Хранение информационных объектов различных видов на различных носителях. Хранение документов в организации

Архивация (упаковка) - помещение (загрузка) исходных файлов в архивный файл в сжатом или несжатом виде. Архивация предназначена для создания резервных копий используемых файлов, на случай потери или порчи по каким-либо причинам основной копии (невнимательность пользователя, повреждение магнитного диска, заражение вирусом и т.д.).

Для архивации используются специальные программы, архиваторы, осуществляющие упаковку и позволяющие уменьшать размер архива, по сравнению с оригиналом, примерно в два и более раз.

Архиваторы позволяют защищать созданные ими архивы паролем, сохранять и восстанавливать структуру подкаталогов, записывать большой архивный файл на несколько дисков (многотомный архив).

Сжиматься могут как один, так и несколько файлов, которые в сжатом виде помещаются в так называемый архивный файл или архив. Программы большого объема, распространяемые на дискетах, также находятся на них в виде архивов.

Архивный файл - это специальным образом организованный файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом или несжатом виде и служебную информацию об именах файлов, дате и времени их создания или модификации.

Выигрыш в размере архива достигается за счет замены часто встречающихся в файле последовательностей кодов на ссылки к первой обнаруженной последовательности и использования алгоритмов сжатия информации. Степень сжатия зависит от используемой программы, метода сжатия и типа исходного файла. Наиболее хорошо сжимаются файлы графических образов, текстовые файлы и файлы данных, для которых степень сжатия может достигать 5 - 40%, меньше сжимаются файлы исполняемых программ и загрузочных модулей - 60 - 90%. Почти не сжимаются архивные файлы. Программы для архивации отличаются используемыми методами сжатия, что соответственно влияет на степень сжатия. Для того чтобы воспользоваться информацией, запакованной в архив, необходимо архив раскрыть или распаковать. Это делается либо той же программой-архиватором, либо парной к ней программой-разархиватором.

Разархивация (распаковка) - процесс восстановления файлов из архива в первоначальном виде. При распаковке файлы извлекаются из архива и помещаются на диск или в оперативную память.

Самораспаковывающийся архивный файл - это загрузочный, исполняемый модуль, который способен к самостоятельной разархивации находящихся в нем файлов без использования программы-архиватора. Самораспаковывающийся архив получил название SFX-архив (SelF-eXtracting). Архивы такого типа в обычно создаются в форме.ЕХЕ-файла.

Архиваторы, служащие для сжатия и хранения информации, обеспечивают представление в едином архивном файле одного или нескольких файлов, каждый из которых может быть при необходимости извлечен в первоначальном виде.

• имя файла; o сведения о каталоге, в котором содержится файл;
• дата и время последней модификации файла;
• размер файла на диске и в архиве;
• код циклического контроля для каждого файла, используемый для проверки целостности архива.

Архиваторы имеют следующие функциональные возможности:

1. Уменьшение требуемого объема памяти для хранения файлов от 20% до 90% первоначального объема.

2. Обновление в архиве только тех файлов, которые изменялись со времени их последнего занесения в архив, т.е. программа-упаковщик сама следит за изменениями, внесенными пользователем в архивируемые файлы, и помещает в архив только новые и измененные файлы.

3. Объединение группы файлов с сохранением в архиве имен директорий с именами файлов, что позволяет при разархивации восстанавливать полную структуру директорий и файлов.

4. Написание комментариев к архиву и файлам в архиве.

5. Создание саморазархивируемых архивов, которые для извлечения файлов не требуют наличия самого архиватора.

6. Создание многотомных архивов – последовательности архивных файлов. Многотомные архивы предназначены для архивации больших комплексов файлов на дискеты.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Краснодарский государственный университет культуры и искусств»

кафедра «Документоведения и информационной культуры»

курсовая работа

тема: Хранение документов

Выполнила студентка 2 курса

ОЗО, ДОК-08

Стрюкова Н.В.

факультет: «Информационно-

библиотечный»

специальность: «Документоведение»

Проверил:

Зиновьева Нона Борисовна

Краснодар 2010

Введение

1 Оперативное хранение документов

1.1 Систематизация документов

1.2 Общие принципы формирования дел

1.2.1 Группировка документов в дела

1.2.2 Последовательность расположения документов в деле

1.2.3 Распорядительные документы и приложение к ним

1.2.4 Планы и отчеты

1.2.5 Документы социального характера

1.2.6 Составление заголовков дел

1.3 Номенклатура дел организации

1.3.1 Цели создания

1.3.2 Типовые и примерные номенклатуры дел

1.3.3 Оформление и ведение номенклатуры дел

1.3.4 Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

2 Оценка значимости документов и сроков их хранения

2.1 Значение и ценность документов

2.2 Критерии оценки информационного содержания документов

2.3 Критерии оценки информационного содержания документов

2.4 Типовые и ведомственные перечни документов и их значение

2.5 Перечень типовых документов и его структура

3 Оформление документов и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение

3.1 Описи дел

3.2 Акты о выделении документов к уничтожению и снятию с учета

3.3 Оформление дел

3.3.1 Оформление дел для оперативного хранения

3.3.2 Дополнительная подготовка дел для длительного хранения

3.3.3 Внутренние описи

3.3.4 Нумерация листов в деле

3.3.5 Заверительная запись

3.3.6 Оформление обложки дела

4 Архивное хранение документов

4.1 Развитие архивного дела в России

4.2 Обеспечение сохранности документов

4.2.1 Электронные документы в архивах

4.2.2 Размещение документов в хранилищах

4.2.3 Проверка наличия и состояния документов

4.3 Формы использования документов из архивного фонда организации

4.3.1 Архивные справки

4.3.2 Архивные выписки и копии

4.3.3 Порядок выдачи архивных справок и других документов

4.3.4 Выдача из хранилищ архивных дел на руки

4.3.5 Другие виды использования архивных фондов организаций

В ведение

Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов.

Для четкой организации документационного обеспечения управления, документы организации -- как поступающие в нее извне, так и нарабатываемые в процессе повседневной работы внутри ее структурных подразделений, должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера, подлежат, по окончании работы с ними, текущему хранению. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой -- что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Хранение перечисленных документов организуется и осуществляется в специально оборудованных помещениях службы документационного обеспечения управления, где постоянно поддерживается необходимый температурно - влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.). Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица, ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов.

В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала соответствующего подразделения службы ДОУ. Доступ к местам хранения документов не должен быть загроможден мебелью, оборудованием и т. п. Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания. Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени -- сдаваться дежурному под роспись.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации: документы текущего управления; документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд; собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Цель курсовой работы показать многогранность работы с документами, начиная с движения документов в текущей деятельности организации и заканчивая хранением документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

В связи с поставленной целью в курсовой работе решены следующие конкретные задачи:

ь оперативное хранение документов;

ь оценка значимости документов и сроков их значения;

ь оформление документов и дел к уничтожению и на длительное хранение;

ь архивное хранение документов.

Объектом исследования является - архив ФГОУ СПО «Брюховецкий аграрный колледж».

Основными источниками информации и структурой при написании курсовой работы явились: Практическое пособие - Документационное обеспечение документов, учебное пособие - современное делопроизводство, документационное обеспечение управления, учебники по делопроизводству, Положение об архиве, номенклатура дел.

1 Оперативное хранение документов

1.1 Систематизация документов

Подавляющее большинство документов, как приходящих в организацию извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняется на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, - его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков.

Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и для своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признака добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов.

Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому не нужными документов - дело всей организации в целом.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.

1.2 Общие принципы формирования дела

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных - файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

ь распределение исполненных документов по делам;

ь расположение документов внутри дела;

ь оформление обложки дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договора и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

1.2.1 Группировка документов в дела

Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет с оформлением дела как переходящего с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Информационные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №…».

1.2.2 Последовательность расположения документов в деле

Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, пошивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их месторасположении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документов, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обуславливает и специфику формирования их в дела.

1.2.3 Распорядительные документы и приложения к ним

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами как их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

1.2.4 Планы и отчеты

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например, «Отчет за 2007 г.», составленный в 2008 г., должен включаться в дела 2007 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности предприятия, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету по основной деятельности за 2002 г. будут прилагаться формы статистической отчетности по основной деятельности данной организации.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и др. - группируются как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Годовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года

1.2.5 Документы социального характера

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

В личные дела группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации, в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

1.2.6 Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

ь название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

ь корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

ь вопрос или краткое содержание документов дела;

ь название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ь даты (период), к которым относятся документы дела;

ь указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

Журнал учета выдачи дипломов

Протоколы собраний акционеров предприятия

Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)

Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел содержащих приложения к какому-либо документу:

Документы к протоколам научно-технической комиссии

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формируются с использованием термина «дело»:

Личные дела административно-управленческого персонала

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

Переписка с ООО «ЛАГ» о сроках возвращения кредитов

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

Протоколы заседания Совета учредителей

При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

Переписка с Росархивом

Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

Переписка по научно-организационным вопросам

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

Переписка с организациями г. Харькова о поставках продукции

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:

Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2008 г.

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал:

Сводный баланс доходов и расходов за I--II кв. 2008 г.

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии.

1.3 Номенклатура дел организации

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

1.3.1 Цели создания

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

ь закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

ь закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

ь служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

ь является единственным средством учета переходящих дел, т. е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

ь становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

1.3.2 Типовые и примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечении их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

1.3.3 Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее - Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работников ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязательном согласовании с экспертной комиссией, а для части организаций, состав которых определяется Архивной службой РФ, - и с экспертно-проверочной комиссией одного из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года. При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

Образец номенклатуры дел

В качестве первой графы номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия 01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб -01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

ь организационно-распорядительная документация;

ь плановая документация;

ь отчетная документация;

ь документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

ь документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

ь документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В четвертой граве номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

отметки о заведении дел - «заведено»;

о переходящих делах - «переходящее с 2001 г.» или «переходящее на 2003 г.»;

о передаче дел в другую организацию - «акт выдачи во временное пользование от __________ №»;

о местонахождении подлинников документов - «подлинники в деле 01-02»;

о передаче дел в ведомственный архив - «переданы в архив по описи 07.03.2002» и т.п.

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

1.3.4 Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и приобтает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подготовки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначительной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Пречня типовых документов).

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

ь дела со сроками хранения до 10 лет;

ь дела со сроками хранения свыше 10 лет;

ь дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих» дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно, - «с отметкой ЭК (ЭПК)».

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, принимает документы данной организации на хранение.

2 . Оценка значимости документов и сроков их хранения

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.

2.1 Значение и ценность документов

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускника учебных заведений и т.д., должны сохраняться в течение жизни человека, но и они в конечном счете утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности.

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца.

Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, или по архивной терминологии, постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность определения ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Вообще оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения.

2.2 Экспертные комиссии организаций

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота - центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Архивной службы РФ (Росархивом) в 1995 г. разработано и утверждено Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

ь сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

ь сотрудника, ответственного за архив;

ь специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

ь специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

ь пересоставляемая номенклатура дел;

ь описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

ь акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел от вида носителя;

ь комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

ь предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями типовыми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ

2.3 Критерии оценки информационного содержания документов

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождение, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества; значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, пронзая новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложена проблемы и др.

2.4 Типовые и ведомственные перечни документов и их значение

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархив разработал также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения, оценки информационной ценности и определения сроков хранения различных функциональных групп документов:

ь изобретений и открытий;

ь документов с повторяющейся информацией;

ь научно-технической документации;

ь производственны автоматизированных систем управления;

ь редакционных документов и т.д.

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой РФ этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.

На основе и в развитие работ Архивной службы РФ министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли; все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе РФ. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения (1988 г.).

2.5 Перечень типовых документов и его структура

Действующий Перечень разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроки их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

ь организация системы управления;

ь планирование деятельности;

ь финансирование деятельности;

ь учет и отчетность;

ь экономические, научные, культурные связи;

ь информационное обслуживание;

ь трудовые отношения;

ь кадровое обеспечение;

ь материально-техническое обеспечение деятельности;

ь административно -хозяйственные вопросы;

ь социально-бытовые вопросы;

ь деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «a)» до «п)»:

а) ценных бумаг - постоянно;

б) договоров, контрактов, соглашений - 5 л. ЭПК;

в) основных средств - 5 л. и т.д.

Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа.

В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлен, если члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» и др.

3 Оформление документов и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение

3.1 Описи дел

Для учета дела длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел - и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, подлежат включению в самостоятельные описи.

Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по установленной Архивной службой РФ форме. Описи дел постоянного хранения отличаются от описей дел долговременного хранения отсутствием в них графы 6 (срок хранения). Правилами не предусмотрено проставление в графе «Срок хранения» ссылок на статьи перечня, так как они уже были в номенклатурах дел. Но в настоящее время, когда номенклатуры дел в организации может и не быть, добавление ссылок на статью перечня для таких случаев не ухудшит качества описи.

Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел. В случае если какие-либо дела включаются в опись с нарушением систематизации, они могут вноситься в описи последними под литерными номерами. Сами дела размещаются в описи в соответствии с рекомендованной Архивной службой РФ систематизацией. Так, заголовки дел по личному составу систематизируются в следующем порядке:

ь приказы (распоряжения) по личному составу;

ь списки личного состава;

ь карточки по учету личного состава;

ь личные дела уволившихся сотрудников;

ь лицевые счета сотрудников;

ь невостребованные трудовые книжки;

ь акты о несчастных случаях.

В крупных организациях в качестве разделов описи могут составляться по структурным подразделениям, а затем на их основе уже архивом организации готовится сводная опись. Описи всегда завершаются итоговой записью о количестве внесенных в них дел и подписываются составителями. При незначительном количестве документов опись можно составлять за ряд лет, деля ее на годовые разделы с полным оформлением каждого раздела.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Состав индексов описей номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией. Если организация сдает свои документы постоянного хранения в государственный архив, то описи по личному составу согласуются с экспертно-проверочной кош архивного органа (федерального архива), а постоянного хранения утверждаются ею до утверждения директором организации.

На всех описях и актах, рассмотренных экспертными комиссиями, проставляется гриф согласования с указанием даты заседания и номера протокола. Иногда в организациях, отдавая дань архивным традициям, в грифе согласования с архивным органом используют устаревший термин «одобрено».

3.2 Акты о выделении документов к уничтожению и снятию с учета

Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:

ь о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

ь об аннулировании машиночитаемого документа;

ь о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

ь о неисправимых повреждениях дел.

Основным из этих актов является Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих (дальнейшему) хранению.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и но личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например: копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатурам дел (графа 5). Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указываются не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого можно приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации - сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка, с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица.

3.3 Оформление дел

3.3.1 Оформление дел для оперативного хранения

Оперативное хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение можно в свою очередь, разделить на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами их исполнения: «Срочно», «На исполнении», «К заседанию», «На подпись» и т.п. Папки могут храниться в тчение дня на столе исполнителя, после окончания работы должны убираться в ящик -шкаф или сейф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы документы можно было быстро передать руководителю или другому сотруднику. Но законченные документы запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но более приемлемым для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в кнце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дырокол через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в документальный фонд организации, подробно регламентировано Архивной службой РФ в Основных правилах работы ведомственных архивов и действует без изменений с 1988 г.

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

ь название организации;

ь название структурного подразделения, где сформировалось дело;

ь индекс дела;

ь количество листов в деле;

ь даты первого и последнего документов;

ь срок хранения дела;

ь шифры каждого дела.

Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка и подразделения выносятся на обложку после завершения дела в процессе его обработки.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными документами должны оформляться и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

3.3.2 Дополнительная подготовка дел для длительного хранения

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного - свыше 10 лет - хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Архивной службы РФ.

Дела временного - до 10 лет включительно - срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Подобные документы

Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

контрольная работа , добавлен 14.03.2009


Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.

презентация , добавлен 16.04.2012


Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.

курсовая работа , добавлен 02.03.2014


Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Организация и проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения, оформления результатов и хранение. Информационные технологии в архивах.

дипломная работа , добавлен 13.03.2019


Стадии жизненного цикла организации: понятие, классификация и типы. Сущность и функции ликвидационной комиссии, правила хранения документации. Экспертиза ценности документов, принципы оформления дел и составление их описей. Передача документов в архив.

дипломная работа , добавлен 10.05.2015


Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации. Принципы и критерии ценности документов, критериям происхождения и содержания. Особенности, правила передачи и приема телефонограммы, назначение в работе организаций.

контрольная работа , добавлен 07.08.2010


Особенности формирования дел в учреждении, основные признаки их заведения. Принципы расположения документов в открытом деле. Систематизация в делах отдельных видов документов. Общие требования к оформлению дел, нумерация их листов, оформление обложки.

курсовая работа , добавлен 05.04.2015


Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.

контрольная работа , добавлен 29.03.2012


Понятие архивов, их основные задачи и функции. Анализ комплектования архива и требования к оформлению принимаемых дел. Методы совершенствования составления и оформления описей. Организация документов в пределах архивного фонда, схемы их систематизации.

дипломная работа , добавлен 11.03.2011


Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.

Основные информационные процессы и их реализация с помощью компьюте­ров: хранение, поиск и передача информации.

Передача информации

Развитие человечества было бы невозможно без обмена информацией. С давних времен люди из поколения в поколение передавали свои знания, извещали об опасности или передавали важную и срочную информацию, обменивались сведениями.

В любом процессе передачи или обмене информацией существует ее источник и получатель , а сама информация передается по каналу связи с помощью сигналов: механических, тепловых, электрических и др.

В обычной жизни для человека любой звук, свет являются сигналами, несущими смысловую нагрузку. Например, сирена - это звуковой сигнал тревоги; звонок телефона - сигал, чтобы взять трубку; красный свет светофора - сигнал, запрещающий переход дороги.

Информация представляется и передается в форме последовательности сигналов, символов. От источника к приёмнику сообщение передается через некоторую материальную среду .

Если в процессе передачи используются технические средства связи, то их называют каналами передачи информации (информационными каналами). К ним относятся телефон, радио, ТВ. Органы чувств человека исполняют роль биологических информационных каналов.

Процесс передачи информации по техническим каналам связи проходит по следующей схеме (по Шеннону):

В качестве источника информации может выступать живое существо или техническое устройство. От него информация попадает в кодирующее устройство, которое предназначено для преобразования исходного сообщения в форму, удобную для передачи. С такими устройствами вы встречаетесь постоянно: микрофон телефона, лист бумаги и т.д.

По каналу связи информация попадает в декодирующее устройство получателя, которое преобразует кодированное сообщение в форму, понятную получателю. Одни из самых сложных декодирующих устройств – человеческое ухо и глаз.

В процессе передачи информация может утрачиваться, искажаться. Это происходит из-за различных помех, как в канале связи, так и при кодировании и декодировании информации. С такими ситуациями вы встречаетесь достаточно часто: искажение звука в телефоне, помехи при телевизионной передаче, ошибки телеграфа, неполнота переданной информации, ошибка в расчетах.

Термином «шум» называют разного рода помехи, искажающие передаваемый сигнал и приводящие к потере информации. Такие помехи, прежде всего, возникают по техническим причинам: плохое качество линий связи, незащищенность друг от друга различных потоков информации, передаваемой по одним и тем же каналам. Для защиты от шума применяются разные способы, например, применение разного рода фильтров, отделяющих полезный сигнал от шума.

При передаче информации важную роль играет форма представления информации. Она может быть понятна источнику информации, но недоступна для понимания получателя. Люди специально договариваются о языке, с помощью которого будет передана информация для более надежного ее сохранения.

Хранение

Сбор информации не является самоцелью. Чтобы полученная информация могла использоваться, причем многократно, необходимо ее хранить.

Хранение информации - это способ распространения информации в пространстве и времени.

Человеческий разум является самым совершенным инструментом познания окружающего мира. А память человека - великолепным устройством для хранения полученной информации.

Чтобы информация стала достоянием многих людей, необходимо иметь возможность ее хранить не только в памяти человека. В процессе развития человечества существовали разные способы хранения информации, которые совершенствовались с течением времени: узелки на веревках, зарубки на палках, берестяные грамоты, письма на папирусе, бумаге.

Наконец, был изобретен типографский станок, и появились книги. Поиск надежных и доступных способов хранения информации идет и по сей день.

Сегодня мы используем для хранения информации самые различные материалы: бумагу, фото- и кинопленку, магнитную аудио- и видеоленту, магнитные и оптические диски. Все это - носители информации.

Носитель информации - материальный объект, предназначенный для хранения и передачи информации. (Бумага, фото- и кинопленка, магнитные и оптические диски и др).

Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга- библиотека, картина- музей, фотография- альбом).

ЭВМ предназначен для компактного хранения информации с возможностью быстрого доступа к ней.

Хранилище информации - это определенным образом организованная информация на внешних носителях, предназначенная для длительного хранения и постоянного использования (например, архивы документов, библиотеки, картотеки).

Основной информационной единицей хранилища является определенный физический документ: анкета, книга и др. Под организацией хранилища понимается наличие определенной структуры, т.е. упорядоченность, классификация хранимых документов для удобства работы с ними.

Основные свойства хранилища информации: объем хранимой информации, надежность хранения, время доступа (т.е. время поиска нужных сведений), наличие защиты информации.

Информацию, хранимую на устройствах компьютерной памяти, принято называть данными.Организованные хранилища данных на устройствах внешней памяти компьютера принято называть базами и банками данных.

Поиск

Поиск информации - это извлечение хранимой информации.

Методы поиска информации: непосредственное наблюдение; общение со специалистами по интересующему вас вопросу; чтение соответствующей литературы; просмотр видео, телепрограмм; прослушивание радиопередач, аудиокассет; работа в библиотеках и архивах; запрос к информационным системам, базам и банкам компьютерных данных; другие методы.

Для того чтобы собрать наиболее полную информацию и повысить вероятность принятия правильного решения, необходимо использовать разнообразные методы поиска информации.

Для ускорения процесса получения наиболее полной информации по вопросу стали составлять каталоги (алфавитный, предметный и др.).

В процессе поиска информации вам встретится как самая полезная, так и бесполезная, как достоверная, так и ложная, объективная и субъективная информация, но чтобы не утонуть в море информации, учитесь отбирать только полезную для решения стоящей перед вами задачи.

Понять, что искать, столкнувшись с той или иной жизненной ситуацией, осуществить процесс поиска - вот умения, которые становятся решающими на пороге третьего тысячелетия.

Хранение информационных объектов различных видов на различных цифровых носителях

Вспомнив понятие объекта, которое определяется как некоторая часть окружающего мира, рассматриваемая как единое целое, можно высказать предположение, что информационную модель, которая не имеет связи с объектом-оригиналом, тоже можно считать объектом, но не материальным, а информационным.

Информационный объект - это совокупность логически связанной информации.

Информационный объект, «отчужденный» от объекта-оригинала, можно хранить на различных материальных носителях. Простейший материальный носитель информации - это бумага. Есть также магнитные, электронные, лазерные и другие носители информации.

С информационными объектами, зафиксированными на материальном носителе, можно производить те же действия, что и с информацией при работе на компьютере: вводить их, хранить, обрабатывать, передавать. При работе с информационными объектами большую роль играет компьютер. Используя возможности, которые предоставляют пользователю офисные технологии, можно создавать разнообразные профессиональные компьютерные документы, которые будут являться разновидностями информационных объектов. Все, что создается в компьютерных средах, будет являться информационным объектом.

Литературное произведение, газетная статья, приказ - примеры текстовых информационных объектов . Рисунки, чертежи, схемы - это графические информационные объекты . Различные документы в табличной форме - это примеры табличных информационных объектов . Видео и музыка – аудиовизуальные информационные объекты .

Довольно часто мы имеем дело с составными документами, в которых информация представлена в разных формах. Такие документы могут содержать и текст, и рисунки, и таблицы, и формулы, и многое другое. Школьные учебники, журналы, газеты - это хорошо знакомые всем примеры составных документов, являющихся информационными объектами сложной структуры. Для создания составных документов используются программные среды, в которых предусмотрена возможность представления информации в разных формах. Другими примерами сложных информационных объектов могут служить создаваемые на компьютере презентации и гипертекстовые документы.

Для хранения и передачи электронных информационных объектов используют съемные цифровые носители. К ним относятся:

ü съемный жесткий диск - устройство хранения информации, основанное на принципе магнитной записи, информация записывается на жёсткие (алюминиевые или стеклянные) пластины, покрытые слоем ферромагнитного материала,

ü дискета - портативный носитель информации, используемый для многократной записи и хранения данных, представляющий собой помещённый в защитный пластиковый корпус гибкий магнитный диск, покрытый ферромагнитным слоем,

ü компакт-диск - оптический носитель информации в виде пластикового диска с отверстием в центре, процесс записи и считывания информации которого осуществляется при помощи лазера (CD-ROM и DVD-диск - предназначенный только для чтения; CD-RW и DVD-RW информация может записываться многократно),

ü карта памяти или флеш-карта - компактное электронное запоминающее устройство, используемое для хранения цифровой информации (они широко используются в электронных устройствах, включая цифровые фотоаппараты, сотовые телефоны, ноутбуки, MP3-плееры и игровые консоли),

ü USB-флеш-накопитель (сленг. флэшка) - запоминающее устройство, использующее в качестве носителя флеш-память и подключаемое к компьютеру или иному считывающему устройству по интерфейсу USB.

Все программы и данные хранятся в долговременной (внешней) памяти компьютера в виде файлов.

Файл - это определенное количество информации (программа или данные), имеющее имя и хранящееся в долговременной (внешней) памяти.

Имя файла состоит из двух частей, разделенных точкой: собственно имя файла и расширение , определяющее его тип (программа, данные и т. д.). Собственно имя файлу дает пользователь, а тип файла обычно задается программой автоматически при его создании.

В операционной системе Windows имя файла может иметь до 255 символов, причем допускается использование русского алфавита, разрешается использовать пробелы и другие ранее запрещенные символы, за исключением следующих девяти: /\:*?"<>|. В имени файла можно использовать несколько точек. Расширением имени считаются все символы, стоящие за последней точкой.

Роль расширения имени файла чисто информационная, а не командная. Если файлу с рисунком присвоить расширение имени ТХТ, то содержимое файла от этого не превратится в текст. Его можно просмотреть в программе, предназначенной для работы с текстами, но ничего вразумительного такой просмотр не даст.

Атрибуты файла устанавливаются для каждого файла и указывают системе, какие операции можно производить с файлами. Существует четыре атрибута.

1. Правила и сроки хранения документов в структурных подразделениях, организации.

2. Формирование документов в дело.

3. Номенклатура дел.

1. В процессе документирования в структурных подразделениях обычно накапливается значительный комплекс документов (как исполненных, так и находящихся на исполнении).

Временное хранение документов в структурных подразделениях называется оперативным хранением. Оперативному хранению подлежат все виды и разновидности документов и их копии, которые необходимы в текущей работе.

Виды оперативного хранения:

Хранение документов в процессе их исполнения;

Хранение исполненных документов.

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

В последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Получили распространение электронные хранилища документов на базе программных продуктов "Microsoft SharePoint Portal Server" или "1C-Битрикс: Корпоративный портал".

Правила хранения документов на различных материальных носителях предусматривают различные режимы и порядок хранения, обеспечивающие сохранность информации и ее оптимальную группировку. Порядок хранения документов определяется правилами и инструкциями государственной архивной службы, государственными стандартами, организационно-распорядительными документами учреждения.

Основные требования к хранению документов в структурных подразделениях:

Документы во время исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках;

Хранение исполненных документов осуществляется в систематизированном виде в папках или обложках для дел с оформлением титульного листа и проставлением индекса дела по номенклатуре;

Документы хранятся в специальных шкафах или на специально оборудованных полках в порядке их регистрационных номеров; особо важные документы, в том числе документы конфиденциального характера хранятся в запираемых шкафах или несгораемых сейфах.

Сроки хранения документов:

Преимущественно в пределах одного делопроизводственного года (например, с 1 января по 31 декабря 2012 г.);

Документы длительного срока хранения (уставы, положения, планы и др.) хранятся в структурном подразделении до их замены новыми (до истечения срока действия). Такие документы называются переходящими.

Некоторые структурные подразделения (отделы кадров, бухгалтерия, конструкторские, проектные подразделения и т.д.) имеют право долговременного хранения документов.

К таким документам относятся, например, документы по личному составу, должностные инструкции, лицевые счета, образцы подписей материально ответственных лиц и т.д.

2. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Основания для группировки документов в деле :

По номинальному признаку – название видов и разновидностей документов (приказы, протоколы, справки и т.д.);

По предметно-вопросному признаку – содержание документов;

По корреспондентскому признаку – отправка документов конкретному лицу или организации;

По географическому признаку – отправка документов в конкретный регион;

По хронологическому признаку – принадлежность комплекса документов к определенному периоду.

Дело формируется в соответствии с номенклатурой организации. В дело помещаются документы, своей содержательной частью соответствующие заголовку дела.

Требования к формированию дел :

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно;

Подлинники отделяются от копий;

Годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;

В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного делопроизводственного (в большинстве случаев совпадает с календарным) года, кроме переходящих документов.

Правила устанавливают объем дела: не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи (копии – заверительную надпись), дату, индекс, отметку «В дело».

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле располагаются в определенном порядке: основ- ной документ и относящиеся к нему приложения, а затем по хронологии – документы, возникающие по мере решения вопроса.

Существуют определенные правила группировки документов по видам и хронологии (см.: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1993). Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документа- ми, представляют собой приложения к ним и группируются вместе с указанными документами.

3. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного 93(свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел включаются все документы организации, за исключением технической документации и печатных изданий. Требования к номенклатуре дел содержат ГСДОУ, основные правила работы ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения.

Реквизиты номенклатуры дел : наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.

Графы таблицы номенклатуры дел : индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), номер статьи по перечню и срок хранения дел, примечания.

Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры. Названия разделов – наименования структурных подразделений (для организаций без структуры – направлений деятельности).

Требования к заголовкам дел:

Точное соответствие смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

Краткость, четкость формулировки;

Не допускаются заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п.

Состав заголовка дела:

Наименование вида или разновидности документов;

Название организации или его структурного подразделения;

Адресат или корреспондент документа;

Название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

Даты (период), к которым относятся документы дела;

Указание на копийность документов дела.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, относятся к «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера, которые могут быть затем присвоены делам, не предусмотренным номенклатурой.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

По окончании делопроизводственного (календарного) года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются , имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

• временным (до 10 лет);
• временным (свыше 10 лет);
• постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить , отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

• при составлении ;
• при ;
• при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Определение срока хранения документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение , а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при , и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.