Juhtumite nomenklatuur: andmete säilitamise aeg. Töötajate säilitamise tingimused personali jaoks: mis on muutunud? Millised on dokumentide salvestamise tähtajad

E.V. TuuamanVenemaa maksukultuuri ajakirja ekspert Venemaa FTS-spetsialistide osalemine
Journal "Vene maksukuller", №6 2009. aastaks

Kõik organisatsiooni poolt läbi viidud majanduslikud toimingud peaksid välja andma eksklusiivse dokumendid. Need on esmased raamatupidamisdokumendid ja need on raamatupidamise aluseks. Seda öeldi föderaalseaduse artikli 9 lõikes 1 21.11.96 nr 129-FZ (edaspidi "seaduse nr 129-FZ) lõikes 1. Lisaks kasutatakse samu dokumente maksete ja tasude arvutamiseks ja tasumiseks. Sageli on dokumentide arhiiv kogu ettevõtte tegevusaeg nii mahukas, et uued dokumendid ei ole kusagil mahutada. Niisiis, sa peaksid välja mõtlema, kui kaua vajate teatud dokumente salvestada. Võib-olla mõned neist on aeg hävitada

Raamatupidamisdokumendid

Esmaste raamatupidamisdokumentide säilitamise kestus, raamatupidamisregistrite ja raamatupidamisaruanded on kehtestatud seaduse nr 129-FZ artiklis 17. Ta ütleb, et nimetatud dokumendid tuleks säilitada vähemalt viis aastat. Konkreetsete dokumentide säilitamise aja määramiseks on vaja juhinduda organisatsioonide tegevuses esitatud tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu, mis näitab Rosarhiva poolt 6. oktoobril 2000 (edaspidi nimekiri) heaks kiidetud ladustamisaeg (edaspidi "nimekiri). Teave kõige levinumate dokumentide liikide kohta on esitatud alljärgnevas tabelis.

Pange tähele: loendis seatud tähtaegu ei tohiks arvestada dokumendi kuupäevast ja 1. jaanuaril järgmisel aastal. See on kirjendatud punktis 2.9 Juhised Rosarhiva poolt 6. oktoobril 2000 heakskiidetud nimekirja kohaldamise kohta (edaspidi "juhised"). Näiteks töökoja poolt 2008. aastal lõpetatud juhtumite ladustamisaja arvutamine algab 1. jaanuaril 2009.

Lisaks organisatsioonil, võttes arvesse tegevuse eripära, on õigus suurendada kestust dokumentide ladustamise võrreldes mõiste, mis on seatud nimekirja (punkt 2.11 juhiseid). Sarnane lahendus väljastatakse tellimuse alusel ettevõtte juht või selle raamatupidamispoliitika.

Maksudeklaratsioonid ja maksude arvutamise dokumendid

Kestus, mille jooksul organisatsioon on nõutav loetelu punktis 170 asutatud maksude aruandluse säilitamiseks. Seega tuleb iga-aastaseid maksudeklaratsioone säilitada vähemalt kümme aastat, kvartali - vähemalt viis aastat, kuus - vähemalt üks aasta. Kui iga-aastase aruandluse puudumist (näiteks käibemaks) ei ole vaja kvartali ja igakuiste maksudeklaratsioone säilitada vähemalt kümme aastat. Igakuine aruandlus kvartali puudumisel tuleks säilitada vähemalt viis aastat.

Dokumentide ladustamise tähtajad, mille alusel organisatsioon arvutab maksud ja tasud, ei ole selgelt sätestatud kõikjal. Ainult Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 23 lõike 1 lõikes 8, on märgitud, et maksumaksjad on vajalikud neli aastat, et tagada maksude arvutamiseks ja maksmiseks vajalike dokumentide ohutus. Nimetatud dokumendid sisaldavad eelkõige raamatupidamis- ja maksuavatusandmeid ning muid dokumente, mis kinnitavad sissetulekute, kulude, maksete ja maksude säilitamise saamist.

Sarnane nõue on kehtestatud Vene Föderatsiooni maksuseaduste maksuseadustiku artikli 24 lõike 3 punktis 5. Neli aastat peavad nad tagama maksude arvutamiseks, hoidmiseks ja ülekandmiseks vajalikud dokumentide säilitamine.

Milline kuupäev on nelja-aastane perspektiivis? Venemaa rahandusministeerium usub, et selle ajavahemiku käigus algab pärast aruandlust (maksu) perioodi, mil dokumenti kasutati viimast korda, et koostada maksude aruandlus, tekkepõrand ja maksmine, saadud tulude ja kulude kinnitamine (kiri 18.10.2005 nr 03-03 04/2/83).

Märge

Sest aktsiaseltside jaoks - Erieeskirjad

Kestus, mille jooksul ühised aktsiaseltsi peavad oma dokumente säilitama, on kehtestatud määrustes ja aktsiaseltside ladustamise korra ja ajastuse kohta, mis on heaks kiidetud Venemaa föderaalse maksuteenistuse otsusega 16. juuli 2003 nr 03- 33 / PS. Niisiis on aastaaruannete aruanded kohustatud pidevalt pidevalt hoidma, st kogu organisatsiooni tööperioodi jooksul. Pidev salvestusdokumentide hulka kuuluvad ka järgmised:

• dokumendid ühiskonna loomise, ümberkorraldamise kohta;
• iT-i muutuste ja täienduste põhikirja;
• ettevõtte riigi registreerimise tunnistus;
• otsused väärtpaberite vabastamise, väärtpaberite heitkoguste prospektide kohta;
• aktsionäride üldkoosolekute protokollid;
• direktorite nõukogu koosolekute protokollid (nõukogu);
• ühiskonna sidusettevõtete nimekirjad;
• ettevõtte filiaalide ja esinduste eraõiguslikud sätted;
• juhatuse protokollid (direktoraat) äriühingu otsused direktori (peadirektor, president) äriühingu;
• hääletuste hääletamise hääletamine;
• ettevõtte auditi komisjoni (audiitori) järeldused jne

Oletame, et aktsiaselts likvideeritakse aktsiaselts. Kui tal on leping rosarhiva loomisega, alalise ladustamisperioodi dokumendid ja isikliku koostisega, mida ta edastab riigi arhiivile.

Kui arhiiviga ei ole lepingulisi suhteid, on riigi arhiiv kohustatud vastu võtma ainult ettevõtte töötajate töötajatele dokumente. Ülejäänud dokumentide säilitamise koht määrab likvideerimisdomiteel või pankrotihalduri esimees.

Kui ühine aktsiaseltsi lõpetab tegevuse tulemusena ümberkorraldamise, originaal oma dokumentide saab üle üksnes üks äsja loodud ühiskonna (reeglina, ühiskonna kõrgeima väärtusega netovara)

Maksubaas ja maksusumma määratakse kindlaks maksuperioodi lõpus (artikli lõige 1 Vene Föderatsiooni maksuseadustiku 55). Enamate maksude puhul on see periood kalendriaasta. Erandiks on käibemaks, maksuperiood, mil veerand. Seega tuleks maksude arvutamiseks ja maksmiseks vajalike dokumentide säilivusaja arvestada alates maksuperioodi lõppu alates päevast.

Näide 1.

LLC "Giacint" registreeriti 2004. aasta aprillis. Organisatsioon rakendab üldist maksusüsteemi.

Neljaaastane periood, mille jooksul hüatsint LLC peaks salvestama tulumaksu arvutustega seotud dokumente, ESNi, 2004. aasta jaanuarist 2005 kuni 31. jaanuarist 2005. Seega dokumendid, mida kasutatakse kindlaksmääratud maksude arvutamiseks 2005. aastal, on organisatsioon kohustatud säilitama kuni 31. detsembrini 2009.

Raamatupidamisaruannete tööplaan, Muud raamatupidamispoliitika dokumendid, samuti andmetöötlusprogrammid tuleks säilitada vähemalt viis aastat pärast aasta möödumist, milles neid kasutati viimast korda raamatupidamise kompileerimiseks (seaduse artikli 17 lõige 2) 129-FZ)

Kuni 2008. aastani kehtestati käibemaksu maksuperiood kalendrikuu jooksul ja teatavate maksumaksjate kategooriate puhul - veerandina (Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 163) \\ t

Maksumaksjad on kohustatud esitama maksuhaldurile ja nende ametnikele, mis on vajalikud maksude arvutamiseks ja maksmiseks (sub. 6 lk. 1 Art. 23 maksuseadustiku Vene Föderatsiooni)

Maksuasutused on kohustatud esitama maksuhaldurile oma raamatupidamisdokumendid, mis on vajalikud maksude arvutamise, mahaarvamise ja üleandmise õigsuse jälgimiseks (alapunktis 3 Art. 24 maksuseadustiku Vene Föderatsiooni)

2001. aasta tulemuste tuvastatud kahju (kuni Vene Föderatsiooni 25 maksuseadustiku jõustumiseni) võib tulevikku edasi lükata summaga, mis ei ületa kahjumi summat, mis on 1. juulil 2001 (klausel 4) Artikkel 10 Federal Seaduse 06.08 .2001 № 110-ФЗ)

Samal ajal raames väljumise maksuauditi, ajavahemikul, mis ei ületa kolme kalendriaastat eelnenud aastat, mis tegi otsuse läbiviimise auditi (lõige 4 artikli 89 maksuseadustiku Vene Föderatsiooni). Näiteks võib 31. detsembril 2008 määratud maksusooluaudit katta 2005-2007 ja jätkata maksimaalset 2009. aasta kuue kuu jooksul. Niisiis, kui kontrolli ajal on organisatsioon kohustatud säilitama kontrollitud perioodi maksu arvutustega seotud dokumente. Aga ta on nii kohustatud seda tegema vastavalt seadusele nr 129-FZ. Lõppude lõpuks on maksude arvutamise alus reeglina sama peamise raamatupidamisdokumendid, mida kasutatakse raamatupidamistoimingute kajastamiseks. Selliste dokumentide minimaalne säilivusaeg on viis aastat (seaduse § 1, seaduse nr 129-FZ artikkel 17). Tuleb välja, et vastavalt raamatupidamisalastele õigusaktidele jooksval aastal on organisatsioon kohustatud hoidma maksude arvutustega seotud dokumente ja nende ajavahemike puhul, mida maksuhaldur ei saa enam kontrollida.

Eriti ladustamise ladustamise ostude ostmise ja müügiraamatute. See on paigaldatud arvepidamise eeskirjade punktidesse 15 ja 27 arvepidamise ja arvete arvete läbiviimise eeskirjade, ostude ja müügiraamatute raamatute raamatute raamatute raamatupidamise raamatute raamatupidamises Venemaa Föderatsiooni dekreediga kinnitatud käibemaksu arvutamisel 02.12. 2000 nr 914. Selle minimaalne kestus - viis täiskogu aastat viimaste dokumentide dokumendid.

Märgistame ka, et vastavalt lõikele 150 peaks eksponeeritud ja vastuvõetud arveorganisatsioonide loetelu säilitama vähemalt viis aastat. Kui maksu- või muu auditi käigus esines tekijate suhtes erimeelsusi, tuleb arve säilitada enne selle katse tulemuste lõplikku otsust.

Hoolimata asjaolust, et arved tuleb hoida vähemalt viis aastat, ei ole organisatsioon kohustatud esitama arve taotlusel arve, mille nelja-aastane ladustamisperiood on juba lõppenud. Näiteks võttes taotlus Maksuinspektsiooni 2004. aasta arve esitamise kohta maksumaksja (maksuagent) ei saa teostada.

Näide 2.

Me kasutame näite seisukorda 1. Näiteks kuni 2008. aastani oli LLC "hüatsint" käibemaksuperiood kalendrikuu.

Raamatud ostude ja müügiraamatute 2004. aasta aprillist organisatsiooni tuleks säilitada kuni 30. aprillini 2009 (tingimusel, et viimased dokumendid on tehtud 2004. aasta aprillis).

Kehtetute ja vastuvõetud arvete viie aasta säilivusaeg arvutatakse nende koostamise aastale järgneva aasta 1. jaanuarist - alates 1. jaanuarist 2005. See tähendab, et 2004. aasta aprilli arveid on Hiacint LLC kohustatud hoidma kuni 31. detsembrini 2009.

Kuna 2004-2007, maksuperioodi käibemaksu ettevõtte oli kalendrikuu, nelja-aastase säilivusaja muu muude dokumentide arvutamisel käibemaksu arvutamiseks määratakse iga kuu. Kohustuslik minimaalne säilitamisperiood, mida organisatsioon kasutas käibemaksu arvutamiseks 2004. aasta aprillis - alates 1. maist 2004 kuni 30. aprill 2008.

2008. aasta esimese kvartali käibemaksu arvutamisega seotud nelja-aastase säilivusaeg algab 1. aprillil 2008 ja lõpeb 31. märtsil 2012. 2008. aasta esimese kvartali raamatud ostude ja raamatute müük on kohustatud säilitama kuni 31. märtsini 2013 (kui viimased dokumendid ", tehti 2008. aasta märtsis) ja arved sel perioodil - kuni 31. detsembrini 2013 .

Seega tuleb esmase raamatupidamisdokumente säilitada vähemalt viis aastat. Mõnes olukorras tuleks siiski õigeandavaid dokumente säilitada palju kauem.

Olukord 1. Organisatsioon edastab tuleviku kahjumi

Vastavalt Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku artiklile 283 on ettevõtte, mis on tulumaksu maksja maksja, on õigus vähendada praeguse maksuperioodi maksubaasi selle varasema maksuga saadud kahjumi summasse perioodid. Kahjumit saab tulevikku üle kanda kümme aastat pärast maksuperioodi lõppu, milles ta saadi (artikli lõige 2, 283 Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku 283).

Kogu kahjumi kaotuse perioodil peaks organisatsioon salvestama dokumente, mis kinnitavad kahjumi summat. Seda öeldi Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 283 lõikes 4. Kirjas 04/03/2007 nr 03-03-06 / 1/206, Ministeerium Rahandusministeerium Venemaa selgitas, et mahakandmine kahjumi on võimalik ainult siis, kui esitades esmaseid dokumente, mis kinnitavad saadud finantstulemusi.

Sarnased nõuded on kehtestatud ühendatud põllumajandusmaksu ja lihtsustatud maksustamissüsteemi rakendatavate organisatsioonide maksjatele. Kahjude ülekandmisel tulevikus peavad nad kandma ka dokumente, mis kinnitavad tekkinud kahjumi ja summa, mille summa maksubaasi vähendati iga maksuperioodi jooksul. See on märgitud vastavalt maksuseadustiku artikli 346.6 artikli 346.6 lõikele 5 ja lõikes 7.

Näide 3.

Azaliya LLC on kasumi maksumaksja. 2003. aasta lõpus saadi organisatsiooni maksukohustuslane kahjum. Selle summa kanti tulevikku üle 2006-2008 osades.

Vastavalt maksualaste õigusaktide nõuete kohaselt oli 2003. aasta tulumaksu arvutamiseks vajalikud esmased raamatupidamisdokumendid kohustatud säilitama neljaks aastaks - kuni 31. detsembrini 2007. Kuna 2003. aasta kahjum vähendas 2006. - 2008. Aasta maksusoodustusi, jätkab ettevõte määratud dokumentide salvestamist. See peab neid säilitama neli aastat pärast 2008. aasta lõppu (eelmisel aastal, mille maksubaasi vähendati viimase aasta kahjumi summaga) - kuni 31. detsembrini 2012.

Olukord 2. Viimaste aastate või aminate avastatud kahjumid on maha kirjutatud

Maksumaksja poolt kehtivate aruandlus- või maksuperioodil tuvastatud varasemate maksuperioodide kahjumid on võrdsed Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 265 lõike 2 lõike lõike 2 lõike lõike 2 esimese lõigu alusel. Teisisõnu vähendavad sellised kahjud tulumaksu maksubaasi, milles nad on tuvastatud.

Lisaks ulatub lootusetute võlgade summa ka lootusetute võlgade summad ja juhul, kui organisatsioon moodustab reservi kahtlaste võlgade, lootusetute võlgade summa, mis ei hõlma reservi arvelt (lõike 2 alapunkt 2) Art. Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku 265).

Üldreeglina kehtestatud lõikes 1 artikli 252 maksuseadustiku Venemaa Föderatsiooni, kui arvutamisel tulumaksu, saate tunnustada ainult need kulud, mis on dokumenteeritud. See tähendab, et viimaste aastate kahjumi maksustamise eesmärgil arvestada jooksval aastal tuvastatud või loobuda lootusetute võlgade kustutamisest, peaks organisatsioonil olema asjakohased kinnitusdokumendid. Lisaks on kohustatud hoidma neid dokumente vähemalt neli aastat pärast aasta lõppu, maksubaasi, mille maksubaasi vähendati kindlaksmääratud kahjumi summa võrra või müüda välja lootusetu võlg.

Olukord 3. Organisatsioon omab põhivahendeid

Oletame, et ettevõtte omanikuks on põhivahend, mis osteti rohkem kui kümme aastat tagasi. Tundub, et nende omandamise ja kasutuselevõtu dokumentide säilivusaeg on juba lõppenud.

Sellised dokumendid peavad siiski säilitama objekti kasuliku kasutamise ajal. Lõppude lõpuks, selle aja jooksul tasub organisatsioon maksu- ja raamatupidamise amortisatsiooni. Et tunda amortisatsiooni mahaarvamisi kogu amortisatsiooniperioodi jooksul, peab tal olema dokumendid, mis kinnitavad objekti omandamist ja tellides seda.

Lisaks maksab ettevõte põhivara jääkväärtusest kinnisvara maksusvara. Seetõttu nimega dokumendid on vajalikud ka selle maksu asulate põhjendamiseks.

Oletame, et organisatsioon otsustas korrigeeritud vara müüa. Maksuseadustikku artikli 268 lõike 1 lõike 1 kohaselt on tal õigus vähendada selle vara jääkväärtusest saadud tulu saadud tulu. Kuid objekti jääkväärtust tuleks kinnitada asjakohased dokumendid.

Seega, isegi kui amortiseeritava vara omava organisatsiooni ei kavanda seda müüa, selle vara omandamise dokumendid, ohjeldamise summade arvutamine on soovitatav säilitada kogu ettevõtte töös.

Teise vara realiseerimise korral vähendab organisatsioon ostuhinna või selle vara loomise kohta saadud tulu ostuhinna või selle loomise kohta saadud tulu (lõike 1 alapunkt) saadud tulu . 268 maksuseadustiku Vene Föderatsiooni). Loomulikult tingimusel, et ta saab kinnitada määratud hinna. Selliste dokumentide puudumisel ei ole ettevõttel õigus vähendada tulumaksu maksubaasi vara omandamise kulude summa kohta, kuna need kulud ei vasta maksuseadustiku artikli 252 lõike 1 nõuetele Vene Föderatsiooni. Nende dokumentide ladustamise ajastus käesoleval juhul ei ole oluline. Sarnane seisukoht on esitatud Venemaa rahandusministeeriumi kirjas 15. septembri 2005. aasta nr 03-03-02 / 84.

Dokumentide säilitamine

Kulutused kajastatakse mõistlike ja dokumenteeritud maksumaksja kuludena ning Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku artiklis 265 sätestatud juhtudel, nende kahjutasud (artikli lõige 1). 252 Vene Föderatsiooni maksuseadustiku 252)

Selleks, et maksustamisel on amortiseeritava vara objektide jääkväärtus kindlaks Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 257 lõikes 1 sätestatud eeskirjadega

Jaotud aktsiaseltsi dokumentide loetelu, mida ta tuleb täitevorgani asukohas salvestada, on asutatud föderaalseaduse artikli 89 lõikes 1 26.12. 95 № 208-ФЗ

Tingimused, mille kohaselt EDP elektroonilises dokumendis on samaväärne tema enda allkirjaga paberil paberil, ladustatud artikli 4 föderaalse seaduse 10. jaanuar 2002 nr 1-FZ "elektroonilise digitaalse allkirja"

Organisatsioonid, kelle dokumendid ei kuulu riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivi vastuvõtule, hävitage dokumendid aegunud ladustamisperioodidega ilma arhiiviasutustega koordineerimiseta (§ 3.9)

Vastutus raamatupidamisdokumentide säilitamise korraldamise eest, raamatupidamisregistrite ja raamatupidamisaruannete tegemise eest kannab organisatsiooni juht (seaduse nr 129-FZ artikli 17 punkt 3)

Dokumentide säilitamise koht iga organisatsiooni määrab iseseisvalt. Reeglina postitatakse enamik dokumente ettevõtte kontoris. Märkimisväärse koguse dokumentatsiooniga on soovitatav eraldada arhiivile eriline koht või isegi rentida eraldi ruumi, kui töödeldud dokumendid, mida praeguses töös enam ei kasutata.

Teine võimalus on dokumentide edastamine spetsialiseeritud arhiivettevõttele salvestamiseks. Siiski, kui organisatsioon on aktsiaselts, siis tuleb arvestada järgmist funktsiooni. 26. detsembri 1995. aasta föderaalseaduse artikli 89 lõikes 2 sätestab nr 208-FZ, et mitmeid dokumente tuleks säilitada oma täitevorgani leidmise kohas. Sellised dokumendid sisaldavad eelkõige raamatupidamisaruandeid, raamatupidamisdokumente, dokumentide kinnitavaid dokumente, mis kinnitavad ettevõtte õigusi oma bilansis.

Loomulikult suureneb aja jooksul iga organisatsiooni arhiivide maht, uued ruumid peavad neid mahutama. Võib-olla on mugavam salvestada dokumente mitte paberit, vaid elektroonilisel kujul?

Selline võimalus on otseselt ette nähtud esmaste raamatupidamisdokumentide ja raamatupidamisregistrite jaoks (artikli 9 lõike 7 punkt 7 ja artikli 1 lõike 1 punkt nr 129-FZ). Lisaks on Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku artiklis 314 öeldud, et maksusoodustuste registrid viiakse läbi paberil, elektrooniliselt või masina meedias. See peaks tagama nende kaitse volitamata paranduste eest.

Kirjas 07/24/2008 nr 03-02-07 / 1-314 selgitas Venemaa Rahandusministeerium, et esmaste dokumentide, raamatupidamis- ja maksusoodustuste dokumentide säilitamine on lubatud elektroonilisel kujul, kui ei ole sätestatud teisiti Venemaa Föderatsiooni regulatiivsed õigusaktid ja tingimusel, et elektroonilised dokumendid, mis sisaldavad elektroonilist digitaalse allkirja (EDS).

Organisatsioonide arhiivide põhireeglid on heaks kiidetud 06.02.2002 Rosarhiva kolleegiumi otsusega (edaspidi põhireeglid). Põhiliste eeskirjade punktis 2.3.1, tehti kindlaks, et igal aastal on vaja läbi vaadata dokumentide väärtuste uurimine, st nende säilitamise ajastuse määramiseks ja pikaajaliste ladustamise dokumentide valimiseks valige dokumendid ja hävitamine.

Dokumentide hävitamine ja kõrvaldamine

Dokumendid, mille ladustamisperiood on aegunud, organisatsioonil on õigus hävitada sõltumatult (purustamine käsitsi või purustaja, visata ära, põletada) või kõrvaldamiseks teisese tooraine ringlussevõtu ringlussevõtuga tegelevatele ettevõtetele . Hävitatava või kõrvaldamise dokumentide loetelu kinnitab organisatsiooni juht. Seda saab kaunistada pea korralduse või tellimuse vormis või ettevõtte poolt sõltumatult välja töötatud toimingu vormis. Sellise toimingu näidisnäide on näidatud allpool.

Pilt. Hävitamise valiku dokumentide valimi seadus

Lisaks organisatsiooni saab kasutada valimi seaduse eraldamise hävitamise dokumendid ei kuulu ladustamist. Põhireeglite 4. liites kinnitatud vorm.

Hävitatavate dokumentide loetelu koostamisel ei ole iga dokumendi üksikasjad vajalik. See tuleneb põhiliste eeskirjade punkti 2.4.5 sätetest. Ta ütleb, et homogeensed asjad (dokumendid) aitavad kaasa üldise rubriigi seadusele, märkides sellele grupile määratud juhtumite arvule (näiteks 2000. aasta ettekandearuanded).

Kõrvaldamise dokumentide edastamine on koostatud arve poolt, mis näitab üleandmise kuupäeva, edastatud dokumentide arvu (kaustade arv, kastid jne) ja paberijäätmete paberi kaal. Laadimise ja kõrvaldamise eksport viiakse läbi organisatsiooni dokumentide ohutuse eest vastutava töötaja kontrolli all (lk. 2.4.7 põhireeglitega).

Kui ettevõte hävitab dokumendid omaette, kuulutab ta selle asjaolu dokumentide hävitamise kohta eraldi seaduse. Kuna ühtset vormi puudub, koostatakse see ka meelevaldsel kujul. Tuleb märkida, et dokumentide hävitamine ladustamisperioodi lõppemise kohta on organisatsiooni õigus, mitte vastutus (vt Venemaa rahandusministeeriumi kiri 18. oktoobril 2005 nr 03-03-04 / 2/83). Teisisõnu, ettevõte saab jätkata dokumentide salvestamist isegi pärast nende kohustusliku ladustamise tähtaegu.

Vastutus dokumentide kaotuse eest

Maks. Esmaste dokumentide maksumaksja, arvete või raamatupidamisregistrite puudumist peetakse raamatupidamistulude ja -kulude ja maksustamisrajatiste eeskirjade raske rikkumiseks. Sellise rikkumise eest maksuseadustiku artiklis 120 vastutab see trahvi kujul: \\ t

5000 RUB., - Kui ühe maksuperioodi kohta ei ole dokumente;

15 000 rubla. - dokumentide puudumisel rohkem kui ühes maksuperioodil;

10% tasumata maksusest, kuid mitte vähem kui 15 000 rubla, - kui dokumentide puudumise tõttu oli maksubaas alahinnatud.

Lisaks, kui maksumaksja (kogumise maksja, maksuagendi) ei esita dokumente ega muud teavet maksukontrolli taotluse kohta, süüdistatakse sellest trahvi 50 rubla. Iga ettenägematu dokumendi kohta (artikli 1 lõige 1 Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku 126).

Haldus-. Ladustamisreeglite rikkumine, pikap, raamatupidamine või arhiivokumentide kasutamine toob kaasa halduskaitsealase trahvi hoiatuse või määramise ametnikele summas 300-500 rubla. See on märgitud halduskoodeksi artiklis 13.2. Rikkumiseks tellimuse ja ladustamise tingimused raamatupidamisdokumentide ametnikud, halduskaristuse summas 2000 kuni 3000 rubla võib kehtestada. (Art. 15.11 Haldusseadustiku Vene Föderatsiooni).

Kurjategija. Alanindamisest või muudest isiklikest huvidest toime pandud ametlike dokumentide röövimise, hävitamise, kahjustuse või varjamise karistatakse rahatrahviga kuni 200 000 rubla. või süüdimõistetute palkade või muude tulude koguses kuni 18 kuud või parandustegevus kuni kuni kaks aastat või vahistatakse kuni neli kuud või vangistus kuni üheks aastaks (lõige 1 Art. 325) Venemaa Föderatsiooni kriminaalkoodeks)

"Kuula, lähme selle välja," Direktor ütles mulle, osutades kastidesse, mis on tehtud 7 aastat tagasi dokumentidega. Ja ma vastan talle: "Mitte nii lihtne, mõnikord on organisatsioonide dokumentide säilitamisaeg mitu aastakümmet." Direktor uskus mind ja meie native karjamaa jätkas arhiivi riiulite tolmu. Kuni järgmise ajani - kui küsimus tekib uue riiuli ostmise pärast, siis kõik tühistame ja jätame ainult need dokumendid, mille säilitamise periood organisatsioonis ei ole veel lõppenud.

Kui palju dokumentatsiooni salvestatakse?

Vajadus dokumentide salvestamiseks on tähistatud föderaalseadusega 10/22/2004 N 125-FZ "Vene Föderatsiooni arhiveerimisettevõttes". Lisaks on kolm nimekirja, mis kinnitab dokumentide ladustamise aega arhiivi avaliku ja erasektori juriidiliste isikute jaoks erinevates tegevusvaldkondades. Ühisvarude äriühingute dokumentatsiooni tuleks säilitada määruses ühiste äriühingute dokumentide säilitamise korra ja ajastuse kohta, kööginõud. 16.07.2003 N 03-33 N 03-33 / PS föderaalse maksuteenistuse dekreet.

Dokumentatsiooni salvestamise eriperioodid

Lühim säilivusaeg on 1 aasta, maksimaalne on 75-aastane. Ma ei nimeta neid iga dokumendi jaoks, mis on palju. Lisaks tavapärastele dokumentidele kehtestatud tähtaegadele, nagu personal, finants-, raamatupidamis-, maksu- ja elektroonikapaberitööd, on nende kuupäevad organisatsioonis dokumentide salvestamiseks organisatsioonis eri tööstusharudes, meditsiinis, turvalisus. Mõtle ajavahemikke, mille jooksul tuleks hoida kõige tavalisemaid dokumente mis tahes organisatsioonis.

Ühiste dokumentide säilitamise tingimused

Kuidas rakendada paberiplaati?

Aja jooksul koguneb organisatsioonis suur hulk erinevaid dokumente. Selleks, et mitte piinsid paberid, on vaja luua komisjon (tavaliselt osa kolmest inimesest), mis oleks läbi viidud uurimise väärtuse ja demonteeritud paberid järgmistesse kategooriatesse, sõltuvalt dokumentide säilitamise kuupäevad Organisatsioon on ette nähtud:

• riigi teema arhiivides pidevalt ladustamist;
• dokumendid, mida tuleb säilitada juriidilise isiku arhiivis rohkem kui 10 aastat;
• mis tuleb ajutiselt salvestada ükski kui 10 aastat seadme arhiivis;
• paber lubatud hävitada aegumiskuupäeva.

Dokumentide hävitamise kord

Kui dokumendid hävitatakse, on seadus koostatud. Selliste tegude ühtne vorm ei ole olemas, see on koostatud vabas vormis, mis on kinnitatud pea järjekorras. Tuleb märkida mitte ainult organisatsiooni nimi ja kõik vajalikud rekvisiidid, vaid ka tabelis tabeli kujul, dokumentide nimed (juhtumid), ajavahemik, millal need loodi, lehtede arv või, \\ t Kui juhtumi maht ühe nime all on suur, siis mahtude arv. Samas seaduses saate lisada veergusid hävitamise dokumentide edastamiseks ja vastuvõtmiseks.

Raamatupidamise ja maksuarvepidamise dokumentide, personali dokumentide dokumentide säilitamise kord ja ajastus

Iga organisatsioon, olenemata tegevuse liikidest, tootmisulatusest, seisab töötajate arv paratamatult seisab, et finants- ja majandustegevuse dokumentaalfilmide projekteerimise, töösuhete. See nõue ei ole tingitud mitte ainult vajadust lihtsustada tootmisprotsessi, vaid ka vajadust rakendada riigi kontrolli majandusüksuste tegevuse üle. Õigusaktid kehtestavad teatavad ühendi nõuded, dokumentide vormis, mis moodustavad tootmisprotsessi, samuti ajastus- ja ladustamismenetluste nõuded, hävitavad need dokumendid.

Nõuded raamatupidamis- ja maksusoodustusdokumentide ladustamiseks

Raamatupidamise ja maksude raamatupidamise õigusaktid arhiivitegevuse kohta kehtestab mitmeid nõudeid raamatupidamis- ja maksusoodustuste ja aruandlusdokumentide säilitamiseks. Dokumentide säilitamise erinevus on tingitud dokumendi tähtsusest, raamatupidamisarvestuse vajadust maksude arvutamiseks ja maksmisel.

Seega on Venemaa Föderatsiooni maksukoodis piiri neli-aastane säilivusaeg raamatupidamis- ja maksusoodusi, mis on vajalikud maksude arvutamiseks ja maksmisel. See ajavahemik vastavalt p.p. 8 lk. 1 art. Vene Föderatsiooni 23 maksuseadustiku kohaldatakse dokumentide kohta, mis kinnitavad sissetulekute, kulutuste (organisatsioonide ja individuaalsete ettevõtjate) vastuvõtmist, samuti maksude tasumist (säilitamise).

Raamatupidamise seadusandlus seab raamatupidamis- ja aruandlusandmete minimaalne viieaastane säilivusaeg. Muud ladustamispäevad, sõltuvalt dokumendi tüübist on kehtestatud arhiivitegevuse seadusega. Niisiis, vastavalt art. 17 Föderaalseaduse 21.11.96 nr 129-ФЗ "raamatupidamise kohta" (edaspidi "seaduse" seaduse nr 129-FZ) organisatsioonid on kohustatud hoidma esmaseid raamatupidamisdokumente, raamatupidamisregistreid ja raamatupidamisaruandeid kehtestatud tähtaja jooksul Organisatsiooni riiklike arhiivitegevuse eeskirjadega, kuid mitte vähem kui viis aastat.

Varem toimusid riigi arhiivikasutuse nõuded dokumentide salvestamisdokumentide loetelusse, mis esitati organisatsioonide tegevusele, mille märge on kinnitatud Venemaa föderaalse arhiiviteenuse heakskiidetud ladustamise perioodil 6.10.2000 vastavalt tellimusele 26. augusti 26. august 2010 nr 63 Rosarhiva see on kaotanud tugevuse. Praegu on nimekiri riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide protsessis esitatud tüüpilistest juhtimisdokumentidest, mis näitavad ladustamise ajastamist, mille on heaks kiitnud Venemaa kultuuriministeeriumi määrus 25. august 2010 nr 558 (\\ t edaspidi - nimekiri). Selles nimekirjas sätestatakse konkreetsed raamatupidamis- ja aruandlusdokumendid, mis näitavad nende ladustamise ajastamist.

Üldiselt jagatakse säilivusaja dokumendid järgmistesse rühmadesse: piiratud ladustamisperioodiga dokumendid (1 aasta, 3 aastat, 5 aastat jne), pideva ladustamise dokumendid; säilitamine vajalikkuse huvides; Ladustamine uute dokumentide asendamiseks. Näiteks tuleks analüütilisi dokumente (tabelid, aruanded) iga-aastase finantsaruannete puhul hoida 5 aastat; Näo kaardid, töötajate kontod - 75 aastat. Edastamine, jagamine, likvideerimise saldod, rakendused, nende selgitavad märkused, raamatupidamissertifikaatide tuleb pidevalt hoida. Töötajate täidesaatva lehed - vajaduste minimeerimisele. Vormide statistilise aruandluse vormid organisatsioonides, mis ei ole nende arendajad - enne uue jne asendamist jne

Eelarveväliste vahendite arvutamise ja kindlustusmaksete arvutamise ja maksmise kinnitavaid dokumente tuleks säilitada 6 aastat (artikli 2 esimese osa punkt 6. 28 Föderaalseadusega 24. juuli 2009 nr 212-FZ).

Hoiustamise aja raamdokumentatsioon

Hoiustamise aja raamdokumentatsioon on määratletud nimekirjas:

• töösuhete väljastatud dokumendid, eelkõige: \\ t
• töö- ja töötegevuse korraldamine;
• tööjõudu, tariifiv, palk;
• tööohutus ja töötervishoid;
• dokumendid, mis on väljastatud personali pakkumise, eelkõige:
• vastuvõtmine, liikumine, tõlge, töötajate vallandamine;
• töötajate kvalifikatsioonide loomine;
• töötajate kvalifikatsioonide parandamine;
• auhind.

Personali dokumentatsioon Sektsioonid 7 "Töösuhted" ja 8 "Personalitoetus" on määratud loendisse. Näiteks töölepingud (teenuslepingud), töölepingud, lepingud, mis ei kuulu isiklikes juhtumites, 75 aastat; Töötajate isiklikud kaardid, sealhulgas ajutised töötajad, salvestatakse 75 aastat; Omadused, jätkab töötajate, kes ei kuulu isiklikel juhtudel salvestatakse 5 aastat ja nii edasi nimekirja; Ehtne isiklikud dokumendid (tööhõivedokumendid, diplomid, sertifikaadid, sertifikaadid, sertifikaadid, sertifikaadid) säilitatakse nõudluseni ja taotlemata 75 aastat.

Raamatupidamisdokumentide salvestamise järjekord

Dokumentide salvestamiseks loob organisatsioon arhiivide (2. osa artikli 2 osa. 13 Federal Seadusest 10/22/04 nr 125-FZ "Arhiveeritud Vene Föderatsioonis"). Vastavalt määrusele dokumentide ja dokumendi voolu raamatupidamises heaks kiitnud NSVL Rahandusministeerium 29.07.83. Nr 105, põhidokumendid, raamatupidamisregistrid, raamatupidamisaruanded ja saldod alluvad arhiivile kohustusliku edastamise suhtes. Samal ajal korraldatakse töö organisatsioonide arhiivide töö peamiste eeskirjade kohaselt (kinnitatud 6. veebruari 2002. aasta Rosarhiva kolleegiumi otsusega).

Esmased dokumendid, raamatupidamisregistrid, raamatupidamisaruanded ja saldod enne nende saatmist ettevõtte arhiivile tuleks hoida spetsiaalsete ruumide või sulgemistoete raamatupidamises pearaamatupidaja volitatud isikute vastutusel. Rangeid aruandlusvorme tuleks hoida seifidesse, metallkappidesse või spetsiaalsetesse ruumidesse, võimaldades neil tagada nende ohutus.

Primaarsete ja väljunddokumentide ladustamise kord masinaloetaval andmekandjal on määratletud asjakohastes regulatiivdokumentides, mis reguleerivad raamatupidamises oma mehhaniseerimist (automaatika).

Praeguse kuu käsitsi töödeldud peamised dokumendid, mis on seotud konkreetse raamatupidamisregistriga, on täidetud kronoloogilises järjekorras ja nendega kaasnevad arhiivi sertifikaadiga. Sularaha tellimusi, etteteatamisaruanded, panga avaldused nendega seotud dokumentidega tuleks valida kronoloogilises järjekorras ja põimunud. Eraldi tüübid dokumente (töö varustus, asendusraportid) saab salvestada mitte-lõdvestumata, kuid seotud kaustade vältida kadumise või kuritarvituste.

Venemaa rahandusministeerium 24.07.08 nr 03-02-07 / 1-314 märgib, et esmaste dokumentide, raamatupidamis- ja maksuamatupidamisdokumentide säilitamist võib teostada elektroonilisel kujul, kui see ei ole sätestatud teisiti Vene Föderatsiooni regulatiivsed õigusaktid. Samal ajal tuleks nende ladustamine masina kandjale läbi viia vastavalt föderaalseadusele 10.01.02. Nr 1-FZ "elektroonilise digitaalse allkirjaga" elektroonilise digitaalse allkirjaga, mis vastab tema enda allkirjaga dokumendi paberkandjal.

Primaarsete dokumentide, raamatupidamisregistrite, raamatupidamisaruannete ja bilansi säilitamine, nende arhiivile registreerimine ja nende üleandmine annab ettevõtte, institutsioonide pearaamatupidajale. Esmaste dokumentide väljastamine, raamatupidamisregistrite, raamatupidamisruannete ja ettevõtete ja ettevõtte arhiivist, ettevõtete teiste struktuuriliste osakondade töötajate institutsioonid, institutsioonid tavaliselt ei ole lubatud ja mõnel juhul saab seda teha ainult pearaamatupidaja järjekorras.

Esmaste dokumentide arestimine, raamatupidamisregistrite, raamatupidamisaruanded ja ettevõtete saldod, institutsioonid saavad teostada ainult uurimise, esialgse uurimise, prokuratuuri ja kohtute asutused nende asutuste dekreedi alusel vastavalt Praegune kriminaalmenetluse seadusandlus. Tagasivõtmine väljastatakse protokolliga, mille koopia antakse ettevõtte, institutsioonide asjakohase ametniku kätte saanud. Mis luba ja esindajate juuresolekul vabastusorganite, asjaomaste ametnike ettevõtte institutsioonid võivad eemaldada koopiad üksikasjad põhjused ja kuupäeva nende tühistamise. Kui on olemas ebausaldusväärsed dokumendid (ei ole uimastatud, mitte nummerdatud jne), siis loal ja esindajate juuresolekul, mis toodavad tagasivõtmise, asjaomaste ettevõtete ametnikud, võivad institutsioonid need mahud tagastada (teha inventuuri, lehtede, lehtede Vajutata, kinnitage oma allkiri, pitser).

Isikliku dokumentatsiooni salvestuse järjekord

Personali dokumente saab hoida organisatsiooni personali teenistuses või arhiivis. Töötajate dokumenteerimise järjekorda reguleerivad tööalaste õigusaktide individuaalsed sätted seoses eri liiki dokumentatsiooniga.

Niisiis, näiteks kunstis. Vene Föderatsiooni töökoodeksi 87 asutas tööandja kohustuse tagada töötaja isikuandmete ohutus. Töötaja isikuandmed on tööandjale vajalikud andmed seoses töösuhetega ja seotud konkreetse töötajaga (Venemaa Föderatsiooni töökoodeksi 85). Isikuandmete hulka kuuluvad isiklikul juhul sisalduv teave.

Tööandja isikuandmete salvestamise kord kehtestab tööandja vastavalt TC RF ja teiste föderaalseaduste nõuetele (Venemaa Föderatsiooni tööseadustiku 87) nõuetele. Järelikult peab tööandja väljastama vastava kohaliku regulatiivse seaduse, mis reguleerib isikuandmete säilitamist ja kasutamist ning tagades nende kaitse ebaseadusliku kasutamise või kahjumi eest.

Õigusaktid ei kehtesta konkreetseid nõudeid ruumi seadmetele, kus isikuandmeid tuleks salvestada. Vahepeal, et vältida volitamata juurdepääsu isikuandmetele töötajatele, on soovitatav varustada ruumi, kus andmed salvestatakse lukustatud riidekappide salvestamiseks paberil. Tööandja peab asutama kohaliku regulatiivse akti paigutuse nõuded, kus töötajate isikuandmed salvestatakse ja nende säilitamise tingimused. Samuti tuleks meeles pidada, et töötaja isikuandmeid salvestatakse dokumenteeritud kujul, mille laadi määrab ka tööandja.

Tööribade vormide ladustamiseks esitatakse eraldi nõuded. Tööribad ja vooderdised selles šampoonina range aruandluse tuleks hoida seifides, metallkappides või erilistes ruumides, võimaldades neil tagada nende ohutus (klausel 42 määruste ja ladustamise töö- ja ladustamise tööraamatud, punkt 6.2 käsitlevate dokumentide ja dokumendi sätete ja dokumendi sätete punkti 6.2. Juhtimine raamatupidamises, heakskiidetud NSV Liidu rahandusministeerium 29.07.83 nr 105).

Dokumentide liigid ja nende ladustamise ajastus

Vastavalt artikli 4 lõikele 4. Vene Föderatsiooni maksuseadustiku maksusoodustuse maksuseadustiku maksuseadustiku maksuseadustiku kohta võib katsetada perioodi jooksul, mis ei ületa kolmele kalendriaastatele, mis tegi auditi läbiviimise otsuse. See periood korreleerub dokumentide ladustamisperioodiga, mis on kehtestatud P.P. 8 lk. 1 Art. 23 NK RF, - neli aastat.

Oluline on, et ohutusnõuete rikkumise tõttu maksumaksja dokumentide puudumine annab maksuinspektsioonile õiguse määrata maksusumma maksta eelarve lahendamisele. See õigus on tingitud P.P. sätetest. 7 lk. 1 Art. 31 NK RF. Kooskõlas Venemaa Föderatsiooni põhiseaduskohtu õiguslikule asukohale, milles on sätestatud 5.07.05 nr 301-O määratluse määratlus, ei saa maksumaksjate õiguste rikkumiseks pidada hinnangulist teed mõistliku kohaldamisega seotud maksude arvutamise eest . Selle lähenemisviisi õigsust kinnitas Venemaa Föderatsioon 03.03.10 määratluse määratluses. Ei/ава-5/10.

Mis puudutab Riigi Inspektsiooni kontrollperioodi tööjõuperioodi jooksul, tuleb märkida, et selliste kontrollide küsimustes reguleerivad määrused ei kehtesta ajavahemikku, mille jooksul organisatsiooni võib katsetada tööalaste õigusaktide järgimise. Sellega seoses võib järeldada, et katseperiood peaks olema seotud dokumentatsiooni säilitamise ajaga.

Dokumentide kahjum

Organisatsiooni dokumentide kaotus võib toimuda erinevatel põhjustel: tulekahju, varguse, kadumise korral jne.

Kui peamiste dokumentide surma või kadumise korral määrab organisatsiooni juhataja komisjoni uurima kahjumi põhjuseid, surma põhjuseid, kus vajaduse korral uurimisorganite esindajad, kaitse- ja riigi tulekahju järelevalve NSVLi 07/29/83 nr 105 rahandusministeeriumi poolt heaks kiidetud raamatupidamises heakskiidetud dokumentide ja dokumentide voolu punktis 68.

Vastavalt artikli lõikele 2. 12 Seaduse nr 129-ФЗ katastroofi korral, tulekahju või muid äärmuslikest tingimustest põhjustatud hädaolukordadest tuleb läbi viia inventuuri. Läbitud varude tulemused on raamatupidamise kajastamise kajastamise aluseks.

Inventuuri läbiviimise kord ja tulemuste kajastamise meetod on kehtestatud Metodoloogilised juhised varade ja rahaliste kohustuste loeteluga, mille on heaks kiitnud Venemaa rahandusministeeriumi 13. juuni 1995. aasta no. 49. lisaks Organisatsiooni juht peaks võtma meetmeid, et taastada need esmased dokumendid, mille suhtes kohaldatakse restaureerimist ja ladustamist seadusega kehtestatud tähtaja jooksul. Näiteks saab pangakontode rahavoogude koopiaid taotleda pankadest, kus organisatsiooni kontod on avatud; Lepingud, toimingud, arved saab taotleda vastaspooltelt jne. (Vene Föderatsiooni UMNSi kiri Moskvas 13. september 2004 nr 26-12 / 43411).

Dokumentide hävitamine

Organisatsiooni dokumentide hävitamine toimub vastavalt organisatsiooni arhiivide töö põhireeglite nõuetele (kinnitas Rosarhiv Collegium 6. veebruaril 2002). Hävitatud reeglina dokumendid aegunud ladustamise perioodil.

Detailid hävitamise kohta valib eksperthinnangu. Samal ajal koostatakse ekspertide komisjon hävitamise dokumentide jaotamise seadusega. Ajalise ajavahemiku ajutise ladustusajaga juhtumite inventuuri on seadusega seotud. Asjade ekspertkomisjoni tuleks kaaluda asjade ja tegude tegemist ühe kompleksi ja organisatsiooni juht heaks kiitnud. Heakskiidetud seaduses sisalduvad juhtumid hävitamise dokumentide jaotamise kohta eraldatakse muudest juhtudest ja neid säilitatakse spetsiaalselt reserveeritud kohale. Valitud dokumendid valitakse hävitamiseks ja sektsioonide hulka kuuluvad hävitamisele.

Esitatakse järgmine organisatsiooni dokumentide hävitamise kord. Kaustad dokumendid (tegude) hävitatakse edastatakse töötlemiseks (kõrvaldamine). Enne kaustade edastamist dokumentidega pakendatakse ja vajalikud juhtudel suletakse.

Hävitatud juhtumid edastatakse ringlussevõtuks (kõrvaldamine). Juhtumite ülekandmine on koostatud läbipääsu vastuvõtmisega, mis näitab üleandmise kuupäeva, paberijäätmete paberi käsitsi tõmmatud ja kaal. Laadimis- ja kõrvaldamise käsutuses viiakse läbi arhiivdokumentide ohutuse tagamise eest vastutava töötaja kontrolli all.

Ekspertkomisjon peaks kindlaks määrama kõikide dokumentide hävitamise fakti (töötlemiseks edastamine) ja koostama teise toimingu dokumentide hävitamise kohta. Arve on seotud seadusele, mille kohaselt edastati dokumendid töötlemisele. Käesolev seadus kiidab heaks ka organisatsiooni juht. Tegevus dokumentide jaotamise jaotamiseks koos diskretsioonide abil, dokumentide hävitamise toiming salvestatakse formatiivis ettevõtte arhiivis.

Vastutus dokumentide ohutuse eest

Seoses raamatupidamis- ja aruandlusdokumentidega kehtestatakse õigusaktidega halduslikud vastutuse dokumentide ladustamise ajastamise ajastamise eest Art. 15.11 Haldusseadustiku. Selle Norma sõnul on raamatupidamis- ja raamatupidamiseeskirjade raske rikkumine ning raamatupidamisaruannete esitamine ning raamatupidamisdokumentide ladustamise korraldus ja tähtajad toovad välja haldusliku trahvi määramise ametnikele summas kaks kuni kolm tuhat rubla .

Samal ajal vastutab organisatsiooni juht esmaste raamatupidamisdokumentide säilitamise korraldamise eest, raamatupidamisregistrite ja finantsaruannete säilitamise korraldamise eest organisatsioonis (seaduse nr 129-FZ artikli 17 osa 3 osa).

Lisaks võib nende kahjumi põhjustanud dokumentide ladustamise järjekorra rikkumine kaasa tuua kunstiõiguse maksukohustuse. 120 või 126 NK RF.

Kunsti norm. 120 Venemaa Föderatsiooni maksukood kehtestab maksukohustuse sissetulekute raamatupidamiseeskirjade ja (või) maksude ja (või) maksustamise objektide eest. Samal ajal, raamatupidamistulude ja kulude ja maksuedu eeskirjade bruto rikkumise all kunsti jaoks. 120 Vene Föderatsiooni maksuseadustiku viitab põhiliste dokumentide puudumisele või arve puudumise või raamatupidamisregistrite puudumisele. Selle rikkumise eest karistus on 5000 kuni 15 000 rubla. Sõltuvalt rikkumise kestusest. Kui rikkumine viitas maksu maksmata jätmisele, siis trahvisumma on 10% tasumata maksu summast, kuid mitte vähem kui 15 000 rubla.

Karistuste kohaldamine Art. 120 Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku põhjendatud, kui dokumentide ladustamise korra rikkumine nende kahjumite kaotamiseks, mis kinnitasid vahekohtumenetlused.

Näiteks FAS Põhja-linnaosa otsuses 4.08.04 juhul nr A13-4401 / 03-11 näitab õiguspärasust kasutamise trahvi kunsti. 120 Venemaa Föderatsiooni maksukood tingitud asjaolust, et ühiskond ei taganud tulekahju poolt hävitatud esmaste raamatupidamisdokumentide ohutust ja taastamist. Sarnane positsioon järgib Moskva linnaosa FAS-i 23.09.08 otsuses. Nr KA-A40 / 8513-08-2 juhul nr A40-52908 / 07-115-325.

Kunsti norm. 126 maksuseadustiku Venemaa Föderatsiooni kehtestab vastutuse ilma esitamata jätmise maksuhaldur vajalikud dokumendid maksukontrolli. Selle rikkumise eest karistuse määratakse summa 50 rubla. Iga ettenägematu dokumendi puhul.

Siiski tuleb märkida, et vastutuse kohaldamine kunsti. Vene maksuseadustiku 120 ja 126 sõltub rikkuja süüst. Seega olukorras, kus dokumentide kaotus ei toimunud maksumaksja süü tõttu, on vastutuse kohaldamine põhjendamatu.

Mis puudutab personali dokumentatsiooni säilitamise eeskirjade rikkumist, võib organisatsiooni kohaldada organisatsiooni ametnike suhtes organisatsiooni ametnike suhtes. 13.20 Haldusseadustiku. Selle standardi kohaselt hõlmab ladustamisreeglite rikkumist, pikap, raamatupidamise või arhiivokumentide kasutamist haldusliku trahvi hoiatuse või määramise ametnikele - 300-500 rubla.

Personali materjalid

Töötajate säilitamise tingimused ja nendega seotud dokumendid

Personali ja nendega seotud dokumentide säilitamisaeg, mis tavaliselt tegeleb personaliteenusega, leiate "riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide protsessis moodustatud mudelijuhtimise arhiivokumentide loendist, mis näitab nende ladustamise ajastamist," Kinnitatud Rosarhiva tellimusega alates 20.12. 2019 N 236.

Teeme selle dokumendi väljavõtte välja.

Federal Arhiiviagentuur

Tellimus

Tüüpiliste juhtide arhiivide dokumentide heakskiitmise kohta, \\ t

Vastavalt 22. oktoober 2004, N 125-FZ "föderaalseaduse artikli 6 3. osa 3. osa Vene Föderatsiooni arhiivitegevusele" (Venemaa Föderatsiooni õigusaktide kohtumine, 2004, N 43, Art. 4169; 2018, N 1, Art. 19), lõik 6 paragrahvi 6 määrustega seotud föderaalse arhiiviagentuuri poolt määratud määruse presidendi määruse 22. juuni 2016 N 293 (Venemaa Föderatsiooni õigusaktide kohtumine , 2016, N 26, Art. 4034; 2018, N 52, Art. 8239), Order:

Kinnitatakse lisatud nimekirja mudeli juhtimise arhiivokumendid, mis on moodustatud riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide protsessis, märkides nende ladustamise ajastus.

Pea

A.N.Artizov

Heakskiidetud

tellimus

Federal Arhiiviagentuur

12/20/2019 N 236

Tüüpiliste juhtide arhiivide dokumentide loetelu, \\ t
Moodustatud riigiasutuste tegevusprotsessis, \\ t
Kohalikud omavalitsused ja organisatsioonid
Märkides nende ladustamise ajastus

I. Üldsätted

1.1. Riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevusprotsessis olevate tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu, mis näitab nende ladustamise ajastamist (edaspidi "loetelu) vastavalt 22. oktoobri artikli 6 artikli 6 3. osa kohaselt. , 2004 N 125-FZ "Arhiivitegevuse kohta Vene Föderatsioonis" (Venemaa Föderatsiooni õigusaktide kohtumine, 2004, N 43, Art. 4169, 2018, N 1, Art. 19). 19), alapunktis 6 \\ t Föderaalse arhiiviameti määruste punkt 6, mille on heaks kiitnud Vene Föderatsiooni presidendi dekreet 22. juunist 2016 N 293 (Vene Föderatsiooni õigusaktide kohtumine, 2016, N 26, Art. 4034; 2018, N 52, Art. 8239), võttes arvesse föderaalseaduste sätteid, Venemaa Föderatsiooni muude regulatiivsete õigusaktide sätteid, millega kehtestatakse Venemaa Föderatsiooni ja teiste arhiivfondide arhiivfondi dokumentide säilitamise, valimise, raamatupidamise ja kasutamise eeskirjad Arhiivdokumentide säilitamise koostis ja ajastus.

1.2. Nimekiri sisaldab tüüpilisi juhtide arhiividokumente (edaspidi dokumendid), mis on loodud riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse ajal sama tüüpi (ühiste või enamamate) juhtimisfunktsioonide rakendamisel, sõltumata nende organisatsioonilistest ja õiguslikest vormidest ning omandiõiguse vormis, mis näitab säilitusaega.

1.3. Loendi kasutamise mugavuse huvides koostatakse kursorit sellele, kus dokumentide tüübid ja nende sisu viidates vastavate artiklite numbritele on loetletud tähestikulises järjekorras.

II. Tüüpiliste juhtide arhiivide nimekiritegevusprotsessis moodustatud dokumendidriigiasutused, kohalikud omavalitsusedja organisatsioonid, mis näitavad nende ladustamise ajastamist

(Ekstraheerimine)

________________

1 Storage termin "pidevalt" tähendab, et need dokumendid moodustatud tegevus allikate omandamise allikate või munitsipaalarhiivide suhtes pidev ladustamine nende arhiivide pärast aegumist nende ajutise ladustamise ajal organisatsioonides. Nende dokumentide säilivusaeg organisatsioonides, mis ei ole riigi või munitsipaalarhiivide värbamise allikad, ei saa olla vähem kui kümme aastat.

Kõlblikkusaeg "enne organisatsiooni likvideerimist" tähendab, et need dokumendid salvestatakse organisatsioonis enne selle likvideerimist, olenemata sellest, kas see organisatsioon on riigi või kohaliku omavalitsuse omandamise allikas või mitte. Organisatsiooni likvideerimisel kehtivad need dokumendid ekspertiisi väärtuse ja võimaliku kaasamisega Venemaa Föderatsiooni arhiivifondile.

Kõlblikkusaeg "vajalikkuse huvides" ei saa olla väiksem kui üks aasta.

Säilitamisaeg EPC-kaubamärgiga tähendab, et kindlaksmääratud dokumendid pärast väljakujunenud ladustamise perioodi lõppu saab valida alaliseks ladustamiseks.

2 EPK - ekspert- ja kontrollkomitee.

3 Edaspidi tähendab järgneva säilivusaeg 50/75 aastat, et tööotsuses tehtud kindlaksmääratud dokumendid enne 1. jaanuari 2003 säilitatakse 75 aastat; Office'i töö lõpetamine pärast 1. jaanuari 2003 salvestatakse 50 aastat. Need dokumendid moodustatud aktiivsuse protsessi allikate värbamise riigi ja munitsipaalarhiivide arhiividokumentide suhtes väärtuse ekspertiis pärast väljakujunenud ladustamise ajal. Riikliku avaliku teenistuse kodanikuteenistuse läbisõiduga seotud personali dokumendid säilitatakse riigiasutustes, kus kodanikud on läbinud kodanikuteenistuse, mis ei ole riigi avaliku teenistuse, 75 aasta jooksul pärast avalikkuse lõpetamist Teenus väärtuse dokumentide läbivaatamisega pärast kindlaksmääratud ladustamise perioodi aegumist (22. oktoober 2004 N 125-FZ föderaalseaduse artikkel 22.1 "Arhiveeritud Vene Föderatsioonis").

Põhiküsimused:

Kuidas muutis föderaalne seadus dokumentide säilitamise personali?

Milliseid dokumente viitavad personali dokumentide rühmale?

Kuidas tuleks dokumentide säilitamise heakskiidetud dokumendid heaks kiita?

Venemaa president V.V. Putin 03/02/2016 allkirjastatud Federal Seadus nr 43-FZ "Föderaalseaduse muutmise kohta" Vene Föderatsiooni arhiivipiirkonna "(edaspidi" Federal Seadus nr 43-FZ). Seadus jõustus 03/13/2016.

Kaks olulist muudatust

1. Federal Seaduse nr 43-FZ muudatused Federal Seadusele 10/22/2004 nr 125-Fz "Arhiivipiirkonnale Vene Föderatsiooni" (edaspidi "Federal Seadus nr 125-FZ) puudutab kunsti. 22 "Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ajutise ladustamise tingimused enne nende üleandmist püsivale ladustamisele": sub. "B" Käesoleva artikli punkt 4 ei reguleeri enam personali dokumentide säilitamisaega.

2. Federal Seadus nr 125-FZ täiustatud Art. 22.1 "Personali dokumentide ajutise säilitamise ajastus"Kui personali dokumentide uus säilivusaeg on 50-aastane. See puudutab alates 2003. aastast loodud dokumente, välja arvatud riigiteenistujate töötajate dokumendid (mitte tsiviil- ja mitte-kohalikud).

Nüüd on personali dokumendid tavapäraselt jagatud kolme kategooriasse.

• loodud kuni 2003. aastani

Kõlblikkusaeg - 75 aastat; ei muutunud;

• loodud alates 2003. aastast

Kõlblikkusaeg - 50 aastat; muutunud;

• moodustatud seoses kodanikuteenistuse kodanike läbisõiduga, mis ei ole riigi avaliku teenistuse, alates 2003. aastast

Kõlblikkusaeg - 75 aastat; ei muutunud.

Meie sertifikaat

Varem oli selliste dokumentide ajutise ladustamise aeg arhiivis 75 aastat alates juhtumi sulgemise kuupäevast (dokumendi loomine) kõigi organisatsioonide jaoks.

Isiklikud dokumendidloodud kuni 2003. aastani ja alates 2003. aastast, pood(Osad 1, 2, art. Federal Seaduse nr 125-FZ 22.1):

• riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides, mis haaravad riigi ja kohalike arhiivide värbamise allikaid arhiivide dokumentide abil;
• riigi ja kohalike omavalitsuste arhiivides, mis saavad dokumente likvideeritud riigiasutuste, kohalike omavalitsuste, riigi, kohalike omavalitsuste ja valitsusväliste organisatsioonide töötajate kohta;
• teistes organisatsioonides (AO, LLC jne).

Küsimus teemal

sõjaväeteenistus. Neil on määratud sõjaväelised auastmed (näiteks Venemaa Föderatsiooni kaitseministeeriumi töötaja, Venemaa FSB, Venemaa FSB);

Õiguskaitse teenus. Kodanikud, kes on õiguskaitseteenistuses (siseministeerium, narkootikumide kontrolli föderaalne teenus) on spetsiaalsed pealkirjad ja jahe auastmed (näiteks politsei leitnant, siseteenistuse kapten, peamine õiglus);

federal State Service. Need on näiteks prokuratuur (prokurörid, prokuröride asetäitja ja prokuröride assistendid), Vene Föderatsiooni uurimikomitee (uurimisorganite juhid, asetäitjad ja uurijad) jne.

Küsimuse ajaloost

2014. aastal, Venemaa Föderatsiooni Kultuuriministeerium koos Federal Arhiiviametiga (Rosarhiv), koostatud ja esitatud Vene Föderatsiooni valitsusele "Mõiste arhiiviüksuse arendamise kontseptsioon Vene Föderatsioonis ajavahemiku jooksul kuni 2020 "(edaspidi mõiste). 4. jaos mõistete "peamised rakendamise peamised sihtkohad" hõlmab tähtaegade vähenemist. Töötajate dokumentide säilitamine: "Eelkõige pakutakse välja regulatiivsete õigusaktide eelnõud ette: vähendada personali dokumentide säilitamise aega 75-20 aastat. "

Arhiiv mõlema osakonna ja riigi (munitsipaal) arhiiv, see teave põhjustas hämmelduse ja hirmu. Mitmed looduslikud küsimused tekkisid: miks see nii radikaalselt vähendab säilitusaega? Täpselt, milliseid dokumente töötajad vähendavad säilivusaja? Kas selline vähendamine põhjustab sotsiaalse sfääri negatiivseid tagajärgi?

Võib eeldada, et kontseptsioon pandi mõistesse vähendada riigi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi ladustamisega kantud dokumentide arvu, kui likvideerimine, ümberkorraldamine, finants- ja majandustegevuse lõpetamine, organisatsioonide pankrot, osakonnad, osakonnad. Eelmise sajandi 90-ndate keskpaigast aktsepteeris organisatsioonide likvideerimise protsess katastroofilise iseloomuga. Arhiivid ei toimetanud personali dokumentide mahuga, mis tuleks ladustada. Küsimus tekkis optimeerimise ja vähendamise dokumentide füüsilise mahu vähendamine osakondade säilitamise organisatsioonide arhiivides. Eeldati, et arhiivis salvestatud dokumentide mahu vähendamine võimaldab vähendada avaliku ja munitsipaalarhiivide sisenevate dokumentide summat. Keegi ei tühistanud arhiivi riiuli probleemi, sest arhiivid ei ole kummi, paljudel ei ole vaba ruumi.

Tuleb märkida, et umbes samal ajal hakkas ta suurendama personali dokumentide säilitamise tähtaegu.

Varem vastavalt standarddokumentide loetelu esitatud riigikomisjonide, ministeeriumide, osakondade ja teiste institutsioonide tegevuses, organisatsioonides, ettevõtetes, märkides ladustamisaega (heakskiidetud NSVL juhtpositsiooni 08/15/1988; lisaks - a 1988. aasta nimekiri), säilivusaeg dokumentide kategooriad olid 75 aastat vana EPK miinus vanus. Rakenduse suunistes, 1988 leiate sellist teavet: "Installitud dokumentide puhul on 75-aastase säilivusaeg" EPK-is toimunud säilitamise perioodi kalkulaator, võttes arvesse, võttes arvesse vanust Isik (tähistab täht "b") juhtumi lõpus. Juhtumi säilitamise kestus pärast selle lõppu peaks olema võrdne 75-aastase erinevusega - "B", kus "B" on kohtuasja lõpuks isiku vanus. " See tähendab, et kui inimene oli 75-aastane, võib tema dokumentide dokumente hävitada. Näiteks 2000. aastal oli võimalik hävitada dokumendid, 1925. aasta sünni töötajad, 2000. aastal olid nad 75-aastased. Eeldati, et isik oli juba selle vanuse pensioni teinud, ta ei vaja töökogemuse, palkade kinnitust jne.

2000. aastal kinnitas Venemaa kultuuriministeeriumi määrus 25. augustil 2010 nr 558 uue riigihalduse arhiivdokumentide nimekirja, mis on esitatud riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide protsessis, mis näitab ladustamise ajastamist (edaspidi - \\ t Nimekiri) ja isikliku koostise dokumentide säilivusaja on muutunud. Uus termin - 75 aastat pärast juhtumi sulgemist (dokumendi loomine).

Uue nimekirja dokumentide salvestamise ajastamise ajastamise suurendamine väideti asjaoluga, et riigi ajalugu on vaja säilitada üksikute kodanike eluloome näites ning säilitada selle ajaloo eraldi inimese perekond.

2010. aastal suurendab uus nimekiri isiklike taotlevate dokumentide ladustamise dokumentide (näiteks tööraamatute) ladustamisest. Kahtlemata oleks see algatus positiivne, kui ta tugineb tegelikule materjalile ja tehnilisele alusele. Riik ei olnud siiski valmis suurendama uusi valdkondi loomise kulusid dokumentide salvestamiseks personalile.

Probleem ladustamise, meie arvates oli vaja lahendada optimeerides koostise ajutiste dokumentide (rohkem kui 10 aastat) ladustamise perioodil. Praegu on personali dokumentide koosseisu optimeerimiseks eeltingimused. Vastavalt föderaalseadusele 01.04.1996 nr 27-FZ "üksikisiku (isikupärastatud) raamatupidamises kohustusliku pensionikindlustuse süsteemis" on loodud ka individuaalse isiku raamatupidamise teabebaasi, selle teabe täiendatakse iga kindlustatud isiku vastu töö ajal.

Pensionifond teeb Venemaa Föderatsiooni pensionifond oma osakondade arhiivide elektrooniliste andmebaaside ja dokumentide kohta. Individuaalse isikupärastatud raamatupidamise teavitamisbaasi, mis teeniti 2003. aastal Venemaa Föderatsiooni valitsuse sõnul, vähendades personali dokumentide aja säilitamise ajast 75-20 aastat, vähendab nende sisu kulusid riigi ja munitsipaalarhiivides; Riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse arhiivid, organisatsioonid, olenemata omandiõigusest. Lisaks täiendavad piirkonnad ilmuvad nendes arhiividesse dokumentide vastuvõtmiseks alaline ladustamine.

Seaduse eelnõu arutamisel "Föderaalseaduse muutmise kohta" Arhiveeritud Vene Föderatsioonis "" "Pärast 2003. aastat loodud dokumentide esimeses lugemistest tehti ettepanek kehtestada 20-aastase säilivusaeg. Kolmanda lugemise tõttu kasvas arve siiski selle perioodi 50 aastani. Usume, et seda saab vaadelda tervise mõttena hetkese sooviga säästa raha sotsiaalsetele kulutustele.

Niisiis peaks FZ-43 föderaalse õiguse jõustumise hetkest juhtumite moodustamisel ja organisatsiooni arhiivile üle kanda märkima uue säilivusaja. Juhtumite koostamisel on vaja eraldada dokumendid kaheks osaks vastavalt dokumendi loomise kuupäevale ning kirjelduste puhul eraldi dokumentidest, millel on 75-aastane ja 50-aastane ladustamine periood.

Lisaks tundub, et see ootab nimekirja muutusi.

Arvamuse ekspert

I.v. ZHURAVLEVA,

teaduslik toimetaja ajakirja "personali lahenduste"

Me juhime tähelepanu asjaolule, et dokumentide salvestamise tähtajad on nüüd ette nähtud, et see ei kuulu töötaja vallandamisele, vaid loomise kuupäevast. " Organisatsiooni kõrvaldamise korral kantakse dokumendid kantakse arhiivi säilitamise ajal kindlaksmääratud ajavahemiku jooksul.

Ajavahemikuks 2003-2015 heaks kiidetud juhtumite nomenklatuur. Loomulikult ei ole vaja redo, vaid 2016. aasta juhtumite nomenklatuuri, nagu tundub meile, peate kohandama ja uuesti kinnitama.

Tuletame meelde, et tööraamatute säilivusaeg 2010. aastal on vastupidi suurenenud 50-lt 75-aastasest (riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevusprotsessis moodustatud standardjuhtimise arhiivokumentide loetelu, märkides ladustamispäevad, \\ t Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldus on heaks kiidetud 25.08.2010 № 558). Lisaks ei kuulu tööraamatud tööandjate poolt loodud personali dokumentidele, kuna need on töötajate "tõelised isiklikud dokumendid" (vt nimekiri). Järelikult jääb nende ladustamise tähtaeg 75 aastat.

Tabelis on loetletud peamised tüüpi dokumendid personali, samuti dokumente oma konto (ajakirjad, registreerimine raamatud jne) vastavalt nimekirja ja loetletud oma ladustamise ajal pärast jõustumist Federal Seaduse nr 43-FZ .

Kuna nimekirjas olevaid muudatusi ei ole veel tehtud, näitavad isikliku koostise dokumentide ladustamise vanad kuupäevad veerudes 3, 4, 5 tabelid ja veergudes 6, 7, 8 - uus (muudetud).

Märge

Personali dokumentide säilitamise ajal (veerud 6, 7, 8) määramine, autor väljendab ainult selle küsimuse nägemust. Võib-olla nimekirja muudatuste tegemisel saavad mõned töötajate dokumentide kategooriad 75-aastased säilivusaeg ja mitte 50-aastased või säilitusaeg vähendatakse pärast 2003. aastat loodud dokumentidesse ja millel on ladustamisperiood "Post. 50 aastat.

S.v. Tikhanovich,

Riigi arhiivi osakonna juhataja

Lisateave:

• Vastutus arhiivide dokumentide ladustamisstandardite rikkumise eest: kohtupraktika

• Uus regulatiivne dokument: dokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise eeskirjad organisatsioonide arhiivides