Nõuded elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele. Tüüpilised funktsionaalsed nõuded elektroonilistele dokumendihaldussüsteemidele ja elektrooniliste dokumentide riigiasutuste arhiivis säilitamise süsteemidele

Põhinõuded, millele süsteem peab vastama elektrooniline dokumendihaldus:

  • Ohutu ladustamine ja dokumentide hõlbus otsimine.
  • Ametnikuülesannete toetamine ja elluviimine.
  • Õigeaegne kontroll dokumentide täitmise ja nende suunamise üle.
  • Analüütiliste aruannete koostamine.
  • Infoturbe tagamine.

Kaasaegsetel EDMS -idel on ka funktsioonid klientidega suhtlemiseks, nende taotluste töötlemiseks ja täiendavaid kasulikke tööriistu, mis võimaldavad teil lahendada paljusid rakendatud probleeme.

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide tüübid

Elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme liigitatakse mitut tüüpi, kuid kõige soovituslikum klassifikatsioon on EDMS -ide jagamine pealkirjade funktsionaalsuse järgi. Mis tahes EDMS on selle arendaja poolt paigutatud eelkõige teatud tüüpi ülesannete täitmiseks. See ei tähenda, et see ei näeks ette lisatehnoloogiaid, mis on omased enamikule "vendadest". Lihtsalt iga elektroonilise dokumendihaldussüsteemi tööriistakomplektil on oma tugevused ja nõrkused. Pealkirja funktsionaalsuse järgi klassifitseerimisel võetakse arvesse EDMSi tugevusi.

Niisiis, see näeb välja selline:

  • EDMS, mis on loodud elektroonilise dokumentatsiooni ning paberdokumentide digitaalsete analoogide loomiseks ja nendega töötamiseks.
  • Raamatupidamissüsteemid, mis automatiseerivad sündmuste ja dokumentide registreerimist kogu nende elutsükli vältel (elektroonilised arhiivid).
  • EDMS, mille põhiülesanne on automatiseerida tööd suurte ettevõteteabehoidlatega.
  • Süsteemid elektrooniliste arhiivide haldamiseks koos dokumentatsiooniga.
  • EDMS, mille funktsionaalsus on spetsialiseerunud kaevandamisele vajalikku teavet arhiividest ja muudest elektroonilistest allikatest.
  • Süsteemid, mis haldavad ettevõtte protsesse, dokumentide töötlemist ja äridokumentidega töötamisega seotud organisatsiooni töötajate tegevust.
  • Teabe EDMS, mis juhib andmeid salvestavaid seadmeid.

Samuti on olemas EDMS -ide lühike klassifikatsioon päritoluriigi järgi, mida kasutatakse ainult Venemaal. Selle kohaselt on meie riigis elektroonilised dokumendihaldussüsteemid jagatud kodumaisteks, imporditavateks ja venelasteks, mis on välja töötatud välisplatvormil Lotus / Domino. Meie ülevaade sisaldab näiteid ainult kahest välisriigi EDMS -ist - EMC Documentum ja Lotus Domino.Doc. Kõigil teistel EDMSidel on Venemaa "kodakondsus".

TOP-10 elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Hindasime elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, keskendudes viie parameetri võrdlemisele, mis on määrava tähtsusega, kui valite EDMSi dokumentide ringluse automatiseerimiseks ettevõttes. Skaala on kümnepalline.

Koht Programm / teenus Hind Lihtne õppida Funktsionaalsus Venemaa õigusaktide arvestus Tehniline
toetus 		Üldskoor
1 Äri 8 8 10 10 10 9,2
2-4 1C: arhiiv 9 7 10 10 9 9
2-4 CompanyMedia 9 9 9 10 8 9
4-6 EMC dokument – 9 10 8 8 8,8
4-6 Loogika 9 10 9 10 6 8,8
4-6 Eufrat 9 10 9 10 6 8,8
7 DIRECTUM 10 8 8 10 7 8,6
8 Lotus Domino.Doc – 8 8 9 9 8,5
9 OPTIMA-WorkFlow 10 8 8 9 7 8.4
10 LanDocs 8 7 7 10 8 8

Märkus: tabelis esitatud süsteemi lõpphinnang ei pretendeeri sajaprotsendilisele objektiivsusele ja peegeldab autori arvamust, mis põhineb selle teema süvaanalüüsil. See elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide ülevaade on tehtud ainult kõrgekvaliteediliste tarkvaratoodete hulgas, mida saate turvaliselt kasutada erinevad tüübidäri.

ÄRI

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on oma segmendis tunnustatud liider kogu Nõukogude-järgses ruumis. Selles teostavad nii suurimad osalused kui ka ettevõtted ja väikeettevõtted edukalt dokumendivoogude ja kontoritööd. Selle süsteemiga seoses on asjakohane rakendada tautoloogiat: "BUSINESS" tunneb oma äri. Tõepoolest, see tarkvara on ideaalne kontori sügavaks automatiseerimiseks ja töövooks.

plussid

  • Võimalus jälgida mis tahes elektroonilise dokumendi liikumise kõiki etappe.
  • Dokumentatsiooniprojektide loomise lihtsus ja mugavus.
  • Süsteemi üldine silumine ja funktsionaalsus.

Miinused

  • "Pingelised" puudused hõlmavad mõnevõrra arhailist liidest ja teatud raskusi omandamisel.

Mis hind on?

DELO-süsteemi ühe töökoha (DBMS-Oracle) kasutamise litsentsi hind sõltub nende kohtade kavandatud koguarvust ja varieerub 11 000 rubla (201-500 rubla / m) kuni 13 400 rubla (1-5 rubla / m) ). Kui organisatsioon kasutab Microsoft SQL Serveri DBMS -i, siis litsents ühele töökoht maksab vastavalt 7200 kuni 9500 rubla.

Loogika

Programm "SED Logic" aastani 2012 kandis nime "Boss-Referent" ja oli üks populaarsemaid Vene süsteemid elektrooniline dokumendihaldus, tõsine konkurent EDMS -ile "Delo". Nimevahetus ei mõjutanud selle tarkvaratoote kvaliteeti mingil moel ning see on jätkuvalt usaldusväärne ja funktsionaalne süsteem kontoritöö juhtimiseks igat tüüpi ja suurusega ettevõtetes.

plussid

  • Võimalus ehitada keerukaid mitmetasandilisi marsruute dokumentide kinnitamiseks.
  • Kasutajaandmete kaitse kõrge tase.
  • Suhteline lihtsus süsteemi põhikomponentide omandamisel.
  • Paindlikud ja muudetavad dokumentide töötlemise protsessid.

Miinused

  • Juurdepääsuõiguste ebamugav diferentseerimine tõsise personalivoolavuse korral.
  • Mitte kõige kohusetundlikum tehnilise toe töö.
  • Arhailine liides.

Mis hind on?

Selle programmi ühe litsentsi maksumus sõltub sellega ühendatud töötajate arvust. Kui nende arv ei ületa 49 inimest, on hind iga töö kohta 5900; 50 kuni 199 ühendatud töötajat - 5200 rubla; ja kui töökohti on rohkem kui 200, on ühe litsentsi hind minimaalne - 4900 rubla.

Eufrat

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on välja töötatud täielikult järgides ISO 9000 kvaliteedistandardi ja Venemaa GOST -ide nõudeid kontoritöö valdkonnas. “EVFRAT” erineb oma “kolleegidest poes” paljude ainulaadsete tarkvaraarenduste olemasolu tõttu, mida konkureerivatest EDMSidest ei leia. Puhtalt tehnoloogiliselt on see süsteem tänapäeva Venemaa EDMS -i turul üks "arenenumaid".

plussid

  • Selle süsteemi tarnekomplekt sisaldab manustatud DBMS -i "Nika", mis vabastab kasutajaorganisatsiooni automaatselt lisatarkvara ostmisest.
  • Sõbralik liides meeldiva ja meeldejääva kujundusega.
  • Sisseehitatud rollimehhanism juurdepääsuõiguste haldamiseks.

Miinused

  • Üsna aeglane kiirus, eriti aeglasematel arvutitel.
  • Perioodilised töökatkestused ja loid tehniline tugi.

Mis hind on?

Tavaline litsents koos süsteemi installimisega organisatsiooni enda serverisse maksab 5200-7300 rubla töökoha kohta, rohkem kasutajaid - madalam hind. Siiski on ka võimalus paigutada serveri komponent tootja seadmetele. Sel juhul rakendatakse liitumistasude süsteemi - neli tariifi, mis maksavad 10 000–95 000 rubla kuus.

1C: arhiiv

See on ettevõtte jaoks üks parimaid ja kindlasti mitmekülgsemaid dokumendihaldustarkvara. "1C: arhiiv" pakub usaldusväärset ja mis kõige tähtsam - tsentraliseeritud eri vormingus äridokumentide talletamist, millele pääsevad juurde volitatud töötajad, kes saavad faile redigeerida.

plussid

  • Silutud algoritm vajalike andmete kiireks leidmiseks.
  • Võimalus salvestada mis tahes tüüpi dokumente - alates tekstist ja graafikast kuni heli- ja videofailideni.
  • Laiemad mastaapsuse võimalused, mis võimaldavad teil seda tarkvara edukalt kasutada nii suurtes kui ka väikestes ettevõtetes.
  • 1C: Archive peamine eelis, mis eristab seda programmi konkurentidest, on optimaalne kombinatsioon toote hinnast ja selle funktsionaalsuse võimalustest.
  • Väliste rakendustega integreerimise tugi.

Miinused

  • Tarbib palju süsteemiressursse.
  • Suurem õppimise keerukus isegi kogenud kasutajatele.

Mis hind on?

Selle programmi "kokkupaneku" hind on vahemikus 12 000 kuni 57 000 rubla ja esimene summa tuleb maksta eranditult 1C: Archive eelmise versiooni uuendamise eest.

DIRECTUM

Lihtne ja funktsionaalne EDMS DIRECTUM on suurepärane lahendus väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Tänu sellele süsteemile saab elektroonilist dokumendihaldust edukalt kombineerida traditsioonilise paberitöövooga, nii et hiljem "valutult" viiakse organisatsioon täielikult DIRECTUM -i tööle. Täiustatud töövoo tehnoloogia tagab kontori töövoogude tõhusa automatiseerimise.

plussid

  • Spetsiaalsete tarkvaratööriistade kättesaadavus, mis lihtsustavad maksimaalselt dokumentide otsimist ja tuvastamist.
  • Suured võimalused süsteemi iseseisvaks muutmiseks konkreetsete ülesannete jaoks.
  • Täiustatud integreerimine teiste programmidega.

Miinused

  • Süsteem on keskendunud ettevõtte juhtivtöötajatele - tavalistel ametnikel on selles keerulisem töötada.
  • Mõneti segane ja läbipaistmatu hinnapoliitika.

Mis hind on?

Selle EDMSi kasutamise litsentsid ostetakse nii eraldi kui ka pakettpakkumiste osana. Odavaim põhikliendilitsents maksab 7800 rubla. Litsentsipakettide maksumus algab 148 200 rublast (baas 20 töötaja kohta) ja ulatub 2 010 000 rublani (200 töötaja kohta).

OPTIMA-WorkFlow

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on oma segmendis tugev keskmine talupoeg. See on pidevas arengus ja siiani ei saa konkureerida turu tunnustatud mastodonitega võrdsetel alustel. OPTIMA -WorkFlow'il on aga mitmeid "nippe varrukas" - ainulaadsed tehnoloogiad, mis eristavad seda üldisest taustast.

plussid

  • Sama tüüpi dokumentide ja nende registreerimisteabe sarjasisendi funktsiooni rakendamine.
  • Skaneerimine viirusetõrjeprogrammiga.
  • Tavaliste ja krüpteeritud dokumentide valikuline indekseerimine.
  • Mitmekeelne kasutajaliides.

Miinused

  • Tüüpilise funktsionaalsuse puudused, mis tulevaste värskenduste abil jäädavalt kõrvaldatakse.

Mis hind on?

Sellel platvormil põhinevad tüüpilised lahendused maksavad 55 000 kuni 75 000 rubla.

EMC dokument

Selle tööprotsesside automatiseerimise platvormi töötas välja maailma IT -valdkonna liider EMC. Võimas funktsionaalsus koos üksikute tööriistade paindliku kohandamisega muudavad EMC Documentumi parimaks Venemaa turul saadaolevaks välismaiseks EDMS -iks.

plussid

  • Disainidokumentide haldamise kõrge lihtsus.
  • Sisse- / väljaregistreerimismehhanismi rakendamine, mis võimaldab teil hallata juurdepääsuõiguste jaotust.
  • Funktsiooni olemasolu, mis võimaldab teil kinnitusmenetlust mitmel tasandil rakendada.
  • Skannimis- ja dokumendituvastusseadmete tugi.

Miinused

  • Töötage ainult Internet Exploreri brauseriga.
  • Puudumine sees avatud juurdepääs süsteemi tehniline ja praktiline dokumentatsioon.
  • Sagedased "pidurid" ja viivitused suure süsteemi koormuse korral.

Mis hind on?

Selle platvormi kasutamisel pole fikseeritud hindu. Selle rakendamise maksumust arutatakse iga kliendiga individuaalselt.

LanDocs

See dokumentide haldamise automatiseerimise platvorm, mille töötas välja 1997. aastal kodumaine ettevõte LANIT, on paljude ettevõtete ja asutuste poolt tänaseni nõudlik. LanDocs võimaldab teil luua mugava kontoritöö- ja töövoogukeskkonna, pakkudes kõigi kasutajate kategooriate jaoks selle haldamiseks vajalikke tööriistu.

plussid

  • Integreeritud krüptokaitsetööriistade kättesaadavus.
  • Võimalus kaasata töövoo protsessi kaugemate harude töötajaid.
  • Paberdokumentide pakett -skaneerimise funktsiooni kättesaadavus.

Miinused

  • See on üsna tavaline jõudlusprobleem.
  • Nõrgad võimalused funktsionaalsuse laiendamiseks.
  • Raskused süsteemi juhtimisel nullist.

Mis hind on?

Serverilitsentsi hind varieerub 30 000 kuni 216 000 rubla ulatuses. Kasutajalitsentse saab osta hinnaga vahemikus 5600 kuni 8400 rubla.

CompanyMedia

CompanyMedia on tarkvaralahenduste komplekt, mis on loodud äriprotsesside, töövoo ja kontoritöö automatiseerimiseks. See EDMS erineb konkurentidest seadete ületamatu paindlikkuse ja eraldi paigaldatavate sõltumatute moodulite olemasolu tõttu.

plussid

  • Süsteemi eduka toimimise võimalus keerulise korporatiivse struktuuri ja territoriaalse struktuuriga ettevõtetes.
  • Süsteemi enneolematu töökindlus, mis võimaldab tal aktiivselt töötada ööpäevaringselt, 365 päeva aastas.
  • Automatiseeritud tugi mitut tüüpi töökohtadega töötamiseks.
  • Juurdepääsuõiguste diferentseerimine vastavalt organisatsiooni hierarhilisele struktuurile.

Miinused

  • Veebiliidesel on piiratud toetus mõnele brauserile, eriti FireFoxile.
  • Süsteemi fookuses on peamiselt keskmised ja suured ettevõtted.

Mis hind on?

Selle tarkvara lõpphind koosneb paljudest komponentidest, sealhulgas personali koolitus, lisamoodulite paigaldamine ja süsteemi kasutusõiguste üleandmine. Kogusumma ülempiir on 99 000 rubla. Odavaim temaatiline moodul maksab 4000 rubla.

Lotus Domino.Doc

See EDMS on rakendus tuntud Notes / Domino platvormile, millel on kõrgetasemeline andmeturvasüsteem. Ka Lotus Domino.Docil on täiustatud elektrooniline arhiiv, mis võimaldab teil rakendada suurt ettevõtte dokumentide salvestusruumi.

plussid

  • Ainulaadsete replikatsioonisüsteemide kättesaadavus, mis on mõeldud dokumentide voo haldamise ülesannete igakülgseks lahendamiseks hajusas keskkonnas.
  • Võimalus otsida dokumente teabesalvest eraldi osadest.
  • LDAP -kataloogid ulatuvad ettevõtte tasemeni.

Miinused

  • Selle süsteemi puudused tulenevad peamiselt selle lääne päritolust - teatud funktsioonide liidese ja rakendamise kohta on teatud küsimusi.

Mis hind on?

Kasutaja- ja serverilitsentside maksumus arvutatakse platvormi veebisaidil individuaalselt.

Lõpuks

Kokkuvõtteks teatud rida läbivaatamise all tahaksin märkida oluline nüanss: elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamine teie ettevõttesse ei taga üldse selle kasumlikkuse kohest tõusu, kuid mõnel juhul võib see olla kahjulik. Kui teie organisatsioon toimib edukalt ja teenib kasumit, töötades ilma EDMSita, siis mõelge tuhat korda, enne kui otsustate nende rakendamise üle. Pole vaja "progressiivset moodi" taga ajada ja neid süsteeme ilma tõsise vajaduseta installida. Ettevõtte laienemise ja töötajate suure töökoormusega võib aga elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist kujuneda omamoodi päästerõngas, mis aitab ettevõttel paberimajanduse keerisest väljuda.

Tänapäeva ettevõtted vajavad tõeliselt hajutatud dokumendihalduse arhitektuuri; üks, mis vastab järgmistele nõuetele:

Süsteemi funktsionaalsus ja paindlikkus.

Võimalus süsteemi täiendavalt moderniseerida ja suurendada selle võimalusi (sealhulgas sõltumatut).

Integreeritavus teiste ettevõtte süsteemidega - dokumendihaldussüsteem ei saa ega tohiks eksisteerida teistest süsteemidest eraldatuna, näiteks mõnikord on vaja süsteem integreerida raamatupidamisrakendusega. Seejärel peaks dokumendihaldussüsteemil olema avatud liidesed võimaliku ülevaatamise ja teiste süsteemidega integreerimise jaoks.

Hajutatud kaugtöö võimalus ja suhtlemine teiste harudega - peamised probleemid dokumentidega töötamisel tekivad geograafiliselt hajutatud organisatsioonides, seetõttu peab dokumendihaldussüsteemide ülesehitus toetama hajutatud kohtade koostoimet. Pealegi saab hajutatud kohti kombineerida kiiruse ja kvaliteedi poolest kõige mitmekesisemate suhtluskanalitega. Samuti peab süsteemi arhitektuur toetama suhtlemist kaugkasutajatega. Hajutatud ja laiendatav dokumendihaldus toob kaasa töötajate tootlikkuse järsu tõusu, tugevdades organisatsiooni üldist konkurentsivõimet.

Mastaapsus - on soovitav, et töövoosüsteem toetaks nii viit kui ka viis tuhat kasutajat ning süsteemi võime oma võimsust suurendada määrab ainult vastava riistvara võimsus. Seda nõuet saab täita, toetades andmebaasiservereid sellistelt ettevõtetelt nagu Sybase, Oracle, Informix ja teised, mis eksisteerivad peaaegu kõigil võimalikel riist- ja tarkvaraplatvormidel, pakkudes seeläbi kõige laiemat jõudlust.

Modulaarsus - on täiesti võimalik, et kliendil ei pruugi tekkida vajadust kohe kõiki töövoosüsteemi komponente juurutada ja mõnikord jääb kliendi lahendatud ülesannete hulk väiksemaks kui kogu töövoo ülesannete valik. Siis on ilmne, et dokumendihaldussüsteem peaks koosnema üksteisega integreeritud eraldi moodulitest.

Avatuse tõhusus - ratsionaalse tasakaalu tagamine süsteemi loomise kulude ja sihtmõjude, sealhulgas dokumendivoogude automatiseerimise lõpptulemuste vahel; võimalus võtta kasutusele lai valik lisatehnoloogiaid, et tõsta süsteemile kulutatud vahendite tasuvust.

Samuti peaksite tähelepanu pöörama süsteemi ettevõtte arendaja (tarnija) üldistele omadustele (kogemus sarnaste või keerukamate probleemide komplekssel lahendamisel, tagades ettevõtteuuringu kõik etapid, süsteemi juurutamine, kasutajate koolitamine, hooldus ja arendus kas ettevõte on süsteemi otsene arendaja, kas tal on teeninduskeskus, spetsialistide kvalifikatsioon, territoriaalne asukoht jne).

KOHUSE klassifikatsioon

Elektrooniliste dokumendihaldustööriistade turul toome tinglikult välja viis tehnoloogiate kategooriat. Tuleb märkida, et ükski klassifikatsioon ei tundu olevat täiuslik. Seetõttu kuuluvad mõned tooted korraga mitmesse kategooriasse ja neil on eri kategooriate toodete spetsiifilised võimalused.

· Äriprotsessidele keskendunud DMS -süsteemid: Documentum, FileNet (Panagon ja Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Tavaliselt mõeldud spetsiifiliste vertikaalsete ja horisontaalsete rakenduste jaoks, mis on mõnikord suunatud konkreetsetele tööstusharudele. Need lahendused pakuvad tavaliselt täielikku dokumendi elutsüklit, sealhulgas pilditehnoloogiaid, kirjeid ja töövoo haldamist, sisuhaldust (vt allpool) ja palju muud.

· Ettevõtte kohtud: Lotus (Domino.Doc), Novell GroupWise'i lisandmoodulid, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (kontekst).

Pakub ettevõtte infrastruktuuri dokumentide loomiseks, nendega koostöö tegemiseks ja avaldamiseks, mis on tavaliselt saadaval kõigile organisatsiooni kasutajatele. Nende süsteemide põhivõimalused on sarnased äriprotsessile orienteeritud süsteemide võimalustega. Nende eristav omadus on aga nende kasutamise ja levitamise viis. Sarnaselt selliste tööriistadega nagu tekstitöötlus ja arvutustabelid on ettevõtte RMS vaikimisi „vaikerakendus” dokumentide loomiseks ja avaldamiseks organisatsioonis. Reeglina ei ole need tööriistad keskendunud kasutamisele ainult ühes konkreetses tööstusharus või kitsalt määratletud ülesande täitmiseks. Neid pakutakse ja rakendatakse kogu ettevõtet hõlmavate tehnoloogiatena, mis on saadaval peaaegu igale kasutajate kategooriale.

Sisuhaldussüsteemid (ingliskeelsest sisust - sisu, olemus): Adobe, Excalibur.

Pakkuda protsessi teabe loomise, juurdepääsu, kontrolli ja edastamise jälgimiseks kuni dokumendiosade ja -objektide tasemeni, et neid hiljem uuesti kasutada ja kompileerida. Võimalik teabe kättesaadavus mitte dokumentide kujul, vaid väiksemates objektides hõlbustab teabevahetust rakenduste vahel.

Pildihaldussüsteemid

Nad teisendavad paberkandjatelt saadud teabe digitaalsesse vormingusse, reeglina on see TIFF (märgistatud pildifailivorming), mille järel saab dokumenti juba töös kasutada elektrooniline vorm.

· Töövoo haldussüsteemid: Lotus (Domino / Notes ja Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Need süsteemid on mõeldud peamiselt teatud objektide liikumise tagamiseks etteantud marsruutidel (nn "kõva marsruutimine"). Igal etapil võib objekt muutuda, seetõttu nimetatakse seda üldsõnaks "töö" (töö). Seda tüüpi süsteeme nimetatakse töövoosüsteemideks - “töövoog” (kahjuks pole sellele terminile vene keeles täpset vastet). Dokumente saab töödega siduda, kuid dokumendid ei ole nende süsteemide põhiobjekt. Selliste süsteemide abil on võimalik korraldada teatud töid, mille kõik etapid on ette teada ja mida saab ette kirjutada.

Vene dokumenditoe süsteemid

Tootja

Lühike kirjeldus

Dokumendihaldussüsteem on loodud automatiseerima kontoritööd ettevõttes, millel on üsna keeruline hargnenud struktuur, mis hõlmab mitut ettevõtet, kus töötab üle saja töötaja ja millel on intensiivne nii sissetulevate kui ka väljaminevate dokumentide töövoog ning dokumentide vahetus. selle jaotused.

Süsteem KROON pakub järgmisi funktsionaalseid teenuseid:

  • - ühtne teabekeskkond, kus kasutajad saavad töötada sõbraliku graafilise liidesega, mis tagab erinevate esinejate paralleelse koostöö ühe dokumendi kallal oma töökohal,
  • - postiteenus sõnumite vahetamiseks kasutajate vahel nii süsteemisiseselt kui ka väliste kasutajatega,
  • - kontroll dokumendi asukoha üle, sealhulgas dokumendi versioonide ja variantide kontroll,
  • - teabe konfidentsiaalsuse tagamise süsteem, mis põhineb juurdepääsuõiguste diferentseerimise ametlikul mudelil, sealhulgas elektrooniline allkiri,
  • - tööriistad ühtse dokumendivaramu loomiseks ja haldamiseks, dokumentide registreerimiseks ja täitmiseks, sealhulgas dokumendiotsingusüsteem, mis võimaldab teil dokumente leida nii nende atribuutide kui ka sisu järgi.

Koodeks: dokumendivoog

Riigiettevõte "Arvuti arenduskeskus"

Seotud kontorisüsteemide, dokumendipankade ja ettevõtte teenuste kompleks.

Ettevõtte süsteem "Koodeks: dokumendivoog" on omavahel ühendatud kontorihaldussüsteemide, dokumendipankade ja ettevõtte teenuste kompleks, mis pakuvad automatiseeritud lahendust ametiasutuste kontoritööle ja töövoo probleemidele riigivõim ja muud organisatsioonid.

Süsteemi peamised omadused:

Valmislahendused kontoritöö tüüpiliste ülesannete (funktsioonide) jaoks.

Kõik ettevõttesüsteemi moodustavad süsteemid on spetsialiseerunud dokumentide töötlemise tüüpiliste ülesannete täitmisele: ametliku kirjavahetuse registreerimine ja kontroll, kodanike kaebuste registreerimine ja läbivaatamise kontroll, haldusdokumentide ja juhiste tsentraliseeritud kontroll, jne.

  • - paberitöövoo toetamine ja hooldamine, järkjärguline üleminek paberilt elektroonilisele töövoole.
  • - modulaarsus koos ühtse infoloogikaga.

Dokumentide vahetamine alamsüsteemide vahel, ülemaailmsete kataloogide tsentraliseeritud hooldus, üldlevinud juurdepääs andmebaasidele Interneti / sisevõrgu tehnoloogia abil, sõnumite, aruannete, hoiatuste levitamine e-posti.

Süsteemi tõhususe määravad patenteeritud toodete ja tehnoloogiate kasutamine, keskendumine kõige massiivsematele tarkvara- ja riistvaraplatvormidele, peamiselt Microsoftile, ning madalad rakenduskulud.

Funktsionaalsed alamsüsteemid "Koodeks: dokumendivoog":

- "Koodeks: ametlik kirjavahetus"

organisatsiooni (osakonna) sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimine; asjaomase juhtumi moodustamine selle üksuse juhtumite nomenklatuuri alusel, dokumentide liikumise korraldamine täitjate poolt ja nende täitmise kontroll; dokumentide paigutamine tsentraliseeritud juhtimiseks koos andmete edastamisega Codex: Document Execution Control allsüsteemi.

- "Kood: dokumentide täitmise kontroll"

kontrolldokumentide, ülesannete, esitajate registreerimine, kontrollkaartide levitamine esinejatele; ülesannete edasilükkamise registreerimine; täielikult täidetud kontrolldokumentide automaatne ja käsitsi eemaldamine kontrolli alt; asjaomase juhtumi moodustamine selle üksuse juhtumite nomenklatuuri alusel; dokumentide automaatne ümberregistreerimine kontrolldokumentide üleandmisel sarnase alamsüsteemiga töötavatele allüksustele.

- "Kood: kodanike kirjad ja rakendused"

taotlejate kohta andmete sisestamine; kaebuste ja neis tõstatatud küsimuste registreerimine; juhtide kaebuste ja korralduste läbivaatamise kontroll, mis on antud seoses nende arutamisega.

- "Koodeks: dokumentide ettevalmistamise süsteem"

elektroonilise täisteksti dokumentide arhiivi loomine

- "Kood: normatiiv- ja haldusdokumentide registreerimise süsteem"

- "Kood: viitesüsteem dokumendivoog "

juurdepääsu tagamine dokumentide andmebaasidele sisevõrgu / Interneti -tehnoloogia abil ja kiire vastuvõtmine dokumendivoogude kohta mis tahes kaugarvutist.

- "Koodeks: dokumendivahetus"

dokumentide vahetamine alamsüsteemide vahel nii kohalikus arvutivõrgus kui ka geograafiliselt kaugel asuvate allsüsteemide vahel.

Süsteeme rakendatakse kahes versioonis-failiserver ja klient-server.

DocsVision 2.0 "Arhiiv-salvestus"

Rakendus dokumentide arhiivide loomiseks, põhiliste kontoriprotseduuride ja äriprotsesside automatiseerimiseks dokumentide töötlemiseks organisatsioonis.

DocsVision 2.0 "Arhiiv - kontoritöö" süsteem on terviklik rakendus, mis on loodud dokumentide arhiivide loomiseks, põhiliste kontoritööprotseduuride ja äriprotsesside automatiseerimiseks organisatsioonis dokumentide töötlemiseks, sealhulgas:

  • - dokumentide kapi hoidmine;
  • - ettevõtte dokumentide elektroonilise arhiivi loomine;
  • - organisatsiooni töövõtjate ja töötajate kataloogide pidamine;
  • - arendustsüklite korraldamine dokumentide kinnitamiseks;
  • - dokumentide ja ülesannete täitmise kontrolli korraldamine;
  • - dokumentide suunamine organisatsioonis ja väljaspool seda;
  • - erinevate dokumentide töötlemise protsesside automatiseerimine;
  • - dokumentide perioodilise töötlemise ja dokumentide edastamise menetluste korraldamine.

Seda süsteemi saab kasutada terviklahendusena rakendamiseks ettevõtetes või prototüübina kohandatud rakenduse väljatöötamisel. Süsteemi struktuuri saab kohandada vastavalt konkreetse organisatsiooni vajadustele.

Ettevõtte elektrooniline dokumendihaldus

Veebipõhine elektrooniline dokumendihaldussüsteem.

Veebipõhine elektrooniline dokumendihaldussüsteem. Suhteliselt odav, kuid piisavalt funktsionaalne süsteem on mõeldud:

  • - dokumentide korporatiivse säilitamise korraldamine (kataloog regulatiivsed dokumendid, dokumentide arhiiv, ettevõtte infoportaal),
  • - dokumentide kollektiivse koostamise, töödokumentide tsentraliseeritud säilitamise ja töötajate automaatse teavitamise tagamine menetlemiseks saadud dokumentide kohta,
  • - organisatsiooni infoportaali ehitamine, s.t. ühtne inforuum, kus töötajad saavad koheselt leida neile huvipakkuvaid dokumente ning osaleda dokumentide ettevalmistamisel ja kinnitamisel või kaasata sellesse protsessi teisi töötajaid.
  • - võimaldab lihtsustada töötajate suhtlemist dokumentidega koos töötamisel,
  • - tagab teabele juurdepääsu usaldusväärse eristamise,
  • - sisaldab mugavat otsingumootorit,
  • - võimaldab dokumentidele seoste korraldamiseks lisada dokumentidele ristviiteid.

FirmaMedia-kontoritöö

Süsteem on loodud dokumentide voo automatiseerimiseks, jälgides dokumentide liikumist reaalajas.

Süsteem on loodud dokumentide voo automatiseerimiseks, jälgides dokumentide liikumist reaalajas. Süsteem võimaldab automatiseerida järgmist tüüpi haldusdokumente:

  • - sissetuleva (sissetuleva) kirjavahetuse vastuvõtmine, töötlemine ja levitamine;
  • - väljamineva kirjavahetuse ettevalmistamine, allkirjastamine, registreerimine ja levitamine;
  • - sise-, organisatsiooniliste ja haldusdokumentide koostamine, allkirjastamine, registreerimine ja saatmine, samuti nende täitmise kontroll;
  • - kirjavahetuse korraldamine organisatsioonide ja üksikute osakondade vahel;
  • - pikaajalise töörežiimi tugi.

"CM-Office Work" süsteemi loomise funktsioonide hulka kuuluvad:

  • - piiramatu arv töökohti ja piiramatu arv organisatsioone;
  • -"otsast lõpuni" kontoritöö;
  • - 100% teabe edastamise garantii;
  • - "asendamise" mehhanism, s.t. võimalus pakkuda organisatsiooni teistele töötajatele alalist või ajutist juurdepääsu teatud töötajatega seotud dokumentidele ("asendaja").

OfficeMedia-Toimetised

Komplekt on loodud sekretäride või kontoritöö automatiseerimiseks.

Komplekt on loodud sekretäride või kontoritööosakonna töö automatiseerimiseks ning annab kõikide tasandite juhtidele võimaluse saadud dokumentide kohta juhiseid anda ja nende täitmist kontrollida.

Komplekt "OfficeMedia - Proceedings" koosneb järgmistest andmebaasidest:

  • - "Dokumentide registreerimine" - dokumentide süstemaatilise arvestuse korraldamiseks, töötajate täidesaatva distsipliini jälgimiseks, aruannete koostamiseks jne.
  • - "Töödokumentide raamatukogu" - dokumentide koostamiseks, nende liigitamiseks, säilitamiseks, kontekstiteabe otsimiseks ja dokumentide printimiseks.
  • - "Heakskiit" - dokumentide levitamise automatiseerimine kinnitamiseks ja protsessi kontrollimiseks.
  • - "Tuttav" - automatiseerida tutvumiseks dokumentide levitamist.
  • - "Kodanike pöördumised" - kontoritöö läbiviimiseks üksikisikute kaebuste alusel.

"Organisatsioonilised ja haldusdokumendid" - korralduste, juhiste eelnõude koostamiseks, teenindusmärkused, nende heakskiitmine, allkirjastamine ja täitmise kontroll.

Pehme navigeerimine

Kompleks tehnilise dokumentatsiooni haldamiseks. DOCS Openil põhineva tehnilise dokumentatsiooni haldamise kompleks on integratsioonilahendus, mis põhineb välis- ja kodumaiste ettevõtete kõige arenenumatel arengutel, mis on loomisvaldkonnas liidrid elektroonilised arhiivid, tehniline dokumentide voog, toote koostis ja disainiandmete haldus, samuti paberilt teabe sisestamine, mis on ehitatud kliendi-serveri arhitektuuri.

Kompleks võimaldab

  • - teisendada paberdokumendid elektrooniliseks vormiks koos järgneva töötlemisega (teksti tuvastamine jne),
  • - töö teksti- ja graafiliste dokumendivormingutega, samuti spetsiaalsete rakenduste kasutamine muude vormingutega töötamiseks,
  • - dokumentide otsimine piiramatu arvu kriteeriumide alusel, kontekstiotsing vene keeles ja hägune otsing,
  • - kasutada vaba ja eelmääratletud marsruutimise vahendeid koos täitmise kontrolli toega; töö jälgimine: dokumentidega töötamise täielik ajalugu ning ülesannete ja töö ajalugu; saada täielikku teavet dokumendi oleku, tööseisundi ja kaasatud esinejate kohta,
  • - tagada usaldusväärne kontroll dokumentidele juurdepääsu üle ja kaitse volitamata juurdepääsu eest.

Dokumentide vaheliste loogiliste seoste loomiseks ja visualiseerimiseks võib kasutada lisamoodulit "Jälgija", mis sisaldab ka võimalust kuvada arhiivi loogilist struktuuri esitlusmehhanismi abil.

Kompleksi serveriosa võib töötada nii arvutiplatvormil kui ka UNIX OS -i erinevaid versioone (HP, Sun, Digital jne) kasutavates tööjaamades. Kliendina kasutatakse erinevaid Windowsi versioone. Interneti kaudu töötamist toetatakse. Ühte populaarseimat tööstuslikku andmebaasiserverit (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) saab kasutada DBMSina peaaegu igal tarkvara- ja riistvaraplatvormil.

"GRAN-DOK" Windowsi jaoks

Graniitkeskus

Dokumendihalduse ja kontoritöö automatiseeritud süsteem riigi ja omavalitsuste juhtimisstruktuuridele.

"Grand-Dock" on spetsialiseerunud süsteem kontoritööde automatiseerimiseks ja töövoo korraldamiseks riigi ja omavalitsuste juhtimisstruktuurides. Süsteem on loodud dokumentidega töötamise protsesside automatiseerimiseks:

  • - kõigi arvestus äridokumendid, dokumentide tekstide säilitamine ja nendega töötamine,
  • - iga kaalutlusetapi ja dokumendi läbimise tee kontrollimine alates kättesaamisest kuni juhtumi mahakandmiseni,
  • - dokumentide kohta taustteabe hankimine,
  • - dokumentide voo analüüs.

"Grand-Dock-Lite" on ühe kasutaja versioon omavalitsuste juhtimisstruktuuridele, millel on väike dokumentide ringlus.

Mõeldud raamatupidamiseks ja dokumentidega töötamiseks ühes töökohas. Microsofti SQL -platvorm.

"Grand-Dock" on võrguversioon riigi ja omavalitsuste juhtimisstruktuuridele, mille töövoog on 5000 kuni 30 000 dokumenti aastas ja kasutajate arv 20 kuni 150.

"Grand -Dock" - ettevõtte versioon ("Ühtne elektroonilise dokumendihalduse ja omavalitsuste juhtimisstruktuuride kontoritöö süsteem") haldusringkond») - üks süsteem haldusringkonna elektrooniline dokumendihaldus ja kontoritöö.

Selle võib omistada kontoris automatiseerimise ja dokumendihalduse spetsialiseeritud süsteemidele.

Efekt-kontor

IKK "Garant International

Tarkvaratoodete seeria korraldamiseks, turvaliseks ladustamiseks ja tõhus otsing dokumente. "Effect Office" on tarkvaratoodete seeria dokumentide korraldamiseks, turvaliseks säilitamiseks ja tõhusaks otsimiseks.

"Effect Office" dokumendihaldussüsteem. See on ette nähtud dokumentide elektroonilise arhiivi loomiseks ja ettevõtte elektroonilise dokumendivoo korraldamiseks. Rakendatakse kohalikke ja kliendi-serveri valikuid.

"Effect Office" isiklik arhiiv. Süsteemi eriversioon ühele kasutajale.

"Effect Graphics", "Effect Graphics Plus". Süsteem graafiliste piltidega töötamiseks.

"Sekretäri efekt", sekretäri töökoht.

"Postiefekt". Tsentraliseeritud e-kirjade vastuvõtmise, saatmise ja registreerimise süsteem.

Kontoritöö ja elektroonilise dokumentide arhiveerimise terviklik automatiseerimine.

LanDocs süsteem on mõeldud kontoritööprotsesside kompleksseks automatiseerimiseks ja elektrooniliste dokumentide arhiivi pidamiseks.

Süsteem sisaldab:

LanDocs: ÄRI TOOTMINE. Põhisüsteem kontoritöö automatiseerimiseks ja elektrooniliste dokumentide arhiivi pidamiseks.

LanDocs: DOKUMENDITERVER. Serveritarkvara dokumentide (dokumendifailide) elektroonilises arhiivis säilitamise tsentraliseeritud haldamiseks. Suhtleb süsteemiga LanDocs: BUSINESS PRODUCTION.

LanImage: Piltide skaneerimine ja visualiseerimine. Süsteem paberdokumentide skaneerimiseks ja nende elektrooniliste piltide visualiseerimiseks.

LanDocs: Interneti -juurdepääs. Spetsialiseeritud veebiserver.

LanDocs: MAIL SERVER ja LanDocs: MAIL CLIENT.

LanDocs: TURVALISE ALASÜSTEEM. Teabe kaitse elektrooniliste vahendite abil digitaalne allkiri ja krüptimine.

LanDocs: ROUTING. Dokumentide liikumise protsesside modelleerimine graafiliste kaartide koostamise teel. Täiendab LanDocsit: ÄRI TOOTMINE.

Kaasaegse kontoritöö põhiprotseduuride automatiseerimine ja dokumendivoogude korraldamine. Süsteem OPTiMA-WorkFlow on loodud dokumentide loomise, töötlemise, kordamise ja säilitamise protsesside juhtimiseks, samuti kaasaegse kontoritöö ja dokumendihalduse põhiprotseduuride automatiseerimiseks.

Süsteem sisaldab

  • - graafiline toimetaja dokumentide liikumise ja tehnoloogiliste toimingute stsenaariumide kirjeldamiseks nendega töötamise etappidel;
  • - oskus kontrollida dokumentidega töötamise tehnoloogia nõuete täitmist ja tellimuste täitmist;
  • - versioonikontrolli mehhanism;
  • - vahendid aruannete koostamiseks;
  • - võime töötada hajutatud ettevõtte võrkudes ja kohandada kasutaja töökoha liidest.

DIS: süsteemid

Dokumendile orienteeritud ettevõtte infosüsteemid (DIS: systems). Juhtkonna dokumentatsiooni toe automatiseerimine (DOU). Dokumendile orienteeritud ettevõtte infosüsteemid (DIS: systems) suurendavad juhtimistegevuse tõhusust, automatiseerides juhtimisdokumentide toe (DOI). DIS: süsteemid on paindlikud, rakendatud erinevatel platvormidel ja neil on mugav moodulstruktuur.

Praeguseks on välja töötatud järgmised moodulid:

DIS: klass - elektrooniline kontor "Tuhkatriinu" - on klassikalise kontoritöö tehnoloogia, mis kontrollib täielikult dokumentide täitmist ja võimaldab automatiseerida kontori, üld- või organisatsiooniosakonna põhifunktsioone - registreerimist, töötlemist ja dokumentide täitmise kontroll.

DIS: raamatukogu - raamatukogu - automatiseeritud süsteem raamatukogude ja elektrooniliste dokumentide arhiivide haldamiseks. Võimaldab korraldada dokumenditeeke funktsionaalse tegevusvaldkonna, raamatukogude järgi infomaterjalid, vormid ja standardvormid. Töötab teksti-, graafika-, heli- ja videomaterjalidega.

DIS: vastuvõtt - äripost on automatiseeritud süsteem organisatsiooni elektroonilise kirjavahetuse töötlemiseks.

DIS: manager - Tellimused - automatiseeritud süsteem tellimuste täitmise dokumenteerimiseks ja jälgimiseks.

DIS: kontakt - toimik on automatiseeritud süsteem kontaktide ja sündmuste, organisatsioonide, projektide ja nende rakendamise käigu kohta teabe kogumiseks.

DIS: kirjanik - Dokumentide koostamine - automatiseeritud süsteem dokumentide koostamiseks ja kinnitamiseks.

Moodulid DIS: kasutajad - kasutajad, DIS: struktuur - struktuur ja DIS: assistent - tööjaam on mõeldud haldusprobleemide lahendamiseks.

BOSS-referent

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (Lotus Notes / Domino platvormil). "BOSS-Referent" on elektrooniline dokumendihaldussüsteem, tarkvarapakett, mis on välja töötatud Lotus Notes / Domino platvormil. "BOSS-Referent" võimaldab teil luua täieõigusliku süsteemi dokumentide töötlemise äriprotsesside haldamiseks ja nende rakendamise kontrollimiseks ning on samm organisatsiooni teadmusjuhtimissüsteemi loomise suunas.

Süsteemi komponendid on järgmised:

  • - elektroonilise dokumendihalduse korporatiivne süsteem;
  • - sisseehitatud e-post;
  • - juurdepääsuvõimalused välistele e-posti süsteemidele ja ülemaailmsetele arvutivõrkudele.

Süsteem kasutab erinevaid andmebaase dokumentide, sündmuste, aruannete jms jaoks.

  • - sisemise regulatiiv- ja haldusteabe ettevalmistamiseks, levitamiseks ja säilitamiseks;
  • - tellimuste loomine ja kontrollimine;
  • - planeerida ja optimeerida tööd seoses kontaktidega välisorganisatsioonidega;
  • - kontrollida lepinguid;
  • - töötada äri-, majandus- ja poliitikauudistega.

Ühiseks aruteluks erinevatel teemadel töögrupp kasutatakse konverentsirežiimi.

EVFRAT-dokumentide voog

Kognitiivsed tehnoloogiad

Organisatsiooni teabevoogude ja dokumentide juhtimissüsteem. Süsteem "EVFRAT-dokumendihaldus" võimaldab teil luua täieõigusliku süsteemi teabevoogude ja organisatsiooni dokumentide haldamiseks ning sisaldab ka kõiki vajalikke tööriistu mis tahes ettevõtte dokumentide ringluse edukaks automatiseerimiseks, olenemata nende arvust ja omandivorm. Süsteem on loodud töötama nii väikeses osakonnas kui ka kogu organisatsioonis, kus on keeruline infovoogude skeem. "EVFRAT-dokumendihaldus" on paindlik ja hõlpsasti seadistatav. Koos valmislahendustega pakutakse täielikku tööriistakomplekti edukaks kohanemiseks iga ettevõtte iseärasustega.

Programm

  • - tagab dokumentide registreerimise, säilitamise ja väljaotsimise;
  • - töötab paber- või elektroonilisel kujul dokumentidega;
  • - kontrollib korralduste täitmise edenemist;
  • - genereerib erinevaid logisid ja aruandeid, omab sisemist meilisüsteemi;
  • - annab võimaluse süsteemiga kaugtööd teha tavalise kasutaja tööjaama või "õhukese" kliendi (MS Internet Explorer) kaudu;
  • - võimaldab süsteemi kaughaldust;
  • - tagab töö turvalisuse Interneti kaudu, kasutades kasutajate tuvastamiseks spetsiaalset moodulit.

Kognitiivsed tehnoloogiad

See on ette nähtud juhtkonna dokumentatsiooni toetamise korraldamiseks. Eufrati @Soho versioon rakendab elektroonilist arhiivi. See pakub sisendit ja otsingut vajalikud dokumendid; võimaldab teil luua ja hooldada elektroonilisi arhiive erinevat tüüpi dokumentidest, isegi heli- ja videotarkvara; Interneti -lehtedelt alla laaditud pood.

"Eufrati büroo" versioon on universaalne dokumendihaldussüsteem, mis võimaldab teil töötada mõlemaga paberdokumendid ning elektrooniliste dokumentide ja vormidega. Süsteem toetab dokumentide sisestamise, registreerimise, vaatamise, otsimise, eksportimise, printimise, samuti elektrooniliste arhiivide, aruannete loomise ning kontrolli ja täidesaatva distsipliini tagamise funktsioone.

Meeskonnatöö tagamiseks on rakendatud Eufrati kliendiserveri arhitektuur.

Kogu ettevõtet hõlmav dokumendihaldussüsteem. Mõeldud töötajate kollektiivse töö tõhususe parandamiseks elektrooniliste dokumentide arhiivide abil ja tulemuslikkuse distsipliini kontrollimiseks. "1C: arhiiv" on kogu ettevõtet hõlmav dokumendihaldussüsteem, mille eesmärk on parandada töötajate kollektiivse töö tõhusust elektrooniliste dokumentide arhiividega ja täidesaatva distsipliini kontrolliga.

  • 1C: Arhiiv võimaldab:
    • - korraldada kõigi organisatsiooni dokumentide tsentraliseeritud hoidla, struktureerida need vastavalt kaustadele ja rubriikidele ning tagada töötajatele kollektiivne juurdepääs nii kohalikus võrgus kui ka Internetis;
    • - anda tellimusi, valida esinejaid või esinejate rühmi, määrata tähtaegu ja saata automaatselt töötajatele teateid uute tellimuste saabumise kohta;
    • - salvestage kõik dokumentide versioonid ja naaske igal ajal soovitud versiooni juurde või võrrelge kahe dokumendi versiooni;
    • - teha otsing nii registreerimiskaardi andmete kui ka sisu järgi (täistekstiotsing), võttes arvesse vene keele morfoloogiat;
    • - hallata kasutajaõigusi ja installida erinevaid õigusi juurdepääs erinevate kasutajate kaustade rubriikidele ja nendes sisalduvatele dokumentidele;
    • - kasutada tehnoloogiat "WebPortal", et dünaamiliselt avaldada dokumentide arhiive Internetis ja pakkuda klientidele, kaugkontoritele või modemit kasutavatele töötajatele juurdepääsu tavalistele veebibrauseritele.

Mõned välismaised dokumenteerimissüsteemid

Tootja

Lühike kirjeldus

Klient-server rakendus dokumentidega töötamiseks. Hummingbird DOCS Open on Windowsi põhine kliendi-serveri rakendus, mis võimaldab teil korraldada tsentraliseeritud andmeladu. Sisaldab täpsemat otsingut, koostööd, versioonikontrolli ja turvatööriistu.

  • - DOCS Open võimaldab teil dokumente salvestada, otsida ja hallata.
  • - DOCS RM pakub tööd dokumentidega, laiendab DOCS Open võimalusi dokumentide elutsükli haldamiseks.
  • - DOCS Routing parandab kasutajate koostöövõimalusi, võimaldab teil jälgida dokumentide olekut.
  • - DOCS Imaging hõlbustab dokumentide ülekandmist paberkandjal elektroonilisse vormi ja nendega edasi töötamist.
  • - DOCS Unplugged võimaldab teil dokumentidega töötada traadita vahenditega (ärireisidel või võrguühenduseta).
  • - DOCS Development Kit - objektorienteeritud raamistik kohandatud rakenduste loomiseks Hummingbird DOCS Open jaoks.
  • - RocketLink for AutoCAD võimaldab ühendada AutoCADi DOCS Openiga, et töötada jooniste, skeemide, sümbolitega jne.

Panagoni sisuteenused

Programmide perekond dokumentidega töötamiseks suurtes ettevõtetes. Pereprogrammid Panagoni sisuteenused on loodud loomiseks, haldamiseks, juurdepääsetavuseks ja turvalisuseks, samuti dünaamiliseks tööks elektrooniliste dokumentidega.

Peamised rakendatud funktsioonid:

  • - tsentraliseeritud dokumentide säilitamine võimaldab koostööd dokumentide, dokumentide versioonikontrolli, turvalisuse ja õigeaegse juurdepääsu osas,
  • - töö paigaldamise ja hooldamise lihtsus,
  • - mastaapsus,
  • - sisseehitatud mehhanism, mis tagab taotluste minimaalse töötlemisaja,
  • - 5 turvataset,
  • - erinevate kasutajaliideste tugi,
  • - täiustatud otsingumootorid,
  • - tugi keerukate ja liitdokumentide loomiseks ja nendega töötamiseks,
  • - väliste dokumentidega töötamise tugi,
  • - täiustatud haldusvahendid,
  • - replikatsioon,
  • - dokumentide teisendamine erinevat tüüpi andmeteks,
  • - täiendavate füüsiliste salvestusruumide, pildistamisrajatiste ja Interneti -avaldamisvõimaluste toetamine.

Rühm rakendusi koostöö ja teadmiste haldamise toetamiseks. Ärirakendused:

Sisuhaldus

Livelink võimaldab teil luua sisu salvestamiseks ja kasutamiseks andmeobjekte, teha muudatusi ja hallata dokumendistruktuuri iga komponenti kuni lõikudeni ja jaotisteni, hallata dokumendisuhteid, määrata andmeobjektide kättesaadavust ja automatiseerida kohandatud dokumentide loomise protsessi.

Dokumendihaldus

iRIMS avatud tekstist haldab kogu ettevõtte dokumentide ja muu teabe paber- ja elektroonilisel kujul olelusringi haldamist. Pakub sidet teiste infotöötlusrakendustega, integreerub e-posti ja elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidega. Koos Livelinkiga pakub see otsingut, koostööd, dokumendihaldust ja töövoohaldust.

  • - Ettevõtte raamatukogu
  • - Klienditeenindus
  • - e-kataloogid
  • - Insenerimuutus Mgmt.
  • - Ettevõtete koostöö
  • - Ekstranetid
  • - Inimressursid
  • - Teadmiste juhtimine
  • - Õppimise juhtimine
  • - Programmihaldus
  • - kvaliteedijuhtimine
  • - Müük ja turundus
  • - Oskuste juhtimine

Sisuhaldussüsteem (ettevõtte teabehaldussüsteemi jaoks). Hummingbird DM muudab dokumentidesse salvestatud teabe ettevõtte teadmistebaasiks. Süsteem võimaldab süstematiseerida ja hallata ettevõtte dokumente, tagab nendega ühise töö, töötleb süsteemi kasutajate taotlusi ja tagab ka teabe turvalisuse.

Hummingbird DM -i administraatorid saavad konfigureerida sisustruktuuri, samuti kohandada süsteemi, dokumentide salvestusstruktuuri, dokumendivorme, importida metaandmeid, integreerida süsteemi teiste rakendustega, konfigureerida kaug- ja keskselt kasutajaliideseid ning hallata dokumentide olekut.

Võib töötada ka koos

  • - kolibri RM
  • - Hummingbird DM laiend AutoCADile
  • - Hummingbird DM WorkFlow
  • - kolibri pildistamine
  • - Kolibri veebiväljaanne

Microsoft Exchange Server 2000

Sõnumside- ja koostööplatvorm. Microsoft Exchange Server on platvorm e -kirjade, meeskonna ajastamise, koostöö ning dokumentide haldamise ja dokumentide suunamise rakenduste jaoks.

Microsoft Exchange 2000 server, koos kliendiga Microsoft Outlook 2000 pakub usaldusväärset, skaleeritavat ja hõlpsasti hallatavat sõnumite ja koostöö infrastruktuuri, mis annab kasutajatele juurdepääsu teadmistebaasile.

Microsoft Exchange 2000 täielikult integreeritud operatsioonisüsteemiga Microsoft Windows 2000 ja on mõeldud igas suuruses organisatsioonidele: alates väikestest organisatsioonidest kuni suurimate geograafiliselt hajutatud ettevõteteni.

Kaasaegne veebiressursside salvestussüsteem Microsofti veebisalvestussüsteem võimaldab ühendada usaldusväärsuse ja mastaapsuse Microsoft Exchange 2000 Interneti juurdepääsetavuse ja avatusega, pakkudes seega nii täiustatud teadmiste hoidlat kui ka platvormi ärirakendustele.

Konverentsiserver Exchange 2000 konverentsiserver on täisfunktsionaalse teabe-, heli- ja videokonverentsiteenuste platvorm, mis avab uusi koostöövõimalusi.

Novell GroupWise 6

Tööriist sõnumite saatmiseks ja koostöö korraldamiseks ühes Net -keskkonnas, samuti koostöö tegemiseks. GroupWise 6- vahend sõnumite saatmiseks ja koostöö korraldamiseks ühes Net -keskkonnas, samuti koostöölahendus. GroupWise 6 Suurendab organisatsiooni tootlikkust, kiirendades reageerimisvõimet, laiendades koostöövaldkonda, tagades turvalise suhtluse tarnijate ja klientidega ning andes administraatoritele võimaluse kohandada tehnoloogiat vastavalt ülesannetele ja ärieesmärkidele.

Peamised eelised:

  • - tõhususe suurendamine ja organisatsiooni töötajate reageerimise kiirendamine (juurdepääs teabele ja ajakavale, võimalus töötajatega hõlpsalt ja kiiresti ühendust võtta);
  • - lihtne hallata tänu integreerimisele Novelli võrguteenuste perekonna uusimate toodetega (üks kataloog NDS eDirectory ja Novell DirXML);
  • - süsteemi haldamise lihtsus kõikjalt, kasutades veebibrauserit või traadita seadet;
  • - suur mastaapsus (Smart Caching - intelligentne vahemällu salvestamine - võimaldab administraatoritel ühe serveriga rohkem kasutajaid toetada);
  • - teabe konfidentsiaalsuse ja kättesaadavuse tagamine (autentimisvahendid, tugi tööstuse standarditele Secure Sockets Layer (SSL), Secure Multipurpose Internet Mail Extension (S / MIME) ja Public Key Infrastructure (PKI), Novell Cluster Services, intelligentne varundamine ja taastamine, mitme lõimega andmebaasi juhtimine);
  • - Lihtsam võrgustumine (paindlik ja integreeritud meilisõnumid, grupiplaanid, kalender, ülesanded, kontaktide ja dokumentide haldamine traditsioonilistele, veebi- ja traadita klientidele, postkastihaldus);
  • - täiustatud dokumendihaldusfunktsioonid (versioonikontroll, aruandlusmehhanismid, haldustööriistad, täisteksti indekseerimine ja tihe integreerimine tänapäeva kõige populaarsemate rakendustega);
  • - Toetab Interneti -sõnumitele juurdepääsu protokolli 4 (IMAP4), postkontoriprotokolli 3 (POP3) ja muid standardeid, samuti võrguuudiste edastusprotokolli (NNTP) ja kerget kataloogipöördusprotokolli (LDAP).

Lotus Domino.Doc

Kaasaegne lahendus dokumentide haldamiseks hajusas keskkonnas. Kaasaegne lahendus dokumentide haldamiseks hajusas keskkonnas. Domino.Doc mis põhineb hajutatud veebiarhitektuuril. Domino.Doc on osa IBM Enterprise Document Management Suite'ist (EDMSuite).

Peamised omadused ja eelised:

  • - kõik dokumendihalduse funktsioonid (sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimine, dokumendiversioonide salvestamine, dokumendiprofiilide loomine, intuitiivne konteinerite hierarhia, täiemahulised tekstiotsingu- ja teabeotsingu tööriistad, töö heli- ja videoandmete, graafiliste piltidega jne);
  • - turvalisus ja vastupidavus (tööstusliku taseme turva- ja krüptimisvahendid, kasutaja tuvastamise tööriistad, RSA- ja SSL-tööriistad);
  • - paigaldamise lihtsus (paigaldamine kohe pärast tarnimist, mugava ja turvalise töökeskkonna viivitamatu loomine, grupi määratlus, lihtne ja intuitiivne kasutajaliides);
  • - skaleerimine (hajutatud ettevõtte puhul Interneti -tehnoloogiate, sisevõrgu, ekstraneti, samuti mobiilsete ja katkestatud kasutajate tugi replikatsiooni abil);
  • - avatus ja laiendatavus (võime töötada veebibrauserite, märkmete klientide ja Windowsi rakendustega, ühilduvus ODMA standardiga).

Kui järgite koostamise standardi tähte lähteülesanne, nõudeid, mida tavaline kasutaja võib tüüpilisele elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile esitada, saab kirjeldada järgmiselt.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem peab:

tagada dokumentide ja nende kirjelduste usaldusväärne säilitamine;

tagama dokumendi elutsükli (selle loomine, versioonide säilitamine, avaldamine, arestitud dokumendile juurdepääsu blokeerimine, dokumendi üleandmine arhiivi säilitamiseks);

võimaldada kasutajal määrata eri tüüpi dokumente, luua ja muuta nende jaoks kaarte;

säilitada kategooriate hierarhia tõhusaks dokumendiotsinguks;

otsige dokumente kaardil oleva teabe ja täisteksti põhjal;

tagada dokumentidele juurdepääsu eraldamine üksikute kasutajate tasandil, rollipõhiselt ja selle alusel hierarhiline struktuur organisatsioonid;

toetada HSM -tehnoloogiat;

logige sisse kõik kasutajate tööga ja süsteemi endaga seotud sündmused; on vaja täiustatud haldusvahendeid;

toetada kaugjuurdepääsu teabele.

Täiustatud süsteemid peaksid toetama:

klastritehnoloogiad sujuva töö tagamiseks;

geograafiliselt hajutatud organisatsioonid;

krüpteerimisalgoritmid andmete salvestamiseks ja edastamiseks;

digitaalne allkiri.

Arhitektuurinõuded:

spetsiaalse rakendusserveri olemasolu;

õhukese kliendi olemasolu; tugi dokumentidele juurdepääsu saamiseks brauseri abil.

mitmikplatvorm mastaapsuse jaoks;

Avatuse ja teiste süsteemidega integreerimise nõuded:

integreerimine dokumentide sisestamise voogesituse tööriistadega;

integreerimine kontorirakendustega;

integreerimine e -postiga;

arenenud programmeerimisliidese (API) kättesaadavus;

integreerimine standardsete kataloogiteenustega (näiteks LDAP) süsteemi kasutajate nimekirja pidamiseks ja sünkroonimiseks;

võimalus kohandada kasutajaliidest konkreetsete ülesannete jaoks;

võimalus täiendada süsteemi oma spetsiaalsete komponentidega;

Kui kasutate dokumendi atribuutide salvestamiseks välist andmebaasi, on vaja üksikasjalikku kirjeldust andmestruktuurist ja tööriistadest erinevate DBMS -idega töötamiseks.

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide komponentide loomine

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi komponentide arhitektuur on näidatud joonisel 1. Arhitektuuri põhielemendid on järgmised:

Kliendi töökoht - kasutajaliides ja juhtkomponendid. Rakendusserver - serveri komponendid süsteemi äriloogika täitmiseks. Andmebaasiserver - andmesalvestus- ja juurdepääsukomponendid.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi komponendid suhtlevad teiste süsteemidega EDMS -i interaktsiooni tarkvaraliidese kaudu, teised süsteemid omakorda interakteeruvad elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga EDMS -tarkvara liidese kaudu.

Riis. 4

Selles peatükis uuriti töövoo korraldamise põhimõisteid, tüüpe ja meetodeid, samuti elektroonilist töövoogu, klassifikatsiooni ja põhimõtteid. Üldine informatsioon elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide, klassifikatsiooni ja nõuete kohta. Nüüd pöördume elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide ülevaatamise ja valiku poole.

    Nõuded Venemaa tEDMS -ile

    EDMSi kiirusele esitatavad nõuded

    Nõuded kõigi tehingute EDMSis registreerimiseks

    EDMSi funktsionaalsusele esitatavad nõuded

    Väärtuse ja arhiivisalvestuse uurimine EDMSis

Elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (EDMS) hakati kasutama 1990ndate keskel. EDMSi kasutuselevõtt riiklikul tasandil on aga laialt levinud alles viimase viie aasta jooksul. Peamiseks stiimuliks oli siin Vene Föderatsiooni valitsuse 12.02.2011 korraldus nr 176-r, millega kiideti heaks ülemineku tegevuskava. föderaalorganid täidesaatev võim paberivaba dokumendivoo kohta ja Vene Föderatsiooni valitsuse 06.09.2012 resolutsioon nr 890 „Meetmete kohta elektrooniliste dokumentide liikumise parandamiseks valitsusasutustes”.

Kuigi EDMSi kasutati eranditult institutsioonisiseste süsteemidena, ei olnud nende mitmekesisus ja kokkusobimatus üksteisega oluline probleem. Kuid ühtsele inforuumile ülemineku alguses kerkib esile osakondadevahelise elektroonilise dokumendihalduse korraldamine, vajadus EDMSi ühendada, tagada nende ühilduvus riiklike dokumentide vahetamise, elektroonilise suhtluse ja arhiivide säilitamise süsteemidega. Osaliselt suhtlusprobleemide lahendamiseks EDMS -süsteemid saadetud GOST R 53898-2010. “Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. Dokumendihaldussüsteemide koostoime. E -posti nõuded ".

"Nõuded infosüsteemid elektrooniline dokumendihaldus ... "on mõeldud föderaalsetele täitevorganitele, kuid vastavalt artiklile 27. juuli 2006. aasta föderaalseaduse nr 149-FZ 11 kohaldatakse ka teiste riigiasutuste ja -organite suhtes kohalik omavalitsus... Kaubandusorganisatsioonidel on õigus korraldada EDMS -i oma äranägemise järgi, kuid arvestades riigi rolli meie riigis, tavaliselt kõik suured ja keskmised kaubandusorganisatsioonid juhinduvad riigi kehtestatud reeglitest, et hõlbustada suhtlemist riigiorganitega.

Vaatleme Venemaa telekommunikatsiooni- ja manõuete ... kõige huvitavamaid sätteid.

"Nõuded elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele ..." määravad miinimumfunktsioonide komplekti, mis EDMS -is peab olema, samuti EDMS -i kasutamise korraldamise nõuded asutuses.

EDMSi üks peamisi nõudeid on selle mastaapsus nii ühendatud töökohtade arvu kui ka EDMSis sisalduvate dokumentide arvu osas. Tuleb meeles pidada, et kaasaegsed süsteemid dokumendihaldust kasutavad peaaegu kõik dokumendiga töötavad organisatsiooni töötajad ning üldine suundumus on mõlema statsionaarse tööjaama kasutamine ja mobiilseadmetest dokumentidele juurdepääs, kaugjuurdepääs süsteemile. EDMS -i salvestatud dokumentide arvu osas tuleks meeles pidada, et kuna süsteem salvestab mitte ainult lõplikult täidetud ja allkirjastatud dokumente, vaid ka vahepealseid tööversioone, on EDMS -i vastuvõetud failide, mustandite ja dokumentide arv mitu korda suurem koolieelse lasteasutuse registreeritud dokumentide koguarv (sissetulevad, väljaminevad ja asutusesisesed). Nõuded näevad ette, et EDMS peab tagama kõigi dokumentide säilitamise vähemalt 5 aasta jooksul, kuid praktikas on vaja keskenduda vähemalt 10-15-aastasele perioodile, kuna see on periood, mille jooksul elektroonilist vormi kasutatakse jätkuvalt aktiivselt, eriti seda, et lk 20 lk. f) samad nõuded näevad ette võimaluse dokumente säilitada kuni sada aastat.

EDMSi oluline parameeter on selle toimivus. Kui riist- ja tarkvarakompleks (EDMS -server) ei ole piisavalt tõhus teatud arvule samaaegselt süsteemis töötavatele kasutajatele ja (või) teatud hulgale andmebaasile (süsteemis olevate dokumentide arv), peavad töötajad ootama dokumendikaardi või dokumendi enda avamiseks, seetõttu töötajate tootlikkus langeb. Seetõttu sisaldavad nõuded ajaparameetreid, mis peavad vastama EDMS -i toimivusele:

- EDMS -ile juurdepääsu aeg - mitte rohkem kui kolm sekundit;

- dokumendi registreerimise ajal loodud kaardile juurdepääsu saamise aeg, mis sisaldab andmeid, mis kirjeldavad dokumendi konteksti, sisu, struktuuri, dokumendiga ettevalmistamise, kaalumise, täitmise ja säilitamise ajal tehtud toiminguid, samuti identifitseerimisandmeid ( metaandmed) - mitte rohkem kui viis sekundit ...

Igas süsteemis võib esineda tõrkeid, nii tarkvara kui ka riistvara. Kuid EDMS -i ebaõnnestumine toob kaasa võimatuse töötada organisatsiooni kõigi töötajate dokumentidega, seetõttu kehtestavad nõuded EDMS -i tõrgete ja taaskäivitamise korral seisakute raamistiku - mitte rohkem kui 30 minutit. Samuti peaks EDMS esitama kasutajatele automaatse teatise süsteemi rikke kohta. Esiteks seadistavad nad tavaliselt administraatorile ja EDMS-i tehnoloogile automaatse teatise SMS-i ja e-posti teel.

Teine levinud olukord on see, et kasutaja on mingil põhjusel dokumendi kahjustanud või kogemata kustutanud. Nõuded näevad ette, et sel juhul tuleb elektrooniline dokument varukoopiast taastada 30 minuti jooksul. Vastavalt nõuetele peab organisatsioonil olema vähemalt üks EDMS -i salvestatud elektrooniliste dokumentide varukoopia. Kuid praktikas luuakse ohutuse tagamiseks vähemalt kaks varukoopiat, eelistatavalt sisse lülitatud erinevat meediat... See minimeerib elektrooniliste dokumentide kaotamise riski.

EDMSi usaldusväärsuse tegur peab olema vähemalt 0,98.

Teine näitaja on EDMSi kaitsetase volitamata juurdepääsu eest. Piiratud dokumentidega töötavate valitsusasutuste puhul peab see olema vähemalt klassi 1G sertifikaat. Arvestades aga turvaliste EDMS -ide loomise ja haldamise kõrgeid kulusid, püüavad nad tavaliselt piiratud juurdepääsuga dokumentidega töötada traditsioonilises režiimis, paberkandjal, kuna need moodustavad reeglina väikese osa organisatsiooni dokumentidest. Muidu paigaldatakse selliste dokumentidega töötamiseks tavaliselt spetsiaalsed arvutid või isegi eraldi turvaline võrk, millel puudub ühendus avatud arvutivõrgu ja Internetiga. Kuid sel juhul on ette nähtud töötada ka EAE taseme dokumentidega, kuid mitte mingil juhul riigisaladust sisaldavate dokumentidega.

"Nõuded elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele ..." põhiosa on kirjeldus sellest, kuidas EDMS -is tuleks üles ehitada dokumendihalduse protsessid.

Rõhutatakse, et EDMS peaks pakkuma tööd organisatsiooni igat liiki ja kategooriate dokumentide ja projektide eelnõudega.

Kasutatud EDMS -i valitsusagentuurid peab tagama interaktsiooni osakondadevahelise elektroonilise dokumendihalduse (MEDO), osakondadevahelise elektroonilise suhtluse (SMEV) ja muude infosüsteemidega.

EDMS-i töö peab vastama GOST R ISO 15489-1-2007 „Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem” sätetele. Dokumendihaldus. Üldnõuded"Sealhulgas elektroonilise dokumendi ehtsuse, terviklikkuse ja usaldusväärsuse tagamise valdkonnas, samuti föderaalsete täitevorganite ametireeglid, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 määrusega nr 477 ( nõuete punktid 9 ja 11).

EDMS peaks tagama kõik peamised kontoritööprotsessid:

Dokumendi või dokumendi (dokumendi eelnõu) teabe salvestamine EDMS -i (selle registreerimine või nõuete osas dokumendi sisestamine süsteemi):

Dokumendi toomine esinejale (EDMS -i kasutaja)

Dokumendi kinnitamine

Dokumendi allkirjastamine

Dokumendi ülekandmine (saatmine);

"Dokumentide säilitamine ja raamatupidamine vastavalt föderaalsete täitevvõimude kontoritöö juhistele, samuti täidesaatva distsipliini kontroll, võrdlusmaterjalide koostamine ja dokumentide arhiivi mahakandmine", see tähendab täitmise, teabe ja teatmeteos, jooksev säilitamine ja raamatupidamine, sealhulgas dokumentide ettevalmistamine riigiarhiivi või depositooriumi üleandmiseks.

Automaatse kontoritöö süsteemi eripäraks on kõigi kasutajate toimingute ja süsteemi sündmuste logimise funktsiooni olemasolu. Teisisõnu, kõik EDMS -is toimuv - dokument luuakse või registreeritakse, faili lihtsalt vaadatakse, redigeeritakse - kogu see teave salvestatakse spetsiaalsetesse teenindusfailidesse, mis võimaldab alati öelda, keda ja millal vaadatakse või juhib dokumenti (dokumendikaart). Eraldi on nõuetes ette nähtud dokumendi süsteemi sisestamise kuupäeva ja kellaaja kohustuslik fikseerimine. See teave salvestatakse nii registreerimiskaardile (dokumendi metaandmed) kui ka kontrolliteabesse (EDMS -i toimingute protokoll).

Vastavalt nõuete punktile 17 tuleb logida teave kõigi dokumentide või dokumentide komplektide, dokumentide eelnõude, registreerimiskaardi (metaandmete) abil tehtud toimingute kohta. See informatsioon:

    toimingu teinud EDMS FOIV kasutaja kohta;

    toimingu kuupäev ja kellaaeg;

    dokumentide sisestamisel, dokumentide eelnõudel EDMS -is;

    jaotise (alajao) liikumise kohta klassifitseerimisskeemis;

    säilitusperioodide juhiste muudatuste ja järgnevate dokumentidega toimingute kohta;

    toimingute kohta, mida EDMS FOIV-i administraator tegi dokumendi väärtuse kontrollimisel ja mis viidi läbi vastavalt föderaalseadusele 22.10.2004 nr 125-FZ "On arhiiviasjad Vene föderatsioonis ";

    klassifitseerimisskeemi osa (alajao) hävitamise keelu kehtestamise ja tühistamise kohta;

    metaandmete muutmine või hävitamine EDMSi kasutaja poolt;

    dokumentidele juurdepääsuõiguste muutmise kohta;

    dokumentide üleandmise kohta;

    dokumentide hävitamise kohta;

    dokumendi või metaandmete printimise kohta.

Teisisõnu, EDMS peaks võimaldama igal ajal saada teavet selle kohta, kes ja millal dokumenti või selle registreerimiskaarti avas, vaatas, muutis, samuti milliste dokumentidega konkreetne töötaja töötas.

Vene Föderatsiooni tnõuded jagavad EDMS -i toetatud kontoriprotsessid järgmisteks rühmadeks:

a) sissetulevate ja väljaminevate paberdokumentide töötlemine, mille organisatsioon on loonud või vastu võtnud ning mis on lisatud FOVi EDMS -i, registreerides, skaneerides ja luues dokumentidest elektroonilise pildi (sh postiside, telekommunikatsiooni ja kulleriga edastatud dokumendid);

b) osakondadevahelise elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kaudu vastuvõetud või edastatud elektrooniliste dokumentide töötlemine;

c) osakondadevahelise elektroonilise suhtlussüsteemi abil vastuvõetud või edastatud elektrooniliste dokumentide töötlemine;

d) e-posti teel saadud või edastatud elektrooniliste dokumentide töötlemine;

e) töötlemine sisedokumente EDMSis.

Organisatsioonides, mis ei ole valitsusasutused, puuduvad punktid b ja c, dokumendid võetakse vastu kas traditsiooniliste suhtluskanalite kaudu või e-posti teel.

Kui dokument saadakse paberkandjal, hõlmab dokumendi EDMS -i sisestamine selle registreerimist, skaneerimist ja dokumendi elektroonilise kujutise loomist.

Organisatsioon saab heaks kiita ja lisada paberimajandusjuhistesse loetelu dokumentidest, mille jaoks nende elektrooniliste piltide loomine on keelatud, näiteks puitlaastplaadi templiga dokumendid, millel on märge "isiklik", konfidentsiaalsed dokumendid jne Sellise dokumendi saamise korral registreeritakse see EDMS -is, kuid selle elektroonilist pilti ei looda.

Elektrooniliste dokumentide projektide puhul fikseeritakse dokumendi sisu nende loomise, kinnitamise ja allkirjastamise igal etapil, luues dokumentide versioonid ja lisades need dokumendikaardile.

EDHS peab toetama mis tahes failivormingu kinnitamist registreerimiskaardile. See on oluline, kuna EDMS -i kasutatakse tavaliselt mitu aastat ja selle aja jooksul võivad ilmuda programmide uued versioonid ja vastavalt ka failivormingud, mida EDMS peab samuti toetama. EDMS peaks võimaldama süsteemi sisenemist ja dokumendifailide registreerimist isegi siis, kui rakendus, milles dokument loodi, pole sellel töökohal olemas (pole installitud). Samal ajal peab EDMS -i tingimata olema võimalik kuvada mõningaid levinumaid vorminguid. Need on pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS peaks võimaldama dokumentide paigutamist hierarhilisse skeemi, mis koosneb osadest ja alajaotistest, mille kohaselt on korraldatud dokumentide EDMS -i süstematiseerimine ja säilitamine (klassifitseerimisskeem). Tuleb meeles pidada, et dokumendid paigutatakse füüsiliselt serverisse (salvestussüsteemi) järjekorras, mille määrab selle EDMS -i sisemine konfiguratsioon ja failide salvestamise põhimõtted, ning liigitusskeem on vaid väli registreerimiskaardil, mis võimaldab teil kiiresti leida dokumente klassifitseerimiskriteeriumide järgi.

Klassifitseerimisskeem põhineb tavaliselt organisatsiooni asjade nomenklatuuril.

EDMSi registreerimisvormis tuleb määrata need väljad, mis tuleb täita. Dokumendi sisestamisel peab EDMS paluma kasutajal täita nõutud väljad (metaandmed) (Nõuete punkt 13).

Dokumentide saatmisel traditsiooniliste meetoditega (paberil) pakub EDMS ümbrike üleprintimist ja meililistide printimist.

Vastavalt kehtestatud säilitusperioodidele peaks EDMS tegema järgmised toimingud:

    hoidke dokumenti alaliselt;

    viia läbi dokumentide väärtuse kontroll;

    Lõpetamisel kalendriaasta luua ettenähtud vormis dokumente: akt aegunud säilitustähtajaga dokumentide (jagude) hävitamiseks eraldamise kohta ning alaline ja pikaajaline (üle 10 aasta) säilitustähtajaga dokumentide inventuur;

    eraldama dokumente hävitamiseks (süsteemist kustutama), säilitades samal ajal EDMS -is teabe dokumentide hävitamiseks eraldamise kohta;

    edastada dokumente säilitamiseks teise hoidlasse (automatiseeritud süsteem), sealhulgas eksportida iga -aastaseid alalise säilitamise dokumentide osi nende üleandmiseks riigiarhiivi ja eksportida iga -aastaseid personalidokumentide osi personalidokumentide arhiivi ülekandmiseks.

Praktikas nõuab riiklikku salvestusse üleandmine EDMS -i ühilduvuse tagamist vastavalt iga -aastase osa ekspordivormingule tarkvarapakett « Arhiivifond„Kasutatakse riigi- ja munitsipaalarhiivides.

Nõuded sisaldavad sätet ladustamisaegade tagamise kohta, mis kestavad vähemalt sada aastat. Kuid praegu on sellised tehnoloogiad arendusjärgus ja autor pole teadlik ühestki EDMS -ist, mis võiks seaduslikult pakkuda nii pikki säilitusaegu. olulisi dokumente elektroonilisel kujul.

Vene Föderatsiooni telekommunikatsiooni- ja makaalutletud nõuded täiendavad VNIIDADi välja töötatud arhiivi- ja dokumendihalduse funktsionaalseid nõudeid infosüsteemidele, mis tagavad protsessis elektroonilise dokumendivoo sisemised tegevused föderaalsed täitevorganid ". Need on olulised nii kontoritöötajatele kui ka IT -osakondade töötajatele, kes tagavad elektroonilise kontorihaldus- ja dokumendihaldussüsteemi (EDMS) juurutamise või seadistamise.

Üldiselt võib ja tuleks kasutada kaalutletud nõudeid föderaalsete täitevorganite elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele, võttes muu hulgas arvesse vajadust töödelda nende süsteemide kaudu piiratud levikuga ametlikku teavet. EDMSi valiku, rakendamise ja esialgse seadistamise, aga ka juba toimiva EDMSi analüüsimiseks, et teha kindlaks, kas konkreetses organisatsioonis kasutatav EDMS vastab kaasaegsetele nõuetele. 5 Registreeritud Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumis 09.08.2010, registreerimisnumber 18380.

Elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (EDMS) hakati kasutama 1990ndate keskel. EDMSi kasutuselevõtt riiklikul tasandil on aga laialt levinud alles viimase viie aasta jooksul. Peamiseks stiimuliks oli siin Vene Föderatsiooni valitsuse 12.02.2011 korraldus nr 176-r, millega kiideti heaks tegevuskava föderaalsete täitevorganite üleminekuks paberivabale dokumendivoole ja Vene Föderatsiooni valitsuse määrus. 06.09.2012 nr 890 "Meetmete kohta elektrooniliste dokumentide liikumise parandamiseks valitsusasutustes" ...

Vastavalt Vene Föderatsiooni teespool nimetatud tegevuskavale "Nõuded föderaalsete täitevorganite elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele, võttes muu hulgas arvesse vajadust nende süsteemide kaudu töötlemiseks piiratud levitamise ametlik teave "koostati ja kiideti heaks. 2

Kuigi EDMSi kasutati eranditult institutsioonisiseste süsteemidena, ei olnud nende mitmekesisus ja kokkusobimatus üksteisega oluline probleem. Kuid ühtsele inforuumile ülemineku alguses kerkib esile osakondadevahelise elektroonilise dokumendihalduse korraldamine, vajadus EDMSi ühendada, tagada nende ühilduvus riiklike dokumentide vahetamise, elektroonilise suhtluse ja arhiivide säilitamise süsteemidega. Osaliselt on GOST R 53898-2010 suunatud EDMS-süsteemide interaktsiooni probleemide lahendamisele. “Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. Dokumendihaldussüsteemide koostoime. E -posti nõuded ".

"Nõuded elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele ..." on mõeldud föderaalsetele täidesaatvatele asutustele, kuid vastavalt art. 27. juuli 2006. aasta föderaalseaduse nr 149-FZ 11 sätteid kohaldatakse ka teiste riigiasutuste ja kohalike omavalitsusorganite suhtes. Kaubandusorganisatsioonidel on õigus korraldada EDMS oma äranägemise järgi, kuid arvestades riigi rolli meie riigis, juhinduvad tavaliselt kõik suured ja keskmise suurusega äriorganisatsioonid reeglitest, mille riik on kehtestanud, et hõlbustada suhtlemist riigiorganid.

Need nõuded on raamistiku iseloomuga ja seetõttu töötas 2013. aastal föderaalse arhiiviameti korraldusel ülevenemaalise dokumendihalduse ja arhiiviasjade uurimisinstituut (VNIIDAD) välja „Arhiivide ja dokumentide haldamise funktsionaalsed nõuded elektroonilisi elektroonilisi teenuseid pakkuvatele infosüsteemidele. Dokumentide ringlus föderaalsete täitevorganite asutuste sisetegevuse protsessis ". 3

Vaatleme Venemaa telekommunikatsiooni- ja manõuete ... kõige huvitavamaid sätteid.

"Nõuded elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele ..." määravad miinimumfunktsioonide komplekti, mis EDMS -is peab olema, samuti EDMS -i kasutamise korraldamise nõuded asutuses.

EDMSi üks peamisi nõudeid on selle mastaapsus nii ühendatud töökohtade arvu kui ka EDMSis sisalduvate dokumentide arvu osas. Tuleb meeles pidada, et kaasaegseid dokumendihaldussüsteeme kasutavad peaaegu kõik organisatsiooni töötajad, kes töötavad dokumentidega ning üldine suundumus on mõlema statsionaarse tööjaama kasutamine ja juurdepääs dokumentidele mobiilseadmetest, kaugjuurdepääs süsteemile. EDMS -i salvestatud dokumentide arvu osas tuleks meeles pidada, et kuna süsteem salvestab mitte ainult lõplikult täidetud ja allkirjastatud dokumente, vaid ka vahepealseid tööversioone, on EDMS -i vastuvõetud failide, mustandite ja dokumentide arv mitu korda suurem koolieelse lasteasutuse registreeritud dokumentide koguarv (sissetulevad, väljaminevad ja asutusesisesed). Nõuded näevad ette, et EDMS peab tagama kõigi dokumentide säilitamise vähemalt 5 aasta jooksul, kuid praktikas on vaja keskenduda vähemalt 10-15-aastasele perioodile, kuna see on periood, mille jooksul elektroonilist vormi kasutatakse jätkuvalt aktiivselt, eriti seda, et lk 20 lk. f) samad nõuded näevad ette võimaluse dokumente säilitada kuni sada aastat.

EDMSi oluline parameeter on selle toimivus. Kui riist- ja tarkvarakompleks (EDMS -server) ei ole piisavalt tõhus teatud arvule samaaegselt süsteemis töötavatele kasutajatele ja (või) teatud hulgale andmebaasile (süsteemis olevate dokumentide arv), peavad töötajad ootama dokumendikaardi või dokumendi enda avamiseks, seetõttu töötajate tootlikkus langeb. Seetõttu sisaldavad nõuded ajaparameetreid, mis peavad vastama EDMS -i toimivusele:

  1. EDMS -ile juurdepääsu aeg - mitte rohkem kui kolm sekundit;
  2. dokumendi registreerimise ajal loodud kaardile juurdepääsu saamise aeg, mis sisaldab andmeid, mis kirjeldavad dokumendi konteksti, sisu, struktuuri, dokumendiga ettevalmistamise, kaalumise, täitmise ja säilitamise ajal tehtud toiminguid, samuti identifitseerimisandmeid (metaandmed) ) - mitte rohkem kui viis sekundit.
Igas süsteemis võib esineda tõrkeid, nii tarkvara kui ka riistvara. Kuid EDMS -i ebaõnnestumine toob kaasa võimatuse töötada organisatsiooni kõigi töötajate dokumentidega, seetõttu kehtestavad nõuded EDMS -i tõrgete ja taaskäivitamise korral seisakute raamistiku - mitte rohkem kui 30 minutit. Samuti peaks EDMS esitama kasutajatele automaatse teatise süsteemi rikke kohta. Esiteks seadistavad nad tavaliselt administraatorile ja EDMS-i tehnoloogile automaatse teatise SMS-i ja e-posti teel.

Teine levinud olukord on see, et kasutaja on mingil põhjusel dokumendi kahjustanud või kogemata kustutanud. Nõuded näevad ette, et sel juhul tuleb elektrooniline dokument varukoopiast taastada 30 minuti jooksul. Vastavalt nõuetele peab organisatsioonil olema vähemalt üks EDMS -i salvestatud elektrooniliste dokumentide varukoopia. Kuid praktikas luuakse ohutuse tagamiseks vähemalt kaks varukoopiat, eelistatavalt erinevatel kandjatel. See minimeerib elektrooniliste dokumentide kaotamise riski.

EDMSi usaldusväärsuse tegur peab olema vähemalt 0,98.

Teine näitaja on EDMSi kaitsetase volitamata juurdepääsu eest. Piiratud dokumentidega töötavate valitsusasutuste puhul peab see olema vähemalt klassi 1G sertifikaat. Arvestades aga turvaliste EDMS -ide loomise ja haldamise kõrgeid kulusid, püüavad nad tavaliselt piiratud juurdepääsuga dokumentidega töötada traditsioonilises režiimis, paberkandjal, kuna need moodustavad reeglina väikese osa organisatsiooni dokumentidest. Muidu paigaldatakse selliste dokumentidega töötamiseks tavaliselt spetsiaalsed arvutid või isegi eraldi turvaline võrk, millel puudub ühendus avatud arvutivõrgu ja Internetiga. Kuid sel juhul on ette nähtud töötada ka EAE taseme dokumentidega, kuid mitte mingil juhul riigisaladust sisaldavate dokumentidega.

"Nõuded elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele ..." põhiosa on kirjeldus sellest, kuidas EDMS -is tuleks üles ehitada dokumendihalduse protsessid.

Rõhutatakse, et EDMS peaks pakkuma tööd organisatsiooni igat liiki ja kategooriate dokumentide ja projektide eelnõudega.

Valitsusasutuste kasutatav EDMS peab tagama interaktsiooni osakondadevahelise elektroonilise dokumendihalduse (MEDO), osakondadevahelise elektroonilise suhtluse (SMEV) ja muude infosüsteemidega.

EDMS-i töö peab vastama GOST R ISO 15489-1-2007 „Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem” sätetele. Dokumendihaldus. Üldnõuded ", sealhulgas elektroonilise dokumendi ehtsuse, terviklikkuse ja usaldusväärsuse tagamise valdkonnas, samuti föderaalsete täitevorganite kontoritöö eeskirjad, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 määrusega nr. 477 (nõuete punktid 9 ja 11).

EDMS peaks tagama kõik peamised kontoritööprotsessid:

Dokumendi või dokumendi (dokumendi eelnõu) teabe salvestamine EDMS -i (selle registreerimine või nõuete osas dokumendi sisestamine süsteemi):

  • dokumendi esitamine esinejale (EDMS -i kasutaja)
  • dokumendi kinnitamine
  • dokumendi allkirjastamine
  • dokumendi üleandmine (saatmine);
  • "Dokumentide säilitamine ja raamatupidamine vastavalt föderaalsete täitevvõimude kontoritöö juhistele, samuti täidesaatva distsipliini kontroll, võrdlusmaterjalide koostamine ja dokumentide arhiivi mahakandmine", see tähendab täitmise, teabe ja teatmeteos, jooksev säilitamine ja raamatupidamine, sealhulgas dokumentide ettevalmistamine riigiarhiivi või depositooriumi üleandmiseks.
Automaatse kontoritöö süsteemi eripäraks on kõigi kasutajate toimingute ja süsteemi sündmuste logimise funktsiooni olemasolu. Teisisõnu, kõik EDMS -is toimuv - dokument luuakse või registreeritakse, faili lihtsalt vaadatakse, redigeeritakse - kogu see teave salvestatakse spetsiaalsetesse teenindusfailidesse, mis võimaldab alati öelda, keda ja millal vaadatakse või juhib dokumenti (dokumendikaart). Eraldi on nõuetes ette nähtud dokumendi süsteemi sisestamise kuupäeva ja kellaaja kohustuslik fikseerimine. See teave salvestatakse nii registreerimiskaardile (dokumendi metaandmed) kui ka kontrolliteabesse (EDMS -i toimingute protokoll).

Vastavalt nõuete punktile 17 tuleb logida teave kõigi dokumentide või dokumentide komplektide, dokumentide eelnõude, registreerimiskaardi (metaandmete) abil tehtud toimingute kohta. See informatsioon:

  • toimingu teinud EDMS FOIV kasutaja kohta;
  • toimingu kuupäev ja kellaaeg;
  • dokumentide sisestamisel, dokumentide eelnõudel EDMS -is;
  • jaotise (alajao) liikumise kohta klassifitseerimisskeemis;
  • säilitusperioodide juhiste muudatuste ja järgnevate dokumentidega toimingute kohta;
  • toimingute kohta, mida EDMS FOIV-i administraator tegi dokumendi väärtuse kontrollimisel, mis viidi läbi vastavalt föderaalseadusele 22.10.2004 nr 125-FZ "Arhiiviasjadest Vene Föderatsioonis";
  • klassifitseerimisskeemi osa (alajao) hävitamise keelu kehtestamise ja tühistamise kohta;
  • metaandmete muutmine või hävitamine EDMSi kasutaja poolt;
  • dokumentidele juurdepääsuõiguste muutmise kohta;
  • dokumentide üleandmise kohta;
  • dokumentide hävitamise kohta;
  • dokumendi või metaandmete printimise kohta.
Teisisõnu, EDMS peaks võimaldama igal ajal saada teavet selle kohta, kes ja millal dokumenti või selle registreerimiskaarti avas, vaatas, muutis, samuti milliste dokumentidega konkreetne töötaja töötas.

Vene Föderatsiooni tnõuded jagavad EDMS -i toetatud kontoriprotsessid järgmisteks rühmadeks:

a) sissetulevate ja väljaminevate paberdokumentide töötlemine, mille organisatsioon on loonud või vastu võtnud ning mis on lisatud FOVi EDMS -i, registreerides, skaneerides ja luues dokumentidest elektroonilise pildi (sh postiside, telekommunikatsiooni ja kulleriga edastatud dokumendid);

b) osakondadevahelise elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kaudu vastuvõetud või edastatud elektrooniliste dokumentide töötlemine;

c) osakondadevahelise elektroonilise suhtlussüsteemi abil vastuvõetud või edastatud elektrooniliste dokumentide töötlemine;

d) e-posti teel saadud või edastatud elektrooniliste dokumentide töötlemine;

e) sisedokumentide töötlemine EDMSis.

Organisatsioonides, mis ei ole valitsusasutused, puuduvad punktid b ja c, dokumendid võetakse vastu kas traditsiooniliste suhtluskanalite kaudu või e-posti teel.

Kui dokument saadakse paberkandjal, hõlmab dokumendi EDMS -i sisestamine selle registreerimist, skaneerimist ja dokumendi elektroonilise kujutise loomist.

Dokumendi elektroonilisel kujul kättesaamise korral on dokumendi EDMS -i sisestamine selle EDMS -i laadimine, registreerimine koos saabunud dokumenti muudatuste tegemise keeluga.

Organisatsioon võib heaks kiita ja lisada paberimajandusjuhendisse dokumentide loendi, mille jaoks nende elektrooniliste piltide loomine on keelatud, näiteks puitlaastplaadi templiga dokumendid, millel on märge "isiklik", konfidentsiaalsed dokumendid jne. , see on SED -is registreeritud, kuid selle elektroonilist pilti ei looda.

Elektrooniliste dokumentide projektide puhul fikseeritakse dokumendi sisu nende loomise, kinnitamise ja allkirjastamise igal etapil, luues dokumentide versioonid ja lisades need dokumendikaardile.

EDHS peab toetama mis tahes failivormingu kinnitamist registreerimiskaardile. See on oluline, kuna EDMS -i kasutatakse tavaliselt mitu aastat ja selle aja jooksul võivad ilmuda programmide uued versioonid ja vastavalt ka failivormingud, mida EDMS peab samuti toetama. EDMS peaks võimaldama süsteemi sisenemist ja dokumendifailide registreerimist isegi siis, kui rakendus, milles dokument loodi, pole sellel töökohal olemas (pole installitud). Samal ajal peab EDMS -i tingimata olema võimalik kuvada mõningaid levinumaid vorminguid. Need on pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS peaks võimaldama dokumentide paigutamist hierarhilisse skeemi, mis koosneb osadest ja alajaotistest, mille kohaselt on korraldatud dokumentide EDMS -i süstematiseerimine ja säilitamine (klassifitseerimisskeem). Tuleb meeles pidada, et dokumendid paigutatakse füüsiliselt serverisse (salvestussüsteemi) järjekorras, mille määrab selle EDMS -i sisemine konfiguratsioon ja failide salvestamise põhimõtted, ning liigitusskeem on vaid väli registreerimiskaardil, mis võimaldab teil kiiresti leida dokumente klassifitseerimiskriteeriumide järgi.

Klassifitseerimisskeem põhineb tavaliselt organisatsiooni asjade nomenklatuuril.

EDMSi registreerimisvormis tuleb määrata need väljad, mis tuleb täita. Dokumendi sisestamisel peab EDMS paluma kasutajal täita nõutud väljad (metaandmed) (Nõuete punkt 13).

Dokumendiga töötamise käigus saab EDMSi sisestada mitte ainult resolutsioone, vaid ka dokumendi kohta kommentaare ja juhiseid. Dokumendi allkirjastamiseks (ja vajadusel heakskiitmiseks) näeb EDMS ette võimaluse ühendada elektroonilised allkirjad vastavalt föderaalseadusele "Elektrooniliste allkirjade kohta". 4

Dokumentide saatmisel traditsiooniliste meetoditega (paberil) pakub EDMS ümbrike üleprintimist ja meililistide printimist.

Asjaomastesse jagudesse (alajaotistesse) kuuluvate dokumentide säilitamise ajad kehtestatakse vastavalt tegevuste käigus loodud standardsete haldusarhiividokumentide loetelule valitsusagentuurid, kohalikud ametiasutused ja organisatsioonid, märkides ladustamisaja, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25.08.2010 korraldusega nr 558. 5

Vastavalt kehtestatud säilitusperioodidele peaks EDMS tegema järgmised toimingud:

  • hoidke dokumenti alaliselt;
  • viia läbi dokumentide väärtuse kontroll;
  • kalendriaasta lõpus looge ettenähtud vormis dokumendid: akt aegunud säilitamistähtajaga dokumentide (jagude) hävitamiseks eraldamise kohta ning alalise ja pikaajalise (üle 10 aasta) säilitustähtajaga dokumentide inventuur;
  • eraldama dokumente hävitamiseks (süsteemist kustutama), säilitades samal ajal EDMS -is teabe dokumentide hävitamiseks eraldamise kohta;
  • edastada dokumente säilitamiseks teise hoidlasse (automatiseeritud süsteem), sealhulgas eksportida iga -aastaseid alalise säilitamise dokumentide osi nende üleandmiseks riigiarhiivi ja eksportida iga -aastaseid personalidokumentide osi personalidokumentide arhiivi ülekandmiseks.
Praktikas eeldab üleandmine riigi hoidlasse EDMS -i ühilduvust iga -aastase rubriigi ekspordivormingus riigi- ja munitsipaalarhiivides kasutatava Arhiivifondi tarkvarakompleksiga.

Nõuded sisaldavad sätet ladustamisaegade tagamise kohta, mis kestavad vähemalt sada aastat. Kuid praegu on sellised tehnoloogiad arendusjärgus ja autor ei ole teadlik ühestki EDMS -ist, mis võimaldaks õiguslikult oluliste dokumentide elektroonilisel kujul nii pikka säilitamist.

Vene Föderatsiooni telekommunikatsiooni- ja makaalutud nõuded täiendavad VNIIDADi välja töötatud "Arhiivi- ja dokumendihalduse funktsionaalseid nõudeid infosüsteemidele, mis tagavad elektroonilise dokumendivoo föderaalsete täitevorganite sisemise tegevuse käigus". Need on olulised nii kontoritöötajatele kui ka IT -osakondade töötajatele, kes tagavad elektroonilise kontorihaldus- ja dokumendihaldussüsteemi (EDMS) juurutamise või seadistamise.

Üldiselt võib ja tuleks kasutada kaalutletud nõudeid föderaalsete täitevorganite elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele, võttes muu hulgas arvesse vajadust töödelda nende süsteemide kaudu piiratud levikuga ametlikku teavet. EDMSi valiku, rakendamise ja esialgse seadistamise, aga ka juba toimiva EDMSi analüüsimiseks, et teha kindlaks, kas konkreetses organisatsioonis kasutatav EDMS vastab kaasaegsetele nõuetele.

  1. Autoriga saab ühendust aadressil: kouznets @yandex .ru
  2. Kommunikatsiooniministeeriumi korraldus ja massikommunikatsioon Venemaa Föderatsioonist 02.09.2011 N 221, registreeritud Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumis 15.11.2011 N 22304.
  3. Avaldatud Venemaa arhiivi portaalis aadressil http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
  4. Föderaalseadus 06.04.2011 nr 63-FZ "Elektrooniliste allkirjade kohta" (muudetud 28.06.2014).
  5. Registreeritud Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumis 09.08.2010, registreerimisnumber 18380.
Sõpradega jagamiseks:
Sarnased väljaanded