Rezolúcia 340. Portál štátnych orgánov Jaroslavľskej oblasti

Pomoc od ostatných zamestnancov
Aj „superčlovek“ potrebuje pomoc a podporu. Nie je hanba požiadať o pomoc. Odložte hrdosť a prejavte úctu iným talentovaným ľuďom, ktorí môžu robiť časť vašej práce.

„Pamätajte, že v poli nie je bojovník: s pomocou zamestnancov dosiahnete vy, členovia tímu a tí, ktorí vás podporujú, nové výšiny.“
- Autor neznámy.
Ste v strese a zavalení prácou? Alebo máte pocit, že nerastiete po kariérnom rebríčku? Ak áno, možno by ste sa mali naučiť dôverovať ostatným zamestnancom pri svojej práci!
Ak pracujete na vlastnú päsť, nebudete môcť všetko prerobiť, dokonca ani pracovať vo dne v noci. Počas určitého počtu hodín denne môžete vykonávať určité množstvo práce. Pretože vám málokto môže pomôcť s prácou, obmedzujete svoj vlastný úspech.
Môžete sa cítiť „zavalení“ prácou: nebudete môcť robiť všetko, čo sa od vás vyžaduje. To spôsobí stres, pocity nespokojnosti a to, že ľudí sklamete.
Táto situácia má však aj pozitívnu stránku: máte skvelú príležitosť zistiť, či môžete nájsť cestu von. Ak využijete túto lekciu, dosiahnete obrovský úspech!
Jedným zo spôsobov, ako prekonať toto „obmedzenie“, je naučiť sa delegovať svoje povinnosti na iných zamestnancov. Ak sa to naučíte, rýchlo si vybudujete silný a úspešný tím schopný plniť požiadavky zákazníkov.
To je dôvod, prečo je odovzdanie veľmi dôležitou zručnosťou, ktorú sa treba naučiť!

Prečo manažéri nedelegujú svoje povinnosti na zamestnancov?
Aby sme zistili, ako delegovať povinnosti, je dôležité pochopiť, prečo sa tomu mnohí ľudia vyhýbajú. Je to veľmi jednoduché - pretože to vopred vyžaduje veľa úsilia.
Čo je tiež jednoduchšie: zostaviť a vydať brožúru ponúkajúcu novú službu pod vaším dohľadom, alebo ju zveriť členom vášho tímu?
Obsah brožúry poznáte od A po Z. Ak sa v noci zobudíte, môžete si vymenovať všetky výhody novej služby. Napísať to pre vás nebude ťažké. OK! Vynára sa otázka: "Bude takáto strata času účelná?"
Na prvý pohľad sa zdá, že je jednoduchšie urobiť všetko sám, ako vysvetľovať stratégiu niekomu inému. Existujú však dva dôvody, prečo je lepšie zveriť túto úlohu niektorému zo zamestnancov:
· Po prvé, budete mať možnosť viesť novú kampaň, zvýši sa šanca, že sa rozvinie vaša myšlienka a stratégia, vzniknú nové nápady. Keď budete pracovať sami, nebudete môcť efektívne využívať svoj čas.
· Po druhé, zapojením ostatných zamestnancov rozvíjate ich zručnosti a schopnosti. To znamená, že keď vznikne potreba takéhoto projektu, môžete ho zveriť zamestnancom a mať istotu, že to urobia dobre, s malou alebo žiadnou pomocou od vás.
Prenesenie zodpovednosti umožňuje racionálne využívať čas a zručnosti, pomáha členom tímu profesionálne rásť a rozvíjať sa, využívať svoj plný potenciál pre dobro organizácie.

Kedy delegovať povinnosti
Ak svoje povinnosti prenesiete na svojich zamestnancov rozumne, môžete uspieť. To však neznamená, že musíte všetky svoje záležitosti presunúť na plecia zamestnancov. Ak chcete určiť správny čas vysielania, musíte si položiť päť otázok:

• Existuje niekto, kto má (alebo sa mu dá dôverovať) informácie potrebné na dokončenie úlohy? Je možné zveriť úlohu niekomu, alebo je dôležité, aby ste ju splnili sami?
• Umožňuje vám táto úloha profesionálne rásť a rozvíjať zručnosti zamestnancov?
• Môže sa podobná úloha zopakovať aj v budúcnosti?
• Máte dostatok času na efektívne delegovanie povinností? Vyškoliť zamestnancov, odpovedať na otázky, skontrolovať výsledky a v prípade potreby opraviť chyby si vyžaduje čas.
• Mal by niekto dôverovať tejto úlohe? Dokončenie úloh s dlhodobými dôsledkami (ako je napríklad prijatie „správnej“ osoby) si vyžaduje váš vstup a pozornosť.

Ak na väčšinu otázok odpoviete „áno“, mali by ste delegovať niektoré zo svojich povinností.

Všetko uvedené, aj keď sú splnené všetky podmienky, nezaručuje uspokojivé výsledky a úspešnosť delegovaných úloh. Je potrebné premýšľať o tom, komu zveriť úlohu a ako ju vykonať.

Komu a ako delegovať
Pri rozhodovaní o zadaní úlohy niekomu treba zvážiť niekoľko faktorov. Keď sa nad nimi zamyslíte, doplňte Harmonogram delegácie nachádza na konci tohto článku. Umožní vám viesť záznamy o úlohách, ktoré majú byť pridelené a komu ich prideliť.

Komu delegovať?

Je potrebné mať na pamäti niekoľko faktov:

1. Skúsenosti, vedomosti a zručnosti uchádzačov o zadanie.

• Aké znalosti a zručnosti má zamestnanec?
• Máte čas a možnosť poskytovať školenia?

• Ako nezávislý je zamestnanec?
• Čo chce od práce?
• Aké sú jeho dlhodobé ciele a záujmy, ako korešpondujú s navrhovaným zamestnaním?

• Má zamestnanec dostatok času na riešenie nového projektu?
• Má byť uvoľnený z iných povinností alebo presunúť svoje povinnosti na iných zamestnancov?

Ako delegovať?
Ak chcete byť úspešní, postupujte podľa týchto pokynov:

1. Jasne a podrobne uveďte požadovaný výsledok, začnite od konca.
2. Stanovte si jasné hranice a limity. Vysvetlite, kde sú hranice moci, zodpovednosti, zodpovednosti? Mal by zamestnanec:

• počkať, kým mu povedia, čo má robiť?
• pýtať sa čo robiť?
• dať odporúčania a potom konať?
• konať a okamžite oznámiť výsledky?
• konať nezávisle a pravidelne podávať správy?

1. Vždy, keď je to možné, zapojte zamestnancov do procesu delegovania. Nechajte ich rozhodnúť, ktoré úlohy a kedy splnia.
2. Pokúste sa zosúladiť mieru zodpovednosti s množstvom sily. Pochopte, že môžete delegovať zodpovednosť, ale nie zodpovednosť. Všetka zodpovednosť je na vás!
3. Prideľujte úlohy nižším zamestnancom. Ľudia, ktorí vystupujú táto práca neustále ju lepšie poznajú a sú vhodnejšie na plnenie úloh, pretože poznajú všetky nuansy každodennej práce. Pomôže to tiež efektívne využívať pracovný priestor a zvýšiť profesionalitu zamestnancov.
4. Poskytnite podporu, odpovedzte na otázky. Zabezpečte úspech projektu nepretržitou komunikáciou a monitorovaním a poskytnutím všetkých potrebných zdrojov.
5. Sústreďte sa na výsledok. Venujte pozornosť výsledkom, nie tomu, ako sa práca vykonáva: Váš spôsob vykonania práce nie je jediný, nemusí byť najlepší! Nechajte zamestnanca prevziať kontrolu nad svojimi vlastnými metódami a procesmi. To podporuje úspech a buduje dôveru.
6. Vyhnite sa „spätnému delegovaniu“. Ak sa vyskytne problém, nedovoľte, aby zamestnanec preniesol zodpovednosť späť na vás: požiadajte ho o odporúčania na riešenie problému; nikdy neodpovedajte bez vysvetlenia.
7. Motivovať a angažovať sa. Diskutujte o tom, ako efektívne sú finančné odmeny, budúce príležitosti, neformálne uznanie a ďalšie želané dôsledky. Ukážte svoje uznanie, ak si to zaslúžite.
8. Inštalovať a udržiavať riadiaci systém.

• Diskutujte o časovej osi.
• Diskutujte a plánujte kontrolné body pri hodnotení míľnikov projektu.
• Vykonajte potrebné úpravy.
• Nájdite si čas na preskúmanie celej práce.

Zvážením kľúčových bodov pred a počas procesu delegovania zodpovedností môžete vidieť, ako ho možno zlepšiť.

Kontrola
Teraz, keď ste si preštudovali všetky uvedené kroky, poučte a vzdelávajte členov svojho tímu. Nájdite si čas na vysvetlenie, prečo boli vybraní na túto prácu, čo sa od nich počas tohto projektu očakáva, účel projektu, všetky časové harmonogramy, zdroje, na ktoré sa môžu spoľahnúť. Dohodnite sa na míľnikoch v každej fáze projektu.
Nakoniec sa uistite, že členovia tímu vedia nahlásiť akýkoľvek problém, s ktorým sa stretnú, a že počas úlohy môžete vždy položiť otázku a požiadať o pomoc.
Je všeobecne známe, že kontrola by mala byť s mierou. To však neznamená, že sa musíte úplne vzdať kontroly: pri zadávaní úloh musíte udržiavať rovnováhu medzi prílišnou kontrolou, ktorá zamestnancovi nedáva priestor naplno prejaviť svoj potenciál a schopnosti, a povoľnosťou. Je potrebné monitorovať proces a v prípade potreby poskytnúť pomoc a podporu, aby sa zabezpečilo, že práca prebieha správne a efektívne.

Je dôležité prijať iba úplne dokončenú prácu.
Ak úloha nie je dokončená a vrátená vám, venujte dostatok času jej dôkladnému preskúmaniu. Vždy, keď je to možné, chráňte iba kvalitnú, úplne dokončenú prácu. Ak spočítate prácu, s ktorou nie ste spokojní, členovia vášho tímu sa nenaučia podávať dobré výkony. Horšie je, že veľa ich práce musíte robiť sami. Nielenže budete zahltení, nebudete mať čas vykonávať svoje vlastné povinnosti. Samozrejme, ak je práca vykonaná zamestnancami kvalitne, nezabudnite vyjadriť svoju vďaku a poďakovať odborníkom. peňažná odmena... Vďačnosť zamestnancom za dobre vykonanú prácu, ktorá na vás zapôsobí, by sa mala stať zvykom. Toto úsilie z vašej strany bude ďalším stavebným kameňom budovania tímu, sebadôvery a tímovej efektivity, čo zlepší kvalitu vašich ďalších úloh. Preto z toho budú všetci len profitovať.

Kľúčové body:
Delegovanie sa na prvý pohľad môže zdať ako zbytočná prekážka, no pri správnom vykonaní môžete výrazne zvýšiť množstvo vykonávanej práce.
Vyvážte svoju pracovnú záťaž tak, aby ste pracovali na najdôležitejších projektoch a ostatní menej zmysluplná práca, je recept na váš úspech.
Ak chcete efektívne delegovať prácu, vyzdvihnite realizovateľnú úlohu tým „správnym“ ľuďom a robte ju správnym spôsobom. Je potrebné zvážiť veľa faktorov, ale efektívne delegovanie povinností vám veľa prinesie!

Delegovanie je prenos určitých úloh zo zamestnanca na zamestnanca. Toto je neoddeliteľnou súčasťou činnosti každej spoločnosti. Metóda delegovania sa používa v akomkoľvek tíme, aj keď sa samotný výraz nepoužíva. Efektívnosť delegovania právomoci však závisí od správnosti vykonania tejto udalosti.

Koncepcia delegácie

Delegovanie je cvičenie pri prenose funkcií z manažéra na iných zamestnancov. Manažér stanovuje zamestnancovi určité úlohy, dáva mu právomoc ich riešiť. Najbežnejším príkladom delegovania je práca na popis práce... Princíp delegovania právomocí umožňuje vedúcemu zbaviť sa najrutinnejšej práce a venovať sa iba prioritným úlohám. Ak si manažér v malej firme ešte dokáže poradiť so všetkými svojimi funkciami sám, tak vo veľkej firme je to nemožná úloha.

Ciele delegácie

Nástroj ako delegovanie sa používa na tieto účely:

• Zníženie zaťaženia riadiaceho tímu.
• Zvýšenie účinnosti každého odkazu.
• Zvyšovanie motivácie zamestnancov k práci.

Toto sú hlavné ciele. Každý z nich so sebou nesie plnenie vedľajších cieľov. Napríklad vedúci so zníženým pracovným zaťažením môže riešiť kreatívnejšie problémy, ktoré umožňujú nielen udržať, ale aj zvýšiť stav podniku. Menšie úlohy môžu znížiť efektivitu vedúceho. Delegovanie zvyšuje kvalitu zamestnania na nižších úrovniach. To znamená, že zamestnanci, ktorí nie sú manažérmi, majú prístup k zložitejším a kreatívnejším úlohám. To zvyšuje záujem o prácu, zvyšuje produktivitu.

Zásady efektívneho delegovania

Delegovanie sa vykonáva v súlade s niekoľkými zásadami. Ak je prenos právomocí vykonaný správne, zvyšuje efektivitu spoločnosti o 30-40%. Pozrime sa na základné princípy delegovania:

1. Manažment jedným človekom.Úlohy môže delegovať iba priamy nadriadený zamestnanca. Nad každým zamestnancom môže stáť len jeden manažér. Vedúci pracovník nemôže delegovať úlohy na nižších manažérov. V tomto prípade sa úlohy prenesú na stredných manažérov.
2. Obmedzenie. Pri používaní nástroja je nevyhnutná správna organizácia vertikály riadenia. Každý manažér má pridelený pevný počet podriadených. Manažér nemôže preniesť svoje funkcie na iných ako svojich podriadených.
3. Rešpektovanie práv a povinností. Zamestnanci majú zakázané prenášať funkcie, ktoré nezodpovedajú ich pracovnej náplni.
4. Upevnenie zodpovednosti. Ak manažér prenesie určitú úlohu na svojho podriadeného, ​​nezbavuje ho to zodpovednosti za jej zlyhanie.
5. Prenesenie zodpovednosti. Ak manažér poverí zamestnanca konkrétnou úlohou, musí si byť istý, že bude splnená.
6. Nahlasovanie. V správach by sa mali zaznamenať všetky nuansy plnenia úloh vrátane porušenia harmonogramu atď.

Dodržiavanie uvedených zásad vám umožňuje vyhnúť sa spomaleniu práce v podniku.

Odrody právomocí

Pri používaní nástroja musíte pochopiť špecifiká prenášaných právomocí. Autorita sa vzťahuje na zdroje na vykonanie danej úlohy. Zvážte hlavné formy autority:

• Lineárne. V tomto prípade funguje vertikálny systém napájania. To znamená, že právomoci sa prenášajú z vyšších manažérov na stredných manažérov, zo stredných manažérov na nižších manažérov.
• personál. Výkony sa prenášajú mimo vertikálneho systému.

Existujú dve formy vlády: centralizovaná a decentralizovaná. V prvom prípade väčšinu rozhodnutí prijíma vyšší manažment. V druhom prípade môže byť riešením dôležitých úloh poverení zamestnanci, ktorí nepatria do najvyššej úrovne. Druhá možnosť umožňuje zamestnancom prístup k kreatívnejším úlohám.

Základné pravidlá pre delegovanie právomoci

Delegovanie sa vykonáva v súlade s pravidlami, ktoré boli vytvorené empiricky:

1. Delegovanie a prísna centralizácia si navzájom odporujú. Má zmysel delegovať dôležité zodpovednosti na manažérov strednej a nižšej úrovne.
2. Hlavným účelom poverenia je zabezpečiť rozvoj podniku.
3. Pri delegovaní právomoci sa musí brať do úvahy zamestnanosť zamestnancov. Ak je zamestnanec veľmi zaneprázdnený, nemali by ste ho poverovať ďalšími povinnosťami.
4. Pri delegovaní treba vždy zvážiť riziko, že zamestnanec úlohu nezvládne. Zohľadnenie rizika tomu zabráni. Môžete napríklad nastaviť predbežné termíny aby bol čas pred hlavným termínom.
5. Manažér musí prevziať zodpovednosť za chyby, ktorých sa dopustil zamestnanec, na ktorého je úloha prenesená.

PRE TVOJU INFORMÁCIU! Väčšina vedúcich pracovníkov sa obáva delegovania zo strachu, že zamestnanec úlohu nezvládne. Preto je to manažér, kto musí „myslieť“ za zamestnanca, predchádzať riziku zlyhania projektu. Najjednoduchším nástrojom je kontrola vykonávania úlohy v každej fáze jej vykonávania.

Čomu by ste nemali dôverovať svojim podriadeným?

Pri delegovaní sú dve chyby: strach z delegovania právomocí na zamestnancov alebo neobmedzené delegovanie. Nie všetky úlohy môžu a mali by sa preniesť. Nesprávne vykonávanie kľúčových úloh môže viesť k zníženiu efektívnosti podniku. Robiť chyby v práci môže byť skutočne fatálne. Zvážte úlohy, ktoré je nežiaduce delegovať:

• Vývoj cieľov pre podnik.
• Robiť rozhodnutia, ktoré menia firemnú politiku.
• Kontrola nad výsledkami výkonu.
• Úlohy vysokej dôležitosti a vysokého rizika.
• Naliehavé úlohy, pri ktorých nie je čas kontrolovať výsledky.
• Prenos právomocí.

Zamestnanci dostávajú úlohy s termínmi a pokynmi na realizáciu. Na zamestnancov sa prenáša len to, čo sa dá kontrolovať. Pomôže to zmierniť riziká spojené s delegovaním. V opačnom prípade môžu nastať problémy.

Napríklad manažér poveril podriadeného úlohou s krátkym termínom. Zamestnanec odviedol nekvalitnú prácu a nezostával čas na kontrolu a opravu práce. Zamestnanec, na ktorý sa deleguje právomoc, musí mať príslušné znalosti. Zamestnanec musí pochopiť, ako vyriešiť zadanú úlohu.

• Prenos právomocí hlavy.
• Vytváranie správnej pracovnej atmosféry.
• Sledovanie činnosti zamestnancov.
• Analýza prichádzajúcich informácií.
• Rozhodnutia o rozvoji podniku.

Ak to vodca prevezme plnú zodpovednosť pri delegovaných úlohách nevzniknú žiadne problémy. Zamestnanci sú poverení úlohou s termínom. Navrhujú sa odporúčania na implementáciu. Pre zamestnanca je stanovený prechodný termín. Potom vedúci skontroluje výsledky práce, opraví chyby zamestnanca.

Tento manažérsky čin je mnohými manažérmi považovaný za tajný. Tí, ktorí to vedia realizovať, dosahujú úspechy v manažérskych činnostiach s väčšou pravdepodobnosťou ako ostatní. Manažér, ktorý ho vlastní, má všetky dôvody na to, aby bol nazývaný dobrým organizátorom: nežiada o pozície - sú mu ponúkané. Majitelia „tajnej zbrane“ do značnej miery pochopili tajomstvo svojej kariéry. Príslušná manažérska činnosť sa nazýva delegovanie.

Delegovanie- je to taká organizácia práce, pri ktorej vedúci pracovník rozdeľuje konkrétne úlohy medzi podriadených. Dá sa to povedať aj inak: delegovanie je odovzdanie úlohy alebo úkonu podriadenému, ktoré musí vykonať vedúci spolu s právomocami na to potrebnými.

Delegovanie je absolútne nevyhnutné opatrenie. Či to manažér chce alebo nie, či sa mu to páči alebo nie, či je schopný alebo nie, život ho núti delegovať. Môžeme povedať, že ide o objektívnu nevyhnutnosť. Ak vodca vie, ako rozdeliť konkrétne úlohy medzi podriadených, znamená to, že si osvojil jedno z hlavných prikázaní manažéra: „Nemám poslúchať prácu, ale práca by mala poslúchať mňa.“ Prečo je potrebné delegovanie? Minimálne z dvoch dôvodov:

1. Denný objem práce, ktorý musí manažér vykonať, vždy presahuje jeho fyzické a dočasné možnosti: každý deň musí urobiť viac, ako môže, a to je normálne. A prideľovanie záležitostí, pridelenia svojim podriadeným umožňuje vedúcemu vykonávať väčšie množstvo práce.
2. Prirodzene, podriadený je schopný urobiť nejakú prácu alebo sa vyrovnať s akoukoľvek úlohou lepšie ako šéf. Toho sa netreba báť, ale treba to podporovať a pestovať. Dobrý manažér nie je ten, kto dokáže robiť akúkoľvek prácu lepšie ako jeho podriadení, ale ten, kto vedie tak, aby každý podriadený robil svoju prácu čo najlepšie.

Delegovanie je jednou z kľúčových úloh manažmentu. Napriek tomu však existujú manažéri, ktorí sa vždy, keď je to možné, snažia delegovaniu vyhnúť. prečo? Táto pozícia je založená na čisto psychologických dôvodoch, stereotypoch vedomia a niekedy aj strachoch. Čo sú zač?

1. Delegovanie je o zbavení sa zbytočnej nudnej práce. Okrem toho je hanba vnucovať niekomu prácu, ktorú môžem robiť sám.

To je, samozrejme, klam. Ak vodca vie, ako si stanoviť ciele a plánovať, potom pojem „práce naviac“ prestane existovať úplne. Nútiť prácu je zlé, ale ak má manažér zvládnuté metódy, spôsoby motivovania zamestnancov k práci, tak vnucovanie neprichádza do úvahy.

2. Delegovanie je prerozdelenie záležitostí, je to spôsob, ako sa vyhnúť zodpovednosti, zvaliť ju na podriadeného.

To nie je pravda! Delegovanie je formou rozdelenia práce, a teda aj rozdelenia zodpovednosti, a nie vždy smerom nadol. Zamyslite sa sami: v každom prípade je vedúci zodpovedný za stav vecí na oddelení a pri delegovaní sa jeho zodpovednosť neznižuje, ale zvyšuje. Koniec koncov, teraz je zodpovedný nielen za vyriešenie problému, ale aj za osobu (alebo skôr za správnosť jeho výberu), ktorá je poverená úlohou. Delegovanie teda zodpovednosť neznižuje a nezbavuje sa jej, ale naopak zvyšuje zodpovednosť manažéra aj zamestnancov. To je mimochodom jeden z dôvodov odporu voči delegovaniu oboch strán.

3. Delegovanie znamená prevziať novú zodpovednosť. Musím vybrať správneho zamestnanca, stimulovať a kontrolovať jeho činy, dávať potrebné pokyny, upresnenia a pod., bez akejkoľvek záruky, že práca bude vykonaná. Je oveľa rýchlejšie a bezpečnejšie to urobiť sami.

Delegovanie si, samozrejme, vyžaduje čas. Ak sa to však vykonáva efektívne, manažér získa viac času, ako trávi. Takže vyššie uvedený strach je dôsledkom neschopnosti delegovať a nič viac. Efektívne organizované delegovanie totiž dáva veľa. Veď posúďte sami:

1. Delegovanie je spôsob, ako motivovať zamestnancov.
2. Delegovanie dáva manažérovi možnosť zistiť schopnosti zamestnancov, úroveň ich kvalifikácie a určiť ich potenciálne schopnosti.
3. A napokon, delegovanie vám umožňuje nájsť si čas na vyriešenie strategických úloh a úloh skupiny A bez toho, aby ste stratili zo zreteľa zvyšok. Inými slovami, nebude prehnané povedať, že schopnosť delegovať je schopnosť robiť niečo rukami iných, teda viesť.

Psychologické podmienky pre úspešné delegovanie

Po prvé, poďme zistiť, čo môže a čo nemôže byť delegované. V každom prípade musíte delegovať:

• rutinná práca;
• špecializované činnosti (teda tie, ktoré môžu vaši zamestnanci vykonávať lepšie ako vy);
• riešenie súkromných záležitostí;
• prípravné práce (projekty atď.).

Vo všeobecnosti si v každom konkrétnom prípade overte možnosť delegovania v ktoromkoľvek z prípadov, ktoré máte pred sebou. Riaďte sa mimoriadne jednoduchým princípom: všetko, čo môžu zamestnanci robiť, by mali robiť zamestnanci. Najprv sa pokúste vyhodnotiť možnosť delegovania takýchto typov práce, ako sú tieto:

a) predbežná formulácia (nie však konečné schválenie!) cieľov, plánov, programov a projektov, o ktorých musíte rozhodovať;
b) účasť na stretnutiach pre vás, na ktorých sú prezentované vaše projekty a návrhy.

Nikdy nedelegované

Manažérske funkcie ako:

1. Stanovenie cieľov, konečné rozhodnutie o strategických otázkach; kontrola výsledkov.
2. Motivácia zamestnancov.
3. Osobitne dôležité úlohy.
4. Vysoko rizikové úlohy.
5. Nezvyčajné, výnimočné prípady.
6. Aktuálne, naliehavé záležitosti, nezostáva čas na vysvetľovanie alebo opätovnú kontrolu.
7. Dôverné úlohy.

Takže na začiatku pracovného dňa zvážte delegovanie každej úlohy, zvýraznite tie, ktoré sú predmetom delegovania, a pokračujte.

Kedy delegovať? V každodenných pracovných situáciách – vždy, tak často a toľko, koľko a koľko to pracovné prostredie dovolí. Delegovanie by sa malo využívať aj vtedy, keď sa výrazne zmenila pracovná situácia a je potrebné prerozdeliť funkcie a právomoci. Toto sa stane:

• pri zmene personálnej štruktúry (nové vymenovanie, povýšenie, odvolanie atď.);
• pri reorganizácii alebo reštrukturalizácii oddelenia (firmy, divízie);
• v krízových situáciách;
• v prípade vzniku nových oblastí činnosti alebo zmeny kompetencií.

Je samozrejmé, že delegovanie nie je jednoduché zadanie alebo zadanie úlohy, ale také zadanie úlohy, ktoré je v korelácii so schopnosťami a schopnosťami (ale aj pracovným zaťažením!) podriadených. Pracovná náplň zamestnancov je najdôležitejším regulátorom vašej činnosti pri delegovaní.

Pravidlá delegovania

1. Preneste svoju autoritu nie z dôvodu prestíže, ale výlučne pre dobro veci. Kritériom delegovania je podnikanie, jeho výhody, nie ambície.
2. Využite delegovanie ako prostriedok na budovanie sebavedomia u vašich podriadených. To nie je o nič menej, ak nie viac, dôležité ako riešenie samotnej úlohy.
3. Buďte pripravení podporiť osobu, ktorej ste úlohu delegovali. Dokonca aj ten najsamostatnejší a najkompetentnejší zamestnanec potrebuje podporu šéfa, hoci len preto, aby sa ubezpečil, že ho šéf stále považuje za nezávislého a kompetentného.
4. Majte na pamäti, že po prijatí úlohy môže podriadený robiť nie najpresnejšie a niekedy dokonca aj chybné rozhodnutia. Samozrejme, existujú úlohy, ktoré by sa mali vyriešiť bezchybne, ale nemali by sa zverovať iným.
5. Delegujte priamo bez použitia prenosových liniek, aby ste sa vyhli efektu „stroskotania telefónu“. Spomeňte si na zákon „rozdeľovania“ a skresľovania významu manažérskych informácií, čo môže urobiť medvediu službu.
6. V prípadoch, keď sa zamestnanci pri výkone delegovaných funkcií dopúšťajú chýb, objektívne analyzujte podstatu veci, podstatu chyby, a nie osobné vlastnosti, nedostatky a prepočty podriadeného. Nakoniec ste to vy, kto si to vyberá na riešenie daného problému. Kritizujte preto opatrne, nevyžadujte ospravedlnenie, ale vysvetlenie dôvodov, ktoré viedli k chybe, a konštruktívne návrhy na nápravu situácie.
7. Po delegovaní úlohy a príslušných právomocí na podriadeného nezasahujte do jej riešenia bez dosť dobrého dôvodu, teda kým neuvidíte, že môžu nastať vážne komplikácie.
8. Prevezmite zodpovednosť za všetky rozhodnutia vašich podriadených, ktorí od vás dostali potrebnú právomoc. V prípade úspechu odovzdajte podriadenému – priamemu realizátorovi úlohy, v prípade neúspechu prevezmite zodpovednosť za seba. Môžete si byť istí, že to oceníte.

A posledná vec: ak sa nechcete pomýliť pri výbere, komu úlohu delegovať, konajte podľa zásady: „Úlohu by ste mali delegovať nie tomu, kto chce, ale tomu, kto môže a je schopný. vyriešiť to“.

Ako vidíte, uvedené odporúčania majú napriek svojej dôležitosti stále dosť všeobecný charakter. Obráťme sa preto na pravidlá efektívneho delegovania známe v psychológii manažmentu, ktoré formulujú západní výskumníci.

Dvadsať kritérií pre úspešnú delegáciu

1. Delegujte v predstihu. Rozhodnutie o tom, čo a komu chcete alebo by ste mali prideliť, urobte hneď po zostavení pracovného plánu na daný deň.
2. Delegujte na základe schopností a možností vašich ľudí.
3. Pamätajte - delegovanie bez motivácie a stimulov je nemožné! Motivujte zamestnancov počas delegovania.
4. Delegujte úlohu alebo prácu ako celok, pokiaľ je to možné, a nie ako čiastkové, izolované úlohy.
5. Vždy, keď delegujete, vysvetlite, či ide o jeden prípad alebo trvalé delegovanie.
6. Je lepšie zveriť riešenie homogénnych úloh tomu istému zamestnancovi.
7. Uistite sa, že zamestnanec je schopný a ochotný prevziať prácu.
8. Pozor na takpovediac „pre spoľahlivosť“ prideľovanie rovnakej práce dvom zamestnancom, ktorí o tom nevedia.
9. Spolu s úlohou odovzdať právomoci a kompetencie (v prípade potreby až po právo podpisovať dokumenty).
10. Pri delegovaní zamestnancov čo najpresnejšie a najúplnejšie poučte. Uistite sa, že zadaná úloha je správne pochopená. Pamätajte, že podriadený môže robiť len to, čo mu poviete, a nie to, čo ste si predstavovali alebo mali na mysli pri stanovovaní úlohy (zákon „neistoty odpovede“).
11. Pri poučovaní je dôležité nielen vysvetliť podstatu úlohy, ale aj jej zmysel a účel.
12. Veľké a dôležité úlohy sa odporúča zveriť objednávkou v písanie... To samozrejme neodstraňuje potrebu motivovať a starostlivo inštruovať zamestnanca.
13. Ak je úloha zložitá a nová, potom by ste ju mali poveriť metódou piatich krokov. Kroky tejto metódy majú určitý psychologický význam:

• pripraviť zamestnanca (motivácia);
• vysvetliť úlohu (podrobné pokyny);
• ukázať, ako robiť prácu (dať vzorku);
• poveriť zamestnanca prácou pod dohľadom a opraviť jeho konanie;
• preniesť celú prácu na zamestnanca, pričom zostane len kontrola.

Toto sú kritériá (zásady) úspešného delegovania. Ich dodržiavanie vám umožní vyhnúť sa mnohým problémom. Kritériá efektívneho delegovania sa však v manažérskej praxi tak ľahko nepoužívajú. Na uľahčenie tejto úlohy odborníci ponúkajú zoznam otázok, ktorých odpovede pomôžu vedúcemu poskytnúť podriadeným konkrétne pokyny. Odpovedzte aj na tieto otázky a potom bude pridelenie zamestnancovi vykonané kvalifikovanejším spôsobom:

1. Čo?Čo treba urobiť vo všeobecnosti? Aké čiastkové úlohy musíte splniť samostatne? Aký by mal byť konečný výsledok? Aké odchýlky od neho možno vziať do úvahy? Aké ťažkosti by ste mali očakávať?
2. SZO? Kto je najvhodnejší na túto úlohu? Kto by mal pomôcť s jeho realizáciou?
3. prečo? Prečo by sme mali plniť túto úlohu alebo činnosť? Akému účelu slúži? Čo sa stane, ak sa práca nevykoná úplne alebo čiastočne?
4. ako? Ako by ste mali pristupovať k úlohe? Aké metódy a spôsoby aplikácie? Čo predpisov(predpisy, pokyny) by ste mali venovať pozornosť? Aké orgány a oddelenia by mali byť informované? aké sú náklady?
5. S použitím čoho? Aké pomôcky možno a treba použiť? Aké dokumenty by ste mohli potrebovať?
6. Kedy? Kedy by ste mali začať pracovať? Kedy by ste ho mali absolvovať? Aké míľniky treba splniť? Kedy ma má zamestnanec informovať o stave veci? Kedy by som mal skontrolovať priebeh úlohy?

Chyby pri delegovaní

Na záver by sme sa chceli zastaviť pri analýze niektorých typických chýb pri delegovaní. Ich poznanie vám môže pomôcť vytvoriť si vlastný štýl delegovania a zistiť, ako ho môžete zlepšiť.

1. Neschopnosť poučiť. Záleží na tom, ako podriadený pokyn pochopil, či si so svojou úlohou poradí. Koučovanie:

• ukazuje význam, dôležitosť a zodpovednosť zadaného prípadu a tým pripravuje zamestnanca na kvalitné riešenie, na seriózny postoj k prípadu;
• vyhýba sa pokušeniu vysvetliť neúspech tým, že povie: „Bol som zle poučený“.

Delegovanie teda nie je spôsob, ako sa vyhnúť zodpovednosti, ale forma deľby manažérskej práce, ktorá umožňuje zvýšiť jej efektivitu. Delegovanie uľahčuje manažérovi prácu, ale nezbavuje ho zodpovednosti prijať konečné rozhodnutie a práve táto zodpovednosť robí zamestnanca manažérom.