Craftufacturing en los cuerpos estatales y municipales. Organización del trabajo de oficina eficiente.
Institución educativa no estatal
Mayor educación profesional
Instituto Kuzbass de Economía y Ley.
Facultad legal
Departamento de Disciplinas Humanitarias
Prueba
Por disciplina: "Documentar actividades de gestión".
sobre el tema "Organización del trabajo de oficina en los organismos estatales y gobiernos locales»
Realizado: estudiante de grupo 303
Panishhina e.yu.
Comprobado:
Kemerovo, 2010.
Introducción ................................................. ............................. ... ... .3
1. Documento a prueba de la base del cuerpo de la autoridad ............ ... ... ....5
2. Modelo ruso de trabajo de oficina en organismos estatales y autogobierno local ................................... ......................................... 7
3. Elegir un enfoque para la automatización del flujo de trabajo ........................... 10
4. Sistemas que organizan el flujo electrónico del documento ..................... 12
5. Documento de trabajo de documentos oficiales .............................. .. ....14
6. Automatización del intercambio de documentos entre las autoridades ......... ... ... 18
7. Sistemas EDD para AUTORIDADES de diferentes niveles………………………...20
8. Decisión para Órgano local autogobierno .............................. .... 21
Conclusión ................................................... .......................... ... ... 23
Lista de referencias utilizadas .............................................. .............. ..25
Introducción
La necesidad de automatizar los procedimientos de la oficina y la organización. gestión de documentos electrónicos Conscientemente hoy por las autoridades estatales y el autogobierno local en casi todos los sujetos Federación Rusa. Pero junto con la comprensión de tal necesidad, surgen varias preguntas, sin recibir las respuestas a las que es imposible ir a la implementación práctica de los proyectos.
¿Qué debo comenzar a implementar el sistema? ¿Cómo dividir el proyecto completo a las etapas para que el efecto de la implementación sea obvio después de la primera etapa, y con cada etapa posterior aumentó? Que hay de existente medios técnicos Modernizar en primer lugar, ¿qué puede esperar? ¿Qué medios financieros deben proporcionar en el presupuesto con un desglose por año en función de las realidades de una región en particular?
De hecho, todas estas cuestiones se relacionan con la creación de un plan de implementación de proyectos competentes durante varios años, teniendo en cuenta la financiación planificada, la necesidad de producción, equipo técnico y la modernización planificada del parque técnico.
ingenieros de trabajo, diseñadores, fabricantes de producción.
se da mucho tiempo al estudio, análisis y preparación de varios
documentación. Especialmente grandes dificultades surgen como una regla,
desarrollo documentos de producciónSe debe principalmente a la falta de conocimiento especial de los compiladores. Eliminación de los costos no productivos del tiempo en los procesos de compilar y utilizar documentos requiere una combinación razonable de formalización y creatividad, y esto, de acuerdo con los autores, requieren, por un lado,
familiarice los compiladores de documentos con las leyes más generales de la percepción de los documentos, por otro, y en esto, la tarea principal es la formulación y la sistematización. reglas generales y las normas de compilar los documentos principales.
Propósito trabajo de prueba Es el estudio de los fundamentos teóricos de la organización del trabajo de oficinas en los organismos estatales y el autogobierno local.
Según el propósito del control en el trabajo de los siguientes. tareas:
Determinar el concepto de gestión de documentos;
Considerar el modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades estatales y el autogobierno local;
Revelar los sistemas EDD para las autoridades de órganos de diferentes niveles;
Considere la automatización del intercambio de documentos entre las autoridades.
1. El trabajo del documento como base de las actividades del cuerpo.
Desarrollo en el cuerpo federal. poder Ejecutivo realizado de acuerdo con las reglas del trabajo de oficina en cuerpos federales La Autoridad Ejecutiva, aprobada por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 15 de junio de 2009. 477. Sobre la base de estas normas, la Autoridad Ejecutiva Federal de acuerdo con la Autoridad Ejecutiva Federal en el campo de los temas de negocios de archivo Instrucciones para el cargo trabaja. La acción de estas reglas no se aplica a la organización del trabajo con los documentos que contienen un secreto estatal.
Los documentos se emiten en los espacios en blanco (hojas estándar de papel A4 o A5) o en forma de documentos electrónicos y debe tener el componente establecido de detalles, su ubicación y diseño. Las muestras de formas se aprueban por orden del jefe de la autoridad ejecutiva.
Todos los documentos se dividen en entrantes, salientes e internos. Los documentos entrantes se llevan a cabo en el taller de la Oficina, el procesamiento primario, el registro, la consideración preliminar, se transfieren al manual de consideración, y luego caen a los contratistas. Después de la ejecución, los documentos se colocan en asuntos.
Cada cuerpo forma su propio fondo documental. La nomenclatura del cuerpo está acordada con la Comisión de Pruebas de Expertos del Archivo de Estado Federal correspondiente. Los casos de almacenamiento constante y temporal (más de 10 años) se transmiten al archivo. La resolución establece el procedimiento para trabajar con documentos electrónicos.
El término "flujo de documentos" en este momento Se consume extremadamente ancho y se produce en la descripción de casi cada sistema de información. Muchos sistemas implementan la automatización de la gestión de documentos, y cada uno de ellos reclama un "enfoque integrado para la gestión de documentos". En este caso, la variedad de sistemas es ampliamente: desde los sistemas de contabilidad de almacenes antes de controlar los procesos tecnológicos.
En este trabajo, los términos "flujo de documentos", "Office Work", etc. Somos considerados únicamente en el contexto de organizar el trabajo de las autoridades estatales y el autogobierno local. En consecuencia, los términos se interpretan únicamente utilizando regulaciones a nivel nacional en la aplicación de las autoridades.
De acuerdo con la definición (GOST R 51141-98), el flujo de documentos es "El movimiento de documentos en una organización desde el momento de su creación o recibo antes de la finalización de la ejecución o la salida", es decir, el ciclo completo de la totalidad Conjunto de documentos en la organización antes de pasarlos al archivo o destrucción.
El desarrollo, o "soporte de documentación de la gestión", de acuerdo con la misma fuente, denota la "rama de actividades que garantizan la documentación y la organización del trabajo con los documentos oficiales". Es decir, el trabajo de oficina es una combinación de mecanismos organizativos para la realización y el monitoreo de la gestión de documentos de los documentos oficiales. Sin embargo en " Instrucción típica Según el trabajo de la oficina en los organismos ejecutivos federales, "No. 27.11.2000 del trabajo de la Oficina ya no se limita a la regulación de la única gestión oficial de documentos. Esto sugiere que los sistemas de automatización del sistema deben controlarse no solo por la facturación de Documentos registrados (oficiales), pero también proyectos de documentos.
2. El modelo ruso de trabajo de oficina en organismos estatales y autogobierno local.
En Rusia, en un estado de gasto, desarrollado. tecnología unificada Trabaje con documentos gerenciales, el llamado Sistema Estatal de Gestión de Documentación (GS DOU). El taller de oficina ruso no tiene análogos en otros países, ni detalles del desarrollo del trabajo con documentos o la escala de distribución. Y si en Occidente, el desarrollo de la automatización de oficinas estimula el desarrollo de las tecnologías de flujo de documentos, en Rusia, por regla general, estamos hablando de la automatización de la tecnología tradicionalmente establecida de la Oficina Institucional.
¿Cuáles son las características del trabajo de oficina "Modelo ruso"? Puedes resaltar tres de las ventajas más vívidas:
Monitorear el documento, a partir del momento de su recibo;
Centralización de funciones de control;
Normas unificadas documentadas.
En contraste con los métodos de trabajo occidentales con documentos, en práctica rusa El documento se coloca en el momento de su recibo a la autoridad. Los documentos nacionales o salientes caen en el campo de la visión del control inmediatamente después del "nacimiento", es decir, la aprobación. Al mismo tiempo, se monitorea la conexión de los documentos: si un documento apareció como resultado de la implementación de la decisión adoptada en otro documento. Todo esto le permite garantizar que siga el seguimiento de la ruta de cualquier documento ingresado en la autoridad de la potencia estatal y el gobierno local, porque ningún documento registrado ya no puede desaparecer sin rastro.
La máxima centralización del control sobre el flujo de documentos asume que el documento debe reportar primero al liderazgo, pero solo entonces, las resoluciones inversas de acuerdo con la jerarquía de servicios, desciende a desempeñadores directivos.
Otra característica importante del "modelo ruso" es la presencia de reglas reguladas uniformes y detalladas para trabajar con documentos de gestión en las organizaciones, independientemente de su campo de actividad. Todas las actividades de los talleres de las expediciones, la Oficina, los grupos de control, se regulan hasta las reglas de completar revistas de registro, archivos y formularios de informes.
En las condiciones de la existencia en las autoridades de una regulación detallada de la gestión de documentos, la implementación sin adaptar una tecnología fundamentalmente nueva de un extranjero es poco realista. En este caso, puede ir a la automatización del trabajo de oficina tradicional usando moderno. tecnologías de la información.
Organización del trabajo de oficinas en las autoridades estatales y el autogobierno local.
Institución educativa no estatal
Mayor educación profesional
Instituto Kuzbass de Economía y Ley.
Facultad legal
Prueba
Por disciplina: "Documentar actividades de gestión".
sobre el tema "Organización del trabajo de oficina en las autoridades estatales y los gobiernos locales"
Realizado: estudiante de grupo 303
Panishhina E. Yu.
Comprobado:
Kemerovo, 2010.
Introducción ................................................. ............................. ... .... 3.
1. Documento a prueba de la base de la actividad de la autoridad ............ ... ... cinco
2. Modelo ruso de trabajo de oficina en organismos estatales y autogobierno local ................................... ..................................... ... ... 7
3. Elegir un enfoque para la automatización del flujo de trabajo ........................... 10
4. Sistemas que organizan el flujo electrónico del documento ..................... 2
6. Automatización del intercambio de documentos entre las autoridades ......... ... ... 18
7. Sistemas EDD para las autoridades de un nivel diferente ........................... ... 20
8. Solución para la autoridad local del autogobierno .............................. .... 21
Conclusión ................................................... .......................... ... ... 23
Lista de literatura usada ................................................ .. ... 25
Introducción
La necesidad de automatizar los procedimientos de la oficina y la organización de la gestión de documentos electrónicos es realizada hoy por las autoridades estatales y el autogobierno local en casi todas las entidades constitutivas de la Federación de Rusia. Pero junto con la comprensión de tal necesidad, surgen varias preguntas, sin recibir las respuestas a las que es imposible ir a la implementación práctica de los proyectos.
¿Qué debo comenzar a implementar el sistema? ¿Cómo dividir el proyecto completo a las etapas para que el efecto de la implementación sea obvio después de la primera etapa, y con cada etapa posterior aumentó? ¿Cuál de los medios técnicos disponibles para modernizar primero, y qué puede esperar? ¿Qué medios financieros deben proporcionar en el presupuesto con un desglose por año en función de las realidades de una región en particular?
la modernización planificada del parque técnico.
se da mucho tiempo al estudio, análisis y preparación de varios
documentación. Especialmente grandes dificultades surgen como una regla,
el desarrollo de documentos de producción, que se debe principalmente a la falta de conocimiento especial de los compiladores. Eliminación de los costos no productivos del tiempo en los procesos de compilar y utilizar documentos requiere una combinación razonable de formalización y creatividad, y esto, de acuerdo con los autores, requieren, por un lado,
conocimiento de los compiladores de documentos con las leyes más generales de la percepción de los documentos, por otro, y en esto, la tarea principal es formular y sistematizar las normas y normas generales de la recopilación de documentos clave.
Propósito El trabajo de prueba es estudiar los fundamentos teóricos de la organización del trabajo de oficinas en las autoridades estatales y el autogobierno local.
Según el propósito del control en el trabajo de los siguientes. tareas:
Determinar el concepto de gestión de documentos;
Considerar el modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades estatales y el autogobierno local;
Revelar los sistemas EDD para las autoridades de órganos de diferentes niveles;
Considere la automatización del intercambio de documentos entre las autoridades.
La Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No. 477. Sobre la base de estas reglas, el Órgano Ejecutivo Federal en coordinación con la Autoridad Ejecutiva Federal en el ámbito de las cuestiones de negocios de archivo de archivo. La acción de estas reglas no se aplica a la organización del trabajo con los documentos que contienen un secreto estatal.
Los documentos se elaboran en formularios (hojas estándar de papel A4 o formato A5) o en forma de documentos electrónicos y deben tener la composición establecida de detalles, su ubicación y diseño. Las muestras de formas se aprueban por orden del jefe de la autoridad ejecutiva.
Todos los documentos se dividen en entrantes, salientes e internos. Los documentos entrantes se llevan a cabo en el taller de la Oficina, el procesamiento primario, el registro, la consideración preliminar, se transfieren al manual de consideración, y luego caen a los contratistas. Después de la ejecución, los documentos se colocan en asuntos.
Cada cuerpo forma su propio fondo documental. La nomenclatura del cuerpo está acordada con la Comisión de Pruebas de Expertos del Archivo de Estado Federal correspondiente. Los casos de almacenamiento constante y temporal (más de 10 años) se transmiten al archivo. La resolución establece el procedimiento para trabajar con documentos electrónicos.
El término "flujo de documentos" se consume actualmente extremadamente ancho y se encuentra en la descripción de casi cada sistema de información. Muchos sistemas implementan la automatización de la gestión de documentos, y cada uno de ellos reclama un "enfoque integrado para la gestión de documentos". En este caso, la variedad de sistemas es ampliamente: desde los sistemas de contabilidad de almacenes antes de controlar los procesos tecnológicos.
"Documentación", "Office Work", etc., se consideran únicamente en el contexto de organizar el trabajo de las autoridades estatales y el autogobierno local. En consecuencia, los términos se interpretan únicamente utilizando regulaciones a nivel nacional en la aplicación de las autoridades.
De acuerdo con la definición (GOST R 51141-98), el flujo de documentos es "El movimiento de documentos en una organización desde el momento de su creación o recibo antes de la finalización de la ejecución o la salida", es decir, el ciclo completo de la totalidad Conjunto de documentos en la organización antes de pasarlos al archivo o destrucción.
El desarrollo, o "soporte de documentación de la gestión", de acuerdo con la misma fuente, denota la "rama de actividades que garantizan la documentación y la organización del trabajo con los documentos oficiales". Es decir, el trabajo de oficina es una combinación de mecanismos organizativos para la realización y el monitoreo de la gestión de documentos de los documentos oficiales. Sin embargo, en la "instrucción típica para el trabajo de oficinas en los organismos ejecutivos federales" a partir del 27. 11. 2000. Las funciones del trabajo de la Oficina ya no se limitan a la regulación de la única gestión oficial de documentos. Esto sugiere que los sistemas de automatización del sistema deben controlarse no solo por la facturación de documentos registrados (oficiales), sino también los proyectos de documentos.
En Rusia, en una escala nacional, ha habido una sola tecnología de trabajo con documentos de gestión, el llamado Sistema Estatal de Gestión de Documentación (GS DOU). El taller de oficina ruso no tiene análogos en otros países, ni detalles del desarrollo del trabajo con documentos o la escala de distribución. Y si en Occidente, el desarrollo de la automatización de oficinas estimula el desarrollo de las tecnologías de flujo de documentos, en Rusia, por regla general, estamos hablando de la automatización de la tecnología tradicionalmente establecida de la Oficina Institucional.
¿Cuáles son las características del trabajo de oficina "Modelo ruso"? Puedes resaltar tres de las ventajas más vívidas:
Monitorear el documento, a partir del momento de su recibo;
Centralización de funciones de control;
Normas unificadas documentadas.
control inmediatamente después del "Nacimiento", es decir, aprobación. Al mismo tiempo, se monitorea la conexión de los documentos: si un documento apareció como resultado de la implementación de la decisión adoptada en otro documento. Todo esto le permite garantizar que siga el seguimiento de la ruta de cualquier documento ingresado en la autoridad de la potencia estatal y el gobierno local, porque ningún documento registrado ya no puede desaparecer sin rastro.
La máxima centralización del control sobre el flujo de documentos asume que el documento debe reportar primero al liderazgo, pero solo entonces, las resoluciones inversas de acuerdo con la jerarquía de servicios, desciende a desempeñadores directivos.
Otra característica importante del "modelo ruso" es la presencia de reglas reguladas uniformes y detalladas para trabajar con documentos de gestión en las organizaciones, independientemente de su campo de actividad. Todas las actividades de los talleres de las expediciones, la Oficina, los grupos de control, se regulan hasta las reglas de completar revistas de registro, archivos y formularios de informes.
puede ir a la automatización del trabajo de oficina tradicional utilizando tecnologías de información modernas.
trabajo de oficina. Al mismo tiempo, nada evita la conexión de la tarjeta con un documento electrónico en un sistema automatizado en un sistema automatizado (texto e incluso imagen, sonido y video). Por lo tanto, las condiciones tecnológicas se crean para la transición al flujo electrónico del documento. La transición al flujo electrónico del documento, a su vez, crea requisitos previos para la formación. archivos electrónicos con mecanismos efectivos para referencia y trabajo analítico en una variedad de documentos en diversas formas representación.
Por otro lado, el uso de una red de computadoras crea las condiciones para descentralizar la implementación de diversas funciones realizadas mientras mantiene el control centralizado sobre el flujo de documentos. Es posible, por ejemplo, permitir divisiones e incluso empleados individuales llevar a cabo un registro independiente de documentos y, al mismo tiempo, controló centralmente su paso. Además, la presencia de una red que conecta las autoridades remotas geográficamente permite proporcionar un control centralizado sobre el flujo de documentos, lo que es imposible de implementar dentro de una tecnología puramente en papel.
los modelos de pérdida de documentos solo pueden ocurrir debido a la violación directa de las instrucciones del trabajo de la oficina.
3. La elección del enfoque de la automatización de la gestión de documentos.
La necesidad de automatizar la gestión de documentos de las autoridades estatales y el autogobierno local es evidente para todos.
Craftufacturing utilizando revistas y archivos de papel es incompatible con los requisitos de mejorar la eficiencia de los funcionarios públicos debido a varias razones.
y el procesamiento de datos de archivos de tarjetas heterogéneas y descentralizadas.
Las tarjetas de documento suelen estar separadas de los intérpretes. Contienen información incompleta y no impreciable sobre el estado de los documentos.
problemas en la gestión.
Microsoft, junto con los socios, ofrece dos soluciones metodológicas y software fasado en el campo de la gestión de documentos de los organismos estatales y el autogobierno local:
Procedimientos electrónicos de documentos y trabajo de oficina.
está en la perspectiva más corta por el enfoque principal de la automatización de la gestión de documentos en las autoridades estatales y el autogobierno local.
Los documentos procesados \u200b\u200bpor la autoridad, incluidos los transmitidos cuando se utilizan equipos de computación, tienen dos formas, tradicionalmente papel y electrónica. Simbiosis similar es una consecuencia de lo que medios modernos La preparación de los documentos implica una forma de almacenamiento electrónico de un documento, y base normativa Y reglas establecidas para la circulación - Papel. También el argumento más importante a favor de preservar documentos en papel es una conveniencia insuperable para trabajar con ellos. Las reglas y los hábitos cambian significativamente más lentos las posibilidades de las tecnologías de la información modernas.
En las autoridades estatales y el autogobierno local, aparentemente, durante mucho tiempo durante el procesamiento de documentos en en formato electrónico Se guardará, requiriendo la creación de sus copias de papel. Como regla general, los gerentes prefieren trabajar con documentos en papel. Además, mientras que el intercambio de documentos oficiales entre las autoridades y la transferencia de ellos a los archivos estatales también está ocurriendo en forma de papel.
La gestión electrónica de documentos y el trabajo de oficina (EDD) es una respuesta tecnológica a los requisitos actuales impuestos por la situación política y económica actual a la eficiencia. Órganos rusos Poder estatal y gobierno local. A favor de la EDD, la experiencia de su introducción en los órganos occidentales de poder estatal y ejemplos de operación en estructuras comerciales rusas grandes y progresivas también están hablando.
4. Sistemas que organizan el flujo electrónico del documento.
Como se mencionó anteriormente, el flujo electrónico de documentos es un conjunto de nuevas tecnologías para trabajar con documentos. Las tecnologías utilizadas le permiten organizar una interacción "sin problemas" de sistemas que proporcionan varias operaciones de procesamiento. En primer lugar, tales tecnologías se pueden atribuir:
Analógico electrónico de su propia firma;
Herramientas de transferencia de datos;
Instalaciones de almacenamiento de información electrónica.
Las tecnologías listadas permiten subsistemas que realizan varias funciones, se complementan orgánicamente. Dicha interacción permite dramáticamente aumentar la eficiencia laboral de los funcionarios públicos cuando se trabaja con documentos.
El flujo electrónico de documentos le permite crear un espacio de información único en la Autoridad, integrando todos los sistemas documentales al nodo de información. La integración se lleva a cabo sin pérdida de calidad de trabajo con documentos, mientras se conserva las tradiciones. trabajo de oficina ruso. La base de dicha integración es un sistema confiable de almacenamiento de documentos y administración de documentos que interactúa con él. Todos los documentos procesados \u200b\u200bse almacenan en un solo almacenamiento, lo que hace posible proporcionar una búsqueda óptima y un muestreo de información en la preparación de materiales. Actualmente, en la mayoría de las autoridades y en el autogobierno local, muchas operaciones ya se están implementando utilizando equipos de computación. La tarea de un sistema de automatización es organizar un trabajo colectivo efectivo en los textos de los documentos y proporcionar a cada servicio de información saturado del funcionario público para garantizar las actividades.
5. Documentar el trabajo de documentos oficiales.
El objetivo principal en el desarrollo de las tecnologías de gestión de documentos electrónicos fue lograr la máxima continuidad de las reglas y recepciones del flujo de trabajo de papel y el trabajo de oficina de la oficina de lupa, lo que hace posible asegurar una transición sin dolor de las tecnologías tradicionales a la moderna.
El sistema de gestión de documentos es procesado por documentos almacenados en un solo repositorio de la Autoridad de la Autoridad. Esto le permite incluir documentos procesados \u200b\u200bpor el flujo oficial del documento en un solo espacio informativo de la Autoridad.
La tecnología de gestión de documentos electrónicos admite las siguientes características del sistema:
escaneo y reconocimiento de documentos en papel utilizando la tecnología OCR incorporada;
Adjunto a la tarjeta de registro (RK) de la imagen de imagen electrónica en forma de archivo (archivos) de cualquier formato;
Proporcionar a cada persona oficial al participante del proceso detamental: su oficina virtual personal, que se logra mediante el acceso de un funcionario solo a los documentos relacionados con su competencia;
Asegurar el proceso de coordinación (visitando) proyectos de documentos;
con fondos certificados;
Formación y registro de casos, es decir, agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos y sistematización de documentos dentro del caso;
Almacenamiento de archivos de documentos electrónicos, asuntos de autoridad.
La unidad principal de contabilidad en el sistema es la RK del documento, la integridad de los detalles de los cuales proporciona la posibilidad de formar informes estadísticos y analíticos sobre diversos recortes de información, facilidad al buscar.
En este caso, el conjunto principal de requisitos de la República de Kazajstán se puede ampliar mediante un conjunto arbitrario de detalles adicionales definidos para cada grupo de documentos. Según los detalles adicionales de la República de Kazajstán, puede alinearse con los principales detalles de la búsqueda y selección de datos al formar informes. Al recibir un documento entrante electrónico, su registro se realiza en un modo automatizado. Para el intercambio recibido entre dos documentos EDD, la mayoría de los detalles de la RK se forman automáticamente. La imagen electrónica del documento se adjunta a la República de Kazajstán. Al mismo tiempo, la identidad del documento equipada con EDS y Cryptocrust está certificada. Si un documento entrante Entra en papel, desde el entorno del sistema, es un desafío de un paquete de reconocimiento de texto óptico, y para obtener su imagen electrónica, reembolso al sistema de trabajo de oficina con un apego simultáneo del documento a la República de Kazajstán. El sistema del sistema que adjunte el archivo adjunto establece los derechos de acceso al archivo en el nivel de rutilidad del secreto, así como la protección (cancelación de protección) de la edición.
Si necesita transferir una cantidad relativamente grande de documentos de papel destinados a la ejecución y el almacenamiento en forma electrónica, se propone utilizar la opción "Registro de transmisión". En este caso, después de ingresar los datos de registro en el documento en la República de Kazajstán, el usuario del lugar de trabajo automático (brazos) de la transmisión está imprimiendo en la primera hoja del código de barras, que corresponde al número interno del sistema asignado a la Documento registrado del sistema. Después de eso, los documentos en orden aleatorio de diversas armas del registro a largo plazo llegan a los brazos de exploración equipados con un escáner de alta velocidad. Las imágenes electrónicas de los documentos escaneados se inscriban en la base de datos y gracias al tipo de tecnología de selección de código de barras se adjuntan a los registros correspondientes de los documentos.
Después del registro de la República de Kazajstán, con un documento adjunto, se envía a través de la red por parte de la persona oficial responsable de tomar una decisión sobre la ejecución del documento, y además de los ejecutivos del documento de acuerdo con los detalles de la resolución realizada. Al mismo tiempo, cada líder o el contratista están dotados de ciertos derechos que permiten a la organización trabajar con los documentos, lo más cercano posible al trabajo tradicional en la tabla, en qué documentos en las carpetas están en las competencias de este empleado y que están esperando el inicio de la ejecución (en la carpeta recibida) o adoptada por un empleado para ejecutar (en la carpeta de ejecución), o transferirse al subordinado que indica la ejecución de la prueba (en la carpeta en el control).
En el curso de trabajar con documentos electrónicos, se proporciona una búsqueda combinada de texto completo y atributo para el documento deseado, incluido el uso de un acceso web a la base de datos del sistema.
Archivos con textos (imágenes) salientes y documentos internos Según la tecnología estándar, también se adjuntan a la República de Kazajstán. El documento saliente, acompañado por los requisitos de la República de Kazajstán, puede ser protegido por EDS, cifrado y transferido al destinatario.
Por lo tanto, en combinación con la posibilidad de registro de documentos recibidos por líneas de comunicación, se garantiza un flujo de documentos electrónicos corporativos. Los documentos ejecutados se forman en casos y se transmiten al almacenamiento de archivo.
6. Automatización de los intercambios de documentos entre las autoridades.
Actualmente, en muchos organismos estatales, los sistemas de gestión de documentos automatizados heredados ya se utilizan. Se basan en un software y base técnica diferente. Algunos de ellos, suministrados por Microsoft Partners (incluido el sistema "Caso" "Los sistemas de oficina electrónicos descritos anteriormente), implementados sobre la base de las tecnologías modernas. También hay un número significativo de sistemas de generaciones anteriores basadas en la MS DOS y otras plataformas. La unificación de los sistemas en todos los organismos estatales en términos previsibles es imposible tanto de los derechos políticos (los derechos de los sujetos de la Federación y los gobiernos locales) y las consideraciones prácticas. Implementación, y, especialmente, reemplazo de sistemas operados, suficiente proceso largo, pesado y costoso.
y permitió la conexión de varios sistemas.
El intercambio de documentos electrónicos debe estar debidamente protegido. Los documentos deben estar equipados con firma electronicagarantizando la autoría y la invariancia del contenido del documento, y en algunos casos - cerrado medios criptográficos del acceso no autorizado.
Cada organización tiene muchas organizaciones correspondientes con las que se cumplen los documentos, y todos pueden tener varios formatos de mensajes e incluso redes. Sistemas de carga de organizaciones individuales con característica de apoyo permanente. servicio de informaciónNecesario para organizar el intercambio, es inapropiado. El intercambio de documentos es lógicamente construir no sobre el principio de "cada uno con cada uno", pero en el principio de "estrellas", sobre la base de los centros de intercambio de documentos (centro de datos).
El código puede realizar el siguiente conjunto de características:
Transformación y coordinación de los formatos de documentos entrantes y salientes;
Apoyo para las bases de datos de direcciones y calcular las rutas de entrega de documentos;
Entrega garantizada de documentos;
Soporte y sincronización de libros de referencia.
Para la integración del Centro de Datos, los sistemas corporativos heredados, si es necesario, pueden complementarse con módulos de interfaz especiales que proporcionan transformación preliminar de formatos e intercambio de procedimientos del centro de datos.
7. Sistemas EDD para diferentes niveles de las autoridades.
La decisión de organismos municipales y de otro tipo con una pequeña cantidad de gestión de documentos a esta categoría puede atribuirse condicionalmente a las estructuras de gestión municipal con una pequeña cantidad de gestión de documentos, que no tienen ninguna base técnica suficiente para la introducción de un sistema EDD de pleno derecho. Para ellos, se puede recomendar una solución de un solo usuario, equipada con los medios de intercambio protegido de documentos electrónicos con una organización superior, directamente o a través del centro de datos. El usuario de dicha solución suele ser el empleado responsable del trabajo de la Oficina de la Organización. Trabajar en este caso se lleva a cabo con documentos en papel, pero el sistema contiene documentos entrantes / salientes, el registro de resoluciones en documentos, documentos escritos en el caso y los de almacenamiento de archivos. Con una gran cantidad de empleados, también se pueden registrar el movimiento de originales de papel. Los documentos obtenidos en forma electrónica de una organización más alta se registran inmediatamente, se imprimen y se inician para ejecutar la llegada de originales de papel. La organización superior recibe automáticamente una notificación de que el documento está registrado. Esta solución le permite:
Acelerar el intercambio de documentos entrantes / salientes con una organización superior;
Reduzca el número de documentos "perdidos" cuya ubicación es desconocida.
8. Decisión para la Autoridad del Gobierno Local.
división y trabajo no solo con documentos de organizaciones, sino también por cartas y apelaciones de ciudadanos y empresas. Dichas organizaciones generalmente tienen una flota suficiente de computadoras personales combinadas en una red local. Se puede recomendar una solución multijugador con el número de trabajos de 5 a 20, equipado con los medios de intercambio protegido de documentos electrónicos con organizaciones más altas y menores (directamente o a través del centro de datos), comunicación con el portal para informar y recibir Aplicaciones de los ciudadanos y organizaciones y la posibilidad de acceso remoto a Internet a los datos del sistema EDD. El sistema debe proporcionar el registro de documentos entrantes / salientes, la contabilidad de resoluciones sobre documentos, documentos escritos en el caso y ubicados en el almacenamiento de archivos. También debe tenerse en cuenta el movimiento de originales de papel.
Los usuarios de dicha solución generalmente no solo son solo el personal de la fuerza laboral, sino también a varios empleados de unidades funcionales. Dado que la mayoría de los empleados de dichas organizaciones tienen computadoras personales, bajo tal decisión, ya se pueden organizar con parte de los documentos principalmente o exclusivamente en forma electrónica. Entrante documentos de papel puede digitalizar y todos más trabajo Con ellos ya se pueden llevar a cabo en forma electrónica. En forma electrónica, también se puede organizar el proceso de ejecución de documentos (superposición y ejecución de resoluciones).
Si la organización tiene un canal constantemente asequible en Internet, se puede organizar el acceso remoto al sistema EDD a través de una interfaz web, lo que permite monitorear el progreso del trabajo como funcionarios que están a la salida y a las organizaciones superiores.
Esta solución le permite:
Reducir la carga en el personal de la fuerza laboral debido a la transferencia de parte de las funciones en la División;
Aumentar la efectividad de monitorear la ejecución de documentos;
Organizar un sistema eficaz para almacenar documentos interrelacionados;
Reducir el tiempo para encontrar los documentos necesarios;
Reducir el número de documentos "generalizados", cuya ubicación es desconocida;
Acelerar y hacer un trabajo más eficiente en la ejecución de documentos;
Reduzca los costos de trabajo con las apelaciones de los ciudadanos y organizaciones presentadas a formulario electrónico (a través del portal);
Para el desarrollo y apoyo del portal, así como la organización del acceso remoto a Internet a los datos del sistema EDD, se pueden usar Microsoft Internet Technologies (Servicios de información de Internet, ASP, Tecnología de Microsoft) y el sistema API Case-Enterprise proporcionado Por la publicación del documento directamente desde la base.
Conclusión.
Una característica del trabajo de oficinas y la gestión de documentos en las autoridades estatales o el autogobierno local, como sistema de gestión de gestión de la documentación, es el cien por cien reflexión de los procesos de gestión en un formulario documental. Debido a esto, los procesos de trabajo de oficinas y gestión de documentos están ganando una naturaleza autosuficiente y requieren su propio sistema de gestión.
Actualmente, el proceso de introducción de equipos informáticos y redes en agencias gubernamentales está en marcha activamente, y en muchos años, el nivel ha sido suficiente para introducir tecnologías modernas para trabajar con los documentos. Pero además de las computadoras y redes, esto requiere un conjunto de soluciones de software modernas.
En la Federación Rusa, la importancia de esta área es plenamente reconocida, que se refleja en la Federal grupo de trabajo "Rusia electrónica" en general y en varios de sus eventos específicos.
El resultado final de las actividades de gestión del aparato estatal depende del conjunto de enlaces intermedios, uno de los cuales es una ayuda de retrasos, lo que permite proporcionar eficiencia y flexibilidad para tomar decisiones. La compañía de producción coordina todas las etapas de trabajo, desde el diseño hasta la implementación práctica de las decisiones. El proceso de gestión incluye las siguientes operaciones documentadas estándar principales:
aceptación y documentación de la decisión; trayendo soluciones a los artistas;
Ejecución de la decisión; Control de ejecución; recopilación de información sobre la ejecución;
Transmisión de información sobre enlaces verticales y horizontales; Almacenamiento y búsqueda de información.
La Oficina de Gestión implementa sus funciones principalmente a través de documentos organizativos y administrativos, universales y autorizados creados por la circulación, independientemente de la especificidad de las actividades en todos los sectores de la economía nacional y el gobierno. Si consideramos que en la Oficina de Gerencia emplea a más de 14 millones de personas, y el flujo de trabajo anual en el país es de aproximadamente 60 mil millones de hojas y sigue creciendo, es, sin duda, efectivo regulación reglamentaria Este proceso es de gran importancia. Los documentos documentales están actuando como uno de los medios de regulación de documentos. estándares estatales, clasificadores de la unión y sistemas unificados documentación. Estas y otras regulaciones se reconocen para estabilizar el flujo de trabajo en el país a lo largo del ciclo tecnológico, para crear una tecnología óptima para realizar la gestión de documentos cada uno
unidad de gestión.
Lista de referencias:
2. Borodin V.V. Producción de documentos en el sistema de gobierno. [Texto] / V. V. Borodin. Editorial: haraps, 2008. - 376c.
3. Kirsanova M.V. Producción de documentos en las autoridades estatales y el autogobierno local: estudios. Subsidio [Texto] / M. V. Kirsanova. -Porease: Infra-M:, 2004. - 256C. - (Educación más alta)
4. Kuznetsov I. N. Documentación Soporte de gestión y gestión de documentos. [Texto] / I. N. Kuznetsov. - M.: Yurait, 2008. - 576C.
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RESPUESTA: Entrega- Agrupación de documentos en casos / grupos, combinados por temas comunes. La agrupación se realiza de acuerdo con la clasificación aprobada de los documentos. La clasificación de los documentos debe ser aprobada. CEO A principios de año. Cualquier cambio / adiciones debe ser aprobado. Después de registrar el documento, su copia original o certificada se coloca en el caso correspondiente. Si se coloca una copia en el caso (si es necesario, trabajar con el original) se fija, quien este momento Hay original.
UN NEGOCIO- Este es un conjunto de documentos relacionados con un cierto problema de las actividades de la Compañía y se coloca en una carpeta separada con el encabezado correspondiente.
Para facilitar la búsqueda de documentos en asuntos y su uso operativo con fines de gestión, una lista de casos de casos, que se llama Negocio de nomenclatura. La nomenclatura se elabora de acuerdo con las normas de trabajo de oficina aprobadas en la empresa. Como resultado, los documentos, a medida que se ejecutan, solo estarán en aquellos casos que están preformados por la nomenclatura.
Distinguir entre dos tipos de nomenclatura de negocios. nomenclatura típicay negocio de nomenclatura específico.
Negocio típico de nomenclaturaestablece una lista de elementos que son típicos de una empresa determinada, por ejemplo, en la nomenclatura modelo de una organización comercial debe incluirse de acuerdo con los documentos (entrantes, salientes), casos que unen la documentación contable, trabajo de oficina de personal etc.
Negocio de nomenclatura específicoes una lista de los nombres de los casos, que surgen como resultado de la actividad comercial de una empresa en particular, por ejemplo, puede ser el caso de un proyecto de esclavo o en el cliente de la empresa.
Elaborar adecuadamente una nomenclatura de casos en la siguiente secuencia:
- · La nomenclatura de los casos se elabora. unidades estructurales, y no solo los nombres de los casos se determinan en la nomenclatura, sino también el tiempo de su almacenamiento en el archivo;
- · La división especializada de la empresa es una nomenclatura resumida.
Después de la aprobación de la nomenclatura consolidada de los casos en la empresa, este documento se envía a todas las divisiones de la compañía y se vuelve obligatorio para la ejecución. No se permite hacer el negocio fuera de la nomenclatura.
Formación de negocios- Esta es la asignación de documentos a un caso particular de acuerdo con la nomenclatura de los casos y sistematizar documentos dentro de él. La formación de casos debe realizarse de manera centralizada en el lugar de registro de documentos (en la oficina o en el Secretario) y debe cumplir con los siguientes requisitos:
- · 1. Solo colocado en el caso. documentos (scripts o copias certificadas) decoradas de acuerdo con los requisitos de las normas..
- · 2. Los documentos no se colocan en el caso:
- - no coincidir con el encabezado del caso;
- - decorado incorrectamente (devuelto al refinamiento);
- - ser devuelto;
- - borradores;
- - Copias no certificadas.
Documentos de documentos de documentos un año de documentación. Los documentos dentro de la caja están en un determinado orden. Los principios básicos de la ubicación de los documentos son:
· La pregunta mencionada (sobre temas afectados por los documentos);
cronológico (por fechas de documentos; Los documentos de tiempo de almacenamiento permanente y temporal se forman en diferentes casos);
numeración (documentos homogéneos del grupo que tienen números de secuencia, por ejemplo: gastos generales, recibos, etc.).
No debe contener más 250 hojas. Si los documentos son más, los forman. algunos volúmenes de volumenen donde en la cubierta de la caja, indique el número de volumen.
La preparación de documentos ejecutados para el almacenamiento es la etapa final del procedimiento de papel. La selección de documentos para el almacenamiento en el archivo o la destrucción se realiza. cada año al final del año laboral.. La selección es realizada por la Comisión Especial. Al seleccionar documentos para almacenamiento (establecer el tiempo de almacenamiento) o la destrucción, la Comisión debe guiarse por la "Lista de documentos de gestión de modelos generados en las actividades de las organizaciones, lo que indica los términos de almacenamiento", aprobado por el jefe de Rosarhiva 06.10.2000.
Hora almacenamiento de archivos Los documentos se calculan a partir del comienzo del año siguiente al año de su vencimiento. Por ejemplo, si el término del documento ha caducado en mayo, entonces su período de almacenamiento se calculará a partir del 1 de enero del próximo año. Para los seleccionados por la Comisión, los documentos para la destrucción conforman el acto en que se enumeran los nombres, índices y encabezados en el texto de los documentos destruidos. El acto debe ser firmado por el Director General. Se prohíbe el uso de documentos seleccionados para la destrucción de las necesidades económicas. También está prohibido quemarlos. Los documentos se trituran en máquinas especiales, y luego las materias primas están pasando al papel de desecho.
Leyes federales No. 149-FZ "sobre información, tecnologías de la información y protección de la información", de 06.04.2011 No. 63-FZ "en firma electrónica", del 27 de julio de 2010 No. 210-FZ "en la organización de la provisión de estado y servicios municipales", Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 15/06/2009 No. 477" sobre la aprobación de las normas de trabajo de la Oficina en órganos ejecutivos federales ", del 09/08/2010 No. 697" en un sistema interdepartamental unificado interacción electrónica", el orden del Gobierno de la Federación Rusa del 12.02.2011 No. 176-R" sobre la aprobación de un plan de acción para la transición de los organismos ejecutivos federales sobre un flujo de documentos sin papel durante la organización de actividades internas ".
Institución educativa no estatal
Mayor educación profesional
Instituto Kuzbass de Economía y Ley.
Facultad legal
Departamento de Disciplinas Humanitarias
Prueba
Por disciplina: "Documentar actividades de gestión".
sobre el tema "Organización del trabajo de oficina en las autoridades estatales y los gobiernos locales"
Realizado: estudiante de grupo 303
Panishhina e.yu.
Comprobado:
Kemerovo, 2010.
Introducción ................................................. ............................. ... ... .3
1. Documento a prueba de la base del cuerpo de la autoridad ............ ... ... ....5
2. Modelo ruso de trabajo de oficina en organismos estatales y autogobierno local ................................... ......................................... 7
3. Elegir un enfoque para la automatización del flujo de trabajo ........................... 10
4. Sistemas que organizan el flujo electrónico del documento ..................... 12
5. Documento de trabajo de documentos oficiales .............................. .. ....14
6. Automatización del intercambio de documentos entre las autoridades ......... ... ... 18
7. Sistemas EDD para las autoridades de un nivel diferente ........................... ... 20
8. Solución para la autoridad local del autogobierno .............................. .... 21
Conclusión ................................................... .......................... ... ... 23
Lista de referencias utilizadas .............................................. .............. ..25
Introducción
La necesidad de automatizar los procedimientos de la oficina y la organización de la gestión de documentos electrónicos es realizada hoy por las autoridades estatales y el autogobierno local en casi todas las entidades constitutivas de la Federación de Rusia. Pero junto con la comprensión de tal necesidad, surgen varias preguntas, sin recibir las respuestas a las que es imposible ir a la implementación práctica de los proyectos.
¿Qué debo comenzar a implementar el sistema? ¿Cómo dividir el proyecto completo a las etapas para que el efecto de la implementación sea obvio después de la primera etapa, y con cada etapa posterior aumentó? ¿Cuál de los medios técnicos disponibles para modernizar primero, y qué puede esperar? ¿Qué medios financieros deben proporcionar en el presupuesto con un desglose por año en función de las realidades de una región en particular?
De hecho, todas estas cuestiones se relacionan con la construcción de un plan de implementación de proyectos competentes durante varios años por delante, teniendo en cuenta la financiación planificada, la necesidad de producción, el equipo técnico y la modernización planificada del parque técnico.
ingenieros de trabajo, diseñadores, fabricantes de producción.
se da mucho tiempo al estudio, análisis y preparación de varios
documentación. Especialmente grandes dificultades surgen como una regla,
el desarrollo de documentos de producción, que se debe principalmente a la falta de conocimiento especial de los compiladores. Eliminación de los costos no productivos del tiempo en los procesos de compilar y utilizar documentos requiere una combinación razonable de formalización y creatividad, y esto, de acuerdo con los autores, requieren, por un lado,
conocimiento de los compiladores de documentos con las leyes más generales de la percepción de los documentos, por otro, y en esto, la tarea principal es formular y sistematizar las normas y normas generales de la recopilación de documentos clave.
Propósito El trabajo de prueba es estudiar los fundamentos teóricos de la organización del trabajo de oficinas en las autoridades estatales y el autogobierno local.
Según el propósito del control en el trabajo de los siguientes. tareas:
Determinar el concepto de gestión de documentos;
Considerar el modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades estatales y el autogobierno local;
Revelar los sistemas EDD para las autoridades de órganos de diferentes niveles;
Considere la automatización del intercambio de documentos entre las autoridades.
1. El trabajo del documento como base de las actividades del cuerpo.
La fabricación en el Órgano Ejecutivo Federal se lleva a cabo de conformidad con las normas de trabajo de la Oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobados por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 15 de junio de 2009. 477. Basado en estas reglas, la Federal La autoridad ejecutiva de acuerdo con la Autoridad Ejecutiva Federal en el campo de Archival publica instrucciones para el trabajo de oficina. La acción de estas reglas no se aplica a la organización del trabajo con los documentos que contienen un secreto estatal.
Los documentos se elaboran en formularios (hojas estándar de papel A4 o formato A5) o en forma de documentos electrónicos y deben tener la composición establecida de detalles, su ubicación y diseño. Las muestras de formas se aprueban por orden del jefe de la autoridad ejecutiva.
Todos los documentos se dividen en entrantes, salientes e internos. Los documentos entrantes se llevan a cabo en el taller de la Oficina, el procesamiento primario, el registro, la consideración preliminar, se transfieren al manual de consideración, y luego caen a los contratistas. Después de la ejecución, los documentos se colocan en asuntos.
Cada cuerpo forma su propio fondo documental. La nomenclatura del cuerpo está acordada con la Comisión de Pruebas de Expertos del Archivo de Estado Federal correspondiente. Los casos de almacenamiento constante y temporal (más de 10 años) se transmiten al archivo. La resolución establece el procedimiento para trabajar con documentos electrónicos.
El término "flujo de documentos" se consume actualmente extremadamente ancho y se encuentra en la descripción de casi cada sistema de información. Muchos sistemas implementan la automatización de la gestión de documentos, y cada uno de ellos reclama un "enfoque integrado para la gestión de documentos". En este caso, la variedad de sistemas es ampliamente: desde los sistemas de contabilidad de almacenes antes de controlar los procesos tecnológicos.
En este trabajo, los términos "flujo de documentos", "Office Work", etc. Somos considerados únicamente en el contexto de organizar el trabajo de las autoridades estatales y el autogobierno local. En consecuencia, los términos se interpretan únicamente utilizando regulaciones a nivel nacional en la aplicación de las autoridades.
De acuerdo con la definición (GOST R 51141-98), el flujo de documentos es "El movimiento de documentos en una organización desde el momento de su creación o recibo antes de la finalización de la ejecución o la salida", es decir, el ciclo completo de la totalidad Conjunto de documentos en la organización antes de pasarlos al archivo o destrucción.
El desarrollo, o "soporte de documentación de la gestión", de acuerdo con la misma fuente, denota la "rama de actividades que garantizan la documentación y la organización del trabajo con los documentos oficiales". Es decir, el trabajo de oficina es una combinación de mecanismos organizativos para la realización y el monitoreo de la gestión de documentos de los documentos oficiales. Sin embargo, en las "Instrucciones modelo para la gestión de aduanas en los organismos ejecutivos federales" de 27.11.2000, la función del trabajo de oficina ya no se limita a la regulación de solo la gestión oficial de documentos. Esto sugiere que los sistemas de automatización del sistema deben controlarse no solo por la facturación de documentos registrados (oficiales), sino también los proyectos de documentos.
2. El modelo ruso de trabajo de oficina en organismos estatales y autogobierno local.
En Rusia, en una escala nacional, ha habido una sola tecnología de trabajo con documentos de gestión, el llamado Sistema Estatal de Gestión de Documentación (GS DOU). El taller de oficina ruso no tiene análogos en otros países, ni detalles del desarrollo del trabajo con documentos o la escala de distribución. Y si en Occidente, el desarrollo de la automatización de oficinas estimula el desarrollo de las tecnologías de flujo de documentos, en Rusia, por regla general, estamos hablando de la automatización de la tecnología tradicionalmente establecida de la Oficina Institucional.
¿Cuáles son las características del trabajo de oficina "Modelo ruso"? Puedes resaltar tres de las ventajas más vívidas:
Monitorear el documento, a partir del momento de su recibo;
Centralización de funciones de control;
Normas unificadas documentadas.
En contraste con los métodos occidentales de trabajar con documentos, en la práctica rusa, el documento se pone de control en el momento de su recibo a la autoridad. Los documentos nacionales o salientes caen en el campo de la visión del control inmediatamente después del "nacimiento", es decir, la aprobación. Al mismo tiempo, se monitorea la conexión de los documentos: si un documento apareció como resultado de la implementación de la decisión adoptada en otro documento. Todo esto le permite garantizar que siga el seguimiento de la ruta de cualquier documento ingresado en la autoridad de la potencia estatal y el gobierno local, porque ningún documento registrado ya no puede desaparecer sin rastro.
La máxima centralización del control sobre el flujo de documentos asume que el documento debe reportar primero al liderazgo, pero solo entonces, las resoluciones inversas de acuerdo con la jerarquía de servicios, desciende a desempeñadores directivos.
Otra característica importante del "modelo ruso" es la presencia de reglas reguladas uniformes y detalladas para trabajar con documentos de gestión en las organizaciones, independientemente de su campo de actividad. Todas las actividades de los talleres de las expediciones, la Oficina, los grupos de control, se regulan hasta las reglas de completar revistas de registro, archivos y formularios de informes.
En las condiciones de la existencia en las autoridades de una regulación detallada de la gestión de documentos, la implementación sin adaptar una tecnología fundamentalmente nueva de un extranjero es poco realista. En este caso, puede continuar la automatización del trabajo de oficina tradicional utilizando tecnologías de información modernas.
El trabajo de oficina tradicional implica el mantenimiento de múltiples registros y / o archivos de tarjetas que atienden el flujo de documentos de papel. Y es precisamente el mantenimiento de estas tarjetas es un objeto prioritario de la automatización del trabajo de oficina. Al mismo tiempo, nada evita la conexión de la tarjeta con un documento electrónico en un sistema automatizado en un sistema automatizado (texto e incluso imagen, sonido y video). Por lo tanto, las condiciones tecnológicas se crean para la transición al flujo electrónico del documento. La transición al flujo electrónico del documento, a su vez, crea requisitos previos para la formación de archivos electrónicos con mecanismos efectivos de referencia y trabajo analítico en una variedad de documentos en varias formas de representación.
Por otro lado, el uso de una red de computadoras crea las condiciones para descentralizar la implementación de diversas funciones realizadas mientras mantiene el control centralizado sobre el flujo de documentos. Es posible, por ejemplo, permitir divisiones e incluso empleados individuales llevar a cabo un registro independiente de documentos y, al mismo tiempo, controló centralmente su paso. Además, la presencia de una red que conecta las autoridades remotas geográficamente permite proporcionar un control centralizado sobre el flujo de documentos, lo que es imposible de implementar dentro de una tecnología puramente en papel.
El modelo de gestión de documentos ruso no es solo totalmente compatible con enfoques modernos Los procesos de gestión, pero también superan significativamente los modelos occidentales para la construcción de la gestión de documentos. De hecho, en el modelo ruso, la pérdida de documentos puede ocurrir solo debido a la violación directa de las instrucciones del trabajo de la oficina.
3. La elección del enfoque de la automatización de la gestión de documentos.
La necesidad de automatizar la gestión de documentos de las autoridades estatales y el autogobierno local es evidente para todos.
Craftufacturing utilizando revistas y archivos de papel es incompatible con los requisitos de mejorar la eficiencia de los funcionarios públicos debido a varias razones.
La información sobre los documentos y el progreso de su ejecución se distribuye por el sistema del archivo de la tarjeta de la organización y sus unidades estructurales. Por lo tanto, obtener información sobre el trabajo con documentos en la empresa requiere la búsqueda y el procesamiento de datos de archivos de tarjetas heterogéneos y descentralizados.
Las tarjetas de documento suelen estar separadas de los intérpretes. Contienen información incompleta y no impreciable sobre el estado de los documentos.
La reproducción y el movimiento de una gran cantidad de documentos de papel, manteniendo numerosas y duplicadas revistas y archivos de tarjetas conduce a grandes volúmenes de trabajo improductivo.
Sin embargo, el cardenal, los enfoques revolucionarios para el flujo de documentos de las autoridades estatales y los gobiernos locales son muy peligrosos. Esto puede llevar no solo a romper los plazos, sino también a problemas graves en la gestión.
Microsoft, junto con los socios, ofrece dos soluciones metodológicas y software fasado en el campo de la gestión de documentos de los organismos estatales y el autogobierno local:
Trabajo de oficina automatizado para el flujo de trabajo de papel;
Procedimientos electrónicos de documentos y trabajo de oficina.
Un enfoque en fase similar permitirá aumentar suavemente la eficiencia del cuerpo de la Autoridad, eliminando la posibilidad de desorganizar sus actividades. La fuerza laboral de oficina automatizada para el flujo de trabajo en papel se encuentra en la perspectiva más corta por el enfoque principal de la automatización de la gestión de documentos en los organismos estatales y el autogobierno local.
Los documentos procesados \u200b\u200bpor la autoridad, incluidos los transmitidos cuando se utilizan equipos de computación, tienen dos formas, tradicionalmente papel y electrónica. Dicha simbiosis es una consecuencia del hecho de que los medios modernos para preparar documentos implican una forma electrónica de almacenamiento del documento, y el marco regulatorio y las reglas de circulación establecidas son papel. También el argumento más importante a favor de preservar documentos en papel es una conveniencia insuperable para trabajar con ellos. Las reglas y los hábitos cambian significativamente más lentos las posibilidades de las tecnologías de la información modernas.
En las autoridades estatales y el autogobierno local, aparentemente, incluso para el procesamiento de documentos en forma electrónica, las operaciones que requieren la creación de sus copias de papel se guardarán. Como regla general, los gerentes prefieren trabajar con documentos en papel. Además, mientras que el intercambio de documentos oficiales entre las autoridades y la transferencia de ellos a los archivos estatales también está ocurriendo en forma de papel.
La gestión de documentos electrónicos y el trabajo de oficina (EDD) es una respuesta tecnológica a los requisitos actuales impuestos por la situación política y económica actual sobre la efectividad de las autoridades estatales rusas y el autogobierno local. A favor de la EDD, la experiencia de su introducción en los órganos occidentales de poder estatal y ejemplos de operación en estructuras comerciales rusas grandes y progresivas también están hablando.
4. Sistemas que organizan el flujo electrónico del documento.
Como se mencionó anteriormente, el flujo electrónico de documentos es un conjunto de nuevas tecnologías para trabajar con documentos. Las tecnologías utilizadas le permiten organizar una interacción "sin problemas" de sistemas que proporcionan varias operaciones de procesamiento. En primer lugar, tales tecnologías se pueden atribuir:
Tecnologías de reconocimiento de texto que transforman documentos entrantes en papel en una forma de representación totalmente electrónica;
Analógico electrónico de su propia firma;
Herramientas de transferencia de datos;
Instalaciones de almacenamiento de información electrónica.
Las tecnologías listadas permiten subsistemas que realizan varias funciones, se complementan orgánicamente. Dicha interacción permite dramáticamente aumentar la eficiencia laboral de los funcionarios públicos cuando se trabaja con documentos.
El flujo electrónico de documentos le permite crear un espacio de información único en la Autoridad, integrando todos los sistemas documentales al nodo de información. La integración se lleva a cabo sin pérdida de trabajo con documentos, al tiempo que preserva las tradiciones del trabajo de oficina ruso. La base de dicha integración es un sistema confiable de almacenamiento de documentos y administración de documentos que interactúa con él. Todos los documentos procesados \u200b\u200bse almacenan en un solo almacenamiento, lo que hace posible proporcionar una búsqueda óptima y un muestreo de información en la preparación de materiales. Actualmente, en la mayoría de las autoridades y en el autogobierno local, muchas operaciones ya se están implementando utilizando equipos de computación. La tarea de un sistema de automatización es organizar un trabajo colectivo efectivo en los textos de los documentos y proporcionar a cada servicio de información saturado del funcionario público para garantizar las actividades.
5. Documentar el trabajo de documentos oficiales.
El objetivo principal en el desarrollo de las tecnologías de gestión de documentos electrónicos fue lograr la máxima continuidad de las reglas y recepciones del flujo de trabajo de papel y el trabajo de oficina de la oficina de lupa, lo que hace posible asegurar una transición sin dolor de las tecnologías tradicionales a la moderna.
El sistema de gestión de documentos es procesado por documentos almacenados en un solo repositorio de la Autoridad de la Autoridad. Esto le permite incluir documentos procesados \u200b\u200bpor el flujo oficial del documento en un solo espacio informativo de la Autoridad.
La tecnología de gestión de documentos electrónicos admite las siguientes características del sistema:
Registro en el modo automatizado transmitido por correo electrónico o mediante el portal de Internet de documentos entrantes, incluidos electrónicos equipados. firma digital (Eds) y criptocrust;
escaneo y reconocimiento de documentos en papel utilizando la tecnología OCR incorporada;
Adjunto a la tarjeta de registro (RK) de la imagen de imagen electrónica en forma de archivo (archivos) de cualquier formato;
delimitación de los derechos de acceso a los archivos adjuntos de la imagen electrónica del documento;
Proporcionar a cada persona oficial al participante del proceso detamental: su oficina virtual personal, que se logra mediante el acceso de un funcionario solo a los documentos relacionados con su competencia;
Asegurar el proceso de coordinación (visitando) proyectos de documentos;
texto completo y atributos Búsqueda de documentos electrónicos, incluida la búsqueda remota de texto completo;
Envíe un correo electrónico al correo electrónico o publicación en un portal de Internet de la Autoridad de Documentos Salientes electrónicos (utilizando cualquier MAPI de soporte de correo electrónico), protegido por EDS y cifrado utilizando fondos certificados;
Formación y registro de casos, es decir,. Agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos y sistematización de documentos dentro del caso;
Almacenamiento de archivos de documentos electrónicos, asuntos de autoridad.
La unidad principal de contabilidad en el sistema es la RK del documento, la integridad de los detalles de los cuales proporciona la posibilidad de formar informes estadísticos y analíticos sobre diversos recortes de información, facilidad al buscar.
En este caso, el conjunto principal de requisitos de la República de Kazajstán se puede ampliar mediante un conjunto arbitrario de detalles adicionales definidos para cada grupo de documentos. Según los detalles adicionales de la República de Kazajstán, puede alinearse con los principales detalles de la búsqueda y selección de datos al formar informes. Al recibir un documento entrante electrónico, su registro se realiza en un modo automatizado. Para el intercambio recibido entre dos documentos EDD, la mayoría de los detalles de la RK se forman automáticamente. La imagen electrónica del documento se adjunta a la República de Kazajstán. Al mismo tiempo, la identidad del documento equipada con EDS y Cryptocrust está certificada. Si el documento de entrada viene en el formulario de papel, se proporciona un paquete de reconocimiento de texto óptico del entorno del sistema y, al momento de la recepción de su imagen electrónica, volver al sistema de trabajo de oficina con un archivo adjunto simultáneo del documento a la República de Kazajstán. El sistema del sistema que adjunte el archivo adjunto establece los derechos de acceso al archivo en el nivel de rutilidad del secreto, así como la protección (cancelación de protección) de la edición.
Si necesita transferir una cantidad relativamente grande de documentos de papel destinados a la ejecución y el almacenamiento en forma electrónica, se propone utilizar la opción "Registro de transmisión". En este caso, después de ingresar los datos de registro en el documento en la República de Kazajstán, el usuario del lugar de trabajo automático (brazos) de la transmisión está imprimiendo en la primera hoja del código de barras, que corresponde al número interno del sistema asignado a la Documento registrado del sistema. Después de eso, los documentos en orden aleatorio de diversas armas del registro a largo plazo llegan a los brazos de exploración equipados con un escáner de alta velocidad. Las imágenes electrónicas de los documentos escaneados se inscriban en la base de datos y gracias al tipo de tecnología de selección de código de barras se adjuntan a los registros correspondientes de los documentos.
Después del registro de la República de Kazajstán, con un documento adjunto, se envía a través de la red por parte de la persona oficial responsable de tomar una decisión sobre la ejecución del documento, y además de los ejecutivos del documento de acuerdo con los detalles de la resolución realizada. Al mismo tiempo, cada líder o el contratista están dotados de ciertos derechos que permiten a la organización trabajar con los documentos, lo más cercano posible al trabajo tradicional en la tabla, en qué documentos en las carpetas están en las competencias de este empleado y que están esperando el inicio de la ejecución (en la carpeta recibida) o adoptada por un empleado para ejecutar (en la carpeta de ejecución), o transferirse al subordinado que indica la ejecución de la prueba (en la carpeta en el control).
En el curso de trabajar con documentos electrónicos, se proporciona una búsqueda combinada de texto completo y atributo para el documento deseado, incluido el uso de un acceso web a la base de datos del sistema.
Los archivos con textos (imágenes) de documentos salientes e internos de acuerdo con la tecnología estándar también se adjuntan a la República de Kazajstán. El documento saliente, acompañado por los requisitos de la República de Kazajstán, puede ser protegido por EDS, cifrado y transferido al destinatario.
Por lo tanto, en combinación con la posibilidad de registro de documentos recibidos por líneas de comunicación, se garantiza un flujo de documentos electrónicos corporativos. Los documentos ejecutados se forman en casos y se transmiten al almacenamiento de archivo.
6. Automatización de los intercambios de documentos entre las autoridades.
Actualmente, en muchos organismos estatales, los sistemas de gestión de documentos automatizados heredados ya se utilizan. Se basan en un software y base técnica diferente. Algunos de ellos, suministrados por Microsoft Partners (incluido el sistema "Caso" "Los sistemas de oficina electrónicos descritos anteriormente), implementados sobre la base de las tecnologías modernas. También hay un número significativo de sistemas de generaciones anteriores basadas en la MS DOS y otras plataformas. La unificación de los sistemas en todos los organismos estatales en términos previsibles es imposible tanto de los derechos políticos (los derechos de los sujetos de la Federación y los gobiernos locales) y las consideraciones prácticas. Implementación, y, especialmente, reemplazo de sistemas operados, suficiente proceso largo, pesado y costoso.
En esta situación, la solución natural es desarrollar tal medio de intercambio interdepartamental de documentos, que podrían adaptarse fácilmente a varios formatos de mensajes entrantes / salientes y permitieron la conexión de diversos sistemas.
El intercambio de documentos electrónicos debe estar debidamente protegido. Los documentos deben estar equipados con una firma electrónica que garantice la autoría y la invariancia del contenido del documento, y en algunos casos se cierran con medicamentos criptográficos del acceso no autorizado.
Cada organización tiene muchas organizaciones correspondientes con las que se cumplen los documentos, y todos pueden tener varios formatos de mensajes e incluso redes. Para cargar el sistema de organizaciones individuales con función de apoyo constante para la información del servicio necesaria para la organización de intercambio es inapropiada. El intercambio de documentos es lógicamente construir no sobre el principio de "cada uno con cada uno", pero en el principio de "estrellas", sobre la base de los centros de intercambio de documentos (centro de datos).
El código puede realizar el siguiente conjunto de características:
Transformación y coordinación de los formatos de documentos entrantes y salientes;
Apoyo para las bases de datos de direcciones y calcular las rutas de entrega de documentos;
Entrega garantizada de documentos;
Archivo adicional de documentos;
Soporte y sincronización de libros de referencia.
Los centros de mensajería también pueden asumir el papel de los centros de certificación que respaldan la infraestructura de las claves cerradas y abiertas, los procedimientos de autenticación para las organizaciones: los participantes del intercambio.
Para la integración del Centro de Datos, los sistemas corporativos heredados, si es necesario, pueden complementarse con módulos de interfaz especiales que proporcionan transformación preliminar de formatos e intercambio de procedimientos del centro de datos.
7. Sistemas EDD para diferentes niveles de las autoridades.
La decisión de organismos municipales y de otro tipo con una pequeña cantidad de gestión de documentos a esta categoría puede atribuirse condicionalmente a las estructuras de gestión municipal con una pequeña cantidad de gestión de documentos, que no tienen ninguna base técnica suficiente para la introducción de un sistema EDD de pleno derecho. Para ellos, se puede recomendar una solución de un solo usuario, equipada con los medios de intercambio protegido de documentos electrónicos con una organización superior, directamente o a través del centro de datos. El usuario de dicha solución suele ser el empleado responsable del trabajo de la Oficina de la Organización. Trabajar en este caso se lleva a cabo con documentos en papel, pero el sistema contiene documentos entrantes / salientes, el registro de resoluciones en documentos, documentos escritos en el caso y los de almacenamiento de archivos. Con una gran cantidad de empleados, también se pueden registrar el movimiento de originales de papel. Los documentos obtenidos en forma electrónica de una organización más alta se registran inmediatamente, se imprimen y se inician para ejecutar la llegada de originales de papel. La organización superior recibe automáticamente una notificación de que el documento está registrado. Esta solución le permite:
Acelerar el intercambio de documentos entrantes / salientes con una organización superior;
Reduzca el número de documentos "perdidos" cuya ubicación es desconocida.
8. Decisión para la Autoridad del Gobierno Local.
Esta categoría se puede atribuir convencionalmente a las estructuras de gestión municipal que tienen un flujo de documentos promedio de 3,000 a 10,000 documentos por año, la Oficina o la Secretaría como una división separada estructuralmente y trabajando no solo con documentos de organizaciones, sino también por letras y apelaciones. De ciudadanos y empresas. Dichas organizaciones generalmente tienen una flota suficiente de computadoras personales combinadas en una red local. Se puede recomendar una solución multijugador con el número de trabajos de 5 a 20, equipado con los medios de intercambio protegido de documentos electrónicos con organizaciones más altas y menores (directamente o a través del centro de datos), comunicación con el portal para informar y recibir Aplicaciones de los ciudadanos y organizaciones y la posibilidad de acceso remoto a Internet a los datos del sistema EDD. El sistema debe proporcionar el registro de documentos entrantes / salientes, la contabilidad de resoluciones sobre documentos, documentos escritos en el caso y ubicados en el almacenamiento de archivos. También debe tenerse en cuenta el movimiento de originales de papel.
Los usuarios de dicha solución generalmente no solo son solo el personal de la fuerza laboral, sino también a varios empleados de unidades funcionales. Dado que la mayoría de los empleados de dichas organizaciones tienen computadoras personales, bajo tal decisión, ya se pueden organizar con parte de los documentos principalmente o exclusivamente en forma electrónica. Los documentos de papel entrantes se pueden digitalizar, y todos los trabajos adicionales con ellos se pueden realizar en forma electrónica. En forma electrónica, también se puede organizar el proceso de ejecución de documentos (superposición y ejecución de resoluciones).
Si la organización tiene un canal constantemente asequible en Internet, se puede organizar el acceso remoto al sistema EDD a través de una interfaz web, lo que permite monitorear el progreso del trabajo como funcionarios que están a la salida y a las organizaciones superiores.
Acelerar el intercambio de documentos con organizaciones más altas y más bajas;
Reducir la carga en el personal de la fuerza laboral debido a la transferencia de parte de las funciones en la División;
Aumentar la efectividad de monitorear la ejecución de documentos;
Organizar un sistema eficaz para almacenar documentos interrelacionados;
Reducir el tiempo para encontrar los documentos necesarios;
Reducir el número de documentos "generalizados", cuya ubicación es desconocida;
Acelerar y hacer un trabajo más eficiente en la ejecución de documentos;
Reducir los costos de trabajo con las apelaciones de los ciudadanos y organizaciones presentadas en forma electrónica (a través del portal);
Asegurar el control sobre la ejecución. documentos importantes Desde el lado de las organizaciones superiores.
Para el desarrollo y apoyo del portal, así como la organización del acceso remoto a Internet a los datos del sistema EDD, se pueden usar Microsoft Internet Technologies (Servicios de información de Internet, ASP, Tecnología de Microsoft) y el sistema API Case-Enterprise proporcionado Por la publicación del documento directamente desde la base.
Conclusión.
Una característica del trabajo de oficinas y la gestión de documentos en las autoridades estatales o el autogobierno local, como sistema de gestión de gestión de la documentación, es el cien por cien reflexión de los procesos de gestión en un formulario documental. Debido a esto, los procesos de trabajo de oficinas y gestión de documentos están ganando una naturaleza autosuficiente y requieren su propio sistema de gestión.
Actualmente, el proceso de introducción de equipos informáticos y redes en agencias gubernamentales está en marcha activamente, y en muchos años, el nivel ha sido suficiente para introducir tecnologías modernas para trabajar con los documentos. Pero además de las computadoras y redes, esto requiere un conjunto de soluciones de software modernas.
En la Federación de Rusia, la importancia de esta área es plenamente reconocida, que se reflejó en el programa Federal Target "Electronic Rusia" en su conjunto y en varios de sus eventos específicos.
El resultado final de las actividades de gestión del aparato estatal depende del conjunto de enlaces intermedios, uno de los cuales es una ayuda de retrasos, lo que permite proporcionar eficiencia y flexibilidad para tomar decisiones. La compañía de producción coordina todas las etapas de trabajo, desde el diseño hasta la implementación práctica de las decisiones. El proceso de gestión incluye las siguientes operaciones documentadas estándar principales:
Recopilación y procesamiento de información de documentos; preparación de la decisión;
aceptación y documentación de la decisión; trayendo soluciones a los artistas;
Ejecución de la decisión; Control de ejecución; recopilación de información sobre la ejecución;
Transmisión de información sobre enlaces verticales y horizontales; Almacenamiento y búsqueda de información.
La Oficina de Gestión implementa sus funciones principalmente a través de documentos organizativos y administrativos, universales y autorizados creados por la circulación, independientemente de la especificidad de las actividades en todos los sectores de la economía nacional y el gobierno. Si consideramos que en la Oficina de la Oficina empleó a más de 14 millones de personas, y el flujo de trabajo anual en el país es de aproximadamente 60 mil millones de hojas y continúa creciendo, es indudable que la regulación regulatoria efectiva de este proceso es de gran importancia. Los estándares estatales documentales, los clasificadores de todos los sindicatos y los sistemas de documentación unificados están operando como uno de los medios de regular la documentación. Estas y otras regulaciones se reconocen para estabilizar el flujo de trabajo en el país a lo largo del ciclo tecnológico, para crear una tecnología óptima para realizar la gestión de documentos cada uno
unidad de gestión.
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Se divulgan disposiciones teóricas. trabajo de la oficina estatal, los conceptos del documento, su especie, funciones, reglas de diseño, así como las características de la preparación de la documentación organizativa y administrativa en estado y departamento municipal. Los principios y normas para la organización del Servicio de trabajo de la Oficina, la gestión de documentos en el sistema tradicional y automatizado de trabajo de oficina, las tecnologías de trabajo con las apelaciones de los ciudadanos, se consideran la preparación de documentos para la transmisión al almacenamiento de archivo. Corresponde al FMAM en la última generación. Para estudiantes de pregrado, oyentes de sistema de capacitación avanzada, trabajadores gerenciales y especialistas de instituciones y organizaciones estatales y municipales.
De la serie:Pregrado (Knurus)
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Empresa litros.
Regulación del trabajo de oficinas en organismos gubernamentales.
1.1. Conceptos básicos en el campo del trabajo de oficina.
De acuerdo con el arte. 10 Constitución del poder público de la Federación de Rusia en Rusia se divide en legislativo, ejecutivo y judicial, dependiendo de las funciones realizadas. El principio de separación de las autoridades se aplica no solo a la organización del poder estatal a nivel federal, sino también al sistema de las autoridades estatales de los sujetos de la Federación.
Los organismos estatales realizan una de las funciones de poder estatal, respectivamente, se divide en órganos de legislativo, ejecutivo y autoridad judicial.
Órganos poder Legislativo - Estas son instituciones representativas y legislativas formadas por elecciones. La tarea principal es la legislación, pero además, realizan otras funciones, por ejemplo, controlan las actividades del ejecutivo.
Las autoridades ejecutivas suelen ser nombradas cuerpos. la tarea principal cuerpos ejecutivos Autoridades para cumplir las disposiciones de la Constitución, leyes federalesOtros actos regulatorios. Las autoridades ejecutivas actúan sobre la base de una combinación de singularidad con la colegialidad.
Las autoridades judiciales ejercen justicia. Las actividades de los tribunales están dirigidas a fortalecer la legalidad y la aplicación de la ley, la prevención de delitos y otros delitos, tiene la tarea de protección contra cualquier invasión en los fondos consagrados en la constitución. sistema constitucional, derechos humanos y libertades y ciudadanos, otras instituciones democráticas. Los tribunales son independientes y obedecen solo la ley.
Los gobiernos locales administran propiedad municipal, formule, apruebe y ejecute el presupuesto local, establezca impuestos y tarifas locales, realice la seguridad orden publicoy también resolver otros problemas importancia local.
Los gobiernos locales son entidades legales y operan en su propio nombre. A partir de lo anterior, se deduce que la gestión municipal es la actividad de los órganos elegidos y otros organismos del gobierno local para la gestión de bienes municipales, objetos de la granja municipal, la formación y ejecución del presupuesto local, destinadas a garantizar la vida de la población de la población de El municipio, resolviendo otras cuestiones de importancia local, incluida la organización de su trabajo de organización, servicio municipal.
El autogobierno local se lleva a cabo en municipios - urbano I. asentamientos rurales: en un pueblo o varios pueblos con territorio general (distrito), ciudades o partes de grandes ciudades (áreas urbanas, cuartos).
Definición:servicio Municipal - actividad profesional Los ciudadanos, que se llevan a cabo de manera continua en los puestos del servicio municipal, reemplazados al concluir un contrato de trabajo (contrato).
La función principal de cualquier estado o instituciones municipales - Aceptación de las decisiones de gestión. Todas las decisiones gubernamentales y de gestión municipal se realizan sobre la base de la información que debe ser confiable, oportuna y completa.
Definición:documentación: registrar información sobre los medios de comunicación de acuerdo con las reglas establecidas.
El proceso de reparación de información sobre cualquier portador de información (papel, magnético, etc.) para su uso adicional se denomina documencia. La documentación de las actividades de gestión es una función masiva realizada por todos los organismos estatales y municipales.
Definición:el documento se registra en la información del transportista con requisitos que le permiten identificarlo.
Al crear documentos, se utilizan varios métodos de documentación, dependiendo del contenido de la información: Grabación de sonido (Phonocument), foto (documento fotográfico), grabación de imágenes y sonidos (documento audiovisual), etc.
Definición:las herramientas de documentación son los medios de equipos organizativos y de computadora utilizados para registrar información en el transportista.
Actualmente, los documentos electrónicos son ampliamente utilizados en los organismos gubernamentales.
Definición:documento electrónico: un documento cuya información se presenta en forma electrónica.
Un documento elaborado emitido o en la facturación de los organismos estatales o municipales, instituciones, organizaciones y cumple con ciertos requisitos relacionados con la categoría del documento oficial.
Definición:el documento creado por un legal o individual, y certificado de la manera prescrita, se denomina documento oficial.
El documento oficial utilizado en las actividades actuales de los organismos estatales. documento de servicio.
¡Atención!Si el documento es creado por una persona fuera de la esfera de su servicio o actividades públicas, Se considera un documento de origen personal.
Los documentos, como oficiales, aún así, deben tener fuerza legal o significado legal.
Definición:importancia legal del documento: la propiedad del documento para actuar como una confirmación de eventos de negocios o personales.
Definición:la fuerza legal del documento es la propiedad del documento oficial para causar consecuencias legales.
Característica distintiva Los documentos oficiales son una forma determinada, el procedimiento para su publicación, la elaboración, la presencia de los detalles necesarios.
Definición:requisitos: un elemento de diseño de documentos (por ejemplo, firma, impresión, texto).
Las numerosas de las especies y variedades de documentos, la complejidad de su composición, la presencia de reglas especiales para dar los documentos. fuerza legal Y otros problemas graves asociados con la documentación de gestión causan la necesidad de asignar a la industria especial para garantizar la documentación y la organización del trabajo con los documentos oficiales. Esta rama de actividad se llama trabajo de oficina.
Definición:documento de producción: actividad, proporcionando documentación, gestión de documentos, almacenamiento en ejecución y uso de documentos.
Definición:soporte de documentación (Gestión), DOU - Actividades, garantizando a propósito las funciones de gestión de documentos.
¡Recuerda!
Las siguientes abreviaturas se aplican en el trabajo de oficina:
Estados Unidos es un sistema unificado;
CRAING es un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
GSDOU - Sistema estatal de gestión de la documentación;
Okud es el clasificador todo-ruso de la documentación de la administración;
OKPO - Clasificador todo-ruso de empresas y organizaciones;
Gost - Estándar Estado.
Los documentos de gestión sirven ciertas funciones de administración: planificación, organización, control, etc.
Los documentos relacionados con una función de gestión son habituales para llamar al sistema de documentación, por ejemplo, un sistema de documentación organizativa y administrativa, un sistema de documentación contable, un sistema de documentación de comercio exterior.
Definición:el sistema de documentación es un conjunto de documentos interrelacionados en los signos de origen, cita, especie, campo de actividad, requisitos uniformes para su diseño.
Funciones de gestión En todas las organizaciones del mismo tipo, por lo tanto, los documentos para cada función deben ser los mismos por los tipos y formularios.
Definición:traer documentos a la uniformidad óptima en la composición y se llama formas. unificacióndocumentos.
Unificar no solo documentos separados, pero también el sistema de documentación en su conjunto.
Definición:el sistema de documentación unificado es un sistema de documentación creado por reglas solteras y requisitos que contienen la información necesaria para administrar en un determinado campo de actividad.
El sistema de documentación constituye varios tipos de documentos. En el Clasificador de Documentación de Administración (Okud), aprobado por primera vez en 1978, se incluyeron especies y formas de documentos, que son objetos de unificación en el proceso de creación de sistemas de documentación unificada.
La documentación de gestión de clasificadores de todo el ruso es parte de Sistema unificado de clasificación y codificación técnica y económica y información social y cubre sistemas unificados de documentos permitidos para usar en la economía nacional.
El clasificador de documentación de gestión de todo ruso está diseñado para resolver las siguientes tareas:
1) formas de registro de documentos;
2) racionalizar la información fluye en la economía nacional;
3) Reducir la cantidad de formularios utilizados;
4) una excepción a la apelación de formas de documentos no dopulosos;
5) garantizar la contabilidad y la sistematización de formas unificadas de documentos basados \u200b\u200ben su registro;
6) control sobre la formulación de documentos y eliminando la duplicación de la información utilizada en el campo de la gerencia;
7) Una organización racional de control sobre el uso de formas unificadas.
Actualmente, los siguientes sistemas de documentación se incluyen en Okud:
1) 0200000 Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
2) 0300000 Sistema Primario Unificado documentación contable;
3) 0400000 Sistema de documentación unificado del Banco de Rusia;
4) 0500000 Sistema unificado de contabilidad, documentación financiera, contable e informes de la gestión del sector público;
5) 0600000 Sistema unificado de informes de documentación estadística;
6) 0700000 Sistema unificado de contabilidad e informes de documentación contable de las empresas;
7) 0800000 Sistema de documentación local unificado;
8) 0900000 Sistema de Documentación Unificada Fondo de pensiones Federación Rusa;
9) 1000000 Sistema unificado de Documentación del Comercio Exterior;
Objetos de clasificación de Okda - interdepartamental e intersectorial formas unificadas Documentos aprobados por departamentos y ministerios de la Federación de Rusia. El clasificador proporciona designaciones de código y nombres de formas unificadas de documentos que se incluyen en los sistemas de documentación unificada.
Definición:la forma unificada del documento (UFD) es una forma de un tipo específico de documento que contiene una parte permanente del texto.
En obligatorio, los códigos del Clasificador de documentación de gestión todos rusos se fijan en los formas de documentos unificados. Con la aplicación del Clasificador de documentación de gestión de todos los rusos, las tareas de la designación inequívoca de las formas unificadas de los documentos se resolvieron y sobre esta base su contabilidad y sistematización, que contribuyeron a la racionalización de todo el sistema de documentación de gestión, la exclusión de formas duplicadas de documentos, optimizando la composición de los documentos aplicados.
El sistema más masivo de documentación utilizado en las autoridades estatales y municipales es un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USDOD).
El sistema unificado de documentación organizacional y administrativo es un complejo organizado racionalmente de formas de documentos unificados interrelacionados recomendados para aplicar organizaciones de todas las formas organizativas y legales (en adelante, organizaciones).
El propósito de desarrollar un grado es la creación de complejos interrelacionados de documentos que proporcionan actividades organizativas y administrativas de las organizaciones. El uso de la USOD en las actividades de las organizaciones contribuye a la solución operativa de las tareas de gestión, una disminución de los costos laborales y materiales para trabajar con documentos, mejorando la calidad de la documentación organizativa y administrativa y la reducción de la gestión de documentos.
Los formularios unificados incluidos en el USDA establecen una estructura ejemplar del texto, la composición mínima necesaria de los accesorios de los documentos organizativos y administrativos pertinentes y no son muestras de su diseño, si se proporciona otro diseño por la legislación de la Federación Rusa. .
El álbum de formas unificadas de los documentos organizativos y administrativos se puede utilizar como una matriz de referencia para desarrollar álbumes de formas unificadas de documentos en las organizaciones y mantenerlos en un estado actualizado por inclusión oportuna de nuevas formas, retirando los formularios unificados cancelados, cambios en las aplicaciones. de formas unificadas de documentos organizativos y administrativos, etc..
Los formularios unificados en el asistente son sistematizados por los siguientes subsistemas:
✓ Documentación para la creación de una organización;
✓ Documentación sobre la reorganización de la organización;
✓ Documentación sobre la liquidación de la organización;
✓ Documentación para la privatización de las organizaciones estatales;
✓ Documentación sobre las actividades administrativas de la organización;
✓ Documentación sobre gestión organizativa y regulatoria de las actividades de la Organización;
✓ Documentación sobre la regulación de la información operativa de las actividades de la Organización;
✓ Documentación de reclutamiento;
✓ Documentación para emitir cambios en las relaciones laborales;
✓ Documentación para el despido del trabajo;
✓ Vacaciones de vacaciones y documentación de revisión;
✓ Documentación para emitir recompensas;
✓ Documentación de diseño. sanciones disciplinarias;
✓ Documentación para viajes de negocios.
Las siguientes características de la clasificación se reflejan en la designación de código de la forma unificada del documento: la primera y la segunda señales (clase de formularios), que pertenecen a la forma unificada de un documento al sistema de documentación unificado correspondiente; los signos tercero y cuarto (subclase de formularios), la generalidad del conjunto de múltiples formas de documentos y el enfoque de su uso; Quinto, sexto y séptimo signos - número de registro forma unificada de un documento dentro de la subclase; El signo octavo es un número de control.
La estructura de la designación de código de la forma unificada del documento de Okud:
Un ejemplo de una designación de código de una forma unificada de un documento de okud: 09010046 declaración estimada para primas de seguros en el fondo de pensiones
La unificación de los documentos es uno de los métodos de su estandarización.
En estándares documentación de gestión La composición de los elementos individuales del documento (detalles), se establece su ubicación y regulaciones.
Definición:la estandarización es una actividad para establecer reglas y características para su uso múltiple voluntario, destinado a lograr el orden en el campo de la producción y la circulación del producto y mejorar la competitividad de los productos, obras o servicios.
El resultado de las obras de unificación y estandarización puede ser como estándares para especies separadas Documentos y sistemas de documentación unificada (por ejemplo, GOST R 6.30-2003. Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo).
La cooperación internacional sobre la estandarización en el campo de la documentación se lleva a cabo en virtud de la Organización Internacional de la ISO para la estandarización. Normas ISO identificadas:
✓ Formatos de papel para documentos y métodos de expresación de su tamaño (ISO 216: 1975, ISO 353: 1975);
✓ Dimensiones de carpetas para almacenar documentos (ISO 623: 1974);
✓ intervalos árticos y tono de letra (ISO 4882: 1979);
✓ Formulario de muestra y cuadrícula de construcción para crear espacios en blanco y formas de documentos (ISO 3535: 1977);
✓ Requisitos básicos para formularios de documentos (ISO 8439: 1990);
✓ Principios de diseño de documentos comerciales (ISO 6422: 1985);
✓ Formatos de envolvente para enviar documentos, el procedimiento para escribir la dirección en las secciones postales (ISO 11180: 1993);
✓ Reglas para la estación de fechas y tiempo en documentos (ISO 8601: 2000);
✓ Ubicación del pedido en documentos comerciales (ISO 8440: 1986).
En 2001, se adoptaron los primeros estándares de la nueva serie "Información y documentación. Gestión de documentos "(ISO 15489-1: 2001, ISO 15489-2: 2001), que determinan los requisitos para los sistemas de trabajo de oficina. En 2007, GOST ISO R 15489-1: 2007 "El sistema de estándares según la información, la biblioteca y la publicación. Gestión de documentos. Requerimientos generales". Debe tenerse en cuenta que la aplicación de la norma internacional o estándar de otro país se lleva a cabo en la Federación Rusa mediante la inclusión total o parcial de su contenido en el documento regulatorio de la estandarización doméstica. Esta norma contiene disposiciones sobre responsabilidad, políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con organizaciones de organizaciones, directrices para la gestión de documentos en el marco de los procesos de gestión y gestión de la calidad. ambiental De acuerdo con las normas internacionales ISO 9001 e ISO 14001, directrices para el diseño e implementación de los sistemas de gestión de documentos.
Definición:el documento se fija en la información identificable del soporte del material creado, obtenido y mantenido por la organización o una persona como evidencia para confirmar obligaciones legales o negocios.
Todos los documentos que circulan en el proceso de gestión de documentos de los órganos estatales y municipales se pueden clasificar de acuerdo con varias características.
1. De acuerdo con la documentación del documento, los documentos pueden clasificarse en escritura, textual, escrito a mano, escritura automática, electrónica, visual, foto, fono, documentos de cine, documentos en medios de máquinas.
Documento escrito- Documento de texto cuya información está fijada por cualquier tipo de letra.
Documento de texto- Un documento que contiene información de voz registrada por cualquier tipo de escritura o cualquier sistema de grabación.
Documento manuscrito- Un documento escrito, al crear cuyos signos de letras se aplican a mano.
Documento de alta máquina- Un documento escrito, al crear cuyos signos de letras se aplican mediante medios técnicos.
Documento electrónico- Creado y legible con equipo informático.
Documento de imagen- Un documento que contiene información expresada por la imagen de cualquier objeto.
Documento fotográfico- El documento pictórico creado por una forma fotográfica.
Fonocumento- Un documento que contiene información de audio registrada por cualquier sistema de grabación.
Kinodocumen- El documento pictórico o audiovisual creado por el método cinematográfico.
Documento de la máquina de la máquina- Un documento creado utilizando métodos de medios y grabación que aseguran el procesamiento de su información de computación electrónica de información.
2. En relación con el objeto de gestión, los documentos se clasifican:
✓ para el ingreso (inscrito en la organización);
✓ Saliente (enviado desde la organización);
✓ Interno (creado en esta organización y no límites).
3. Según el número de cuestiones afectadas en el documento, se clasifican:
✓ Simple;
✓ Complejo.
Los documentos simples contienen una presentación de una pregunta. Los documentos complejos incluyen algunas preguntas, pueden tocar varios funcionarios, Divisiones estructurales, instituciones.
4. Para limitar el acceso, los documentos se clasifican:
✓ en secreto;
✓ para uso oficial;
✓ No competitivo (simple).
Se clasifican documentos que contienen información a protegidos. Dependiendo de la importancia, dicha información es compartida por especial importancia y completamente secreto (secretos estatales), secreto ( misterio de servicio) E indicado de acuerdo con los grifos de "importancia especial", "Completamente secreto" y "en secreto".
Los empleados de esta institución pueden utilizar documentos para uso oficial que contiene información sin interés. Dichos documentos están marcados con un buitre "para uso oficial".
5. Según el método de presentar el texto, se clasifican documentos:
✓ en individuo;
✓ Plantilla;
✓ típico;
✓ Muestra;
✓ Cuestionarios y tablas unificadas.
Los documentos de detención individuales son específicos, la naturaleza del documento de una sola vez.
En los documentos de la plantilla, la información se presenta en forma de texto con espacios diseñados para llenarlos con información dependiendo de la situación específica. Ejemplos de textos de pantalla: Formas de referencias del Departamento de Personal, Certificados de Viajes.
Los típicos son los documentos calculados sobre la presentación de procesos y fenómenos homogéneos: típicos. proceso tecnológico, Reglas internas típicas, etc.
Aproximadamente se utilizan para compilar y diseñar documentos por analogía (nomenclatura aproximada de los asuntos de la organización).
Cuestionario: el método de representación del texto unificado, en el que la información permanente se encuentra en el lado izquierdo del documento, y la variable se envía al documento en el proceso de compilarlo en la parte derecha del documento.
La tabla es un documento en el que se coloca la información permanente en los titulares de la gráfica y los encabezados de las filas, y la variable, en la intersección del gráfico y las filas correspondientes. El texto presentado en forma de una tabla tiene un gran contenedor de información, le permite clasificar estrictamente y resumir fácilmente datos similares. En forma tabular, se elaboran el calendario de personal, el horario de vacaciones y otros documentos.
6. Para el tiempo de almacenamiento, los documentos están divididos:
✓ para documentos período permanente almacenamiento;
✓ Período de almacenamiento temporal (más de 10 años);
✓ Período de almacenamiento temporal (hasta 10 años).
También es necesario saber que los documentos se dividen en especies y variedades. Por ejemplo, el tipo de documento es un acto, una variedad, un acto de destrucción de documentos, un acto de cancelación valores materiales etc.
Con especies y variedades de documentos gerenciales se pueden encontrar en el especificador de especies y variedades de documentos en la lista de típicos documentos de archivogenerado en las actividades de los organismos estatales, los gobiernos locales y las organizaciones, lo que indica el momento del almacenamiento.
1.2. Sistema de soporte de documentación estatal
El trabajo de la oficina aplica ciertas reglas para la preparación, diseño y organización del trabajo con documentos. Necesita traer al nivel norma general Las formas rivales y los métodos de procesamiento de información oficial fueron probados y justificados en la práctica, contribuyeron a la creación de un sistema unificado para documentar las actividades de gestión en la Federación de Rusia y la Organización de Trabajo con documentos.
En diciembre de 1959, el Consejo de Ministros de la URSS aceptó una decisión especial sobre la mejora de las actividades de la Oficina de Gestión, cuando, entre otras medidas destinadas a mejorar la productividad laboral, se prevé desarrollar un sistema de depropioma estatal unificado basado en su mecanización. .
En 1973, se desarrolló un sistema estatal unificado de trabajo de oficina (ECCD).
El sistema fue aprobado. Comité del Estado. La URSS sobre ciencia y tecnología, por lo tanto, no fue formalmente vinculante legalmente para su uso. Sin embargo, varias de sus secciones se basaron en las normas estatales previamente publicadas para el registro de la documentación organizativa y administrativa. Por lo tanto, se regularon los requisitos para documentar las actividades de gestión incluidos en los HRC.
En la etapa de creación de ICCD, se desarrolló el método y se desarrollaron operaciones de flujo de trabajo relacionadas con el almacenamiento de documentos en el trabajo de la oficina, la formación de casos, la experiencia del valor de los documentos, la preparación de documentos para la entrega al archivo.
En la década de 1980, se preparó la segunda edición de los HRCS, llamada el Sistema de Estado Unificado de Gestión de Apoyo Documental (HSDOU). La razón de su aparición fue un rápido desarrollo. tecnologia computacional Y su uso para trabajar con documentos que causaron cambios significativos en las tecnologías de procesamiento de documentos tradicionales. Por lo tanto, HSSDOU es un documento que se está desarrollando, complementando y aclarando los requisitos de HPSD debido a los cambios que el trabajo de la Oficina ha sufrido ese tiempo.
En 1991, se desarrolló un sistema estatal de gestión de documentación (GESOU), operando al presente.
El sistema estatal de gestión de soporte documental establece requisitos uniformes para la organización del trabajo con documentos (incluidos los creados por los medios de computación) en organismos gubernamentales, tribunales, fiscales, arbitraje, empresas, instituciones y organizaciones públicas, y es un recomendatorio.
Los principales objetivos de GHSDOU incluyen:
✓ Mejorar el trabajo del aparato de gestión;
✓ Racionalizar la gestión de documentos y mejorar la calidad de los documentos;
✓ Reducir el número de documentos;
✓ Crear información y motores de búsqueda;
✓ Crear condiciones para el uso de tecnologías modernas para recopilar, almacenar y procesar información.
Sobre la base de las disposiciones del GSDOU, instrucciones de trabajo de oficina, métodos, recomendaciones para varios aspectos trabajo de oficina.
El sistema de documentación de gestión gubernamental incluye varias secciones.
La sección "Documentación de la actividad de gestión" define la composición de los documentos de gestión, las principales instrucciones y el procedimiento para llevar a cabo la unificación y estandarización de documentos, registro de detalles de los documentos de gestión, incluidos documentos legibles por computadora, así como requerimientos generales Para elaborar textos de texto. Esta sección está actualmente desactualizada en relación con la liberación de nuevos requisitos para las reglas para la preparación y el diseño de documentos.
Otras secciones del GSDOU, a pesar del hecho de que requieren revisión, son de interés indudable en la formulación del trabajo de oficina en una organización en particular.
La sección "Organización de la Organización de Documentos" establece los principios y procedimientos para organizar la gestión de documentos de la institución, construyendo un motor de información y búsqueda para los documentos de la institución, monitoreando la ejecución de documentos y prepare documentos para la transferencia al archivo departamental para el almacenamiento. .
Además, los GSDOS se asignan a una subsección separada de recomendaciones para la creación y el uso de un sistema de recuperación de información (IPS) de acuerdo con los documentos de la empresa. Esta parte discute las reglas para la creación de la IPS en las condiciones y sistemas tradicionales, y automatizados. Se determina la composición de la IPA. Incluye el registro, la indexación de documentos, sus matrices de almacenamiento, información y búsqueda operativas (archivos manuales, matrices en portadores de máquinas). Esto significa que los requisitos para la contabilidad, la sistematización y el almacenamiento de documentos se basan en el uso de un solo IPA, que son matrices de información compatibles. Para lograr dicha compatibilidad, los clasificadores desarrollados en la empresa (por ejemplo, la nomenclatura de los casos, los clasificadores correspondientes, el clasificador de unidades estructurales (sitios de actividad), el clasificador de tipos de documentos) se sirven.
En la tercera sección de GSDOU, temas de mecanización y automatización de trabajo de oficina, peculiaridades de trabajar con documentos en la implementación de sistemas automatizados Control.
En la cuarta sección, se da el concepto de servicio de trabajo de oficina, se consideran sus principales tareas, funciones, derechos. GSDOU proporciona la creación de varios flujos de trabajo típicos, dependiendo de la categoría de organización o empresa: gestión empresarial; Oficina; Departamento común; secretario de la cabeza
Las aplicaciones al GSDOU contiene una posición aproximada sobre la administración del soporte de documentación de la administración (DOU SERVICIO). Se recomienda en ella opciones típicas su estructuras organizacionales Dependiendo del tipo de organización, y también formuló sus objetivos, tareas y funciones.
Las aplicaciones al GSDOU también incluyen:
1) lista aproximada documentos sujetos a aprobación;
2) una lista ejemplar de documentos en los que se coloca el sello;
3) las reglas para llenar los detalles de los formularios de registro y control (RKF);
4) Formas de casos de nomenclatura;
5) una lista de documentos típicos de documentos;
6) La forma del caso del caso de tiempo de almacenamiento constante y temporal (más de 10 años).
En 1993, las disposiciones del Código de Estado de la Universidad Técnica del Estado se desarrollaron aún más en las instrucciones del modelo para la gestión de aduanas en los Ministerios y Departamentos de la Federación de Rusia (2005), y luego en las normas de trabajo de la Oficina en los órganos ejecutivos federales. (2009).
1.3. Actos legislativos y reguladores y metodológicos en el campo del trabajo de oficina.
Las actividades de cualquier organización se basan en las normas de actos legislativos que involucran el trabajo con información documentada.
El marco regulatorio del trabajo de la oficina es la ley, los documentos reglamentarios que ayudan a crear la tecnología de procesamiento de documentos, su almacenamiento, su uso en el trabajo del organismo estatal.
El Gobierno de la Federación de Rusia, los órganos ejecutivos federales son responsables de organizar el apoyo de la documentación en los organismos ejecutivos, desarrollando actos legales regulatorios relevantes.
¡Recuerda!La orientación metodológica general en el campo del negocio de archivo en Rusia es llevado a cabo por la Agencia Federal de Archivales (Rosarkhiv), que está subordinado al Presidente de la Federación de Rusia. La organización científica líder en esta área es el Instituto de Investigación All-Russy de Muelle Mentong y I y Negocios de Archivo (VNIIDAD).
La base de datos regulatoria y metodológica del trabajo de oficina se puede dividir en varios grupos de documentos. El primero incluye los actos regulatorios federales de la acción no directa, a un grado u otro que afecta los temas de la organización y la documentación de la tecnología de las actividades de gestión y la organización del trabajo con documentos. Entre ellos se puede llamar Código Civil, Código OB. delitos administrativos, Código de Trabajo (TK RF).
Para el trabajo de oficina, la sección de la Ley Federal "sobre la información, las tecnologías de la información y la protección de la información" es muy importante, estableciendo régimen legal Documentación de información. Por ley, la documentación de documentos es condición obligatoria Incluirlo en recursos de información. La ley establece el procedimiento para documentar la información y llama a las autoridades estatales que están obligadas a garantizar este procedimiento. De acuerdo con la ley, esta tarea Se le confía a las autoridades estatales responsables de organizar el trabajo de oficinas, la estandarización de los documentos, la seguridad de la Federación de Rusia.
Artículo 327 del Código Penal de la Federación de Rusia "Falso, fabricación o ventas documentos falsos, premios del estado, sellos, sellos, formularios "prevé un castigo para tal tipo de actividad. Tenga en cuenta que este falso debe tener un objetivo, para proporcionar derechos o estar libres de responsabilidad.
Otro artículo importante para los profesionales que trabajan con documentos es el arte. 292 del Código Penal de la Federación Rusa. Este artículo se refiere a la vida útil, que se define como "introducir un funcionario, así como a un funcionario o empleados civiles de una autoridad del gobierno local, que no es un funcionario en documentos oficiales obviamente información falsa, así como entrar en los documentos específicos de las correcciones que distorsionan su contenido real si estos actos están hechos de mercenario u otros intereses personales ".
El artículo 24 del Código Tributario de la Federación de Rusia establece que se requieren agentes fiscales para garantizar la seguridad de los documentos necesarios para calcular, mantener y transferir impuestos, durante cuatro años y, según la Parte 2 de la Arte. 13.25 Codex de la Federación de Rusia sobre delitos administrativos, incumplimiento de una responsabilidad de responsabilidad limitada responsabilidades para el almacenamiento de documentos, que se prevé por ley sobre sociedades de responsabilidad limitada y adoptadas de acuerdo con la normativa. actos legales y el almacenamiento de los cuales es obligatorio, así como una violación. orden instalado y el momento del almacenamiento de dichos documentos implica superposición multa administrativa en funcionarios en la cantidad de 2.5 a 5 mil rublos; En entidades legales, desde 200 mil a 300 mil rublos.
El segundo grupo de actos regulatorios: actos legales departamentales sobre trabajo de oficina, que tienen carácter interdepartamental. Estos incluyen: el sistema estatal de gestión de soporte de documentación (M., 1991); Reglas de desarrollo en organismos ejecutivos federales (2009); Estándares estatales para la documentación, por ejemplo, GOST 6.30-2003 "Sistema de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo "); Clasificadores todo-rusos de información técnica y económica y social, así como una serie de actos regulatorios del Ministerio de Trabajo de Rusia, el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia, Rosarhiva, etc.
El tercer grupo de actos regulatorios es varias instrucciones estándar y ejemplares para las administraciones de los sujetos de las entidades constituyentes de la Federación de Rusia y las instrucciones para organizaciones específicas, por ejemplo, instrucciones para la administración de oficinas en la administración de la ciudad.
Smolensk (aprobado por el orden de la administración de Smolensk del 15/02/2013 No. 82-P / ADM).
Reglamento estatal El trabajo de la oficina es proporcionado por la Agencia Federal de Archivales, que se lleva a cabo por la gestión y el control organizativo intersectorial y metodológico sobre la organización de documentos en el trabajo de la Oficina de los órganos del gobierno federal, coordina el desarrollo del sistema estatal de trabajo de oficina y Sistemas de documentación unificada.
El Comité de la Federación de Rusia para la Estandarización, Metrología y Certificación (GOSSTISTART) lleva a cabo la gestión del Estandarización del Estado en la Federación de Rusia, incluido el trabajo sobre la unificación y la estandarización de los documentos y sistemas de documentación, el desarrollo, la implementación y el mantenimiento de los clasificadores de todo ruso. de factibilidad e información social.
El Gobierno de la Federación de Rusia, los órganos ejecutivos federales son responsables de organizar el apoyo de la documentación en los organismos ejecutivos, desarrollando actos legales regulatorios relevantes.
En las autoridades estatales y municipales, se aplican diversas leyes a la regulación del trabajo de oficina:
✓ Derecho federal del 27 de julio de 2004 No. 79-FZ (Ed. Fechado el 31 de diciembre de 2014) "en estado servicio Civil Federación Rusa";
✓ Ley federal del 02.03.2007 No. 25-FZ (ed. Del 30/03/2015) "en el servicio municipal en la Federación de Rusia";
✓ Derecho federal del 27 de julio de 2010 No. 210-FZ "sobre la organización de la provisión de servicios estatales y municipales";
✓ Ley federal de 02.05.2006 No. 59-FZ "sobre el procedimiento para considerar las apelaciones de los ciudadanos de la Federación de Rusia";
✓ Ley federal de 27.05.2003 No. 58-FZ "en el sistema servicio público Federación Rusa";
✓ Ley federal del 02.10.2007 No. 229-FZ (ed. Del 12/06/2011) "en trabajo ejecutivo»;
✓ Derecho federal "en una copia obligatoria de documentos" fechado el 29 de diciembre de 1994 No. 77-FZ.
RegulacionesCon una naturaleza reguladora, emitida en forma de decisiones del Gobierno de la Federación de Rusia y son obligatorias para la ejecución. Actúa sobre temas operativos y de otro tipo que no se emiten regulatorios en forma de órdenes del Gobierno de la Federación de Rusia. Regulaciones Los organismos ejecutivos federales se emiten sobre la base de y de conformidad con las leyes, instrucciones y órdenes federales del Presidente de la Federación, Decretos y órdenes del Gobierno de la Federación de Rusia, así como por la iniciativa de los órganos ejecutivos federales dentro de sus competencias.
El registro estatal de actos legales regulatorios es llevada a cabo por el Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia, que lleva Registro estatal Actos legales regulatorios de los órganos ejecutivos federales. Los órganos ejecutivos federales pueden enviar actos legales regulatorios a ejecutar registro estatal, solo después de registrarse y publicación oficial.
Considere algunos actos de organismos ejecutivos federales que afectan a temas plenamente o parcialmente de documentos e influyen en la organización del trabajo de la oficina, la regulación del trabajo del trabajo del servicio de gestión de la Oficina en las autoridades ejecutivas.
Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 15/06/2009 No. 477 "sobre la aprobación de las normas de trabajo de la Oficina en las autoridades ejecutivas federales" en la Oficina Editorial. Decisiones del Gobierno de la Federación de Rusia de fecha 26 de abril de 2016 N 356. Las normas aprobadas por el Decreto del Gobierno contienen la composición de los detalles de los documentos de gestión, pero no reflejan los temas de la tecnología de trabajo de oficina. El documento está destinado a los servicios de administración de oficinas de los organismos ejecutivos federales, especialistas en el campo de la gestión de la gestión de la documentación que participan en el desarrollo de documentos regulatorios en el campo del trabajo de oficinas en los órganos ejecutivos federales.
Orden de Rosarhiva de fecha 23 de diciembre de 2009 No. 76 "sobre la aprobación de las directrices para el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales". Pautas Diseñado para servicios de trabajo de oficina de organismos ejecutivos federales, especialistas en el campo de la gestión de la gestión de la documentación que participan en el desarrollo de documentos regulatorios en el campo del trabajo de oficina.
Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 27 de diciembre de 1995 No. 1268 (ed. Fechado el 14 de diciembre de 2006) "sobre la racionalización de la fabricación, uso, almacenamiento y destrucción de sellos y formas con reproducción de la capa de armas del estado de la Federación Rusa". El pedido se estableció el procedimiento para el uso de sellos y sellos en documentos, sus formas, tamaños y detalles.
Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 13 de agosto de 1997 No. 1009 "sobre la aprobación de las normas para la preparación de actos legales regulatorios de organismos ejecutivos federales y su registro estatal", la composición de los actos regulatorios y legales de la Federal. Autoridades ejecutivas, el procedimiento para su preparación y publicación están consagradas.
Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15/04/2005 No. 222 (ed. Fechado al 31 de enero de 2012) "sobre la aprobación de las normas para la provisión de servicios de comunicaciones de telégrafos" define el procedimiento para el registro. especies diferentes Telegramas.
Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 15 de abril de 2005 No. 221 "sobre la aprobación de las normas para la prestación de servicios de comunicación postal", en particular, se establecen las reglas para escribir la dirección en los departamentos postales.
Directorio de calificaciones de gerentes, especialistas y otros empleados (aprobado por la resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia del 21.08.1998 No. 37). El directorio es documento regulatorio. Basado en características calificadas se desarrollan instrucciones oficiales para empleados específicos, y también produce entradas en libros de trabajo sobre el nombre del post del empleado.
Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia de fecha 26 de marzo de 2002 No. 23 "sobre la aprobación de los estándares de tiempo para el trabajo sobre el apoyo de la documentación estructuras de gestión Órganos Ejecutivos Federales ".
Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de 04.09.1995 No. 870 "sobre la aprobación de las Reglas para asignar información que conforman el secreto estatal a varios grados de secreto". Las reglas se desarrollan de conformidad con la Ley de la Federación de Rusia del 21 de julio de 1993, núm. 5485-1 "en secreto estatal"Y son obligatorios para la ejecución por parte de las autoridades estatales, cuyos líderes están dotados de autoridad para atribuir información a los secretos estatales, en el desarrollo de una lista detallada de información que se clasificará, así como a otras autoridades estatales, gobiernos locales, empresas, Instituciones y organizaciones en la preparación de propuestas sobre la inclusión en la lista de información, cuyos propietarios son.
Resolución del Gobierno de la RSFSR del 05.12.1991 No. 35 "en la lista de información que no puede ser un secreto comercial" (según lo modifique entre el 03.10.2002). La implementación de esta resolución no se aplica a la información atribuible de acuerdo con tratados Internacionales a secreto comercial, así como información sobre las actividades de la empresa, que de acuerdo con legislación actual Maquillar los secretos del estado.
Resolución de la Junta del Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia del 30 de agosto de 1996 No. 123 "sobre la aprobación de una lista de información que constituye información confidencial". Por ejemplo, de acuerdo con la lista a información confidencial La información contenida en las bases de datos de los pagadores de las primas de seguros está relacionada.
Los documentos que regulan la organización del caso de archivo incluyen los siguientes.
Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 31 de marzo de 2015 No. 526 "sobre la aprobación de las reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivo de la Federación de Rusia y otros documentos de archivo en Estado Autoridades, gobiernos locales y organizaciones "(en adelante, reglas). Las reglas son un documento regulatorio y metodológico. Las reglas se basan en la corriente. base legal En el campo de la información, la documentación de apoyo para la administración y el caso de archivo, la experiencia de negocio de archivo nacional se sintetiza, tenga en cuenta los logros modernos en la aplicación de medios técnicos y tecnologías de la información en el trabajo con documentos. Estas reglas se aplican a los archivos de organizaciones estatales, así como obligatorias para todas las organizaciones no gubernamentales en términos de garantizar, descripciones, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivo de la Federación de Rusia, referidos a la propiedad estatal.
Las reglas no se aplican a los documentos, el trabajo con el que está regulado por la Ley de la Federación de Rusia del 21 de julio de 1993, No. 5485-1 "sobre Secreto Estatal" y Decreto del Presidente de la Federación Rusa del 30.11.1995 No. 1203 "sobre la aprobación de una lista de información relacionada con el secreto estatal". Organizaciones estatalesNo relacionado con la composición de las fuentes de la adquisición. archivos estatales, así como organizaciones no estatales Se puede guiar por estas reglas en la organización y garantizar sus archivos. Los anexos de las reglas son formas unificadas de documentos que brindan el trabajo del archivo: la nomenclatura de los casos, el inventario, el OPIS interno, la Ley de la asignación de documentos para la destrucción, el caso del caso, el caso de el caso, etc.
Posición aproximada del archivo institución del Estado, las organizaciones, las empresas (aprobadas por el orden del archivo estatal del 18.08.1992 No. 176) sirven como base para el desarrollo de la provisión sobre el archivo como una empresa estatal y no estatal.
Posición aproximada en permanente comisión de expertos Instituciones, organizaciones, empresas (aprobadas por el orden de Rosarhiva de 19.01.1995 No. 2) determinan estados legales y las funciones de la Comisión de Expertos, el procedimiento para el trabajo y la relación de CE GETEY.
La provisión aproximada sobre la Comisión Central de Expertos del Ministerio (Oficina) de la Federación de Rusia (aprobada por la Orden de Rosarhiva del 17 de marzo de 1998 No. 19) contiene derechos y funciones ejemplares de la Comisión Central de expertos, el procedimiento para su propósito. , la composición, las actividades, se puede aplicar como una muestra para crear una disposición sobre las organizaciones de comisiones de expertos.
Los tiempos de almacenamiento de los documentos se determinan de conformidad con el orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa Nº 558 "sobre la aprobación de la lista de documentos de archivo de administración de modelos formados en el proceso de organismos estatales, gobierno local y organizaciones, lo que indica el tiempo de almacenamiento."
Además, para determinar el tiempo de almacenamiento de los documentos, se puede utilizar una lista de documentos de archivo típicos generados en las actividades científicas y técnicas e industriales de las organizaciones, lo que indica el tiempo de almacenamiento, aprobado por el orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 31 de julio. , 2007 No. 1182 (ed. Fechado 04.28.2011).
En relación con el desarrollo de las tecnologías de la información, se adoptaron varios documentos que afectan la automatización del trabajo de oficinas y el negocio de archivo. Entonces, en 2013, el Instituto de Investigación All-Russi de Documentación y Negocios de Archivos (VNIIDAD) ha desarrollado recomendaciones sobre la adquisición, contabilidad y organización del almacenamiento de documentos electrónicos de archivo en los archivos de organizaciones y recomendaciones sobre el reclutamiento, la contabilidad y la organización de Almacenamiento de documentos de archivo electrónicos en archivos estatales y municipales. Estos documentos se pueden aplicar al organizar el almacenamiento de archivos de documentos electrónicos en las organizaciones.
El presidente de la Federación de Rusia aprobó la estrategia para el desarrollo de la sociedad de la información en la Federación de Rusia 07.02.2008 No. PR-212.
Esta estrategia es un documento que consagra el objetivo, los principios y las direcciones principales. política pública En el campo de uso y desarrollo de tecnologías de información y telecomunicaciones, ciencia, educación y cultura para promover el país en el camino a la sociedad de la información.
Una de las áreas principales de la implementación de la estrategia de desarrollo de la sociedad de la información en la Federación de Rusia es aumentar la efectividad de la administración pública y el autogobierno local, la interacción de la sociedad civil y los negocios con las autoridades estatales, la calidad y la eficiencia de la provisión de Servicios públicos, incluso a través de la creación de un gobierno electrónico. La formación de un gobierno electrónico en la Federación de Rusia fue posible gracias a la difusión generalizada de las tecnologías de la información y la comunicación en la esfera socioeconómica y los organismos gubernamentales.
En 2010, la norma aplicada en la organización de la interacción electrónica entre organizaciones: GOST R 53898-2010 "Sistemas de gestión de documentos electrónicos. Interacción de los sistemas de gestión de documentos. Requisitos de correo electrónico. El estándar establece el formato, la composición y el contenido del mensaje electrónico, que proporciona la interacción de la información de los sistemas de gestión de documentos.
En 2010, el Gobierno de la Federación de Rusia de la Federación de Rusia "Sociedad de la Información (2011-2020)" aprobó el número 1815-р a partir del 10.10.2010.
Propósito programa estatal "Sociedad de la información (2011-2020)" son los beneficios de los ciudadanos y las organizaciones del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones al garantizar la igualdad de acceso a recursos de informaciónEl desarrollo del contenido digital, el uso de tecnologías innovadoras, el aumento radical en la efectividad de la administración pública al asegurar la seguridad en la sociedad de la información.
En 2010-2012, se adoptaron varios actos regulatorios, automatizar el trabajo con documentos a nivel interdepartamental. Por lo tanto, el programa "Gobierno electrónico" se está implementando con éxito. La creación de un gobierno electrónico implica la construcción de un sistema distribuido a nivel nacional de administración pública, que implementa la solución de la gama completa de tareas relacionadas con la gestión de documentos y procesos de procesamiento.
Definición:El gobierno electrónico es un sistema de gestión de documentos electrónicos de la administración pública, basada en la automatización de toda la totalidad de los procesos de gestión en todo el país y sirve a los objetivos de un aumento significativo en la efectividad de la administración pública y reducir los costos de las comunicaciones sociales para Cada miembro de la sociedad.
Para 2018, de conformidad con el decreto del Presidente de la Federación de Rusia del 07.05.2012 No. 601 "sobre las principales direcciones de mejorar el sistema gubernamental" El 70% de toda la administración pública debe ser electrónicamente.
Definición:servicio estatal: las actividades de la Autoridad Ejecutiva que proporcionan un servicio estatal, expresando acciones y (o) toma de decisiones, conllevando la aparición, el cambio o la terminación de las relaciones legales o la ocurrencia. información documentada (documento) en relación con la apelación de un ciudadano u organización para implementar sus derechos, intereses legítimos o el desempeño de las obligaciones asignadas a ellos por actos legales regulatorios.
Por lo tanto, el marco regulatorio se está desarrollando actualmente para la regulación de la gestión de documentos electrónicos.
1. ¿Cuál es la diferencia entre los conceptos "documento" y "información» ?
2. ¿Qué operan los sistemas de documentación unificada en el territorio de la Federación de Rusia?
3. ¿Qué cuerpo regula la colocación del trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales?
4. ¿Qué regulaciones regulan la organización del trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales?
5. Nombra los principales objetivos y tareas de desarrollar un sistema estatal de gestión de documentación.
1. Comparar los conceptos de "trabajo de oficina» y "Gestión de la documentación". Encuentra similitudes y diferencias.
2. Compare los principales objetivos de la creación y funciones de los organismos municipales y los organismos ejecutivos federales.
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