Работы с документами в государственной власти. Реферат: Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФеДРА ГуМаНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН

Контрольная работа

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельностью»

на тему «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления»

Выполнил: студент группы 303

Паньшина Е.Ю.

Проверил:

Кемерово, 2010

Введение……………………………………………………………………..….3

1. Документооборот как основа деятельности органа власти…………...….5

2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления………………………………………………….…..7

3. Выбор подхода к автоматизации документооборота………………………10

4. Системы, организующие электронный документооборот…………….…..12

5. Документооборот официальных документов…………………………..…..14

6. Автоматизация обмена документами между органами власти………...…18

7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня………………………...20

8. Решение для местного органа самоуправления…………………………....21

Заключение…………………………………………………………………...…23

Список использованной литературы…………………………………………..25

Введение.

Необходимость автоматизации делопроизводственных процессов и организации электронного документооборота осознается сегодня органами государственной власти и местного самоуправления практически во всех субъектах Российской Федерации. Но вместе с пониманием такой необходимости возникает ряд вопросов, не получив ответов на которые перейти к практической реализации проектов невозможно.

С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?

По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка.

работе инженеров, конструкторов, руководителей производства

много времени отводится изучению, анализу и составлению различной

докуметации. Особенно большие трудности возникают,как правило, при

разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны,

ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Целью контрольной работы является изучение теоретических основ организации делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

Согласно цели контрольной в работе поставлены следующие задачи:

Определить понятие документооборота;

Рассмотреть российскую модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления;

Выявить системы ЭДД для органов власти разного уровня;

Рассмотреть автоматизацию обмена документами между органами власти.

1. Документооборот как основа деятельности органа власти.

Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Документы оформляются на бланках (стандартных листах бумаги формата А4 или А5) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти.

Все документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передаются руководству на рассмотрение, а затем попадают к исполнителям. После исполнения документы помещаются в дела.

Каждый орган формирует собственный документальный фонд. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. В Постановлении установлен порядок работы с электронными документами.

Термин "документооборот" на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на "комплексный подход к автоматизации документооборота". При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины "документооборот", "делопроизводство" и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления", то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или "документационное обеспечение управления", согласно этому же источнику, обозначает "отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами". То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Однако в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности "российской модели" делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

Контроль за документом, начиная с момента его поступления;

Централизация контрольных функций;

Единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после "рождения" – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля над документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью "российской модели" является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Приложение. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477
"Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

С изменениями и дополнениями от:

"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

х) гриф согласования документа;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению . В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

Информация об изменениях:

Постановлением Правительства РФ от 26 апреля 2016 г. N 356 пункт 26 дополнен подпунктом "в"

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью , служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

ВВЕДЕНИЕ

1.1 Понятие документационного обеспечения управления и муниципальных органов власти

1.2Особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти

1.3Характеристика организации документооборота органов местного самоуправления

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ВЛАСТИ АДМИНИСТРАЦИИ БОЛХОВСКОГО РАЙОНА

2.1 Историческая справка создания Администрации Болховского района

2.2Организация работы с документами Администрации Болховского района

2.3 Классификация служебных документов Администрации Болховского района

2.4 Разработка по совершенствованию делопроизводства
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность:Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. В документах отражается и учитывается деятельность учреждений. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы учреждения, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации зафиксирована. Очень важна оперативная работа с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить четкую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при налаживании деловых отношений с другими организациями и учреждениями. Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов, должен знать каждый управленец.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в органах местного самоуправления.
Объектом выпускной квалификационной работы является делопроизводство муниципальных органов власти администрации Болховского района.
Предметом исследования выступает особенности делопроизводства в муниципальных органах власти на примере органов местного Администрации Болховского района.
Цель изучение и анализ организации документационного обеспечение управления в муниципальных органах власти Администрации Болховского района.
Поставленная нами цель формирует следующие задачи:
1. Проанализировать понятия «документационное обеспечение управления» и «муниципальные органы власти».
2. Выявить особенности документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
3. Рассмотреть классификацию документов органов местного самоуправления.
4. Охарактеризовать организацию документооборота органов местного самоуправления.

Организация делопроизводства в муниципальных органах власти соответствует общим требованиям и стандартам делопроизводства. Делопроизводство, в общем, и конкретно в органах местного самоуправления не стоит на месте, а с каждым днем усовершенствуется, меняя стандарты и методы организации.
В дипломной работе нормативно-методическая база представлена в виде:
1. Законов: «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»; Конституция РФ; «О бухгалтерском учете».
2. Государственных стандартов: ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781- протоколы заседаний ОСТ 1782 - извещения о заседаниях; Единая государственная система делопроизводства: Основные положения; ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
3. Государственных инструкций, положений, правил: Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.; Основные правила работы архивов организаций; Основные правила работы государственных архивов СССР; Основные правила работы государственных архивов РФ; Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях; Примерная Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края; Устав, инструкция по делопроизводству и должностные инструкции Администрации Зудиловского сельсовета Первомайского района Алтайского края.

Система принципов, научных методов и различных, характеризующих отдельные этапы работы с документами, признаков (групп – при регистрации документов, категорий – при их исполнении) составляют научную основу современной организации документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти. Научная основа данной работы представлена в виде:
Методологической основой исследования является принцип историзма, который помогает проследить изменения в проведении работы с документами в прошлом, настоящем и зачатках будущего.
В методологии исследования дипломной работы был использован структурно-функциональный подход, позволивший изучить строение и функционирование документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти. Так же методом исследования данных по дипломной работе является типологический метод. В результате типологизации сформировались статистически устойчивые группы признаков, создающих модель организации делопроизводства в сфере муниципальной власти.
Эмпирическую базу составляет наблюдение и анализ организации делопроизводства в Администрации Болховского района. То есть в базу входят документы, издаваемые Администрацией Болховского района: организационные (устав, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству); распорядительные (постановления, распоряжения, решения); информационно-справочные (справки, акты, письма, телеграммы, телефонограммы и факсы).
Методы исследования: Обобщенный анализ, синтез, сравнительный метод, наблюдение.
Исследования:
1. Произведен комплексный анализ организации документационного обеспечения в муниципальных органах власти. Рассмотрены определения муниципальных органов власти и документационного обеспечения управления, а также раскрыта система организации документационного обеспечения управления в муниципальных органах власти.
2. Раскрыт характер и особенности делопроизводства в органах местного самоуправления. Описана классификация делопроизводства и характеристика организации документооборота в органах местного самоуправления.
3. Изучены теоретические и практические данные на примере Администрации Болховского района. Описана структура администрации сельсовета и охарактеризованы особенности организации документационного обеспечения Администрации Болховского района.
Дипломная работа состоит из введения, трех глав, шести параграфов, заключения, списка литературы и приложений. Общий объем работы составляет ………….. страниц машинописного текста.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ВЛАСТИ

1.1 Понятие муниципальных органов власти и документационного обеспечения управления
Органы муниципальной власти - это избираемые непосредственно населением и (или) образуемые представительным органом муниципального образования органы, наделенные собственными полномочиями по решению вопросов местного значения.
Муниципальные органы власти можно определить, как местное самоуправление.

Органы местного самоуправления - это органы самоуправляющихся территориальных сообществ, каковыми, по сути, являются муниципальные образования. Данные органы формируются непосредственно населением либо представителями населения (представительным органом) и несут ответственность за ненадлежащее осуществление своих полномочий, прежде всего перед жителями муниципального образования. Им принадлежит особое место в демократической системе управления обществом и государством, и оно определяется, прежде всего, тем, что наличие органов самоуправления, обеспечивает такую децентрализацию системы управления, которая делает эту систему наиболее пригодной к обеспечению интересов населения на местах с учетом исторических и иных местных традиций. С помощью органов местного самоуправления осуществляется организация власти на местах, обеспечивается самостоятельное решение гражданами вопросов местной жизни, организационное обособление управления местными делами в системе управления обществом и государством.

Органы местного самоуправления не являются составной частью государственного механизма управления. Они согласно Конституции РФ (ст. 12) не входят в систему органов государственной власти, поэтому представляют собой самостоятельную форму реализации народом своей власти. Вместе с тем, не являясь органами государственной власти, органы местного самоуправления осуществляют деятельность, которая носит властный характер, поскольку они выступают одной из форм реализации власти народа. Поэтому принимаемые ими в пределах своих полномочий решения обязательны на территории местного самоуправления для всех организаций, должностных лиц, граждан, общественных объединений. Наделение органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями осуществляется только федеральным законом и законами субъектов Федерации. Ими же определяются условия, а также порядок контроля государства за осуществлением органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий. Вместе с тем осуществление местного самоуправления органами государственной власти и государственными должностными лицами не допускается. Решения органов местного самоуправления могут быть отменены органами, их принявшими, либо признаны недействительными по решению суда.

В соответствии со ст. 131 Конституции РФ структура органов местного самоуправления определяется населением самостоятельно. Население может утвердить структуру органов местного самоуправления на местном референдуме. Решение о структуре органов местного самоуправления может быть принято представительным органом муниципального образования и закреплено в уставе муниципального образования. Федеральный закон от 28 августа 1995 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» предусматривал лишь один обязательный орган местного самоуправления, который должен быть в каждом муниципальном образовании: представительный орган местного самоуправления. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» по-новому решает вопрос о наличии в структуре органов местного самоуправления обязательных органов, уделяя значительно больше внимания правовому регулированию вопросов формирования и деятельности органов местного самоуправления, нежели Федеральный закон 1995 г.

Структуру органов местного самоуправления составляют представительный орган муниципального образования, глава муниципального образования, местная администрация, контрольный орган муниципального образования, иные органы местного самоуправления, предусмотренные уставом муниципального образования и обладающие собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. Порядок формирования, полномочия, срок полномочий, подотчетность, подконтрольность органов местного самоуправления, а также иные вопросы организации и деятельности указанных органов определяются уставом муниципального образования. Участие органов государственной власти и их должностных лиц и формировании органов местного самоуправления, назначении на должность и освобождении от должности должностных лиц местного самоуправления допускается только в случаях и порядке, установленных законом. Изменение структуры органов местного самоуправления осуществляется не иначе как путем внесения изменений в устав муниципального образования. Решение представительного органа муниципального образования об изменении структуры органов местного самоуправления вступает в силу не ранее чем по истечении срока полномочий представительного органа муниципального образования, принявшего указанное решение. Финансирование расходов на содержание органов местного самоуправления осуществляется исключительно за счет собственных доходов бюджетов соответствующих муниципальных образований.

Функции местного самоуправления обусловлены его природой, местом в системе народовластия, теми задачами и целями, к достижению которых направлена муниципальная деятельность. Под функциями местного самоуправления понимаются основные направления муниципальной деятельности. Функции местного самоуправления отличаются определенной устойчивостью и стабильностью, ибо в них проявляется постоянное, целенаправленное воздействие населения, органов местного самоуправления на муниципальные отношения в целях наиболее эффективного решения вопросов местного значения. В совокупности они показывают возможности и эффективность системы местного самоуправления, характеризуя социальное предназначение местного самоуправления (должное) и процесс его осуществления (сущее). С учетом роли местного самоуправления в организации и осуществлении власти народа, задач, решаемых в процессе муниципальной деятельности, и полномочий местного самоуправления можно выделить следующие основные его функции:

1. обеспечение участия населения в решении вопросов местного значения;

2. управление муниципальной собственностью, финансовыми средствами местного самоуправления;

3. обеспечение комплексного развития территории муниципального образования;

4. обеспечение удовлетворения потребностей населения в социально-культурных, коммунально-бытовых и других жизненно важных услугах;

5. охрана общественного порядка;

6. представительство и защита интересов и прав местного самоуправления, гарантированных Конституцией РФ и федеральными законами.

Согласно Конституции РФ местное самоуправление в Российской Федерации осуществляется в различных организационных формах (ст. 130). В своей совокупности эти формы образуют систему местного самоуправления в рамках соответствующих муниципальных образований, посредством которой обеспечивается решение вопросов местного значения, местной жизни. Единство системы местного самоуправления обусловлено тем, что она основывается на демократических принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, строится с учетом роли и функций местного самоуправления в обществе и государстве, а также исторических и иных местных традиций и определяется населением соответствующих муниципальных образований самостоятельно. Единство данной системы проявляется в разграничении предметов ведения и полномочий между различными формами ее осуществления, а также в том, что все ее организационные формы находятся в тесной взаимосвязи, взаимодействии и взаимозависимости. В рамках этой взаимосвязи и взаимозависимости одни формы являются производными от других или связаны между собой отношениями руководства, подотчетности и ответственности или подотчетности и подконтрольности. Федеральный закон устанавливает формы взаимодействия муниципального района с городскими и сельскими поселениями, которые входят в состав муниципального района; допускает возможность формирования представительного органа муниципального района из представителей соответствующих органов местного самоуправления поселений. Федеральный закон предусматривает развитие межмуниципального сотрудничества. Муниципальные образования могут формировать межмуниципальные объединения, учреждать хозяйственные общества и другие межмуниципальные организации. Понятие «система местного самоуправления» используется для характеристики публично-властной организации и форм деятельности населения, формируемых им органов по решению вопросов местного значения в муниципальном образовании.

Закон закрепляет несколько групп организационных форм, посредством которых осуществляется местное самоуправление в Российской Федерации.

К первой группе относятся формы непосредственного осуществления населением местного самоуправления.Непосредственная демократия в системе местного самоуправления осуществляется посредством различных форм прямого волеизъявления населения или его отдельных групп, проживающих в границах районов, городов, районов в городах, поселков, сельских поселений, в которых осуществляется местное самоуправление. Она играет особую роль в его реализации, которая определяется, прежде всего, тем, что посредством таких форм прямой демократии, как выборы, собрания населения, и ряда других обеспечиваются формирование и функционирование всех важнейших звеньев системы местного самоуправления – его органов. Имея это в виду, можно сказать, что в практике местного самоуправления формы непосредственной и представительной демократии переплетаются, дополняя друг друга. Кроме того, роль непосредственной демократии в осуществлении местного самоуправления определяется тем, что некоторые ее формы (местные референдумы, сходы граждан и другие) входят в систему местного самоуправления в качестве ее неотъемлемой части.

Вторую группу составляют органы и должностные лица местного самоуправления,на которые возлагается основная повседневная работа по осуществлению местного самоуправления на территории соответствующих муниципальных образований. Органы местного самоуправления выступают одной из основ демократической системы управления обществом, позволяющей демократизировать аппарат управления и решать местные вопросы с гораздо большей эффективностью по сравнению с централизованной системой управления; обеспечивать учет интересов малых сообществ при проведении государственной политики; оптимально сочетать интересы и права человека и интересы регионов и государства в целом.

В третью группу входят формы участия населения в местном самоуправлении,центральное место в которой занимает территориальное общественное самоуправление. Многочисленные, разнообразные формы участия населения в осуществлении местного самоуправления служат массовой опорой местного самоуправления, укрепляют его связи с населением. В их деятельности проявляется непосредственная гражданская инициатива населения, питаемая устойчивыми интересами различных общественных групп. Они трансформируют эти интересы и традиции в активное гражданское поведение, практическую работу.

Правовое регулирование местного самоуправления в России относится к предметам ведения субъектов Федерации. К совместному ведению Федерации и субъектов РФ относится лишь установление общих принципов системы местного самоуправления. В соответствии с этим Федерация вправе издавать законы об общих принципах местного самоуправления и делает это. Детально местное самоуправление регулируется законами субъектов РФ и уставами самих муниципальных образований. Правовое регулирование не ограничивается принципами. Правовая основа местного самоуправления – это совокупность различных нормативных правовых актов и отдельных правовых норм, регулирующих вопросы местного самоуправления. В состав правовой основы местного самоуправления в России входят, прежде всего, некоторые международно-правовые нормы, содержащиеся в актах международного права.Это общепризнанные принципы и нормы международного права, а также международные договоры, ратифицированные государством. В состав правовой основы местного самоуправления в России входят также положения, содержащиеся в других правовых актах. Это - Конституция РФ (ст. 12, гл. 8 и др.); основные законы (конституции, уставы) субъектов РФ; рамочные федеральные законы (об общих принципах организации местного самоуправления, 1995 г.); федеральные законы, издаваемые в развитие рамочных законов и регулирующие основы отдельных сторон местного управления на федеральном уровне (о финансовых основах местного самоуправления, 1997 г., об основах муниципальной службы, 1998 г. и др.); указы Президента РФ (например, об утверждении основных положений государственной политики в области развития местного самоуправления, 1999 г.); постановления Правительства РФ (например, о федеральном реестре муниципальных образований, 1998 г.); постановления Конституционного Суда РФ (Суд указывал, например, что субъекты Федерации не вправе подменять местные органы самоуправления путем создания местных органов государственной власти субъекта Федерации); законы субъектов Федерации о местном самоуправлении (такие законы или законы с подобным названием приняты во всех субъектах РФ); уставы муниципальных образований; некоторые другие правовые акты конкретного муниципального образования. В состав правовой основы местного самоуправления могут входить положения федеральных правовых актов и актов субъектов РФ, которые в целом относятся к другим областям регулирования, но включают те или иные нормы, затрагивающие вопросы местного самоуправления (например, законы об образовании, о библиотечном деле, о порядке приватизации государственного и муниципального имущества, о недрах и другие). Особое место среди источников муниципального права занимают уставы муниципальных образованийи Европейская хартия местного самоуправления 1985 г. Устав - это учредительный документ муниципального образования, имеющий для данного образования всеобъемлющий характер, являющийся основой муниципального нормотворчества и характеризующийся особым (усложненным) порядком принятия и изменения.

Устав является основным актом, регулирующим вопросы местного управления в рамках отдельно взятого муниципального образования. Он принимается либо представительным органом, либо на местном референдуме. В соответствии с законами субъектов РФ в уставе муниципального образования должны быть отражены: границы и состав территории; вопросы местного значения, относящиеся к ведению муниципального образования; порядок участия местного населения в решении этих вопросов; структура и порядок формирования органов местного самоуправления и его должностных лиц; наименования выборных органов и должностных лиц; срок их полномочий; виды, порядок принятия и вступления в силу нормативно-правовых актов органов местного самоуправления; гарантии прав, основания и виды ответственности органов и должностных лиц (отзыв, выражение недоверия, досрочное прекращение полномочий и другое); вопросы муниципальной службы; порядок владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью; особенности организации местного самоуправления в районах с компактным проживанием этнических групп, казачества, с учетом исторических и иных традиций. Уставы муниципальных образований подлежат государственной регистрации. Кроме уставов в состав правовой основы конкретного муниципального образования входят нормативные правовые акты, принимаемые органами и должностными лицами местного самоуправления. К их числу могут относиться регламентыработы местных представительных органов, решенияпредставительных органов местного самоуправления (например, об установлении местных налогов и сборов), положенияо территориальном общественном самоуправлении внутри муниципальных образований. При регулировании полномочий органов муниципальных образований используется принцип субсидиарности.В применении к разграничению предметов ведения государства (РФ) и государственных образований (субъектов РФ), с одной стороны, и муниципальных образований - с другой, он означает: вопросы, которые можно решать на низшем уровне, не следует передавать на верхний уровень; муниципальным органам передаются задачи, с которыми не могут справиться объединения граждан путем использования самоорганизации, других форм непосредственной демократии.

Понятие полномочий местного самоуправления характеризует его возможности и ответственность в каждой из сфер предметов ведения. В своей совокупности предметы ведения и полномочия образуют компетенцию местного самоуправления.

Субъектами, носителями полномочий выступают органы местного самоуправления, их должностные лица и определенная категория граждан – избиратели. Каждый из этих трех элементов имеет свою компетенцию (например, представительный орган – в сфере бюджета, глава муниципального образования – в области управления, граждане – определяя состав избранных или досрочно отзывая их), но при их объединении с учетом предметов ведения возникает новое качество, не свойственное ни одному из элементов в отдельности, компетенция муниципального образования. Перечень предметов ведения, приведенный выше, свидетельствует, что местное самоуправление обладает значительной компетенцией в различных областях. Предмет ведения и полномочие сливаются в конкретное мероприятие, составляя в данном мероприятии компетенцию местного самоуправления и более конкретную компетенцию органа (например, главы администрации муниципального образования), осуществляющего поставленную задачу. Общие положения о предметах ведения муниципального образования получают свою конкретизацию в полномочиях, составляя вместе с первыми компетенцию муниципального образования, получающую свое развитие в полномочиях его органов и должностных лиц.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов. Поэтому делопроизводство также называют документационным обеспечением управления. От организации делопроизводства зависят эффективность управления, экономичность, оперативность, культура труда работников управления. Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства. Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.

Все операции с документами регулируется нормативно-методической базой делопроизводства. Она регулирует:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структуру);
- внедрение новых информационных технологий;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
- законами РФ;
- государственными и отраслевыми стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
- инструкциями по делопроизводству конкретной организации.

Документационное обеспечение управления выполняет ряд следующих функций.

Установление форм и реквизитов документов. Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определяет ГОСТ Р6.30-2003 Требования к оформлению документов, в котором излагаются правила оформления каждого реквизита документа. Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит,раскроем его содержание. В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа». Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа. Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляромдокумента. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром.Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы. В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной).

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Гражданский кодекс Российской Федерации, определяющий правовые основы деятельности юридических лиц и ее документирование. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления), недостатки законодательства.

курсовая работа , добавлен 12.02.2014

Понятие, принципы и функции системы местного самоуправления в России. Нормативно-правовые акты местного самоуправления как предмет правоохраны. Нормативно-правовые акты федерального уровня, субъектов российской федерации, и систем местного самоуправления.

курсовая работа , добавлен 12.11.2008

Понятие и развитие правовой основы местного самоуправления. Конституция РФ, федерельные законы, правовые акты органов государственной власти в системе нормативно-правовых актов о местном самоуправлении. Основные принципы местного самоуправления РФ.

реферат , добавлен 02.06.2008

Понятие и сущность местного самоуправления. Нормативно-правовые основы местного самоуправления. Основные документы, регулирующие юрисдикцию общин. Особенности самоуправления в сельской местности. Органы местного самоуправления сельского поселения.

курсовая работа , добавлен 24.12.2011

Положение местного самоуправления в государственном устройстве страны и политической системе общества, его нормативно-правовая база. Законодательная основа местного самоуправления в МО ГО "Город Южно-Сахалинск". Пути решения проблемы местного бюджета.

курсовая работа , добавлен 13.03.2009

Правильная организация документационного обеспечения управления в государственных органах. Процесс управления в органах внутренних дел (ОВД). Основные элементы, содержание, виды и задачи делопроизводства в ОВД, его нормативно-правовое регулирование.

курсовая работа , добавлен 27.11.2011

Официальное и публичное признание местного самоуправления как института народовластия. Предметы ведения местного самоуправления, вопросы местного значения, государственные полномочия. Проблемы, связанные с осуществлением функций местного самоуправления.

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА

ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФеДРА ГуМаНИТАРНЫХ ДИСЦИПЛИН
Контрольная работа

По дисциплине: «Документирование управленческой деятельностью»

На тему «Организация делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления»
Выполнил: студент группы 303

Паньшина Е.Ю.

Проверил:
Кемерово, 2010

Введение……………………………………………………………………..….3

1. Документооборот как основа деятельности органа власти…………...….5

3. Выбор подхода к автоматизации документооборота………………………10

4. Системы, организующие электронный документооборот…………….…..12

5. Документооборот официальных документов…………………………..…..14

6. Автоматизация обмена документами между органами власти………...…18

7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня………………………...20

8. Решение для местного органа самоуправления…………………………....21

Заключение…………………………………………………………………...…23

Список использованной литературы…………………………………………..25
Введение.

Работе инженеров, конструкторов, руководителей производства

Много времени отводится изучению, анализу и составлению различной

Докуметации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при

Разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны,

Ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

Согласно цели контрольной в работе поставлены следующие задачи:

Определить понятие документооборота;

Выявить системы ЭДД для органов власти разного уровня;

Рассмотреть автоматизацию обмена документами между органами власти.
1. Документооборот как основа деятельности органа власти.

Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477.1 На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству. Действие этих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно, термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов. Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.
2. Российская модель делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества: 2

Контроль за документом, начиная с момента его поступления;

Централизация контрольных функций;

Единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях, независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.
3. Выбор подхода к автоматизации документооборота.

Необходимость автоматизации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления является сегодня очевидной для всех.

Делопроизводство с использованием бумажных журналов и картотек несовместимо с требованиями повышения эффективности работы государственных служащих в силу нескольких причин.

Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.

Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.

Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

Однако кардинальные, революционные подходы к документообороту органов государственной власти и местного самоуправления весьма опасны. Это может привести не только к срыву сроков внедрения, но и к серьезным проблемам в управлении.

Компания Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных программно-методологических решения в области организации документооборота органов государственной власти и местного самоуправления: 3

Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота;

Электронный документооборот и делопроизводство.

Подобный поэтапный подход позволит плавно повысить эффективность работы органа власти, исключив возможность дезорганизации его деятельности. Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является в кратчайшей перспективе основным подходом к автоматизации документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления.

Обрабатываемые органом власти документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Подобный симбиоз является следствием того, что современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Также важнейшим доводом в пользу сохранения бумажных носителей документов является непревзойденное удобство работы с ними. Правила и привычки изменяются значительно медленнее возможностей современных информационных технологий.

В органах государственной власти и местного самоуправления, видимо, еще долго при обработке документов в электронном виде будут сохраняться операции, требующие создания их бумажных копий. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Кроме того, пока обмен официальными документами между органами власти и передача их в государственные архивы также происходит в бумажной форме.

Электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) является технологическим ответом на современные требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности российских органов государственной власти и местного самоуправления. В пользу ЭДД говорят и опыт его внедрения в западных органах государственной власти, и примеры эксплуатации в крупных, прогрессивных российских коммерческих структурах.
4. Системы, организующие электронный документооборот.

Как уже говорилось выше, электронный документооборот – это совокупность новых технологий работы с документами. Применяемые технологии позволяют организовать «бесшовное» взаимодействие систем, обеспечивающих различные операции обработки документов. В первую очередь к таким технологиям можно отнести: 4

Технологии распознавания текстов, трансформирующие бумажные входящие документы в полностью электронную форму представления;

Электронный аналог собственноручной подписи;

Средства передачи данных;

Средства хранения электронной информации.

Перечисленные технологии позволяют подсистемам, выполняющим различные функции, органично дополнять друг друга. Подобное взаимодействие позволяет резко повысить эффективность труда госслужащих при работе с документами.

Электронный документооборот позволяет создать в органе власти единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы. Интеграция осуществляется без потери качества работы с документами, с сохранением традиций российского делопроизводства. Основа подобной интеграции – надежное хранилище документов и взаимодействующие с ним системы документооборота. Все обрабатываемые документы хранятся в едином хранилище, что позволяет обеспечить оптимальный поиск и выборку информации при подготовке материалов. На текущий момент в большинстве органов власти и местного самоуправления многие операции уже выполняются с применением средств вычислительной техники. Задача автоматизирующей системы – организовать эффективную коллективную работу над текстами документов и предоставить каждому госслужащему насыщенное информационное пространство для обеспечения деятельности.
5. Документооборот официальных документов.

Основной целью при разработке технологий электронного документооборота являлось достижение максимальной преемственности правил и приемов бумажного документооборота и журнально-картотечного делопроизводства, что позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных технологий к современным.

Системой делопроизводства обрабатываются документы, хранимые в едином хранилище документов органа власти. Это позволяет включить документы, обрабатываемые официальным документооборотом, в единое информационное пространство органа власти.

Технологию электронного документооборота поддерживают следующие функциональные возможности системы: 5

Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте или через интернет-портал входящих документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;

Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;

Прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа в виде файла (файлов) любого формата;

Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

Предоставление каждому должностному лицу – участнику делопроизводственного процесса – своего личного виртуального кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;

Обеспечение процесса согласования (визирования) проектов документов;

Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск;

Отправка по электронной почте или публикация на интернет-портале органа власти электронных исходящих документов (с использованием любой электронной почты, поддерживающей MAPI), защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

Формирование и оформление дел, т.е. группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

Архивное хранение электронных документов, дел органа власти.

Основной единицей учета в системе является РК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске.

При этом основной набор реквизитов РК может быть расширен произвольным набором дополнительных реквизитов, определяемым для каждой группы документов. По дополнительным реквизитам РК можно наравне с основными реквизитами производить поиск и отбор данных при формировании отчетов. При получении электронного входящего документа его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами ЭДД документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой. Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета оптического распознавания текста, а по получении его электронного образа – возврат в систему делопроизводства с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

При необходимости перевода относительно большого объема бумажных документов, предназначенных для исполнения и хранения в электронном виде, предлагается использование опции «Потоковая регистрация». В этом случае после занесения регистрационных данных о документе в РК пользователь автоматизированного рабочего места (АРМ) поточной регистрации осуществляет печать на первом листе штрих-кода, который соответствует внутреннему системному номеру, присваиваемому системой регистрируемому документу. После этого документы в произвольном порядке от различных АРМов поточной регистрации поступают на АРМ сканирования, оборудованный быстродействующим сканером. Отсканированные электронные образы документов поступают в базу данных и благодаря технологии выделения штрих-кода прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее – исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке Поступившие), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке На исполнении), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке На контроле).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью веб-доступа к документальной базе данных систем.
Файлы с текстами (образами) исходящих и внутренних документов по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть защищен ЭЦП, зашифрован и передан адресату.

Таким образом, в совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается корпоративный электронный документооборот. Исполненные документы формируются в дела и передаются на архивное хранение.
6. Автоматизация обмена документами между органами власти.

В настоящее время во многих государственных органах власти уже используются унаследованные автоматизированные системы управления документами. Они построены на различной программно-технической базе. Часть из них, поставляемая партнерами Microsoft (в том числе описанная выше система «Дело» компании «Электронные офисные системы»), реализована на базе современных технологий. Также еще эксплуатируется значительное количество систем предыдущих поколений на базе MS DOS и других платформах. Унификация систем во всех государственных органах в обозримые сроки невозможна как из политических (права субъектов Федерации и органов местного самоуправления), так и практических соображений. Внедрение, а, особенно, замена эксплуатируемых систем – достаточно долгий, тяжелый и дорогостоящий процесс.

В этой ситуации естественным решением является разработка такого средства межведомственного обмена документами, которое могло бы быть легко адаптируемо к различным форматам входящих/исходящих сообщений и допускало бы подключение различных систем.

Обмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы должны быть снабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных случаях – закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа.

У каждой организации имеется много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, и у всех могут быть различные форматы сообщений и даже сети. Нагружать системы отдельных организаций функцией постоянной поддержки служебной информации, необходимой для организации обмена, нецелесообразно. Обмен документами логично строить не по принципу «каждый с каждым», а по принципу «звезды» – на базе Центров обмена документами (ЦОД).
ЦОД могут выполнять следующий набор функций: 6

Преобразование и согласование форматов входящих-исходящих документов;

Поддержка адресных баз и вычисление маршрутов доставки документов;

Гарантированная доставка документов;

Дополнительное архивирование документов;

Поддержка и синхронизация справочников.

Центры обмена сообщениями могут также принимать на себя роль удостоверяющих центров, поддерживающих инфраструктуру закрытых и открытых ключей, процедуры аутентификации для организаций – участников обмена.

Для интеграции с ЦОД унаследованные корпоративные системы при необходимости могут дополняться специальными интерфейсными модулями, обеспечивающими предварительное преобразование форматов и процедуры обмена с ЦОД.

.
7. Системы ЭДД для органов власти разного уровня.

Решение для муниципальных и других органов власти, имеющих небольшой объем документооборота К этой категории можно условно отнести муниципальные структуры управления с небольшим объемом документооборота, не имеющие достаточной технической базы для внедрения полноценной системы ЭДД. Для них может быть рекомендовано однопользовательское решение, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящей организацией – непосредственно или через ЦОД. Пользователем такого решения обычно выступает сотрудник, ответственный за делопроизводство организации. Работа при этом осуществляется с бумажными документами, но в системе ведется регистрация входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. При большом количестве сотрудников также может вестись учет движения бумажных оригиналов. Документы, полученные в электронном виде из вышестоящей организации, сразу регистрируются, распечатываются и начинают исполняться до прихода бумажных оригиналов. Вышестоящая организация автоматически получает уведомление о том, что документ зарегистрирован. Такое решение позволяет: 7

Ускорить обмен входящими/исходящими документами с вышестоящей организацией;

Уменьшить количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно.

8. Решение для местного органа самоуправления.

К этой категории можно условно отнести муниципальные структуры управления, имеющие средний объем документооборота от 3000 до 10000 документов в год, канцелярию или секретариат как структурно отделенное подразделение и осуществляющие работу не только с документами от организаций, но и письмами и обращениями граждан и предприятий. Такие организации обычно имеют достаточный парк персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. Для них может быть рекомендовано многопользовательское решение с количеством рабочих мест от 5 до 20, снабженное средствами защищенного обмена электронными документами с вышестоящими и нижестоящими организациями (непосредственно или через ЦОД), связью с порталом для информирования и приема заявок граждан и организаций и возможностью удаленного интернет-доступа к данным системы ЭДД. Система должна обеспечивать регистрацию входящих/исходящих документов, учет резолюций по документам, документов, списанных в дело и находящихся на архивном хранении. Должен также вестись учет движения бумажных оригиналов.

Пользователями такого решения обычно выступают не только делопроизводственный персонал, но и ряд сотрудников функциональных подразделений. Поскольку большинство сотрудников таких организаций имеет персональные компьютеры, в рамках такого решения уже может быть организована работа с частью документов в основном или исключительно в электронном виде. Входящие бумажные документы могут оцифровываться, и вся дальнейшая работа с ними уже может вестись в электронном виде. В электронном виде может также быть организован процесс исполнения документов (наложение и исполнение резолюций).

Если организация имеет постоянно доступный канал в интернете, может быть организован удаленный доступ к системе ЭДД через веб-интерфейс, позволяющий контролировать ход работ как должностным лицам, находящимся в отъезде, так и вышестоящим организациям.

Такое решение позволяет: 8

Ускорить обмен документами с вышестоящими и нижестоящими организациями;

Уменьшить нагрузку на делопроизводственный персонал за счет передачи части функций в подразделения;

Повысить эффективность контроля за исполнением документов;

Организовать эффективную систему хранения взаимосвязанных документов;

Уменьшить время на поиск нужных документов;

Уменьшить количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно;

Ускорить и сделать более эффективной работу сотрудников по исполнению документов;

Снизить издержки на работу с обращениями граждан и организаций, подаваемыми в электронной форме (через портал);

Обеспечить контроль за исполнением важных документов со стороны вышестоящих организаций.

Для разработки и поддержки портала, а также организации удаленного интернет-доступа к данным системы ЭДД может быть использован набор интернет-технологий компании Microsoft (Internet Information Services, технология ASP, Microsoft Index Server) и предоставляемое системой «Дело-Предприятие» API для публикации документов непосредственно из базы.
Заключение.

Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти или местного самоуправления, как системы документационного обеспечения управления, является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления.

В настоящее время активно идет процесс внедрения компьютерной техники и сетей в государственных учреждениях, причем во многих достигнутый на сегодняшний день уровень достаточен для внедрения современных технологий работы с документами. Но кроме компьютеров и сетей, для этого требуется набор современных программных решений.

В Российской Федерации в полной мере осознается важность этого направления, что нашло отражение в Федеральной целевой программе «Электронная Россия» в целом и в ряде ее конкретных мероприятий.

Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делороиз-одство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Дело-производство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений. Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:

Сбор и обработку документной информации; подготовку решения;

Принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей;

Исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении;

Передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно- распорядительных документов, создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. листов и продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой

Управленческой единицы.

Список использованной литературы:

1. М. И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. [Текст] / Басаков М.И. Изд-во: Маркетинг, 2002. – 336с.

2. Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. [Текст] / В. В. Бородина. Изд-во: РАГС, 2008. – 376с.

3. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие [Текст] / М. В. Кирсанова. -Издательство: Инфра-М:, 2004. – 256с.- (Высшее образование)

4. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. [Текст] / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2008. – 576с.

5. Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности. [Текст] / В.А. Спивак.- Изд-во: Питер, 2008. – 256с.

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991