Požiadavky na informačné systémy správy elektronických dokumentov. Typické funkčné požiadavky na systémy správy elektronických dokumentov a systémy na ukladanie elektronických dokumentov v archívoch štátnych orgánov

Základné požiadavky, ktoré musí systém spĺňať správa elektronických dokumentov:

Bezpečné skladovanie a ľahké vyhľadávanie dokumentácie.
Podpora a implementácia administratívnych úloh.
Včasná kontrola vykonávania dokumentov a ich smerovania.
Tvorba analytických správ.
Zabezpečenie informačnej bezpečnosti.

Moderný EDMS má tiež funkcie pre interakciu s klientmi, spracovanie ich požiadaviek a ďalšie užitočné nástroje, ktoré vám umožňujú vyriešiť mnoho aplikovaných problémov.

Typy elektronických systémov na správu dokumentov

Existujú rôzne typy klasifikácie elektronických systémov správy dokumentov, ale najindikatívnejšou klasifikáciou je rozdelenie EDMS podľa názvu. Akýkoľvek EDMS umiestňuje jeho vývojár tak, že je určený predovšetkým na vykonávanie určitého typu úlohy. To neznamená, že neposkytuje žiadne ďalšie technológie, charakteristické pre väčšinu „bratov“. Je to len to, že súbor nástrojov každého systému správy elektronických dokumentov má svoje silné a slabé stránky. Pri funkcii klasifikácie podľa názvu sa berú do úvahy silné stránky EDMS.

Vyzerá to teda takto:

EDMS navrhnutý na vytváranie a prácu s elektronickou dokumentáciou, ako aj s digitálnymi analógmi papierových dokumentov.
Účtovné systémy, ktoré automatizujú registráciu udalostí a dokumentov počas celého ich životného cyklu (elektronické kartotéky).
EDMS, ktorého hlavnou úlohou je zautomatizovať prácu s veľkými úložiskami podnikových informácií.
Systémy pre správu elektronických archívov s dokumentáciou.
EDMS, ktorého funkcionalita sa špecializuje na extrahovanie informácie, ktoré potrebujete z archívov a iných elektronických zdrojov.
Systémy, ktoré riadia podnikové procesy, spracovanie dokumentov a činnosti zamestnancov organizácie, ktorí sa podieľajú na práci s obchodnými dokumentmi.
Informačný EDMS, ktorý riadi zariadenia na ukladanie údajov.

Existuje aj krátka klasifikácia EDMS podľa krajiny pôvodu, ktorá sa používa iba v Rusku. Podľa neho sú systémy správy elektronických dokumentov u nás rozdelené na domáce, importné a ruské, vyvinuté na zahraničnej platforme Lotus / Domino. Náš prehľad obsahuje príklady iba dvoch zahraničných EDMS - EMC Documentum a Lotus Domino.Doc. Všetky ostatné EDMS majú „občianstvo“ Ruska.

TOP-10 elektronických systémov na správu dokumentov

Vyhodnotili sme systémy elektronickej správy dokumentov so zameraním na porovnanie piatich parametrov, ktoré sú rozhodujúce pri výbere EDMS na automatizáciu obehu dokumentov v podniku. Stupnica je desaťbodová.

Miesto	Program / služba	cena	Ľahké naučiť sa	Funkčnosť	Účtovanie ruskej legislatívy	Technické podpora	Celkové skóre
1	Biznis	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Archív	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logika	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Eufrat	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Poznámka: konečné hodnotenie systému v tabuľke nepredstiera stopercentnú objektivitu a odzrkadľuje názor autora na základe hĺbkovej analýzy tejto témy. Táto kontrola systémov elektronickej správy dokumentov sa týka iba vysoko kvalitných softvérových produktov, ktoré si môžete bezpečne vybrať na použitie v nich odlišné typy podnikanie.

BIZNIS

Tento elektronický systém správy dokumentov je uznávaným lídrom vo svojom segmente v celom postsovietskom priestore. V ňom úspešne uskutočňujú tok dokumentov a kancelárske práce najväčšie podniky, korporácie a malé podniky. Vo vzťahu k tomuto systému je vhodné uplatniť tautológiu: „PODNIKANIE“ pozná svoje podnikanie. Tento softvér je skutočne ideálny pre hĺbkovú automatizáciu kancelárie a pracovný tok.

klady

Schopnosť sledovať všetky fázy pohybu akéhokoľvek elektronického dokumentu.
Jednoduchosť a pohodlie pri vytváraní dokumentačných projektov.
Všeobecné ladenie a funkčnosť systému.

Mínusy

Medzi „napäté“ nevýhody patrí trochu archaické rozhranie a určitá ťažkosť v zvládnutí.

Aká je cena?

Cena licencie na používanie systému DELO na jednom pracovisku (DBMS-Oracle) závisí od plánovaného celkového počtu týchto miest a pohybuje sa od 11 000 rubľov (201-500 rubľov / m) do 13 400 rubľov (1-5 rubľov / m ). Ak organizácia používa systém Microsoft SQL Server DBMS, potom licencia pre jeden pracovisko bude stáť od 7200 do 9500 rubľov, resp.

Logika

Program „Logika SED“ do roku 2012 sa volal „Boss-Referent“ a bol jedným z najobľúbenejších Ruské systémy správa elektronických dokumentov, vážny konkurent EDMS „Delo“. Zmena názvu nijako neovplyvnila kvalitu tohto softvérového produktu a zostáva spoľahlivým a funkčným systémom na riadenie kancelárskej práce v podnikoch všetkých typov a veľkostí.

klady

Schopnosť vytvárať komplexné viacúrovňové trasy na schvaľovanie dokumentov.
Vysoká úroveň ochrany údajov používateľov.
Relatívna jednoduchosť zvládnutia hlavných komponentov systému.
Flexibilné a upraviteľné procesy spracovania dokumentácie.

Mínusy

Nevhodná diferenciácia prístupových práv v prípade vážnej fluktuácie zamestnancov.
Nie je to najsvedomitejšia práca technickej podpory.
Archaické rozhranie.

Aká je cena?

Náklady na jednu licenciu na používanie tohto programu závisia od počtu zamestnancov, ktorí sú k nemu pripojení. Ak ich počet nepresiahne 49 osôb, potom bude cena 5 900 za každé pracovné miesto; od 50 do 199 pripojených zamestnancov - 5 200 rubľov; a ak existuje viac ako 200 pracovných miest, potom cena jednej licencie bude minimálna - 4900 rubľov.

Eufrat

Tento systém elektronickej správy dokumentov bol vyvinutý v plnom súlade s požiadavkami normy kvality ISO 9000 a ruských GOST v oblasti kancelárskej práce. „EVFRAT“ sa líši od svojich „kolegov v obchode“ prítomnosťou mnohých vlastných jedinečných softvérových vývojov, ktoré sa v konkurenčných EDMS nenachádzajú. Čisto technologicky je tento systém jedným z „najpokročilejších“ na modernom ruskom trhu s EDMS.

klady

Doručovacia sada tohto systému obsahuje vstavaný DBMS „Nika“, ktorý organizáciu používateľov automaticky oslobodzuje od nákupu dodatočného softvéru.
Priateľské rozhranie s príjemným a nezabudnuteľným dizajnom.
Vstavaný mechanizmus rolí pre správu prístupových práv.

Mínusy

Pomerne nízka rýchlosť, najmä na pomalších počítačoch.
Pravidelné prerušenia práce a pomalá technická podpora.

Aká je cena?

Štandardná licencia na inštaláciu systému na vlastný server organizácie stojí od 5200 do 7 300 rubľov na pracovisko, viac používateľov - nižšia cena. Existuje však aj možnosť umiestnenia serverového komponentu na zariadenie výrobcu. V tomto prípade sa uplatňuje systém predplatného - štyri tarify, ktoré stoja od 10 000 do 95 000 rubľov mesačne.

1C: Archív

Je to jeden z najlepších a určite najuniverzálnejších softvérov na správu dokumentov pre podniky. „1C: Archive“ poskytuje spoľahlivé a hlavne centralizované ukladanie obchodných dokumentov rôznych formátov s prístupom k nemu oprávneným personálom, ktorý môže upravovať súbory.

klady

Ladený algoritmus na rýchle nájdenie požadovaných údajov.
Schopnosť ukladať dokumenty akéhokoľvek typu - od textu a grafiky po zvukové a video súbory.
Najširšie možnosti škálovateľnosti, ktoré vám umožňujú úspešne používať tento softvér vo veľkých aj malých podnikoch.
Hlavnou výhodou 1C: Archive, ktorá odlišuje tento program od jeho konkurencie, je optimálna kombinácia ceny produktu a možností jeho funkčnosti.
Podpora integrácie s externými aplikáciami.

Mínusy

Spotreba veľkého množstva systémových zdrojov.
Zvýšená náročnosť učenia sa, a to aj pre skúsených používateľov.

Aká je cena?

Cena „zostavy“ tohto programu sa pohybuje od 12 000 do 57 000 rubľov a prvú čiastku budete musieť zaplatiť výlučne za aktualizáciu predchádzajúcej verzie 1C: Archív.

DIRECTUM

Jednoduchý a funkčný EDMS DIRECTUM bude vynikajúcim riešením pre malé a stredné podniky. Vďaka tomuto systému je možné úspešne kombinovať správu elektronických dokumentov s tradičným papierovým pracovným tokom, takže neskôr „bezbolestne“ úplne prenesie organizáciu do práce v DIRECTUM. Pokročilá technológia Workflow poskytuje efektívnu automatizáciu pracovných tokov v kancelárii.

klady

Dostupnosť špecializovaných softvérových nástrojov, ktoré maximálne zjednodušujú vyhľadávanie a identifikáciu dokumentácie.
Veľa príležitostí na vlastnú úpravu systému pre konkrétne úlohy.
Pokročilá integrácia s inými programami.

Mínusy

Systém je zameraný na riadiacich pracovníkov podniku - pre bežných úradníkov je ťažšie v ňom pracovať.
Trochu mätúca a netransparentná cenová politika.

Aká je cena?

Licencie na používanie tohto EDMS sa kupujú samostatne aj ako súčasť balíkových ponúk. Najlacnejšia základná licencia LKP stojí 7800 rubľov. Náklady na licenčné balíky začínajú od 148 200 rubľov (základ pre 20 zamestnancov) a dosahujú až 2 010 000 rubľov (pre 200 zamestnancov).

OPTIMA-WorkFlow

Tento elektronický systém správy dokumentov je silným stredným roľníkom vo svojom segmente. Je v neustálom vývoji a zatiaľ nemôže konkurovať za rovnakých podmienok uznávaným mastodontom trhu. OPTIMA -WorkFlow má však v rukáve niekoľko „trikov“ - jedinečné technológie, ktoré ho odlišujú od všeobecného pozadia.

klady

Implementácia funkcie sériového zadávania rovnakých typov dokumentov a ich registračných informácií.
Skenovanie pomocou antivírusového programu.
Voliteľné indexovanie bežných a šifrovaných dokumentov.
Viacjazyčné užívateľské rozhranie.

Mínusy

Nevýhody typickej funkčnosti, ktoré sú nadchádzajúcimi aktualizáciami natrvalo eliminované.

Aká je cena?

Typické riešenia založené na tejto platforme stoja od 55 000 do 75 000 rubľov.

EMC Documentum

Túto platformu na automatizáciu procesov pracovných tokov vyvinul svetový líder v IT priemysle EMC. Vďaka výkonnej funkčnosti a flexibilnému prispôsobeniu jednotlivých nástrojov je EMC Documentum najlepším zahraničným EDMS dostupným na ruskom trhu.

klady

Vysoká miera jednoduchosti správy projektových dokumentov.
Implementácia mechanizmu check-in / check-out, ktorý vám umožňuje spravovať distribúciu prístupových práv.
Prítomnosť funkcie, ktorá vám umožňuje implementovať schvaľovací postup na niekoľkých úrovniach.
Podpora zariadení na skenovanie a rozpoznávanie dokumentov.

Mínusy

Pracujte iba s prehliadačom Internet Explorer.
Neprítomnosť v otvorený prístup technickú a praktickú dokumentáciu k systému.
Časté „brzdy“ a zaostávanie pri vysokom zaťažení systému.

Aká je cena?

Neexistujú žiadne pevné ceny za používanie tejto platformy. Náklady na jeho implementáciu sú individuálne prediskutované s každým zákazníkom.

LanDocs

Táto platforma na automatizáciu správy dokumentov, ktorú v roku 1997 vyvinula domáca spoločnosť „LANIT“, zostáva v dopyte mnohých podnikov a inštitúcií dodnes. LanDocs vám umožňuje vybudovať pohodlné kancelárske prostredie a prostredie pracovných tokov, ktoré poskytuje všetkým kategóriám používateľov potrebnú sadu nástrojov na jeho správu.

klady

Dostupnosť integrovaných nástrojov kryptografickej ochrany.
Možnosť zahrnúť zamestnancov zo vzdialených pobočiek do procesu pracovného toku.
Dostupnosť funkcie dávkového skenovania papierových dokumentov.

Mínusy

Toto je pomerne bežný problém s výkonom.
Slabé príležitosti na rozšírenie funkcií.
Obtiažnosť pri ovládaní systému od nuly.

Aká je cena?

Cena serverovej licencie sa pohybuje od 30 000 do 216 000 rubľov. Užívateľské licencie je možné zakúpiť za ceny od 5 600 do 8 400 rubľov.

CompanyMedia

CompanyMedia je sada softvérových riešení navrhnutých na automatizáciu obchodných procesov, pracovného toku a kancelárskej práce. Tento EDMS sa líši od svojich konkurentov v neprekonateľnej flexibilite nastavení a prítomnosti nezávislých modulov, ktoré je možné nainštalovať samostatne.

klady

Možnosť úspešného fungovania systému v podnikoch so zložitou podnikovou štruktúrou a územnou štruktúrou.
Bezprecedentná spoľahlivosť systému, ktorý mu umožňuje aktívne fungovať nepretržite, 365 dní v roku.
Automatizovaná podpora pre prácu s niekoľkými typmi pracovísk.
Diferenciácia prístupových práv podľa hierarchickej štruktúry organizácie.

Mínusy

Webové rozhranie má obmedzenú podporu pre niektoré prehliadače, najmä pre FireFox.
Zameranie systému je predovšetkým na stredné a veľké podniky.

Aká je cena?

Konečná cena tohto softvéru pozostáva z mnohých komponentov vrátane školenia personálu, inštalácie ďalších modulov a prevodu práv na používanie systému. Horná hranica celkovej sumy je 99 000 rubľov. Najlacnejší tematický modul bude stáť 4000 rubľov.

Lotus Domino.Doc

Tento EDMS je aplikáciou na známu platformu Notes / Domino, ktorá má systém zabezpečenia údajov na vysokej úrovni. Lotus Domino.Doc má tiež pokročilý elektronický archív, ktorý vám umožňuje implementovať veľké úložisko firemných dokumentov.

klady

Dostupnosť jedinečných replikačných systémov navrhnutých tak, aby komplexne riešili úlohy správy toku dokumentov v distribuovanom prostredí.
Schopnosť vyhľadávať dokumenty v oddelených častiach úložiska informácií.
Adresáre LDAP siahajú až po podnikovú úroveň.

Mínusy

Nevýhody tohto systému vyplývajú predovšetkým z jeho západného pôvodu - existujú určité otázky týkajúce sa rozhrania a implementácie niektorých funkcií.

Aká je cena?

Náklady na užívateľské a serverové licencie sa vypočítavajú individuálne na webových stránkach platformy.

Nakoniec

Ak zhrniem určitý riadok pod recenziou, rád by som poznamenal dôležitá nuansa: zavedenie systému elektronickej správy dokumentov do vášho podnikania vôbec nezaručuje okamžité zvýšenie jeho ziskovosti, ale v niektorých prípadoch môže byť škodlivé. Ak vaša organizácia funguje úspešne a prináša zisk, pracuje bez EDMS, potom sa tisíckrát zamyslite, než sa rozhodnete pre ich implementáciu. Nie je potrebné prenasledovať „progresívnu módu“ a inštalovať tieto systémy bez ich vážnej potreby. S rozšírením podnikania a vysokým pracovným zaťažením zamestnancov sa však elektronický systém správy dokumentov môže stať akýmsi záchranným lanom, ktoré spoločnosti pomôže dostať sa z víru papierovania.

Dnešné podniky vyžadujú skutočne distribuovanú architektúru správy dokumentov; ten, ktorý spĺňa nasledujúce požiadavky:

Funkčnosť a flexibilita systému.

Možnosť ďalšej modernizácie a zvýšenia schopností systému (vrátane nezávislého).

Integrovateľnosť s inými podnikovými systémami - systém správy dokumentov nemôže a nemal by existovať izolovane od iných systémov, napríklad niekedy je potrebné integrovať systém s účtovnou aplikáciou. Potom by mal mať systém správy dokumentov otvorené rozhrania na prípadnú revíziu a integráciu s inými systémami.

Možnosť distribuovanej práce na diaľku a interakcia s inými odvetviami - hlavné problémy pri práci s dokumentmi vznikajú v geograficky distribuovaných organizáciách, preto architektúra systémov na správu dokumentov musí podporovať interakciu distribuovaných miest. Distribuované miesta je navyše možné kombinovať s najrozmanitejšími komunikačnými kanálmi, pokiaľ ide o rýchlosť a kvalitu. Architektúra systému musí podporovať aj interakciu so vzdialenými používateľmi. Distribuovaná, rozšíriteľná správa dokumentov vedie k prudkému zvýšeniu produktivity zamestnancov a posilneniu celkovej konkurencieschopnosti organizácie.

Škálovateľnosť - je žiaduce, aby systém pracovných tokov dokázal podporovať päť aj päť tisíc používateľov a schopnosť systému zvýšiť svoju kapacitu je daná iba kapacitou zodpovedajúceho hardvéru. Túto požiadavku je možné splniť podporou databázových serverov od spoločností ako Sybase, Oracle, Informix a ďalších, ktoré existujú na takmer všetkých možných hardvérových a softvérových platformách, a tým poskytovať najširší rozsah výkonu.

Modularita - je celkom možné, že zákazník nemusí okamžite implementovať všetky súčasti systému pracovných tokov a niekedy je rozsah úloh, ktoré zákazník vyrieši, menší ako celý rozsah úloh pracovného toku. Potom je zrejmé, že systém správy dokumentov by mal pozostávať z oddelených modulov navzájom integrovaných.

Efektivita otvorenosti - zabezpečenie racionálnej rovnováhy medzi nákladmi na vytvorenie systému a cieľovými efektmi vrátane konečných výsledkov automatizácie toku dokumentov; možnosť zavedenia širokej škály ďalších technológií na zvýšenie úrovne návratnosti finančných prostriedkov vynaložených na systém.

Mali by ste tiež venovať pozornosť všeobecným charakteristikám vývojára systému (dodávateľa) systému (skúsenosti s komplexným riešením podobných alebo zložitejších problémov, zabezpečenie všetkých fáz podnikového prieskumu, implementácie systému, školenia používateľov, údržby a vývoja systému, je spoločnosť priamym vývojárom systému, má tam servisné stredisko, kvalifikáciu špecialistov, územné umiestnenie atď.).

Klasifikácia SÚDU

Na trhu s elektronickými nástrojmi na správu dokumentov podmienečne vyčleníme päť kategórií technológií. Je potrebné poznamenať, že žiadna klasifikácia sa nezdá byť dokonalá. Výsledkom je, že niektoré výrobky spadajú do viac ako jednej kategórie súčasne a majú schopnosti, ktoré sú špecifické pre výrobky z rôznych kategórií.

· DMS systémy zamerané na obchodné procesy: Documentum, FileNet (Panagon a Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

Typicky navrhnuté pre konkrétne vertikálne a horizontálne aplikácie, niekedy zamerané na konkrétne odvetvia. Tieto riešenia spravidla poskytujú kompletný životný cyklus dokumentov vrátane zobrazovacích technológií, správy záznamov a pracovných tokov, správy obsahu (pozri nižšie) a ďalších.

· Podnikové SÚDY: Lotus (Domino.Doc), doplnky k Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Poskytuje podnikovú infraštruktúru na vytváranie, spoluprácu na dokumentoch a ich publikovanie, zvyčajne dostupnú pre všetkých používateľov v organizácii. Základné schopnosti týchto systémov sú podobné schopnostiam systémov orientovaných na obchodné procesy. Ich charakteristickým znakom je však spôsob, akým sa používajú a distribuujú. Podobne ako nástroje ako spracovanie textu a tabuľky, aj podniková RMS je predvolená „predvolená aplikácia“ na vytváranie a publikovanie dokumentov v organizácii. Tieto nástroje spravidla nie sú zamerané na použitie iba v konkrétnom odvetví alebo na úzko definovanú úlohu. Sú ponúkané a implementované ako celopodnikové technológie dostupné takmer akejkoľvek kategórii používateľov.

Redakčné systémy (z angličtiny content - obsah, podstata): Adobe, Excalibur.

Poskytnite proces sledovania vytvárania, prístupu, kontroly a doručovania informácií až na úroveň sekcií a objektov dokumentu pre následné opätovné použitie a kompiláciu. Potenciálna dostupnosť informácií nie vo forme dokumentov, ale v menších objektoch uľahčuje výmenu informácií medzi aplikáciami.

Systémy na správu obrázkov

Informácie z papierových médií prevádzajú do digitálneho formátu, spravidla ide o formát TIFF (Tagged Image File Format), po ktorom môže byť dokument použitý v práci už v r. elektronická forma.

· Systémy riadenia pracovného toku: Lotus (Domino / Notes a Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Tieto systémy sú predovšetkým navrhnuté tak, aby zaisťovali pohyb určitých predmetov po vopred určených trasách (takzvané „tvrdé smerovanie“). V každej fáze sa predmet môže meniť, preto sa nazýva všeobecné slovo „práca“ (práca). Systémy tohto typu sa nazývajú systémy pracovných tokov - „pracovný tok“ (bohužiaľ pre tento výraz v ruštine neexistuje presný ekvivalent). Dokumenty je možné prepojiť s dielami, dokumenty však nie sú základným predmetom týchto systémov. Pomocou takýchto systémov je možné organizovať určité práce, pre ktoré sú všetky etapy vopred známe a môžu byť predpísané.

Ruské systémy podpory dokumentácie

	Výrobca	Stručný opis
		Systém správy dokumentov je navrhnutý tak, aby automatizoval kancelársku prácu v spoločnosti, ktorá má pomerne zložitú rozvetvenú štruktúru, ktorá zahŕňa niekoľko podnikov, má viac ako sto zamestnancov a má intenzívny pracovný tok prichádzajúcich aj odchádzajúcich dokumentov a výmenu dokumentov medzi jej divízie. Systém KORUNA poskytuje nasledujúci rozsah funkčných služieb: - jednotné informačné prostredie pre používateľov na prácu s priateľským grafickým rozhraním, ktoré zaisťuje súbežnú spoluprácu rôznych interpretov na jednom dokumente na ich pracoviskách, - poštová služba na výmenu správ medzi používateľmi v rámci systému aj s externými používateľmi, - kontrola umiestnenia dokumentu vrátane kontroly verzií a variant dokumentu, - systém na zabezpečenie dôvernosti informácií na základe formalizovaného modelu diferenciácie prístupových práv vrátane elektronického podpisu, - nástroje na vytváranie a udržiavanie jedného archívu dokumentov, na registráciu a spúšťanie dokumentov vrátane systému na vyhľadávanie dokumentov, ktorý vám umožňuje nájsť dokumenty podľa ich atribútov aj podľa obsahu.
Kódex: Tok dokumentov	Štátne podnikanie „Centrum pre počítačový vývoj“	Komplex prepojených kancelárskych systémov, bánk na dokumenty a podnikových služieb. Podnikový systém „Kódex: tok dokumentov“ je komplex prepojených systémov na správu kancelárií, dokumentových bánk a podnikových služieb, ktoré poskytujú automatizované riešenie problémov s kancelárskou prácou a pracovným tokom na úradoch štátna moc a ďalšie organizácie. Hlavné charakteristiky systému: Hotové riešenia pre typické úlohy (funkcie) kancelárskej práce. Každý zo systémov, ktoré tvoria podnikový systém, sa špecializuje na implementáciu typických úloh spracovania dokumentov: registrácia a kontrola pohybu úradnej korešpondencie, registrácia a kontrola zvažovania žiadostí občanov, centralizovaná kontrola administratívnych dokumentov a pokynov, atď. - podpora a údržba pracovného toku papiera, postupný prechod z papierového na elektronický pracovný tok. - modularita v kombinácii s jednotnou informačnou logikou. Výmena dokumentov medzi subsystémami, centralizovaná údržba globálnych adresárov, implementácia všadeprítomného prístupu k databázam pomocou technológie Internet / Intranet, distribúcia správ, správ, varovania na e-mail. Účinnosť systému je daná použitím proprietárnych produktov a technológií, zameraním sa na najmasívnejšie softvérové a hardvérové platformy, predovšetkým spoločnosti Microsoft, a nízkymi nákladmi na implementáciu. Funkčné subsystémy zahrnuté v „Kódex: tok dokumentov“: - „Kódex: oficiálna korešpondencia“ registrácia prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov organizácie (divízia); zostavenie príslušného prípadu na základe nomenklatúry prípadov tohto útvaru, organizácia pohybu dokumentov exekútormi a kontrola ich vykonávania; umiestnenie dokumentov na centralizované riadenie s prenosom údajov do subsystému Codex: Document Execution Control. - „Kód: Kontrola vykonávania dokumentov“ registrácia kontrolných dokumentov, úloh, výkonných umelcov, distribúcia kontrolných schém pre výkonných umelcov; registrácia odkladov úloh; automatické a ručné odstránenie úplne vyplnených kontrolných dokumentov z kontroly; vytvorenie príslušného prípadu na základe nomenklatúry prípadov tejto jednotky; automatická preregistrácia dokumentov pri prenose kontrolných dokumentov do podriadených jednotiek pracujúcich s podobným subsystémom. - „Kód: Listy a aplikácie občanov“ zadávanie údajov o žiadateľoch; registrácia odvolaní a otázok v nich vznesených; kontrola posudzovania odvolaní a príkazov vedúceho v súvislosti s ich posudzovaním. - "Codex: systém prípravy dokumentov" vytvorenie elektronického plnotextového archívu dokumentov - „Kód: systém evidencie normatívnych a administratívnych dokumentov“ - "Kód: referenčný systém tok dokumentov “ poskytovanie prístupu k databázam dokumentov pomocou technológie Intranet / Internet a rýchle prijatie informácií o toku dokumentov z akéhokoľvek vzdialeného počítača. - "Codex: Výmena dokumentov" výmena dokumentov medzi subsystémami, ako v rámci miestnej počítačovej siete, tak aj medzi geograficky vzdialenými subsystémami. Systémy sú implementované v dvoch verziách-súborový server a klient-server.
DocsVision 2.0 „Vedenie archívnych záznamov“		Aplikácia na vytváranie archívov dokumentov, automatizáciu základných kancelárskych postupov a podnikových procesov na spracovanie dokumentov v organizácii. Systém DocsVision 2.0 „Archív - Kancelárska práca“ je kompletná aplikácia navrhnutá na vytváranie archívov dokumentov, automatizáciu základných pracovných postupov v kancelárii a podnikových procesov na spracovanie dokumentov v organizácii vrátane: - vedenie kartotéky dokumentov; - vytvorenie elektronického archívu dokumentov spoločnosti; - vedenie adresárov dodávateľov a zamestnancov organizácie; - organizácia vývojových cyklov na schvaľovanie dokumentov; - organizácia kontroly nad vykonávaním dokumentov a úloh; - smerovanie dokumentov v organizácii a mimo nej; - automatizácia rôznych procesov spracovania dokumentov; - organizácia postupov pre pravidelné spracovanie dokumentov a vysielanie dokumentov. Tento systém môže byť použitý ako kompletné riešenie pre implementáciu vo firmách, alebo použitý ako prototyp pri vývoji vlastnej aplikácie. Štruktúru systému je možné prispôsobiť podľa potrieb konkrétnej organizácie.
Spoločenská spoločnosť-elektronická správa dokumentov		Webový elektronický systém správy dokumentov. Webový elektronický systém správy dokumentov. Relatívne lacný, ale dostatočne funkčný systém je navrhnutý pre: - organizácia firemného ukladania dokumentov (katalóg regulačné dokumenty, archív dokumentov, informačný portál spoločnosti), - zabezpečenie procesu kolektívnej prípravy dokumentov, centralizovaného ukladania pracovných dokumentov a automatického informovania zamestnancov o dokumentoch prijatých na spracovanie, - vybudovanie informačného portálu organizácie, t.j. jednotný informačný priestor, v ktorom môžu zamestnanci okamžite nájsť dokumenty, ktoré ich zaujímajú, a podieľať sa na príprave a schvaľovaní dokumentov alebo zapojiť do tohto procesu ďalších zamestnancov. - umožňuje vám zjednodušiť interakciu zamestnancov pri spoločnej práci na dokumentoch, - poskytuje spoľahlivú diferenciáciu prístupu k informáciám, - obsahuje pohodlný vyhľadávací nástroj, - umožňuje pridávať krížové odkazy na dokumenty a organizovať tak vzťah medzi dokumentmi.
CompanyMedia-kancelárske práce		Systém je navrhnutý tak, aby automatizoval tok dokumentov so sledovaním pohybu dokumentov v reálnom čase. Systém je navrhnutý tak, aby automatizoval tok dokumentov so sledovaním pohybu dokumentov v reálnom čase. Systém poskytuje automatizáciu nasledujúcich typov dokumentácie pre správu: - príjem, spracovanie a distribúcia prichádzajúcej (prichádzajúcej) korešpondencie; - príprava, podpisovanie, registrácia a distribúcia odchádzajúcej korešpondencie; - príprava, podpisovanie, registrácia a odosielanie interných a organizačných a administratívnych dokumentov, ako aj kontrola ich vykonávania; - organizácia korešpondencie medzi organizáciami a jednotlivými oddeleniami; - podpora dlhodobého prevádzkového režimu. Medzi vlastnosti budovania systému „CM-Office Work“ patrí: - neobmedzený počet pracovných miest a neobmedzený počet organizácií; -kancelárska práca „od začiatku do konca“; - 100% záruka doručenia informácií; - mechanizmus „substitúcie“, t.j. schopnosť poskytnúť iným zamestnancom organizácie („náhradník“) trvalý alebo dočasný prístup k dokumentom týkajúcim sa určitých zamestnancov.
OfficeMedia-Proceedings		Táto súprava je navrhnutá na automatizáciu práce sekretárok alebo kancelárskych prác. Sada je navrhnutá tak, aby automatizovala prácu sekretárok alebo oddelenia kancelárskej práce a poskytuje manažérom všetkých úrovní príležitosť dávať pokyny k prijatým dokumentom a kontrolovať ich vykonávanie. Balíček „OfficeMedia - Proceedings“ obsahuje tieto databázy: - „Registrácia dokumentov“ - na organizovanie systematického účtovania dokumentov, monitorovanie výkonnej disciplíny zamestnancov, prípravu správ atď. - "Knižnica pracovných dokumentov" - na prípravu dokumentov, ich klasifikáciu, ukladanie, vyhľadávanie kontextových informácií a tlač dokumentov. - „Schválenie“ - na automatizáciu distribúcie dokumentov na schválenie a kontrolu nad procesom. - „Zoznámenie“ - na automatizáciu distribúcie dokumentov na zoznámenie. - „Odvolania občanov“ - za výkon kancelárskej práce na základe odvolaní jednotlivcov. „Organizačné a administratívne dokumenty“ - na vytváranie návrhov objednávok, pokynov, servisné poznámky, ich schvaľovanie, podpis a kontrola vykonávania.
	Navigácia Soft	Komplex pre správu technickej dokumentácie. Komplex pre správu technickej dokumentácie na základe DOCS Open je integračné riešenie založené na najpokročilejšom vývoji zahraničných a domácich spoločností, ktoré sú lídrami v oblasti vytvárania elektronické archívy, tok technických dokumentov, skladba produktu a správa údajov o návrhu, ako aj vstup informácií z papiera, postavený na architektúre klient-server. Komplex umožňuje - prevádzať papierové dokumenty do elektronickej podoby s následným spracovaním (rozpoznávanie textu atď.), - práca s formátmi textových a grafických dokumentov, ako aj používanie špecializovaných aplikácií na prácu s inými formátmi, - vyhľadávanie dokumentov podľa neobmedzeného počtu kritérií, kontextové vyhľadávanie v ruštine a fuzzy vyhľadávanie, - používať prostriedky bezplatného a preddefinovaného smerovania s podporou riadenia vykonávania; monitorovať prácu: úplnú históriu práce s dokumentmi a históriu úloh a práce; získať úplné informácie o stave dokumentu, stave práce a príslušných výkonných umelcoch, - poskytovať spoľahlivú kontrolu nad prístupom k dokumentom a ochranu pred neoprávneným prístupom. Na vytvorenie a vizualizáciu logických väzieb medzi dokumentmi je možné použiť dodatočný modul „Watcher“, ktorý zahŕňa aj možnosť zobraziť logickú štruktúru archívu pomocou prezentačného mechanizmu. Serverová časť komplexu môže fungovať na platforme PC aj na pracovných staniciach s rôznymi verziami systému UNIX OS (HP, Sun, Digital atď.). Ako klient sa používajú rôzne verzie systému Windows. Práca cez internet je podporovaná. Jeden z najpopulárnejších priemyselných databázových serverov (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) je možné použiť ako DBMS na takmer akejkoľvek softvérovej a hardvérovej platforme.
„GRAN-DOK“ pre Windows	Žulové centrum	Automatizovaný systém správy dokumentov a kancelárskej práce pre štruktúry riadenia štátu a obcí. „Grand-Dock“ je špecializovaný systém na automatizáciu kancelárskej práce a pracovného toku v štátnych a obecných riadiacich štruktúrach. Systém je navrhnutý tak, aby automatizoval procesy práce s dokumentmi: - účtovníctvo pre všetkých obchodné dokumenty, skladovanie a práca s textami dokumentov, - kontrola každej fázy zvažovania a cesty prechodu dokumentu od prijatia po odpísanie do prípadu, - získavanie podkladových informácií o dokumentoch, - analýza toku dokumentov. „Grand-Dock-Lite“ je verzia pre jedného používateľa pre obecné riadiace štruktúry s malým objemom obehu dokumentov. Navrhnuté pre účtovníctvo a prácu s dokumentmi na jednom pracovisku. Platforma Microsoft SQL. „Grand-Dock“ je sieťová verzia pre štátne a obecné riadiace štruktúry s objemom pracovných tokov 5 000 až 30 000 dokumentov ročne a počtom používateľov od 20 do 150. „Grand -Dock“ - podniková verzia („Jednotný systém elektronickej správy dokumentov a kancelárskej práce štruktúr riadenia obce správny obvod») - jeden systém správa elektronických dokumentov a kancelárske práce správneho obvodu. Môžu za to špecializované systémy na automatizáciu kancelárií a správu dokumentov.
Efektová kancelária	IKK „Garant International	Séria softvérových produktov na organizovanie, bezpečné ukladanie a efektívne vyhľadávanie Dokumenty. „Effect Office“ je séria softvérových produktov na organizovanie, bezpečné ukladanie a efektívne vyhľadávanie dokumentov. Systém správy dokumentov „Effect Office“. Je určený na vytváranie elektronického archívu dokumentácie a organizáciu počítačového toku dokumentov podniku. Implementované sú možnosti lokálneho servera a klienta. Osobný archív „Efektová kancelária“. Špeciálna verzia systému pre jedného používateľa. „Efektová grafika“, „Efektová grafika Plus“. Systém pre prácu s grafickými obrázkami. „Účinok sekretára“, pracovisko tajomníka. „Efekt pošty“. Systém centralizovaného príjmu, odosielania a registrácie e-mailov.
		Komplexná automatizácia kancelárskej práce a elektronická archivácia dokumentov. Systém LanDocs je určený na komplexnú automatizáciu kancelárskych pracovných procesov a vedenie archívu elektronických dokumentov. Systém obsahuje: LanDocs: OBCHODNÁ VÝROBA. Základný systém na automatizáciu kancelárskej práce a údržbu archívu elektronických dokumentov. LanDocs: DOCUMENT SERVER. Serverový softvér pre centralizovanú správu ukladania dokumentov (súborov dokumentov) v elektronickom archíve. Interaguje so systémom LanDocs: OBCHODNÁ VÝROBA. LanImage: SKENOVANIE A VIZUALIZÁCIA OBRAZOV. Systém na skenovanie papierových dokumentov a vizualizáciu ich elektronických obrázkov. LanDocs: INTERNETOVÝ PRÍSTUP. Špecializovaný WEB server. LanDocs: MAIL SERVER a LanDocs: MAIL CLIENT. LanDocs: SUBSYSTÉM ZABEZPEČENIA. Ochrana informácií prostredníctvom elektroniky digitálny podpis a šifrovanie. LanDocs: ROUTING. Modelovanie procesov pohybu dokumentov vytváraním grafických máp. Dopĺňa LanDocs: OBCHODNÁ VÝROBA.
		Automatizácia hlavných postupov modernej kancelárskej práce a organizácia toku dokumentov. Systém OPTiMA-WorkFlow je určený na riadenie procesov vytvárania, spracovania, replikácie a ukladania dokumentov, ako aj na automatizáciu hlavných postupov modernej kancelárskej práce a správy dokumentov. Systém zahŕňa - grafický editor na popis scenárov pohybu dokumentov a technologických operácií vo fázach práce s nimi; - schopnosť kontrolovať súlad s požiadavkami technológie na prácu s dokumentmi a kontrolovať plnenie objednávok; - mechanizmus správy verzií; - nástroje na vytváranie správ; - schopnosť pracovať v distribuovaných podnikových sieťach a prispôsobiť rozhranie pracoviska používateľa.
DIS: systémy		Dokumentovo orientované podnikové informačné systémy (DIS: systems). Automatizácia dokumentačnej podpory manažmentu (DOU). Dokumentovo orientované podnikové informačné systémy (DIS: systems) poskytujú zvýšenie efektivity činností riadenia automatizáciou podpory dokumentácie manažmentu (DOI). DIS: systémy sú flexibilné, implementované na rôznych platformách a majú pohodlnú modulárnu štruktúru. K dnešnému dňu boli vyvinuté nasledujúce moduly: DIS: trieda - elektronická kancelária „Popoluška“ - je technológia klasickej kancelárskej práce s komplexnou kontrolou vykonávania dokumentov a umožňuje vám zautomatizovať hlavné funkcie kancelárie, všeobecného alebo organizačného oddelenia - registrácia, spracovanie a kontrola vykonávania dokumentov. DIS: library - Library - automatizovaný systém na údržbu knižníc a archívov elektronických dokumentov. Umožňuje organizovať knižnice dokumentov podľa funkčných oblastí činnosti, knižnice informačné materiály, formuláre a štandardné formuláre. Pracuje s textovými, grafickými, zvukovými a video materiálmi. DIS: príjem - Obchodná pošta je automatizovaný systém na spracovanie elektronickej korešpondencie organizácie. DIS: manažér - Objednávky - automatizovaný systém na dokumentáciu a monitorovanie vykonávania objednávok. DIS: contact - Dossier je automatizovaný systém na zhromažďovanie informácií o kontaktoch a udalostiach, organizáciách, projektoch a priebehu ich implementácie. DIS: spisovateľ - Príprava dokumentov - automatizovaný systém na prípravu a schvaľovanie dokumentov. Moduly DIS: užívatelia - Používatelia, DIS: štruktúra - Štruktúra a DIS: asistent - Pracovná stanica sú navrhnuté tak, aby riešili administratívne problémy.
BOSS-referent		Elektronický systém správy dokumentov (na platforme Lotus Notes / Domino). „BOSS-Referent“ je elektronický systém na správu dokumentov, softvérový balík vyvinutý na platforme Lotus Notes / Domino. „BOSS-Referent“ vám umožňuje vybudovať plnohodnotný systém na správu podnikových procesov spracovania dokumentov a kontrolu nad ich implementáciou a je krokom k vybudovaniu systému riadenia znalostí organizácie. Komponenty systému sú: - podnikový systém správy elektronických dokumentov; - vstavaný e-mail; - prostriedky prístupu k externým systémom elektronickej pošty, globálnym počítačovým sieťam. Systém používa rôzne databázy na dokumenty, udalosti, správy atď. - na prípravu, distribúciu a uchovávanie interných regulačných a administratívnych informácií; - vytvárať a kontrolovať objednávky; - plánovať a optimalizovať prácu vo vzťahu ku kontaktom s externými organizáciami; - kontrolovať zmluvy; - pracovať s firemnými, ekonomickými a politickými správami. Na spoločnú diskusiu o rôznych problémoch v pracovná skupina používa sa konferenčný režim.
Tok dokumentov EVFRAT	Kognitívne technológie	Systém riadenia informačných tokov a dokumentov organizácie. Systém „EVFRAT-Document Management“ vám umožňuje vybudovať plnohodnotný systém na správu informačných tokov a dokumentov organizácie a tiež obsahuje všetky potrebné nástroje na úspešnú automatizáciu obehu dokumentov akejkoľvek spoločnosti bez ohľadu na počet a forma vlastníctva. Systém je navrhnutý tak, aby fungoval v rámci malého oddelenia aj v rámci celej organizácie so komplexnou schémou informačných tokov. „EVFRAT-Document Management“ je flexibilné a ľahko sa nastavuje. Spolu s hotovými riešeniami sa ponúka aj kompletná sada nástrojov na úspešné prispôsobenie sa osobitostiam akejkoľvek spoločnosti. Program - zabezpečuje registráciu, uchovávanie a získavanie dokumentov; - pracuje s dokumentmi v papierovej alebo elektronickej forme; - kontroluje priebeh vykonávania príkazov; - generuje rôzne protokoly a správy, má interný poštový systém; - poskytuje možnosť vzdialenej práce so systémom prostredníctvom bežnej užívateľskej pracovnej stanice alebo prostredníctvom „tenkého“ klienta (MS Internet Explorer); - umožňuje vzdialenú správu systému; - zaisťuje bezpečnosť práce prostredníctvom internetu pomocou špeciálneho modulu na identifikáciu používateľov.
	Kognitívne technológie	Je určený na organizáciu dokumentačnej podpory manažmentu. Verzia Euphrates @Soho implementuje elektronický archív. Poskytuje vstup a vyhľadávanie potrebné dokumenty; umožňuje vytvárať a spravovať elektronické archívy dokumentov rôznych typov, dokonca aj zvukových a obrazových; obchod stiahnutý z internetových stránok. Verzia „Euphrates Office“ je univerzálny systém na správu dokumentov, ktorý vám umožňuje pracovať s oboma papierové dokumenty a s elektronickými dokumentmi a formulármi. Systém podporuje funkcie zadávania, registrácie, prezerania, vyhľadávania, exportu, tlače dokumentov, ako aj vytváranie elektronických archívov, správ a zabezpečenie kontroly a výkonnej disciplíny. Aby bola zaistená tímová práca, bola implementovaná architektúra servera Euphrates Client Server.
		Podnikový systém správy dokumentov. Navrhnuté na zvýšenie efektivity kolektívnej práce zamestnancov s archívmi elektronických dokumentov a kontrolou výkonnostnej disciplíny. „1C: Archive“ je celopodnikový systém správy dokumentov, ktorého cieľom je zvýšiť efektivitu kolektívnej práce zamestnancov pomocou archívov elektronických dokumentov a kontroly výkonnej disciplíny. 1C: Archív umožňuje: - organizovať centralizované úložisko všetkých dokumentov organizácie, štruktúrovať ich podľa rubrík zložiek a poskytovať kolektívny prístup pre zamestnancov v miestnej sieti aj na internete; - vydávať objednávky, vyberať účinkujúcich alebo skupiny výkonných umelcov, určovať termíny a automaticky zasielať zamestnancom oznámenia o príchode nových objednávok; - uložiť všetky verzie dokumentov a kedykoľvek sa vrátiť k požadovanej verzii alebo porovnať akékoľvek dve verzie dokumentov; - vykonať vyhľadávanie podľa podrobností registračnej karty a podľa obsahu (fulltextové vyhľadávanie), pričom sa vezme do úvahy morfológia ruského jazyka; - spravovať používateľské práva a inštalovať rôzne práva prístup k rubrikám priečinkov a dokumentom v nich obsiahnutých pre rôznych používateľov; - používať technológiu „WebPortal“ na dynamické publikovanie archívov dokumentov na internete a poskytovanie prístupu k dokumentom pomocou bežných webových prehliadačov pre klientov, vzdialené kancelárie alebo zamestnancov pomocou modemu.

Niektoré zahraničné systémy podpory dokumentácie

	Výrobca	Stručný opis
		Aplikácia klient-server na prácu s dokumentmi. Hummingbird DOCS Open je aplikácia klient-server na báze systému Windows, ktorá vám umožňuje organizovať centralizovaný dátový sklad. Obsahuje pokročilé nástroje pre vyhľadávanie, spoluprácu, správu verzií a nástroje zabezpečenia. - DOCS Open vám umožňuje ukladať, vyhľadávať a spravovať dokumenty. - DOCS RM poskytuje prácu so záznamami, rozširuje možnosti DOCS Open pre správu životného cyklu dokumentu. - Smerovanie DOCS vylepšuje možnosti spolupráce používateľov a umožňuje vám sledovať stav dokumentov. - DOCS Imaging uľahčuje prenos dokumentov z papierového do elektronického formátu a ďalšiu prácu s nimi. - DOCS Unplugged vám umožňuje pracovať s dokumentmi bezdrôtovo (na služobné cesty alebo bez prístupu k sieti). - DOCS Development Kit - objektovo orientovaný rámec na vytváranie vlastných aplikácií pre Hummingbird DOCS Open. - RocketLink pre AutoCAD vám umožňuje kombinovať AutoCAD s DOCS Open a pracovať s výkresmi, diagrammi, symbolmi atď.
Služby obsahu spoločnosti Panagon		Rodina programov na poskytovanie práce s dokumentmi vo veľkých podnikoch. Rodinné programy Služby obsahu spoločnosti Panagon sú určené na tvorbu, správu, prístupnosť a zabezpečenie, ako aj na dynamickú prácu s elektronickými dokumentmi. Implementované hlavné funkcie: - centralizované ukladanie dokumentov poskytuje spoluprácu na dokumentoch, ovládanie verzií dokumentov, zabezpečenie a včasný prístup, - jednoduchosť inštalácie a údržby práce, - škálovateľnosť, - vstavaný mechanizmus na zabezpečenie minimálneho času na spracovanie žiadostí, - 5 úrovní zabezpečenia, - podpora rôznych používateľských rozhraní, - pokročilé vyhľadávače, - podpora vytvárania a práce s komplexnými a zloženými dokumentmi, - podpora práce s externými dokumentmi, - pokročilé nástroje pre správu, - replikácia, - prevádzanie dokumentov na rôzne typy údajov, - Podpora ďalších fyzických úložných zariadení, zobrazovacích zariadení, zariadení na publikovanie na internete.
		Skupina aplikácií na podporu spolupráce a správy znalostí. Obchodné aplikácie: Obsahový management Livelink vám umožňuje vytvárať dátové objekty na ukladanie a používanie obsahu, vykonávať zmeny a spravovať všetky súčasti štruktúry dokumentu až po odseky a sekcie, spravovať vzťahy s dokumentmi, určovať dostupnosť dátových objektov a automatizovať proces vytvárania vlastných dokumentov. Správa záznamov iRIMS od Open Text poskytuje správu životného cyklu všetkých firemných dokumentov a ďalších informácií v papierovej a elektronickej podobe. Poskytuje prepojenie s inými aplikáciami na spracovanie informácií, integruje sa so systémami správy elektronickej pošty a elektronických dokumentov. Spolu s Livelink poskytuje vyhľadávanie, spoluprácu, správu dokumentov a správu pracovných tokov. - Podniková knižnica - Starostlivosť o zákazníka - e-katalógy - Engineering Change Mgmt. - Enterprise Collaboration - Extranety - Ľudské zdroje - Riadenie znalostí - Manažment vzdelávania - Programový manažment - Manažment kvality - Predaj a marketing - Riadenie zručností
		Systém správy obsahu (pre systém správy podnikových informácií). Hummingbird DM premieňa informácie uložené v dokumentoch na znalostnú bázu firmy. Systém vám umožňuje systematizovať a spravovať firemné dokumenty, zaisťuje s nimi spoločnú prácu, spracováva požiadavky od používateľov systému a tiež zaisťuje bezpečnosť informácií. Administrátori Hummingbird DM môžu konfigurovať štruktúru obsahu a tiež prispôsobiť systém, štruktúru ukladania dokumentov, formuláre dokumentov, importovať metadáta, integrovať systém s inými aplikáciami, vzdialene a centrálne konfigurovať používateľské rozhrania a spravovať stav dokumentov. Tiež môže pracovať v spojení s - Hummingbird RM - Hummingbird DM Extension pre AutoCAD - Hummingbird DM WorkFlow - Hummingbird Imaging - Webové publikovanie Hummingbird
Microsoft Exchange Server 2000		Platforma na odosielanie správ a spoluprácu. Microsoft Exchange Server slúži ako platforma pre e -maily, tímové plánovanie, spoluprácu a správu dokumentov a smerovanie dokumentov. Server Microsoft Exchange 2000, spolu s klientom Microsoft Outlook 2000, poskytuje spoľahlivú, škálovateľnú a ľahko spravovateľnú infraštruktúru pre zasielanie správ a spoluprácu, ktorá používateľom poskytuje prístup k znalostnej základni. Microsoft Exchange 2000 plne integrovaný s operačným systémom Microsoft Windows 2000 a je určený pre organizácie všetkých veľkostí: od malých organizácií po najväčšie geograficky distribuované podniky. Moderný úložný systém pre webové zdroje Microsoft Web Storage System umožňuje kombinovať spoľahlivosť a škálovateľnosť Microsoft Exchange 2000 s prístupnosťou a otvorenosťou internetu, čím poskytuje pokročilé úložisko znalostí a platformu pre podnikové aplikácie. Konferenčný server Konferenčný server Exchange 2000 je platforma pre plnohodnotné informačné, zvukové a video konferenčné služby, ktorá otvára nové možnosti spolupráce.
Novell GroupWise 6		Nástroj na odosielanie správ a organizáciu spolupráce v jednom sieťovom prostredí, ako aj na spoluprácu. GroupWise 6- nástroj na odosielanie správ a organizáciu spolupráce v jednom sieťovom prostredí, ako aj riešenie spolupráce. GroupWise 6 Zvyšuje produktivitu organizácie zrýchlením reakcie, rozšírením oblasti spolupráce, zaistením bezpečných interakcií s dodávateľmi a zákazníkmi a správcom dáva možnosť prispôsobiť technológiu podľa úloh a obchodných cieľov. Hlavné výhody: - zvýšenie efektivity a zrýchlenie reakcie zamestnancov organizácie (prístup k informáciám a harmonogramom, schopnosť ľahko a rýchlo kontaktovať zamestnancov); - jednoduchá správa vďaka integrácii s najnovšími produktmi radu sieťových služieb Novell (jeden adresár NDS eDirectory a Novell DirXML); - jednoduchosť správy systému odkiaľkoľvek pomocou webového prehliadača alebo bezdrôtového zariadenia; - vysoká škálovateľnosť (Smart Caching - inteligentné ukladanie do pamäte cache - umožňuje správcom podporovať viac používateľov na jednom serveri); - zabezpečenie dôvernosti a dostupnosti informácií (autentifikačné nástroje, podpora priemyselné štandardy Secure Sockets Layer (SSL), Secure Multipurpose Internet Mail Extension (S / MIME) and Public Key Infrastructure (PKI), Novell Cluster Services, inteligentné zálohovanie a obnovovanie, viacvláknové riadenie databázy); - Jednoduchšie vytváranie sietí (flexibilné a integrované zasielanie e -mailov, skupinové plánovanie, kalendár, úlohy, správa kontaktov a dokumentov pre tradičných, webových a bezdrôtových klientov, správa poštových schránok); - pokročilé funkcie správy dokumentov (kontrola verzií, mechanizmy nahlasovania, nástroje na správu, indexovanie plného textu a tesná integrácia s najpopulárnejšími dnešnými aplikáciami); - Podporuje protokol Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4), Post Office Protocol 3 (POP3) a ďalšie štandardy, ako aj protokol NNTP (Network News Transfer Protocol) a protokol LDAP (Lightweight Directory Access Protocol).
Lotus Domino.Doc		Moderné riešenie pre správu dokumentov v distribuovanom prostredí. Moderné riešenie pre správu dokumentov v distribuovanom prostredí. Domino.Doc založené na distribuovanej webovej architektúre. Domino.Doc sú súčasťou IBM Enterprise Document Management Suite (EDMSuite). Hlavné vlastnosti a výhody: - všetky funkcie pre správu dokumentov (registrácia prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov, ukladanie verzií dokumentov, vytváranie profilov dokumentov, intuitívna hierarchia kontajnerov, nástroje na textové vyhľadávanie a vyhľadávanie informácií v plnom rozsahu, práca so zvukovými a obrazovými údajmi, grafickými obrázkami atď.); - bezpečnosť a odolnosť (priemyselné nástroje zabezpečenia a šifrovania, nástroje na identifikáciu používateľov, nástroje RSA a SSL); - Jednoduchá inštalácia (inštalácia bezprostredne po doručení, okamžité vytvorenie pohodlného a bezpečného pracovného prostredia, definícia skupiny, jednoduché a intuitívne používateľské rozhranie); - škálovanie (pre distribuovaný podnik, podpora internetových technológií, intranetu, extranetu, ako aj mobilných a odpojených používateľov pomocou replikácie); - otvorenosť a rozšíriteľnosť (schopnosť pracovať s webovými prehliadačmi, klientmi Notes a aplikáciami Windows, kompatibilita so štandardom ODMA).

Ak budete postupovať podľa písmena normy pre návrh referenčný rámec, požiadavky, ktoré môže typický užívateľ urobiť na typický systém správy elektronických dokumentov, je možné opísať nasledovne.

Systém elektronickej správy dokumentov musí:

poskytovať spoľahlivé ukladanie dokumentov a ich popisov;

zaistiť životný cyklus dokumentu (jeho tvorba, uchovávanie verzií, publikovanie, blokovanie prístupu k zaistenému dokumentu, prenos dokumentu na uloženie do archívu);

umožňujú užívateľovi priradiť rôzne druhy dokumentov, vytvárať a upravovať karty;

udržiavať hierarchiu kategórií pre efektívne vyhľadávanie dokumentov;

vyhľadávať dokumenty na základe informácií z karty, ako aj úplného textu;

zabezpečiť oddelenie prístupu k dokumentom na úrovni jednotlivých používateľov, na základe rolí a na základe hierarchická štruktúra organizácie;

podpora technológie HSM;

zaznamenávať všetky udalosti súvisiace s prácou používateľov a samotného systému; sú potrebné pokročilé nástroje správy;

podpora vzdialeného prístupu k informáciám.

Pokročilé systémy by mali podporovať:

klastrové technológie na zaistenie bezproblémovej prevádzky;

geograficky distribuované organizácie;

šifrovacie algoritmy na ukladanie a prenos údajov;

digitálny podpis.

Požiadavky na architektúru:

prítomnosť vyhradeného aplikačného servera;

prítomnosť tenkého klienta; podpora prístupu k dokumentom pomocou prehliadača.

multiplatformová pre škálovateľnosť;

Požiadavky na otvorenosť a integráciu s inými systémami:

integrácia s nástrojmi na streamovanie zadávania dokumentov;

integrácia s kancelárskymi aplikáciami;

integrácia s e -mailom;

dostupnosť vyvinutého programovacieho rozhrania (API);

integrácia so štandardnými adresárovými službami (napríklad LDAP) na údržbu a synchronizáciu zoznamu používateľov systému;

schopnosť prispôsobiť používateľské rozhranie konkrétnym úlohám;

schopnosť doplniť systém vlastnými špecializovanými komponentmi;

V prípade použitia externej databázy na ukladanie atribútov dokumentu je potrebné mať podrobný popis štruktúry údajov a nástrojov na prácu s rôznymi databázami DBMS.

Tvorba komponentov systémov elektronickej správy dokumentov

Komponentová architektúra systému správy elektronických dokumentov je znázornená na obrázku 1. Hlavnými prvkami architektúry sú:

Client Workplace - Používateľské rozhranie a komponenty ovládania. Application Server - serverové komponenty na vykonávanie obchodnej logiky systému. Databázový server - komponenty na ukladanie údajov a prístup.

Komponenty systému správy elektronických dokumentov interagujú s inými systémami prostredníctvom softvérového rozhrania interakcie EDMS, ostatné systémy naopak interagujú so systémom správy elektronických dokumentov prostredníctvom softvérového rozhrania EDMS.

Ryža. 4

Táto kapitola skúmala základné pojmy, typy a metódy organizácie pracovného toku, ako aj elektronický pracovný tok, klasifikáciu a zásady. Všeobecné informácie o elektronických systémoch správy dokumentov, klasifikácii a požiadavkách. Teraz sa obrátime na kontrolu a výber elektronických systémov na správu dokumentov.

Požiadavky na EDMS ministerstva telekomunikácií a masovej komunikácie Ruska

Požiadavky na rýchlosť EDMS

Požiadavky na zaznamenávanie všetkých transakcií v EDMS

Požiadavky na funkčnosť EDMS

Skúmanie hodnoty a archívne úložisko v EDMS

Používanie elektronických systémov na správu dokumentov (EDMS) sa začalo v polovici 90. rokov minulého storočia. Zavedenie EDMS v národnom meradle sa však rozšírilo až za posledných päť rokov. Hlavným stimulom tu bolo nariadenie vlády Ruskej federácie z 12.02.2011 č. 176-r, ktoré schválilo akčný plán prechodu federálne orgány výkonná moc o toku bezpapierových dokumentov a uznesení vlády Ruskej federácie zo dňa 06.09.2012 č. 890 „O opatreniach na zlepšenie toku elektronických dokumentov vo vládnych orgánoch“.

Aj keď sa EDMS používal výlučne ako vnútroinštitucionálne systémy, ich rozmanitosť a vzájomná kompatibilita neboli významným problémom. Ale so začiatkom prechodu na jeden informačný priestor sa dostáva do popredia organizácia medzirezortnej správy elektronických dokumentov, potreba zjednotiť EDMS, zabezpečiť ich kompatibilitu s národnými systémami výmeny dokumentov, elektronickej interakcie a archivovania. Čiastočne na riešenie problémov s interakciou Systémy EDMS odoslané na GOST R 53898-2010. "Elektronické systémy správy dokumentov." Interakcia systémov správy dokumentov. Požiadavky na e -mail “.

„Požiadavky na informačné systémy správa elektronických dokumentov ... “sú určené pre federálne výkonné orgány, ale v súlade s čl. 11 federálneho zákona č. 149-FZ z 27. júla 2006 sa vzťahuje aj na iné štátne orgány a orgány miestna vláda... Komerčné organizácie majú právo organizovať EDMS podľa vlastného uváženia, ale vzhľadom na úlohu štátu v našej krajine sú spravidla všetky veľké a stredné obchodné organizácie sa riadia pravidlami stanovenými štátom pre uľahčenie interakcie so štátnymi orgánmi.

Uvažujme o najzaujímavejších ustanoveniach požiadaviek ... ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska.

„Požiadavky na informačné systémy správy elektronických dokumentov ...“ určujú minimálny súbor funkcií, ktoré musia byť v EDMS prítomné, ako aj požiadavky na organizáciu používania EDMS v inštitúcii.

Jednou z hlavných požiadaviek na EDMS je jeho škálovateľnosť, pokiaľ ide o počet prepojených pracovísk, ako aj počet dokumentov obsiahnutých v EDMS. Na to treba myslieť moderné systémy správu dokumentov používajú takmer všetci zamestnanci organizácie pracujúci s dokumentmi a všeobecným trendom je používanie stacionárnych pracovných staníc a prístup k dokumentom z mobilných zariadení, vzdialený prístup do systému. Podľa počtu dokumentov uložených v EDMS je potrebné mať na pamäti, že keďže systém ukladá nielen konečné spustené a podpísané dokumenty, ale aj prechodné pracovné verzie, počet súborov, návrhov dokumentov a dokumentov prijatých v EDMS je niekoľkonásobne vyšší za rok celkový počet dokumentov zaregistrovaných predškolskou vzdelávacou inštitúciou (prichádzajúce, odchádzajúce a interné). Požiadavky stanovujú, že EDMS musí zabezpečiť uchovávanie všetkých dokumentov po dobu najmenej 5 rokov, ale v praxi je potrebné zamerať sa na obdobie najmenej 10-15 rokov, pretože toto je obdobie, počas ktorého sa dokumenty v elektronický formulár sa naďalej aktívne používa, najmä že s. 20 s. f) rovnaké požiadavky ustanovujú možnosť uchovávania dokumentov až na sto rokov.

Dôležitým parametrom EDMS je jeho výkon. Ak hardvérový a softvérový komplex (server EDMS) nie je dostatočne účinný pre daný počet používateľov súčasne pracujúcich v systéme a (alebo) pre daný objem databázy (počet dokumentov v systéme), zamestnanci budú musieť počkať na otvorenie karty dokumentu alebo samotného dokumentu preto produktivita zamestnancov klesá. Požiadavky preto obsahujú časové parametre, ktoré musia zodpovedať výkonu EDMS:

- čas získania prístupu k EDMS - nie viac ako tri sekundy;

- čas získania prístupu na kartu vytvorenú počas registrácie dokumentu a obsahujúcu údaje opisujúce kontext, obsah, štruktúru dokumentu, činnosti vykonané s dokumentom počas prípravy, zvažovania, vykonávania a uchovávania, ako aj identifikačné údaje ( metadáta) - nie viac ako päť sekúnd ...

Na akomkoľvek systéme môže dôjsť k zlyhaniu, softvéru aj hardvéru. Zlyhanie EDMS však vedie k nemožnosti pracovať s dokumentmi všetkých zamestnancov organizácie, preto požiadavky stanovujú prísny rámec pre prestoje v prípade zlyhaní a reštartov EDMS - nie viac ako 30 minút. EDMS by mal tiež poskytovať automatické upozornenie používateľov na zlyhanie systému. V prvom rade spravidla nastavia automatické upozornenie prostredníctvom SMS a e-mailu pre správcu a technológa EDMS.

Ďalšou bežnou situáciou je, že z nejakého dôvodu je dokument poškodený alebo omylom vymazaný používateľom. Požiadavky stanovujú, že v tomto prípade musí byť elektronický dokument obnovený zo záložnej kópie do 30 minút. Organizácia musí v súlade s požiadavkami mať v EDMS uloženú aspoň jednu záložnú kópiu elektronických dokumentov. V praxi sú však na zaistenie bezpečnosti vytvorené najmenej dve zálohy, najlepšie na rôzne médiá... To minimalizuje riziko straty elektronických dokumentov.

Faktor spoľahlivosti EDMS musí byť najmenej 0,98.

Ďalším ukazovateľom je úroveň ochrany EDMS pred neoprávneným prístupom. V prípade vládnych agentúr, ktoré pracujú s obmedzenými dokumentmi, musí ísť o certifikáciu aspoň triedy 1G. Vzhľadom na vysoké náklady na vytvorenie a prevádzku zabezpečeného EDMS sa však spravidla pokúšajú pracovať s dokumentmi s obmedzeným prístupom v tradičnom režime, na papieri, pretože spravidla predstavujú malú časť dokumentov organizácie. Na prácu s takýmito dokumentmi sú inak nainštalované zvyčajne vyhradené počítače alebo dokonca samostatná zabezpečená sieť, ktorá nemá pripojenie k otvorenej počítačovej sieti a internetu. V tomto prípade sa však počíta aj s prácou s dokumentmi na úrovni EAE, ale v žiadnom prípade s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

Hlavná časť „Požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov ...“ je opis toho, ako by sa v EDMS mali budovať procesy správy dokumentov.

Zdôrazňuje sa, že EDMS by mal poskytovať prácu so všetkými druhmi a kategóriami dokumentov a návrhov dokumentov organizácie.

Použitý EDMS vládne agentúry, musí zabezpečiť interakciu so systémami medzirezortnej správy elektronických dokumentov (MEDO), medzirezortnej elektronickej interakcie (SMEV) a ďalšími informačnými systémami.

Práca EDMS musí byť v súlade s ustanoveniami GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky", Vrátane oblasti zaistenia pravosti, integrity a spoľahlivosti elektronického dokumentu, ako aj pravidiel kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 15.06.2009 č. 477 ( body 9 a 11 požiadaviek).

EDMS by mal poskytovať všetky hlavné pracovné postupy v kancelárii:

Uloženie dokumentu alebo informácie o dokumente (koncepčnom dokumente) do EDMS (jeho registrácia alebo v zmysle požiadaviek vloženie dokumentu do systému):

Prinášanie dokumentu výkonnému umelcovi (používateľovi EDMS)

Schválenie dokumentu

Podpis dokumentu

Prenos (odoslanie) dokumentu;

„Ukladanie a účtovanie dokumentov v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, ako aj kontrola výkonnej disciplíny, príprava referenčných materiálov a odpisovanie dokumentov do archívu“, to znamená kontrola vykonávania, informácií a referenčné práce, súčasné skladovanie a účtovníctvo vrátane prípravy podkladov na prenos do štátneho archívu alebo depozitára.

Funkciou systému automatickej práce v kancelárii je prítomnosť funkcie na zaznamenávanie všetkých akcií používateľa a udalostí systému. Inými slovami, všetko, čo sa deje v EDMS - dokument je vytvorený alebo zaregistrovaný, súbor je jednoducho zobrazený, je vykonaná úprava - všetky tieto informácie sú uložené v súboroch špeciálnych služieb, čo vám umožňuje vždy povedať, kto a kedy sa zobrazuje alebo riadi dokument (dokumentová karta). Samostatne je v Požiadavkách predpísané povinné stanovenie dátumu a času vloženia dokumentu do systému. Tieto informácie sú zaznamenané na registračnej karte (metaúdaje dokumentu) aj v kontrolných informáciách (akčný protokol v EDMS).

V súlade s odsekom 17 požiadaviek sú informácie o všetkých akciách vykonaných s dokumentmi alebo súbormi dokumentov, návrhmi dokumentov, registračným preukazom (metadátami) zaznamenávané. Táto informácia:

o používateľovi EDMS FOIV, ktorý akciu vykonal;

dátum a čas akcie;

o zadávaní dokumentov, návrhoch dokumentov do EDMS;

o pohybe oddielu (podsekcie) v klasifikačnej schéme;

o zmenách v pokynoch na doby uchovávania a následných akciách s dokumentmi;

o úkonoch vykonaných správcom EDMS FOIV pri skúmaní hodnoty dokumentu, vykonaných v súlade s federálnym zákonom z 22.10.2004 č. 125-FZ „Dňa archívne záležitosti V Ruskej federácii “;

o uložení a zrušení zákazu zničenia časti (pododdielu) klasifikačnej schémy;

akákoľvek zmena alebo zničenie metaúdajov používateľom EDMS;

o zmenách v prístupových právach k dokumentom;

o prenose dokumentov;

o zničení dokumentov;

o tlači dokumentu alebo metadát.

Inými slovami, EDMS by mal umožniť kedykoľvek získať informácie o tom, kto a kedy otvoril, zobrazil, upravil dokument alebo registračný preukaz, ako aj to, s akými dokumentmi konkrétny zamestnanec pracoval.

Požiadavky ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie rozdeľujú kancelárske procesy podporované EDMS do týchto skupín:

a) spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich papierových dokumentov vytvorených alebo prijatých organizáciou a zaradených do EDMS FOV registráciou, skenovaním a vytváraním elektronického obrazu dokumentov (vrátane dokumentov prijatých prostredníctvom poštových, telekomunikačných a kuriérskych komunikácií);

b) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných prostredníctvom medzirezortného systému správy elektronických dokumentov;

c) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných pomocou medzirezortného systému elektronickej interakcie;

d) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných elektronickou poštou;

e) spracovanie interné dokumenty v EDMS.

V organizáciách, ktoré nie sú vládnymi agentúrami, položky b) a c) chýbajú, dokumenty sa prijímajú iba prostredníctvom tradičných komunikačných kanálov alebo e-mailom.

V prípade prijatia dokumentu na papieri zahŕňa vloženie dokumentu do EDMS jeho registráciu, skenovanie a vytvorenie elektronického obrazu dokumentu.

Organizácia môže schváliť a zahrnúť do pokynov k dokumentácii zoznam dokumentov, pre ktoré je zakázané vytvárať ich elektronické obrázky, napríklad dokumenty s pečiatkou z drevotriesky označené ako „osobné“, dôverné dokumenty atď. V prípade prijatia takého dokumentu je zaregistrovaný v EDMS, ale jeho elektronický obraz sa nevytvorí.

Pri projektoch elektronických dokumentov je v každom štádiu ich vytvárania, schvaľovania a podpisovania obsah dokumentu stanovený vytvorením verzií dokumentov a ich priložením na kartu dokumentu.

ERMS musí podporovať pripojenie akéhokoľvek formátu súboru k registračnej karte. Je to dôležité, pretože EDMS sa zvyčajne používa mnoho rokov a počas tejto doby sa môžu objaviť nové verzie programov a podľa toho aj formáty súborov, ktoré musí EDMS tiež podporovať. EDMS by mal umožniť vstup do systému a registráciu súborov dokumentov, aj keď aplikácia, v ktorej bol dokument vytvorený, nie je prítomná na tomto pracovisku (nie je nainštalovaná). Súčasne niektoré z najbežnejších formátov musí byť EDMS schopný nevyhnutne zobrazovať. Sú to pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS by mal umožniť umiestnenie dokumentov do hierarchickej schémy pozostávajúcej z oddielov a pododdielov, v súlade s ktorou je organizovaná systematizácia a organizácia uchovávania dokumentov v EDMS (schéma klasifikácie). Malo by sa pamätať na to, že fyzické dokumenty sú na server (úložný systém) umiestnené v poradí určenom vnútornou konfiguráciou a zásadami ukladania súborov v tomto EDMS a klasifikačná schéma je iba pole na registračnej karte, ktoré vám umožňuje rýchlo nájsť dokumenty podľa klasifikačných kritérií.

Klasifikačná schéma je zvyčajne založená na nomenklatúre záležitostí organizácie.

V registračnom formulári EDMS musia byť určené tie polia, ktoré je potrebné vyplniť. Pri zadávaní dokumentu musí EDMS požiadať používateľa, aby vyplnil požadované polia (metadáta) (článok 13 požiadaviek).

Pri odosielaní dokumentov tradičnými metódami (na papier) EDMS zabezpečuje pretlač obálok a tlač zoznamov adries.

V súlade so stanovenými dobami uchovávania by EDMS mal poskytovať tieto akcie:

uchovajte dokument natrvalo;

vykonať preskúmanie hodnoty dokumentov;

po dokončení kalendárny rok vytvárať dokumenty v predpísanej forme: zákon o alokácii na zničenie dokumentov (sekcií) s vypršanými lehotami uloženia a súpis dokumentov s trvalým a dlhodobým (nad 10 rokov) uchovávacím obdobím;

prideliť dokumenty na zničenie (vymazať zo systému) a zároveň uložiť informácie o pridelení dokumentov na zničenie v EDMS;

prenos dokumentov na uloženie do iného úložiska (automatizovaný systém) vrátane exportu ročných sekcií dokumentov trvalého úložiska na ich prenos do štátnych archívov na uloženie a export ročných sekcií personálnych dokumentov na prenos personálnych dokumentov do archívov.

V praxi prenos do štátneho úložiska vyžaduje zaistenie kompatibility EDMS podľa formátu exportu ročnej sekcie s softvérový balík « Archívny fond„Používa sa v štátnych a obecných archívoch.

Požiadavky obsahujú ustanovenie o zabezpečení skladovacích období s trvaním najmenej sto rokov. V súčasnosti sú však tieto technológie vo fáze vývoja a autor si nie je vedomý žiadneho systému EDMS, ktorý by mohol legálne poskytovať také dlhé doby uchovávania. významné dokumenty v elektronickej forme.

Uvažované požiadavky ministerstva telekomunikácií a masovej komunikácie Ruskej federácie dopĺňajú funkčné požiadavky archívu a správy dokumentov vyvinuté spoločnosťou VNIIDAD pre informačné systémy, ktoré v tomto procese zabezpečujú tok elektronických dokumentov. vnútorné činnosti federálne výkonné orgány “. Sú dôležité tak pre kancelárskych pracovníkov, ako aj pre zamestnancov oddelení IT, ktorí zabezpečujú implementáciu alebo konfiguráciu systémov elektronickej správy kancelárií a správy dokumentov (EDMS).

Všeobecne platí, že zvažované „Požiadavky na informačné systémy správy elektronických dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracúvať oficiálne informácie o obmedzenej distribúcii prostredníctvom týchto systémov“, možno a mali by sa používať nielen vo fáze výberu, implementácie a počiatočného nastavenia EDMS, ale aj na analýzu už fungujúcich EDMS s cieľom určiť súlad EDMS používaného v konkrétnej organizácii s modernými požiadavkami. 5 Registrované na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie 09.08.2010, registračné číslo 18380.

Používanie elektronických systémov na správu dokumentov (EDMS) sa začalo v polovici 90. rokov minulého storočia. Zavedenie EDMS v národnom meradle sa však rozšírilo až za posledných päť rokov. Hlavným stimulom tu bolo nariadenie vlády Ruskej federácie z 12.02.2011 č. 176-r, ktoré schválilo Akčný plán prechodu federálnych výkonných orgánov na tok bezpapierových dokumentov a nariadenie vlády Ruskej federácie z 06.09.2012 č. 890 „O opatreniach na zlepšenie toku elektronických dokumentov vo vládnych orgánoch“ ...

V súlade s vyššie uvedeným Akčným plánom Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie „Požiadavky na informačné systémy správy elektronických dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovania prostredníctvom týchto systémov oficiálne informácie o obmedzenej distribúcii “boli pripravené a schválené. 2

Aj keď sa EDMS používal výlučne ako vnútroinštitucionálne systémy, ich rozmanitosť a vzájomná kompatibilita neboli významným problémom. Ale so začiatkom prechodu na jeden informačný priestor sa dostáva do popredia organizácia medzirezortnej správy elektronických dokumentov, potreba zjednotiť EDMS, zabezpečiť ich kompatibilitu s národnými systémami výmeny dokumentov, elektronickej interakcie a archivovania. GOST R 53898-2010 je čiastočne zameraný na riešenie problémov interakcie systémov EDMS. "Elektronické systémy správy dokumentov." Interakcia systémov správy dokumentov. Požiadavky na e -mail “.

„Požiadavky na informačné systémy správy elektronických dokumentov ...“ sú určené federálnym výkonným orgánom, ale v súlade s čl. 11 federálneho zákona č. 149-FZ z 27. júla 2006 sa vzťahuje aj na iné štátne orgány a orgány miestnej samosprávy. Komerčné organizácie majú právo organizovať EDMS podľa vlastného uváženia, ale vzhľadom na úlohu štátu v našej krajine sa spravidla všetky veľké a stredné obchodné organizácie riadia pravidlami stanovenými štátom pre uľahčenie interakcie s štátnych orgánov.

Tieto požiadavky sú rámcového charakteru, a preto v roku 2013 na príkaz Federálnej archívnej agentúry All-Russian Research Institute of Records Management and Archival Affairs (VNIIDAD) vyvinul „Funkčné požiadavky na správu archívov a záznamov na informačné systémy poskytujúce elektronické Obeh dokumentu v procese vnútorných činností federálnych orgánov výkonných orgánov “. 3

Uvažujme o najzaujímavejších ustanoveniach požiadaviek ... ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska.

Jednou z hlavných požiadaviek na EDMS je jeho škálovateľnosť, pokiaľ ide o počet prepojených pracovísk, ako aj počet dokumentov obsiahnutých v EDMS. Je potrebné mať na pamäti, že moderné systémy správy dokumentov používajú takmer všetci zamestnanci organizácie, ktorí pracujú s dokumentmi, a všeobecným trendom je používanie stacionárnych pracovných staníc a prístup k dokumentom z mobilných zariadení, vzdialený prístup do systému. Podľa počtu dokumentov uložených v EDMS je potrebné mať na pamäti, že keďže systém ukladá nielen konečné spustené a podpísané dokumenty, ale aj prechodné pracovné verzie, počet súborov, návrhov dokumentov a dokumentov prijatých v EDMS je niekoľkonásobne vyšší za rok celkový počet dokumentov zaregistrovaných predškolskou vzdelávacou inštitúciou (prichádzajúce, odchádzajúce a interné). Požiadavky stanovujú, že EDMS musí zabezpečiť uchovávanie všetkých dokumentov po dobu najmenej 5 rokov, ale v praxi je potrebné zamerať sa na obdobie najmenej 10-15 rokov, pretože toto je obdobie, počas ktorého sa dokumenty v elektronický formulár sa naďalej aktívne používa, najmä že s. 20 s. f) rovnaké požiadavky ustanovujú možnosť uchovávania dokumentov až na sto rokov.

čas získania prístupu k EDMS - nie viac ako tri sekundy;
čas získania prístupu na kartu vytvorenú počas registrácie dokumentu a obsahujúcu údaje opisujúce kontext, obsah, štruktúru dokumentu, činnosti vykonané s dokumentom počas prípravy, zvažovania, vykonávania a uchovávania, ako aj identifikačné údaje (metadáta) ) - nie viac ako päť sekúnd.

Ďalšou bežnou situáciou je, že z nejakého dôvodu je dokument poškodený alebo omylom vymazaný používateľom. Požiadavky stanovujú, že v tomto prípade musí byť elektronický dokument obnovený zo záložnej kópie do 30 minút. Organizácia musí v súlade s požiadavkami mať v EDMS uloženú aspoň jednu záložnú kópiu elektronických dokumentov. V praxi sú však na zaistenie bezpečnosti vytvorené najmenej dve zálohy, najlepšie na rôznych médiách. To minimalizuje riziko straty elektronických dokumentov.

Faktor spoľahlivosti EDMS musí byť najmenej 0,98.

Hlavná časť „Požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov ...“ je opis toho, ako by sa v EDMS mali budovať procesy správy dokumentov.

Zdôrazňuje sa, že EDMS by mal poskytovať prácu so všetkými druhmi a kategóriami dokumentov a návrhov dokumentov organizácie.

EDMS používaný vládnymi agentúrami musí zabezpečiť interakciu so systémami medzirezortného riadenia elektronických dokumentov (MEDO), medzirezortného elektronického styku (SMEV) a inými informačnými systémami.

Práca EDMS musí byť v súlade s ustanoveniami GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky “, a to aj v oblasti zaistenia pravosti, integrity a spoľahlivosti elektronického dokumentu, ako aj pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 15.06.2009 č. 477 (body 9 a 11 požiadaviek).

EDMS by mal poskytovať všetky hlavné pracovné postupy v kancelárii:

Uloženie dokumentu alebo informácie o dokumente (koncepčnom dokumente) do EDMS (jeho registrácia alebo v zmysle požiadaviek vloženie dokumentu do systému):

prinesenie dokumentu výkonnému umelcovi (používateľovi EDMS)
schválenie dokumentu
podpis dokumentu
prenos (odoslanie) dokumentu;
„Ukladanie a účtovanie dokumentov v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, ako aj kontrola výkonnej disciplíny, príprava referenčných materiálov a odpisovanie dokumentov do archívu“, to znamená kontrola vykonávania, informácií a referenčné práce, súčasné skladovanie a účtovníctvo vrátane prípravy podkladov na prenos do štátneho archívu alebo depozitára.

o používateľovi EDMS FOIV, ktorý akciu vykonal;
dátum a čas akcie;
o zadávaní dokumentov, návrhoch dokumentov do EDMS;
o pohybe oddielu (podsekcie) v klasifikačnej schéme;
o zmenách v pokynoch na doby uchovávania a následných akciách s dokumentmi;
o krokoch, ktoré vykonal správca EDMS FOIV počas skúmania hodnoty dokumentu, vykonaných v súlade s federálnym zákonom z 22.10.2004 č. 125-FZ „O archívnych záležitostiach v Ruskej federácii“;
o uložení a zrušení zákazu zničenia časti (pododdielu) klasifikačnej schémy;
akákoľvek zmena alebo zničenie metaúdajov používateľom EDMS;
o zmenách v prístupových právach k dokumentom;
o prenose dokumentov;
o zničení dokumentov;
o tlači dokumentu alebo metadát.

Požiadavky ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie rozdeľujú kancelárske procesy podporované EDMS do týchto skupín:

b) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných prostredníctvom medzirezortného systému správy elektronických dokumentov;

c) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných pomocou medzirezortného systému elektronickej interakcie;

d) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných elektronickou poštou;

e) spracovanie interných dokumentov v EDMS.

V organizáciách, ktoré nie sú vládnymi agentúrami, položky b) a c) chýbajú, dokumenty sa prijímajú iba prostredníctvom tradičných komunikačných kanálov alebo e-mailom.

V prípade prijatia dokumentu na papieri zahŕňa vloženie dokumentu do EDMS jeho registráciu, skenovanie a vytvorenie elektronického obrazu dokumentu.

V prípade prijatia dokumentu v elektronickej forme je zadaním dokumentu do EDMS jeho načítanie do EDMS, registrácia so zákazom vykonávania zmien na prijatom dokumente.

Organizácia môže schváliť a zahrnúť do pokynov k dokumentácii zoznam dokumentov, pre ktoré je zakázané vytvárať ich elektronické obrázky, napríklad dokumenty s pečiatkou z drevotriesky, označené ako „osobné“, dôverné dokumenty atď. Ak je takýto dokument prijatý , je zaregistrovaná v SED, ale jej elektronický obraz sa nevytvorí.

EDMS by mal umožniť umiestnenie dokumentov do hierarchickej schémy pozostávajúcej z oddielov a pododdielov, v súlade s ktorou je organizovaná systematizácia a organizácia uchovávania dokumentov v EDMS (schéma klasifikácie). Je potrebné mať na pamäti, že fyzické dokumenty sú na server (úložný systém) ukladané v poradí určenom vnútornou konfiguráciou a zásadami ukladania súborov v tomto EDMS a klasifikačná schéma je iba pole na registračnej karte, ktoré vám umožňuje rýchlo nájsť dokumenty podľa klasifikačných kritérií.

Klasifikačná schéma je zvyčajne založená na nomenklatúre záležitostí organizácie.

V priebehu práce s dokumentom je možné do EDMS vkladať nielen uznesenia, ale aj pripomienky a pokyny k dokumentu. Na podpis (a v prípade potreby aj schválenie) dokumentu EDMS poskytuje možnosť prepojenia elektronických podpisov v súlade s federálnym zákonom „o elektronických podpisoch“. 4

Pri odosielaní dokumentov tradičnými metódami (na papier) EDMS zabezpečuje pretlač obálok a tlač zoznamov adries.

Doby uchovávania dokumentov zahrnutých v príslušných častiach (pododdieloch) sú stanovené v súlade so zoznamom štandardných administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činností. vládne agentúry, miestne orgány a organizácie, s uvedením doby skladovania, schválenej nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25.08.2010 č. 558. 5

V súlade so stanovenými dobami uchovávania by EDMS mal poskytovať tieto akcie:

uchovajte dokument natrvalo;
vykonať preskúmanie hodnoty dokumentov;
na konci kalendárneho roka vytvorte dokumenty v predpísanej forme: zákon o pridelení na zničenie dokumentov (sekcií) s uplynutými lehotami uloženia a súpis dokumentov s trvalým a dlhodobým (nad 10 rokov) obdobím uchovávania;
prideliť dokumenty na zničenie (vymazať zo systému) a zároveň uložiť informácie o pridelení dokumentov na zničenie v EDMS;
prenos dokumentov na uloženie do iného úložiska (automatizovaný systém) vrátane exportu ročných sekcií dokumentov trvalého úložiska na ich prenos do štátnych archívov na uloženie a export ročných sekcií personálnych dokumentov na prenos personálnych dokumentov do archívov.

V praxi prenos do štátneho úložiska vyžaduje zabezpečenie kompatibility EDMS vo formáte exportu výročnej sekcie so softvérovým komplexom Archívneho fondu používaným v štátnych a obecných archívoch.

Požiadavky obsahujú ustanovenie o zabezpečení skladovacích období s trvaním najmenej sto rokov. V súčasnosti sú však tieto technológie vo fáze vývoja a autor nevie o žiadnom systéme EDMS, ktorý by mohol poskytovať také dlhé obdobie uchovávania právne významných dokumentov v elektronickej forme.

Uvažované požiadavky ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie dopĺňajú vyvinuté VNIIDAD „Funkčné požiadavky na správu archívov a dokumentov pre informačné systémy, ktoré zabezpečujú tok elektronických dokumentov v procese vnútorných činností federálnych výkonných orgánov“. Sú dôležité tak pre kancelárskych pracovníkov, ako aj pre zamestnancov oddelení IT, ktorí zabezpečujú implementáciu alebo konfiguráciu systémov elektronickej správy kancelárií a správy dokumentov (EDMS).

Autora je možné kontaktovať na adrese: kouznets @yandex .ru
Rozkaz ministerstva spojov a masovej komunikácie Z Ruskej federácie z 02.09.2011 N 221, zaregistrovaná na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie 15.11.2011 N 22304.
Publikované na portáli Ruské archívy na: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
Federálny zákon zo 06.04.2011 č. 63-FZ „O elektronickom podpise“ (v znení účinnom 28. júna 2014).
Registrované na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie 09.08.2010, registračné číslo 18380.