기관의 문서 저장 조직. 다양한 매체에 다양한 유형의 정보 객체 저장

모델 관리 보관 문서활동 과정에서 생성 정부 기관, 시체 지방 정부저장 기간을 나타내는 조직(이하 목록이라고 함)은 2004년 10월 22일자 연방법 N 125-FZ "On 아카이빙 V 러시아 연방"(러시아 연방 수집 법률, 2004, N 43, Art. 4169; 2006, N 50, Art. 5280; 2008, N 20, Art. 2253), 다른 연방법 및 기타 규제 법적 행위의 조항에 따라 구성 및 유통 기한을 관리하는 러시아 연방 특정 유형서류.

1.2. 이 목록에는 국가 기관, 지방 정부 및 조직(이하 - 조직)의 활동 과정에서 형성된 표준 관리 기록 보관 문서(이하 - 문서)가 포함됩니다. 보유 기간의 표시와 함께 소유권 형태.

1.3. 목록은 12개 섹션으로 구성됩니다.

- 섹션 1에는 관리, 조직적 관리 기능, 통제 기능을 반영하는 문서가 포함됩니다. 법적 지원관리, 조직에 의한 문서 관리 및 저장을 위한 문서 지원 조직;

- 섹션 2-4에는 계획, 가격 책정, 자금 조달, 대출, 회계 및 보고를 순차적으로 공개하는 문서가 포함됩니다.

- 섹션 5에는 경제, 과학, 기술, 문화 및 기타 조직 관계의 조직 및 구현에 관한 문서가 포함되어 있습니다.

- 섹션 6에는 조직의 활동에 대한 정보 서비스에 대한 문서가 포함됩니다.

- 섹션 7에는 노동 조직, 노동 배급, 관세, 보수, 노동 보호에 관한 문서가 포함됩니다.

- 섹션 8에는 직원과의 작업에 대한 문서가 포함되어 있습니다. 입학, 전근, 직원 해고, 고급 교육, 인증 및 포상

-섹션 9에는 활동 물류 및 재산 및 물질적 자산 저장 조직에 관한 문서가 포함되어 있습니다.

- 섹션 10에는 내부 규정 준수, 사무실 건물 운영, 운송 서비스, 내부 커뮤니케이션, 조직 보안 보장과 같은 조직의 행정 및 경제 서비스에 대한 문서가 포함됩니다.

- 섹션 11에는 사회 보험, 주택 및 국내 문제, 여가 활동을 포함한 사회 및 국내 문제를 반영하는 문서가 포함되어 있습니다.

- 섹션 12에는 기본 노동 조합 및 기타 활동의 조직을 반영하는 문서가 포함되어 있습니다. 공공 기관(협회).

1.4. 목록에는 4개의 열이 있습니다.

목록의 열 N 1에는 기사 수가 포함됩니다. 목록의 기사에는 단일 연속 번호가 지정됩니다.

목록의 N 2열에는 문서 유형이 표시됩니다. 목록에는 문서에 있는 특정 문서 이름이 포함되어 있지 않지만 문서 유형별로 일반화된 이름을 제공합니다. 동일한 유효기간을 가진 하나의 호에 대해 서로 다른 유형의 문서를 하나의 문서로 결합하는 경우 "문서"라는 용어를 사용하고 해당 문서에 포함된 주요 문서 유형의 이름은 괄호 안에 표시합니다.

목록의 N 3 열은 종이 및 전자 매체에 문서의 저장 조건을 나타내며, 계산은 사무 종료 연도의 다음 해 1월 1일부터 이루어집니다.

목록의 4번 열에는 문서 저장 조건에 대한 설명과 설명이 포함되어 있습니다.

1.5. 목록 사용의 편의를 위해 목록의 해당 기사 번호에 대한 링크와 함께 문서 유형 및 해당 내용의 문제가 알파벳 순서로 나열되는 색인이 작성되었습니다.

(2시간 : 강의 및 실습)

주변 세계의 일부로 정의되는 객체의 개념을 전체로 생각하면 원래 객체와 관련이 없는 정보 모델도 객체로 간주될 수 있지만 물질은 아니라고 제안할 수 있습니다. 정보 제공.

정보 객체논리적으로 관련된 정보의 모음입니다.

원래 개체에서 "소외된" 정보 개체는 다양한 재료 매체에 저장할 수 있습니다. 가장 간단한 정보 전달자는 종이입니다. 자기, 전자, 레이저 및 기타 저장 매체도 있습니다.

재료 캐리어에 고정된 정보 개체를 사용하면 컴퓨터에서 작업할 때 정보와 동일한 작업(입력, 저장, 처리, 전송)을 수행할 수 있습니다. 정보 개체로 작업할 때 컴퓨터는 중요한 역할을 합니다. 사무기술이 사용자에게 제공하는 기회를 활용하여 다양한 전문가를 컴퓨터 문서, 다양한 정보 객체가 될 것입니다. 컴퓨터 환경에서 생성되는 모든 것은 정보 객체가 됩니다.

문학 작업, 신문 기사, 주문 - 예 텍스트 정보 개체. 도면, 도면, 도표는 그래픽 정보 개체. 각종 서류표 형식은 예입니다 테이블 형식 정보 개체. 영상과 음악 - 시청각 정보 개체.

종종 우리는 정보가 다음 형식으로 제공되는 복합 문서를 다루고 있습니다. 다른 형태. 이러한 문서에는 텍스트, 그림, 표, 공식 등이 포함될 수 있습니다. 학교 교과서, 잡지, 신문 - 이들은 정보 객체인 복합 문서의 잘 알려진 예입니다. 복잡한 구조. 복합 문서를 작성하기 위해 다양한 형식으로 정보를 표시할 수 있는 가능성을 제공하는 소프트웨어 환경이 사용됩니다. 컴퓨터 생성 프레젠테이션과 하이퍼텍스트 문서는 복잡한 정보 객체의 다른 예입니다.

전자 정보 개체의 저장 및 전송을 위해 제거 가능한 디지털 미디어. 여기에는 다음이 포함됩니다.

이동식 하드 드라이브- 자기 기록 원리에 기초한 정보 저장 장치, 정보는 강자성 물질 층으로 코팅된 단단한(알루미늄 또는 유리) 판에 기록되며,

디스켓- 데이터의 반복적인 기록 및 저장에 사용되는 휴대용 저장매체로서, 강자성층으로 덮인 보호 플라스틱 케이스에 넣어진 가요성 자기 디스크,

CD- 중앙에 구멍이 뚫린 플라스틱 디스크 형태의 광저장매체로 정보를 기록하고 읽는 과정이 레이저를 이용하여 수행됨(CD-ROM 및 DVD-디스크 - 읽기 전용, CD-RW 및 DVD-RW 정보를 반복적으로 기록할 수 있음),

메모리 카드 또는 플래시 카드- 디지털 정보를 저장하는 데 사용되는 소형 전자 저장 장치(그들은 널리 사용됨) 전자 기기, 디지털 카메라, 휴대폰, 노트북, MP3 플레이어 및 게임 콘솔 포함),

USB 플래시 드라이브(속어. 플래시 드라이브)- 플래시 메모리를 캐리어로 사용하고 USB 인터페이스를 통해 컴퓨터 또는 기타 리더에 연결되는 저장 장치.

모든 프로그램과 데이터는 컴퓨터의 비휘발성(외부) 메모리에 파일로 저장됩니다.

파일- 일정량의 정보(프로그램 또는 데이터)로서 이름을 갖고 장기(외부)기억에 저장됩니다.

파일 이름은 점으로 구분된 두 부분으로 구성됩니다. 실제 파일 이름그리고 확대유형(프로그램, 데이터 등)을 정의하는 A. 실제 파일 이름은 사용자가 지정하며 파일 형식은 일반적으로 생성 시 프로그램에 의해 자동으로 설정됩니다.

수술실에서 윈도우 시스템파일 이름은 최대 255자까지 가능하며 러시아 알파벳의 사용이 허용되며 공백 및 기타 이전에 금지된 문자를 사용할 수 있습니다. 단, 다음 9개는 예외입니다. /\:*?<>|. 파일 이름에 여러 개의 점을 사용할 수 있습니다. 이름 확장자는 마지막 점 뒤의 모든 문자입니다.

파일 이름 확장자의 역할은 명령이 아니라 순전히 정보 제공입니다. 그림이 있는 파일에 확장자가 TXT이면 파일 내용이 텍스트로 바뀌지 않습니다. 텍스트와 함께 작동하도록 설계된 프로그램에서 볼 수 있지만 그러한 보기는 이해할 수 있는 정보를 제공하지 않습니다.

파일 속성은 각 파일에 대해 설정되고 시스템에 파일에 대해 수행할 수 있는 작업을 알려줍니다. 네 가지 속성이 있습니다.

읽기 전용(R);

아카이브(A);

숨겨진 (H);

시스템(S).

파일 속성 "읽기 전용".

이 속성은 파일을 수정할 수 없음을 지정합니다. 읽기 전용 파일을 수정, 삭제 또는 이름을 바꾸려는 모든 시도는 실패합니다.

파일 속성 "숨김".

이 속성을 가진 파일은 폴더에 표시되지 않습니다. 속성은 전체 폴더에도 적용할 수 있습니다. 시스템은 숨겨진 파일을 표시하는 기능을 제공한다는 점을 기억해야 합니다. 이 기능은 탐색기 메뉴 도구 - 폴더 옵션 - 보기 탭 - 숨김 파일 및 폴더 표시에서 충분합니다.

파일의 아카이브 속성입니다.

거의 모든 파일에 이 속성이 있으므로 활성화/비활성화는 거의 의미가 없습니다. 속성은 백업 프로그램에서 파일의 변경 사항을 감지하는 데 사용되었습니다.

파일 속성 "시스템".

이 속성은 안정적인 작동을 위해 운영 체제에서 요구하는 파일에 대해 설정됩니다. 실제로 파일을 숨기고 읽기 전용으로 만듭니다. 파일의 시스템 속성을 스스로 설정하는 것은 불가능합니다.

파일의 속성을 변경하려면 해당 속성 창을 열고 적절한 옵션을 활성화해야 합니다.

압축 및 암호화 속성뿐만 아니라 인덱싱 및 보관 속성을 포함하는 추가 속성도 있습니다.

다양한 파일을 전송 및 저장할 때 이러한 파일의 크기를 고려해야 합니다. 볼륨이 너무 크면 아카이버 프로그램(7-zip, WinRAR, WinZip)을 사용하여 파일 아카이브를 만들 수 있습니다.

아카이빙- 이것은 파일 압축, 즉 크기 감소입니다.

아카이브를 만들 때 실행 프로그램, 텍스트 파일, 그래픽 파일, 웹 페이지, 사운드 파일, 비디오 파일은 다양한 방식으로 압축됩니다.

1. 구조적 부서, 조직에 문서를 저장하기 위한 규칙 및 조건.

2. 사건의 문서 작성.

3. 경우의 명명법.

1. 구조적 구분의 문서화 과정에서 상당한 양의 문서(실행 및 실행 모두)가 일반적으로 축적됩니다.

구조적 구분에 문서를 임시로 저장하는 것을 운영 저장이라고 합니다. 현재 작업에 필요한 모든 유형 및 종류의 문서 및 사본은 운영 보관 대상입니다.

운영 스토리지 유형:

실행 과정에서 문서 저장

실행 문서의 저장.

즉, 운용저장은 문서의 가치를 조사하고 문서를 아카이브 스토리지.

최근에는 문서(종이)가 케이스 형태로 저장되면서 많은 조직에서 전자적 저장장치를 사용하기 시작했다. 이러한 저장소를 생성하면 여러 직원이 동시에 문서로 작업할 수 있고 문서에 대한 액세스가 몇 초 안에 수행되기 때문에 현재 활동에서 문서 사용을 단순화할 수 있습니다. 이로부터 우리는 전자문서 저장소를 사용하면 업무의 효율성과 직무 책임을 높일 수 있다는 결론을 내릴 수 있습니다.

소프트웨어 제품 "Microsoft SharePoint Portal Server" 또는 "1C-Bitrix: Corporate Portal"을 기반으로 하는 전자 문서 저장소가 널리 보급되었습니다.

다양한 물리적 매체에 문서를 저장하기 위한 규칙은 정보의 안전성과 최적의 그룹화를 보장하는 다양한 저장 모드와 절차를 제공합니다. 문서 저장 절차는 국가 기록 보관소의 규칙 및 지침, 국가 표준, 기관의 조직 및 관리 문서에 따라 결정됩니다.

문서 보관을 위한 기본 요구 사항구조 분할에서:

공연 중 문서는 공연자가 특수 폴더에 보관해야 합니다.

실행 문서의 저장은 제목 페이지의 디자인과 명명법에 따라 케이스의 색인을 적어 놓은 케이스의 폴더 또는 표지에 체계화된 형태로 수행됩니다.

문서는 순서대로 특수 캐비닛이나 특별히 장착된 선반에 보관됩니다. 등록 번호; 특히 중요한 문서, 기밀 문서를 포함하여 잠글 수 있는 캐비닛이나 내화 금고에 보관됩니다.

문서 보관 기간:

대부분 1 사업연도 이내(예: 2012년 1월 1일부터 12월 31일까지)

장기 보관 문서(헌장, 규정, 계획 등)는 새 문서로 교체될 때까지(만료일까지) 구조 단위에 저장됩니다. 이러한 문서를 양도 가능 문서라고 합니다.

일부 구조적 하위 부서(인사 부서, 회계 부서, 디자인, 디자인 하위 부서 등)는 문서를 장기 보관할 권리가 있습니다.

그러한 문서에는 예를 들어 인사에 관한 문서가 포함됩니다. 직업 설명, 개인 계정, 시그니처 샘플 책임자등.

2. 케이스- 하나의 문제 또는 활동 영역과 관련된 일련의 문서(또는 문서)로 별도의 표지에 배치됩니다.

사례에서 문서를 그룹화하는 근거:

명목상 - 문서 유형 및 종류의 이름(주문, 프로토콜, 인증서 등)

주제 질문 기준 - 문서 내용;

통신원 서명으로 - 문서 보내기 특정인또는 조직;

지리적 - 특정 지역으로 문서 보내기

시간순으로 - 문서 세트가 특정 기간에 속합니다.

사례는 조직의 명명법에 따라 구성됩니다. 문서는 해당 사례의 제목에 해당하는 내용으로 파일에 배치됩니다.

케이스 형성 요건:

영구 및 임시 보관 기간의 문서는 별도로 그룹화됩니다.

원본은 사본과 분리됩니다.

프로젝트의 연간 계획 및 보고서 - 분기별 및 월별 승인 문서

각 문서의 사본이 파일에 포함되어 있습니다.

케이스에 넣은 각 문서는 요구 사항에 따라 실행되어야 합니다. 주 표준및 기타 규정.

서류 통과를 제외하고 한 사무원(대부분의 경우 달력과 일치) 연도의 문서가 케이스에 그룹화됩니다.

규칙은 케이스의 부피를 설정합니다. 두께가 4cm 이하인 시트가 250장 이하입니다.

케이스에 넣은 문서에는 서명(사본 - 증명서), 날짜, 색인, "케이스에" 표시가 있어야 합니다.

문서에 대한 부록은 승인 또는 편집 날짜에 관계없이 관련 문서에 첨부됩니다.

케이스의 문서는 주 문서 및 관련 부록과 같은 특정 순서로 정렬된 다음 문제가 해결될 때 발생하는 문서를 시간순으로 정렬합니다.

유형 및 연대순으로 문서를 그룹화하는 특정 규칙이 있습니다(참조: 일반적인 지시러시아 연방 부처 및 부서의 사무. 엠., 1993). 관리 문서에 의해 승인된 헌장, 규정, 지침은 부록이며 지정된 문서와 함께 그룹화됩니다.

3. 경우의 명칭- 조직에 제출된 사례 이름의 체계화된 목록으로, 보관 기간을 나타내며, 일이 순조 로이 진행되어. 사례의 명명법은 실행된 문서를 사례로 그룹화하고 사례를 체계화 및 기록하고 보관 조건을 결정하고 문서를 검색하는 데 사용됩니다. 영구 및 임시(10년 이상) 보관 사례의 인벤토리를 컴파일하고 임시(최대 10년 포함) 보관 사례를 기록하기 위한 기초입니다.

사건의 명명법은 다큐멘터리 기금 형성의 기초입니다 연방 기관임원 전원.

사례의 명명법에는 다음을 제외한 조직의 모든 문서가 포함됩니다. 기술 문서및 인쇄된 간행물. 사례 명명 요구 사항에는 GSDOU, 부서 기록 보관소 운영에 대한 기본 규칙, 보존 기간을 나타내는 문서 목록이 포함됩니다.

케이스 명명의 요건: 기관명, 문서종류명, 일자, 색인, 편찬지, 승인인감, 본문제목, 본문, 서명, 승인인인

케이스 명명법 표의 열: 사건의 색인, 사건의 제목, 사건의 수(권, 부품), 목록의 품번, 사건의 보관기간, 비고.

사례 제목은 명명법의 섹션(하위 섹션)별로 그룹화됩니다. 섹션 제목 - 구조적 구분의 이름(구조가 없는 조직의 경우 - 활동 영역).

케이스 제목 요구 사항:

이 경우 그룹화된 문서의 의미론적 내용과 정확히 일치합니다.

간결함, 표현의 명확성;

"일반 서신", "기타 문서", "참고 자료" 등과 같은 제목은 허용되지 않습니다.

사건 제목의 구성:

문서의 종류 또는 종류의 이름

조직 이름 또는 구조 단위;

문서의 수취인 또는 통신원

사건 문서의 내용과 관련된 지역(지역)의 이름

사건 문서가 언급하는 날짜(기간)

사건 문서 사본의 표시.

1년 이내에 해결되지 않은 문제에 대한 사례를 "과도기"라고 하며 동일한 지수로 다음 연도 사례 명명에 포함됩니다. 명명법에는 다음이 포함됩니다. 참조 파일, 문서 등록부.

케이스 명명법의 각 섹션에는 예비 번호가 남아 있으며 명명법에서 제공하지 않는 케이스에 할당할 수 있습니다.

사례의 명명법은 조직의 장이 승인하고 다음 해 1월 1일에 발효됩니다. 역년.

사무 (달력) 연도가 끝나면 영구 및 임시 보관 기간 동안 별도로 열린 케이스 수에 대한 케이스 명명법에 최종 항목이 작성됩니다.

1. 러시아 연방 노동법, 기사, 230.1
2. , 규정 제정에 설정된 시간 제한 내에서 특정 문서를 보관할 의무가 있습니다.
3. (이하 목록이라고 함) 회계, 세금 및 인력을 포함한 문서 보존과 관련하여 모든 조직의 의무를 결정합니다.
4. 2002년 2월 6일 연방 기록 보관소 콜레지움의 결정에 의해 승인된 "조직 기록 보관소 작업에 대한 기본 규칙"(방법론적 및 정보적 성격을 가짐).

규정은 본질적으로 자문임을 잊지 마십시오.

에 주의를 기울여야 한다 마지막 변경 사항 2016년 3월 법 125-FZ의 22.1조에 도입된 연방법에서 조직의 사례 명명법을 저장하기 위한 새로운 기간을 설정합니다. 새 용어- 50년.

이러한 변경과 관련하여 발생한 갈등에 주의를 기울여야 합니다. 예술에 따르면. 위 법률의 3, 직원에 대한 모든 정보는 절대적으로 반영된 기록 문서를 참조합니다. 노동 관계고용주와 직원. 그러나 주문 번호 558에 의해 승인된 목록에는 새로운 변경 사항이 포함되지 않았습니다. 그 결과 이견이 생겼다. 일부 전문가에 따르면 보관 기간이 75년으로 고정된 케이스의 명명법에 관한 문서에 대해서만 보관 기간이 75년에서 50년으로 변경됩니다. 다른 사람들에 따르면 새 용어는 전체 아카이브에 적용됩니다.

보관 규칙

유지관리를 담당하는 직원 인사 사무정보의 저장은 조직의 책임자의 명령에 의해 임명됩니다. 기능적 책임작업 설명에서 수정되었습니다.

인사정보는 승인된 바에 따라 작성합니다.

케이스의 형성에서 케이스의 명명법에 따라 실행된 문서를 케이스(폴더)로 그룹화하는 것을 이해해야 합니다.

다음은 케이스 생성 절차입니다.

1. 케이스 표지에는 다음 사항을 기재하여야 합니다.

• 조직 이름(전체)
• 구조 단위의 이름(전체)
• 케이스 번호(명칭에 따름)
• 사건 제목
• 명명법에 따른 문서 보관 기간

2. 사건에 접수된 사항은 다음과 같습니다.

• 완료 및 실행된 문서만
• 몇 가지 경우를 제외하고 원본 1부
• 1년에 출판

케이스 내부에는 번호순, 날짜순으로 서류가 정리되어 있으며, 250매 또는 부피(4cm)를 초과할 경우 문서를 부피로 나누어 보관합니다. 대규모 조직에 게시됨 많은 수의명령은 일반적으로 다른 경우에 제출됩니다(예: 자녀를 돌보기 위한 휴가 부여 명령, 무급 휴가 부여 명령 등).

유통 기한

문서의 보존 기간은 표에 나와 있습니다.

조직의 보다 자세한 활동은 12개 섹션으로 구성된 목록에 나와 있습니다. 직접 인사 서비스 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4를 포함합니다.

아래는 표 표시 목록 인사 문서.

에서 문서 영구 임기청산될 때까지 상업 조직에 보관됩니다. 그러나 상태와 지방 자치 단체문서는 아카이브로 전송하기 위해 규정된 방식으로 완료됩니다.

특별한 역할을 고려해야 함 전문가 위원회인사 서비스에서 사례 보관 조건을 설정할 때. Scheme 1에서는 위의 본문에서 해결한 작업을 볼 수 있습니다.

그러한 위원회의 업무에 관한 규정은 원칙적으로 1995년 1월 19일자 연방 기록 보관소의 명령에 따라 개발되었습니다. 조직, 기업."

사례 명명법의 4 열에 기한을 설정할 때 표시가 표시됩니다.

• 프로토콜 (EC)에 따라 없는 경우 - 조직 책임자의 명령;
• "필요가 끝날 때까지" 또는 "새 것으로 교체될 때까지", 즉. 보관 기간은 조직에서 독립적으로 설정합니다(최소 1년).

사건의 명명법에 따른 문서 보관 기간은 다음 해 1월 1일부터 시작됩니다. 보관 기간이 만료된 케이스는 파기 준비 중입니다.

목록이나 규정에 명시된 보관 기간을 줄이는 것은 허용되지 않습니다. 두 가지 규정이 설정되면 다른 용어동일한 유형의 정보를 저장하는 경우 더 오랜 기간 동안 선택하는 것이 좋습니다.

행정적 책임

예술에서. , 경고, 벌금, 실격의 형태로 문서 저장과 관련된 위반에 대한 다양한 행정 및 민사 책임을 제공합니다.

차익거래 관행

의 경우 행정범죄기록 보관법 분야에서 고려됩니다. 민사 소송. 대부분의 경우 제어는 현재 식별을 목표로 합니다. 기존 위반. 검사관은 2007 년 러시아 연방 문화부의 보관 조직 규칙에 따라 안내됩니다. 규범 적 행위가 다소 구식 임에도 불구하고 새로운 행위가 개발되지 않았습니다.

현재 Art에 따라 최소 벌금이 사용됩니다. 13.20, 그러나 주 및 시립 기록 보관소에 주로 적용되기 때문에 기뻐해서는 안됩니다. 그러나 관련하여 상업 조직관련 예술. 13.25, 벌금은 10배 더 높고 크기는 최대 300,000루블에 이릅니다.

저는 은행, 보험 회사 및 기타 법인이 포함된 금융 기관에서 일합니다. 우리는 중앙 집중식 스토리지를 구성하는 임무를 받았습니다. 종이 문서. 보관 문서의 중앙 집중식 보관 구성 작업을 시작하는 방법, 작업 순서를 결정할 때주의해야 할 사항을 알려주십시오.

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