아카이브에 대한 새로운 규칙: 무엇이 변경되었습니까? 새로운 규제 문서: 조직의 아카이브에서 문서의 저장, 획득, 회계 및 사용에 대한 규칙 섹션 VII. 조직 개편 또는 청산 시 문서 이전, 참조

관리자 20.05.2019 댓글 0개

지금 현장에서 의지해야 할 것 규제그리고 방법론적 지원아카이브 사업?

첫째, 규제 성격의 현재 문서 : 보관 기금 문서의 저장, 취득, 회계 및 사용 조직에 대한 규칙 러시아 연방및 기타 문서 보관 문서 국가 권력, 장기 지방 정부작년 9 월 말에 발효 된 조직 (2015 년 3 월 31 일자 러시아 문화부 명령 No. 526에 의해 승인 됨). 이 기사에서 우리는 이것을 Rules-2015라고 부를 것입니다.

둘째, 방법론적 성격의 현재 문서: 조직 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙(2002년 2월 6일 연방 기록 보관소 콜레지움의 결정에 의해 승인됨, 이하 - 기본 규칙) . 2015 규칙에서만 다루어지는 많은 실제적인 문제는 예를 들어 사례 명명법 개발 절차와 같이 좀 더 자세히 다룹니다.

오랜 기간 동안 작업 문서가 아니었던 부서 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙 (1985년 9월 5일 No. 263 일자 소련 중앙 기록 보관소의 명령에 의해 승인됨)은 마침내 다음으로 보내졌습니다. 충분한 휴식을 취하고 규칙이 시행되는 순간부터 러시아 연방 영토에 적용되지 않습니다.

문서를 보관해야 합니까?

보관 문서란 무엇입니까? "어떤 조직이 새로운 보관 규칙? 그리고 누가 러시아 연방 기록 보관소의 문서를 가지고 있습니까?”

문서를 보관해야 합니다. Rules-2015에 "조직은 활동 과정에서 형성된 아카이브 문서를 저장하기 위해 아카이브를 만들 권리(강조 추가)가 있습니다."라고 명시되어 있음에도 불구하고 이 권리는 자세히 조사하면 다음으로 바뀝니다. 실제 의무.

첫째, 조직이 있으면 직원이 있습니다. 이는 각 직원에 대한 완전한 문서 세트를 의미합니다.

둘째, 조직이 있으면 세금 회계도 있으며 종이 또는 전자 문서로도 표시됩니다.

셋째, 적어도 나열된 모든 문서는 다음 기간 동안 보관되어야 합니다. 마감일. 유통 기한의 출처 - 특별 목록:

보관 기간을 나타내는 국가 기관, 지방 정부 및 조직의 활동 과정에서 생성된 표준 관리 보관 문서 목록(2010년 8월 25일 No. 558 러시아 연방 문화부 명령에 의해 승인됨) ;
보관 기간을 나타내는 조직의 과학, 기술 및 생산 활동에서 생성된 전형적인 보관 문서 목록(문화부 및 문화부 명령에 의해 승인됨 매스 커뮤니케이션 2007년 7월 31일자 RF No. 1182).

이 목록은 주 및 비정부 조직 모두에서 사용하는 의무1입니다. 따라서 가장 작고 가장 겸손한 회사조차도 다음과 같은 문서 세트를 가지고 있습니다. 아카이브 스토리지. 그리고 새로운 규제 문서인 Rules-2015를 충족하는 조건을 만들어야 합니다. 결석 구조적 분할"아카이브"라는 이름으로 "사무실"은 어떤 식으로든 이 의무에 영향을 미치지 않습니다.

전자 문서의 보관

사무 및 아카이빙 분야의 모든 전문가들의 시선을 사로잡은 혁신은 대망의 스토리지 순서입니다. 전자 문서 2015 규칙에 나와 있습니다. 섹션 2.30–2.33을 의미합니다. Rules-2015의 전자 문서로의 전환은 아카이브에서 더러운 신발을 신는 것이 금지된다는 메시지 직후에 제목 없이 매우 갑자기 수행됩니다.

2.30. 전자 문서 보관을 위한 필수 조건은 다음과 같습니다.

조직의 아카이브에 전자 문서의 각 저장 단위에 대한 최소 2개의 사본이 존재합니다(기본 사본과 작업 사본은 서로 다른 물리적 장치에 있어야 함).

기술 및 소프트웨어 도구전자 문서의 복제, 복사, 재작성, 물리적 제어 및 기술적 조건;

또 다른 주요 혁신은 2015년 전자 문서 보관 저장 형식 규칙의 정의입니다.

문서 조각 CollapseShow 러시아 기록 보관 기금 문서의 저장, 획득, 회계 및 사용을 조직하기 위한 규칙 및 주 당국, 지방 정부 및 조직의 기타 기록 문서(일자 러시아 문화부의 명령에 의해 승인됨) 2015년 3월 31일 제526호, 2015년 9월 21일 시행)

2.31. 주 및 시립 기록 보관소의 출처 인 조직의 기록 보관소에 저장하기위한 텍스트 전자 문서 전송은 PDF / A 형식으로 수행됩니다.

PDF는 분명히 보편적인 형식입니다. PDF/Archives(PDF/A)는 장기 보관을 위해 특별히 설계된 이 형식의 변형입니다. 문서 보관 ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 "문서 관리. 장기 보관을 위한 전자 문서 파일 형식입니다. 그러나 보편적인 것과 마찬가지로 PDF는 완벽하지 않습니다. 이 형식에서는 관리 문서가 멋지게 느껴지지만 조직에서는 패키지뿐만 아니라 마이크로 소프트 오피스. 예를 들어, .dwg 형식으로 작성된 도면은 .pdf로 변환할 때 잘못 표시됩니다. 전자의 행동 전자 서명문서를 .pdf로 변환할 때.

전자 파일 및 문서 전송 절차는 규칙의 섹션 4.34에 설명되어 있습니다. 다음은 텍스트에서 다음과 같습니다.

첫째, 전자 문서는 아카이브로 전송되어 별도의 물리적 매체와 "정보 통신망을 통해" 저장할 수 있습니다.
둘째, 전자 사례 및 문서의 목록은 다음과 같이 컴파일됩니다. 종이 양식(즉, EDMS에서 아카이브를 구성하더라도 인벤토리를 아카이브 담당자에게 개인적으로 전달해야 함),
셋째, “보관용으로 접수할 때 전자파일은 전자 서명조직의 책임자 또는 그에 의해 승인된 공식적인". 비교적 종이 문서어떤 것도 필요하지 않습니다. 전자 문서를 생성하지만 EDS를 사용하지 않는 조직에 대해 이 요구 사항을 준수하는 방법에 대해 2015 규칙은 침묵합니다.

마지막으로 "참조 및 검색 목적으로 전자 문서에 빠르게 액세스할 수 있도록 전자 문서 사용을 위한 기금이 아카이브에 생성됩니다"(2.33항). 사용 기금의 개념은 공개되지 않습니다.

문서 회계

3.5. 조직의 아카이브는 기본 (필수) 및 보조 회계 문서를 유지 관리합니다. 주요 회계 문서의 구성 및 형식은 이러한 규칙에 따라 결정됩니다. 지원 회계 문서의 구성과 형식은 조직의 아카이브에 의해 독립적으로 결정됩니다.

주요 규칙은 아카이브 문서 회계가 수행되는 이유와 회계 문서 시스템이 무엇인지 설명하고 목적을 명확하게 공식화합니다. 이러한 정의는 2015 규칙에서 사라졌습니다. 회계를 다루는 이유를 이해하기 위해 기억합시다.

조직의 아카이브에있는 문서에 대한 회계는 확립 된 회계 단위의 수와 구성을 결정하고 회계 문서의 특정 복합물 및 총 수에 대한 각 회계 단위의 소속을 고정 (등록)하는 것입니다2.
아카이브의 회계 문서 시스템은 조직의 아카이브 문서의 수와 구성 및 변경 사항을 반영하는 상호 관련된 회계 문서 및 데이터베이스의 복합체입니다. 요소시스템 국가 회계러시아 연방 기록 보관 기금 문서3.

그리고 주요 변경 사항: 2015년 아카이브의 회계 문서 목록이 11개에서 5개로 절반 이상 줄었습니다. 뿐:

사건, 문서의 접수 및 처리에 대한 회계 장부;
자금 목록;
펀드 시트;
사례, 문서 목록;
설명 레지스터.

회계 양식을 작성하고 유지하는 절차는 드물지만 2015 규칙의 단락 3.7–3.11에 설명되어 있습니다.

나머지는 조직의 재량입니다. 그것이 주 (시) 아카이브의 출처 인 경우 조직 여권을 추가로 작성해야합니다 (규칙-2015의 3.12 항). 또한 1997년 러시아 연방 기록 보관 기금 문서의 국가 등록 규정에 대한 각주가 있으며 보관 여권 형식을 승인했습니다. 기본 규칙은 거의 동일하지만 언급된 규정보다 훨씬 더 "신선한" 형식을 제안했습니다. 적어도 그 계산은 90년대가 아니라 2,000분의 1로 시작되었습니다.

문서의 가치 검토

Rules-2015는 문서 가치에 대한 연례 조사를 수행하는 절차에 근본적으로 새로운 것을 가져오지 않았습니다. 단락 4.12에만 주의를 기울일 필요가 있습니다.

4.12. 활동이 러시아 연방 기록 보관 기금의 문서를 작성하지 않는 조직은 직원별 케이스 목록과 임시(10년 이상) 보관 기간의 케이스 목록을 작성하고 안전을 보장합니다.

이 조항은 아카이브 조직의 존재 여부와 국가 (시) 아카이브 획득 소스의 수에 관계없이 최소한의 문서를 처리해야한다는 대화를 나타냅니다. 결국 케이스의 명명법을 먼저 작성하지 않고 임시(10년 이상) 보관 기간의 케이스 목록을 작성할 수 있는 사람은 거의 없을 것입니다.

케이스 명명법

"파일 명명법에 대한 아카이브 작업에 대한 새로운 규칙" 기사 참조

그들은 2015년 규칙에서 "조직의 다큐멘터리 펀드의 구성과 구성을 반영하는 주요 회계 문서"라고 부르는 사례의 명명법에 대해 매우 드물게 말하고, 이해하기 쉬운 정의조차 제공하지 않습니다. 문서의 텍스트에서 다음 사항만 따릅니다(4.14–4.18절).

"케이스의 명명법은 실행된 문서의 분류(그룹화)를 케이스(전자 케이스)로 고정";
케이스의 명명법은 첨부된 양식에 따라 작성됩니다.
조직의 업무 명명법은 구조적 구분의 경우 명명법을 기반으로 작성됩니다 (양식이 첨부되어 있지만 목차로는 찾을 수 없습니다. " 경우의 명명법', 26번은 구조적 구분을 나타냄);
조직 사례의 명명법은 보관 기간, 기타 규제 법적 행위 및 사례의 전형적이고 모범적인 명명법을 나타내는 표준, 부서 및 기타 문서 목록을 기반으로 개발되었습니다.
조직 - 주(시) 기록 보관소의 출처는 "부여된 권한에 따라 관련 EPC 또는 주(시) 기록 보관소"와 조정합니다.
주(시) 기록 보관소의 출처가 아닌 조직은 자체적으로 파일 명명법에 동의합니다.

조직 업무의 명명법 개발 및 유지 관리에 대한 더 이상 실용적인 정보는 2015 규칙에 포함되어 있지 않습니다. 분명히 말해야합니다. 기본 규칙이 없으면 일반 서기가 특히 처음으로 그것을 작성할 수 없습니다.

사건 등록

4.19. 종료 후 직원을 포함하여 영구 및 임시(10년 이상) 보관 기간의 완료 사무 케이스 역년, 그들이 입력 된 것은 조직의 기록 보관소로 이전하기 위해 준비 중이며 등록 및 설명의 대상입니다.

보관 조건에 따라 케이스의 전체 또는 부분 등록이 수행됩니다. 영구 및 임시(10년 이상) 보관 기간 및 인력의 경우 전체 등록 대상입니다.

서류에는 다음이 포함됩니다.

사건 문서의 제출 또는 제본(형식이 지정되지 않은 문서는 닫힌 하드 폴더 또는 상자에 저장됨)

케이스의 시트 번호 매기기;

사건의 증거 자료 작성 (부록 번호 8);

사건 문서의 내부 목록 작성 (부록 번호 27);

케이스 커버 디자인(부록 번호 28).

조직의 아카이브로 전송할 전자 파일 준비는 전자 파일, 문서 목록 편집을 제공합니다(부록 번호 17, 18).

사건의 부분 등록을 포함하는 내용과 문서 보관 조건에 따라 어떻게 달라지는지 보고되지 않습니다.

내부 인벤토리가 "에서"만 컴파일 된 경우 필요한 경우"(기본 규칙, 조항 3.6.3.), 이 문구는 규칙-2015에서 제거되었습니다. 부록 27에 제시된 목록 양식의 표제는 보관 기간에 대한 언급을 제공하지 않습니다.

모든 전자 파일을 기술해야 하는 것은 아니며 임시(10년 이상) 및 영구 저장 기간이 있는 것만 기술해야 합니다(목록 형식은 각각 부록 17 및 18에 있음).

응용 프로그램: 문서 양식

전통적으로 Rules-2015는 특정 문서 저장 프로세스에 수반되는 문서 형식인 일련의 애플리케이션으로 끝납니다.

일반적으로 2015년 규칙은 기본 규칙보다 서식이 적고, 두 번째는 같은 이름의 응용 프로그램이 두 개 있어 매우 불편하고, 세 번째로 다음 위치에 있습니다. 본문의 언급 순서(기본 규칙에서와 같이 중요도 또는 논리적 순서가 아님). 일부 응용 프로그램은 이름이 변경되었고 일부 응용 프로그램은 형식이 약간 변경되었습니다. 일반 권장 사항기록 보관에 관한 문서를 작성해야 하는 경우 기록 보관자는 먼저 규칙-2015에서 해당 형식을 찾아야 하며 필요한 형식이 문서에 없는 경우에만 기본 규칙을 참조하십시오. .

아래는 3개의 목록입니다. 첫 번째(표 형식)는 2015 규칙의 부록과 기본 규칙의 해당 형식입니다. 두 번째는 2015년 도입된 형태의 참신함이다. 세 번째는 Rules-2015에 포함되지 않았지만 취소되지 않은 기본 규칙의 양식입니다(건강을 위해 사용).

2015 규칙 및 기본 규칙의 형식 준수

축소쇼

규칙-2015에 의해 다시 나타나고 승인됨:

전자 파일 목록, 임시(10년 이상) 보관 기간의 문서;
임시(10년 이상) 보관 기간의 전자 파일 목록에 대한 부록
보관을 위한 보관문서의 인수 및 이전 행위(기관에서 기관으로 - 대략 Aut.)
사례 설명;
전자 파일 목록, 전자 파일 목록에 첨부된 문서, 문서.

마지막 두 가지 양식은 전달 목록을 대체하도록 설계되었으며 실제로 조직의 아카이브에 보관할 문서의 수락 및 전송 행위를 나타냅니다.

조직의 구조 단위의 영구, 임시(10년 이상) 보관 및 직원의 목록(기본 규칙의 부록 12)
최종 기록 및 인증 비문(부록 13);
영구 보관을 위한 문서 목록의 제목 페이지(부록 14);
문서 발급 명령(요건)(부록 17)
서류 발급 장부(부록 19);
특히 가치 있는 사례의 목록(부록 23);
보험기금 및 사용기금의 수취·처분에 관한 회계장부(별표 27)
보험 기금의 목록(부록 28);
보관 기관의 기록 보관소의 여권 관리 문서(부속서 29);
부문별 기금 문서를 보관하는 조직의 여권(부록 30)
전자 문서 (ED) 회계 단위의 등록 카드 (부록 31);
전자문서의 이전 및 재작성에 관한 법률(별표 32)
전자문서 접수·폐기일지(부록 33)
이주 등록 및 전자 문서 재작성 저널(부록 34);
개인 출처 문서를 기술하는 법률(부록 38)
공동기록기금 조성에 관한 법률(별표 39)
발행된 사본, 발췌, 참고 문헌, 주제별 자료 등록 저널(부록 44);
열람실 이용자의 방문등록일지(부록 45)
아카이브의 연간 작업 계획(부록 46);
조직과의 작업을 위한 계정 카드(부록 47);
아카이브 헤드 변경시 수락 및 이전 행위 (부록 48).

Rules-2015는 준비된 독자를 위해 설계되었습니다. 그러나 불행히도 많은 경우에 사무와 기록 보관소회계사, 인사 담당자, 노동 보호, 변호사 등 다양한 부서의 비서 또는 (필요한 경우) 직원이 조직에 참여합니다. 이 무고한 사람들이 문서 보관 분야에서 그들에게 필요한 것이 무엇인지 이해하는 것은 매우 어려울 것입니다.

Rules-2015는 조직의 문서 저장을 보장하기 위한 최소한의 조치를 제공합니다. 규칙의 독자는 방법론적 출처에서 이 최소값을 실제로 구현하는 방법에 대한 정보를 스스로 찾아야 합니다. 따라서 조직의 아카이브 작업에 대한 기본 규칙은 선택적 상태에도 불구하고 Rules-2015의 출현과 함께 사무실에서 요구될 것입니다 러시아 조직심지어 이전보다 더 강해졌습니다.

각주

축소쇼

2012년 2월 21일자 러시아 연방 최고 중재 재판소의 결정 No. 14589/11. 돌아와

6.1.1항. 기본 규칙. 돌아와

6.3.1항. 기본 규칙. 돌아와

잡지 1권 무료

"조직 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙"(2002년 2월 6일 연방 기록 보관소 대학의 결정에 의해 승인됨)

승인됨
결정
Rosarkhiv의 대학
2002년 2월 6일부터

기본 규칙
조직의 기록 보관소 작업

소개

조직 아카이브 작업에 대한 기본 규칙은 활동을 결정하는 규제 및 방법론 문서입니다. 규칙은 현재를 기반으로 합니다. 법적 틀정보 분야에서 관리 및 아카이빙을 위한 문서 지원, 국내 아카이빙 경험을 종합, 고려 현대적 업적사용 기술적 수단그리고 정보 기술문서 작업에서.

다음으로 분류되는 러시아 연방 기록 보관소 문서의 임시 보관을 위해 조직의 기록 보관소를 만들 권리와 의무 국가 재산, 러시아 연방 및 기록 보관소의 기록 보관 기금에 관한 러시아 연방 기본법(1993), 러시아 기록 보관 기금에 관한 규정(1994) 및 러시아 연방 기록 보관 서비스에 관한 규정(1998)에 의해 설립 , 해당 규정러시아 연방의 주제.

이 규칙은 아카이브에 적용됩니다. 정부 기관, 그리고 국가 자산으로 분류된 러시아 연방 기록 보관 기금 문서의 안전, 설명, 회계 및 사용을 보장하는 측면에서 모든 비정부 조직의 의무이기도 합니다.

영화, 사진, 오디오 및 비디오 문서(시청각), 과학 및 기술, 지도 제작, 원격 측정 문서를 저장하는 조직의 기록 보관소는 조직, 계획, 보고, 체계적인 작업아카이브에 저장된 관리 문서와 함께; 다른 모든 문제에서 이러한 문서 작업은 관련 지침 및 규칙에 의해 규제됩니다.

규칙은 1993 년 7 월 21 일 러시아 연방 법률 N 5485-1 "On 국가 비밀"및 1995 년 11 월 30 일 러시아 연방 대통령령 N 1203 "국가 기밀로 분류 된 정보 목록 승인시".

모집 소스 구성에 포함되지 않은 국가 조직 국가 기록 보관소, 만큼 잘 비정부기구기록 보관소의 작업을 조직하고 보장할 때 이 규칙을 따를 수 있습니다.

규칙에는 아카이브 운영을 보장하는 문서 형식이 수반됩니다.

조직 아카이브 작업에 대한 주요 규칙이 준비되었습니다. 작업 그룹 Rosarkhiv 및 VNIIDAD 구성: Eremchenko V.A. (팀 리더), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V.F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M.,

행정 행위의 그룹화

아카이브 사무는 다양한 유형의 정보 매체의 체계화를 포함합니다. 여기에는 규정도 포함됩니다. 응용 프로그램과 함께 유형 및 연대순에 따라 그룹화됩니다.

행정법에 의해 승인된 규정, 헌장은 그 부속서로 작용합니다. 그들은 함께 그룹화합니다. 조항, 지침, 헌장이 독립된 행위로 승인된 경우 별도의 경우로 체계화됩니다.
구현에 대한 상위 구조 및 해상도의 주문은 기업의 작업 영역에 따라 그룹화됩니다.
인원 관련 주문은 보관 기간에 따라 체계화됩니다. 대용량으로 정보 자료에 관한 편의 조치 다른 측면별도로 그룹화 된 회사의 작업.
주요 활동 영역의 명령은 직원에 대한 행위와 별도로 체계화됩니다. 예를 들어, 보관 사무 작업에 대한 주문은 한 폴더에 포함되고 담당 부서장의 임명에 의해 다른 폴더에 포함됩니다.
승인된 한도, 보고서, 견적, 제목 목록, 계획 등 그들에 의해 프로젝트에서 별도로 그룹화됩니다.
개인 파일의 문서 정렬은 수신 순서대로 수행됩니다.
급여별 사원 개인 계정은 별도의 폴더에 체계화되어 있습니다. 알파벳 순서로 정렬되어 있습니다.
불만, 제안, 기업 활동에 관한 시민의 진술, 고려 및 구현에 대한 문서는 개인 문제에 대한 개인의 호소와 별도로 그룹화됩니다.
서신은 일반적으로 달력 기간 동안 연대순으로 체계화됩니다. 답변은 질문 뒤에 배치됩니다. 전년도에 시작된 별도의 주제에 대한 통신 재개의 경우 해당 문서는 현재 기간의 폴더에 포함됩니다. 이 경우 전년도 건의 지수를 표시한다.

뉘앙스

아카이브 사무는 전문가가 정보 매체의 안전뿐만 아니라 필요한 경우 그들과 함께 작업할 수 있는 능력을 보장하는 활동 유형입니다. 이를 위해 폴더를 구성하는 행위는 판지 덮개에 네 개의 구멍으로 감겨 있습니다. 그들은 또한 모든 문서에서 텍스트, 결의안, 날짜, 비자를 읽을 가능성을 고려하여 바인딩될 수 있습니다.

그룹화를 준비하기 위해 모든 금속 패스너가 제거됩니다. 영구 보관을 목적으로 하고 특히 가치가 있거나 형식이 지정되지 않은 행위로 구성된 자료는 묶음이 있는 세 개의 덮개가 있는 닫힌 폴더 또는 특수 상자에 들어 있습니다.

케이스에 청구되지 않은 개인 성격의 문서가 있는 경우( 워크북, 증명서, 군표 등)은 별도의 봉투에 넣어 나머지 자료와 함께 보관합니다. 폴더 끝에 빈 증인 시트가 있어야 합니다. 폴더 시작 부분에 내부 인벤토리 양식이 제출됩니다. 논문의 안전과 질서를 보장하기 위해 각 시트에는 아라비아 숫자로 번호가 매겨져 있습니다. 이 규칙은 인증 페이지와 인벤토리 양식에는 적용되지 않습니다. 숫자는 오른쪽 상단 모서리에 연필로 표시됩니다.

내부 인벤토리

일시적(10년 이상) 및 영구적인 내용의 정보자료를 저장·기록하기 위하여 구성됩니다. 내부 인벤토리는 내용이 공개되지 않은 제목에 문서 유형을 기반으로 생성 된 사례에 대해서도 작성됩니다. 양식에는 폴더에 있는 막의 일련 번호, 색인, 표제, 날짜 및 페이지 번호에 대한 데이터가 포함되어야 합니다.

최종 항목이 내부 인벤토리에 첨부됩니다. 그것은 숫자와 단어로 그 안에 포함된 문서의 수와 그것을 구성하는 시트의 수를 나타냅니다. 컴파일러는 내부 인벤토리를 승인합니다. 폴더가 양식 없이 제본되거나 제본되면 컴파일된 시트가 앞표지 안쪽에 접착됩니다.

폴더의 재료 구성 변경 사항은 "메모" 필드에 반영되어야 합니다. 특히, 철회, 서류를 사본으로 대체, 포함하는 것을 말합니다. 추가 서류폴더로. 동시에 관련 행위에 대한 링크가 첨부됩니다. 필요한 경우 폴더의 인증 비문뿐만 아니라 내부 재고 시트에 대한 새로운 일반화 항목을 구성할 수 있습니다.

2015 년 9 월 21 일 2015 년 3 월 31 일자 러시아 연방 문화부 명령 No. 526이 발효되었습니다. 그는 "러시아 연방 기록 보관 기금의 문서 및 주 당국, 지방 정부 및 조직의 기타 기록 문서의 저장, 획득, 회계 및 사용을 구성하는 규칙"을 승인했습니다. 기사의 텍스트에서 간결함을 위해 "규칙-2015"라고 부를 것입니다.

Rules-2015의 출판으로 아카이브에 혁명이 없었다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 새 규칙이 전자 문서에 더 친숙하지 않다면 ... 이 기사에서 보관에 대한 새 규칙과 이전 규칙의 상태에 대해 이야기합니다. 여기에서 2015년 조직 아카이브 작업에 대한 규칙을 다운로드할 수도 있습니다.

이전과 이후

명령이 발효되기 전의 상태를 기억합시다. 조직은 두 가지 문서에 따라 작업했습니다.

그 중 첫 번째는 부서 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙입니다(1985년 9월 5일 N 263 소련 주 기록 보관소 명령에 의해 승인됨). 2015년 9월 21일까지 러시아에서 보관에 관한 유일한 규범적(즉, 필수) 문서였습니다.

2015년 9월 18일자 연방 기록 보관소(Federal Archival Agency)의 편지 N 2 / 2133-A에는 명령 번호 526이 발효되는 순간부터 "부서 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙은 적용 대상이 아닙니다."라고 명시되어 있습니다. 더 이상 사용할 수 없습니다.

두 번째는 조직 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙입니다(2002년 2월 6일 연방 기록 보관소 콜레지움의 결정에 의해 승인됨). 이것은 아무도 취소하지 않은 체계적인(선택적이지만 유익한) 문서이지만, 왜냐하면 당신이 그것을 사용할 수 있고 심지어 사용할 필요가 있기 때문입니다. Rules-2015에서는 조직에 문서를 저장하기 위한 실질적인 조치와 관련된 많은 문제가 뒤에 남겨졌습니다.

따라서 2015년 규칙과 기본 규칙이라는 두 가지 작업 문서가 남았습니다. 그들은 완전히 다른 상태를 가지고 있습니다.

규칙-2015 - 규범 문서. 활동 범위 및 소유권 형식에 관계없이 모든 조직에 필수입니다.문화체육관광부장관의 인가를 받았습니다.

기본 규칙 - 방법론적 문서. 꼭 사용할 필요는 없지만 이 경우 조직에서 아카이브를 만드는 것이 매우 어려울 것 같습니다. 주요 규칙은 Collegium of the Rosarchive의 결정에 의해서만 승인되며, 이는 해당 상태가 Rules-2015의 상태보다 훨씬 낮음을 의미합니다.

사무 및 사무실

조직 아카이브 작업 규칙 2015

예브게니아 코자노바 2016년 2월 15일 오후 1:58

2015 년 9 월부터 2015 년 3 월 31 일자 러시아 연방 문화부 명령 No. 526이 발효되었습니다. 그는 "러시아 연방 기록 보관 기금의 문서 및 주 당국, 지방 정부 및 조직의 기타 기록 문서의 저장, 획득, 회계 및 사용을 구성하는 규칙"을 승인했습니다. 기사의 텍스트에서 간결함을 위해 " 규칙-2015».

명령이 발효되기 전의 상태를 기억합시다. 조직은 두 가지 문서에 따라 작업했습니다.

따라서 2015년 규칙과 기본 규칙이라는 두 가지 작업 문서가 남았습니다. 그들은 완전히 다른 상태를 가지고 있습니다.

기본 규칙 - 방법론 문서. 꼭 사용할 필요는 없지만 이 경우 조직에서 아카이브를 만드는 것이 매우 어려울 것 같습니다. 주요 규칙은 Collegium of the Rosarchive의 결정에 의해서만 승인되며, 이는 해당 상태가 Rules-2015의 상태보다 훨씬 낮음을 의미합니다.

러시아 연방 기록 보관 기금 문서의 저장, 획득, 회계 및 사용 조직에 대한 규칙 및 주 당국, 지방 정부 및 조직의 기타 기록 문서를 다운로드하십시오(PDF, 4.02 Mb).

9 월 21 일, 러시아 연방 기록 보관 기금 문서의 저장, 취득, 회계 및 사용을 조직하기위한 규칙 및 주 당국, 지방 정부 및 조직의 기타 기록 문서 (러시아 문화부의 명령에 의해 승인 2015년 3월 31일 제526호(이하 신규칙) 시행 개시.

새로운 규정이 발표되기 전에 어떤 계기가 되었나요?

새로운 규칙이 승인되기 전에 국가 기관, 지방 정부, 조직의 기록 보관소(이하 조직 기록 보관소라고 함)는 조직 기록 보관소 운영 기본 규칙 및 일부 기록 보관소의 작업을 안내받았습니다. 완전히 사용된 조직 오래된 문서- 부서별 아카이브 작업에 대한 기본 규칙. 두 문서 모두 규범적 문서는 아니었지만 규범적, 방법론적 문서로서의 지위를 결정했다. 동시에 1985년 기본규칙은 주 기록보관소의 명령으로 승인을 받았고 2002년 기본 규칙은 연방 기록 보관소에서 승인을 받지 못하여 규제 문서의 지위를 갖게 되었습니다. 규제 문서의 상태.

어떤 이유로 2002 년 기본 규칙이있을 때 조직의 아카이브에 문서 저장을 구성하는 것에 대한 새롭고 규범적인 문서를 개발할 필요가 있었습니까?

사실 2004 년 2004 년 10 월 22 일 No. 125-FZ "러시아 연방 보관에 관한 연방법"(이하 연방법 - 125-FZ)이 채택되어 조직에 많은 혁신이 도입되었습니다. 국가에서 보관:

추출

~에서 연방법 125-FZ

제13조. 아카이브의 생성

1. 국가기관, 지방자치단체 시정촌및 도시 지구 아카이브를 만드는 데 필요활동 과정에서 형성된 보관 문서의 저장, 획득, 회계 및 사용을 위해.

2. 단체 및 시민 아카이브를 만들 권리국가 또는 지방 자치 단체 재산이 아닌 보관 문서를 저장하고 사용하는 것을 포함하여 활동 과정에서 형성된 보관 문서를 저장하기 위한 목적.

제17조 기업가 활동교육 없이 법인, 보관 문서의 안전을 보장하기 위해

1. 법인을 구성하지 않고 기업 활동에 종사하는 주 기관, 지방 자치 단체, 조직 및 시민은 연방법에 의해 설정된 보관 기간 동안 직원에 관한 문서를 포함한 보관 문서의 안전을 보장할 의무가 있습니다. 규제 법적 행위러시아 연방 및 문서 목록 […]

또한이 연방법은 보관 문서 (문서는 주 (연방, 러시아 연방 구성 기관의 재산), 지방 자치 단체에있을 수 있음)의 소유권 개념을 도입했습니다. 사유재산(비정부 조직 및 개인)).

또한 2007 년 1 월 18 일자 러시아 문화부 명령 No. 19는 러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 기타 기록 보관 문서의 보관, 취득, 회계 및 사용 조직 규칙을 승인했습니다. 시립 기록 보관소, 박물관 및 도서관, 조직 러시아 아카데미과학(이하 - 2007년 규칙).

이 두 가지 상황과 기본 규칙이 규범 문서의 지위를 갖지 않았다는 사실 때문에 우리는 문서를 조직의 기록 보관소에 저장하는 절차를 결정하는 규범 문서의 개발로 전환해야 했습니다.

"댓글은 어떻게 될까요?"

새로운 규칙 초안을 개발하는 동안 문서는 기록 보관 담당자들 사이에서 두 번 널리 논의되었습니다.

처음으로 - 러시아 연방, 주 및 시립 기록 보관소의 구성 기관의 기록 관리 기관 직원;
두 번째 - 연방 기관 직원 임원 전원.

400개 이상의 발언이 주 및 시립 문서 보관소에서만 제공되었습니다. 접수된 모든 의견은 최종 단계에서 연방 기록 보관소 및 VNIIDAD의 전문가를 포함하는 임시 작업 그룹에 의해 신중하게 고려되었습니다. 많은 의견이 조직의 기록 보관소에 있는 문서의 안전, 회계, 편집 및 사용을 보장하는 데 사용되는 기록 보관 기술의 개별 프로세스를 가능한 한 자세히 설명하려는 기록관의 요구로 인해 발생했다는 점에 유의해야 합니다. 원칙은 규범 문서로서의 새로운 규칙의 지위를 고려할 때 불가능했습니다.

동시에 일부 발언은 근본적인 성격을 띠고 있었습니다. 예를 들어 새 규칙 초안의 "조립" 섹션에서 문서의 가치 검사 문제가 일관되게 언급되지 않았습니다. 사건의 명칭에 관한 규정은 제외하였다. 현재 조직의 업무 명명 형식 및 개발 절차가 방법론 문서에만 명시되어 있음을 고려하면 - 사무 업무 지침 개발을 위한 방법론적 권고 연방 기관행정부는 새로운 규칙의 초안을 완성할 때 사건 명명 형식(통합 및 구조 세분화)을 포함하여 사건 명명에 대한 주요 조항을 "조회" 섹션에 포함하기로 결정했습니다.

새로운 규칙의 임명

새로운 규칙은 공공 기관, 지방 정부, 활동 과정에서 형성된 기록 보관 문서의 저장, 획득, 회계 및 사용을 위한 기록 보관소를 만드는 조직을 대상으로 합니다.

그들은 러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 국가 비밀을 구성하는 정보가 포함된 기타 기록 문서의 저장, 취득, 회계 및 사용 조직에는 적용되지 않습니다.

새로운 규칙은 규범 문서입니다. 규제 상태에 따라 콘텐츠에 대한 보다 엄격한 요구 사항이 결정됩니다. 이전에 발행된 규칙(위 참조)에는 규범(규칙, 요구 사항)뿐만 아니라 이러한 규범을 적용하는 방법에 대한 권장 사항도 포함되어 있습니다. 권장 사항, 방법론적 및 설명적 성격의 모든 조항은 새 규칙에서 제외됩니다. 이 부분에서 토론 중에 이 규칙의 초안이 기록 보관소에 의해 비판을 받았는데, 기록 보관자는 규칙이 상세해야 하고 규칙 자체뿐만 아니라 구현 메커니즘도 포함해야 한다고 지속적으로 말했습니다.

새 규정의 구조 및 내용

새 규칙은 다음 7개 섹션으로 구성됩니다.

일반 조항.
러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 조직의 기타 보관 문서 저장 조직.
러시아 연방 보관 기금 문서 및 조직의 기타 보관 문서에 대한 회계.
러시아 연방 기록 보관 기금의 문서 및 기타 기록 문서로 기록 보관 완료.
러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 조직의 기타 기록 문서 사용 조직.
주 (시) 아카이브에 보관하기 위해 조직의 문서 전송.
조직 개편 또는 청산 중 문서 이전, 조직 아카이브 책임자 변경.

새로운 규칙의 부록은 조직의 기록 보관소에서 사용되는 회계 및 기타 문서 형식을 제공합니다.

이 규칙의 주요 섹션 순서는 연방법 125-FZ 및 2007년 규칙에 해당하지만, 많은 전문가가 논의 단계에서 언급했듯이 획득에서 시작하여 사용으로 끝나는 것이 더 논리적입니다.

새 규칙의 섹션은 조직 아카이브의 주요 기능을 반영합니다.

러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 기타 기록 문서 저장 조직;
문서 회계;
문서로 조직 아카이브 완료;
보관 문서 사용 조직;
보관용 문서를 주 (시) 아카이브로 이전합니다.

또한 새로운 규칙에는 "조직 개편 또는 청산, 조직 아카이브 책임자 변경 시 문서 이전" 섹션이 포함됩니다.

노트

2002년 기본 규칙과 달리 규칙 번호 526에는 아카이브 자체 활동의 조직적 측면과 관련된 조항이 포함되어 있지 않습니다(아카이브의 목표 및 목적, 아카이브의 기능, 권리 등은 정의되지 않음). 주요 목적은 문서가 포함된 조직의 아카이브 획득에서 문서 사용 조직에 이르기까지 문서의 아카이브 저장 프로세스를 구성하기 위한 요구 사항을 설정하는 것입니다.

섹션을 더 자세히 살펴보겠습니다.

섹션 I. 일반 조항

정의 법적 근거문서의 개발 및 범위, 또한 일부를 정의하는 조항이 포함되어 있습니다. 조직 기반조직 아카이브의 활동.

새로운 규칙은 공공 기관, 지방 정부 및 조직에 적용됩니다 - 국가 및 시립 기록 보관소의 출처는 러시아 연방 기록 보관 기금 문서 (이하 - 조직)가 형성되는 과정입니다. 이 규칙의 조항은 러시아 연방 기록 보관소의 활동 문서가 형성되지 않은 다른 국가 및 비 국가 조직에서도 사용할 수 있습니다.

연방법 No. 125-FZ의 조항에 따라 새로운 규칙에 따르면 주정부 기관, 지방 자치 단체, 도시 지역 및 도시 내 지역의 지방 자치 단체는 보관, 취득, 회계 및 사용을 위한 기록 보관소를 만들 의무가 있습니다. 그들의 활동 과정에서 형성된 기록 보관 문서. 아카이브(중앙 아카이브)의 작업 및 기능 정부 기관, 지방 자치 단체, 조직 - 국가 획득 출처, 시립 아카이브는 조직 장이 승인 한 규정에 따라 결정됩니다.

노트

새로운 규칙은 러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 국가 비밀을 구성하는 정보가 포함된 기타 기록 문서의 저장, 취득, 회계 및 사용 조직에 적용되지 않습니다.

섹션 II. 러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 조직의 기타 보관 문서 저장 조직

조직의 아카이브 펀드의 개념과 조직의 아카이브 펀드의 유형을 정의합니다.

조직의 기록 보관 기금은 기록 기금의 일부로 러시아 연방 기록 보관 기금 문서, 인력 문서 및 기록 보관소 기록에 포함된 임시(10년 이상) 보관 기간 문서를 포함합니다. 기록 보관 기금은 조직의 기록 보관소에 보관됩니다.

조직의 보관 기금 유형:

러시아 연방 보관 기금의 문서 및 기타 보관 문서로 구성된 조직의 보관 기금;
역사적 및 / 또는 논리적으로 서로 관련이있는 두 개 이상의 조직 및 기타 보관 문서의 활동 과정에서 형성된 러시아 연방 보관 기금의 문서로 구성된 공동 보관 기금;
하나 이상의 특성(주제, 저자, 특정, 대상 등)에 따라 통합된 다양한 출처의 개별 아카이브 문서로 구성된 아카이브 컬렉션입니다.

종이 문서 보관.새로운 규칙의 2.9항은 다음을 강조합니다. 아카이브 문서는 아카이브 기금 내에 체계적인 방식으로 저장됩니다.조직의 아카이브에있는 아카이브 기금 문서의 체계화 단위는 저장 단위입니다. 규칙은 또한 보관 기금의 저장 단위 체계화 징후를 정의합니다.

구조적 (조직의 구조적 부서에 대한 저장 단위에 속함);
연대순(저장 장치가 속한 기간 또는 날짜 기준)
기능적, 부문별, 주제별, 주제 질문(조직의 기능, 저장 장치의 내용과 관련된 주제 또는 문제 고려)
명목상의 (서기 양식에 따라 - 문서의 종류와 종류에 따라);
통신원 (조직의 경우 저장 단위가 형성된 통신 결과);
지리적(에 따라 특정 지역, 정착문서의 내용, 작성자, 통신원과 관련된 기타 지리적 개체)
작성자(문서 작성자인 조직의 이름 또는 시민의 이름으로).

다음을 포함하여 문서의 안전을 보장하기 위한 요구 사항(문서 저장을 위한 규범적(최적) 조건, 아카이브에 문서의 합리적인 배치, 문서의 가용성 및 상태 확인, 문서 검색 절차)이 설정됩니다. 전자 문서 저장 기능

전자 문서의 저장.규칙 정의 필수 조건다음 문서 보관:

조직의 아카이브에 전자 문서의 각 저장 단위에 대한 최소 2개의 사본이 존재합니다(기본 사본과 작업 사본은 서로 다른 물리적 장치에 있어야 함).
전자 문서를 복제, 복사, 변환 및 마이그레이션하고 물리적 및 기술적 상태를 제어하도록 설계된 기술 및 소프트웨어 도구의 가용성
정보의 손실, 무단 배포, 파괴 또는 왜곡을 제외한 전자 문서의 저장 방식을 보장합니다.

조직의 아카이브로 저장하기 위해 전송 된 텍스트 전자 문서 형식 - 주 및 시립 아카이브 획득 소스 - PDF / A.

이 규칙은 소프트웨어 및 하드웨어 환경이 변경되고 컴퓨터 형식이 노후화되고 미디어가 손상되는 경우 조직의 아카이브가 전자 문서를 새로운 형식 및/또는 새로운 미디어로 변환하는 작업을 수행한다고 규정합니다.

고려된 조항 외에도 이 섹션은 보관 문서의 가용성 및 상태를 확인하는 절차(2.39-2.43항), 감지되지 않은 문서 검색(2.44항), 기록 보관소에서 문서를 발급하는 절차(2.45항)를 설정합니다. -2.48) 및 보관 문서의 안전성을 보장하는 절차 비상 상황(섹션 2.49).

종이 문서의 가용성 및 상태 확인. 최소 10년에 한 번 위원회 또는 최소 2명의 직원이 조직의 아카이브에서 수행, 전자 문서 - 최소 5년에 한 번.

2007 년 주문의 2.11.5 항에 따르면 조직의 아카이브 또는 개별 부분 (그룹)의 모든 문서의 가용성 및 상태에 대한 특별한 일회성 검사가 수행됩니다.

자연 재해, 대량 이주 및 기타 상황으로 인해 기록 문서가 손실되거나 손상될 수 있는 경우,
아카이브 헤드를 변경할 때.

감사 결과에 따라 다음 행위가 작성됩니다.

보관 문서의 가용성 및 상태 확인(부록 3)
~에 대한 기술적 오류회계 문서 (있는 경우) (부록 번호 4);
문서 발견에 대해 (이 기금과 관련이 없으며 계정에 표시되지 않음) (부록 번호 5).

아카이브에서 문서를 발행하는 절차.문서는 조직의 아카이브 책임자 또는 대리인(아카이브가 기관인 경우), 조직의 구조 단위 책임자(아카이브가 구조 단위인 경우)의 서면 허가에 따라 발행됩니다.

조직의 구조 부서 직원;
사법, 법 집행 및 기타 권한 있는 기관안에 일이 순조 로이 진행되어;
서면 요청 시 다른 사용자.

아카이브에서 문서를 발행하는 기간은 다음을 초과하지 않아야 합니다.

한 달 - 조직의 직원 및 다른 사용자가 사용합니다.
6개월 - 사법, 법 집행 기관 및 기타 권한 있는 기관에.

문서의 보존/보존에 관한 사용자의 서면 확인을 기반으로 조직 장의 허가를 받아 문서 발급 기간을 연장할 수 있습니다.

전자 문서는 아카이브에서 다음 형식으로 발행됩니다. 전자 사본또는 종이 사본.

아카이브의 문서는 발행되지 않습니다.

사용기금이 있는 경우
열악한 신체 조건에서.

섹션 III. 러시아 연방 보관 기금 문서 및 조직의 기타 보관 문서 회계

질문에 전념 러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 기타 기록 문서조직.

새 규칙의 3.1항에 명시된 바와 같이, 직원에 대한 문서, 사용 기금의 문서 사본(있는 경우), 사례 및 문서 목록을 포함하여 조직의 아카이브에 저장된 모든 문서는 회계 대상입니다.

보관 문서의 주요 회계 단위는 다음과 같습니다.

각 저장 장치에는 아카이브 암호의 일부인 계정 번호가 할당됩니다.

우리 사전

보관 암호- 회계 및 식별을 보장하기 위해 왼쪽 하단 모서리에 각 저장 단위에 적용되는 지정 - 구성: 아카이브 기금 번호; 사례, 문서의 인벤토리 수; 저장 장치 번호.

별도의 전자매체에 보관된 전자문서의 보관암호는 미디어케이스에 동봉된 인서트에 표기되어 있습니다. 에 저장된 전자문서의 보관암호 정보 시스템아카이브는 전자 문서 컨테이너의 메타 설명(필수 설명 요소)의 일부입니다.

아카이브의 회계 단위에 대한 정보는 회계 문서에 반영됩니다. 문서 회계 조직의 규칙에 대한 새로운 조항은 조직의 아카이브에 기본 (필수) 및 보조의 두 가지 회계 문서 그룹 할당에 대한 조항입니다.

조직 아카이브의 주요 (필수) 회계 문서의 구성은 다음과 같습니다.

사건의 접수 및 처리에 대한 회계 장부, 문서 (부록 번호 11);
자금 목록(부록 번호 12);
기금 시트(부록 번호 13);
사례 목록, 문서 (부록 번호 14-16);
재고 등록부(부록 번호 19).

전자 케이스 목록 양식은 새로운 규칙의 부록 17, 18에 나와 있습니다.

보조 회계 문서의 구성은 규제되지 않으며 각 아카이브는 해당 문서를 사용할 권리가 있습니다. 회계 양식, 보관 중인 문서의 세부 사항과 관련하여 또는 기타 이유로 필요한 경우.

규칙은 또한 조직의 아카이브가 회계 데이터베이스(DB)를 사용하여 자동화된 모드로 기록을 유지할 수 있음을 설정합니다(3.13절 참조). 조직 아카이브의 회계 데이터베이스 - 주(시) 아카이브의 획득 출처는 주(시) 아카이브 및 아카이브 관리 기관의 해당 회계 데이터베이스와 호환되어야 합니다.

섹션 IV. 러시아 연방 기록 보관 기금의 문서 및 기타 기록 문서로 기록 보관 완료

헌신적인 러시아 연방 기록 보관 기금의 문서 및 기타 기록 문서로 조직 기록 보관을 완료하는 문제. 조직의 아카이브 획득은 조직의 구조적 부서 문서로 아카이브를 체계적으로 보충하는 것입니다.

러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 임시 (10 년 이상) 보관 기간 문서가 포함되어 있음이 확인되었습니다. 인사에 관한 문서는 사무 업무 완료 후 1년, 늦어도 3년 이내에 조직의 기록 보관소로 이전됩니다. 예외는 서비스에서 해고 된 국가 공무원 및 시립 직원에 대한 문서입니다. 직원 해고일로부터 10 년 후에 조직의 기록 보관소로 이전됩니다.

노트

임시보존기간(최대 10년 포함)의 경우 조직의 아카이브의 관행에 오랫동안 확립되어 왔기 때문에 아카이브로 옮겨지지 않고 조직의 구조적 구분에 보관되며 유효기간 만료 후 보관 기간은 규정된 방식으로 파기될 수 있습니다.

새로운 규칙에 따르면 사례는 가치를 검토한 후 조직의 기록 보관소로 이전됩니다. 이러한 이유로 이 섹션에서는 문서의 가치를 조사하고, 조직의 기록 보관소로 이전할 사례를 준비하고, 사례를 기록 보관소로 이전하는 구조 단위 사례의 인벤토리를 작성하는 절차를 설정합니다. 문서의 가치를 규정된 방식으로 심사하기 전에 문서를 파기하는 것이 금지됨을 강조합니다.

섹션의 조항에서 영구 보관 및 직원의 목록, 문서 파기 조치가 회의에서 고려된다는 사실에 주의를 기울입니다. 전문가 위원회(EC) 조직, 일반적으로 동시에. 검토 결과에 따라 EC는 사례 목록, 영구 보관 문서 및 인력을 조정하고 문서 파기 할당에 대해 조치를 취합니다.

조직 - 주(시) 아카이브 획득 출처 문서 목록 제출 영구 임기보관 기관의 전문가 검증 위원회(EPC)가 고려하도록 조직의 EC가 동의한 보관 및 인력(연간 섹션):

영구 보관 기간 - 승인용
인원에 - 동의를 위해.

사례 인벤토리 후 문서는 EPC에 의해 승인되고 동의되며, 이러한 인벤토리 및 보관 대상이 아닌 문서 파기 할당에 관한 법률은 조직 책임자의 승인을 받습니다. 또한, 파기법에 의하여 배정된 사건은 파기할 수 있습니다.

활동이 러시아 연방 기록 보관 기금의 문서를 작성하지 않는 조직은 기록 보관 기관의 EPC와 직원의 사례 목록을 조정해서는 안됩니다.

노트

새로운 규칙의 4.13항은 보관 기간이 만료된 전자 파일은 공통 근거, 그 후에는 해당 행위에 해당하는 메모와 함께 소프트웨어 및 하드웨어에 의해 물리적으로 파기되거나 파기됩니다.

규칙의 이 섹션에서는 조직 업무의 명명법에 특별한 주의를 기울입니다. 주요 원칙에 따르면:

실행 문서의 분류(그룹화)를 파일(전자 파일)로 수정하고 조직의 문서 펀드의 구성 및 구성을 반영하는 주요 회계 문서입니다.
케이스 목록, 영구 및 임시(10년 이상) 보관 기간 문서, 임시(최대 10년 포함) 보관 기간 기록을 위한 기초입니다.
보관 기간, 기타 규제 법적 행위, 사례의 표준 및 모범 명명법을 나타내는 표준, 부서 및 기타 문서 목록을 기반으로 개발되었습니다.
구조 분할의 경우 (부록 번호 26)의 명명법에 따라 규정 된 양식 (부록 번호 25)으로 작성됩니다.

조직 - 5년에 한 번 주(시) 기록 보관소의 출처는 조직의 CEC(EC)와 사례 명명법을 조정하고 관련 EPC 또는 주(시) 기록 보관소의 승인을 위해 제출합니다. 부여된 권한. 활동이 러시아 연방 기록 보관 기금의 문서를 작성하지 않는 조직은 자체적으로 사례 명명법을 승인합니다.

규칙은 순서를 정한다 훈련전자 문서 조직의 아카이브로 전송하기 위해. 특히 영구 보관, 임시 (10 년 이상) 보관 기간 포함 전자 문서의 보관 단위에 대해 별도의 인벤토리가 작성됩니다. 인원에 의해. 우리가 이미 말했듯이 전자 케이스 목록의 형태는 새로운 규칙의 부록 17, 18에 나와 있습니다.

섹션 V. 러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 조직의 기타 기록 문서 사용 조직

이 섹션은 러시아 연방 기록 보관 기금 문서 및 조직의 기타 기록 문서 사용 조직에 관한 규칙을 설정합니다. 이 부분에서 규칙의 주요 조항은 다음과 같습니다.

메모

새로운 규칙은 보관 문서의 사용 형태를 결정합니다. 주요 내용은 다음과 같습니다.

조직 직원의 정보 지원;

사용자 요청 실행 사회적, 법적 성격의 시민에 대한 질문;

임시 사용을 위한 문서 및 사례 발급, 사용자 요청에 따른 보관 문서 사본 제공, 다음을 포함합니다. 전자 문서의 형태로.

새 규칙에서 사용자 요청에 대한 작업 조직에 특별한 주의를 기울입니다. 한정된:

요청 유형(주제 및 사회 법적 성격)
서면 요청에 대한 요구 사항(형식, 요청에 포함되어야 하는 정보의 구성)
요청 작업 절차(등록 마감, 고려, 비핵심 요청 리디렉션, 아카이브 참조, 아카이브 추출 및 아카이브 사본 형태로 사용자 요청에 대한 응답 준비)
인터넷을 통해받은 요청에 대한 작업 조직의 기능.

새로운 규칙은 아카이브가 아카이브 문서 발행을 거부할 수 있는 경우를 정의합니다.

사용 자금의 가용성;
문서의 열악한 물리적 상태;
문서가 과학적 설명 및 기술 설계를 통과하지 못했습니다(이 작업이 완료될 때까지).
사용 제한, 법률에 의해 설립러시아 연방 또는 기금 생성자.

아르 자형섹션 IV. 보관을 위해 조직의 문서를 주 (시) 아카이브로 이전

보관을 위해 조직의 문서를 주(시) 아카이브로 전송하는 절차를 결정합니다. 이 섹션에서는 다음을 설정합니다.

조직 - 아카이브에 러시아 연방 아카이브 기금 문서의 임시 저장이 만료된 후 주(시) 아카이브 획득 출처, 조직은 규칙에 따라 영구 보관을 위해 해당 문서를 적절한 주(시) 아카이브로 전송합니다. 19번;
주 (시) 기록 보관소의 출처가 아닌 주 및 비 국가 조직은 활동에서 형성된 러시아 연방 기록 보관소의 문서를 계약에 따라 주 (시) 기록 보관소로 이전 할 수 있습니다.

새 규칙은 문서 이전 절차를 설정합니다. 그들은 문서가 적절한 과학적 참조 장치를 사용하여 질서 있는 방식으로 영구적인 저장을 위해 전송되며 문서를 주(시) 아카이브로 전송하는 것은 저장을 위해 문서를 수락 및 전송하는 행위로 공식화된다는 점을 강조합니다(부록 번호 30 ).

섹션 VII. 조직 개편 또는 청산 중 문서 이전, 조직 아카이브 책임자 변경

순서를 지정합니다 조직 개편 또는 청산 중 문서 이전, 조직 아카이브 책임자 변경. 이 섹션은 청산된 조직의 문서 이전이 업무 및 재산 이전을 위해 구성된 위원회의 책임임을 설정합니다.

조직 청산의 경우 - 구성의 주 (시) 아카이브 획득 출처 청산 수수료주(시) 아카이브 대표가 포함됩니다.

조직의 아카이브 책임자 (조직의 아카이브 책임자)를 변경할 때 아카이브, 회계 및 과학 참조 장치에서 문서의 수락 및 전송은 행위에 따라 수행됩니다.

요약

1. 새로운 규칙은 복잡합니다. 규정, 조직 아카이브에서 수행하는 모든 주요 프로세스를 포함합니다.

문서 저장 조직,
문서 보관,
문서 보관
보관 문서의 사용.

2. 이 규칙은 규범적 문서이므로 실제로 적용하는 과정에서 문서에 대한 방법론적 보완(권고 개발, 지침규칙에 따라 전체 또는 규칙의 개별 섹션).

3. 기본 근본적인 차이다른 문서의 새로운 규칙은 이러한 규칙이 규범 문서라는 사실에 있습니다. 2002년 기본 규칙은 본질적으로 자문이며 1985년 기본 규칙은 규제 및 방법론 문서입니다. 이러한 이유로 새로운 규칙은 범위가 훨씬 작습니다. 틀림없이. 다른 모든 것, 즉 그것을 수행하는 방법은 기록 보관소의 자비에 달려 있습니다.

4. 요구 사항이 줄어들었다고 말할 수 있습니다. 문서 형식의 수를 줄였습니다. 필수적인. 이전에는 기본 규칙 번호 263 - 44 형식, 기본 규칙 - 48, 현재 새 규칙 - 30 등 40개 이상이 있었습니다. 이는 필요한 경우 기록 보관소에서 자체 형식을 사용할 수 있음을 의미합니다. 실제로는 그랬다.

5. 새로운 규칙은 주로 주 및 시립 기록 보관소의 출처인 조직에 중점을 두고 있지만 문서에 직접 설명되어 있지 않으므로 규칙이 자체 기록을 보유하고 있는 조직을 대상으로 한다고 말하는 것이 더 정확합니다. 보관소.

1985 년 9 월 5 일자 No. 263 (이하 - 1985 년 기본 규칙)의 소련 주 기록 보관소 명령에 의해 승인되었습니다. 사실, 그들은 우리가 기사에서 고려하는 새로운 규칙을 승인한 2015년 3월 31일 No. 526 러시아 문화부 명령의 발행으로 힘을 잃었습니다.