전자 문서 관리의 정보 시스템에 대한 요구 사항. 국가 기관의 아카이브에 전자 문서를 저장하기 위한 전자 문서 관리 시스템 및 시스템에 대한 일반적인 기능 요구 사항

시스템이 충족해야 하는 기본 요구 사항 전자 문서 관리:

• 문서를 안전하게 보관하고 쉽게 검색할 수 있습니다.
• 사무 업무의 지원 및 구현.
• 문서 실행 및 라우팅을 적시에 제어합니다.
• 분석 보고서 작성.
• 정보 보안 보증.

최신 EDMS에는 클라이언트와 상호 작용하고 요청을 처리하는 기능과 많은 적용된 문제를 해결할 수 있는 유용한 추가 도구가 있습니다.

전자문서관리시스템의 종류

전자문서관리시스템의 분류에는 다양한 유형이 있지만 가장 대표적인 분류는 EDMS를 제목기능별로 구분한 것이다. 모든 EDMS는 주로 특정 유형의 작업을 수행하기 위한 것으로 개발자가 배치합니다. 이것은 대부분의 "형제"에 고유한 추가 기술을 제공하지 않는다는 의미는 아닙니다. 각 전자 문서 관리 시스템의 도구 집합에는 고유한 강점과 약점이 있습니다. 제목 기능별 분류에서 EDMS의 강점이 고려됩니다.

따라서 다음과 같이 보입니다.

• 전자 문서 및 종이 문서의 디지털 아날로그를 만들고 작업하도록 설계된 EDMS입니다.
• 전체 수명 주기 동안 이벤트 및 문서 등록을 자동화하는 회계 시스템(전자 파일 캐비닛).
• EDMS의 주요 임무는 대규모 기업 정보 저장소 작업을 자동화하는 것입니다.
• 문서와 함께 전자 아카이브를 관리하기 위한 시스템.
• 추출에 특화된 EDMS 필요한 정보아카이브 및 기타 전자 소스에서.
• 기업 프로세스, 문서 처리 및 비즈니스 문서 작업에 관련된 조직 직원의 활동을 관리하는 시스템입니다.
• 데이터를 저장하는 장치를 제어하는 ​​정보 EDMS.

러시아에서만 사용되는 원산지별 EDMS의 짧은 분류도 있습니다. 그것에 따르면 우리나라의 전자 문서 관리 시스템은 외국 플랫폼 Lotus / Domino에서 개발 된 국내, 수입 및 러시아어로 세분화됩니다. 우리의 검토에는 EMC Documentum과 Lotus Domino.Doc의 두 가지 외국 EDMS의 예만 포함되어 있습니다. 다른 모든 EDMS에는 러시아의 "시민권"이 있습니다.

TOP-10 전자 문서 관리 시스템

기업에서 문서 순환 자동화를 위한 EDMS를 선택할 때 결정적인 5가지 매개변수를 비교하여 전자 문서 관리 시스템을 평가했습니다. 척도는 10점입니다.

참고: 표의 시스템에 대한 최종 평가는 100% 객관성을 가장하지 않으며 이 주제에 대한 심층 분석을 기반으로 한 작성자의 의견을 반영합니다. 본 전자문서관리시스템 리뷰는 다음과 같은 환경에서 안전하게 선택하여 사용할 수 있는 고품질의 소프트웨어 제품만을 대상으로 합니다. 다른 유형사업.

사업

이 전자 문서 관리 시스템은 소비에트 이후 공간 전체에 걸쳐 해당 부문에서 인정받는 리더입니다. 그 안에서 가장 큰 지주와 기업과 소기업 모두 문서 흐름과 사무를 성공적으로 수행합니다. 이 시스템과 관련하여 동어반복을 적용하는 것이 적절합니다. "BUSINESS"는 비즈니스를 알고 있습니다. 실제로 이 소프트웨어는 심층적인 사무 자동화 및 워크플로에 이상적입니다.

프로

• 모든 전자 문서의 모든 이동 단계를 추적하는 기능.
• 문서 프로젝트 생성의 단순성과 편의성.
• 시스템의 일반적인 디버깅 및 기능.

빼기

• "긴장된" 단점은 다소 구식 인터페이스와 마스터링의 특정 어려움을 포함합니다.

가격은 얼마입니까?

한 작업장(DBMS - Oracle) 내에서 DELO 시스템을 사용하기 위한 라이선스 가격은 계획된 총 좌석 수에 따라 다르며 11,000루블(201-500루블/m)에서 13,400루블(1-5루블/m)까지 다양합니다. ). 조직에서 Microsoft SQL Server DBMS를 사용하는 경우 하나에 대한 라이선스 직장비용은 각각 7200 ~ 9500 루블입니다.

논리

2012년까지의 "SED Logic" 프로그램은 "Boss-Referent"라고 불리며 가장 인기 있는 프로그램 중 하나였습니다. 러시아 시스템전자 문서 관리, EDMS "Delo"의 심각한 경쟁자. 이름 변경은 이 소프트웨어 제품의 품질에 어떤 영향도 미치지 않았으며 모든 유형 및 규모의 기업에서 사무 관리를 위한 안정적이고 기능적인 시스템으로 남아 있습니다.

프로

• 문서 승인을 위한 복잡한 다단계 경로를 구축하는 기능.
• 높은 수준의 사용자 데이터 보호.
• 시스템의 주요 구성 요소를 마스터하는 것이 상대적으로 쉽습니다.
• 유연하고 수정 가능한 문서 처리 프로세스.

빼기

• 심각한 직원 이직의 경우 액세스 권한의 불편한 차별화.
• 가장 성실한 기술 지원 직업이 아닙니다.
• 구식 인터페이스.

가격은 얼마입니까?

이 프로그램을 사용하기 위한 하나의 라이선스 비용은 연결된 직원 수에 따라 다릅니다. 그들의 수가 49명을 초과하지 않는다면, 가격은 각 직업에 대해 5,900이 될 것입니다. 연결된 직원 50 ~ 199 명 - 5,200 루블; 200개 이상의 작업이 있는 경우 하나의 라이센스 가격은 최소 4900루블입니다.

유프라테스

이 전자 문서 관리 시스템은 사무 분야에서 ISO 9000 품질 표준 및 러시아 GOST의 요구 사항을 완전히 준수하여 개발되었습니다. "EVFRAT"은 경쟁 EDMS에서 찾을 수 없는 고유한 소프트웨어 개발이 많이 있다는 점에서 "상점의 동료"와 다릅니다. 순전히 기술적으로 이 시스템은 현대 러시아 EDMS 시장에서 가장 "고급" 중 하나입니다.

프로

• 이 시스템의 제공 세트에는 사용자 조직이 추가 소프트웨어를 구매하지 않아도 되는 내장형 DBMS "Nika"가 포함되어 있습니다.
• 쾌적하고 기억에 남는 디자인의 친숙한 인터페이스.
• 액세스 권한 관리를 위한 기본 제공 역할 메커니즘.

빼기

• 특히 느린 컴퓨터에서 상당히 느린 속도.
• 정기적인 업무 중단 및 부진한 기술 지원.

가격은 얼마입니까?

조직의 자체 서버에 시스템을 설치하는 표준 라이센스 비용은 작업장당 5200~7300루블, 더 많은 사용자 - 저렴한 가격입니다. 그러나 제조업체의 장비에 서버 구성 요소를 배치하는 옵션도 있습니다. 이 경우 구독료 시스템이 적용됩니다 - 4 개의 관세, 한 달에 10,000 ~ 95,000 루블입니다.

1C: 아카이브

그것은 기업을 위한 최고의 그리고 확실히 가장 다재다능한 문서 관리 소프트웨어 중 하나입니다. "1C: 아카이브"는 파일을 편집할 수 있는 승인된 직원이 액세스하여 다양한 형식의 비즈니스 문서를 안정적이고 가장 중요하게 중앙 집중식으로 저장합니다.

프로

• 필요한 데이터를 빠르게 찾기 위한 디버깅된 알고리즘.
• 텍스트 및 그래픽에서 오디오 및 비디오 파일에 이르기까지 모든 유형의 문서를 저장할 수 있는 기능.
• 대기업과 중소기업 모두에서 이 소프트웨어를 성공적으로 사용할 수 있는 가장 광범위한 확장성 옵션.
• 이 프로그램을 경쟁사와 구별하는 1C: Archive의 주요 장점은 제품 가격과 기능 기능의 최적 조합입니다.
• 외부 애플리케이션과의 통합 지원.

빼기

• 많은 시스템 리소스를 사용합니다.
• 숙련된 사용자의 경우에도 학습 복잡성이 증가합니다.

가격은 얼마입니까?

이 프로그램의 "조립"가격은 12,000 ~ 57,000 루블로 다양하며 첫 번째 금액은 이전 버전의 1C: Archive를 업그레이드하기 위해 독점적으로 지불해야 합니다.

다이렉텀

심플하고 기능적인 EDMS DIRECTUM은 중소기업을 위한 훌륭한 솔루션이 될 것입니다. 이 시스템 덕분에 전자 문서 관리는 기존의 문서 작업과 성공적으로 결합되어 나중에 "고통 없이" 조직을 DIRECTUM에서 작업하도록 완전히 이전할 수 있습니다. 고급 워크플로 기술은 사무실 워크플로의 효율적인 자동화를 제공합니다.

프로

• 가능한 한 쉽게 문서를 검색하고 식별할 수 있는 특수 소프트웨어 도구의 가용성.
• 특정 작업을 위해 시스템을 자체 수정할 수 있는 충분한 기회.
• 다른 프로그램과의 고급 통합.

빼기

• 이 시스템은 기업의 관리 직원에 초점을 맞추고 있습니다. 일반 사무원이 작업하기가 더 어렵습니다.
• 다소 혼란스럽고 불투명한 가격 정책.

가격은 얼마입니까?

이 EDMS의 사용을 위한 라이선스는 별도로 구매하거나 패키지 제안의 일부로 구매합니다. 가장 저렴한 기본 클라이언트 라이센스 비용은 7,800루블입니다. 라이센스 패키지 비용은 148,200루블(직원 20명 기준)에서 시작하여 최대 2,010,000루블(직원 200명 기준)입니다.

OPTIMA-워크플로

이 전자 문서 관리 시스템은 해당 부문에서 강력한 중간 농민입니다. 지속적으로 개발 중이며 지금까지는 시장에서 인정받는 마스토돈과 동등한 위치에서 경쟁할 수 없습니다. 그러나 OPTIMA-WorkFlow에는 일반적인 배경과 차별화되는 고유한 기술인 여러 가지 "비밀의 속임수"가 있습니다.

프로

• 동일한 유형의 문서 및 해당 등록 정보의 직렬 입력 기능 구현.
• 바이러스 백신 프로그램으로 스캔.
• 일반 및 암호화된 문서의 선택적 인덱싱.
• 다국어 사용자 인터페이스.

빼기

• 향후 업데이트로 영구적으로 제거되는 일반적인 기능의 단점.

가격은 얼마입니까?

이 플랫폼을 기반으로 하는 일반적인 솔루션 비용은 55,000~75,000루블입니다.

EMC Documentum

워크플로우 프로세스 자동화를 위한 이 플랫폼은 IT 업계의 세계적인 리더인 EMC에서 개발했습니다. 개별 도구를 유연하게 사용자 정의할 수 있는 강력한 기능을 갖춘 EMC Documentum은 러시아 시장에서 사용할 수 있는 최고의 해외 EDMS입니다.

프로

• 높은 수준의 설계 문서 관리 용이성.
• 접근 권한 분배를 관리할 수 있는 체크인/체크아웃 메커니즘 구현.
• 여러 수준에서 승인 절차를 구현할 수 있는 기능이 있습니다.
• 스캔 및 문서 인식 장치 지원.

빼기

• Internet Explorer 브라우저에서만 작동합니다.
• 부재중 오픈 액세스시스템에 대한 기술 및 실제 문서.
• 높은 시스템 부하에서 빈번한 "브레이크" 및 지연.

가격은 얼마입니까?

이 플랫폼 사용에 대한 고정 가격은 없습니다. 구현 비용은 각 고객과 개별적으로 논의됩니다.

LanDocs

1997년 국내 기업인 "LANIT"에서 개발한 문서 관리 자동화 플랫폼은 오늘날까지도 많은 기업과 기관에서 요구하고 있습니다. LanDocs를 사용하면 모든 범주의 사용자에게 관리에 필요한 도구 세트를 제공하여 편안한 사무 및 워크플로 환경을 구축할 수 있습니다.

프로

• 통합 암호화 보호 도구의 가용성.
• 워크플로 프로세스에 원격 지점의 직원을 포함하는 기능.
• 종이 문서의 배치 스캔 기능의 가용성.

빼기

• 이것은 상당히 일반적인 성능 문제입니다.
• 기능 확장에 대한 약한 기회.
• 시스템을 처음부터 마스터하기가 어렵습니다.

가격은 얼마입니까?

서버 라이센스 가격은 30,000~216,000루블입니다. 사용자 라이선스는 5,600~8,400루블의 가격으로 구입할 수 있습니다.

회사미디어

CompanyMedia는 비즈니스 프로세스, 워크플로 및 사무를 자동화하도록 설계된 소프트웨어 솔루션 세트입니다. 이 EDMS는 타의 추종을 불허하는 설정 유연성과 별도로 설치할 수 있는 독립 모듈이 있다는 점에서 경쟁 제품과 다릅니다.

프로

• 복잡한 기업 구조와 영토 구조를 가진 기업에서 시스템의 성공적인 운영 가능성.
• 1년 365일 24시간 활발히 작동할 수 있는 시스템의 전례 없는 신뢰성.
• 여러 유형의 작업장 작업을 위한 자동화된 지원.
• 조직의 계층 구조에 따른 접근 권한의 차별화.

빼기

• 웹 인터페이스는 일부 브라우저, 특히 FireFox에 대한 지원이 제한되어 있습니다.
• 시스템의 초점은 주로 중소 기업에 있습니다.

가격은 얼마입니까?

이 소프트웨어의 최종 가격은 직원 교육, 추가 모듈 설치 및 시스템 사용 권한 이전을 포함한 많은 구성 요소로 구성됩니다. 총액의 상한선은 99,000 루블입니다. 가장 저렴한 주제별 모듈은 4000 루블입니다.

로터스 도미노.Doc

이 EDMS는 높은 수준의 데이터 보안 시스템을 갖춘 잘 알려진 Notes/Domino 플랫폼에 대한 응용 프로그램입니다. 또한 Lotus Domino.Doc에는 대규모 기업 문서 저장소를 구현할 수 있는 고급 전자 아카이브가 있습니다.

프로

• 분산 환경에서 문서 흐름 관리 작업을 포괄적으로 처리하도록 설계된 고유한 복제 시스템의 가용성.
• 정보 저장소의 별도 부분에서 문서를 검색하는 기능.
• LDAP 디렉토리는 엔터프라이즈 수준으로 축소됩니다.

빼기

• 이 시스템의 단점은 주로 서구적 기원에서 비롯됩니다. 일부 기능의 인터페이스 및 구현에 대한 특정 질문이 있습니다.

가격은 얼마입니까?

사용자 및 서버 라이선스 비용은 플랫폼 웹사이트에서 개별적으로 계산됩니다.

결국

리뷰에서 특정 라인을 요약하면, 나는 주목하고 싶습니다 중요한 뉘앙스: 전자 문서 관리 시스템을 비즈니스에 도입한다고 해서 당장 수익성이 향상되는 것은 아니지만 경우에 따라 해로울 수 있습니다. 귀하의 조직이 EDMS 없이 성공적으로 기능하고 이익을 낸다면 구현을 결정하기 전에 천 번을 생각하십시오. "진보적인 유행"을 쫓고 심각한 필요 없이 이러한 시스템을 설치할 필요가 없습니다. 그러나 사업의 확장과 직원의 높은 업무량으로 인해 전자 문서 관리 시스템은 회사가 문서 작업의 소용돌이에서 벗어나는 데 도움이 되는 일종의 생명선이 될 수 있습니다.

오늘날의 기업에는 진정으로 분산된 문서 관리 아키텍처가 필요합니다. 다음 요구 사항을 충족하는 것:

시스템의 기능과 유연성.

추가 현대화 및 시스템 기능 향상 가능성(독립적 시스템 포함).

다른 기업 시스템과의 통합성 - 문서 관리 시스템은 다른 시스템과 분리되어 존재할 수 없고 있어서도 안 됩니다. 예를 들어 시스템을 회계 애플리케이션과 통합해야 하는 경우가 있습니다. 그런 다음 문서 관리 시스템은 가능한 개정 및 다른 시스템과의 통합을 위한 개방형 인터페이스를 가져야 합니다.

분산 원격 작업 및 다른 지점과의 상호 작용 가능성 - 문서 작업 시 주요 문제는 지리적으로 분산된 조직에서 발생하므로 문서 관리 시스템의 아키텍처는 분산된 장소의 상호 작용을 지원해야 합니다. 또한, 분산된 장소는 속도와 품질 측면에서 가장 다양한 통신 채널과 결합될 수 있습니다. 또한 시스템 아키텍처는 원격 사용자와의 상호 작용을 지원해야 합니다. 분산되고 확장 가능한 문서 관리는 직원 생산성의 급격한 증가로 이어져 조직의 전반적인 경쟁력을 강화합니다.

확장성 - 워크플로 시스템이 5,000명과 5,000명의 사용자를 모두 지원할 수 있는 것이 바람직하며 시스템의 용량 증가 능력은 해당 하드웨어의 용량에 의해서만 결정됩니다. 이 요구 사항은 가능한 거의 모든 하드웨어 및 소프트웨어 플랫폼에 존재하는 Sybase, Oracle, Informix 등과 같은 회사의 데이터베이스 서버를 지원함으로써 가장 광범위한 성능을 제공함으로써 충족될 수 있습니다.

모듈화 - 고객이 워크플로 시스템의 모든 구성 요소를 즉시 구현할 필요가 없을 수도 있으며 때로는 고객이 해결하는 작업 범위가 전체 워크플로 작업 범위보다 적을 수도 있습니다. 그렇다면 문서 관리 시스템은 서로 통합된 별도의 모듈로 구성되어야 합니다.

개방성 효율성 - 문서 흐름 자동화의 최종 결과를 포함하여 시스템 생성 비용과 목표 효과 간의 합리적인 균형을 보장합니다. 시스템에 지출된 자금에 대한 수익 수준을 높이기 위해 광범위한 추가 기술을 도입할 가능성.

또한 시스템의 회사 개발자(공급자)의 일반적인 특성(유사하거나 더 복잡한 문제의 복잡한 솔루션에 대한 경험, 엔터프라이즈 조사, 시스템 구현, 사용자 교육, 유지 관리 및 개발의 모든 단계를 보장)에 주의를 기울여야 합니다. 시스템의 직접 개발자는 회사이며 서비스 센터, 전문가 자격, 지역 위치 등)이 있습니다.

법원의 분류

전자 문서 관리 도구 시장에서 우리는 조건부로 5가지 범주의 기술을 선별할 것입니다. 어떤 분류도 완벽하지 않다는 점에 유의해야 합니다. 결과적으로 일부 제품은 동시에 둘 이상의 범주에 속하며 다른 범주의 제품에 고유한 기능을 갖습니다.

· 비즈니스 프로세스에 중점을 둔 DMS 시스템: Documentum, FileNet(Panagon 및 Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

일반적으로 특정 수직 및 수평 응용 프로그램을 위해 설계되었으며 때로는 특정 산업에서 사용하도록 목표로 설정되었습니다. 이러한 솔루션은 일반적으로 이미징 기술, 기록 및 워크플로 관리, 콘텐츠 관리(아래 참조) 등을 포함한 완전한 문서 수명 주기를 제공합니다.

· 기업 법원: Lotus(Domino.Doc), Novell GroupWise의 추가 기능, Opent Text(LiveLink), Keyfile Corp., Oracle(Context).

일반적으로 조직의 모든 사용자가 사용할 수 있는 문서 작성, 공동 작업 및 문서 게시를 위한 엔터프라이즈 인프라를 제공합니다. 이러한 시스템의 기본 기능은 비즈니스 프로세스 지향 시스템의 기능과 유사합니다. 그러나 구별되는 특징은 사용 및 배포 방식입니다. 워드 프로세싱 및 스프레드시트와 같은 도구와 유사하게 기업 RMS는 조직 전체에서 문서를 만들고 게시하기 위한 기본 "기본 응용 프로그램"입니다. 일반적으로 이러한 도구는 특정 산업이나 협소하게 정의된 작업에만 사용하는 데 중점을 두지 않습니다. 거의 모든 범주의 사용자가 사용할 수 있는 전사적 기술로 제공 및 구현됩니다.

· 콘텐츠 관리 시스템(영어 콘텐츠 - 콘텐츠, 본질): Adobe, Excalibur.

후속 재사용 및 편집을 위해 문서 및 개체 섹션 수준까지 정보의 생성, 액세스, 제어 및 전달을 추적하는 프로세스를 제공합니다. 문서 형태가 아니라 더 작은 개체에 있는 정보의 잠재적 가용성은 응용 프로그램 간의 정보 교환을 용이하게 합니다.

이미지 관리 시스템

그들은 종이 미디어의 정보를 디지털 형식으로 변환합니다. 일반적으로 이것은 TIFF(Tagged Image File Format)이며, 그 후에 문서는 이미 작업에 사용할 수 있습니다. 전자 양식.

· 워크플로 관리 시스템: Lotus(Domino/Notes 및 Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

이러한 시스템은 주로 미리 결정된 경로(소위 "하드 라우팅")를 따라 특정 물체의 이동을 보장하도록 설계되었습니다. 각 단계에서 대상이 바뀔 수 있으므로 일반적인 단어 "작업"(작업)이라고합니다. 이러한 유형의 시스템을 워크플로 시스템("워크플로")이라고 합니다(불행히도 러시아어로 이 용어와 정확히 일치하는 항목이 없음). 문서는 작품에 연결될 수 있지만 문서는 이러한 시스템의 기본 대상이 아닙니다. 이러한 시스템의 도움으로 모든 단계를 미리 알고 처방할 수 있는 특정 작업을 구성할 수 있습니다.

러시아 문서 지원 시스템

문서 지원의 일부 외국 시스템

제도기준의 글자를 따를 경우 위임 사항, 일반 사용자가 일반적인 전자 문서 관리 시스템에 만들 수 있는 요구 사항은 다음과 같이 설명할 수 있습니다.

전자 문서 관리 시스템은 다음을 수행해야 합니다.

문서 및 해당 설명의 안정적인 저장을 제공합니다.

문서의 수명 주기를 보장하기 위해(생성, 버전 저장, 게시, 압수된 문서에 대한 액세스 차단, 아카이브에 저장하기 위한 문서 전송)

사용자가 다양한 유형의 문서를 할당하고 카드를 만들고 편집할 수 있습니다.

효율적인 문서 검색을 위해 범주 계층을 유지합니다.

카드의 정보와 전체 텍스트를 기반으로 문서 검색

개별 사용자 수준, 역할 기반 및 기반으로 문서에 대한 액세스 분리 보장 계층 구조조직;

지원 HSM 기술;

사용자 및 시스템 자체의 작업과 관련된 모든 이벤트를 기록합니다. 고급 관리 도구가 필요합니다.

정보에 대한 원격 액세스를 지원합니다.

고급 시스템은 다음을 지원해야 합니다.

원활한 운영을 위한 클러스터 기술;

지리적으로 분산된 조직;

데이터를 저장하고 전송하기 위한 암호화 알고리즘;

전자 서명.

아키텍처 요구 사항:

전용 애플리케이션 서버의 존재;

씬 클라이언트의 존재; 브라우저를 사용한 문서 액세스 지원.

확장성을 위한 다중 플랫폼;

개방성 및 다른 시스템과의 통합 요구 사항:

스트리밍 문서 입력을 위한 도구와의 통합;

사무실 응용 프로그램과의 통합;

이메일과의 통합;

개발된 프로그래밍 인터페이스(API)의 가용성;

시스템 사용자 목록을 유지하고 동기화하기 위한 표준 디렉토리 서비스(예: LDAP)와의 통합

특정 작업에 대한 사용자 인터페이스를 조정하는 기능;

자신의 특수 구성 요소로 시스템을 보완하는 능력;

문서 속성을 저장하기 위해 외부 데이터베이스를 사용하는 경우, 다른 DBMS로 작업하기 위한 데이터 구조 및 도구에 대한 자세한 설명이 필요합니다.

전자 문서 관리 시스템의 구성 요소 생성

전자 문서 관리 시스템의 구성 요소 아키텍처는 그림 1에 나와 있습니다. 아키텍처의 주요 요소는 다음과 같습니다.

클라이언트 작업 공간 - 사용자 인터페이스 및 제어 구성 요소. 응용 프로그램 서버 - 시스템의 비즈니스 논리를 실행하기 위한 서버 구성 요소입니다. 데이터베이스 서버 - 데이터 저장 및 액세스 구성 요소.

전자 문서 관리 시스템의 구성 요소는 EDMS 상호 작용의 소프트웨어 인터페이스를 통해 다른 시스템과 상호 작용하고 다른 시스템은 EDMS 소프트웨어 인터페이스를 통해 전자 문서 관리 시스템과 상호 작용합니다.

쌀. 4

이 장에서는 워크플로를 구성하는 기본 개념, 유형 및 방법과 전자 워크플로, 분류 및 원칙을 살펴보았습니다. 일반 정보전자 문서 관리 시스템, 분류 및 요구 사항에 대해. 이제 전자 문서 관리 시스템의 검토 및 선택으로 넘어갑니다.

러시아 통신 및 대중 통신부의 EDMS 요구 사항

EDMS 속도 요구 사항

EDMS의 모든 거래를 기록하기 위한 요구 사항

EDMS 기능 요구 사항

EDMS의 가치 및 아카이브 스토리지 검토

전자 문서 관리 시스템(EDMS)의 사용은 1990년대 중반에 시작되었습니다. 그러나 국가적 규모로 EDMS가 도입된 것은 지난 5년여 만입니다. 여기에서 주요 인센티브는 2011년 2월 12일 No. 176-r 러시아 연방 정부의 명령으로 전환을 위한 실행 계획을 승인했습니다. 연방 기관 임원 전원종이 없는 문서 흐름 및 러시아 연방 정부 결의(2012년 9월 6일자 No. 890 "정부 기관의 전자 문서 흐름 개선 조치").

EDMS는 기관 내 시스템으로 독점적으로 사용되었지만 서로의 다양성과 비호환성은 큰 문제가 되지 않았습니다. 그러나 단일 정보 공간으로의 전환이 시작되면서 부서 간 전자 문서 관리 조직, EDMS를 통합하고 문서 교환, 전자 상호 작용 및 보관 보관을 위한 국가 시스템과의 호환성을 보장해야 합니다. 부분적으로 상호 작용 문제를 해결하기 위해 EDMS 시스템 GOST R 53898-2010으로 전송되었습니다. “전자 문서 관리 시스템. 문서 관리 시스템의 상호 작용. 이메일 요구 사항 ".

"에 대한 요구 사항 정보 시스템전자 문서 관리 ... "연방 집행 기관을 대상으로하지만 Art에 따릅니다. 2006년 7월 27일 연방법 149-FZ의 11은 다른 주 기관 및 기관에도 적용됩니다. 지방 정부... 상업 조직은 자체 재량에 따라 EDMS를 구성 할 권리가 있지만 우리나라에서 국가의 역할을 감안할 때 일반적으로 모든 대기업 및 중형 상업 조직국가 기관과의 상호 작용의 편의를 위해 국가에서 설정한 규칙에 따라 운영됩니다.

러시아 통신 및 매스 커뮤니케이션부의 요구 사항 ...의 가장 흥미로운 조항을 고려해 봅시다.

"전자 문서 관리의 정보 시스템 요구 사항 ..."은 EDMS에 있어야하는 최소 기능 세트와 기관에서 EDMS 사용을 구성하기위한 요구 사항을 결정합니다.

EDMS의 주요 요구 사항 중 하나는 연결된 작업장 수와 EDMS에 포함된 문서 수 측면에서 확장성입니다. 임을 명심해야 한다. 현대 시스템문서 관리는 문서 작업을 하는 조직의 거의 모든 직원이 사용하며 일반적인 추세는 고정 워크스테이션과 모바일 장치의 문서 액세스, 시스템에 대한 원격 액세스를 모두 사용하는 것입니다. EDMS에 저장된 문서의 수는 최종 실행 및 서명된 문서뿐만 아니라 중간 작업 버전도 시스템에 저장되기 때문에 EDMS에 수신된 파일, 초안 문서 및 문서의 수는 연간 몇 배 더 높음 유치원 교육 기관에 등록된 총 문서 수(수신, 발신 및 내부). 요구 사항은 EDMS가 모든 문서를 최소 5년 동안 보관해야 한다고 규정하고 있지만 실제로는 최소 10-15년의 기간에 초점을 맞출 필요가 있습니다. 전자 양식은 특히 p.20 p. f) 최대 100년 동안 문서를 저장할 수 있는 가능성에 대해 동일한 요구 사항이 제공됩니다.

EDMS의 중요한 매개변수는 성능입니다. 하드웨어 및 소프트웨어 컴플렉스(EDMS 서버)가 시스템에서 동시에 작업하는 주어진 수의 사용자 및(또는) 주어진 데이터베이스 볼륨(시스템의 문서 수)에 대해 충분히 효율적이지 않은 경우 직원은 기다려야 합니다. 따라서 문서 카드 또는 문서 자체를 열 때 직원의 생산성이 떨어집니다. 따라서 요구 사항에는 EDMS의 성능에 해당해야 하는 시간 매개변수가 포함되어 있습니다.

- EDMS에 액세스하는 시간 - 3초 이내

- 문서를 등록하는 동안 생성된 카드에 대한 액세스 권한을 획득하고 문서의 컨텍스트, 내용, 구조, 준비, 고려, 실행 및 저장 중에 문서로 수행된 작업 및 식별 데이터를 설명하는 데이터를 포함하는 시간( 메타데이터) - 최대 5초 ...

모든 시스템은 소프트웨어와 하드웨어 모두에서 오류가 발생할 수 있습니다. 그러나 EDMS가 실패하면 조직의 모든 직원의 문서 작업이 불가능하므로 요구 사항은 30분을 넘지 않는 EDMS 실패 및 재부팅 시 가동 중지 시간에 대한 엄격한 프레임워크를 설정합니다. 또한 EDMS는 시스템 오류에 대해 사용자에게 자동 알림을 제공해야 합니다. 우선, 그들은 일반적으로 관리자와 EDMS 기술자에게 SMS와 전자 메일을 통해 자동 알림을 설정합니다.

또 다른 일반적인 상황은 어떤 이유로 문서가 사용자에 의해 손상되거나 실수로 지워지는 것입니다. 요구 사항에 따르면 이 경우 전자 문서는 30분 이내에 백업 사본에서 복원되어야 합니다. 요구 사항에 따라 조직은 EDMS에 저장된 전자 문서의 백업 사본을 하나 이상 보유해야 합니다. 그러나 실제로는 안전을 보장하기 위해 적어도 두 개의 백업이 생성됩니다. 다른 매체... 이것은 전자 문서를 잃어버릴 위험을 최소화합니다.

EDMS의 신뢰도 계수는 0.98 이상이어야 합니다.

또 다른 지표는 무단 액세스로부터 EDMS를 보호하는 수준입니다. 제한된 문서로 작업하는 정부 기관의 경우 이는 최소한 클래스 1G 인증이어야 합니다. 그러나 보호된 EDMS를 만들고 운영하는 데 드는 높은 비용을 고려할 때 일반적으로 문서가 조직 문서의 작은 부분을 구성하기 때문에 문서에서 전통적인 모드에서 제한된 액세스의 문서로 작업하려고 합니다. 그렇지 않으면 일반적으로 전용 컴퓨터 또는 개방형 컴퓨터 네트워크와 인터넷에 연결되지 않은 별도의 보안 네트워크를 설치하여 이러한 문서를 작업합니다. 그러나 이 경우 EAE 수준의 문서로 작업하는 것도 예상되지만 국가 기밀이 포함된 문서에서는 작업하지 않습니다.

"전자 문서 관리의 정보 시스템에 대한 요구 사항 ..."의 주요 부분은 EDMS에서 관리를 위한 문서 지원 프로세스를 구축하는 방법에 대한 설명입니다.

EDMS는 조직의 문서 및 초안 문서의 모든 유형 및 범주에 대한 작업을 제공해야 함을 강조합니다.

사용된 EDMS 정부 기관, 부서 간 전자 문서 관리(MEDO), 부서 간 전자 상호 작용(SMEV) 및 기타 정보 시스템과의 상호 작용을 보장해야 합니다.

EDMS의 작업은 GOST R ISO 15489-1-2007 "정보, 사서 및 출판 표준 시스템"의 조항을 준수해야 합니다. 문서 관리. 일반적인 요구 사항", 2009 년 6 월 15 일 러시아 연방 정부 법령 No. 477 ( 요구 사항의 9항 및 11항).

EDMS는 모든 주요 사무 프로세스를 제공해야 합니다.

문서 또는 문서(초안 문서)에 대한 정보를 EDMS에 저장(문서 등록 또는 요구 사항 측면에서 시스템에 문서 입력):

문서를 실행자(EDMS 사용자)로 가져오기

문서 승인

문서 서명

문서의 양도(송신)

"연방 집행 기관의 사무 지침에 따른 문서의 저장 및 회계, 집행 규율의 통제, 참고 자료 준비 및 기록 보관소에 문서 쓰기", 즉 실행, 정보 및 주 기록 보관소 또는 보관소로 이전하기 위한 문서 준비를 포함하여 참조 작업, 현재 보관 및 회계.

자동화된 사무 작업 시스템의 기능은 모든 사용자 작업 및 시스템 이벤트를 기록하는 기능이 있다는 것입니다. 즉, EDMS에서 발생하는 모든 것 - 문서 생성 또는 등록, 파일 보기, 편집 수행 - 이 모든 정보는 특수 서비스 파일에 저장되어 항상 누가, 언제 조회했는지 말할 수 있습니다. 문서(문서 카드)를 규칙으로 합니다. 별도로 요구 사항에는 문서를 시스템에 입력하는 날짜와 시간의 의무 고정이 규정되어 있습니다. 이 정보는 등록 카드(문서의 메타데이터)와 제어 정보(EDMS의 작업 프로토콜)에 모두 기록됩니다.

요구 사항의 17항에 따라 문서 또는 문서 세트, 초안 문서, 등록 카드(메타데이터)로 수행된 모든 작업에 대한 정보는 로깅 대상입니다. 이 정보:

작업을 수행한 EDMS FOIV 사용자에 대해

조치 날짜 및 시간

문서를 입력할 때 EDMS에 문서 초안을 작성합니다.

분류 체계에서 섹션 (하위 섹션)의 이동에 대해;

보관 기간 및 문서에 대한 후속 조치에 대한 지침 변경 사항;

2004 년 10 월 22 일 연방법 No. 125-FZ "On 기록 보관 업무러시아 연방에서";

분류 체계의 섹션 (하위 섹션) 파괴에 대한 금지의 부과 및 해제;

EDMS 사용자에 의한 메타데이터의 변경 또는 파괴

문서에 대한 액세스 권한 변경에 대해

문서 전송에 대해;

문서 파기;

문서 또는 메타데이터 인쇄에 대해.

다시 말해, EDMS는 문서 또는 등록 카드를 누가 언제 열어 보고 편집했는지, 특정 직원이 어떤 문서로 작업했는지에 대한 정보를 언제든지 얻을 수 있도록 허용해야 합니다.

러시아 연방 통신 및 대중 통신부의 요구 사항은 EDMS에서 지원하는 사무 프로세스를 다음 그룹으로 나눕니다.

a) 문서(우편 통신, 통신 및 택배 통신을 통해 수신된 문서 포함)의 전자 이미지를 등록, 스캔 및 생성하여 조직에서 생성 또는 수신하고 FOV의 EDMS에 포함된 들어오고 나가는 종이 문서의 처리

b) 부서 간 전자 문서 관리 시스템을 통해 수신 또는 전송된 전자 문서의 처리

c) 부서 간 전자 상호 작용 시스템을 사용하여 수신 또는 전송된 전자 문서의 처리

d) 이메일로 수신 또는 전송된 전자 문서의 처리

e) 처리 내부 문서 EDMS에서.

정부 기관이 아닌 조직의 경우 b) 및 c) 항목이 없으며 문서는 기존 통신 채널이나 전자 메일로만 수신됩니다.

종이 문서를 수령하는 경우 EDMS에 문서를 입력하는 것은 문서 등록, 스캔 및 문서의 전자 이미지 생성을 포함합니다.

조직은 "개인"으로 표시된 마분지 스탬프가 있는 문서와 같이 전자 이미지 생성이 금지된 문서 목록을 승인하고 문서 작업 지침에 포함할 수 있습니다. 기밀 문서등. 이러한 문서를 수신한 경우 EDMS에 등록되지만 전자적 이미지는 생성되지 않습니다.

전자 문서 프로젝트의 경우 생성, 승인 및 서명의 각 단계에서 문서 버전을 생성하고 문서 카드에 첨부하여 문서 내용을 고정합니다.

ERMS는 등록 카드에 모든 파일 형식의 첨부를 지원해야 합니다. EDMS는 일반적으로 수년 동안 사용되며 이 기간 동안 새 버전의 프로그램과 그에 따른 파일 형식이 나타날 수 있으므로 EDMS에서도 이를 지원해야 하기 때문에 이는 중요합니다. EDMS는 문서가 생성된 응용 프로그램이 이 작업장(설치되지 않음)에 존재하지 않는 경우에도 시스템에 입력하고 문서 파일을 등록할 수 있어야 합니다. 동시에 가장 일반적인 형식 중 일부는 EDMS가 반드시 표시할 수 있어야 합니다. pdf, rtf, doc, tiff입니다.

EDMS는 문서를 EDMS의 문서 저장 체계화 및 구성(분류 체계)에 따라 섹션과 하위 섹션으로 구성된 계층적 체계에 배치하는 것을 허용해야 합니다. 이 EDMS에 파일을 저장하는 내부 구성 및 원칙에 따라 결정된 순서대로 물리적으로 문서가 서버(저장 시스템)에 배치된다는 점을 염두에 두어야 하며 분류 체계는 분류 기준으로 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다.

분류 체계는 일반적으로 조직 업무의 명명법을 기반으로 합니다.

EDMS 등록 양식에서 작성해야 하는 필드를 결정해야 합니다. 문서를 입력할 때 EDMS는 사용자에게 필수 필드(메타데이터)를 입력하도록 요청해야 합니다(요구사항의 13절).

전통적인 방법(종이에)으로 문서를 보낼 때 EDMS는 봉투 중복 인쇄와 메일링 리스트 인쇄를 제공합니다.

설정된 보관 기간에 따라 EDMS는 다음 조치를 제공해야 합니다.

문서를 영구적으로 보관하십시오.

문서의 가치를 조사합니다.

완료 시 역년규정된 형식으로 문서 생성: 영구 및 장기(10년 이상) 저장 기간의 문서에 대한 보관 기간이 만료된 문서(섹션) 및 인벤토리의 파기 할당에 관한 법률;

EDMS에 파기 문서 할당에 대한 정보를 저장하면서 파기 문서를 할당(시스템에서 삭제)합니다.

영구 보관 문서의 연간 섹션을 국가 기록 보관소로 이전하기 위한 내보내기 및 인사 문서의 연간 섹션을 아카이브로 전송하기 위한 인사 문서 내보내기를 포함하여 보관용 문서를 다른 저장소(자동 시스템)로 전송합니다.

실제로 주 저장소로 이전하려면 다음과 같은 연간 섹션의 내보내기 형식에 따라 EDMS의 호환성을 보장해야 합니다. 소프트웨어 패키지 « 아카이브 펀드"주 및 시립 기록 보관소에서 사용됩니다.

요구 사항에는 최소 100년의 보관 기간을 보장하는 조항이 포함되어 있습니다. 그러나 현재 이러한 기술은 개발 단계에 있으며 작성자는 법적으로 그렇게 긴 저장 시간을 제공할 수 있는 EDMS에 대해 알지 못합니다. 중요한 문서전자 형식으로.

러시아 연방 통신 및 매스 커뮤니케이션부의 고려 요구 사항은 VNIIDAD에서 개발한 "프로세스에서 전자 문서 흐름을 제공하는 정보 시스템에 대한 보관 및 문서 관리 기능 요구 사항"을 보완합니다. 내부 활동연방 집행 기관 ". 이는 사무실 근로자와 전자 사무실 관리 및 문서 관리(EDMS) 시스템의 구현 또는 구성을 보장하는 IT 부서 직원 모두에게 중요합니다.

일반적으로 고려되는 "연방 집행 기관의 전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항, 무엇보다도 이러한 시스템을 통해 제한된 배포의 공식 정보를 처리해야 할 필요성을 고려한" 단계에서 뿐만 아니라 사용할 수 있고 사용해야 합니다. EDMS의 선택, 구현 및 초기 설정뿐만 아니라 이미 작동하는 EDMS를 분석하여 특정 조직에서 사용하는 EDMS의 최신 요구 사항 준수 여부를 결정합니다. 5 2010년 9월 8일에 러시아 연방 법무부에 등록되었으며 등록 번호는 18380입니다.

전자 문서 관리 시스템(EDMS)의 사용은 1990년대 중반에 시작되었습니다. 그러나 국가적 규모로 EDMS를 도입한 것은 지난 5년에 불과합니다. 여기서 주요 자극은 2011년 2월 12일 No. 176-r의 러시아 연방 정부 명령으로, 연방 집행 기관을 종이 없는 문서 흐름으로 전환하기 위한 실행 계획과 러시아 연방 정부 법령을 승인했습니다. of 06.09.2012 No. 890 "정부 기관의 전자 문서 흐름 개선 조치에 대해"...

앞서 언급한 러시아 통신 및 매스컴부의 실행 계획에 따르면 "연방 집행 기관의 전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항은 무엇보다도 이러한 시스템을 통한 처리 필요성을 고려합니다. 제한된 배포의 공식 정보"가 준비되고 승인되었습니다. 2

EDMS는 기관 내 시스템으로 독점적으로 사용되었지만 서로의 다양성과 비호환성은 큰 문제가 되지 않았습니다. 그러나 단일 정보 공간으로의 전환이 시작되면서 부서 간 전자 문서 관리 조직, EDMS를 통합하고 문서 교환, 전자 상호 작용 및 보관 보관을 위한 국가 시스템과의 호환성을 보장해야 합니다. 부분적으로 GOST R 53898-2010은 EDMS 시스템의 상호 작용 문제를 해결하는 것을 목표로 합니다. “전자 문서 관리 시스템. 문서 관리 시스템의 상호 작용. 이메일 요구 사항 ".

"전자 문서 관리의 정보 시스템에 대한 요구 사항 ..."은 연방 집행 기관을 대상으로하지만 Art에 따릅니다. 2006년 7월 27일자 연방법 No. 149-FZ의 11은 다른 주 기관 및 지방 자치 기관에도 적용됩니다. 상업 조직은 자신의 재량에 따라 EDMS를 조직 할 권리가 있지만 우리나라에서 국가의 역할을 고려할 때 일반적으로 모든 대기업 및 중간 규모 상업 조직은 국가와의 상호 작용의 편의를 위해 국가에서 설정 한 규칙에 따릅니다. 시체.

이러한 요구 사항은 프레임워크의 성격을 띠고 있으므로 2013년 연방 기록 관리청의 명령에 따라 VNIIDAD(전러시아 기록 관리 및 기록 관리 연구소)는 "전자 문서를 제공하는 정보 시스템에 대한 기록 및 기록 관리 기능 요구 사항"을 개발했습니다. 연방 집행 기관 당국의 내부 활동 과정에서 문서 회람". 3

러시아 통신 및 매스 커뮤니케이션부의 요구 사항 ...의 가장 흥미로운 조항을 고려해 봅시다.

"전자 문서 관리의 정보 시스템 요구 사항 ..."은 EDMS에 있어야하는 최소 기능 세트와 기관에서 EDMS 사용을 구성하기위한 요구 사항을 결정합니다.

EDMS의 주요 요구 사항 중 하나는 연결된 작업장 수와 EDMS에 포함된 문서 수 측면에서 확장성입니다. 최신 문서 관리 시스템은 문서로 작업하는 조직의 거의 모든 직원이 사용하며 일반적인 추세는 고정 워크스테이션과 모바일 장치의 문서 액세스, 시스템에 대한 원격 액세스를 모두 사용하는 것입니다. EDMS에 저장된 문서의 수는 최종 실행 및 서명된 문서뿐만 아니라 중간 작업 버전도 시스템에 저장되기 때문에 EDMS에 수신된 파일, 초안 문서 및 문서의 수는 연간 몇 배 더 높음 유치원 교육 기관에 등록된 총 문서 수(수신, 발신 및 내부). 요구 사항은 EDMS가 모든 문서를 최소 5년 동안 보관해야 한다고 규정하고 있지만 실제로는 최소 10-15년의 기간에 초점을 맞출 필요가 있습니다. 전자 양식은 특히 p.20 p. f) 최대 100년 동안 문서를 저장할 수 있는 가능성에 대해 동일한 요구 사항이 제공됩니다.

EDMS의 중요한 매개변수는 성능입니다. 하드웨어 및 소프트웨어 컴플렉스(EDMS 서버)가 시스템에서 동시에 작업하는 주어진 수의 사용자 및(또는) 주어진 데이터베이스 볼륨(시스템의 문서 수)에 대해 충분히 효율적이지 않은 경우 직원은 기다려야 합니다. 따라서 문서 카드 또는 문서 자체를 열 때 직원의 생산성이 떨어집니다. 따라서 요구 사항에는 EDMS의 성능에 해당해야 하는 시간 매개변수가 포함되어 있습니다.

1. EDMS에 대한 액세스 권한을 얻는 시간 - 3초 이내
2. 문서를 등록하는 동안 생성되고 문서의 컨텍스트, 내용, 구조, 준비, 고려, 실행 및 저장 중에 문서로 수행된 작업을 설명하는 데이터 및 식별 데이터(메타데이터 ) - 5초를 넘지 않습니다.

또 다른 일반적인 상황은 어떤 이유로 문서가 사용자에 의해 손상되거나 실수로 지워지는 것입니다. 요구 사항에 따르면 이 경우 전자 문서는 30분 이내에 백업 사본에서 복원되어야 합니다. 요구 사항에 따라 조직은 EDMS에 저장된 전자 문서의 백업 사본을 하나 이상 보유해야 합니다. 그러나 실제로는 안전을 위해 최소한 두 개의 백업이 생성되며, 가급적이면 다른 미디어에 생성하는 것이 좋습니다. 이것은 전자 문서를 잃어버릴 위험을 최소화합니다.

EDMS의 신뢰도 계수는 0.98 이상이어야 합니다.

또 다른 지표는 무단 액세스로부터 EDMS를 보호하는 수준입니다. 제한된 문서로 작업하는 정부 기관의 경우 이는 최소한 클래스 1G 인증이어야 합니다. 그러나 보호된 EDMS를 만들고 운영하는 데 드는 높은 비용을 고려할 때 일반적으로 문서가 조직 문서의 작은 부분을 구성하기 때문에 문서에서 전통적인 모드에서 제한된 액세스의 문서로 작업하려고 합니다. 그렇지 않으면 일반적으로 전용 컴퓨터 또는 개방형 컴퓨터 네트워크와 인터넷에 연결되지 않은 별도의 보안 네트워크를 설치하여 이러한 문서를 작업합니다. 그러나 이 경우 EAE 수준의 문서로 작업하는 것도 예상되지만 국가 기밀이 포함된 문서에서는 작업하지 않습니다.

"전자 문서 관리의 정보 시스템에 대한 요구 사항 ..."의 주요 부분은 EDMS에서 관리를 위한 문서 지원 프로세스를 구축하는 방법에 대한 설명입니다.

EDMS는 조직의 문서 및 초안 문서의 모든 유형 및 범주에 대한 작업을 제공해야 함을 강조합니다.

정부 기관에서 사용하는 EDMS는 부서 간 전자 문서 관리(MEDO), 부서 간 전자 상호 작용(SMEV) 및 기타 정보 시스템과의 상호 작용을 보장해야 합니다.

EDMS의 작업은 GOST R ISO 15489-1-2007 "정보, 사서 및 출판 표준 시스템"의 조항을 준수해야 합니다. 문서 관리. 일반 요구 사항 ", 2009년 6월 15일 러시아 연방 정부 법령 No. 477(요구사항의 9항 및 11항).

EDMS는 모든 주요 사무 프로세스를 제공해야 합니다.

문서 또는 문서(초안 문서)에 대한 정보를 EDMS에 저장(문서 등록 또는 요구 사항 측면에서 시스템에 문서 입력):

• 수행자(EDMS 사용자)에게 문서 가져오기
• 문서 승인
• 문서 서명
• 문서의 전송(전송)
• "연방 집행 기관의 사무 지침에 따른 문서의 저장 및 회계, 집행 규율의 통제, 참고 자료 준비 및 기록 보관소에 문서 쓰기", 즉 실행, 정보 및 주 기록 보관소 또는 보관소로 이전하기 위한 문서 준비를 포함하여 참조 작업, 현재 보관 및 회계.

요구 사항의 17항에 따라 문서 또는 문서 세트, 초안 문서, 등록 카드(메타데이터)로 수행된 모든 작업에 대한 정보는 로깅 대상입니다. 이 정보:

• 작업을 수행한 EDMS FOIV 사용자에 대해
• 조치 날짜 및 시간
• 문서를 입력할 때 EDMS에 문서 초안을 작성합니다.
• 분류 체계에서 섹션 (하위 섹션)의 이동에 대해;
• 보관 기간 및 문서에 대한 후속 조치에 대한 지침 변경 사항;
• 2004년 10월 22일 No. 125-FZ "러시아 연방 보관에 관한" 연방법에 따라 문서의 가치를 조사하는 동안 연방 집행 기관의 EDMS 관리자가 수행한 조치에 대해 ;
• 분류 체계의 섹션 (하위 섹션) 파괴에 대한 금지의 부과 및 해제;
• EDMS 사용자에 의한 메타데이터의 변경 또는 파괴
• 문서에 대한 액세스 권한 변경에 대해
• 문서 전송에 대해;
• 문서 파기;
• 문서 또는 메타데이터 인쇄에 대해.

러시아 연방 통신 및 대중 통신부의 요구 사항은 EDMS에서 지원하는 사무 프로세스를 다음 그룹으로 나눕니다.

a) 문서(우편 통신, 통신 및 택배 통신을 통해 수신된 문서 포함)의 전자 이미지를 등록, 스캔 및 생성하여 조직에서 생성 또는 수신하고 FOV의 EDMS에 포함된 들어오고 나가는 종이 문서의 처리

b) 부서 간 전자 문서 관리 시스템을 통해 수신 또는 전송된 전자 문서의 처리

c) 부서 간 전자 상호 작용 시스템을 사용하여 수신 또는 전송된 전자 문서의 처리

d) 이메일로 수신 또는 전송된 전자 문서의 처리

e) EDMS에서 내부 문서 처리.

정부 기관이 아닌 조직의 경우 b) 및 c) 항목이 없으며 문서는 기존 통신 채널이나 전자 메일로만 수신됩니다.

종이 문서를 수령하는 경우 EDMS에 문서를 입력하는 것은 문서 등록, 스캔 및 문서의 전자 이미지 생성을 포함합니다.

전자 형식으로 문서를 수신한 경우 EDMS에 문서를 입력하면 EDMS에 로드되고 수신된 문서에 대한 변경을 금지하는 등록이 됩니다.

조직은 전자 이미지 생성이 금지된 문서 목록을 승인하고 문서 작업 지침에 포함할 수 있습니다(예: 마분지 스탬프가 있는 문서, "개인"으로 표시된 문서, 기밀 문서 등). 이러한 문서가 수신되는 경우 , SED에 등록되어 있지만 전자적 이미지는 생성되지 않습니다.

전자 문서 프로젝트의 경우 생성, 승인 및 서명의 각 단계에서 문서 버전을 생성하고 문서 카드에 첨부하여 문서 내용을 고정합니다.

ERMS는 등록 카드에 모든 파일 형식의 첨부를 지원해야 합니다. EDMS는 일반적으로 수년 동안 사용되며 이 기간 동안 새 버전의 프로그램과 그에 따른 파일 형식이 나타날 수 있으므로 EDMS에서도 이를 지원해야 하기 때문에 이는 중요합니다. EDMS는 문서가 생성된 응용 프로그램이 이 작업장(설치되지 않음)에 존재하지 않는 경우에도 시스템에 입력하고 문서 파일을 등록할 수 있어야 합니다. 동시에 가장 일반적인 형식 중 일부는 EDMS가 반드시 표시할 수 있어야 합니다. pdf, rtf, doc, tiff입니다.

EDMS는 문서를 EDMS의 문서 저장 체계화 및 구성(분류 체계)에 따라 섹션과 하위 섹션으로 구성된 계층적 체계에 배치하는 것을 허용해야 합니다. 이 EDMS에 파일을 저장하는 원리와 내부 구성에 의해 결정된 순서대로 물리적으로 문서가 서버(저장 시스템)에 배치된다는 점을 염두에 두어야 하며 분류 체계는 분류 기준으로 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다.

분류 체계는 일반적으로 조직 업무의 명명법을 기반으로 합니다.

EDMS 등록 양식에서 작성해야 하는 필드를 결정해야 합니다. 문서를 입력할 때 EDMS는 사용자에게 필수 필드(메타데이터)를 입력하도록 요청해야 합니다(요구사항의 13절).

문서 작업을 하는 과정에서 EDMS에 해결 방법은 물론 문서에 대한 설명과 지침도 입력할 수 있습니다. 문서 서명(및 필요한 경우 승인)을 위해 EDMS는 "전자 서명에 관한" 연방법에 따라 전자 서명을 연결할 수 있는 가능성을 제공합니다. 4

전통적인 방법(종이에)으로 문서를 보낼 때 EDMS는 봉투 중복 인쇄와 메일링 리스트 인쇄를 제공합니다.

해당 섹션(하위 섹션)에 포함된 문서의 보관 기간은 활동 과정에서 생성된 표준 관리 아카이브 문서 목록에 따라 설정됩니다. 정부 기관, 저장 기간을 나타내는 지방 당국 및 조직, 2010년 8월 25일자 러시아 연방 문화부 명령 No. 558에 의해 승인되었습니다. 5

설정된 보관 기간에 따라 EDMS는 다음 조치를 제공해야 합니다.

• 문서를 영구적으로 보관하십시오.
• 문서의 가치를 조사합니다.
• 역년 말에 규정 된 형식으로 문서를 작성하십시오 : 만료 된 보관 기간이있는 문서 (섹션)의 폐기 할당 및 영구 및 장기 (10 년 이상) 보관 기간의 문서 목록 ;
• EDMS에 파기 문서 할당에 대한 정보를 저장하면서 파기 문서를 할당(시스템에서 삭제)합니다.
• 영구 보관 문서의 연간 섹션을 국가 기록 보관소로 이전하기 위한 내보내기 및 인사 문서의 연간 섹션을 아카이브로 전송하기 위한 인사 문서 내보내기를 포함하여 보관용 문서를 다른 저장소(자동 시스템)로 전송합니다.

요구 사항에는 최소 100년의 보관 기간을 보장하는 조항이 포함되어 있습니다. 그러나 현재 이러한 기술은 개발 단계에 있으며 작성자는 법적으로 중요한 전자 문서에 대해 이렇게 긴 저장 기간을 제공할 수 있는 EDMS를 알지 못합니다.

러시아 연방 통신 및 대중 통신부의 고려 요구 사항은 VNIIDAD에서 개발한 "연방 집행 기관의 내부 활동 과정에서 전자 문서 흐름을 보장하는 정보 시스템에 대한 보관 및 문서 관리 기능 요구 사항"을 보완합니다. 이는 사무실 근로자와 전자 사무실 관리 및 문서 관리(EDMS) 시스템의 구현 또는 구성을 보장하는 IT 부서 직원 모두에게 중요합니다.

일반적으로 고려되는 "연방 집행 기관의 전자 문서 관리 정보 시스템에 대한 요구 사항, 무엇보다도 이러한 시스템을 통해 제한된 배포의 공식 정보를 처리해야 할 필요성을 고려한" 단계에서 뿐만 아니라 사용할 수 있고 사용해야 합니다. EDMS의 선택, 구현 및 초기 설정뿐만 아니라 이미 작동하는 EDMS를 분석하여 특정 조직에서 사용하는 EDMS의 최신 요구 사항 준수 여부를 결정합니다.

1. 저자에게 연락할 수 있는 주소: kouznets @yandex .ru
2. 통신부 명령 및 매스 커뮤니케이션 2011년 9월 2일 러시아 연방의 N 221, 2011년 11월 15일 N 22304에 러시아 법무부에 등록되었습니다.
3. 러시아 기록 보관소 포털에 게시: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
4. 2011년 4월 6일 연방법 No. 63-FZ "전자 서명에 관한"(2014년 6월 28일 개정).
5. 2010년 9월 8일에 러시아 연방 법무부에 등록되었으며 등록 번호는 18380입니다.