Účely aplikácie technológie digitalizácie dokumentov. Digitalizácia papierových archívov

V súčasnosti sa digitalizácia dokumentov stáva veľmi obľúbenou službou, ktorú ponúkajú archívne spoločnosti. Vo svete moderny informačných technológií prakticky žiadna organizácia sa nezaobíde bez elektronického archívu.

Elektronický archív a digitalizácia

Elektronické archívy dokumentácie výrazne šetria čas zamestnancov, pretože vďaka digitálnym archívom budú dokumenty vždy po ruke každému zainteresovanému špecialistovi firmy. Na ceste k vytvoreniu elektronického archívu alebo databázy je digitalizácia dokumentov prvým krokom.

Špeciálne vybavenie na digitalizáciu

Zdalo by sa, že v procese digitalizácie dokumentov nie je nič zložité, ale nie je to úplne pravda. archívne dokumenty je potrebné špeciálne vybavenie - takzvané priemyselné skenery. Okrem toho v rámci služby „digitalizácia dokumentov“, ktorú ponúka archívnych organizácií rozumie sa nielen samotnému procesu skenovania.

Spracovanie dokumentov

Spracovanie dokumentov počas digitalizácie a niektoré dodatočné úkony. Ide v prvom rade o spájanie dokumentov pred procesom digitalizácie a ich následné zošívanie. Rovnako ako overovanie digitalizovaných dokumentov s originálmi.

Najdôležitejšie fázy spracovania dokumentov

• Skenovanie dokumentov;
• Zadávanie informácií do úložného systému.

Podrobnosti o digitalizácii dokumentov

Rozprávanie o digitalizácii dokumentov, zosúlaďovaní elektronické kópie a mali by sa dať papierové originály Osobitná pozornosť... Okrem toho, že ide o mimoriadne časovo náročný proces, vo väčšine prípadov si vyžaduje špeciálne zručnosti. Mnoho papierových dokumentov má nejaký druh poškodenia, záhyby a záhyby, tlačené znaky sú vymazané a ručne písané písmená je ťažké rozpoznať počítačovými programami.

Vyžaduje sa overenie dokumentov

Predovšetkým starostlivo skontrolujte originály a kópie projektová dokumentácia, ktorý používa veľké množstvo špeciálnych znakov a symbolov (treba si uvedomiť, že digitalizácia projektových dokumentov je najťažší proces, keďže projektové dokumenty sú väčšinou neformátované).

Ručná práca je nevyhnutná

Po digitalizácii dokumentov a overení sú všetky nepresnosti a rozdiely medzi papierovými originálmi a digitálnymi kópiami odstránené ručne. Z toho môžeme vyvodiť nasledujúci záver: vzhľadom na zložitosť procesu by bolo najlepšie zveriť digitalizáciu dokumentov odborníkom.

Webstránka, elektronická čitáreň:
ZAO Alt-Soft - implementácia a technická podpora softvérového a informačného komplexu (PIK) pre organizáciu elektronických čitární v štátnych archívoch regiónu Pskov.
V roku 2012 sa práce na dostavbe PIK neuskutočnili pre nedostatok financií.
V roku 2013 sa pokračovalo v prácach, ktorých výsledkom bol okrem iného aj internetový portál archívov regiónu Pskov.
Financovanie zahrnuté v štátny program Región Pskov "Rozvoj informačnej spoločnosti" (do roku 2020), sekcia - "Implementácia opatrení na podporu PIK" Elektronická čitáreň archívov regiónu ", ročne pridelených 1,5 milióna rubľov.

Z korešpondencie s riaditeľom GAPO: Tento program by mal skutočne každoročne dopĺňať limity archívu o 1 500 000 rubľov. V skutočnosti ich máme 500 000.
Za ročnú údržbu a revíziu webu Informačné zdroje platí archív (presnejšie kraj) 250-tisíc.

Na stránku zatiaľ nie je možné nič nahrať (august 2018) (v akomkoľvek druhu prístupu).

Neopravujú sa ani chyby v inventúrach.

Zároveň riešia, ako technicky zabezpečiť vzdialený prístup.

Ale toto je stále nejasné. Na nič nie sú peniaze.

Digitalizácia archívnych súborov:
Oddelenie poistného fondu a audiovizuálnych dokumentov štátnej pokladnice regiónu Pskov "Štátny archív regiónu Pskov".

Štátny archív poistného fondu a audiovizuálnych dokumentov regiónu Pskov bol vytvorený 1. februára 2003 príkazom Správy regiónu Pskov. Pre novovytvorený archív boli určené hlavné úlohy: vytvorenie a zachovanie jednotného poistného fondu dokumentácie unikátnych a obzvlášť cenných dokumentov, ktoré sú národným, obranným, vedeckým, kultúrnym a historickým dedičstvom, ako aj úplné získanie Archívny fond Ruská federácia audiovizuálne a elektronické dokumenty, ktoré významným spôsobom dopĺňajú dokumentárne pramene na papieri o cenné informácie, poskytujúce obrazovú a zvukovú reprodukciu minulých udalostí a ich účastníkov, čo je pre pokrytie histórie mimoriadne dôležité.
Štruktúru archívu tvoria dve oddelenia: oddelenie mikrofilmovania a digitalizácie dokumentov a oddelenie zabezpečenia bezpečnosti, účtovníctva, získavania a používania dokumentov. Odkaz.

Oddelenie mikrofilmovania a digitalizácie dokumentov, v ktorom sú traja pracovníci, sa zaoberá prekladmi inventárov a spisov štátneho archívu Pskovskej oblasti v r. elektronický pohľad... Digitalizácia pomôže používateľom poskytnúť rýchly a pohodlný prístup k dokumentom, ktoré spĺňajú moderné štandardy informačnej spoločnosti, a pripraviť sa na vytvorenie poistného fondu, ktorý má zaručiť zachovanie najbohatšieho dedičstva Ruského archívneho fondu.

Hlavným typom práce, ktorú vykonávajú špecialisti oddelenia, je skenovanie dokumentov. Odkaz.

Archív hľadá peniaze na server pre digitalizované dokumenty (emisná cena je 600 000 rubľov), pretože voľné miesto na použitom sa blíži ku koncu.

Súhrn zdrojov na digitalizáciu dokumentov:

Ľudia: troch zamestnancov.

Financovanie:
Rosarchiv v roku 2017 neprideľuje peniaze z federálneho cieľového programu „Kultúra Ruska“.
V roku 2012 pridelili 1 500 000 rubľov, viac už nedajú.
V regionálnom programe nie sú veľké peniaze, digitalizácia s nakúpenou technikou prebieha podľa plánu.

Technika:
skener kníh,
ďalší knižný skener, ktorý umožňuje skenovať dokumenty s hrúbkou až 35 cm,
dve pracovné stanice.

Rozsah vykonávaných prác:
Počas dvoch rokov (2010-2011) sme robili digitálne snímky zásob v plnom rozsahu - 12 734 inventúr, 180 904 listov.

Počnúc rokom 2012 začal Štátny archív Poisťovacieho fondu a audiovizuálnych dokumentov plánovanú digitalizáciu archívnych dokumentov z obdobia do októbra 1917, ktoré boli uložené v r. Štátny archív Región Pskov. GAPO pripravilo dlhodobý plán vytvárania digitálnych kópií dokumentov, ktorý posúdila a odsúhlasila Odborno-verifikačná a metodická komisia Štátnej archívnej správy kraja. Na zahrnutie do Plánu boli použité tri hlavné znaky: najpoužívanejšie prípady, kategória obzvlášť cenných prípadov s prihliadnutím na následné vytváranie poistných kópií, dokumenty o histórii okresu Velikiye Luki a Velikiye Luki s cieľom uspokojiť záujmy používateľov Velikiye Luki, kde je hnutie miestnej histórie veľmi rozvinuté ...

V rokoch 2012-2013 bolo zdigitalizovaných 1 595 krabíc s objemom 157 459 listov.
Ukazuje sa, že za deň sa naskenovalo v priemere 216 strán.
Ak robíme novelu na sviatky a víkendy, zaokrúhlite - nech je to 300 strán.
Z komentára na odkaze nižšie:
Za jeden pracovný deň na jednom planetárnom skeneri (a v drvivej väčšine archívov je to jeden) vyrobíte maximálne 280-300 hárkov (ide o malé obaly, vhodne rozložené na skeneri, nie metriky/revízie / priznania a nie kresby). Toto je len skenovanie bez spracovania prijatých snímok.

Z korešpondencie s riaditeľom archívu na fóre:

Teraz (august 2018) prebieha skenovanie fondu prevedeného z podateľne.

V budúcnosti v pláne digitalizácie genealogického materiálu.

V databáze naskenovaných prípadov je k dnešnému dňu 1680 položiek.

Viac skenované, sú spracované a pridané do databázy, keď sú pripravené.

Sú tam metriky (nie som si istý) a spovedné (určite určite) - to sú tie, ktoré boli naskenované hneď po reštaurovaní. V okrese Sebezhsky je niekoľko auditov.

Z hľadiska perspektívy digitalizácie dohoda s vzdelávacie inštitúcie, ktorá určí poradie digitalizácie tých prípadov, ktoré sú z hľadiska vedeckej práce najžiadanejšie.

S veľkou digitalizáciou metrík sa (aspoň zatiaľ) nepočíta.

Rád by som poznal tento plán.
Formulár plánu, príklad.
Organizácia prác na digitalizácii archívnych dokumentov, usmernenia.

Pre organizáciu a kontrolu prác na digitalizácii fondov v každom archíve by mal byť vytvorený Perspektívny plán digitalizácie vrátane názvov fondov určených na vytváranie elektronických kópií v rámci celého archívneho fondu (príloha č. 2).

Monitorovanie a revízia by sa mali vykonávať každoročne Dlhodobý plán, vykonávané podľa výsledkov plnenia ročného plánu digitalizácie, zakotveného v Zozname fondov na digitalizáciu.

K roku 2016 existuje 36 archívov s plánom digitalizácie. Údaje

V kancelárii je často potrebné poslať e-mailom kópie - elektronické verzie tlačené dokumenty. Môžu to byť rôzne úkony, faktúry, listy, zmluvy, stanovy, kancelárske poznámky a všetky ďalšie možné dokumenty.

Doma máme staré fotografie, ktoré rokmi chátrali a chceli by sme ich uchovať.

Dostali sme na chvíľu zaujímavú knihu, ale chcem ju mať doma. Ako to všetko urobiť? Naše papierové dokumenty s krátkou životnosťou je potrebné previesť do elektronickej podoby, teda zdigitalizovať a uložiť.

Digitalizácia je prevod obrazu alebo analógového audio/video signálu do digitálneho formátu vhodného na záznam na elektronické médium.

Na digitalizáciu obrázkov objektu existujú špeciálne zariadenia - skenery. Existujú skenery čiarových kódov, skenery filmov. Biometrické skenery čítajú vzor sietnice alebo papilárny vzor kože prstov ruky. Tvar objemového objektu sníma trojrozmerný 3D skener.

V skeneroch na spracovanie papierových médií - kresieb, fotografií, textových dokumentov sa obraz osvetľuje riadok po riadku špeciálnou lampou a odrazený svetelný tok sa sústreďuje na svetlocitlivú matricu. Analógovo-digitálny prevodník prevádza prijaté elektrické signály do binárneho dátového systému, ktorý tvorí digitálnu kópiu obrazu.

Výber skenera závisí od úloh a špecifík jeho aplikácie. Skener v kancelárii sa takmer vždy používa na digitalizáciu dokumentov. Aj keď sú fotografie naskenované, v kancelárii sa na ne nekladú vysoké požiadavky na kvalitu. Rozlíšenie 300 dpi je dostatočné na zabezpečenie presného fungovania rozpoznávacích programov a na získanie dobre čitateľného textu. Každý dnes vyrobený skener poskytuje rozlíšenie, ktoré je prijateľné pre kancelársku prácu.

To platí aj pre farebnú hĺbku. Takmer každý moderný skener reprodukuje úroveň šedej, ktorá je potrebná pre tlačené dokumenty.

V kancelárii, kde je hlavnou úlohou rýchla digitalizácia textových dokumentov po stranách, je dôležité automatizovať proces skenovania. Možno použiť hárkové skenery. Tu sa hárok dokumentu vloží do otvoru v zariadení a ťahá sa, ako pri faxe, pozdĺž vodiacich valčekov. Takýto skener je pohodlný so vstavaným automatickým podávačom listov. Do zásobníka vložíme niekoľko listov viacstranového dokumentu a zatiaľ čo skener digitalizuje, súčasne robíme niečo iné. Všetko je tu jednoduché. Ak je nainštalovaný príslušný OCR softvér, na digitalizáciu a uloženie dokumentu v požadovanom formáte na takomto skeneri stačí stlačiť jedno tlačidlo.

Moderným kancelárskym riešením pre oddelenie projektovej spoločnosti môže byť napríklad skener formátu A3, ktorý je súčasťou multifunkčného zariadenia spolu s tlačiarňou A3 / A4. Na takomto MFP je vhodné digitalizovať a vytvárať kópie výkresov.

Je jasné, že skenovanie zviazaného časopisu alebo šírky knihy na hárkovom skeneri nebude fungovať.

Na skenovanie obojstranných dokumentov existujú duplexné skenery, kde dva skenovacie prvky spracujú obe strany hárku jedným prechodom.

Dobrým riešením pre domácnosť je farebná atramentová multifunkčná tlačiareň. MFP je multifunkčné zariadenie, ktoré obsahuje skener a tlačiareň. Takýmto zariadením je aj kopírovací stroj. To znamená, že MFP dokáže automaticky naskenovať dokument a vytlačiť jeho kópiu – vytvoriť fotokópiu dokumentu.

Kompaktné zariadenie s kombinovanými funkciami zaberie na stole menej miesta. Jeho náklady budú výrazne nižšie ako celkové náklady na zariadenia, ktoré sú v ňom zahrnuté, ak si ich kúpite samostatne. Na farebnej atramentovej tlačiarni vyrobíme kvalitné farebné fotografie a vizitky, plochým skenerom zdigitalizujeme dokumenty, fotoalbumy či potrebné knihy.

V ďalších lekciách sa naučíme manuálne digitalizovať, konvertovať a ukladať textové dokumenty na plochom skeneri, stránku po strane.

V týchto príkladoch som na skenovanie použil populárnu stolnú multifunkčnú tlačiareň formátu A4. Takéto lacné zariadenie je optimálnym riešením pre domácnosť a môže byť druhým, doplnkovým MFP v kancelárii.

Predpokladajme, že máme logicky viacstránku prepojený dokument, ktorý je potrebné zdigitalizovať a poslať poštou našej protistrane. Nazvime to „Zmluva“.

V našom milovanom systéme Windows XP je štandardný „Sprievodca pre prácu so skenerom alebo digitálnym fotoaparátom“. Aby sprievodca fungoval, musí byť v počítači nainštalovaný skener a musí byť zapnutý. Sprievodca sa používa veľmi jednoducho a v lekcii o digitalizácii dokumentov v systéme Windows XP je malý návod.

V systéme Windows 7 je štandardná funkcia Windows Fax and Scan nástrojom na vytváranie elektronických kópií tlačených dokumentov a obrázkov.

Prečítali sme si teda lekcie a pomocou jedného z týchto programov sme dostali naskenované súbory strán našej zmluvy v niektorom z grafických formátov, uložili ich a priložili k e-mailu, odošlite na adresu.

Zlé je, že pri skenovaní viacstranového dokumentu pomocou týchto programov nebudeme môcť spojiť skeny strán do jedného súboru. Súbory stránok môžete samozrejme očíslovať v poradí a zazipsovať ich pre kompaktnú distribúciu. Náš adresát si však bude môcť prezerať stránky v grafickom editore iba jednu po druhej, bez toho, aby sa mohol pohybovať v dokumente. Je to nepohodlné a zaberá to čas. A vo všeobecnosti je to neprijateľné.

V skutočnosti pomocou týchto nástrojov získame jednotlivé digitálne fotografie stránok dokumentu.

Previesť naše rozptýlené skeny na jeden dokument s možnosťou fulltextového vyhľadávania potrebujete program na rozpoznávanie textu. Najlepší na dnešok je FineReader.

FineReader je program ruská spoločnosť ABBYY. Posledná verzia ABBYY FineReader 12 bola vydaná vo februári 2014. Tento program extrahuje textové údaje z digitálnych obrázkov - rozpoznáva textové znaky. Testovaciu verziu ABBYY FineReader 12 Professional si môžete stiahnuť z oficiálneho zdroja: http://www.abbyy.ru/finereader a trénujte 30 dní.

Je lepšie, keď je v počítači nainštalovaná jedna z najnovších verzií profesionálov. Ďalej je opísaná práca v ABBYY FineReader 10 Professional Edition.

V predchádzajúcich lekciách sme teda naskenovali strany pomocou štandardných nástrojov Windows, očíslovali, uložili s príponou „jpg“ a umiestnili do samostatného priečinka s názvom „Dohoda“.

Takže pomocou úžasných schopností rozpoznávacieho programu môžeme jednoducho previesť rôzne obrázky do upraviteľných formátov.

O tom, prosím, v nasledujúcej lekcii: Skenovanie v ABBYY FineReader.

A tak čítame tieto lekcie a vidíme, aké výhody nám program rozpoznávania dáva. Namiesto zdĺhavého a zdĺhavého písania z knihy alebo brožúry potrebné strany FineReader jednoducho naskenujeme, v prípade potreby upravíme a uložíme vo zvolenom formáte, takže môžete rýchlo vysádzať napríklad článok alebo abstraktné.

A ako skenovať stránky kníh a digitalizovať knihy sa dočítame v téme: Digitalizácia knihy.

Na záver témy zhrňme: skener v kombinácii s rozpoznávacím programom je racionálnou náhradou písania z klávesnice. Ak máme papierovú verziu – text vytlačený na tlačiarni alebo v typografii, jednoducho ho namiesto zadávania z klávesnice naskenujeme. Ďalšou populárnou oblasťou použitia skenera je digitalizácia rôznych tlačených produktov - štítkov, pohľadníc, fotografií, časopisov, kníh.

Papier nie je večný materiál, rýchlo starne a ľahko sa zničí. Preto sa dôležité informácie obsiahnuté v papierových dokumentoch môžu ľahko stratiť. Okrem toho papierové dokumenty počas skladovania zaberajú cenný kancelársky priestor a vytvárajú mnoho ďalších problémov.
Digitalizácia archívov pomôže zvládnuť všetky nepríjemnosti a celkovo zvýšiť efektivitu kancelárskej práce. Moderné technológie umožňujú preniesť všetky dôležité textové a grafické informácie na elektronické médiá, teda digitalizovať dokumenty.

Relevantnosť digitalizácie

Čo to robí?

Uchovávanie dokumentov

Výsledky digitalizácie dokumentov

Výhody spolupráce s nami

Digitalizácia dokumentov je preklad dokumentov do digitálny pohľad s následným uznaním určitých polí dokumentu. V prípade záujmu o túto službu kontaktujte naše kopírovacie centrum. Urobíme Vám výhodnú ponuku, najlepšiu v pomere ceny a kvality.

Digitalizovaný dokument je pohodlný a praktický. Táto služba si získava obľubu vďaka prechodu spoločností na elektronická správa dokumentov... Klienti často kontaktujú naše kopírovacie centrum a pýtajú sa, čo je to digitalizácia archívov. Hovoríme im podrobne, ako to chodí tento postup a aké má výhody. Medzi nimi možno poznamenať, že digitalizované dokumenty:

• nezaberajú miesto navyše;
• ľahko upraviteľné;
• sú v usporiadanom stave – čo umožňuje rýchle vyhľadávanie konkrétnych informácií

V prípade potreby môžete skopírovať a vytlačiť ľubovoľný súbor. To všetko zaberie len pár minút.

Proces digitalizácie dokumentov je pomerne zložitý, vyžaduje si starostlivosť a zodpovednosť. Na začiatok naši špecialisti vykonajú prípravné práce, vykonajú spájanie a potom (v niektorých prípadoch zošívanie). Potom sa eliminuje mechanické poškodenie - záhyby na dokumente, po ktorom prebehne skenovanie a potom - overenie výsledku digitalizácie s originálnou vzorkou. Digitalizáciu archívnych dokumentov teda môže vykonávať len profesionál, ktorý pozná všetky jemnosti tejto práce a má patričné ​​skúsenosti.

Dokumenty určené na digitalizáciu

V našom copy centre môžete digitalizovať takmer všetky dokumenty. Príďte k nám so vzorkou papiera, diapozitívom, knihou, kresbami, časopisom. Pomocou moderných zariadení to všetko v čo najkratšom čase prevedieme do elektronickej podoby.

Pri digitalizácii dokumentov sa cena služby odvíja od množstva materiálov, ich kvality, času, ktorý máte. Všetky tieto údaje upresní náš manažér. Pri konzultácii sa opýta, ako súrne potrebujete digitalizovať dokumenty v Moskve a s akým rozpočtom počítate. V každom prípade si buďte istí, že pre vás nájdeme tú najlepšiu možnosť. Katalógy vytvorené s našou pomocou a elektronické archívy bude vždy po ruke a nemusíte strácať čas hľadaním požadovaný dokument... Rýchlo uvidíte, aké je to pohodlné.