Dokumentide digiteerimise tehnoloogia rakendamise eesmärgid. Paberarhiivide digiteerimine

Tänapäeval on dokumentide digiteerimine muutumas väga populaarseks arhiivifirmade pakutavaks teenuseks. Kaasaegses maailmas infotehnoloogiad praktiliselt ükski organisatsioon ei saa hakkama ilma elektroonilise arhiivita.

Elektrooniline arhiiv ja digiteerimine

Dokumentide elektrooniline arhiiv säästab oluliselt töötajate aega, sest tänu digitaalsele arhiivile on dokumendid igal asjast huvitatud ettevõtte spetsialistil alati käepärast. Elektroonilise arhiivi või andmebaasi loomise teel on esimene samm dokumentide digiteerimine.

Spetsiaalne varustus digiteerimiseks

Näib, et dokumentide digiteerimise protsessis pole midagi keerulist, kuid see pole täiesti tõsi. arhiividokumente vaja on erivarustust – nn tööstusskannereid. Lisaks pakutava "dokumentide digiteerimise" teenuse raames arhiiviorganisatsioonid, ei mõisteta mitte ainult skannimisprotsessi ennast.

Dokumendi töötlemine

Dokumentide töötlemine digiteerimisel ja mõned lisatoimingud. See on ennekõike dokumentide ühendamine enne digiteerimisprotsessi ja nende järgnev õmblemine. Nagu ka digiteeritud dokumentide kontrollimine originaalidega.

Dokumenditöötluse olulisemad etapid

• dokumentide skannimine;
• Teabe sisestamine salvestussüsteemi.

Dokumentide digiteerimise üksikasjad

Rääkimine dokumentide digiteerimisest, leppimisest elektroonilised koopiad ja paber originaalid tuleks anda Erilist tähelepanu... Lisaks sellele, et see on äärmiselt aeganõudev protsess, nõuab see enamikul juhtudel erioskusi. Paljudel paberdokumentidel on mingid kahjustused, kortsud ja voldid, trükitud märgid on kustutatud, käsitsi kirjutatud tähti on arvutiprogrammidel raske ära tunda.

Vajalik on dokumentide kontrollimine

Eriti hoolikalt kontrollige originaale ja koopiaid projekteerimisdokumentatsioon, milles kasutatakse suurel hulgal erimärke ja sümboleid (tuleb tähele panna, et projekteerimisdokumentide digiteerimine on kõige keerulisem protsess, kuna kujundusdokumendid on enamasti vormistamata).

Käsitöö on asendamatu

Pärast dokumentide digiteerimist ja kontrollimist kõrvaldatakse kõik ebatäpsused ja erinevused paberoriginaalide ja digitaalkoopiate vahel käsitsi. Seega võime teha järgmise järelduse: protsessi keerukust arvestades oleks kõige parem usaldada dokumentide digiteerimine professionaalidele.

Veebisait, elektrooniline lugemissaal:
Alt-soft CJSC - tarkvara- ja teabekompleksi (PIK) juurutamine ja tehniline tugi Pihkva oblasti riigiarhiivi elektrooniliste lugemissaalide korraldamiseks.
2012. aastal jäi töö PIK-i valmimisel rahapuuduse tõttu tegemata.
2013. aastal jätkati tööd, mille tulemuseks oli muuhulgas Pihkva oblasti arhiivide internetiportaal.
Rahastamine sisaldub riiklik programm Pihkva oblasti "Infoühiskonna arendamine" (kuni 2020) jaotis - "PIK-i toetamise meetmete rakendamine" Piirkonna arhiivide elektrooniline lugemissaal ", eraldas igal aastal 1,5 miljonit rubla.

Kirjavahetusest GAPO direktoriga: see programm peaks tõepoolest igal aastal arhiivi piirmäärasid täiendama 1 500 000 rubla võrra. Tegelikult on meil 500 000.
Arhiiv (täpsemalt piirkond) maksab 250 000 iga-aastase teaberessursside veebilehe hoolduse ja revisjoni eest.

Saidile ei saa veel midagi üles laadida (august 2018) (mis tahes juurdepääsuga).

Samuti ei parandata varude vigu.

Samal ajal otsustatakse, kuidas tehniliselt kaugjuurdepääsu võimaldada.

Kuid see on endiselt ebamäärane. Raha pole millegi jaoks.

Arhiivifailide digiteerimine:
Pihkva oblasti riigikassa kindlustusfondi ja audiovisuaalsete dokumentide osakond "Pihkva oblasti riigiarhiiv".

Pihkva oblasti kindlustusfondi ja audiovisuaalsete dokumentide riiklik arhiiv loodi 1. veebruaril 2003 Pihkva oblasti administratsiooni korraldusel. Värskelt loodud arhiivi jaoks määrati kindlaks peamised ülesanded: unikaalsete ja eriti väärtuslike riigi-, kaitse-, teadus-, kultuuri- ja ajaloopärandi dokumentide ühtse kindlustusfondi loomine ja säilitamine, samuti arhiivi täielik soetamine. Arhiivifond Venemaa Föderatsioon audiovisuaalne ja elektroonilised dokumendid, mis täiendavad oluliselt paberkandjal dokumentaalseid allikaid väärtusliku teabega, pakkudes minevikusündmuste ja nendes osalejate visuaalset ja helilist reprodutseerimist, mis on ajaloo kajastamiseks äärmiselt oluline.
Arhiivi struktuuri esindavad kaks osakonda: dokumentide mikrofilmimise ja digiteerimise osakond ning dokumentide ohutuse, arvestuse, hankimise ja kasutamise osakond. Link.

aastal tegeleb Pihkva oblasti riigiarhiivi inventuuride ja toimikute tõlkimisega dokumentide mikrofilmimise ja digiteerimise osakond, kuhu kuulub kolm töötajat. elektrooniline vaade... Digitaliseerimine aitab tagada kasutajatele kiire ja mugava juurdepääsu infoühiskonna kaasaegsetele standarditele vastavatele dokumentidele ning valmistub kindlustusfondi loomiseks, mille eesmärk on tagada Venemaa arhiivifondi rikkalikuma pärandi säilimine.

Osakonna spetsialistide peamine tööliik on dokumentide skaneerimine. Link.

Arhiiv otsib raha digiteeritud dokumentide serveri jaoks (väljastushind on 600 tuhat rubla), kuna kasutatud dokumendi vaba ruum hakkab lõppema.

Kokkuvõte ressurssidest dokumentide digiteerimiseks:

Inimesed: kolm töötajat.

Finantseerimine:
Rosarchiv 2017. aastal föderaalsest sihtprogrammist "Venemaa kultuur" raha ei eralda.
2012. aastal eraldasid nad 1 500 000 rubla, rohkem nad ei anna.
Regionaalprogrammis suurt raha ei ole, digiteerimine läheb ostetud tehnikat kasutades plaanipäraselt.

Tehnika:
raamatu skanner,
teine ​​raamatuskanner, mis võimaldab skannida kuni 35 cm paksuseid dokumente,
kaks tööjaama.

Teostatud tööde maht:
Kahe aasta jooksul (2010-2011) tegime varude digitaalseid pilte täismahus - 12 734 inventuuri, 180 904 lehte.

Alates 2012. aastast alustas Kindlustusfondi ja Audiovisuaalsete Dokumentide Riigiarhiiv perioodist kuni oktoobrini 1917 säilinud arhiividokumentide kavandatud digitaliseerimist. Riigiarhiiv Pihkva piirkond. GAPO koostas dokumentidest digitaalsete koopiate loomise pikaajalise plaani, mille vaatas läbi ja kooskõlastas piirkonna Riigiarhiiviameti ekspert- ja metoodiline komisjon. Kavasse lisamiseks kasutati kolme põhitunnust: enimkasutatud juhtumid, eriti väärtuslike juhtumite kategooria, võttes arvesse hilisemat kindlustuskoopiate loomist, Velikije Luki ja Velikije Luki rajooni ajaloo dokumente, et rahuldada Velikiye Luki kasutajate huvid, kus kodulooliikumine on väga arenenud ...

Aastatel 2012-2013 digiteeriti 1595 korpust mahuga 157 459 lehte.
Selgub, et päevas skaneeriti keskmiselt 216 lehekülge.
Kui teeme muudatuse pühade ja nädalavahetuste osas, ümardage – olgu selleks 300 lehekülge.
Alloleva lingi kommentaarist:
Ühe tööpäeva jooksul saate ühel planeedi skanneril (ja absoluutses enamuses arhiivides on see üks) teha maksimaalselt 280-300 lehte (see on siis, kui väikesed ümbrised, mugavalt skannerile paigutatud, mitte mõõdikud / versioonid / ülestunnistused, mitte joonised). See on ainult skannimine, ilma vastuvõetud kaadreid töötlemata.

Foorumi kirjavahetusest arhiividirektoriga:

Nüüd (august 2018) käib perekonnaseisuametist üle kantud fondi skaneerimine.

Tulevikus genealoogilise materjali digiteerimise plaanis.

Praeguseks on skannitud juhtumite andmebaasis 1680 üksust.

Rohkem skaneeritud, neid töödeldakse ja lisatakse andmebaasi, kui need on valmis.

On mõõdikuid (ma pole täpselt kindel) ja on pihtimuslikke (olen kindel) - need on need, mis skaneeriti kohe pärast taastamist. Sebežski rajoonis on mitu auditit.

Digitaliseerimise väljavaadete osas leping koos õppeasutused, mis määrab nende juhtumite digiteerimise järjekorra, mis on teadustöö seisukohalt kõige nõudlikumad.

Laiaulatuslikku mõõdikute digitaliseerimist pole oodata (vähemalt veel mitte).

Tahaks seda plaani teada.
Plaani vorm, näide.
Arhiividokumentide digiteerimise töökorraldus, juhendid.

Igas arhiivis fondide digiteerimise töö korraldamiseks ja kontrollimiseks tuleb koostada Perspektiivne digiteerimisplaan, mis sisaldab kogu arhiivikogu piires elektrooniliste koopiate loomiseks mõeldud fondide nimetusi (lisa nr 2).

Järelevalvet ja ülevaatamist tuleks läbi viia igal aastal Pikaajaline plaan, mis viiakse läbi vastavalt iga-aastase digiteerimiskava elluviimise tulemustele, mis on kantud digiteeritavate vahendite nimekirja.

2016. aasta seisuga on digiteerimisplaaniga arhiive 36. Andmed

Kontoris on sageli vaja saata e-posti teel koopiad - elektroonilised versioonid trükitud dokumendid. Need võivad olla erinevad aktid, arved, kirjad, lepingud, põhikirjad, kontori märkmed ja kõik muud võimalikud dokumendid.

Kodus on meil vanu fotosid, mis on aastatega lagunenud ja neid tahaksime säilitada.

Meile kingiti korraks huvitav raamat, aga ma tahan seda kodus omada. Kuidas seda kõike teha? Meie lühiajalised paberdokumendid tuleb teisendada elektroonilisele kujule ehk digiteerida ja salvestada.

Digitaliseerimine on kujutise või analoogse heli-/videosignaali tõlkimine elektroonilisele andmekandjale salvestamiseks sobivasse digitaalvormingusse.

Objekti piltide digiteerimiseks on spetsiaalsed seadmed - skannerid. Olemas vöötkoodiskannerid, filmiskannerid. Biomeetrilised skannerid loevad võrkkesta või käe sõrmede naha papillaarmustrit. Mahulise objekti kuju loeb kolmemõõtmeline 3D-skanner.

Paberkandjate - jooniste, fotode, tekstidokumentide - töötlemiseks mõeldud skannerites valgustatakse pilti rida-realt spetsiaalse lambiga ja peegeldunud valgusvoog fokusseeritakse valgustundlikule maatriksile. Analoog-digitaalmuundur teisendab vastuvõetud elektrisignaalid binaarseks andmesüsteemiks, mis moodustab pildist digitaalse koopia.

Skänneri valik sõltub ülesannetest ja selle rakenduse spetsiifikast. Dokumentide digiteerimiseks kasutatakse peaaegu alati kontoris skannerit. Isegi kui fotosid skannitakse, ei esitata neile kontoris kõrgeid kvaliteedinõudeid. Resolutsioon 300 dpi on piisav tuvastusprogrammide täpse töö tagamiseks ja hästi loetava teksti saamiseks. Iga täna toodetud skanner tagab kontoritööks vastuvõetava eraldusvõime.

See kehtib ka värvisügavuse kohta. Peaaegu iga kaasaegne skanner reprodutseerib prinditud dokumentide jaoks vajaliku halli tooni.

Kontoris, kus põhiülesanne on tekstidokumentide kiire digiteerimine lehekülgede kaupa, on oluline skaneerimisprotsessi automatiseerimine. Kasutada saab poognaskannereid. Siin sisestatakse dokumendileht masina pessa ja tõmmatakse nagu faksi puhul mööda juhtrulle. Selline skanner on mugav sisseehitatud automaatse lehesööturiga. Laadime salve mitu lehte mitmeleheküljelist dokumenti ja samal ajal kui skanner digiteerib, teeme samal ajal midagi muud. Siin on kõik lihtne. Kui vastav OCR-tarkvara on installitud, piisab ühe nupu vajutamisest, et digiteerida ja salvestada dokument sellisesse skannerisse soovitud formaadis.

Kaasaegne kontorilahendus projektifirma osakonnale võib olla näiteks multifunktsionaalsesse seadmesse kuuluv A3 formaadis skanner koos A3 / A4 printeriga. Sellisel MFP-l on mugav jooniseid digiteerida ja koopiaid teha.

On selge, et köidetud ajakirja või raamatu laotamine poognaskanneril ei toimi.

Kahepoolsete dokumentide skannimiseks on olemas dupleksskannerid, kus kaks skaneerimiselementi töötlevad ühe käiguga lehe mõlemat poolt.

Hea lahendus koju on värviline tindiprinteri MFP. MFP on multifunktsionaalne seade, mis sisaldab skannerit ja printerit. Selline seade on ka paljundusmasin. See tähendab, et MFP saab automaatselt skannida dokumendi ja printida sellest koopia – luua dokumendist valguskoopia.

Kompaktne kombineeritud funktsioonidega seade võtab laual vähem ruumi. Selle maksumus on oluliselt madalam kui selles sisalduvate seadmete kogumaksumus, kui ostate need eraldi. Värvilisel tindiprinteril valmistame kvaliteetseid värvifotosid ja visiitkaarte ning lameskänneriga digiteerime dokumendid, fotoalbumid või vajalikud raamatud.

Järgmistes tundides õpime lehekülgede kaupa tekstidokumente käsitsi digiteerima, teisendada ja salvestada lameskanneril.

Nendes näidetes kasutasin skannimiseks populaarset A4 lauaarvuti MFP-d. Selline odav seade on kodu jaoks optimaalne lahendus ja võib olla teine, täiendav MFP kontoris.

Oletame, et meil on loogiliselt mitu lehekülge lingitud dokument, mis tuleb digiteerida ja saata posti teel meie vastaspoolele. Nimetagem seda "lepinguks".

Meie armastatud Windows XP-s on standardne viisard skanneri või digikaameraga töötamiseks. Nõustaja töötamiseks peab arvutisse olema installitud skanner ja see peab olema sisse lülitatud. Nõustajat on väga lihtne kasutada ja Windows XP-s dokumentide digiteerimise õppetükis on väike õpetus.

Operatsioonisüsteemis Windows 7 on standardne Windowsi faksi- ja skannimisfunktsioon tööriist prinditud dokumentidest ja piltidest elektrooniliste koopiate loomiseks.

Niisiis, lugesime õppetükke ja ühe neist programmidest saime meie lepingu lehtede skannitud failid ühes graafilises vormingus, salvestasime need ja lisage need e-kirjale, saatke need aadressile.

Halb on siin see, et mitmeleheküljelist dokumenti nende programmidega skaneerides ei saa me lehtede skaneeringuid üheks failiks ühendada. Loomulikult saate lehefaile nummerdada ja kompaktseks levitamiseks pakkida. Kuid meie adressaat saab lehekülgi graafilises redaktoris vaadata ainult ükshaaval, ilma et oleks võimalik dokumendis navigeerida. See on ebamugav ja aeganõudev. Ja üldiselt on see vastuvõetamatu.

Tegelikult saame neid tööriistu kasutades dokumendi lehtedest üksikud digifotod.

Meie hajutatud skaneeringu teisendamiseks ühtne dokument täistekstiotsingu võimalusega on vaja tekstituvastusprogrammi. Tänaseks on parim FineReader.

FineReader on programm Vene firma ABBYY. Viimane ABBYY FineReaderi versioon 12 ilmus 2014. aasta veebruaris. See programm eraldab digitaalsetest piltidest tekstiandmed – tunneb ära tekstimärgid. ABBYY FineReader 12 Professionali hindamisversiooni saab alla laadida ametlikust allikast: http://www.abbyy.ru/finereader ja treenida 30 päeva.

Parem on, kui arvutisse on installitud üks uusimatest pro-versioonidest. Edaspidi kirjeldatakse tööd ABBYY FineReader 10 Professional Editioniga.

Nii skannisime eelmistes tundides lehti tavaliste Windowsi tööriistadega, nummerdasime, salvestasime laiendiga "jpg" ja paigutasime eraldi kausta nimega "Leping".

Seega, kasutades äratundmisprogrammi imelisi võimalusi, saame erinevaid pilte hõlpsasti redigeeritavatesse vormingutesse teisendada.

Selle kohta palun järgmises õppetükis: Skannimine ABBYY FineReaderis.

Ja nii, me loeme neid õppetunde ja vaatame, milliseid eeliseid tunnustusprogramm meile annab. Tüütu ja aeganõudva raamatust või brošüürist trükkimise asemel skaneerime lihtsalt vajalikud FineReaderi lehed, vajadusel redigeerime neid ja salvestame valitud formaadis.Nii saate kiiresti trükkida näiteks artikli või abstraktne.

Ja kuidas raamatute lehti skaneerida ja raamatuid digiteerida, loeme teemast: Raamatu digiteerimine.

Teema lõpetuseks teeme kokkuvõtte: skanner koos tuvastusprogrammiga on ratsionaalne asendus klaviatuurilt tippimisele. Kui teil on paberversioon – printerile või tüpograafias trükitud tekst, siis me lihtsalt skaneerime selle klaviatuurilt sisestamise asemel. Veel üks populaarne skanneri kasutusvaldkond on mitmesuguste trükitoodete – etikettide, postkaartide, fotode, ajakirjade, raamatute – digiteerimine.

Paber ei ole igavene materjal, see vananeb kiiresti ja hävib kergesti. Seetõttu võib paberdokumentides sisalduv oluline teave kergesti kaduda. Lisaks võtavad paberdokumendid ladustamise ajal väärtuslikku kontoripinda ja tekitavad palju muid probleeme.
Arhiivide digiteerimine aitab toime tulla kõigi ebameeldivustega ja tõstab kontoritöö efektiivsust üldiselt. Kaasaegsed tehnoloogiad võimaldavad kogu olulise teksti- ja graafilise teabe edastada elektroonilisele andmekandjale ehk dokumente digiteerida.

Digitaliseerimise asjakohasus

Mida see teeb?

Dokumentide säilitamine

Dokumentide digiteerimise tulemused

Meiega töötamise eelised

Dokumentide digiteerimine on dokumentide tõlkimine keelde digitaalne vaade dokumendi teatud väljade hilisema tunnustamisega. Kui olete sellest teenusest huvitatud, võtke ühendust meie koopiakeskusega. Teeme Teile soodsa pakkumise, hinna ja kvaliteedi osas parima.

Digiteeritud dokument on mugav ja praktiline. See teenus kogub populaarsust seoses ettevõtete üleminekuga elektrooniline dokumendihaldus... Tihti võtavad kliendid meie koopiakeskusega ühendust ja küsivad, mis on arhiivide digiteerimine. Me räägime neile üksikasjalikult, kuidas see läheb seda protseduuri ja millised eelised sellel on. Viimaste hulgas võib märkida, et digiteeritud dokumendid:

• ärge võtke lisaruumi;
• lihtne redigeerida;
• on järjestatud olekus - mis võimaldab teil kiiresti otsida konkreetset teavet

Vajadusel saate mis tahes faili kopeerida ja printida. See kõik võtab aega vaid mõne minuti.

Dokumentide digiteerimise protsess on üsna keeruline, nõuab hoolt ja vastutust. Alustuseks teevad meie spetsialistid ettevalmistustööd, ühendavad ja seejärel (mõnel juhul õmblevad). Seejärel kõrvaldatakse mehaanilised kahjustused - dokumendil olevad kortsud, misjärel toimub skaneerimine ja pärast seda - digiteerimistulemuse kontrollimine originaalprooviga. Seega saab arhiividokumentide digiteerimist teostada vaid professionaal, kes tunneb selle töö kõiki peensusi ja omab vastavat kogemust.

Digiteeritavad dokumendid

Meie koopiakeskuses saate digiteerida peaaegu kõik dokumendid. Tule meile paberinäidise, slaidi, raamatu, joonistuste, ajakirjaga. Kaasaegseid seadmeid kasutades muudame selle kõik võimalikult lühikese ajaga elektrooniliseks.

Dokumentide digiteerimisel kujuneb teenuse hind lähtuvalt materjalide hulgast, nende kvaliteedist, teie käsutusse jäävast ajast. Kõik need andmed täpsustab meie haldur. Konsultatsiooni käigus küsib ta, kui kiiresti on vaja Moskvas dokumente digiteerida ja millise eelarvega te arvestate. Igal juhul veenduge, et leiame teile parima variandi. Meie abiga loodud kataloogid ja elektroonilised arhiivid on alati käepärast ja te ei pea otsimisele aega raiskama nõutav dokument... Näete kiiresti, kui mugav see on.