Обеспечение сохранности и государственный учет документов архивного фонда. Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ Архивное хранение и обеспечение сохранности документов

Обеспечение сохранности архивных документов играет немаловажную роль и предлагает целую систему различных мероприятий, которые включают в себя рациональное размещение всех документов, обеспечивает контроль движения и позволяет копировать их с целью создания страхового фонда и восстановления. Чтобы не допустить неправильного хранения бумаг, обязательно должны выполняться определенные нормы по хранению. В противном случае лицо, которое несет ответственность, будет привлечено к административной, а в некоторых особых случаях к уголовной ответственности.

Как осуществляется сохранность документов в архиве?

Чтобы обеспечить сохранность документов, осуществляются следующие меры:

1. В первую очередь учитывается специальный комплекс мер для обеспечения хранения, который предусматривает создание материальной и технической базы.
2. Принимается комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий, то есть учитывается температура, влажность, режим.

Система мер по обеспечению сохранности архивных документов играет важную роль не только в хранении, но и при передаче документов на хранение.

Как сберегаются документы

При хранении документов соблюдаются такие нормы:

1. Учитывается температурно-влажностной режим.
2. Световой режим.
3. Санитарно-гигиенический.
4. Охранный.

Для того чтобы обеспечить оптимальные условия хранения документов, учитываются дополнительно следующие моменты:

1. Строится или реконструируется специальное помещение для архива.
2. Архивохранилище должно быть оборудовано средствами для пожаротушения и сигнализацией.
3. Правила сохранности архивного хранения документов предусматривают применение технических средств для создания специальных нормативных условий температуры и влажности.
4. При перемещении документов также используются специальные средства.

Если все меры предосторожности будут выполнены, то никаких проблем с хранением не произойдет.

Какие требования к зданиям, где располагается архив

Для того чтобы документы хранились правильно, обязательно подбирается соответствующее здание. Оно должно соответствовать таким нормативам:

1. Архив должен располагаться в отдельном помещении, которое проходит проверку специальной экспертной комиссией. В эту комиссию входят все представители архива, представители пожарной и охранной служб. По окончании проверки составляется акт, в котором указано, принимается помещение или нет.
2. Учет и обеспечение сохранности архивных документов не могут производиться в здании, которое не было принято в эксплуатацию из-за нарушения режима хранения документов.
3. В архиве должны быть охранная сигнализация, решетки на окнах, если он располагается на нижнем этаже.
4. Архив должен включать в себя несколько помещений, среди них выделяют помещения для отдельных видов документов, например, это могут быть бумаги, которые требуют временного хранения, читальный зал, комната для сотрудников. Если это государственный архив, то комнат там будет намного больше.
5. Система мер по обеспечению сохранности архивных документов, которые несут особую важность, включает в себя отдельные изолированные помещения с железными дверями и распашными решетками на окнах.
6. В архиве ни в коем случае не должны прокладываться трубы водоснабжения и канализации. Обязательно должен отсутствовать газопровод или открытая система электропроводки.
7. Хранилище оборудуется таким образом, чтобы не было большого скопления пыли и само по себе помещение хорошо проветривалось.
8. Как правило, окна здания, где хранятся бумаги, должны выходить на север, это необходимо для того, чтобы защитить бумаги от прямых попаданий солнечных лучей.
9. Особое внимание уделяется именно пожарной безопасности, поэтому в здании предусматривается не только внутренняя сигнализация, но и запасной выход.
10. Вне рабочее время двери хранилища и окна подлежат опечатыванию. Обеспечение сохранности архивных документов подразумевает то, что ключи находятся у одного ответственного за это лица.
11. В помещении с бумагами курение строго запрещается. Нельзя использовать также водонагревательные и взрывоопасные предметы, хранить продукты.

Надо учитывать и тот факт, что попасть в хранилище может далеко не каждый человек. Доступ имеют сотрудники, которые там работают, а посторонние лица туда не допускаются.

Роль светового режима

Архивное хранение и обеспечение сохранности документов обязательно подразумевают учет светового режима, который включает в себя следующие моменты:

1. Если документы хранятся долгое время, то они обязательно должны находиться в полной темноте.
2. Конечно, в хранилище может использоваться освещение, но чаще всего это искусственный свет, в большинстве случаев его стараются сделать рассеянным.
3. Когда используется исключительно естественное освещение, то на окнах должны быть в наличии специальные светорассеиватели. Если освещение искусственное, то разрешено применять в архиве только лампы накаливания в плафоне, который будет со всех сторон закрыт, с гладкой наружной поверхностью.
4. Существуют специальные нормы освещенности, например, ни в коем случае нельзя, чтобы уровень освещенности превышал на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20-50 лк, на рабочих столах - 100 лк.

В самом архиве не допускается проникновение и попадание на документы прямых солнечных лучей, так как это может навредить важным бумагам.

Влияние температуры

Обеспечение сохранности архивных документов обязательно подразумевает соблюдение определенного температурно-влажностного режима:

1. Важные документы не могут храниться в местах, где нет регулируемого климата. Как правило, в архиве температура воздуха должна быть 17-19 градусов. Также особое внимание уделяется и влажности воздуха, она не может превышать 60 %. Если в помещении регулировать климат нет возможности, тогда поддерживается температура 20 градусов и влажность 60 %.
2. Для важных документов могут быть опасными резкие колебания температуры влажности воздуха.
3. Помещения, которые имеют нерегулируемый климат, должны иметь установленные приборы для осушения или, наоборот, увлажнения воздуха.
4. Организация обеспечения сохранности архивных документов включает в себя установку в таких помещениях градусников, психрометров, гигрометров. Эти меры необходимы для того, чтобы фиксировать температуру и влажность воздуха.
5. В архиве происходит постоянный контроль, поэтому там, где климат можно регулировать, проверка осуществляется раз в неделю, там, где не регулируется, – два раза. В случае если фиксируется нарушение температурного режима, контроль должен осуществляться ежедневно.

Стоит отметить, что любой архив, где хранятся важные документы, имеет специальный журнал, в который заносятся все данные о температурном режиме.

Санитарные нормы

Технология сохранности архивных документов осуществляется с учетом санитарно-гигиенических норм, которые стоит рассмотреть подробнее:

1. Хранилища, где размещается архив, в обязательном порядке содержатся в чистоте и порядке. Ни в коем случае нельзя, чтобы завелись насекомые, грызуны, плесень или было много пыли.
2. Каждую неделю проводится влажная уборка и обеспыливание, для этого допускается использование водных растворов с определенным количеством антисептиков.
3. В хранилище никто не имеет право заходить в верхней одежде, также не допускается, чтобы вещи были мокрыми, а обувь - грязной.
4. Обеспечение сохранности документов архивного фонда осуществляется за счет циркуляции воздуха, поэтому непроветриваемых зон не должно быть.
5. Запрещается располагать документы на полу, подоконниках и в кипах.
6. В теплое время года на окна надеваются специальные сетки, при этом вентиляция может осуществляться путем проветривания.

Каждый год дополнительно создается специальная комиссия, которая в самом начале и конце отопительного сезона проверяет хранилище на выявление насекомых, плесени. Если обнаруживают отклонения, то принимаются специальные меры по дезинфекции и дезинсекции.

Как оборудуется архив

Обеспечение сохранности документов архивного фонда РФ обязательно осуществляется при помощи охранного режима:

1. В первую очередь осуществляется техническая укрепленность архива, организовывается охранная система, устанавливается сигнализация, есть пропускной режим, который обеспечивает порядок доступа в хранилище. Если требуется, то помещение может быть опечатанным или опломбированным.
2. Выносить документы из архива разрешено исключительно сотрудникам по пропускам и в установленном порядке.
3. Для хранения документации используются металлические и деревянные стеллажи, которые дополнительно оборудуют противопожарной сигнализацией. Особо важные документы хранятся в металлических шкафах, сейфах, специальных отсеках – боксах.
4. Все оборудование должно размещаться с учетом всех особенностей помещения, например, стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам и проемам окон.
5. Нельзя ставить стеллажи к наружным стенам и источникам тепла, расстояние должно составлять не меньше полуметра.
6. Между рядами стеллажей обязательно должно быть выдержано расстояние в 120 см.

Особое внимание стоит уделить и размещению документов, они должны находиться в определенном порядке:

1. Документы располагаются таким образом, чтобы можно было их не только комплексно хранить, но и оперативно отыскать.
2. Все бумаги располагаются на стеллажах с учетом того, что в дальнейшем при поступлении дополнительных документов, останется резерв для их размещения.
3. Документы, которые рассчитаны на долговременное хранение, и бумаги кратковременного хранения должны размещаться отдельно.
4. Отдельно могут храниться документы, которые идут под грифом "секретно" или имеют в оформлении драгоценные металлы.
5. Документы учета должны находиться отдельно в архиве.
6. В ведомственном архиве документы обязательно хранятся в специальных коробках или папках. Долгосрочные бумаги находятся в связках.
7. Коробки на стеллажах размещаются таким образом, чтобы зазор не превышал 5 сантиметров.
8. Документы не могут выходить за пределы стеллажей.
9. Одна связка с бумагами не может быть больше чем 20 сантиметров толщиной.
10. Коробки должны находиться на стеллажах в вертикальном положении, это важно при правильных условиях хранения.
11. Каждая коробка или связка должна иметь ярлыки, на которых пишется название и номер фонда, указывается номер описи.

Именно такое обеспечение сохранности архивных документов позволяет быстро отыскать бумагу, которая требуется.

Что такое топографические указатели?

Топографические указатели используются для того, чтобы можно было легче отыскать необходимые бумаги. Рассмотрим, как именно их размещают в хранилище:

1. Каждое помещение архива, стеллаж и полка нумеруется. Важно отметить, что для обозначения помещения используются буквы, для стеллажей и полок – цифры.
2. Комнаты архива нумеруются слева направо от входа.
3. Стеллажи и полки обозначаются от входа в архив слева направо.
4. Круговые стеллажи отмечаются по кругу.
5. Чтобы закрепить место хранения документов, дополнительно могут составляться пофондовые и постеллажные указатели.
6. Карточка, которая находится на стеллаже, помогает быстро определить место документа, так как она специально составляется на каждый стеллаж. Такие карты должны располагаться по порядку и действовать только в одном, определенном помещении.
7. Карточка фонда может помочь найти документ быстро только благодаря тому, что ее главным реквизитом является именно номер фонда. Такие карточки располагаются в пределах одного архива.
8. Учет сохранности архивных документов при помощи топографических указателей считается единым, что помогает быстро определить местонахождение бумаг.

Учитывая все эти нюансы, любой сотрудник архива, используя специальное разрешение, быстро сможет отыскать нужную ценную бумагу.

Сохранность документов при чрезвычайных ситуациях

Существуют определенные оговорки в законе, в которых четко прописываются моменты, когда архив может не всегда выполнить возложенные на него обязанности, например, если есть угроза жизни и здоровью людей. Рассмотрим, как именно осуществляется обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

К таким чрезвычайным ситуациям относятся:

1. Объявление о подготовке к гражданской обороне, если это происходит на государственном уровне.
2. Введение в действие плана гражданской обороны.
3. Если в районе было объявлено чрезвычайное положение, такое распоряжение может дать районная администрация.
4. Когда имеется угроза техногенной катастрофы или любого другого стихийного бедствия, которое может повлиять на сохранность архива.
5. К чрезвычайной ситуации можно отнести и порчу архивных бумаг, например хищение в результате проникновения неизвестных людей или же порчу документов из-за проблем с системой водоснабжения или отопления.
6. В случае когда в здании архива произошла авария или была снята охранная сигнализация.
7. Дополнительно существуют и другие обстоятельства, которые могут вынудить руководство архива принимать меры, влияющие на работу. Но принимать решения без ведома государственных органов не стоит.

Учитывая все возможные необычные ситуации, руководство архива обязано разработать план, чтобы предусмотреть обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях. Все планы мобилизации разрабатываются в определенном порядке, который устанавливается государством. Все мероприятия архива на случай особенной ситуации согласовываются с учетом организационных и распорядительных документов. Каждый сотрудник должен знать, как действовать в таких ситуациях, и выполнять все требования, особенно по отношению к бумагам, которые содержат государственную тайну.

Сроки хранения и ответственность

Организация сохранности архивных документов подразумевает полную их защиту от несанкционированных действий. Если в документы вносятся, какие-то исправления, то обязательно все должно подтверждаться подписью лица, которое их вносит, при этом указывается дата. Особое внимание уделяется оформлению и хранению первичных документов, которые могут содержать в себе важные сведения и иногда даже государственную тайну. Надо отметить, что если не будут выполняться все нормы РФ, то лицо, которое нарушает правило, будет обязательно наказано.

Ответственность за сохранность архивных документов полностью ложится на плечи самого руководителя, также ответственность будет нести должностное лицо, которое отвечает за сохранность ценных бумаг. Если в учреждении имеется стационарный архив, то в нем могут храниться бумаги с длительным сроком, например на 10 лет. Такой архив может представлять собой комнату, где есть стеллажи с подшитыми папками, которые стоят в хронологическом порядке.

Важно помнить, что все документы не могут храниться вечность, поэтому для некоторых бумаг существуют определенные сроки сберегания. Существует определенный перечень типовых управленческих документов архива, которые были образованы в процессе деятельности органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков для хранения. Есть не только ответственность за сохранность архивных документов, но и правила их уничтожения, после того как срок их действия истечет. Минфином СССР с 1983 года утверждено положение о документах, в котором четко прописаны сроки хранения первичных бумаг. Руководитель может нести ответственность в том случае, если документы пропали или были испорчены.

Важно помнить, что уполномоченный орган, который исполнял функции учредителя, должен будет создать комиссию, которая станет заниматься расследованием дела о причинах, послуживших для порчи документов. Если учредитель считает нужным в комиссию включить следственные органы, то он без всяких проблем сможет привлечь даже охрану и государственный пожарный надзор. Комиссия обязательно составит акт как результат своей работы.

Все это подшивается в папку, которая считается делом и хранится. Надо отметить, что если администрацией учреждения было соблюдено достойное обеспечение сохранности архивных документов, то применить меры ответственности к самому руководителю или работникам архива оснований никаких не будет. Но при этом каждый сотрудник должен выполнять свои обязанности: формировать списки, принимать документы от различных организаций, внимательно вести учет всех важных бумаг, давать всю необходимую информацию руководителям, которые отдали на хранение бумаги, принимать участие в экспертизах, создавать рекомендации для заполнения бумаг.

В основном все документы хранятся десять лет, но есть и такие, которые через пять лет уничтожаются. Самые важные и ценные бумаги могут храниться от пятидесяти до семидесяти пяти лет. Такие документы хранятся в специальных сейфах, и доступ к ним имеет определенный круг лиц. Стоит учитывать, что если сотрудник архива недостаточно хорошо выполняет свои обязанности, то за нарушение при проверке ему может даже грозить уголовная ответственность.

Обеспечение сохранности документов как важнейшее направление деятельности государственного архива:

ОСД – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий хранения; соблюдению нормативных режимов; правильности организации хранения архивных документов и их учёту.

1. Создание оптимальных условий хранения : строительство, реконструкция и ремонт зданий архивов; оборудование средствами пожаротушения, сигнализации. Архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Здание должно быть удалено от пожароопасных и промышленных объектов. Необходимо заключение санэпидемстанций о степени загрязнённости воздуха и заключение службы пожарной охраны. Здание архива представляет комплекс основных помещений: хранилище, рабочие помещения сотрудников; для приёма и временного хранения документов; для обеспыливания; переплёта; реставрации; микрофотокопирования; для хранения учётных документов; читальный зал; методические кабинеты; выставочный зал; научно-справочная библиотека.

2. Нормативные режимы хранения :

· Температурно-влажностный (+17-19C, 50-55 % для бумаги; для киноплёнки на черно-белой основе - >+10С, на цветной основе – не>+5C, для фотодокументов - +15-20С);

· Световой (хранение должно осуществляться в темноте + естественное освещение (рассеянный свет: шторы, жалюзи) или искусственный (лампы накаливания в закрытых плафонах);

· Санитарно-гигиенический: систематическая влажная уборка не реже 1 раза в год (обеспыливание пылесосом стеллажей, шкафов, антисептический раствором моем пол); 2 раза в год должен проводиться энтологический осмотр на предмет выявления биологических вредителей и микологический осмотр (выявление грибков) – в начале и конце отопительного сезона; Если грибок был обнаружен – изъять, завернуть в плёнку или бумагу и изолировать в отдельное помещение, место протереть антисептиком.

3. Организация хранения документов: это комплексное мероприятие, которое включает:

· рациональное размещение документов: хранилища оборудуют стационарными металлическими стеллажами, могут использоваться сейфы, металлические шкафы. Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 1,2 метра; между стеллажами – 75 см.; между полом и нижней полкой – 15 см.; Все стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. Для закрепления места хранения и поиска документа составляются пофондовые и постеллажные указатели (может быть топографический указатель) – на карточках; Порядок расположения фондов определяется схемой (план размещения). В одном хранилище могут размещаться документы одной физической породы (материального носителя), то есть одинаковый режим хранения;

· контроль за движением документов и физическим состоянием: проверка наличия и состояния документов проводится: для уникальных – ежегодно, особо ценных – 1 раз в 10 лет. Кроме того, проводятся единовременные проверки, если производились перемещения дел в другие помещения и после ЧП. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документов, выявляются и устанавливаются недостатки в учёте документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после завирительной надписи делается запись «проверено», дата и подпись. Если недостача – розыск на пропавшие дела. Составляется акт, к которому прилагается справка о проведении розыска. Проверка считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяемого фонда.

· создание страхового фонда: в Основных правилах работы ведомственных архивов оговаривается, что страхованию подлежат: все документы, которые вывозятся за границу (выставки, реставрация); уникальные документы, которые предоставляются на выставки внутри страны. Страхование заключается в создание на особо ценные и уникальные документы страховых копий – страховой фонд (это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищённых объектах).

· реставрация и консервация предполагает ряд работ: деинфекация, деинсекация (от насекомых), дератизация (от крыс и мышей); реставрация – комплексная работа по восстановлению свойств и долговечности оригиналов; воспроизведение документов: создание страхового фонда и фонда пользования; фоторестоврация; замена оригиналов с разрешенным носителем копиями; переплёт документов; Этим занимаются лаборатории микрофильмирования и реставрации документов;

Регламентация вопроса ОСД в Основных правилах работы государственных архивов (2002):

Ранее в 1934 создаётся ЛКРД, а в 1939 при отделении химии АН СССР- специальная комиссия. В 1940м были выработаны рекомендации: t +14-18С, отмечалось влияние влажности. В 1966 создаётся ВНИИДАД, который выработал рекомендации по долговечности цветных шариковых ручек, научно-методические пособия (Выявление документов с повреждениями носителями и текста). До 70х задача ОСД считалась локально-отраслевой, а с 1972 (7й международный конгресс архивистов) решается комплексно. Изменения в полит., эк., соц. сферах коснулись и архив отрасли – проблема безопасности архивных фондов обострилась. На первом месте – правовые проблемы ОСД. В Основах законодательства об АФ РФ и архивах 93 г. закреплены ряд положений, связанных с ОСД: обязанность собственников архивных документов обеспечивать сохранность, а на особо ценные и уникальные создавать страховые копии; о гос. учёте; об ответственности за нарушение законодательства об АФ; запрет на вывоз архивных документов гос. части АФ РФ и уникальных и особо ценных негос. части за пределы РФ. В законодательстве ряда субъектов отсутствует статья об обязанности собственников обеспечивать сохранность документов, статья о создании страхового фонда, что снижает правовую защищённость документов.

ОСД в 1990-2000ые гг.: В 1990-е архивисты столкнулись с рядом проблем: собственность на архивные документы, разграничение предметов ведения в области АД между ФАС(ФАА) и субъектами, правовой статус архивов приватизированных, обанкротившихся предприятий. Было издано распоряжение Президента, постановления Правительства, которые регулировали организацию рассекречивания документов, организацию документов приватизированных предприятий (О гос. тайне, О коммерческой тайне, Об информации, информатизации и защите информации). На втором месте - проблема с материально-технической базой. Плохое состояние зданий, архивохранилищ, отсутствие свободных площадей. Проблема сохранности документов на ведомственном хранении: только 35% учреждений-источников комплектования располагают помещениями, лишь 5%-штатными работниками. В 2000 г. утверждена целевая программа «Культура России: 2001-2005 гг.», в ней есть подпрограмма – «Архивы России» с разделом по ОСД. Основная задача: осуществление мероприятий по усилению безопасности архивов, проведение комплексных работ по улучшению физического состояния особо ценных и уникальных документов, создание системы автоматизированного гос. учёта.

Проблема создания условий хранения, реставрации и воспроизведения документов:

Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд РФ. В 50-е гг. во время холодной войны было издано постановление Правительства СССР о создании страхового фонда документов оборонного значения. К 1991 г. в основном было закончено создание объектов хранения и специальных лабораторий по микрофильмированию. В 1995 г. постановление о Едином российском страховом фонде. В архивах на часть документов, которые интенсивно используются создаются фонды пользования, путём микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей.

ГОСТ Р 51141.

Глоссарий лекции

План лекции

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ).

1. Обеспечение сохранности документов как одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. Понятие «комплекс мер по организации хранения документов и дел». Оперативное и архивное хранение документов.

2. Комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов в процессе их оперативного хранения.

3. Основные требования к хранилищам и хранению документов.

4. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).

5. Особенности организации хранения документов в структурных подразделениях.

6. Текущее и архивное хранение ЭД, БД.Х.

99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению

114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

Обеспечение сохранности документов - одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 «обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Сохранность документов обеспечивается в результате комплекса мероприятий по их учёту и хранению.

В свою очередь хранение архивных документов понимается как обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Организация хранения документов включает рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью созда­ния страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставра­ция) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.

Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания , с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.

Для обеспечения сохранности документов в организации должны осуществляться:

1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание

· материально-технической базы хранения документов (здание и поме­щения хранилищ,

· средства хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи. Нормы установки– Раздел 4.4. Основных правил),

· средства охраны и безопасности хранения,

· средства климатического контроля,

· средства копи­рования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хра­нения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническией, охранный режимы хранения), а также организацию размещения документов в хранилищах и на средствах хранения, топографирование и организацию порядка выдачи документов.

При организации хранения и создании условий хра­нения следует учитывать специфику видового состава документов, ха­рактерного для конкретного архива.

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния:

· в процессе делопроизводства

· при поступ­лении документов в архив,

· при их хранении и передаче документов на Постоянное хранение.

При физическом уничтожении документов, утратившими практическаую и научную ценность, следует руководствоваться следующими принципами:

• - уничтожение должно всегда быть санкционированным;
• - документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными
• разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
• - уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить
• конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
• - все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные,
• страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с докумен­тами называется оперативным .

Оперативное хранение подразделя­ется на хранение документов в процессе их исполнения и хране­ние уже исполненных документов.

Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя структурного подразделения или устанавлива­ется единообразной в целом по офису в инструкции по делопро­изводству.

Непосредственное хранение подавляющего большинства документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, в течение определённого времениосуществляется в структурных подразделениях. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретарь отдела), формирование и хранение дел возлагаетсяна одного из сотрудников или непосредственно на испол­нителя.

В небольшой фирме за хранение дел отве­чает секретарь руководителя или один из сотрудников секрета­риата.

В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать

• основные формы и направления деятельности архивов по обеспечению сохранности документов;
• основные факторы, приводящие к повреждению документов;
• основные параметры хранения документов на различных носителях;
• основные методы реставрации и консервации документов; уметь
• соблюдать правила и нормы обеспечения сохранности документов при их использовании;

владеть

Базовыми методами обеспечения сохранности архивных документов.

Одной из главнейших задач архивов во всем мире всегда считалось, считается и будет считаться хранение находящихся в них документов. Вот почему принципы и методы хранения документов занимают одно из ведущих мест и в архивной науке (архивоведении), и в нормативно-методических документах, которыми должны руководствоваться архивы в своей повседневной деятельности, и в законодательстве об архивах и архивном деле.

Но, вопреки существующим на бытовом уровне представлениям об архивах, хранение в архивах - это не просто пассивное наблюдение за находящимися в них документами, а весьма активная деятельность, направленная на обеспечение сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов - создание и поддержание оптимальных условий сохранения архивных документов, устранение факторов, способствующих их утрате, а также создание копий наиболее ценных документов на случай утраты подлинников.

Для государственных архивов, хранящих документы Архивного АФ РФ, т.е. документы, которые в силу их ценности заслуживают постоянного (вечного) хранения, обеспечение сохранности, по определению, означает создание условий для того, чтобы эти документы сохранялись вечно .

Но и для ведомственных архивов, и для текущего делопроизводства требование обеспечить условия, исключающие утрату документов в процессе их временного хранения, не менее актуально.

Основными факторами , приводящими к утрате и повреждениям документов , являются:

• - хищения и преднамеренное уничтожение документов («человеческий фактор»);
• - пожары, наводнения и другие стихийные бедствия, а также войны;
• - неблагоприятное воздействие физических и химических факторов;
• - неблагоприятное воздействие биологических факторов, биоповреждения;
• - естественное старение носителей документов;
• - амортизация документов в процессе их использования.

Хищения документов (как и книг, и музейных экспонатов) сопровождали архивы, библиотеки, музеи в течение всего времени их существования. Такие хищения производились и производятся как с целью наживы, так и с целью монопольного обладания ценными историческими документами, их коллекционирования. В некоторых случаях причиной хищений могут быть попытки скрыть нежелательную (например, компрометирующую то или иное лицо или организацию) информацию. Преднамеренное уничтожение документов может иметь место и как акт вандализма, и как попытка скрыть улики. Но гораздо больше документов было уничтожено в результате неквалифицированной экспертизы, например, «макулатурных кампаний». Во избежание такого уничтожения документов существует система комплектования и экспертизы, включающая нормативно-методические требования к отбору документов для постоянного хранения и к выделению не представляющих ценности документов для уничтожения . Эта система позволяет сохранить наиболее ценные документы отдельных и лиц, и негосударственных учреждений и организаций.

Стихийные бедствия также сопровождают архивы в течение всего существования человеческой цивилизации. Против пожаров существует система обеспечения противопожарной безопасности, пожаротушения и эвакуации подвергшихся опасности (по крайней мере, наиболее ценных) материалов. Против наводнений, землетрясений и подобных стихийных бедствий направлены требования к размещению архивохранилищ вне заведомо угрожаемых зон , к сейсмологической устойчивости архивных зданий и т.д. Губительные последствия войн, приведших в свое время к гибели многих архивов, могут быть смягчены (или в значительной степени устранены) эвакуацией наиболее ценных документов в безопасные места, усилением мер противопожарной безопасности, а также созданием копий наиболее ценных документов .

Неблагоприятное воздействие физических и химических факторов устраняется (или в значительной степени ограничивается) созданием оптимальных условий хранения, в том числе строительством специальных зданий для архивов, обеспечивающих такие условия, специальным оборудованием архивохранилищ и, конечно, постоянным наблюдением за условиями хранения.

Неблагоприятные воздействия биологических факторов (биоповрежде - ния) устраняются путем уничтожением вредоносных для документов организмов и постоянного биомониторинга хранилищ и документов.

Естественное старение носителей документов , к сожалению, неизбежно. Но это старение можно замедлить путем создания оптимальных условий хранения, специальной обработки документов с целью из стабилизации, а для наиболее ценных документов можно (и должно) создавать их страховые копии, позволяющие сохранить основную информацию этих документов.

В процессе использования документов, будь то перелистывания дела на бумажной основе, просмотр кинопленки или прослушивание звукозаписи, неизбежна амортизация документов. Главным и неустранимым противоречием, заложенным во всей деятельности архивов, является противоречие между необходимостью использования документов (без чего лишается смысла их хранение) и неизбежностью отрицательных воздействий этого использования на сохранность документов (без чего, в конечном счете, становится невозможным само использование). Последствия этого противоречия смягчаются, во-первых, соблюдением пользователями (и сотрудниками архива, и исследователями) правил обеспечения сохранности документов в процессе их использования, во-вторых, заменой при использовании подлинников копиями. Например, запрещается размещать архивы в местах, подверженных регулярным наводнениям, хранить архивные документы в угрожаемых затоплением подвалах. В Санкт-Петербурге до постройки дамбы этот запрет был особенно актуальным.

1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. 5

1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов. 5

1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование. 10

2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. 12

2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ.. 12

2. 2 Проверка наличия и состояния дел. 15

2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 18

3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов. 21

3. 1 Проверка физического состояния документов. 21

3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных. 23

документов. 23

Заключение. 26

Библиографический список литературы.. 27

Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.

Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.

2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.

3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.

1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.

Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.