Ako zjednodušiť a zrýchliť tok dokumentov v organizácii: staviame trasy dokumentov. Toky dokumentov v organizácii Vypracujeme rozvrh pracovného toku

Odošlite svoju dobrú prácu do znalostnej bázy je jednoduché. Použite nasledujúci formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí využívajú vedomostnú základňu pri štúdiu a práci, vám budú veľmi vďační.

Podobné dokumenty

Požiadavky na pracovný tok, povinné pre všetky inštitúcie. Fázy technologického procesu spracovania a pohybu prijatých dokumentov. Centralizovaná a decentralizovaná registrácia korešpondencie, indexácia dokumentov.

test, pridané 29.06.2013


Vlastnosti subsystému riadenia informácií. Koncept a typológia regulačných dokumentov organizácie. Kvantitatívna analýza dokumentov v podniku. Kancelárska automatizácia ako riešenie problémov v oblasti regulačnej podpory a pracovného toku.

semestrálna práca, pridané 3. 5. 2015


Úlohy kancelárskej práce, postup registrácie dokladov. Organizácia obehu dokumentov v štátnom ústave „Oddelenie 1 Federálneho požiarneho zboru v Saratovskom kraji.“ Formy registrácie dokumentov a význam pre operatívne prijímanie manažérskych rozhodnutí.

semestrálna práca, pridané 1. 12. 2012


Formuláre na registráciu dokumentov a kontrolu nad ich implementáciou. Systematizácia listín a tvorba zbierok listín. Postup uchovania v archívnych ústavoch a ich vydávanie na dočasné použitie. Prenos dokumentov výboru štátneho majetku do archívu organizácie.

prezentácia pridaná 16. 4. 2012


Zásady správy dokumentov. Pohyb prichádzajúcich, odchádzajúcich a interných dokumentov, ich registrácia a registračné formuláre. Informačné a referenčné práce. Kontrola vykonávania dokumentov. Práca s informáciami obsahujúcimi obchodné tajomstvá.

abstrakt, pridané 12/11/2010


Teoretické základy toku dokumentov a kancelárskej práce organizácie. Vypracovanie základných riadiacich dokumentov pre organizáciu automobilovej dopravy. Požiadavky na papierovanie. Informácie a referenčné, administratívne a organizačné dokumenty.

semestrálna práca, pridané 5. 5. 2014


Varianty umiestnenia podrobností záhlavnej časti: uhlové a pozdĺžne. Všeobecná koncepcia prázdnych dokumentov. Základné princípy správy dokumentov. Schéma prechodu dokumentov, toky dokumentov, ich význam. Účtovanie objemu pracovného toku.

test, pridané 3. 9. 2016

Hlavným pravidlom organizácie obehu dokumentov je operatívny pohyb dokumentu po najkratšej ceste s menšou časovou a pracovnou silou, preto jeho organizácia vo vojenskej formácii zahŕňa v prvom rade zavedenie a konsolidáciu postupu pre pohyb dokumentov vo všetkých jeho fázach, počnúc prijatím alebo vytvorením dokumentov a končiac spracovaním vykonaných alebo odoslaných dokumentov.

Dlhodobá prax organizácie a vykonávania kancelárskych prác v organizáciách rôzneho účelu, rozsahu a štruktúry do dnešného dňa vyvinula celkom jednoznačný postup pre pohyb dokumentov v nich; okrem toho sú jeho všeobecné črty zakotvené v súčasných predpisoch (napríklad v Štátnom vzdelávacom ústave vzdelávania a Štátnej štatistickej službe) a v rôznych metodických príručkách.

Podľa toho bol ustanovený všeobecný postup prepravy dokumentov v organizácii, ktorý zahŕňa postupnosť zodpovedajúcu povahe toku dokumentov (prichádzajúcich, interných alebo odchádzajúcich), napríklad:

Príjem a primárne spracovanie dokumentov;

Predbežná úvaha a distribúcia dokumentov;

Registrácia dokumentov;

Pokyny na vykonanie a vykonanie dokumentov;

Registrácia a certifikácia dokumentov;

Zasielanie dokumentov.

Daná postupnosť etáp plne zodpovedá poradiu pohybu prichádzajúcich dokladov. Pre interné a odchádzajúce dokumenty je podstatná odlišná postupnosť etáp v poradí ich prepravy, pre všetky tieto kategórie dokumentov však prechádzajú uvedené etapy prepravy.

Pohyb prichádzajúcich dokumentov

Celkovo je príjemom a primárnym spracovaním prichádzajúcich dokumentov, ich predbežným posúdením, distribúciou a nakoniec registráciou obsah expedičného spracovania dokumentov. V organizácii, ktorá má oddelenie predškolskej vzdelávacej inštitúcie, príjem a primárne spracovanie dokumentov vykonáva expedícia alebo osobitne určený zamestnanec; v organizácii, ktorá nemá takéto členenie, príjem a spracovanie dokumentov vykonáva tajomník. Centralizácia prijímania a spracovania dokumentov umožňuje rýchlejšie doručovanie dokumentov výkonným umelcom, mechanizuje počiatočné spracovanie dokumentov a skracuje jeho čas, vedie evidenciu nákladov na spracovanie dokumentov a zaznamenáva objem pracovného toku.

Prichádzajúce dokumenty môžu prichádzať poštou, telegraficky, e-mailom, faxom alebo kuriérom. Úlohou kancelárskej práce je organizovať účtovanie príjmu dokladov, ich primárne spracovanie a následne koordinovať ich pohyb.

Pravidlá pre primárne spracovanie dokumentov sú nasledovné.

Dokumenty prichádzajúce do organizácie bez ohľadu na spôsob ich doručenia (poštou, faxom, telegrafom atď.) Musia byť prijaté a spracované zamestnancom útvaru služieb predškolskej vzdelávacej inštitúcie (napríklad časť došlých kancelárskych dokumentov) ). Musia sa mu odovzdať všetky dokumenty bez ohľadu na adresáta, vrátane dokumentov, ktoré dostali zamestnanci mimo organizácie na služobných cestách alebo inak. Doporučená pošta sa tiež preposiela na účely preposlania. Zamestnanec, ktorý to akceptuje, v prípade potreby podpíše do distribučnej knihy, časopisu alebo dokladu o prijatí dokumentov a vyznačí dátum ich prijatia. Ak obálka obsahuje slová „Naliehavé“ a ďalšie, zaznamená sa presný čas ich prijatia, ako v dokumentoch prijatých prostredníctvom bezdrôtovej komunikácie.

Po prijatí dokumentov je potrebné skontrolovať predovšetkým správnosť ich dodania a neporušenosť obalu. Dokumenty doručené omylom zamestnancami expedície musia byť bezodkladne vrátené odosielateľovi. V prípade poškodeného obalu sa osobitne starostlivo kontroluje úplnosť krytu materiálov, absencia mechanického poškodenia. V prípade potreby by mal byť k dokumentom pripojený zoznam zistených chýb.

V obzvlášť závažných prípadoch poškodenia alebo prijatia neúplných súborov dokumentov zamestnancom, ktorý ich dostane, sa vyhotoví akt, ktorý sa pripojí k dokumentom a spolu s nimi sa odošle na schválenie a rozhodnutie o tejto skutočnosti, avšak v žiadnom prípade by incident nemal spôsobiť ukončenie alebo spomalenie spracovania prichádzajúcich dokumentov. Všetky nedostatky a nezrovnalosti zistené počas primárneho spracovania dokumentov sa nahlásia odosielateľovi. Dokumenty označené „Osobne“, dokumenty na strojových médiách a tiež adresované verejným organizáciám sa počas expedície neotvárajú a odovzdávajú sa adresátovi.

Po otvorení je obal zničený, výnimka sa stane v nasledujúcich prípadoch:

Doručené dokumenty neobsahujú spiatočnú adresu a priezvisko odosielateľa (sú však na balíku);

V dokumente nie je žiadny dátum a musí byť nastavený poštovou pečiatkou;

Po prijatí ďalšej platenej korešpondencie;

Ak je prijatý dokument vo svojom význame osobný a na obale (obálke) nebola žiadna pečiatka „Osobne“ (K).

Informácie o všetkých prijatých správach a dokumentoch sa zaznamenávajú v špeciálnych časopisoch. Tento proces sa nazýva primárne účtovníctvo (registrácia) dokumentov. Vzhľadom na to, že sa registrácia vykonáva nielen pre prichádzajúce, ale aj pre odosielanie a interné dokumenty, a navyše hrá dôležitú úlohu v systéme získavania informácií pre dokumenty organizácie, kontrolu vykonávania atď., Je podrobne zvážená podrobne. zodpovedajúci odsek učebnice.

Spracovanie prichádzajúcich dokumentov možno považovať za uspokojivé, ak je dokument prijatý na vykonanie do jedného alebo nasledujúceho dňa po jeho prijatí organizáciou. Spracovanie telegrafných a telefónnych správ (telegramov a telefónnych správ), ktoré si nevyžadujú urgentné vykonanie, sa na základe ich obsahu vykonáva spolu so zvyškom korešpondencie.

Ak je potrebné urgentne vykonať prijatý dokument, je vhodné oboznámiť budúceho exekútora s jeho obsahom skôr, ako dokument prejde všetkými fázami spracovania.

Príprava podkladov k správe sa uskutočňuje v procese ich predbežného zváženia v službách predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Vo výsledku by sa malo určiť, kam a komu sa má dokument zaslať. V tejto fáze SSSOU ustanovuje distribúciu dokumentov do prúdov, konkrétne dokumenty zaslané manažérom na povinné zváženie v súlade s ich zodpovednosťou a dokumenty zaslané priamo na oddelenia exekútorom, ktoré nevyžadujú rozhodnutie manažéra.

Predbežným vyšetrením je poverený najskúsenejší zamestnanec predškolskej vzdelávacej inštitúcie, ktorý si je dobre vedomý štruktúry organizácie a povinností zamestnancov. Vypracovanie série referenčných materiálov poskytuje účinnú pomoc pri predbežnom preskúmaní: orientačný zoznam dokumentov vyžadujúcich povinné preskúmanie vedením; zoznam úradníkov a ich zodpovedností; technologické grafické diagramy postupnosti preposielania spracovania a distribúcie rôznych prichádzajúcich dokumentov a pod.

Pri hodnotení prijatého dokumentu sa berie do úvahy nasledovné:

Dôležitosť jeho obsahu;

Zložitosť a novosť položených otázok;

Skutočná naliehavosť vykonania dokumentu;

Typ dokladu: objednávka, list, správa atď.

Pri nejasnom rozdelení funkcií medzi jednotlivé riadiace orgány, porušovaní stanovených pravidiel pre vedenie korešpondencie a z iných dôvodov môžu byť významnou súčasťou korešpondencie dokumenty o otázkach, ktoré nie sú v kompetencii ich príjemcu. Vo fáze predbežného zváženia sú tieto dokumenty vybrané a odoslané na miesto určenia so štandardným sprievodným listom.

Po stanovení kompetencie a zodpovednosti nevyhnutnej na vyriešenie problémov, ktoré dokument predstavuje, sa vyberú tie, ktoré by sa mali zaslať manažmentu na zváženie a určenie poradia ich implementácie. Vedeniu sa spravidla zasielajú dokumenty prijaté od štátnych orgánov a orgánov zastupiteľskej a výkonnej moci, ako aj dokumenty od vyšších riadiacich orgánov a sťažnosti na konanie podriadených úradníkov.

Presun prichádzajúceho dokumentu v rámci organizácie sa v skutočnosti začína jeho zvážením vedúcim a uložením uznesenia, ktoré určuje jeho ďalší pohyb a poradie exekúcie; pri dokumentoch, ktoré nevyžadujú uznesenie vedúceho, sa toto hnutie začína jeho zaslaním exekútorovi (na útvar alebo konkrétneho úradníka).

Po skontrolovaní dokumentu vedúcim a uložení uznesenia sa dokument vráti späť do predškolskej vzdelávacej inštitúcie, kde sa zaregistruje uznesenie vedúceho, dokument sa dá na exekučnú kontrolu a zorganizuje sa jeho rýchle doručenie exekútorovi. Ak je viac výkonných umelcov, je vhodné poveriť osobitne vyhradeného zamestnanca, aby oboznámil viacerých úradníkov s jednou kópiou dokumentu. Ak si dokument vyžaduje viac času na vypracovanie svojej štúdie, mal by sa vypracovať harmonogram načasovanie a postupnosť prechodu dokumentu v organizácii.

Príkaz na vykonanie dokumentu sa vydáva spravidla jednému úradníkovi. Úradníci, ktorí vyhotovujú dokument, sú povinní tak urobiť na základe lehoty stanovenej uznesením (alebo inými pokynmi od vedúceho).

Organizovanie čo najskôr adresovaných dokumentov priamym exekútorom. Osoba zodpovedná za vykonanie je plne zodpovedná za organizáciu vykonania pokynu (dokumentu). Spoluautori sú v súlade s pokynmi zodpovedného exekútora povinní včas vypracovať potrebné dokumenty a sú zodpovední za realizáciu uznesenia v medziach prijatých pokynov.

Po vykonaní a vhodnom vykonaní sa dokument vráti na miesto trvalého úložiska. Spolu s vykonaným dokumentom sa uloží aj jeho druhá kópia.

Dokumenty, ktoré časom stratili svoju praktickú hodnotu a nemajú historickú a vedeckú hodnotu, ako aj dokumenty, ktorým uplynula doba uchovávania, sú predmetom zničenia a odpisu.

Ak teda zhrnieme vyššie uvedené, treba zdôrazniť, že kroky predškolskej vzdelávacej inštitúcie na zabezpečenie poradia pohybu prichádzajúcich dokumentov zahŕňajú:

Primárne spracovanie dokumentov prijatých rôznymi kanálmi a ich registrácia;

Príprava podkladov pre správu;

Posúdenie dokumentu a výkon uznesenia, jeho registrácia;

Vyhlásenie o kontrole dokumentu;

Zasielanie dokumentu na vykonanie alebo oznámenie príslušným úradníkom;

Kontrola vykonávania dokumentov;

Prijatie vykonaného dokumentu a jeho odstránenie spod kontroly;

Zaslanie dokumentu na ukladanie alebo jeho odoslanie do archívu.

Príklad pohybu prichádzajúceho dokumentu v organizácii je uvedený na obr. 4.1.

Pohyb odchádzajúcich dokumentov

Odchádzajúce dokumenty sú dokumenty vypracované v organizácii a odoslané mimo jej hranice riadiacim orgánom na nižšej úrovni pre riadenie alebo orgánom vyššieho stupňa na základe pokynov, ktoré od nich prijme, alebo iným organizáciám v poradí vzájomnej informácie atď. Pohyb odchádzajúcich dokumentov v organizácii začína od okamihu, keď predškolská vzdelávacia inštitúcia dostane vypracovaný, schválený a v prípade potreby duplikovaný dokument.

Práca s odchádzajúcimi dokumentmi, proaktívnymi aj recipročnými, spočíva v príprave návrhu dokumentu, jeho vykonaní, schválení (schválení) a certifikácie, registrácii a zaslaní od organizácie.

Vypracovanie dokumentu začína zhromažďovaním informácií. Štúdium noriem a ustanovení príslušných právnych aktov a regulačných dokumentov, analýza predtým vydaných dokumentov atď. V tejto fáze dodávateľ používa systém vyhľadávania informácií pre dokumenty organizácie a samotné dokumenty. Potom sa pripravuje návrh budúceho dokumentu. Návrh dokumentu prechádza fázou schvaľovania s vedúcimi štruktúrnych odborov a špecialistami. Ich súhlas s obsahom dokumentu je vyjadrený obzeraním. Ak sa otázka týka aktivít organizácie tretej strany, dokument vyžaduje externý súhlas.

V takom prípade sa návrh dokumentu zasiela príslušným organizáciám alebo konkrétnym úradníkom týchto organizácií. Za účelom predbežného zoznámenia sa a dohody s niekoľkými úradníkmi je možné návrh dokumentu skopírovať a zaslať súčasne všetkým organizáciám a jednotlivcom podieľajúcim sa na jeho príprave (súbežná dohoda). Niekedy je však potrebná dôsledná koordinácia v súlade s funkciami organizácií tretích strán alebo štruktúrnych odborov tejto organizácie.

Po obdržaní dokumentu o projekte všetkých víz je dokument prevedený na podpis do hlavy spolu s prílohami. Odchádzajúce dokumenty podpisuje vedenie organizácie alebo vedúci štruktúrnych odborov. Úroveň podpisovania dokumentov má priamy vplyv na pohyb odchádzajúcich dokumentov: čím je vyššia, tým viac prípadov musí dokument prejsť. Preto je vhodné, ak je to možné, ustanoviť právo podpisovať vedúcim stavebných jednotiek v súlade s ich funkciami.

Po podpísaní sa odoslaný dokument odošle predškolskej vzdelávacej inštitúcii alebo tajomníkovi na registráciu a potom na odoslanie.

Prijatý dokument a kópia odoslaného dokumentu so schvaľovacími vízami sa založí do súboru. Na dokumente a v registračnom formulári sú uvedené príslušné exekučné značky.

Spracovanie a odoslanie dokumentov z organizácie vykonáva centrálne expedícia, úradník predškolskej vzdelávacej inštitúcie alebo sekretárka. Na odoslanie sa odchádzajúce dokumenty prijímajú úplne vykonané, podpísané, zaregistrované a so značkou v kategórii položky.

Pracovník úradu kontroluje správnosť dokumentov (podpis, dátum, registračný register), prítomnosť aplikácií uvedených v dokumente, korešpondenciu počtu kópií s počtom adresátov, správnosť adresovania, korešpondenciu dátum podpisu do dátumu odoslania.

Neregistrované alebo nesprávne vykonané dokumenty sa vracajú štruktúrnym divíziám na vykonanie revízie.

Pre doporučenú poštu je vypracovaný zoznam adresátov, na ktorom je na expedícii uvedené meno zamestnanca a dátum odoslania. Dokumenty na médiu stroja sa prijímajú na prepravu v obaloch, ktoré zodpovedajú technickým požiadavkám, ak je predpísaným spôsobom vypracovaný a zaregistrovaný sprievodný list. O otázke zaslania dokumentu poštou alebo kuriérom rozhoduje predškolská vzdelávacia inštitúcia v závislosti od konkrétnej situácie.

Pravopis adresy na obálke musí zodpovedať príslušným poštovým predpisom. Dokumenty prijaté na odoslanie sú spracované a odoslané v ten istý deň alebo najneskôr v prvej polovici nasledujúceho pracovného dňa. Príklad vývoja a pohybu dokumentu odchádzajúceho z organizácie je uvedený na obr. 4.2.

Pohyb interných dokumentov

V procese pohybu vnútorných dokumentov, prípravy a vyhotovenia dokumentu, jeho registrácie a upozornenia osôb, ktorým je určený, je vyhotovenie dokumentu a jeho kontrola, ako aj spracovanie dokumentu postupne sa rozlišuje vykonaný dokument v službách predškolskej vzdelávacej inštitúcie.

Práce na príprave a vykonávaní interných dokumentov sú organizované rovnako ako práce s výstupnou dokumentáciou, postup vykonávania a cesty pohybu dokumentov sú svojou povahou podobné ako poradie vykonávania a trasy pohybu dokumentov v toku prichádzajúcich dokumentov. .

Existujú rozdiely v príprave administratívnych dokumentov. Takže objednávky na hlavnú činnosť musia byť dohodnuté na právnom oddelení alebo s právnikom, objednávky na personál pripravuje personálna služba v súlade s pracovnoprávnymi predpismi, rozhodnutiami kolegiálneho orgánu - špeciálnym aparátom, napríklad sekretariátom. predstavenstva alebo tajomníka predstavenstva.

O.V. Kulagina, daňová expertka

Tok dokumentov: staviame „pre účtovníctvo“

Dokumenty sa vytvárajú interne aj externe. Leví podiel dokumentov je primárny, ktorý musí prejsť účtovným oddelením. A niekedy musí účtovník tieto dokumenty z iných oddelení doslova „vytriasť“. Povieme vám, ako zorganizovať pracovný tok tak, aby sa dokumenty včas dostali do účtovného oddelenia.

Čo je tok dokumentov a prečo je potrebný

Počas svojej „životnej“ cesty dokument prechádza niekoľkými fázami: vytváraním, spracovaním, prenosom do úložiska a zničením. Toto je tok dokumentov. Tento proces môžete regulovať pomocou plánu pracovného toku, pokynov pre pracovný tok, predpisov pre pracovný postup v dokumentoch atď. Väčšina organizácií však používa pracovný plán. Predpisy týkajúce sa dokladov a pracovných postupov v účtovníctve, schválené Ministerstvo financií ZSSR 29. 7. 1983 č. 105.

ROZPRÁVAŤ RIADITEĽOVI

Harmonogram pracovných postupov je jedným z prvkov systému vnútornej kontroly(SVK) bod 41 federálneho pravidla (štandardu) audítorskej činnosti č. 8, schválený. Nariadenie vlády z 23. 9. 2002 č. 696... Čím vyššia je spoľahlivosť ICS, tým vyššia je pravdepodobnosť získania audítorského výroku s minimálnym počtom pripomienok.

Účtovné oddelenie sa viac ako všetky ostatné divízie zaujíma o to, aby mal taký doklad a dodržiavalo ním stanovené pravidlá, pretože z dôvodu predčasného prijatia primárneho dokladu sa transakcie v účtovníctve zaznamenávajú nie v období, v ktorom boli spáchané, a niekedy dokonca vzniknú chyby, ktoré je potrebné opraviť podľa pravidiel PBU 22/2010. Napríklad, ak vodič zasielateľa neposlal faktúry na účtovné oddelenie včas, potom to bude musieť byť opravené ako chyba, pretože vo všeobecnosti to pre organizáciu nie sú nové informácie, ale nové informácie iba pre účtovník, ktorý dostal dokument neskoro. Okrem toho je na účely odpočtu DPH z faktúr prijatých včas organizáciou, ktoré však skončili v účtovníctve až v nasledujúcom štvrťroku, podľa daňových úradov potrebné predložiť revíziu List Federálnej daňovej služby zo dňa 30.03.2012 č. ED-3-3 / [chránené e-mailom] .

Práve pomocou harmonogramu pracovných tokov môžete určiť osoby zodpovedné za prípravu a prenos dokumentov, ako aj určiť konkrétne termíny prevodu primárneho zdroja na účtovné oddelenie. Toto umožní účtovníkovi prijímať dokumenty včas. Účtovník navyše nemusí každému zamestnancovi vysvetľovať, aké doklady a kedy majú byť predložené na účtovné oddelenie.

Mimochodom, plán pracovných postupov je súčasťou systému vnútornej kontroly a každá organizácia musí zaviesť vnútornú kontrolu nad hospodárskymi činnosťami. Vyžaduje to nový zákon o účtovníctve. Čl. 19 zákona zo dňa 06.12.2011 č. 402-FZ.

Vypracovávame plán pracovných postupov

Neexistuje jednotný harmonogram - každá organizácia ho musí rozvíjať samostatne. A čím je organizácia väčšia, tým má viac aktivít, tým podrobnejší by mal byť časový plán.

Rozhodujeme o dokumentoch

V prvej fáze musíte načrtnúť rozsah dokumentov, ktoré sa tvoria v priebehu činnosti organizácie. Okrem denných primárnych údajov o registračných pokladniciach, inventároch a personálnych záznamoch zahrňte do harmonogramu aj dokumenty pre operácie, ktoré sa nestávajú často (napríklad pre zábavné podujatia a propagačné akcie). Správne vyhotovenie týchto dokumentov má veľký význam pre uznanie výdavkov.

V rozvrhu je potrebné popísať proces pohybu dokladov potvrdzujúcich určité skutočnosti ekonomického života, o ktorých výskyte nemusí účtovník vedieť, ale ktoré sa musia v účtovníctve premietnuť.

Vysvetlíme si to na príklade. V účtovníctve a daňovom účtovníctve musia byť účty splatné dodávateľom v likvidácii odpísané ako príjem ku dňu zápisu do Jednotného štátneho registra právnických osôb pri jeho likvidácii a 6 PBU 4/99; 16 PBU 9/99; podč. 18 čl. 250 daňového poriadku... Účtovník však nie je povinný riadiť sa procesom likvidácie protistrany iba preto, že to nie je jeho úlohou. To znamená, že zamestnanec, ktorého sféra kompetencií zahŕňa prácu so záväzkami, musí byť informovaný o likvidácii. A takýchto situácií je veľa. Takéto informácie je možné predložiť účtovnému oddeleniu vo forme certifikátov alebo servisných poznámok, ktoré musia byť tiež zahrnuté v harmonograme pracovného toku. V našom príklade musí zodpovedný zamestnanec predložiť výpis z Jednotného štátneho registra právnických osôb.

Vymenúvame zodpovedné osoby

S primárnymi dokumentmi je všetko jednoduché. Za jeho správny dizajn sú zodpovední zamestnanci, ktorých pracovné povinnosti zahŕňajú zostavenie primárneho záznamu. s. 6 h. 2 lyžice. 9 zákona zo dňa 06.12.2011 č. 402-FZ... Tí istí zamestnanci musia byť určení ako zodpovední za prenos dokumentov do účtovného oddelenia. Čím menej sprostredkovateľov medzi pôvodcom dokumentu a účtovným oddelením, tým väčšia šanca, že sa dokument nestratí a dorazí včas.

Ak chcete rozdeliť zodpovednosť za prípravu a prenos servisných listov alebo certifikátov, ustanovte zodpovednú osobu v rámci každého oddelenia. Napríklad:

• problémových dlžníkov - vyšší obchodný manažér;
• rozhodnutia stretnutia členov organizácie - vyšší právny poradca;
• stanovenie trhovej hodnoty nehnuteľnosti - popredný špecialista marketingového oddelenia po dohode s vedúcim výrobno-technického oddelenia;
• údaje o najbližších dovolenkách na výpočet hodnoty príslušného odhadovaného záväzku (rezervy) - vedúci personálneho oddelenia;
• stanovenie doby použiteľnosti dlhodobého majetku - popredný špecialista výrobno-technického oddelenia.

Ak nestanovíte zodpovedného úradníka, potom v prípade straty dokumentu alebo porušenia termínu na jeho predloženie nebude mať kto požiadať. To znamená, že účtovník nedosiahne stanovené ciele.

Stanovenie termínov

Obdobie, v ktorom musí konkrétny zamestnanec predložiť doklady účtovnému oddeleniu, je možno najdôležitejšie v rozvrhu pracovných postupov. Túto lehotu je možné určiť ako určitý deň v mesiaci alebo ako počet dní, ktoré uplynuli od dátumu prípravy alebo vykonania dokumentu. Malo by sa tiež vziať do úvahy, že účtovník môže potrebovať viac ako jeden deň na spracovanie prijatých dokumentov a prenos údajov z nich do registra. Napríklad v organizácii je deň výplaty stanovený na 7. deň. Účtovník zúčtovacej skupiny počíta mzdy pre všetky oddelenia a všetky doklady na zaznamenávanie pracovnej doby musia byť spracované napríklad do 5. dňa v mesiaci. Preto musia byť do účtovného oddelenia najneskôr do 1. dňa v mesiaci zadané časové výkazy, objednávky bonusov atď.

Nezabudnite v harmonograme osobitne uviesť dátumy prenosu dokladov na pracovných cestách. Nie je žiadnym tajomstvom, že niektorí zamestnanci majú vo zvyku uchovávať dokumenty až do samého konca a hlásiť sa neskoro, dokonca ani len netušia, že lehota na podanie správy je stanovená zákonom. Preto si do harmonogramu pracovných postupov pre nich zapíšte povinnosť hlásiť sa do troch dní po skončení pracovnej cesty a s. 26 vládneho nariadenia z 13.10.2008 č. 749.

Takže je pripravený zoznam dokumentov, boli stanovené termíny pre prechod cez oddelenia a boli vymenované zodpovedné osoby. Prejdime k dizajnu.

Výber metódy návrhu

Harmonogram pracovných tokov môže byť zostavený vo forme textu, tabuliek alebo diagramov. Ak je organizácia malá a existuje málo dokumentov, urobí sa textová forma. Niektorí účtovníci uprednostňujú zostavenie diagramu pohybu každého dokumentu, pretože je vizuálny, jednoduchý a informatívny. Ale klasický spôsob, ako navrhnúť graf, je tabuľka, kde každý riadok obsahuje informácie o jednom dokumente. Je lepšie vytvoriť graf v programe Excel, pretože pri spracovaní údajov je vhodné použiť niektoré z jeho funkcií.

Nech si zvolíte ktorúkoľvek metódu, informácie by mali byť prezentované tak, aby zamestnanci, ktorí sú zodpovední za pohyb dokumentov, ľahko prečítali harmonogram. Preto musia byť dokumenty v rozvrhu usporiadané podľa určitého princípu, napríklad v abecednom poradí, potom bude ľahké nájsť akýkoľvek dokument.

Táto možnosť návrhu je pohodlná, pretože tabuľka pokrýva celý zoznam dokumentov a budú ju používať všetci zamestnanci. Ale ak je veľa dokumentov, potom bude harmonogram ťažkopádny a ťažko pochopiteľný. Preto je táto forma optimálna pre malé organizácie.

Harmonogram pracovného toku (podľa formulárov dokumentov) môže vyzerať takto.

Ďalšou možnosťou je umiestnenie ukotvovacích dokumentov:

• <или>na obchodnú transakciu;
• <или>na pozície a profesie;
• <или>k štrukturálnym rozdeleniam.

Napríklad pre každú obchodnú transakciu je opísaný blok dokumentov, ktoré je potrebné vyhotoviť, ich pohyb, zodpovedné osoby, podmienky a miesta skladovania. Samotné dokumenty v rámci bloku je možné usporiadať podľa poradia ich zostavenia. Takýto harmonogram je vhodný na vnímanie, pretože všetky potrebné informácie o konkrétnom zamestnancovi alebo štruktúrnej jednotke sú zoskupené na jednom mieste. Nevýhodou takejto prezentácie informácií je opakované opakovanie tých istých primárnych dokladov pre rôzne operácie, napríklad hotovostné príkazy, platobné príkazy, účtovné výpisy, faktúry. Vypracovanie takéhoto harmonogramu preto bude trvať dlhšie, ale je ľahké z neho vyhotoviť výpis pre konkrétneho zamestnanca. Nasledujúci graf môžete použiť ako ukážku.

Hotový harmonogram musí byť schválený a uvedený do platnosti vedúcim na základe jeho objednávky.

Uvádzame do praxe

Teraz prejdime do fázy „oznámenia“. Každý zamestnanec zapojený do toku dokumentov musí vedieť, čo, ako a kedy je povinný urobiť. Existujú dve možnosti:

• <или>vypracovať ďalší hárok k harmonogramu pracovných postupov, kde zamestnanci zanechajú svoje podpisy naznačujúce, že sú s týmto harmonogramom oboznámení.

Mzdové náklady účtovníka pre túto možnosť sú minimálne, ale zamestnanec si bude ťažko pamätať, čo, na koho a v akom časovom rámci musí previesť;

• <или>urobte výpisy z rozvrhu pre každého zamestnanca a rozdajte ich proti prijatiu. Funkcia Excel „Údaje - filter - automatický filter“ vám pomôže rýchlo urobiť výpis z rozvrhu pre zamestnanca. Dokumenty, ktoré sa vzťahujú na všetkých zamestnancov naraz, ako napríklad nemocenské, predbežné výkazy, musia byť tiež zahrnuté vo výpise nastavením niekoľkých filtrov s podmienkou „alebo“.

Takto vyzerá výpis z harmonogramu pracovných tokov pomocou dvoch filtrov „špecialista servisného oddelenia“ a „zamestnanec“ s podmienkou „alebo“ v programe v stĺpci „Prezentácia dokumentu → Kto“.

Ale to nestačí, dokument musia striktne dodržiavať všetky oddelenia. Pre úspešnú implementáciu inovácií:

• <или>vykonať zmeny v popise práce zamestnancov: dať odkaz na plán pracovných postupov, zapísať do povinností dodržiavanie termínov na predkladanie dokumentov. Napríklad popis úlohy skladníka po vykonaní zmien môže vyzerať takto (zmeny sú uvedené kurzívou).

POPIS PRÁCE
skladník

2. Pracovné povinnosti:

Prijíma materiálne hodnoty;

- kontroluje zhodu materiálov prijatých na skladovanie s sprievodnými dokumentmi;

- vypracúva dokumenty v súlade s harmonogramom toku dokumentov pre príjem a odpis materiálov;

Vedie evidenciu dostupnosti materiálov v sklade a evidenciu ich pohybu;

Podieľa sa na inventarizácii.

Skladovateľ je povinný:

Byť na pracovisku v špeciálnom oblečení;

Dodržiavať interné pracovné predpisy;

- dodržiavať termíny na predkladanie dokumentov stanovené harmonogramom toku dokumentov.

• <или>stanoviť povinnosť dodržiavať termíny na odovzdanie dokumentov nariadením organizácie, ak nemáte pracovné náplne.

S cieľom zorganizovať racionálny tok dokumentov

OBJEDNÁVAM:

1. Všetci zamestnanci spoločnosti LLC "Kalinka" pri príprave, prijímaní, vykonávaní a prenose dokumentov sa riadia harmonogramom toku dokumentov.

2. Striktne dodržujte termíny na odovzdanie dokumentov stanovené harmonogramom toku dokumentov.

3. Kontrola nad vykonaním príkazu na poverenie hlavného účtovníka.

Do ustanovenia o bonusoch je možné zaviesť podmienku zníženia výšky bonusov alebo ich zbavenia, ak dôjde k porušeniu lehôt na odovzdanie dokumentov. Je to extrémne opatrenie, ale najefektívnejší je zvyčajne trest pomocou rubľa.

VÝMENA SKÚSENOSTÍ

Hlavný účtovník spoločnosti MM Industry LLC

„Problémy s implementáciou harmonogramu pracovných tokov spočívajú aj v skutočnosti, že nie všetci zamestnanci sú pripravení ho dodržiavať. Jedným z najefektívnejších spôsobov, ako zamestnancov prinútiť dodržiavať plán, je zmena výšky bonusu. Napríklad v našej spoločnosti je v predpisoch o bonusoch stanovený postup výpočtu bonusov v závislosti od dosiahnutých výsledkov. Definované sú aj prípady, kedy a o koľko je možné znížiť výšku poistného. Ako jeden z dôvodov zníženia výšky poistného sme označili najmä toto: „Porušenie podmienok stanovených príkazmi a príkazmi správy pri predkladaní finančných dokladov na účtovné oddelenie.“ Toto opatrenie umožnilo dosiahnuť 100% prevod faktúr na účtovné oddelenie do 15. dňa v mesiaci a “.

Pri použití harmonogramu pracovných tokov sa často odhalí nerovnováha. Napríklad dokument bol dlho v schvaľovaní a lehota na jeho predloženie už uplynula. Bežná situácia: objavujú sa nové typy aktivít, dokumenty, ktoré sa v rozvrhu pracovných postupov nezohľadňujú. Organizácia napríklad začala pracovať so zmenkami alebo elektronickými peniazmi. Nie je možné predvídať všetky nuansy vopred, ale nie je na tom nič zlé: v rozvrhu môžete robiť zmeny, ktoré postupne vylepšovať.

Každý tok dokumentov má pomerne stálu cestu pohybu, ktorá priamo závisí od štruktúry a obsahu dokumentov, stupňa regulácie funkcií manažérov a štruktúrnych jednotiek, rozdelenia povinností medzi manažérmi a od technológie práce s prijatými dokumentmi. v ústave.

Stereotypné trasy pohybu sú súčasťou prichádzajúcich dokumentov, čo je určené ich adresovaním.

Prichádzajúce dokumenty tvoria tri smery pohybu: vedenie spoločnosti, riadenie štrukturálnych divízií a priamo k špecialistom. Pomer týchto tokov je nepravidelný: väčšina dokumentov smeruje k vedeniu, ktoré má na jednej strane informačné preťaženie a na druhej strane dostáva objemné množstvo informácií, ktoré nezodpovedajú ich kompetenciám, funkčným povinnostiam a oblasti činnosti, nie ich úroveň. V takom prípade je čakaním na kontrolu dokumentov vedením stratený čas a predlžuje sa cesta dokumentu k interpretovi.

Cesta pohybu prichádzajúcich dokumentov závisí aj od technológie práce s dokumentmi zriadenými v inštitúcii. Napríklad proces registrácie je rozdelený do dvoch fáz: zadanie údajov o prijatom dokumente do registračných formulárov predtým, ako ich zváži manažment, a doplnenie týchto údajov o povolenie, termíny, pokyny na vykonanie a ďalšie po zvážení manažérom. Proces registrácie dokumentov tak predlžuje čas presunu dokumentu od prijatia k exekútorovi. Ak je v spoločnosti zvykom registrovať dokumenty znova, na úrovni štruktúrneho rozdelenia, potom je citeľnejšia strata času v dôsledku neprimeraných zastavení pohybu dokumentu.

Tok odchádzajúcich dokumentov spravidla prechádza celou štruktúrou riadenia. Informačné aj iniciatívne dokumenty pripravujú špecialisti na štrukturálne členenie. Cesta pohybu týchto dokumentov závisí od počtu etáp schvaľovania, prehliadania a podpisovania dokumentov, ako aj od prijatej technológie opätovného vytlačenia textu, registrácie a odoslania dokumentov.

Najneusporiadanejšie sú trasy pohybu interných dokumentov. Okrem toho sa v tomto toku pohyb regulačných dokumentov spravidla zefektívni a príprava všetkých ostatných dokumentov nemá regulované cesty a so sebou nesie veľkú stratu času na prechod dokumentov.

Služba kancelárskej práce môže vyvinúť najvhodnejšie a najoptimálnejšie trasy pre pohyb tokov dokumentov na základe údajov charakterizujúcich toky dokumentov.

Pracovný tok ako pohyb je potrebné odlíšiť od objemu pracovného toku, ktorý je vyjadrený celkovým počtom dokumentov prijatých spoločnosťou a vytvorených v nej za určité obdobie. V objeme pracovného toku je potrebné zohľadniť všetky prichádzajúce, odchádzajúce a interné dokumenty, ako aj všetky kópie vytvorené pomocou prevádzkovej tlače a kancelárskeho vybavenia.

Interné dokumenty organizácie sú dokumenty vytvorené a použité v organizácii. Interné dokumenty zahŕňajú administratívne dokumenty, zápisnice zo zasadnutí kolegiálnych orgánov, služobné poznámky, akty, osvedčenia, plány, správy, nariadenia, pokyny atď. Interné dokumenty sa spravidla vydávajú alebo vyhotovujú v jednom vyhotovení, ktoré sa po zverejnení alebo ukončenie práce s dokumentom je uložené v prípade. Ak je potrebné zaslať dokument výkonným umelcom, záujemcom a oddeleniam, vyhotovia sa kópie z pôvodného dokumentu alebo sa vyhotovia výpisy z dokumentu. Overené kópie a výpisy sa zasielajú všetkým zainteresovaným osobám a oddeleniam.

Interné dokumenty prechádzajú nasledujúcimi fázami: príprava návrhu dokumentu, dotlač, schválenie, schválenie, podpis, vykonanie. Trasy ich prechodu v etapách prípravy a vyhotovenia sú preto rovnaké ako pre odchádzajúce dokumenty a v etape exekúcie sa zhodujú s trasami prichádzajúcich dokumentov.

Niektoré typy interných dokumentov však môžu mať svoje vlastné trasy. Regulačné dokumenty (objednávky, objednávky) prechádzajú cez právne oddelenie; protokoly nevyžadujú vypracovanie; memorandá, osvedčenia a pod. dokumenty idú priamo manažérovi, na ktorého meno sú napísané.

Pri organizácii pohybu interných dokumentov je potrebné zohľadniť tieto faktory:

spôsob rozhodovania a podľa toho vydanie dokladu;

Rozhodnutia manažmentu sa prijímajú dvoma spôsobmi: iba ako vodca alebo kolegiálny orgán... V prvom prípade musí návrh dokumentu (rozhodnutie o hospodárení) prejsť procesom schválenia so všetkými zainteresovanými stranami, v druhom prípade sa schválenie návrhu dokumentu nevykonáva, pretože rozhodnutie sa prijíma na zasadnutí kolektívny orgán všetci jeho členovia.

Prítomnosť príkazov vyžadujúcich vykonanie v dokumente alebo informácií iniciovajúcich rozhodnutie manažmentu ovplyvňuje aj organizáciu pohybu dokumentu:

V prvom prípade sa dokument musí dostať k výkonnému umelcovi (umelcom) a musí byť tiež vložený do kontrolného systému vykonávania dokumentu; a v druhom prípade ide dokument do hlavy.

Zvážme, ako by mal byť organizovaný pohyb niektorých interných dokumentov.

Pohyb administratívnych dokumentov vydaných hromadne

Kolektívne rozhodnutia sú rozhodnutia prijaté na zasadnutí kolegiálneho orgánu skupinou osôb patriacich k tomuto orgánu (zasadnutie, rada, rada, kolégium, schôdza atď.). Spoločne prijaté rozhodnutia sa zaznamenávajú do zápisníc zo schôdzí, na základe ktorých možno vydávať administratívne dokumenty (uznesenia, rozhodnutia). Zainteresovaným stranám sa zasielajú informačné riešenia vo forme kópií zápisníc alebo výpisov zo zápisníc. Pohyb dokumentov v rámci kolegiálneho rozhodovania, ktorý podlieha registrácii rozhodnutí prijatých vo forme uznesení alebo rozhodnutí, zahŕňa tieto etapy:

Príprava podkladov pre rokovanie kolegiálneho orgánu. Práca kolegiálneho orgánu sa vykonáva podľa vopred schváleného plánu. V súlade s plánom pripravujú osoby zodpovedné za prípravu otázky na diskusiu potrebné materiály, spravidla nimi sú analytický odkaz (poznámka) k vydaniu a návrhu rozhodnutia. Práce na príprave týchto dokumentov sa vykonávajú v stavebnom celku alebo v skupine odborníkov z niekoľkých útvarov. Príprava podkladov pre schôdzu kolegiálneho orgánu je počiatočnou fázou pohybu dokumentov odrážajúcich aktivity kolegiálneho rozhodovania.

Prenos pripravených materiálov na zváženie kolegiálnym orgánom. Analytická správa (poznámka) k danej záležitosti a návrh rozhodnutia sa predkladajú tajomníkovi kolegiálneho orgánu, ktorý zhromažďuje všetky dokumenty pripravené na posúdenie na stretnutí, kontroluje ich úplnosť a správnosť vykonania.

Spravidla sa materiály pripravujú a odovzdávajú tajomníkovi 10 - 12 dní pred schôdzou. Termín na predloženie dokumentov je možné skrátiť, nemal by však byť kratší ako 3 - 5 dní. Tento čas je potrebný na distribúciu dokumentov členom kolegiálneho orgánu a na ich oboznámenie sa s pripravenými dokumentmi.

Príprava programu rokovania. Agenda pripravuje tajomník kolegiálneho orgánu na základe plánu, ale je možné ho upraviť s prihliadnutím na konkrétnu situáciu. Program je koordinovaný s predsedom kolegiálneho orgánu. Zároveň sa pripravuje sekretárka pozvánky na schôdzu na distribúciu členom kolegiálneho orgánu.

Zasielanie pozvánok na zasadnutie kolegiálneho orgánu jeho členom a pozvaným osobám. Spolu s pozvánkou, ktorá obsahuje program rokovania, sa zasielajú kópie analytických správ (poznámok) a návrhy rozhodnutí o bodoch programu pripravené exekútormi. Tento súbor dokumentov je možné zaslať členom kolegiálneho orgánu e-mailom.

Diskusia k materiálom na schôdzi kolegiálneho orgánu a rozhodovanie. Počas stretnutia sa koná protokol, v ktorom je zaznamenaný celý priebeh schôdze: prejavy hlavných rečníkov, diskusia k bodom programu, prijaté rozhodnutia.

Registrácia zápisnice zo schôdze. Konečná registrácia zápisnice sa spravidla uskutoční do 3 - 5 dní po zasadnutí. Po registrácii je protokolu pridelené sériové číslo, ktoré nasleduje za číslom predchádzajúceho protokolu. Dátum zápisu je dátumom zasadnutia, nie dátumom vyhotovenia. Registračné protokoly sa neuchovávajú podľa protokolov. Účtovnú funkciu vykonáva samotný prípad, do ktorého sa podpisujú podpísané protokoly.

Podpis protokolu. Zápisnicu spravidla podpisuje predseda schôdze a tajomník, existujú však výnimky z tohto všeobecného pravidla: napríklad zápisnice štátnych certifikačných komisií, sčítavacích komisií (v akciových spoločnostiach) podpisujú všetci členovia kolegiálneho orgánu.

Vydanie administratívneho dokumentu (vyhláška alebo rozhodnutie). V tejto fáze sa na základe zápisnice zo schôdze vypracuje administratívny dokument podpísaný predsedom kolegiálneho orgánu. Na základe jedného protokolu je možné pripraviť niekoľko administratívnych dokumentov, pretože každé jednotlivé rozhodnutie je vypracované ako jeden dokument uznesenie (rozhodnutie).

V praxi riadenia sa takéto rozhodnutia nazývajú protokolové rozhodnutia; sú komunikované umelcovi prenosom kópií protokolov alebo výpisov z nich.

Registrácia administratívneho dokumentu a distribúcia výkonným umelcom. Evidencia uznesení (rozhodnutí) sa vykonáva oddelene od protokolov a iných administratívnych dokumentov (príkazov, príkazov), ak sú vydané aj v organizácii. V evidenčnom čísle uznesenia (uznesenia) je vhodné zachovať súvislosť s protokolom, napríklad: ak má protokol číslo 45 (č. 45), potom musia mať rozhodnutia alebo príkazy rovnaký počet, ale doplnené s lomkou alebo spojovníkom podľa čísla čísla, odrážajúceho poradie zvažovania čísel na schôdzi (podľa čísla čísla v programe rokovania), napríklad: č. 45-1, č. 45-2 atď. .

Kontrola vykonávania dokumentov. Kontrolu nad výkonom rozhodnutí prijatých kolegiálne vykonáva tajomník kolegiálneho orgánu. Iba tie objednávky (úlohy), ktoré majú konkrétny termín, sú kontrolované.

Kopírovanie administratívnych dokumentov (vyhlášok, rozhodnutí), zápisníc alebo vyhotovovanie výpisov zo zápisníc. Regulačné dokumenty (uznesenia, rozhodnutia), výpisy zo zápisníc sa kopírujú v množstve zodpovedajúcom počtu výkonných umelcov a zainteresovaných osôb.

Umiestnenie originálu protokolu a originálov administratívnych dokumentov (rozhodnutí, rozhodnutí) vo veci. Vkladanie písomností do prípadov vykonáva tajomník kolegiálneho orgánu podľa nomenklatúry prípadov. Zápisnice zo stretnutí a administratívne dokumenty vydané na ich základe sa ukladajú v rôznych prípadoch.

Spolu so zápisnicou je možné predložiť iba materiály, ktoré tvoria neoddeliteľnú súčasť zápisnice: napríklad zoznamy prítomných na schôdzi, abstrakty a texty správ, vystúpenia, nesúhlasné stanoviská účastníkov schôdze, ktorí nesúhlasia s názor väčšiny a pod.

Zasielanie kópií administratívnych dokumentov (uznesení, rozhodnutí) alebo kópií zápisníc (výňatkov zo zápisníc). Poštu realizuje služba DOW. Výkonným umelcom sa zasielajú iba overené kópie dokumentov.

Uvažované fázy prechádzania dokumentov tvoria tok dokumentov kolegiálneho orgánu.

Pohyb regulačných dokumentov vydaných jednou osobou

V prípade výlučného rozhodovania vydáva administratívne dokumenty vedúci organizácie (prezident, generálny riaditeľ, riaditeľ, predseda atď.), Ktorý vykonáva výkonné a administratívne funkcie. Špecifickou črtou tejto metódy rozhodovania je schválenie návrhu rozhodnutia zainteresovanými stranami (spravidla ide o vedúcich štruktúrnych divízií organizácie). S jediným rozhodnutím sa vydávajú administratívne dokumenty vo forme príkazov, pokynov, pokynov. Preprava administratívnych dokumentov s výhradným rozhodovaním zahŕňa tieto etapy:

Začatie rozhodnutia (odôvodnenie potreby vydať administratívny dokument). Dokumentmi, ktoré iniciujú rozhodnutie, môžu byť dokumenty vydané vyššími riadiacimi orgánmi a organizáciami alebo predtým zverejnené dokumenty samotnej organizácie. Rozhodnutie môžu iniciovať aj interné dokumenty organizácie (memorandá, servisné poznámky, osvedčenia, akty, zápisnice, plány, správy atď.), Ktoré obsahujú informácie odôvodňujúce potrebu rozhodnutia. Na základe informácií získaných z týchto dokladov vedúci rozhodne o potrebe vydania administratívneho dokumentu. Z hľadiska toku dokumentov je iniciáciou rozhodnutí prijatie vedúceho organizácie dokumentov, na základe ktorého sa začína pracovať na príprave návrhu rozhodnutia. Rozhodnutie vedúceho pripraviť administratívny dokument je vyjadrené v tlačive rozhodnutie o dokumente, ktorým sa začalo rozhodnutie.

Odovzdanie dokumentu, ktorým sa začína rozhodnutie, na výkon oddelenia. V súlade s uznesením vedúceho odovzdá služba DOE dokument, ktorý iniciuje rozhodnutie, vykonávajúcemu štruktúrnemu celku.

Príprava návrhu administratívneho dokumentu. Návrh administratívnych dokumentov pripravené odborníkmi na štrukturálne členenie. Ak návrh dokumentu ovplyvňuje záujmy rôznych oddelení, potom sa rozhodnutím vedenia organizácie vytvorí dočasná pracovná skupina zo zástupcov rôznych oddelení. Vypracovaný návrh dokumentu vyhotovuje exekútor na príslušnom tlačive (objednávkový formulár, objednávkový formulár).

Prenos návrhu dokumentu na schválenie. Pri príprave administratívnych dokumentov sa spravidla vnútorná koordinácia. Vnútorné schválenie sa vydáva s vízami, ktoré sú pripevnené v spodnej časti posledného listu návrhu dokumentu, na zadnej strane posledného listu dokumentu alebo na samostatnom schvaľovacom liste. Vonkajšie schválenie sa vykonáva iba v prípadoch, ak návrh dokumentu ovplyvňuje záujmy iných organizácií. Vonkajšie schválenie sa vykonáva po vnútornom schválení a vydané schvaľovacou pečiatkou, ktorý je pripevnený na poslednom liste návrhu dokumentu, pod textom alebo na samostatnom schvaľovacom hárku.

Počas schvaľovacieho procesu je možné vykonať pripomienky a doplnky k návrhu dokumentu. V takom prípade je vízum doplnené nápisom „Nesúhlasné stanovisko je priložené“ alebo „Pripomienky sú priložené.“ Pripomienky uvedené na samostatnom hárku sú priložené k návrhu a vrátené vývojárovi na revíziu dokumentu. dokument na podpis šéfovi, všetky nesúhlasné stanoviská a poznámky, ktoré autor dokumentu neprijal, by sa mali predložiť spolu s finalizovaným dokumentom na zváženie vedúcemu.

Vzhľadom na to, že sa vydávajú administratívne dokumenty s cieľom regulovať činnosť organizácií vrátane prevádzkových predpisov, je vhodné vykonať potvrdenie do dvoch až troch pracovných dní.

Schvaľovacie konanie sa končí vrátením návrhu dokumentu dodávateľovi. V takom prípade dôjde v pracovnom toku k spätnému pohybu (prenos dokumentu orgánu, v ktorom sa dokument už nachádzal), ale tento pohyb je spôsobený obchodnou nevyhnutnosťou.

Dokončenie návrhu administratívneho dokumentu na základe pripomienok.Ďalšou etapou je odovzdanie návrhu administratívneho dokumentu kontraktorovi na revíziu podľa pripomienok. Po revízii sa návrh dokumentu finalizuje vo formulári a predloží sa na opätovné schválenie. Ak bol návrh administratívneho dokumentu vypracovaný v mene vyššej organizácie, dokument sa nevyhotovuje na hlavičkovom papieri organizácie, ale na štandardných listoch papiera a odosiela sa vysokej organizácii s motivačným listom. V takom prípade návrh dokumentu schvaľuje vedúci organizácie.

Opätovné preskúmanie návrhu dokumentu. Opätovné schválenie je potrebné, aby všetci úradníci, ktorí majú záujem, pripojili svoje víza k kópii dokumentu, ktorý sa predloží hlavičke na podpis. Absencia víz na administratívnom dokumente bude znamenať porušenie postupu pri jeho príprave. Dokument schválený všetkými zainteresovanými stranami sa odovzdá na podpis vedúcej organizácie.

Vo fáze schvaľovania dokumentu z hľadiska toku dokumentov je dôležitá postupnosť presunu dokumentu z jednej inštancie do druhej. Prvý, kto dokument schváli, je vedúci výkonného oddelenia, potom - právna služba (právnik), potom - vedúci zainteresovaných jednotiek (spravidla sú to tí, ktorí dostávajú pokyny a ktorí budú vykonávať administratívne úkony. dokumentom po jeho prijatí), poslednými sú zástupcovia vedúcich organizácie (všetci alebo iba tí, ktorých kompetencie zahŕňajú otázky, o ktorých sa rozhoduje).

Rozhodovanie (podpis dokumentu). Prijatie manažérskeho rozhodnutia sa vyjadruje podpísaním administratívneho dokumentu hlavou. Podpis manažéra premení návrh dokumentu na plnohodnotný dokument s právnou silou.

Registrácia administratívneho dokumentu. Podpísaný administratívny dokument je zaregistrovaný v predškolskej vzdelávacej inštitúcii (administratívne dokumenty pre zamestnancov sú evidované v personálnej službe).

Nastavenie administratívneho dokumentu na kontrolu. Kontrolu nad vybavovaním administratívnych dokladov vykonáva predškolská vzdelávacia inštitúcia. Zvláštnosťou kontroly nad vykonávaním administratívnych dokumentov je, že sa kontrolujú jednotlivé položky administratívnej časti dokumentu, ak obsahujú pokyny, úlohy s konkrétnym termínom.

Kopírovanie administratívnych dokumentov (objednávky, objednávky, pokyny).

Umiestnenie pôvodného administratívneho dokumentu do spisu.

Distribúcia kópií administratívnych dokumentov (príkazy, príkazy, pokyny) exekútorom. Distribúcia administratívneho dokumentu by sa mala uskutočniť čo najskôr - je to potrebné do 1–2 dní po podpísaní dokumentu.

Posledné tri etapy v pracovnom toku administratívnych dokladov vydávaných jednotlivo sa zhodujú s pohybom dokladov vydávaných spoločne.

V uvažovaných modeloch obehu dokumentov administratívnych dokumentov vydaných kolektívne a jednotlivo vedúcim organizácie sú zvýraznené hlavné, kľúčové etapy pohybu týchto dokumentov. Popísať tento postup podrobnejšie môže iba konkrétna organizácia.