Приказы по личному составу - это какие приказы? Какие документы относят к документам по личному составу Оформление кадровых приказов.

По личному составу – ключевой источник документооборота в каждой компании. В чем их важность, особенности составления, как правильно оформлять и хранить их? Об этом подробнее в нашей статье.

Приказы по кадрам – подробнее о документах

Согласно законодательству России, которое регулирует оформление и ведение делопроизводства, предполагает использование в компаниях разнообразных локальных актов. К ним также относят приказы, которые принято разделять на:

1. Приказы, относящиеся к основным видам деятельности.
2. Приказы, которые издаются в целях управления личным составом организации.

Если мы говорим про приказы по кадрам, то их принято относить ко второму типу, которые также относятся к распорядительной документации в компании.

Такие документы выдают для правильного и законного оформления следующих действий:

• При комплектовании .
• При перемещении сотрудников.
• Для оформления в адрес сотрудников.
• При увольнении и т.д.
• О вынесении премии или, наоборот, о .

При этом корректировки данные, которые фиксируются в трудовой книжке либо любой кадровой документации, обычно сопровождается составлением приказа.

Какие формы приказов существуют?

Существуют унифицированные формы приказов по личному составу, которые составлены на основе постановления № 1 Госкомстата, изданного в 2014 году.

Данное положение определяет следующие виды приказов по личному составу:

• Т-1, который используют при приеме сотрудников.
• Т-5, которая применяется при переводе специалиста.
• Т-6, без которой не обойтись при отправке работника в отпуск.
• Т-8, который сообщает об увольнении.
• Т-9 – этот приказ необходим при оформлении сотрудника в командировку.
• Т-11, которая нужна для премировании специалистов.

Однако нужно отметить, что вышеперечисленные формы обычно используются в государственных предприятиях, а вот в частных компаниях приказы могут оформлять по иным шаблонам, принятым в организации.

Структура приказов – из чего состоит документ?

Очень важный фактор классификации приказов – структура документа, за счет которой такие документы делят на два вида:

1. Сложные.
2. Простые.

Простые по структуре приказы характеризуются присутствием одного распорядительного блока (где будет указание к действию, например, «принять», «отправить в отпуск»). Если документ оформляется на одного сотрудника, то его рассматривают как индивидуальный, если на нескольких – то свободный.

Сложные по структуре приказы характеризуются наличием нескольких распорядительных блоков. Такие документы достаточно распространены, однако их использование на предприятии считается трудоемким мероприятием даже с учетом работы с помощью специальных программ, поскольку для оформления такой документации придется пользоваться большим объемом данных, которые могут быть «раскинут» по разным документам и разделам.

Давайте боле подробно рассмотрим элементы структуры приказов. Главным элементом считается раздел, состоящий из пунктов, которые должны быть включены в документ на основе других бумаг. При этом обязательно привести ссылку (например, на положение ТК РФ и т.д.). Если составляется приказ о назначении человека на какую-либо должность, то такие пункты могут быть включены на основе:

1. Заявления специалиста.
2. Трудового договора, записки руководителя отдела.
3. Служебной записки.

В бумаге рекомендуется сначала написать слово «Основание», после чего указать ссылку на документ. При этом в приведенном источнике обязательно должен быть отражен факт, что человек ознакомлен с текстом документа. То есть прописывается фраза «С приказом ознакомлен» и напротив нее ставится подпись.

Хорошо бы приводить в документах юридические формулировки, к примеру, если они связаны с величиной заработка сотрудника, расписанием работы.

Таким образом, структура любого приказа предполагает наличие отдельных боков, которые отражают:

• Действие руководителя компании.
• ФИО и иные данные на сотрудника.
• Дата вступления документа в силу.
• Ссылки на источники.

Кроме того приказы могут быть дополнены разными приложениями, если их тяжело отразить в самом документе. Например, это схемы, картинки, которые более подробны помогут объяснить текстовую информацию.

Следует обратить внимание на несколько советов экспертов по вопросу оформления таких документов:

• Не следует пользоваться сокращениями.
• Отсутствие в документах источников с различным сроком хранения.

Составление приказов кадрам – подробное руководство

Прежде всего следует отметить, что издание приказов подразумевает решение следующих задач для оформления документа:

• Инициирование решение о создании приказа.
• Сбор данных, которые нужны для оформления бумаги.
• Подготовка шаблона приказа, его составление, согласование.
• Внесение данных в документ и его подписание ответственными лицами.

Подготовительный этап

Первый этап осуществляется с применением данных, которые есть в служебных записках, различных акта. Проекты документов обычно составляются представителями кадровых служб.

Очень важно при издании документа убедиться в том, что он будет соответствовать нормам современного законодательства.

Сбор информации

Затем сотрудник кадровой службы должен собрать данные для издания приказа, которая может быть расположена во:

• Внутренних актах компании.
• В правовой документации, например ТК РФ.
• В архивных документах.

Проект приказа

Далее разрабатывается сам приказ по личному составу. Тут важно правильно оформить сам документ – в нем нужно указать о разработке проекта, написав слово «Проект». Правда, сам текст документ должен максимально соответствовать будущему приказу.

Подписание приказа

На данном этапе все просто: главное, чтобы у человека, который будет принимать документ, были на это полномочия, но чаще всего подобные документы подписывают сами руководители.

Ему нужно передать полностью подготовленную форму приказа, то есть с текстом документа, другой важной информацией. Руководитель , ставит там свою подпись. Если необходимо, документ аннулируется. После появления на документе подписи руководителя его передают сотруднику на ознакомление, который также должен оставить свою подпись.

Правила регистрации и хранения таких документов

Процедура регистрации предполагает внесение данных о документе в регистры компании, поскольку только после этого можно сказать, что документ имеет юридическую силу. Данная работе решает три задачи:

1. Правильный учет документов.
2. Контроль над выполнением приказов.
3. Доступ к документам при необходимости.

При этом записываться в регистры должны не только приказы, но и другие как внутрикорпоративные документы, так и те, что поступают из других организаций. При регистрации приказ получает свой личный номер, индекс.

Существует три метода регистрации, которые можно использовать в компании. Прежде всего, это использование журналов, где детально отображается информация о том, в каком отделе был создан документ, для каких целей. Второй вариант – карточная регистрация данных, которые применяются для внутрикорпоративного документооборота. Здесь все просто? Оформляются контрольные карточки, которые объединяют в картотеки. Последний вариант – использование автоматизированных программ для регистрации приказов для этого используются специальные программы.

Главное, регистрирую документы, соблюдать положение Минкультуры от 2005 года, который предполагает отражение в приказе название компании, наименование источника, дату создания, наличие регистрационного номера, заголовка и текста приказа.

Если предполагается создание большого количества приказов, их лучше классифицировать по отдельным базам в реестре для более удобного поиска документов.

Следует помнить, что хранить приказы в организации необходимо в течение определённого срока их действия – какие-то документы хранятся по 5 лет, другие – по 75 лет. Потому при хранении документы нужно разделять по срокам. Кроме того, приказы хранят отдельно от документации, относящейся к основной деятельности компании.

Ответственный за их оформление специалист должен подшить все документы, пронумеровать их, дополнить описями и для надежности упаковать в специальные обложки.

Вконтакте

Организация трудового процесса в организации требует издания распорядительных документов. Одним из видов таких документов являются приказы по личному составу. Издает их руководитель компании. Эти документы позволяют регулировать правовые отношения между работодателем и работником.

Виды приказов по личному составу

Каждое действия в организации в отношении работников должно производится на основании приказов. Оформляют приказ по личному составу в следующих случаях:

• прием на работу сотрудника;
• перевод работника на другую работу;
• направление сотрудника в командировку;
• предоставление отпуска работнику;
• вынесение поощрения сотруднику, дисциплинарного взыскания;
• увольнение работника и пр.

Порядок действий при издании приказа, а также его движение до момента передачи в архив будет следующим:

1. Поступление документа, являющегося основанием для издания приказа по личному составу.
2. Подготовка проекта приказа по личному составу.
3. Направление проекта приказа руководителю на согласование.
4. Подписание приказа директором.
5. Ознакомление работника с приказом.
6. Хранение приказа должным образом до передачи его в архив.
7. Передача приказа по личному составу в архив.

Основания для оформления приказа по личному составу

В каждом приказе по личному составу требуется указание документа, явившегося основанием для его издания. В зависимости от того, какой издается вид приказа будет отличаться и основание:

1. Приеме на работу. В качестве основания для такого приказа выступают: заявление соискателя, трудовой договор, приглашение работодателя.
2. Отпуск. Основаниями для издания приказа о предоставлении отпуска являются: заявление сотрудника на отпуск, график отпусков.
3. Об увольнении. В приказе об увольнении сотрудника в качестве основания могут быть указаны: заявление сотрудника, акт нарушения дисциплины труда, постановление суда, иные документы исходя из причины увольнения.
4. Изменение персональных данных. Основаниями для издания приказа об изменении персональных данных будут являться: заявление сотрудника с приложенными к нему копиями регистрационных документов, подтверждающих изменения в личных данных (из ЗАГСа).
5. Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работника. Основанием для издания приказа о переводе является заявление работника.
6. Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работодателя (только с согласия работника). В качестве основания в приказе указывается представление на перевод.
7. Перевод работника в связи с производственной необходимостью. В качестве оснований выступают: докладная записка, приказ по основной работе, документы, подтверждающие необходимость перевода.
8. Командировка. В приказе на командировку в качестве основания указывается докладная записка (непосредственного руководителя), в которой указаны цели командировки.

Как оформляются приказы по личному составу

Важно! Составляется приказ по личному составу либо по унифицированной форме (утв. Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004) или свободной форме. В случае последнего форма приказа разрабатывается компанией самостоятельно. Как правило, для этого используют фирменный бланк организации.

Унифицированные формы существуют не для всех видов приказов. Рассмотрим какие формы используют для того или иного вида приказа:

1. «Приказ о приеме на работу» (форма №Т-1).
2. «Приказ о переводе работника на другую работу» (форма №Т-5).
3. «Приказ о предоставлении работнику отпуска» (форма №Т-6).
4. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником» (форма Т-8).
5. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками» (форма Т-8а).
6. «Приказ о направлении работника в командировку» (форма №Т-9).
7. «Приказ о направлении работников в командировку» (форма №Т-9а).
8. «Приказ о поощрении работника» (форма №Т-11).
9. «Приказ о поощрении работников» (форма №Т-11а).

Некоторые приказы по личному составу оформляются сразу на несколько работников.

Как приказ по личному составу оформить на фирменном бланке

Если приказ по личному составу оформляется в свободной форме на фирменном бланке компании, то в нем должно быть указано:

• наименование документа;
• дата и порядковый номер приказа;
• место издания;
• заголовок;
• содержание приказа и сведения по исполнителю.

Текст приказа следует излагать кратко, в повелительной форме. Распорядительную часть делят на несколько разделов, нумеруют которые арабскими цифрами. В этой части указывается причина и цель издания документа. Приказ должен содержать конкретные распоряжения, задания, сроки их исполнения, а также ФИО и должности исполнителей. Заверяет приказ руководитель компании.

Дата издания и регистрационный номер приказа проставляется только после того, как он будет полностью оформлен. Не следует этого делать до момента подписания документа. Иначе, если приказ придется переделать, то в это время могут быть зарегистрированы уже другие приказы.

Согласование проекта приказа по личному составу

Как уже отмечалось выше готовится проект приказа на основании определенного документа (заявление, докладная или служебная записка и др.) После этого проект приказа представляется на подпись директору или иному лицу, уполномоченному подписывать такие документы. В приказе должна быть расшифровка подписи руководителя (иного лица), а также указание его должности.

Важно! Определенные виды приказов подлежат согласованию в структурных подразделениях компании.

Руководители структурных подразделений (замещающие из лица) должны проставить свою визу на листе согласования. Сколько времени займет согласование будет зависеть от порядка, установленного внутри компании.

Как хранятся приказы по личному составу

Приказ по личному составу оформляется в нескольких экземплярах. При этом оригинал документа остается у кадровиков, одна копия передается в бухгалтерию, а вторая – в личное дело сотрудника.

Все приказы по личному составу формируют в дела, для чего:

• приказы подшиваются или переплетаются;
• нумеруются все листы;
• составляется лист-заверитель;
• подготавливается внутренняя опись;
• оформляется обложка.

Если приказы подшиваются, то это делают на четыре прокола в картонную (твердую) обложку. Если приказы переплетаются, то это необходимо сделать таким образом, чтобы документы можно было прочесть.

Важно! Если приказ по личному составу издан до 2003 года, то хранить их следует не менее 75 лет. Если издан приказ после указанной даты, то хранить их нужно не менее 50 лет. Некоторые приказы хранятся только 5 лет.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Чем отличаются приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.

Ответ: К приказам по личному составу относят документы, на основании которых оформляется прием работника, его перевод, перемещение, отпуск, увольнение и иные трудовые отношения. Все другие распорядительные документы являются приказами по основной деятельности.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.

Разделение на группы

Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.

К приказам по основной деятельности , в частности, относятся приказы:

• об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
• об утверждении графиков отпусков:
• об утверждении и изменении штатного расписания;
• об установлении режима работы и внесении изменений в него;
• об аттестации;- о создании комиссии и др.

Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

К приказам по личному составу относятся приказы:

• о приеме, переводе, увольнении работников;
• о предоставлении различных видов отпусков;
• о направлении в командировку;
• о поощрении;
• о дисциплинарных взысканиях и др.

Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. "Перечня").

Оформление бланков

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты :

• дата;
• регистрационный номер документа;
• заголовок "Приказ" или "Распоряжение";
• тема;
• текст;
• подпись руководителя.

В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.

Приказы по личному составу - это какие приказы ? Раскрытию данной темы, а также вопросам о форме, содержании, регистрации и хранении приказов такого рода и будет посвящена наша статья.

Что относится к приказам по личному составу?

Приказ — это локальный организационно-распорядительный акт, в котором отражаются административные, организационные, управленческие и иные вопросы деятельности хозяйственного субъекта. Законодательно закрепленной классификацией приказов можно считать предложенное в п. 19 части 1.1 раздела 1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) деление их на следующие категории:

• приказы по личному составу (приказы по кадрам и учету кадров, кадровые приказы);
• приказы по основной деятельности;
• приказы по административно-хозяйственным вопросам.

С учетом данной классификации ответом на вопрос «Приказ по личному составу - это какой приказ ?» может стать определение его как документа, которым оформляют решения, затрагивающие личные интересы работника. К таким актам относят, например, приказы о приеме на работу, поощрении, отпуске, переводе, увольнении и других моментах, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Перечень приказов по кадрам является открытым, кадровая служба сама определяет список необходимых для конкретного предприятия локальных актов.

Свободные и унифицированные формы приказов, их содержание

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены образцы приказов по личному составу (учету кадров). К указанным документам относятся:

• приказы о приеме на работу;
• приказы о переводе;
• приказы об отпуске;
• приказы о командировке;
• приказы о поощрении;
• приказы об увольнении.

Однако соблюдать названные формы, согласно Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"», необязательно. То есть работодатель при желании может создавать и использовать свои бланки приказов — и это удобно, поскольку помимо перечисленных выше существует масса других моментов, которые также должны быть отражены в соответствующих приказах. Например, на практике часто издаются приказы:

• о взыскании;
• совмещении;
• замещении;
• привлечении к сверхурочным работам;
• надбавке;
• дежурстве и др.

При этом самостоятельно разработанные акты должны содержать определенный набор реквизитов (ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). К ним относятся:

1. Наименование приказа.
2. Дата составления.
3. Наименование предприятия.
4. Содержание (обстоятельства) факта хозяйственной деятельности.
5. Денежная или натуральная величина описываемого явления.
6. Данные сотрудника, интересы которого затрагивает документ.
7. Подпись лица, которое заверяет кадровые приказы.

Также при составлении приказов можно руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Хотя этот акт носит рекомендательный характер, в нем раскрыты все правила образцового оформления документов, которые следует применять в целях достижения единообразия делопроизводства.

В крупных организациях дополнительно существует процедура визирования проектов приказов. К числу сотрудников, согласовывающих приказы по учету кадров, обычно относятся:

• начальник кадровой службы;
• бухгалтер;
• непосредственный начальник работника, в отношении которого издан приказ;
• юрист.

После визирования документ подписывает или отправляет на доработку руководитель предприятия.

Пример приказа

Общество с ограниченной ответственностью

«Региональный фонд недвижимости» 3

Приказ № 10-к

г. Рыбинск

О дисциплинарном взыскании 1

Сделать:

директору ООО «РФН» Андрушко Евгении Альбертовне 6 замечание в связи с ненадлежащим исполнением своих трудовых обязанностей. 4,5

Основание:

1. Представление № Х-Х от ХХ.ХХ.ХХХХ и. о. прокурора Советского района г. Рыбинска.

2. Ст. 192 Трудового кодекса РФ.

Зам. директора: (подпись) Г. Д. Драгомерецкий 7

С приказом ознакомлена: (подпись) Е. А. Андрушко

16.02.2016

Нумерация приказов по личному составу, образец книги регистрации приказов

Номер приказа содержит его порядковый номер и дополнительные обозначения, если они приняты в организации. При нумерации приказов по учету кадров рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «К», «ЛС», «Л/С».

Все приказы должны отражаться в книге регистрации или журнале учета приказов. Только зарегистрированный документ приобретает официальный характер. Так как рекомендуемой формы книга не имеет, ее составляют в произвольном виде.

Вот примерный образец заполнения книги регистрации приказов:

Сколько действуют кадровые приказы, каков срок хранения их на предприятии, сколько лет хранятся они в архиве?

Приказы по личному составу начинают действовать либо с даты их издания, либо с момента, указанного в самом документе. Теряют силу приказы, если:

Не знаете свои права?

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

- «О создании Канцелярии»;

- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

- «Об утверждении Положения об архиве».

Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

- «О проведении аудита делопроизводства»;

- «О проведении экспертизы ценности документов»;

- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

- «О проведении Дня охраны труда»;

- «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

Приказ о приеме на работу;

Расторжении трудового договора (увольнении);

Предоставлении отпуска;

Возложении обязанностей;

Премировании;

Переводе;

Направлении в командировку и т.д.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

О приеме работника на работу - форма № Т-1;

Приеме работников на работу - форма № Т-1а;

Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;

Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;

Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);

Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;

Направлении работника в командировку - форма № Т-9;

Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;

Поощрении работника - форма № Т-11;

Поощрении работников - форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае - «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно - раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

Об определении места для курения;

О переходе на электронную пропускную систему;

Ремонте помещений;

Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

Выделении транспортных средств для решения различных задач;

Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

Проведении инструктажа по ГО и ЧС;

Об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• ...и обратно . Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один - с пятидесятилетним, другой - с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.