Сканирование архивных документов что дает для пользователя. Оцифровка документов

Оцифровка бумажных архивов включает в себя сканирование и каталогизацию документов. Чем более крупной является организация, компания, тем сложнее ее документооборот, тем больше хранится документов в ее архивах и тем, соответственно, привлекательнее выглядят услуги по оцифровке архивов.

Экономия на поиске

1. Зачастую для поиска в архиве необходимого документа приходится затрачивать массу времени и усилий. А может возникнуть ситуация, когда один и тот же документ требуется сразу нескольким сотрудникам – в таком случае приходится делать его копию.
2. Кроме того, стоит отметить, что частое обращение к бумажным документам рано или поздно приводит к их повреждению, а иногда и “потере”, если ошибочно расположить дела в архиве.
3. А ведь решить все эти проблемы достаточно просто – необходимо просто обеспечить оцифровку бумажных архивов, использовать в работе автоматизированные информационные системы, которые обеспечат оперативный поиск, а также доступ к электронным копиям документов.
4. Оцифровка бумажных архивов обладает множеством преимуществ. И речь идет не только о качественно новых возможностях по предоставлению и использованию документации компании, но и об обеспечении сохранности данной информации.

Выгода от оцифрованных документов:

• уменьшение нагрузки на бумажный архив и участок ксерокопирования;
• возможность высвобождения архивных площадей;
• сокращение расходов на содержание бумажных архивов.

Оцифровка бумажных архивов: этапы

Первый этап. Все работы по оцифровке архивов начинаются с экспертизы документов. В результате анализа документов определяется структура бумажного массива, а также количественные и качественные характеристики документов. На основе результатов экспертизы осуществляется выбор технологии и оцифровки документов, критериев оценки качества, выбор состава оборудования, согласовываются сроки исполнения и бюджет.

Второй этап представляет собой непосредственно сканирование. Оцифровка архивов представляет собой процесс создания графических образов документа с использованием сканеров. Перед тем, как переводить документ в электронный вид, оператор подберет оптимальный режим сканирования, проведет, собственно, сканирование, контролируя при этом качество получаемых изображений на мониторе.

Эффект от внедрения электронного архива

Результатом оцифровки бумажных архивов являются электронные копии документов. Профессиональное оборудование, которое использует наша компания, позволяет сканировать различные документы со скоростью до нескольких тысяч страниц в день – в пакетном режиме. Полученные файлы записываются на флешки, CD, DVD и иные носители.

Итоги оцифровки архива

Сразу после того, как оцифровка архивов завершена, графические образы проходят автоматизированную обработку – разделение по страницам разворотов, обрезку по краям, выравнивание по строкам, удаление шумов, улучшение качества образов и так далее. Параметры для каталогизации отсканированных документов вы сможете задать на свое усмотрение, тем самым обеспечив оптимизацию бизнес процессов со стороны документоведения.

В последние годы услуга по оцифровке документов становится очень востребованной для подавляющего большинства компаний. Практически все современные организации в той или иной степени освоили информационные технологии и не представляют свою работу без использования персональных компьютеров. Сегодня шаблоны для документов сначала создаются на компьютере, а уже после этого распечатываются. Однако юридическую силу имеют документы с подписями и печатями, и их опять приходится переводить в цифровой вид помощью работ по оцифровке документов.

Для этого и требуется оцифровка документов

Часто приходится обращаться и к архивной документации, поэтому многие компании предпочитают иметь электронные копии всех бумажных документов своей фирмы. Оцифровка бумажных документов может облегчить жизнь не только руководителям, бухгалтерам, экономистам и секретарям, но и представителям технических и творческих профессий: конструкторам и модельерам, строителям и архитекторам, инженерам и дизайнерам, а также многим другим профессионалам. Процесс оцифровки архивных документов, содержащих разнообразные схемы, чертежи, формулы, рисунки и фотографии более трудоёмок и требует участия квалифицированных специалистов, имеющих большой опыт оцифровки документов.

На что нужно обратить внимание при оцифровке документов:

Профессиональное оборудование

Для оцифровки сложных документов требуется профессиональное оборудование с большим количеством технических возможностей. После проведения оцифровки специалист делает сверку документов и электронной копии, проводится работа по распознаванию компьютером текста документа, исправляются возможные ошибки.

Возможна ручная работа

При оцифровке документов, без ручного труда не обойтись, он необходим при:

• подготовке документов к сканированию: изъятие скрепок, файлов и других крепежей;
• сканирование документов в ручном режиме;
• обратной комплектации документов в папки;
• при вводе информации в систему;
• проверке введенной информации.

Программное обеспечение

Правильно подобранное ПО позволяет упростить и ускорить решение задач по оцифровке документов в разы.

Опыт и скорость работ

Компания "Столичный Архивист" имеет многолетний опыт услуг по оцифровке бумажных документов и полностью гарантирует. Что все будет выполнено в срок и по оптимальной цене.

Сайт, электронный читальный зал:
ЗАО "Альт-софт" - внедрение и техническое сопровождение программно-информационного комплекса (ПИК) для организации электронных читальных залов в государственных архивах Псковской области.
В 2012 году работы по доработке ПИК не проводились по причине отсутствия финансирования.
В 2013 году работа была продолжена, результатом чего, в том числе, явился интернет-портал архивов Псковской области.
Финансирование включено в государственную программу Псковской области "Развитие информационного общества" (до 2020 года), раздел - "Выполнение мероприятий по поддержке ПИК "Электронный читальный зал архивов области", ежегодно выделяется 1,5 млн. рублей.

Из переписки с директором ГАПО: Эта программа, действительно, должна ежегодно пополнять лимиты архива на 1 500 000 рублей. По факту мы имеем 500 000.
250 000 архив (точнее, область) платит за ежегодное обслуживание и доработку сайта "Информационные ресурсы".

На сайте пока что (август 2018 года) нет возможности ничего выкладывать (в какой бы то ни было доступ).

Ошибки в описях тоже не исправляют.

Параллельно решают, каким образом технически обеспечить удаленный доступ.

Но это всё пока что туманно. Денег ни на что нет.

Оцифровка архивных дел:
Отделение страхового фонда и аудиовизуальных документов государственного казенного учреждения Псковской области «Государственный архив Псковской области».

Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов Псковской области создан 1 февраля 2003 года распоряжением Администрации Псковской области. Для вновь созданного архива были определены главные задачи: создание и обеспечение сохранности единого страхового фонда документации на уникальные и особо ценные документы, являющиеся национальным, оборонным, научным, культурным и историческим достоянием, а так же полноценное комплектование Архивного фонда Российской Федерации аудиовизуальными и электронными документами, которые существенно дополняют документальные источники на бумажных носителях ценной информацией, обеспечивая зрительное и звуковое воспроизведение уходящих в прошлое событий и их участников, что крайне важно для освещения истории.
Структура архива представлена двумя отделами: отдел микрофильмирования и оцифровки документов и отдел обеспечения сохранности, учета, комплектования и использования документов. Ссылка.

Отдел микрофильмирования и оцифровки документов, в составе которого три сотрудника, занимается переводом описей и дел государственных архивов Псковской области в электронный вид. Оцифровка поможет обеспечить быстрый, удобный, отвечающий современным стандартам информационного общества доступ пользователей к документам и осуществить подготовку к созданию страхового фонда, призванного гарантировать сохранение богатейшего наследия Архивного фонда России.

Основной вид работы, проводимый специалистами отдела - сканирование документов. Ссылка.

Архив ищет деньги на сервер для оцифрованных документов (цена вопроса 600 тыс.р.), поскольку на используемом свободное пространство подходит к концу.

Сводка по ресурсам для оцифровки документов:

Люди: три сотрудника.

Финансирование:
Росархив в 2017 году денег из ФЦП "Культура России" не выделяет.
В 2012 году выделили 1 500 000 рублей, больше давать не будут.
В областной программе больших денег нет, оцифровка идет в плановом порядке на закупленной технике.

Техника:
книжный сканер,
еще один книжный сканер, позволяющий сканировать документы толщиной до 35 см,
две рабочие станции.

Объем выполненных работ:
За два года (2010-2011) сделали цифровые образы описей в полном объеме - 12734 описи, 180904 листа.

Начиная с 2012 года Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов приступил к плановой оцифровке архивных документов периода до октября 1917 года, находящихся на хранении в Государственном архиве Псковской области. ГАПО подготовил перспективный план создания цифровых копий документов, рассмотренный и согласованный Экспертно-проверочной и методической комиссией Государственного архивного управления области. Для включения в План применялись три основных признака: наиболее используемые дела, категория особо ценных дел с учетом последующего создания страховых копий, документы по истории г. Великие Луки и Великолукского уезда с целью удовлетворения интересов пользователей г. Великие Луки, где очень сильно развито краеведческое движение.

За 2012-2013 годы прошли оцифровку 1595 дел объемом 157459 листов.
Получается в среднем в день сканировали 216 страниц.
Если сделать поправку на праздники и выходные, округлить - пусть будет 300 страниц.
Из комментария по ссылке ниже:
За один рабочий день на одном планетарном сканере (а в абсолютном большинстве архивов он один) можно максимум сделать 280-300 листов (это если маленькие дела, удобно раскладываемые на сканере, не метрики/ревизии/исповедки и не чертежи). Это только сканирование, без обработки полученных кадров.

Из переписки с директором архива на форуме:

Сейчас (август 2018 года) на сканировании фонд, переданный из ЗАГСа.

В дальнейшем в плане на оцифровку генеалогический материал.

В базе отсканированных дел на сегодняшний день 1680 единиц.

Отсканировано больше, они обрабатываются и вливаются в базу по готовности.

Есть метрики (не уверен точно) и исповедные есть (уверен точно) - это те, что попали на сканирование сразу после реставрации. Есть несколько ревизок по Себежскому уезду.

В плане перспектив оцифровки - сейчас прорабатывается соглашение с образовательными учреждениями, которое определит порядок оцифровки тех дел, которые наиболее востребованы в плане научных работ.

Масштабная оцифровка метрик не предполагается (по крайней мере пока).

Узнать бы этот план.
Форма плана, пример.
Организация работ по оцифровке архивных документов, методические рекомендации.

С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве должен быть создан Перспективный план оцифровки, включающий в себя названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего собрания архива (Приложение № 2).

Ежегодно должны проводиться мониторинг и редакция Перспективного плана, осуществляемая по результатам выполнения годового плана оцифровки, закрепленного в Перечне фондов, подлежащих оцифровке.

По состоянию на 2016 год, план оцифровки фондов имеется в 36 архивах. Данные

У вас начались серьезные проблемы с хранением бумажных документов? Полки ломятся от нелепо раздувшихся папок, и вы по три часа ищите нужную бумажку? Тогда пришло время заняться оцифровкой документов, которая сделает ваш кабинет или квартиру более чистой, а способ поиска более простым и удобным. Создайте собственную электронную библиотеку, редактируйте, копируйте и перемещайте цифровые файлы по своему желанию. Возможность создания цифровых документов - одно из благ цивилизации. Так воспользуйтесь им!

Прежде, чем отважиться на оцифровку своих документов, вам следует знать, что хранить их можно двумя способами - в виде изображений и в виде текстовых файлов. Хранение изображений потребует гораздо больше места на жестком диске, но при этом вы сможете сохранить стиль исходного документа. Преобразование отсканированных изображений в текстовый файл потребует дополнительных затрат времени, так как необходимо осуществить процесс оптического распознавания символов OCR (правда, если быть точным, то это название не совсем верно, так как здесь речь идет о работе с цифровой информацией, однако, как это нередко бывает, термин прижился).

Как же выбрать формат хранения документов? Очень просто: если оригинал документа написан от руки, и вам важно сохранить его «характерность» (письмо от любимого человека) или если документ является, к примеру, произведением искусства, то сохраните его в виде изображения (иногда узнаваемый почерк столь же важен, как и написанные слова). Другой более прозаической причиной для сохранения рукописных документов в виде изображений является отсутствие коммерчески доступного программного решения, пригодного для интерпретации рукописных символов. Пока эта технология застряла в КПК и планшетах, в которых она реализована несколько в ином виде, чем нам требуется. Работая с планшетом, вы пишите символы «от руки», вводя их по порядку, а программа в режиме реального времени преобразует их в печатный текст. Распознавание почерка отдельно взятого человека с отсканированного документа - дело будущего.

Сканеры

Независимо от того, в каком виде выбудете хранить ваши документы - в виде изображений или в виде текстовых файлов, вам понадобится сканер для их оцифровки. Если вы хотите оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера вам будет вполне достаточно. Единственный их недостаток - относительно медленная скорость работы. Имейте в виду, что только более дорогие модели имеют функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов.

Среди самых лучших моделей назовем ScanSnap S1500 от Fujitsu и ScanJet Professional 3000 от HP. Скорость сканирования документов этих устройств составляет в среднем 20 страниц в минуту и выше. При этом ScanJet Professional 3000 отличается более надежным механизмом подачи бумаги, в то время как ScanSnap S1500 имеет более совершенное программное обеспечение. Оба сканера находятся примерно в одной ценовой категории, так что выбирать вам.

OCR - софт

Большинство сканеров поставляются с программным обеспечением для осуществления OCR, которое устанавливается на вашем компьютере. Если вы недовольны сопутствующим ПО или его нет, то подобные программы вещь довольно распространенная и их можно приобрести отдельно. Существуют следующие рыночные предложения:

FineReader 9 Express от ABBYY, $ 100 за обычную и $ 400 за профессиональную версию программы Pro 10;
. OmniPage 17 Standard от Nuance, $ 150 за обычную версию программы и $ 500 за профессиональную;
. Acrobat X Standard от Adobe, $ 299 за обычную версию и $ 449 за профессиональную;
. PaperPort 12 Standard от Nuance стоит $ 100 за обычную и $ 200 за профессиональную версию ПО, правда здесь нет функции OCR, только вариант управления отсканированными документами.

Разрешение

Для документов, хранящихся в виде изображений, как правило, достаточно выставить разрешение от 150 до 200 точек на дюйм, однако OCR - софт работает гораздо лучше, если изображения сохранены в более высоком разрешении - 300 пикселей на дюйм. Все зависит от того, что вам нужно. Если вы просто хотите сохранить хотя бы минимальную читабельность отсканированного документа, можете снизить требования к разрешению. Если для вас важно высокое качество, то, соответственно, увеличьте его.

OCR в веб

Существует несколько онлайн-сервисов, которые предоставляют услугу распознавания отсканированных документов. Среди наиболее известных назовем бесплатные ресурсы Free OCR , NewOCR и OCR Online . Они прекрасно подходят для небольших проектов, то есть работают только с небольшими по объему документами. Сначала вы должны отсканировать оригинал в память компьютера, а затем загрузить изображение документа на веб-сайт. Естественно, на каждом из ресурсов существуют свои ограничения как по объему, так и по содержанию документа. Так, веб-приложения распознают исключительно текст, без линий или дополнительных символов, которые присутствуют на странице.

Сервис Free OCR является бесплатным, однако размер загружаемого файла не может превышать 2 Мб и не содержать не более чем 5000 пикселей, а это примерно 50 точек на дюйм для документа обычного стандарта. Причем, вы сможете обработать не более 10 подобных документов в час. Услугами сайта NewOCR вы также можете воспользоваться бесплатно, но его интерфейс крайне примитивен, зато объем обрабатываемых документов в 2,5 раза больше - до 5 Мб. И, наконец, ресурс OCR Online требует создания бесплатного аккаунта, но позволяет загружать до 15 файлов в час объемом до 4 Мб в разрешении около 200 точек на дюйм на странице. Если вас такие объемы не устраивают, то можно купить платный доступ за $ 3.95 (8 центов за страницу) и получить возможность обработать до 50 документов за раз или заплатить $ 49.95 за обработку до 5000 (1 цент за страницу). Данное веб-приложение работает как с текстом, так и с графическими элементами, однако ему, естественно, далеко до стандартов Acrobat X или FineReader 10.

E-книги

Наверное, вы, как и я, любите запах настоящей книги, любите ощущение плотной бумаги и вид красивой графики. Однако сегодня все больше и больше людей предпочитают иметь дело с электронными книгами, для чтения которых используются так называемые специальные читалки, планшеты, смартфоны, плееры и прочие портативные устройства. Огромное количество интернет-магазинов предлагает просто гигантские объемы контента. Но что, если вы захотите иметь вашу собственную коллекцию е-книг, которые не доступны в цифровом формате?

Чтобы преобразовать ваши любимые «физические» книги в электронные, требуется их сначала отсканировать, а затем перевести в текстовый формат при помощи программы OCR. Это утомительно даже если вы будете использовать очень быстрый FLATBED-сканер. Такие сканеры напоминают «ксероксы», имея прижимную крышку, поэтому они могут сканировать не только отдельные листы, но и книги целиком. Если же вы готовы «распотрошить» любимую книгу, то можете использовать SHEETFED-сканер, которая работает по принципу факса, то есть с отдельными страницами (как ScanSnap S1500 от Fujitsu и ScanJet Professional 3000 от HP).

После того, как вы переведете свои документы, учебники или книги в форматы PDF, Word или fb2, вы можете воспользоваться специальными программами для организации, редактирования или чтения электронных документов. Например, Calibre или Stanza. - бесплатный органайзер и редактор для вашей коллекции электронных книг. Программа помогает работать с каталогом - организовывать, классифицировать, комментировать, искать, сохранять новые и старые книги на жестком диске вашего компьютера или в памяти е-ридера.

В настоящее время оцифровка документов становится очень востребованной услугой, предлагаемой архивными компаниями. В мире современных информационных технологий практически ни одна организация не может обойтись без электронного архива.

Электронный архив и оцифровка

Электронные архивы документации существенно экономят время сотрудников, ведь именно благодаря цифровым архивам документы всегда будут находиться под рукой у каждого заинтересованного специалиста компании. На пути создания электронного архива или базы данных оцифровка документов является первым шагом.

Специальное оборудование для оцифровки

Казалось бы, что в процессе оцифровки документов нет ничего сложного, но это не совсем так.Для оцифровки большинства бумажных архивных документов требуется специальное оборудование – так называемые промышленные сканеры. Кроме того, под услугой «оцифровка документов», предлагаемой архивными организациями, понимается не только непосредственно процесс сканирования.

Обработка документов

Обработка документов при оцифровке и некоторые дополнительные действия. Это, прежде всего, расшивка документов перед процессом оцифровки и их последующая сшивка. А также сверка оцифрованных документов с оригиналами.

Самые важные этапы обработки документов

• Сканирование документов;
• Ввод информации в систему хранение.

Детали оцифровки документов

Говоря об оцифровке документов, сверке электронных копий и бумажных оригиналов стоит уделить особое внимание. Помимо того, что это крайне трудоёмкий процесс, в большинстве случаев он требует специальных навыков. Многие бумажные документы имеют те или иные повреждения, заломы и загибы, печатные символы стираются, а рукописные буквы с большим трудом распознаются компьютерными программами.

Сверять документы обязательно

Особенно тщательно необходимо сверять оригиналы и копии конструкторской документации, в которой используется большое количество специальных знаков и символов (надо заметить, что оцифровка именно конструкторских документов – наиболее сложный процесс, т.к. конструкторские документы в большинстве своём неформатные).

Без ручной работы не обойтись

После оцифровки документов и проведения сверки, все неточности и различия между бумажными оригиналами и цифровыми копиями устраняются вручную. Таким образом, можно сделать следующий вывод: учитывая сложность процесса, оцифровку документов лучше всего будет поручить профессионалам.