Приказы по кадровым вопросам. Правила учета и оформления приказов по кадрам

Приказы по личному составу - это какие приказы ? Раскрытию данной темы, а также вопросам о форме, содержании, регистрации и хранении приказов такого рода и будет посвящена наша статья.

Что относится к приказам по личному составу?

Приказ — это локальный организационно-распорядительный акт, в котором отражаются административные, организационные, управленческие и иные вопросы деятельности хозяйственного субъекта. Законодательно закрепленной классификацией приказов можно считать предложенное в п. 19 части 1.1 раздела 1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) деление их на следующие категории:

• приказы по личному составу (приказы по кадрам и учету кадров, кадровые приказы);
• приказы по основной деятельности;
• приказы по административно-хозяйственным вопросам.

С учетом данной классификации ответом на вопрос «Приказ по личному составу - это какой приказ ?» может стать определение его как документа, которым оформляют решения, затрагивающие личные интересы работника. К таким актам относят, например, приказы о приеме на работу, поощрении, отпуске, переводе, увольнении и других моментах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Перечень приказов по кадрам является открытым, кадровая служба сама определяет список необходимых для конкретного предприятия локальных актов.

Свободные и унифицированные формы приказов, их содержание

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены образцы приказов по личному составу (учету кадров). К указанным документам относятся:

• приказы о приеме на работу;
• приказы о переводе;
• приказы об отпуске;
• приказы о командировке;
• приказы о поощрении;
• приказы об увольнении.

Однако соблюдать названные формы, согласно Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"», необязательно. То есть работодатель при желании может создавать и использовать свои бланки приказов — и это удобно, поскольку помимо перечисленных выше существует масса других моментов, которые также должны быть отражены в соответствующих приказах. Например, на практике часто издаются приказы:

• о взыскании;
• совмещении;
• замещении;
• привлечении к сверхурочным работам;
• надбавке;
• дежурстве и др.

При этом самостоятельно разработанные акты должны содержать определенный набор реквизитов (ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). К ним относятся:

1. Наименование приказа.
2. Дата составления.
3. Наименование предприятия.
4. Содержание (обстоятельства) факта хозяйственной деятельности.
5. Денежная или натуральная величина описываемого явления.
6. Данные сотрудника, интересы которого затрагивает документ.
7. Подпись лица, которое заверяет кадровые приказы.

Также при составлении приказов можно руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Хотя этот акт носит рекомендательный характер, в нем раскрыты все правила образцового оформления документов, которые следует применять в целях достижения единообразия делопроизводства.

В крупных организациях дополнительно существует процедура визирования проектов приказов. К числу сотрудников, согласовывающих приказы по учету кадров, обычно относятся:

• начальник кадровой службы;
• бухгалтер;
• непосредственный начальник работника, в отношении которого издан приказ;
• юрист.

После визирования документ подписывает или отправляет на доработку руководитель предприятия.

Пример приказа

Общество с ограниченной ответственностью

«Региональный фонд недвижимости» 3

Приказ № 10-к

г. Рыбинск

О дисциплинарном взыскании 1

Сделать:

директору ООО «РФН» Андрушко Евгении Альбертовне 6 замечание в связи с ненадлежащим исполнением своих трудовых обязанностей. 4,5

Основание:

1. Представление № Х-Х от ХХ.ХХ.ХХХХ и. о. прокурора Советского района г. Рыбинска.

2. Ст. 192 Трудового кодекса РФ.

Зам. директора: (подпись) Г. Д. Драгомерецкий 7

С приказом ознакомлена: (подпись) Е. А. Андрушко

16.02.2016

Нумерация приказов по личному составу, образец книги регистрации приказов

Номер приказа содержит его порядковый номер и дополнительные обозначения, если они приняты в организации. При нумерации приказов по учету кадров рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «К», «ЛС», «Л/С».

Все приказы должны отражаться в книге регистрации или журнале учета приказов. Только зарегистрированный документ приобретает официальный характер. Так как рекомендуемой формы книга не имеет, ее составляют в произвольном виде.

Вот примерный образец заполнения книги регистрации приказов:

Сколько действуют кадровые приказы, каков срок хранения их на предприятии, сколько лет хранятся они в архиве?

Приказы по личному составу начинают действовать либо с даты их издания, либо с момента, указанного в самом документе. Теряют силу приказы, если:

Не знаете свои права?

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.

Разделение на группы

Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.

К приказам по основной деятельности , в частности, относятся приказы:

• об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
• об утверждении графиков отпусков:
• об утверждении и изменении штатного расписания;
• об установлении режима работы и внесении изменений в него;
• об аттестации;- о создании комиссии и др.

Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

К приказам по личному составу относятся приказы:

• о приеме, переводе, увольнении работников;
• о предоставлении различных видов отпусков;
• о направлении в командировку;
• о поощрении;
• о дисциплинарных взысканиях и др.

Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. "Перечня").

Оформление бланков

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты :

• дата;
• регистрационный номер документа;
• заголовок "Приказ" или "Распоряжение";
• тема;
• текст;
• подпись руководителя.

В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.

Расскажем, как правильно оформлять документы по кадрам. В конце статьи 25 готовых образцов, разработанных нашими экспертами.

В статье:

Используйте готовые образцы:

Приказы по кадрам: разделение на группы

По нормам действующего трудового законодательства и бухучета все действия, которые осуществляются с кадрами в организации, проводят на основании приказов. Документы-основания к приказам по личному составу включают в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений.

Образцы приказов по кадрам являются распорядительными документами, которые издает руководитель предприятия. В них содержатся предписания, они являются обязательными к непосредственному исполнению. В делопроизводстве предприятий принято подразделять распоряжения на две категории:

• к первой относятся приказы по личному составу;
• во вторую входят приказы по основной деятельности.

Первая категория распоряжений регулирует все правовые отношения между сторонами: работодателем и работником. Их применяют при оформлении таких кадровых процедур как прием на работу, предоставление отпусков, увольнение, применение поощрений, взысканий, проведение переводов на другую работу и так далее. Это наиболее важные документы для кадрового делопроизводства, они являются основой деятельности кадровиков в организациях всех форм собственности.

Подсказка кадровика. Перечень обязательных и рекомендованных кадровых документов

Приказы отдела кадров по основной деятельности включают обширный перечень. Опытные кадровики, отвечая на вопрос, что входит в распоряжения по основной деятельности предприятия, предпочитают применять метод исключения. Все приказы, которые не относятся к первой категории, исключая распоряжения по административно-хозяйственным вопросам, включают во вторую категорию.

Приказ по кадровому делопроизводству, входящий во вторую категорию, может быть выпущен по инициативе руководителя. Такой документ называют инициативным. Распоряжение может быть выпущено и с целью выполнения приказа, поступившего от вышестоящих органов.

Такие документы помогают обеспечить оперативное управление всеми ключевыми производственными процессами. С их помощью оформляют изменение режимов работы организации, утверждают графики отпусков, штатное расписание, вносят необходимые корректировки в локальные нормативно-правовые акты, создают рабочие группы, комиссии, проводят аттестацию, обучение сотрудников и так далее.

Образец приказа о приеме сотрудника на основную работу с комментариями эксперта

Самостоятельно разработанные бланки или унифицированные формы кадровых документов по основной деятельности подразделяют на:

• структурные распоряжения , устанавливающие или видоизменяющие организационную структуру организации не только в моменты ее формирования, но и в процессе дальнейшей деятельности;
• нормативные распоряжения , которые определяют основной порядок функционирования организации, взаимодействия между категориями работников, занимающих определенные должностные позиции;
• организационные распоряжения , издание которых напрямую связано с необходимостью решения определенных задач, стоящих перед предприятием, например, это могут быть приказы о создании комиссии для расследований несчастных случаев;
• надзорные распоряжения , устанавливающие основной порядок проведения всех контрольных мероприятий внутри организации;
• отчетные распоряжения по основной деятельности, их образцами могут служить составленные отчеты по выполнению планов в конкретных подразделениях, аналитические документы, которые объясняют текущую ситуацию на рынке;
• финансовые распоряжения , они включают в себя конкретные документы планового характера, которые определяют требуемые финансовые показатели предприятия на будущие периоды деятельности;
• обеспечительные распоряжения , с их помощью определяют порядок движения материальных ресурсов, которые необходимы для функционирования всех подразделений предприятия;
• информационные распоряжения , к ним принято относить все прочие категории приказов по основной деятельности.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как организовать документооборот в кадровой службе . Из статьи вы узнаете об организационных и распорядительных документах, порядке их составления, формах, видах кадровых документов.

Кто должен первым подписывать готовые типовые формы кадровых документов

Первым должен подписывать готовый приказ руководитель организации. Своей подписью он подтверждает решение, делает документ законным, обязательным для исполнения. После подписи руководителя с документом знакомят всех должностных лиц, ответственных за его исполнение, с сотрудником, в отношении которого выпущено распоряжение.

Такой порядок подтверждают Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 года под №76. Важно учитывать, что при соблюдении такого порядка в организации удастся исключить возникновение конфликтных ситуаций, своевременно донести до всех лиц соответствующую информацию.

Формы приказов по кадрам

Самостоятельно разработанные или унифицированные формы приказов по кадрам должны содержать определенные реквизиты и сведения. Без них документ не будет обладать подлинной юридической силой, не сможет служить достаточным основанием для совершения соответствующих операций, быть пригодным для учета и исполнения. Это обстоятельство предстоит учитывать кадровику при подготовке кадровых документов, в которые нужно включать:

1. Государственный герб РФ (или герб субъекта РФ, герб (или геральдический знак) муниципального образования). Такие знаки должны быть изображены на приказах органов власти и государственного управления, а также организаций, находящихся в их подчинении.
2. Эмблему , ее отражают на всех бланках, если это закреплено действующим уставом или положением об организации.
3. Наименование организации , являющейся автора документа. Указывают не только полное наименование, но и сокращенное при его наличии.

Подсказка кадровика. Обязательные реквизиты документов

Обязательно ли организациям госсектора применять унифицированные кадровые документы

Кадровые документы, в том числе приказы, организации госсектора могут составлять как на унифицированных бланках, так и на разработанных в организации самостоятельно, если формы не утверждены:

• приказом Минфина России от 30 марта 2015 года под №52н;
• нормативно-правовыми актами других федеральных органов исполнительной власти;
• другими федеральными органами исполнительной власти.

Как на практике применять самостоятельно разработанные формы, необходимо закрепить в учетной политике организации.

Приказ – это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:

Прием, перевод на другую работу, увольнение;

Изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

Установление размеров оплаты труда;

Предоставление отпусков;

Командирование сотрудников;

Наложение дисциплинарных взысканий и др.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др. Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата. На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными. Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или даётся в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала - назначение на должности, затем - перевод на другие должности, далее - освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ:

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;

При увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;

При переводе на другую работу – вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;

При поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;

При командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания. В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются (СОГЛАСОВАНО) юристом (при его наличии).Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством. Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках. Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс: «л/с» (личный состав); «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л/с», для приказов о поощрении - «п», для приказов по командировкам - «к». Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу. Согласно п. 3.5.5 4 , приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.). Приказ об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу. В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у руководства любой организации время от времени возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов) по персоналу. Наиболее типичными ситуациями, влекущими за собой отмену ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов), являются:

Изменение обстоятельств, связанных с приемом работника на работу;

Изменение обстоятельств, связанных с перемещением работника;

Изменение обстоятельств, связанных с предоставлением работнику отпуска;

Изменение обстоятельств, связанных с увольнением работника;

Изменение обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку.

Под соответствующими обстоятельствами следует понимать такие обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически ничтожным вследствие невозможности выполнения либо вследствие отпадения оснований для выполнения такого приказа (пункта, пунктов приказа) по тем или иным причинам, как обусловленных действиями работодателя и (или) работника, так и не обусловленных ими, т. е. возникших независимо от воли сторон трудовых отношений. Функциональное назначение приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу заключается в документировании факта обоснованной (прежде всего в правовом отношении) отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения (в данном случае - приказа по персоналу). В содержании приказа об отмене ранее изданного приказа по персоналу отражаются сведения:

о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене, - его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);

о основании для отмены соответствующего приказа - с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;

о указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;

о мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Оформление проекта приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением требований ГОСТ Р 6.30-2003.

Приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу. Необходимость в издании приказов о внесении каких либо изменений обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, ранее послуживших причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению. Это обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически и (или) фактически неточным. Наиболее распространенными случаями наступления подобных обстоятельств из практики работы кадровой службы считают:

Изменения в законодательстве, нормативных правовых актах, локальных актах организации, в том числе связанные с изменением структуры документа, его переименованием и проч.;

Изменения в личных обстоятельствах (персональных данных) работников организации, в отношении которых ранее были изданы соответствующие приказы (пункты приказов) по персоналу;

Изменения в обстоятельствах времени, места и т. д., являющиеся существенными для надлежащего исполнения соответствующими работниками поручаемой им работы (трудовой функции).

Иные аналогичные обстоятельства, требующие внесение изменений в содержание ранее изданных приказов по персоналу, если такие изменения существенны для надлежащего исполнения приказа.

Таким образом, функциональное назначение приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по личному составу заключается:

в документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);

в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.

вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, - его дате и номере, названии.

если требуется - мера по обеспечению контроля за исполнением приказа.

Организация трудового процесса в организации требует издания распорядительных документов. Одним из видов таких документов являются приказы по личному составу. Издает их руководитель компании. Эти документы позволяют регулировать правовые отношения между работодателем и работником.

Виды приказов по личному составу

Каждое действия в организации в отношении работников должно производится на основании приказов. Оформляют приказ по личному составу в следующих случаях:

• прием на работу сотрудника;
• перевод работника на другую работу;
• направление сотрудника в командировку;
• предоставление отпуска работнику;
• вынесение поощрения сотруднику, дисциплинарного взыскания;
• увольнение работника и пр.

Порядок действий при издании приказа, а также его движение до момента передачи в архив будет следующим:

1. Поступление документа, являющегося основанием для издания приказа по личному составу.
2. Подготовка проекта приказа по личному составу.
3. Направление проекта приказа руководителю на согласование.
4. Подписание приказа директором.
5. Ознакомление работника с приказом.
6. Хранение приказа должным образом до передачи его в архив.
7. Передача приказа по личному составу в архив.

Основания для оформления приказа по личному составу

В каждом приказе по личному составу требуется указание документа, явившегося основанием для его издания. В зависимости от того, какой издается вид приказа будет отличаться и основание:

1. Приеме на работу. В качестве основания для такого приказа выступают: заявление соискателя, трудовой договор, приглашение работодателя.
2. Отпуск. Основаниями для издания приказа о предоставлении отпуска являются: заявление сотрудника на отпуск, график отпусков.
3. Об увольнении. В приказе об увольнении сотрудника в качестве основания могут быть указаны: заявление сотрудника, акт нарушения дисциплины труда, постановление суда, иные документы исходя из причины увольнения.
4. Изменение персональных данных. Основаниями для издания приказа об изменении персональных данных будут являться: заявление сотрудника с приложенными к нему копиями регистрационных документов, подтверждающих изменения в личных данных (из ЗАГСа).
5. Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работника. Основанием для издания приказа о переводе является заявление работника.
6. Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работодателя (только с согласия работника). В качестве основания в приказе указывается представление на перевод.
7. Перевод работника в связи с производственной необходимостью. В качестве оснований выступают: докладная записка, приказ по основной работе, документы, подтверждающие необходимость перевода.
8. Командировка. В приказе на командировку в качестве основания указывается докладная записка (непосредственного руководителя), в которой указаны цели командировки.

Как оформляются приказы по личному составу

Важно! Составляется приказ по личному составу либо по унифицированной форме (утв. Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004) или свободной форме. В случае последнего форма приказа разрабатывается компанией самостоятельно. Как правило, для этого используют фирменный бланк организации.

Унифицированные формы существуют не для всех видов приказов. Рассмотрим какие формы используют для того или иного вида приказа:

1. «Приказ о приеме на работу» (форма №Т-1).
2. «Приказ о переводе работника на другую работу» (форма №Т-5).
3. «Приказ о предоставлении работнику отпуска» (форма №Т-6).
4. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником» (форма Т-8).
5. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками» (форма Т-8а).
6. «Приказ о направлении работника в командировку» (форма №Т-9).
7. «Приказ о направлении работников в командировку» (форма №Т-9а).
8. «Приказ о поощрении работника» (форма №Т-11).
9. «Приказ о поощрении работников» (форма №Т-11а).

Некоторые приказы по личному составу оформляются сразу на несколько работников.

Как приказ по личному составу оформить на фирменном бланке

Если приказ по личному составу оформляется в свободной форме на фирменном бланке компании, то в нем должно быть указано:

• наименование документа;
• дата и порядковый номер приказа;
• место издания;
• заголовок;
• содержание приказа и сведения по исполнителю.

Текст приказа следует излагать кратко, в повелительной форме. Распорядительную часть делят на несколько разделов, нумеруют которые арабскими цифрами. В этой части указывается причина и цель издания документа. Приказ должен содержать конкретные распоряжения, задания, сроки их исполнения, а также ФИО и должности исполнителей. Заверяет приказ руководитель компании.

Дата издания и регистрационный номер приказа проставляется только после того, как он будет полностью оформлен. Не следует этого делать до момента подписания документа. Иначе, если приказ придется переделать, то в это время могут быть зарегистрированы уже другие приказы.

Согласование проекта приказа по личному составу

Как уже отмечалось выше готовится проект приказа на основании определенного документа (заявление, докладная или служебная записка и др.) После этого проект приказа представляется на подпись директору или иному лицу, уполномоченному подписывать такие документы. В приказе должна быть расшифровка подписи руководителя (иного лица), а также указание его должности.

Важно! Определенные виды приказов подлежат согласованию в структурных подразделениях компании.

Руководители структурных подразделений (замещающие из лица) должны проставить свою визу на листе согласования. Сколько времени займет согласование будет зависеть от порядка, установленного внутри компании.

Как хранятся приказы по личному составу

Приказ по личному составу оформляется в нескольких экземплярах. При этом оригинал документа остается у кадровиков, одна копия передается в бухгалтерию, а вторая – в личное дело сотрудника.

Все приказы по личному составу формируют в дела, для чего:

• приказы подшиваются или переплетаются;
• нумеруются все листы;
• составляется лист-заверитель;
• подготавливается внутренняя опись;
• оформляется обложка.

Если приказы подшиваются, то это делают на четыре прокола в картонную (твердую) обложку. Если приказы переплетаются, то это необходимо сделать таким образом, чтобы документы можно было прочесть.

Важно! Если приказ по личному составу издан до 2003 года, то хранить их следует не менее 75 лет. Если издан приказ после указанной даты, то хранить их нужно не менее 50 лет. Некоторые приказы хранятся только 5 лет.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Чем отличаются приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.

Ответ: К приказам по личному составу относят документы, на основании которых оформляется прием работника, его перевод, перемещение, отпуск, увольнение и иные трудовые отношения. Все другие распорядительные документы являются приказами по основной деятельности.