Цели применения технологии оцифровки документа. Оцифровка бумажных архивов

В настоящее время оцифровка документов становится очень востребованной услугой, предлагаемой архивными компаниями. В мире современных информационных технологий практически ни одна организация не может обойтись без электронного архива.

Электронный архив и оцифровка

Электронные архивы документации существенно экономят время сотрудников, ведь именно благодаря цифровым архивам документы всегда будут находиться под рукой у каждого заинтересованного специалиста компании. На пути создания электронного архива или базы данных оцифровка документов является первым шагом.

Специальное оборудование для оцифровки

Казалось бы, что в процессе оцифровки документов нет ничего сложного, но это не совсем так.Для оцифровки большинства бумажных архивных документов требуется специальное оборудование – так называемые промышленные сканеры. Кроме того, под услугой «оцифровка документов», предлагаемой архивными организациями, понимается не только непосредственно процесс сканирования.

Обработка документов

Обработка документов при оцифровке и некоторые дополнительные действия. Это, прежде всего, расшивка документов перед процессом оцифровки и их последующая сшивка. А также сверка оцифрованных документов с оригиналами.

Самые важные этапы обработки документов

• Сканирование документов;
• Ввод информации в систему хранение.

Детали оцифровки документов

Говоря об оцифровке документов, сверке электронных копий и бумажных оригиналов стоит уделить особое внимание. Помимо того, что это крайне трудоёмкий процесс, в большинстве случаев он требует специальных навыков. Многие бумажные документы имеют те или иные повреждения, заломы и загибы, печатные символы стираются, а рукописные буквы с большим трудом распознаются компьютерными программами.

Сверять документы обязательно

Особенно тщательно необходимо сверять оригиналы и копии конструкторской документации, в которой используется большое количество специальных знаков и символов (надо заметить, что оцифровка именно конструкторских документов – наиболее сложный процесс, т.к. конструкторские документы в большинстве своём неформатные).

Без ручной работы не обойтись

После оцифровки документов и проведения сверки, все неточности и различия между бумажными оригиналами и цифровыми копиями устраняются вручную. Таким образом, можно сделать следующий вывод: учитывая сложность процесса, оцифровку документов лучше всего будет поручить профессионалам.

Сайт, электронный читальный зал:
ЗАО "Альт-софт" - внедрение и техническое сопровождение программно-информационного комплекса (ПИК) для организации электронных читальных залов в государственных архивах Псковской области.
В 2012 году работы по доработке ПИК не проводились по причине отсутствия финансирования.
В 2013 году работа была продолжена, результатом чего, в том числе, явился интернет-портал архивов Псковской области.
Финансирование включено в государственную программу Псковской области "Развитие информационного общества" (до 2020 года), раздел - "Выполнение мероприятий по поддержке ПИК "Электронный читальный зал архивов области", ежегодно выделяется 1,5 млн. рублей.

Из переписки с директором ГАПО: Эта программа, действительно, должна ежегодно пополнять лимиты архива на 1 500 000 рублей. По факту мы имеем 500 000.
250 000 архив (точнее, область) платит за ежегодное обслуживание и доработку сайта "Информационные ресурсы".

На сайте пока что (август 2018 года) нет возможности ничего выкладывать (в какой бы то ни было доступ).

Ошибки в описях тоже не исправляют.

Параллельно решают, каким образом технически обеспечить удаленный доступ.

Но это всё пока что туманно. Денег ни на что нет.

Оцифровка архивных дел:
Отделение страхового фонда и аудиовизуальных документов государственного казенного учреждения Псковской области «Государственный архив Псковской области».

Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов Псковской области создан 1 февраля 2003 года распоряжением Администрации Псковской области. Для вновь созданного архива были определены главные задачи: создание и обеспечение сохранности единого страхового фонда документации на уникальные и особо ценные документы, являющиеся национальным, оборонным, научным, культурным и историческим достоянием, а так же полноценное комплектование Архивного фонда Российской Федерации аудиовизуальными и электронными документами, которые существенно дополняют документальные источники на бумажных носителях ценной информацией, обеспечивая зрительное и звуковое воспроизведение уходящих в прошлое событий и их участников, что крайне важно для освещения истории.
Структура архива представлена двумя отделами: отдел микрофильмирования и оцифровки документов и отдел обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования документов. Ссылка.

Отдел микрофильмирования и оцифровки документов, в составе которого три сотрудника, занимается переводом описей и дел государственных архивов Псковской области в электронный вид. Оцифровка поможет обеспечить быстрый, удобный, отвечающий современным стандартам информационного общества доступ пользователей к документам и осуществить подготовку к созданию страхового фонда, призванного гарантировать сохранение богатейшего наследия Архивного фонда России.

Основной вид работы, проводимый специалистами отдела - сканирование документов. Ссылка.

Архив ищет деньги на сервер для оцифрованных документов (цена вопроса 600 тыс.р.), поскольку на используемом свободное пространство подходит к концу.

Сводка по ресурсам для оцифровки документов:

Люди: три сотрудника.

Финансирование:
Росархив в 2017 году денег из ФЦП "Культура России" не выделяет.
В 2012 году выделили 1 500 000 рублей, больше давать не будут.
В областной программе больших денег нет, оцифровка идет в плановом порядке на закупленной технике.

Техника:
книжный сканер,
еще один книжный сканер, позволяющий сканировать документы толщиной до 35 см,
две рабочие станции.

Объем выполненных работ:
За два года (2010-2011) сделали цифровые образы описей в полном объеме - 12734 описи, 180904 листа.

Начиная с 2012 года Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов приступил к плановой оцифровке архивных документов периода до октября 1917 года, находящихся на хранении в Государственном архиве Псковской области. ГАПО подготовил перспективный план создания цифровых копий документов, рассмотренный и согласованный Экспертно-проверочной и методической комиссией Государственного архивного управления области. Для включения в План применялись три основных признака: наиболее используемые дела, категория особо ценных дел с учетом последующего создания страховых копий, документы по истории г. Великие Луки и Великолукского уезда с целью удовлетворения интересов пользователей г. Великие Луки, где очень сильно развито краеведческое движение.

За 2012-2013 годы прошли оцифровку 1595 дел объемом 157459 листов.
Получается в среднем в день сканировали 216 страниц.
Если сделать поправку на праздники и выходные, округлить - пусть будет 300 страниц.
Из комментария по ссылке ниже:
За один рабочий день на одном планетарном сканере (а в абсолютном большинстве архивов он один) можно максимум сделать 280-300 листов (это если маленькие дела, удобно раскладываемые на сканере, не метрики/ревизии/исповедки и не чертежи). Это только сканирование, без обработки полученных кадров.

Из переписки с директором архива на форуме:

Сейчас (август 2018 года) на сканировании фонд, переданный из ЗАГСа.

В дальнейшем в плане на оцифровку генеалогический материал.

В базе отсканированных дел на сегодняшний день 1680 единиц.

Отсканировано больше, они обрабатываются и вливаются в базу по готовности.

Есть метрики (не уверен точно) и исповедные есть (уверен точно) - это те, что попали на сканирование сразу после реставрации. Есть несколько ревизок по Себежскому уезду.

В плане перспектив оцифровки - сейчас прорабатывается соглашение с образовательными учреждениями, которое определит порядок оцифровки тех дел, которые наиболее востребованы в плане научных работ.

Масштабная оцифровка метрик не предполагается (по крайней мере пока).

Узнать бы этот план.
Форма плана, пример.
Организация работ по оцифровке архивных документов, методические рекомендации.

С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан Перспективный план оцифровки, включающий в себя названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего собрания архива (Приложение № 2).

Ежегодно должны проводиться мониторинг и редакция Перспективного плана, осуществляемая по результатам выполнения годового плана оцифровки, закрепленного в Перечне фондов, подлежащих оцифровке.

По состоянию на 2016 год, план оцифровки фондов имеется в 36 архивах. Данные

В офисе часто бывает нужно переслать электронной почтой копии - электронные версии печатных документов. Это могут быть различные акты, счета-фактуры, письма, договора, уставы, служебные записки и любые другие возможные документы.

Дома у нас есть старые фотографии, которые с годами дряхлеют, и мы хотели бы их сохранить.

Нам дали на время интересную книгу, а хочется иметь ее у себя. Как это все сделать? Наши недолговечные бумажные документы надо преобразовать в электронный вид, то есть оцифровать и сохранить.

Оцифровка – это перевод изображения, или аналогового аудио/видеосигнала в цифровой формат пригодный для записи в электронный носитель.

Для оцифровки изображений объекта существуют специальные устройства – сканеры. Есть сканеры штрих-кодов, сканеры кинопленки. Биометрические сканеры считывают рисунок сетчатки глаза или папиллярный рисунок кожи пальцев руки. Форму объемного объекта считывает трехмерный 3D-сканер.

В сканерах для обработки бумажных носителей – рисунков, фотографий, текстовых документов, изображение построчно освещается специальной лампой, и отраженный световой поток фокусируется на светочувствительной матрице. Полученные электрические сигналы аналогово-цифровой преобразователь превращает в систему двоичных данных, которая и образует цифровую копию изображения.

Выбор сканера зависит от задач и специфики его применения. Сканер в офисе почти всегда используется для оцифровки документов. Даже, если сканируются фотографии, в офисе к ним не предъявляются высокие требования качества. Разрешения в 300 dpi вполне достаточно для обеспечения точной работы программ распознавания и получения хорошо читаемого текста. Любой выпускаемый сегодня сканер обеспечивает приемлемое для офисных работ разрешение.

Это касается и глубины цвета. Практически каждый современный сканер воспроизводит необходимый для печатных документов уровень цвета серого.

Важно в офисе, где основной задачей является быстрая постраничная оцифровка текстовых документов, это - автоматизация процесса сканирования. Могут применяться листопротяжные сканеры. Здесь, лист документа вставляется в щель аппарата и протягивается, как и в факсе , по направляющим роликам. Такой сканер удобен со встроенным автоподатчиком листов. Загружаем в лоток несколько листов многостраничного документа, и пока сканер выполняет оцифровку, параллельно занимаемся другим делом. Здесь все просто. Если установлена соответствующая программа распознавания текста, для оцифровки и сохранения документа в нужном формате на таком сканере достаточно нажать одну кнопку.

Современным офисным решением для отдела проектной компании, например, может быть сканер формата А3 входящий в многофункциональное устройство вместе с принтером А3/А4. На таком МФУ удобно оцифровывать и делать копии чертежей.

Ясно, что сосканировать сброшюрованный журнал или разворот книги на листопротяжном сканере не получится.

Для сканирования двусторонних документов существуют дуплексные сканеры, где два сканирующих элемента обрабатывают обе стороны листа в один проход.

Хорошим решением для дома является цветной струйный МФУ. МФУ - это многофункциональное устройство включающее в себя сканер и принтер. Такое устройство одновременно является и копировальным аппаратом. То есть, МФУ может в автоматическом режиме сканировать документ и печатать его копию - создавать фотокопию документа.

Компактный аппарат с совмещенными функциями занимает меньше пространства на столе. Стоимость его будет существенно ниже суммарной стоимости входящих в него устройств, если покупать их по отдельности. На цветном струйном принтере мы делаем качественные цветные фотографии и визитки , а планшетным сканером оцифровываем документы, фотоальбомы или нужные книги.

В следующих уроках мы поучимся вручную постранично, на планшетном сканере оцифровывать, преобразовывать и сохранять текстовые документы.

В этих примерах для сканирования я использовал популярный настольный МФУ формата А4. Такое недорогое устройство является оптимальным решением для дома и может быть вторым, дополнительным МФУ в офисе.

Предположим, что мы имеем многостраничный логически связанный документ, который нужно оцифровать и отправить на мейл нашему контрагенту. Назовем его «Договор».

В любимой всеми нами Windows XP есть стандартный «Мастер работы со сканером или цифровой камерой». Чтобы мастер заработал, на компьютере должен быть установлен сканер, и он должен быть включен. Работать в мастере очень просто и в уроке оцифровка документов в Windows XP есть небольшое руководство.

В Windows 7 инструментом для создания электронных копий печатных документов и изображений служит стандартный компонент "Факсы и сканирование Windows" .

Итак, мы почитали уроки и с помощью одной из этих программ получили файлы сканов страниц нашего договора в одном из графических форматов, сохранили, и пожалуйста, прикрепляем их к электронному письму, отправляем по адресу.

Плохо здесь то, что при сканировании многостраничного документа этими програмками мы не сможем объединить сканы страниц в единый файл. Конечно, можно пронумеровать файлы страниц по порядку и заархивировать их, чтобы компактно переслать. Но адресат наш сможет только по очереди просматривать страницы в графическом редакторе, не имея возможности навигации по документу. Это некомфортно и убивает время. И, вообще, неприемлемо.

Фактически, используя эти инструменты, мы получаем отдельные цифровые фотографии страниц документа.

Чтобы преобразовать наши разрозненные сканы в единый документ с возможностью полнотекстового поиска, нужна программа распознавания текста. Лучшей на сегодня является FineReader.

FineReader – это программа российской компании ABBYY. Последний ABBYY FineReader двенадцатой версии выпущен в феврале 2014 года. Эта программа извлекает текстовые данные из цифровых изображений - распознает символы текста. Ознакомительную версию ABBYY FineReader 12 Professional можно скачать с официального ресурса: http://www.abbyy.ru/finereader и потренироваться в течение 30 дней.

Лучше, когда на компьютере установлена одна из последних pro-версий. Здесь и далее описывается работа в ABBYY FineReader 10 Professional Edition.

Итак, в предыдущих уроках мы насканировали страниц стандартными инструментами Windows, пронумеровали их, сохранили с расширением "jpg" и поместили в отдельную папку, которую назвали «Договор».

Вот так, используя замечательные возможности программы распознавания мы легко преобразуем различные изображения в редактируемые форматы.

Об этом, пожалуйста, в следующем уроке: Сканируем в ABBYY FineReader .

И вот, мы почитали эти уроки и видим какие преимущества дает нам программа распознавания. Вместо нудного и трудоемкого набора текста из книги, или брошюры, мы, просто, сканируем нужные страницы FineReader"ом, редактируем их, если надо, и сохраняем в выбранном формате. Так, можно быстро сверстать, например, статью или реферат.

А, как сканировать страницы книг и оцифровывать книги читаем в теме: Оцифровка книги .

В заключение темы подытожим: сканер в сочетании с программой распознавания - рациональная замена набора текста с клавиатуры. Имея бумажную версию - напечатанный на принтере или в типографии текст, мы вместо ввода с клавиатуры просто сканируем его. Другой популярной областью применения сканера является оцифровка разнообразных печатных продуктов - этикеток, открыток, фотографий, журналов, книг.

Бумага - материал не вечный, быстро стареющий и легко уничтожаемый. Поэтому важную информацию, которая содержится в бумажных документах, можно легко потерять. Кроме этого, в процессе хранения документы на бумажных носителях занимают драгоценное офисное пространство, а также создают множество других проблем.
Справиться со всеми неудобствами и повысить эффективность делопроизводства в целом поможет оцифровка архивов. Современные технологии позволяют перенести всю важную текстовую и графическую информацию на электронные носители, то есть выполнить оцифровку документов.

Актуальность оцифровки

Что это даёт?

Сохранность документов

Результаты оцифровки документов

Преимущества работы с нами

Оцифровка документов - это перевод документов в цифровой вид с последующим распознаванием определенных полей документа. Если вас интересует эта услуга, обратитесь в наш копировальный центр. Мы сделаем вам выгодное предложение, лучшее по цене и качеству.

Документ в оцифрованном виде - это удобно и практично. Данная услуга приобретает популярность ввиду перехода компаний на электронный документооборот. Клиенты часто обращаются в наш копировальный центр и интересуются, что такое оцифровка архивов. Мы подробно рассказываем им как проходит данная процедура, и о том, какие плюсы она имеет. Среди последних можно отметить то, что оцифрованные документы:

• не занимают лишнего места;
• легко редактируются;
• находятся в упорядоченном состоянии – что позволяет быстро производить поиск определенной информации

При необходимости можно скопировать и распечатать любой файл. Все это займет всего несколько минут.

Процесс оцифровки документов довольно сложный, требующий внимательности и ответственности. Для начала наши специалисты проводят подготовительную работу, выполняют расшивку, а после (сшивку, в некоторых случаях). Затем устраняют механические повреждения – заломы на документе, после чего происходит непосредственно сканирование, и уже после – сверка результата оцифровки с исходным образцом. Таким образом, оцифровка архивных документов может быть выполнена исключительно профессионалом, который знает все тонкости этой работы и имеет соответствующий опыт.

Документы, которые подлежат оцифровке

В нашем копировальном центре вы можете оцифровать практически все документы. Приходите к нам с бумажным образцом, слайдом, книгой, чертежами, журналом. Воспользовавшись современным оборудованием, мы переведем все это в электронный вид за минимальные сроки.

При оцифровке документов цена услуги формируется, исходя из количества материалов, их качества, времени, которым вы располагаете. Все эти данные у вас уточнит наш менеджер. На консультации он спросит, насколько срочно вам нужна оцифровка документов в Москве и на какой бюджет вы рассчитываете. В любом случае, будьте уверены, что мы подберем для вас лучший вариант. Созданные с нашей помощью каталоги и электронные архивы всегда будут под рукой, а вам не придется тратить время на поиски необходимого документа. Очень быстро вы поймете, насколько это удобно.