Защиту и сохранности всех материальных. Если руководство не обеспечило хранение тмц закон

Общеизвестная аббревиатура ТМЦ – это товарно-материальные ценности, целый блок средств, именуемых оборотными активами, без которых не обходится ни один процесс производства продукции. Как правило, запасы являются основой переработки материалов в продукт, производимый в компании. Поговорим о ТМЦ: составе, учете, движении и месте в строгой иерархии бухгалтерского баланса.

Знакомимся с ТМЦ

Расшифровка этого понятия объединяет общую информацию о производственных запасах и включает несколько видов средств, классифицирующихся следующим образом:

Сырье и материалы;

Запасные части;

Полуфабрикаты собственного производства на складах;

Покупная и готовая продукция;

Строительные материалы;

Топливо и смазки;

Возвратные отходы и полезные остатки;

Хозяйственный инвентарь;

Тара.

ТМЦ – это оборотные средства, предметы труда, используемые для хозяйственных нужд, потребляемые в процессе производства и увеличивающие стоимость выпускаемого продукта. Запасы являются наиболее ликвидными (после финансовых средств) активами компании. Срок эффективного использования материалов не превышает 1 года.

Учет ТМЦ

Как все активы, запасы должны быть учтены, а для этого предусмотрено несколько балансовых счетов и разработан целый ряд унифицированных первичных документов и регистров синтетического учета. В балансе ТМЦ аккумулируются во втором разделе «Оборотные активы». В нем отражаются остатки запасов в денежном эквиваленте на начало и окончание отчетного периода.
Информация о наличии запасов в балансе – окончательный итог проведенной учетной работы, сведения о динамике движения материалов отражаются в первичных документах и обобщенных регистрах - журналах-ордерах и ведомостях учета материалов.

Поступление

Получение ТМЦ обычно осуществляется, как:

Приобретение за плату от компаний-поставщиков;

Взаимообразный обмен при бартерных операциях;

Безвозмездная поставка от учредителей или вышестоящих организаций;

Оприходование продукции, произведенной собственными силами;

Поступление полезных остатков при демонтаже устаревшего оборудования, станков или другого имущества.

Любое поступление запасов оформляется документально. На ценности, приобретаемые у поставщиков по накладным и счетам-фактурам, в кладовой составляют приходный ордер ф. № М-4. Он становится основанием для занесения информации о количестве и стоимости запасов в карточку складского учета ф. № М-17.

При поставках без сопроводительной накладной или выявлении различий в стоимости либо количестве фактически поступивших материалов с информацией в документах, оформляют акт о приемке ф. № М-7. Составляется он специальной полномочной комиссией, которая приходует материалы по фактическому наличию и учетным ценам. Суммарный излишек впоследствии отражают, как увеличение долга предприятию-поставщику, а выявленная недостача ТМЦ – это причина для составления ему претензии.

Получение материалов экспедитором или другим представителем компании-получателя на складе поставщика оформляется выдачей доверенности ф. № М-2 или М-2а – документа, разрешающего получить ТМЦ от имени предприятия. На приход в кладовую материалов собственного производства составляют требование-накладную ф. № М-11.

Полезные остатки, поступающие от демонтажа производственного оборудования, зданий или других активов приходуются на склад по акту ф. № М-35, в котором указываюется объект демонтажа, количество, цена и стоимость приходуемых возвратных отходов.

Особенности ценообразования в учете материалов

Оформленные документы на приход ТМЦ передаются бухгалтеру, ведущему соответствующий учет. Учетной политикой предприятия принимается один из двух существующих вариантов стоимостного учета запасов. Их могут учитывать по фактическим или учетным ценам.

Фактические цены ТМЦ – это суммы, уплаченные поставщикам в соответствии с заключенными соглашениями, уменьшенными на стоимость возмещаемых налогов, но включающие в себя оплату затрат, связанных с покупкой. Подобный метод учета используется в основном компаниями с небольшой номенклатурой запасов.

Учетные цены устанавливаются предприятием самостоятельно в целях упрощения учета расходов. Этот способ – преимущественный, если наименований ценностей в предприятии множество. Различия между ценами рассмотрим на приведенных примерах.

Пример № 1 – учет при применении фактической стоимости

ООО "Арго" закупает канцелярскую продукцию для работы офиса на общую сумму 59000 рублей с НДС. Бухгалтер делает записи:

Д 60 К 51 – 59 000 – оплачен счет.
Д 10 К 60 – 50 000 – оприходование ТМЦ.
Д 19 К 60 – 9 000 – НДС по приобретенным запасам.
Д 26 К 10 – 50 000 – списание ТМЦ (продукция выдана работникам).

Учетные цены

Этот метод предполагает использование балансового счета № 15 «Заготовление/приобретение ТМЦ», по дебету которого должны отражаться затраты фактические по закупу запасов, а по кредиту - их учетная цена.

Разница между этими суммами списывается со сч. 15 на сч. № 16 «Отклонения в стоимости ТМЦ». Суммарные разницы списывают (или сторнируют при отрицательных значениях) на счета основного производства. При продаже запасов разницы со счета отклонений отражают по дебету сч. 91/2 «Прочие расходы».

Пример № 2

ПАО «Антей» приобрело бумагу для работы – 50 упаковок. В счете поставщика стоимость покупки составляет 6 195 руб. с НДС, т. е. цена 1 упаковки составляет 105 руб., с НДС – 123,9 руб.

Бухгалтерские проводки:

Д 60 К 51 – 6 195 руб. (оплата счета).
Д 10 К 15 – 5 000 руб. (оприходование бумаги по учетной цене).
Д 15 К 60 – 6 195 руб. (зафиксирована фактическая цена).
Д 19 К 60 – 945 руб. («входной» НДС).

Учетная стоимость составила 5 000 руб., фактическая - 5 250 руб., значит:

Д 16 К 15 – 250 руб. (списана сумма превышения фактической цены над учетной).

Д 26 К 10 – 5 250 руб. (списана стоимость бумаги, переданной в производство).

По окончании месяца отклонения, учтенные в дебете сч. 16, списываются на счета затрат:

Д 26 К 16 – 250 руб.

Хранение ТМЦ

Не всегда хранимые ценности отражаются на балансовых счетах в качестве приобретенных. Иногда в кладовых компаний хранятся материалы, не принадлежащие ей. Так бывает, когда площади складов сдают другим предприятиям или принимают ТМЦ, принадлежащие другим компаниям, на ответственное хранение, т. е. отвечают лишь за сохранность ТМЦ.
Такие материалы не участвуют в производственном процессе организации и учитываются за балансом на счете 002 «ТМЦ, принятые на ответхранение».

Передача ТМЦ на ответственное хранение оформляется составлением соответствующих соглашений, фиксирующих все основные условия договора: сроки, стоимость, обстоятельства.

Выбытие ТМЦ

Движение материалов – нормальный производственный процесс: их регулярно отпускают в переработку, передают для собственных нужд, продажи или списания при наступлении чрезвычайных ситуаций. Отпуск запасов из кладовой также оформляется документально. Учетные документы на выбытие различны. Например, передача лимитируемых материалов оформляется лимитно-заборной картой (ф. М-8). Когда нормы расхода не установлены, отпуск производится по требованию-накладной ф. М-11. Реализация сопровождается оформлением накладной ф. М-15 на отпуск ТМЦ на сторону.

Оценка ТМЦ при отпуске

Отпуская запасы в производство, а также при другом выбытии ТМЦ оценивают, применяя один из методов, который в обязательном порядке оговаривается учетной политикой компании. Применяются они по каждой группе материалов, а действует один способ на протяжении одного финансового года.

Оценивают ТМЦ по:

Себестоимости одной единицы;

Средней себестоимости;

ФИФО, т. е. по цене первых материалов по времени приобретения.

Первый из перечисленных метод применяется для запасов, используемых компаниями в неординарном порядке, например при выпуске изделий из драгоценных металлов, либо при небольшой номенклатуре групп материалов.

Наиболее распространенным способом считают расчет цены по средней себестоимости. Алгоритм таков: общую себестоимость вида или группы материалов делят на количество. В расчете учитываются остатки ТМЦ (количество/сумма) на начало месяца и их поступление, т. е. подобные вычисления обновляются ежемесячно.

В методе ФИФО стоимость материалов при выбытии равна величине цены приобретения по времени в более ранние сроки. Этот способ наиболее эффективен при условии роста цен и теряет актуальность, если возникающая ситуация провоцирует падение цен.

Бухгалтерские записи при выбытии ТМЦ

Д 20 (23, 29) К 10 – передача в производство.
Д 08 К 10 – отпуск на строительство хозспособом.
Д 91 К 10 – списание при продаже или безвозмездной передаче.

Аналитический учет ТМЦ организуется в местах хранения, т. е. в кладовых, и представляет собой обязательное ведение учетных карточек по каждой позиции материалов. Ответственные лица – кладовщики, а контролирующие – работники бухгалтерии. Кладовщик по окончании месяца выводит остатки ТМЦ по карточкам, где указывают движение, начальные и конечные сальдо, бухгалтер сверяет их с документами и удостоверяет правильность расчетов кладовщика росписью в специальной графе карточки.

В бухгалтерском учете на основе документально оформленных операций счетным работником выводится остаток производственных запасов в стоимостном выражении, который и фиксируется во втором разделе баланса, как стоимость ТМЦ. Расшифровка остатков по каждой позиции дается в ведомости по учету материалов.

Ревизоры в ходе ревизии контролируют выполнение статьи 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», в частности, устанавливают, проводятся ли инвентаризации в организации:

• 1. при реорганизации или ликвидации;
• 2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• 3. при смене руководителя и материально ответственных лиц;
• 4. при выявлении фактов хищений и (или) порче имущества;
• 5. в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств.

В ходе ревизии ревизоры самостоятельно принимают решения о проведении инвентаризаций у тех или иных материально ответственных лиц, исходя из выполнения плана их проведения и полученных результатов по инвентаризациям.

В ходе ревизии ревизор контролирует соблюдение сроков проведения инвентаризаций:

• o проверяет, проводились ли инвентаризации в соответствии с утвержденным планом (приложение 4), в Городокском райпо данный аспект соблюдается;
• o выдерживались ли рекомендуемые сроки проведения инвентаризаций. Так инвентаризации товаров и тары в магазинах (кроме книжных) и в других розничных торговых предприятиях должны проводиться не реже двух раз в год, а в книжных магазинах - не реже одного раза в год. В райпо во всех розничных торговых предприятиях инвентаризации проводятся 2 раза в год и чаще.
• o выявляет факты передачи товарно-материальных ценностей одним материально ответственным работником другому без проведения инвентаризации;

• · проверить правильность ведения Книги учета инвентаризаций;
• · своевременно ли регистрируются распоряжения о проведении инвентаризаций;
• · имеются ли необходимые подписи на распоряжениях (председателя правления, главного бухгалтера);
• · соблюдается ли принцип внезапности (распоряжение должно выдаваться председателю инвентаризационной комиссии не раньше, чем за 2-3 часа до начала проведения инвентаризации);
• · проверить выполнение правил создания инвентаризационных комиссий (приглашались ли для участия в проведении инвентаризации представители органов страховой организации после стихийных бедствий) и т. д.

В ходе анализа инвентаризационных описей целесообразно:

• o проверять правильность заполнения реквизитов, связанных с определением цены (основание для цен, точное наименование товаров, артикул, сорт, размер, единица измерения и т.д.);
• o обращать внимание на наличие подписей на инвентаризационных описях соответствующих работников кооперативной организации о проверке цен. Цены, вызывающие сомнения, должны быть сверены ревизором с первичными документами и другой информацией;
• o осуществлять выборочно проверки правильности таксировки и подсчета итогов в инвентаризационных описях. Неправильная таксировка и подсчет итоговых данных, как на отдельных страницах описи, так и по инвентаризационной описи в целом, является одним из распространенных способов сокрытия хищений. В райпо данного вида нарушений не было выявлено;
• o сопоставлять данные различных экземпляров одной и той же инвентаризационной описи. Записи во всех экземплярах должны быть тождественны, наличие различий должно послужить ревизору основанием для углубленного анализа записей в указанном документе. В райпо данные различных экземпляров одной и той же инвентаризационной описи расхождений не имеют.

Особому контролю следует подвергать материалы полученные в ходе инвентаризации. В Городокском райпо при проверке материалов полученных в ходе инвентаризации, отдельные из них имели следующие недостатки:

• o в приказе не указаны сроки проведения инвентаризации;
• o у материально-ответственного лица не взяты расписки о том, что все приходные, расходные документы приложены к отчету или не сданы в бухгалтерию;
• o наличие подчисток в Записях инвентаризационных описей;
• o отсутствие на каждой странице инвентаризационной описи записи «цены, итоги проверил» и подписи материально-ответственного лица, сдавшего (принявшего) товарно-материальные ценности.

Следует принимать во внимание, что колбасные изделия и копчености, подготовленные к продаже (очищенные от шпагата, узлов, оберточной бумаги), должны записываться в инвентаризационную опись с обязательной пометкой «Очищенные». Неподготовленные к продаже колбасные изделия и копчености записываются в инвентаризационную опись с пометкой «неочищенные», при этом вес неочищенных колбасных изделий и копченостей показывается в графе «брутто», а после применения скидки на отходы в пределах установленных норм - в графе «нетто». Правильность определения скидки на отходы обязательно проверяется бухгалтерией, о чем в инвентаризационной описи делается специальная отметка. В райпо данная методика соблюдается.

Ревизор проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций. Он должен убедиться в том, что окончательные результаты инвентаризации определены верно и они правильно отражены на счетах бухгалтерского учета, поскольку эти операции затрагивают налогооблагаемую базу.

Ревизор проверяет также, как организован контроль охраны товаров и тары, находящихся в розничных предприятиях. При этом он устанавливает:

• o не нарушается ли принятый порядок приема в эксплуатацию вновь построенных розничных предприятий, оборудованы ли они охранной сигнализацией. В Городокском райпо все торговые розничные предприятия оборудованы охранной сигнализацией, однако, были случаи обнаружения в отдельных предприятиях неисправности сигнализации;
• o учитываются ли особенности розничного торгового предприятия при выборе способа его охраны;
• o осуществляется ли сверка по материалам о нераскрытых кражах и ограблениях, которые переданы райпо в органы расследования;
• o какая работа проводится в райпо по предупреждению гибели товаров и тары от пожаров.

При инвентаризации в ходе ревизии в Городокском райпо были выявлены следующие недостатки:

не соблюдение правил хранения отдельных видов товаров и не соблюдение товарного соседства;

не рациональность размещения товаров в торговом зале и в подсобных помещениях;

не функционирование отдельных холодильных прилавков и другого оборудования.

Ревизор обязан проверить своевременность и полноту сдачи торговой выручки. Анализируя в ходе ревизии эти факты, ревизор должен учитывать, что в нормальных условиях работы розничных предприятий торговая выручка должна быть не меньше, чем поступление товаров в торговое предприятие. Превышение поступления товаров над суммой торговой выручки, а, следовательно, и рост товарных запасов в течение длительного периода (2-3 и более месяцев), ревизор должен оценивать как чрезвычайную ситуацию и обязан принять немедленные меры к проверке сохранности товаров и тары в таких торговых предприятиях.

Приемка товаров и тары по количеству и качеству должна осуществляться на основании Положения о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденному постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 26 апреля 1996г., № 285, если актами законодательства, договором или нормативно-технической документацией не установлен другой порядок приемки товаров и тары по количеству и качеству.

Проверяя соблюдение порядка приемки товаров и тары в Городокском райпо были установлены случаи:

• o неправильной и несвоевременной приемки товаров;
• o смешивания товара при его приемке с другим однородным товаром;
• o неисправности средств измерения и испытания, которые использовались для определения качества товара.
• o непринятия необходимых мер по обеспечению сохранности товара, в результате чего возникли потери товарно-материальных ценностей;
• o необоснованного составления актов о выявленных расхождениях при приемке и актов на естественную убыль в пути с целью присвоения товаров;
• o несоблюдения сроков приемки товаров по количеству и качеству согласно законодательству и договора.

При выявлении расхождений по количеству и качеству при приемке товаров, должен быть составлен акт в соответствии с установленным порядком.

Тара, поступившая с товаром, принимается по количеству и качеству в соответствии с действующими нормативными актами и договором. При этом проверяется: наличие сертификата; правильность тарной маркировки; соответствие качества тары стандартам, техническим условиям и данным сопроводительных документов; ее целостность, наличие загрязнений и т.д.

Выявленные расхождения по количеству и качеству при приемке тары должны быть оформлены актом в таком же порядке, что и товар.

Большое влияние на обеспечение сохранности товаров и тары в розничных торговых предприятиях оказывает порядок приема и оформления на работу материально ответственных лиц. В торговле чаще, чем в других отраслях потребительской кооперации, встречаются недостатки в подборе кадров, способствующие совершению корыстных преступлений. Наиболее типичными из указанных недостатков являются:

• 1. прием на работу материально ответственных лиц, не имеющих необходимой специальной подготовки;
• 2. прием на материально ответственные должности лиц, не имеющих опыта обращения с товарно-материальными ценностями и денежными средствами. В Городокском райпо большая текучесть кадров, постоянно требуются работники, поэтому часто бывают случаи принятия на работу связанную с материальной ответственностью лиц не имеющих в этом опыта;
• 3. проникновение на материально ответственные должности лиц, судимых за хищения, растраты и недостачи, злоупотребления своими служебными полномочиями.

Поэтому в процессе проведения ревизий и проверок, связанных с товарно-материальными ценностями и денежными средствами, ревизор обязан по отчетным данным отдела кадров проверяемого потребительского общества установить численность материально ответственных лиц, принятых за ревизуемый период на должности без специальной подготовки, а также выяснить, правильно ли используются эти специалисты. Следует также проанализировать основные причины текучести кадров материально ответственных лиц, установить удельный вес должностей с материальной ответственностью, подлежащих замещению специалистами. Ревизор должен также установить факты, когда материально ответственные лица, допустившие недостачи, обман, обвес и обсчет покупателей, и уволенные по собственному желанию, переводятся из одного розничного предприятия на другое для продолжения работы, связанной с денежными средствами и товарно-материальными ценностями. Для выявления таких фактов ревизор сопоставляет приказы (о переводе) с актами прошлых ревизий, сообщениями органов внешнего контроля, с записями в трудовых книжках и с другой информацией.

Ревизор в ходе проверки устанавливает, заключены ли с лицами, принятыми на материально ответственные должности, договоры о полной материальной ответственности. В Городокском райпо со всеми материальными лицами заключены договора о полной или коллективной материальной ответственности.

В ходе проведения ревизии ревизор должен обратить особое внимание на те розничные предприятия, в которых ранее были выявлены и погашены недостачи в значительных суммах, однако, материально ответственные лица не были освобождены от работы и продолжают трудиться.

Большое значение при ревизии товарно-материальных ценностей субъекта хозяйствования имеет проверка установленных цен на товары. В ходе ревизии Городокского райпо было установлено:

• o на продовольственные и непродовольственные товары имеются ли качественные удостоверения (сертификаты);
• o неправильно установлены цены на отдельные виды товаров;
• o переоценка (дооценка, уценка) товарно-материальных ценностей (водки, сигарет, стеклотары и другие)проводилась правильно;
• o не соблюдение правил торговли при хранении и реализации материальных ценностей;
• o наличие убытков по операциям с тарой;
• o наличие жалоб и предложений покупателей.

При проверке правильности установления цен в Городокском райпо были выявлены нарушения:

• · умышленное завышение или занижение цен на отдельные товары материально-ответственными лицами;
• · реализация товарно-материальных ценностей по завышенным ценам или приобретение аналогичных ценностей по более высоким ценам;
• · наличие неприходованных материальных ценностей;
• · наличие товарно-материальных ценностей с просроченными сроками реализации;
• · недовес фасованных товаров;
• · неудовлетворительное санитарное состояние торгового объекта;
• · неисправность весоизмерительных приборов;
• · неудовлетворительная организация контроля за ценами.

В ходе ревизии особое внимание уделяется проверке состояние бухгалтерского учета товаров и тары на предприятиях розничной торговли потребительской кооперации и документального оформления движения товарно-материальных ценностей.

В ходе проведения ревизии проверяются документы: товарно-денежные отчеты материально ответственных лиц, акты о порче, бое, ломе товаров установленной формы (нем должны быть заполнены реквизиты: предприятие, по которому проводилась инвентаризация, состав комиссии, наименование товара подлежащего списанию вследствие боя или порчи, причина списания и т. д.), акты на завес тары (составляется комиссией с участием представителей вышестоящей организации, администрации предприятия-поставщика, если это предусмотрено условиями поставки или договорами, и материально ответственного лица), инвентаризационные описи, сличительные ведомости, расчеты естественной убыли и так далее. В райпо документы в основном заполняются правильно, однако, есть некоторые ошибки в заполнении отдельных документов.

Ревизор проверяет достоверность синтетического и аналитического учёта по счёту 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", который предназначен для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи товаров. Обращает внимание не отнесли ли на этот счет:

недостачи и потери, которые образовались при перевозке товаров по вине поставщика и перевозчика (они принимаются к учету как дебиторская задолженность (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям"));

потери, которые возникли в результате стихийных бедствий (они признаются чрезвычайными расходами (счет 99 "Прибыли и убытки")).

Ревизор проверяет собраны ли по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" сведения об учетной стоимости недостающих и утраченных товаров с кредита 41 "Товары", 18 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и отражено ли по кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" списание недостач и потерь после принятия руководителем организации соответствующего решения (дебит счетов учета источников покрытия, кредит счета 94).

При проверке корреспонденции по товарным потерям в бухгалтерском учете ревизор обращает внимание придерживался ли бухгалтер следующих принципов:

нормы естественной убыли и нормы потерь от боя, лома, порчи являются предельными и применяются только в случае выявления фактической недостачи;

списание естественной убыли и товарных потерь в пределах норм производят на основе соответствующего расчета, составленного бухгалтером и утвержденного руководителем организации;

естественную убыль товаров списывают на расходы по реализации или за счет созданного резерва по покупным ценам без налога на добавленную стоимость;

естественную убыль товаров и товарные потери в пределах норм с материально ответственных лиц списывают в сумме фактических потерь, но не выше установленных норм;

выявленные при инвентаризации недостачи и потери товаров сверх установленных норм естественной убили товаров и норм потерь от боя, лома и порчи товаров относят на материально ответственных лиц по розничным (продажным) ценам, если иное не предусмотрено соответствующими нормативными актами. В исключительных случаях, когда брак, бой, лом, порча товаров имеет место по причинам, не зависящим от материально ответственного лица, такие потери списывают с согласия трудового коллектива по решению руководителя организации на внереализационные расходы. Например, не возмещенные товарные потери при стихийных бедствиях, товарные потери от бесхозяйственности;

недостачи и потери от порчи ценностей сверх норм естественной убыли признаны объектом налогообложения и в момент их выявления облагаются налогом на добровольную стоимость по установленным или расчетным ставкам.

В Городокском райпо выше перечисленные принципы соблюдаются.

Нижеприведенные внешние признаки неточности по записям в учетных регистрах могут свидетельствовать ревизору о том, что содержание записи не соответствует существу осуществленной хозяйственной операции:

• · отсутствие аналитического учета. Отсутствие аналитического учета может иметь место вследствие неудовлетворительного состояния бухгалтерского учета, когда для ускорения составления бухгалтерского баланса организации в учете ограничиваются записями только по счетам синтетического учета, а также желанием скрыть в учете совершенные злоупотребления (во всех случаях, когда баланс не подтверждается развернутыми данными аналитического учета, его нельзя признать достоверным);
• · наличие кредитового сальдо по активным счетам и дебетового по пассивным счетам;
• · необоснованное свертывание сальдо активно-пассивных счетов. Известно, что активно-пассивные счета могут иметь свернутое и развернутое сальдо, однако в балансе должно быть всегда показано развернутое сальдо по состоянию расчетов с разными дебиторами и кредиторами;
• · открытие и ведение синтетических счетов, не предусмотренных планом счетов;
• · наличие записей, не обоснованных документами;
• · необоснованные и неоговоренные исправления в учетных регистрах. Отсутствие подписей при исправлении записей может иметь место вследствие небрежности лиц, вносящих исправления, но в ряде случаев это может быть сделано для сокрытия совершенных злоупотреблений.

Аналитический учет к счету 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" должен организовываться по видам и разновидностям товарных потерь. Ревизор проверяет состояние аналитического учета на ревизуемом объекте. Необходимо отметить, что в Городокском райпо отсутствует аналитический учет по видам потерь товаров. В райпо не разработан журнал по 94 счету "Недостачи и потери от порчи ценностей", а по окончании месяца списание потерь с 94 счета отражается в мемориальном ордере. За неимением данной аналитики существует проблема определения причин возникновения сумм недостач, в результате чего происходит ослабление функции контроля за источниками потерь товаров.

Также при проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях ревизор проверяет:

• · качество оформленных сделок (договоров);
• · наличие сертификатов соответствия (качества) и сроки их действия;
• · организацию учета с товарной массой;
• · наличие контроля за движением товарно-материальных ценностей:
  • § отпуск товаров в долг;
  • § сроки реализации товаров;
  • § своевременность проведения переоценки;
  • § реальность сумм, числящихся в пути;
  • § соблюдение норматива товарных запасов;
  • § оценка товарно-материальных ценностей в учете и отчетности;
• · наличие актов на излишнее списание материальных ценностей;
• · своевременность составления сводной документации;
• · правильность начисления естественной убыли, правильность применения норм;
• · своевременность взыскания порчи;
• · правильность ведения оперативного и статистического учета;
• · соблюдение учетной политики предприятия.

При проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях Городокского райпо были выявлены следующие нарушения:

• o наличие бестоварных накладных;
• o несвоевременность составления сводной документации;
• o неправильно подсчитаны итоги в документах;
• o неправильная запись операций на счетах бухгалтерского учета.

Проверке состояния и организации учета товаров и тары в торговых организациях это один из основных этапов методики контроля обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей и ему должно уделяться особое внимание.

Общие положения

В каждом хозяйстве должен быть обеспечен постоянный контроль за сохранностью имеющихся товарно-материальных ценностей. Важным приемом такого контроля является инвен­таризация, которая позволяет контролировать как сохранность собственности предприятий, так и правильность ведения бух­галтерского учета. При инвентаризации материальных ценнос­тей проверяют наличие продукции и производственных запасов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определе­ния их объема и сопоставления полученных фактических дан­ных с данными бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации

Инвентаризация может быть частичная, когда проверяют наличие ценностей в отдельных местах хранения, и полная, ког­да проверкой охватываются все ценности в хозяйстве в целом. Обязательная полная инвентаризация проводится ежегодно пе­ред составлением годового отчета в сроки, установленные спе­циальной инструкцией по проведению инвентаризации. Кроме годовой инвентаризации сельскохозяйственные предприятия проверяют наличие остатков в натуре в течение года. Так, неф­тепродукты проверяют ежемесячно, остатки кормов, семян, ми­неральных удобрений - на 1 июля и на 1 декабря, остатки коже­венного сырья - ежеквартально и т. д. Могут быть и внеплано­вые проверки.

Для проведения инвентаризации создается специальная ко­миссия. Результаты проверки оформляются инвентаризацион­ными описями и соответствующими актами. Руководители

предприятий обязаны лично рассматривать материалы инвента­ризации не позднее чем в 10-дневный срок после ее окончания и принимать соответствующие решения по ее результатам.

Выявленные при инвентаризации излишки приходуют. При этом составляют бухгалтерскую запись:

дебет счетов учета соответствующих материальных ценнос­тей 43,41,10

кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Учет недостач и потерь от порчи ценностей

Недостачи товарно-материальных ценностей, а также поте­ри от порчи ценностей относят на дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с кредита соответствующих мате­риальных счетов. Если недостачи выявлены ревизиями в теку­щем году, но относятся они к прошлым годам, то на дебет счета 94 соответствующие суммы (признанные материально ответст­венными лицами или присужденные судом) относят с кредита счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 3 "Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы". Недостающую продукцию текущего года спи­сывают по плановой себестоимости (без последующей коррек­тировки до фактической), а сельскохозяйственную продукцию урожая прошлого года и покупные товарно-материальные цен­ности - по балансовой стоимости. В дальнейшем после приня­тия решения о списании потерь и недостач их списывают с кре­дита счета 94 в установленном порядке.

Недостачи сельскохозяйственной продукции, семян и кор­мов в пределах норм естественной убыли (биологические поте­ри при хранении) списывают путем распределения (пропорцио­нально списанному количеству) по основным направлениям расхода продукции, семян и кормов: использованных на произ­водство - на субсчета 20-1, 20-2 и счет 23; отпущенных в пере­работку - 20-3, реализованных - на счет 90 и т. д., на остаток - на счета 43 и 10. Недостачу и порчу товарно-материальных цен­ностей сверх норм естественной убыли в тех случаях, когда кон­кретные виновники недостач и потерь не выявлены или во взы­скании которых отказано судом, списывают на дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы".

Недостачу и порчу ценностей сверх норм естественной убы­ли в суммах, относимых на счет виновных лиц, списывают со счета 94 на дебет счета 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Порядок взыскания этих сумм рассмо­трен в предыдущей главе. Недостачи и потери материальных ценностей, возникшие вследствие стихийных бедствий, списы­вают на счет 99 "Прибыли и убытки", а застрахованных - на счет 76, субсчет 1 "Расчеты по имущественному и личному стра­хованию".

Отражение в регистрах

Недостачи, хищения и порчу материальных ценностей по счету 94 учитывают в ведомости № 54-АПК аналитического уче­та недостач и потерь. В графах по дебету счета 94 отражают раз­дельно суммы выявленных недостач и хищений, потерь от пор­чи и повреждений материальных ценностей. В отдельных гра­фах ведомости № 54-АПК отражают суммы списаний с кредита счета 94 по назначению: на виновных лиц, на затраты производ­ства и т. д. Записи в ведомости ведут по лицам, допустившим порчу или недостачу материальных ценностей. На каждое лицо и вид материальных ценностей, по которым выявлены недоста­чи, отводится отдельная строка.

Таким образом, в ведомости находят отражение все выяв­ленные в хозяйстве недостачи материальных ценностей по материально ответственным лицам и видам материальных цен­ностей, причинам возникновения и направлениям списания. Итоги оборотов по кредиту в целом и по корреспондирующим счетам из ведомости № 54-АПК ежемесячно переносят в жур­нал-ордер Ni 10-АПК, откуда после сверки оборотов они будут записаны в Главную книгу.

Учет переоценки товарно-материальных ценностей

Общие положения

В связи с изменением реальной оценки товарно-матери­альных ценностей организация проводит их переоценку. Бели

раньше для этих целей применяли счет 14 "Переоценка товар­но-материальных ценностей" и переоценка проводилась по специальным постановлениям правительственных органов, в связи с чем счет 14 применялся очень редко, то после утверж­дения Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организа­ции" и (ПБУ-9) и Положения по бухгалтерскому учету "Расхо­ды организации" (ПБУ-10) ситуация резко изменилась. Со­гласно этим стандартам учета суммы дооценки и уценки обо­ротных активов рассматриваются в качестве прочих финансо­вых результатов и включаются в состав операционных доходов и расходов, учитываемых по новому плану счетов на счете 91 "Прочие доходы и расходы". При этом для отнесения сумм на данный счет никаких разрешений от вышестоящих, тем более правительственных органов, не требуется. В связи с этим счет 14 "Переоценка товарно-материальных ценностей" в новом плане счетов был ликвидирован, а суммы переоценки отража­ются в общем порядке как получение прочих доходов и расхо­дов.

Порядок отражения переоценки

Если организация проводит переоценку товарно-матери­альных ценностей, то по мере выявления ее результатов и ут­верждения их руководителем организации суммы переоценки списываются на дебет счета 91 (в случае уценки материалов) или на кредит счета 91 в случае дооценки. Соответственно де­лаются бухгалтерские записи: дебет счета 10 "Материалы", кре­дит счета 91 "Прочие доходы и расходы" (на суммы дооценки) или кредит счета 10 "Материалы", дебет счета 91 "Прочие до­ходы и расходы" (на суммы уценки). Понятно, что по одним материалам могут отражаться суммы дооценки, по другим -уценки, поэтому эти операции отражаются развернуто по сче­там материалов, а на счете 91 выделяется отдельный субсчет, итоги которого по дебету и кредиту перечисляют на счет 99 "Прибыли и убытки".

Кроме материалов с аналогичным отражением по счетам пе­реоценка может проводиться и по другим видам оборотных ак­тивов: готовой продукции, товаров, остаткам незавершенного производства и др.

Краткое описание

Актуальность выбранной темы курсовой работы объясняется тем, что, знание основ и правил хранения товаров в магазинах, а также эффективное применение на практике основных профилактических мер, направленных на уменьшение потерь товаров при их хранении в магазинах, может в значительной мере способствовать эффективной деятельности предприятия, связанной с увеличением получаемой прибыли и сокращение издержек.
Целью данной курсовой работы является изучение мероприятий сохранения товарно-материальных ценностей в магазинах и разработки рекомендаций, направленных на совершенствование сохранности товарно-материальных ценностей с целью сокращение и предотвращение товарных потерь.

Введение……………………………………………………………………….
1. Организация обеспечения товарно-материальных ценностей в магазине…………………………………………………………………………
1.1. Организация хранения товаров в магазине………………………………
1.2. Размещение в выкладка товаров в торговом зале………………………..
1.3. Организация материальной ответственности за сохранность ценностей в магазине………………………………………………………………………...
2. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей в магазине…………………………………………………………………………..
2.1. Организационно-экономическая характеристика магазина……………...
2.2. Организация обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в магазине……………………………………………………………
2.3. Направления совершенствования сохранности товарно-материальных ценностей в торговле……………………………………………………………
Заключение………………………………………………………………………
Список использованных источников………………………

Вложенные файлы: 1 файл

Примечание – Источник: собственная разработка.

Анализируя данные таблицы 2.5, можно сказать, что в 2011 году товарные запасы увеличились на 15,4% по сравнению с 2010 годом и самые большие товарные запасы были в марте и декабре. В 2012 году средние запасы товаров увеличились значительно и их рост по сравнению с предыдущим составил 900 млн р., что в процентах 29,8%.

Посмотрим, как же затоваривание повлияло на товарооборачиваемость, для этого определим однодневный товарооборот и товарооборачиваемость в днях. Анализ товарооборачиваемости Супермаркета «Алми» представлен в таблице 2.6.

Таблица 2.6 − Анализ товарооборачиваемости Супермаркета «Алми» за 2010-2012 гг.

Примечание – Источник: собственная разработка.

По данным таблицы 2.6 видно, что в 2011 году товарные запасы увеличились в целом по «Алми» в 1,15 раза и однодневный товарооборот вырос в 1,18 раз, а товарооборачиваемость снизилась на 1 день, что положительно сказалось на деятельности торговой организации. В 2012 году, по сравнению с предыдущим, товарные запасы увеличились в 1,3 раза, а однодневный товарооборот всего лишь в 1,18 раза, следовательно, товарооборачиваемость увеличилась на 4 дня. Увеличения продолжительности оборота товаров привело к дополнительному вовлечению средств в оборот в размере 364,32 млн р. (98,2 х (39,9 – 36,18) = 98,2 х 3,71 = 364,32 млн руб.).

По результатам анализа наблюдается динамика роста общего объема розничного товарооборота, план объема продаж в 2012 году перевыполнен, за счет увеличения реализации в январе, июне, июле и декабре. Выше приведенные расчеты показали, что выполнение плана товарооборота в отчетном году было равномерным. Результаты исследования структуры розничного товарооборота позволяют сделать выводы о том, что значительный удельный вес в структуре имеют такие группы товаров как: колбасные изделия, молочная продукция, водка и ликероводочные изделия. Грамотно сформированный ассортимент товаров по каждому отделу позволил сложить такую структуру ассортимента розничного товарооборота торговой организации, которая позволяет увеличить объемы продаж.

1. Организация обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в магазине

Одним из вариантов защиты имущества от внешних посягательств в супермаркете «Алми» является охрана. В супермаркете «Алми», учитывая круглосуточный характер работы, в настоящее время имеется собственная Служба безопасности, одним из пунктов которой является осуществление внутреннего контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.

Внутренний контроль осуществляется с помощью камер видеонаблюдения, выведенных на центральный пост Службы безопасности. Все сотрудники Службы безопасности снабжены переносными рациями, с помощью которых осуществляется связь между охранниками и работниками торгового зала.

Система внутреннего контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей в супермаркете «Алми» можно разделить с точки зрения значимости в совокупном контрольном действии на следующие уровни:

1. Субъекты внутреннего контроля первого уровня – это собственники супермаркета, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов);

1. Субъекты внутреннего контроля второго уровня – в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, администратор, заведующий и т.д.);

1. Субъекты внутреннего контроля третьего уровня − выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (это работники планово -экономического, отдела кадров)

1. Субъекты внутреннего контроля четвертого уровня. В их обязанности входят контрольные и другие функции (администрация, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности)

1. Субъекты внутреннего контроля пятого уровня. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники входного и технического контроля и т.п.)

При приемке и выдаче товарно-материальных ценностей со склада особое внимание уделяется правильности оформления соответствующих документов.

Товары на складе супермаркета принимает материально-ответственное лицо покупателя по доверенности путем проверки соответствия качества и количества ТМЦ данным выписываемых организацией-поставщиком сопроводительных документов. Затаренные ценности принимаются по количеству мест и массе брутто или количеству товарных единиц и массе нетто по трафарету. В этом случае необходимо тщательно проверить исправность тары и маркировки. Если при приемке будет установлена неисправность тары и маркировки, получатель должен потребовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству единиц, массе нетто и качеству.

При приеме затаренных товаров на сопроводительных документах делаеться надпись: «Товар принят по массе брутто и количеству мест без фактической проверки» и «Товар принят по качеству согласно документам поставщика без фактической проверки».

Приемку (сдачу) ценностей на складе супермаркета оформляют распиской в сопроводительных документах лиц, получивших и сдавших ценности.

Если товары поступили без тары, то их принимают по массе нетто, количеству товарных единиц с одновременной проверкой сохранности качества (комплектности), т.е. количественный и качественный прием в данном случае совпадают по времени.

Если товары поступили в исправной таре, то их принимают по количеству мест и массе брутто. Приемка товаров по массе нетто, количеству единиц в каждом месте, по качеству и комплектности осуществляется, как правило, непосредственно в момент вскрытия тары.

Если входе приемки товаров выявлена недостача, несоответствие качества товара и т.д., то приемка ТМЦ приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров, составляется акт об установлении расхождения по количеству и качеству за подписями лиц, производивших приемку, одновременно с этим заведующий или администратор вызывает представителя организации-поставщика.

При движении между структурными подразделениями или материально - ответственными лицами выписывается накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары в двух экземплярах. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товаров, а второй экземпляр – принимающему подразделению для оприходования товаров. Данный документ подписывают материально-ответственное лица.

В системе обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в магазине особое внимание уделяется сохранению качества товара, для чего руководителем созданы определенные условия, обеспечивающие определенный режим хранения, так как несоблюдение температурного режима ускоряет физико-химические процессы, способствует конденсации влаги на поверхности продуктов, сокращает сроки реализации, что в целом приводит, например, физическому бомбажу консервов и плесневению мясных изделий.

При хранении товаров работники обращают внимание на их правильное размещение и укладку это позволит значительно увеличить сроки хранения товаров и уменьшить площадь кладовых в магазине, что позволит в значительной степени сократить товарные потери.

Не менее важным моментом в системе обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в супермаркете «Алми» является бригадная материальная ответственность. Для ее организации в супермаркете с работниками заключаются договор на коллективную (бригадную) материальную ответственность на основании разработанного согласно Постановления Министерства труда Республики Беларусь 14.04.2000 года №54 Положения о коллективной (бригадной) ответственности. Данным положением предусмотрено, что члены коллектива (бригады) обязаны:

• бережно относиться к ценностям и принимать меры к предотвращению ущерба;
• в установленном порядке вести учет, составлять и своевременно представлять отчеты о движении и остатках ценностей;
• при необходимости списания пришедших в негодность материальных ценностей ставить об этом в известность нанимателя и бухгалтерскую службу;
• своевременно ставить в известность нанимателя о всех обстоятельствах, угрожающих сохранности ценностей;
• вносить предложения нанимателю по реконструкции и ремонту складских сооружений, помещений в целях улучшения их приспособленности к хранению материальных ценностей.

При этом Наниматель обязан:

• создавать коллективу (бригаде) условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных ему ценностей;
• своевременно принимать меры к выявлению и устранению причин, препятствующих обеспечению коллективом (бригадой) сохранности ценностей, выявлять конкретных лиц, виновных в причинении ущерба, и привлекать их к установленной законодательством ответственности;
• знакомить коллектив (бригаду) с действующим законодательством о материальной ответственности за ущерб, причиненный нанимателю, а также с действующими инструкциями и правилами приемки, хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства ценностей и их учета;
• обеспечивать коллективу (бригаде) условия, необходимые для своевременного учета и отчетности о движении и об остатках переданных ему ценностей;
• рассматривать вопрос об обоснованности требования членов коллектива (бригады) о проведении инвентаризации ценностей;
• рассматривать в присутствии работника заявленный ему отвод и в случае обоснованности отвода принимать меры к выводу его из состава коллектива (бригады) и решать вопрос о его дальнейшей работе в соответствии с законодательством;
• рассматривать сообщения членов коллектива (бригады) об обстоятельствах, угрожающих сохранности ценностей, и принимать меры к устранению этих обстоятельств;
• доказать факт причинения вреда, а также наличие других условий материальной ответственности..

В супермаркете «Алми» основанием для привлечения членов бригады к материальной ответственности является материальный ущерб, причиненный недостачей, подтвержденной инвентаризационной ведомостью, а также порча материальных ценностей членами бригады.

Привлечение членов бригады к материальной ответственности производится администрацией магазина после проведения комиссионной проверки причин образования ущерба с учетом письменных объяснений, представленных членами бригады.

Ущерб бригадой возмещается путем внесения суммы недостачи в кассу магазина либо путем удержания из заработной платы (по письменному заявлению каждого члена бригады), пропорционально распределенной между членами бригады. В случаях, когда определено виновное лицо, то сумма ущерба возмещается магазину полностью виновным лицом.

1. Направления совершенствования сохранности товарно-материальных ценностей в торговле

Мероприятия по совершенствованию сохранности товарно-материальных ценностей должны быть направлены не только на выявление причин возникновения потерь но и на их предупреждения или снижения. Они могут носить профилактический или текущий характер.

Профилактические меры связаны с приемочным контролем качества, а текущие − с обеспечением своевременной поставки продуктов в установленные сроки, морального и материального стимулирования работников за сокращение потерь, а также с действующим порядком их учета и списания, формой ответственности за сохраняемость товаров.

Технологические меры − это меры по учету факторов внутренней среды и регулированию факторов внешней среды, позволяющие предупредить или снизить товарные потери.

Внутренние факторы обусловлены химическим составом и структурой (строением) продуктов. Все вещества химического состава по влиянию на потери делят на две группы:

1) Вещества, увеличивающие потери − на качественные потери наибольшее влияние оказывают вода и летучие вещества. При их испарении или улетучивании теряется масса и ухудшается качество продукта. Для предотвращения потерь воды и ароматических веществ применяют герметичные упаковки. Для замедления усушки продуктов в негерметичной упаковке рекомендуется хранение при пониженных температурах и повышенной относительной влажности воздуха. Повышенная влажность достигается при хранении продукта в полимерных упаковках, ограничивающих воздухообмен. При этом испаряющаяся влага частично остается в упаковке, за счет чего создается микроклимат повышенной влажности. Однако не все продукты можно хранить в полимерной упаковке, так как может возникнуть микробиологическая порча за счет плесневения и заражения. На величину качественных потерь влияют структурные изменения веществ, гидролиз белков, крахмала и др., которые вызывают изменения органолептических свойств (размягчение квашеных овощей, черствление хлеба и др.), а иногда и потерю безопасности (глубокий гидролиз белков до аминов и амидов, некоторые из которых ядовиты);

Аудиторская проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей на примере ОАО «УМЗ»

Проверка операций по движению ТМЦ

Проведение аудиторской проверки начинают с обследования складских помещений и мест хранения материальных ценностей.

На заводе материалы распределены по кладовым, каждой из которых присвоен свой порядковый номер, который затем указывается во всех расходных и приходных документах. По данному порядку в каждой кладовой сосредоточены материалы определенных групп. На ОАО «УМЗ» существуют склады спецодежды, металла, стройматериалов и другие. В самих складах ТМЦ размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку и отпуск, а также дает возможность контролировать фактическое наличие материальных ценностей и наличие по документам. Также склады предприятия обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой.

Следует отметить, что соблюдаются правила охраны складов, в частности по окончании рабочего дня на наружные запоры складов накладываются пломбы. Ключи сдаются в опечатываемом пенале под охрану. Перед открытием помещения проверяется состояние замков и пломб.

При осуществлении контроля за вывозом материально-производственных запасов со склада на ОАО «УМЗ» выдаются пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику охраны и регистрируются в книге регистрации пропусков, что позволяет проверить полноту их возврата.

На заводе установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей. Учет материалов на складе осуществляет старший кладовщик, который является материально-ответственным лицом. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной материальной ответственности. На них возложены обязанности по оприходованию поступивших товарно-материальных запасов, осуществлению общего руководства кладовой. Так же следует проверить: имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе (приложение F).

Управление производственными запасами требует рациональной организации их аналитического учета на основе предварительно разработанной номенклатуры. Номенклатура составляется на основе технических характеристик материалов, топлива и других материальных ресурсов. Она позволяет легко и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности и достоверности. Номенклатурный номер материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов .

В ярлыке указывают наименование материальных ценностей, их номенклатурный номер, единицу измерения, норму запаса и цену. На ОАО «УМЗ» в оформлении материальных ярлыков были обнаружены нарушения. Во-первых, на многих ярлыках не указывается номенклатурный номер. Во-вторых, также не указывается норма запаса или же вместо нормы запаса ставят количества остатка. Учет движения товарно-материальных ценностей на складах осуществляют в карточках складского учета, которые открывают на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета кладовщики делают на основании первичных документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных документов отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Ведомости составляют по складам и используют для контроля за движением и состоянием производственных запасов на складах и для оперативного управления.

Первичные документы после записи их в карточках складского учета передают в бухгалтерию на проверку.

В ходе проверки сохранности производственных запасов большое значение имеет состояние кадров материально ответственных лиц. Состав материально-ответственных лиц и их соответствие необходимым профессиональным требованиям смотрят по личным делам, находящимся в отделе кадров. Здесь также проверяют профессиональную подготовленность, как работников снабжения, знание правил и сроков приемки и отпуска материальных ценностей, оформление первичной документации по движению производственных запасов и ведения карточек складского учета. Контроль за деятельностью материально-ответственных лиц и за исполнением ими своих обязанностей осуществляет главный бухгалтер, в первую очередь, и работники бухгалтерии .

По результатам проверки состояния складского хозяйства и сохранности товарно-производственных запасов устанавливается необходимость проведения внезапной выборочной или сплошной инвентаризации в целом по складу или у отдельных материально-ответственных лиц. Также это достигается путем изучения слабых и сильных сторон внутреннего контроля и системы бухгалтерского учета.(таблица 3)

Таблица 3 - Анкета тестов проверки состояния внутреннего контроля и системы учета материально-производственных запасов

Значения символов:

У1 – низкий уровень;

У2 – ниже среднего уровня;

У3 – средний уровень;

У4 – высокий уровень.

Из данных этого тестирования следует, что организация и осуществление внутреннего контроля по вопросам исследования находятся на среднем (У3) и ниже среднего (У2) уровнях. Организация и ведение бухгалтерского учета также отвечают современным требованиям, так как по всем исследуемым вопросам их значения поднялись до среднего (У3) уровня. После изучения программы оценки внутреннего аудита разрабатывается план (таблица4) и программа проверки материально-производственных запасов на ОАО «УМЗ» (таблица5).

Таблица 4 - Общий план аудиторской проверки учета производственных запасов.

Недостаток внутрихозяйственного учета – не периодичность контроля за движением производственных запасов, а поэтому следующим этапом проверки должна стать инвентаризация материально-производственных запасов.

На ОАО «УМЗ» инвентаризация производственных запасов проводится в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»). Для проведения инвентаризации на данном предприятии создается постоянно действующая инвен-таризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии помимо материально-ответственного лица, обычно, включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие при проведении инвентаризации материально-ответственного лица обязательно.

Некоторые аудиторы делают ошибку, когда принимают решение по какой-либо причине проводить инвентаризации при отсутствии материально-ответственного лица. Если в результате проверки будет установлена недостача материалов, материально-ответственное лицо, в этом случае может в последствии оспорить результаты инвентаризации и не признать факт недостачи. Когда материально-ответственное лицо отсутствует по уважительной причине, аудитор должен опечатать склад и приступить к инвентаризации только после выхода материально-ответственное лица на работу.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу. На проверяемом предприятии инвентаризация проводилась с 1 по 14 сентября 2005г., о результатах которой составлен акт после заседания инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации недостач и излишков комиссией по инвентаризации не обнаружено. Была проверена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период: приказ генерального директора от 4.08.2005г., инвентаризационные описи, акты инвентаризации, протоколы инвентаризационных комиссий. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты.

Таким образом, в ходе проверки документации по инвентаризации материально-производственных запасов нарушений не было

Правильная и четкая организация поступления и отпуска запасов и достоверное отражение этих операций в учете содействуют выполнению снабжающими органами своих основных функций – обеспечению сохранности ТМЦ и бесперебойному снабжению предприятия.

При осуществлении контроля за правильностью и своевременностью документального оформления хозяйственных операций, связанных с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, выясним, какая первичная документация применяется на предприятии. На предприятии все хозяйственные операции, связанные с движением товарно-материальных ценностей, оформляются формами, утвержденными Госкомитетом России. Для наглядности можно составить формы первичных документов в виде таблицы 6.

Таблица 6 – Табель (перечень) специализированных форм первичных учетных документов

В ходе проведения первичной документации на соответствие формам, утвержденным Госкомитетом России на предприятии за октябрь и ноябрь 2005г. обнаружено нарушение: акты на списание с баланса малоценных и быстроизнашивающих предметов используются формы старого образца.

Поступление материалов на проверяемом предприятии начинается с заключения договора. Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям счета, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На складе счета поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования материально-производственных запасов. После заполнения счета передают кладовщику для приемки материалов. При поступлении материально-производственных запасов от по-ставщиков кладовщик проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на ОАО «УМЗ» выписывается приемный акт на все количество поступаемого груза. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного акта, сверяя его с копией счета.

Несмотря на то, что ведение учета обеспечено программным комплексом и ведется на ЭВМ, в настоящее время параллельно используются ручные карточки складского учета, что позволяет проверить достоверность компьютерных данных, пока осуществляется наладка программы под специфику предприятия. Основным методом проверки операций по поступлению материально-производственных запасов является сопоставление сопроводительной документации поставщика с приходными документами склада и записями в карточках складского учета.

В ходе проведения проверки (арифметической проверки, сверки приемного акта со счетом фактурой, накладной и с договором на поставку) операции по поступлению огнетушителей ОП-5 от 3 августа 2005г. нарушений выявлено не было.

Если при приемке материально-производственных запасов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов, то кладовщик составляет акт о приемке материалов. При проверке своевременности и правильности составления этого акта по приемке материалов нарушений не выявлено.

Тщательной проверке подлежат операции отгружающие поступления товарно-материальных ценностей, приобретенных подотчетными лицами. На ОАО «УМЗ» приказом утвержден список лиц, которым разрешено приобретать товарно-материальные ценности за наличный расчет. После осуществления покупки подотчетным лицом составляется авансовый отчет, прикладываются документы, подтверждающие покупку. В ходе проведения проверки (законности, необходимости приобретения, полноты оприходования, правильности оформления оправдательных

документов) операции по поступлению запчастей к ксероксу, приобретенных подотчетным лицом, выявлено, что в авансовом отчете не проставлен его номер, а срок предоставления отчета не соответствует положенному сроку (в течении 3 дней).А в другом авансовом отчете не проставлены его номер и указана сумма (остаток) предыдущего аванса.

При проверке операций по поступлению материально-производственных запасов необходимо проверить действующий на предприятии порядок выдачи доверенностей на их получение. На ОАО «УМЗ» этим занимается материальный отдел, который оформляет доверенность и выдает под расписку получателю. Выдача этих доверенностей регистрируется в журнале учета выданных доверенностей и допускается только лицам, работающим на ОАО «УМЗ». Использованные доверенности оправдываются приходными документами, а неиспользованные возвращаются обратно в материальный одел. Также на проверяемом предприятии соблюдается срок выдачи доверенностей (15 дней).

Правильная организация отпуска материально-производственных запасов со складов служит немаловажным фактором эффективности производственно-финансовой деятельности предприятия .

При аудите операций по отпуску и реализации материально-производственных запасов необходимо проверить действующую на предприятии систему отпуска и реализации запасов и порядок документального их оформления. Материально-производственные запасы со склада отпускаются по требованиям, на основании которых склад выписывает счета покупателю за отпущенные материально-производственные запасы. Требования являются первичными расходными документами, на основе их ведутся записи в карточках складского учета. Из этого видно, насколько важно проконтролировать правильность и законность составления документа. Также для получения ТМЦ необходима доверенность от предприятия покупателя. ОАО «УМЗ» контролирует сроки выдачи доверенностей, подписи на них и печать организации. Распечатанные счет фактуры подписывают кладовщик, главный бухгалтер и руководитель. Затем к счет - фактуре оформляют платежные требования-поручения и банковские счет фактуры, которые необходимы для книги продаж (приложение G).

ОАО «УМЗ» составляет бухгалтерскую отчетность в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34) и с Инструкцией о порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности (с изменениями на 20.10.98), а предоставляет ее государственным органам для целей налогообложения. ГНИ и другие государственные органы, на которые законодательством РФ наложена проверка деятельности предприятия, осуществляют ее в пределах своей компетенции. Результаты проверок сообщаются предприятию.

В ходе проведения визуальной (арифметической, формальной) проверки бухгалтерской отчетности предприятия за 2005г., подписанной руководителем и главным бухгалтером ОАО «УМЗ» нарушений обнаружено не было.

Аудиторами была проверена правильность отражения товарно-материальных ценностей в отчетности предприятия, т.е. в бухгалтерском балансе (форма №1).

Остатки товарно-материальных ценностей показываются в активе баланса в разделе I «Внеоборотные активы», подразделе «Запасы» по строке 211. ТМЦ учитываются по их фактической себестоимости. В соответствии с ПБУ 5/01 фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

В результате проверки правильности отражения товарно-материальных ценностей в бухгалтерском балансе нарушений обнаружено не было.

В ходе аудита все действия аудиторов направлены на достижение главной цели аудиторской проверки – формирование объективного мнения о достоверности бухгалтерской отчетности ОАО «УМЗ». Это мнение и составляет содержание аудиторского заключения (приложение I). Заключение

В процессе выполнения дипломной работы я рассмотрела организацию учета, движения товарно-материальных ценностей на предприятии, а также обеспечение сохранности материальных ценностей на основе изучения материалов и анализа хозяйственной практики. Таким образом, при рассмотрении материальных ценностей как объекта учета и контроля можно сделать следующие выводы:

• 1. Огромную роль в решении этой задачи играет четко организованный учет. Он должен оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией для эффективного управления производственными запасами в целях оптимальных условий для изготовления высококачественной продукции и изыскания резервов снижения ее себестоимости в части рационального использования материалов.
• 2. Необходимое условие деятельности предприятий - хорошо отлаженные хозяйственные связи, т.к. они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства, своевременность отгрузки и реализации.
• 3. Четкая классификация материально-производственных запасов по определенным признакам и выбор единицы учета необходимы для своевременной и правильной организации синтетического и аналитического учета.
• 4. Важной предпосылкой организации учета материалов является их оценка. Она имеет значение и для более эффективной организации обработки данных учета. На рассматриваемом предприятии учет ведется по фактической себестоимости.
• 5. Учет материальных ценностей на предприятии отвечает как условиям производственного потребления материалов, так и требованиям организации складского хозяйства, и обеспечивает выполнение одной из основных задач учета - контроль за сохранностью материальных ценностей во время их приемки и хранения.

В ходе рассмотренных вопросов контроля за сохранностью и движением товарно-материальных ценностей на ОАО «УМЗ» можно выделить ряд положительных моментов. Во-первых, ежемесячно старший кладовщик составляет справки о залежалых и исходовых товарах, что позволяет ОМТО более эффективно координировать обеспеченность завода, а также позволяют осуществлять контроль за состоянием производственных запасов. Бухгалтер материально-производственного отдела 2 раза в месяц предоставляет оперативный отчет главному бухгалтеру о состоянии

запасов, что дает возможность получить полную картину об остатках на складах предприятия и выписывать накладные на отпуск на сторону в соответствии с фактическим наличием материалов.

Следует отметить, что на данном предприятии ведется учет входящей и исходящей документации, а также составляются акты сверки по реализованным товарно-материальным ценностям.

Негативными моментами в работе предприятия стали неправильное оформление первичных документов, несоответствие цен в договоре и документах поставщика, а также на предприятии не проводится инвентаризация расчетов со всеми поставщиками и покупателями. В результате необходимо осуществить постоянный контроль за выполнением договорных обязательств, усилить контроль за товарно-материальными ценностями, поступающими через подотчетных лиц, а также необходимо поднять роль контроля в оформлении первичных документов по учету товарно-материальных ценностей.

Усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение.

Основным направлением повышения эффективности использования производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий.

Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

Большое значение для сохранности материалов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важным условием повышения эффективности использования материальных ресурсов является усиление личной и коллективной ответственности, а также материальной заинтересованности рабочих, руководителей в рациональном использовании указанных ресурсов.

Предприятия обязательно должны стремиться к соблюдению норм производственных запасов материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток к срыву производственного процесса.

Чтобы улучшить учет материальных ресурсов, нужно постоянно совершенствовать применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), а также повысить уровень автоматизации учетно-вычислительных работ. Особенно важно в настоящее время располагать компьютерами, позволяющими создавать автоматизированные рабочие места бухгалтеров.

Эти результаты были получены в результате изучения и анализа действующих законодательных актов, нормативных документов, а также сравнения и анализа на данной базе хозяйственной практики на примере ОАО «УМЗ».