Особенности делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

"Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

Редакция от 26.04.2016 — Действует с 06.05.2016

 Показать изменения

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 июня 2009 г. N 477

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

от 07.09.2011 N 751 , от 26.04.2016 N 356)

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:

"11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.".

3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), в следующей редакции:

"2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.".

4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Председатель Правительства
Российской Федерации
В.ПУТИН

УТВЕРЖДЕНЫ
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. N 477

ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 N 751 , от 26.04.2016 N 356)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. Термины и определения от 26.04.2016 N 356)

4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения: (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

Абзац 14 - Утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы. (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации. (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются: (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

а) Государственный герб Российской Федерации; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

б) наименование федерального органа исполнительной власти; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

г) наименование должности; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

е) наименование вида документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ж) дата документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

з) регистрационный номер документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

к) место составления (издания) документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

л) гриф ограничения доступа к документу; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

м) адресат; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

н) гриф утверждения документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

о) указания по исполнению документа (резолюция); (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

п) заголовок к тексту; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

р) текст документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

с) отметка о контроле; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

т) отметка о приложении; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

у) подпись; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ф) отметка об электронной подписи; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

х) гриф согласования документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ц) виза; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ч) печать; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ш) отметка о заверении копии; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

щ) отметка об исполнителе; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ю) отметка о поступлении документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

17. Пункт утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.)

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Наименование вида документа

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

15 июня 2009 г. В.В. Путиным подписано постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г. Срок разработки Правил был установлен – март 2009 г., а ответственными исполнителями указаны Министерство культуры России, Минкомсвязь России, Минэкономразвития России.
Разработчиком Правил выступил ВНИИДАД.

В постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на первый абзац, который указывает на то, что постановление является развитием ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149. Обратимся к этой важнейшей статье, в которой в п. 2 указано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

До выхода Правил требования единства постановки делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления реализовывались на основании утвержденного постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 «Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти». В первом регламенте организации делопроизводства был посвящен целиком раздел 11 «Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти». Его первый же пункт указывал, что «делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти (далее − типовая инструкция), утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством». Пункт 11.2, оставшийся без изменений, предписывает: «При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации».

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти также устанавливал, что работа с документами определяется Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате федерального органа исполнительной власти.
В соответствии с п. 11.1 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» типовая инструкция по делопроизводству была разработана и утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536 и зарегистрирована Минюстом 27.01.2006 № 7418. На основе типовой инструкции федеральные органы исполнительной власти разработали свои инструкции.

Правила, в отличие от типовой инструкции, утверждены Постановлением Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный для исполнения. С внесением постановлением Правительства от 15.06.2009 изменений в типовые регламенты, они приведены в полное соответствие с п. 11.1 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Самое главное положение «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» дано в п. 1. В нем указано, что «Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В соответствии с п. 3 Правил «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».

С выходом Правил федеральным органам исполнительной власти предстоит работа по корректировке своих инструкций по делопроизводству. Рассмотрим, что нового внесли Правила.

В отличие от типовой инструкции Правила начинаются с определения понятий (раздел 1). Все они, за исключением понятия «служба делопроизводства», есть в разработанном тем же ВНИИДАД ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но каждое понятие в правилах имеет хотя бы незначительное, часто не принципиальное, но отличие и подчеркивает применение в делопроизводстве именно федеральных органов исполнительной власти. Например, термины:

– «делопроизводство» − деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
– «номенклатура дел» − систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
– «дело» − совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.
Понятие «документ», данное в Правилах, определяется как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти»; то есть через общее понятие «документ», что нельзя признать удачным. Новым термином является «служба делопроизводства» − структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Как видно, многие понятия даются специализированно, для федеральных органов исполнительной власти.
Раздел 3 называется – Создание документов в федеральном органе исполнительной власти. В нем, как и в типовой инструкции, устанавливается, что документ оформляется на бланках и листах бумаги формата А4 и А5, с теми же, узаконенными ранее минимальными размерами полей (20 мм − левое, 10 мм − правое, 20 мм − верхнее, 20 мм − нижнее), с угловым и продольным расположением реквизитов.

Особого внимания заслуживает п. 9, перечисляющий реквизиты документа.
В типовой инструкции по делопроизводству указывалось, что все реквизиты оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и каждый из них описывался в соответствии с требованиями этого стандарта. В Правилах называются 24 реквизита, которые могут встретиться при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. При этом, придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, Правила, как и в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9), разбивают реквизит «подпись» на два реквизита: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Два реквизита получили новое название: «заголовок» − «наименование документа» и «резолюция» − «указание по исполнению документа». Вернулся исчезнувший в последней редакции ГОСТ 2003 г. реквизит «гриф ограничения доступа к документу», названный в правилах «отметка о конфиденциальности». Отсутствуют в Правилах две отметки: «отметка о поступлении документа в организацию», которая стала лишней при передаче документа по электронным каналам связи и «идентификатор электронной копии документа», исключение которого, на наш взгляд, при остающемся большом бумажном документообороте, пока еще несвоевременно.

Сами требования к оформлению реквизитов в Правилах не прописываются. Их надо будет брать из той же типовой инструкции по делопроизводству. Указано лишь, что согласование документов в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой, а с другими организациями − грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Раздел 4 Правил посвящен требованиям к организации документооборота. В нем прописаны лишь общие положения:

Указаны документопотоки: входящий, исходящий, внутренний.
Способы доставки и отправки: почтовая, фельдъегерская и электросвязь.
Первичная обработка документов: проверка правильности доставки документов и наличия приложений к ним, распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрация. Обратим внимание, что если в типовой инструкции указано, что документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения, то Правила, устанавливая порядок регистрации, допускают регистрацию на следующий день «Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых − в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день».
Передача документов службой делопроизводства.
Ответственность службы делопроизводства за правильность оформления документов и их комплектность.
Обязательность ведения подсчета документооборота.

Методика обработки документов в Правилах не описывается, она указана в типовой инструкции по делопроизводству.
Общий порядок текущего хранения документов, обработка и сдача их в архив даются в разделе 5 – «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти». Этот раздел интересен тем, что возлагает на федеральный орган исполнительной власти, формирующий свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов «разработку и утверждение по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечня документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения». Это очень важный пункт, так как на сегодняшний день далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют свои перечни, что затрудняет в организациях установление сроков хранения документов при разработке номенклатур дел и проведение экспертизы ценности документов.

Требования к номенклатуре дел в Правилах даны общие, без детализации, также изложено хранение дел в структурных подразделениях и подготовке дел к сдаче в архив в федеральном органе исполнительной власти. На наш взгляд, важен и четко изложен п. 34 «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке».

Принципиально новым является раздел 6 – «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Если в типовой инструкции по делопроизводству требования к работе с электронными документами были разбросаны по различным разделам, например, регистрация, организация поисковой системы и т. д., в Правилах они не только собраны в одном месте, но и значительно расширены. Рассмотрено подписание, согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Как приложение в Правилах дан перечень сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Набор этих сведений отличаются от перечисленного выше набора реквизитов и отсылает нас к п. 25 Правил, где указано, что «в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах».

Таким образом, на основании Правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти и вслед за ними подведомственным им учреждениям предстоит работа по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и, прежде всего, с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводст

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 , не вызывают особого восторга у специалистов. Однако факт остается фактом, они утверждены, и нам с ними какое-то время придется жить, поэтому в данной статье основной упор сделан не на обсуждение достоинств и недостатков этого документа, а на то, кто и как сможет использовать их в своих интересах.

Повышение уровня регламентации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

В своих комментариях специалисты в области управления документацией сходятся на том, что главным новшеством, связанным с Правилами делопроизводства, стало значительное повышение уровня регламентации вопросов делопроизводства. Впервые на уровне правительства принят нормативный правовой акт, в котором регулируются вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Этот факт можно рассматривать как еще одно проявление наметившейся тенденции: трудно, но все-таки постепенно «в верхах» идет осознание того, что именно о нерешенные правовые и организационные проблемы управления документами раз за разом разбиваются многомиллиардные программы модернизации государственного управления и построения «электронного правительства».

В этой связи стоит также отметить и тот факт, что данный документ появился во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Извлечение

из Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Статья 11. Документирование информации

[…] 2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. […]

Постановления Правительства РФ являются подзаконными нормативными актами, которые имеют преимущество перед нормативными актами федеральных министерств и ведомств. Зафиксированные в Правилах делопроизводства требования к работе с документами обязательны для исполнения во всех федеральных органах исполнительной власти, да и другие государственные органы и органы местного самоуправления должны учитывать их положения при разработке собственных правил.

Тем же постановлением Правительства Федеральному архивному агентству поручено до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Само собой, их нужно будет еще и разработать, однако в любом случае это будут лишь методические рекомендации, применение которых не обязательно.

В результате можно ожидать определенных перемен в судебной практике: если раньше при разборе вопросов, связанных с делопроизводством, судам приходилось опираться не необязательные стандарты (за неимением лучшего), уступающие по своей юридической силе любому ведомственному решению, то теперь они могут ссылаться на высокоуровневый документ, стоящий выше ведомственных нормативных актов.

Анализ текущей арбитражной судебной практики показывает, что к стандартам по делопроизводству часто прибегают тогда, когда имеет значение правильное толкование делопроизводческих терминов. Правила делопроизводства, скорее всего, будут также нередко использоваться в этом качестве.

В Правилах делопроизводства есть терминологический раздел, в котором даны определения 11 ключевых понятий. До этого лишь некоторые делопроизводческие термины можно было обнаружить в отдельных законах Российской Федерации, а общепризнанным «толковым словарем» в области управления документами был стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данные в Правилах делопроизводства определения существенно отличаются от традиционной трактовки соответствующих терминов, и за эти различия можно цепляться в ходе судебных споров.

Например, определение ключевого термина «документ» дано по-новому:

Правила делопроизводства:

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

ГОСТ Р 51141-98:

документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Прежде всего, определение, приведенное в Правилах делопроизводства, с нашей точки зрения, логически неверно сконструировано: понятие раскрывается через самое себя. Не разъясняется, что следует понимать под «включением в документооборот». В итоге получается, что до момента регистрации документа не существует, даже если он был прислан вышестоящим органом.

Грустно, что в Правилах ни разу не упоминается термин «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Используется только термин «делопроизводство»:

«Правила делопроизводства

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти

ГОСТ Р 51141-98:

делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

«Делопроизводство» – это серьезный, «уважаемый» термин, но нельзя закрывать глаза на то, что специалисты других профессий и широкая публика воспринимают его иначе, чем мы. Для большинства людей слово «делопроизводство» имеет сильный привкус устаревших технологий прошлого века, бюрократии, технической бумажной работы, что, с нашей точки зрения, существенно принижает статус службы, как бы закрепляя за ней лишь технические функции по работе с документами. В итоге службе ДОУ, возможно, теперь будет труднее доказывать, что она не является исключительно затратным подразделением и что без ее активного участия шансы на успех тех же широко разрекламированных ИТ-проектов обычно невелики.

Новое определение документа крутится вокруг понятия «официальный документ». Поскольку в Правилах делопроизводства последнее не раскрывается, сохраняется возможность для споров о том, могут ли юридические и физические лица изготавливать официальные документы или это прерогатива только официальных государственных органов. У судов по-прежнему остается возможность использовать определение, данное в Федеральном законе от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 23.07.2008).

Извлечение

из Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов»

Статья 5.Виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра

1. В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

[…] официальные документы – документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер… […]

Могут возникнуть проблемы и из-за новой редакции определения термина «копия документа»:

Правила делопроизводства

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы

ГОСТ Р 51141-98:

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Терминология вообще вещь коварная, и даже небольшие изменения могут иметь большие последствия. Вроде бы определение изменилось незначительно: убрана оговорка о возможности воспроизвести в копии лишь часть внешних признаков документа. Но теперь появляется, например, возможность признавать в качестве копии только цветную ксерокопию, особенно в тех случаях, когда бланк документа или оттиск печати цветные. Тем, кто считает подобные тонкости маловажными, стоит поближе познакомиться с судебной практикой, связанной с проведением тендеров и государственных закупок: компании исключают из списка участников и за меньшие недостатки в оформлении документов.

Строго говоря, теперь копию можно снимать только с первого экземпляра документа (подлинника). Обладатель равноценного второго экземпляра (например, договора) уже, получается, не имеет права изготавливать с него копии.

Изменения произошли даже в определении «дело». Казалось бы, уж здесь трудно придумать что-то новое, но авторам Правил это удалось.

Правила делопроизводства

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти

ГОСТ Р 51141-98:

дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Легко увидеть, что пропали слова про «отдельную обложку», и делом теперь вполне может считаться отдельный одностраничный документ.

Правила делопроизводства – обоюдоострое оружие

Поскольку положения Правил делопроизводства являются обязательными для всех федеральных органов исполнительной власти, то и служба ДОУ органа власти, и другие заинтересованные стороны могут опереться на их авторитет для принятия нужных им решений в области управления документами.

■ Как служба ДОУ может использовать Правила в своих интересах. У службы ДОУ с использованием Правил делопроизводства появляются следующие возможности.

В первую очередь, с нашей точки зрения, можно и нужно использовать высокий статус этого документа, показывающий то внимание, которое начинает уделяться вопросам управления документами на государственном уроне. Если раньше приходилось убеждать людей, ссылаясь порой на необязательные стандарты и сложившиеся традиции, то теперь сотрудники органов исполнительной власти должны соблюдать определенные требования, предусмотренные законодательством.

Необходимо внимательно изучить Правила и сопоставить их с существующими в организации правилами и практикой управления документами. Если в Правилах делопроизводства содержатся положения, введение которых для службы ДОУ необходимо (например, требование о централизованной регистрации всех документов органа власти), то появляется реальный шанс добиться желаемого.

С учетом того, что Правила делопроизводства распространяются на все документы органов государственной власти, появляется реальная возможность потребовать наведения порядка в работе не только с организационно-распорядительной документацией, но и другими ее видами.

Раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» открывает возможность, при желании, взять «под крыло» все электронные документы организации, если сейчас они неподконтрольны службе ДОУ.

Новый подход, возможно, понравится тем руководителям служб ДОУ, которые предпочитают иметь больше самостоятельности в этих вопросах.

Как было отмечено выше, делом теперь можно считать даже отдельный документ. В этой связи возможны интересные трактовки п. 34 Правил (на наш взгляд, крайне неудачные) о передаче дел в архив: «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях» (ср. с п. 6.3.1 Типовой инструкции: «Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти»).

Даже в допетровские времена в архивы по истечении установленных сроков передавались только завершенные в делопроизводстве дела, и уж никогда срок передачи дел не привязывался «к моменту начала их использования или хранения». Получается, Правила делопроизводства прямо предписывают сдавать в ведомственный архив все документы, с момента создания которых прошло три года, и это можно использовать для разгрузки деловых подразделений от бумажных «завалов».

Еще мы рекомендовали бы службе ДОУ тем документам, которые принято хранить 10 лет, устанавливать срок хранения 11 лет. Это позволит соответствующие дела сдать в ведомственный архив через три года, а не держать все десять лет в подразделениях.

■ Как Правила делопроизводства могут быть использованы против служб ДОУ другими подразделениями федеральных органов исполнительной власти. В Правилах нигде нет оговорки о том, что они распространяются только на организационно-распорядительную документацию, которой традиционно управляет служба ДОУ. Поэтому можно считать, что они регламентируют работу со всеми видами документов, включая, например, бухгалтерские и налоговые.

Согласно ст. 14, 18, 20, 24, 40, 41 Правил служба ДОУ обязана осуществлять прием, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, отправку, передачу исполнителям, помещение в дела, сбор статистических данных о количестве документов и анализ всех видов документов, включая электронные. При работе с электронными документами именно служба ДОУ должна осуществлять проверку электронной цифровой подписи.

Нетрудно видеть, что Правила дают правовые основания сотрудникам ряда подразделений (в частности, бухгалтерии) переложить на службу ДОУ массу технической работы. В частности, сотрудники деловых подразделений, не являющиеся ответственными за ведение делопроизводства, вправе отказаться от самостоятельной регистрации электронных документов в системе электронного документооборота – ведь теперь это прямая обязанность службы ДОУ.

■ Как Правила делопроизводства могут быть использованы коммерческими организациями против федеральных органов исполнительной власти. Коммерческие организации и граждане могут использовать положения Правил делопроизводства, содержащие обязательные требования к оформлению документов, а также нюансы данных в Правилах определений ключевых терминов, для того чтобы требовать признания выпущенных государственными органами документов недействительными ввиду нарушения правил их оформления.

Например, опираясь на Правила, можно не признавать официальным документом чертеж, выполненный на бумаге формата А0, поскольку, согласно ст. 5 Правил, документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).

Благодатной почвой для судебных споров может стать вопрос о реквизитах, которые трактуются как обязательные элементы оформления документа. Согласно ст. 10 Правил состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. В тех случаях, когда не удастся обнаружить подходящий нормативный документ, устанавливающий состав реквизитов конкретного вида документа, их расположение и оформление, можно настаивать на том, что должны присутствовать все 24 реквизита, перечисленных в ст. 9 (тем более, в статье не сказано четко, что это список возможных реквизитов).

Хороший специалист не ждет, когда будут написаны идеальные нормативные документы, а максимально эффективно применяет существующую нормативную базу. Нет ничего зазорного в том, чтобы использовать на пользу дела все положения законодательства, в т.ч. неудачные и ошибочные.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

О «Правилах ведения делопроизводства в федеральных органах

исполнительной власти»

(статья, подготовленная для сборника методических документов, подготовленного Рязанским областным институтом развития образования в

Из приведённой сравнительной таблицы видно, что ряд реквизитов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003, в Правилах отсутствует, поскольку не используется при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти. Это такие реквизиты, как: «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код формы документа», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)». Чтобы понять причину исключения данных реквизитов из Правил, достаточно вспомнить, что в своё время послужило причиной для включения кодов (ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП) в состав реквизитов: необходимость организациям в определённых ситуациях проверять законность деятельности организации-корреспондента. Если у организации возникают какие-либо сомнения относительно того, существует ли организация-корреспондент, зарегистрирована ли она официально, организация имеет право обратиться в налоговый орган с запросом. Вряд ли возникнет необходимость подобной проверки в отношении федеральных органов исполнительной власти.

Причиной отсутствия в Правилах реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» является то, что он носит чисто служебный характер и не используется при составлении документов.

Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30-2003 и Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Но есть и такие реквизиты, которые требуют разъяснения. Прежде всего, это реквизит «Указания по исполнению документа», который заменил реквизит «Резолюция». Причина изменения названия реквизита заключается в том, что в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются не только в виде резолюции, но и в виде поручений.

Привычный всем реквизит «Заголовок к тексту» получил в Правилах название «Наименование документа». Это объясняется тем, что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т. д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Положение о защите персональных данных государственных служащих и работников министерств». Иными словами, наименование документа – это название, включающее в себя обозначение вида документа и его краткое содержание.

Правилами введены такие новые реквизиты, как «Должность лица, подписавшего документ», «Отметка о конфиденциальности». Реквизит «Должность лица, подписавшего документ» - это реквизит так называемых должностных бланков документов. Этот реквизит давно используется на практике. И хотя ГОСТ Р 6.30-2003 установил должностные бланки как особый вид бланков, соответствующего реквизита, отличающего этот вид бланков от других, в стандарт включено не было. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.

Реквизит «Отметка о конфиденциальности» - это также реквизит, широко применяемый на практике. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В предыдущих редакциях стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 (Р 6, Р 6.30-1997) этот реквизит присутствовал, но под названием «Гриф ограничения доступа к документам». По сути, отметка о конфиденциальности – это и есть гриф ограничения доступа к документу.

Раздел IV Правил «Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти» содержит положения, устанавливающие основные этапы и сроки прохождения и рассмотрения документов. Особое значение в этом разделе имеют положения, определяющие роль службы делопроизводства в организации документооборота. В Правилах подчёркивается, что документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, в службе делопроизводства проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям в структурные подразделения. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы служба делопроизводства возвращает исполнителю. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти также осуществляется через службу делопроизводства. Разработчики Правил, насколько это возможно, постарались обозначить организующую роль службы делопроизводства.

Раздел V Правил - «Документальный фонд федерального орган исполнительной власти» - содержит положения, определяющие порядок хранения образовавшихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов. К числу базовых положений этого раздела относятся следующие положения о том, что федеральный орган исполнительной власти:

· Формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.

· Разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

Таким образом, Правила обязывают федеральные органы исполнительной власти в целях формирования полноценного документального фонда разрабатывать ведомственные перечни документов со сроками хранения. Утверждение этих перечней, так же как и утверждение инструкций по делопроизводству федерального органа, осуществляется только после согласования с Росархивом.

Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется на основе номенклатуры дел. Номенклатура дел, как это предусмотрено нормативными документами в сфере архивного дела, составляется службой делопроизводства и утверждается руководителем после её согласования с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, органа государственной власти в регионах. В данном разделе Правил предусмотрены процедуры выдачи дел во временное пользование сотрудникам федерального органа исполнительной власти, государственным органам и организациям, а также порядок изъятия документов из дел, который возможен только в исключительных случаях. При этом в дело помещается копия изъятого документа, заверенная в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника. Данный раздел Правил устанавливает сроки хранения документов дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в структурных подразделениях до их передачи в ведомственный архив: не менее одного года и не более трёх лет со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Дела передаются в ведомственный архив на основании описей дел, основой для составления которых является номенклатура дел.

Особое значение имеют положения Правил, определяющие особенности работы с электронными документами (раздел VI, п. 25 раздела IV). Правила содержат ряд принципиальных положений о работе с электронными документами, они следующие:

· Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

· В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в целях учёта и поиска документов используются обязательные сведения о документах.

· Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.

· При систематизации электронных документов в дела, определении сроков их хранения, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных документов на бумажной основе.

Пунктом 4 постановления Правительства РФ, утвердившим Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, Федеральному архивному агентству (Росархиву) давалось задание разработать и утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приказом Росархива такие рекомендации были утверждены. Рекомендации предназначены для применения службами делопроизводства при разработке им инструкций по делопроизводству, призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Список изменяющих документов

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 N 751 ,

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

(в ред. Постановления

4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

абзац утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 N 356;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

(абзац введен Постановлением

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.

(п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

(п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФЕДЕРАЛЬНОМ

ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

(п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

17. Утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 N 356.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

(п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

(п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно . В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

(пп. "в" введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

(п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Приложение

к Правилам делопроизводства

в федеральных органах

исполнительной власти

ПЕРЕЧЕНЬ

ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ

В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Список изменяющих документов

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Наименование вида документа

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

16. Отметка о контроле

17. Гриф ограничения доступа

18. Сведения об электронной подписи

19. Проверка электронной подписи

20. Подразделение - ответственный исполнитель документа

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)

Особенности делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 15 июня 2009 г. N 477

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

I. Общие положения

II. Термины и определения от 26.04.2016 N 356)

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

Повышение уровня регламентации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Правила делопроизводства – обоюдоострое оружие

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 июня 2009 г. N 477

ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ