Процедуры придания юридической силы различным видам документов. Определение понятия «юридическая сила документа»

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

• * положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
• * документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
• * реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.
• * Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом недействительным .

Полномочия сотрудников предприятия по изданию организационно распорядительных документов

Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

К компетенции руководителя предприятия относятся все вопросы руководства текущей деятельностью, за исключением вопросов, которые вправе решать только общее собрание участников предприятия или совета директоров. Руководитель единственный сотрудник, который действует от имени предприятия без доверенности.

Но, согласно уставу предприятия, компетенция руководителя может быть ограничена, а часть его « обычных» полномочий передана совету директоров или общему собранию участников. Например, в уставе может быть предусмотрено, что руководитель не имеет права единолично, без согласия общего собрания участников, заключать сделки на сумму, превышающую 500 000 рублей. Чтобы такая сделка была законной, к договору необходимо приложить протокол общего собрания участников предприятия, в котором должно быть прямо сказано о том, что собрание участников одобрило эту сделку. В противном случае договор (и сделка) может быть признан недействительным. В этом случае « объяснения» контрагента, что он не знал об ограничении полномочий руководителя предприятия, не будут приняты, так как устав предприятия является открытым документом. Ознакомиться с ним могут и должны фирмы и компании, намеревающиеся заключить контракт с предприятием .

К исключительной компетенции общего собрания участников предприятия относятся вопросы, которые не могут быть переданы в ведение руководителя. Например, Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ « Об акционерных обществах» (ст. 48 и 79) к исключительной компетенции общего собрания акционеров относит решения о совершении крупной сделки на сумму, которая составляет более чем 50 процентов балансовой стоимости активов общества. В связи с этим и устав акционерного общества не может предоставлять генеральному директору право на совершение такой сделки. Иначе это будет противоречить положениям Федерального закона « Об акционерных обществах» .

Все другие должностные лица предприятия могут решать те или иные вопросы лишь в случаях, если они уполномочены на это приказами, доверенностями, должностными инструкциями, положениями и т. п., подписанными или утвержденными руководителем. При заключении договоров или при составлении и подписании других товарно-финансовых документов от имени предприятия должностное лицо должно сделать ссылку на название, номер и дату доверенности, приказа или положения, на основании которого оно действует. В противном случае представители сторонних организаций будут вправе усомниться в том, действительно ли это должностное лицо обладает необходимыми полномочиями .

Юридическая сила -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

наименование организации (должностного лица) -- автора документа;

наименование вида документа; дата документа;

регистрационный номер;

гриф утверждения документа;

текст; подпись;

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей. Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости -- на других экземплярах, например при заключении договора.

Дата документа -- один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать -- юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.

Печать свидетельствует: о подлинности документа о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

• - какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
• - материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что - либо.

Гриф утверждения -- некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты ит. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись. Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

• - сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
• - электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;
• - печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

• - копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
• - копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).

Юридическая сила - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

наименование организации (должностного лица) - автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - на других экземплярах, например при заключении договора.

Дата документа - один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать - юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует: о подлинности документа;

о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;

материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что – либо.

Гриф утверждения - некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись.

Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.

Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.

С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;

печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;

копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).

Использование письменной информации в управленческой деятельности возможно при условии удостоверения ее официальности, достоверности и подлинности. Для того чтобы управленческий документ был бесспорен и обязателен для исполнения, он должен соответствовать правовым нормам, а должностное лицо, его издавшее, должно действовать в пределах своих полномочий. Эти свойства документа определяют понятием «юридическая сила документа».

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Таким образом, орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

Соблюдать при подготовке документа действующие нормы

законодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.

Следовательно, юридическую силу документа определяют и содержание, и форма документа.

Рассмотрим реквизиты, определяющие юридическую силу документа.

Ранее рассмотренные реквизиты бланка («наименование организации - автора документа» и «место составления или издания документа») одновременно являются и реквизитами, придающими документу необходимый юридический статус.

Реквизит 11 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Для заверяемых нотариально документов датой документа может быть дата его нотариального удостоверения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год четырьмя арабскими цифрами, например, 12.01.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 12 января 2007 г., а также оформление даты (как правило, для переписки с зарубежными партнерами) в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.12.

Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера в регистрируемом массиве документов (договоры, приказы, исходящие письма и т.д.), который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре, информацией об исполнителе, корреспонденте и др. Этот реквизит - уникальный идентификатор документа в информационном массиве предприятия.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрация документа, фиксируя факт его прохождения через данную управленческую систему, придает документу официальный характер. Одновременно с регистрацией документа служба делопроизводства проверяет правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полноту визирования документа и т.д.

Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» оформляют на документах, которые не могут быть введены в действие подписавшими их должностными лицами. Такие документы приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом управления или вышестоящим органом власти или управления.

Например, должностные инструкции работников предприятия оформляют на общем бланке, их подписывает руководитель структурного подразделения и в обязательном порядке утверждает руководитель предприятия.

Утверждение может осуществляться двумя имеющими одинаковую юридическую силу способами: должностным лицом или специально изданным документом.

В первом случае гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа другим документом: постановлением, решением, приказом, протоколом - гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с названием вида утверждаемого документа.

Примеры оформления реквизита

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа (прил. 7).

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

После утверждения документа вносить в него изменения и добавления без разрешения лица, утвердившего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

Реквизит 22 «Подпись документа» - важнейший и древнейший реквизит управленческого документа. Считают, что она возникла одновременно с возникновением письменности .

Например, упоминания об использовании подписи встречаются у вавилонян в эпоху царя Хаммурапи (ок. 2300 лет до н.э.), в Библии - в книгах пророков Даниила и Неемии (ок. 500-400 гг. до н.э.). В Египте в период правления Клеопатры (69-30 гг. до н.э.) и в Римской империи при Юлии Цезаре (102 или 100-44 гг. до н.э.) подпись являлась уже неотъемлемой частью документов.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий АЛ. Борисов А.А. Борисов

или на бланке

Вице-президент АЛ. Борисов А.А. Борисов

Реквизит проставляют через 2-3 межстрочных интервала после текста документа. Инициалы и фамилию при расшифровке подписи должностного лица печатают с пробелом и на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор М.В. Ларин М.В. Ларин

Главный бухгалтер З.В. Марьяш З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии В.Д. Банасюкевич В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии А.Н. Сокова А.Н. Сокова

О.И. Рысков О.И. Рысков

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. В этом случае указывают его фактическую должность (например, и.о. директора) и расшифровку его подписи (инициалы и фамилия). Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Право подписи управленческих документов, как правило, - компетенция руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей. Оно устанавливается организационными (уставом, положением об организации) и распорядительными (приказами) документами организации.

В уставе организации регламентируется, какими правами наделены представительные и исполнительные (единоличные и коллегиальные) органы управления, а также подписание (утверждение) каких документов относится к компетенции соответствующего органа. Порядок деятельности и принятия решений руководителем организации может быть установлен и в договоре между ним и участниками (учредителями) организации, а также в локальных нормативных документах юридического лица.

Руководитель управляет текущей деятельностью, он имеет безусловное право подписи документов (в пределах его компетенции в соответствии с учредительными документами).

Регламентация права подписи особенно важна при большом количестве подписываемых в день документов. В этом случае руководитель может (и с позиции эффективного управления - обязан) делегировать свои полномочия, т.е. передать часть своих прав и обязанностей в принятии решений (подписании документов) и в осуществлении своих действий своим подчиненным, которые принимают также и ответственность за них.

Подобное распределение полномочий оформляют приказом руководителя, в котором он определяет границы принятия решений и степень ответственности подчиненных. Отдельные полномочия могут быть переданы и на основании доверенности.

Электронные документы могут подписываться с помощью технологии электронной цифровой подписи, некоторые аспекты применения которой будут рассмотрены в следующих главах пособия.

Реквизит 23 «Гриф согласования документа». Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы другой, могут быть с ней согласованы проставлением на документе грифа согласования.

Его оформляют на последнем листе документа ниже и слева от всех подписей.

При согласовании документа с вышестоящей организацией может возникнуть ситуация, что согласовывать документ будет должностное лицо, в управленческой иерархии стоящее выше подписывающего документ руководителя. В этом случае рекомендательный характер стандарта позволяет изменить положение реквизита, и гриф согласования может быть размещен в верхней части документа.

Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, которое печатают прописными буквами и без кавычек.

При согласовании документа должностным лицом указывают должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату.

Возможно согласование с помощью другого документа: письма, протокола и др. В этом случае указывают наименование документа, его дату и номер.

Примеры оформления реквизита

«Гриф согласования»

Реквизит 25 «Оттиск печати». История возникновения печати как элемента документа так же, как и подписи, насчитывает тысячелетия. В древности использование печати носило массовый характер и в деловых отношениях, и при личном общении. Очень часто печать заменяла собой собственноручную подпись ее владельца.

В современном делопроизводстве четко разделяют использование подписи и печати. Подпись могут использовать как при межличностных, так и при деловых контактах, т.е. она является универсальным средством удостоверения документа и придания ему юридического статуса. Печать же как средство удостоверения подлинности подписи и подтверждения юридической силы применяют только в официальных документах организации.

Оттиск печати проставляют на подлинниках организационных документов (уставы, положения, правила, инструкции), а также документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей и т.д. Печать используют также для заверения копий официальных документов организации.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи. На документах финансового характера печать проставляют на специально отведенном для этого месте - символе «М.П.».

Печати подразделяют на гербовые печати и печати юридических лиц. В организации также могут применяться простые печати отдельных структурных подразделений (отдела кадров, архива) или для отдельных операций («для пакетов») и т.д.

Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством Российской Федерации. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяет приказ руководителя организации.

Таким образом, официальность и подлинность документа подтверждает наличие и правильное оформление реквизитов: «наименование организации - автора документа», «дата регистрации», «регистрационный номер», «место издания», «подпись», «оттиск печати».

В соответствии с правовыми нормами, в том числе и локальными правовыми актами, определяющими полномочия должностных лиц организации, для придания документам юридической силы дополнительно к реквизиту «подпись» могут проставляться грифы утверждения и согласования.

Нормам действующего законодательства должен соответствовать и основной реквизит управленческого документа - «текст документа».

• Примеры оформления отдельных реквизитов даны с использованиемГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

ГОСТ 6.10.4-84

Группа Т54

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Унифицированные системы документации

ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ
И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ
ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Основные положения

Unified systems of documentation. Conferment of
legal force to documents on software and machinogramme
created by computers. General

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. N 3549 срок введения установлен с 01.07.87

ПЕРЕИЗДАНИЕ

Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в эти документы.

Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий, организаций и учреждений (далее - организаций) осуществляющих информационный обмен документами на машинном носителе и машинограммами.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны отраслевые стандарты и стандарты предприятий с учетом особенностей применения документов на машинном носителе и машинограммы как между организациями, так и при использовании непосредственно в организации.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.1-88 *, ГОСТ 6.10.3-83 , ГОСТ 8303-93 , ГОСТ 19768-93 , ГОСТ 20731-86 , ГОСТ 25465-95 , ГОСТ 25752-83 , ГОСТ 25764-83 , ОСТ 24.958.01-84 - ОСТ 24.958.74-84, Р 50-54-76-88 , а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых и отраслевых классификаторов.
______________
* Утратил силу на территории Российской Федерации.

1.2. Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

1.3. Документ на машинном носителе и машинограмму следует применять только при наличии соответствующих решений министерств, ведомств.

1.4. Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа на машинном носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводительным письмом, оформленным по ГОСТ 6.38-90* . Образец сопроводительного письма приведен в приложении.
______________
ГОСТ Р 6.30-97** (здесь и далее).

** На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 6.30-2003 . - Примечание "КОДЕКС".

1.5. Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают юридическую силу после выполнения требований настоящего стандарта и подписания сопроводительного письма.

1.6. Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач.

1.7. По требованию организации-пользователя для визуального контроля документа, созданного на машинном носителе, преобразуют его в человекочитаемую форму различными техническими средствами отображения данных (дисплеи, печатающие устройства и др.).

2. ТРЕБОВАНИЯ К РЕКВИЗИТАМ ДОКУМЕНТОВ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

2.1. Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование организации - создателя документа;

местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

наименование документа;

дату изготовления документа;

код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Примечание. По решению министерств и ведомств допускается использовать для отдельных документов на машинном носителе и машинограмме дополнительные реквизиты (номер телефона, телетайпа, должность и фамилия лица, имеющего право удостоверять записанный на машинном носителе документ и машинограмму и др.), отражающие специфику создания, использования и передачи этих документов.

2.2. Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

2.3. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

2.4. Реквизит "Наименование организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО)* и наименование организации. Допускается применять установленные сокращенные наименования.
__________________
* Данный реквизит должен быть увязан с требованиями ГОСТ 6.38-90 .


Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по ОКПО той организации, которой они подчинены.

2.5. Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору "Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" (СОАТО) и наименование населенного пункта, где находится организация.

2.6. Реквизит "Наименование документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и наименование формы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД)* для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.
______________
* На территории Российской Федерации действует ОК 011-93 .

2.7. Реквизит "Дата изготовления документа" должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

2.8. Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы" или "Код лица, утвердившего документ" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе или изготовившей машинограмму, а также должны быть созданы технические, программые средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.

2.9. Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать реквизиты, предусмотренные в пп. 2.4; 2.5 в соответствии с правилами этих положений.

2.10. Порядок отбора, приема на хранение и выдачи потребителям документов на машинном носителе и машинограммы, их аннулирования и уничтожения устанавливают министерства и ведомства.

3. ПОДЛИННИКИ, ДУБЛИКАТЫ, КОПИИ ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЫ

3.1. Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

3.2. Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе и содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот документ является подлинником.

3.3. Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что являются дубликатами.

3.4. Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы.

На машинограмме, являющейся копией документа на машинном носителе, дополнительно должны быть штамп или печать организации, осуществившей преобразование документа в человекочитаемую форму, удостоверительную надпись и соответствующие подписи.

4. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММУ

4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация - создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за произведенные изменения.

Регистрацию изменений осуществляет организация - создатель записи документа.

4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.

4.3. Организация - создатель подлинника документа на машинном носителе или машинограммы обязана известить организации - пользователи документа о всех изменениях направлением сопроводительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов согласно п.2.1 следующие сведения:

указание на основание изменений;

время внесения изменений;

подпись должностного лица.

При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.

4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе или машинограммы, находящихся у пользователя, вносят только на основании извещения организации - создателя документа на машинном носителе или машинограммы.

4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований настоящего стандарта.

ПРИЛОЖЕНИЕ (справочное). ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное

В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам документы на машинных носителях, включающие следующие сведения:

Приложение: магнитная лента - 3.

Примечание. Сопроводительное письмо оформляют на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90.

Текст документа сверен по:
официальное издание
Унифицированные системы документации: Сб.ГОСТов. -
М.: ИПК Издательство стандартов, 2001

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения