Виды справочно-аналитических документов. Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации Задания по оформлению справочно аналитической документации

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов (акты ликвидации, списания, инвентаризации проведения испытания несчастных случаев и др.).

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Вначале члены комиссии изучают существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Акт оформляется на общем бланке. Типовой формуляр акта содержит следующие реквизиты :

Текст введения во всех актах формализован. Он состоит из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом «Основание», с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его даты, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ генерального директора «О проведении инвентаризации на складе» от 10.11.2014 № 12

С новой строки от поля с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации, но эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста при необходимости указывают количество составленных экземпляров актов и их местонахождение.

Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Ряд разновидностей актов требуют утверждения. Утверждение оформляется грифом утверждения в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы актов.

Справка – это документ, который составляют для описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки бывают информационные, аналитические и личного характера.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что _____________ действительно работает» и т.д.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания.
В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в 2-х экземплярах, один выдается на руки, другой хранится в деле.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике. Такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки, предназначенные для руководства предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке. Например,

О проведении итогов конкурса в 2014 г.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Сводка – это документ, который содержит обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другие организации – руководителем.

Заключение – это документ, который содержит мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом… согласен » или «По проекту… замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов – его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется на общем бланке организации в виде таблицы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Они составляются в целях регистрации или информирования. Составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации.

Вопросы для самостоятельной подготовки:

1. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?

2. Какие реквизиты используются при составлении протокола?

3. Каково назначение справочно-информационных документов в управленческой деятельности?

4. Какие документы составляют систему справочно-информационной документации?

5. Каковы особенности системы справочно-информационной документации?

Назначение и состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например, переписка, используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе справочно-информационной документации занимает переписка - обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

• · письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
• · письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
• · независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
• · содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднён или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча).

Составление и оформление справочно-информационных документов

Протокол

Протокол -- документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, списочный состав участников заседания коллегиального органа (указывается в положении о коллегиальном органе), фамилии или общее количество присутствующих участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование opганизации (для внутренней -- наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части -- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части -- выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 N Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы. Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

Предложение

Предложение -- документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка

Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление

Заявление -- документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, текст, подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Представление

Представление -- документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Дата указывается буквенно-цифровым способом.

Адрес получателя состоит из расположенных построчно:

Имени и фамилии получателя,

Наименование компании,

Номер дома, улицы,

Штатов (графства), почтового округа (указанного цифрами),

При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии.

Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв, предпоследний обозначает город или организацию внутри страны и т.д.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающийфакты, события, действия.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей), акт обследования (например, условий труда, состояния техники безопасности и т.п.); акт испытаний (образцов, систем...), акты ревизии, инвентаризации; коммерческий акт и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера, даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение, например: Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в налоговую инспекцию

2-й экз. - в дело .

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Образец оформления акта приведен в приложении 18.

Справки - документы, содержащие текстовую и (или) табличную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними . Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?» и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

«Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2000 г. »

«Справка о количестве посадочных мест, предоставленных Авиакомпанией «Римини» в 1999 г.»

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Образец такой справки дан в приложении 19.

Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, то часто применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда форма бланков этих справок прилагается к нормативным актам, например «Справка о доходах физического лица», которые выдает бухгалтерия для предъявления в налоговую инспекцию. Во всех других случаях такие справки можно оформить на бланках формата А5. В справках помимо названия организации и ее адресных данных указываются название вида документа (справка), дата выдачи, порядковый номер (если ведется учет выдачи справок по журналу), текст, подписи, печать.

Место предоставления справки можно указать в правом верхнем углу (в именительном падеже), например школа №21, или в конце текста справки, например «Дана для предъявления в райвоенкомат».

Текст такой справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д.

Такие справки подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером (если указывается заработная плата) и заверяются печатью.

Классификация продуктов ИАД.

Виды документов ИАД.

Отличительные черты документации ИАД.

Одной из характерных черт современности стала информатизация, в условиях которой общество разрабатывает новые способы создания и распространения информации, что неминуемо влечет за собой возрастающую потребность в обработке все большего ее количества. В этой ситуации очень важно оперативно отследить и проанализировать бесконечные информационные потоки.

Решение данной проблемы связано с грамотной организацией информационно-аналитической деятельности (далее - ИАД), которая представляет собой вид деятельности, призванной обеспечить информационные потребности общества с помощью аналитических технологий за счет переработки исходной информации и получения качественно нового знания . Сегодня информационно-аналитическая (далее - ИА) поддержка становится незаменимой частью процесса принятия решения в самых различных организациях: от органов государственного управления, крупных предприятий и холдингов, кредитных и финансовых учреждений до небольших банков и частных компаний, так как обоснованные прогнозы необходимы для ведения успешной деятельности.

Региональные органы государственной власти осуществляют управление субъектами РФ, а значит, в силу специфики их деятельности в них ежедневно принимаются управленческие решения, которые должны соответствовать множеству факторов развития региона и носить стратегический характер. Естественно, что речь при этом идет о необходимости сбора и анализа больших объемов информации, поэтому на сегодняшний день наличие ИА структур в органах регионального управления (далее - ОРУ) становится не просто желательным, а необходимым условием работы.

Основная цель деятельности ИА подразделений в ОРУ - обеспечить лицо, принимающее решение (далее - ЛПР), информационными продуктами, необходимыми для осуществления его деятельности. Информационный продукт - документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей . В ОРУ продукты ИАД являются информационным базисом для разработки и принятия управленческих решений, воплощаемых в организационно-правовых, плановых и распорядительных документах. В большинстве случаев именно документы, являющиеся продуктами ИАД, сосредотачивают основной объем сведений о фактическом положении дел, возникающих проблемах, тенденциях в системе управления органа власти.

Существует ряд различных наименований продуктов ИАД: дайджест, доклад, записка, обзор, отчет, сводка, справка, статья. Теоретически можно выделить характерные особенности каждого из них, однако на практике зачастую увидеть и объяснить различия между справкой, запиской, отчетом, обзором и другими вышеперечисленными продуктами ИАД бывает непросто.

С точки зрения рассмотрения продуктов ИАД как информационного базиса для принятия управленческих решений можно обратиться к следующей классификации, предлагаемой в работе Н. А. Гайдамакина :

Документы информационного характера - информируют о предмете, то есть по характеру являются первичными (без глубокого анализа) документами, поэтому должны составляться максимально лаконично и точно, позволять быстро получить адекватную информацию, дающую возможность принять предварительное решение. При информировании о типичном, в общем плане известном предмете сначала дается общая характеристика, а затем в порядке убывания важности наиболее существенные параметры. Если предмет изложения нетипичный, новый, то информирование лучше вести от частного к общему. Такие документы обычно представлены в виде справок, сводок.

Документы аналитического характера . Их особенностью является исследовательско-проблемный характер. От информационных сообщений их отличает комплексная цель: описать, разъяснить, выработать решение, обосновать, убедить. Такие документы обычно представлены в виде справок, статей, обзоров, отчетов об исследовании.

Обратимся к конкретным видам продуктов ИАД с целью выявления их особенностей.
Справка - это документ, содержащий анализ значений показателей информационного поля (то есть массива информации, складывающегося вокруг объекта мониторинга) с точки зрения поставленной проблемы.
Информационно-аналитическая записка - термин подразумевает четкое и краткое описание проблемы или проделанной работы. Таким образом, не ясно, какими специфическими чертами записка отличается от справки в контексте ИА документов.
Аналитический обзор предназначен для быстрого ознакомления и комплексного изучения сложных предметов. Помимо «обзорности» и «сжатости», эти документы обладают еще и аналитическим аспектом, связанным с анализом, сопоставлением различных точек зрения и формированием обоснованных оценок. Таким образом, аналитические обзоры (в отличие от справок и статей) имеют комплексный и емкий характер.
Доклад - это документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения. ИА доклад предполагает не только перечисление параметров проблемы и формулировку связывающих их выводов, но и внесение предложений по решению вопроса.
Информационная сводка по событиям, происшествиям, обстановкепредставляет сведенную воедино за определенный временной период в отношении определенного объекта (территории, структуры, сферы) информацию о произошедших событиях, особенностях обстановки, положении дел.
Аналитический отчет - это аналитический продукт, в котором описана совокупность показателей, по которым оценивается информационное поле объекта мониторинга. Он состоит из диаграмм, графиков и таблиц, сопровождающихся краткими или развернутыми аналитическими справками. Заключение отчета обычно содержит основные выводы и рекомендации.
Аналитическая статья - это статья, в которой содержится анализ деятельности объекта мониторинга. Данный документ содержит большое количество анализируемых фактов и определяет их взаимосвязи. Статья, с одной стороны, должна быть доступна для понимания широкому кругу читателей, а с другой - интересна для специалиста в исследуемой сфере.
Дайджест - информационный продукт, который содержит краткие аннотации и выходные данные статей. Такой формат удобен для ежедневного предоставления - например, для ознакомления с основными новостями отрасли.
В связи с обращением к проблеме документирования ИАД, необходимо выделить характерные параметры представления информации и структуру различных информационных продуктов, проанализировать их предназначение и особенности составления. Обобщив эти данные, можно сформулировать (как с точки зрения информационного содержания, так и с позиции документирования) общие черты документов, выделяющие их в массиве всей управленческой документации, и особенности.
Можно выделить следующие черты, присущие продуктам ИАД в ОРУ и отличающие их как комплекс документов:

Цель создания: обеспечить руководителей информацией, необходимой для осуществления их деятельности (принятия решений). То есть данные продукты в большинстве случаев не предназначены для презентации широкому кругу лиц.

Данные документы не содержат обязательных для исполнения поручений, не предписывают действовать строго определенным образом, а представляют сведения, побуждающие к принятию решений.

Для продуктов ИАД характерны такие параметры, как строгая форма описания, наглядность, логичность, структурированность текста, краткость, ясность и соответствие целям и задачам исследования.

Высокая степень информативности.

Использование статистики и обобщенных данных.

Низкая степень эмоционального окраса. Стремление к исключению субъективных мнений (особенно для документов информационного характера).

Таким образом, можно сказать, что все ИА документы обладают высокой информативностью, однако не все из них предусматривают обобщение и анализ материала, формулировку выводов и выработку предложений по решению проблемы или задачи (см. Таблицу 1).

*Здесь и далее таблицы составлены на основе анализа продуктов ИАД.
Предложения по решению проблемы, основанные на глубоком анализе информации, как правило, содержатся в документах аналитического характера, тогда как документы информационного характера предоставляют отобранные, обобщенные, но не рассмотренные с точки зрения выявления взаимосвязей, тенденций и возможностей прогнозирования данные.
С точки зрения документирования ИАД можно выделить присущие большинству продуктов основные структурные элементы текста:

Общий заголовок (название документа, формулировка темы и указание на временной период). Например: Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года .

Заголовки разделов (структуризация документа, формулировка ключевых тем). Например:

1. Состояние окружающей природной среды.
2. Мероприятия, направленные на выявление нарушений природоохранного законодательства .

Текстовый блок (основная информационная нагрузка).

Перечень-список (выделение пунктов для упрощения восприятия). Например:

Работа в комиссиях :
а) комиссия по выбору площадок для строительства;
б) комиссия по обследованию зеленых насаждений .

Графические элементы: диаграммы, графики (обобщение материала, упрощение восприятие, выделение тенденций).

Таблицы (обобщение материала, упрощение восприятия).

Первые четыре элемента текста (общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список), как правило, присутствуют во всех ИА документах, в отличие от графических элементов и таблиц (см. Таблицу 2).

Для большинства продуктов ИАД характерны таблицы, являющиеся наиболее доступной и привычной для восприятия формой систематизации материала. Однако графические элементы (графики и диаграммы), не просто упрощающие восприятие информации, но отражающие определенные тенденции развития и закономерности изменения показателей, присутствуют в документах с наиболее ярко выраженной аналитической составляющей.
Таким образом, рассмотрев и проанализировав различные документы, являющиеся продуктами ИАД, можно выделить некоторые основные структурные элементы текста, присущие большинству данных документов: общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список, таблицы, графические элементы. Кроме того, существует ряд особенностей, объединяющих их как комплекс документов и отличающих данный комплекс от других видов документов, участвующих в процессе управления: общая цель создания, строгая форма описания данных, краткость, высокая информативность и низкая эмоциональность, использование статистики и обобщенных данных.

Анализ ИА документов, разрабатываемых в российских ОРУ, показал, что на практике не существует четких общепринятых параметров их составления. Наиболее распространенными продуктами деятельности ИА подразделений в ОРУ являются записки, справки, доклады, отчеты, обзоры, сводки, дайджесты. При этом необходимо сказать, что записки и справки по структуре и содержанию значительных отличий не имеют, поэтому могут в данном случае отождествляться. Обзоры зачастую принимают форму дайджеста или же продукты, теоретически относящиеся к дайджестам, именуются обзорами. Термины «информационный» и «информационно-аналитический» во многих случаях отождествляются. То есть на сегодняшний день в ИА подразделениях ОРУ РФ нет единой системы классификации ИА продуктов и общих правил документирования ИАД. Каждое подразделение само определяет параметры разрабатываемых им документов, ориентируясь на предпочтения непосредственных потребителей продуктов деятельности подразделений.

См. Кривобокова А. Интернет-бизнес-аналитика - информационная технология нового века // Прогноз финансовых рисков. URL:(дата обращения 20.04.2010).

См. Глоссарий. Информационные продукты // Web-and-Press. URL: (дата обращения 25.04.2010).

См. Гайдамакин Н. А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. - Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. - С. 7.

См. Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года // СЕВЕРСК сайт администрации ЗАТО Северск. URL: (дата обращения 12.04.2009).

См. Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года // СЕВЕРСК сайт администрации ЗАТО Северск. URL: (дата обращения 12.04.2009).

Аналитическая справка- это документ, который должен содержать данные различных исследований, которые проводятся в определенной сфере. Написанием данной справки занимаются для формулировки возникших проблем. В нее обязательно вносят ряд вариантов для выхода из возникшей ситуации.

Аналитическая справка. Образец: №1.

Что представляет из себя аналитическая справка

В этой статье мы поговорим о том, как написать аналитическую справку. Также здесь мы предложим своим читателям её образец. Итак, в качестве основы, как правило, берется понятная и доступная всем информация. Структура. Форма справки, и также ее объем строго не регламентируется. Главной основной в справке выступает:

• Аннотация.
• часть.
• Введение.
• Заключение.
• Приложение.
• Подписи.

Во втором пункте под названием аннотация должна излагаться главная суть этого документа. Это могут быть обстоятельства или причины, и также задачи и цели какого-либо объекта. Наиболее важным фактором в данном случае также выступают результаты и способы работы.

Как написать аналитическую справку: Образец №2.

документа. В пункте «содержание»» должны излагаться все структурные дополнения, и рекомендации. Обязательно в этом пункте документа является введение. В определенных случаях его выделяют в качестве отдельного заголовка.

Вся информация вносится в этот документ с обязательным соблюдением логической последовательности и четкой подаче данных.

Занимаясь составлением этой справки докладчики, как правило, берут за основу дополнительную литературу, или личные источники информации.

Анализ и сообщение информации должно проводится в несколько этапов. Все высказанные в этом документе гипотезы должны быть обоснованными. Аналитическая справка обязательно должна содержать выводы и прогнозы.

В ней также должны быть изложены определенные советы. За основу в данном случае берется изложенная информация.

В пункте «приложение» составляются специальные таблицы с графиками и схемами и дополнительными сведениями.

Как написать аналитическую справку. Образец №3.

Цели документа

Одной из самых главных задач аналитической справки выступает проведение исследования в той или иной области. Допустим, анализ деятельности организации за один год. Для получения объективных данных обязательно запрашиваются сведения из различных учреждений.

В большинстве своем, многие научные термины могут понять лишь специалисты. Их необходимо заменять такими выражениями, которые будут более понятны для большинства людей. Каждый раздел аналитической справки необходимо делать с новой страницы.

Данная документация широко используется в педагогической практике для визуализации опыта, на различных предприятиях и в сфере бизнеса.

Требования

Среди главных требований к этому виду документа необходимо выделять следующие особенности:

• Присутствие в документе аргументов.
• Четкое построение.
• Четкая оценка.
• Соблюдение последовательности при изложении материала.

Занимаясь составлением аналитической записки необходимо обязательно соблюдать следующие рекомендации:

1. Весь текст в этом документе обязательно должен быть направлен на достижение необходимой цели. (она, как правило, одна).
2. Необходимо запросить дополнительные сведения, которые могут существенно повысить объективность записи.
3. В момент подготовки применяются различные методички и сопоставляются факты.
4. Факты, в свою очередь, не рассматриваются в сочетании с посторонними сведениями.
5. Текст должен быть составлен таким образом, чтобы он обязательно был понят людьми однозначно. Использование научной терминологии и выражений приветствуется.
6. Размер аналитической записки должен составить не меньше семи страниц.
7. Более подробное раскрытие излагаемой темы.
8. Презентация записки, как правило, проводится после ее утверждения.

Аналитическая справка должна быть заверена ответственным лицом и передана на коррекцию и проверку в соответствующее ведомство. В данном подразделении этот документ будет тщательно изучен. В него могут быть внесены некоторые изменения.

Прочтите статью сайта: Составляем объяснительную записку. Образцы объяснительных

Сфера применения

Такие виды документов очень широко используются в качестве подтверждения изученных сведений и литературы. Как правило, их применяют студенты и учителя в высших учебных заведениях.

Беря за основу данные, какого-либо производства, допустим, объем произведенной и проданной продукции, можно проанализировать эффективность деятельности определенного предприятия. Прогноз на будущее производится при помощи тех сведений, которые были собраны на несколько лет.

В результате, делается заключение, которое касается экономической деятельности данного предприятия. В том случае, если организация только что вышла на рынок и ее необходима оценка перспектив дальнейшего развития в выбранной отрасли, для нее будет составлена аналитическая справка.

Эта, так называемая, информационная работа для проведения соответствующего анализа проблемы. С помощью данного документа можно определить основную суть того или иного вопроса. Объектом исследования могут выступать различные конкурирующие организации и потенциальные партнеры.

Для ведения предпринимательской деятельности обязательно необходимо проявлять осторожность, пытаться выяснить остановку, изучить способы работы. Именно для этого и производится составление аналитической справки с прогнозом на будущее.

Посмотрите видео по теме: Аналитическая справка.

Как писать аналитическую справку по делопроизводству

В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.

Показатель, который анализировался Денежные поступления от реализации, руб Основная часть документа В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры: Описание проблемы, которая подлежала анализу.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера. Здесь представлены образцы оформления справок по производственным вопросам и личного характера.

Такие документы широко применяются в качестве подтверждения изученной литературы или информации. Их используют учителя и студенты высших учебных заведений.

Основываясь на данных производства, например, объемах выпущенной или реализованной продукции, можно сделать анализ эффективности деятельности отдельного предприятия.

Прогнозирование на будущее проводится с помощью данных, собранных за несколько лет.

Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия: … В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж.

В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления. Показатель, который анализировался Денежные поступления от реализации, руб Основная часть документа В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры: Описание проблемы, которая подлежала анализу.

5.3.1 СПРАВКИ

Справки- документы, содержащие текстовую и таб­личную обобщенную информацию по какому-либо определенному воп­росу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверж­дение тех или иных фактов и событий.

Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст.

Например, форма справки о доходах физического лица за год.

Справки информационного характера отражают индивидуальные си­туации.

Они составляются по запросу и представляются в установлен­ные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформля­ются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное под­разделение.

Пример оформления справки:

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в.

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, .

Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, .

Курс делопроизводства : Документационное обеспечение управления. Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН.

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, . Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской.

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций - планирование, делопроизводство , сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства.

делопроизводство , которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, .

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО , БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без.

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в. Ведет делопроизводство , выполняет различные операции с применением компьютерной.

Аналитическая справка.

Что это такое и как ее составить

Аналитическая справка: Образец.

Зачем нужна аналитическая справка

Аналитическая справка или записка должна писаться тем человеком, который занимается проведением комплексного исследования определенной проблемы, либо какой-то сферы деятельности.

Аналитическая справка: правила составления и образец

Аналитическая справка представляет собой документ, в котором указываются данные исследований, проведенных в той или иной области. Ее создают для формулирования возникших проблем. Сюда вносятся несколько вариантов для выхода из сложившейся ситуации. За основу берется доступная всем информация.

Структура

Объем справки, а также ее форма жестко не регламентируется. В качестве основы служат следующие элементы:

• аннотация;
• содержание;
• введение;
• основанная часть;
• заключение;
• подписи;
• приложение.

В аннотации кратко излагается суть основного документа. Это в первую очередь причины и обстоятельства, а также цели и задачи определенного объекта. Не менее важным фактором в данном случае являются методы и результаты работы.

документа

Все данные вносятся с соблюдением логической последовательности и точной подачей информации. Докладчики опираются на дополнительную литературу, а также собственные источники. Сообщение и анализ данных проводится в несколько этапов. Все гипотезы обязательно должны иметь обоснование.

Аналитическая справка содержит прогнозы и выводы, в ней излагаются определенные рекомендации.

В качестве основы при этом берется изложенная информация. В приложении составляются таблицы со схемами, графиками и дополнительной информацией.