Kuidas lihtsustada ja kiirendada dokumendi haldamise organisatsioon: me ehitame marsruutide dokumente. Dokumendi voogud organisatsioonis Arendada dokumendi ajakava

Saada oma hea töö teadmistebaasis on lihtne. Kasutage allolevat vormi

Õpilased, kraadiõppurid, noored teadlased, kes kasutavad oma õpingute teadmistebaasi ja töötavad, on teile väga tänulikud.

Sarnased dokumendid

Dokumendi nõuded, vastavuse täitmine kõigis institutsioonides. Saadud dokumentide töötlemise tehnoloogilise protsessi etapid. Tsentraliseeritud ja detsentraliseeritud registreerimine kirjavahetus, dokumentide indekseerimine.

uurimine, lisatud 06/29/2013


Omadused juhtimisinfo allsüsteemi. Organisatsiooni regulatiivsete dokumentide kontseptsioon ja tüpoloogia. Dokumentide kvantitatiivne analüüs ettevõttes. Automaatika Office töö probleemide lahendamisel regulatiivse toetuse ja dokumendi voolu.

kursuste, lisatud 03/05/2015


Kontori seminaride ülesanded dokumentide registreerimise kord. Dokumentide haldamise korraldamine Gu "1 Federal Federal Fire Service'i eraldamine Saratovi piirkonnas." Dokumentide registreerimisvormid ja juhtimisotsuste kiire juhtimise tähtsus.

kursuse töö, lisas 01/12/2012


Vormid dokumentide registreerimine ja kontroll nende rakendamise üle. Dokumentide süstematiseerimine ja dokumentide kogude moodustamine. Arhiiviasutuste säilitamise järjekord ja ajutise kasutamise väljaandmine. GKN-dokumentide üleandmine organisatsiooni arhiivile.

esitlus, lisatud 04/16/2012


Dokumendihalduse põhimõtted. Sissetulevate, lahkuvate ja sisemiste dokumentide liikumine, nende registreerimis- ja registreerimisvormid. Teave ja viide. Dokumentide teostamise kontroll. Töötage teavet, mis sisaldab kaubanduslikku saladust.

abstraktne, lisatud 11.12.2010


Dokumentide haldamise ja kontori töökorralduste teoreetilised alused. Mootorsõiduki põhihaldusdokumentide väljatöötamine. Nõuded paberitöödele. Teave ja viide, regulatiivsed ja organisatsioonilised dokumendid.

kursuste, lisatud 05.10.2014


Piirde asukoha valikud: nurk- ja pikisuunalised. Dokumentide raamatute üldine mõiste. Dokumendi haldamise põhimõtted. Dokumentide, dokumentide, nende tähenduse skeem. Dokumenteeritud mahu moodustamine.

uurimine, lisatud 03/03/2016

Dokumendihalduse korraldamise peamine reegel on dokumendi toimiv liikumine lühima ajavahemiku jooksul vähem aega ja tööjõuga, seega eeldab tema organisatsiooni sõjalises kujundamisel kõigepealt dokumentide liikumise menetluse loomisest ja kindlustamisest üldse \\ t Stages, alustades dokumentide saamisest või loomisest ning lõpetamist teostatud või saadetud dokumentide töötlemisega.

Praeguseks on paljude aastate praktika organisatsiooni ja kontoritöö rakendamise erinevates eesmärkides välja töötanud organisatsioonide ulatus ja struktuur välja hästi määratletud menetluse dokumentide jaoks; Lisaks sellele on selle üldised tunnused fikseeritud kehtivates määrustes (näiteks Gdou ja HRC-s) ja mitmesuguste metoodiliste kasu.

Selle kohaselt üldine menetlus dokumentide liikumise organisatsioonis organisatsioonis, sealhulgas järjestuses, mis vastab dokumendi voolu laadile (sissetulevad, sisemised või väljuvad) etapid, näiteks:

Dokumentide vastuvõtmine ja esmane töötlemine;

Dokumentide esialgne ja levitamine;

Dokumentide registreerimine;

Dokumentide täitmise ja täitmise suund;

Registreerimise ja dokumentide sertifikaat;

Dokumentide saatmine.

Ülaltoodud etappide järjestus vastab täielikult sissetulevate dokumentide liikumise korrale. Sise- ja väljuvate dokumentide puhul on nende liikumise järjekorras teine \u200b\u200betappide järjestus omane siiski kõigi selliste dokumentide kategooriate puhul, nende liikumise nimetatud etappidel on koht.

Sissetulevate dokumentide liikumine

Tema agregaatis on sissetulevate dokumentide vastuvõtmine ja esmane töötlemine nende esialgse tasu, levitamise ja lõpuks registri dokumentide ekspeditsiooni sisu sisu. Organisatsioonis, millel on Dou teenindusüksus, saab dokumentide vastuvõtmist ja esmast töötlemist läbi ekspeditsiooni või spetsiaalse spetsiaalse töötajaga; Organisatsioonis, millel ei ole sellist üksust, teostab dokumentide vastuvõtmist ja töötlemist sekretär. Dokumentide vastuvõtmise ja töötlemise tsentraliseerimine võimaldab teil kiiresti esitada oma esitajatele kiiresti dokumentide esialgse töötlemise ja nende tähtaegade vähendamise mehhaniseerime, jälgida dokumentide töötlemise kulusid ja dokumentide haldamise mahu moodustamist.

Saabuvaid dokumente saab teha posti teel, telegraafi, e-posti teel Facsimile või FacheGeri saatmise kaudu. Kontorihalduse teenuse ülesanne on korraldada dokumentide kättesaamist, nende esmase töötlemise ja seejärel nende liikumise koordineerimist.

Dokumentide esmase töötlemise reegleid vähendatakse järgmistele.

Organisatsiooni sisenevad dokumendid, olenemata nende tarnimise meetodist (posti, faksi, telegraafiga jne), tuleks heaks kiita ja töödelda Dou Service'i töötaja (näiteks töökoja sissetulevate dokumentide maatükk) . Kõik dokumendid tuleks üle anda, sõltumata adressaadist, sealhulgas töötajate poolt ettevõtete poolt ärireiside organisatsioonilt saadud dokumendid või muul viisil. Kohandatud kirjavahetus edastatakse ka ekspeditsiooni töötlemiseks. Vajadusel töötaja, kes võtab selle, märke makstud raamatus ajakirja või kviitungi dokumentide vastuvõtmisel ja märgib nende kättesaamise kuupäeva. Kui ümbrikus on kirjed "kiireloomulised" ja teised, märgitakse see, nagu juhtmega suhtlemise teel saadud dokumentides, nende kviitungi täpne aeg.

Pärast dokumentide kättesaamist tuleb kontrollida nende kohaletoimetamise ja pakendi terviklikkuse õigsust. Viga dokumentide kätte toimetatakse ekspeditsiooni töötajatele viivitamata tagastada saatjale. Kahjustatud pakendiga on eriti kontrollitud materjalide kinnituse täielikkus, mehaaniliste kahjustuste puudumine. Vajaduse korral tuleks kinnitada tuvastatud defektide loetelu.

Eriti tõsistel juhtudel kahju või kättesaamist puudulikud dokumendid, töötaja, kes toodab nende vastuvõtt on koostatud seadusega, mis on ühendatud dokumentide ja koos nendega kantakse selle heakskiidu ja otsuse selle kohta, kuid mis tahes Juhtumi juhtum ei tohiks põhjustada sissetulevate dokumentide lõpetamist ega aeglustumist. Kõikide dokumentide esmase töötlemise käigus tuvastatud puuduste ja rikkumiste kohta teatatakse saatjale. Ärge avage ekspeditsioonil ja edastatakse adressaadi dokumentidele, millel on Vulture "isiklikult", dokumendid masinakandjal, samuti adresseeritud avalike organisatsioonide jaoks.

Pärast avamist hävitatakse pakend, erand tehakse järgmistel juhtudel:

Vastuvõetud dokumentides puudub tagasipöördumise aadress ja saatja nimi (kuid need on pakendil);

Dokument ei mõjuta kuupäeva ja on vaja luua postimärk;

Täiendava kirjavahetuse saamisel;

Kui tähenduses saadud dokumenti kannab isikliku iseloomuga ja võrgupakendis (ümbrik) "isiklikult" (K) ei olnud.

Teave kõigi vastuvõetud sõnumite ja dokumentide kohta on fikseeritud spetsiaalsetes ajakirjades. Seda protsessi nimetati dokumentide esmaseks raamatupidamiseks (registreerimiseks). Tulenevalt asjaolust, et registreerimine toimub mitte ainult sissetulevate, kuid väljaminevate ja sisemiste dokumentide ja lisaks sellele mängib see oluline roll teabe otsingusüsteemis organisatsiooni dokumentide, täitmise kontrolli jms kohta, seda peetakse üksikasjalikult uurimisjuhendi asjakohases lõigus.

Sissetulevate dokumentide töötlemist võib pidada rahuldavaks, kui dokument jõustab päeva jooksul või järgmisel päeval pärast organisatsiooni kättesaamist. Telegraafi- ja telefonisõnumite töötlemine (telegrammid ja telefonid), mis ei vaja nende sisu põhjal, kiireloomulist täitmist, viiakse läbi ülejäänud kirjavahetusega.

Kui vastuvõetud dokument on vaja kiiresti täita, on soovitatav väidetava esitaja oma sisuga tutvustada enne kõigi töötlemistappude dokumendi läbimist.

Dokumentide ettevalmistamine aruande jaoks viiakse läbi dou teenuse esialgse kaalumise protsessis. Selle tulemusena tuleks kindlaks määrata, kui dokument tuleb saata. GSDou kehtestab selles etapis ojade dokumentide jaotus, nimelt juhtide kohustuslikuks kaalumiseks saadetud dokumendid vastavalt oma vastutusele ja töövõtjate allüksustele saadetud dokumendid ei nõua juhtkonna resolutsiooni.

Esialgne kaalutlus usaldatakse Dow teenuse kõige kogenumatele töötajale, mis on hästi teada organisatsiooni struktuuri ja ametlike ülesannete struktuuri. Tõhus abi esialgses läbivaatamisel on mitmeid võrdlusmaterjale: ligikaudne loetelu dokumentidest, mis nõuavad kohustuslikku juhtimist; Ametnike ja nende ülesannete loetelu; Erinevate sissetulevate dokumentide ekspeditsioonide töötlemise ja jaotamise järjestuse tehnoloogilised graafilised skeemid jne.

Saadud dokumendi hindamisel võetakse seda arvesse:

Selle sisu tähtsus;

Väljaantud küsimuste keerukus ja uudsus;

Dokumendi tegelik kiireloomulisus;

Dokumendi liik: tellimus, kiri, aruanne jne

Individuaalsete kontrollide vahelise fuzzy eraldamise korral võivad praeguste kirjavahetuseeskirjade rikkumine ja muudel põhjustel märkimisväärne osa kirjavahetusest olla dokumendid küsimustes, mis ei kuulu nende saaja pädevusse. Eelmaksete puhul on need dokumendid valitud ja tüüpilise lisatud kirjaga saadetakse nende otstarbeks.

Pärast dokumendis esitatud küsimuste lahendamiseks vajaliku pädevuse ja vastutuse kehtestamist tuleks saata need, kes tuleks saata juhtpositsiooni ja nende täitmise menetluse kindlaksmääramise ja määrata kindlaks. Reeglina saadetakse juhtkond valitsusasutustelt ja esindajate ja täidesaatvate asutuste valitsusasutustelt ja asutustelt saadud dokumentidele ning kõrgemate juhtorganite dokumentidele ja alluvate ametnike tegevuse kohta esitatud kaebustele.

Tegelik liikumine sissetuleva dokumendi organisatsioonis algab oma kaaluga pea ja resolutsiooni kehtestamisega, mis määrab selle edasise liikumise ja täitmise korra; Dokumentide puhul, mis ei nõua pea lahendamist, algab see liikumine oma esineja suunas (jaotises või konkreetses ametlikus).

Pärast dokumendi läbivaatamist, resolutsiooni pea ja kehtestamisega naaseb dokument DWA-teenusele, kus juhi kriisilahenduskontrollid tehakse dokumendi täitmise kontrollimiseks ja korraldatakse viivitamata töövõtjale viivitamata. Kui esinejad on mõnevõrra, siis on soovitatav saada spetsiaalselt spetsiaalse töötaja ühe dokumendi koopiaga ametnike tutvumist ja kui dokument nõuab märkimisväärset aega töötada oma uuringus, siis tähtaegade ajakava ja üksikasjad Organisatsiooni dokumendi tuleks koostada.

Dokumendi täitmise juhised antakse reeglina ühe ametliku isikuna. Ametnikud, kes täidavad dokumenti on kohustatud seda tegema põhjal täitmise kuupäeva kehtestatud resolutsiooni (või teiste juhiseid pea).

Käsitletud dokumentide panus otseste esitajate tähelepanu pööratakse nii kiiresti kui võimalik. Vastutab ülesande täitmise korra täitmise eest vastutava täitmise eest (dokument). Corollars vastavalt vastutava täitja juhistele on kohustatud õigeaegselt vajalikud dokumendid välja töötama ja vastutavad resolutsiooni täitmise eest saadud näidustuste piires.

Pärast täitmist ja vastavat disainilahendust naaseb dokument konstantse ladustamise kohale. Koos täidetud dokumendiga, teine \u200b\u200bkoopia koopia.

Dokumendid aja jooksul, tõstes praktilist tähtsust ja ei ole ajalooliste ja teaduslike väärtuste, samuti dokumendid aegunud ladustamise perioodide suhtes hävitamine ja mahakandmine.

Seega tuleks ülaltoodud kokkuvõtet rõhutada, et Dow teenuse meetmed, et tagada sissetulevate dokumentide liikumise kord: \\ t

Erinevate kanalite ja nende registreerimise dokumentide esmane töötlemine;

Dokumentide ettevalmistamine aruandele;

Dokumendi ja resolutsiooni registreerimise läbivaatamine, selle registreerimist;

Kontrolli dokumendi koostamine;

Dokumendi saatmine täitmiseks või asjaomaste ametnike tähelepanu pööramiseks;

Dokumendi täitmise jälgimine;

Teostatud dokumendi vastuvõtmine ja kontrolli äravõtmine;

Arhiivi ladustamise dokumendi suund või loovutamine.

Näide sissetuleva dokumendi liikumisest organisatsioonis on näidatud joonisel fig. 4.1.

Väljuvate dokumentide liikumine

Väljuvad dokumendid on organisatsioonide poolt välja töötatud ja saadetud kaugemale selle piiridest madalamatele juhtimisorganitele või kõrgematele juhtimisasutustele nendest saadud juhiste või teiste organisatsioonide vastastikuse teabe järjekorras jne. Väljuvate dokumentide liikumine organisatsioonis algab hetkega, mil saadud tulu, heakskiidetud, ja vajadusel ja korrutada dokumendi Dou Service'is.

Töötage väljaminevate dokumentidega nii algatus kui ka reageerimine, et koostada dokumendi projekt, selle projekteerimise, koordineerimine (külastamine) ja sertifikaat, registreerimise ja saatmise organisatsioonilt.

Dokumendi väljatöötamine algab teabe kogumisega. On olemas uuring normide ja sätete asjakohaseid õigusakte ja regulatoorseid dokumente, analüüs eelnevalt avaldatud dokumentide jne Praeguses etapis kasutab töövõtja teavet ja dokumente süsteemi organisatsiooni dokumentide ja dokumentide ise. Pärast seda valmistub tulevase dokumendi projekt. Dokumendi projekt läbib koordineerivat struktuuriüksuste ja spetsialistide juhtidega. Nende nõusolek dokumendi sisule väljendatakse külastamisega. Kui küsimus puudutab kolmanda osapoole organisatsiooni tegevust, nõuab dokument välist koordineerimist.

Sellisel juhul saadetakse dokumendi projekt nende organisatsioonide asjaomastele organisatsioonidele või konkreetsetele ametnikele. Esialgse tuttava ja koordineerimise jaoks mitmete ametnikega võib dokumendi eelnõu korrutada ja üle kanda nii oma ettevalmistamisel osalevate organisatsioonide kui ka üksikisikutele samal ajal (paralleelne ühtlustamine). Siiski on mõnikord vajalik selle organisatsiooni kolmandate osapoolte organisatsioonide või struktuuriüksuste ülesannete järjekindlalt hinnata.

Pärast dokumendi saamist kõigi viisade eelnõule edastab dokumendi allkirja all allkirjale selle rakendustega. Väljuvad dokumendid allkirjastavad struktuuriüksuste organisatsiooni või juhtide juhtimine. Dokumentide allkirjastamise tase mõjutab otseselt väljuvate dokumentide liikumist: seda suurem on see, mida rohkem peaksid olema dokumendid. Seetõttu on soovitatav võimaluse korral anda õigus allkirjastada struktuuriüksuste juhid vastavalt oma ülesannetele.

Pärast väljamineva dokumendi allkirjastamist edastatakse registreerimisteenuse või registreerimise sekretärile kantakse seejärel saata.

Saadud dokument ja saadetud dokumendi koopia viisade heakskiiduga toidetakse. Dokumendis ja registreerimisvormis kinnitatakse täitmise vastavad kaubamärgid.

Dokumentide korraldamise töötlemine ja saatmine toimub tsentraliseeritud ekspeditsiooniga, Dow teenuse või sekretäri ametnikule. Väljaminevate dokumentide saatmiseks tehakse täielikult kaunistatud, allkirjastatud, registreeritud, kaubamärgiga tegelema väljumiskategooria kohta.

Office'i tööteenistuse töötaja kontrollib dokumentide määramise õigsust (allkirja, kuupäeva, registreerimisindeksi olemasolu, dokumendis nimetatud taotluste olemasolu vastavad juhtumite arvule, õigsuse kohta aadressile, lähetamise kuupäeva allkirjastamise kuupäeva kirjavahetus.

Formied või valesti sisustatud dokumendid tagastatakse rafineerimisjuhid struktuuriosakondadele.

Registreeritud kirjavahetus koosneb jaotusvarudest, millele kinnitatakse töötaja perekonnanimi ja lähetamise kuupäev. Masina meedia dokumendid aktsepteeritakse spetsifikatsioonidele vastava pakendi saatmise jaoks lisatud kirja juuresolekul, mis on sisustatud ja registreeritud ettenähtud viisil. Küsimus saatmise dokumendi posti teel või kulleriga lahendab Dou teenus sõltuvalt praegusest konkreetsest olukorrast.

Kirjade kirjutamine ümbrikus peab vastama praegustele postimenetlusele. Saadetise eest saadud dokumente töödeldakse ja saadetakse samal päeval või hiljemalt järgmise tööpäeva esimesel poolel. Näide organisatsiooni väljuva dokumendi väljatöötamisest ja liikumisest on näidatud joonisel fig. 4.2.

Sisemiste dokumentide liikumine

Sisemise dokumentide liikumise ajal, dokumendi ettevalmistamine ja projekteerimise, registreerimise ja nende isikute tähelepanu pööramine dokumendi täitmise ja selle kontrolli teostamiseks ning täidetud dokumendi töötlemisel Dou Service.

Töö ettevalmistamise ja disaini sisedokumentide korraldatakse ka tööks väljaminevate dokumentatsiooniga, täitmise menetlus ja dokumentide liinid oma olemuselt sarnaneb täitmise korra täitmise ja marsruutide sissetuleva dokumendi voolu.

Erinevused on kättesaadavad haldusdokumentide koostamisel. Seega tuleks põhitegevuse korraldusi kooskõlastada õigusosakonnas või advokaadiga, personali korraldused valmistavad ette personaliteenuseid tööalaste õigusaktide järgimisega, kollegiaalse asutuse lahendusi - spetsiaalse asutuse jaoks, näiteks juhatuse Juhatuse juhatus või sekretär.

O.V. Kulagina maksustamise ekspert

Dokument Järeldage: Build "Raamatupidamine"

Dokumendid on loodud organisatsioonis ja tulevad väljastpoolt. Lõviosa dokumentidest on esmane, mis tuleb läbi viia raamatupidamise osakonna kaudu. Ja mõnikord on raamatupidaja sõna otseses mõttes "loksutades neid dokumente teistelt jagunevatest dokumentidest. Me ütleme, kuidas korraldada paberitööd, et dokumendid jääksid ajaks raamatupidamises.

Mis on dokumendi voolu ja miks ta vajab

Teie "Life" tee jaoks läbib dokument mitu etappi: loomine, töötlemine, ladustamise ja hävitamise loomine. See on dokumendi voolu. Saate seda protsessi reguleerida dokumendihalduse ajakava abil, dokumendihaldusjuhiste, dokumentide haldamise sätete jms abil, kuid enamik organisatsioone kasutab dokumendi voolu ajakava A Dokumentide ja dokumendi voolu eeskirjad raamatupidamises, rakenduses. NSVLi rahandusministeerium 29.07.83 № 105.

Ütle juht

Dokumendihalduse ajakava on üks sisekontrollisüsteemi elemente. (SVK) kinnitatud auditi tegevuse numbri 8 föderaalse määruse (standard) punkt 41. 23. septembri 2002. aasta dekreet nr 696. Mida suurem on SCC usaldusväärsus, seda suurem on tõenäosus saada auditi sõlmimise minimaalse arvu kommentaare.

Raamatupidamine rohkem kui ükski teine \u200b\u200bosakute on huvitatud sellise dokumendi olemasolust ja vastavad tema kehtestatud eeskirjadele, kuna raamatupidamise esmaste toimingute hilinenud saamise tõttu ei kajastu ajavahemikus, mil nad on toime pandud ja mõnikord Isegi vead tekivad, mida arvestatakse PBU 22/2010 reeglitega. Näiteks, kui juhi-ekspediitor ei arvestanud arveid õigeaegselt, peab ta hiljem parandama veana, sest üldiselt ei ole see organisatsioonile uus teave, kuid uus see on ainult raamatupidaja jaoks sai dokumendi hilja. Lisaks, et võtta mahaarvamine käibemaksu arve, õigeaegselt saadud organisatsiooni, kuid selgus raamatupidamise alles järgmises kvartalis, vastavalt maksuhaldurile on vaja esitada selgitatud Federal Maksuteenuse kiri 03/30/2012 nr EF-3-3 / [E-posti kaitstud] .

Just abiga paberipööramise ajakava abil saate määrata isikute dokumentide ettevalmistamise ja edastamise eest vastutavatele isikutele ning kehtestada konkreetsed tähtajad esmase raamatupidamise üleandmiseks. See võimaldab raamatupidajalt õigeaegselt vastu võtta. Lisaks ei pea raamatupidaja igale töötajale selgitama, milliseid dokumente ja selle kohta, kui kaua on vaja raamatupidamisarvestust võtta.

Muide, dokumendihalduse ajakava on osa sisekontrollisüsteemist ja iga organisatsioon peaks kehtestama majandustegevuse sisekontrolli. See nõuab uut raamatupidamise seadust art. 19. detsembri seaduse seadus 19 nr 402-FZ.

Me arendame dokumendihalduse ajakava

Ei ole ühtset vormi graafika - iga organisatsioon tuleb arendada iseseisvalt. Ja mida suurem organisatsioon, seda rohkem tegevust, peaks ajakava olema üksikasjalikum.

Me määratleme dokumentidega

Esimeses etapis on vaja konverteerida organisatsiooni tegevuse käigus moodustatud dokumentide ringi. Lisaks igapäevasele privalegile kassasse, parlamendiliikmete ja personali rekord, sisaldavad diagrammi ja dokumendid operatsioone, mis juhtuvad harva (näiteks täidesaatva tegevuse ja reklaamikampaaniate). Nende dokumentide õige disain on kulude tunnustamise jaoks väga oluline.

Graafikus on vaja kirjeldada dokumentide liikumise protsessi, mis kinnitavad teatavaid majandusliku elu fakte, mille esinemine raamatupidaja ei pruugi teada, vaid kajastada, mis kontol on kohustatud.

Selgitagem näites. Raamatupidamise ja maksuarvepidamise raamatupidamises tuleb tasuda enne likvideeritud pakkuja peab olema maha tulusid kuupäeval sisenemise registri registri oma likvideerimise ja lk. 6 PBU 4/99; lk. 16 PBU 9/99; sub. 18 st. 250 NK Vene Föderatsiooni. Kuid jälgida vastaspoole likvideerimise protsessi, ei ole raamatupidaja kohustatud lihtsalt sellepärast, et see ei ole tema ülesanne. See tähendab, et töötaja peab likvideerimisest aru andma, mille pädevuse ulatus hõlmab tööd võlgnevustega. Ja seal on palju selliseid olukordi. Sellist teavet võib esitada raamatupidamisosakonnale sertifikaatide või teenuse märkuste kujul, mis tuleks lisada ka dokumendihalduse ajakavale. Meie näites peab vastutav töötaja esitama registrist väljavõtte.

Me määrame vastutustundlikke isikuid

Esmase dokumentidega on kõik lihtne. Töötajad, kelle ametlikud ülesanded sisaldavad esmase kaunistamise sõnastamist lk. 6 h. 2 spl. 9 6. detsembri 2011. aasta seadusega nr 402-ФЗ. Samad töötajad tuleks nimetada dokumentide edastamise eest raamatupidamisosakonnale. Vähem vahendajad dokumendi ja raamatupidamisosakonna kompilaatori vahel, seda suurem on tõenäosus, et dokument ei kaota ja läheb õigeaegselt.

Jaotada vastutuse projekteerimise ja teenuse märkmete või viidete kavandamise ja edastamise eest määrata iga üksuse vastutav vastutustundlik. Näiteks:

• probleemide võlgnikud - vanem müügijuht;
• osalejate kohtumise lahendused organisatsioonis - vanem õigusnõustaja;
• omandi turuväärtuse kindlaksmääramine - turundusosakonna juhtiv spetsialist koordineerimisel tootmise ja tehnilise osakonna juhiga;
• andmed järgmiste pühade kohta asjakohaste hindamiskohustuse väärtuse arvutamiseks (reserv) - personaliosakonna juht;
• fikseeritud hindamise kasuliku eluea määramine on tootmise ja tehnilise osakonna juhtiv spetsialist.

Kui te ei määra vastutavat ametnikku, siis ei küsi dokumendi kadumise või tema esitamise rikkumise korral kedagi. Ja seetõttu ei saavuta raamatupidaja eesmärke.

Me seadsime tähtajad

Termin, milles konkreetne töötaja peab dokumentide edastama raamatupidamise osakonnale, võib-olla kõige olulisem dokumendihalduse ajakavades. Seda tähtaega saab paigaldada teatud arvu kuu või päevade arvu jooksul alates dokumendi koostamise või täitmise kuupäevast. Samuti on vaja kaaluda, et raamatupidaja ei pruugi vajada vastuvõetud dokumentide töötlemiseks ühel päeval ja andmete edastamist registrisse. Näiteks korraldas palgamakse päev 7. seitsmendal. Arveldusgrupi maksude raamatupidaja maksab kõigil üksustel ja kõiki tööaja raamatupidamisdokumente tuleb töödelda, tunnistada kuu 5. päevale. Seetõttu ei tohiks tööaja raamatupidamise raamatupidamise raamatupidamisraamatusse registreerida boonuste jms tellimusi hiljemalt kuu 1. päeval.

Ärge unustage eraldi märkida ajakava ajakava ajastus dokumentide edastamise ärireisidel. Lõppude lõpuks ei ole ükski saladus, et mõnedel töötajatel on harjumus, et hoida dokumente viimasele ja väidetavalt, ilma et ta isegi kahtlustada, et aruande esitamise tähtaeg on seadusega kehtestatud seadusega. Seetõttu kirjutame paberitöö ajakavaga kohustuse, et nad teataksid kolmepäevase lause kohta pärast käsureisi lõppu ja lk 26 13. oktoobri 2008. aasta valitsuse otsused nr 749.

Seega on koostatud dokumentide loetelu koostatud alarajoonide ajastus ja määratakse vastutavad isikud. Mine disainile.

Valige registreerimisviis

Dokumendihalduse ajakava saab väljastada teksti, tabelitena või skeemidena. Kui organisatsioon on väike ja dokumendid ei piisa, sobib teksti vorm. Mõned raamatupidajad eelistavad teha iga dokumendi läbimõõdu, sest see on selgelt lihtne ja informatiivne. Kuid klassikaline ajakava registreerimisviis on tabel, kus iga rida sisaldab teavet ühe dokumendi kohta. Arendada Ajakava on Exceli programmis parem, kuna andmete töötlemisel on see mugav kasutada mõningaid selle funktsioone.

Sõltumata sellest, kuidas te valite, tuleb teave esitada nii, et ajakava on mugav lugeda teie töötajate vastutava dokumendi liikumise eest vastutavatele töötajatele. Seetõttu tuleb diagrammi dokumendid paigutada konkreetsele põhimõttele, näiteks tähestikulises järjekorras, siis võib iga dokumenti kergesti leida.

See disaini valik on mugav, sest tabel hõlmab kogu dokumentide loetelu ja kõiki töötajaid kasutatakse. Aga kui on palju dokumente, on ajakava mahukas ja raske arusaam. Seetõttu on see vorm väikeste organisatsioonide jaoks optimaalne.

Dokumendihalduse ajakava (vastavalt dokumentide vormidele) võib välja näidata.

Teine võimalus on paigutada dokumendid viidetega:

• <или> majandustegevusele;
• <или> ametikohtadele ja kutsealadele;
• <или> struktuuriüksustele.

Näiteks iga majandusalase toimimise puhul kirjeldatakse nende dokumentide ploki, mis tuleb koostada, nende liikumist, vastutustundlikke isikuid, tingimusi ja ladustamiskohti. Ploki sees olevaid dokumente saab paigutada nende koostamise järjekorras. Selline ajakava on tajude jaoks mugav, kuna kogu vajaliku teabe konkreetse töötaja või struktuuriüksuse jaoks on rühmitatud ühes kohas. Sellise teabe esitamise miinused - samade esmaste dokumentide korduva kordumise korral erinevate toimingute jaoks, näiteks sularahakorralduste, maksekorralduste, raamatupidamissertifikaatide, arvete. Seetõttu kulub sellise graafiku koostamine kauem aega, kuid konkreetsele töötajale on lihtne teha väljavõte. Valimina saate sellist ajakava kasutada.

Lõplik ajakava peab pea heaks kiitma ja rakendama oma korralduse poolt.

Me tutvustame praktikas

Nüüd mine "Alerts" etappi. Iga dokumendi voolu osalev töötaja peaks teadma, mida, nagu ja millal ta on kohustatud tegema. On kaks võimalust:

• <или> Lisage täiendava lehe dokumendihalduse ajakavale, kus töötajad lahkuvad oma allkirjade andmisest, et tutvuda ajakavaga.

Raamatupidamise tööjõukulud selle võimaluse jaoks on minimaalne, kuid töötaja on raske meeles pidada, mida, kellele ja millal see tuleks üle kanda;

• <или> Teha iga töötaja ajakava ja levitada kättesaamist. Kiiresti teha väljavõtte "Excel" andmeedastusfiltri - autofiltri. Dokumendid, mis on seotud kõigi töötajatega viivitamatult, näiteks haigla lehed, etteteatamisaruanded, tuleb lisada ka väljavõtteni, asetades mitme filtri seisundiga "või".

Väljavõte paberist väljavõtmise ajakava abil, kasutades "dokumendi esitlus → WHO" kahe filtri veerg "Service osakonna spetsialist" ja "töötaja" seisundiga "või" programmis näeb välja selline.

Kuid see ei ole piisav, on vaja dokumenti rangelt järgida kõik üksused. Uuendusi eduka kasutuselevõtu jaoks:

• <или> Teha muudatusi töötajate ametijuhenditega: viidage dokumendi ajakavale, kirjutada kohustusi dokumentide esitamise ajastuse täitmiseks. Näiteks ajakirjanduse tööõpe pärast muudatuste tegemist võib selline välja näidata (muudatused on eraldatud kaldkirjas).

TÖÖ KIRJELDUS
Laopidaja

2. Ametlikud ülesanded:

Võtab materjali väärtusi;

- kontrollib materjalide salvestamiseks võetud saatedokumentide vastavust;

- summad dokumendid vastavalt ajakava dokumendihalduse vastuvõtmise ja mahakandmise materjalide;

Korraldab laos olevate materjalide olemasolu ja nende liikumise aruandlusdokumentide läbiviimise arvestust;

Osaleb inventuuris.

Kodumees peab:

Asub spetsiaalsete riiete töökohal;

Vastama sisemise tööjõu määruse eeskirjadele;

- järgige dokumendihalduse ajakavaga kehtestatud dokumentide esitamise tähtaegu.

• <или> Turvaline kohustus järgida dokumentide edastamise kuupäevi organisatsiooni poolt, kui teil ei ole ametijuhendeid.

Ratsionaalse dokumendihalduse korraldamiseks

Tellimus:

1. Kõik Kalinka LLC töötajad dokumentide ettevalmistamisel, vastuvõtmisel, projekteerimisel ja edastamisel juhindub dokumendihalduse ajakava alusel.

2. Seda järgneb rangelt dokumendihalduse ajakavaga kehtestatud dokumentide edastamise ajastus.

3. Tellimuse täitmise kontroll on usaldatud pearaamatupidajale.

Seda võib esitada müügiedendus- või hoiuste suuruse vähendamise edendamiseeskirjadele, kui dokumentide edastamise kestus häiritakse. See on õnn, kuid rubla karistamine on tavaliselt kõige tõhusam.

Kogemus

Pearaamatupidaja LLC "MM Industry"

"Dokumendihalduse ajakava rakendamise raskus on ka see, et mitte kõik töötajad ei ole valmis seda jälgima. Üks tõhusaid viise, kuidas kohustada töötajaid järgima diagrammi, on lisatasu suuruse muutmine. Näiteks meie ettevõttes olevates eelarve-määrustes, sõltuvalt saadud tulemustest tuleneva andumise menetlus. Samuti on määratletud juhtudel, millal ja kui palju on lisatasu suurust vähendada. Eelkõige näitasime ühe auhinna suuruse vähendamise aluseks järgmist: "Administratsiooni tellimuste ja korralduste kehtestatud tähtaegade rikkumine koos finantskomisjonide edastamisega raamatupidamisosakonnale." Selline meede võimaldas saavutada 100% ülekanne arvepidamise osakonnale kuni 15. kuul A.

Dokumendihalduse ajakava kasutamisel avastatakse sageli mõnede tähtaegade tasakaalustamatust. Näiteks dokument on juba ammu heaks kiidetud ja selle esitamine on juba möödas. Sagedane olukord: Uued tegevused ilmuvad dokumendid, mille kohta ei võeta arvesse dokumendihalduse ajakava. Näiteks organisatsioon alustas tööd arve või elektroonilise raha. On võimatu ette näha kõik nüansid ette, kuid selles pole midagi kohutavat: saate ajakava muutuse muuta, parandades seda järk-järgult.

Igal dokumendi vooluhulkil on üsna püsiv liikumisviis, mis sõltub otseselt dokumentide struktuurist ja sisust, juhtide ülesannete ja struktuuride ülesannete reguleerimise astet, ametlike ülesannete jaotust juhtide ja tööde vastu võetud töö institutsioon.

Stereotüüpilised liikumisviisid on sissetulevatele dokumentidele omane, mis määratakse kindlaks nende aadress.

Saabuvad dokumendid moodustavad kolm liikumissuundi: ettevõtte juhtimine, struktuuriüksuste juhtimine ja otseselt spetsialiste. Nende voogude suhe on Nehyrtiliselt: Enamik dokumente langeb juhtkonnale, mis ühelt poolt on teabe ülekoormus ja teiselt poolt, saab ta mahukas hulk teavet, mis ei vasta nende pädevusele, funktsionaalsetele ülesannetele ja tegevusvaldkonnad, mitte nende tase. Sellisel juhul ootab dokumendi kontrollimine juhtkonna poolt kaotatud aega ja pikendab dokumendi tee töövõtjale.

Sissetulevate dokumentide marsruut sõltub ettevõtte asutamise tehnoloogias asutatud dokumentide tööst. Näiteks registreerimisprotsess on jagatud kaheks etapiks: registreerimisvormide sisestamine vastuvõetud dokumendi andmetel enne, kui see on kooskõlas nende andmete haldamisega ja lisamisega loal, täitmise kuupäevad, täitmise juhised ja muu pärast kaalumist . Seega suurendab dokumentide registreerimise protsess dokumendi liikumise aega töövõtja vastuvõtmisest. Kui äriühing dokumentide registreerimiseks uuesti registreerida struktuuriliste rajoonide tasemel, siis ajakaotus, mis tuleneb dokumendi voolu ebamõistlikest peatustest, on märgatavam.

Väljaminev dokument voolab reeglina läbi kogu juhtimisstruktuuri. Nii teabe- kui ka algatusdokumendid koostavad struktuuriüksuste spetsialistid. Nende dokumentide liikumise marsruut sõltub koordinatsiooni-, vaatlus- ja allkirjastamisdokumentide etappide arvust ning vastuvõetud teksti, registreerimise ja dokumentide esitamise tehnoloogiast.

Kõige ebakorrapärasemad marsruudid liigutavad sisemiste dokumentide liikumist. Veelgi enam, selles ojas tellitakse tavaliselt juhtimisdokumentide liikumine ja kõigi teiste dokumentide koostamisel ei ole korrigeeritud marsruute ja toob kaasa suurte dokumentide vastuvõtmise ajakadu.

Office'i haldamise teenus võib välja töötada dokumentide dokumentatsiooni kõige sobivamad ja optimaalsemad marsruudid, mis põhinevad dokumentatsiooni iseloomustavate andmete põhjal.

Dokumendivool liikumisena tuleks eraldada dokumendihalduse mahust, mida väljendatakse ettevõttes kantud dokumentide koguarvust ja luuakse selles teatud aja jooksul. Dokumentide haldamise koguses on vaja arvesse võtta kõiki sissetulevaid, väljaminevaid ja sisemisi dokumente ning kõiki koopiaid, mis on tehtud tööriistade ja kontoriseadmete vahenditega.

Organisatsiooni sisemised dokumendid on organisatsioonis loodud ja kasutatud dokumendid. Sisemine dokumentide hulka kuuluvad juhtimisdokumendid, kollegiaalsete asutuste koosolekute protokollid, teenindusmärgid, õigusaktid, sertifikaadid, plaanid, aruanded, määrused, juhised jne. Sisemised dokumendid on tavaliselt avaldatud või koostatud ühes eksemplaris, mis pärast väljaannet või lõppu Töö dokumendiga see pannakse ladustamise puhul. Kui teil on vaja saata dokumendi esitajatele, huvitatud isikutele ja originaaldokumendiga üksustele koopiad eemaldatakse või tühjendatakse dokumendist. Teatud koopiad ja väljavõtted saadetakse kõigile huvitatud isikutele ja rajoonidele.

Siseriiklikud dokumendid edastavad järgmised etapid: dokumendi eelnõu ettevalmistamine, kordustrükk, koordineerimine, silmist, allkirjastamine, täitmine. Seetõttu on nende läbisõidu marsruudid ettevalmistamis- ja projekteerimisjärgudel samad, mis väljuvad dokumendid ja täitmise etapis langevad kokku sissetulevate dokumentide marsruutidega.

Siiski võivad teatud tüüpi sisedokumentidel olla oma marsruudid. Haldusdokumendid (tellimused, tellimused) läbivad õigusosakonna; Protokollid ei nõua projekti ettevalmistamist; Teated, sertifikaadid jne Dokumendid tulevad otse peaga, kelle nimi on kirjutatud.

Sisemiste dokumentide liikumise korraldamisel tuleb arvesse võtta järgmisi tegureid:

otsuse tegemise meetod ja seega dokumendi avaldamine;

Juhtimislahendused võetakse vastu kahel viisil: ainus juhendaja või kollegiaalne orel. Esimesel juhul on dokumendi (haldamise otsus) eelnõu kohustuslik koordineerimise kord kõigi huvitatud isikutega, teisel juhul - dokumendi projekti koordineerimist ei teostata, sest otsus tehakse kohtumisel kollegiaalne keha koos kõigi oma liikmetega.

Teose täitmise juhiste dokumendi olemasolu või juhtimisotsuse algatamise teave kajastub ka dokumendi liikumise korraldamisel: \\ t

B Esimene juhtum, dokument peab jõudma kunstnikule (või esinejatele) ja tuleb ka sisestada dokumendi kontrollisüsteemi; Ja teisel juhul tuleb dokument pea juurde.

Mõtle, kuidas tuleks korraldada mõnede sisedokumentide liikumine.

Alustatud haldusdokumentide liikumine kollegiaalselt

Kollektiivsed lahendused on kollegiaalse asutuse koosolekul selles asutuses osalevate isikute kohtumisel (kohtumine, nõukogu, juhatus, juhatus, koosolek jne). Kollegiaalselt registreeritud otsused koosolekute protokolliga registreeritakse, mille alusel tellitud dokumendid (otsused, otsused) võib avaldada. Informatiivsed lahendused saadetakse huvitatud isikutele protokollide protokollide või väljavõtete koopiate kujul. Dokumentide liikumine kollegiaalsel otsustusprotsessis, tingimusel et otsuste või otsuste vormis tehtud otsuste täitmine hõlmab järgmisi etappe: \\ t

Materjalide ettevalmistamine kollegiaalse asutuse koosolekul.Kollegiaalse keha töö toimub etteantud plaani alusel. Vastavalt arutelude ettevalmistamise eest vastutava isiku kavale valmistada ette vajalikud materjalid reeglina analüütiline viide (märkus) küsimuse ja otsuse eelnõu kohta.Töö ettevalmistamise nende dokumentide viiakse läbi struktuuriüksuses või spetsialistide rühm mitmete rajoonide. Kollegiaalse asutuse koosoleku materjalide valmistamine on kollegiaalse otsuste tegemise tegevuste tegevuste kandmise esialgne etapp.

Üle kantud materjalide kaalumiseks kollegiaalne keha.Analüütiline sertifikaat (märkus) küsimuse ja otsuse eelnõu üle kantakse kollegiaalse asutuse sekretärile, mis kogub kõik kaalumiseks ettevalmistatud dokumendid, kontrollib nende täielikkust ja disaini õigsust.

Reeglina valmistatakse materjalid ja kantakse sekretärile üle 10-12 päeva enne koosolekut. Dokumentide esitamise tähtaega saab vähendada, kuid ei tohiks olla väiksem kui 3-5 päeva. See aeg on vajalik dokumentide saatmiseks kollegiaalse keha liikmetele ja tutvuge nende ettevalmistatud dokumentidega.

Koosoleku päevakorra ettevalmistamine. Päevakord Koostatud kollegiaalse asutuse sekretäri poolt plaani põhjal, kuid seda saab konkreetse olukorra osas parandada. Päevakord lepitakse kokku kollegiaalse asutuse esimehega. Samal ajal valmistub sekretär kutsed Kohtumisel kollegiaalse keha liikmetele saatmiseks.

Kutse saatmine kollegiaalse asutuse kohtumisele oma liikmetele ja kutsutud isikutele. Koos kutsega, mis sisaldab koosoleku päevakorda, saadakse analüütilise teabe koopiad (märkmed) ja esitajate koostatud päevakorra küsimuste koopiad. See dokumentide kogum saab saata kollegiaalse asutuse liikmed e-posti teel.

Materjalide arutelu kollegiaalse asutuse koosolekul ja otsuste tegemisel.Kohtumise ajal toimub see protokollMis kogu koosoleku käigus salvestatakse: peamiste kõnelejate etendused, arutelu päevakorra küsimuste arutelu, otsused.

Koosoleku protokolli registreerimine.Protokolli lõplik disain viiakse läbi reeglina 3-5 päeva jooksul pärast koosolekut. Protokolli tegemisel määratakse järjestuse number pärast eelmise protokolli arvu. Protokolli kuupäev on koosoleku kuupäev ja mitte registreerimise kuupäev. Registreerimislogid protokollide kohta ei toimu. Raamatupidamise funktsioon täidab juhtumi, mil allkirjastatud protokollid allkirjastati.

Protokolli allkirjastamine.Reeglina allkirjastavad protokollid koosoleku esimees ja sekretär, kuid on ka selle üldreeglite erandid: näiteks allkirjastavad riigi sertifitseerimisvahendite protokollid, komisjonitasude loendamine (ühistes aktsiaseltsides) kõik kollegiaalse keha liikmed.

Haldusdokumendi avaldamine (otsused või otsused).Selles etapis koostati koosoleku protokolli põhjal haldusdokument, allkirjastanud kolleegiasutuse esimees. Ühe protokolli põhjal saab valmistada mitmeid regulatiivseid dokumente, kuna iga üksik otsus on välja antud ühe resolutsioon (otsus).

Juhtimise praktikas nimetatakse selliseid otsuseid protokolli, tuues need töövõtjale viiakse läbi protokollide või nende väljavõtete koopiate üleandmisega.

Haldusdokumendi registreerimine ja esitajatele postitamine. Resolutsiooni registreerimine (otsused) viiakse läbi eraldi protokollidest ja muudest haldusdokumentidest (tellimused, tellimused), kui need on ka organisatsioonis avaldatud. Otsuse registreerimise küsimuses (järjekorras) on soovitatav protokolli järgida näiteks: kui protokollil on number 45 (nr 45), peaks otsustel või tellimustel olema sama number, kuid küsimus on täiendatud Via kaldu, kajastades küsimusi küsimusi koosolekul (päevakorra number), näiteks: № 45-1, № 45-2 jne

Dokumentide teostamise kontroll.Kontroll Kollegiaalselt vastu võetud otsuste täitmise kontrolli teostab kollegiaalse asutuse sekretär. Ainult need ülesanded (ülesanded) on seatud kontrollimiseks, millel on konkreetne aegumiskuupäev.

Haldusdokumentide kopeerimine (otsused, otsused), protokollid või protokollide täitmisele heakskiidu andmine.Regulatiivdokumendid (otsused, otsused), protokollide ekstraktid kopeeritakse esitajate ja sidusrühmade arvule vastavates koguses.

Protokolli originaali paigutamine ja haldusdokumentide originaal (otsused, otsused) juhtumite puhul.Dokumentide õmblemine juhtudel viiakse läbi kollegiaalse asutuse sekretär vastavalt juhtumi nomenklatuurile. Koosolekute protokollid ja nende põhjal avaldatud haldusdokumendid on söödetud erinevatele juhtumitele.

Koos protokollidega võib imetleda ainult protokolliga, mis moodustavad protokolli lahutamatuks osaks: näiteks koosolekul esinevad loetelud, teesid ja aruannete tekstid, kõnesid, kohtumisel osalejate erialaseid arvamusi, mitte nõustuda enamus ja teised.

Haldusdokumentide koopiad (otsused, lahendused) või protokollide koopiad (protokollidest väljavõtted). Uudiskiri teostab Dow teenus. Esinejatele saadetakse ainult dokumentide tõestatud koopiad.

Dokumentide peetavate etappide moodustab kollegiaalse keha dokumendivoolu.

Ainuüksi haldusdokumentide liikumine

Ainuüksi otsuste korral avaldatakse haldusdokumendid organisatsiooni juht (president, peadirektor, direktor, juhataja esimees jne), täitev- ja haldusfunktsioonide teostamine. Selle otsuse tegemise meetodi eripära on kooskõlastada otsuse eelnõu sidusrühmadega (reeglina need juhid struktuuriüksuste organisatsioonide). Otsuste tegemise korral avaldatakse haldusdokumendid korralduste, tellimuste, juhiste vormis. Haldusdokumentide liikumine ainsa lehtlusotsuses hõlmab järgmisi etappe:

Otsuse algatamine (juhtimisdokumendi avaldamise vajaduse põhistamine).Otsuse algatamise dokumentidena võib järelevalveasutuste ja organisatsioonide poolt avaldatud dokumente või varem avaldatud dokumentide välja avaldatud dokumente. Organisatsiooni sisemised dokumendid (aruanne Märkused, teenindusmärgid, sertifikaadid, toimingud, protokollid, plaanid, aruanded jne) võivad lahenduse algatada, kui need sisaldavad teavet, mis tõendab vajadust teha otsuse tegemise vajadust. Nendest dokumentidest saadud teabe põhjal otsustab pea korralduse dokumendi avaldamise vajaduse kohta. Dokumendihalduse seisukohalt on otsuste algatamine saada organisatsiooni juhi dokumente, mille põhjal töö algab otsuse eelnõu ettevalmistamisest. Juhendi otsus haldusdokumendi koostamisel väljendatakse resolutsioonid Otsuse algatamise dokumendi kohta.

Dokumendi üleandmine, mis algatas lahendus täitmise jagunemisele.Vastavalt pea lahendamisele annab Dow Service aruande dokumendi, mis algatas otsuse struktuurse juhtimisseadmesse.

Haldusdokumendi eelnõu ettevalmistamine. Haldusdokumentide projektidvalmistatud struktuuriüksuste spetsialistide poolt. Kui dokumendi projekt mõjutab erinevate osakondade huve, siis organisatsiooni juhtkonna otsusega luuakse ajutine töörühm erinevate osakondade esindajatelt. Ettevalmistatud dokumendi projekt väljastab töövõtja asjakohasel kujul (tellimuse järjekord, tellimuse vorm).

Dokumendi projekti üleandmine heakskiitmiseks.Haldusdokumentide koostamisel toimub reeglina sisemine heakskiidu.Sisemine ühtlustamine väljastab dokumendi eelnõu viimase lehe allosas kinnitatud viisa dokumendi eelmise käive või eraldi koordineerimislehe käive. Väline heakskiidu Seda tehakse ainult juhtudel, kui dokumendi projekt mõjutab teiste organisatsioonide huve. Väline koordineerimine toimub pärast sisemist koordineerimist ja see koostatakse koordineerimise väärtusemis on kinnitatud dokumendi eelnõu viimasele lehele teksti all või eraldi sobiva lehe all.

Kooskõlastamise protsessis võib esitada dokumendi eelnõu märkusi ja täiendusi. Sellisel juhul täiendab viisa pealkirjaga "Eri arvamus" või "kommentaarid on lisatud." Eraldi lehel kaunistatud märkused on projektile lisatud ja naasevad dokumendi lõpuleviimiseks Dokumendi projekti lõpuleviimine, töövõtja ei võeta arvesse kõiki märkusi, seejärel edastatakse lõplikult kaunistatud dokumendi allkirja juhile, peavad kõik komplaatori poolt vastu võetud eripärad ja kommentaarid olema kokku tulnud Lõppdokument juhina juhi poolt.

Arvestades, et haldusdokumendid väljastatakse, et reguleerida organisatsioonide tegevust, sealhulgas operatiivset määrust, on soovitatav läbi viia külastamist kahe või kolme tööpäeva jooksul.

Koordineerimismenetlus lõpetab dokumendi projekti tagastamise töövõtjale. Sellisel juhul toimub dokumendi voolu tagasipöördumise liikumise (dokumendi edastamine sellesse, milles dokument on juba olnud), kuid see liikumine on tingitud äritegevusest.

Märkuste projekti projekti täpsustamine.Järgmine etapp on töövõtja poolt märkuste täpsustamisele haldusdokumendi projekti üleandmine. Pärast täiustamist koostatakse dokumendi projekt lõpuks vormi ja edastatakse uuesti silmis. Kui haldusdokumendi projekt koostati kõrgema organisatsiooni nimel, ei täideta dokument organisatsiooni vormis, vaid paberi standardlehtede kohta ja saadetakse lisatud kirjaga kõrgemale organisatsioonile. Samal ajal külastab dokumendi projekti organisatsiooni juht.

Dokumendi projekti uuesti silmist.Ümberpaigutamine on vajalik, et kõik huvitatud ametnikud annaksid dokumendi koopia viisasid, mis esitatakse allkirja juhile. Viisade puudumine haldusdokumendis tähendab selle ettevalmistamise menetluse rikkumist. Kõigi huvitatud isikute poolt registreerunud dokumendist kantakse dokumendi juhataja allkirja allkirjastama.

Dokumendi haldamise seisukohast dokumendi juhtimise seisukohast on dokumendi liikumise järjestus ühest eksemplaris teisele oluliseks. Juht täitevvõimu, siis õigusteenistuse (advokaat), pärast - juhte huvitatud üksused (reeglina need, kellele tellimusi antakse ja kes täidavad haldusdokumendi pärast selle vastuvõtmist), viimaseid juhid Organisatsiooni juht (kõik või ainult need, kelle pädevus hõlmab otsuse tegemise küsimusi).

Otsuste tegemine (dokumendi allkirjastamine).Juhtimisotsuse vastuvõtmine väljendatakse haldusdokumendi allkirjastamisel peaga. Juhataja juht muudab dokumendi eelnõu täieõiguslikuks dokumendiks.

Haldusdokumendi registreerimine.Allkirjastatud haldusdokument on Dou teenistuses registreeritud (personali juhtimisdokumendid on töötajate teenistuses registreeritud).

Juhtimisdokumendi seadmine kontrollimiseks.Haldusdokumentide täitmise kontrolli haldusdokumentide täitmise üle säilitab Dou teenus. Haldusdokumentide teostamise kontrollimise eripära on see, et dokumendi haldusosa individuaalseid esemeid kontrollitakse, kui need sisaldavad ülesandeid, konkreetse täitmisperioodi ülesandeid.

Haldusdokumentide kopeerimine (tellimused, tellimused, juhised).

Haldusdokumendi originaali paigutamine.

Haldusdokumentide koopiad (tellimused, tellimused, juhised) esitajatele.Haldusdokumendi jaotus tuleks läbi viia kõige võimalikuma lühikese aja jooksul - see tuleb teha 1-2 päeva jooksul pärast dokumendi allkirjastamist.

Ainuüksi haldusdokumentide dokumendihalduse viimased kolm etappi langeb kokku ühiselt avaldatud dokumentide liikumisega.

Kollegiaalselt ja ainult organisatsiooni juhi poolt avaldatud haldusdokumentide haldusmudelites eraldatakse nende dokumentide liikumise peamised, sõlmetapid. Kirjeldage seda protseduuri üksikasjalikumalt, mida saate keskenduda ainult konkreetsele organisatsioonile.