Приказ о назначении ответственного лица за делопроизводство. Организация делопроизводства в структурных подразделениях

Приложение 2 к п. 1.3 Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ОТДЕЛЕ) ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте). 1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно: - в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела; - на таможенном посту - начальнику поста. 1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу. 1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: - положением о структурном подразделении (отделе); - приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа; - типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; - должностной инструкцией. 1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ. 2. ПРАВА 2.1. Ответственный за делопроизводство имеет право: - требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов; - не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. 3. ОБЯЗАННОСТИ 3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов. 3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан: - принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией; - осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках; - составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов; - принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов; - передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки; - формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию; - передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица); - ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год; - обеспечивать учет и хранение бланков документов; - давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1. Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника. Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это . Приказ о надбавке или увеличении объема – это .

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести . Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место. Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

Кому передается кадровое делопроизводство;
Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

На руководителя организации, например, директора;
На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

Расширение полномочий руководителя организации . Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
Прием на работу нового сотрудника . Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

Права и обязанности кадровика

Права:

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

Обязанности:

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов:

Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

Скачать акт приема-передачи документов

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Положение о кадровом учете

Ведение кадрового учета и делопроизводства по кадровым вопросам выполняет важные задачи:

Определяется последовательность оформления и порядок прохождения кадровых документов внутри организации
Утверждаются шаблоны документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства
Четко определяется перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового бизнес-процесса, что позволяет снизить временные, а следовательно и материальные затраты на обработку кадровых документов

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей специалисту кадровой службы приходится оформлять огромное количество однотипных документов. Несмотря на то, что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать регламент работы по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.

Ведение документации по кадровому делопроизводству должно базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации. Важно отметить, что при разработке регламента работы учитываются особенности кадрового делопроизводства, специфика организации, которая определяется сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников.

Регламент работы по кадровому делопроизводству в организации должен разрабатываться в целях упорядочивания документационного обеспечения управления персоналом компании и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Особенности кадрового делопроизводства заключается в установлении общих требований к функционированию системы документационного обеспечения управления персоналом, документированию кадровой деятельности и организации работы с документами в кадровой службе компании.

Общие положения, содержащие назначение и цели инструкции, сферу распространения, общие принципы работы с кадровыми документами, ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений
Тематические разделы, последовательно раскрывающие порядок оформления основных кадровых операций, таких как прием, перемещение, увольнение работников, правила оформления командировок, оформления и учета отпусков и т.д. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии
Заключительные положения, определяющие момент вступления в силу регламента работы по кадровому делопроизводству
Приложения включают максимальный справочно- иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов.

Регламент работы по ведению кадрового делопроизводства прописывается в целях совершенствования работы с кадровыми документами, повышения качества подготовки кадровых документов, упорядочения и оптимизации кадрового документооборота в организации.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагается на начальника отдела кадров.

Документы, оформляемые кадровой службой организации, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:

Организационные документы
Документы по личному составу
Информационно-справочные документы

К организационным документам относятся:

Штатное расписание (Т3)
Кадровая политика организации
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда и премировании сотрудников
Положение о защите персональных данных работников
Положение об оценке персонала
Положение о работе отделов, входящих в структуру организации
Должностные инструкции
Инструкция по ведению кадрового делопроизводства
Положение об охране труда
Инструкция по охране труда по профессиям
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкцией)
Кодекс корпоративного поведения

К документам по личному составу относятся:

Трудовой договор
Книга регистрации трудовых договоров
Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1)
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5)
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6, Т-6а)
График отпусков (форма Т-7)
Журнал регистрации о предоставлении отпусков
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (форма Т-8, Т-8а)
Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма Т-9, Т-9а)
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (формаТ-10, Т-10 а)
Журнал регистрации приказов о направлении работников в командировку
Журнал учета выдачи командировочных удостоверений
Приказ (распоряжение) о поощрении (форма Т-11, Т-11 а)
Приказ о полной материальной ответственности
Личная карточка работника (форма Т-2)
Табель учета рабочего времени (форма Т-13)
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)
Записка-расчет при прекращении (расторжении) действия трудового договора с работником (форма Т-61)
Трудовая книжка
Анкета (личный листок по учет у кадров)
Дополнение к личному листку по учету кадров

К информационно-справочным документам относятся:

Заявления
Докладные записки
Объяснительные записки
Уведомления

Необходимо обратить внимание на того, что кадровые документы приобретают юридическую силу с момента их подписания и регистрации.

Оформление приема на работу
Порядок и сроки оформления документов
Порядок оформления увольнения с работы
Порядок оформления отпусков
Порядок оформления перевода работника

1.Оформление приема на работу

1.1 Перечень необходимых документов:

Трудовой договор – документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними.
Приказ о приеме – распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника
Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника
Личная карточка (форма Т-2) – учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера
Личное дело работника – совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, сведения о профессиональном опыте
Лицо, поступающее на работу, заполняет анкету установленного образца организации

1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами организации

1.3 Лицо, поступающее на работу, предъявляет сотруднику кадровой службы следующие документы:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
Документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу
Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки
Иные документы, необходимые для предоставления в соответствии с действующим законодательством РФ

1.4 При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется сотрудником кадровой службы работодателя в установленном законодательстве порядке.

2. Порядок и сроки оформления документов

2.1. Документирование процедуры приема на работу (до подписания трудового договора) начинается с ознакомления работника с должностной инструкцией, правилами трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации.

Ознакомление с должностной инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной инструкции

2.3. Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает, расписываясь в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.

2.5 Форма трудового договора для работников организации утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника

2.6 Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в отделе кадров до передачи на хранение в архив. Если условие ознакомление и росписи включено в текст трудового договора, дополнительный регистрационный журнал вести необходимости нет.

2.7 со стороны работодателя трудовой договор подписывается генеральным директором организации, а во время его отсутствия лицом, получившим соответствующие полномочия.

2.8 Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению трудовых обязанностей.

2.9 После подписания сторонами трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров

2.10 Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора сотрудник кадровой службы составляет приказ о приеме на работу.

2.11 Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 « об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

2.12 Приказ о приеме на работу подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствии лицом, получившим соответствующие полномочия

2.13 Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников

2.14 С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело работника

2.15 Оригиналы приказов формируются специалистом отдела кадров в дела и хранятся в отделе кадров организации до момента их передачи в архив

2.16 На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку

2.17 Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки

2.18 Трудовые книжки заполняет специалист отдела кадров, ответственный за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.

2.19 Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

2.20 Специалист отдела кадров вносит сведения о владельце реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранении трудовой книжки работника

2.21 Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в сейфе или запираемом шкафу

2.22 С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке

2.23 Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

2.24 Личная карточка заполняется в одном экземпляре и подписывается специалистом отдела кадров, а также работником, принятым на работу

2.25 Личные карточки хранятся в сейфе или запираемом шкафу

2.26 После документального оформлении я приеме работника на работу оформляется его личное дело

2.27 В состав документов личного дела работников входят следующие документы:

Внутренняя опись документов дела
Анкета
Копия приказа о приеме на работу
Копии документов об образовании
Характеристики и рекомендательные письма
Трудовой договор
Справки о состоянии здоровья
Фотографии

2.28 В дальнейшем в личное дело в хронологическом порядке подшиваются документы:

Личные заявления работника (в том числе о переносе очередного отпуска)
Копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования
Копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника
Отзывы должностных лиц о работнике

2.29 Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности. Личные дела хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно.

3. Порядок оформления увольнения с работы

3.1.Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов:

Заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя (заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений)
Обходной лист, форма обходного листа утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника. Сотрудник отдела кадров выдает работнику обходной лист для самостоятельного сбора подписей должностных лиц
Приказ об увольнении
Трудовая книжка
Личная карточка
Личное дело
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

3.2 Порядок и сроки оформления документов

При увольнении работника в связи с истечением срока действия срочного договора 9ст. 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения.

3.3 Трудовой договор, может быть, расторгнут по соглашению сторон в любое время (ст. 78 ТК РФ). Необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора.

3.4 Сотрудник отдела кадров начинает оформление увольнения работника с работы по составлению приказа.

3.5 Приказ об увольнении составляется по унифицированной форме Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 058.01.2004 № 1 «об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

3.6 Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным начальником структурного подразделения, из которого увольняется работник. Приказ об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется главным бухгалтером организации.

3.7 На подпись генеральному директору передается приказ об увольнении с визами указанных должностных лиц.

3.8 Приказ об увольнении подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствии лицом, получившим соответствующие полномочия.

3.9 Приказ об увольнении обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.

3.10 С подписанного и зарегистрированного приказа сотрудник отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело.

3.11 На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку.

3.12 Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.

3.13 При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в организации, дополнительно заверяются подписью самого работника.

3.14 Перед выдачей трудовой книжки сотрудник отдела кадров проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе.

3.15 Трудовая книжка выдается работнику на руки строго в день увольнения. 3.16 При получении своей трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сведения об увольнении работника заносятся сотрудником отдела кадров в его личную карточку.

3.17 В день увольнения работник расписывается в своей личной карточке.

3.18 В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении и обходной лист.

3.19 По письменному заявлению работника специалист отдела кадров выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой: копии приказов, справки о заработной плате и т.д.

4. Порядок оформления отпусков

Отпуска оформляются следующим комплектом документов:

Заявление, составленное от руки
График отпусков
Уведомление о начале отпуска
Табель учета рабочего времени
Приказ о предоставлении отпуска
записка-расчет

4.1.Порядок и сроки оформления документов

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков.

4.2. График отпусков утверждается генеральным директором организации ежегодно в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков оформляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты»

4.3 На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.

4.4 Форма извещения о начале отпуска разрабатывается специалистами отдела кадров и утверждается генеральным директором.

4.5 На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику.

4.6 Приказ о предоставлении отпуска составляется по унифицированной форме № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты».

4.7 Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся специалистом отдела кадров в его личную карточку.

4.8 На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени.

5. Порядок оформления перевода работника

Существуют следующие виды переводов на другую работу

перевод на работу в той же организации по инициативе работодателя
перевод на постоянную работу в другую организацию
перевод в другую местность вместе с организацией

5.1 Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.

5.2 Работодатель вправе переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в случае производственной необходимости.

5.3 Не является переводом на другую работу и требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, другое структурное подразделение этой же организации в той же местности, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.

5.4 Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. Заявление пишется в одном экземпляре.

5.5 На заявление проставляются визы руководителей.

5.6 Сотрудник отдела кадров издает приказ (распоряжение) о переводе работника. Приказ объявляется работнику под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема:

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации , а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь . Это - ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно , как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

Свернуть Показать

Роман Авалян , главный редактор журнала «Юридический справочник руководителя»

С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении - и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.

Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.

Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета , а главный бухгалтер - за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо - непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан ). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее - Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции...».

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального - правление или единоличного - председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции , которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

См. новость «Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардный рубеж »

См. новость «За сохранность научно-технической документации (в отличие от финансово-хозяйственной) директор ответственности не несет! »

От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства , то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами .

К сожалению, не всегда и не все руководители понимают, что информация и документы являются собственностью и активом организации. А документальный фонд и система делопроизводства формируются и развиваются. Не случайно действующие стандарты по управлению документами, отражающие опыт мировых «лучших практик», закрепляют эту концепцию по отношению к документам и предназначены прежде всего для руководства / топ-менеджмента организаций:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» и
ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».

См. статью «Новый ГОСТ Р ИСО 30300-2015 » о стандарте, вступившем в силу 1 июля 2016 г. Обратите внимание на «революцию» в понимании термина «система управления документами» (СУД), а также на терминологические «шероховатости» нового ГОСТа

Кадровым службам организаций рекомендуем внести в положение о должности председателя правления / генерального директора (и соответственно руководителей структурных подразделений) организации необходимые формулировки об ответственности (причем лучше в раздел 1 «Общие положения»), образец см. в Примере 1.

Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц .

Пример 1

Свернуть Показать

Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее - ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации .

Кто будет вести делопроизводство?

Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях .

От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

См. статью «Штатная численность службы документационного обеспечения ». В ней предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр как минимум поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а как максимум - обосновать наем новых

В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения ). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ , состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство (за его ведение) , о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

в небольших организациях со скромным объемом документооборота, за всю обработку которого они и отвечают;
или, наоборот, в крупных организациях со значительным объемом документооборота, когда служба делопроизводства (управление делами или т.п.) является специализированным структурным подразделением, которое создается исключительно для организации системы управления документами всей компании, а «на местах» в подразделениях сидят непосредственные исполнители, которые ведут делопроизводство на своем участке и отвечают за него.

При создании служб делопроизводства рекомендуем в настоящее время исходить из определения, закрепленного Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477): «Служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях». Таким образом, ответственных за ведение делопроизводства в организации может быть несколько .

Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией , наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства .

Первый способ , при котором в должностную инструкцию, например, бухгалтера, инженера, администратора, специалиста по продажам или юрисконсульта, которые имеют наименьший квалификационный уровень (или недавно были приняты в организацию), просто включают соответствующие трудовые функции, связанные с ведением делопроизводства. И на этих условиях заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. Он применяется в небольших организациях с небольшим объемом документооборота. Например, в раздел 1 «Общие положения» должностной инструкции любого специалиста может быть внесен пункт:

Пример 2

Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

Свернуть Показать

1.2. Младший юрисконсульт осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству ООО «Техносервис» и иными локальными нормативными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства.

Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.

Второй способ применяется в крупных организациях, когда необходимо возложить ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Вся система делопроизводства в этом случае будет строиться как смешанная , при которой часть делопроизводственных операций выполняется централизованно, а часть - в структурных подразделениях специально назначенными сотрудниками. Ответственность «центральной» службы делопроизводства при этом возрастает, т.к. она:

в инструкции по делопроизводству организации определяет, на каких специалистов в структурных подразделениях может быть возложено ведение делопроизводства, какие операции они выполняют. В каждом разделе инструкции по делопроизводству могут быть выделены подразделы:
- «управление делами осуществляет...»,
- «ответственный за делопроизводство в структурном подразделении осуществляет...»;
при необходимости разрабатывает и организует утверждение инструкции или правил ведения делопроизводства в структурных подразделениях (с учетом документов, относящихся к специальным системам документации - бухгалтерской, научно-технической, производственной, финансовой и др., а также делопроизводства по обращениям граждан и кадрового делопроизводства, которые могут реализовываться в данных структурных подразделениях);
при необходимости разрабатывает типовую должностную инструкцию ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, которая действует в статусе дополняющей к основной должностной инструкции по должности / специальности / профессии;
инициирует издание приказов (в крайнем случае обязательно согласовывает их, если инициатором подобного приказа выступает руководитель подразделения) о возложении ответственности за ведение делопроизводства в структурных подразделениях на конкретных сотрудников и об освобождении от ответственности в связи со сменой кадрового состава. Данные приказы могут быть отнесены к приказам по административно-организационной деятельности, имеющим 5-летний срок хранения. При подготовке проектов приказов рекомендуем применять стандартные речевые формулы:
Пример 3
Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

Свернуть Показать

1.1. Возложить ответственность за ведение делопроизводства (или возложить функцию ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» на специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).

Пример 4
Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

Свернуть Показать

1.1. Освободить специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича от выполнения обязанностей ответственного за ведение делопроизводства (или выполнения функции ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» с 22.09.2016 (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.
ведет списки сотрудников, назначенных ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, актуализирует их;
совместно с кадровой службой вносит соответствующие дополнения в должностные инструкции сотрудников, на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства;
организует повышение квалификации сотрудников и участвует в их аттестации в части качества выполнения трудовых функций и операций в процессе ведения делопроизводства;
при необходимости организует заменяемость ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях в случае их временного отсутствия.

Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.

Третий способ , самый распространенный, предусматривает простое введение в штатное расписание обычных должностей секретарей или делопроизводителей в качестве ответственных за делопроизводство в подразделениях крупных организаций, что возможно при смешанной системе делопроизводства (когда некоторые делопроизводственные операции или часть их выполняются центральной службой (управлением делами, канцелярией, общим отделом), а часть - децентрализованно в подразделениях секретарями или делопроизводителями). Наименования должностей и необходимые квалификационные уровни ответственных за ведение делопроизводства секретарей и делопроизводителей должны соответствовать новому профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н). Должностные инструкции, трудовые договоры и приказы о приеме на работу секретарей и делопроизводителей в настоящее время разрабатываются с учетом данного профстандарта.

На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное - комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.

Технология делопроизводства, или Как распределим обязанности между «центром» и «ответственными»

Делопроизводство представляет собой технологию , в которой последовательно выполняются взаимосвязанные операции. Делопроизводство и анализируется, и регламентируется пооперационно, особенно при смешанной, самой распространенной форме его организации. Для установления ответственности за ведение делопроизводства необходимо проанализировать и закрепить в соответствующих локальных нормативных актах (как минимум в инструкции по делопроизводству) какие операции (действия) и с какой категорией / видами документов / документопотоками выполняются «центральной» службой делопроизводства, а какие операции и действия могут выполнять ответственные за делопроизводство, на которых, по существу, возлагается не ответственность в понимании действующего законодательства, а только функция ведения делопроизводства - выполнение отдельных операций с документами при методическом или непосредственном линейно-функциональном руководстве со стороны «центральной» службы делопроизводства.

Покажем возможный вариант распределения обязанностей по ведению делопроизводства при смешанной форме. Из Примера 5 видно, что за «центральной» службой делопроизводства, которая непосредственно взаимодействует с первым руководителем организации, должно быть закреплено решение организационных вопросов, разработка локальных нормативных актов по делопроизводству, методическое руководство их применением, а также вопросы бюджетирования расходов на прием, доставку и передачу документов. Ответственные за делопроизводство могут находиться в непосредственном административном подчинении у руководителей подразделений, в том числе и территориально-обособленных, но ведение делопроизводства они должны реализовывать строго под методическим руководством «центральной» службы делопроизводства, которая осуществляет функциональное руководство выполнением этих операций.

См. статью «Полномочия: распределяем и делегируем» в № и ’ 2013. Показаны образцы документов для оформления разных вариантов передачи полномочий: на постоянной основе (например, при реорганизации), на долговременной и эпизодически (на время отпуска или командировок замещаемого работника). Вы поймете, чем отличаются штатное заместительство от совмещения и перевода на другую работу