Организация информационно-справочной работы по документам. Организация работы с документами

РЕФЕРАТ
по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция счетов»
на тему:«Информационно – справочная работа»

2011
Содержание

1. Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма....……………3
2 . Информационно-справочная работа по документам…………………….… .8
3.Отличительные особенности информационно- поисковой работы в автоматизированных системах……………………………………………..….. .10
Список литературы…………………………………………………… ………………14

1 Информационно - справочные документы: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными.
Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды информационно - справочных документов:

акт;
протокол;
докладная записка;
объяснительная записка;
справка;
письма;
телеграмма, телефонограмма.

а) информационные;

б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

внутренние;
внешние.

2 Информационно-справочная работа по документам

Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

в традиционной форме (в основном с помощью картотеки);
в автоматизированном режиме.

Одна из главных целей регистрации - создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

· у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

· в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения управления, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

Используя автоматизированную систему документационного обеспечения управления, можно быстро производить поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых реквизитов регистрационно-контрольной карточки, так и по текстам самих документов (файлов).

Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом.

Информационно-справочная работа по документам

Если регистрационная система охватывает весь массив документов учреждения, то, владея данными обо всех документах, служба делопроизводства или в небольшой фирме секретарь, ведущий все делопроизводственное обслуживание, могут быстро навести справку о состоянии работы с любым документом и о его местонахождении.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Обычная ручная справочная картотека представляет собой картотечный ящик или несколько ящиков, если объем документов организации велик, в которых регистрационные карточки расставляются в определенной последовательности. Чаще всего разделами справочной картотеки бывают названия структурных подразделений (если учреждение делится на отделы) или направления деятельности. Например, руководство, планирование, кадры, бухучет, продажи, закупки и т.д. Внутри таких разделов карточки удобно размещать по алфавиту товаров, изделий, корреспондентов и т.д. Количество картотек не ограничено, и их можно построить по любому имеющемуся в регистрационной карточке показателю. В зависимости от количества используемых картотек заполняется соответствующее число экземпляров регистрационных карточек. Кроме того, картотеки могут вестись как централизованно в службе делопроизводства, так и в отделах, что также требует дополнительных экземпляров карточек.

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного сроков хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива.

Сложность и трудоемкость ведения ручных картотек, связанная с возможностью построения конкретной картотеки по ограниченному количеству показателей, делали информационно-справочную работу слабым участком деятельности делопроизводственной службы.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов возможности информационно-справочного обслуживания изменились коренным образом.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

• по конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения;
• по теме (содержанию): как по конкретному документу, так и подборке группы документов;
• по корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период;
• по региону: стране; области; городу.

Справку можно выдавать как по исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), так и по документам, еще находящимся в работе, а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и может быть распечатана регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и выводятся на печать в табличной форме.

Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.

Контроль за исполнением документов

Информационно-справочная система, созданная при регистрации документов, позволяет находить зарегистрированные документы по любому показателю. Так как в регистрационную форму вносится срок, к которому документ должен быть исполнен, можно подобрать документы и по этому показателю, т.е. сроку исполнения. Именно на этом показателе регистрационной формы строится контроль за сроками исполнения документов.

Контроль можно разделить на два вида:

• контроль по существу решения вопроса - осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
• контроль за сроками исполнения документов -- ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

• фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
• проверка доведения документа до исполнителя в срок;
• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
• внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
• информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
• внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
• составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

Сроки исполнения документов могут быть типовые и индивидуальные.

Типовые определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.

По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. Например, форма отчета по контролю:

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число, на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроко- вой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Но наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов , который ведется на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

Название подразделения

Или справку о документах за исполнителями, как общую: Отчет об общем количестве документов за исполнителями:

Название подразделения с 00.00.0000 по 00.00.0000

так и по конкретному исполнителю.

Пример формы справки о документах за исполнителями: Исполнитель: Михайловская Т.Л.

Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.

Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.

Контрольные вопросы

• 1. На чем основывается организация информационно-справочной работы по документам?
• 2. Каковы формы организации информационно-справочной работы?
• 3. Как строится традиционная справочная картотека?
• 4. В чем преимущества автоматизированной информационно-справочной системы?
• 5. По каким данным может выдаваться справка о документах?
• 6. Роль контроля за исполнением документов в управленческой деятельности.
• 7. Какие виды контроля вы знаете?
• 8. Как организуется контроль за сроками исполнения документов?
• 9. Как вы понимаете текущий контроль?
• 10. Как вы понимаете предупредительный контроль?
• 11. Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве?
• 12. Как строится сроковая картотека?
• 13. Каковы преимущества автоматизированной системы контроля за исполнением документов?

Вопрос 8. Организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности службы ДОУ в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по оп­ределенной системе (см. ответ на вопрос 54, с. 159).

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый - в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй - в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую - на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой час­ти картотеки перемещаются в соответствующую рубрику < второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы, содержащие сведения о документе.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости могут быть распечатаны.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по со­держанию самого документа- искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет до­кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Регистрация документов закладывает основу для организации в

дальнейшем информационно - справочной работы по документам . Одна из

главных целей регистрации – создание банка данных о документах . На его

основе служба ДОУ обязана в течение нескольких минут ответить на два

вопроса :

У кого, где, и в какой стадии работы находится любой документ?

В каких документах можно найти информацию по конкретному

вопросу?

Для ответа на такие вопросы информационно поисковая система

должна охватывать весь массив документов учреждения .

В момент регистрации надо составлять две карточки : одна помещается

в сроковую контрольную картотеку , другая в справочную . Это приходится

делать потому , что запрос о документе может поступить тогда , когда он еще

находится в работе , и быстро навести справку по сроковой картотеке не

58

удается . Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по

справочной картотеке . Следовательно , пока документ в работе , на него

имеются две карточки – в сроковой и справочной картотеках .

После исполнения документа карточка из сроковой картотеке как более

полная и имеющая все отметки о решении вопроса , затронутого в документе ,

переставляется в справочную картотеку , а аналогичная карточка из

справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется при

создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по

другому поисковому признаку ( например , если основная картотека построена

по тематическому признаку , то в дополнительной карточки могут

располагаться по алфавиту корреспондентов ).

Любая справочная картотека состоит из РКК , для которых нужен ящик

или несколько ящиков , т . к . эти карточки будут накапливаться в течение года .

Разделителями в карточной картотеке обычно бывают названия

структурных подразделений или направление деятельности .

Всегда отдельно ведется картотека по обращениям граждан . Она

картотеку заводят на законодательные, нормативные, распорядительные

документы. В ней карточки располагаются по тематическому признаку.

Количество карточек в организации не ограничено.

Когда в организации используется смешанная форма работы с

документами, картотеки ведутся и в канцелярии и в подразделениях. В

оперативной работе находятся карточки за текущие и прошедшие годы.

Общий срок хранения карточек три года.

В картотеке законодательных, нормативных и распорядительных

документов карточки стоят не три года, а до замены новыми.

Современные СУБД позволяют наводить справки по любой

комбинации данных, включенных в РКК документа. То есть справка может

выдаваться по конкретному документу, где он находится в стадии

подготовки, результат исполнения, место хранения. Справки могут

59

выдаваться по теме или содержанию, при этом можно найти конкретный

документ или группу документов.

Справка может выдаваться по корреспонденту или автору, причем

можно выдать и получить все документы автора, все документы автора по

конкретному вопросу, либо все документы автора за конкретный период.

Можно заказать и получить информацию по региону.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы

данных по документам учреждения. В этом случае к регистрационной

карточке прикрепляется и файл с текстом самого документа. Таким образом,

компьютеры позволили во много раз уменьшить время поиска.

При ручном режиме работы еще более остро перед организацией

встают вопросы оптимальной работы с документами и создание полной

системы хранения документации.

Требования к такой системе: