené v jednej základni počítača sú rýchlejšie pre výkonných umelcov, je ľahšie zvážiť ho, nájsť a tlačiť na papieri.
Centralizácia pracovného toku. Na odstránenie dizajnu duplicitných dokumentov je potrebný celý tok dokumentácie na odoslanie riaditeľovi ústredia. V prítomnosti vzdialených vetiev by sa však mala prijať registrácia odchádzajúcich dokumentov na zemi.
Školenia zamestnancov. Samozrejme, že žiadny kompetenčný systém riadenia dokumentov v organizácii začne pracovať, ak úradník alebo iní zamestnanci zapojení do pohybu dokumentov nechápu, čo robia. Trvalý posun personálu nebude tiež prínosom pre prípad, takže je lepšie utrácať peniaze na učenie starých zamestnancov, než aby neustále prilákali nových ľudí.

"Podvodné kamene" elektronického riadenia dokumentov

Prenos papierových dokumentov na elektronické druhy - nie je toľko rozmarom hlavy ako potrebu, ktorý spĺňa dnešný deň.

Avšak, aby sa dokumentácia v organizácii úspešne začala virtuálny pohyb, je potrebné:

používať moderné
preložiť papierové archívy do elektronického vzhľadu. To možno vykonať samostatne, delegovať úlohu starých zamestnancov, alebo s pomocou špeciálnych organizácií
postupne systematizovať elektronické informácie

Zároveň by sa v súčasnosti mali vykonať úplné odmietnutie zachovať papierové dokumenty, keď bude elektronický tok dokumentu pripravený na prácu.

Dodržiavanie pravidiel pohybu dokumentov

Súhlasím, že je celkom nepríjemné pozorovať, ako sa maximálne zjednodušené, vytvorené v pracovnom príklade obvodu toku dokumentov v organizácii opäť prestane pracovať na neúprosný dôvod. K tomu sa nestane:

urobte primárnu pozíciu a dokumenty v organizácii
zadajte špecifické požiadavky na vyplnenie každého dokumentu
samostatne monitorujte prevádzku každej jednotky alebo oddelenia, aby si všimol v čase, ktorý z nich zaostáva
Na porušenie načasovania dokumentov

Dôležitou odchýlkou: Ak sú všetky články Zákonníka práce Ruskej federácie dodržiavajú spoločnosť, potom sa peňažné pokuty nebudú vydávať so zamestnancami.

Existuje však alternatívna produkcia: Pri prvom porušení nariadení o toku dokumentu na zamestnancovi sa uplatňuje disciplinárna sankcia (pokarhanie). S opakovaným porušením - finančný trest vo forme rezania alebo zrušenia platieb premium (štvrťročne, ročné).

Takýto systém rýchlo vyučuje zamestnancov novým pravidlám a vodca zmierni z ďalších problémov.

Tok dokumentu je teda kompletným cyklom dokumentov dokumentov od okamihu ich vypúšťania () a až do ukončenia vykonávania (odchod).

Správna schéma riadenia dokumentov v organizácii zabezpečuje včasné spracovanie rozhodnutí o riadení a efektívnu prácu všetkých oddelení a spoločnosti ako celku.

Napíšte svoju otázku v tvare nižšie

Pozri tiež:

Ako zaútočiť na kópie dokumentov v ...
Sťažnosť na hlavu do Upstream Guide - ...
Efektívne metódy predaja telefonicky - recenzia ...

Účtovníctvo pre dokumenty sa vykonáva v oblasti organizácie. Aký je súbor dokladov o účte musí byť vedený na účtovníctvo pre správu dokumentov, povieme vám v tomto článku.

Z článku sa dozviete:

Hlavným účelom účtovania dokumentov spoločnosti Spoločnosti stanovuje celkový počet obchodných dokumentov a ich zloženie, ako aj monitorovanie ich prijatia a odchodu.

Okrem toho, účtovníctvo vám umožňuje zabezpečiť správnu údržbu dokumentov a hľadať potrebné informácie. Minimálna zložka účtovníctva sa nazýva úložná jednotka. To sa môže vzťahovať na to ako samostatný papier, takže ich celotkovanosť zozbieraná pod jedným krytom - tzv. "biznis".

Základné dokumenty potrebné pre správu dokumentov

Nižšie prinášame zoznam hlavných dokumentov, ktoré musíte začať podnikový archív, aby ste zabezpečili riadne účtovníctvo. správa dokumentov.

Inventár neustáleho skladovania. Hlavným účelom tohto obchodného dokumentu je druhý a celkový účtovníctvo. Ak vaša organizácia vykonáva prevod prípadov do štátu alebo komunálneho archívu, t.j. Pre štátne skladovanie, t.j. Musíte urobiť tento inventár. Oveľa bežnejší prípad je, keď organizácia podľa zákona môže zmeniť životnosť papierov z konštantnej po dobu 10 alebo viac rokov. Niekedy je takýto termín označený ako "pred likvidáciou podniku". V týchto prípadoch nie je potrebné vypracovať vyššie uvedený inventár.
Zásoby záležitostí
Inventarizácia dočasného skladovania (viac ako 10 rokov). Tento OPIS zahŕňa obchodné papiere s trvanlivou životnosťou viac ako 10 rokov.
Inventarizácia dočasného skladovania (menej ako 10 rokov). V praxi tento dokument často nie je zostavený vôbec. Namiesto toho sa používa na účtovné dokumenty pre každý špecifický rok. Často sa vyskytuje pomerne často, že časť dokumentov nie je prevedená do archívu organizácie, ale zostáva v tých oddeleniach, kde boli vytvorené. Sú tam počas doby skladovania.
Záležitosti štrukturálnych jednotiek.Na základe týchto dokumentov sa vykonáva prevod prípadov do archívu organizácie, t.j. Sú vzdali. Aj pred zostavovaním ročnej časti Všeobecných záležitostí organizácie sa používajú tieto dokumenty účtov.
Fondu.História podniku a jej nadácie je obsiahnutá v tomto priečinku. Pozostáva z rôznych aktov (o zničení prípadov, o vykonávaní inšpekcií, prevod do štátneho archívu atď.). Všetky papiere v tomto priečinku musia byť umiestnené v chronologickom poradí, ako prichádzajú. Predpokladom pre dodržiavanie primeranej chronológie je prítomnosť interného inventára a číslovania všetkých stránok.
Passport Archive Enterprise.Ak vaša organizácia vyjadruje niektoré prípady do štátneho alebo komunálneho archívu, t.j. Pre štátnu skladovanie je prítomnosť takéhoto pasu povinná.

Pozri tiež:

Podporné dokumenty potrebné na účet pre správu dokumentov

Businessman. Účelom tohto dokumentu je implementácia kvantitatívneho účtovníctva listov, ktoré sú súčasťou prípadov, trvalé alebo dočasné uskladnenie. Takáto plavidlo je spravidla zostavené a je vyrobené v priečinku v čase vedeckého a technického spracovania obchodných papierov, čo znamená ich spojivo do pevného krytu.

Kniha účtovníctva a likvidáciu dokumentov.Účel knihy - monitorovanie potvrdenia a likvidácie dokumentov v archíve podniku na určité časové obdobie. Najčastejšie je kontrolná doba pre tok dokumentov jeden kalendárny rok.

Základný list. Účel tohto dokumentu - fixácia zmien v mene organizácie, účtovníctva a číslovanie opisu prípadov, ktoré sú už uložené v archíve, ako aj účtovníctvo na prijatie a likvidáciu archívnych obchodných cenných papierov.

Register Popíšte.Účel tohto dokumentu - účtovníctvo druhov a počet opisujúcich prípadov, ktoré sú uložené v archíve.

Účtovanie elektronického riadenia dokumentov

Účtovníctvo pre elektronické dokumenty (ed) a elektronické správa dokumentov Vykonáva sa na základe pravidiel schválených miestnymi regulačnými aktmi spoločnosti.

Všeobecná databáza účtu ED alebo na ED účtovnú kartu je zavedené informácie o každej účtovnej jednotke ED.

Ako súčasť archívneho fondu účtovníctva spoločnosti sa ED vykonáva podľa príslušného opisu, jednotiek účtovných a skladovacích jednotiek. Množstvo informácií uložených v ED je uvedené v megabajtoch (MB).

V prípade, že objem informácií ED sa zmenil ako výsledok konverzie súborov na iný formát alebo v dôsledku prepísania na iný dopravca, to zahŕňa čin migrácie a prepísania ED, ktorý označuje nový objem. Všetky vykonané zmeny sú tiež zaznamenané v novom konečnom inventári, list nadácie, ako aj vysvetlivky v archíve pripojenom k \u200b\u200bpasu.

Jednotka účtovníctvaED je pamäťová jednotka a komplex takýchto skladovacích jednotiek, na ktorých sú zaznamenané súbory alebo skupina súborov, ktoré sú jediné informácie alebo softvér objekt. Môže to byť jednoduchý text, hypertext, multimediálny objekt, databázu, dátové banky, znalostnú základňu atď. Sprievodná dokumentácia pripojená k ED je tiež súčasťou ED účtovnej jednotky.

Úložná jednotka Ed sa považuje za fyzicky oddelené médium informácií. V závislosti od času vytvárania ED, Takéto nosiče môžu byť disketové disky, CD, pevné disky (skrutkovače), USB disky (flash disky). Skladovacie jednotky zahŕňajú aj sprievodnú dokumentáciu pre ED.

V čase príchodu ED na uskladnenie v archíve sa v knihe účtovania účtovníctva vykoná vhodný záznam o prijatí a likvidácii dokumentov.

Množstvo ed každého prijatia alebo likvidácie je označená frakciou: v jednotke. Účtovníctvo / jednotky. XP / MB.

Pomocné účtovné doklady pri užívaní ED, môže dôjsť k časopisu účtovníctva na prijatie a likvidáciu ED, ako aj časopisu účtovníctva pre migráciu a prepísanie ED.

Účtovníctvo pre správu dokumentov

Objem správy dokumentov je počet obchodných dokumentov, ktoré vstúpili do podniku na určité časové obdobie ako pravidlo za rok. Účtovníctvo pre správu dokumentov je hlavným cieľom - vytvorenie množstva spracovaných informácií a nakladacích oddelení a zamestnancov. Tento postup je potrebný na návrh činností spoločnosti, optimalizáciu práce DOU a zlepšenie kancelárskych prác.

Objem účtovníctva správa dokumentov Inštitúcia je organizovaná tak, aby stanovila podmienený objem spracúvaných informácií a nakladanie divízií a jednotlivých pracovníkov, pričom dostávajú údaje o navrhovaní opatrení na zlepšenie workshopu a výber najvhodnejších technických prostriedkov jeho mechanizácie.

Treba poznamenať, že pri určovaní množstva správy dokumentov by sa mali zohľadniť všetky obchodné dokumenty.

Rozumie sa, že obsah, autor, adresát, počet kópií, prítomnosť alebo nedostatok registrácie, počet prípadov, prostredníctvom ktorých by papier bol ovplyvnený objem riadenia dokumentov. Samozrejme, odchádzajúce, prichádzajúce a interné obchodné papiere podliehajú výpočtu oddelene od seba. Kópie sa zohľadňujú aj samostatne.

Kompilácia archívneho vyšetrovania a tvorby prípadu fondu sú hlavným cieľom účtovníctva spoločnosti. V prípade prípravy prípadov pre prevod do štátu alebo mestského archívu, t.j. Pre uskladnenie štátu bude príprava cestovného pasu archívu organizácie, dôležitý bod.

skúška

1.2 Účtovníctvo správy dokumentov. Pravidlá počítania dokumentov

Objem správy dokumentov je vyjadrený celkovým počtom dokumentov prijatých organizáciou a vytvorený v ňom na určité obdobie. 5. Podľa objemu riadenia dokumentov sa chápe ako počet skutočných kópií prichádzajúcich, odchádzajúcich, interných Dokumenty a konverzia občanov na určité časové obdobie.

Dou Service môže vytvoriť akúkoľvek frekvenciu počítania toku dokumentov: týždenne, mesačne, štvrťročné, ročné.

Odchádzajúce, prichádzajúce, interné dokumenty, návrhy a vyhlásenia občanov podliehajú samostatnému účtovníctvu.

Počet prichádzajúcich a odchádzajúcich sa vypočíta, keď sa vypočítajú počiatočné spracovanie alebo odosielanie dokumentov pre registračné formuláre (protokoly). Domáce dokumenty sa zohľadňujú v mieste registrácie alebo prípravy.

Každý dokument sa berie do úvahy len raz. Pre jednotku počítania je samotný dokument prijatý. Kópie dokumentov vykonaných s rôznymi technickými prostriedkami sa považujú za samostatne od skutočných dokumentov. Násobené kópie (kópie) sa počítajú na guľatinách práce v písacom stroji a kópii multifierneho úradu.

V posledných desaťročiach sa odporúča regulačný a metodický vývoj archívnej služby zaznamenávať výsledky účtovníctva dokumentov (a ich kópie) za rok vo forme jednoduchých frakcií, kde počet dokumentov špecifikuje v čitateľovi a V denominátori sa počet kópií svojich kópií, napríklad: 34/106.

Výsledky počítania sa uskutočňujú vo forme správy o údajoch o objeme správy dokumentov. Okrem toho môže byť vykonaná kvantitatívna aj kvalitatívna analýza riadenia dokumentov. Výsledky získané pri výpočte objemu hospodárenia s dokumentom sa používajú pri určovaní štruktúry a štandardného počtu DOW služby na analýzu zaťaženia štrukturálnych divízií a jednotlivých výkonov.6 Výška správy dokumentov je potrebná aj na výpočet účinnosti používania mechanizácie a automatizácie kancelárskych prác.

1.3 Organizácia práce s dokumentmi

Existujú tri hlavné formy práce s dokumentmi: centralizované, decentralizované a zmiešané.

Voľba formulára závisí od povahy činností, funkcií, organizačnej štruktúry organizácie.

Centralizovaná forma správy dokumentov sa používa v inštitúciách s malým tokom dokumentov; S decentralizovanou formou práce s dokumentmi sa všetky operácie vykonávajú v štrukturálnych divíziách inštitúcie; Zmiešaná forma práce s dokumentmi sa používa vo veľkých združeniach (inštitúciách) s komplexnou štruktúrou a veľkým množstvom správy dokumentov. S touto formou časť operácií s dokumentmi (akceptácia, odosielanie, kontrola, vykonanie) preberá úrad a zostávajúce operácie (registrácia, tvorba prípadov, aktuálne ukladanie atď.) Vykonávajú štrukturálne jednotky. 7

V procese spracovania a pohybu dokumentov možno rozlíšiť tieto kroky:

Príjem a primárne spracovanie dokumentov;

Predbežná úvaha a distribúcia dokumentov; - registrácia dokumentov - kontrolu nad výkonom; * - informácie a referenčné práce; - vykonanie dokumentov a lodnej dopravy.8

Postup pohybu dokumentov v organizácii je zakotvený v schémach pre absolvovanie dokumentov, ktoré vypracujú službu podpory dokumentácie a sú schválené riadením organizácie. (Dodatok2)

Organizovanie práce s dokumentmi je vytvorenie optimálnych podmienok pre všetky druhy práce s dokumentmi - od okamihu vytvorenia alebo prijímania dokumentu pred jeho zničením alebo prevodom na archívne skladovanie.

Schéma pohybu dokumentov

Správna organizácia riadenia dokumentov prispieva k operačnej správe dokumentov v oddelení manažmentu, jednotného zaťaženia jednotiek a úradníkov, má pozitívny vplyv na proces riadenia ako celku.

informovanie priebehu pokroku a výsledkov vykonávania dokumentov. 2.1 Vyhlásenie o dokumentoch na kontrolu pri zdokumentovaní dokumentu o kontrole v hornom poli dokumentu vpravo sa urobí ochranná známka na kontrolu (spravidla pečiatka) ...

Analýza organizácie vykonávania dokumentov

Údaje o pokroku a výsledkoch kontroly, ktoré sú zhrnuté v správach, sú predložené na riadenie organizácie ...

Analýza systému riadenia dokumentácie a záznamov o príklade podniku OSSP St. Vladivostok

Pre každý dokument systému kvality po schválení sa začne účtovná karta, v ktorej kópia kópie, oddelenia, priezviska a podpis osoby dostala kópiu ...

Činnosti štrukturálnej železničnej divízie

Pohyb primárnych dokumentov v účtovníctve (tvorba alebo prijatie z iných podnikov, inštitúcií, pričom sa zohľadní, spracovanie, prevod do archívu - tok dokumentu) je regulovaný harmonogramom ...

Dokumentácia a správu dokumentov v organizácii

Pohyb dokumentov od okamihu ich prijatia alebo vytvorenia pred ukončením vykonávania rozhodnutí o nich, zasielanie alebo uvedenie do podnikania formulár riadenie dokumentov organizácie ...

Organizácia pre správu dokumentov. Typy prázdnych dokumentov

Koncepcia "toku dokumentov" a samotný termín vznikol v kancelárskej práci v 20s. V dielach veľkých profesionálov v oblasti manažérskej práce a kancelárskej práce, ako je D.R. Pokrovsky, str. Kergent a iní ...

Dokumenty organizácie regulujúcej elektronický tok dokumentu

Na prvý pohľad sa zdá byť dostatočne rutinná práca na prípravu dokumentov, ich dizajnu, účtovníctva na realizáciu popravy. Avšak história rozvoja dokumentov a prax kancelárskych prác ...

Organizačná štruktúra a personálny manažment na SIBTRANSNEFTEPRODUKT OJSC

Vedúci správy dokumentov je vymenovaný a oslobodený od neho uznesením generálneho riaditeľa spoločnosti o predložení vedúceho oddelenia a zástupcu generálneho riaditeľa pre ekonomiku a financie ...

Organizačné dokumenty v systéme podnikového riadenia

dokument požaduje formu organizačnej tvorby textu dokumentu, musí sa postupovať správne, aby bolo legálne. Postup vydávania organizačných dokumentov je určený GOST R6 ...

Nežiaduce dokumenty (dokumenty, ktoré nie sú predmetom registrácie), patria dokumenty, ktoré nevyžadujú vykonanie a neobsahujú informácie používané na referenčné účely: pozvanie, gratulačné listy, telegramy, vstupenky ...

Organizácia kancelárskych prác vo verejnej inštitúcii

Účtovníctvo objemov pracovného toku sa vykonáva s cieľom zlepšiť organizáciu práce s dokumentmi a výpočet optimálneho počtu zamestnancov zapojených do kancelárskej práce, ako aj racionálnu distribúciu dokumentov pre dokumenty ...

Organizácia aktivít podniku LLC "R.I.K." Kaviareň "Louise"

Prietok dokumentov je komplexný technologický proces charakterizovaný rôznymi parametrami súvisiacimi s dokumentovacími procesmi a so všetkými aktivitami organizácie. Organizácia pracovného toku zahŕňa všetky transakcie ...

Základy správy dokumentov

Dokumentové rekvizity je povinným prvkom vykonávania úradného dokumentu (GOST R 6.30 - 2003). 08 - Názov organizácie ...

Registrácia riadiacich dokumentov

Výber detailov na zaradenie do Štátnej normy sa uskutočnilo, aby sa konsolidovať v praxi dokumentácie len tie prvky, ktoré vykonávajú tradične stanovené funkcie dokumentu. Prirodzene ...

Vývoj projektu na zlepšenie elektronického riadenia dokumentov o lekárskej inštitúcii (v príklade DGKB č. 5. N.F. FOTATOVA)

V súčasnosti sa regulácia dokumentácie, organizácia správy dokumentácie riadenia vykonáva v niekoľkých smeroch: legislatívna regulácia, normalizácia ...

Účtovníctvo pre objem správy dokumentov sa vykonáva s cieľom získať údaje na výpočet počtu zamestnancov personálu osobného pracovníka, výber technických prostriedkov v mechanizovaní a počítačových pracovných postupoch a upravovať nakladanie divízií a jednotlivých interpretov s prácou s dokumentmi.

Účtovníctvo pre správu dokumentov

Účtovníctvo pre správu dokumentov vykonáva úrad organizácie, vydávajú výsledky ako odkaz.

Prvý je postavený pri zohľadnení objemu riadenia dokumentov, celkový počet zamestnancov organizácie a trvalý koeficient priemernej produktivity práce pracovníkov úradu.

Odporúčania na prijímanie a odoslanie, ak sú centralizované, vám umožnia implementovať základné pravidlo riadenia dokumentov, tj. Priechod dokumentu o najkratšej trase s minimálnymi časovými nákladmi, pretože centralizácia týchto operácií umožňuje vykonávať dokumenty rýchlejšie vykonávať postupy, mechanizuje počiatočné spracovanie dokumentov a znížiť svoje termíny, účtovanie nákladov na spracovanie dokumentov, účtovníctvo pre správu dokumentov.

Dokumentový dôkaz obsahuje také základné fázy práce s dokumentmi, ako recepcia, spracovanie, distribúcia korešpondenčného prenosu a doručenie dokumentov, ktoré účtujú správu dokumentov a kontrolu nad vykonaním dokumentov.

Zloženie a účtovníctvo toku dokumentov

V kancelárii inštitúcie pravidelne (zvyčajne mesačne) predstavuje zhrnutie hlasitosti správy dokumentov. Účtovníctvo pre objem správy dokumentov sa vykonáva s cieľom získať údaje na výpočet zamestnancov zaznamenaného personálu, výber technických prostriedkov v mechanizácii procesov pracovných síl a upravovať nakladanie divízií a jednotlivých interpretov na prácu s dokumentmi.

Ako účtovať objem riadenia dokumentov

Účtovníctvo zdokumentovaného objemu. Objem správy dokumentov je celkový počet prichádzajúcich, odchádzajúcich a interných dokumentov za rok. Účtovníctvo pre dokumenty je potrebné na určenie zaťaženia jednotiek, jednotlivých pracovníkov a organizácie ako celku. Tieto údaje sa používajú vo vývoji opatrení na zlepšenie workshopu a pri riešení otázky implementácie mechanizačných nástrojov na spracovanie dokumentov.

Dokument pokračuje nasledovné kroky Príjem a spracovanie dokumentov Distribúcia korešpondencie Prevod a doručenie dokumentov Účtovníctvo pre objem registrácie dokumentov o registrácii dokumentov o vykonaní dokumentov Vytvorenie prípadov Prenosné prípady pre archiváciu znižovanie dokumentov.

Účtovníctvo zdokumentovaného objemu. Objem správy dokumentov je celkový počet prichádzajúcich, odchádzajúcich a interných dokumentov za rok. Účtovníctvo pre dokumenty je potrebné na určenie zaťaženia jednotiek, jednotlivých pracovníkov a inštitúcií ako celku. Tieto údaje sa používajú vo vývoji opatrení na zlepšenie workshopu a pri riešení otázky implementácie mechanizačných nástrojov na spracovanie dokumentov. Inštitúcia by mala zohľadňovať všetky dokumenty bez ohľadu na ich autorstvo, obsah, objem, kópie.

Časopis môže byť efektívne využívať v organizáciách s malým množstvom správy dokumentov - až 1000 dokumentov ročne, ako aj na účtovníctvo pre špeciálne druhy dokumentácie, ktoré si vyžadujú osobitnú pozornosť svojej bezpečnosti.

Podľa hlasitosti dokumentov sa počet dokumentov zaznamenaných na mieste účtovania za vybrané časové obdobie, napríklad počet dokumentov prijatých a vytvorených plánovaným oddelením od 1. apríla do 30. apríla bolo pochopené. Pre jednotku počítania, v závislosti od cieľov, samotný dokument (originál) možno považovať za dokument (originál) v tomto prípade, číslo je vyjadrené jednoduchou frakciou, ktorej nuterátor označuje počet dokumentov, \\ t A denominátor je počet kópií jeho kópií.

V literatúre sa opakovane poznamenalo, že tvorba štátu pracovníkov v organizáciách a inštitúciách sa často vykonáva ľubovoľne, na základe skutočných možností. V dvoch organizáciách s rovnakou štruktúrou, rovnaký počet pracovných, rovnaký objem spracovateľských administratívy, počet pracovníkov deproprome kolíše vo veľkých limitoch. Zároveň je v jednej organizácii zaznamenaný neodôvodnený nárast počtu zamestnancov av ďalšom - neprimeranom znižovaní. Výsledkom je, že v druhom prípade sa náklady na obsah manažérskeho personálu okamžite zvyšujú, pretože špecialisti na riadiace zariadenie začínajú samostatne vykonávať pracovnú prácu v oblasti tvorby, prípravy, dizajnu, dopravy, účtovníctva dokumentov.

Objem správy dokumentov sa vypočíta na základe údajov o účtovníctve údajov o expedícii alebo kancelárii, t.j. V oblasti počiatočného spracovania a odoslania, ako aj na registračných formách v kancelárskej pracovnej službe av konštrukčných jednotkách. Keďže registrácia sa vykonáva v rámci určitých skupín dokumentov (objednávky, protokolov, korešpondencie, správy, poradenských občanov atď.), Potom výpočet objemu správy dokumentov by mal vykonávať vyhradené oblasti registrácie.

Pododienenie pre prijímanie a zasielanie korešpondencie prijíma, pošle a prináša príjemcu k korešpondencii pripravuje správy na riadenie inštitúcie o výške správy dokumentov v každodennom účtovníctve dokumentov.

Dodávka dokumentov kuriéri je zaznamenaná v harmonograme dodania dokumentov, inštalácia času a trás kuriéra. V inštitúciách kategórie I - s veľkými štrukturálnymi jednotkami a veľkými objemom správy dokumentov - dve alebo viac trás sú upevnené za každým kuriérom. Harmonogram v kategórii inštitúcií II a III je založený na prstencových kuriérskych komunikáciách, takže kuriér môže dodať dokumenty na štrukturálne jednotky a vziať ich do jednej trasy.

Pod objemom tokov dokumentu sa rozumie počet prichádzajúcich, odchádzajúcich a interných dokumentov inštitúcie na určité časové obdobie. Všetky prichádzajúce, odchádzajúce a interné dokumenty inštitúcie podliehajú kvantitatívnemu účtovníctvu.

Pohyb dokumentov v rámci inštitúcie sa vykonáva prostredníctvom kuriérskej komunikácie, ktorá sa vzťahuje na všetky svoje štrukturálne jednotky. Výška dodávok dokumentov počas dňa závisí od množstva správy dokumentov a efektívnosti inštitúcie, v priemere trikrát denne. Spojovací trasu kuriéra a harmonogramy doručenia dokumentov sú vyvinuté s prihliadnutím na celkový počet jednotiek a služieb inštitúcie, ich umiestnenie na podlahách, dĺžka linky. Expedícia je zvyčajne počiatočná a koncová položka každej trasy. Vo veľkých inštitúciách je možné organizovať prstencovú trasu.

Pre včasné prijatie primárnych dokumentov o pohybe hmotných hodnôt a fixných aktív (fondov), dokumentov o platení a práci vozidiel, stavebných strojov a mechanizmov, činov a výrokov objemu stavebných a montážnych prác atď. (Senior) účtovník stavebnej organizácie s účasťou hlavného inžiniera a iných náčelníkov oddelení, rozvíja sa harmonogram správy dokumentov. Tento harmonogram poskytuje jednotný vstup do účtovníctva a iných oddelení primárnych dokumentov v priebehu celého mesiaca, ktorý prispieva k včasnému odrazu pri účtovaní ekonomických operácií stavebných organizácií a vypracovaním zriadených podávaní správ.

Výška informácií potrebných na organizáciu výroby a riadenia závisí od objemu výroby a nomenklatúry výrobkov, štruktúry a organizovania podnikového riadenia, systému odbornej prípravy, plánovania a účtovníctva výroby, systému riadenia dokumentov a Podávanie správ, formy dokumentácie a technické vybavenie všetkých druhov práce na riadení výroby.

Základom pre reflexie v operačnom účtovníctve zákazníka vyrobené z objemu stavebných a montážnych prác, náklady na získavanie zariadení, iných prác a nákladov sú primárne účtovné doklady, ktoré sú v spôsobe a termínoch zriadených dohodou agentúry medzi spoločnosťami A OJSC TSPOPTNEFT, musia byť prevedené na zákazníka ako časť Agent. Pracoviská a služby zákazníka, kontrola a dohľad nad nákladmi na riadenie dokumentov a práce súvisiacich s výstavbou zariadení (skúšok, dokumentov o rozklade pozemku atď.), Najneskôr do 2 dní odo dňa podpisu , Pošlite im kapitálové služby pre kontroly, reportovanie a prevod do účtovníctva.

Čo sa nazýva tok dokumentov, ktorý je ovplyvnený organizovaním správy dokumentov Práca Úrad inštitúcií, organizácií a podnikov 2. Aké sú hlavné etapy správy dokumentov 3. Aké činnosti zahŕňajú počiatočné spracovanie prichádzajúcich dokumentov 4. Ako správnosť Riešenie a integrita investície je určená 5. Ako sa dokumenty triedia na odoslanie na výkonných umelcov 6. V akej dobe, dodávky a zváženie prichádzajúcich dokumentov 7. Aký je postup pre prijímanie odchádzajúcich a interných dokumentov v procese ich prípravy 8. Aké operácie sa vykonávajú na expedícii (alebo tajomníku) pri spracovaní Poslať korešpondenciu 9. V akom prípade používajte obálky s tlačenými metódami a obálkami s oknom 10. Aké funkcie prechádzania a spracovania interných dokumentov 11. Aký je postup prijímania a prenosu Dokumenty 12. Ako vykonať dodanie dokumentov 13. Za čo a ako vykonať účtovný objem Unswooborota

Účtovníctvo dokumentov poskytuje kvantitatívne údaje na výpočet celkového množstva riadenia dokumentov, jeho analýza na určité časové obdobie, podľa typu dokumentov, podľa dokumentov a KAM, podľa štrukturálnych divízií atď.

Predpokladajme, že audítor plánuje získať dôkaz o správnosti úvahy v operáciách na účte zúčtovania. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť kontrolou pevnej metódy alebo selektívneho všetkého operácie na tomto účte na správnosť ich úvahy v účtovných registroch. Je tiež možná ďalšia možnosť. Audítor zistí, že dostatočne skúsený zamestnanec sa zaoberá ubytovaním operácií. Existujú špeciálne navrhnuté písomné pokyny upravujúce postup pre zamestnanecké akcie. Mesačne (napríklad pri prenose údajov z objednávkového čísla 2 k hlavnej knihe), výpočty sú zosúladené, čo potvrdzuje podpis kontroly komisára. Ak sa audítor považuje za efektívnejšie spoliehať sa na údaje kontrolných prostriedkov a pri analýze systému účtovníctva a dokumentov, sa posudzuje spoľahlivosťou týchto kontrol ako vysoké alebo sekundárne, musí stručne opísať tieto kontroly vo forme ( Dodatok 3.8, časť 7.1) a uveďte, ako je možné kontrolovať tieto fondy. Okrem toho, aby bol audítor potvrdiť priemerný odhad, selektívne overuje postupnosť vykonávania troch operácií z tejto časti účtovníctva v rôznych obdobiach. Mali by oceniť, že pri odrážajúcich vybraných operáciách v účtovných registroch sa všetky kontroly použili na vytvorenie záverov. Objektivita zistení získaných výsledkami štúdia dokumentov môžu byť podporované vizuálnymi pozornosťmi a výsledky orálnych prieskumov zamestnancov hospodárskeho subjektu. Ak sa počas koncových tesových testov nezistia chyby, potom sa potvrdí priemerná úroveň spoľahlivosti. Ak boli zistené chyby, spoľahlivosť sa spolieha na nízku. Preto pri opise ovládacích prvkov sa odporúča špecifikovať hodnotenie spoľahlivosti pred a po testovaní. Takéto informácie môžu byť užitočné pri plánovaní následných auditov. Získané ovládacie prvky rizík 1 môžu byť nahradené v aplikačnom formulári 2.10 a 2.11 do kapitoly 2 pri určovaní objemu vzoriek auditu.

Realizácia HPCM v konkrétnej inštitúcii si vyžadovalo, aby sa zohľadnilo jeho špecifiká, funkcie, rozsah činnosti, objem vonkajších vzťahov, celkový počet zamestnancov, objem riadenia dokumentov atď.

Vzhľadom k tomu, prax sa prax vyvinula počas ručného spracovania, systém riadenia dokumentov je komplexný a ťažkopádny z dôvodu existencie rôznych foriem dokumentov, viacstupňový prechod každej z nich, duplikujúci rovnaké ukazovatele v rôznych dokumentoch. Napríklad účtovanie dodávky hotových výrobkov do skladu sa vykonáva v mnohých divíziách v sklade, v obchodnom oddelení, účtovníctva, výrobných a plánovaných oddeleniach. Okrem toho má každý individuálny dokument, ktorý odráža na jednu stranu ekonomického fenoménu spojenie s inými dokumentmi. Napríklad podľa prieskumov údajov a spôsobov účtovných dokladov sa každý ukazovateľ uskutočňuje v priemere v troch štyroch dokumentoch.

Počítanie toku dokumentov (najmä s veľkými množstvami dokumentov), \u200b\u200bktoré sa majú vykonať samostatne pre každú štrukturálnu jednotku av rámci jednotiek - na systémy (skupiny) dokumentácie, ako spoločné riadenie a špecifické pre túto organizáciu (priemyselné odvetvia). Výsledky počtu musia byť zhrnuté, aby vylúčili re-opis rovnakého dokumentu. Voľba špecifickej metodiky na výpočet riadenia dokumentov, účtovníctva a konečných formulárov by mala pokračovať z účelu štúdia tejto otázky.

Metódy na zabezpečenie adaptakovateľnosti automatizovaných riadiacich systémov v zásade sú použiteľné na akékoľvek systémy (ausUP, OASU, AUSU, ASPR, programovacie systémy, aplikačné balíky, automatizačné systémy, atď.), Avšak, v praxi sa zvyčajne implementujú v Systém dlhého a dlhého a viacnásobného používania, ako sú operačné systémy, systémy riadenia databáz, automatizačné systémy ACS, atď. Zvyčajne v ACS rôznych účelov, prispôsobivosť je čiastočne zabezpečená. Použitie konštrukčných prvkov ACS. Spravidla nie sú poskytnuté špecifické adaptívne vlastnosti vo vývoji ASU. Sú spojené so špecifikámi kontrolného objektu. - Tieto vlastnosti zahŕňajú štruktúru kontrolného objektu, systém riadenia dokumentov, množstvo informácií, ktoré používajú metódy plánovania, účtovníctvo pre mňa analýzu, zložitosť výrobkov, vzťah s dodávateľmi a spotrebiteľmi výrobkov, výroby, trvania