Dokumentide üksikasjade registreerimise nõuded. Rekvisiitide loetelu ja nende lühikirjeldus Rekvisiidid 1 30

A liide (viide). Dokumentide üksikasjade paigutus Lisa B (viide). Tühjade dokumentide näidised

Vene Föderatsiooni riiklik standard GOST R 6.30-2003
"Ühtsed dokumenteerimissüsteemid. Ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded paberitööle"
(vastu võetud ja jõustatud Vene Föderatsiooni riigistandardi 3. märtsi 2003. aasta määrusega N 65-st)

Ühtsed dokumenteerimissüsteemid. Ühtne juhtimisdokumentide süsteem. Dokumentide esitamise nõuded

1 kasutusala

See standard kehtestab: dokumentide üksikasjade koosseisu; dokumentide üksikasjade registreerimise nõuded; nõuded dokumendivormidele, sealhulgas Vene Föderatsiooni riigimärgi reproduktsiooniga dokumendivormidele.

Dokumentide üksikasjade paigutus on esitatud lisas A; tühjade dokumentide näidised - lisas B.

Selle standardi nõuded on soovitatavad.

2 Dokumentide rekvisiitide koosseis

Dokumentide koostamisel ja vormistamisel kasutatakse järgmisi üksikasju:

01 - Vene Föderatsiooni riigimärk;

02 - Vene Föderatsiooni subjekti vapp;

03 - organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk);

3.8 Dokumendi autoriks oleva organisatsiooni nimi peab vastama selle asutamisdokumentides märgitud nimele.

Organisatsiooni nime kohal märkige lühendatud nimi ja selle puudumisel emaorganisatsiooni täielik nimi (kui see on olemas).

Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste organisatsioonide nimed, mis koos Vene Föderatsiooni riigikeelega (vene keel) ja Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste riigikeelega trükitakse kahes keeles.

Organisatsiooni nimi Vene Föderatsiooni subjekti riigikeeles või mõnes muus keeles asub nime all või paremal Vene Föderatsiooni riigikeeles.

Organisatsiooni lühendatud nimi antakse juhul, kui see on sätestatud organisatsiooni asutamisdokumentides. Lühendatud nimi (sulgudes) asetatakse täisnime alla või pärast seda.

Filiaali, territoriaalosakonna, esinduse nimi on märgitud, kui see on dokumendi autor, ja see asub organisatsiooni nime all.

3.9 Organisatsiooni viiteandmed hõlmavad järgmist: postiaadress; telefoninumber ja muu teave organisatsiooni äranägemisel (faksinumbrid, teleksi numbrid, pangakontod, e-posti aadress jne).

3.10 Organisatsiooni koostatud või avaldatud dokumendiliigi nimi peab olema määratud hartaga (organisatsiooni määrus) ja see peab vastama OKUD -i (klass) sätestatud dokumentide liikidele.

3.11 Dokumendi kuupäev on selle allkirjastamise või kinnitamise kuupäev, protokolli jaoks - koosoleku (otsustamise) kuupäev, toimingu jaoks - sündmuse kuupäev. Kahe või enama organisatsiooni väljastatud dokumentidel peab olema üks (üks) kuupäev.

Dokumendi kuupäev koostatakse araabia numbritega järgmises järjestuses: kuu päev, kuu, aasta. Kuu päev ja kuu koostatakse kahe paari araabia numbritega, mis on eraldatud punktiga; aasta - nelja araabia numbriga.

Lubatud on verbaalne-digitaalne kuupäeva vormindamise viis, näiteks 5. juuni 2003, samuti kuupäeva vormindamine järgmises järjestuses: aasta, kuu, kuu päev, näiteks: 2003.06.05.

3.12 Dokumendi registreerimisnumber koosneb selle seerianumbrist, mida saab organisatsiooni äranägemisel täiendada juhtumite nomenklatuuri kohase indeksiga, teabega korrespondendi, täitjate jms kohta.

Kahe või enama organisatsiooni ühiselt koostatud dokumendi registreerimisnumber koosneb iga organisatsiooni dokumendi registreerimisnumbritest, kaldkriipsuga dokumendi autorite järjekorras.

3.14 Dokumendi koostamise või avaldamise koht on märgitud, kui seda on raske kindlaks teha üksikasjade "Organisatsiooni nimi" ja "Viiteandmed organisatsiooni kohta" järgi. Koostamise või avaldamise koht on märgitud, võttes arvesse aktsepteeritud haldusterritoriaalset jaotust, see sisaldab ainult üldtunnustatud lühendeid.

3.15 Adressaadiks võivad olla organisatsioonid, nende struktuuriüksused, ametnikud või üksikisikud. Ametnikule dokumendi adresseerimisel märgitakse perekonnanime ette initsiaalid. Nimetavas käändes on märgitud organisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nimi. Näiteks (edaspidi on näited organisatsioonide nimede, nende viiteandmete jms kohta tinglikud):

Venemaa justiitsministeerium Informatiseerimise ning teadusliku ja tehnilise toe osakond

Datiivi puhul on märgitud selle isiku ametikoht, kellele dokument on adresseeritud, näiteks:

OJSC "Põhjapiirkonnad" peadirektor V.A. Lagunin

JSC "Electrocentromontazh" pearaamatupidaja V.М. Kotšetov

Kui dokument saadetakse mitmele homogeensele organisatsioonile või ühe organisatsiooni mitmele struktuuriüksusele, tuleks need üldjoontes märkida, näiteks:

Moskva piirkonna ringkondade administratsioonid

Muutuja "Adressaat" iga rida on lubatud tsentreerida pikima rea suhtes. Näiteks:

Kirjastuse "Mediadom" peatoimetajale N.V. Semina

Dokument ei tohi sisaldada rohkem kui nelja adressaati. Sõna "Kopeeri" enne teist, kolmandat, neljandat adressaati ei ole märgitud. Kui adressaatide arv on suurem, koostatakse dokumentide jaotusnimekiri.

Muutuja „Adressaat” võib sisaldada postiaadressi. Postiaadressi elemendid on märgitud postiteenuste osutamise reeglitega kehtestatud järjekorras.

Organisatsioonile kirja adresseerimisel märkige selle nimi, seejärel postiaadress, näiteks:

Riiklik institutsioon Ülevenemaaline dokumentatsiooni ja arhiiviasjade teaduslik uurimisinstituut, Profsoyuznaja tn., 82, Moskva, 117393

Kui adresseerite dokumendi üksikisikule, märkige saaja perekonnanimi ja initsiaalid, seejärel postiaadress, näiteks:

Obraztsov O.P. Sadovaya tn, 5, apt 12, Lipki, Kirejevski rajoon, Tula piirkond, 301264

3.16 Dokumendi kinnitab ametnik (ametnikud) või spetsiaalselt väljastatud dokument. Ametniku poolt dokumenti kinnitades peab dokumendi heakskiitmise tempel koosnema sõnast KINNITATUD (ilma jutumärkideta), dokumendi heakskiitva isiku ametikoha nimest, allkirjast, initsiaalidest, perekonnanimest ja kinnitamise kuupäevast, näiteks:

KINNITATUD CJSC "Rostextil" president Isiklik allkiri V.А. Stepanovi kuupäev

Atribuudi "Dokumendi kinnitamise allkiri" pikima rea suhtes on lubatud elemente tsentreerida, näiteks:

KINNITATUD JSC "Electronic Technologies" peadirektor Isiklik allkiri L.V. Kuznetsovi kuupäev

Kui dokumendi kinnitab mitu ametnikku, paigutatakse nende allkirjad samale tasemele.

Kui dokument kinnitatakse resolutsiooni, otsuse, korralduse, protokolliga, koosneb heakskiitmistempel sõnast KINNITATUD (KINNITATUD, KINNITATUD või KINNITATUD), dokumentaalse juhtumi puhul heakskiitva dokumendi nimetusest, selle kuupäevast, numbrist. Näiteks:

KINNITATUD aktsionäride üldkoosoleku otsusega 05.04.2003 N 14

KINNITATUD VNIIDADi 05.04.2003 korraldusega N 82

Dokumendi kinnitamise tempel asub dokumendi paremas ülanurgas.

3.17 Otsus, mille asjaomane ametnik on dokumendile kirjutanud, sisaldab täitjate nimesid, initsiaale, korralduse sisu (vajadusel), tähtpäeva, allkirja ja kuupäeva, näiteks:

N.V. Morozova Fedoseeva N.A. Palume koostada lepingu projekt TERMIKA Consulting Groupiga hiljemalt 05.10.2003. Isiklik allkiri Kuupäev

Resolutsiooni on lubatud väljastada eraldi lehel.

3.18 Teksti pealkiri sisaldab dokumendi kokkuvõtet. Pealkiri peab olema kooskõlas dokumendi tüübi nimega.

Pealkiri võib vastata küsimustele:

mille kohta (kelle kohta), näiteks:

Korraldus atesteerimiskomisjoni loomise kohta;

mida (keda), näiteks:

Juhtiva eksperdi ametijuhend.

A5-vormingus vormidel vormistatud dokumentide tekstile ei tohi pealkirja märkida.

3.19 Dokumendi täitmise kontrolli kontrollmärk on tähistatud tähega "K", sõna või templiga "Kontroll".

3.20 Dokumendi tekst on koostatud Vene Föderatsiooni riigikeeles või Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste riigikeeltes vastavalt Vene Föderatsiooni ja Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste õigusaktidele.

Dokumentide tekstid koostatakse küsimustiku, tabeli, sidusa teksti või nende struktuuride kombinatsiooni kujul.

Küsimustiku vormis teksti koostamisel tuleb iseloomustava objekti omaduste nimed nimetavas käändes väljendada nimisõnaga või fraasiga teise isiku tegusõnaga oleviku või mineviku mitmuses ("on "," oma "või" olid "," olid "jne.). Suuliselt väljendatud omadused peavad olema kooskõlas märkide nimedega.

Tabeli veergude ja ridade pealkirjad peavad olema nimetavas käändes nimisõnana väljendatud. Veergude ja ridade alamrubriigid peaksid olema kooskõlas pealkirjadega. Kui tabel on trükitud rohkem kui ühele lehele, tuleks tabeli veerud nummerdada ja järgmistele lehtedele trükkida ainult nende veergude numbrid.

Sidus tekst koosneb tavaliselt kahest osast. Esimeses osas märkige dokumendi koostamise põhjused, põhjused, eesmärgid, teises (viimane) - otsused, järeldused, taotlused, ettepanekud, soovitused. Tekst võib sisaldada ühte viimast osa (näiteks korraldused - haldusosa ilma avalduseta; kirjad, avaldused - taotlus ilma selgituseta).

Teiste organisatsioonide dokumentide või varem avaldatud dokumentide alusel koostatud dokumendi tekstis on märgitud nende andmed: dokumendi nimi, organisatsiooni nimi - dokumendi autor, dokumendi kuupäev, dokumendi registreerimisnumber, teksti pealkiri.

Kui tekst sisaldab mitmeid otsuseid, järeldusi jne, siis võib selle jagada osadeks, alajaotisteks, lõikudeks, mis on nummerdatud araabia numbritega.

Ühemehejuhtimise põhimõtetel tegutsevate organisatsioonide dokumentides (tellimus, korraldus jne), samuti organisatsiooni juhtkonnale adresseeritud dokumentides esitatakse tekst ainsuse esimeses isikus ("tellimus", "pakkumine") , "küsi").

Kollegiaalsete organite dokumentides on tekst esitatud ainsuse kolmanda isikuga ("otsustab", "otsustas").

Ühisdokumentides esitatakse tekst mitmuse esimese isikuga ("tellime", "otsustasime").

Protokolli tekst on esitatud mitmuse kolmanda isikuga ("kuulanud", "rääkinud", "otsustanud", "otsustanud").

Dokumentides, mis kehtestavad organisatsioonide, nende struktuuriüksuste (eeskirjad, juhised) õigused ja kohustused ning mis sisaldavad kirjeldust, hinnangut faktidele või järeldustele (akt, tunnistus), kasutage kolmanda isiku teksti esitamise vormi, ainsuses või mitmuses ("osakond täidab funktsioone", "ühendus hõlmab", "komisjon on loonud").

Tähtedes kasutatakse järgmisi esitlusvorme:

Mitmuse esimeses isikus ("palun saatke", "saatke kaalumiseks");

Ainsuse esimeses isikus ("pean vajalikuks", "palun esile");

Ainsuse kolmandast isikust ("ministeerium ei vaidle vastu", "VNIIDAD peab võimalikuks").

3.21 Märkus kirja tekstis nimetatud manuse olemasolu kohta tehakse järgmiselt.

Kasutamine: 5 liitrit. 2 eksemplaris.

Kui kirjal on manus, mida tekstis ei nimetata, märkige selle nimi, lehtede arv ja koopiate arv; kui rakendusi on mitu, nummerdatakse need näiteks:

Lisa: 1. Regionaalse laenuosakonna määrused, 5 lk. 1 eksemplaris. 2. Regionaalse laenuameti dokumentide koostamise ja vormistamise reeglid 7 leheküljel. 2 eksemplaris.

Kui manused on köidetud, siis lehtede arvu ei näidata.

Kui dokumendile on lisatud mõni muu dokument, millel on ka manus, tehakse märge manuse olemasolu kohta järgmiselt:

Lisa: Rosarkhivi 05.06.2003 kiri N 02-6 / 172 ja selle lisa, ainult 3 lehekülge.

Kui taotlust ei saadeta kõikidele dokumendis näidatud aadressidele, koostatakse selle olemasolu märk järgmiselt:

Lisa: 3 liitri kohta. 5 eksemplaris. ainult esimesele aadressile.

Haldusdokumendi lisasse (dekreedid, korraldused, korraldused, reeglid, juhised, määrused, otsused) kirjutatakse selle esimesele lehele paremas ülanurgas "Lisa N", mis näitab haldusdokumendi nime, kuupäeva ja registreerimisnumbrit , näiteks:

Rosarkhivi 05.06.2003 korralduse lisa N 2 N 319

Väljendit "LISA N" on lubatud trükkida suurte tähtedega, samuti paigutada see avaldis, dokumendi nimi, kuupäev ja registreerimisnumber pikima rea suhtes, näiteks:

LISA N 2 Venemaa tervishoiuministeeriumi 05.06.2003 korraldusele N 251

3.22 "Allkirja" nõue sisaldab: dokumendi allkirjastanud isiku ametikoha nime (täielik, kui dokument ei ole vormistatud dokumendi vormil ja lühendatud - vormil koostatud dokumendil); isiklik allkiri; allkirja ärakiri (initsiaalid, perekonnanimi), näiteks:

Regionaalsete Ettevõtete Liidu asepresident Isiklik allkiri A.A. Borisov

või kirjaplangil:

Asepresident A.A. isiklik allkiri Borisov

Muutuja "Allkiri" abil on lubatud keskendada dokumendi allkirjastanud isiku ametikoha nimi pikima rea suhtes. Näiteks:

CJSC "Partner" tegevdirektor Isiklik allkiri N.А. Fedorov

Kui dokument vormistatakse ametniku kirjaplangile, ei ole selle isiku positsiooni allkirjas märgitud.

Kui dokumendile kirjutavad alla mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteisele alla järgmises ametikohas, näiteks:

Instituudi direktor Isiklik allkiri M.V. Larin pearaamatupidaja Isiklik allkiri Z.V. Maryash

Kui dokumendile kirjutavad alla mitmed võrdsetel ametikohtadel olevad isikud, paigutatakse nende allkirjad samale tasemele, näiteks:

Direktori asetäitja asedirektor teaduslikus töös teaduslikuks tööks Isiklik allkiri Yu.G. Demidov K.I isiklik allkiri Ignatjev

Ühise dokumendi allkirjastamisel ei vormistata esimest lehte vormile.

Komisjoni koostatud dokumentides ei märgita mitte dokumendile allakirjutanud isikute positsioone, vaid nende ülesandeid komisjoni koosseisus vastavalt jaotusele, näiteks:

Komisjoni esimees Isiklik allkiri V.D. Banasyukevich Komisjoni liikmed A. N. isiklik allkiri Sokov A.S. isiklik allkiri Krasavin O.I isiklik allkiri. Ryskov

3.23 Dokumendi allkirja tempel koosneb sõnast LEPPINUD, selle isiku ametikohast, kellega dokument on kokku lepitud (sh organisatsiooni nimi), isiklikust allkirjast, allkirja dekrüpteerimisest (initsiaalid, perekonnanimi) ja kokkuleppe kuupäevast , näiteks:

LEPITUD Vene Föderatsiooni valitsuse all oleva finantsakadeemia rektor Isiklik allkiri A.G. Gryaznova Kuupäev

Kui kinnitamine toimub kirja, protokolli vms kaudu, koostatakse heakskiidutempel järgmiselt:

LEPITUD Venemaa Meditsiiniteaduste Akadeemia kiri 05.06.2003 N 430-162

LEPITUD Venemaa riikliku kindlustusseltsi "Rosgosstrakh" juhatuse koosoleku protokoll, 05.06.2003 N 10

3.24 Dokumendi kinnitamiseks väljastatakse dokumendi kinnitamise viisa (edaspidi viisa), mis sisaldab dokumenti kinnitava isiku allkirja ja ametikohta, allkirja dekrüpteerimist (initsiaalid, perekonnanimi) ja allkirjastamise kuupäeva. Näiteks:

Õigusosakonna juhataja A. S. isiklik allkiri Orlovi kuupäev

Kui dokumendi kohta on märkusi, väljastatakse viisa järgmiselt.

Märkmed on lisatud. Õigusosakonna juhataja. A. S. isiklik allkiri Orlovi kuupäev

Kommentaarid esitatakse eraldi lehel, allkirjastatakse ja lisatakse dokumendile.

Dokumendi puhul, mille originaal on organisatsioonis alles, kinnitatakse viisad algdokumendi viimase lehe tagaküljele.

Dokumendi puhul, mille originaal on organisatsioonilt saadetud, kinnitatakse viisad saadetava dokumendi koopia esikülje allserva.

Viisadokumenti on võimalik väljastada eraldi kinnituslehel.

Organisatsiooni äranägemisel on lubatud dokumendi ja selle lisade lehtede kinnitamine.

3.25 Pitsatijäljend kinnitab ametniku allkirja ehtsust dokumentidel, mis tõendavad rahaliste vahenditega seotud fakte fikseerivate isikute õigusi, samuti muudel dokumentidel, mis näevad ette ehtsa allkirja kinnitamise.

Dokumendid on kinnitatud organisatsiooni pitseriga.

3.26 Dokumendi koopia originaalile vastavuse tõendamisel kinnitatakse allkirja nõude alla kinnituskiri: "Tõsi"; koopia kinnitanud isiku ametikoht; isiklik allkiri; allkirja ärakiri (initsiaalid, perekonnanimi); sertifitseerimise kuupäev, näiteks:

Õige personaliinspektor TS isiklik allkiri Levitšenko kuupäev

Dokumendi koopiat on lubatud kinnitada organisatsiooni äranägemisel määratud pitseriga.

3.27 Märk esineja kohta sisaldab dokumendi esitaja initsiaale ja perekonnanime ning tema telefoninumbrit. Kunstniku märk asetatakse dokumendi viimase lehe esi- või tagaküljele vasakusse alanurka, näiteks:

V.A. Žukov 924 45 67

3.28 Märkus dokumendi täitmise ja selle juhtumi kohta sisaldab järgmisi andmeid: viide dokumendi kuupäevale ja numbrile, mis näitab selle täitmist, või sellise dokumendi puudumisel lühike teave täitmise kohta ; sõnad "ettevõtluses"; juhtumi number, kuhu dokument salvestatakse.

Märkusele dokumendi täitmise ja selle juhtumi kohta allkirjastatakse ja kuupäevastatakse dokumendi täitja või selle struktuuriüksuse juht, kus dokument täideti.

3.29 Märgis dokumendi vastuvõtmisel organisatsioonis sisaldab järgmist seerianumbrit ja dokumendi kättesaamise kuupäeva (vajadusel tunde ja minuteid).

Dokumendi vastuvõtmist organisatsioonis on lubatud tähistada templi kujul.

3.30 Dokumendi elektroonilise koopia identifikaator on märk (jalus), mis on kinnitatud dokumendi iga lehekülje vasakusse alumisse nurka ja sisaldab faili nime masinmeediumil, kuupäeva ja muid organisatsiooni otsinguandmeid .

4 Nõuded dokumendivormidele

4.1 Dokumendid koostatakse vormidel.

Paigaldatud on kaks dokumendivormide standardvormingut - A4 (210 x 297 mm) ja A5 (148 x 210 mm).

Igal dokumendilehel, mis on koostatud nii kirjaplangile kui ka ilma selleta, peavad olema vähemalt järgmised väljad:

20 mm - vasakul;

10 mm - paremal;

20 mm - ülemine;

20 mm - põhi.

4.2 Tühjad dokumendid tuleks trükkida valgele või heledale paberile.

4.3 Dokumentide vormid koostatakse vastavalt liitele A. Rekvisiitide paigutamise tsoonide ligikaudsed piirid on tähistatud punktiirjoonega. Iga tsooni määrab selles sisalduv detailide komplekt.

4.5 Atribuut 01 (02 või 03) asub muutuja 08 keskosa kohal. Atribuut 03 on lubatud paikneda muutuja 08 tasemel.

Üksikasjad 08, 09, 10, 14, piirangumärgid detailidele 11, 12, 13 nende tsoonide piires, kus andmed asuvad, paigutatakse ühel järgmistest viisidest:

Tsentreeritud (iga atribuutide rea algus ja lõpp on võrdselt kaugel selle tsooni piiridest, kus atribuudid asuvad);

Lipp (iga üksikasjade rida algab selle tsooni vasakust piirist, kus üksikasjad asuvad).

4.6 Organisatsiooni, selle struktuuriüksuse, ametniku jaoks kehtestatakse järgmist tüüpi dokumendivormid:

Üldine vorm;

Kirjaplank;

Teatud tüüpi dokumendi vorm.

4.7 Üldvormi kasutatakse igat tüüpi dokumentide, välja arvatud kirjade, valmistamiseks.

Üldvorm sisaldab olenevalt organisatsiooni asutamisdokumentidest üksikasju 01 (02 või 03), 08, 11, 14.

Kirjavorm sisaldab olenevalt organisatsiooni asutamisdokumentidest üksikasju 01 (02 või 03), 04, 05, 06, 08, 09 ja vajadusel piiravaid märke tsoonide ülemiste piiride kohta, kus üksikasjad 11, 12 , 13, 14, 15 asuvad, 17, 18, 19, 20.

Sõltuvalt organisatsiooni asutamisdokumentidest sisaldab teatud tüüpi dokumendi vorm lisaks kirjale ka üksikasju 01 (02 või 03), 08, 10, 14 ja vajaduse korral piiranguid tsoonid, kus asuvad üksikasjad 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste organisatsioonide puhul, mis koos Vene Föderatsiooni riigikeelega, Vene Föderatsiooni moodustava üksuse riigikeelega, on soovitatav kasutada pikisuunalist vormi; üksikasjad 08, 09, 14 on trükitud kahes keeles: vene (vasakul) ja rahvuslikul (paremal) samal tasemel.

4.9 Kahe või enama lehekülje dokumentide koostamisel on teine ja järgnevad lehed nummerdatud.

Lehekülje numbrid asetatakse lehe ülemise veerise keskele.

Dokumendi elektroonilise koopia identifikaator (nõutav 30).

Kui dokument luuakse arvutis või sisestatakse organisatsiooni andmebaasi (arvuti mällu), on sageli vaja see kiiresti üles leida edaspidiseks tööks. See atribuut on seatud dokumendi otsimise hõlbustamiseks ja sisaldab järgmist teavet:

- Faili nimi;
- operaatori kood;
- muud otsinguandmed.

Näiteks:

DEPARTAMENT / PRIKAZ / IVANOV.DOC

158 20 12 2000

DEPARTAMENT- kataloog;

PRIKAZ- alamkataloog;

IVANOV.DOC- Faili nimi.

GOST R 6.30-2003 määrab vajaliku asukoha dokumendi paremas alanurgas piirkonnas 16x51 mm, kuid ei näita, millisel dokumendilehel. Tööks kasutamiseks ja teabe sisestamiseks arvuti mällu kontrollimiseks paigutatakse see märk tavaliselt dokumendi igale lehele.

GOST R 6.30-2003 kehtestatud üksikasjade registreerimise nõuded ei ole suunatud mitte ainult kaasaegsete tehnoloogiate kasutamisele organisatsiooniliste ja haldusdokumentide loomiseks ja töötlemiseks, vaid ka nende dokumentide õigusliku jõu tagamiseks. Kuid nagu juba märgitud, ei kasutata ühes dokumendis kõiki 30 detaili korraga. Eraldi tüüpi ametlikul dokumendil on kindlaksmääratud üksikasjade kogum, mis asub teatud järjestuses, nn dokumendivorm. Lisaks on organisatsioonil sõltuvalt nende tasemest ja pädevusest õigus välja anda teatud tüüpi organisatsioonilisi ja haldusdokumente. Seega on dokumentide juriidilise jõu tagamiseks vaja teada mitte ainult üksikasjade registreerimise üldnõudeid, vaid ka teatud tüüpi dokumendi, sellele iseloomulike üksikasjade kogumi loomise eesmärki. teksti ülesehitus, kokkuleppe tunnused, dokumendi allkirjastamine ja kinnitamine, selle rakendamise kord, selle kehtivusaeg, selle muutmise, lisamise või tühistamise kord.

vormi tüüpiline.

04 - organisatsiooni kood;

07 - dokumendivormi kood;

11 - dokumendi kuupäev;

15 - adressaat;

17 - resolutsioon;

18 - teksti pealkiri;

19 - märk kontrolli kohta;

20 - dokumendi tekst;

22 - allkiri;

25 - trükijäljend;

27 - märk esineja kohta;

Põhilised juhtimisdokumendid

1. Organisatsioonilised dokumendid - hartad, määrused, juhised, personalitabelid jne.

2. Haldusdokumendid - dekreedid, otsused, korraldused, korraldused jne.

3. Viitedokumendid

4. Kollegiaalsete organite tegevuse dokumenteerimine

5. Planeerimisdokumentatsiooni süsteem

6. Aruandlusdokumentatsiooni süsteem

HR dokumentatsioon

8. Raamatupidamisdokumentide süsteem

Asutuse, organisatsiooni, ettevõtte tegevus kajastub erinevates dokumentides, mis on omavahel seotud ja moodustavad konkreetses valdkonnas kasutatavad dokumenteerimissüsteemid. On palju dokumenteerimissüsteeme, mis on klassifitseeritud vastavalt erinevatele kriteeriumidele (territoriaalne, funktsionaalne, juhtimistase jne). Eraldage funktsionaalne dokumenteerimissüsteemid - organisatsioonilised ja halduslikud, planeerimis-, aruandlus- ja statistilised jne, s.t. omane kõigile juhtorganitele. Valdkondlike juhtorganite (ministeeriumid, osakonnad) tegevust kajastavateks dokumenteerimissüsteemideks loetakse tööstusspetsiifiline. Juhtimistasandite järgi on võimalik eristada erinevaid dokumentatsiooni alamsüsteeme, need on omavahel tihedalt seotud ja neid on raske eristada.

Meie riigis on juhtimisprotsesside automatiseerimise arendamisega seoses välja töötatud ühtsed dokumenteerimissüsteemid. Ühtse dokumentatsioonisüsteemi määratluse, eesmärgi ja koostise kehtestab GOST. Erinevatest süsteemidest pärit dokumentidel peaks olema ühtne vorm.

Ühtne dokumenteerimissüsteem (USD)- ühtsete reeglite ja nõuete kohaselt loodud dokumentide süsteem, mis sisaldab teatud tegevusalal juhtimiseks vajalikku teavet.

Ühtsed dokumendivormid töötavad välja ja kiidavad heaks ministeeriumid ja osakonnad. Need on kohustuslikud kasutamiseks kõikides asutustes, organisatsioonides, ettevõtetes, sõltumata omandivormist. Vene Föderatsiooni tervishoiuministeerium töötab välja meditsiinilisi dokumente, Vene Föderatsiooni riiklik statistikakomitee - esmase raamatupidamis- ja aruandlusdokumendi vormid, Vene Föderatsiooni Rosarkhiv - organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem jne. Ühtsed dokumenteerimissüsteemid loob OKUD.

Võite anda dokumentatsioonisüsteemide klassifikatsiooni, mille suhe erinevate asutuste kontoritöös ei ole sama:

1. Organisatsiooni dokumendid

2. Haldusdokumentatsioon

3. Teabe- ja viitedokumendid ning võrdlus- ja analüütiline dokumentatsioon

4. Planeerimisdokumentatsioon

5. Aruandlus ja statistika

6. Personalidokumentatsioon

7. Raamatupidamise dokumentatsioon.

Nimekirja võiks täiendada teiste dokumentide rühmadega: lepinguline dokumentatsioon, kollegiaalsete juhtorganite protokollidokumendid, maksud, sotsiaalkaitset käsitlevad dokumendid (asjaomaste organisatsioonide jaoks).

Loetletud rühmadesse kuuluvate ettevõtete ja organisatsioonide mitmesuguste dokumentide hulgas on kesksel kohal organisatsiooniline ja haldusjuhtimise dokumentatsioon. ORD liigitatakse kolme rühma: 1) organisatsioonilised dokumendid (põhikirjad, määrused, juhised, personalitabel jne); 2) haldusdokumentatsioon (korraldused, korraldused, määrused, otsused, juhised jne); 3) Teave ja viitedokumendid (kirjad, aktid, protokollid, tunnistused jne).

ORD on osa teistest süsteemidest (personal, raamatupidamisdokumentatsioon jne), nn erisüsteemidest. Kahjuks praktikas töötavad paljud dokumendirühmad paljudel juhtudel vastavalt oma reeglitele, mida ei ühenda ühtsed põhimõtted. Kavandatavasse klassifikatsiooni kuuluvad teatud dokumendirühmad on vaja iseloomustada, samuti tuleb kaaluda eri tüüpi dokumentide koostamise reegleid.

Organisatsioonilised dokumendid - hartad, määrused,

Reguleerivad dokumendid - dekreedid, otsused,

Tellimused, tellimused jne.

Kõik haldusdokumendid peavad rangelt vastama kehtivate õigusaktide sätetele.

Haldusdokumendi eelnõu väljatöötamise esimene etapp on selles kajastatavate küsimuste hulga kindlaksmääramine. Esiteks uurivad nad seadusandlikke akte ja valitsuse määrusi, varem antud küsimuses välja antud haldusdokumente. Siis hakkavad nad tema projekti koostama. Lisaks lepitakse dokument kokku ja allkirjastatakse. Resolutsioonid ja otsused on veel arutelu staadiumis.

Haldusdokumendi tekst koosneb enamasti kahest omavahel seotud osast - tuvastamine ja haldamine... Selgitav osa on sissejuhatus vaadeldava küsimuse olemusse. Sageli antakse kindlakstegevas osas kõrgema võimuorgani toimingu ümberjutustus, mille täitmiseks väljastatakse käesolev haldusdokument. Sel juhul tuleb toimingu liik, selle autor, kuupäev ja number, täisnimi (pealkiri), s.t. kõik otsinguandmed on antud. Asutamisosa võib puududa, kui pole vaja selgitada.

Käskiv osa on märgitud imperatiivsel kujul. Sõltuvalt dokumendist algab see sõnadega: " otsustab "(" otsustas») - resolutsioonis; " otsustab "(otsustas») - otsuses; " soovitada"- saadaval; " ma tellin"- järjekorras. Need sõnad trükitakse suurtähtedega või jaotatuna, s.t. need paistavad visuaalselt silma ja eraldavad seega dokumendi kindlakstegeva osa haldusosast. Need sõnad asuvad eraldi real otse kooloniga väljadelt.

Teksti tekst trükitakse lõigu uuele reale.

Haldusosa võib jagada lõikudeks, mis on nummerdatud araabia numbritega. Iga lõik näitab täitjat (organisatsioon, struktuuriüksus, konkreetne ametnik, näiteks tellimustes), toimingut, mida tehakse, ja tähtaega. Esitaja on märgitud datatiivkirjas. Võite märkida ka üldiselt, näiteks: ülikoolide rektorid, koolijuhid. Ettenähtud toimingut väljendab tegusõna määramata kujul - "Valmistage ette", "registreerige", "korraldage", "pakkuge", "määrake", "arendage" jne.

Haldusdokumendi teksti lõpus on loetelu dokumentidest, mis on käesoleva akti avaldamisega kehtetuks muutunud või muutuvad. Kui haldusdokumentidel on manuseid, on need viidatud teksti vastavatele lõikudele.

HR dokumentatsioon

Ettevõtte ja töötaja vahelisi töösuhteid reguleerib Vene Föderatsiooni töökoodeks (edaspidi Vene Föderatsiooni töökoodeks). Seadustiku artiklite alusel peaks ettevõte kehtestama ühtse korra töötajate vastuvõtmiseks, vallandamiseks ja üleviimiseks. Dokumentide komplekti, milles on registreeritud töötajate tööalase tegevuse etapid, nimetatakse personalidokumentatsiooniks (personal, personal). Need dokumendid hõlmavad järgmist:

Töölepingud, mille ettevõte on sõlminud töötajatega;

Tellimused personalile (vastuvõtmisel, vallandamisel, töötaja üleviimisel);

Tööraamatud;

Isiklikud kaardid vormis T-2, T-2 GS ja valla töötaja;

Isiklikud asjad;

Isiklikud kontod palga saamiseks

Puhkuste ajakavad jne.

Personalidokumentidega töötamisel on oma eripärad. Alates 1. jaanuarist 2004 on kasutusele võetud uued ühtsed dokumendivormid:

Töötamise korraldus (korraldus) (vorm T-1, T-1 a);

Isiklik kaart (vorm T-2, T-2 GS ja valla töötaja);

Teadus- ja teadus-pedagoogilise töötaja registreerimiskaart (vorm T-4);

Ülekandekorraldus (tellimus) (vorm T-5, T-5 a);

Määrus (korraldus) puhkuse andmise kohta (vorm T-6, T-6a);

Puhkuste ajakava (vorm T-7);

Määrus (korraldus) töölepingu lõpetamise kohta (vorm T-8, T-8a);

Käsk (juhis) töötaja lähetuse lähetamiseks (f. T-9, T-9a);

Reisitõend (vorm T-10);

Teenusülesanne lähetusele lähetamiseks ja aruanne selle rakendamise kohta (vorm T-10 a);

Tellimus (juhend) töötajate stiimulite kohta (vormid T-11, T-11a).

Tüüpvorme kohaldatakse Vene Föderatsiooni territooriumil kõigi omandivormidega ettevõtete suhtes.

Personalidokumendid on kõige olulisemad dokumendid ja nõuavad erilist hoolt ja täpsust projekteerimisel, hooldamisel ja pikaajalisel säilitamisel.

Personaliga seotud dokumentidega töötamisel tuleb meeles pidada, et Isiklik informatsioon(teave töö- ja isikliku elu faktide, sündmuste ja asjaolude kohta) kodanike föderaalne seadus "Informatsiooni, informatsiooni ja teabe kaitse kohta", 20. veebruar 1995, nr 24-FZ viitab konfidentsiaalse teabe kategooriale.

Vene Föderatsiooni töökoodeksis pole praktikas näidatud avaldust kui dokumendiliiki, mis tuleb tööandjale vastuvõtmisel esitada.

Avaldus on enamasti käsitsi kirjutatud, kuid organisatsioonil võib olla ka šabloon. Taotluses täpsustatakse ametikoht, struktuuriüksus, kus töötaja tööle saab, ja vastuvõtutingimused. Palk ja töötamise kuupäev on märgitud viisades või juhi otsuses. Taotlus on allkirjastatud, kuupäev on märgitud.

CV ja küsimustik koostatakse personaliosakonna (personaliosakonna) nõudmisel. Taotlusvorm on kohustuslik dokument riigiettevõtetes töötamiseks.

Üks peamisi dokumente, mis reguleerivad ettevõtte õigussuhteid töötajaga, on tööleping. Pärast lepingu allkirjastamist väljastatakse korraldus töötaja vastuvõtmiseks.

Vastuvõtukorralduse alusel koostatakse isiklik T-2 kaart või käivitatakse isiklik toimik, tehakse sissekanne töövihikusse.

Sisseastumiskorralduse koopiad saadetakse isikutoimikusse ja raamatupidamisosakonda, kus töötajale määratakse personalinumber ja talle luuakse isiklik palgaarve.

Töötaja kirjutab lahkumisavalduse kaks nädalat enne eeldatavat töölt vabastamise kuupäeva ja esitab selle juhatajale kinnitamiseks (Vene Föderatsiooni töökoodeksi artikkel 80). Ettevõtte juht väljastab personalile vallandamiskorralduse, mille kohaselt tehakse kanne töövihikusse ja vormi T-2 isiklikule kaardile. Tellimuste koopiad saadetakse töötaja isiklikku toimikusse ja raamatupidamisosakonda, kus tellimuse alusel tehakse töötajaga täielik arveldus.

Ettevõtte juht väljastab personalile korralduse töötaja üleviimiseks teisele ametikohale, mille alusel tehakse tööraamatusse ja vormi T-2 isiklikule kaardile vastav kanne, mis näitab uut ametikohta. Tellimuse koopiad saadetakse isikutoimikusse ja raamatupidamisosakonda ning palga muutumise korral tehakse isiklikul kontol töötasu osas vastav muudatus.

Rekvisiitide loetelu ja nende lühikirjeldus

Iga dokument koosneb elementidest, mida nimetatakse detailideks. Erinevatel dokumentidel on erinevad üksikasjad. Üksikasjade komplekt, mis asub dokumendis teatud viisil, on vormi selle dokumendi kohta. Nimetatakse teatud tüüpi dokumentidele omaseid vorme tüüpiline. Graafilisi mudeleid või skeeme dokumentide koostamiseks nimetatakse näidisvormiks.

GOST R 6.30-2003 “Ühtne dokumentatsioonisüsteem. Ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded paberimajandusele ”määratleb 30 üksikasju organisatsiooniliste ja haldusdokumentide kohta, mis sisalduvad ühtses organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemis (USORD).

Juhtimisdokumentide üksikasjad:

01 - Vene Föderatsiooni riigimärk;

02 - Vene Föderatsiooni subjekti vapp;

03 - organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk);

04 - organisatsiooni kood;

05 - juriidilise isiku peamine riiklik registreerimisnumber (OGRN);

06 - maksumaksja identifitseerimisnumber / registreerimise põhjuse kood (TIN / KPP);

07 - dokumendivormi kood;

08 - organisatsiooni nimi;

09 - viiteandmed organisatsiooni kohta;

10 - dokumendi liigi nimi;

11 - dokumendi kuupäev;

12 - dokumendi registreerimisnumber;

14 - dokumendi koostamise või avaldamise koht;

15 - adressaat;

16 - dokumendi kinnitamise tempel;

17 - resolutsioon;

18 - teksti pealkiri;

19 - märk kontrolli kohta;

20 - dokumendi tekst;

21 - märk taotluse olemasolule;

22 - allkiri;

23 - dokumendi kinnitamise tempel;

24 - dokumendi kinnitamise viisa;

25 - trükijäljend;

26 - märge koopia kinnitamisel;

27 - märk esineja kohta;

28 - märge dokumendi täitmise ja selle juhtumi kohta;

29 - märge dokumendi vastuvõtmise kohta organisatsioonis;

30 - dokumendi elektroonilise koopia identifikaator.

GOST R 6.30-2003

VENE FÖDERATSIOONI STANDARD

ÜHENDATUD DOKUMENTATSIOONISÜSTEEMID

ÜHENDATUD SÜSTEEM
KORRALDUS JA REGULEERIV
DOKUMENTATSIOON

DOKUMENTIDE REGISTREERIMISE NÕUDED

VENEMAA RIIKLIK STANDARD

Moskva

Eessõna

1 Varem välja töötatud Ülevenemaalise Uurimisinstituudi pooltravi teadus ja arhiiviasjad (VNII JAH D. ) Venemaa föderaalne arhiiviteenistus

ESITATUD Venemaa riikliku standardi teadus- ja tehnikaosakonna poolt

2 VASTU VÕTTUD JA SISSEJUHATATUD Venemaa Gosstandarti 3. märtsi 2003. aasta dekreediga nr 65

3 TUTVUSTATI ESIMEST KORDA

MineSU KINGITUS VENE FÖDERATSIOONI STANDARD

Ühtsed dokumenteerimissüsteemid

ÜHENDATUD SÜSTEEM
ORGANISATSIOONI REGULEERIV DOKUMENTATSIOON

Nõuded paberimajandusele

Ühtsed dokumenteerimissüsteemid. Ühtne juhtimisdokumentide süsteem.

Dokumentide esitamise nõuded

Kasutamise kuupäev 2003 -07 -01

1 Ala rakendus

See standard kehtib organisatsiooniliste ja haldusdokumentide kohta, mis on seotud ühtse organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemiga (USORD) - dekreedid, korraldused, korraldused, otsused, protokollid, aktid, kirjad jne (edaspidi - dokumendid), mis sisalduvad OK 0 -s11-93 "Ülevenemaaline juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator" (OKUD) (klass 0200000).

Dokumentide üksikasjade paigutus on toodud lisas; tühjade dokumentide näidised on lisas.

Selle standardi nõuded on soovitatavad.

2 Dokumentide rekvisiitide koosseis

Dokumentide koostamisel ja vormistamisel kasutatakse järgmisi üksikasju:

01 - Vene Föderatsiooni riigimärk;

02 - Vene Föderatsiooni subjekti vapp;

03 - organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk);

04 - organisatsiooni kood;

05 - juriidilise isiku peamine riiklik registreerimisnumber (OGRN);

06 - maksumaksja identifitseerimisnumber / registreerimise põhjuse kood (TIN / KPP);

07 - dokumendivormi kood;

08 - organisatsiooni nimi;

09 - viiteandmed organisatsiooni kohta;

10- dokumendi liigi nimi;

11- dokumendi kuupäev;

12 - dokumendi registreerimisnumber;

14 - dokumendi koostamise või avaldamise koht;

15 - adressaat;

16 - dokumendi kinnitamise tempel;

17 - resolutsioon;

18- teksti juurde suundumine;

19 - märk kontrolli kohta;

20 - dokumendi tekst;

21 - märk taotluse olemasolule;

22 - allkiri;

23 - dokumendi kinnitamise tempel;

24 - dokumendi kinnitamise viisa;

25 - pitsati jäljend;

26 - O koopia sertifitseerimismärk;

27 - märk esineja kohta;

28 - märge dokumendi täitmise ja selle juhtumi kohta;

29 - märge dokumendi vastuvõtmise kohta organisatsioonis;

30 - dokumendi elektroonilise koopia identifikaator.

3 Dokumentide üksikasjade registreerimise nõuded

3.1 Vene Föderatsiooni riigimärk pannakse dokumentide vormidele vastavalt föderaalsele põhiseadusele "Vene Föderatsiooni riigimärgi kohta" (Vene Föderatsiooni seadusandlus, 2000, nr 52, osa) Mina, Art. 5021).

3.2 Vene Föderatsiooni moodustava üksuse vapp paigutatakse dokumentide vormidele vastavalt Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste õigusaktidele.

3.3 Organisatsiooni logo või kaubamärk (teenusemärk) pannakse organisatsioonide kirjaplangile vastavalt hartale (organisatsiooni määrus).

3.4 Organisatsiooni kood kinnitatakse vastavalt Ülevenemaalisele ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaatorile (OKPO).

3.5 Juriidilise isiku peamine riiklik registreerimisnumber (OGRN) kinnitatakse vastavalt maksuhalduri väljastatud dokumentidele.

3.6 Maksumaksja identifitseerimisnumber / registreerimise põhjuse kood (TIN / KPP) kinnitatakse vastavalt maksuhalduri väljastatud dokumentidele.

3.7 Dokumendivormi kood kinnitatakse vastavalt Ülevenemaalisele juhtimisdokumentatsiooni klassifikaatorile (OKUD).

3.8 Dokumendi autoriks oleva organisatsiooni nimi peab vastama selle asutamisdokumentides märgitud nimele.

Organisatsiooni nime kohal märkige lühendatud nimi ja selle puudumisel emaorganisatsiooni täielik nimi (kui see on olemas).

Organisatsiooni nimi Vene Föderatsiooni subjekti riigikeeles või mõnes muus keeles asub nime all või paremal Vene Föderatsiooni riigikeeles.

Organisatsiooni lühendatud nimi antakse juhul, kui see on sätestatud organisatsiooni asutamisdokumentides. Lühendatud nimi (sulgudes) asetatakse täisnime alla või pärast seda.

Filiaali, territoriaalosakonna, esinduse nimi on märgitud, kui see on dokumendi autor, ja see asub organisatsiooni nime all.

3.9 Organisatsiooni viiteandmed hõlmavad järgmist: postiaadress; telefoninumber ja muu teave organisatsiooni äranägemisel (faksinumbrid, teleksi numbrid, pangakontod, e-posti aadress jne).

3 .10 Organisatsiooni koostatud või avaldatud dokumendiliigi nimi peab olema määratud hartaga (organisatsiooni määrus) ja see peab vastama OKUD -i ette nähtud dokumentide liikidele (klass 0200000).

Lubatud on verbaalne-digitaalne kuupäeva vormindamise viis, näiteks 5. juuni 2003, samuti kuupäeva vormindamine järgmises järjestuses: aasta, kuu, kuu päev, näiteks: 2003.06.05.

3 .12 Dokumendi registreerimisnumber koosneb selle seerianumbrist, mida saab organisatsiooni äranägemisel täiendada c ja juhtumi indeks juhtumite nomenklatuuri järgi, teave korrespondendi kohta NS ondent, esinejad jne.

Kahe või enama organisatsiooni ühiselt koostatud dokumendi registreerimisnumber koosneb iga organisatsiooni dokumendi registreerimisnumbritest, kaldkriipsuga dokumendi autorite järjekorras.

3 .15Adressaadiks võivad olla organisatsioonid, nende struktuuriüksused, ametnikud või üksikisikud. Ametnikule dokumendi adresseerimisel märgitakse perekonnanime ette initsiaalid. Nimetavas käändes on märgitud organisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nimi. Näiteks (edaspidi on näited organisatsioonide nimede, nende viiteandmete jms kohta tinglikud):

Venemaa justiitsministeerium

Informaatika osakond

ning teaduslikku ja tehnilist tuge

Datiivi puhul on märgitud selle isiku ametikoht, kellele dokument on adresseeritud, näiteks:

tegevjuhile

JSC "Põhjapiirkonnad"

V.A. La gong inu

või

JSC "Ele kt rocen tromo nage "

Pearaamatupidaja

.M ... Kotšetov

Kui dokument saadetakse mitmele homogeensele organisatsioonile või ühe organisatsiooni mitmele struktuuriüksusele, tuleks need üldjoontes märkida, näiteks:

Piirkonna administratsioonid

Moskva piirkond

Lubatud rekvisiitide iga rida tsentreerida« Sihtkoht "pikima joone suhtes. Näiteks:

Peatoimetajale

Kirjastus

"Meedia d ohm "

N.V. ... Semina

Muutuja „Adressaat” võib sisaldada postiaadressi. Postiaadressi elemendid on märgitud postiteenuste osutamise reeglitega kehtestatud järjekorras.

Organisatsioonile kirja adresseerimisel märkige selle nimi, seejärel postiaadress, näiteks:

Riigiasutus

Ülevenemaalised teadusuuringud

instituut enne curativa ja mina ja arhiivid

Profsojuznaja tn., 82, Moskva, 117393

Kui adresseerite dokumendi üksikisikule, märkige saaja nimi ja initsiaalid, siis postiaadress, näiteks:

Obraztsov O.P.

st. Sadovaja, 5, tabav. 12,

Lipki, Kirejevski rajoon,

Tula piirkond, 301264

KINNITATUD

CJSC president Rostext il "

Isiklik allkiri B..A ... Stepanov

kuupäev

Atribuudi "Dokumendi kinnitamise allkiri" pikima rea suhtes on lubatud elemente tsentreerida, näiteks:

KINNITATUD

Peadirektor

JSC "Elektroonilised tehnoloogiad"

L.V. isiklik allkiri Kuznetsov

kuupäev

Kui dokumendi kinnitab mitu ametnikku, paigutatakse nende allkirjad samale tasemele.

KINNITATUD

üldkoosoleku otsus

aktsionärid 05.04.2003 nr 14

või

KINNITATUD

VNI ID järjekorras A D

kuupäev 05.04.2003 nr 82

Dokumendi kinnitamise tempel asub dokumendi paremas ülanurgas.

3.17 Otsus, mille asjaomane ametnik on dokumendile kirjutanud, sisaldab täitjate nimesid, initsiaale, korralduse sisu (vajadusel), tähtpäeva, allkirja ja kuupäeva, näiteks:

Morozova N.V.

Fedoseeva N.A.

Palun valmistage ette projekt

lepingud konsultatsioonigrupiga

« TERMI KA "05.10.2003

Isiklik allkiri

kuupäev

Resolutsiooni on lubatud väljastada eraldi lehel.

3 .18 Teksti pealkiri sisaldab dokumendi kokkuvõtet. Pealkiri peab olema kooskõlas dokumendi tüübi nimega.

Pealkiri võib vastata küsimustele:

mille kohta (kelle kohta)? näiteks:

Korraldus atesteerimiskomisjoni loomise kohta;

mida (keda)? näiteks:

Juhtiva eksperdi ametijuhend.

A5-vormingus vormidel vormistatud dokumentide tekstile ei tohi pealkirja märkida.

3.19 Dokumendi täitmise kontrolli kontrollmärk on tähistatud tähega "K", sõna või templiga "Kontroll".

Dokumentide tekstid koostatakse küsimustiku, tabeli, sidusa teksti või nende struktuuride kombinatsiooni kujul.

Küsimustiku vormis teksti koostamisel tuleks iseloomustava objekti omaduste nimed nimetavas käändes väljendada nimisõnaga või fraasiga teise isiku tegusõnaga oleviku või mineviku mitmuses („on ”,“ Oma ”või“ olid ”,“ olid ”jne.). Suuliselt väljendatud omadused peavad olema kooskõlas märkide nimedega.

Tabeli veergudel ja ridadel peavad olema nimisõnaga pealkirjad nimetavas käändese ... Veergude ja ridade alamrubriigid peaksid olema kooskõlas pealkirjadega. Kui tabel on trükitud rohkem kui ühele lehele, tuleks tabeli veerud nummerdada ja järgmistele lehtedele trükkida ainult nende veergude numbrid.

Kui tekst sisaldab mitmeid otsuseid, järeldusi jne.,siis võib selle jagada osadeks, alajaotisteks, lõikudeks, mis on nummerdatud araabia numbritega.

Ühemehejuhtimise põhimõtetel tegutsevate organisatsioonide dokumentides (tellimus, korraldus jne), samuti organisatsiooni juhtkonnale adresseeritud dokumentides on tekst kirjas ainsuse esimeses isikus ("tellimus", " pakkumine "," umbes NS y ").

Kollegiaalsete organite dokumentides on tekst esitatud ainsuse kolmanda isikuga ("otsustab", "otsustas."»).

Ühisdokumentides on tekst öeldud mitmuse esimese isikuga ("tellime", "otsustasime»).

Protokolli tekst on esitatud mitmuse kolmanda isikuga ("kuulanud", "rääkinud", "otsustanud", "otsustanud"»).

Tähtedes kasutatakse järgmisi esitlusvorme:

Esimeses isikus mitmuses ("palun saatke", "saatke kaalumiseks»);

Ainsuse esimeses isikus ("pean vajalikuks") "palun teil esile tõsta»);

Ainsuse kolmandast isikust ("ministeerium ei vaidle vastu", "VNII D A D peab võimalikuks»).

3.21 Märkus kirja tekstis nimetatud manuse olemasolu kohta tehakse järgmiselt.

Kasutamine: 5 liitrit. 2 eksemplaris.

Kui kirjas on manus, mida tekstis ei nimetata, siis märkige e G umbes naim e uudsus, lehtede arv ja koopiate arv; kui rakendusi on mitu, nummerdatakse need näiteks:

Lisa: 1. Regionaalse laenuosakonna määrused, 5 lk. 1 eksemplaris.

2. Regionaalse laenuameti dokumentide koostamise ja vormistamise reeglid 7 leheküljel. 2 eksemplaris.

Kui manused on köidetud, siis lehtede arvu ei näidata.

Kui dokumendile on lisatud mõni muu dokument, millel on ka manus, tehakse märge manuse olemasolu kohta järgmiselt:

Lisa: kiri Rosarchileja va dateeritud 05.06.2003 nr 02-6 / 172 ja selle lisa, ainult 3 lk.

Kui taotlust ei saadeta kõikidele dokumendis näidatud aadressidele, koostatakse selle olemasolu märk järgmiselt:

Lisa: 3 liitri kohta. 5 eksemplaris. ainult esimesele aadressile.

Haldusdokumendi lisasse (otsused, korraldused, korraldused, reeglid, juhised, määrused, otsused) kirjutatakse selle esimesel lehel paremas ülanurgas „Lisa№» märkides haldusdokumendi nime, kuupäeva ja registreerimisnumbri, näiteks:

Lisa nr 2

Rosarkhivi käsul

kuupäev 05.06.2003 nr 319

Väljend "LISA№» printige suure algustähega ja asetage ka see väljend, dokumendi nimi, kuupäev ja registreerimisnumber, näiteks pikima rea suhtes:

LISA # 2

Venemaa tervishoiuministeeriumi korraldusel

kuupäev 05.06.2003 nr 251

3.22 "Allkirja" nõue sisaldab: dokumendi allkirjastanud isiku ametikoha nime (täielik, kui dokument ei ole vormistatud dokumendi vormil ja lühendatud - vormil koostatud dokumendil));isiklik allkiri; allkirja ärakiri (initsiaalid, perekonnanimi), näiteks:

Ühingu asepresident

piirkondlikud ettevõtted Isiklik allkiri A.A..Borisov

või kirjaplangil:

Asepresident Isiklik allkiri.A. Borisov

Muutuja "Allkiri" abil on lubatud keskendada dokumendi allkirjastanud isiku ametikoha nimi pikima rea suhtes. Näiteks:

Tegevdirektor

CJSC "Partner" Isiklik allkiri N.A. Fedorov

Kui dokument vormistatakse ametniku kirjaplangile, ei ole selle isiku positsiooni allkirjas märgitud.

Kui dokumendile kirjutavad alla mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteisele alla järgmises ametikohas, näiteks:

Instituudi direktor Isiklik allkiri.V. Larin

Pearaamatupidaja Isiklik allkiri.V. Maryash

Kui dokumendile kirjutavad alla mitmed võrdsetel ametikohtadel olevad isikud, paigutatakse nende allkirjad samale tasemele, näiteks:

Direktori asetäitja

teadusliku töö kohta teadustöö kohta

Isiklik allkiri .G ... Demidov Isiklik allkiri K. I. Ignatjev

Ühise dokumendi allkirjastamisel ei vormistata esimest lehte vormile. Komisjoni koostatud dokumentides ei märgita mitte dokumendile allakirjutanud isikute positsioone, vaid nende ülesandeid komisjoni koosseisus vastavalt jaotusele, näiteks:

Komisjoni esimees Isiklik allkiri V.D. Banaanid yuc ev ich

Komisjoni liikmed Isiklik allkiri A.N. Sokova

Isiklik allkiri A.S. Krasavin

Isiklik allkiri ... Ryskov

LEPITUD

Finantsakadeemia rektor

Vene Föderatsiooni valitsuse all

Isiklik allkiri Gryaznova

kuupäev

Kui kokkulepe täidetakse kirja, protokolli vms kaudu..,tüübikinnitustempel koostatakse järgmiselt:

LEPITUD

Vene akadeemia kiri

arstiteadused

kuupäev 05.06.2003 nr 430-162

või

LEPITUD

Juhatuse koosoleku protokoll

Vene riik

kindlustusselts "Rosgosstrakh"

kuupäev 05.06.2003 nr 10

Isiklik allkiri A.S. Orlov

kuupäev

Kui dokumendi kohta on märkusi, väljastatakse viisa järgmiselt.

Märkused lisatud

Õigusosakonna juhataja

Isiklik allkiri A.S. Orlov

kuupäev

Kommentaarid esitatakse eraldi lehel, allkirjastatakse ja lisatakse dokumendile.

Dokumendi puhul, mille originaal on organisatsioonis alles, kinnitatakse viisad algdokumendi viimase lehe tagaküljele.

Dokumendi puhul, mille originaal on organisatsioonilt saadetud, kinnitatakse viisad saadetava dokumendi koopia esikülje allserva.

Viisadokumenti on võimalik väljastada eraldi kinnituslehel.

Organisatsiooni äranägemisel on lubatud dokumendi ja selle lisade lehtede kinnitamine.

Dokumendid on kinnitatud organisatsiooni pitseriga.

3.26 Dokumendi koopia originaalile vastavuse tõendamisel allpool nõutavat allkirjayu pealdis: "Tõsi"; koopia kinnitanud isiku ametikoht; isiklik allkiri; allkirja ärakiri (initsiaalid, perekonnanimi); sertifitseerimise kuupäev, näiteks:

Õige

HR inspektor Isiklik allkiri.KOOS ... Levtšenko

kuupäev

Dokumendi koopiat on lubatud kinnitada organisatsiooni äranägemisel määratud pitseriga.

V.A. Žukov

924 45 67

3.28 Märkus dokumendi täitmise ja selle juhtumi kohta kohtuasjas sisaldab järgmisi andmeid: viide selle täitmist kinnitava dokumendi kuupäevale ja numbrile või selle puudumisel lühike teave täitmise kohta; sõnad "ettevõtluses"; juhtumi number, kuhu dokument salvestatakse.

Märkusele dokumendi täitmise ja selle juhtumi kohta allkirjastatakse ja kuupäevastatakse dokumendi täitja või selle struktuuriüksuse juht, kus dokument täideti.

3.29 Märgis dokumendi vastuvõtmisel organisatsioonis sisaldab järgmist seerianumbrit ja dokumendi kättesaamise kuupäeva (vajadusel tunde ja minuteid).

Dokumendi vastuvõtmist organisatsioonis on lubatud tähistada templi kujul.

4 Nõuded dokumendivormidele

4.1 Dokumendid koostatakse vormidel.

Paigaldatud on kaks dokumendivormide standardvormingut - A4 (210 × 297 mm) ja A5 (148 × 210 mm).

Igal dokumendilehel, mis on koostatud nii kirjaplangile kui ka ilma selleta, peavad olema vähemalt järgmised väljad:

20 mm - vasakul;

10 mm - paremal;

20 mm - ülemine;

20 mm - põhi.

4.2 Tühjad dokumendid tuleks trükkida valgele või heledale paberile.

4.3 Dokumentide vormid koostatakse vastavaltv ühendus rakendusega. Tsoonide ligikaudsed piirid, kus rekvisiidid asuvad, on tähistatud punktiirjoonega. Iga tsooni määrab selles sisalduv detailide komplekt.

4.4 Sõltuvalt detailide asukohast paigaldatakse vormide kaks versiooni - nurk (joonis) ja pikisuunaline (joonis).

4.5 Atribuut 01 (02 või 03) asub muutuja 08 keskosa kohal. Atribuut 03 on lubatud paikneda muutuja 08 tasemel.

Üksikasjad 08, 09, 10, 14, piirangumärgid detailidele 11, 12, 13 nende tsoonide piires, kus andmed asuvad, paigutatakse ühel järgmistest viisidest:

Tsentreeritud (iga atribuutide rea algus ja lõpp on võrdselt kaugel selle tsooni piiridest, kus atribuudid asuvad);

Lipp (iga üksikasjade rida algab selle tsooni vasakust piirist, kus üksikasjad asuvad).

4.6 Organisatsiooni, selle struktuuriüksuse, ametniku jaoks kehtestatakse järgmist tüüpi dokumendivormid:

Üldine vorm;

Kirjaplank;

Teatud tüüpi dokumendi vorm.

4.7 Üldvormi kasutatakse igat tüüpi dokumentide, välja arvatud kirjade, valmistamiseks. Üldvorm sisaldab olenevalt organisatsiooni asutamisdokumentidest üksikasju 01 (02 või 03), 08,11, 14.

4.9 Kahe või enama lehekülje dokumentide koostamisel on teine ja järgnevad lehed nummerdatud.

Lehekülje numbrid asetatakse lehe ülemise veerise keskele. LISA B

(viide)

DOKUMENTIDE VORMIDE NÄIDISED

Joonis B .1- organisatsiooni üldkirjaplangi näidis

Joonis B .2- Nurgakorralduse kirja näidisvorm

Joonis B .3- korraldaja pikisuunalise kirjaplangi näidis c. üheksa

Märksõnad: organisatsioonilised ja haldusdokumendid, dokumentide rekvisiitide koostis, dokument, vorm, tempelvorm, raamatupidamine, registreerimine, kontroll, nõutav