머리의 작전 명령 감독. 마케팅 백과사전

러시아의 많은 기업, 특히 지난 몇 년급속한 성장, 동일한 문제가 관찰됩니다. 조직의 관리가 지시 실행에 대해 고품질의 적절한 제어를 제공할 수 없다는 것입니다. 일반적으로 새로운 회사는 이러한 문제로 어려움을 겪지만 여전히 소비에트 과거가있는 조직과 시정촌, 지역 및 연방 기관당국은 페레스트로이카 이전에 우리나라에서 특히 인기가 있었던 지시 관리의 경험을 매우 효과적으로 사용합니다. 이 기사는 그 주요 목표즉, 경영진의 명령 실행을 모니터링하는 분야의 경험을 현대 회사로 이전하는 것입니다.

실제로 조직의 모든 유형의 관리 활동은 경영진의 지시 실행과 관련이 있으므로 지시 실행에 대한 통제를 설정하는 것이 중요합니다. 주문은 다음을 수행할 수 있습니다.

• 내부 및 수신 문서(예: 각서 및 서신)에 대한 결의의 형태로 첨부되어야 합니다.
• (의정서에서) 대학 기관의 행정 문서와 (명령 및 지침에서) 개별 치리회에서 공식화됩니다.

시민의 항소와 관련하여 다음 사항을 유의합니다. 공식적으로 그들과 함께 일하는 절차는 들어오는 서신 처리와 동일하지만 마감일은 규제됩니다 현행법실행 기한을 설정하는 관리자와 이러한 기한을 준수하도록 요청받은 수행자 모두가 이를 고려해야 하는 연방 수준에서.

그 과정에서 많은 문서 라이프 사이클통제할 수 있습니다. 문자 "K"가 있는 스탬프와 빨간 펜으로 새겨져 있거나 각인 형태로 만들어진 "Control"이라는 단어를 모두 볼 수 있습니다(예제 1 참조). 그러한 메모의 임무는 하나입니다 - 문서의 텍스트 또는 그 문서의 결의안에서 주어진 지시를 통제해야 할 필요성에주의를 기울이는 것입니다 (이 예에서 들어오는 편지에는 Ignatova Yu의 지시가있는 결의안이 포함되어 있습니다 .S., 무엇을 언제 해야 하는지). 이러한 문서는 실행이 완료될 때까지 별도의 폴더에 저장됩니다. 실행이 완료되면 이에 대한 메모가 문서에 작성됩니다(예 1의 경우 07.10.2009의 오른쪽 하단 모서리에 계약 체결 및 No. 08-24).

수행자를 위한 작업 설정

누가 주문을 공식화합니까? 이것은 모든 수준의 리더가 수행합니다. 일반적으로 조직의 1인칭 또는 전체 최고 경영진의 지시 실행이 통제되고 DOW 서비스가 이에 관여하는 것일 뿐입니다. 그리고 하위 관리자의 지시 - 부서장은 원칙적으로 사무실 업무를 담당하는 동일한 부서의 직원이 처리합니다.

결의안 본문에서도 행정 문서이미 명확하고 모호하지 않게 공식화되어야 합니다.

• 주문 자체
• 집행 기간,
• 특정 출연자.

이러한 조건 중 하나 이상이 충족되지 않으면(발생하는 경우) 관리자의 요구 사항을 명확하게 재구성할 수 있는 별도의 직원이 필요하며, 필요한 경우 수행자가 명확하게 정의된 더 작은 요구 사항으로 세분화됩니다.

지침을 작성할 때 다음과 같은 간단한 규칙을 따르는 것이 좋습니다. 문구는 간결하고 간결하며 해석의 모호성을 최대한 배제하고 명확하게 정의되고 측정 가능한 결과를 가져야 합니다. 이 모든 것을 통해 주문에 대한 추가 설명에 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 다른 한편으로, 이것은 집행자에게 목표와 할당의 작성자에게 - 집행자의 행동의 결과가 예상될 것이라는 확신을 줍니다.

다음은 모호한 공식과 그에 상응하는 올바른 텍스트 구조의 예입니다.

쇼 축소

조직의 지침 실행에 대한 제어를 설정할 때 문서는 상당히 짧은 시간에 변경되기 시작합니다. 일반적인 요구 사항특정 실행자, 기한 및 예상 결과와 함께 짧고 완전한 지침이 나타납니다. 이것은 회사 관리의 효율성을 크게 향상시키며, 이는 경영진과 소유자 모두가 거의 즉시 알 수 있습니다.

주문 실행 마감

조직의 주문 실행 마감일은 일반적으로 설정됩니다. 리더 작가에 의해누가 주문을 만들었습니다. 경우에 따라 주문 실행 기한이 설정될 수 있습니다. 조직의 현지 행위 또는 외부 규제 문서.

여기에서 견적 모델 규제연방 당국 간의 상호 작용 임원 전원:

문서 조각

쇼 축소

연방 집행 기관 간의 상호 작용에 대한 모델 규정, 승인됨. 2008년 2월 21일에 개정된 2005년 1월 19일 러시아 연방 정부 법령 No. 30

주문은 주문에 명시된 기간 내에 실행되어야 합니다. 기간이 기한으로 설정된 경우 지침에 서명한 날짜가 시작되는 것으로 간주됩니다. "긴급" 표시가 포함된 주문은 3일 이내에 실행되어야 합니다. "즉시"라는 표시는 주문 실행을 위한 10일 기간을 제공합니다. 주문서에 집행기한이 명시되지 않은 경우에는 서명일로부터 1개월 이내(다음달 해당일까지이며, 주문서에 별도의 기일이 없는 경우) 다음 달, 그 전에 마지막 날개월). 지시집행기간의 말일이 휴무일인 경우에는 그 전 영업일에 집행한다.

조직의 관리 시스템을 개선하기 위해 통제되는 명령이 실행 마감일을 통합하여 조직에 설정된 단일 기반으로 가져오는 것이 합리적입니다. 초기에 그러한 결정은 사무실 작업 지침과 같은 현지 법률에 문서화되어야 합니다. 기한 변경은 다음에 문서화된 경우에만 가능해야 합니다. 지역 행위조직. 그리고 물론 도입된 마감일 계산 시스템은 다음을 준수해야 합니다. 상식. 결국 불가능한 일보다 수행자에게 더 의욕을 떨어뜨리는 요소를 찾기는 어렵다.

실시예 2

쇼 축소

주문의 몇 가지 표현에 대한 예를 제시하고 주문의 적시 실행을 위한 마지막 날짜로 간주되는 각 날짜를 설명하겠습니다. 이것은 매우 중요합니다. 왜냐하면 이 문제에 대해 종종 혼동이 있습니다.

상당히 일반적인 상황은 한 리더가 작업 실행을 더 낮은 수준의 다른 관리자에게 위임하고 자신의 재량에 따라 "아래층" 명령을 한 단계 더 낮추는 것입니다. 따라서 명령은 최종 집행자에게 도달하기 전에 여러 지도자의 손을 거칩니다. 사실, 이 사다리를 내려가면 작업은 다른 사람들이 수행하는 여러 "하위 작업"으로 "분기"할 수 있습니다. 다른 날짜. 이 시스템을 "중첩 주문" 생성이라고 합니다.

"중첩" 주문을 공식화할 때 임시 마진을 마련하는 것이 중요합니다.. "상위" 주문과 관련하여 최소 1~3영업일이 소요됩니다. 지시 사항을 너무 많이 "중첩"하는 것은 피하는 것이 좋습니다. 단 "지배만 전달"하는 리더는 사슬에서 제외됩니다. 집행자가 있는 경우, 책임이있는전체 명령을 실행하기 위해 그는 "책임있는 집행자"라고 불립니다.

예를 들어, 주문 실행 기한이 외부에 의해 규제되는 경우 규범 문서, 우리는 제시 연방법 59-FZ "시민의 신청을 고려하는 절차 러시아 연방". 이 문서에 따르면 최대 기간고려 사항 서면 요청러시아 연방 시민의 기간은 30일이며 그러한 문서를 등록한 순간부터 고려되기 시작합니다(법률은 신청서가 접수된 순간부터 이 절차에 3일을 할당합니다).

예를 들어 시민이 당국의 도움이 필요한 경우 지방 정부권리 행사에 필요한 기간은 1개월을 훨씬 초과하는 경우가 많습니다. 이러한 상황에서 신청자는 한 달 이내에 서면 응답을 보내며, 이는 장점에 대한 문제를 해결하지 않지만 당국의 추가 지원 절차를 명확하게 설명합니다. 동일한 권한 기관에서 그러한 불만 사항을 고려하여 형성된 지시는 지시의 작성자 인 리더에게 상황 발전에 대한 정기적 인 보고서와 함께 작업 통제하에 있어야합니다.

시민들이 항소를 잘못 처리하는 경우가 종종 있습니다. 그런 다음 수취인은 그들을 고려하지 않고 권한이 포함 된 기관이나 공무원에게 전달합니다. 이 질문. 법률은 항소 등록일로부터 7일 이내에 이를 규정합니다. 이 경우 그러한 리디렉션을 시민에게 통지합니다. 그런데 법은 결정이나 행동(무활동)이 항소 중인 해당 기관이나 공무원에게 검토를 위해 불만 사항을 전달하는 것을 명시적으로 금지하고 있습니다.

주문 실행 제어 절차

이제 명령 작성에 대한 기본 정보를 얻었으므로 명령 실행을 모니터링하는 절차 자체를 자세히 고려할 필요가 있습니다.

참고로 특정 회사에서 명령 실행을 제어하는 ​​작업을 수행할 수 있습니다.

• 등록 및 제어 카드(RCC) 파일을 수동으로 사용
• 시스템에서 전자 문서 관리, "전자 카드"에 기록된 정보의 구성은 동일하지만 실연자에게 알리고 수행 징계에 대한 보고를 생성하는 많은 작업이 자동으로 수행되는 경우
• MS Excel 기능을 사용하여 작업을 용이하게 하는 경우 여전히 중간 옵션이 있습니다. 제어되는 지침은 표 형식으로 설명되어 있으며 여기에서 집행자, 마감일 등으로 정보를 필터링할 수 있습니다. 예 3을 참조하십시오.

"통제하기" 단계에서 사무원은 주문을 등록합니다. 문서에 포함되어 있으면 "K" 또는 "Control"이라는 스탬프가 찍혀 있거나 밝은 펜으로 동일하게 작성되어 있으면 문서를 제어되는 폴더로 간단히 이동하는 것도 가능합니다. 지침.

주문을 받는 계약자, 숙지해야 하며 주문에 표시된 기한이 만료되기 전에 주문에 설정된 작업을 완료해야 합니다. 수행자가 자신에게 종속된 다른 직원이 수행하기 위해 작업을 이전해야 하는 경우 이전에 논의한 것처럼 더 낮은 수준의 주문을 생성합니다.

수행자는 마감일이 지정된 작업을 제 시간에 완료하는 능력에 해당하지 않는다는 것을 알게되면 실행 날짜를 연기하라는 명령을 내린 장에게 청원합니다. 또 다른 경우, 계약자는 주문의 실행이 자신의 능력과 책임 영역을 벗어난다는 것을 알고 있는 경우 주문의 전체 또는 일부 취소를 신청할 수 있습니다.

관리자가 과제를 연기하거나 취소하기로 결정하면 시간 관리 책임자에게 이에 대해 알립니다. 어떠한 경우에도 수급인의 발령 연기 또는 취소 요청은 발령 마감일 이전에 관리자에게 제출해야 합니다.

"공익에 대한 명령 집행 통제"일반적으로 과제에 설정된 작업 실행의 달성 결과의 관련성을 평가할 수 있을 만큼 유능한 직원이 참여합니다. 그러한 통제는 성과 보고서를 받는 즉시 권한 있는 사람에 의해 시작될 수 있으며 통제를 철회하거나 수정을 위해 반환함으로써 완료될 수 있습니다.

명령의 "통제로부터의 제거" 절차는 명령의 실행을 감독한 직원에 의해 수행되며 관리자가 명령을 완전히 제거하라는 요청을 충족하는 경우에도 수행됩니다.

무대의 일환으로 "마감시 실행 통제"전담 직원은 모든 활성, 즉 진행 중인 주문의 실행 타이밍을 동시에 제어합니다(조직에서 이러한 작업을 수동으로 또는 MS Excel을 사용하여 수행하는 경우 일반적으로 작성자의 비서가 수행합니다. DOW 서비스의 주문 또는 직원). 현재 이 작업의 대부분은 전자 문서 관리 시스템에서 수행할 수 있으며 실행자에게 지침 실행 완료 기한을 알립니다. 알림은 제어에서 제거되지 않은 모든 명령에 대한 차단 경고입니다(예제 4 참조).

개별 출연자에게 가해지는 부담은 지속적으로 증가하고 있으며, 그 결과 기본적인 건망증으로 인해 직원의 성과 규율이 떨어지기 시작합니다. 예를 들어 매주 직원에게 주기적으로 알리면 완료해야 할 과제의 범위를 명확하게 이해하고보고 시점에서 방향을 잡을 수 있습니다.

정보 시트예제 3의 표에 나와 있는 정보의 구성으로 간단하거나(예제 4 참조) 더 완전할 수 있습니다. 그런데 이러한 MS Excel 테이블에서 특정 실행기에 대한 지침을 빈 상태로 필터링하면 실행 표시를 한 다음 인쇄하여 수행자에 대한 정보 시트의 다른 버전을 얻습니다.

이러한 시트가 EDMS에 의해 생성된 경우 기한이 끝날 때까지 남은 일수가 있는 열을 표 형식으로 포함하는 것이 편리합니다. 만료 날짜별로 주문 순위를 매기는 것도 매우 편리합니다. 이를 통해 집행자는 더 빠르게 탐색하고 자신의 작업 시간을 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다.

성과 규율에 대한 보고

일부 조직에서는 출연자 중간보고. 특히 중요한 지침의 실행 진행 상황을 정기적으로 모니터링해야 하는 경우 작성자는 전체 실행 기간 동안 제공되어야 하는 주간 보고와 같은 정기적인 필요성에 대한 지침 정보를 지침 텍스트에 추가합니다. 중간 성과 보고서는 일반적으로 무작위로 작성됩니다. 쓰기또는 보고서의 형태로. 이러한 보고서는 다음을 통해 준비할 수 있습니다.

• 출연자 본인 또는
• 부비서,
• 회사의 성과 규율을 담당하는 직원.

조직의 성과 규율 수준을 모니터링하기 위해 주기적으로 또는 경영진의 요청에 따라 성과 규율과 관련될 수 있는 여러 유형의 보고서가 준비됩니다.

• 개별 집행임원;
• 특정 부서 또는
• 조직 전체;
• 특정 지도자의 지시 등

통계 요약 형태의 관리를 위해 정보 요약전달, 실행 및 다른보고 기간 지침으로 전송에 대해. 더 활성화하려면 효과적인 관리규율을 수행하기 위해 다양한 보고 모델이 사용됩니다. 보고 양식에 대한 옵션은 예제 5와 40-41페이지에 있는 E. Kameneva의 의견에 나와 있습니다.

그러한 보고서는 조직 전체와 특히 해당 부서 모두를 위해 준비되기 때문에 공무원리더가 직접 지시하는 것. 예를 들어, 최고 경영자이들은 그의 대리인 및 활동 책임자이며 부서 책임자의 경우 부서 및 가능하면 부문 책임자입니다.

조직이 EDMS를 통한 워크 플로우의 본격적인 자동화가 없더라도 이러한 문서는 스프레드 시트 시스템에서 컴파일하고 유지 관리하는 데 매우 편리합니다. 마이크로 소프트 엑셀또는 OpenOffice.org Calc. 이러한 시스템은 인터페이스와 기능이 거의 비슷하여 회계를 자동화하고 중소기업에서 보고 기능을 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다. 가장 중요한 것은 출력에서 ​​정확히 무엇을 얻어야 하는지 명확하게 아는 것입니다.

의견

통제 명령 실행에 관한 보고서
조직 책임자

쇼 축소

Electronic Office Systems 회사의 수석 전문가인 Ekaterina Kameneva는 다음과 같이 말했습니다.

나는 다음과 같은 성과 규율 보고 형식을 추천할 수 있습니다. 개별 수행자, 부서별, 조직 전체에 대한 데이터를 명확하게 보여주며, 기한을 위반하여 완료하고 완료하지 못한 과제에 대한 세부 정보도 매우 유용합니다.

우리는 명령 실행 및 실행 모니터링에 대한 보고 방법론뿐만 아니라 통제에서 명령을 내리고 제거하는 문제를 고려했습니다. 이 기사에서 제안한 지시 관리 모델은 조직 관리를 보다 명확하고 투명하게 만드는 데 도움이 됩니다.

"하루 중 그 어느 순간, 의자에 등을 기대고 쉴 때, 사장님이 사무실로 걸어오실 것입니다."
샘플링 이론

실행 제어 시스템 ESCOM.BPM

자동화 실행 제어 시스템의 목적

전자 문서 관리 시스템에 설정되는 가장 중요한 작업 중 하나는 문서 실행에 대한 제어의 자동화입니다. 자동화된 솔루션으로의 전환은 효과적인 제어 관리 방법의 도입으로 인해 성능 규율을 높이고 기한을 단축합니다. 기지에서 문서 및 지침(작업)의 실행을 모니터링하는 시스템은 문서 및 지침의 실행을 모니터링하고 제어하기 위한 일련의 자동화된 절차를 사용하여 집행 규율의 질적 향상을 제공합니다.

우리의 솔루션은 주문 실행 모니터링을 위한 유사한 프로그램 중에서 가장 강력하고 포괄적이며 완전한 기능을 제공할 뿐만 아니라 재정 비용 측면에서 가장 저렴한 것 중 하나입니다. 주문 실행 모니터링 시스템을 구입할 수 있습니다. "" 에디션에서 단 33,600루블에 21개 연결. 동시에 라이선스에는 만료일이 없으며 추가 구매 소프트웨어필요하지 않습니다.

문서 및 주문(작업) 실행을 모니터링하는 시스템은 주문 작업, 자동 실행, 이벤트 및 마감일에 대한 프로세스 참가자의 즉각적인 알림, 미리 알림 보내기, 자동화된 모니터링 및 제어 프로세스를 자동화하기 위한 기성 통합 적응형 솔루션입니다. 실행의.

이 프로그램에는 성과 규율에 대한 보고서가 포함되어 있으며 부서 및 각 수행자에 대한 조직의 지침 실행에 대한 현재 상황을 신속하게 제시할 수 있습니다.

주문 실행 제어 시스템의 특징은 자동화 시스템에서 주문 작업이 명확하게 규제된다는 것입니다. 예를 들어 진행 중인 작업은 삭제할 수 없으며 수행자에게 알리지 않고 작업을 수정할 수 없으며 작업은 부하 직원에게만 보낼 수 있고 누구에게도 보낼 수 없습니다.

중요한 실행 제어 시스템의 장점직원의 동기 구성 요소(보너스)를 계산하는 데 사용할 수 있는 각 수행자에 대한 성과 규율 계수를 계산할 가능성입니다.

실행 제어 시스템은 독립형 솔루션() 또는 일부(버전 "-DELO, Standard-AGREEMENTS, Standard-PROF, Big Business 및 Corporate")로 제공될 수 있습니다.

실행 제어 시스템의 기능

주문 실행 제어 시스템에는 다음과 같은 자동화 기능이 포함되어 있습니다.

실행 제어 시스템에는 조직의 조직 구조 디렉토리가 포함되어 있습니다. 실행 제어 시스템 작업을 시작하기 전에 완료해야 합니다. 디렉토리에는 조직과 해당 지점, 부서, 직원 및 직원 단위가 포함됩니다. 이 디렉토리의 데이터는 역할을 업데이트할 때 사용됩니다. 예를 들어 부서 컨텍스트에서 지침 실행에 대한 보고서를 생성할 때뿐만 아니라 작업 카드의 필드를 채울 때도 사용됩니다.

조직 구조의 디렉토리를 사용하면 Head - Subordinates 관계를 설정할 수도 있습니다.

실행 제어 시스템은 주문 카드를 작성할 때 이 관계를 사용합니다. 수행자 목록은 각 관리자에 대해 제한됩니다.

각 직원 단위에 대해 한 명 이상의 대리인을 구성할 수 있습니다.

집행 통제 시스템의 대리인

실행 통제 시스템은 직원의 교체를 지원합니다. 이를 통해 대리인은 실행 제어 시스템에서 다른 직원을 위해 작업 조정, 실행 표시, 검증 수행 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 그러나 작업을 수행할 때 주문 카드는 이 작업을 수행한 사람과 시간을 자동으로 기록합니다.

문서 실행 제어 시스템의 모든 직원에 대해 한 명 이상의 대리인을 만들 수 있습니다. 교체는 영구적이거나 지정된 기간 동안일 수 있습니다.

Deputy는 Head에 대한 할당을 조정하고 집행자에게 보내 할당 실행을 확인, 거부 및 확인할 수 있는 권한이 부여될 수 있습니다.

대리 계약자는 작업 실행에 대한 보고서를 생성할 수 있는 권한을 부여받을 수 있습니다. 대리인의 경우 교체한 직원이 수신한 알림의 복제를 구성할 수 있습니다.

개인 작업

개인 작업은 문서 실행을 모니터링하는 시스템에서 작업을 공식화하고 제어하는 ​​주요 수단입니다. 에 대한 모든 것
실행 보고서는 개인 주문 카드의 정보를 기반으로 합니다. 작업 카드는 생성 순간부터 완료까지 발생한 모든 것을 기록하는 이벤트 로그를 자동으로 유지 관리합니다.

ESCOM.BPM 실행 제어 시스템을 사용하면 "수동" 모드에서 또는 문서 실행 컨텍스트에서 자동으로 개인 작업을 생성할 수 있습니다(결의의 게시 및 실행). 문서 카드(예: 주문)에서 주문을 생성할 때 주문 카드가 자동으로 생성되고 해당 필드가 채워집니다. 생성된 작업 카드는 실행 제어 시스템에 의해 문서 카드와 자동으로 연결됩니다.

"진행률" 페이지의 문서 카드에는 생성된 하위 작업과 해당 상태, 마감 날짜까지 남은 시간에 대한 정보가 표시됩니다. 작업이 지연되면 작업이 지연된 시간이 표시됩니다. 이러한 작업은 특수 아이콘으로 표시됩니다.

작업에 하위 작업이 있는 경우 문서 카드에도 표시되어 기본 작업과 함께 작업의 계층적 목록을 만듭니다. 상태 및 시간을 동적으로 표시하는 이러한 구조를 통해 문서의 진행 상황을 시각적으로 표시할 수 있습니다.

실행 제어 시스템의 개인 작업은 한 계약자에게만 할당될 수 있습니다. 각 집행자는 자신에게 할당된 개인 작업을 수행할 책임이 있습니다.

한 번에 여러 직원에게 주문을 할당할 수 있는 기회를 제공하기 위해 실행 제어 시스템에는 그룹 작업이 포함되어 있습니다.

실행 제어 시스템에서 개인 작업을 표시하기 위해 사용자 정의 가능한 저널 세트 "개인 작업"이 제공됩니다. 로그에는 지정된 기준에 따라 데이터베이스에서 작업 카드를 선택하고 목록(로그) 형식으로 표시하는 사용자 지정 가능한 필터가 포함되어 있습니다. 실행 제어 시스템을 통해 새로운 주문 저널을 생성하고 기존 저널을 사용자 정의할 수도 있습니다.

그룹 작업

그룹 작업의 응용 프로그램 중 하나는 주문의 공통 텍스트와 기한이 있는 동일한 유형의 개인 주문 카드를 만드는 시간을 줄이는 것입니다. 그룹 작업은 최상위 작업으로 사용할 수도 있으며, 실행은 여러 하위 작업으로 나뉘며 각 하위 작업은 차례로 하위 작업으로 나눌 수 있습니다.

개인 할당과 달리 그룹 할당에는 템플릿을 사용하여 빠르게 채울 수 있는 수행자 목록이 포함됩니다. 그룹 과제를 출퇴근 시, 수행자 수에 따라 자동으로 개인 과제로 나누어 처리합니다. 그룹 작업 카드의 해당 필드 값은 개인 할당 카드 필드에 입력됩니다. 그룹 작업 카드에는 생성된 개인 작업과 해당 상태가 표시되어 전체 작업의 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 생성된 개인 작업이 모두 완료된 후 그룹 작업이 완료됩니다.

그룹 작업을 표시하기 위해 문서 실행 제어 시스템에는 사용자 정의 가능한 저널 "그룹 작업"이 포함되어 있습니다.

일정이 있는 작업

ESCOM.BPM 실행 제어 시스템을 사용하면 일정에 따라 개인 주문을 자동으로 생성할 수 있습니다. 이를 위해 시스템은 "일정이 있는 작업"이라는 특별한 프로세스를 제공합니다. 예를 들어, 매월 25일에 부하 직원이 작업 계획 실행에 대한 월간 보고서를 제공해야 합니다. 일정이 있는 작업을 통해 다음을 구현할 수 있습니다. 이 작업. 구성된 일정에 따라 실행 제어 시스템이 자동으로 개인 작업을 생성하여 수행자에게 전달합니다. 기본적으로 예약된 작업은 실행 일정이 추가된 그룹 작업입니다.

일정에 설정된 기한이 되면 문서 실행 제어 시스템에서 각 수행자에 대한 개인 작업 카드를 자동으로 생성합니다. 일정이 포함된 작업 카드에는 생성된 개인 작업과 해당 상태가 표시되어 실행 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 예약된 작업은 개인 작업 실행 후 종료되지 않고 다음 시작 날짜에 자동으로 다시 시작됩니다. 필요한 경우 예약된 작업을 중지했다가 다시 시작할 수 있습니다.

문서 실행 제어 시스템에서 일정이 있는 작업을 표시하기 위해 "일정이 있는 작업" 저널이 제공됩니다.

개인 작업 준비

작업 카드에는 작업의 본질을 간략하게 설명하고 작업 로그에 표시되는 작업 제목이 포함되어 있습니다. 문서 실행 제어 시스템에서는 일반 태스크 분류자에서 태스크 유형을 선택할 수 있습니다. 이 경우 제목 필드는 자동으로 채워지며 작업을 완료하는 데 필요한 일반적인 마감일입니다. 또한 작업에 대한 자세한 설명을 지정하고, 중요성을 표시하고, 공동 실행자를 표시하고, 카드에 첨부 파일을 첨부할 수 있습니다.

수행자와 리더의 역할 할당

개인 작업 카드를 만든 후 카드를 만든 직원이 작성자 및 감독자 역할을 자동으로 입력합니다. 작성자 역할은 변경할 수 없습니다. ESCOM.BPM 실행 제어 시스템은 개인 작업 카드를 만든 사람과 시간에 대한 정보와 기타 이벤트에 대한 정보를 작업 기록 로그에 자동으로 기록합니다.

태스크 실행자는 지정된 관리자에게 보고하는 직원 목록이 포함된 대화 상자에서 선택됩니다. 수행자 목록에 없는 직원에게 작업을 제공하려면 먼저 "관리자" 필드를 지우고 원하는 수행자를 선택해야 합니다(시스템에 모든 직원 목록이 표시됨). 실행자가 지정되면 이 실행자의 관리자 목록이 포함된 직원 선택 대화 상자에서 작업 관리자를 지정해야 합니다.

기한 및 실행 및 통제

개인 작업에는 기한이 있어야 합니다. 주문 실행 제어 시스템에서 "마감 날짜" 필드는 "시작 날짜" 필드에 지정된 작업의 시작 날짜로부터 영업일 또는 시간으로 지정된 절대 날짜 값 또는 상대 값으로 설정할 수 있습니다.

"제어 날짜" 필드는 날짜의 절대값 또는 기한 날짜로부터 근무일 또는 시간으로 지정된 상대적인 값으로 설정할 수 있습니다. 기한 및 기한을 상대적 단위(근무일 및 시간)로 설정한 경우 작업이 전송될 때 특정 날짜가 자동으로 계산됩니다. " " 하위 시스템은 정확한 마감일 계산에 사용됩니다.

작업 카드는 또한 작업의 계획된 기간, 계획된 작업량 및 연체 시간(연체 작업의 경우)에 대한 계산된 정보를 표시합니다. 인건비 금액은 관리자가 입력하거나 주문 실행 제어 시스템에 의해 자동으로 계산됩니다.

• "작업 즉시 전달" 플래그를 활성화하면 작업이 게시된 후 실행기로 작업이 즉시 전달됩니다. 플래그가 비활성화된 경우 작업은 "시작 날짜" 필드에 지정된 마감일 이후에 주문 실행 제어 시스템에 의해 전달됩니다.
• "마감일 이후에 작업이 관련되지 않음" 플래그를 활성화하면 작업이 카드에 지정된 마감일 이전에 완료된 것으로 표시되지 않은 경우 실행 제어 시스템이 해당 작업에 "취소됨" 상태를 자동으로 할당합니다.

작업 첨부 파일

문서 실행 제어 시스템을 사용하면 작업 카드에 임의 유형의 여러 첨부 파일을 첨부할 수 있습니다. 첨부 파일의 소유자만 첨부 파일을 편집할 수 있습니다. 다른 직원이 만들 수 있습니다.

작업의 중요성

작업 카드에서 작업의 중요도를 표시할 수 있습니다. ESCOM.BPM 주문 실행 제어 시스템에서는 중요도가 높은 작업에 최대 중요도를 할당합니다. 작업이 기한이 지났거나 완료되지 않은 경우 최대 중요도가 할당됩니다.

작업의 상태(정시에 완료됨, 정시에 완료되지 않음 - 기한이 경과됨, 완료되지 않음) 및 지정된 중요도 계수에 따라 수행 분야에 대한 보고서를 생성할 때 수행 분야의 계수는 0에서 1까지 계산됩니다. 각 출연자. 계수가 높을수록 직원의 성과 규율에 대한 지표가 더 좋습니다. 성과 규율에 대한 데이터는 보너스를 계산할 때 사용할 수 있습니다.

제어 시스템에서 작업하기 위해 작업 보내기

작업을 위해 작업을 보낼 때 문서 실행 제어 시스템은 카드 필드의 채우기를 확인합니다. 오류가 감지되면 실행 제어 시스템이 메시지를 발행합니다. 작업 실행 제어 시스템은 작업을 보내는 직원이 Executor에게 작업을 할당할 수 있는지 여부도 확인합니다. 그렇지 않은 경우 "관리자" 필드에 지정된 직원에게 승인을 위해 작업이 전송됩니다. 작업을 계약자에게 직접 보내기 전에 주문 실행 제어 시스템은 "작업 즉시 배달" 플래그를 확인하고 활성화된 경우 작업을 즉시 배달합니다. 그렇지 않으면 작업이 "Delayed delivery" 상태로 지정되고 작업은 "Start date" 필드에 지정된 마감일이 도래하면 수행자에게 배달됩니다.

제어 시스템에서 주문 삭제

주문실행 통제 시스템에서 개인 태스크 카드는 업무용으로 발송되지 않은 경우에만 삭제할 수 있습니다. 관리자는 완료된 작업과 취소된 작업을 삭제할 수 있습니다. 주문이 실행 중인 경우 취소해야 하며 그 후에만 삭제할 수 있습니다.

제어 시스템에서 작업 조정

ESCOM.BPM 문서 실행 제어 시스템은 승인을 위해 받은 작업에 대해 알림을 통해 관리자에게 알려줍니다. ESCOM.BPM의 알림 전달은 " "에서 제공합니다. 조정 과정에서 헤드는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 작업을 승인하고 수행자에게 보냅니다. 이 경우 수행자는 작업 할당에 대한 알림을 받게 됩니다.
• 작업을 거부하고 개시자에게 반환합니다. 이 경우 개시자는 작업이 거부되었다는 알림을 받습니다.

관리자는 다음 작업도 수행할 수 있습니다.

• 작업 카드 필드 조정(기간, 중요도 등)
• 아티스트 변경

실행 제어 시스템에서 승인 중인 작업 카드를 표시하기 위해 "작업 -> 승인" 저널이 있습니다.

배송지연

작업 카드에서 "작업 즉시 전달" 플래그가 꺼져 있으면 게시 후 작업이 "전달 지연" 상태가 됩니다. "시작 날짜" 필드에 지정된 기한이 되면 작업이 자동으로 계약자에게 전달됩니다. 주문 실행 제어 시스템에서 "Delayed delivery" 상태의 태스크 카드를 표시하기 위해 "Tasks -> Awaiting delivery" 로그를 의도합니다.

작업 실행

수행자에게 작업 전달

주문 실행을 모니터링하는 시스템에서 할당된 작업을 집행자에게 적시에 가져오기 위해 작업 전달에는 집행자에게 알림이 자동으로 전달됩니다. 알림도 중복됩니다. 이메일수행자.
알림 카드는 공연자의 모니터에 열려 있는 창 위에 "팝업"됩니다.

알림에는 텍스트, 보낸 날짜, 배달 날짜, 작업에 대한 하이퍼링크 및 읽기 확인 버튼이 포함됩니다. 읽기 확인 버튼을 클릭하거나 하이퍼링크를 통해 작업카드를 열면 알림을 읽는 날짜가 자동으로 고정됩니다. 공지는 삭제할 수 없습니다.

주문 제어 시스템의 읽기 알림은 특수 로그에 기록됩니다. 직원이 알림 카드의 "읽음 확인" 버튼을 클릭하거나 하이퍼링크를 클릭하면 알림을 읽은 날짜가 자동으로 기록됩니다. 작업 카드에서 작업 컨텍스트에서 보낸 모든 알림 목록이 포함된 양식을 호출할 수 있습니다. 목록에는 알림 제목, 알림 상태 정보, 보낸 날짜 및 읽은 날짜가 포함됩니다.

함께 이러한 모든 도구는 직원에게 할당된 작업에 대한 알림을 보장하고 실행자에게 작업 전달을 제어합니다. 실행자에게 전달된 작업의 상태는 "진행 중"입니다.

ESCOM.BPM 문서 실행 제어 시스템에서 진행 중인 작업을 표시하기 위해 "작업 -> 실행" 로그가 제공됩니다.

집행자의 편의를 위해 ESCOM.BPM 주문 실행 제어 시스템은 특정 기한이 있는 집행자에게 할당된 작업을 선택하는 저널을 포함하는 "할당된 작업" 저널 그룹을 제공합니다.

• 중요도가 높은 임무
• 오늘 마감
• 이번 주 마감
• 마감일 이번 달
• 다음주 마감
• 다른 사람.

작업 등록

배달된 작업에는 주문 실행 제어 시스템에서 고유한 일련 번호가 자동으로 할당됩니다. 번호는 작업 카드와 일지에 표시됩니다. 작업 번호를 통해 해당 작업을 참조하고 동일한 제목의 다른 작업과 구별할 수 있습니다. 연결된 작업의 경우 개별 번호가 기본 작업 번호에 점을 통해 자동으로 추가됩니다(예: 012.1 또는 012.1.2).

작업에 대한 작업 분배

집행자는 자신에게 할당된 작업 카드에서 직접 부하 직원을 위한 개인 작업을 직접 생성할 수 있으며, 실행자는 차례로 부하 직원을 위한 작업도 생성할 수 있습니다. ESCOM.BPM 문서 실행 제어 시스템에서 이러한 작업 간에 연결이 자동으로 생성되어 계층적(트리와 같은) 구조의 형태로 전체 작업 체인의 진행 상황을 시각적으로 추적할 수 있습니다.

작업 실행의 진행 상황은 기본 작업 또는 문서의 카드에 표시됩니다. 하위 작업 수행자는 작업 카드에 실제 인건비에 대한 정보를 입력하고 성과 보고서를 생성합니다. Supervisor가 하위 작업의 실행을 확인한 후 실제 인건비에 대한 최종 정보와 수행자의 보고서가 하위 작업에서 주 작업의 카드로 전송됩니다.

태스크 카드에서 특수 플래그가 활성화된 경우 하위 태스크 실행 완료 후 태스크가 자동으로 완료될 수 있습니다. 따라서 Task Executor는 하위 작업의 실행을 확인하고 확인하는 것으로 충분합니다. 그가 이것을 하자마자 그의 작업은 주문 실행 제어 시스템에 의해 완료된 것으로 자동으로 표시될 것입니다.

직무 위임

ESCOM.BPM 문서 실행 제어 시스템에서 직원의 능력을 최적으로 사용하고 관리자의 시간을 해제하여 조직의 예비를 활성화하기 위해 작업 위임 가능성이 제공됩니다.

위임이 수행되면 수행자의 부하 직원 중 작업 수행 권한을 위임받을 직원이 표시됩니다. 작업 실행 제어 시스템은 할당된 작업에 대해 새 실행자에게 자동으로 알립니다. 업무를 위임받은 직원은 마치 업무 집행자로 임명된 것처럼 그와 함께 일합니다.

태스크 실행 제어

ESCOM.BPM 문서 실행 제어 시스템에서 계약자에게 작업이 전송되면 제어 타이머가 자동으로 초기화되어 작업 실행 기한을 추적합니다. 기한이 되면 실행 제어 시스템은 남은 시간을 알려주는 창을 계약자의 모니터 화면에 표시합니다.

만약 초기에 예정 기간주문 실행은 "진행 중" 상태로 유지되고 실행 제어 시스템은 작업 카드에 "기한 경과" 표시를 추가합니다. 동시에 ESCOM.BPM 주문 실행 제어 시스템은 계약자와 컨트롤러에 자동으로 알림을 보내고 그 순간부터 기한이 지난 작업을 매일 알려줍니다.

작업 카드와 작업 로그에는 마감 날짜까지 남은 시간이 표시되며 작업이 지연된 경우 지연된 시간이 표시됩니다. "지정된 일 수만큼 기한이 지난 경우 작업이 완료되지 않은 것으로 간주" 플래그가 명령 양식에서 활성화된 경우 기한이 지난 명령은 명령 실행 제어 시스템에 의해 일 수 후에 완료되지 않은 것으로 자동 표시됩니다. 카드에 명시되어 있습니다.

"연체" 상태의 주문은 "과제 -> 연체" 저널에 표시됩니다. 제어 중인 주문은 "작업 -> 제어 중인" 로그의 ESCOM.BPM 실행 제어 시스템에 표시됩니다.

기한 연기

필요한 경우 계약자는 기한 변경 또는 작업 조정 요청과 함께 팀장에게 요청을 보낼 수 있습니다. 관리자 자신이 작업 조정 프로세스를 시작할 수 있습니다. 이 경우 지시는 "실행" 단계에서 철회되고 "관리자 확인" 단계로 이관됩니다. 기한 변경은 주문 카드의 "일정 조정" 섹션에 있는 실행 제어 시스템에 의해 기록되며 작업 실행에 대한 보고서를 생성할 때 고려됩니다.

관리자는 계약자의 요청을 거부할 수 있습니다. 이 경우 주문 실행 기한은 변경되지 않습니다.

확인(수정) 중인 지침은 "과제 -> 확인 중" 저널에 표시됩니다. 다시 예약된 작업은 "할당 -> 다시 예약됨" 로그에 표시됩니다.

실제 인건비 회계

작업을 수행하는 동안 계약자는 작업 실행에 실제로 소요된 시간에 대한 정보를 "실제 인건비" 섹션에 입력할 수 있습니다. 입력된 소요시간 정보는 ESCOM.BPM 문서실행통제시스템에 의해 자동으로 합산되며, 계산된 금액은 사용설명서의 "실제 인건비" 필드에 기록됩니다.

기본 작업에 하위 작업이 있는 경우 완료되면 하위 작업 카드의 실제 노동에 대한 요약 정보가 기본 작업의 "실제 인건비" 섹션에 자동으로 입력됩니다. 따라서 주 주문의 카드에는 실행을 위한 모든 인건비가 징수됩니다.

집행자의 보고

문서 실행 제어 시스템에서 작업 실행자는 작업 완료의 현재 백분율을 나타낼 수 있는 작업 카드에 중간 진행 보고서를 입력할 수 있는 기능이 있습니다. 보고서를 생성할 때 실제 인건비의 현재 볼륨이 보고서에 자동으로 대체됩니다.
실행 보고서는 해당 섹션의 주문 카드에 표시됩니다. 계약자는 주문 실행 비율을 표시하고 보고서의 내용을 채우고 "확인" 버튼을 클릭하여 작업에 대한 보고서를 저장해야 합니다.

주문 실행 제어 시스템은 보고서에 대해 관리자에게 자동으로 알립니다.

작업 카드에는 현재 작업 완료율, 실제 인건비 및 마감일까지 남은 시간이 표시됩니다.

최종 보고서는 중간 보고서와 동일한 방식으로 생성됩니다. 최종 성적표에서 완료율을 100%로 표시하고 "작업을 완료된 것으로 표시" 플래그를 설정해야 합니다.

ESCOM.BPM 주문 실행 제어 시스템에서 실행되었지만 확인되지 않은 개인 작업을 표시하기 위해 "검토 중" 특수 저널이 제공됩니다.

실행 확인

컨트롤러와 관리자가 다른 직원인 경우 문서 실행 제어 시스템에서는 완료된 작업을 먼저 컨트롤러에 확인을 위해 제출합니다. 이 경우 명령은 "컨트롤러에 의한 검증" 단계로 진행합니다.
완료된 작업을 확인할 때 컨트롤러는 실행자의 보고서 작성이 정확한지 주문 카드를 검토하고 필요한 경우 수정을 위해 실행자에게 작업을 반환합니다. 컨트롤러가 의견이 없으면 검토 및 결정을 위해 헤드에게 명령을 보냅니다. 관리자가 검토를 위해 보낸 작업에는 "관리자가 확인" 상태가 할당됩니다.

주문 책임자의 확인 결과 수정을 위해 계약자에게 작업을 반환하기로 결정한 경우, 그렇게 하기 전에 그는 새로운 마감일을 표시해야 합니다.

문서 실행 제어 시스템은 알림을 통해 작업을 완료해야 할 필요성을 계약자에게 자동으로 알립니다. 감독자와 감독자는 작업 카드의 "설명" 섹션에서 의견을 작성할 수 있습니다. 작업을 완료할 때 계약자는 주석 제거에 대한 메모를 작성해야 합니다.

관리자는 작업 완료를 확인할 수 있으며 작업의 실제 완료 날짜는 자동으로 기록됩니다. 부득이한 사유로 과제를 완료할 수 없는 경우 또는 과제 수행을 확인할 때 과제의 질이 드러난 경우 관리자는 과제를 완료하지 않은 것으로 표시할 수 있습니다.

완료되지 않은 작업을 표시하기 위해 문서 실행 제어 시스템에는 "미완료" 로그가 포함됩니다.

그러한 지시의 존재는 수행자의 수행 규율 계수에 부정적인 영향을 미칩니다.

수정이 필요한 주문은 "작업 -> 수정 중" 저널의 ESCOM.BPM 실행 제어 시스템에 표시됩니다.

할당 작업을 계속할 필요가 없는 경우 관리자는 할당을 "취소됨"으로 표시할 수 있습니다. 이러한 지시는 수행 규율 계수에 영향을 미치지 않습니다. ESCOM.BPM 주문 실행 제어 시스템에서 완료된 작업은 "작업 -> 완료됨" 로그에 표시됩니다.

지시 수행에 대한 보고서

성과 모니터링의 진행 상황 및 결과에 대한 데이터를 고려하고 분석해야 합니다. 이 작업의 결과는 성능 보고서입니다.
관리자에게 제공되는 문서 및 작업.

문서 실행을 모니터링하는 시스템은 지침 실행 및 수행 원칙에 대한 다양한 보고서를 생성할 수 있는 가능성을 제공합니다. 보고서를 통해 다음을 위한 성과 규율 수준을 평가할 수 있습니다. 특정 기간시간, 조직 전체 및 단일 단위 또는 직원의 활동 규모에 대해 완료, 미해결 및 기한이 지난 작업에 대한 정보를 제공합니다.

모니터링을 위해 실행 제어 시스템에는 특정 상태(작업, 확인, 수정 등)와 함께 특정 기간 동안 문서 및 주문 카드를 표시하는 사용자 지정 가능한 작업 로그가 포함되어 있습니다.

문서 실행 제어 시스템의 로그에는 다음과 같은 다양한 정보 조각에 정보를 표시할 수 있는 기능이 있습니다.

주문의 현재 상태에 따라 - 출연자별; - 지도자에 의해; - 부문별; - 마감일까지; - 기한이 지난 작업 및 기타 작업 속성에 의해 - 예를 들어 수행자 및 지위별, 리더 및 수행자별 등의 복합 그룹화

실행 제어 시스템의 저널에는 각 그룹의 작업 수와 함께 총 명령 수가 자동으로 계산됩니다. 또한 로그에는 여러 열을 기준으로 정렬하고, 열의 데이터를 필터링하고, 원하는 값으로 레코드를 강조 표시하고, 데이터를 검색하고, 열의 순서와 구성을 설정하는 기능이 있습니다.

• 이러한 방식으로 생성된 보고서를 인쇄하거나 파일로 내보낼 수 있습니다.
• 실행 제어 시스템을 사용하면 작업 로그의 데이터를 기반으로 그래프 및 다이어그램을 생성할 수 있으므로 분석된 정보의 효율성과 가시성이 보장됩니다.
• 관리자의 경우 지침 실행 시 상황을 신속하게 평가할 수 있는 특별 보고서가 있습니다.

작업 속성 및 전체 텍스트 검색

작업 로그 외에도 실행 제어 시스템에는 작업 카드의 속성 및 전체 텍스트 검색을 위한 특수 형식이 포함되어 있습니다. 검색 양식을 사용하면 임의의 선택 기준에 따라 필요한 카드를 빠르게 선택할 수 있습니다. 검색을 수행할 때

검색을 수행하는 사용자의 액세스 권한이 고려됩니다. 사용자는 자신이 표시된 카드의 작업, 즉 역할만 볼 수 있습니다. 선택한 퀘스트 카드가 퀘스트 로그로 표시됩니다.

"주문 실행 제어 시스템" 솔루션 구입 방법

해결책 " 자동화 시스템실행 제어"는 ESCOM.BPM의 모든 버전에서 사용할 수 있습니다.

이 솔루션은 온라인 상점에서 직접 구입할 수 있습니다. 이렇게 하려면 예를 들어 바구니에 선택한 에디션의 서버 라이선스 하나와 필요한 클라이언트 라이선스 수를 넣어야 합니다. 그런 다음 주문하십시오.

또한 자동화 작업의 주요 매개변수가 포함된 편지를 보내주시면 최적의 상업 제안을 준비하겠습니다.

회사를 관리하려면어려움: 접근 방식을 찾고, 보상 및 처벌 구조를 구축하고, 직원을 위한 제어 시스템을 구축해야 합니다. 그러나 가장 어려운 것은 업무에 대한 근면성을 바탕으로 부하 직원의 업무를 합리적으로 평가하는 것입니다. 주문 통제의 문제는 더 이상 문제가 아닙니다, 우리는 그것을 보증합니다!

LeaderTask 주문 제어 시스템은 어떻게 작동합니까?

단계별로 살펴보겠습니다. 나는 주문 시스템이 당신이 원하는 대로 정확하게 작동할 것이라고 즉시 말할 것입니다. 덕분에 독특한 유연성내장 도구:

1. LeaderTask에서 직접 주문을 생성왼쪽 메뉴에서 직원 중 한 명에게 또는 단순히 직원의 이름으로 작업을 끌어다 놓습니다.
2. 정하다 마감 날짜 및 시간/분 수문제를 해결하기 위해.
3. 직원이 귀하의 주문을 읽었는지 여부를 확실히 알 수 있습니다. 그의 아바타는 색상이 지정됩니다. 일반 색상으로, 없애다 반투명(언제 읽히지 않는).
4. 각 작업에 대해 별도로 생성 된 수행자와 통신 할 수 있습니다. 채팅, 그리고 작업 본문에 - 모든 파일과 문서를 저장합니다.

1. 직원은 작업의 상태를 설정합니다. 그것은 " 직장에서”, “일시중지 시”, “거부됨" 등.
2. 출연자가 "진행 중"이라고 입력하자마자 카운트다운내장 함수에서 타이밍. 따라서 직원이 특정 작업에 보낸 시간을 항상 알 수 있습니다. 그리고 부하 직원의 역량과 속도에 따라 조직의 업무를 구축할 수 있습니다.
3. 작업에 대한 작업이 완료되면 직원은 적절한 상태를 설정합니다. 섹션에 고객과 함께 즉시 나타납니다. 배송 준비 완료"라고 하면 작업을 수락하거나 수정을 위해 보낼 수 있습니다.

가장 흥미로운 점은 하나의 작업을 직접 삭제하지 않으면 손실되지 않는다는 것입니다. 저것들. 1, 2년이 지나도 완성된 작업에서 찾을 수 있습니다.

따라서 주문 통제의 조직은 LeaderTask에서 배를 껍질을 벗기는 것만큼 쉽습니다. 그러나 부하의 관점은 어떻습니까?

머리의 과제를 놓치지 않는 방법?

물론 직원의 큰 작업량은 머리의 지시에 대한주의와 통제에 영향을 줄 수 있습니다. 그러나 LeaderTask는 동기화 덕분에 그런 일이 일어나지 않도록 합니다!

관리자가 새 작업을 제출하는 즉시 실행기의 잠금 화면에 표시됩니다. 아이폰또는 장치 기반 기계적 인조 인간. 달리는 시계 속에서도 안드로이드 웨어그리고 애플워치- 감정가를 위해.

바쁜 일상 속에서도 1시간에 한 번씩은 스마트폰 화면을 보는 습관을 들이기 때문에 절대 놓치지 않을 것입니다. LeaderTask에서 작업을 제어하는 ​​방법에 대한 짧은 비디오를 시청하십시오.

LeaderTask로 주문 실행에 대한 제어를 구성하는 방법

시스템이 작동하려면 명령 실행에 대한 제어 구성에 대해 생각할 필요가 있습니다. 우리는 이것을 구현하는 방법에 대한 몇 가지 아이디어(우리 자신의 경험에서)가 있습니다.

1. 에 집어 넣다 회사 규칙작업의 상태를 설정하기 위한 요구 사항.
2. 의무의 조건을 보내 스마트폰에 LeaderTask 설치.
3. 직원의 스마트폰에서 허용되어야 합니다. 알림서비스에서.

회사에서 주문에 대한 통제를 구성하는 것은 매우 쉽습니다. 관리자는 항상 자신의 작업이 어느 단계에 있는지 알고 수행자는 작업을 놓치지 않고 단일 파일을 잃지 않을 것입니다. 그리고 모두 LeaderTask 덕분입니다!

문서 흐름 및 지침 - 이는 모든 회사 작업의 두 가지 주요 플러그입니다. 명령 실행에 대한 적절한 제어를 보장하는 것은 어렵지만 가능합니다. 문서 저장에도 동일하게 적용됩니다. 당신은 그것이 동화라고 생각합니까? 전혀 그렇지 않고, 이 실화의 이름은 LeaderTask입니다.

주문 통제를 구성하는 방법

먼저 주문 통제를 구성하는 주요 문제를 정의하겠습니다.

1. 주문 실행 단계를 어떻게 알 수 있습니까?
2. 명령 무시를 방지하는 방법?
3. 할당된 작업의 결과를 확인하는 방법은 무엇입니까?

모든 답변은 다음에서 찾을 수 있습니다. 프로그램 리더 태스크. 개발된 주문 시스템 덕분에 어떤 작업도 시야에서 사라지지 않습니다. 모든 직원을 프로그램에 등록하고 모든 규모의 서면 지침을 발행합니다. 글로벌 프로젝트.

부하 직원 중 한 명에게 주문을 보내면 작업 이름 반대편에 있는 부하의 아바타가 반투명해집니다. 이는 주문이 이미 전달되었지만 아직 읽지 않았음을 의미합니다. 직원이 작업을 열면 프로그램의 아바타가 표준 색상을 갖게 됩니다. 따라서 "와 같은 진술 나는 보지 않았다 "는 단순히 부적절할 것입니다.

직원은 또한 작업을 건너뛸 수 없습니다. 물론 작업 해결 기한을 설정하지 않는 한. 부하 직원의 할 일 목록에 표시되고 프로그램 탐색기에 할당된 작업 수와 함께 사용자 이름이 표시됩니다.

과제가 마감일까지 완료되지 않으면 다음 날 할 일 목록에 표시되며 연기자에게 지연 이유가 무엇인지 물어볼 수 있습니다. 작업이 생성된 후 각 작업에 대해 표시되는 기본 제공 채팅에서 요청할 수도 있습니다.

따라서 당신의 모든 명령은 틀림없이 이행될 것이며 그 중 어느 것도 잃지 않을 것입니다. LeaderTask는 명령 실행을 100% 제어할 수 있도록 도와드립니다. 주문을 읽었는지 확인하는 방법에 대한 자세한 내용은 아래 동영상을 참조하세요.

대신 문서는 어떻습니까? 문서 및 지침 실행을 완벽하게 제어하는 ​​방법은 무엇입니까?

LeaderTask에서 문서 작업

특정 작업에 대한 모든 파일과 문서는 바로 이 작업 안에 저장됩니다. Microsoft Office 파일, 사진, 비디오 등이 될 수 있습니다.

예를 들어 작업은 새 사이트에 대한 그래픽을 만드는 것입니다. 필요한 모든 파일을 과제나 프로젝트에 첨부합니다. 허용한 직원만 액세스할 수 있습니다. 그래서 기밀 정보승인되지 않은 사람의 손에 절대 들어가지 않습니다. 이것은 제외됩니다!

아는 사람은 거의 없지만 LeaderTask 내에서 원하는 작업 내에서 서식이 있는 메모와 같은 고유한 문서를 만들 수도 있습니다. 이렇게 하려면 필요한 작업에서 적절한 버튼을 찾고 열리는 창에서 내용의 문서를 만듭니다.

중요하고 긴급한 작업과 문서를 시각적으로 강조 표시하는 방법은 무엇입니까?

소프트웨어 개발자색상, 레이블, 하위 작업 등 시각적 작업에 필요한 모든 것을 제공했습니다. 예를 들어 주문 중 하나가 긴급한 경우 같은 이름의 태그를 만들어 올바른 작업. 직원은 알림과 할 일 목록에서 이를 보고 즉시 실행을 시작합니다.

우리 자신의 손쉬운 생활 해킹- 적절한 레이블이 있는 주문은 먼저 완료해야 하고 다른 모든 작업은 나중에 연기해야 ​​한다는 조항을 회사 규칙에 추가합니다. 이러한 방식으로 조직 내에서 할당된 전체 작업 시스템을 구축할 수 있습니다.

정보를 시각화하고 가장 중요한 모든 것을 강조 표시하고 주문 관리 프로그램인 LeaderTask를 다운로드하여 시작하십시오.

문서 작업 조직은 문서 (주문) 실행을 모니터링하기위한 시스템 생성을 제공합니다. 제어 시스템은 문서에 포함된 지침의 시기적절하고 고품질 실행을 보장하고 부서 및 개별 수행자의 활동을 평가하는 데 필요한 분석 정보를 얻기 위해 필요합니다.

일반적으로 조직의 문서(주문) 실행에 대한 제어는 여러 수준에서 수행됩니다. 결정 실행에 대한 제어는 기본적으로 조직 책임자, 부서장 및 책임 있는 집행자가 수행하며, 실행 시간에 대한 제어는 기록 관리 서비스에서 수행합니다.

조직에 전자 문서 관리 시스템이있는 경우 시스템에 입력 된 문서에 대한 등록 및 회계 데이터 (문서의 전자 카드에)가 있기 때문에 문서 (주문) 실행에 대한 제어는 시스템을 사용하여 수행됩니다. 프로세스에서 문서(주문) 실행 시기를 제어하는 ​​데 사용됩니다. 문서 등록 및 경영진의 고려, 그러나 문서(주문) 실행에 대한 제어를 구성하기 위한 기본 조항은 기술에 의존하지 않습니다 사용 된.

문서 실행에 대한 통제 조직을 규제하는 주요 규제 문서는 조직의 문서 지원(사무실 관리)에 대한 지침.명령은 다음을 정의해야 합니다.

누가(단위 또는 전문가를 의미함) 조직 및 내부에서 문서 실행을 제어합니다. 구조적 분할; 어떤 문서가 통제 하에 있는지; 문서 실행에 대한 제어 단계; 문서 실행에 대한 표준 마감일; 제어에 필요한 데이터 배열의 형성 및 사용; 등록 및 제어 카드(EDMS가 사용되는 경우 전자 카드)의 제어에 대한 데이터 반영 문서 실행에 대한 제어 유지 관리(주요 단계); 문서가있는 계약자의 작업 절차; 문서 (주문) 실행에 대한 통제 결과에 대한 데이터의 일반화 및 분석.

실행이 필요한 문서, 즉 요청, 요청, 상급 기관 및 조직 경영진의 지시를 포함하는 통제하에 놓입니다. 일반적으로 이들은 조직에서 수신하는 (들어오는) 문서이며 내부 문서(명령, 지침, 프로토콜 등).

문서 실행 기한은 다음과 같습니다. 전형적이고 개별적이다.일반적인 용어는 입법 또는 기타 규제 법적 행위에 의해 설정됩니다.

문서 실행에 대한 일반적인 마감일 목록은 조직의 사무 지침에 포함되어 있습니다. 문서 실행에 대한 일반적인 마감일은 축소 방향으로만 조직 장이 변경할 수 있습니다.

문서 실행에 대한 개별 마감일은 문서 텍스트 또는 머리의 결의에 표시됩니다.

변화 개별 용어문서의 실행은 문서를 설치한 관리자만 할 수 있습니다. 문서 실행 기한 연장은 책임 있는 집행자의 책임으로 심각하게 정당화되어야 합니다.

문서 실행 기한은 달력 날짜(공휴일 제외)로 계산됩니다.

내부 - 다른 조직에서받은 문서의 서명 (승인) 또는 등록 날짜부터 - 수령 날짜, 시민 항소 - 조직에 등록한 날짜부터 법에 의해 3 일이 할당 된 날짜부터 항소 접수일.

오직 상위 당국또는 조직 - 문서 작성자.

관제 서비스는 장이 정한 기한 내, 단, 월 1회 이상 문서 실행의 진행 상황 및 결과에 대한 데이터를 주기적으로 요약 및 체계화합니다. 통제 결과에 대한 데이터는 조직의 책임자에게 제공됩니다.

실행 제어 데이터는 문서 실행의 진행 상황 및 시기에 대한 정보를 포함해야 하며 관리에서 피드백 수단(실행자-관리자)이 되어야 합니다. 이러한 데이터는 성과 규율을 개선하고, 문서의 비집행을 허용하지 않는 직원을 장려하는 경영진의 결정을 내리는 데 필요합니다. 마감일그리고 차례로 그러한 위반을 조직적으로 저지르는 직원을 처벌하기 위한 조치를 취합니다.

문서(주문) 실행 기한에 대한 제어는 여러 단계로 수행됩니다.

• 통제를 위한 문서 설정;
• 통제 문서를 집행자에게 가져오는 적시성 확인
• 실행 진행 상황에 대한 사전 확인 및 규제;
• 통제에서 문서 제거;
• 실행된 문서를 케이스로 보내는 단계;
• 문서 실행에 대한 통제 결과의 회계, 일반화 및 분석;
• 문서 실행의 진행 상황과 결과에 대해 경영진에게 알립니다.

등록된 문서만 관리를 위해 제출됩니다. 문서 실행에 대한 통제는 문서가 통제되는 순간부터 시작되므로 사무 서비스는 우선 문서가 집행자에게 전달되었는지 확인해야 하며, 이는 다음과 같이 직원의 서명에 따라 수행됩니다. 뿐만 아니라 전자 형식으로- 전자 문서 관리 시스템을 사용합니다. 문서에 여러 집행자가 있는 경우 문서의 원본은 담당 집행자에게 전송되고 나머지 집행자는 문서 사본이 전송됩니다.

기록관리서비스는 원칙적으로 기한 3-5일 전에 문서집행 기한이 임박했음을 유언집행자에게 상기시켜 문서집행 기한이 임박했음을 유언집행자에게 통지합니다. (서류).

문서의 집행 기한을 변경할 필요가 있는 경우 책임 집행자는 늦어도 이 기간이 끝나기 3일 전까지 그 근거를 관리자에게 보고서 또는 메모문서 실행 기한을 연장해야 할 필요성에 대해 문서 실행에 대한 계획된 기한을 나타냅니다. 그렇지 않으면 문서가 미처리된 것으로 간주됩니다. 장의 기한 연장 결정은 기록관리원에 보고한다.

실행 후 문서는 제어에서 제거됩니다. 문서에서 제기된 질문이 해결되고 특파원에게 장점에 대한 답변이 제공되면 문서가 실행된 것으로 간주됩니다. 실행된 문서의 사본은 실행 표시에 따라 파일에 배치됩니다. 단체(단체 또는 개인), 들어오는 문서응답 문서는 하나의 파일에 저장되어 단일 문서 세트를 구성합니다.

기록관리서비스는 장이 정하는 기간(월말, 반기, 연도말) 내 문서의 집행 경과 및 결과에 대한 자료를 요약하여 체계화한다. 통제 결과에 대한 데이터는 조직 전체에 대한 데이터를 포함할 수 있는 문서 실행에 대한 통제의 진행 상황 및 결과에 대한 인증서(요약, 보고서)의 형태로 조직의 책임자에게 제공됩니다. 개별 부문, 출연자 등

통제 결과에 대한 데이터는 경영진이 조직의 성과 향상을 목표로 하는 의사 결정을 내리는 데 사용됩니다.

V.F. 얀코바야 박사 이스트. 과학, 협회, 차관. VNIIDAD 이사