Dokumentide hoidmine. Erinevat tüüpi teabeobjektide säilitamine erinevatel digitaalsetel andmekandjatel Dokumentide säilitamise korraldamine asutuses

Bürootöö mõiste hõlmab lisaks info dokumenteerimisele ja töövoo korraldamisele ka dokumentide hoidmist ja kasutamist ettevõtte jooksvas tegevuses.

Seda tüüpi salvestusruumi nimetatakse operatiivsalvestuseks, samas kui operatiivset salvestusruumi saab jagada kahte alamliiki:

dokumentide säilitamine nende täitmise protsessis;

vormistatud dokumentide säilitamine.

Täitja peab dokumente nende täitmise ajal hoidma spetsiaalsetes kaustades, millele on kirjutatud "Kiire", "Täitmiseks", "Allkirjaks" jne. Kaustad sisaldavad ka esineja perekonnanime, initsiaale, telefoninumbrit.

Täidetud dokumendid tuleb arhiveerida ja säilitada toimikutes vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile. Vastavalt GOST R 51141-98 "Kontoritöö ja arhiivindus. Mõisted ja mõisted" juhtum Kas dokumentide kogum või ühe teema või tegevusalaga seotud dokument, mis on paigutatud eraldi kaanesse ja juhtumite nomenklatuur aastal koostatud süstematiseeritud loetelu organisatsioonis tõstatatud kohtuasjade nimedest, mis näitab nende säilitamise tingimusi. kehtestatud kord.

Nõuded kohtuasjade nomenklatuurile on sätestatud organisatsioonide arhiivide põhireeglite osas 3.4, mis on kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi 6. veebruari 2002. aasta otsusega nr.

Täidetud dokumentide rühmitamist kohtuasjadeks vastavalt asjade nomenklatuurile ja dokumentide asjasisene süstematiseerimist nimetatakse nn. kohtuasja seadmine.

Juhtumid vormistatakse tsentraliseeritud arvestusega organisatsioonides - juhtimisdokumentatsiooni teenistuses (DOU), detsentraliseeritud - nii struktuuriüksuste (DOW-i eest vastutavad isikud) kui ka DOE-teenistuse poolt.

Juhtumite moodustamisel tuleb järgida järgmisi põhinõudeid:

alalise ja ajutise säilitamise dokumendid tuleb koondada eraldi toimikutesse;

lisama toimikusse igast dokumendist ühe eksemplari;

koondada asjasse ühe kalendriaasta dokumendid (erandiks on: üleantavad juhtumid; kohtuasjad; isikutoimikud, mis moodustuvad antud isiku kogu organisatsioonis töötamise aja jooksul; õppeaasta jooksul moodustatud õppeasutuste dokumendid , jne.);

fail ei tohi sisaldada rohkem kui 250 lehte paksusega kuni 4 cm.

Täpsemalt on kohtuasjade moodustamise kord kirjeldatud organisatsioonide arhiivide töötamise põhireeglite osas 3.5.

Lisaks kohtuasja vormistamisele nähakse ette ka selle registreerimise protsess, mis tuleks läbi viia organisatsioonide arhiivide põhieeskirja punktis 3.6 sätestatud reeglite kohaselt.

Püsiva ja pikaajalise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumid, sealhulgas personali käsitlevad dokumendid, tuleb edastada säilitamiseks organisatsiooni arhiivi hiljemalt kolm aastat pärast nende kontoritöö lõpetamist. Sel juhul toimub asjade üleandmine arhiivi koostatud ajakava järgi, mis on kokku lepitud juhtidega struktuuriüksused dokumentide üleandmine arhiivi ja kinnitab organisatsiooni juht. Organisatsiooni arhiivi omandamise ja sinna toimikute üleandmise kord on täpsemalt kirjeldatud organisatsioonide arhiivide toimimise põhieeskirja punktides 3.1, 3.2, 3.3 ja 3.7.

Ajutiseks ladustamiseks (kuni 10 aastat kaasa arvatud) esemeid reeglina organisatsiooni arhiivi säilitamiseks ei edastata: neid hoitakse osakondades ja pärast säilitusaja möödumist kuuluvad need hävitamisele.

Viimastel aastatel on paljud organisatsioonid koos toimikuteks vormitud dokumentide (paberkandjal) säilitamisega hakanud kasutama elektroonilisi hoidlaid. Nende hoidlate loomine võimaldab lihtsustada dokumentide kasutamist jooksvates tegevustes, kuna dokumendiga saavad korraga töötada mitu töötajat ning dokumendile ligipääs toimub mõne sekundi jooksul vastavalt dokumendihalduri õigustele. töötaja. Sellest võime järeldada, et elektrooniliste dokumendihoidlate kasutamine võimaldab tõsta ülesannete ja tööülesannete efektiivsust.

Selliseid elektroonilisi dokumendihoidlaid on parem luua ainult nendes organisatsioonides, kus ei kasutata dokumendihalduse toeks automatiseerimissüsteeme ja nende juurutamist ei plaanita. Enamasti võimaldavad koolieelseid õppeasutusi automatiseerivad süsteemid dokumendi registreerimisel salvestada selle pildiga faili spetsiaalsesse salvestusruumi.

Saada oma head tööd teadmistebaasi on lihtne. Kasutage allolevat vormi

Üliõpilased, magistrandid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi oma õpingutes ja töös, on teile väga tänulikud.

Postitatud aadressil http://www.allbest.ru/

Föderaalne osariik haridusasutus kõrgharidus

Krasnodar Riiklik Ülikool kultuur ja kunst"

"Dokumentatsiooni- ja infokultuuri" osakond

kursusetöö

teema: Dokumendihoidla

Lõpetanud 2. kursuse üliõpilane

OZO, DOK-08

Stryukova N.V.

õppejõud: „Teave ja

raamatukogu"

eriala: "Dokumentatsioon"

Kontrollitud:

Zinovjeva Nona Borisovna

Krasnodar 2010

Sissejuhatus

1 Dokumentide operatiivne säilitamine

1.1 Dokumentide korrastamine

1.2 Üldised põhimõtted juhtumi moodustamine

1.2.1 Dokumentide rühmitamine failidesse

1.2.2 Dokumentide korrastamise järjekord toimikus

1.2.3 Haldusdokumendid ja nende lisad

1.2.4 Plaanid ja aruanded

1.2.5 Sotsiaaldokumendid

1.2.6 Juhtumipäiste kirjutamine

1.3 Organisatsiooni asjade nomenklatuur

1.3.1 Loomise eesmärk

1.3.2 Tüüpilised ja näidisjuhtumite nomenklatuurid

1.3.3 Kohtuasjade nomenklatuuri registreerimine ja pidamine

1.3.4 Kohtuasjade nomenklatuuri pidamise ja komplekteerimise kord

2 Dokumentide olulisuse ja nende säilitamise aja hindamine

2.1 Dokumentide tähendus ja väärtus

2.2 Dokumentide infosisu hindamise kriteeriumid

2.3 Dokumentide infosisu hindamise kriteeriumid

2.4 Dokumentide tüüp- ja osanimekirjad ning nende tähendus

2.5 Tüüpdokumentide loetelu ja selle struktuur

3 Dokumentide ja toimikute registreerimine hävitamiseks ja pikaajaliseks (alaliseks) säilitamiseks

3.1 Juhtumi protokollid

3.2 Dokumentide hävitamiseks ja registrist kustutamiseks eraldamise seadused

3.3 Juhtumite registreerimine

3.3.1 Juhtumite registreerimine operatiivsalvestuseks

3.3.2 Failide täiendav ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks

3.3.3 Sisemised varud

3.3.4 Karbis olevate lehtede nummerdamine

3.3.5 Kinnituskirje

3.3.6 Korpuse kaanekujundus

4 Dokumentide arhiivihoid

4.1 Arhiivinduse areng Venemaal

4.2 Dokumentide ohutuse tagamine

4.2.1 Elektroonilised dokumendid arhiivides

4.2.2 Dokumentide hoidlatesse paigutamine

4.2.3 Dokumentide olemasolu ja oleku kontrollimine

4.3 Organisatsiooni arhiivifondi dokumentide kasutamise vormid

4.3.1 Arhiveeritud viited

4.3.2 Arhiiviväljavõtted ja -koopiad

4.3.3 Arhiivitõendite ja muude dokumentide väljastamise kord

4.3.4 Arhiivifailide üleandmine hoidlatest

4.3.5 Organisatsioonide arhiivifondide muu kasutus

Vdirigeerimine

Dokumentide säilitamise toimingutel on kontoritöö protsesside üldises kompleksis suur osa.

Juhtimise dokumentatsioonitoe selgeks korraldamiseks tuleb süstematiseerida organisatsiooni dokumendid - nii väljastpoolt sisenevad kui ka struktuuriüksustes igapäevase töö käigus tekkivad - ning taaskasutamiseks juhtimisotsuste ettevalmistamine, sotsiaal- ja teenindussertifikaatide väljastamiseks peavad nad nendega töötamise lõppedes jooksvalt hoidma. See tähendab, et ühelt poolt toimus töö nende dokumentidega täielikult kooskõlas nende rakendamist nõudvate juhtdokumentide otsuste ja nõuetega, teisalt aga seda, et vajadus nende dokumentide järele on endiselt olemas ja teatud osas. asjaoludel tuleb need uuesti uurimiseks, täpsustamiseks või läbivaatamiseks esitada. Süstematiseerimis- ja säilitamissüsteem peaks võimaldama kiiret ja täpset juurdepääsu vajalikele dokumentidele.

Nende dokumentide säilitamine on korraldatud ja toimub juhtimisdokumentatsiooni tugiteenistuse spetsiaalselt varustatud ruumides, kus hoitakse pidevalt vajalikke temperatuuri ja niiskuse tingimusi ning on olemas piisav arv hoiukohti (kapid, seifid, nagid jne). . Dokumentide säilitamise ruumidesse peaksid pääsema ainult nende säilitamise eest vastutavad isikud, samuti nende vahetud ülemused ja dokumentide säilitamise üksuse töötajad.

Ruumid peaksid tagama koolieelse haridusasutuse vastava üksuse personali tööks normaalsed tingimused. Juurdepääsu dokumentide hoiukohtadele ei tohiks takistada mööbel, tehnika jms. Kappide ja seifide ustel peaks olema teave dokumentide hoidmise eest vastutava isiku kohta, samuti lukud ja pitseerimisseadmed. Kapi võtmed tuleks hoida vastutav isik, ja tööaja lõpus - allkirja vastu andmine korrapidajale.

Infosalvestussüsteem hakkas ilmet võtma samaaegselt ärikirjutamise süsteemiga. Kaootilisest info säilitamine muutub süsteemseks kuhjuvate dokumentide hindamise (uurimise) ja nende säilitamiseks jaotamise tulemusena. Seetõttu on juhtimisdokumentatsiooni toetuses kaks mõistet - dokumendifond ja arhiivifond.

Dokumentaalfond ühendab oma koosseisus kogu organisatsiooni dokumentatsiooni: praeguse juhtkonna dokumendid; alaliseks või pikaajaliseks säilitamiseks valitud dokumendid, sealhulgas Riigiarhiivifondi säilitamiseks üle antud; kogutakse teabe saamiseks ja täitmiseks saadetud dokumentide, sealhulgas teiste organisatsioonide koopiad.

Arhiivifond on vaid osa dokumentaalfondist. See ei sisalda lühikese säilitusajaga dokumente ja on stabiilse koostisega, mida tuleks ainult täiendada. Arhiivifond koosneb poliitilise, majandusliku, teadusliku, sotsiaalse, kultuurilise, ajaloolise või muu tähtsusega dokumentidest.

Sihtmärk referaat näidata dokumentidega töötamise mitmekülgsust, alustades dokumentide liikumisest organisatsiooni jooksvas tegevuses ja lõpetades dokumentide ja nende kohta teabe säilitamisega hilisemaks, võimalusel korduvaks kasutamiseks.

Seoses eesmärgiga kursusetöös lahendati järgmised konkreetsed ülesanded:

ь dokumentide operatiivne säilitamine;

ь dokumentide olulisuse ja nende väärtuse ajastamise hindamine;

ь dokumentide ja kastide registreerimine hävitamiseks ja pikaajaliseks säilitamiseks;

ь dokumentide arhiivihoidla.

Uurimistöö objektiks on FGOU SPO "Bryukhovets Agraria College" arhiiv.

Peamised teabeallikad ja struktuur kursusetöö kirjutamisel olid: Praktiline juhend - Dokumentide dokumentaalne tugi, õpetus- kaasaegne kontoritöö, dokumendihaldus, kantseleitöö õpikud, arhiivimäärus, kohtuasjade nomenklatuur.

1 Dokumentide operatiivne säilitamine

1.1 Dokumentide korrastamine

Valdav osa dokumentidest, nii väljastpoolt organisatsiooni sisenevatest kui ka töö käigus tekkivatest dokumentidest, vormistatakse paberil. Nende täitmise ajal antakse paberdokumendid töötajatele üle ja reeglina säilitatakse neid töövõtja juures. Ainult konkreetse töötaja jaoks väärtuslike dokumentide säilitamise ja korrastamise kord on tema enda asi. Neid saab salvestada nagu raamatuid koduraamatukogus, vähemalt formaadis, vähemalt teemade kaupa, kuid mugavam on nende funktsioonide kombinatsioon.

Laonduse süstematiseerimine ja korraldamine ametlikud dokumendid töötajad täitmisel - tema juhi äri. See on vajalik mitte ainult tulemusdistsipliini kontrollimiseks, vaid ka vajadusel dokumentide õigeaegseks ümberjagamiseks. Sel juhul lisatakse juba märgitud märkidele dokumentide vormistamise tähtajad, konfidentsiaalsuse aste ja dokumentide säilitusajad.

Struktuuriüksuse dokumentide kui terviku säilitamise süsteem, nende otsimise mugavus, vajaliku teabe hankimine, kellelegi kasutuks muutunud dokumentide väljastamine on kogu organisatsiooni kui terviku küsimus.

Asutuse kui terviku dokumentide säilitamise korraldamine on tema juhi pädevuses või on säilitamise eeskiri kehtestatud koolieelse lasteasutuse juhendis.

1.2 Juhtumi moodustamise üldpõhimõtted

Dokumendid, mis ei ole esitajate käes, rühmitatakse hoiustamise ajal, et saaksid vajaliku dokumendi ja info kiiresti üles leida. Seda tööd nimetatakse "asjade moodustamiseks", kuna paberdokumentide arvestuse ja säilitamise korraldamise põhiüksus on toimik, mittepaberdokumendid on salvestusüksus, arvuti andmekandjatel olevad dokumendid on andmefail.

Juhtumite moodustamise töö koosneb järgmistest toimingutest:

ь kohtuasjade kohta vormistatud dokumentide jagamine;

b dokumentide korrastamine asja sees;

l korpuse kaane kujundus.

Organisatsioonides moodustab kohtuasjad tsentraalselt ettevõtte sekretäri või kantselei poolt või detsentraliseeritult - mitme struktuuriüksuse poolt. Praktikas eksisteerivad mõlemad variandid paralleelselt. Niisiis, haldus- ja korralduslikud dokumendid vormistada juhtumi tsentraliseeritud viisil ning raamatupidamise, personali, kirjavahetuse, lepingute jm dokumendid on koondatud konkreetsetele töökohtadele struktuuriüksustes.

Juhtumite vormistamine struktuuriüksustes toimub kas täitjate poolt, kes juhivad teatud küsimuste ringi oma struktuuriüksuses, või tsentraalselt jaoskonnas spetsiaalselt selleks määratud töötaja poolt. Teisel juhul on lihtsam tagada juhtumite vormistamise metoodiline ühtsus ja kvaliteet, kontroll nende üle koolieelse õppeasutuse juhtkonna ja talituse poolt.

Kohtuasjade vormistamise õigsus tehakse kindlaks ja seda hindavad kontrollide käigus arhiiviteenistuse organid, teised järelevalveorganid (oma tegevusvaldkonnas) saavutatakse mitmete riiklike organisatsioonide jaoks kohustuslike reeglite järgimisega. Kuigi igasugusel süstematiseerimisel, sh dokumentide süstematiseerimisel on rakenduslik väärtus ja seda saavad määrata ka vabaühendused, oleks kohatu aastakümnete jooksul kogunenud kogemusi omapäi ignoreerida.

1.2.1 Dokumentide rühmitamine failidesse

Nii et enamikul juhtudel rühmitatakse ühe kalendriaasta dokumendid juhtumiteks, välja arvatud: kohtu-, isikutoimikud, valitud organite dokumendid, mis rühmitatakse nende kokkukutsumise ajal jne.

See on otstarbekas ja ei lähe vastuollu nende ebaolulise arvuga dokumentide kogumise tava reeglitega mitme aasta jooksul asjas asjakohaste märkidega veeremisena registreerimisega asjas kõigi dokumentide kogunemise aastate kohta.

Dokumendid tuleks rühmitada eraldi alaliseks ja ajutiseks säilitamiseks. Näiteks dokumentide originaale ja koopiaid, aasta- ja kvartalitööplaane jms tuleks hoida erinevates toimikutes, kuna neil dokumentidel on erinev säilitusaeg.

Erinevate säilitustähtaegadega dokumentide ajutine rühmitamine ühte faili on lubatud juhul, kui need puudutavad ühte teemat. Sellised dokumendid on soovitatav kalendriaasta lõpus ja küsimuse lahendamisel koondada eraldi juhtumiteks.

Kaasas on ainult üks dokumendi eksemplar. Tagastatavaid dokumente, mustandeid, dokumentide tööversioone (kavandeid) ja nende koopiaid ei arvestata. Erandiks on eelnõud, millel on resolutsioonid, viisad, märkmed, mis on põhidokumendi täienduseks. Informatiivsed või valesti vormistatud dokumendid tagastatakse esitajatele läbivaatamiseks.

Sekretär arveldab dokumendid toimikutesse vastavalt täitjate märgetele dokumentidel: "Asjale nr ...".

1.2.2 Dokumentide korrastamise järjekord toimikus

Dissotsiatsiooni ei tohiks lubada taotluste ja vastuste, õmblemise küsimustes kaaskirjad ilma lisadeta või ilma nende asukoha kohta märkideta dokumentide esitamine toimikutesse, mis tagastatakse korrespondentidele.

Vajalike dokumentide otsimise kiirus, aga ka küsimuste lahendamise käigu ja täielikkuse avalikustamine oleneb asjas valitud dokumentide paigutuse järjestusest. Tavaliselt on failis olevad dokumendid järjestatud kronoloogilises järjekorras, alates varasematest dokumentidest kuni hilisemate kuupäevadeni.

Tihti on korraldused, korraldused, protokollid, otsused ja muud dokumendid järjestatud järjekorranumbrite järgi, kuid ka sel juhul säilib küsimuste lahendamise kronoloogiline järjekord.

Teist lähenemist tuleks kasutada näiteks kirjavahetuse puhul, kus vastusdokument ei sisestata toimiku mitte registreerimise kuupäevaks, vaid algatusdokumentide järgi või manustele, mis olenemata nende kinnitamise või koostamise kuupäevast lisatakse vastavatele dokumentidele. Kui manus on 250 lehte või rohkem, moodustatakse see reeglina sellest. eraldi maht, ja selle kohta tehakse dokumendis vastav märge.

Dokumente saab järjestada ka tähestikulises järjekorras. Tähestiku järjekorras on soovitav rühmitada erinevad küsimustikud, küsimustikud, kokkuvõtted, alluvatelt ettevõtetelt saadud aruanded (ettevõtete nimede tähestikulises järjekorras), kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused ning muud dokumendid. Iga dokumendirühm erineb teabe koostise ja väärtuse poolest, mis määrab ka nende juhtumiteks moodustamise eripära.

1.2.3 Haldusdokumendid ja nende lisad

Normdokumendid vormistatakse liikide kaupa eraldi juhtumiteks, kusjuures tavaliselt on märgitud nende autor: ministeeriumi korraldused, korraldused peadirektor jne. Põhitegevuse tellimused, haldus- ja majandusküsimuste tellimused, personalitellimused on rühmitatud eraldi, kuna igal rühmal on oma erinevad ladustamisperioodid.

Kõrgemate organisatsioonide korraldused ja dokumendid nende täitmiseks rühmitatakse juhtumite paremaks otsimiseks vastavalt organisatsiooni tegevussuundadele.

Nende lisadena haldusdokumentidega kinnitatud hartad, määrused, juhendid koondatakse koos haldusdokumentidega, kuna nende kinnitamiseks normdokumente ei väljastatud, siis vormistatakse need dokumendid iseseisvateks juhtumiteks.

Protokoll tuleks vormistada juhtumiteks, võttes arvesse autori omadust (juhatuse protokoll, koosoleku protokoll direktoriga, ametiühingu koosoleku protokoll jne). Protokollid koondatakse tavaliselt koos nende koostamise aluseks olnud dokumentidega (päevakorrad, aruanded, otsuste eelnõud jne). Need dokumendid paigutatakse küsimuste arutamise järjekorras pärast protokolli. Märkimisväärse hulga selliste dokumentide puhul moodustatakse need protokollinumbrite ja küsimuste lahendamise järjekorras eraldi ümbrises.

1.2.4 Plaanid ja aruanded

Kinnitatud plaanid, aruanded, limiidid, pealkirjade loetelud koondatakse juhtumitesse eraldi nende dokumentide kavanditest ja nendel tehtud arvutustest. Need on viidatud aastale, millega nende sisu puudutab, olenemata koostamise ajast, näiteks 2007. aasta juhtumite hulka tuleks lisada 2008. aastal koostatud "2007. aasta aruanne".

Tulevikku suunatud äriplaanid viitavad nende esialgsele tegevusaastale, aruanded pikaajalise plaani täitmise kohta - kuni eelmisel aastal tegevuskava. Kohandused pikaajaline plaan viitavad nende koostamise aastale. Aruandlusdokumendid peal finantstegevus ettevõtted, mis koosnevad bilansist, seletuskirjast ja selle lisadest, on järjestatud järgmises järjekorras: esiteks aruande seletuskiri, seejärel bilanss ja lõpus lisad. Taotluste järjekord määratakse bilansikirjete järjekorra või vastavate viidetega seletuskirjas.

Juhtimistegevuses tekkiv statistiline dokumentatsioon rühmitatakse iseseisvalt või samaaegselt teiste selleteemaliste dokumentidega. Näiteks 2002. aasta põhitegevuse aruandele lisatakse selle organisatsiooni põhitegevuse statistilised aruandlusvormid.

Peaorganisatsiooni sisenevad filiaalide, alluvate organisatsioonide dokumendid: plaanid, aruanded, kokkuvõtted, ülevaated, sertifikaadid, memorandumid jne - koondatakse tavaliselt iga organisatsiooni kohta eraldi juhtumitesse või kõigi organisatsioonide puhul dokumenditüüpide (üks nimi) järgi, nt. : "Filiaalide aastaaruanded kaupade müügiplaani täitmise kohta."

Eelmisel aastal alanud konkreetses küsimuses kirjavahetuse jätkamisel koondatakse dokumendid jooksva aasta juhtumite kaupa, märkides ära eelmise aasta juhtumi indeks.

1.2.5 Sotsiaaldokumendid

Töötajate ja palgatöötajate isiklikud kontod on rühmitatud iseseisvateks juhtumiteks ja järjestatud perekonnanime järgi tähestikulises järjekorras.

Isiklikud failid rühmitavad dokumendid, mis on seotud personaliküsimused kõik organisatsioonis töötavad, järgmises järjestuses: isikutoimikus olevate dokumentide sisemine inventuur; töötaotlus, saatekiri või esindus; küsimustik (isiklik personalileht); autobiograafia; haridust tõendavad dokumendid; väljavõtted ametisse nimetamise, ümberpaigutamise, vallandamise korraldustest; ankeedi täiendused (personalileht personaliarvestuse kohta), tõendid ja muud selle isikuga seotud dokumendid.

Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste alusel kohtuasjade moodustamisel on asjas olevad dokumendid rühmitatud tähestikulises järjekorras. Kõik ühe taotlejaga seotud dokumendid moodustavad sõltumatu rühma. Korduvad kaebused esitatakse samale dokumendirühmale.

1.2.6 Juhtumipäiste kirjutamine

Juhtumi pealkiri on dokumentide eduka süstematiseerimise, nende otsimise kõige olulisem element kogu järgnevaks kohtuasjadega töötamiseks. Selle koostamise peamised nõuded kajastavad selgelt ja üldistatud kujul kohtuasja dokumentide põhisisu ja koostist. Pealkiri peab olema konkreetne ja vaba erinevatest tõlgendustest. Vältida tuleb mittespetsiifilisi sõnastusi - "erinevad dokumendid", "üldine kirjavahetus" jne. Juhtumi pealkiri tuleks koostada elementide põhjal, mis on järjestatud järgmises järjestuses:

b dokumendi (korraldused, protokollid jne) nimetus, asjaajamise liigi nimetus (kirjavahetus, dokumendid, äri);

b korrespondent (organisatsiooni nimi, kellele dokumendid on adresseeritud ja kellelt need vastu võetakse);

küsimus või kokkuvõte juhtumi dokumendid;

ь paikkonna (territooriumi) nimi, millega asja dokumentide sisu on seotud;

ь kuupäevad (periood), mille kohta kohtuasja dokumendid on seotud;

ь märge kohtuasja koopia numbri kohta.

Pealkirjaelementide koostise määrab toimikus sisalduvate dokumentide iseloom. Seega saab kohtuasja pealkirjas olevate dokumentide nime märkida nii ainsuses kui ka mitmuses (samanimeliste dokumentide rühmitamisel kohtuasjas):

Diplomite väljaandmise registreerimise ajakiri

Ettevõtte aktsionäride koosolekute protokollid

Kaardifail korralduste registreerimise ja täitmise kontrollimiseks

Kui failis on mitu pealkirja, loetletakse need pealkirjas, näiteks:

Arvustused ja arvamused teemal õppeprogrammid filiaalidest saadetud

Kui erineva nimetusega dokumendid (rohkem kui 2-3) puudutavad sama teemat, kuid neid ei seo loogiline järgnevus, siis kasutatakse kohtuasja pealkirja sõnastamisel mõistet “dokumendid”. Sel juhul on pealkirja lõpus sulgudes loetletud dokumentide nimed, millest kohtuasi moodustatakse, näiteks:

Ametiasutuste tellimusel koostatud dokumendid valitsuse kontrolli all(viited, ülevaated, märkused, teave jne)

Kohtu- ja uurimisasutustele esitatavad dokumendid kriminaal- ja tsiviilasjad(aktid, memorandumid, tunnistused, omadused)

Mõistet "dokumendid" võib kasutada ka kohtuasjade pealkirjades, mis sisaldavad mis tahes dokumendi manuseid:

Dokumendid teadus-tehnilise komisjoni protokollidesse

Kohtu-, uurimis-, isiklike (isiklike), vahekohtu- ja muude kohtuasjade pealkirjad, mis on omavahel seotud ühe küsimuse lahendamise järjestusega, moodustatakse termini "juhtum" abil:

Haldus- ja juhtimispersonali isikutoimikud

Mõistet "kirjavahetus" kasutatakse juhtumite pealkirjades, mis moodustavad kirjavahetuse ühe või mitme organisatsiooniga:

Kirjavahetus LLC-ga "LAG" laenude tagasimaksmise tingimuste kohta

Sisedokumentide puhul märgitakse lühidalt organisatsiooni (osakond, juhtorgan) nimi:

Asutajate juhatuse koosoleku protokoll

Korrespondendi määramisel pealkirjas antakse organisatsiooni konkreetne nimi või mitme organisatsiooni üldistatud nimi ilma konkreetse loeteluta:

Kirjavahetus Rosarkhiviga

Kirjavahetus rahvusvaheliste organisatsioonidega teaduskoostöö teemal

Kui dokumendid on seotud kirjavahetusega ühes küsimuses erinevate korrespondentidega, siis korrespondente ei märgita:

Kirjavahetus teaduslikel ja organisatsioonilistel küsimustel

Kui dokumendid on seotud ühe haldusterritoriaalse üksuse (asula) kirjavahetusega, märgitakse selle (tema) nimi kohtuasja pealkirja:

Kirjavahetus Harkovi organisatsioonidega toodete tarnimise teemal

Kohtuasja päises võib olla märgitud ajavahemik, millesse dokumendi sisu kuulub:

Põhitegevuse tellimused jaanuar-aprill 2008

Planeerimis- ja aruandlusdokumente sisaldavate juhtumite pealkirjas märgitakse mitte ainult aasta, vaid ka kuu, kvartal:

I - II kvartali tulude ja kulude koondbilanss. 2008 r.

Asja päistesse märgitakse vajadusel dokumentide koopiate arv:

Rektori korraldused üliõpilaste personali värbamiseks ja vahetamiseks. Koopiad.

1.3 Organisatsiooni asjade nomenklatuur

Tehnoloogiliselt kõige tihedamalt seotud dokumentide süstemaatilise säilitamise korraldamisega on dokumentide registreerimis- ja säilitamisperioodid, kuna need on peamised tegurid dokumentide kogumissüsteemi valikul ja konsolideerimisel protsessis. operatiivtöö... Dokumentide komplekside (asjade, säilitusühikute) hoiutähtaegade ja indeksite süsteemi fikseerimine toimub kohtuasjade nomenklatuuris.

Organisatsioonis tõstatatud juhtumite päiste süstematiseeritud loetelu koos nende säilitusaja äramärkimisega – juhtumite nomenklatuur on oluline element mitte ainult teabeotsingusüsteemis, vaid ka organisatsiooni väärtuse ja ohutuse uurimisel. dokumente. Mitme aastakümne jooksul ja kooskõlas Riikliku Õppeasutusega on kohtuasjade nomenklatuuride koostamine muutunud kohustuslikuks kõikidele riigistruktuuridele ning mitteriiklikus majanduse ja juhtimise sektoris hästi arenenud ja kasulik. dokumentide koostamise, süstematiseerimise ja otsimise jälgimise tööriist ei ole kasutu.

1.3.1 Loomise eesmärk

Juhtumite nomenklatuur peaks ideaaljuhul hõlmama organisatsiooni kõigi struktuuriüksuste ja ametnike kõiki dokumente, kartoteeke, registreerimis- ja viite- ja dokumendimassiivid, olenemata kandja tüübist, konfidentsiaalsusastmest ja dokumentaalse teabe fikseerimise meetodist. . Juhtumite nomenklatuur:

ь fikseerib vormistatud dokumentide liigituse, rühmitamise juhtumiteks;

l fikseerib juhtumite süstematiseerimise ja indekseerimise, nende säilitamise tähtajad;

ь toimib jooksvas dokumentidega töös peamise raamatupidamisdokumendina;

ь on ainuke vahend läbivate, st mitu aastat dokumentidega täidetud kohtuasjade jälgimiseks;

b muutub arvestus- ja võrdlussüsteemiks juhtumite hilisemaks otsimiseks, mille säilitusaeg on kuni 10 aastat (kaasa arvatud).

Nomenklatuur hõlmab kohtuasju ja ajutiselt tegutsevaid organeid, mille dokumente edastatakse õiguslik alus organisatsiooni volituste kinnitamiseks või näiteks tegevuse lõpetamiseks likvideerimiskomisjon, samuti bürootööga lõpetamata kohtuasjad, mille saavad õigusjärglased teistelt organisatsioonidelt nende jätkamiseks.

1.3.2 Tüüpilised ja näidisjuhtumite nomenklatuurid

Suurtes hierarhilistes juhtimissüsteemides koostatakse dokumentide klassifitseerimise ühtsuse saavutamiseks ja nende ohutuse tagamiseks kõigi jaoks kohustusliku normatiivaktina juhtumite standardnomenklatuurid, mis ei kehtesta mitte ainult esitatud juhtumite ühtset koosseisu, vaid ka ühtne süsteem nende indekseerimine. Sarnane dokument soovituslikku laadi nimetatakse juhtumite ligikaudseks nomenklatuuriks ja luuakse nendes juhtimisstruktuurid, kus osakondade (filiaalide, töökodade, osakondade) dokumentide koosseis on väga erinev. Näiteks võib tuua juhtumite ligikaudse nomenklatuuri õppeasutused, kinnitatud Venemaa Haridusministeeriumi poolt 29. septembril 2000. aastal.

Juhtumite moodustamisel ja nimetamisel kasutatakse standardina standardnomenklatuure ja kui juhtumeid ei avata, siis on see tavaliselt märkustes täpsustatud. Ligikaudseid juhtumite nomenklatuure kasutatakse tehnikana, mis võimaldab teil organisatsiooni või selle üksuse juhtumite konkreetse nomenklatuuri väljatöötamisel juurutada loovuse elementi.

1.3.3 Kohtuasjade nomenklatuuri registreerimine ja pidamine

Juhtumite nomenklatuuri ühtse vormi kehtestab Venemaa föderaalne arhiiviteenistus (edaspidi Vene Föderatsiooni arhiiviteenistus), mis on avaldatud GSDOU-s, osakondade arhiivide töötajate põhireeglites ja see on kohustuslik kõigile asutustele. , organisatsioonid ja ettevõtted, sõltumata osakondade alluvusest ja omandivormidest.

Vajalik etapp kohtuasjade nomenklatuuri koostamisel on tulevaste kohtuasjade pealkirjade sõnastuse kvaliteedi väärtuse, nende süstematiseerimise skeemi järjepidevuse uurimine, kuid mis kõige tähtsam, säilitustähtaegade määramine lähtuvalt. dokumentide infoväärtuse hindamise kohta. Seetõttu sisaldavad kohtuasjade nomenklatuuri koostamise reeglid sätet kohustusliku kooskõlastamise kohta ekspertkomisjoniga ja mõnede organisatsioonide jaoks, mille koosseisu määrab Vene Föderatsiooni arhiiviteenistus ja ühe ekspertiisikomisjoniga. selle kehadest.

Pärast kõiki vajalikke kooskõlastusi jõustub kohtuasjade nomenklatuur organisatsiooni juhi kinnitustempliga enne uue ametiaasta algust. Registreerimisel kasutatakse tiitellehte, kui selleks on ministeerium, osakond või üldine vorm organisatsioonid.

Juhtumite nomenklatuuri näidis

Struktuuriüksuste (osakondade) nimed on märgitud nomenklatuuri esimese veeruna, nende indeksid (numbrid) sisalduvad nomenklatuuris ja koos jaoskonnasisese juhtumi järjekorranumbriga moodustavad juhtumi indeksi.

Koos kompleksiga hierarhiline struktuur indeks võib koosneda juhtimisindeksist, juhtkonna osakonna indeksist ja juhtumi seerianumbrist. Näiteks asjade osakonnal on indeks 01, selle struktuuriüksustel on indeksid: kontor 01.1, valitsuse kirjavahetusosakond 01.2, kaebuste büroo -01.3 jne. Ja jaoskondadesisesed juhtumite indeksid on 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 jne.

Nomenklatuuri teine ​​veerg sisaldab juhtumite täielikke pealkirju. Sel juhul saab jaotises kasutada järgmist juhtuminimede jada:

ь organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon;

ь planeerimisdokumentatsioon;

ь aruandlusdokumentatsioon;

b põhitegevuse küsimuste elluviimisega seotud dokumentatsioon;

b põhitegevuse kontrollide (auditite) dokumentatsioon;

ь raamatupidamisega seotud dokumentatsioon ja teatmetöö dokumentidega.

Iga jaotise sees on soovitav süstematiseerida juhtumite nimetused nende tähtsuse astme järgi: emaorganisatsioonide dokumentatsioon, organisatsiooni enda dokumentatsioon. Näiteks esiteks märgib nomenklatuur haldusdokumentide rühmitamise juhud kõrgemad võimud, ja seejärel asjaajamine nende juhtimise, kollegiaalse organi jne haldusdokumentidega.

Soovitatav on jälgida kohtuasjade pealkirjade paiknemise järjestust ühe organisatsiooni nomenklatuuri erinevates osades.

Nomenklatuuri kolmas veerg valmib aasta lõpus. Iga juhtum ei tohiks ületada 250 lehekülge, seetõttu on ühe juhtumiga seotud suure dokumendimahu korral lubatud köidete, osade moodustamine.

Nomenklatuuri neljandasse hauda pannakse ekspertiisikomisjoni määratud asjade säilitustähtajad.

Juhtumite nomenklatuuri viienda veeru "Märkus" täidab nomenklatuuri kehtivusajal koolieelne õppeasutus, see sisaldab:

märkmed asjade institutsiooni kohta - "instituteeritud";

ülekandejuhtumite kohta - "ülekandmine aastast 2001" või "üleminek 2003. aastale";

asjade üleandmise kohta teisele organisatsioonile - "ajutiseks kasutamiseks väljastamise akt __________-st nr.";

dokumentide originaalide asukoha kohta - “originaalid toimikus 01-02”;

asjade üleandmise kohta osakonnaarhiivi - “arhiivi üle antud 03.07.2002 inventuuri järgi” jne.

Veeru "Märkus" kasutamine parandab juhtumite nomenklatuuri kvaliteeti ja tõhusust.

1.3.4 Kohtuasjade nomenklatuuri pidamise ja komplekteerimise kord

Järgmise ametiaasta juhtumite nomenklatuur koostatakse jooksva aasta viimases kvartalis ja pärast registreerimist kinnitab selle organisatsiooni juht ja omandab normatiivakti staatuse. Riiklikud organisatsioonid kohtuasjade nomenklatuuri ettevalmistamisel lepivad selle eelnõu kokku Vene Föderatsiooni arhiiviteenistusega, mida esindab tema esindaja. territoriaalne asutus või kõrgemalseisva organisatsiooni arhiiv, olenevalt dokumentide alaliseks säilitamiseks üleandmise aadressist.

Kinnitatud organisatsiooni asjade nomenklatuur kehtib 5 aastat. Organisatsiooni funktsioonide ja struktuuri radikaalse muutumise korral kuulub kohtuasjade nomenklatuur varakult ümber koostamisele ja kinnitamisele. Selliste muudatuste puudumisel jõustub pärast väiksemaid kohandusi ja kordustrükke automaatselt järgmise aasta nomenklatuur. Juhtumite nomenklatuuri esimene eksemplar, mille on kinnitanud organisatsiooni juht ja mis on täielikult täidetud eelmise aasta lõpus ja millele on alla kirjutanud koolieelse lasteasutuse juhataja, on organisatsiooni alalise säilitusaja dokument (artikkel 67). tüüpdokumentide eelnev).

Pärast õppeaasta lõppu koostab koolieelne õppeasutus lõpliku arvestuse koos statistilise teabega juhtumite nomenklatuuri rühmade kaupa avatud juhtumite arvu kohta:

ь kastid säilitusajaga kuni 10 aastat;

ь ümbrised säilitusajaga üle 10 aasta;

ь kastid säilivusajaga "püsivalt".

Aritmeetiline loendamine tuleks läbi viia, võttes arvesse "ülekandmise" juhtumeid ja juhtumeid, mille säilitusajad ei ole lõplikult kindlaks määratud, - "EÜ märgisega (EPK)".

Lõplik teave juhtumite, kartoteekide, toimikute ja muude salvestusüksuste arvu kohta edastatakse oma organisatsiooni arhiivi ja riigi (omavalitsuse) arhiivi, võtab selle organisatsiooni dokumente säilitamiseks.

2 . Dokumentide olulisuse ja nende säilitusaja hindamine

Inimese ja dokumendikeskkonnaga suhtlemise täistsükkel ei hõlma mitte ainult dokumentide loomist, nende kasutamist, sealhulgas esitajatele edastamist ja teostust ennast, vaid ka dokumentide ja nende kohta teabe säilitamist hilisemate, võimalusel korduvate, kasutada. Dokument on ju loodud selleks, et salvestada infot ning edastada seda ruumis ja ajas.

2.1 Dokumentide tähendus ja väärtus

Kontoritegevuse käigus tekkinud dokumentide väärtus ja väärtus kl erinevad meediad, nagu ka tema saadud korrespondentidelt, kasutades kõiki võimalikke kohaletoimetamise viise, on erinev. Mõned dokumendid on vajalikud ainult operatiivtööks nendega piiratud aja jooksul, kuni nende järele on praktiline vajadus. Selliste dokumentide pikaajaline säilitamine on sobimatu mitte peaaegu kõigi organisatsioonide piiratud ruumi tõttu, vaid ka seetõttu, et keegi ei tunne nende sisust kunagi huvi.

Dokumendid, mis sisaldavad sotsiaalne teave Kodanike, töötajate, haridusasutuste lõpetajate jms kohta tuleks säilitada kogu inimese elu, kuid nad kaotavad lõpuks ka oma informatiivse väärtuse, kuna on oma olemuselt isiklikud ja väärtuslikud ainult konkreetsele inimesele. Iseenesest huvitavad, nad mitte ainult ei võta liiga palju ruumi, vaid sisaldavad ka palju tüüpilist, dubleerivat, sekundaarset teavet, mis tõenäoliselt ei paku huvi meie aja tulevastele uurijatele.

Kolmas dokumentide rühm on loodud spetsiaalselt selleks, et jäädvustada peamisi verstaposte konkreetsete organisatsioonide, korporatsioonide, ettevõtete kujunemise ja arengu ajaloos ning need on väärtuslikud ainult antud organisatsiooni jaoks ja neid tuleks säilitada seni, kuni organisatsioon eksisteerib.

Viiendad, mis kajastavad teaduslikke ja tehnilisi saavutusi, juhtimissüsteemi tööd, avalikku, poliitilist elu, omavad olulist teaduslikku ja tehnilist, ajaloolist, majanduslikku tähendust ja on kantud Vene Föderatsiooni arhiivifondi, selle riiklikus või mitteriiklikus osas. , olenevalt autorist ja omanikust.

Viimaseid kui ajaloo- ja kultuurimälestisi koos ajastu arhitektuuriliste, materiaalsete mälestistega tuleks säilitada nii kaua kui võimalik, ideaalis - lõputult või arhiiviterminoloogia järgi püsivalt. Püsihoiuks tehakse muidugi valik dokumente teistest loetletud rühmadest, kuid siis saavad neist ka ajaloo- ja kultuurimälestised.

Tänu kontrollsüsteemides tööülesannete tüüpilisusele ja korduvale kordumisele saab ühtsete kriteeriumide alusel võimalikuks määrata suurema osa igas juhtimissüsteemis ringleva dokumentaalse informatsiooni väärtust.

Selline tegevus juhtimissüsteemis on saanud erialase termini "dokumentide väärtuse uurimine".

Üldjuhul toimub dokumentide ja nende sisu hindamine peaaegu kõigis loomise ja töötlemise etappides, alustades sisu kirjutamisest, projekti kooskõlastamisest, dokumendi lõpliku versiooni vormi ja liigi määramisest; adressaadile toomise, registreerimissüsteemi rajamise, hoiukoha ja -viisi valimise kord.

2.2 Organisatsioonide ekspertkomisjonid

Organisatsioonides, mis uurivad väljastpoolt loodud ja saadud dokumentide väärtust, samuti bürooteenuste tööd käsitlevate regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide kaalumist, töökirjeldus teabe, dokumentide vormide tabelite ja muude küsimustega seotud töö osas luuakse alalised ekspertkomisjonid (EK). Suurtes ja suure dokumendikäibemahuga organisatsioonides on keskne ekspertkomisjon, mille põhiülesanneteks on lisaks ülaltoodutele struktuuriüksuste, töökodade ekspertkomisjonide töötulemuste läbimõtlemine ja kokkuleppimine. , oksad.

Ekspertkomisjonid tegutsevad eeskirja alusel organisatsiooni juhtide kinnitatud alalise ekspertkomisjoni kohta. Metodoloogilise ühtsuse saavutamiseks ja oma EÜ määruse väljatöötamise hõlbustamiseks töötas Vene Föderatsiooni Arhiiviteenistus (Rosarchiv) 1995. aastal välja ja kinnitas näidismääruse asutuse, organisatsiooni, ettevõtte alalise ekspertkomisjoni kohta.

Ekspertkomisjon moodustatakse vastavalt selle kohta kehtivatele määrustele kõige kvalifitseeritud töötajatest. Komisjoni liikmed peavad hästi tundma oma büroo funktsioone, struktuuri, dokumentatsiooni tugisüsteemi – kogu dokumentide komplekti koostist ja sisu. Ekspertkomisjon peaks sisaldama:

ь organisatsiooni dokumentaalse toe eest vastutav töötaja;

b arhiivi eest vastutav töötaja;

ь teadus-, tehnika-, haridus-, tootmis- ja muud liiki dokumentatsiooni spetsialistid;

teabekaitse tagamise spetsialist jne.

Ekspertkomisjoni esimeheks määratakse reeglina üks organisatsiooni juhtide asetäitjatest ning ekspertkomisjoni sekretäriks on ettevõtte sekretär või kantselei- või arhiivitöötaja. Ekspertkomisjoni koosolekud toimuvad vastavalt vajadusele, kuid vähemalt kaks korda aastas ja vormistatakse protokollides. Kõikide dokumentide säilitamise ja koosolekute korraldamise eest vastutab ekspertkomisjoni sekretär.

Ekspertkomisjon on nõuandev organ, selle otsused jõustuvad pärast organisatsiooni juhi heakskiitu, kuna seaduse kohaselt vastutab dokumentide ohutuse eest just tema.

Ekspertkomisjoni kaalutlusobjektid on eelkõige:

ь uuesti koostatud kohtuasjade nomenklatuur;

ь alalise ja pikaajalise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite inventuur;

ь toimib vedaja liigist dokumentide ja juhtumite hävitamiseks eraldamise ja tühistamise kohta;

ь dokumentide komplektid: pabertoimikud, projektid, hoiuüksused mittepaberikandjatel, nende registreerimise õigsuse eest alaliseks ja pikaajaliseks säilitamiseks;

b ettepanekud säilitustähtaegade kehtestamise kohta dokumentidele, mida ei näe ette kehtivad Arhiiviteenistuse tüüpnimekirjad, asjade tüüpnomenklatuuride valdkondlikud loetelud.

Riigiasutustes ja teistes organisatsioonides, kes annavad üle oma dokumente alalise säilitustähtajaga, ekspertiisikomisjoni koosolekute protokollid, asjade nomenklatuur, inventuurid ja dokumentide hävitamiseks määramise aktid. riigiarhiivid, kinnitab organisatsiooni juht alles pärast nende nõusolekut Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse asjaomaste organitega.

2.3 Dokumentide infosisu hindamise kriteeriumid

Uuring viiakse läbi alusel ühised kriteeriumid dokumentide päritolu, sisu, väliste tunnuste hindamine. Päritolu hindamise kriteeriumiteks on organisatsiooni, teaduse, kultuuri, poliitika töötaja roll ja koht avaliku halduse süsteemis, majandus, poliitika, ühiskonna sotsiaalelus; tema (tema) tegevuse olulisus, dokumentide vormistamise aeg ja koht.

Sisu hindamise kriteeriumiteks võib nimetada dokumentides kajastatud sündmuse, nähtuse, subjekti ja faktide olulisust, dokumentides fikseeritud teabe väärtust, korratavust teistes dokumentides, konkreetse dokumendi eesmärki, liiki ja mitmekesisust. .

Dokumendi välistunnuste hindamise kriteeriumiteks on: õiguslik usaldusväärsus, s.o. vajalike allkirjade, kuupäevade, pitserite, resolutsioonide, läbimis- ja teostusmärkide olemasolu, teksti edastamise iseärasused, teabekandja materiaalne alus, füüsiline seisund, teabe edastamise viis.

Lisaks on igal dokumendirühmal oma spetsiifilised hindamise kriteeriumid: teabe olulisus teaduse, tehnoloogia arengule, ülesannete ja pakutavate lahenduste uudsuse andmine, autorsuse prioriteetsus, majanduslik efektiivsus, ühiskondlik tähendus, täielikkus ja täielikkus, probleemid on välja toodud jne.

2.4 Dokumentide tüüp- ja osanimekirjad ning nende tähendus

Et aidata organisatsioone oma dokumentide teadusliku, sotsiaalse ja praktilise väärtuse uurimisel, on Rosarkhiv välja töötanud ka mitmeid regulatiivseid ja metoodilisi materjale dokumentide erinevate funktsionaalsete rühmade läbiviimise, teabeväärtuse hindamise ja säilitamistähtaegade määramise korra kohta:

ь leiutised ja avastused;

b korduva teabega dokumendid;

l teaduslik ja tehniline dokumentatsioon;

l tootmine automatiseeritud süsteemid juhtimine;

b toimetusdokumendid jne.

Juhtumite ja dokumentide konkreetsete säilitustähtaegade määramine toimub kõige tüüpilisemate dokumentide erinimekirjade ja juhtumite standardnomenklatuuride alusel. Neis kehtestatud dokumentide säilitamise tähtajad on kohustuslikud kõigile Venemaal tegutsevatele organisatsioonidele, olenemata nende ametist ja omandivormist. Nende nimekirjadega Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse poolt kehtestatud dokumentide säilitamise tähtaegu ei ole lubatud lühendada, kuid neid saab pikendada juhtudel, mis on tingitud büroo tegevuse eripärast.

Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse töö põhjal ja arendamisel koostavad ministeeriumid ja osakonnad sageli oma nimekirju, täiendades neid oma valdkonna konkreetsete dokumentidega; neid kõiki peab loomulikult läbi vaatama Vene Föderatsiooni arhiiviteenistus. Osakonnanimekirja puudumisel tuleks kasutada organisatsioonide tegevuses moodustatud tüüpdokumentide loetelu, kus on märgitud säilitusaeg (2000) ning varem kui 1995. aastast koostatud dokumentide puhul ka tegevustes moodustatud tüüpdokumentide loetelu. riigikomiteede, ministeeriumide, osakondade jt, organisatsioonide, ettevõtete kohta koos nende säilitamise tähtaegade äranäitamisega (1988).

2.5 Tüüpdokumentide loetelu ja selle struktuur

Praegune nimekiri on jagatud 523 artikliks, mis sisaldavad konkreetsete dokumentide nimetusi ja nende säilitamise tähtaegu, mis on rühmitatud alajaotistesse ja kombineeritud 12 osaks:

ь juhtimissüsteemi korraldus;

ь tegevuste planeerimine;

ь tegevuste finantseerimine;

ь raamatupidamine ja aruandlus;

l majanduslikud, teaduslikud, kultuurilised sidemed;

ь infoteenus;

ь töösuhted;

ь personali komplekteerimine;

ь tegevuse materiaalne ja tehniline tugi;

ь haldus- ja majandusküsimused;

ь sotsiaal- ja koduküsimused;

l tegevust esmane ametiühinguorganisatsioonid(ühendused).

Säilitamistähtaegade kehtestamisel tuleb silmas pidada ka seda, et osa loendites olevaid üksusi saab jagada kirjeteks, mis sisaldavad dokumente, millel on erinevad terminid ladustamine näiteks kunst. 193 "Raamatud, ajakirjad, raamatupidamisfailid" sisaldab üksusi vahemikus "a)" kuni "p)":

a) väärtpaberid – alaliselt;

b) kokkulepped, lepingud, kokkulepped - 5 l. EPK;

c) põhivara - 5 liitrit. jne.

Seetõttu tuleks kontoris nimekirjast valida kaup ja säilitusaeg, millega konkreetsed dokumendid puudutavad.

Tähelepanu tuleb pöörata ka dokumentide säilitustähtaegadega seotud erimärkidele. Märkige loendisse “5 l. EPK "tähendab, et pärast nimetatud tähtaja möödumist otsustab dokumentide edasise säilitamise küsimuse organisatsiooni või arhiiviasutuse ekspertkomisjon.

Olenevalt tehtud otsusest võib nende toimikute säilitusaeg jääda muutmata või pikeneda, kui komisjoni liikmed jõuavad järeldusele, et dokumente on vara hävitada.

Teatud kategooriate dokumentide säilitustähtaegade kohta tehakse järgmised märkused: "Kuni uutega asendamiseni", "Kuni vajadus on lõppenud", "Pärast lepingu lõppemist", "Vajadusel tšeki täitmiseni (revideerimine). )", jne.

3 Dokumentide ja toimikute registreerimine hävitamiseks ja pikaajaliseks (alaliseks) säilitamiseks

3.1 Juhtumi protokollid

Arvestada pikkade ladustamisperioodide ja juhtumite nomenklatuuri puudumisel organisatsioonis - ja lühiajalise ladustamise korral, mis on täidetud kontori tööpäevikutes, kartoteekappides, projektides ja muudes salvestusüksustes, juhtumite personali kohta. Väärtuseeksami sooritanud, korrektselt vormistatud ja teostatud alalised ja ajutised (üle 10 aasta) laod kuuluvad sõltumatutesse inventuuridesse.

Sõltumatud inventuurid koostatakse ka juhtumite kohta, mis koosnevad konkreetsele organisatsioonile iseloomulikest dokumentidest: kohtu-, uurimis-, uurimis-, teadusaruanded jne.

Asjade inventuur on arhiivikataloog, mis on süstematiseeritud loetelu kohtuasjade pealkirjadest ning on mõeldud kohtuasjade koosseisu ja sisu avalikustamiseks, nende süstematiseerimise ja arvestuse koondamiseks. Samal ajal on inventuur peamiseks raamatupidamisdokumendiks ning juhtumite operatiivset otsingut pakkuvate dokumentide teadusliku ja võrdlusaparaadi peamiseks tüübiks. Eraldi inventuur on isetäidetud nummerdamisega juhtumite loetelu.

Juhtumite loetelud koostatakse vastavalt Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse kehtestatud vormile. Alalise ladustamise juhtumite loetelud erinevad pikaajalise ladustamise juhtumite loendist, kui neis puudub veerg 6 (säilivusaeg). Reeglid ei näe ette loendi artiklite linkide lisamist veergu "Säilitamisperiood", kuna need olid juba juhtumite nomenklatuurides. Kuid praegu, kui organisatsioonis ei pruugi juhtumite nomenklatuuri eksisteerida, ei halvenda selliste juhtumite loendi üksusele linkide lisamine inventuuri kvaliteeti.

Inventuuride koostamise ja koostamise tehnoloogia sarnaneb juhtumite nomenklatuuri koostamise tehnoloogiaga, kuna inventuuri koostamine on juhtumite süstematiseerimise järgmine tehnoloogiline etapp. Kui mõni juhtum on süstematiseerituse rikkumisega inventari sisse lülitatud, saab need kanda inventari viimasena tähtnumbrite alla. Failid ise paigutatakse inventari vastavalt Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse soovitatud süstematiseerimisele. Seega on personali juhtumite pealkirjad süstematiseeritud järgmises järjekorras:

b korraldused (juhised) personali kohta;

b personali nimekirjad;

ь personali registreerimiskaardid;

ь pensionile jäänud töötajate isiklikud toimikud;

b töötajate isiklikud kontod;

ь väljanõudmata tööraamatud;

ь õnnetuste aktid.

Suurtes organisatsioonides saab neid inventuuri jagudena koostada struktuuriüksuste kaupa ning seejärel nende alusel koostab organisatsiooni arhiiv koondinventuuri. Inventuurid lõppevad alati sinna sisestatud juhtumite arvu koondkirjega ja sellele kirjutavad alla koostajad. Väikese hulga dokumentide korral saab inventuuri koostada mitme aasta jooksul, jagades selle iga-aastasteks osadeks koos iga osa täieliku registreerimisega.

Juhtumite inventuurid tuleb koostada aasta jooksul pärast juhtumite lõpetamist jooksvas bürootöös. Ettevõtetel on ette nähtud inventuuride koostamine igal aastal ning kirjeldamata juhtumite kuhjumisel mitme aasta jooksul - valmis jaotiste järgi. Osakonnaarhiivis inventuuri asendavate juhtumite nomenklatuuride inventuuride koosseisu määrab organisatsioon ise. Kui organisatsioon esitab oma dokumendid alaliseks säilitamiseks riigiarhiivi, kooskõlastatakse personali inventuur arhiiviasutuse (föderaalarhiivi) ekspertkontrolliga ja see kinnitab alalise säilitamise enne kinnitamist arhiivi direktoriga. organisatsioon.

Kõik ekspertkomisjonide poolt läbivaadatud inventuurid ja aktid on pitseeritud kooskõlastustempliga, millel on märgitud koosoleku toimumise kuupäev ja protokolli number. Mõnikord kasutatakse organisatsioonides arhiivitraditsioonidele austust avaldades arhiiviasutusega sõlmitud kokkuleppe templil vananenud mõistet "kinnitatud".

3.2 Dokumentide hävitamiseks ja registrist kustutamiseks eraldamise seadused

Samaaegselt dokumentide registreerimise tulemuste põhjal inventuuride koostamisega koostatakse ka aktid, mis dokumenteerivad erinevaid dokumentide registrist kustutamise olukordi:

ь säilitamisele mittekuuluvate dokumentide hävitamiseks eraldamise kohta;

b masinloetava dokumendi tühistamise kohta;

ь juhtumite mitteavastamisest, mille otsinguteed on ammendatud;

b juhtude korvamatust kahjust.

Peamine neist seadustest on (edaspidi) säilitamisele mittekuuluvate dokumentide hävitamiseks määramise seadus.

Organisatsioonides, mille käigus ei looda dokumente Vene Föderatsiooni arhiivifondi kandmiseks, kaaluvad ja kinnitavad nende juhid dokumentide hävitamiseks eraldamise akte alles pärast iga-aastaste juhtumite loetelude koostamist. alalise ladustamise ja personali jaoks samadeks aastateks kui hävitatud dokumentatsioon. Akt hõlmab kõiki juhtumeid, mille säilitustähtaeg lõppes eelmisel aastal.

Aktis on lubatud mitte loetleda iga juhtumi pealkirju, vaid sõnastada ja märkida nende üldistatud (grupi)pealkirjad, näiteks: koopiad. personali korraldused, kirjavahetus äriteemadel jne. Kuid samal ajal on vaja loetleda varude numbrid (veerg 4) või indeksid käände nomenklatuuride kaupa (veerg 5), eraldades need komadega. Iga juhtumirühma kohta tuleb märkida esimeste ja viimaste dokumentide kuupäev (tähtajad) ning kohtuasjade koguarv. Iga aktis sisalduva juhtumite rühma või üksikjuhtumi kohta tuleb veel kord ära näidata nende hävitamise alus - säilitusaeg ja artikkel (artiklid) vastavalt loetelule. Akti lõpus, lõppprotokollis märgitakse mitte ainult hävitamiseks määratud dokumentide koguarv, vaid ka teave (koos protokolli numbri ja kuupäevaga), et juhtumite inventuurid personali ja põhitegevuse lõikes. need aastad, mille dokumendid väidetavalt hävitatakse, on täielikult kaunistatud.

EK-ga kokkulepitud toimingu kinnitab direktor ning alles pärast seda saab asuda juhtumite füüsilisele hävitamisele. Pärast hävitamist tehakse akti kanne juhtumite kõrvaldamise kuupäeva ja vormi kohta, kuid edasi standardvorm utiliseerimiseks on ainult üks viis – toimetamine taaskasutuskeskusesse. peal viimane etapp akti tehakse teine ​​kanne, mis näitab, et juhtumite arvestussüsteemis on tehtud vajalikud muudatused, kuupäeva ja selle eest vastutava ametniku dekrüpteeritud allkirjaga.

3.3 Juhtumite registreerimine

3.3.1 Juhtumite registreerimine operatiivsalvestuseks

Dokumentide operatiivne säilitamine toimub koolieelse lasteasutuse, organisatsioonide struktuuriüksuste teenistuses enne nende esitamist osakonnaarhiivi. Operatiivhoiustamise saab omakorda jagada dokumentide säilitamiseks nende täitmise protsessis ja vormistatud dokumentide säilitamiseks.

Täitja saab dokumente nende täitmise ajal hoida spetsiaalsetes kaustades, mis on märgitud vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile või nende täitmise etappidele: "Kiireloomuline", "Täitmisel", "Kohtumiseks", "Allkirja andmiseks" jne. Kaustad saab hoiustada päevasel ajal esineja töölaual, peale töö lõppu tuleb need eemaldada kapp-kasti või seifi.

Säilitamata dokumentidega kaustu hoitakse nii, et dokumendid saaks kiiresti juhile või teisele töötajale üle anda. Valmis dokumente on aga keelatud hoida töötajate töölaudades, need tuleb vormistada toimikutesse ja arveldada rangelt. Failide säilitamise korraldus peaks tagama nende ohutuse ja kasutusmugavuse.

Täidetud dokumentide säilitamine toimub erineva kujundusega spetsiaalsetes kaustades. Enamiku dokumentide jaoks kasutatakse "köitja" tüüpi kaustu, kuid see on vastuvõetavam lühikese säilitusajaga dokumentide jaoks, kuna köitjas olevad dokumendid on paigutatud vastupidises kronoloogilises järjekorras: esimesena (ülal) kuvatakse hilisema kuupäevaga dokument. varasem kuupäev - lõpus (alt ).

Pika ja püsiva säilivusajaga dokumentide puhul on soovitav kasutada pehme kinnitussüsteemiga (paeltega) kaustu. Dokumendid torgatakse augulauguga läbi augustatud aukude, aetakse läbi paelad, mis seotakse esitatavate dokumentide põhja. See võimaldab rühmitada dokumente failis otseses kronoloogilises järjekorras. Sellistes kaustades säilitatavad dokumendid antakse osakonnaarhiivile üle samal kujul, nagu need moodustati kantseleitöös.

Töötajate poolt organisatsiooni dokumendifondi säilitamiseks üle antud juhtumite registreerimine on üksikasjalikult reguleeritud Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse osakondade arhiivide toimimise põhireeglitega ja see on kehtinud muutumatuna alates 1988. aastast.

Iga kontoriarhiivis säilitatava faili kaanele tuleks lisada järgmine teave:

ь organisatsiooni nimi;

ь selle struktuuriüksuse nimetus, kus juhtum moodustati;

b juhtumi register;

b juhtumis olevate lehtede arv;

b esimese ja viimase dokumendi kuupäev;

ь ümbrise säilitusaeg;

iga juhtumi b šifrid.

Mõned juhtumi kirjelduse elemendid märgib sekretär juhtumi avamisel kaanele, lehtede arv, tähtajad, pealkirja täpsustus ja jaotused kantakse kaanele peale asja lõpetamist kursusel. selle töötlemisest.

Juhtumi register on kinnitatud kohtuasjade nomenklatuuri järgi. Indeks on failimälu ja selle otsingufunktsiooni aadress.

Juhtumikaante pealkirjad on hõlbustatud hästi vormistatud juhtuminomenklatuuridega. Nendel juhtudel piisab kohtuasjade pealkirja ja säilitustähtaegade ülekandmisest nomenklatuurist kaanele. Juhtumite nomenklatuuri puudumisel koostatakse pealkiri iga juhtumi kohta kehtivate üldreeglite järgi.

Analoogiliselt kaustade arhiivikujundusega paberdokumendid Samuti tuleb vormistada masinloetavate dokumentide pakendites olevad sildid ja vahelehed.

3.3.2 Failide täiendav ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks

Lõpetatud juhtumid, lõpetatud projektid, vormistatud dokumendid püsivaks ja pikaajaliseks - üle 10 aasta - säilitamiseks on kohustuslikud täiendav disain kirjeldus spetsiaalsetes registreerimisvormides vastavalt Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse nõudele.

Ajutise - kuni 10-aastase (kaasa arvatud) - ladustamisperioodi juhtumeid saab koostada ainult osaliselt, võrreldes eelmise rühmaga. Seega võib neid hoiustada mis tahes tüüpi ja kinnitusmaterjaliga kaustades, need ei tohi dokumente failide sees ümber süstematiseerida, lehti ei tohi nummerdada ega vormistada atesteerimisprotokolle.

Sarnased dokumendid

Dokumentide töötlemise ja teisaldamise täistsükkel alates nende loomise hetkest kuni täitmise ja saatmise lõpetamiseni. Dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis (hinnang). Inventuurid ja juhtumite registreerimine. Alalise ja pikaajalise säilitamise dokumentide kirjeldus.

test, lisatud 14.03.2009


Vormid dokumentide registreerimiseks ja nende täitmise kontrollimiseks. Dokumentide süstematiseerimine ja dokumendikogude moodustamine. Arhiiviasutustes säilitamise ja ajutiseks kasutamiseks andmise kord. Riigivarakomisjoni dokumentide üleandmine organisatsiooni arhiivi.

esitlus lisatud 16.04.2012


Nomenklatuurijuhtumite struktuur ja eesmärk. Nõuded nende moodustamisele ja säilitamise reeglitele. Dokumentide väärtuse uurimine. Juhtumi inventuuride koostamine ja arhiivi üleandmise kord. Sisuliselt arhiivihoidla dokumendid elektroonilisel kujul. Ekspertkomisjonid.

Kursitöö lisatud 03.02.2014


Dokumentide väärtuse põhimõtted ja kriteeriumid. Dokumentide valiku normatiivsete ja metoodiliste juhiste süsteem. Dokumentide väärtuse uurimise korraldamine ja läbiviimine, selle läbiviimise kord, tulemuste registreerimine ja säilitamine. Infotehnoloogia arhiivis.

lõputöö, lisatud 13.03.2019


Organisatsiooni elutsükli etapid: mõiste, klassifikatsioon ja tüübid. Likvideerimiskomisjoni olemus ja ülesanded, dokumentatsiooni säilitamise reeglid. Dokumentide väärtuse, kohtuasjade registreerimise põhimõtete ja nende inventuuride koostamise uurimine. Dokumentide üleandmine arhiivi.

lõputöö, lisatud 10.05.2015


Dokumentide süstematiseerimine. Dokumentatsiooni korrastamise ja säilitamise põhiprintsiibid. Dokumentide väärtuse põhimõtted ja kriteeriumid, päritolu ja sisu kriteeriumid. Telefonisõnumi edastamise ja vastuvõtmise omadused, reeglid, ametisse nimetamine organisatsioonide töös.

test, lisatud 08.07.2010


Juhtumite moodustamise tunnused asutuses, nende loomise põhijooned. Dokumentide paigutuse põhimõtted avatud toimikus. Teatud liiki dokumentide süstematiseerimine kohtuasjades. Üldnõuded korpuste kujundusele, nende lehtede numeratsioonile, kaane kujundusele.

Kursitöö lisatud 04.05.2015


Arvestusdokumentide mõiste riigi (valla)arhiivis. Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide arvestus ja säilitamine. Arhiivi raamatupidamisdokumentide süsteem, nende sihtotstarve. Üldnõuded arhiivi raamatupidamisdokumentidele.

test, lisatud 29.03.2012


Arhiivide mõiste, peamised ülesanded ja funktsioonid. Arhiivi kogu ja vastuvõetud juhtumite registreerimisnõuete analüüs. Inventuuride koostamise ja läbiviimise täiustamise meetodid. Dokumentide korrastamine arhiivifondi sees, nende süstematiseerimise skeemid.

lõputöö, lisatud 11.03.2011


Organisatsiooni kontoritööd ja dokumendivoogu reguleeriv õiguslik ja regulatiivne raamistik. Kirjavahetuse vastuvõtmise ja esmase töötlemise kord. Dokumentide vormistamise tüüpilised ja individuaalsed tähtajad. Kontoritöö dokumentide menetlemine.

DOKUMENTIDE SÄILITAMISE TINGIMUSED

Organisatsioonide, ettevõtete ja asutuste tegevuse tulemusena sünnivad dokumendid, millel on mitmekülgne teaduslik ja praktiline tähendus. Mõned neist sisaldavad teavet, mis on vajalik ainult konkreetse probleemi lahendamiseks. Kui seda teavet kasutatakse operatiivsetel eesmärkidel, kaotavad sellised dokumendid oma tähenduse. Nende edasine ladustamine on ebapraktiline. Teised dokumendid on säilitanud oma väärtuse mitu aastat. Kuid on dokumente, mis sisaldavad teaduslikul ja praktilisel eesmärgil väärtuslikku teavet. Selliseid dokumente tuleks säilitada alaliselt.

Sellega seoses on kindlaks määratud erinevad dokumentide säilitamise tähtajad.

Dokumentide säilitusaeg võib olla:

Ajutine (kuni 10 aastat);
ajutine (üle 10 aasta);
püsiv.

Lõpetatud alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumid kaheks aastaks jäävad teatmetöödeks struktuuriüksustesse. Seejärel antakse need üle organisatsiooni arhiivi.

Dokumentide säilitusajad ei sõltu nende loomise vormist: paberkandjal või elektrooniliselt. Dokumentide kasutamise võimaluse ja kestuse määrab neis sisalduva teabe väärtus. Seetõttu on ekspertiisi eesmärk välja selgitada, milliseid dokumente suudab riik, ühiskond, teadus, üksikud kodanikud vajalikku teavet. Ajutiseks säilitamiseks valitud dokumentide puhul on oluline kindlaks määrata, kui kauaks neid vaja võib minna. Seega säilivusaja määramine üksikud dokumendid- see on teine ​​dokumentide väärtuse uurimise oluline ülesanne.

Seega on dokumentide väärtuse kontrollimise ülesanded järgmised:

Poliitilise, majandusliku, teadusliku ja kultuurilise tähtsusega dokumentide valimine nende edasiseks üleandmiseks alaliseks säilitamiseks Vene Föderatsiooni riigiarhiivi;
teadusliku ja ajaloolise väärtuseta, kuid praktilist väärtust säilitavate dokumentide valik ajutiseks säilitamiseks;
teadusliku väärtuseta ja praktilise väärtuse kaotanud dokumentide valimine hävitamiseks;
dokumentide säilitusaja kehtestamine või muutmine.

Väärtuseekspertiisi tehakse organisatsioonide ja ettevõtete kontoritöös, organisatsioonide arhiivides ja riigiarhiivides.

Bürootöös tehakse väärtusekspertiisi:

Juhtumite nomenklatuuri koostamisel;
juhtumite moodustamisel;
juhtumite ettevalmistamisel organisatsiooni arhiivi üleandmiseks pärast nende kontoritöö lõpetamist.

Tüüpilised dokumentide loetelud säilivusaja järgi

Nagu juba mainitud, määratakse kohtuasjade säilitustähtajad esialgu kindlaks kohtuasjade nomenklatuuri koostamise etapis. See tähendab, et konkreetse juhtumi puhul antakse esialgne hinnang kaasatud dokumentide olulisusele. Juhtumite vormistamisel on vaja kontrollida dokumentide teatud kompleksidesse määramise õigsust, lähtudes nende eesmärgist, sisust ja säilitustähtaegadest.

Abi dokumentide väärtuse uurimisel pakuvad tüüp- või osakondlikud dokumentide loetelud koos säilitustähtaegadega. Nende abil saate määrata paljude haldusdokumentide säilitusaja või hävitamise võimaluse. Näidisloendid on sektoritevahelise tegevuse normatiivsed ja metoodilised dokumendid. Dokumentide väärtuse uurimisel saavad neist juhinduda kõik asutused või organisatsioonid. Osakondade nimekirjad kehtestavad dokumentide koosseisu ja nende säilitamise tähtajad konkreetse majandusharu jaoks, näiteks haridusasutused, tervishoid jne. Vaatamata loetelude olemasolule on aga teatud juhtudel vaja täiendavalt uurida dokumentide koostist ja sisu, et selgitada välja nende säilitamise vajadus ja kestus.

DOKUMENTIDE SÄILITAMISAJA MÄÄRATLUS

Igal aastal valivad nad organisatsioonide kontoritöös dokumendid alaliseks ja ajutiseks säilitamiseks, samuti hävitamiseks. Selle valiku viivad läbi struktuuriüksuste töötajad organisatsiooni arhiivi töötajate metoodilisel juhendamisel. See hõlmab toimikus olevate dokumentide tegeliku sisu analüüsi, nende teadusliku ja praktilise väärtuse ning vastavate säilitustähtaegade määramist. Dokumentide säilitustähtaegu ei ole lubatud määrata ainult nomenklatuuri kuuluvate kohtuasjade päiste järgi. Erilist tähelepanu tuleks pöörata alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumentidele. Nende valik toimub dokumentide lehekülgede kaupa vaatamise teel. Ainult nii saab tuvastada kohtuasjade vormistamisel tehtud vigu ning eraldada püsiva säilitusajaga dokumendid ajutise säilitamise dokumentidest.

"EPK" märgistusega juhtumid vaadatakse läbi ka lehtede kaudu. See võimaldab tuvastada nende koosseisus püsivalt säilitatavaid dokumente. Selliseid dokumente sisaldavad kaasused tuleb ümber korraldada: alalise ja ajutise säilitustähtajaga dokumendid vormistatakse iseseisvateks kaasusteks või lisatakse homogeensete dokumentidega juba vormistatud asjadele. Ajutise ladustamise dokumentide tingimused täpsustatakse vastavalt dokumentide loeteludele või vastavalt organisatsiooni asjade nomenklatuurile.

Seega viiakse uurimise käigus läbi:

Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite valik arhiivi üleandmiseks;
ajutiselt struktuurijaoskondades säilitatavate juhtumite valik;
eelmiste aastate juhtumite hävitamise eraldis, mille säilitustähtaeg on möödunud.

Samal ajal kontrollitakse kohtuasjade nomenklatuuri kvaliteeti, dokumentide säilitustähtaegade määramise õigsust.

Seega eristatakse väärtuse uurimise tulemusena neli erineva säilitusajaga dokumentide rühma:

Alaliselt riigiarhiivis säilitamisele kuuluvad dokumendid;
ajutisele säilitamisele (üle 10 aasta) kuuluvad dokumendid organisatsiooni arhiivis;
ajutisele säilitamisele (kuni 10 aastat) kuuluvad dokumendid struktuuriüksustes;
säilitustähtaja lõppemise tõttu hävitamisele kuuluvad dokumendid.

Praegu kasutatakse osakonnas lisaks paberdokumentidele ka elektroonilisel kujul dokumente. Elektroonilisel kujul (ED) dokumentide väärtuse kontrolli teostab ekspertkomisjon koos traditsioonilisel (paber)kandjal oleva dokumentatsiooniga. Selle läbiviimisel sama keeruline süsteem dokumentide väärtuse kriteeriumid: teabe olulisus ja täielikkus, dubleeriva teabe puudumine jne. Dokumentide elektroonilisel kujul arhiveerimise võimaluse kindlaksmääramine eeldab aga mitmete muude tegurite arvestamist. Nende hulgas: ED vastuvõtu piirang; ED loomise protsessi täielikkus; ED võimaliku teise vormingu tõlkimise maksumus selle arhiivi saamisel; seadusandlike aktide olemasolu, mis takistavad ED ülekandmist edasiseks säilitamiseks; vajaliku saatedokumentatsiooni olemasolu; elektroonikaseadmete tüübi vastavus ED erinevatele salvestusrežiimidele; ladustamiskulud. Seetõttu kantakse enamik alalise ja pikaajalise säilitamise dokumente organisatsioonide arhiivi traditsioonilisel paberkujul.

Dokumentide väärtuse kontrollimise tulemuste põhjal koostatakse rida dokumente:

Alalise ladustamise juhtumite inventuur;
ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite loetelu;
personalijuhtumite loetelu;
säilitamisele mittekuuluvate juhtumite hävitamiseks määramise akt.

Elektroonilised dokumendid sisalduvad sõltumatutes inventuurides.

Vastavalt inventuuridele antakse vastavad juhtumid üle organisatsiooni arhiivi. Ajutisi (kuni 10 aastat) dokumente ei tohi arhiivi üle anda. Neid hoitakse kas organisatsiooni dokumenditoe talituses või struktuuriüksustes ja pärast säilitusaja möödumist hävitatakse ettenähtud viisil.

Varud vaadatakse üle EK koosolekul ja kinnitatakse organisatsiooni juhi poolt. Alalise säilitamise juhtumite inventuurid kinnitab arhiiviasutuse EPK, sellega lepitakse kokku juhtumite inventuurid personali lõikes.

Samaaegselt EK koosolekul olevate juhtumite loeteludega kaalutakse hävitamisele ka lõppenud säilitustähtajaga juhtumite eraldamise akte. Organisatsioonil on õigus aktis sisalduvaid toimikuid hävitada alles pärast seda, kui EPK on kooskõlastanud püsivalt säilitatavate toimikute inventuuri.

Akt sisaldab juhtumeid, mille säilitustähtaeg on lõppenud akti koostamise aasta 1. jaanuariks. Akt koostatakse kogu organisatsiooni asjaajamiseks. Kui see sisaldab mitme struktuurijaotuse juhtumeid, siis märgitakse selle nimi iga jaotuse juhtumite pealkirjade rühma ette. Homogeensed juhtumid kantakse akti ühe üldpealkirja alla, mis näitab juhtumite arvu. Hävitamiseks juhtumite määramise akt vormistatakse vastavalt ühtne vorm ja tellib ametnik, kes viis läbi dokumentide väärtuse ekspertiisi. Pärast seda, kui arhiiviasutuse EPK on inventuuri kinnitanud alaliseks säilitamiseks, tuleb akt kinnitada organisatsiooni juhiga.

Dokumentide säilitusajad

Kui lepinguline suhe arhiiviga puudub, on riigiarhiiv kohustatud säilitamiseks vastu võtma ainult ettevõtte töötajate personali puudutavaid dokumente. Ülejäänud dokumentide hoiukoha määrab likvideerimiskomisjoni esimees või pankrotivolinik.

Kui aktsiaselts reorganiseerimise tulemusena tegevuse lõpetab, saab selle dokumentide originaalid üle anda ainult ühele vastloodud äriühingutest (reeglina kõrgeima puhasväärtusega äriühingule).

Teatud tüüpi dokumentide säilitusajad:

Maksubaas ja maksusumma määratakse kindlaks maksustamisperioodi lõpus (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 55 punkt 1). Enamiku maksude puhul on selleks perioodiks kalendriaasta. Erandiks on käibemaks, mille maksustamisperiood on kvartal. Seega tuleb maksude arvutamiseks ja tasumiseks vajalike dokumentide säilitusaega arvestada maksustamisperioodi lõpu päevale järgnevast päevast.

Dokumentide arhiivisäilitamine

Tavaliselt püütakse peaaegu kõiki dokumente säilitada 5 aastat. Siiski on dokumente, mida ei saa hävitada. Näiteks dokumendid, mis sisaldavad teavet ettevõttes, organisatsioonis vms töötanud töötajate kohta. Samuti on olemas raamatupidamisdokumendid, mille säilivusaeg on üle 10 aasta.

Juhul, kui otsustati ettevõte likvideerida, peab ettevõtja andma kõik oma dokumendid üle riigi- või vallaarhiivi. Ilma selle toiminguta pole ettevõtet võimalik likvideerida, kuna keegi ei kirjuta aktile alla. Ettevõtte töötamise ajal ei saa keegi ettevõtjalt dokumente ära võtta. Kuid kui ettevõte laguneb, peab riik tagama kõigi dokumentide turvalisuse.

1. Millises hoones saab arhiivi korraldada?

Esiteks ei saa te arhiivi paigutada puit- või lagunenud hoonetesse. Lisaks ei tohiks hoone olla niiske ja selles ei tohiks olla ahikütet, mis võib põhjustada tulekahju.

Selline ruum peaks olema teistest isoleeritud. Arhiivi paigutamine toitlustushoonesse on keelatud. Samuti ärge hoidke esemeid, mis võivad põhjustada tulekahju.

Valides ruumi, kus nad kavatsevad dokumentide arhiivi hoida, tuleb meeles pidada, et need võib jagada järgmisteks osadeks:

Ruum, kus hoitakse ajutisi dokumente;
Ruum, kus hoitakse pidevalt kasutamist vajavaid dokumente;
Arhiivi säilitamine;
Spetsiaalsed ruumid töötajatele, kes peavad töötama dokumentide arhiiviga.

2. Millised funktsioonid arhiiviviirusel on?

Arhivaari ülesanded on järgmised:

Arhiivitöötaja peab moodustama nimekirjad, milles kajastada organisatsioonide struktuuriüksust;
Ta peab vastu võtma erinevate organisatsioonide dokumentide arhiivi;
Pidage arvestust kõigi dokumentide ohutuse kohta;
Anda teavet juhtidele, kes on oma dokumendid arhiivi üle andnud;
Pidage arvestust, milles on märgitud, millistel eesmärkidel teatud dokumente kasutati;
Osaleda eksamil;
Kontrollige täitmise õigsust, samuti iga dokumendi täitmist;
Koostage juhtumite loend;
Anda soovitusi dokumentide täitmiseks;
Osaleda arhiividokumentide põhireeglite väljatöötamises;
Osaleda arhiivis töötavate töötajate professionaalses arengus.

Arhiividokumentide säilitusajad

Vastavalt õigusaktidele ja määrustele kehtib igale dokumendile teatud säilitustähtaeg. Enamikku dokumente, mis kajastavad ettevõtte tegevuse finantsarvestust, säilitatakse 10 aastat.

Dokumendid, mida tuleb säilitada 10 aastat, on järgmised:

Ettevõtte raamatupidaja koostatud majandusaasta aruanded;
Maksutagastused;
Raamat, milles peetakse ettevõtte töötajate ohutusarvestust;
Statistiline aruanne, mis koostatakse aasta kohta.

Dokumendid, mida tuleb säilitada 5 aastat, on järgmised:

Ettevõtte tegevuse kvartaalne aruandlus;
Töötav kontoplaan;
Kvartali maksuaruanne;
Arve;
osta raamat;
Ettevõtte müügiraamat;
mitmesugused esmased dokumendid;
Saateleht;
Dokument, mis kajastab igale töötajale töötasu väljastamist;
Täitevdokumendid;
Dokumendid, mis kajastavad saadaolevaid arveid;
Puudust, samuti vargust kajastavad dokumendid;
amortisatsioonitasusid kajastavad dokumendid;
Veksli dokumendid;
Dokumendid, mis kajastavad jooksvaid laoseisusid;
Lepingud kui ka kokkulepped;
aktid;
Töötajate vastutuslepingud;
Boonuslepingud ühele või teisele ettevõtte töötajale;
Muud dokumendid.

On dokumente, mida tuleb säilitada 50–75 aastat.

Arhiivis olevate dokumentide säilitamine ja arvestus

Arhiivi üleantud dokumentide üle on vaja säilitada ja arvestust, tuginedes järgides seadusi ja määrused:

"Arhiiviseadus";
raamatupidamise seadus;
seadus "Aktsiaseltside kohta";
resolutsioon nr -03-33ps, mis näitab, millises järjekorras ja mis perioodiks teatud dokumente säilitada;
Seadus "LLC kohta".

Kõiki dokumente tuleks hoida ettevõtte juhile teadaolevas kohas.

1. Arhiividokumentide säilitamise põhireeglid

On mitmeid põhirežiime, mille kohaselt on vaja saabunud dokumente arhiivi salvestada.

Vaatleme mõnda neist:

1. Valgusrežiim. Sel juhul on arhiiviruumis vaja valgustus õigesti paigutada.

Selleks peate järgima järgmisi reegleid:

Dokumendid ei tohi olla otsese päikesevalguse käes;
Soovitav on, et aknad asuksid hoone põhjaküljel;
Siseruumides saate luua kunstlikku valgust hõõglampide või muude lampide abil, mis on kaetud sileda pinnaga spetsiaalsete varjunditega;
Võimalusel isoleerige ruum päevavalguse eest.

2. Temperatuuri ja niiskuse tingimused. Igas arhiiviruumis on dokumentide säilitamisel väga oluline temperatuur ja ka niiskus. Sisetemperatuuri järsud muutused võivad paberit negatiivselt mõjutada. Neid näitajaid tuleks spetsiaalsete seadmete abil pidevalt jälgida umbes 2 korda nädalas. Temperatuuri reguleerimiseks saab paigaldada konditsioneeri.

3. Sanitaar- ja hügieenirežiim. Arhiiviruum peab olema kogu aeg puhas.

Oluline on vältida hallituse ja näriliste teket. Põhireeglid:

Tagada hoiuruumi tihedus;
Kord aastas eemaldage kogu riiulitele tekkinud tolm;
Korrapäraselt tehke siseruumides märgpuhastust;
Ventileerige tuba.

4. Turvarežiim. Ruum, milles arhiividokumente on hädavajalik kaitsta, tagades nende ohutuse.

2. Kuidas toimub dokumentide üleandmine arhiivihoiule?

Põhimõtteliselt toimub dokumentide üleandmine organisatsioonist arhiivi põhimõttel "kes ees, see mees". Dokumentide kättetoimetamise ajakava töötavad välja arhiivi töötajad, mis kinnitatakse koos konkreetse ettevõtte juhiga.

Kõik juhtumid ja dokumendid saavad üle anda ettevõtte töötajad, kes vastutavad andmete edastamise eest. Nagu eespool mainitud, saab dokumente säilitada erineva aja jooksul - 1 kuni 75 aastat. See sõltub dokumendi tüübist.

3. Dokumentide koostamine arhiivi säilitamiseks

Iga ettevõte või organisatsioon peab õigeaegselt ja täpselt määratud aja jooksul arhiiviosakonda üle andma ettevõttes või osakonnaarhiivi koostatavad dokumendid. Ülekandmiseks dokumentide koostamiseks on vaja moodustada komisjon, mis hakkab koosnema 3-5 inimesest.

Dokumentide ettevalmistamine hõlmab järgmisi samme:

1. Juhtumite registreerimine;
2. On vaja läbi viia ekspertiis ja hinnata teatud dokumentide väärtust;
3. Koostage akt, milles näidatakse, millised juhtumid kuuluvad hävitamisele;
4. Kirjeldage iga juhtumit.

Ekspertkomisjon on nõuandev organ. Tavaliselt vormistatakse komisjoni otsus aktina, mille nõusolekul peab ettevõtte juht alla kirjutama. Komisjon tuleb kokku vaid 2 korda aastas, koostades vastava protokolli.

Dokumentide ekspertiis toimub juhtumite nomenklatuuri ja mitmete dokumentide alusel, milles on märgitud, kui kaua dokumenti tuleb säilitada. Kõiki dokumente uuritakse väga hoolikalt. Eksperdid kontrollivad usaldusväärse teabe kättesaadavust, samuti konkreetse dokumendi täitmise õigsust.

Pärast ekspertiisi lõppu on vaja kirjeldada kõiki dokumente ja koostada vastavad aktid. Pärast dokumentide ülekandmist arhiivi.

Hävitamisele kuuluvad dokumendid valitakse välja pärast iga dokumendi inventeerimist. Kõik hävitamisele kuuluvad dokumendid kirjeldatakse ja nende kohta koostatakse aktid. Komisjon määrab koosolekul, millised dokumendid kuuluvad hävitamisele. Kõik aktid peavad olema allkirjastatud ettevõtte juhi poolt.

4. Arhiividokumentide liigitus

Enne dokumentide arhiivi saatmist peate need klassifitseerima:

1. Arhiividokumentide ajutine säilitamine - see on esimene rühm;
2. Alalise ladustamise dokumendid - see on teine ​​rühm.

Ajutised dokumendid on need dokumendid, mille säilitusaeg ei ületa 10 aastat.

Alalise säilitamise dokumentide säilivusaeg on umbes 75 aastat.

Lisaks tuleb alaliselt säilitatavad dokumendid tõrgeteta üle anda munitsipaal- või riigiarhiivi. Kuid esialgu arhiveeritakse kõik dokumendid.

Ajutise ladustamise dokumendid hõlmavad järgmist:

Puhkusetellimused;
Töölähetuste tellimused;
Haldus- ja majandustegevuse tellimused;
juriidiliste isikutega sõlmitud lepingud;
Dokumendid, mis näitavad, millised riigihanked teostab ettevõte;
Aktid, mis näitavad ettevõtja poolt aktsepteeritud tööde loetelu;
Erinevad raamatupidamisdokumendid;
Saatelehed;
Mitmesugused muud dokumendid.

Pikaajalise säilitamise dokumendid hõlmavad järgmist:

Ettevõtte tegevust käsitlevate tellimuste registreerimise päevik;
Töötajate personalitabel;
Iga juhtumi inventuur;
iga juhtumi nomenklatuur;
Toimingud, milles on märgitud, mis põhjustel nad juhtumi hävitavad või mis põhjustel dokumendid kaotsi läksid;
Aastane maksu-, raamatupidamis- ja finantsaruanne;
Aastane kalkulatsioon;
ettevõtte aktsionäride register;
Seadusjärgsed dokumendid;
Nimekiri isikutest, kellel on õigus saada dividende;
Piirangud;
Tehingupassid;
Käendajad;
Erastamisdokumendid;
Väärtpaberiomanike register;
dokumendid, mis kinnitavad ettevõtte osalemist heategevuslikus tegevuses;
Hinnasildid;
Tootetariifid;
hinnakirjad;
ettevõtte aastaplaan;
Ettevõtte aktsiatega tehtud tööde arvestusraamat;
ettevõttes peetavad mitmesugused ajakirjad;
Aastaaruanne fondidele;
audiitori aruanne;
Revisjonikomisjoni järeldus;
Muud dokumendid.

Neil isikutel, kellele ettevõtja konkreetse dokumendi arhiivi vastuvõtmise usaldas, peab kaasas olema volikiri. Pärast seda peab ta kviitungile oma allkirja panema ja märkima ka passiandmed. Kui dokument esitati ühistoimikusse, siis seda eraldi ei väljastata.

Nagu näete, tuleb kõik ettevõtte dokumendid arhiivi üle anda. See on oluline, sest teavet varasemate tegevuste või käimasolevate toimingute kohta võib vaja minna kõige ootamatumal ajal. Seetõttu tuleks dokumente säilitada, võttes arvesse kõiki seadusega kehtestatud reegleid.

Raamatupidamisdokumentide säilitamine

Kui organisatsioon hoiab dokumente kodus, tuleks selleks ettevõttes eraldada eraldi ruum, mis on tavaliselt varustatud spetsiaalsete riiulite või riiulitega. Kui arhiiviruumis on aknad, siis need tuleks kardina või ruloodega ette panna, vastasel juhul ei ole võimalik dokumente valguse eest kaitsta ning seetõttu ei pruugi välistada nende värvi. Lisaks võite nendel eesmärkidel riiulite asemel kasutada ka tühje kappe.

Aknaavad on soovitatav varustada metallrestidega, eriti kui panipaik asub hoone esimeses või keldris, lisaks on parem paigaldada arhiivi metalluks. Sellised meetmed võimaldavad organisatsioonil vältida loata sisenemist arhiivi ruumidesse.

Selleks, et mitte kulutada palju aega vajalike dokumentide otsimisele, peaks organisatsioon välja töötama juhtumite nomenklatuuri, mille koopia tuleb asetada arhiiviruumi endasse.

Juhime teie tähelepanu asjaolule, et raamatupidamisdokumentide väljastamine nii raamatupidamisosakonnast kui ka ettevõtte arhiivist organisatsiooni teiste struktuuriüksuste töötajatele ei ole reeglina lubatud. Mõnel juhul võib dokumentatsiooni väljastada, kuid ainult pearaamatupidaja loal.

Eespool mainitud dokumentide hoiustamine väljaspool kontorit on tõhus meetod raamatupidamisarhiivi korraldamine, mis näeb ette raamatupidamisdokumentide üleandmise säilitamiseks kaasaegsete seadmetega (arhiiviriiulid, erikastid, läbipääsu- ja tuleohutussüsteemid) varustatud erialaarhiivi.

Selle tehnoloogia peamised eelised on järgmised:

Raamatupidaja mittepõhitöökoormuse vähendamine;
kaitse konfidentsiaalsele teabele loata juurdepääsu eest;
oluliste dokumentide ohutus;
oma arhiivi sisustamise ja selle hilisema hooldusega seotud kulude vähendamine;
kontoriruumide vabastamine.

Raamatupidamisdokumentide säilitamise meetodi valik sõltub reeglina ettevõtte finantsvõimalustest, säilitatavate dokumentide mahust ja nende arvu suurenemise kiirusest, turvateenistuse nõuetest ja ettevõtte tegevusala spetsiifikast. .

Dokumentide säilitamise kord

Tuleb välja selgitada, mis need dokumendid on ja millised dokumentide säilitamise küsimused need määravad.

Raamatupidamisdokumentide säilitamise kohta kehtestavad normatiivdokumendid säilitamise tähtajad ja selle korra.

Vastavalt artiklile 17 Föderaalseadus"Vene Föderatsioonis arhiveerimise kohta" nr 125-FZ on organisatsioonid kohustatud tagama arhiividokumentide säilimise föderaalseaduste ja muude Vene Föderatsiooni regulatiivsete õigusaktidega kehtestatud säilitustähtaegadel. Föderaalseaduse nr 129-FZ "Raamatupidamise kohta" artikli 17 punkt 1 sätestab, et: "Organisatsioonid on kohustatud säilitama esmaseid raamatupidamisdokumente, raamatupidamisregistreid ja finantsaruandeid perioodide kohta, mis on kehtestatud vastavalt riigiarhiiviasjade korraldamise eeskirjadele, kuid mitte vähem kui viis aastat."

Samal ajal annab Vene Föderatsiooni maksuseadustik (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 23 punkt 8, punkt 1) maksumaksjatele ülesandeks "tagama raamatupidamisandmete ja muude maksude arvutamiseks ja maksmiseks vajalike dokumentide turvalisust. , samuti dokumente, mis kinnitavad saadud tulu (organisatsioonidele - ka tehtud kulud) ja tasutud (kinnipeetud) makse". Esmapilgul võib tunduda, et viidatud normid on üksteisega vastuolus. Fakt on see, et need normatiivdokumendid kehtestavad ettekirjutused erinevate õigusharude – maksude ja raamatupidamise – jaoks. Maksuseaduste täitmiseks tuleb dokumente säilitada 4 aastat, raamatupidamise täitmiseks - 5 aastat. Vastavalt sellele on dokumentide üldine säilitusaeg 5 aastat (kui riigiarhiiviasjade korraldamise eeskirjaga ei ole sätestatud teisiti).

Dokumentide säilitamise kord on reguleeritud järgmiste põhidokumentidega:

1. Föderaalseadus nr 125-FZ "Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis" (edaspidi - seadus nr 125-FZ);
2. Organisatsiooni arhiivide põhireeglid – kinnitatud Rosarkhivi otsusega (edaspidi põhireeglid);
3. Organisatsioonide tegevuses loodud tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu koos säilitusaja äramärkimisega - kinnitatud Venemaa föderaalse arhiiviteenistuse poolt (edaspidi - loend).

Kõigist ülaltoodud normatiivdokumentidest praktiseeriv raamatupidaja Erilist tähelepanu tuleks nimekirja anda, kuna just teda "on ette nähtud kasutada peamise regulatiivdokumendina juhtimisstandarddokumentide säilitamise tähtaegade ja säilitamise ja hävitamise valikul, see tähendab, et see on ühine kõigile või enamikele organisatsioonidele (sh. valitsusväline)" (lk 1.4. Nimekirja kasutamise juhend). Nimekiri sisaldab jaotiste kaupa rühmitatud dokumente, mis on koostatud organisatsioonide majanduselu faktide registreerimisel, ja selle rakendamise juhendit. Nimekirjas esile tõstetud jaotiste hulgas on eelkõige jaotis 4 "Raamatupidamine ja aruandlus", mis sisaldab alajaotisi 4.1. "Raamatupidamine ja aruandlus" ja 4.2. "Statistiline arvestus ja aruandlus". Eriti tuleb märkida, et vastavalt seaduse nr 125-FZ artiklile 5 kuuluvad kõik dokumendid, olenemata nende kandja tüübist, arhiividokumentide hulka. See tähendab, et käesolevas artiklis käsitletud dokumentide säilitamise korra ettekirjutused kehtivad nii paber- kui ka elektroonilistele dokumentidele.

Dokumentide säilitamise tähtaeg on möödas

Hävitamine peab olema lubatud ja läbi viidud vastavalt normatiivaktide nõuetele;
- eelseisva või käimasolevaga seotud dokumendid kohtuvaidlusi ja uurimisi, ei tohiks hävitada;
- dokumentide hävitamine toimub viisil, mis tagab neis sisalduva teabe konfidentsiaalsuse;
- hävitatakse kõik hävitamiseks lubatud dokumentide koopiad, sealhulgas isiklikud, kindlustus- ja varukoopiad.

Korraldame dokumentide hävitamise

Kordame üle, et dokumentide hävitamiseks koostab ekspertiisikomisjon vastavad aktid. Äriühingute puhul akti vormi ei kinnitata, seetõttu koostatakse see mis tahes kujul.

Õige disaini jaoks võite järgida ligikaudne vorm akt, mis on antud metoodilistes soovitustes föderaalorganite kontoritöö juhiste väljatöötamiseks täidesaatev võim kinnitatud Rosarkhivi ordeniga N 76.

Dokumentide hävitamine toimub nende ringlussevõtuks üleandmisega paberitöötlemisorganisatsioonidele või taaskasutatavaid materjale koguvatele organisatsioonidele.

Lisaks saavad lepingu alusel organisatsioonide arhiivi pidavad firmad pakkuda lisaks dokumentide vanapaberile toimetamist ka nende purustamist.

Dokumentide riiklik säilitamine

Dokumentide arhiivi üleandmise etapid:

1. Dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse uurimine

Juhtumite säilitamiseks üleandmise protseduur peaks algama dokumentide väärtuse uurimisega. Väärtuse uurimine võimaldab tuvastada vigu, mis tekkisid lühikese säilitusajaga dokumentide säilitamisel. Lisaks hõlmab väärtuse uurimine dokumentatsiooni analüüsi, mille käigus toimub hävitamiseks dokumentide valimine. Säilitamist vajavad dokumendid tuleb köita ja edastada säilitamiseks arhiivi.

2. Juhtumiloendite koostamine

Järgmine etapp dokumentide arhiivihoidlasse üleandmisel on juhtumite inventuuride koostamine. Arhiivinventuur on dokument, mis võimaldab arhiivitöötajatel kiiresti navigeerida suures koguses ebasüstemaatilises teabes. Inventuur on säilitatavate dokumentide struktureerimine, ilma milleta on võimatu nende edasine üleandmine arhiivi.

3. Köitmine (dokumentide köitmine)

Selles etapis tuleb dokumendid kokku õmmelda, see tähendab siduda. Kui ettevõttel on kogunenud palju juhtumeid, siis reeglina usaldab ta selle arhiivifirmadele, kes suudavad võimalikult lühikese aja jooksul teha organisatsiooni dokumentide köitmistööd. Esiteks hõlbustab õmblemine dokumentide ladustamiseks üleandmist ja võimaldab teil kiiresti leida õige ümbrise. Köidetud kohtuasjadel on veel üks oluline eelis: need võtavad kolmandiku võrra vähem ruumi kui töötlemata dokumendid, mis on oluline tegur suure hulga dokumentide arhiivi edastamisel.

4. Töödeldud dokumentide üleandmine säilitamiseks

Pärast kõigi dokumentide menetlemise etappide (dokumentide väärtuse uurimine, inventuuri koostamine ja köitmine) läbimist saab organisatsioon asuda dokumentide otsesele üleandmisele säilitamiseks riigile, osakonnaarhiivi või ettevõtte arhiivi. Seda tehakse vastavalt eelnevalt koostatud inventuuridele. Kui eriti väärtuslikud dokumendid tuleb ladustamiseks üle anda, kontrollitakse toimikus olevate lehtede arvu tõrgeteta.

Töötlemise reeglid dokumentide säilitamiseks üleandmisel

Juhtumite arhiivihoiule üleandmisel tuleb järgida mõningaid korpuse ja selle kaane kujundamise reegleid.

Kaanel peavad olema järgmised andmed:

ettevõtte nimi;
struktuuriüksuse nimetus või kood;
juhtumi number;
juhtumi pealkiri;
juhtumi kuupäev;
lehtede arv;
ümbrise säilitusaeg;
arhiivifaili šifr.

Juhul, kui ettevõttes on muutunud nimi või allüksuse nimi, märgitakse korpuse kaanele uus nimi ning sulgudesse tuleb kirjutada vana. Kui kaasustele on lisatud muid pabereid, siis tuleb kaanele märkida avalduste nimi ja arv.

Igale juhtumile tuleb määrata kontonumber, mis on osa arhiivišifrist ja tagab dokumentide range arvestuse. Juhtumi protokollide registreerimine võimaldab teil teada saada juhtumite asukoha ja dokumendi kokkuvõtte.

Juhtumite üleandmine osakonnaarhiivi

Osakond on arhiiv, mis allub vahetult ühele või teisele organisatsioonile, mis ei kuulu riigiarhiiviteenistuse süsteemi. See võib olla ka organisatsiooni struktuuriüksus. Osakonnaarhiivis säilitatakse organisatsioonide dokumente kuni nende riigihoidlasse üleandmiseni.

Dokumentide üleandmine arhiivihoiule ettevõtte likvideerimisel

Vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele antakse ettevõtte likvideerimisel dokumendid üle õigusjärglasele või riigiarhiivi. Personali dokumendid ( personali dokumendid) säilitusajaga 75 aastat, samuti pika säilitusajaga (üle 10 aasta) dokumendid, mis on sertifikaatide väljaandmise aluseks.

Dokumentide üleandmine riigi hoiule

Dokumentide esmakordsel riigiarhiivi üleandmisel vormistatakse ettevõtte arhiivifondi kohta ajalooline viide. Järgmistel ülekannetel viidatakse ajalooliselt dokumentide nimetuses, struktuuris, funktsioonides, koosseisus ja olekus jm tehtud muudatustest.

Kõigile inventuuri eksemplaridele on vaja teha märge dokumentide riigiarhiivi vastuvõtmise kohta. Selle protseduuri lõpetamise fakt vormistatakse asjade vastuvõtmise ja üleandmise aktiga. Juhul, kui inventuuri lõppkande ja reaalselt riigiarhiivi üle antud juhtumite arvu vahel on lahknevus, tuleks teha uus lõplik kanne, mis vastab asjade tegelikule seisule. Puuduvate juhtumite numbrid registreeritakse dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise aktis koos põhjuste märkega. Kaotatud originaale saab asendada koopiatega.

Enne dokumentide riigihoidlasse üleandmist kontrollitakse juhtumite teaduslikku ja tehnilist menetlemist, samuti füüsilist ja sanitaar-hügieenilist seisukorda. Koos dokumentidega tuleb arhiivile esitada üks eksemplar vormistatud asjade vastuvõtmise ja üleandmise aktist.

Dokumentide säilitamise reeglid

Peamiste raamatupidamisdokumentide säilitamise korda ja tähtaegu reguleerivate normatiivaktide hulgast võib eristada järgmist:

Kehtiv määrus dokumentide ja töövoo kohta raamatupidamises, kinnitatud NSVL Rahandusministeeriumi korraldusega nr 105;
Organisatsiooni arhiivi põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi juhatuse otsusega);
föderaalseadus nr 125-FZ "Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis";
Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud tüüpiliste haldusarhiividokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusperioodid (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558).

Kuidas määrata säilitusperioode

Raamatupidamisdokumentide säilitustähtaegade määramiseks tuleks esmalt tutvuda tüüpiliste haldusarhiividokumentide loeteluga. See on varasema loendi uuendatud versioon ja sisaldab organisatsioonide standardseid arhiividokumente (olenemata omandiõigusest) koos säilitustähtaegadega. Kõik loendi dokumendid on rühmitatud osadesse, mis vastavad enamikule organisatsioonidele ühistele juhtimisfunktsioonidele. Eelkõige 4. jagu "Raamatupidamine ja aruandlus", mis sisaldab alajaotisi 4.1. "Raamatupidamine ja aruandlus" ja 4.2. "Statistiline raamatupidamine ja aruandlus" aitab raamatupidajal määrata oma osakonnas dokumentide säilitusaega.

Lisaks saab raamatupidamisdokumentide hoiuaja kiireks määramiseks kasutada tasuta internetiteenust "Archivist-Online", mis otsib antud dokumenti (näidates säilitusperioodi) kolmes põhiloendis, sealhulgas viimases standardloendis.

Raamatupidamisseaduse nõuded

Ärge unustage, et jõustus föderaalseadus nr 402-FZ "Raamatupidamise kohta", mille kohaselt peavad esmased raamatupidamisdokumendid, raamatupidamisregistrid ja raamatupidamisaruanded (finants)aruanded säilitama majandusüksuse poolt vastavalt reeglitele kehtestatud perioodideks. riikliku arhiveerimise korraldamiseks ja need tähtajad ei tohi olla lühemad kui viis aastat pärast aruandeaastat (Föderaalseaduse "Raamatupidamise kohta" artikkel 29). Pange tähele, et Vene Föderatsiooni raamatupidamise ja finantsaruandluse määruse punkt 98 (kinnitatud Venemaa rahandusministeeriumi korraldusega nr 34n) sisaldab sarnast nõuet.

Maksuseadustiku nõuded

Vastavalt Vene Föderatsiooni maksuseadustikule on maksumaksja kohustatud säilitama raamatupidamis- ja maksuarvestuse andmeid neli aastat. See kehtib dokumentide kohta, mis kinnitavad kõige olulisemaid finantstehinguid: tulu saamine, maksude (kinnipidamise) tasumine (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 23 punkt 8, punkt 1).

Nõuded OÜ-le ja aktsiaseltsidele

Avatud ja suletud aktsiaseltsid peavad tagama oma tegevuses loodud dokumentide ohutuse, juhindudes aktsiaseltside dokumentide säilitamise korda ja tähtaegu käsitlevatest määrustest (kinnitatud Föderaalse Väärtpaberituru Komisjoni poolt nr. 03-33 / ps). Piiratud vastutusega äriühingud leiavad oma dokumentide säilitamise eeskirjad föderaalseaduse nr 14-FZ "piiratud vastutusega äriühingute kohta" artiklis 50. Selles on loetletud asutamis- ja muud korraldusdokumendid, mis kuuluvad kohustuslikule säilitamisele.

Elektrooniliste dokumentide säilitusajad

Oluline on märkida, et raamatupidamisdokumentide arhiivisäilitamise all ei mõisteta ainult andmete hoidmist paberkandjal. Arhiiviasjade föderaalseaduse artikli 5 kohaselt ei sõltu dokumentide arhiivifondi arvamine dokumendi loomise viisist ja teabekandja tüübist. Seega on raamatupidaja kohustatud tagama mitte ainult paberkandjal, vaid ka elektrooniliste dokumentide ohutuse.

Organisatsiooni raamatupidamispoliitika dokumendid ja standardid, samuti muud dokumendid ja tööriistad, mis tagavad elektrooniliste dokumentide reprodutseerimise ja digitaalsete dokumentide autentsuse kontrollimise. elektrooniline allkiri, tuleb säilitada vähemalt viis aastat pärast aastat, mil neid viimati raamatupidamisaruannete koostamiseks kasutati (Föderaalseaduse "Raamatupidamise kohta" artikli 29 punkt 2).

Raamatupidamisdokumentide säilitamise viisid

Arhiividokumentide nõuetekohase säilimise tagamiseks on mõned organisatsioonid võtnud kasutusele oma arhiivi. See õigus on reserveeritud äri- ja mittetulundusühingud föderaalseaduse "Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis" sätted. Samal ajal on neil endiselt vabadus valida raamatupidamisdokumentide säilitamise viis - oma arhiivis või spetsialiseeritud arhiiviettevõtte territooriumil. Vaatame mõlemat võimalust lähemalt.

Oma arhiivi korrastamine

Kui juhtkond on otsustanud dokumente iseseisvalt säilitada, peaks ta eraldama arhiivi jaoks eraldi ruumi, mis on varustatud dokumentide hoidlate (näiteks riiulid või nagid), valvesüsteemi ja temperatuuri hoidmiseks kliimaseadmega. ja niiskustingimused.

Lisaks põhineb üldpraktika arhiividokumentide salvestamisel võite anda mõned näpunäited oma arhiivi loomiseks:

Kui tulevase arhiivi ruumis on liiga palju valgust, siis tuleks akendele riputada pimendavad kardinad või rulood. Vastasel juhul võivad organisatsiooni olulised dokumendid enne aegumiskuupäeva tuhmuda ja rikneda.
Kui arhiiviruum asub esimesel või keldrikorrusel, on soovitatav aknaavadele panna metallvõred. Lisaks saab selleks, et vältida volitamata juurdepääsu arhiivi, paigaldada metallukse.
Vajalik on välja töötada arhiivis hoitavate failide nomenklatuur (süstematiseeritud loend). Juhtumite nomenklatuur võimaldab organisatsiooni töötajatel vajalike dokumentide otsimisel aega säästa. Väljatöötatud juhtumite nomenklatuuri koopia tuleks säilitada otse organisatsiooni arhiivis.
Tuleks välja töötada kord dokumentide arhiivist väljastamiseks. Te ei tohiks väljastada raamatupidamisdokumente raamatupidamisosakonnast või organisatsiooni arhiivist teiste struktuuriüksuste töötajatele. Mõnel juhul saab pearaamatupidaja loal põhjendatud taotlusel dokumendi väljastada.

Raamatupidamisdokumentide hoiustamine väljaspool kontorit

Tänapäeval on arhiiviteenuste turul väga populaarne dokumentide kontorivälise hoiustamise teenus. Teenuse kasutamisel lähevad raamatupidamise ja muude dokumentide säilitamise funktsioonid üle professionaalse arhiiviettevõtte kätte. Professionaalsed arhiivid on varustatud kaasaegsete seadmetega ja vastavad kõigile arhiividele esitatavatele seadusandlikele nõuetele. See on nende peamine erinevus nende endi organisatsioonide arhiividest, mis reeglina (eriti väikestes organisatsioonides) on väga tähelepanuta jäetud seisus, kuna neil pole piisavalt raha ega personali aega.

Dokumentide väljas hoidmist kasutatakse tavaliselt juhtudel, kui on vaja vabastada osa kulukatest kontoripindadest ning vähendada oma arhiivi loomise ja hilisema hooldusega kaasnevaid kulusid (pinna rent, arhiivitöötaja palk jne. ). Ja raamatupidaja jaoks on väljastpoolt ladustamise peamine eelis vähendada põhikoormust, andes dokumentidega töötamise (arhiivi loomine, dokumentide korrastamine, otsimine, kopeerimine jne) kohustused üle arhiiviettevõtte spetsialistidele.

Raamatupidamisdokumentide säilitamise meetodi valiku - oma arhiiv või väljas hoidmine - määravad organisatsiooni rahalised võimalused ja dokumendihalduse spetsiifika. Nagu näitab Vene praktika, arhiiviettevõtte õige valiku korral võib dokumentide väljas hoidmine muutuda rahaliste kulude osas tulusamaks arhiivi loomise ja edasise hooldamise etapis.

Trahvid raamatupidamisdokumentide säilitamise korra rikkumise eest

Kui dokument on kadunud või selle sisu muutunud kasutamiseks kättesaamatuks, võivad inspektorid arhiivikontrolli (vt täpsemalt "Arhiivikontroll: ohtlike stereotüüpide ümberlükkamine") või maksuameti külastuse korral organisatsiooni trahvida. või selle ametnikud – juht ja pearaamatupidaja.

Dokumentide säilitamise reeglite (Vene Föderatsiooni haldusseadustiku artikkel 13.20) täitmata jätmise eest võib ametnikule määrata haldustrahvi. Kui dokumentide puudumise tõttu on raamatupidamise aastaaruande sisu moonutatud rohkem kui 10%, võib raamatupidajat või juhatajat trahvida dokumentide säilitamise korra ja raamatupidamisreeglite jämeda rikkumise eest (haldusseadustiku artikkel 15.11). Vene Föderatsiooni süüteod).

Organisatsiooni kõige "kallim" kahju võib olla maksuarvestuse pidamise aluseks olevate dokumentide kaotsiminek. Maksuseadustiku artikli 120 kohaselt tunnistatakse teatud dokumentide puudumine tulude ja kulude arvestuse reeglite jämedaks rikkumiseks. Organisatsiooni saab selle rikkumise eest trahvida. Esmaste dokumentide, arvete või raamatupidamisregistrite puudumine toob kaasa selliseid tagajärgi.

Esmaste dokumentide kaotsimineku korral peab organisatsiooni juht määrama kaotsimineku põhjuste väljaselgitamiseks komisjoni (NSVL Rahandusministeeriumi korraldusega nr 105 kinnitatud Raamatupidamise dokumentide ja töövoo määrustiku p 6.8). .

Olukordades, kus raamatupidamisdokumendid läksid kaduma vääramatu jõu (näiteks loodusõnnetus) või kolmandate isikute ebaseadusliku tegevuse (vargus, tahtlik süütamine) tagajärjel, antud fakt peavad olema kinnitatud vastavate asutuste töötajate poolt. Nii et tulekahju korral on selliseks kinnituseks tuletõrjejärelevalve talituse tõend, dokumentide varguse korral politsei tõend.

Raamatupidamisdokumentide hävitamine

Dokumentide hävitamise menetluse esimene etapp on organisatsiooni dokumentide hindamine, et teha kindlaks nende vigastamise aeg. Organisatsiooni tegevuse käigus tekkivate dokumentide väärtuse hindamiseks, nende väljavalimiseks ja riiklikusse arhiivi säilitamiseks ettevalmistamiseks tuleks moodustada alaline ekspertkomisjon.

Tavaliselt kuuluvad juhi kinnitatud ekspertiisikomisjoni organisatsiooni erinevate struktuuriüksuste spetsialistid, kes saavad määrata dokumentide väärtuse ja otsustada nende dokumentide hävitamise, mille säilitustähtaeg on möödunud.

Organisatsiooni likvideerimisel on vaja moodustada ka ekspertkomisjon likvideeritava organisatsiooni arhiividokumentide ekspertiisiks ja hilisemaks tellimiseks, et need üle anda hoiule vastavasse riigi- või vallaarhiivi (lepingu alusel). likvideerimiskomisjoni ja riigi- või vallaarhiivi) või hävitada lõppenud säilitustähtajaga dokumente.

Kui organisatsioon ei ole riigi- või omavalitsuse arhiivide hankimise allikas, siis toimub raamatupidamisdokumentide hävitamine ilma arhiiviasutuste nõusolekuta. Sellistes organisatsioonides määratakse hävitatavad dokumendid kindlaks pärast alalise ladustamise juhtumite loetelude iga-aastaste osade koostamist ja personali osas - pärast juhi allkirjastamist.

Pärast seda, kui ekspertiis on läbi viinud raamatupidamisdokumentide väärtuse ekspertiisi, peab ta koostama juhtumite hävitamiseks määramise akti, mis sisaldab lõppenud säilitustähtajaga dokumentide loetelu. Hävitamise juhtumite määramise kohta ei ole olemas ühtset seadusvormi ning organisatsioon peab selle välja töötama ja seejärel kinnitama. individuaalselt.

Dokumentide hävitamise üldine kord on sätestatud punktis 9.9. Riiklik standard Venemaa Föderatsioon “Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded. GOST R ISO 15489-1 "(kinnitatud Rostekhregulirovanie korraldusega nr 28-st).

Pange tähele: dokumente saab hävitada ainult siis, kui inventuuri tehakse kindlaksmääratud perioodiks. Kui inventuuri ei ole tehtud, ei saa hävitamist teostada.

Dokumentide säilitustähtaja algus on nende koostamise (või arvesse võtmise) aastale järgneva aasta 1. jaanuar.

Suuremahuliste raamatupidamisdokumentide kiireks utiliseerimiseks või hävitamiseks on soovitav abi otsida professionaalsetelt arhiivitöötajatelt, kes muuhulgas aitavad kõrvaldada dokumentide hävitamiseks eksliku valiku riskid. Lisaks vabaneb raamatupidaja kohustusest teha tööd väljaspool tema otseste tööülesannete ulatust ning dokumendid (sh hävitamiseks juhtumite määramise akt) vastavad kõigile seaduses sätestatud nõuetele.

Lõpuks märgime, et dokumentide hävitamine ilma nende säilitamise tingimusi järgimata toob kaasa haldusvastutuse. Dokumentide säilitamise, kogumise, arvestuse või kasutamise reeglite rikkumise eest saab raamatupidajat trahvida Vene Föderatsiooni haldusseadustiku artikli 13.20 alusel.

Juhtimisdokumentide säilitamine

Iga juhtimisdokumentide tüübi jaoks määratakse individuaalsed säilitusperioodid. Juhtimisdokumentide säilitamise tähtaegu reguleerivad föderaalarhiivi poolt heaks kiidetud "Organisatsioonide tegevuses loodud standardsete juhtimisdokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusperioodid" ja korraldus N 558 "Tüüphaldusarhiivi heakskiitmise kohta". riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud dokumendid, milles on märgitud säilitusaeg ””.

Nimekirjas on määratletud järgmised juhtimisdokumentide säilitusajad, enne mida dokumenti hävitada ei saa: 1 aasta, 5 aastat, 75 aastat ja alaline hoiutähtaeg, samuti vajaduse lõppemiseni ja uuega asendamiseni ( või uued). Märgised “vajaduse läbimiseni” ja “uue (uuega) asendamiseni” näitavad, et sellistel juhtimisdokumentidel on vaid praktiline tähtsus.

Mõne dokumendi säilitustähtaja määrab organisatsioon ise, kuid see ei tohi olla lühem kui üks aasta.

Lisaks määratakse teatud juhtudel juhtimisdokumentide ajastus KIK-i - ekspertiisikomisjoni otsusega. See tähendab, et sellised dokumendid võivad olla teadusliku ja ajaloolise tähtsusega. EPK kehtib kõigi omandivormide organisatsioonidele, mis on riigi- ja munitsipaalarhiivide hankimise allikad.

Pealegi mitte riiklikud organisatsioonid nad saavad ise oma dokumente alaliselt säilitada. Märgi "EPK" eemaldamine on lubatud ainult tingimusel, et on täpsustatud Nimekirja artiklites kokku võetud dokumentide liigid ja nende säilitamise tähtajad.

Raamatupidamisdokumentide säilitamine

Ettevõtte (üksikettevõtja) üheks tööülesandeks on raamatupidamise ja maksuarvestuse andmete ning muude maksude arvestamiseks ja tasumiseks vajalike dokumentide säilitamine nelja aasta jooksul. Nende hulka kuuluvad nii tulude laekumist, kulude teostamist kui ka kohustuslike maksete tasumist või kinnipidamist kinnitavad dokumendid. See nõue on sätestatud maksuseadustiku artikli 23 lõike 1 punktis 8.

Riigiarhiiviasjade korraldamise eeskirja kohaselt kehtestatud tähtaegadel, kuid mitte vähem kui viis aastat aruandeaastast arvates, peab ettevõte säilitama:

raamatupidamise esmased dokumendid;
raamatupidamisregistrid;
raamatupidamise (finants)aruanded.

Organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud vormiliste haldusarhiividokumentide loetelu koos säilitusaja äranäitamisega kinnitati Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega nr 558.

Selle kohaselt tuleks säilitada järgmist:

Raamatupidamise aastaaruanded - pidevalt, kord kvartalis - viie aasta jooksul ja igakuised - ühe aasta jooksul;
raamatupidamispoliitika dokumendid - viis aastat;
raamatupidamise esmased dokumendid ja raamatupidamisregistrid - viis aastat, läbib audit (audit).

Vene Föderatsiooni kõrgeim arbitraažikohus jättis otsusega nr 14589/11 rahuldamata nimetatud määruse kehtetuks tunnistamise taotluse selles osas, mis on tehtud aktsiaseltsidele ja teistele föderaalvalitsuse jurisdiktsiooni alla mittekuuluvatele äriorganisatsioonidele. asutused säilitama ülaltoodud loetelus loetletud dokumente koos säilitustähtaegadega.

Pealegi peab majandusüksus pakkuma ohutud tingimused raamatupidamisdokumentide säilitamine ja nende kaitsmine muutuste eest.

Raamatupidamisdokumentide säilitamise korraldamine on usaldatud ettevõtte juhile. Üksikettevõtja vastutab raamatupidamisdokumentide säilitamise eest (kui selliseid muidugi säilitatakse) on talle määratud (seaduse nr 402-FZ artiklid 7 ja 29).

Dokumentide säilitamise korra rikkumine

Raamatupidamise ja maksuarvestuse andmete, muude dokumentide, mis on vajalikud maksude arvutamiseks ja tasumiseks, puudumine on tulude ja kulude ning maksustatavate kirjete arvestuse reeglite jäme rikkumine. Sellise süüteo eest karistatakse maksumaksjat rahatrahviga. Kui kaotatud dokumendid ei puuduta ühte, vaid mitut maksustamisperioodi, suurendatakse trahvi.

Maksuamet võib dokumentide puudumise seostada maksubaasi alahinnanguga. Siis on trahvi suurus 20 protsenti tasumata kohustuslikust maksest, kuid mitte vähem kui 40 000 rubla. Aluseks on maksuseadustiku artikkel 120.

Vajalike dokumentide kaotamine võib põhjustada maksumaksja vastutusele võtmise artikli 122 "(võlgnevate) maksusummade tasumata jätmine või mittetäielik tasumine" alusel, samuti artikli 126 "Maksuhaldurile maksustamiseks vajaliku teabe esitamata jätmine" alusel. kontroll" maksuseadustiku.

Raamatupidamise ja raamatupidamise aastaaruannete esitamise reeglite, samuti raamatupidamisdokumentide säilitamise järjekorra ja tähtaegade jäme rikkumine toob kaasa kohustuse kohaldamise. haldustrahv ametnikele kahe tuhande kuni kolme tuhande rubla ulatuses (Vene Föderatsiooni haldusseadustiku artikkel 15.11).

Dokumentide hoidmine

Vastavalt Venemaa rahandusministeeriumi korraldusega nr 105 kinnitatud määrusele "dokumentide ja töövoo kohta raamatupidamises" (edaspidi - määrus nr 105) kuuluvad esmased dokumendid, raamatupidamisregistrid, raamatupidamisaruanded ja saldod kohustuslikult üle kanda. arhiivi. Enne seda peavad nad olema raamatupidamises spetsiaalsetes ruumides või kappides volitatud isikute vastutusel.

Konkreetse raamatupidamisregistriga seotud jooksva kuu käsitsi töödeldud esmased dokumendid täidetakse kronoloogilises järjestuses ja neile on lisatud arhiivi viide.

Sularaha orderid, avansiaruanded, pangaväljavõtted koos seotud dokumentidega tuleb valida kronoloogilises järjekorras ja põimida. Eraldi tüübid Kaotsimineku või kuritarvitamise vältimiseks võib dokumente säilitada sidumata, kuid kaustadesse köidetuna.

Firma (nagu ka üksikettevõtja) võib luua oma arhiivi või kasutada riigi- või kohaliku omavalitsuse arhiivi säilitamise teenuseid (seaduse nr 125-FZ artikli 13 2. osa, artikli 18 4. osa; edaspidi - seadus nr. . 125-FZ) ...

Raamatupidamises dokumentide säilitamise kulud on reeglina halduskulud. Need kuuluvad kajastamisele kontol 26 "Üldkulud". Maksuarvestuses on sellised kulud maksuseadustiku artikli 264 lõike 1 punkti 18 alusel seotud muude kuludega.

Kui teil on oma arhiiv, peate täitma teatud kohustusi. Nende hulgas:

Arhiividokumentide soetamiseks, säilitamiseks, arvestuseks ja kasutamiseks vajalike rahaliste, materiaalsete ja tehniliste ning muude tingimuste loomine;
loodud arhiivi varustamine vastavate hoonete ja (või) ruumidega regulatiivsed nõuded arhiividokumentide säilitamine ja arhiivitöötajate töötingimused (seaduse nr 125-FZ artikli 15 1. osa);
arhiividokumentide ohutuse tagamine kehtestatud säilitusperioodide jooksul (seaduse nr 125-FZ artikli 17 1. osa).

Seega tuleks arhiivi jaoks eraldada eraldi ruum spetsiaalsete riiulite, riiulite või tühjade kappidega. Dokumentide pleekimise eest kaitsmiseks paigaldatakse akendele rulood või kardinad, kui need on olemas.

Selleks, et vältida omavolilist sisenemist arhiivi ruumidesse, on soovitatav varustada aknaavad metallvarrastega ja paigaldada metalluks.

Samuti peaksite välja töötama juhtumite nomenklatuuri ja asetama selle koopia arhiiviruumi. See säästab aega vajalike dokumentide otsimisel.

Tänapäeval on olemas arhiivifirmad, mis pakuvad dokumentide kontorivälise säilitamise ja sellega seotud arhiivihoolduse teenuseid spetsiaalselt varustatud ja ööpäevaringselt kaitstud arhiivihoidlates. Seetõttu on võimalik raamatupidamis- ja maksudokumendid väljapoole ladustamiseks üle anda spetsialiseerunud ettevõttele.

Sisse on lubatud elektrooniliste algdokumentide, raamatupidamis- ja maksuarvestuse dokumentide säilitamine elektroonilisel kujul kui Vene Föderatsiooni normatiivaktides ei ole sätestatud teisiti ja kui elektroonilised dokumendid on reeglina kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga kinnitatud.

Elektroonilisel kujul koostatud esmased raamatupidamisdokumendid tuleks salvestada koos allkirjavõtme sertifikaatidega, nende sertifikaatide olekut kinnitavate dokumentidega ning vahenditega, mis võimaldavad töötada elektrooniliste dokumentide ja elektrooniliste allkirjadega.

Elektroonilistes arhiivides leiduv teave ja selle töötlemise (säilitamise) vahendid peavad olema kaitstud volitamata juurdepääsu ja mõjutamise eest. Samas on vaja tagada eelnimetatud arhiivide piisav säilitamise usaldusväärsus vastavalt riigiarhiivinduse eeskirjale.

Samuti on oluline varundada elektroonilisi dokumente. See võimaldab arvutiseadmete töös esinevate rikete korral teavet taastada. Lisaks on soovitatav salvestada varukoopia mitte ainult kõvakettale, millel teabebaas ise asub, vaid ka välistele salvestusseadmetele (välkmälukaardid, kettad).

Elektrooniliste dokumentide säilitamiseks ei ole üleliigne pidada elektroonilisi või paberpäevikuid.

Elektrooniliste dokumentide säilitamine

Kõik, mida me eelmistes peatükkides kirjutasime, puudutas ühel või teisel viisil toiminguid elektrooniliste dokumentidega. Selgitasime välja, kuidas on korraldatud ühendus elektroonilise dokumendihalduse (EDM) operaatoriga, kuidas kasutatakse elektroonilist allkirja, milline on töö elektrooniliste raamatupidamisdokumentidega ning milline näeb välja laua- ja väljasõidu läbiviimise kord. maksurevisjonid koos EDF-iga. Kuid lisaks dokumentide töötlemise ülesannetele seisame silmitsi ülesandega neid kuidagi säilitada. Me kõik oleme paberarhiiviga juba ammu harjunud, kuid kui rääkida elektroonilise dokumendi säilitamisest, siis tekib palju küsimusi.

Olulised punktid

Tegelikult ei erine elektrooniliste dokumentide (ED) säilitamine seaduse alusel oluliselt paberi säilitamisest. Seda reguleerivad sarnased määrused. Üldsätted sisaldab seadust nr 125-FZ "Arhiveerimise kohta Vene Föderatsioonis" ja spetsiaalselt raamatupidamisdokumentidele esitatavad nõuded leiate seadusest nr 402-FZ "Raamatupidamise kohta". Need seadused ei tee põhimõttelist vahet paber- ja elektroonilisel dokumendil, kuid siiski tuleks arvestada oluliste nüanssidega.

Kus hoida? ED salvestamine nõuab teatud tehnilise infrastruktuuri hooldamist. Peate otsustama, kuhu dokumente salvestada, millisele andmekandjale, kohapeal või pilves. Samuti peate arvestama, et tänapäevased füüsilised kandjad kipuvad vananema, nagu kõik materiaalne siin maailmas. Optilised ja pooljuhtdraivid kipuvad aja jooksul sisu kaotama ja magnetkettad kuluvad. Vaadake, mida kasutasime failide edastamiseks umbes 10 aastat tagasi? Enamik meist kasutas endiselt 3,5-tolliseid diskette. Ja nüüd on juba raske leida arvutist draivi, mis neid lugeda suudaks.

Kuidas paljundada? Ainult ED hoidmisest ei piisa. Samuti tuleb osata infot adekvaatselt taasesitada, lugeda ja hankida andmeid elektroonilise allkirja (ES) kohta. Raskus seisneb selles, et elektrooniliste dokumentide vormingud kipuvad muutuma. Näiteks põhivorming tekstidokumendid viimati oli .doc (Wordis loodud failide laiendus) ja nüüd on see juba .docx. Ilmuvad uued toimetajad, sealhulgas tasuta ja pilvetoimetajad, kuidas tänased formaadid homme nendega ühilduvad, on raske rääkida.

Vastutus ED säilitamise ja reprodutseerimise eest lasub seadusetähe kohaselt maksumaksjal. Näiteks raamatupidamisdokumentide osas on selline nõue kirjas artikli 1 punktides 1 ja 2. 29 № 402-ФЗ "Raamatupidamise kohta".

Kuidas tagada pikaajaline ladustamine? Üsna tõsine probleem on pika või püsiva säilivusajaga dokumentidega. Kuidas hoida elektroonilist dokumenti 50 või 75 aastat? Kuidas tagada selle loetavus kogu säilivusaja jooksul? Millist infrastruktuuri selleks vaja on? Kuidas pakkuda juriidilist jõudu sellised dokumendid?

Dokumentide säilitamise meetodid

Pole tähtis, kui palju elektroonilisi dokumente teil on ja kui kiiresti vahetus toimub, igal juhul seisate silmitsi vajadusega korraldada hoiustamine. Vaatame mitmeid võimalusi, kuidas saate luua oma elektroonilise arhiivi.

Kohalik arhiiv. See on üsna taskukohane ladustamisviis. Vahet pole, mida kasutate vahetuse tegemiseks – läbi meili või EDM-i operaatori kaudu – paned kõik elektroonilised dokumendid lihtsalt arvuti kausta. Kui teie ettevõttel on kohalik võrk, võite paluda administraatoril luua ED jaoks spetsiaalne võrgukaust ja isegi seadistada sellele juurdepääsuõigused.

Spetsiaalne elektrooniline arhiiv. Ja siin võivad teile appi tulla spetsiaalsed lahendused – süsteemid elektrooniline dokumendihaldus(EDMS, ECM) või elektroonilised arhiivid... Algselt loodi need sisevahetuse vajadusteks, mis ei sega selliste programmide kasutamist väliste dokumentide hoidmiseks. EDMS on terviklahendus dokumentide haldamiseks, salvestab need andmebaasi (või failihoidlasse), tagab neile kiire juurdepääsu, hoiab ühendusi, võimaldab hallata juurdepääsu ja turvalisust.

Kui teil ei ole sisemise elektroonilise dokumendihalduse praktikat, siis võivad sellised lahendused olla teie jaoks üleliigsed. Nad on oma raha väärt, kuid mitte iga väikeettevõte pole valmis seda raha maksma. Paljude jaoks on pilvesalvestus parem.

Pilvesalvestus. See on kõige paljutõotavam ja potentsiaalselt populaarseim viis dokumentide salvestamiseks. Kui kasutate juba EDM-i operaatori teenuseid, saab kõiki tema abiga edastatud dokumente salvestada otse teenusesse. Saate nendega alati ühendust võtta, teenus pakub ES-sertifikaadi vaatamist ja andmeid - kui oleks ainult juurdepääs Internetile.

Õigusaktide jaoks pole põhimõtteliselt vahet, millise säilitamisviisi te valite. Reguleerivad asutused ei kohusta teid seda või teist lahendust kasutama, nende jaoks on olulisem, kuidas järgitakse dokumentide edastamise regulatsioone, kas järgitakse vorminõudeid ja millist ES sertifikaati allkirjastamiseks kasutatakse .

Säilitusperioodid ja valideerimine

Säilitamisperioodid on kirjeldatud Venemaa raamatupidamis- ja maksuseadustes. Te teate hästi, et vastavalt seadusele nr 402-FZ "Raamatupidamise kohta" tuleb raamatupidamise esmaseid dokumente säilitada viis aastat alates aastast, mil neid viimati finantsaruannete koostamiseks kasutati. Need eeskirjad kehtivad võrdselt nii paber- kui ka elektroonilistele dokumentidele.

Raamatupidamis- ja maksuarvestust, arhiveerimist käsitlevad õigusaktid kehtestavad erinevad nõuded raamatupidamise ja maksuarvestuse ning aruandluse dokumentide säilitustähtaegadele. Dokumentide säilitustähtaegade erinevus tuleneb dokumendi olulisusest, vajadusest raamatupidamises, maksude arvestamisel ja tasumises.

Olenemata elektroonilise dokumendi säilitusajast, peab kogu selle pikkuses olema võimalik selgelt määratleda selle õiguslik jõud, mille keskseks tagajaks on elektrooniline allkiri. Siin tekib küsimus: kuidas kontrollida dokumendi legitiimsust pärast ES sertifikaadi kehtivuse lõppemist.

Tõepoolest, ES-sertifikaat kehtib vaid aasta ja enamikku raamatupidamisdokumente, nagu ka jooniselt näha, säilitatakse vähemalt 5 aastat. Tegelikult selgub, et elektrooniline allkiri muutub aasta pärast kehtetuks, seetõttu on dokumendi õiguspärasus küsimärgi all. Seadus nr 63-FZ "Elektrooniliste allkirjade kohta" ütleb, et allkirja kontrollimisel peab ES-sertifikaat kas kehtima või peab olema tõend selle kohta, et see kehtis allkirjastamise ajal.

Paljud ettevõtted, kes hakkavad arhiive korraldama, tunnevad ka muret, mida teha tegevuse lõpetanud sertifitseerimiskeskuse elektroonilise allkirjaga. Vastuse sellele küsimusele leiate seadusest nr 63-FZ "Elektrooniliste allkirjade kohta". Kui akrediteeritud sertifitseerimiskeskus, mis väljastas kvalifitseeritud sertifikaadid, lakkab teatud hetkel olemast, siis kantakse kõik sertifikaatide andmed, eelkõige kehtetuks tunnistamiste ja sertifikaatide väljastamise nimekirjad, üle peasertifitseerimiskeskusesse. Kogu see teave salvestatakse, lisaks on vajalikud andmed juba allkirjavormingus endas. Sellest piisab pika säilitustähtajaga dokumentide õigusjõuga seotud probleemide lahendamiseks.

Loomulikult ei lange kõik need üsna keerulised protsessid elektrooniliste arhiivide või EDI-teenuste tavakasutajate õlule.

Loomulikult on tänapäeval Venemaal juriidiliselt tugevate elektrooniliste dokumentide säilitamise teema veel väljatöötamisel. Meil on terve rida eeskirju, mis sisaldavad katkendlikke ja hajutatud soovitusi ED säilitamiseks, kuid puudub keskne dokument. Seadus nr 125-FZ "Vene Föderatsiooni arhiiviasjade kohta" on väga vananenud, see loodi isegi enne EDM-i väljatöötamist.

Dokumentide hoidla üleandmine

Likvideerimiskomisjoni ülesanded

Pärast juriidilise isiku likvideerimise otsuse tegemist ettenähtud korras moodustatakse likvideerimiskomisjon või määratakse pankrotivolinik, kes rakendab abinõusid alaliselt säilitatavate arhiividokumentide ja personali ohutuse tagamiseks. Likvideerimiskomisjoni koosseisu on soovitav kaasata vastava riigi- või vallaarhiivi töötaja, kes teostab järelevalvet dokumentide riigi või munitsipaalhoiule vormistamise ja üleandmise üle.

Likvideeritava organisatsiooni arhiividokumentide ettevalmistamise ja edasiseks säilitamiseks üleandmise eest vastutab likvideerimiskomisjon või likvideerija.

Dokumentide ühtlustamiseks ja arhiiviasutustele säilitamiseks üleandmiseks lisatakse organisatsiooni likvideerimise kalkulatsiooni kirje, mis näeb ette dokumentide väärtuse uurimise ja töötlemise kulud. Arhiividokumentide ettevalmistamine arhiiviasutustele üleandmiseks ja transportimine toimub organisatsiooni kulul.

Riigi või munitsipaalhoiustamiseks üleantud dokumentide tellimine toimub iseseisvalt või seda tüüpi tööde tegemiseks litsentseeritud organisatsioonide abiga vastavalt Rosarkhivi otsusega kinnitatud organisatsioonide arhiivide põhireeglitele. Kolleegium 06.02.2002. Likvideerimiskomisjoni esimees või likvideerija võib sõlmida lepingu vastava riigi- või vallaarhiiviga dokumentide väärtuse kontrollimise ja tellimise teenuse osutamiseks.

Märge. Riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikaks oleva organisatsiooni likvideerimisel alaliste hoiustamiskastide inventuur, ajutise ladustamise personali inventuur (75 aastat), ajutise ladustamise inventuur (kuni 10 aastat kaasa arvatud), mille säilitustähtajad ei ole lõppenud, ning säilitamisele mittekuuluvate asjade hävitamiseks määramise akt esitatakse kooskõlastamiseks ja kooskõlastamiseks vastava arhiiviasutuse eksperdi- ja kontrollikomisjoniga ning seejärel kinnitab selle arhiivi esimees. likvideerimiskomisjon või pankrotivolinik.

Riikliku (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikaks mitteoleva organisatsiooni likvideerimisel vastava arhiiviorgani heakskiitmiseks ajutise ladustamise personali juhtumite loetelu (75 aastat), inventuurid. esitatakse ajutise ladustamise juhtumid (kuni 10 aastat kaasa arvatud), mille hoiutähtajad ei ole möödunud, ja säilitamisele mittekuuluvate asjade hävitamiseks määramise akt.

Kes peaks säilitama likvideeritava organisatsiooni dokumente?

Likvideeritud organisatsiooni, millel on õigusjärglane või kõrgemalseisev organisatsioon, dokumendid antakse säilitamiseks üle õigusjärglasele, tema puudumisel kõrgemalseisvale organisatsioonile korrastatult.

Õigusjärglase ja kõrgemalseisva organisatsiooni puudumisel arvestatakse alalise ladustamise dokumente, ajutise ladustamise personali (75 aastat) ja ajutise ladustamise dokumente (kuni 10 aastat kaasa arvatud), mille säilitustähtaeg ei ole möödunud. üle antud korrastatud olekus vastavasse riigi (omavalitsuse) arhiivi. Samal ajal annavad vabaühendused oma dokumendid üle lepingu alusel.

Dokumendid, mille ajutiseks säilitamiseks ei ole aegunud, saab arhiivis vaba ruumi olemasolul ja sellega kokkuleppel tasulisel alusel üle anda vastavasse riigi (omavalitsuse) arhiivi.

Dokumentide ettevalmistamine riigi või munitsipaalhoidlasse üleandmiseks hõlmab:

Dokumentide väärtuse uurimine;
juhtumite registreerimine;
inventuuride koostamine ja selle teaduslikud võrdlusaparaadid.

Dokumentide väärtuse uurimine

Dokumentide väärtuse ekspertiisi tegemisel määratakse dokumentide säilitusajad vastavalt organisatsioonide tegevuses tekkivate tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelule, märkides ära Rosarkhivi poolt kinnitatud säilitusajad (edaspidi standardnimekiri) .

Pikaajalise säilitusajaga personalidokumentide hulka kuuluvad:

Haldusdokumendid (korraldused; korraldused; personali korraldusi asendavad märkmed; määrused jne);
personali nimekirjad, sh. kahjulike töötingimustega tootmises olevate töötajate nimekirjad;
personali registreerimiskaardid, sh. renditöötajad (vorm T-2);
Isiklikud asjad;
töötajate isiklikud palgaarved (palgaarvestus);
tootmisega seotud õnnetuste aruanded;
tariifilehed;
kahjulike kutsealade töötajate töötunnitabelid ja korraldused;
töölepingud (lepingud), töölepingud, mis ei sisaldu isikutoimikutes;
staaži määramise komisjonide koosolekute protokollid staažitasu maksmiseks;
koosolekute protokollid, atesteerimise otsused, kvalifikatsioonikomisjonid;
dokumendid (esildised, pöördumised, iseloomustused, autobiograafiad, väljavõtted otsustest, resolutsioonidest jne) organisatsiooni töötajate esitamise kohta riiklike ja osakondade autasude määramiseks, tiitlite andmiseks, preemiate määramiseks;
sooduspensionile jäävate töötajate nimekirjad;
standardsed hinnavahed;
raamatud (kaardid) arvestus töötajate vastuvõtmise, üleviimise (üleviimise), vallandamise kohta.

Nende dokumentide säilitusaeg vastavalt Mudelnimekirjale on üldjuhul 75 aastat. Erandid on järgmised:

Tootmisega seotud õnnetuste aruanded – säilitatakse 45 aastat;
tariifinimekirjad - 25 aastat;
staaži määramise komisjonide koosolekute protokollid staažitasu maksmiseks - 15 aastat;
koosolekute protokollid, atesteerimisotsused, kvalifikatsioonikomisjonid - 15 aastat;
sooduspensionilt pensionile jäävate töötajate nimekirjad - 50 aastat.

Dokumentide valik edasiseks säilitamiseks toimub juhtumite lehtede kaupa läbivaatamise teel. Dokumentide väärtuse ekspertiisi ei ole lubatud teha ainult kohtuasja kaante pealkirjade järgi. Sel juhul võetakse kohtuasjadest välja mittevajalikud dokumentide koopiad või dokumendid, mis ei ole seotud asjadega, mille kohta kohtuasi moodustati; kontrollitakse paberite õigsust.

Märge. Kooskõlas Art. Tüüpnimekirja punktis 6b on tellimustel, personalitellimustel kaks säilitustähtaega: 75 aastat ja 5 aastat.

Tellimused, 75-aastase säilivusajaga personali tellimused hõlmavad tellimusi, korraldusi vastuvõtmiseks, vallandamiseks, ümberpaigutamiseks, lisatasusid, stiimuleid, pikki hoolduspuhkust, pikki tööreise.

Tellimused, 5-aastase säilivusajaga tellimused sisaldavad tellimusi, tellimusi tava- ja õppepuhkuse andmiseks, valve, inkasso, lühiajalised lähetused.

Tellimused, tellimused säilivusajaga 75 aastat valitakse riigi (munitsipaal) ladustamiseks. Tellimused, juhised 5-aastase säilitustähtajaga sisalduvad hävitamisaktis, arvestades nende loetelujärgsete säilitamistähtaegade möödumist.

Juhtumite registreerimine

Asjade registreerimine näeb ette asjas olevate dokumentide süstematiseerimise, asja esitamise või köitmise, asja lehtede nummerdamise, asja tunnistajalehe vormistamise, vormistamise (s. vajalikud juhtumid) sisemine dokumentide inventuur.

Korraldused, juhendid ja muud asjaajamisdokumendid vormistatakse juhtumiteks ühe kalendriaasta jooksul kronoloogilises järjekorras ja koos vastavate lisadega.

Kronoloogilise põhimõtte kohaselt viiakse läbi ka dokumentide süstematiseerimine õnnetusjuhtumite aktide, komisjonide koosolekute protokollide, premeerimiseks esitamise dokumentide, töölepingute (lepingute), tariifilehtede, tunnitabelite ja kahjulike kutsealade töötajate korralduste korral. .

Töötajate töötasu isiklikud kontod moodustatakse eraldi juhtumiteks ja paigutatakse neis perekonnanimede tähestikulises järjekorras.

Isiklikes toimikutes olevad dokumendid asuvad vastuvõtmise hetkel.

Ka töötajate isikukaardid vormistatakse perekonnanimede tähestikulises järjekorras juhtumiteks.

Ajutise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) säilitamise juhtumid kuuluvad osalisele registreerimisele: on lubatud jätta asjas olevaid dokumente süstematiseerimata, kohtuasja lehti nummerdamata, tunnistajate lehti kohtuasjadesse mitte jätta.

Alalise, pikaajalise (üle 10 aasta) säilitamise vormistatud toimikute köitmine, arhiveerimine toimub alles pärast dokumentide väärtuse ekspertiisi lõpetamist. Dokumente, millel on ajutine (kuni 10 aastat kaasa arvatud) säilitustähtaeg, on lubatud mitte köita, mitte palistada, vaid säilitada köitjas kuni nende loetelujärgse säilitusaja lõppemiseni.

Asja dokumendid on arhiveeritud, põimunud nelja karmide niitidega torkesse. Võttes arvesse personali dokumentide kasutamise intensiivsust sotsiaalse ja õigusliku iseloomuga taotluste täitmiseks, tuleks raamatuköitmisel, kohtuasjade esitamisel kasutada kvaliteetset kõrgendatud tihedusega pappi. Dokumendid arhiveeritakse, köidetakse nii, et tekst oleks vabalt loetav.

Kui isiklikus toimikus on väljavõtmata isikudokumente (tunnistused, tunnistused, tööraamatud, sõjaväekaardid jne), pannakse need ümbrikusse, mis koos muude dokumentidega kantakse toimikusse.

Juhtumiloendite koostamine

Juhtumi dokumentide sisemine inventuur koostatakse erandjuhtudel reeglina isikutoimikutele.

Iga juhtumi alguses pannakse tühi paberileht, lõpus - ettenähtud vormis kinnitusleht. Tõendilehel märgitakse asjas olevate nummerdatud lehtede arv, puuduvate ja tähtedega numbrite olemasolu numbrite ja sõnadega, vajadusel märgitakse juhtumi siseinventuuri lehtede arv. Tagaküljele ei ole lubatud teha tunnistust viimane dokument kasti või ümbrise kaanel.

Vastavalt dokumentide väärtuse uurimise ja tellimise tulemustele tehakse alalise ladustamise juhtumite inventuurid, ajutise (75 aastat) ladustamise personali juhtumite inventuurid, ajutise (kuni 10 aastat) ladustamise juhtumite inventuur ja koostatakse säilitamisele mittekuuluvate juhtumite hävitamiseks eraldamise akt.

Olenevalt dokumentide mahust, koosseisust, säilitusajast, personali puudutavate juhtumite vormist, samuti tööstaaži ja töötasu suuruse kinnitamiseks vajaliku teabe kiireks otsimiseks eraldi juhtumite loetelud personali kaupa. võib koostada:

Tellimused;
- vallandatute isikutoimikud;
- vallandatu isiklikud kaardid;
- isiklikud palgaarved;
- palgaarvestus;
- välja nõudmata isikudokumendid (tööraamatud, tõendid jne);
- tootmisega seotud õnnetuste aktid jne.

Organisatsioonide juhtimisdokumendid, mis ei ole riiklike (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad ja mida kasutatakse sotsiaalset ja juriidilist laadi taotluste täitmiseks, on kantud kas eraldi inventari või (ebaolulise üleantud dokumentide mahuga) personali inventari. ajutise (75 aastat) säilitusajaga ...

Asjade inventuurid ja hävitamiseks säilitamisele mittekuuluvate asjade määramise akt esitatakse kooskõlastamiseks ja kooskõlastamiseks vastava arhiiviasutuse ekspert- ja kontrollikomisjonile.

Hävitamisele kuuluvad juhtumid antakse pärast kohtuasjade loetelude kooskõlastamist ja kooskõlastamist arhiiviasutusega töötlemiseks (utiliseerimiseks) koos vastava vormistamisega saatelehe, millel on märgitud kuupäev, vanapaberi kaal.

Kui palju ladustamine maksab? Riigiorganid ja organisatsioonid, sh. ühtsed, andma oma dokumendid üle riigiarhiivi hoiuteenuse eest tasumata. Sama kehtib ka kohalike omavalitsuste ja munitsipaalorganisatsioonide kohta.

Likvideeritud vabaühendused, kes on nii riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad kui ka mitte, annavad oma dokumendid lepingu alusel riigi (omavalitsuse) hoiule.

Kui likvideeritakse valitsusväline organisatsioon aastast on olemas eelkäijaorganisatsiooni kontoritöös genereeritud dokumendid riigi vorm vara, nende dokumentide hoidmise eest tasu ei võeta.

Dokumendid antakse riigi (valla)arhiivi üle korrastatult vastavalt vastava arhiiviasutuse ekspertiisikomisjoni poolt kinnitatud või kooskõlastatud inventuuridele.

Dokumentide säilitamiseks vastuvõtmise ja üleandmisega tegelevad riigi (omavalitsuse) arhiivi töötajad ja likvideeritava organisatsiooni esindaja. Vastuvõtmise ja edastamise käigus kontrollitakse inventuurides märgitud juhtumite olemasolu. Asjade füüsiline seisund määratakse visuaalse kontrolliga. Dokumentide vastuvõtmine vormistatakse dokumentide säilitamiseks vastuvõtmise ja üleandmise aktiga kahes eksemplaris, mille kinnitavad pankrotivolinik (likvideerimiskomisjoni esimees) ja arhiiviasutuse juht. Igast inventuurist antakse koos dokumentidega kolm eksemplari säilitamiseks riigi (valla)arhiivi ja teaduslikud võrdlusaparaadid neile (ajalooline teave arhiivifondi, eessõna inventarile, indeksid, lühendatud sõnade loetelu jne). Inventuuride neljas eksemplar ja üks dokumentide riigi (valla)arhiivi säilitamiseks vastuvõtmise ja üleandmise akt antakse üle pankrotivolinikule (likvideerimiskomisjoni esimehele).

Dokumentide säilitamise tingimuste rikkumine

Vastavalt Vene Föderatsiooni Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja arhiive N 5341-1 käsitlevate Vene Föderatsiooni õigusaktide alustele kannavad ametnikud ja kodanikud kriminaal-, haldus- ja muud vastutust, mis on kehtestatud Vene Föderatsiooni ja sellesse kuuluvate vabariikide õigusaktidega. Vene Föderatsioon Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja arhiive käsitlevate õigusaktide rikkumise eest.

Haldusvastutus Vene Föderatsiooni moodustavates üksustes on ette nähtud erinevate määrustega. Nii kehtib Moskva linnas Moskva linnapea korraldus nr 595-RM "Mosgorarkhivi ühingu poolt rikkumiste eest määratud karistuste suuruse kinnitamise kohta". kehtivad õigusaktid arhiivinduses. "Arhiividokumentide säilitusaja mittejärgimine toob kaasa karistuste sissenõudmise, mida Mosgorarkhiv ühing määrab asutustele, ettevõtetele, organisatsioonidele, sõltumata nende omandivormist, kehtivate arhiivindusalaste õigusaktide rikkumise eest. , kehtestatud reeglid arhiividokumentide säilitamise, tellimise ja kasutamise tagamiseks kuni 70 miinimumpalga ulatuses Praktikas, kui organisatsioon paneb toime kaks või enam õigusrikkumist, kogutakse karistused iga süüteo eest eraldi Trahvi maksmine ei vabastada ettevõte kohustusest rikkumine kõrvaldada.Arhiiviseaduste rikkumise eest haldusvastutust reguleerivate eriaktide olemasolu võib märkida näiteks Omski oblastis ja Habarovski territooriumil.Nende Vene Föderatsiooni subjektide territooriumil on olemas haldusvastutuse seadused arhiiviseaduste rikkumise eest, mis näevad ette keskmiselt trahvi summas kuni 30 miinimumpalka (Omski oblast) ja kuni 100 miinimumpalka ( Habarovski piirkond).

Enamikus piirkondades haldusvastutus sätestatud arhiivivara käsitlevate määruste või seadustega. Niisiis, seadus Tjumeni piirkond näeb ette karistuse määramise kuni 50 miinimumpalga ulatuses. Kurski oblasti arhiivifondi määrus näeb kodanikele ette karistused - kuni 10 miinimumpalga ulatuses; ametnikele - kuni 20 miinimumpalka.

Mõnes piirkonnas, näiteks Krasnodari territooriumil, ei näe vastavad arhiivifondide seadused ette organisatsioonidele karistuste määramist arhiiviseaduste rikkumiste eest. Kui sellise subjekti territooriumil ei kehti mõni muu haldusvastutust kehtestav normatiivakt, ei ole arhiivifondidel õigust organisatsioonidele trahve määrata.

Vastavalt Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja arhiive N 5341-1 käsitlevate Vene Föderatsiooni õigusaktide alustele teostatakse lisaks Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja arhiive käsitlevate õigusaktide täitmise üle riiklikku kontrolli. arhiivihaldusorganid prokuratuuri poolt. Arhiivi taotlusel arhiiviseaduste korralduse rikkumise kohta esitab prokurör või tema asetäitja esildise seaduserikkumiste kõrvaldamiseks (Vene Föderatsiooni seaduse N 2202-1 "Prokuröri kohta" artiklid 24, 26). Vene Föderatsiooni amet"). Kuu aja jooksul prokuröri esildise esitamise päevast arvates peab organisatsioon rakendama konkreetseid meetmeid seaduserikkumiste kõrvaldamiseks. Tulemuste kohta võetud meetmed tuleb prokurörile kirjalikult edastada.

Prokuröri nõuete tahtliku täitmata jätmise eest näeb RSFSRi haldusõiguserikkumiste seadustik ette rahatrahvi kuni 50 miinimumpalga ulatuses.

Kui organisatsioon ei täida prokuröri ettekirjutust, on tal õigus algatada kriminaalasi või haldusõiguserikkumise menetlus. Juhataja või pearaamatupidaja kriminaal- või haldusvastutus dokumentide kaotsimineku (mittesäilimise) eest tekib aga ainult rangelt seadusega määratletud juhtudel.

Tuleb meeles pidada, et erastamise käigus moodustatud organisatsioonide dokumendid on riigi vara... Ja seetõttu nende kaotamise, samuti ametlike dokumentide röövimise, hävitamise, kahjustamise või varjamise eest, kriminaalvastutus vastavalt Vene Föderatsiooni kriminaalkoodeksi artiklile 325.

Seega kehtestab seadusandlus arhiivifondi moodustavate dokumentide säilitamise tähtaja ja tingimused, samuti nende hävitamise korra. Kontrolli arhiivifondiga seotud dokumentide ohutuse üle teostavad arhiiviasjade juhtorganid. Vastavalt Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste normatiivaktidele on enamikus piirkondades arhiiviseaduste rikkumise korral volitatud asutustel õigus nõuda halduskaristus korralduse kohta rahatrahvi näol. Arhiivihaldusorganitel on ka õigus esitada prokuratuuridele vastavaid järelepärimisi. Kriminaalasja või menetluse algatamine aga edasi haldusõiguserikkumisi dokumentide kaotsimineku (mittesäilimise) alusel on võimalik ainult rangelt piiratud juhtudel.

Esmaste dokumentide säilitamine

Esmased dokumendid on organisatsiooni raamatupidamise põhiosa, mida tuleb vastavalt Venemaa õigusaktidele alates selle loomisest pidevalt säilitada.

Vastavalt föderaalseaduse "Raamatupidamise kohta" FZ-129 ja maksuseadustiku sätetele vastutab esmaste dokumentide säilitamine otse pearaamatupidaja. Selle nõude rikkumisel jõustuvad karistused, mida oleks saanud vältida esmaste dokumentide säilitamise nõuetekohase korraldamisega.

Mis on põhidokumendid

Raamatupidamise föderaalseadus (määruse nr 88 1. osa artikkel 9 ja punkt 1.2) eristab kahte peamist dokumentatsiooni tüüpi:

Raamatupidamisregistrid sisaldavad andmeid, mis nende alusel kantakse esmane dokumentatsioon;
esmased dokumendid, mis kinnitavad äri- või finantstehingu sooritamist.

Organisatsiooni esmased dokumendid on maksekorraldused, äriaktid, arved, ettevõtte tehtud tööde aktid, kviitungid ja kassaorderid. Planeeritud kaubaostu arve ei ole aga esmane dokumentatsioon, kuna see viitab ainult ostmisele, mitte aga selle sooritamise faktile.

Esmaste dokumentide säilitusajad

Esmaste dokumentide säilitamine peaks toimuma sõltumata sellest, kas teavet säilitatakse paberkandjal või elektroonilisel kujul.

Tähtis: kui raamatupidamine toimub elektroonilisel kujul, peate maksuteenuste esindajate nõudmisel tegema esmasetest dokumentidest paberkoopiad (föderaalseaduse nr 129-FZ "Raamatupidamise kohta" artikli 9 punkt 7).

Föderaalseaduse 129-FZ "Raamatupidamise kohta" artikkel 17 kohustab organisatsioone säilitama esmaseid dokumente vähemalt 5 aastat.

Maksuseadustik määrab erinevad tähtajad. Näiteks määrab Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 23, et raamatupidamisandmeid ja muid maksude arvutamiseks ja maksmiseks vajalikke dokumente tuleb säilitada 4 aastat. Ülekantud kahjumit kinnitavaid dokumente tuleb säilitada seni, kuni organisatsioon vähendab maksustatavat kasumit varem saadud kahjumi võrra (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 283).

Antud juhul on probleem selles, et rangelt raamatupidamis- ja maksudokumente on väga raske eraldada. Seetõttu on parim väljapääs sellest olukorrast mõlemat tüüpi dokumentide säilitamine 5 aastat.

Lisaks tuleb meeles pidada, et esmaste dokumentide säilitusajad on reguleeritud arhiiviseadustega. Nii näiteks kehtestab Rosarkhivi poolt heaks kiidetud organisatsioonide tegevuses loodud tüüpiliste juhtimisdokumentide loend esmaste dokumentide jaoks 5-aastase säilitusaja.

Tähtis: personalidokumente, sealhulgas töötajate isiklikke kontosid, tuleb säilitada 75 aastat. Iga dokumendi säilitusaega arvestatakse dokumendi väljaandmise aastale järgneva aasta 1. jaanuarist.

Kuidas säilitada esmaseid dokumente

Esmaste dokumentide säilitamise korra kehtestab organisatsiooni pearaamatupidaja. Üldjuhul kantakse ühe raamatupidamisregistri töödeldud algdokumendid kronoloogilises järjekorras eraldi kaustadesse.

Pealegi otsustab iga raamatupidaja iseseisvalt, kuidas tal on mugavam dokumente sorteerida. Mõned lisavad organisatsiooni raamatupidamise lepingutesse, teised lisavad need maksedokumentidele või eraldi kausta. Peaasi, et raamatupidaja vajadusel alati kiiresti üles leiaks nõutav dokument.

Tähtis: olemas eritellimus arvete säilitamine. Tarnijatelt saadud arveid, aga ka klientidele väljastatud teist eksemplari tuleb hoida spetsiaalses päevikus.

Isiklikud säilitusdokumendid

Kinnisvara õiguste ja tehingute riiklikuks registreerimiseks vastavalt föderaalseaduse nr 122-FZ "Kinnisvara õiguste ja sellega tehingute riikliku registreerimise kohta" artiklile 16 esitab taotleja avalduse ja selle rakendamiseks vajalikud dokumendid. . Selliste dokumentide hulka kuuluvad pärimisõiguse tunnistus, kohtulahendid, erastamislepingud, vara võõrandamise lepingud jne.

Riikliku registreerimise ajal on vaja esitada isikliku säilitamise dokumendid, paberkandjal või elektroonilise dokumendi kujul.

Isiklikud säilitusdokumendid, mida kodanik või organisatsioon peavad esitama vastavalt artikli 7 210-FZ 6. osale, hõlmavad järgmisi dokumente:

1.Vene Föderatsiooni kodaniku, sealhulgas sõjaväelaste isikut tõendavad dokumendid, samuti isikut tõendavad dokumendid välisriigi kodanik, kodakondsuseta isikud, sealhulgas elamisluba ja pagulastunnistus;
2.dokumendid sõjaväeline registreerimine;
3. perekonnaseisuaktide riikliku registreerimise tunnistused;
4. elu- või viibimiskohas registreerimist kinnitavad dokumendid;
5. isikule andmist kinnitavad dokumendid eriseadus juhtida vastavat tüüpi sõidukit;
6. vastavat tüüpi sõiduki riikliku tehnoülevaatuse (ülevaatuse) läbimist kinnitavad dokumendid;
7. sõiduki ja selle osade dokumendid, sealhulgas registreerimisdokumendid;
8.dokumendid töötegevus, kodaniku töökogemus ja töötasu, samuti tööõnnetuse või kutsehaiguse uurimise tulemuste põhjal koostatud dokumendid;
9. dokumendid vastava hariduse ja (või) kutsekvalifikatsiooni, õppetegevust läbiviivate organisatsioonide poolt välja antud akadeemiliste kraadide ja akadeemiliste nimetuste ning koolituse läbimisega seotud dokumentide kohta;
10. riikliku, munitsipaal- või eratervishoiusüsteemi kuuluvate organisatsioonide tõendid, arvamused ja muud dokumendid;
11. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid ja muud arhiividokumendid vastavalt Vene Föderatsioonis arhiveerimist käsitlevatele õigusaktidele, mis on üle antud alaliseks säilitamiseks riigi- või munitsipaalarhiivi;
12.kohtute otsused, karistused, määrused ja määrused üldine jurisdiktsioon ja vahekohtud;
13. juriidilise isiku asutamisdokumendid;
14. eestkoste- ja eestkosteasutuste otsused, arvamused ja load vastavalt Vene Föderatsiooni eestkostet ja eestkostet käsitlevatele õigusaktidele;
15. omandiõiguse dokumendid kinnisvaraobjektidele, mille õigused ei ole registreeritud Ameerika Ühendriikides riiklik registerõigused kinnisvarale ja sellega tehingud;
16. föderaalriigi väljaantud dokumendid valitsusagentuurid meditsiiniline ja sotsiaalne ekspertiis;
17. tõendid ja dokumendid, mis kinnitavad kodaniku õigust saada sotsiaaltoetust;
18. riiklike ja osakondade autasude, riiklike autasude ja tunnustuste dokumendid;
19. esmased statistilised andmed, mis sisalduvad juriidiliste isikute või üksikettevõtjate föderaalse statistilise vaatluse vormides.

Seoses õiguste riikliku registreerimisega on järgmised:

Vene Föderatsiooni kodaniku, sealhulgas sõjaväelaste isikut tõendavad dokumendid, samuti välisriigi kodaniku, kodakondsuseta isikute isikut tõendavad dokumendid, sealhulgas elamisluba ja pagulastunnistus;
sõjaväe registreerimisdokumendid;
perekonnaseisuaktide riikliku registreerimise tunnistused;
elu- või viibimiskohas registreerimist kinnitavad dokumendid;
Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumendid ja muud arhiividokumendid vastavalt Vene Föderatsioonis arhiveerimist käsitlevatele õigusaktidele, mis on üle antud alaliseks säilitamiseks riigi- või munitsipaalarhiivi;
üldjurisdiktsiooni kohtute ja vahekohtute otsused, laused, määrused ja määrused;
juriidilise isiku asutamisdokumendid;
eestkoste- ja eestkosteasutuste poolt kooskõlas Vene Föderatsiooni eestkostet ja eestkostet käsitlevate õigusaktidega väljastatud otsused, arvamused ja load;
omandiõiguse dokumendid kinnisvaraobjektidele, mille õigused ei ole registreeritud ühtses riiklikus kinnisvaraõiguste ja sellega tehtavate tehingute registris.

Organisatsioonide, ettevõtete ja asutuste tegevuse tulemusena tekivad need, millel on mitmesugune teaduslik ja praktiline tähendus. Mõned neist sisaldavad teavet, mis on vajalik ainult konkreetse probleemi lahendamiseks. Kui seda teavet kasutatakse operatiivsetel eesmärkidel, kaotavad sellised dokumendid oma tähenduse. Nende edasine ladustamine on ebapraktiline. Teised dokumendid on säilitanud oma väärtuse mitu aastat. Kuid on dokumente, mis sisaldavad teaduslikul ja praktilisel eesmärgil väärtuslikku teavet. Selliseid dokumente tuleks säilitada alaliselt.

Sellega seoses on kindlaks määratud erinevad dokumentide säilitamise tähtajad.

• ajutine (kuni 10 aastat);
• ajutine (üle 10 aasta);
• püsiv.

Lõpetatud alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumid kaheks aastaks jäävad teatmetöödeks struktuuriüksustesse. Seejärel antakse need üle organisatsiooni arhiivi.

Dokumentide säilitusajad ei sõltu nende loomise vormist: paber või elektrooniline. Dokumentide kasutamise võimaluse ja kestuse määrab neis sisalduva teabe väärtus. Seetõttu on uurimise eesmärk välja selgitada, millised dokumendid suudavad kodanikele kõige täielikumalt pakkuda vajalikku teavet. Ajutiseks säilitamiseks valitud dokumentide puhul on oluline kindlaks määrata, kui kauaks neid vaja võib minna. Seetõttu on üksikute dokumentide säilitusaja määramine teine ​​oluline dokumentide väärtuse uurimise ülesanne.

Sellel viisil, dokumentide väärtuse uurimise ülesanded on järgmised:

• poliitilise, majandusliku, teadusliku ja kultuurilise tähtsusega dokumentide valimine nende edasiseks üleandmiseks alaliseks säilitamiseks Vene Föderatsiooni riigiarhiivi;
• teadusliku ja ajaloolise väärtuseta, kuid praktilist väärtust säilitavate dokumentide valik ajutiseks säilitamiseks;
• teadusliku väärtuseta ja praktilise väärtuse kaotanud dokumentide valimine hävitamiseks;
• dokumentide säilitusaja kehtestamine või muutmine.

Väärtuseekspertiisi tehakse organisatsioonide ja ettevõtete kontoritöös, organisatsioonide arhiivides ja riigiarhiivides.

Bürootöös tehakse väärtusekspertiisi:

• koostamisel;
• kell ;
• juhtumite ettevalmistamisel organisatsiooni arhiivi üleandmiseks pärast nende kontoritöö lõpetamist.

Tüüpilised dokumentide loetelud säilivusaja järgi

Nagu juba mainitud, määratakse kohtuasjade säilitustähtajad esialgu kindlaks kohtuasjade nomenklatuuri koostamise etapis. See tähendab, et konkreetse juhtumi puhul antakse esialgne hinnang kaasatud dokumentide olulisusele. Juhtumite vormistamisel on vaja kontrollida dokumentide teatud kompleksidesse määramise õigsust, lähtudes nende eesmärgist, sisust ja säilitustähtaegadest.

Abi dokumentide väärtuse uurimisel pakuvad tüüp- või osakondlikud dokumentide loetelud koos säilitustähtaegadega. Nende abil saate määrata paljude haldusdokumentide säilitusaja või hävitamise võimaluse. Mudelite loendid on valdkondadevahelise tegevuse normatiivsed ja metoodilised dokumendid. Dokumentide väärtuse uurimisel saavad neist juhinduda kõik asutused või organisatsioonid. Osakondade nimekirjad kehtestavad dokumentide koosseisu ja nende säilitamise tähtajad konkreetse majandusharu jaoks, näiteks haridusasutused, tervishoid jne. Vaatamata loetelude olemasolule on aga teatud juhtudel vaja täiendavalt uurida dokumentide koostist ja sisu, et selgitada välja nende säilitamise vajalikkus ja kestus.

Dokumentide säilitusaja määramine

Igal aastal viivad nad läbi organisatsioonide kontoritöö dokumentide valik alaliseks ja ajutiseks säilitamiseks samuti hävitamiseks. Selle valiku viivad läbi struktuuriüksuste töötajad organisatsiooni arhiivi töötajate metoodilisel juhendamisel. See hõlmab toimikus olevate dokumentide tegeliku sisu analüüsi, nende teadusliku ja praktilise väärtuse ning vastavate säilitustähtaegade määramist. Dokumentide säilitustähtaegu ei ole lubatud määrata ainult nomenklatuuri kuuluvate kohtuasjade päiste järgi. Erilist tähelepanu tuleks pöörata alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumentidele. Nende valik viiakse läbi lehevaatamise järgi dokumente. Ainult nii saab tuvastada protsessi käigus tehtud vead ja eraldada püsiva säilitusajaga dokumendid ajutise säilitamise dokumentidest.

"EPK" märgistusega juhtumid vaadatakse läbi ka lehtede kaudu. See võimaldab tuvastada nende koosseisus püsivalt säilitatavaid dokumente. Selliseid dokumente sisaldavad kaasused tuleb ümber korraldada: alalise ja ajutise säilitustähtajaga dokumendid vormistatakse iseseisvateks kaasusteks või lisatakse homogeensete dokumentidega juba vormistatud asjadele. Ajutise ladustamise dokumentide tingimused täpsustatakse vastavalt dokumentide loeteludele või vastavalt organisatsiooni asjade nomenklatuurile. Lõpliku otsuse "EPK"-ga tähistatud toimikute säilitusaja kohta teeb arhiiviasutuse ekspertiisi- ja kontrollikomisjon.

Seega viiakse uurimise käigus läbi:

• alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite valik arhiivi üleandmiseks;
• ajutiselt struktuurijaoskondades säilitatavate juhtumite valik;
• eelmiste aastate juhtumite hävitamise eraldis, mille säilitustähtaeg on möödunud.

Samal ajal kontrollitakse kohtuasjade nomenklatuuri kvaliteeti, dokumentide säilitustähtaegade määramise õigsust.

Seega jagatakse uuringu tulemusel väärtused neli dokumentide rühma erineva säilivusajaga:

• alaliselt riigiarhiivis säilitamisele kuuluvad dokumendid;
• ajutisele säilitamisele (üle 10 aasta) kuuluvad dokumendid organisatsiooni arhiivis;
• ajutisele säilitamisele (kuni 10 aastat) kuuluvad dokumendid struktuuriüksustes;
• säilitustähtaja lõppemise tõttu hävitamisele kuuluvad dokumendid.

Praegu kasutatakse osakonnas lisaks paberdokumentidele ka elektroonilisel kujul dokumente. Elektroonilisel kujul (ED) dokumentide väärtuse kontrolli teostab ekspertkomisjon koos traditsioonilisel (paber)kandjal oleva dokumentatsiooniga. Selle rakendamisel kasutatakse sama keerukat dokumentide väärtuse kriteeriumide süsteemi: teabe olulisus ja täielikkus, dubleeriva teabe puudumine jne. Dokumentide elektroonilisel kujul arhiveerimise võimaluse kindlaksmääramine eeldab aga mitmete muude tegurite arvestamist. Nende hulgas: ED vastuvõtu piirang; ED loomise protsessi täielikkus; ED võimaliku teise vormingu tõlkimise maksumus selle arhiivi saamisel; seadusandlike aktide olemasolu, mis takistavad ED ülekandmist edasiseks säilitamiseks; vajaliku saatedokumentatsiooni olemasolu; elektroonikaseadmete tüübi vastavus ED erinevatele salvestusrežiimidele; ladustamiskulud. Seetõttu kantakse enamik alalise ja pikaajalise säilitamise dokumente organisatsioonide arhiivi traditsioonilisel paberkujul.

Dokumentide väärtuse kontrollimise tulemuste põhjal koostatakse rida dokumente:

• alalise ladustamise juhtumite loetelu;
• ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite loetelu;
• personalijuhtumite loetelu;
• säilitamisele mittekuuluvate juhtumite hävitamiseks määramise akt.

Elektroonilised dokumendid sisalduvad sõltumatutes inventuurides.

Vastavalt inventuuridele antakse vastavad juhtumid üle organisatsiooni arhiivi. Ajutisi (kuni 10 aastat) dokumente ei tohi arhiivi üle anda. Neid hoitakse kas organisatsiooni dokumenditoe talituses või struktuuriüksustes ja pärast säilitusaja möödumist hävitatakse ettenähtud viisil.

Varud vaadatakse üle EK koosolekul ja kinnitatakse organisatsiooni juhi poolt. Alalise säilitamise juhtumite inventuurid kinnitab arhiiviasutuse EPK, temaga lepitakse kokku juhtumite inventuurid personali lõikes (asjade loetelude kohta vt täpsemalt p 6.2).

Samaaegselt EK koosolekul olevate juhtumite loeteludega kaalutakse hävitamisele ka lõppenud säilitustähtajaga juhtumite eraldamise akte. Organisatsioonil on õigus aktis sisalduvaid toimikuid hävitada alles pärast seda, kui EPK on kooskõlastanud püsivalt säilitatavate toimikute inventuuri.

Akt sisaldab juhtumeid, mille säilitustähtaeg on lõppenud akti koostamise aasta 1. jaanuariks. Näiteks kui 2005. aastal moodustati toimik säilitusajaga 3 aastat, tuleb see lisada 2009. aastal koostatud akti (sel juhul lõpeb toimiku säilitustähtaeg 1. jaanuariks 2009). Akt koostatakse kogu organisatsiooni asjaajamiseks. Kui see sisaldab mitme struktuurijaotuse juhtumeid, siis märgitakse selle nimi iga jaotuse juhtumite pealkirjade rühma ette. Homogeensed juhtumid kantakse akti ühe üldpealkirja alla, mis näitab juhtumite arvu. Toimikute hävitamiseks määramise akt vormistatakse ühtsel kujul ja sellele kirjutab alla dokumentide väärtuse kohta ekspertiisi teinud ametnik. Pärast seda, kui arhiiviasutuse EPK on inventuuri kinnitanud alaliseks säilitamiseks, tuleb akt kinnitada organisatsiooni juhiga. Toimingu näide on näidatud joonisel fig. 6.1.

Iga organisatsiooni, ettevõtte, ettevõtte ja isegi riigi elu on võimatu ilma kindla dokumendivoota. Dokumendid, aga ka nende teisaldamise, loomise või vastuvõtmise vajadus enne tagastamist, aegumist või kohtuasjale manustamist on inimese ellu kindlalt sisenenud kirjutamise ilmumisest saati. Iidsetest aegadest säilinud need kinnitavad üksikisikute või avalike asjade erinevate eluvaldkondade dokumenteerimist.

Kontoritöö ajalugu Venemaal

Esimesed dokumendid, mis jäädvustasid muistse Vene riigi elu, olid kroonikad. Nad rääkisid Venemaa ja Bütsantsi vahel sõlmitud lepingutest, kajastasid ajaloosündmusi. Samuti märgiti diplomitesse diplomaatilised suhted. Lisaks räägiti ka erinevatest lepingutest, peamiselt kaupmeeste vahel. Sõltuvalt eesmärgist võivad diplomid olla hinnangulised ja fiktiivsed.

Kõik dokumendid olid kirjutatud pärgamendile, mida sel ajal peeti väga kalliks materjaliks. Perioodi lõpuni feodaalne killustatus Kontoritöö kui süsteemi kontseptsioonist Venemaal oli veel vara rääkida.

Vene riigi kontoritöö ajalugu koosneb perioodidest: revolutsioonieelne, nõukogude ja postsovetlik.

Revolutsioonieelne

Revolutsioonieelne kontoritöö kujunes välja 16. sajandil – 20. sajandi alguses. See etapp jaguneb omakorda mitmeks perioodiks:

1. Kordukorraldus hakkas kujunema pärast tsentraliseeritud Vene riigi moodustamist. Seda viisid onnides (ametnik, huul, zemstvo) läbi ametnikud. Süsteem ise moodustati tellimuste kaupa - peakorter... Sellest ka perioodi nimi. Iseloomulik omadus kantseleitööks loetakse omaette "personali" tekkimist inimestest, kes tegelesid projektide ettevalmistamise, päringute tegemise, paberite hoidmise korraldamise, umbkaudsete mustandite ümberkirjutamisega.
2. Kollegiaalne dokumendihaldus kujunes pärast reformi keskhaldus... Kolleegium hakkas kasutama registreerimisraamatuid ja korrastama arhiive. Dokumentide kehtestatud korras säilitamine korraldati esmakordselt just kollegiaalse kontoritöö perioodil.
3. Täitevvõim (19. sajandil - 20. sajandi alguses) kujunes välja reformiperioodil. Uus haldussüsteem lähtub ühemehe juhtimise põhimõtetest – korralduste täpne täitmine otsustajad, samuti hierarhiad – vastutuse range jaotus erinevate auastmete ja ametikohtadega ametnike vahel.

Nõukogude kontoritöö hakkas kujunema 1917. aasta oktoobris ja kestis aastani 1991. Sel perioodil püüdsid võimud seda süsteemi võimalikult ratsionaalseks muuta. Töös on üritatud standardeid juurutada ametlikud dokumendid... Moodustati ettevõtte juhtimise tüüpdokumentide loetelu, mis määras sellise dokumentatsiooni säilitamise tähtajad. Seitsmekümnendatel loodi spetsiaalselt ühtne riiklik kantseleitöö süsteem, mis kehtestas ühtsed vormid ja meetodid dokumentidega töötamiseks.

Nõukogude-järgse perioodi kontoritöö on arenenud alates 1991. aastast ja areneb tänapäevani. Kahekümnenda sajandi 90ndatel hakati Vene Föderatsiooni seadusandlikke ja regulatiivseid õigusnorme parandama. õiguslik alus dokumentidele nõuete seadmine.

Dokumentide hoidmine ettevõttes

Firmade, asutuste, ettevõtete tegevuse käigus toimub tohutu dokumentide voog, pabereid võetakse vastu ja luuakse. Kui kaob vajadus neid kasutada igapäevatoimingutes jooksvate probleemide ja probleemide lahendamiseks, tekib vajadus informatsiooni kogumiseks ja säilitamiseks. Lisaks on ülimalt oluline tagada lihtne ja kiire juurdepääs vajalikele andmetele igal ajal, isegi mitme päeva, kuu või aasta möödudes pärast paberi käibelt kaotamist. Kui arhiiv ei ole korralikult korrastatud ja tähtaegadest kinni ei peeta, võib tulevikus tekkida probleeme vajaliku paberi leidmisega. Dokumentide kiire otsimine ja sihtotstarbeline rakendamine on võimalik ainult nende selge gruppidesse jaotamise, näiteks juhtumite eraldamise korral.

Juhtumite nomenklatuur on spetsiaalne süstematiseeriv teatmik, mis määrab paberite kohtuasjadesse jaotamise korra.

Mõisted "juhtumite nomenklatuur" ja "juhtum"

Juhtumite nomenklatuur on kõige lihtsam juhtuminimede klassifikaator, mis võimaldab vajadusel kiireks otsimiseks pabereid kiiresti sorteerida, märkides ettenähtud kujul säilivusaja. Sellisel klassifikaatoril on suur tähtsus ettevõtte või munitsipaalasutuse tõrgeteta töö korraldamisel.

Juhtum on ühe kaane alla pandud dokument või nende kombinatsioon, mis on seotud konkreetse probleemi või tegevuse liigiga. Juhtudel on keelatud paljundada korduvaid või oma tähtsuse kaotanud paberikavandeid, mille säilitustähtaeg on lõppenud.

Juhtumite nomenklatuur on mitmeotstarbeline dokument, mis:

• See on aluseks dokumentide kaustadesse paigutamisel, vajalike paberite otsimisel.
• Tähistab dokumentide ja kohtuasjade indekseerimist.
• Määrab dokumentide säilitusaja.
• See on omamoodi juhend eksami esimese etapi jaoks.
• Tegemist on dokumendiga, mis võtab arvesse ajutise (kuni kümme aastat) ladustamise juhtumeid.
• See on aluseks alaliselt ja ajutiselt säilitatavate dokumentide varude moodustamisel.
• See on aegunud säilitustähtajaga ettevõtte toimikute hävitamise aktide hoiukoht (paberite hävitamine).

Kaupade tüübid ettevõtetes

Nomenklatuure on kolme tüüpi. Tüüpilist nomenklatuuri nimetatakse normdokument, mis kehtestab sama tüüpi organisatsioonide kontoritöös alustatavate juhtumite koosseisu.

Eraldi teatud ettevõtte juhtumite nomenklatuuri moodustavad organisatsiooni dokumentatsiooni toe ja dokumendihalduse töötajad. Protsessi on kaasatud struktuuriüksuste juhid, kuna neil on ettekujutus ettevõtte kavandatavast arengust, mis võimaldab tõhusalt ette näha, mis tüüpi paberid võivad organisatsioonis lähiajal ilmuda.

Dokumentide säilitamise põhistandardid

Iga ettevõtte tegevuse käigus tekib tohutul hulgal väärtpabereid, mis erinevad oma väärtuse ja tähenduse poolest. Paberitüübid, mille jaoks dokumentide säilitamine organisatsioonis tuleks korraldada, säilitamise kord ja tähtajad on kajastatud erinevates normatiivaktides, mis võivad puudutada nii eraldi organisatsiooni ettevõtte õigusakte kui ka arhiveerimist käsitlevaid õigusakte, ja raamatupidamise seadustele. Raamatupidamis- ja arhiiviseadused kehtivad võrdselt asutamisnõukogu või konkreetse organisatsiooni juhtkonna poolt välja antud määrustega.

Selle valdkonna põhiõigusakt on seadus "Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis", mis jõustus alates avaldamise hetkest - 25. oktoobril 2004. tsiviilelanikkond riik, ühiskond ja valitsus, samuti suhted väärtpaberite hoidmise korraldamise küsimustes, sõltumata ettevõtete omandivormidest.

Põhineb Art. 1. osal. Seaduse nr 125-FZ artikli 17 kohaselt on ettevõtjad, era- ja riiklikud organisatsioonid kohustatud säilitama arhiividokumente nende säilitamise ajal, sealhulgas personalidokumente. Olenevalt staatusest äriettevõte on kehtestatud paberite säilitamise kohustuse täitmise kord ja dokumentide säilitamise aeg organisatsioonis. Kaubandusasutustel on õigus pärast tähtaja möödumist dokumentide säilitamine lõpetada.

Raamatupidamisdokumendid

Seaduse nr 129-FZ artikkel 17 kehtestab üldtingimused dokumentide, raamatupidamispaberite ja raamatupidamisaruannete säilitamine. Seaduse järgi on ettevõttel kohustus tagada raamatupidamisdokumentide säilitamine vähemalt viiele kalendriaastad paberi ilmumiskuupäevale järgneva aasta esimesest jaanuarist.

Teatud tüüpi dokumentide tingimuste määramiseks peate viitama sellisele aktile kui Rosarchivi poolt 6. oktoobril 2000 heaks kiidetud dokumentide säilitustähtaegade standardloendile. Oluline on see, et nimekirjas märgitud tähtaegu ei arvestata töö lõppversiooni või dokumendi ametliku avaldamise kuupäevast, vaid järgmise kalendriaasta 1. jaanuarist. Kui aga ettevõtte juht on andnud korralduse arvestades tegevuse spetsiifikat, siis võib väärtpaberite hoidmisaega võrreldes nimekirjaga kehtestatud perioodiga pikendada.

Maksudeklaratsioonid ja muud paberid maksude arvestamiseks

Ajavahemik, mille jooksul ettevõte või munitsipaallasteasutus on kohustatud pidama arvestust maksusoodustuste üle, on sätestatud ülaltoodud loetelu punktis 170. Seega on dokumentide säilitamise periood organisatsioonis, kui me räägime viimase kalendriaasta maksudeklaratsioonidest, vähemalt kümme aastat, kvartalidokumente säilitatakse vähemalt viis järgnevat kalendriaastat, igakuiseid tuleb säilitada kl. vähemalt üks kalendriaasta - selline teave on näidatud dokumentide säilitustähtaegade loendis. Kalendriaasta aruandluse puudumisel säilitatakse muud liiki deklaratsioone vähemalt kümme aastat. Seega tuleks muud tüüpi aruandlust kaitsta vähemalt viis kalendriaastat. Kalendrikuu aruanded säilitatakse kvartaalsete aruannete puudumisel samadel põhimõtetel.

Dokumendid, mille alusel maksud ja lõivud arvutatakse, ei ole seaduses määratletud. Vene Föderatsiooni maksuseadustiku esimese artikli 23 kaheksandas lõigus on aga viide, et maksumaksjad peavad neli aastat säilitama dokumente: raamatupidamine ja maksuarvestus, kõik muud kasumit tõendavad dokumendid, kulutused, maksmine ja kinnipidamine. maksud ja muud tasud. Sellega kehtestatakse dokumentide loetelu koos säilitusaja märgistusega. See on postitatud Venemaa valitsuse ja Rosarkhivi ametlikele veebisaitidele.

Dokumentide säilitamise tähtajad ettevõttes

Dokumentide säilitusaeg on Vene Föderatsiooni õigusaktidega määratud ja väärtuse ekspertiisi käigus valitud ajavahemik, mille jooksul tuleb neid enne hävitamist säilitada.

Ettevõtte ja asutuse tegevuse tulemusena tekivad paberid, millel on erinev tähendus. Standardne dokumentide hoiuloend võimaldab hävitada need dokumendid, mis on ülesande juba lõpetanud. Ja on neid, kes pole oma tähtsust juba mitu aastat kaotanud. Ja kolmas tüüp sisaldab teaduslikult või praktiliselt olulist teavet. Sellel tüübil on alaline tähtaeg ladustamine.

Seega võivad dokumentide tüüpilised säilitusajad olla järgmised:

• ajutine kuni kümme aastat;
• ajutine üle kümne aasta;
• püsiv.

Üksustes, mis tegelevad teatmeteos, säilivad juhtumid kaheks aastaks, olenemata juhtumi staatusest: alaline ja ajutine (üle kümne aasta) säilitamine. Selle aja möödudes antakse need üle organisatsiooni arhiivi.

Sõltumata sellest, millises vormis dokumentatsioon on tehtud (paber- või elektrooniline), dokumentide säilitusajad ei muutu. Nende kasutamise kestuse määrav väärtus sõltub neis sisalduvast teabest. Selle probleemiga tegeleb väärtuse uurimine.

Dokumentide väärtuse uurimine on olulisuse väljaselgitamine, millest sõltub nende säilitamise tähtaja määramine. Et teha kindlaks, millised konkreetsed paberid suudavad kõige paremini pakkuda riigile, ühiskonnale, teadusele ja üksikisikud vajalikud andmed, viiakse läbi ekspertiis. Ajutiseks säilitamiseks valitud dokumentide puhul peaksite määrama, kui kaua neid tulevikus vaja võib minna. Tööde läbivaatamise oluliseks ülesandeks peetakse ka dokumentatsiooni säilitusaja määramist.

Seega määratleti järgmised väärtuse hindamise ülesanded:

• Riigi poliitika, majanduse, majanduse, teaduse, riigi kultuuri jaoks oluliste dokumentide üleandmine alaliseks säilitamiseks Vene Föderatsiooni riigiarhiivi, selleks esialgne valik.
• Dokumendid, mis säilitavad praktilise väärtuse, kuid ei esinda teaduslikku ja ajaloolist väärtust, viiakse ajutiseks säilitamiseks ära.
• Hävitamiseks valitakse need, mis on kaotanud oma tähtsuse ja millel puudub teaduslik väärtus.
• Dokumentidele säilitusaja kehtestamine, muutmine.

Ekspertiisi käigus kontrollitakse ka kohtuasjade nomenklatuuri, arhiivi korrastamise kvaliteeti ja dokumentide säilitustähtaegade kehtestamist.

Meetodid paberite säilitamise korraldamiseks ettevõttes

Elektrooniliste tehnoloogiate tulekuga ei pea arhiivi jaoks kasutama tervet hoonet, piisab paarist ruumist, kui räägime suurest, kümneaastase ajalooga organisatsioonist. Kuid igal juhul on vaja korraldada organisatsioonis dokumentide säilitamine.

Elektroonilise arhiivi korraldamiseks on mitu võimalust:

1. Kohalik on kasutatav salvestusviis, mis seisneb dokumentide kogumises arvutis ühte kausta või kui ettevõttel on kohtvõrk, siis spetsiaalse võrgukausta loomises ja sellele juurdepääsuõiguste seadmises. Selle salvestusmeetodi miinusteks on turvagarantiide puudumine, vajadus iseseisvalt kontrollida salvestusaega, pakkuda vaatamisvahendeid (räägime dokumentide, piltide, videote, jooniste ja muude paberite vaatamise programmidest) ja elektroonilise allkirja kontrollimise kohta.
2. Elektrooniline eriarhiiv - spetsiaalsed dokumendihaldussüsteemid elektroonilisel kujul või elektroonilised arhiivid. Sellised infosalvestussüsteemid ei korda ülalmainitud kohaliku arhiivi puudusi. See tähendab, et EDMS pakub vaatamist, kontrollib paberite säilitustingimusi, võimaldab teil saada teavet elektroonilise allkirja kohta. Miinus - teenus on tasuline.
3. Pilv on paljulubav viis dokumentide hoidmiseks, neid saab salvestada otse võrguteenusesse ja need ei võta organisatsiooni arvutites ruumi. Töötajatel on alati võimalus ühendust võtta vajalik dokumentatsioon, pakub teenus sobivate tööriistadega sirvimist ja teavet turvasertifikaadi kohta – sellel oleks juurdepääs ainult võrgule.

Õigusaktid ei reguleeri, millist säilitamisviisi kasutada, dokumentide loetelu, milles on näidatud ajaraamid, räägib vaid normatiivsest ajaraamist. Oluline on ainult dokumentide edastamise eeskirjade järgimine, õige kuju täitmine ja sertifikaat allkirjastamiseks.