Loendades dokumendihalduse mahtu. Dokumendi voolu kontrollimine dokumentide täitmise üle

Dokumendi toimimist liikumisena tuleks eristada dokumentide haldamise mahust, mida väljendab organisatsiooni poolt saadud dokumentide koguarv ja luuakse selles teatava ajavahemiku jooksul. Dokumentide haldamise koguses on vaja arvesse võtta kõiki sissetulevaid, väljaminevaid ja sisemisi dokumente ning kõiki koopiaid, mis on tehtud tööriistade ja kontoriseadmete vahenditega.

Dokumendi vooluhulk - üks peamisi kvantitatiivseid parameetreid, millel on standardnumbri arvutamisel kindlaksmääramine ja tehniliste vahendite vajadused dokumenteerimisprotsesside tagamise vajaduse korral, samuti Dou teenuse struktuuri moodustamisel. Lisaks näitavad dokumendihalduse mahu näitajad teataval määral organisatsiooni ulatust, suhete mahtu ja olemust teiste organisatsioonidega (institutsioonide, ettevõtete). Dou teenuse kohustus on dokumentide haldamise mahtude korrapärane analüüs, et optimeerida dokumentide haldamise tehnoloogiat ja töötajate töökoormust ning ülemäärase kirjavahetuse võimalikku vähendamist ja elektroonilise tehnoloogia vahetuse kasutamist konkreetsete teabevahetuse jaoks.

Kasutage andmeid dokumendi voolu mahu kohta on vaja hoolikalt. Sageli nimetatakse paberivabade mahtu registreeritud dokumentide arvuna (dokumendihalduse summa, mis kajastab dokumendihalduse summa) ja dokumentide arvu, sealhulgas nende koopiaid (indikaator, mis iseloomustab kopeerimisteenuse töö ja ekspedeerimist).

Dokumentide haldamise maht arvutatakse andmete raamatupidamisandmete põhjal ekspeditsiooni või kontori kohta, st esialgses töötlemis- ja kõrvaldamissagemistes, samuti kontoritöö registreerimisvormide ja struktuuriüksuste registreerimisvormide kohta. Kuna registreerimine toimub teatavate dokumentide rühmade raames (tellimused, protokollid, kirjavahetus, aruanded, konsulteerivad kodanikud jne), siis tuleks dokumendihalduse arvutamisel läbi viia spetsiaalsed registreerimissaitidel.

Üldiselt heakskiidetud meetodi arvutamise dokumentide haldamise näeb ette selle ulatuse väljendamise, kus originaalide arv märkida originaalide arv ja nimetaja - koopiate arv. Kuid saadud tulemus on valed - paljud dokumendid on koostatud mitme lehekülje kohta, mis selle lähenemisviisiga ei mõjuta üldist tulemust. Dokumentide peamine arvutusreegel on ühekordne.

Office'i töö teenus on korrapäraselt (kord kord kord aastas), mis moodustavad aruandeid dokumendihalduse suuruse kohta, kui ka kvantitatiivsetel andmetel antakse dokumendihalduse mahu analüüs. Selline teave võimaldab teil luua teatud kasvu mustrid ja dokumendihalduse seisund, selle muudatused. On kindlaks tehtud, et dokumendi voolu tihedus muutub oluliselt aastas, kvartalis, kuu, nädalat (joonis 9). Nende ajasegmentide alguses saadetakse sissetulevate dokumentide arv lõpuni - saadetud. Lisaks hooajalistele kõikumistele võib dokumendihalduse mahu muutust seostada organisatsiooni suurenemise või vähendamisega äritegevuse suurenemise ja muude sarnaste põhjuste suurendamisega.

Joonis fig. 9. Dokumendi voolu dünaamika aasta jooksul

Dokumendi raamatupidamine võimaldab:

- määrata organisatsiooni kui terviku organisatsiooni, selle struktuuriliste osakondade ja üksikute esitajate;

- määrata kindlaks teatavate dokumentide liikumisviiside vastavus struktuuriüksuste või ametnike ülesannetele ja ülesannetele;

- arendada meetmeid, et parandada töötlemisdokumentide töötlemist üldiselt või nende individuaalseid toiminguid;

- kehtestada vajaliku teabe optimaalne summa ja piisav kontrollseadme toimimiseks;

Selge, nii lihtne kui võimalik ja kõige tähtsam, tõhusa dokumendihalduse skeemi organisatsioonis (allpool toodud näited) on aluse aluse aluseks tahes äri. Kuid praktika näitab, et kõik töötajad ei mõista vajadust nõuetekohase täitmise ja õigeaegse liikumise vajadust.

Kuidas lihtsustada dokumendi voolu ja jõu alluvaid?

Enne selle väljatöötamist on vaja lihtsustada konkreetse organisatsiooni dokumendi tööd, tuleks aru saada, millist tüüpi dokumendi liikumist kasutatakse ettevõttes ja kus töö annab ebaõnnestumist.

Niisiis, dokument viiakse läbi kahe isiku rühma vahel:

töötajad, kes toodavad teavet (pea)
töötajad töötlemise sissetulevate andmete (sekretär, logistika)

Seega jagatakse kogu dokumendi voolu:

sissetulev
interjöör
väljaminev

Saabuva dokumentatsiooni

Organisatsiooni dokumentide haldamise skeemide õige näide:

Sisemise dokumendi voolu korraldamine

Sel juhul räägime dokumentide liikumisest samas ettevõttes loodud osakondade vahel. Need võivad olla tellimused, tegutsevad.

Mis praktiliselt korraldatud dokumendi voolu välja näeb sel juhul:

Esineja on dokument ja edastab selle heakskiidule
Kõrgem ametnik pärast dokumendi allkirjastamist edastab selle organisatsiooni juhile
Pea otsustab dokumendi heakskiitmise ja edastab selle sekretärile
Ametnik pärast dokumendi registreerimist edastab ta oma esineja uuesti
Töövõtja edastab omakorda pärast otsuse täitmist täitevnimekirja sekretärile, kes teda juhtub

Väljuvad dokumendid

Dokumentatsiooni väljuv voog sisaldab juhtimisinfot, mis saadetakse väljaspool organisatsiooni (vastused sissetulevate kirjadele).

Organisatsiooni dokumentide vooluahela läbimõeldud töönäide:

Esineja valmistab dokumendi ja edastab selle otsese juhile heakskiitmiseks
Osakonna juht edastab koordineeritud dokumendi ettevõtte peale
Omakorda juhib juht heakskiidetud dokumendi töölejale, kes registreerib ja edastab ekspeditsioonilise teenuse

Dokumendihalduse kiire arvutamine

Esiteks tuleb märkida, et dokumentide haldamise mahu arvutamise ja analüüsimise eeskirjad on määratletud "dekrokriia eeskirjades", mis kiideti heaks Venemaa Föderatsiooni valitsuse dekreediga 15. juuni 2009. aasta no. 477 (millega muudetakse 07.09.2011).

Teiseks peate mõistma, et seda arvutust saab läbi viia vaid kuu, vaid üks kord iga 3 kuu järel, üks kord kuus kuud ja üks kord aastas. Igas konkreetses organisatsioonis lahendab pea sisemise korralduse abiga selle probleemi.

Samal ajal võetakse igal juhul raamatupidamis- ja registreerimisvormid arvutuse aluseks, mis on täidetud keskused.

Niisiis on üks raamatupidamisüksus:

originaaldokument
dokumendi koopia, kuid ainult siis, kui ainsuses ei ole skripti ja koopiat. Kõik muud koopiad arvutatakse eraldi.
lisatud kirjale rakendatud dokumendid (kõik peetakse koos)

Kaebusi ja ettepanekuid käsitletakse eraldi.

Seega kasutage dokumendihalduse kiire arvutamisel sellist valemit:

Dokumendi koguarv \u003d A / A1 + B / B1 + C / C1, kus:

a - vastuvõetud dokumentide arv, A1 - saadud dokumentide koopiate arv
b - saadetud dokumentide arv, B1 - saadetud dokumentide koopiate arv
c - Sisemiste dokumentide arv, C1 - sisedokumentide koopiate arv

Lihtsustada dokumentatsiooni käive

Kui dokumendihalduse lihtsustamise küsimus on terav, valige see üks valikutest:

Paberi dokumendi oja üleandmine elektroonilisele. Üks tõhusamaid viise juhtimisteabe vahetamise lihtsustamiseks on üleminek elektroonilisele dokumendile voolule. Ühtse arvuti baasil salvestatud teave on esinejatele kiirem, seda on lihtsam kaaluda, leida ja printida paberile.
Töövoo tsentraliseerimine. Duteeritud dokumentide disaini kõrvaldamiseks on peakontori sekretärile vajalik kogu dokumentatsiooni voog. Kaughallite juuresolekul tuleks välja jätta väljaminevate dokumentide registreerimine kohapeal.
Töötajate koolitus. Loomulikult ei tööta organisatsiooni dokumentide haldamise üldtunnustatud skeem töötama, kui sekretär või teised dokumentide liikumisega seotud töötajad ei saa aru, mida nad teevad. Personali alaline nihe ei saa ka juhtumile kasu, mistõttu on parem kulutada raha vanadele töötajatele kui pidevalt uusi inimesi meelitada.

"Veealused kivid" elektroonilise dokumendihalduse

Paberdokumentide üleandmine elektroonilistele liikidele - mitte niivõrd pea kapriis, kes vajab tänapäeva päeva vajadust.

Kuid selleks, et organisatsioonis dokumentatsiooni alustada virtuaalse liikumise edukalt, see on vajalik:

kasutage kaasaegset
tõlgi paberi arhiiv elektroonilise ilme juurde. Seda saab teha iseseisvalt vanade töötajate ülesande delegeerimise või eriorganisatsioonide abiga
järk-järgult süstematiseerida elektroonilist teavet

Samal ajal tuleks paberdokumentide säilitamisest täielikku keeldumist läbi viia hetkel, kui elektrooniline dokumendivool on töövalmis.

Dokumentide liikumise eeskirjade järgimine

Nõustume, see on üsna ebameeldiv jälgida, kuidas maksimaalne lihtsustatud, mis on loodud dokumendi vooluaheluse töönäites organisatsiooni taas lakkab töötama arusaamatu põhjus. Sellele ei juhtu:

tehke organisatsioonis peamine positsioon ja dokumendid
määrake iga dokumendi täitmiseks erinõuded
eraldi jälgida iga üksuse või osakonna toimimist, et teatada aega, mis neist maha jääb
Dokumentide ajastamise rikkumise eest

Oluline digressioon: Kui kõik Venemaa Föderatsiooni tööseadustiku artiklid on heaks kiitnud, siis sularaha trahve ei anta töötajatega.

Siiski on olemas alternatiivne väljund: dokumendi voolu eeskirjade esimeses rikkumises töötajale rakendatakse distsiplinaarkaristust (noomitus). Korduva rikkumise korral - finantsnuhtlus lisatasude vähendamise või tühistamise vormis (kord kvartalis).

Selline süsteem õpetab töötajaid kiiresti uutele eeskirjadele ja juht vabastab lisaprobleemidest.

Seega on dokumendi voolu dokumentide dokumentide täielik tsükkel nende heakskiidutuse hetkest () ja lõpu lõpuleviimiseni (lahkumine).

Õige skeemi dokumendihalduse organisatsioonis tagab õigeaegse töötlemise juhtimisotsuste ja tõhusa töö nii kõigi osakondade ja ettevõtte tervikuna.

Kirjutage oma küsimus allapoole

Vaata ka:

Kuidas tutvustada dokumentide koopiaid ...
Kaebus peaga ülesvoolu juhendile - ...
Tõhus müügimeetodid telefoni teel - ülevaade ...

Dokumentide raamatupidamine toimub organisatsiooni arhiivis. Milliseid kontodokumentide kogumit tuleb hoida dokumendihalduse raamatupidamise eest, me ütleme teile käesolevas artiklis.

Artiklist õpid:

Ettevõtte dokumendi voolu arvestuse peamine eesmärk on kindlaks äripaberite koguarv ja nende koosseis ning jälgida nende kättesaamist ja lahkumist.

Lisaks võimaldab raamatupidamine tagada paberite nõuetekohase hoolduse ja otsida vajalikku teavet. Raamatupidamise miinimumkomponenti nimetatakse salvestusseadmeks. See võib olla seotud eraldi paberiga, nii et nende kogu koguti ühe kaane all - nn. "Äri".

Dokumentide haldamiseks vajalikud põhidokumendid

Allpool toome nimekirja peamistest dokumentidest, mida peate alustama ettevõtte arhiivi, et tagada õige raamatupidamine. dokumendihaldus.

Konstantse ladustamise inventar. Selle äripaberi peamine eesmärk on asjade teine \u200b\u200bja koguarvuti. Kui teie organisatsioon kannab juhtumite ülekandmist riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivi, s.o. Riikliku ladustamise jaoks st. \\ t Te peate selle inventuuri tegema. Palju tavalisem juhtum on siis, kui organisatsioon vastavalt seadusele võib muuta dokumentide säilivusaeg konstantsena 10 või enama aasta jooksul. Mõnikord tähistatakse sellist mõistet "enne ettevõtte likvideerimist." Sellistel juhtudel ei ole ülaltoodud inventuuri koostamist vaja koostada.
Asjade inventeerimine
Ajutise ladustamise inventari (rohkem kui 10 aastat). See OPIS sisaldab äripabereid säilivusajaga rohkem kui 10 aastat.
Ajutise ladustamise inventari (vähem kui 10 aastat). Praktikas ei koosta see paber sageli üldse. Selle asemel kasutatakse seda iga konkreetse aasta raamatupidamisdokumentide jaoks. Sageli esineb sageli üsna sageli, et osa dokumentidest ei ületa organisatsiooni arhiivi, vaid jääb nendesse osakondadesse, kus need loodi. Need on kogu ladustamisperioodil.
Struktuuriüksuste asjade.Nende dokumentide põhjal viiakse läbi juhtumite ülekandmine organisatsiooni arhiivile, s.o. Nad on loobuvad. Isegi enne organisatsiooni üldküsimuste iga-aastase osa koostatakse neid kontodokumente.
Fondi äri.Ajalugu ettevõtte ja selle sihtasutuse sisalduvad selles kaustas. See koosneb erinevatest õigusaktidest (juhtumite hävitamise kohta kontrollide läbiviimise, riigi arhiivi ülekandmine jne). Kõik selle kausta paberid peavad asuma kronoloogilises järjekorras, nagu nad saabuvad. Piisava kronoloogia järgimise eeltingimus on sisemise inventari ja kõigi asjade ümberpaigutamise olemasolu.
Passhiivide ettevõte.Kui teie organisatsioon annab mõned juhtumid riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivi, st. Riikliku ladustamise puhul on sellise passi olemasolu kohustuslik.

Vaata ka:

Toetusdokumendid, mis on vajalikud dokumendihalduse arvestamiseks

Leht-tunnistaja ärimees. Käesoleva dokumendi eesmärk on lehtede kvantitatiivse raamatupidamise rakendamine, mis on osa juhtudest, alalist või ajutist ladustamist. Reeglina koostatakse selline laev ja tehakse kaustas äripaberite teadusliku ja tehnilise töötlemise ajal, mis tähendab nende sideainet tahkeks katmiseks.

Raamatupidamisarvestuse raamat dokumentide vastuvõtmise ja kõrvaldamise kohta.Raamatu eesmärk - Ettevõtte arhiivis dokumentide vastuvõtmise ja kõrvaldamise jälgimine kindlaksmääratud aja jooksul. Kõige sagedamini on dokumentide voolu kontrollperiood üks kalendriaasta.

Sihtasutusleht. Käesoleva dokumendi eesmärk - muudatuste kindlaksmääramine organisatsiooni nimel, raamatupidamise ja numeratsioonide nimetamise nimel, mis on arhiivis juba ladustatud juhtumite kirjelduse kirjelduse kirjelduse ja arhiivivabrikute väärtpaberite vastuvõtmise ja kõrvaldamise arvestus.

Registreeri kirjeldada.Käesoleva dokumendi eesmärk - liikide raamatupidamine ja arhiivis salvestatud juhtumite kirjeldavate juhtumite arv.

Elektroonilise dokumendihalduse raamatupidamine

Elektrooniliste dokumentide ja elektrooniliste dokumentide raamatupidamine dokumendihaldus See viiakse läbi ettevõtte kohalike regulatiivsete õigusaktide heakskiidetud eeskirjade alusel.

ED-i või ED raamatupidamisarvestuse üldkonto andmebaasi tutvustatakse iga ED raamatupidamisüksuse kohta teavet.

Ettevõtte raamatupidamise arhiivfondi osana viiakse ED läbi vastavalt raamatupidamis- ja ladustamisüksuste asjakohastele kirjeldamisele. ED-s salvestatud teabe kogus on märgitud megabaitides (MB).

Juhul kui ED teabemaht on toimiku muutmise tulemusena muutunud teisele vormingule või teisele vedajale ülekirjutamise tulemusena, hõlmab see rände toimimist ja ED-i ümberkirjutamist, mis näitab uut mahtu. Kõik tehtud muudatused kajastatakse ka uues lõplikus inventuuris, sihtasutuse leht, samuti passi lisatud arhiivi selgitav märkus.

RaamatupidamisüksusED on salvestusüksuse ja selliste mäluühikute kompleks, millel salvestatakse failid või failirühm, mis on ühe teabe või tarkvaraobjektiga. See võib olla lihtne tekst, hüpertekst, multimeediaobjekt, andmebaas, andmepank, teadmistebaas jne. ED-le lisatud lisatud dokumendid on ka ED raamatupidamisüksuse osa.

Ladustamisseade ED loetakse füüsiliselt eraldi teabevahendiks. Sõltuvalt ED-i loomise ajast võib sellised kandjad olla disketid, CD-d, kõvakettad (kruvikeerajad), USB-draivid (mälupulgad). Salvestusüksuste hulka kuuluvad ka ED-i saatedokumendid.

ED-i saabumise ajal arhiivis ladustamiseks tehakse dokumentide vastuvõtmise ja kõrvaldamise raamatus asjakohane kirje.

Iga kviitungi või kõrvaldamise ED-d on tähistatud fraktsiooni järgi: seadmes. Raamatupidamine / üksused. XP / MB.

Abistraamatupidamisdokumendid ED-i kasutamisel võib tekkida ajakiri ED-i vastuvõtmise ja kõrvaldamise raamatupidamise ja ajakirjanduse ajakirjanduse ja rände raamatupidamise ja ülekirjutamise ajakirjandusele.

Dokumentide haldamise arvestus

Dokumendihalduse maht on ettevõttesse teatud aja jooksul ettevõttesse sisenenud äripaberite arv aasta jooksul. Dokumentide haldamise arvestus on peamine eesmärk - töödeldavate ja laadimisosakondade ja töötajate teabe summa kehtestamine. See protseduur on ettevõtte tegevuste kavandamiseks vajalik, optimeerides Dou Dou ja bürootöö parandamise tööd.

Raamatupidamismaht dokumendihaldus Institutsioon on korraldatud selleks, et luua töödeldava teabe tingimuslik maht ja jaotuste ja üksikute töötajate laadimine, saades andmeid seminari parandamise meetmete kavandamiseks ja selle mehhaniseerimise kõige sobivamate tehniliste vahendite valiku kujundamiseks.

Tuleb märkida, et dokumentide haldamise suuruse määramisel tuleks arvesse võtta kõiki äripabereid.

On arusaadav, et sisu, autor, adressaat, koopiate arv, registreerimise olemasolu või puudumine, juhtumite arv, mille kaudu ei tohiks vastu võetud paberit mõjutada dokumendihalduse mahtu. Loomulikult alluvad väljaminevad, sissetulevad ja sisemised äripaberid arvutustest eraldi üksteisest. Koopiaid võetakse arvesse ka eraldi.

Seega on arhiiviuurimise koostamine ja fondi juhtumi moodustamine ettevõtte raamatupidamise peamised eesmärgid. Juhtumite ettevalmistamise korral riigis või munitsipaalarhiivile üleandmiseks, s.o. Riikliku ladustamise jaoks on oluline punkt organisatsiooni arhiivi passi ettevalmistamine.

katse

1.2 dokumentide haldamise arvestus. Dokumendi loendamise reeglid

Dokumentide haldamise maht väljendab organisatsiooni saanud dokumentide koguarvust ja loodud selles teatava ajavahemiku jooksul. 5. Dokumendi haldamise mahu all mõistetakse sissetulevate sissetulevate, lahkuvate, sisemiste ehtsate koopiate arvuna Kodanike dokumendid ja ümberkujundamine teatud aja jooksul.

Do Dou Service võib luua igasuguse dokumendi voolu lugemise sageduse: iganädalane, igakuine, kvartali, aastane.

Väljaminev, sissetulevad, sisemised dokumendid, ettepanekute ettepanekud ja avaldused alluvad eraldi raamatupidamises.

Sissetulevate ja väljaminevate arvu arvutatakse, kui arvutatakse registreerimisvormide esialgne töötlemine või saatmise dokumendid (logid). Registreerimise või valmistise kohas arvesse võetakse siseriiklikke dokumente.

Iga dokumenti võetakse arvesse ainult üks kord. Arvutamise üksuse jaoks aktsepteeritakse dokument ise. Erinevate tehniliste vahenditega tehtud dokumentide koopiad loetakse ehtsatest dokumentidest eraldi. Mitmekordistunud koopiad (koopiad) loendatakse kirjutusmasinate ja kopeerimisprotsesside töö palkidele.

Viimastel aastakümnetel soovitatakse arhiivteenistuse regulatiivset ja metoodilist arengut registreerida dokumentide raamatupidamise tulemused (ja nende koopiad) jaoks lihtsate fraktsioonide kujul, kus dokumentide arv määrab loendajale ja Nimetaja, nende koopiate arvu koopiate arv, näiteks 34/106.

Loendamistulemused tehakse dokumendihalduse mahu andmeside aruande vormis. Lisaks sellele võib seda teha nii dokumentide haldamise kvantitatiivse ja kvalitatiivse analüüsi. Dokumendi haldamise mahu arvutamisel kasutatud tulemusi kasutatakse struktuuri ja individuaalsete esinejate laadimise struktuuri ja standardse arvu määramisel .6 Dokumendi haldamise summa on vajalik ka selle arvutamiseks kasutatava kasutamise tõhususe arvutamiseks Kontoritöö mehhaniseerimise ja automatiseerimise vahendid.

1.3 Tööorganisatsioon dokumentidega

Dokumentidega töötavad kolm peamist vorme: tsentraliseeritud, detsentraliseeritud ja segatud.

Vormi valik sõltub tegevuse tegevuse, funktsioonide, organisatsiooni struktuuri iseloomust.

Dokumendihalduse tsentraliseeritud vormi kasutatakse väikese dokumendi voolu institutsioonides; Detsentraliseeritud vormis töötamise dokumendid, kõik toimingud viiakse läbi struktuuriüksuste institutsiooni; Dokumentidega töötatud töövormi kasutatakse suurtes ühendustes (institutsioonides) keerulise struktuuri ja suure hulga dokumendihaldusega. Selle vormiga osa operatsioonidest dokumentidega (vastuvõtmine, saatmine, kontroll, täitmine) võtab kontoris ja ülejäänud toimingud (registreerimine, juhtumite moodustamine, praegune ladustamine jne) teostavad struktuuriüksusi. 7

Protsessi ahela töötlemise ja dokumentide liikumise, järgmisi samme saab eristada:

Dokumentide vastuvõtmine ja esmane töötlemine;

Dokumentide esialgne ja levitamine; - dokumentide registreerimine - kontrolli teostamine; * - teave ja viide; - dokumentide ja kohaletoimetamise teostamine.8

Dokumentide liikumise kord organisatsioonis on sätestatud dokumentide edastamise skeemides, mis on välja töötatud dokumentatsiooni tugiteenuse poolt ja kinnitatakse organisatsiooni juhtimisega. (Lisa2)

Tööorganisatsioon dokumentidega on optimaalsete tingimuste loomine igat liiki töödokumentidega - alates dokumendi loomise või vastuvõtmise hetkest enne selle hävitamist või üleandmist arhiivide hoidmiseks.

Dokumendi liikumise kava

Dokumentide haldamise õige korraldamine aitab kaasa juhtimisministeeriumi juhtimisministeeriumi dokumentide operatiivsele osalemisosakonnale positiivset mõju juhtimisprotsessile tervikuna.

dokumentide teostamise edusammude ja tulemuste teavitamine. 2.1 Kontrolldokumentide avaldus dokumendi dokumenteerimise dokumenteerimise dokumendi dokumenteerimise dokumenteerimise dokumenteerimise dokumenteerimise dokumenteerimise dokumenteerimise dokumenteerimise dokumenteerimise dokumenteerimise dokumenteerimise dokumenteerimise dokumenteerimise dokumendi dokumenteerimise dokumenteerimise dokumendi dokumenteerimise kohta paremale on märgi märgi (reeglina tempel) ...

Dokumendi täitmise korraldamise analüüs

Andmed aruannetes kokku võetud kontrolli edenemise ja tulemuste kohta esitatakse organisatsiooni juhtimisele ...

Dokumentatsiooni juhtimissüsteemi analüüs ja kirjete analüüs St. Vladivostoki ettevõtte OSSP-i näitel

Iga kvaliteedi süsteemi dokumendi pärast selle heakskiitmist alustatakse raamatupidamise kaarti, kus koopia koopia, osakonna, perekonnanime ja isiku allkirja koopia sai koopia ...

Konstruktsiooni raudteeosakonna tegevus

Peamiste dokumentide liikumine raamatupidamisdokumentides (teiste ettevõtete loomine või vastuvõtmine, institutsioonide, arhiivide töötlemine, töötlemine, üleandmine) on reguleeritud ajakava järgi ...

Dokumentatsioon ja dokumendihaldus organisatsioonis

Dokumentide liikumine alates nende kättesaamise hetkest või loomisest enne nende otsuste täitmise lõpetamist, äritegevuse saatmine või rakendamine moodustavad organisatsiooni dokumendihalduse ...

Dokumendihalduse organisatsioon. Tühjade dokumentide tüübid

Mõiste "dokumendi voolu" ja termin ise tekitasid kontoritöö 20-ndatel. Suurte spetsialistide töös juhtimis- ja kontori töö valdkonnas, näiteks D.R. Pokrovsky, P.M. Kergendid ja teised ...

Elektroonilise dokumendi voolu reguleeriva organisatsiooni dokumente

Esmapilgul näib esmalt dokumentide koostamise, nende projekteerimise, raamatupidamise rakendamise kohta piisavalt rutiinset täitmise rakendamise kohta. Kuid dokumentide väljatöötamise ajalugu ja kontori töö praktika ...

Organisatsiooniline struktuur ja personalijuhtimine Sibtransnefteprodukt OJSC

Dokumendi juhtimise juht on määratud ja sellest vabastatud selle eest, et äriühingu peadirektor on majandusosakonna juhataja ja majandus- ja rahanduskomisjoni asetäitja esitamisel ...

Organisatsioonilised dokumendid ettevõtte juhtimissüsteemis

dokument nõuab dokumendi teksti organisatsioonilise moodustumise vormi, seda tuleb õigesti jätkata, et see oleks seaduslik. Organisatsiooniliste dokumentide väljastamise kord määratakse kindlaks GOST R 6 poolt ...

Unrequisite dokumendid (dokumendid, mis ei kuulu registreerimisega) hõlmavad dokumente, mis ei nõua täitmist ja mitte sisaldama viidete eesmärgil kasutatavaid andmeid: kutse, õnnitlused tähed, telegrammid, piletid ...

Kontoritöö korraldamine avalikus asutuses

Töövormi mahtude arvestus toimub selleks, et parandada töökorraldust dokumentide korraldamine ja kontoriga tegelevate töötajate optimaalse arvu arvutamine, samuti dokumentide dokumentide ratsionaalne jaotus dokumentide jaoks ...

Ettevõtte LLC tegevuse korraldamine "R.i.k." Kohvik "Louise"

Dokumendi voolu on keeruline tehnoloogiline protsess, mida iseloomustavad erinevad dokumenteerimisprotsesside ja kõigi organisatsioonide tegevusega seotud parameetrid. Töövormi korraldamine hõlmab kõiki tehinguid ...

Dokumendihalduse põhialused

Dokumendi rekvisiidid on ametliku dokumendi täitmise kohustuslik element (GOST R 6.30 - 2003). 08 - Organisatsiooni nimi ...

Juhtimisdokumentide registreerimine

Riigistandardi lisamise üksikasjade valik viidi läbi selleks, et konsolideerida ainult nende elementide dokumenteerimise praktikas, mis täidavad dokumendi traditsiooniliselt kehtestatud ülesandeid. Loomulikult ...

Projekti arendamine meditsiiniasutuse elektroonilise dokumendihalduse parandamiseks (DGKB nr 5. N.F. Filatova näites)

Praegu dokumentatsiooni reguleerimine, dokumentatsiooni korraldamise korraldamine toimub mitmetes suundades: seadusandlik reguleerimine, standardimine ...

Dokumentide haldamise mahu moodustamine toimub selleks, et saada andmeid isikliku töö personali personali arvutamiseks, tehniliste vahendite valikut töövoo mehhanismi ja arvutipõhise valiku valikut ning kohandada jaotuste ja individuaalsete esinejate laadimist dokumentidega.

Dokumentide haldamise arvestus

Dokumentide haldamise arvestust teostab organisatsiooni büroo, väljastades tulemusi viitena.

Esimene on ehitatud, võttes arvesse dokumendihalduse mahtu, organisatsiooni töötajate koguarvust ja ameti töötajate keskmise tööjõu tootlikkuse alalist tööjõu tootlikkuse koefitsienti.

Soovitused vastuvõtmiseks ja saatmiseks, kui need on tsentraliseeritud, võimaldavad teil rakendada dokumendihalduse põhireegel, s.o. Dokumendi läbimine lühim marsruudil minimaalsete ajakuludega, kuna nende toimingute tsentraliseerimine võimaldab täita dokumendid protseduuride täitmiseks kiiremini, mehhaniseerige dokumentide esialgset töötlemist ja vähendama oma tähtaegu, raamatupidamisdokumentide töötlemise kulud, raamatupidamine dokumentide haldamiseks.

Dokumendi tõend sisaldab selliseid põhiteetappe toimimist dokumentidega, vastuvõtmise, töötlemise, kirjavahetuse jaotamise ja dokumentide edastamise dokumentide haldamise ja dokumentide teostamise kontrolli all.

Dokumendi voolu koosseis ja raamatupidamine

Institutsiooni kontoris perioodiliselt (tavaliselt igakuine) moodustab kokkuvõte dokumendihalduse mahust. Dokumentide juhtimise mahu moodustamine toimub selleks, et saada andmeid salvestatud personali personali arvutamiseks, tehniliste vahendite valik tööprotsesside mehhaniseerimisel ja kohandada jaotuste ja individuaalsete esinejate laadimist dokumentidega töötamiseks.

Kuidas arvestada dokumendihalduse mahtu

Dokumenteeritud mahu moodustamine. Dokumendihalduse maht on aasta sissetulevate, lahkuvate ja sisemiste dokumentide koguarv. Dokumentide raamatupidamine on vajalik üksuste, üksikute töötajate ja organisatsiooni laadimise määramiseks tervikuna. Neid andmeid kasutatakse töökoja parandamise meetmete väljatöötamisel ja mehhaniseerimisvahendite rakendamise küsimuse lahendamisel dokumentide töötlemiseks.

Dokument Kontrollige järgmisi samme Kirjavahetuse edastamise dokumentide vastuvõtmine ja töötlemine dokumentide edastamine ja dokumentide edastamine dokumentide voolu registreerimise maht dokumentide registreerimise kohta dokumentide teostamise kohta dokumentide edasiaramise juhtumite üleandmisel.

Dokumenteeritud mahu moodustamine. Dokumendihalduse maht on aasta sissetulevate, lahkuvate ja sisemiste dokumentide koguarv. Dokumentide arvestus on vajalik üksuste, üksikute töötajate ja institutsioonide kui terviku laadimise määramiseks. Neid andmeid kasutatakse töökoja parandamise meetmete väljatöötamisel ja mehhaniseerimisvahendite rakendamise küsimuse lahendamisel dokumentide töötlemiseks. Institutsioon peaks võtma arvesse kõiki dokumente olenemata nende autorsusest, sisust, mahust, koopiatest.

Ajakirja võib kasutada tõhusalt organisatsioonides väikese summa dokumendi haldamise - kuni 1000 dokumenti aastas, samuti raamatupidamise eri liiki dokumentatsiooni vajavad erilist tähelepanu nende ohutuse.

Dokumentide mahu all mõistetakse valitud ajavahemiku jooksul registreeritud dokumentide arv, näiteks esitatud dokumentide arv ja loodud kavandatava osakonna poolt 1. aprillist 30. aprillini loodud dokumentide arv. Sest loendamise ühiku jaoks, sõltuvalt eesmärkidest, võib mõlemad dokumendid ise (originaal) võtta dokumendina (originaal) Sel juhul väljendatakse arvu lihtsa fraktsiooni abil, mille numbrit tähistab dokumentide arvu, Ja nimetaja on selle koopiate koopiate arv.

Kirjanduses oli korduvalt märkida, et ametialaste töötajate osakonna moodustamine organisatsioonides ja institutsioonides toimub tihti meelevaldselt, mis põhineb tegelike võimaluste põhjal. Kahes sama struktuuriga organisatsioonis, sama arvu töörühma, sama mahuga paberitööde arv, depropromeerijate arv kõikub suured piirid. Samal ajal täheldatakse ühes organisatsioonis personali arvu põhjendamatut suurendamist ja teises ebamõistlikku vähendamist. Selle tulemusena on viimasel juhul juhtimispersonali sisu kulud viivitamata suurenevad, kuna juhtimisaparaadi spetsialistid hakkavad iseseisvalt teostama äritegevust töö loomise, ettevalmistamise, projekteerimise, transpordi, dokumentide raamatupidamise kohta.

Dokumendihalduse maht arvutatakse ekspeditsiooni või kontori andmete raamatupidamisandmete põhjal, s.o. Esialgse töötlemise ja lähetamise valdkonnas ning kontori tööteenuse ja struktuuriüksuste registreerimisvormide valdkonnas. Kuna registreerimine toimub teatavate dokumentide rühmade raames (tellimused, protokollid, kirjavahetus, aruanded, konsulteerivad kodanikud jne), tuleks dokumentide haldamise mahu arvutamist läbi viia spetsiaalsete registreerimisvaldkondadega.

Kirjavahetuse vastuvõtmise ja saatmise alarajoon aktsepteerib, saadab ja esitab saaja kirjavahetus valmistab ette aruandeid, et juhtida institutsiooni dokumendihalduse summast dokumentide igapäevases raamatupidamises.

Dokumentide kohaletoimetamine kullerite poolt kajastatakse dokumentide edastamise ajakava, kulleri aja ja marsruutide paigaldamist. I kategooria institutsioonides - suurte struktuuriüksuste ja suurte dokumentide haldamise maht - kaks või enam marsruuti on iga kulleri taga. Ajakava institutsioonide II ja III kategooria põhineb rõngakujulise kulleri side, nii et kuller suudab pakkuda dokumente struktuuriüksuste ja võtta need ühte marsruuti.

Dokumentide voogude mahu all mõistetakse teatava ajavahemiku sissetulevate, lahkuvate ja sisemiste dokumentide arvu. Kõik sissetulevad, väljuvad ja institutsiooni sisemised dokumendid kehtivad kvantitatiivse raamatupidamise all.

Dokumentide liikumine institutsioonis toimub kullersuutise kaudu, mis hõlmab kõiki selle struktuuriüksusi. Dokumentide tarnete summa päeval sõltub dokumendihalduse ja institutsiooni tõhususe summast keskmiselt kolm korda päevas. Kulleri haakeseadise marsruudi ja dokumendi kohaletoimetamise ajakava töötatakse välja, võttes arvesse institutsiooni osakute ja teenuste koguarvu, nende asukohta põrandate, joone pikkust. Ekspedeerimine on tavaliselt iga marsruudi alg- ja lõppu. Suurtes institutsioonides saab korraldada rõngakujulist marsruudi.

Esmaste dokumentide õigeaegse vastuvõtmise kohta materjali väärtuste ja põhivara liikumise kohta (fondid), sõidukite palka ja töö dokumentide, ehitus- ja paigaldustööde mahu ja -mehhanismide töödokumendid ja avaldused jne. (vanem) ehitusorganisatsiooni raamatupidaja, kes osaleb peainseneri ja teiste osakondade juhtide osalusel, töötatakse välja dokumendihalduse ajakava. See ajakava näeb ette ühtse sisenemise raamatupidamise ja muude osakondade esmaste dokumentide kogu kuu jooksul, mis aitab kaasa õigeaegse arutelu raamatupidamise majandustegevuse ehitusorganisatsioonide ja koostamisel kehtestatud aruandluse.

Nende tootmise korraldamiseks ja nende haldamiseks vajaliku teabe suurus sõltub toodete tootmise mahust ja ettevõtte nomenklatuuri, ettevõtte juhtimise struktuuri ja korraldamise süsteemis, tootmise koolituse, planeerimise ja raamatupidamise süsteemi, dokumentide haldamise süsteemi ja raamatupidamise süsteemi. Aruandlus, vormide dokumentatsiooni ja tehnilise varustuse igasuguse tööliikide tootmise juhtimise.

Kliendi operatiivse raamatupidamise arutelu aluseks ehitamise ja paigaldamise töö mahust, seadmete omandamise kulud, muud teosed ja kulud on peamised raamatupidamisdokumendid, mis on ühiskondade vahelise agentuuri lepingu kehtestatud viisil ja tähtajad ja OJSC TsupTNEFT, tuleb kliendile üle kanda osa agendi aruandes. Kliendi osakonnad ja teenused, kontrollivad ja kontrollib dokumentide haldamise kulude ja rajatiste ehitamisega seotud töö raames (uurimistoimingud, maa lagunemise dokumendid jne), hiljemalt 2 päeva jooksul alates allakirjutamise kuupäevast , saatke neile kapitali ehitusteenuse kontrollimiseks, aruandluseks ja raamatupidamise üleandmiseks.

Mida nimetatakse dokumendi vooluks, mida mõjutab dokumendihalduse korraldamine institutsioonide, organisatsioonide ja ettevõtete büroo 2. Millised on dokumentide haldamise peamised etapid 3. Millised toimingud hõlmavad sissetulevate dokumentide esmast töötlemist 4. Kuidas õige Investeeringu tegelemine ja terviklikkus määratakse kindlaks 5. Kuidas dokumendid sorteerivad esitajatele saatma 6. Millisel ajal, kättetoimetamisdokumentide kättetoimetamine ja läbivaatamine 7. Milline on väljaminevate ja sisedokumentide edasiarendamise kord nende ettevalmistamise protsessis 8. Milliseid toiminguid teostatakse ekspeditsioonil (või sekretäril) Saada kirjavahetuse töötlemisel 9. Millistel juhtudel kasutage ümbrikuid trükitud trükkimismeetodite ja ümbrikutega. Dokumendid 12. Kuidas teostada dokumentide kohaletoimetamist 13. Mis ja kuidas teha raamatupidamismahtu Unswooborota

Dokumentide arvestus annab kvantitatiivseid andmeid dokumentide haldamise kogusumma arvutamise kohta, selle analüüs teatava ajavahemiku jooksul, dokumentide liikide kaupa, vastavalt Docucton-KAM-i andmetele vastavalt struktuuriüksustele jne.

Oletame, et audiitor kavatseb saada tõendid aruteluskonto toimingute arutelu õigsuse kohta. Lihtsaim viis seda teha, kontrollides tahket meetodit või selektiivselt kõiki selle konto toiminguid nende arutelu õigsuse jaoks raamatupidamisregistrites. Teine võimalus on ka võimalik. Audiitor leiab, et piisavalt kogenud töötaja tegeleb operatsioonide majutamisega. Spetsiaalselt projekteeritud kirjalikud juhised, mis reguleerivad töötajate meetmete menetlust. Kuu (näiteks andmete edastamisel järjekorras-sõjakorralduse number 2 põhiraamatusse), arvutused on kokku lepitud, mis kinnitab allkirjaga voliniku kontrollija. Kui audiitor peab tõhusamaks tuginema kontrollvahendite andmetele ja raamatupidamise ja dokumendihaldussüsteemi analüüsimisele, hinnatakse seda nende kontrollide usaldusväärsust kõrge või teisesena, see peab lühidalt kirjeldama neid kontrolle vormis (\\ t 3.8, punkt 7.1) ja näitavad, kuidas neid vahendeid kontrollida. Lisaks sellele kinnitatakse audiitor keskmise hinnangu kinnitamiseks selektiivselt kolme toimingu täitmise järjestus sellest raamatupidamise sektsioonist erinevates perioodides. Tuleks mõista, et kui kajastades valitud toiminguid raamatupidamisregistrites, kasutati kõiki kontrolle järelduste moodustamisel. Dokumentide uuringu tulemustega saadud järelduste objektiivsust võib toetada visuaalsete tähelepanekute ja majandusüksuse töötajate suuliste uuringute tulemustega. Kui lõpp-toile testide ajal ei tuvastata vigu, siis kinnitatakse keskmine usaldusväärsuse tase. Kui avastati vead, tugineb usaldusväärsus madalale. Seetõttu on kontrolli kirjeldamisel soovitatav täpsustada usaldusväärsuse reiting enne ja pärast katsetamist. Selline teave võib olla kasulik järgnevate auditite planeerimisel. Saadud riskitulemused1 kontrollid saab asendada rakenduste vormides 2.10 ja 2.11 2. peatüki määramisel auditi proovide mahu kindlaksmääramisel.

HPCMi rakendamine konkreetses asutuses vajas vajadust võtta arvesse selle spetsiifilisi funktsioone, tegevuste ulatust, välissuhete mahtu, töötajate koguarvu, dokumentide haldamise mahtu jne.

Nagu praktika, on praktika arenenud käsitsi töötlemise käigus, dokumendihalduse süsteem on keeruline ja tülikas, kuna erinevate dokumentide vormide olemasolu tõttu on igaühe mitmeastmeline läbipääs, dubleerides sama näitajaid erinevates dokumentides. Näiteks raamatupidamise kohaletoimetamise valmistoodete lattu viiakse läbi paljudes rajoonides laos, müügiosakond, raamatupidamise osakond, tootmise ja planeeritud osakondades. Lisaks iga üksiku dokumendi, mis peegeldab mis tahes ühele küljele majandusnähtus on seotud muude dokumentidega. Näiteks andmeuuringute ja raamatupidamisdokumentide marsruutide kohaselt toimub iga näitaja keskmiselt kolm neljast dokumendis.

Dokumendi voolu arvestamine (eriti suurte dokumentide puhul), mis viiakse läbi iga struktuuriüksuse kohta eraldi dokumentatsiooni süsteemide (rühmade) kohta, nii ühise juhtimise kui ka selle organisatsiooni (tööstusharude) jaoks. Arvude tulemused tuleb kokku võtta, et välistada sama dokumendi uuesti arvestamine. Konkreetse dokumendihalduse, raamatupidamise ja lõplike vormide arvutamise metoodika valik peaks jätkuma selle küsimuse uurimise eesmärgil.

Meetodid, millega tagate kohandamisvõime automatiseeritud juhtimissüsteemide põhimõtteliselt kohaldatakse mis tahes süsteemide (Asp, Oasu, Ausu, ASPR, programmeerimissüsteemide, rakenduspaketid, disaini automatiseerimissüsteemid jne), aga praktikas neid tavaliselt rakendatakse Pikaajalise ja pika ja mitmekordse kasutamise süsteem, näiteks operatsioonisüsteemid, andmebaasi juhtimissüsteemid, ACS-disainiautomaatika süsteemid jne. Tavaliselt on kohanemisvõime osaliselt tagatud. ACS-i disainielementide kasutamine. Reeglina ei pakuta konkreetseid adaptiivseid omadusi ASU arengus. Need on seotud kontrolliobjekti spetsiifikadega. -Kui Need omadused hõlmavad juhtimisobjekti struktuuri, dokumendihalduse süsteemi, planeerimismeetodite teabe summat, raamatupidamisarvestust, toodete keerukust, suhete keerukust ja toodete tarbijaid, tootmist, kestust