Журнал регистрации приказов командировок образец год. Журнал регистрации командировок образец бланк

Из командирующей организации, оформляется по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Работодатели ведут учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему.

Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы регистрации командированных сотрудников:

журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).

Для организации учета командированных работников руководитель организации (или уполномоченное им лицо) назначает работника, ответственного за ведение журналов выбытия и прибытия. Кроме того, работодатель обеспечивает хранение журналов выбытия и прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

Вид основного раздела журнала

Несмотря на то что в контексте ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ст. 313 НК РФ журналы выбытия и прибытия не являются первичными учетными документами для целей бухгалтерского и налогового учета, в случае возникновения налоговых споров они могут быть использованы (по запросу налоговых органов) в качестве косвенных доказательств при признании в налоговом учете организациями-исполнителями, подрядчиками и другими компаниями расходов по договорам возмездного оказания услуг, договорам подряда и прочим договорам, как в целом по сумме расходов, так и в части расходов на служебные командировки.

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (изменения внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).

Служебное задание и командировочное удостоверение перестали быть документами, обязательными для применения. Работники направляются в командировки на основании решения (а не распоряжения как было ранее) работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней: авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н) признаны утратившими силу (

Расскажем, как заполнить и вести книгу учета командировок сотрудников предприятия. Научим оформлять такой журнал в электронном виде.

Скачайте документы по теме:

Для чего вести журнал регистрации командировочных удостоверений

С 2015 года обязанность оформлять командировочные удостоверения и служебные задания отменили. Теперь служебную поездку сотрудника по заданию работодателя подтверждает только приказ о направлении в командировку.

Образец приказа о направлении сотрудника в командировку

Многие работодатели до сих пор используют при оформлении служебных поездок наряду с приказом и второй документ - командировочное удостоверение. С ним легче контролировать начало и завершение командировки, факт того, что работник выполнил поручение. Наличие командировочного удостоверения облегчает и самому работнику передвижение по территории предприятия, куда его направили со служебным заданием.

Независимо от того, выдает организация сотрудникам командировочные удостоверения или нет, служебную поездку надо зафиксировать. Для этого на предприятии ведут специальный журнал учета работников, которые выбывают в командировку, или журнал регистрации командировочных удостоверений.

Удобнее объединить всю информацию о командировках в одном журнале. Тогда не придется поднимать все приказы, чтобы получить нужную информацию о деталях командировки. Работодатель, в соответствии с действующим законодательством, может сам решать, использовать ли в делопроизводстве организации такой журнал.

Вести журнал учета регистрации командировочных удостоверений, как правило, поручают сотруднику, в функционал которого входит оформление документов на служебные поездки, - кадровику или секретарю. Ответственного назначают приказом руководителя. Главное, чтобы эта обязанность была прописала в должностной инструкции исполнителя.

Форма журнала регистрации командировочных удостоверений

До 2015 года компании использовали форму журнала учета командировок, утвержденную приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 №739н. Сейчас приказ отменен, но многие организации до сих пор используют эту форму.

Журнал регистрации командировочных удостоверений, образец, который вы используете в делопроизводстве в вашей компании, нужно утвердить локальным актом или, например, инструкцией по делопроизводству. Разрабатывая собственную форму учета такой книги, продумайте, какие сведения нужно в нее внести, чтобы информацию о служебных поездках была максимально полной.

Журнал удобнее вести в табличной форме. Внутри предусмотреть такие графы:

номер и дата приказа о направлении сотрудника в командировку;
основание для направления в командировку (реквизиты служебной записки, номер и дата договора);
номер и дата командировочного удостоверения;
ФИО сотрудника, который едет в командировку;
должность командируемого и структурное подразделение, в котором он числится;
населенный пункт и наименование организации, куда направляют сотрудника;
продолжительность командировки - дата начала и завершения;
цель служебной поездки.

Образец журнала учета командировочных удостоверений

Журнал учета командировок удобно вести в электронном виде. Для этого подойдет, например, Excel.

Пример электронного журнала учета командировок

Как оформить журнал регистрации командировочных удостоверений в бумажном виде

Если журнал регистрации командировочных удостоверений в организации решили вести на бумаге, оформить документ нужно по стандартным правилам. Пронумеруйте и прошнуруйте все его страницы, опломбируйте его бумажной пломбой с надписью: «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ страниц». Поставьте подпись с указанием должности и дату.

Журнал должен иметь титульный лист или же соответствующий заголовок на обложке. В заголовке или титульном листе укажите наименование компании и название журнала, а также год, в течение которого он будет вестись. Такие журналы ведутся в течение одного года и, по его завершении, передаются на хранение в архив организации.

В больших компаниях, сотрудники которых часто отправляются в командировки, целесообразно снабдить журнал твердым переплетом, обеспечив его целостность в течение всего срока использования.

Как и сколько хранить журнал регистрации командировочных удостоверений

Текущее хранение журнала осуществляет ответственный исполнитель. Специальных условий хранения для этого вида документов не предусмотрено, но все же лучше хранить журнал в закрываемом на ключ шкафу, ограничив доступ к нему посторонним лицам.

В соответствии с действующим сегодня Перечнем типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения , утвержденным приказом № 558 Министерства культуры РФ, хранить журнал учета командировок нужно 3 года.

По истечении срока хранения, журналы утилизируют в установленном порядке. Утилизацию компания организовать своими силами, например, сжечь документ, использовать резак. Можно заключить договор со специализированной организацией, которая занимается уничтожением документов.

Журнал регистрации командировок – это документ, в котором фиксируется информация о работниках организации, направляющихся в служебные поездки. Указывается дата отбытия и прибытия, наименование предприятия-принимающей стороны, прописываются основные задачи и т.д. Это не обязательный документ: компании могут использовать его на свое усмотрение.

Поездки работников организации в другие населенные пункты для выполнения задач предприятия, согласно ст. 166 ТК , называются командировками. Ст. 167 ТК гарантирует оплату труда в эти периоды. Помимо этого, компания оплачивает траты, связанные с поездкой:

стоимость проезда до пункта назначения;
траты на проживание (аренду жилья или гостиницы);
суточные начисления;
другие необходимые затраты в служебных целях, подтвержденные соответствующими документами.

В журнале местных командировок указывается:

подтверждение пребывания сотрудников вне рабочего места в связи с отправкой в командировку;
описание поставленных целей и их выполнение;
получение сведений о частоте деловых контактов и т.д.

Ранее ведение учета регулировалось положениями приказа Министерства здравоохранения и социального развития № 739н. Однако 17 сентября 2015 года обязательность их заполнения была отменена. Несмотря на это, некоторые предприятия продолжают использовать их в своей деятельности для удобства учета.

Правила ведения журнала учета командировок

Для ведения журналов существуют правила, установленные приказом Министерства здравоохранения №739н . Он определяет минимальный срок хранения отчетов в архиве документации предприятия в 5 лет.

Руководитель назначает ответственного за ведение своим приказом. В большинстве случаев это обязательство возлагается на сотрудников кадровой службы.

Особых требований по использованию унифицированных форм не существует. Организации могут использовать как типовой бланк, регламентированный Трудовым кодексом, так и самостоятельно разработанный, утвержденный локальными актами предприятия.

Документ состоит из двух частей: сведения об отбытии и о прибытии. В него вносятся сведения обо всех служебных отправлениях в другие города продолжительностью более одного дня в таком виде:

порядковый номер записи;
дата издания и номер командировочного удостоверения;
сведения о принимающей стороне.

Дополнительно могут указываться:

должность командированного;
дата издания и номер приказа о направлении работника в служебную командировку;
дата прибытия и отбытия, срок пребывания;
краткое описание задания.

В части сведений о прибытии указывается следующая информация:

порядковый номер вносимой записи;
Ф. И. О. и должность работника, выбывающего в командировку;
полное наименование предприятий (отправляющей и принимающей стороны);
дата прибытия работника по месту назначения.

ВАЖНО! Если работодатель отменил командировку, эта информация тоже регистрируется в журнале с указанием реквизитов соответствующего приказа.

Образец журнала учета

Ответственность работодателя за отсутствие журнала

Когда оформление журнала регистрации командировок было обязанностью всех организаций, его отсутствие классифицировалось как нарушение норм Кодекса об административных правонарушениях . В отношении работодателя назначались следующие меры ответственности:

для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – штраф в размере 1-5 тыс. руб.;
для юридических лиц – штраф 30-50 тыс. руб. или приостановление работы предприятия на срок до трех месяцев.

При повторных нарушениях ответственный за ведение журнала по решению суда мог быть отстранен от должности на период до 3 лет.

С 2015 года вести журнал учета необязательно, соответственно, все меры ответственности за его отсутствие упразднены.

Положение о командировках: образец

Статьи по теме

Положение о командировках - насущный документ для компаний, которые хотят оптимизировать размер суточных, предоставляемых работникам при направлении в служебные поездки.

Из статьи вы узнаете:

Командировка в ТК РФ

Понятие командировки в действующем трудовом законодательство зафиксировано в ст.166 ТК РФ. Согласно этому документу, командировкой признается служебная поездка сотрудника для выполнения конкретных трудовых задач вне постоянного места осуществления его трудовой деятельности. При этом вопросам урегулирования порядка направления сотрудников в командировки и предоставления им гарантий и компенсаций , связанных с отъездом, посвящена глава 24 ТК РФ. Вместе с тем, работодателю следует учитывать, что отдельные категории работников не могут быть отправлены в командировку даже в случае их согласия. Кто относится к этим группам работников, читайте в нашем материале .

Обратите внимание! Командировку нельзя путать с работой вахтовым методом и работой разъездного характера. Такие виды работ в соответствии с действующим ТК не признаются служебной командировкой.

Скачайте документы по теме:

Направление работника в командировку

В случае, если география деятельности компании распространяется за пределы региона ее местонахождения, достаточно часто ей приходится направлять своих сотрудников в командировки с тем, чтобы они могли на месте урегулировать различные моменты взаимодействия с контрагентами. И если раньше эта процедура требовала достаточно сложного документального оформления, то в 2019 году направление работника в командировку значительно упростилось.

Так, в настоящее время компании уже не обязаны оформлять для работника специальные документы, которые ранее непременно должны были составляться. Например, речь идет о так называемом служебном задании, которое представляет собой документ, фиксирующий перечень вопросов, которые должен решить сотрудник в месте командировки, а также командировочном удостоверении .

Подробнее о положении о командировках читайте здесь:

Таким образом, сегодня коммерческим компаниям предоставлена достаточно высокая степень свободы в отношении определения подходящего для них порядка оформления служебных поездок работников. Прочитайте нашу статью , чтобы узнать, какие еще документы сегодня не обязательны для оформления командировки.

Положение о командировках

Тем не менее, в большинстве случаев работодатели не меньше, чем прежде, заинтересованы в возможности понимания и учета самой процедуры и результатов командировки сотрудников. Поэтому во многих компаниях руководители стремятся к урегулированию этого вопроса. Отличным решением в этой ситуации может стать разработка собственного положения о служебных командировках: в 2019 году оно представляет собой локальный нормативный документ, в котором фиксируются ключевые условия и требования к порядку направления работников в служебные поездки и оформления таких командировок.

Обратите внимание! Если положение о командировках было разработано до вступления в силу новых правил оформления служебных поездок, его можно отредактировать. Прочитайте наш материал , чтобы узнать, какие именно изменения в него потребуется внести.

Поскольку на сегодняшний день компаниям предоставлена возможность составлять этот документ в произвольном виде, в него можно включить те разделы, которые отвечают потребностям организации.

Но в обязательном порядке в указанный документ надо включить раздел, который будет устанавливать порядок и размеры возмещения связанных с командировкой расходов (ч.4 ст.168 ТК РФ).

Основные разделы положения о командировках

Положение о командировках в 2019 году по образцу, принятому в организации, должно содержать ответы на все ключевые вопросы, возникающие в связи с необходимостью направления сотрудников в служебные поездки. В частности, к таким вопросам, как правило, относят порядок выполнения таких поездок и их оформления, а также регламент финансирования командировок и некоторые другие вопросы. Ознакомьтесь с нашим материалом , чтобы быть в курсе рекомендаций по этому поводу, которые дают опытные кадровики.

Несмотря на то, что в действующем законодательстве отсутствует не только строгая форма положения о командировках образца 2019 года, но и исчерпывающий перечень требований к этому документу, постепенно в сложившейся практике применения положения о командировках выработался образец – 2019 (скачать бесплатно этот документ вы можете на нашем сайте).

Документ включает в себя следующие ключевые блоки:

общие условия выполнения служебных командировок ;
порядок направления работников в служебные поездки;
сроки осуществления командировок и режим выполнения поездок;
правила документального оформления данного вида работ;
основные права и обязанности сотрудника, направленного в командировку;
порядок оплаты расходов, связанных с направлением в командировку;
оплата труда сотрудника, направленного в служебную поездку, и предоставление ему специальных гарантий и компенсаций в связи с выполнением данного вида деятельности;
правила предоставления отчетности по результатам поездки;
прочие положения.

Каждый из разделов этого документа должен максимально полно освещать соответствующий вопрос с тем, чтобы при ознакомлении с ним у работников не возникало недопонимания относительно правил, принятых в организации.

Вместе с тем, при составлении положения о командировках по образцу 2019 года необходимо строго следить за тем, чтобы его содержание не вступало в противоречие с главой 24 ТК РФ. О том, каким именно разделам этой главы следует уделить особое внимание, читайте в нашей статье .

Разделы положения, посвященные оплате командировочных расходов

Каждое положение о командировках в 2019 году содержит раздел, посвященный порядку оплаты командировочных расходов. Этот вопрос, безусловно, является одним из важнейших в данной теме, поскольку, с одной стороны, работник не заинтересован в том, чтобы самостоятельно оплачивать расходы, связанные с решением задач работодателя, а с другой стороны, работодатель по понятным причинам стремится минимизировать свои траты, связанные со служебной поездкой сотрудника.

На помощь в урегулировании этого вопроса приходят положения ст. 168 ТК РФ. В ней четко указывается перечень расходов, которые работодатель обязан возместить сотруднику, направленному для решения рабочих задач в место, отличное от постоянного места его работы.

В частности, к ним относятся:

Стоит принять во внимание также тот факт, что в России на сегодняшний день действуют лимиты предоставления суточных, не облагаемые НДФЛ. О том, каковы пределы погашения этих расходов, читайте в нашем материале .

Разработка и утверждение положения о командировках в 2019 году

Положение о командировках в 2019 году, как правило, разрабатывается работниками кадровой службы, административного отдела или бухгалтерии. При этом последний вариант зачастую представляется работодателям предпочтительным, поскольку именно это подразделение в конечном итоге осуществляет подсчет расходов компании на служебные поездки и размер оплаты труда работников в них.

Если же положение о командировках разрабатывается иным отделом, блоки, касающиеся финансовой стороны направления в командировки следует согласовать с бухгалтерией.

Приказ об утверждении положения о командировках

Утверждение положения о командировках в 2019 году осуществляется специальным приказом организации, который оформляется в соответствии с принципами кадрового делопроизводства в компании. Как правило, помимо собственно формулировки «утвердить прилагаемое положение о командировках», в нем указывается исчерпывающий перечень лиц, которые должны быть ознакомлены с содержанием данного приказа и всеми приложениями к нему, а также сотрудник или сотрудники, ответственные за выполнение этого задания.

Обратите внимание! Помимо собственно положения о командировках, приложениями к данному приказу могут быть формы отчетности, предоставляемые работниками, направленными в служебные поездки.

В некоторых случаях в ранее утвержденное положение о командировках требуется внести изменения. Это может быть связано с обновлением порядка оплаты работы в командировках, увеличением размера суточных или иными причинами. Ознакомьтесь с нашим материалом , чтобы понять, как корректно внести требуемые изменения в этот документ.

Таким образом, положение о командировках по образцу 2019 года предполагает разработку весьма обширного документа, который потребует немало усилий от уполномоченных сотрудников. Вместе с тем, нельзя не признать, что эти усилия действительно необходимы компаниям, часто направляющим работников в служебные поездки: наличие тщательно проработанного документа снимает множество вопросов у работников и служит средством урегулирования большинства спорных ситуаций.

Однако даже в самом продуманном документе невозможно предусмотреть все нюансы: прочитайте нашу статью , чтобы понять, как будут решаться вопросы о командировках, не указанные в действующем в организации положении.

Журнал командировок образец 2019

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки - это документ, который ведет работодатель или назначенный им сотрудник (по распоряжению руководителя) на предприятии для фиксирования информации о сотрудниках, отправляющихся в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о времени прибытия и убытия.

В этом акте отражается следующая информация:

порядковое число;
ФИО командированного сотрудника;
дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
локализация командировки (место и пункт назначения);
дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
примечание.

С учетом ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», а также налогового законодательства данные документы не принимаются в качестве первичных учетных актов для осуществления бухгалтерского и налогового учета.

Но при появлении разногласий в налоговых делах они применяются в роли подтверждающих материалов при принятии в налоговом учете контрагентами затрат по соглашению возмездного оказания услуг, выполнения работ и иным документам.

Журналы также применяются для следующих целей:

подтверждение факта нахождения работника в командировке;
источник информации о месте действия служебных командировок, числе поездок и командированных сотрудниках, а также о продолжительности поездки;
получение сведений о количестве сторонних профессионалов, частоте деловых контактов.

Итак, ключевое значение журнала учета командировок – ведение на предприятии статистического, управленческого и кадрового учета.

Нормативная база

Порядок заполнения специальной формы журнала учета командировок был определён в Приказе Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

С 2009 года работодатели при оформлении приказа о служебных командировках должны были осуществлять учет своих работников. Также они отмечали в данном документе тех, кто прибывал к ним по рабочим делам. Для осуществления учета у работодателя должны быть в наличии две книги – журнал выбытия и журнал прибытия.

Такое положение действовало вплоть до 2019 года.

В настоящее время на законном уровне упразднена обязанность вести журнал учета командировок.

С 19 сентября 2019 года вступили в силу изменения, которые отменили действие Приказов, утвердивших формы соответствующих документов.

Напоминаем, что работодатели были освобождены от обязанности осуществлять учет таким образом с 9 августа 2019 года.

В настоящее время во многих организациях продолжают действовать данные журналы, они используются при направлении в командировки или принятии соответствующего работника.

Однако за отсутствие такой книги работодатель не будет наказан.

Как оплачивается время в пути в командировке? Ответ - тут.

Журнал учета командированных работников ведет ответственное лицо, которое было назначено руководителем предприятия либо он сам лично выполняет данные функции.

В период действия Приказов, утверждавших форму журнала учета, возникало противоречие между правилами действующего законодательства.

Так, в соответствии с ТК РФ в качестве работодателей могут рассматриваться как физические лица – ИП, так и организации. И в том, и в другом случае работники могут быть направлены в командировки. Тем не менее, форма журналов подразумевает внесение сведений только по организациям- работодателям.

Таким образом, действовало противоречие между положениями трудового законодательства и рассматриваемым нами Приказом Минздравсоцразвития РФ.

Представители данной службы в ответ на вопрос о коллизии отметили, что действительно ИП могут не вести соответствующий журнал. Якобы в законе не было ошибки и это сделано намеренно.

На самом же деле, с данной точкой зрения нельзя согласиться, так как она не согласуется с ТК РФ.

Сроки хранения

Законом была предусмотрена обязанность по хранению журнала командировок в течение 5 лет.

Данная норм действовала в силу пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки, принятого приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Если речь идет о заграничных командировках, то данный период увеличивается вдвое и составляет 10 лет.

Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки?

Журнал учета командировок заполняется в соответствии с правилами, принятыми приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Требования к документу

В журнал учета командировок вносятся сведения по командировкам длительностью более 1 дня в другие населенные пункты.

Информация заносится в специальные документы. В организации должны быть заведены 2 журнала – выбытия и прибытия. Каких-либо специфических требований законодатель не предъявлял.

Заполняет журнал руководитель или уполномоченное им лицо. Документ должен храниться не менее 5 лет.

В продаже имеются готовые прошиты журналы. Также можно самостоятельно сделать его, если скачать и распечатать готовые формы.

В целом, требования к заполнению такие же, как и других документов, например, он должен быть пронумерован, любые исправления должны быть заверены лицом, которое их допустило.

Форма и графы

Журнал выбытия состоит из следующих разделов:

порядковое число записи;
дата и реквизиты командировочного удостоверения;
локализация командировки (населенный пункт и наименование организации).

Это основная информация. Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

Кроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя):

должность сотрудника, направляемого в командировку;
номер и дата приказа о направлении в командировку;
дата выбытия и прибытия;
отметка о сдаче отчета о командировке.

Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии.

Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

порядковое число записи;
ФИО командированного работника;
организация, которая направила сотрудника в командировку;
дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе. Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам.

Наглядно документ был представлен таким образом:

Журнал учета приказов о командировании работников (примерная форма)

Своим Постановлением № 1595, вынесенным «29» декабря 2014 года, Правительство России упразднило обязательство оформлять письменно служебное задание и удостоверение при направлении работников в служебные поездки, признанные командировками, упростив и предоставление документов, требуемых для авансового отчета. Однако оставалось непонятным как заполнять журналы регистрации, требующие указания номера командировочного удостоверения.

Приказ о закреплении обязанностей по ведению журнала имеет произвольную форму, письменный вид и обязательно должен быть подписан руководством предприятия. Если в организации отсутствует журнал регистрации командировок, то руководитель организации, либо сама организация, либо индивидуальный предприниматель могут привлекаться к административной ответственности. Административная ответственность в данной ситуации предполагает наложение штрафа в различной сумме. Работодатель, в свою очередь, может привлечь к дисциплинарной ответственности того сотрудника, кто обязан был вести данный журнал, за неисполнение своих обязанностей. Данная ответственность предусмотрена статьями 192,193 Трудового Кодекса РФ.

основание командировки - это поле либо остается незаполненным (если решение о поездке принимает непосредственно работодатель), либо содержит ссылку на служебную записку (если инициатива об оформлении исходит от самого работника или его руководителей);
должность и подпись (с расшифровкой) руководителя работодателя или лица, которому он делегировал такое право;
подпись работника, направляемого в командировку, и дата его ознакомления с распоряжением.

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга
Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
Договор передачи, отчуждения
Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
Договор поручения, договор поручительства
Договор поставки, контрактации
Договор проката: бытового, строительного
Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
Договор страхования, перестрахования
Трудовой договор с работником
Договор уступки прав и перевода долга
Ученический договор с работником
Учредительный договор, договор о совместной деятельности
Договор хранения, материальной ответственности
Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века У того, кому помогает Бог, помощник лучше.

Последние публикации

Средства индивидуальной защиты (СИЗ) работников – это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения (ст. 209 ТК РФ). Обеспечение работников специальной одеждой, обувью и другими СИЗ осуществляется за счет средств работодателя. Кроме того, на указанные цели могут быть направлены также средства ФСС. В каких случаях это возможно и каков порядок приобретения СИЗ за счет средств фонда, расскажем в статье.

На сайте Федерального казначейства появилась информация, посвященная результатам принятия бухгалтерской (бюджетной) отчетности по итогам 2017 года, в которой особое место отведено анализу типовых нарушений и ошибок, выявленных работниками Федерального казначейства в ходе камеральной проверки отчетных форм. На наш взгляд, данная информация будет небезынтересна как ревизорам, так и бухгалтерам, поэтому мы посчитали необходимым обсудить ее с вами.

Вправе ли работодатель указать в локальных нормативных документах учреждения на обязанность сотрудников вести себя на работе тактично? Можно ли привлечь сотрудника к ответственности за нетактичное поведение – наложить дисциплинарное взыскание или снизить размер премии?

Федеральным законом от 03.08.2019 № 302‑ФЗ внесены значительные изменения в правила проведения налоговых проверок. Новшества применяются с 03.09.2019. Рассмотрим их подробнее.

Согласно действующему законодательству все организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в коммерческой деятельности объекты, негативно влияющие на окружающую среду, должны за это платить (плата за НВОС). Обязанность вносить данный платеж возникает независимо от режима налогообложения и от того, находится ли объект в собственности. Освобождены от этой обязанности только так называемые офисные компании. Как получить соответствующее освобождение? Как учесть плату за НВОС в налоговом учете в отсутствие освобождения? Обо всем этом поговорим в рамках данного материала.

Вся эта информация содержится и в других документах. Сроки и место командировок указываются в приказах, подтвердить их могут проездные документы и чеки из гостиниц. Но журнал учета командировок позволяет обобщить эти данные. При необходимости можно будет быстро сделать выборку данных по конкретным сотрудникам, выбранному периоду или по компании-партнеру.

Даты отъезда и возвращения

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
И ФОРМ УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ВЫБЫВАЮЩИХ В СЛУЖЕБНЫЕ
КОМАНДИРОВКИ ИЗ КОМАНДИРУЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРИБЫВШИХ
В ОРГАНИЗАЦИЮ, В КОТОРУЮ ОНИ КОМАНДИРОВАНЫ

В соответствии с пунктом 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 42, ст. 4821), приказываю:

Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, согласно приложению N 1;

форму журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, согласно приложению N 2;

форму журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, согласно приложению N 3.

ПОРЯДОК
УЧЕТА РАБОТНИКОВ, ВЫБЫВАЮЩИХ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
ИЗ КОМАНДИРУЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ И ПРИБЫВШИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ,
В КОТОРУЮ ОНИ КОМАНДИРОВАНЫ

1. Учет работников, выбывающих в служебные командировки (далее -командировки) из командирующей организации (далее - командированный работник), ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (далее - журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением N 2.

2. В журнале выбытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

3. Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (далее - журнал прибытия), форма которого предусмотрена приложением N 3.

4. В журнале прибытия содержатся сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия.

5. Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

6. Работодатель или уполномоченное им лицо обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

ЖУРНАЛ
учета работников, выбывающих в служебные командировки
из командирующей организации
_____________________________________________________
(наименование организации)

¦ N ¦ Фамилия, имя и ¦ Дата и номер ¦ Место командирования ¦

¦ ¦командированного ¦ удостоверения ¦ наименование ¦ пункт ¦

¦ ¦ работника ¦ ¦ организации ¦ назначения ¦

Журнал регистрации служебных поездок и местных командировок сотрудников

Журнал регистрации служебных поездок и местных командировок сотрудников - применяется для учета поездок сотрудников в течение рабочего дня в пределах населенного пункта, в котором находится организация.

Командировки длительностью более одного дня и в другие населенные пункты необходимо регистрировать в «Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки».

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. (ТК РФ, ст. 166)

Вид основного раздела журнала:

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Журнал учета командировок

Статьи по теме

Оформление каждой командировки предполагает выпуск приказа и начисление командировочных. В то же время, в организациях ведут и общий документ по всем рабочим поездкам - журнал их учета. Журнал учета командировок в 2017 году должен содержать информацию как о поездках собственных работников фирмы, так и о визитах в компанию чужих сотрудников, приехавших в командировку.

Давайте рассмотрим подробнее:

обязательно ли ведение журнала учета командировок;
внесение информации в журнал учета командировок;
образцы журналов учета командировок.

Обязательно ли ведение журнала учета командировок

Сами командировки регламентируются приказами руководителя. Поэтому логичным будет вопрос, обязательно ли ведение журнала учета командировок? Нужно ли дублировать информацию из приказов в общем журнале? С недавнего времени вести журнал учета командировок необязательно. Требование к наличию такого журнала было отменено Постановлением Правительства РФ № 771 от 29 июля 2015 года.

Однако, многие компании сохранили такие журналы добровольно. Такое право по-прежнему есть у всех работодателей, и в некоторых случаях учет командировок может помочь. Для чего может пригодиться журнал учета рабочих поездок? Он может служить косвенным доказательством в разрешении спорных вопросов:

В налоговой сфере, если нужно подтвердить расходы на командировки сотрудников
При расчетах с сотрудниками, а также между филиалами и главным подразделением компании, если нужно проверить обоснованность затрат
В работе с фирмами-партнерами, заказчиками и подрядчиками: для подтверждения затрат на выполнение той или иной работы, проверки присутствия сотрудника в месте, куда он был командирован

Вся эта информация содержится и в других документах. Сроки и место командировок указываются в приказах, подтвердить их могут проездные документы и чеки из гостиниц. Но журнал учета командировок позволяет обобщить эти данные. При необходимости можно будет быстро сделать выборку данных по конкретным сотрудникам, выбранному периоду или по компании-партнеру.

Подробнее о журнале учёта командировок читайте здесь:

Внесение информации в журнал учета командировок

Форма журнала по учету рабочих поездок была установлена приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009. Тогда он предусматривался как обязательный. Сейчас нет необходимости иметь журнал установленного образца. Если предприятие хочет обобщить данные по поездкам, внесение информации в журнал учета командировок можно организовать в свободном порядке. Но, чтобы журнал мог использоваться как документ в спорных случаях, лучше вести его по ранее установленному образцу. Что нужно отмечать в журнале:

Фамилию, имя и отчество сотрудника
Номер и дату выдачи командировочного удостоверения
Место командировки (название организации и населенный пункт, где она находится)
Подразделение и должность сотрудника, направленного в командировку
Номер и дату приказа о командировке
Даты отъезда и возвращения
Дату подачи отчета о командировке
Дополнительную информацию в графе «Примечание»

Нужно помнить, что сейчас отменены и некоторые документы, данные которых раньше нужно было указывать в журнале учета. Это командировочное удостоверение и отчет о командировке. Если организация отказалась от их оформления, то в соответствующих графах журнала можно ставить прочерки. Так специалисты по кадрам поступали с января по август 2015 года, когда командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты уже были отменены, а журналы учета командировок все еще были обязательными.

Напомним, такие журналы можно вести как для учета командировок своих сотрудников, так и для учета прибывших командированных из других организаций.

Образцы журналов учета командировок

В форме журнала, установленной в Постановлением № 739н, было предусмотрено 11 столбцов для внесения различных данных. Далее представлены образцы журналов учета командировок.

Фамилия, имя и отчество командированного работника

Дата и номер командировочного удостоверения

С 2019 года упростились процедура ведения документации, связанной со служебными командировками.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Еще в прошлом году были отменены отдельные документы, оформляемые с учетом прибытия и выбытия работников по рабочим делам. Например, отменено командировочное удостоверение и командировочный журнал.

Что это за документ?

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — это документ, который ведет работодатель или назначенный им сотрудник (по распоряжению руководителя) на предприятии для фиксирования информации о сотрудниках, отправляющихся в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о времени прибытия и убытия.

В этом акте отражается следующая информация:

порядковое число;
ФИО командированного сотрудника;
дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
локализация командировки (место и пункт назначения);
дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
примечание.

Журналы также применяются для следующих целей:

подтверждение факта нахождения работника в командировке;
источник информации о месте действия служебных командировок, числе поездок и командированных сотрудниках, а также о продолжительности поездки;
получение сведений о количестве сторонних профессионалов, частоте деловых контактов.

Нормативная база

С 2009 года работодатели при оформлении приказа о служебных командировках должны были осуществлять учет своих работников. Также они отмечали в данном документе тех, кто прибывал к ним по рабочим делам. Для осуществления учета у работодателя должны быть в наличии две книги – журнал выбытия и журнал прибытия.

Такое положение действовало вплоть до 2019 года.

В настоящее время на законном уровне упразднена обязанность вести журнал учета командировок.

Однако за отсутствие такой книги работодатель не будет наказан.

Кто ведет?

В период действия Приказов, утверждавших форму журнала учета, возникало противоречие между правилами действующего законодательства.

На самом же деле, с данной точкой зрения нельзя согласиться, так как она не согласуется с ТК РФ.

Сроки хранения

Законом была предусмотрена обязанность по хранению журнала командировок в течение 5 лет.

Данная норм действовала в силу пунктов 5 и 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки, принятого приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Если речь идет о заграничных командировках, то данный период увеличивается вдвое и составляет 10 лет.

Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки?

Требования к документу

Информация заносится в специальные документы. В организации должны быть заведены 2 журнала – выбытия и прибытия. Каких-либо специфических требований законодатель не предъявлял.

Заполняет журнал руководитель или уполномоченное им лицо. Документ должен храниться не менее 5 лет.

Форма и графы

Журнал выбытия состоит из следующих разделов:

порядковое число записи;
дата и реквизиты командировочного удостоверения;
локализация командировки (населенный пункт и наименование организации).

Это основная информация. Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

Кроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя):

должность сотрудника, направляемого в командировку;
номер и дата ;
дата выбытия и прибытия;
отметка о сдаче .

Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

порядковое число записи;
ФИО командированного работника;
организация, которая направила сотрудника в командировку;
дата прибытия, выбытия.

Наглядно документ был представлен таким образом:

Нюансы заполнения

Итак, в настоящее время не действует законодательная норма, которая бы закрепляла порядок заполнения журнала. Если работодатель планирует в дальнейшем использовать журнал учета, то ему необходимо принять локальный акт.

Именно в нем он определит образец заполнения и форму документа.