Skaneerimise arhiivdokumendid, mis annab kasutajale. Dokumendi digiteerimise

Kaevaja paberi arhiiv Sisaldab skaneerimist ja dokumentide kataloogimist. Mida suurem on organisatsioon, on ettevõte oma dokumendi voolu raskem, seda rohkem dokumente säilitatakse oma arhiividesse ja seetõttu on arhiivide digiteerimise teenused atraktiivsemaks.

Leidmise kokkuhoid

1. Sageli arhiivi otsimiseks vajalik dokument Sa pead kulutama aega ja vaeva. Ja võib esineda olukorda, kus sama dokument on vaja mitu töötajat korraga - sel juhul peate selle koopia tegema.
2. Lisaks väärib märkimist, et sagedase apellatsioonkaebus paberi dokumentide varem või hiljem toob kaasa nende kahju ja mõnikord "kaotus", kui nad ekslikult korraldada juhtudel arhiivis.
3. Aga see on piisav kõigi nende probleemide lahendamiseks lihtsalt - see on vaja lihtsalt paberi arhiivide digiteerimist, kasutamist automatiseeritud toimimises infosüsteemidSee annab operatiivse otsingu, samuti juurdepääsu dokumentide elektroonilistele koopiatele.
4. Paberi arhiivide digiteerimine on palju eeliseid. Ja see ei ole mitte ainult kvalitatiivselt uusi võimalusi ettevõtte dokumentatsiooni osutamiseks ja kasutamiseks, vaid ka selle teabe ohutuse tagamiseks.

Kasu digiteeritud dokumentidest:

• paberi arhiivi koormuse vähendamine ja koopiaosa;
• võime vabastada arhiivialasid;
• paberi arhiivi kulude vähendamine.

Paberi arhiivide digiteerimine: etapid

Esimene aste. Kõik arhiivide digiteerimise teosed algavad dokumentide läbivaatamisega. Dokumentide analüüsi tulemusena määratakse kindlaks paberist massiivi struktuur, samuti kvantitatiivsed ja kvalitatiivsed omadused dokumendid. Tuginedes teadmiste tulemustele, dokumentide valikule ja digiteerimisele, kriteeriumide kvaliteedi hindamise kriteeriumid, seadmete koostise valik kokku lepitud täitmise ja eelarvega.

Teine etapp See on otseselt skaneerimine. Arhiivide digiteerimise protsess on skannerite abil dokumendi graafiliste piltide loomise protsess. Enne dokumendi tõlkimist elektrooniline vaadeOperaator valib optimaalse skaneerimisrežiimi, kontrollib tegelikult saadud piltide kvaliteeti monitorile.

Elektroonilise arhiivi kasutuselevõtu mõju

Paberi arhiivide digiteerimise tulemus on dokumentide elektroonilised koopiad. Professionaalsed seadmed, mis kasutavad meie firma võimaldab teil skannida erinevad dokumendid kiirusel kuni mitu tuhat lehekülge päevas - partii režiimis. Saadud failid on kirjutatud mälupulgale, CD-, DVD-dele ja muudele andmetele.

Arhiivi digiteerimise tulemused

Kohe pärast arhiivi digiteerimist läbivad graafilised pildid automatiseeritud töötlemise - eraldamine pöörete lehekülgede üle, trimmimine servade ümber, stringide joondamine, müra eemaldamine, parandamine kujutise kvaliteet ja nii edasi. Skannitud dokumentide kataloogimise parameetrid, võite küsida oma äranägemisel, tagades seeläbi äriprotsesside optimeerimine dokumentide abil.

Sisse viimased aastad Dokumendi digiteerimise teenus muutub väga populaarseks valdava enamuse ettevõtete jaoks. Peaaegu kõik kaasaegsed organisatsioonid ühel määral või mõnda muud on õppinud infotehnoloogiaid ja ei esita oma tööd ilma personaalarvutite kasutamiseta. Tänapäeval luuakse dokumentide mallid kõigepealt arvutis ja pärast seda trükitud. aga õigusjõud Neil on allkirjade ja tihenditega dokumendid ning nad peavad taas tõlkima dokumendi digiteerimise teoste digitaalseks kasutamiseks.

See nõuab dokumentide digiteerimist.

Sageli on vaja pöörduda arhiivdokumentatsiooniga, nii paljud ettevõtted eelistavad oma ettevõtte paberdokumentide elektroonilisi koopiaid. Paberi dokumentide digiteerimine võib kergesti leevendada elu mitte ainult juhtide, raamatupidajate, majandusteadlaste ja sekretäride poolt, vaid ka tehniliste ja loominguliste kutsealade esindajatele: disainerid ja moekunstnikud, ehitajad ja arhitektid, insenerid ja disainerid, samuti paljud teised spetsialistid. Arhiivdokumentide digiteerimise protsess, mis sisaldavad erinevaid skeeme, jooniseid, valemeid, jooniseid ja fotosid rohkem tööjõu-intensiivseid ja nõuab kvalifitseeritud spetsialistide osalemist, kellel on ulatuslikud õppekogemused.

Mida peate pöörama tähelepanu dokumentide digiteerimisele:

Professionaalsed seadmed

Digiteerimiseks keerulised dokumendid Nõutav on suur hulk tehnilisi võimalusi. Pärast digiteerimist teeb spetsialist dokumentide kooskõlastamise ja elektroonilise koopia, töö teostatakse dokumendi dokumendi teksti tunnustamise kohta, võimalikud vead parandatakse.

Käsitsi valmistatud on võimalik

Diskondite digiteerimisel ilma käsitsi töötamiseta ei ole see vajalik, see on vajalik:

• dokumentide ettevalmistamine skaneerimiseks: klippide, failide ja muude kinnitusdetailide arestimine;
• skaneerimisdokumendid käsitsi režiimis;
• dokumentide vastupidine konfiguratsioon kaustades;
• teabe sisestamisel süsteemi;
• sisestatud teabe kontrollimine.

Tarkvara

Nõuetekohaselt valitud tarkvara võimaldab lihtsustada ja kiirendada lahendust dokumentide digiteerimise ülesannete lahendamist.

Kogemused ja töökiirus

Ettevõtte "Metropolitan Archivist" on palju aastaid kogemusi paberdokumentide paberi digiteerimises ja täielikult tagatistes. Et kõik lõpetatakse õigeaegselt ja optimaalse hinnaga.

Veebisait, elektrooniline lugemisruum:
CJSC alt-pehme - tarkvara ja infokompleksi (tipp) tutvustamine ja tehniline tugi, et korraldada Pihkva piirkonna riiklikus arhiivis elektrooniliste lugemisruumide elektrooniliste lugemisruumide korraldamiseks.
2012. aastal töö puudumise täpsustamine ei toimunud rahastamise puudumise tõttu.
2013. aastal jätkati tööd, mille tulemus, mille tulemusena ilmus Pihkva piirkonna arhiivide Interneti-portaal.
Finantseerimine sisaldas B. riigi programm Pihkva piirkonna "infoühiskonna arendamine" (kuni 2020. aastani), jaotis - "Tegevuste täitmine piirkonna arhiivide elektroonilise lugemisruumi toetamiseks", eraldatud igal aastal 1,5 miljonit rubla.

Kirjavahetusest GAPPO direktoriga: see programm peaks tõepoolest igal aastal täiendama arhiivide piirmäärasid 1500 000 rubla. Tegelikult on meil 500 000.
250 000 arhiivi (täpsemalt piirkond) maksab iga-aastase hoolduse ja täiustamise kohta "Informatsiooniressursside" kohta.

Seni saidil (august 2018) ei ole võimalik midagi levida (Mis iganes juurdepääs).

Sõprade vead ei parandata ka vead.

Paralleelselt otsustavad nad, kuidas tehniliselt kasutada kaugjuurdepääsu.

Aga see on ikka veel udune. Ei ole raha midagi.

Arhiivi digiteerimine:
Kindlustusfondi osakond ja Pihkva piirkonna riigi piirkondliku komisjoni audiovisuaalsete dokumentide osakond "Pihkva piirkonna riigi arhiiv".

Pihkva piirkonna kindlustusfondi ja audiovisuaalsete dokumentide riiklik arhiiv asutati 1. veebruaril 2003 Pihkva piirkonna haldamise järjekorras. Äsja loodud arhiivide jaoks tuvastati peamised ülesanded: loomine ja tagada ainulaadsete ja eriti väärtuslik dokumentide ühtse kindlustusfondi ohutuse, mis on riiklikud, riigikaitse, teaduslikud, kultuurilised ja ajaloolised pärandid ning täis -figutatud Arhiivinfo Venemaa Föderatsioon Audioviisiisual- ja elektroonilised dokumendid, mis täiendavad dokumentaalsalsused paberil väärtuslikus teabeallikad, pakkudes olemasolevate sündmuste ja nende osalejate visuaalset ja usaldusväärset reprodutseerimist, mis on ajaloo valgustamiseks äärmiselt oluline.
Arhiivi struktuuri esindavad kaks osakonda: mikrofoni ja digiteerimise osakond ning säilitamisosakond, dokumentide raamatupidamine, omandamine ja kasutamine. Link.

Mikrofilmide osakond ja dokumendi digiteerimise, mis koosneb kolmest töötajast, tegeleb Pihkva piirkonna riigi arhiivi kirjelduse ja juhtumite tõlkimisega elektrooniliseks vormiks. Digiteerimine aitab pakkuda kiiret, mugavat, mis vastab kaasaegsele infoühiskonna standarditele juurdepääsu dokumentidele ja valmistuda ette kindlustusfondi loomiseks, mille eesmärk on tagada Venemaa Arhiivfondi rikkamate pärandi säilitamine.

Peamine töö liik, mida korraldab osakonna spetsialistid - skaneerimisdokumendid. Link.

Arhiiv otsib digiteeritud dokumentide serveris raha (küsimuse küsimus on 600 tuhat rubla), sest lõpuks kasutatavast vaba ruumi.

Ressursside kokkuvõte dokumendi digiteerimiseks:

Inimesed: Kolm töötajat.

Rahastamine:
Rosarhiv 2017. aastal raha FDP "Venemaa kultuuri" ei eralda.
2012. aastal eraldati 1500 000 rubla, enam ei andnud.
Piirkondlikus programmis ei ole suurt rahaprogrammi, digiteerimise läheb ostetud tehnikaga planeeritud viisil.

Tehnika:
book Scanner
teine raamatu skanner, mis võimaldab teil skannida dokumente paksusega kuni 35 cm,
kaks tööjaama.

Teostatud töö suurus:
Kaks aastat (2010-2011), digitaalsed pildid, mida on kirjeldatud täis-12734 inventuuris, 180904 lehel.

Alates 2012. aastast on kindlustusfondi ja audiovisuaalsete dokumentide riigiarhiiv alustanud arhiivide dokumentide digiteerimist ajavahemikuks 1917. aastal, mis on salvestatud Pihkva piirkonna riigiarhiivis. GAPPO koostas paljutõotav plaan dokumentide digitaalsete koopiate loomiseks, mida peetakse ja koordineerib piirkonna riigi arhiiviameti ekspertide katse ja metoodikakomisjoniga. Kaasamise jaoks rakendati plaani kolme põhijoont: kõige rohkem kasutatud juhtumeid, eriti väärtuslike juhtumite kategooriat, võttes arvesse kindlustuskoopiate hilisemat loomist, suurte Luki ja Velikoluksky maakonna ajaloost dokumentidest, et täita Suurte Luke kasutajate huvid, kus kohaliku ajaloo liikumine on väga arenenud..

Aastatel 2012-2013 digiteeriti 15,7459 lehed 15,95-lehed.
See selgub keskmiselt 216 lehekülge skaneeritud päevas.
Kui teete puhkuse ja nädalavahetuste muudatuse ümardatud - lase tal olla 300 lehekülge.
Alates kommentaarist alloleval lingil:
Ühes tööpäeval ühes planetaarse skanneri kohta (ja arhiivide absoluutses enamuses on üks), saate maksimeerida 280-300 lehte (see on väikeste asjade puhul, mugavalt skannerile, mitte meetrika / ülestunnistustega joonised). See on ainult skaneerimine, töötlemata saadud raamid töötlemata.

Kirjavahetusest foorumi arhiivi direktoriga:

Nüüd (august 2018) registreerimise eest saadud fondi skannimisel.

Tulevikus digiteerimise, genealoogilise materjali osas.

Skannitud juhtumite andmebaasis siiani 1680 ühikut.

Skannis rohkem, neid töödeldakse ja valatakse andmebaasi valmisoleku abil.

Seal on Metrics (ei ole kindel kindel) ja ülestunnistused on (kindlasti täpselt) - need on need, mis tulid kohe pärast taastamist skannida. Sebezhsky piirkonnas on mitmeid auditeid.

Digiteerimisväljavaadete osas töötatakse nüüd kokkulepe välja õppeasutusedMis määrab kindlaks juhtumite digiteerimise kord, mis on kõige nõudlikumad teaduslike dokumentide osas.

Metritoodete suur digiteerimine ei ole eeldatav (vähemalt nii kaua).

Õpi seda plaani.
Vormiplaan, näiteks.
Teoste korraldamine arhiivdokumentide digiteerimisel, suunistes.

Fondi peadirektoraatide korraldamiseks ja jälgimiseks iga arhiivis tuleb luua paljutõotav digiteerimise kava, mis hõlmab loomiseks ettenähtud vahendite nimesid elektroonilised koopiad Kogu arhiivi kogu koostis (lisa nr 2).

Varajalt tuleks jälgida ja redigeerida. Perspektiivplaan, viiakse läbi vastavalt digiteeritud vahendite loetelusse fikseeritud annelingi kava täitmise tulemustele.

Alates 2016. aastast on fondide digiteerimisplaan saadaval 36 arhiivis. Andmed

Kas teil on paberdokumentide salvestamisel tõsiseid probleeme? Riiulid purunevad naeruväärsetest kaustadest ja otsite vajalikku paberitükki kolm tundi? Siis on aeg osaleda dokumentide digiteerimisega, mis muudavad teie kontorisse või korteri puhastajaks ja otsingumeetod on lihtsam ja mugavam. Looge oma e-posti raamatukogu, redigeerige, koopia ja liikuge digitaalsed failid Teie taotlusel. Võime luua digitaaldokumendid - tsivilisatsiooni üks eeliseid. Nii kasutage seda!

Enne julgelt digiteerida oma dokumente, peaksite teadma, et saate neid salvestada kahel viisil - kujutiste kujul ja tekstifailide kujul. Pildi salvestamine nõuab palju kõvakettaruumi, kuid saate stiili salvestada lähtedokument. Skaneeritud kujutiste konverteerimine tekstifailile vajavad täiendavaid ajakulusid, kuna OCR-tähemärkide optilise tunnustamise protsess on vajalik (aga see on täpne, siis see nimi ei ole täiesti tõsi, sest siin on see Umbes digitaalse teabega töötamise kohta, sest see juhtub sageli, on termin juhtinud root).

Kuidas valida dokumendi salvestamise formaati? Väga lihtne: kui originaaldokument on kirjutatud käest ja on oluline, et teil hoida seda "iseloomutu" (kiri oma lähedasemalt) või kui dokument on näiteks kunstiteos, siis salvestage see Pilt (mõnikord äratuntav käekiri on sama oluline kui äratuntav käekiri ja kirjalikud sõnad). Teine propaic põhjus säästa käsitsi kirjutatud dokumente kujul kujutiste kujul on puudumine kaubanduslikult kättesaadava tarkvaralahendus, mis sobib käsitsi kirjutatud tähemärkide tõlgendamiseks. Kuigi see tehnoloogia on kinnitatud PDA-s ja tablettides, kus seda rakendatakse mõnevõrra erinevas vormis, mida me vajame. Töötades tabletiga, kirjutate tähemärki "käsitsi", sisestades need järjekorras ja programm reaalajas teisendab need trükitud tekstiks. Eraldi isiku käsitsi kirjutamise tunnustamine skaneeritud dokumendiga on tuleviku küsimus.

Skannerid

Ükskõik, kuidas millises vormis valida, et salvestada oma dokumendid - kujutiste kujul või tekstifailide kujul, vajate nende digiteerimiseks skannerit. Kui soovite digiteerida suhteliselt väikest dokumentide arvu, siis on multifunktsionaalne printer või tahvelarvuti skanner piisav. Ainus puudus on suhteliselt aeglane kiirus. Pidage meeles, et ainult kallimate mudelite funktsioon on automaatse söötmislehtede funktsioon mitme lehekülje dokumentide töötlemiseks.

Parimate mudelite hulgas helistame SCANSNAP S1500-lt Fujitsu ja Scanjet Professional 3000 HP-st. Nende seadmete skaneerimiskiirus on keskmiselt 20 lehekülge minutis ja eespool. Samal ajal on Scanjet Professional 3000 iseloomustab usaldusväärsemat paberi söötmismehhanismi, samas Scansap S1500-l on rohkem arenenud tarkvara. Mõlemad skannerid on umbes ühe hinnakategooria, nii et sa valid teile.

OCR - pehme

Enamik skannereid on varustatud tarkvara OCR-i rakendamiseks, mis on teie arvutisse installitud. Kui olete kaasneva tarkvaraga rahul või mitte, on sellised programmid üsna tavaline ja seda saab osta eraldi. On järgmised turuttepanekud:

FineReader 9 Express alates ABBYY, $ 100 tavalise ja $ 400 eest professionaalse versiooni Pro 10 programmi;
. Omnipage 17 standard Nuance'ist, $ 150 programmi tavalise versiooni eest ja 500 dollarit professionaalile;
. Acrobat X Standard alates Adobe, $ 299 tavalise versiooni ja $ 449 Professional;
. Paperport 12 Standard Nüansi maksab $ 100 tavalise ja $ 200 jaoks tarkvara professionaalse versiooni jaoks, tõde ei ole OCR-funktsiooni, ainult skaneeritud dokumendihalduse valikut.

Resolutsioon

Piltide kujul salvestatud dokumentide puhul on reeglina piisav resolutsioon 150 kuni 200 dpi seadistamiseks, kuid OCR-tarkvara töötab palju paremini, kui pildid salvestatakse kõrgema eraldusvõimega - 300 pikslit tolli kohta. See kõik sõltub sellest, mida vajate. Kui soovite lihtsalt salvestada vähemalt skannitud dokumendi minimaalse loetavuse, saate vähendada loa nõudeid. Kui kõrge kvaliteet on teie jaoks oluline, siis vastavalt seda suurendada.

OCR veebile

On mitmeid võrguteenuseid, mis pakuvad skannitud dokumentide tunnustamise teenust. Kõige kuulsamate helistajate hulgas on tasuta ressursid Tasuta OCR. , Newochi. ja OCR online. . Need sobivad hästi väikeste projektide jaoks, st nad töötavad ainult väikeste dokumentidega mahu poolest. Kõigepealt peate originaali skannima arvuti mällu ja seejärel laadige alla dokumendi pilt veebisaidile. Loomulikult on iga ressurss piirangud nii dokumendi mahus kui ka sisu. Niisiis, veebirakendused tunnustavad erakordselt teksti ilma liinideta või täiendavate tähemärkideta, mis on leheküljel esinevad.

Teenus Tasuta OCR. On vaba, aga allalaaditud faili suurus ei tohi ületada 2 MB ja ei sisalda enam kui 5000 pikslit ja see on tavalise standarddokumendi jaoks umbes 50 punkti tolli kohta. Lisaks saate töödelda mitte rohkem kui 10 sellist dokumenti tunnis. Saidi teenused Newochi. Võite kasutada ka tasuta, kuid selle liides on äärmiselt primitiivne, kuid töödeldavate dokumentide maht on 2,5 korda rohkem - kuni 5 MB. Ja lõpuks, ressurss OCR online. Nõuab vaba konto loomist, kuid võimaldab teil üles laadida kuni 15 faili tunni tunnis kuni 4 MB resolutsioonis umbes 200 dpi lehekülje kohta. Kui te ei ole selliste mahtudega rahul, saate osta $ 3,95 dollari eest $ (8 senti lehekülje kohta) ja saate viidata 50 dokumendile korraga või maksta $ 49,95 töötlemiseks kuni 5000 (1 senti lehekülje kohta). See veebirakendus töötab nii teksti kui ka graafiliste elementidega, kuid see on loomulik, kaugel Acrobat X või FineReader 10 standardile.

E-raamatud

Tõenäoliselt meeldib nagu mina, armastage selle raamatu lõhna, armastan tihe paberitunnet ja ilusa graafika välimust. Tänapäeval eelistavad üha rohkem inimesi e-raamatutega tegeleda, et lugeda nn spetsiaalseid lugejaid, tablette, nutitelefonid, mängijaid ja teisi kaasaskantavaid seadmeid. Suur hulk online-kauplusi pakub lihtsalt hiiglaslikku sisu mahud. Aga mis siis, kui soovite oma e-raamatu kogumist, mis ei ole digitaalsel kujul saadaval?

Teisenda oma lemmik "Füüsilise" raamatud elektrooniliseks, peate neid kõigepealt skaneerima ja tõlkige seejärel OCR-programmi abil tekstivorming. See on tüütu, isegi kui kasutate väga kiiret lamekannet. Sellised skannerid meenutavad "photocpense", millel on kinnituskattega, et nad saaksid skaneerida mitte ainult individuaalseid lehti, vaid ka raamatuid täielikult. Kui olete valmis "riputama" oma lemmikraamatut, saate kasutada faksipõhimõttel faksi põhimõtet, mis on eraldi lehekülgedega (nagu Scansap S1500 Fujitsu ja Scanjet Professional 3000 HP-st).

Pärast dokumentide, õpikute või raamatute tõlkimist PDF-is või FB2-vormingutes saate ära kasutada eriprogrammid Organisatsiooni muutmiseks või lugemiseks elektroonilised dokumendid. Näiteks kaliiber või Stanza. - tasuta korraldaja ja toimetaja teie e-raamatute kogumiseks. Programm aitab töötada kataloogi - korraldada, klassifitseerida, kommenteerida, otsida, salvestada uusi ja vanu raamatuid arvuti kõvakettal või e-lugeja mällu.

Praegu muutub dokumentide digiteerimine väga populaarseks teenuseks, mida pakutakse arhiivettevõtted. Kaasaegse maailmas infotehnoloogiad Peaaegu ükski organisatsioon ei saa ilma elektrooniline arhiiv.

Elektrooniline arhiiv ja digiteerimine

Dokumentatsiooni elektroonilised arhiivid säästavad oluliselt töötajate aega, sest see on tänu digitaalsete arhiivide jaoks, et dokumendid on alati käepärast ettevõtte huvitatud spetsialisti juures. Elektroonilise arhiivi või andmebaasi loomise teel on dokumendi digiteerimise esimene samm.

Erivarustus digiteerimiseks

Tundub, et dokumentide digiteerimise protsessis ei ole midagi keerulist, kuid see ei ole päris nii. Enamiku paberi arhiivdokumentide digiteerimiseks on vaja spetsiaalseid seadmeid - nn tööstuse skannerid. Lisaks pakuti teenuse "koerad" arhiivorganisatsioonidOn arusaadav mitte ainult otse skaneerimisprotsessi.

Dokumendi töötlemine

Digiteerimiseks ja mõnede täiendavate meetmete töötlemise dokumendid. See on esiteks dokumentide laiendamine enne digiteerimisprotsessi ja nende järgnevat õmblust. Ja ka digiteeritud dokumentide kooskõlastamine originaalidega.

Dokumendi töötlemise kõige olulisemad etapid

• Skaneerimisdokumendid;
• Sisestage salvestussüsteemile teave.

Digiteerimise üksikasjad Dokumentide üksikasjad

Rääkides digiteerimise dokumentidest, elektrooniliste koopiate ja paberi originaalide kooskõlastamine tasub maksta erilist tähelepanu. Lisaks sellele, et see on äärmiselt töömahukas protsess, nõuab enamikul juhtudel erilisi oskusi. Paljudel paberilokumentidel on teatud kahju, tõus ja paindused, trükitud tähemärki kustutatakse ja käsitsi kirjutatud tähed on suurepäraste raskustega tunnustatud arvutiprogrammide abil.

Kontrollige vajalikke dokumente

Eriti hoolikalt peate kontrollima originaale ja koopiaid disaini dokumentatsioonMis kasutab suurt hulka erimärke ja sümboleid (tuleb märkida, et disainilahenduste digiteerimine on kõige raskem protsess, sest disainilahendusdokumendid on enamasti mitte-formaadis).

Ilma käsitsi valmistatud ei saa teha

Pärast dokumentide digiteerimist ja leppimise läbiviimist kõrvaldatakse kõik paberkandjal ja digitaalsete koopiate vahelised ebatäpsused ja erinevused käsitsi. Seega on võimalik juhtida järgmise järelduse: Arvestades protsessi keerukust, siis dokumentide digiteerimine kõige paremini tasub spetsialistid.