Zabezpečenie bezpečnosti a verejných záznamov o dokumentoch archívneho fondu. Zabezpečenie ochrany dokumentov pri vykonávaní archívnych diel archivovaných skladovanie a zabezpečenie ochrany dokumentov

Zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov zohráva dôležitú úlohu a ponúka celý systém rôznych aktivít, ktoré obsahujú racionálne umiestnenie všetkých dokumentov, zabezpečuje kontrolu pohybu a umožňuje ich kopírovať, aby vytvorili poisťovací fond a zhodnocovanie. Aby sa zabránilo nesprávnemu ukladaniu dokumentov určité normy Skladovaním. V opačnom prípade sa osoba, ktorá je zodpovedná, priťahuje administratívne a v niektorých osobitné prípady trestnej zodpovednosti.

Ako je zachovanie dokumentov v archíve?

Na zabezpečenie bezpečnosti dokumentov sa vykonávajú tieto opatrenia: \\ t

1. V prvom rade sa berie do úvahy osobitný súbor opatrení na skladovanie, ktorý stanovuje vytvorenie materiálu a technickej základne.
2. Súbor opatrení na vytvorenie a dodržiavanie regulačné podmienky, To znamená, že teplota, vlhkosť, režim zohľadňuje.

Systém opatrení na zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov zohráva dôležitú úlohu nielen v skladovaní, ale aj pri prenose dokumentov na skladovanie.

Ako sa uložia dokumenty

Pri ukladaní dokumentov sa tieto pravidlá dodržiavajú: \\ t

1. Zohľadňuje sa režim teploty a vlhkosti.
2. LIGHT MODE.
3. Hygienická hygienická.
4. Úžasné.

S cieľom poskytnúť optimálne podmienky uchovávania dokumentov sa zohľadňujú tieto body: \\ t

1. Špeciálna miestnosť pre archívu je postavená alebo zrekonštruovaná.
2. Archív musí byť vybavený hasiacim hasiacim a alarmom.
3. Postup bezpečnosti archívneho skladovania dokumentov stanovuje žiadosť technické prostriedky Vytvorenie špeciálnych regulačných podmienok teploty a vlhkosti.
4. Pri pohybe dokumentov sa používajú aj špeciálne prostriedky.

Ak sú všetky bezpečnostné opatrenia dokončené, nedosiahnuté žiadne problémy s ukladaním.

Aké sú požiadavky na budovy, kde sa archív nachádza

Aby boli dokumenty správne uložené, zodpovedajúca budova je nutne vybratá. Musí spĺňať tieto normy:

1. Archív by mal byť umiestnený v samostatnej miestnosti, ktorý je testovaný špeciálnym odborná komisia. Táto komisia obsahuje všetkých zástupcov archívu, zástupcov požiarnych a bezpečnostných služieb. Na konci overovania sa vypracuje akt, v ktorom je miestnosť aplikovaná alebo nie.
2. Účtovníctvo a zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov nemožno vykonávať v budove, ktorá nebola zadaná v dôsledku porušenia spôsobu ukladania dokumentov.
3. Archív musí byť bezpečnostný alarm, grily na oknách, ak sa nachádza na spodnom poschodí.
4. Archív musí zahŕňať niekoľko izieb, medzi nimi sú izby pre druhový druh Dokumenty, napríklad, môže byť papier, ktorý si vyžaduje dočasné skladovanie, čitateľskú miestnosť, priestor pre zamestnancov. Ak je to štátny archív, potom miestnosti budú oveľa viac.
5. Systém opatrení na zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov, ktoré sú obzvlášť dôležité, zahŕňa samostatné izolované priestory so železnými dverami a swapovými poruchami na oknách.
6. V každom prípade by sa nemali položiť zásobovanie vodou a kanalizáciou. Musí existovať plynovod alebo otvorený elektrický systém.
7. Skladovanie je vybavené takým spôsobom, že neexistuje veľké vymáhanie prachu a samo o sebe, areál boli dobre vetrané.
8. Spravidla, okná budovy, kde sú dokumenty uložené, by mali ísť na sever, je potrebné chrániť papier pred priamym prístupom k slnečnému žiareniu.
9. Osobitná pozornosť Práve sa vypláca požiarna bezpečnosťBudova preto poskytuje nielen vnútorný alarm, ale aj náhradný výstup.
10. Z pracovny cas Dvere skladovania a okien sú utesnené. Zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov znamená, že kľúče sa za to nachádzajú v jednej zodpovednej osobe.
11. Na mieste s papierom je fajčenie prísne zakázané. Je tiež nemožné používať vykurovanie vody a výbušné predmety, výrobky skladu.

Je potrebné vziať do úvahy skutočnosť, že nie každý človek sa môže dostať do úložiska. Príslušenstvo má zamestnancov, ktorí tam pracujú, a neoprávnené osoby tam nie sú povolené.

Úloha svetelného režimu

Archívne skladovanie a zabezpečenie bezpečnosti dokumentov nevyhnutne znamenajú účet osvetlenia, ktorý zahŕňa tieto body: \\ t

1. Ak sú dokumenty skladované na dlhú dobu, musia byť v úplnej tme.
2. Samozrejme, osvetlenie môže byť použité v archíve, ale najčastejšie je to umelé svetlo, vo väčšine prípadov sa snaží rozptýliť.
3. Keď sa používa extrémne prirodzené svetlo, na oknách by mali byť k dispozícii špeciálne svetlo. Ak je osvetlenie umelé, je možné aplikovať iba žiarovky v strope v archíve, ktoré budú uzavreté zo všetkých strán, s hladkým vonkajším povrchom.
4. Existujú špeciálne štandardy osvetlenia, napríklad v žiadnom prípade nie je možné, že hladina svetla je prekročená na zvislej ploche stojana vo výške podlahy 20-50 LCS, na pracovných stoloch - 100 LCS.

V archíve nie je dovolené preniknúť a zadať dokumenty priameho slnečného žiarenia, pretože môže poškodiť dôležité cenné papiere.

Účinok teploty

Zabezpečenie ochrany archívnych dokumentov nevyhnutne znamená súlad s určitým režimom teploty a vlhkosti: \\ t

1. Dôležité dokumenty nemožno uložiť na miestach, kde nie je nastaviteľná klíma. Spravidla v archíve musí byť teplota vzduchu 17-19 stupňov. Osobitná pozornosť sa venuje aj vlhkosti vzduchu, nemôže prekročiť 60%. Ak je klíma regulovaná v miestnosti, neexistuje žiadna možnosť, potom sa udržiava teplota 20 stupňov a vlhkosť 60%.
2. Pre dôležité dokumenty môžu byť nebezpečné ostré výkyvy v vlhkosti vzduchu.
3. Priestory, ktoré majú neregulovanú klímu, musia mať nainštalované zariadenia na sušenie alebo naopak, zvlhčovanie vzduchu.
4. Organizácia zabezpečenia bezpečnosti archívnych dokumentov obsahuje inštaláciu v takýchto priestoroch teplomerov, psychrometrov, hygrometrov. Tieto opatrenia sú potrebné na stanovenie teploty a vlhkosti vzduchu.
5. Archív berie konštantnú kontrolu, takže tam, kde je možné nastaviť klímu, kontrola sa vykonáva raz týždenne, kde nie je regulovaný - dvakrát. Ak sa zaznamená teplote rozmanitosť, kontrola by sa mala vykonávať denne.

Stojí za zmienku, že akýkoľvek archív, kde je uložený dôležité dokumenty, má špeciálny časopis, ktorý obsahuje všetky údaje o teplotnom režime.

Sanitárne normy

Technológia zachovania archívnych dokumentov sa vykonáva s prihliadnutím na hygienické a hygienické normy, ktoré stojí za zváženie:

1. Archív, kde sa nachádza Archív povinný Obsahoval čistý a poriadok. V žiadnom prípade nemôže byť na hmyz, hlodavce, formy alebo tam bolo veľa prachu.
2. Každý týždeň sa vykonáva mokré čistenie a odpracovanie, na tento účel je povolené použitie vodných roztokov s určitým množstvom antiseptiká.
3. V skladovaní, nikto nemá právo ísť do horného oblečenia, to nie je tiež povolené, takže veci sú mokré a topánky sú špinavé.
4. Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov archiválna nadácia Vykonáva sa v dôsledku cirkulácie vzduchu, preto by nemali byť rafinované zóny.
5. Je zakázané umiestniť dokumenty na podlahu, parapet a v pilótoch.
6. V teplej sezóne sa na okná nachádzajú špeciálne mriežky, zatiaľ čo vetranie môže byť vykonané odvzdušňovaním.

Každý rok je dodatočne vytvorené osobitnou komisiou, ktorá na začiatku a konci vykurovacej sezóny kontroluje úložisko na detekciu hmyzu, plesne. Ak sú zistené odchýlky, potom prijaté osobitné opatrenia na dezinfekciu a dezinsekciu.

Ako vybaviť archív

Zabezpečenie ochrany dokumentov archívneho nadácie Ruskej federácie je nevyhnutne vykonané pomocou bezpečnostného režimu:

1. V prvom rade sa vykonáva technická sila archívu, organizuje sa bezpečnostný systém, alarm je nastavený, existuje šírka pásma, ktorá zabezpečuje poradie prístupu do úložiska. V prípade potreby môže byť miestnosť utesnená alebo utesniť.
2. Ak chcete, aby boli dokumenty z archívu povolené výlučne zamestnancom pre absolvovanie a v inštalovaný.
3. Na skladovanie dokumentácie sa používajú kovové a drevené regály, ktoré sú dodatočne vybavené požiarnymi poplachmi. Zvlášť dôležité dokumenty sú skladované v kovových skrinkách, trezoroch, špeciálnych priestoroch - boxoch.
4. Všetky zariadenia by mali byť umiestnené s prihliadnutím na všetky znaky miestnosti, napríklad regály sú namontované kolmo na steny a otvory okien.
5. Nie je možné, aby regály na vonkajšie steny a zdroje tepla, vzdialenosť by mala byť aspoň polovica metra.
6. Medzi radmi regálov musí byť udržiavaná vzdialenosť 120 cm.

Osobitná pozornosť by sa mala venovať umiestňovaniu dokumentov, musia byť v určitom poradí:

1. Dokumenty sú usporiadané takým spôsobom, že môžu byť nielen komplexne uložené, ale aj rýchlo nájsť.
2. Všetky papiere sa nachádzajú na regáloch, berúc do úvahy skutočnosť, že neskôr pri prijímaní dodatočné dokumentyzostane rezerva na ich umiestnenie.
3. Dokumenty, ktoré sú určené na dlhodobé skladovanie a krátkodobý skladovací papier by mali byť umiestnené samostatne.
4. Samostatne, dokumenty, ktoré idú pod Vulture "Tajomstvo" alebo majú vzácne kovy v dizajne.
5. Účtovné dokumenty musia byť samostatne v archíve.
6. V archíve oddelenia sú dokumenty nevyhnutne uložené v špeciálnych boxoch alebo priečinkoch. Dlhodobé papiere sú v zväzkoch.
7. Boxy na regáloch sú umiestnené tak, že klírens nepresahuje 5 centimetrov.
8. Dokumenty nemôžu ísť chrobáky.
9. Jeden balík s papierami nemôže byť viac ako 20 centimetrov hrubé.
10. Krabičky musia byť na regáloch vo vertikálnej polohe, je dôležité za správnych podmienok skladovania.
11. Každé box alebo zväzok musí mať skratky, na ktorých názov a číslo základu sú napísané, je uvedené číslo inventára.

Je to také zabezpečenie, aby zachovanie archívnych dokumentov vám umožní rýchlo nájsť papier, ktorý sa vyžaduje.

Čo sú topografické ukazovatele?

Topografické ukazovatele sa používajú na to, aby ste zistili, že je ľahšie nájsť požadovaný papier. Zvážte, ako presne sú umiestnené v archíve:

1. Každá archívna miestnosť, regál a police sú očíslované. Je dôležité si uvedomiť, že listy pre regály a regály sa používajú na označenie miestnosti - čísel.
2. Archívne izby sú očíslované zľava doprava od vchodu.
3. Regály a police sú určené z vstupe do archívu zľava doprava.
4. Kruhové regály sú označené v kruhu.
5. Na zabezpečenie umiestnenia dokumentov môže byť navyše dodržiavať ILFLOWER a POST, obvinenia.
6. Karta, ktorá je na stojane, pomáha rýchlo určiť miesto dokumentu, pretože je špeciálne zostavený pre každý stojan. Takéto karty by sa mali nachádzať v poriadku a pôsobia len v jednej, definovanej miestnosti.
7. Karta fondu môže pomôcť nájsť dokument rýchlo len z dôvodu skutočnosti, že jej hlavné propuls je číslo základu. Takéto karty sa nachádzajú v rovnakom archíve.
8. Účtovníctvo pre bezpečnosť archívnych dokumentov pomocou topografických ukazovateľov je považovaný za jeden, ktorý pomáha rýchlo vyhľadať dokumenty.

Vzhľadom na všetky tieto nuansy, každý zamestnanec archívu, pomocou špeciálneho povolenia, bude rýchlo schopný nájsť potrebný cenný papier.

Zachovanie dokumentov pre núdzové situácie

Existujú určité rezervácie v zákone, v ktorom sú momenty jasne predpisované, keď archív nemusí vždy plniť povinnosti, ktoré mu boli pridelené, napríklad, ak existuje hrozba života a zdravia ľudí. Zvážte, ako je zabezpečiť bezpečnosť archívnych dokumentov na núdzové situácie.

Tieto núdzové situácie zahŕňajú:

1. Oznámenie o príprave občianska obranaAk sa to stane na úrovni štátu.
2. Zavedenie plánu civilného obrany.
3. Ak bola oblasť oznámená stav núdzeTakáto objednávka môže dať okresnú správu.
4. Keď je hrozba technická katastrofa Alebo akúkoľvek inú prirodzenú katastrofu, ktorá môže ovplyvniť bezpečnosť archívu.
5. Núdzová situácia môže byť tiež pripísaná škodám archívnych dokumentov, ako je napríklad sprenevera v dôsledku prenikania neznámych ľudí, alebo poškodiť dokumenty z dôvodu problémov s vodovodným systémom alebo vykurovaním.
6. V prípade, že sa v archíve vyskytla nehoda alebo bol odstránený bezpečnostný alarm.
7. Okrem toho existujú aj iné okolnosti, ktoré môžu prinútiť vedenie archívu, aby prijali opatrenia, ktoré ovplyvňujú prácu. Ale rozhodnutia bez vedomia vládne agentúry Nie.

Vzhľadom na všetky možné nezvyčajné situácie je riadenie archívu povinné vypracovať plán na zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov v núdzových situáciách. Všetky mobilizačné plány sú vyvinuté v určitom poradí, ktorý stanovuje štát. Všetky archívne udalosti v prípade špeciálnej situácie sú v súlade s organizačným a administratívne dokumenty. Každý zamestnanec by mal vedieť, ako konať v takýchto situáciách a spĺňať všetky požiadavky, najmä vo vzťahu k dokumentom, ktoré obsahujú Štátny tajomstvo.

Doba skladovania a zodpovednosť

Organizácia uchovávania archívnych dokumentov znamená úplnú ochranu pred neoprávnenými akciami. Ak sú dokumenty vykonané, niektoré opravy, musí byť potvrdené podpisom osoby, ktorá prispieva k dátumu. Osobitná pozornosť sa venuje dizajnu a skladovaniu primárnych dokumentov, ktoré môžu obsahovať dôležité informácie a niekedy aj štátne tajomstvo. Treba poznamenať, že ak nie sú splnené všetky pravidlá Ruskej federácie, osoba, ktorá porušuje pravidlo, bude trestné.

Zodpovednosť za bezpečnosť archívnych dokumentov plne spadá na plecia sám Leader, bude tiež zodpovedný výkonnýzodpovedný za bezpečnosť cenných papierov. Ak má inštitúcia stacionárny archív, potom môže byť papier skladovaný s dlhým obdobím, napríklad 10 rokov. Takýto archív môže byť miestnosť, kde sú regály s prepojenými priečinkami, ktoré sú v chronologickom poradí.

Je dôležité si uvedomiť, že všetky dokumenty nemožno udržiavať večnosť, takže pre niektoré dokumenty existujú určité podmienky úspor. Existuje určitý zoznam typických archívnych manažérskych dokumentov, ktoré boli vytvorené v procese orgánov miestne vlády a organizácie, ktoré označujú načasovanie skladovania. Neexistuje nielen zodpovednosť za bezpečnosť archívnych dokumentov, ale aj pravidlá pre ich zničenie, po uplynutí ich platnosti. Od roku 1983 bola Ministerstvo financií ZSSR schválené predpismi o dokumentoch, v ktorých sú prepravné obdobia primárnych dokumentov jasne vysvetlené. Hlava môže byť zodpovedná, ak sú dokumenty zmizne alebo sú poškodené.

Je dôležité si uvedomiť, že oprávnený orgán, ktorý vykonal funkcie zakladateľa, bude musieť vytvoriť províziu, ktorá bude vyšetrovať príčinu príčin dôvodov, ktoré slúžili na poškodenie dokumentov. Ak zakladateľ považuje za potrebné zahrnúť Komisiu investigatívne orgány, môže dokonca prilákať bezpečnosť a verejný požiar bez akýchkoľvek problémov. Komisia určite bude akt v dôsledku svojej práce.

To všetko je privádzané do priečinka, ktoré je považované za prípad a je uložený. Treba poznamenať, že ak bola správa inštitúcie splnená slušným poskytovaním zachovania archívnych dokumentov, uplatniť opatrenia zodpovednosti za samotný vodca alebo zamestnanci archívu nadácie nebude. Zároveň však každý zamestnanec musí plniť svoje povinnosti: vytvoriť zoznamy, prijať dokumenty rôzne organizácie, Opatrne uchovávajte záznamy o všetkých dôležitých dokumentoch, uveďte všetky potrebné informácie manažérom, ktorí boli uskladnení na papier, zúčastniť sa na skúškach, vytvorte odporúčania na vyplnenie papierov.

V podstate sú všetky dokumenty uchovávané desať rokov, ale existujú aj tí, ktorí sú zničení za päť rokov. Najdôležitejšie a cenné papiere môžu byť uložené od päťdesiat do sedemdesiatich rokov. Takéto dokumenty sú uložené v špeciálnych trezoroch a prístup k nim má určitý kruh jednotlivcov. Treba mať na pamäti, že ak archívny úradník úplne plne plní svoje povinnosti, potom na porušenie pri kontrole, môže dokonca ohroziť trestnú zodpovednosť.

Zabezpečenie ochrany dokumentov ako najdôležitejšiu činnosť štátneho archívu:

OSD - súbor opatrení na vytvorenie optimálne podmienky skladovanie; Súlad s regulačnými režimami; Správnosť organizovania skladovania archívnych dokumentov a ich účtovníctva.

1. Vytvorenie optimálnych podmienok skladovania: Stavebníctvo, rekonštrukcia a opravy budov archívov; Zariadenia s hasiacim hasiacim, alarmom. Archív by mal byť umiestnený v špeciálne vybudovanej alebo zmestí na skladovanie dokumentov alebo miestnosti. Budova musí byť odstránená z ohniska a nebezpečné a priemyselné zariadenia. Je potrebné uzavrieť sanidemstations o stupni znečistenia ovzdušia a záveru služieb ohrievač. Archívna budova predstavuje komplex hlavných priestorov: skladovanie, pracovné priestory zamestnancov; na prijímanie a dočasné uskladnenie dokumentov; na odpracovanie; viazanie; reštaurovanie; mikrofotokópie; na ukladanie účtovných dokladov; čitáreň; metodické skrinky; \\ T showroom; Vedecká referenčná knižnica.

2. Regulačné režimy ukladania:

· Teplota-vlhkosť (+ 17-19C, 50-55% pre papieru; pre film na čiernobiele báze -\u003e + 10c, na neželeznom základe - nie\u003e + 5c, pre modifikujúce fotografie - + 15- 20 ° C);

· Svetlo (skladovanie by sa malo vykonávať v tme + prirodzené osvetlenie (viacnásobné svetlo: záclony, žalúzie) alebo umelé (žiarovky v uzavretých omietok);

· Sanitárna a hygienická: systematické mokré čistenie najmenej 1 krát za rok (odpracovanie s vysávačom s regálmi, skrinkami, antiseptickým roztokom mojej podlahy); 2 krát ročne by sa mala vykonať enologická inšpekcia na identifikáciu biologických škodcov a mikrologickou kontrolou (identifikácia húb) - na začiatku a konci vykurovacej sezóny; Ak bol hubový zistený - odstrániť, obaliť do filmu alebo papiera a izolovať v samostatnej miestnosti, miesto na utieranie antiseptikou.

3. Organizácia skladovania dokumentov:toto je komplexná udalosťktoré zahŕňa:

· Racionálne umiestnenie dokumentov: Sklady sú vybavené stacionárnymi kovovými regálmi, trezormi, kovovými skrinkami. Vzdialenosť medzi radmi regálov (hlavná pasáž) je 1,2 metra; medzi regálmi - 75 cm; medzi podlahou a nižšou policou - 15 cm; Všetky regály a police sú očíslované zhora nadol a doľava doprava. Na zabezpečenie umiestnenia skladovania a vyhľadávanie dokumentu, predmet a defilážne ukazovatele sú vypracované (tam môže byť topografický ukazovateľ) - na kartách; Postup pre umiestnenie finančných prostriedkov je určený systémom (plán umiestnenia). V jednom archíve môžu byť umiestnené dokumenty jedného fyzického plemena (nosič materiálu), to znamená, že rovnaký úložný režim;

· Kontrola pohybu dokumentov a fyzického stavu: Kontrola dostupnosti a stav dokumentov sa vykonáva: pre jedinečné - ročne, obzvlášť cenné - 1 krát za 10 rokov. Okrem toho sa vykonáva jednorazové kontroly, ak sa veci presunuli do iných miestností a po PE. Počas overovania sa zistia skutočná dostupnosť dokumentov, sú zistené a zavedené nevýhody dokumentov; Dokumenty, ktoré vyžadujú obnovu, uchovávanie, preventívne a technické spracovanie, sú odhalené. Po ukončení kontroly prítomnosti a stavu záležitostí na konci každého inventára po osvetľovacom nápise je nahrávka vykonaná "overená", dátum a podpis. Ak je nedostatok vyhľadávaním chýbajúcich vecí. Akt je vypracovaný, na ktorý sa vykoná osvedčenie o vyhľadávaní. Overovanie sa považuje za ukončené po vykonaní zmien účtovných dokladov fondu fondu.

· Vytvorenie poisťovacieho fondu: V hlavných pravidlách práce rezortného archívov sa stanoví, že poistenie podlieha: všetky dokumenty, ktoré sú vyvážané do zahraničia (výstavy, reštaurovanie); Unikátne dokumenty, ktoré sú poskytnuté výstavám v rámci krajiny. Poistenie je vytvoriť na obzvlášť cenných a jedinečných dokumentoch poistných kópií - poisťovací fond (to je kombinácia obzvlášť cenných a jedinečných dokumentov uložených na mikrofilmoch v špeciálne chránených objektoch).

· Reštaurovanie a ochrana zahŕňa niekoľko prác: deinfect, zadržanie (z hmyzu), deratizácia (z potkanov a myší); reštaurovanie - komplexná práca na obnovenie vlastností a trvanlivosti originálov; Reprodukcia dokumentov: Vytvorenie poisťovacieho fondu a fondu použitia; Fotografie ohrievače; výmena originálov povolenými kópiami; záväzné dokumenty; Sú zapojené do laboratórií mikrofilmovania a obnovy dokumentov;

Regulácia otázky OSD v základných pravidlách práce Štátne archívy (2002):

Predtým v roku 1934 sa vytvorí LDKD a v roku 1939, pri oddelení chémie Akadémie Sciences SCSR, osobitná komisia. V roku 1940 boli vypracované odporúčania: T + 14-18C, vplyvu vlhkosti bol zaznamenaný. V roku 1966 sa vytvorí Vnidad, ktorý vyvinul odporúčania o trvanlivosti non-železného guľové rukoväte, vedecké a metodické výhody (identifikácia dokumentov s poškodením nosičov a textu). Až do 70s, úloha OSD bola považovaná za lokálne a sektorové, a od roku 1972 (7. medzinárodný kongres archivistov) je komplexne vyriešený. Zmeny v politickom., ES., SOC. Oféry ovplyvnili archív priemyslu - zhoršil sa problém bezpečnosti archívnych prostriedkov. Na prvom mieste - právne problémy OSD. V základoch právnych predpisov o AF RF a archívoch 93 je zakotvená niekoľko ustanovení týkajúcich sa OSD: povinnosť vlastníkov archívnych dokumentov na zabezpečenie bezpečnosti a obzvlášť cenných a jedinečných pre vytvorenie poistných kópií; o stave účtovníctvo; o zodpovednosti za porušenie právnych predpisov o AF; Zákaz vývozu archívnych dokumentov štátu. Časti AF RF a jedinečné a obzvlášť cenné negos. Časti mimo Ruskej federácie. V právnych predpisoch viacerých subjektov neexistuje článok o povinnosti vlastníkov na zabezpečenie zachovania dokumentov, článok o vytvorení poisťovníctva, čo znižuje právnu bezpečnosť dokumentov.

OSD v roku 1990-2000 YY.: V deväťdesiatych rokoch minulého storočia sa archivisti zrazili s radom problémov: majetok na archívne dokumenty, rozlíšenie položiek v podávaní krvného tlaku medzi FAS (FAA) a subjektmi, \\ t právne postavenie Archívy privatizovaných, konkurzných podnikov. Likvidácia prezidenta, rozhodnutia vlády, ktoré upulovalo organizovanie odtajní dokumentov, organizovanie dokumentov privatizovaných podnikov (o štátnom tajomstve, \\ t komerčné tajomstvoInformácie, informatizácia a ochrana informácií). Na druhom mieste - problém s materiálnou a technickou základňou. Zlý stav budov, archívy, nedostatok voľného miesta. Problém uchovávania dokumentov o skladovaní oddelenia: len 35% súboru zdrojov akvizície sa nachádza v priestoroch, len s 5% -stat pracovníkmi. V roku 2000 schválených cieľový program "Kultúra Ruska: 2001-2005", má podprogram - "Archívy Ruska" s časťou OSD. Hlavná úloha: Vykonávanie opatrení na zvýšenie bezpečnosti archívov, vykonávanie komplexnej práce na zlepšenie fyzickej podmienky obzvlášť cenných a jedinečných dokumentov, vytvorenie systému automatizovaného stavu. Účtovníctvo.

Problém vytvárania podmienok skladovania, rekonštrukcie a reprodukcie dokumentov:

Zahrnutý poistný fond archívnych dokumentov časť V jednotnom poisťovní Ruskej federácie. V 50. rokoch. Počas studenej vojny bola vyhláška vlády ZSSR zverejnená na zriadení poisťovacieho fondu obranných dokumentov. Do roku 1991 bola dokončená tvorba skladovacích zariadení a špeciálnych laboratórií mikrofale. V roku 1995 vyhlášku o zjednotenom ruskom poisťovni. V archívoch na niektorých dokumentoch, ktoré sa intenzívne používajú, používajú fondy, mikrofilmovanie, kopírovanie pomocou elektronických médií.

GOST R 51141.

Slovné prednášky

Naplánovať prednášky

Organizovanie uchovávania dokumentov (prípadov).

1. Zabezpečenie ochrany dokumentov ako jednej z hlavných činností zamestnancov Dubových a archivistických služieb. Pojem "súbor opatrení na organizáciu ukladania dokumentov a prípadov." Prevádzkové a archívne ukladanie dokumentov.

2. Komplex technologické operácie Zohľadnením racionálneho umiestnenia, vydávajúce dokumenty na dočasné a kontrolu dostupnosti dokumentov počas operačného skladovania.

3. Základné požiadavky na ukladanie a ukladanie dokumentov.

4. FONDY technické skladovanie (dokumenty), ich výkonnostné funkcie. Charakteristika dočasných režimov ukladania (dokumentov).

5. Vlastnosti organizácie uchovávania dokumentov v Štrukturálne jednotky.

6. Aktuálne a archívne skladovanie ED, BD.H.

99) Zabezpečenie ochrany dokumentov: Zabezpečenie fyzikálno-chemického uchovávania dokumentov a ich účtovníctvo

100) Zabezpečenie fyzikálno-chemického uchovávania dokumentov: vývoj, tvorba a praktické použitie vedeckých a technických prostriedkov a spôsobov skladovania, obnovy, ochrany, biochemickej ochrany a reprodukcie dokumentov

101) Spôsob skladovania archívnych dokumentov: súbor teplôt vlhkých a hygienických a hygienických podmienok vytvorených v archívoch na zabezpečenie bezpečnosti dokumentov a kontroly nad ich vykonávaním

107) Skladovanie archívnych dokumentov: Zabezpečenie racionálneho umiestnenia a ochrany dokumentov

108) Štátne skladovanie archívnych dokumentov: Neustále skladovanie archívnych dokumentov vykonaných archívmi, ručne písanými oddeleniami knižníc a múzeí

109) Katedra archívnych dokumentov: Skladovanie archívnych dokumentov v oddelení archívov vykonávaných podľa štátu a mestské organizácie Počas stanoveného obdobia regulačné dokumenty

110) Ukladanie depozitára dokumentov: Skladovanie v archíve, Múzeum, Knižnica archívnych dokumentov Archivačného fondu Ruská federácia O podmienkach určených Zmluvou medzi vlastníkom dokumentov a príslušným archívom, múzeom, knižnicou, pri zachovaní vlastníctva vlastníctva archívnych dokumentov.

111) Konštantné ukladanie dokumentov: Perumálne uchovávanie dokumentov v archívnej inštitúcii, Štátne múzeum, Knižnica

112) Dokument o neustálom ukladaní: dokument, na ktorý v súlade s regulačnými dokumentmi a inými právne akty Inštalované neurčité skladovanie

113) Dočasný uchovávanie: Dokument s mentálne obdobie skladovanie, po ktorom je zničený

114) Reštriktívny termín tajného ukladania archívnych dokumentov: Doba výpočtu zriadených informácií legislatívne aktypočas ktorého voľný prístup k dokumentom štátnej časti archívneho fondu Ruskej federácie, ktorý obsahuje tajné chránené zákonom

117) Úložná jednotka archívnych dokumentov: Účtovná a klasifikačná jednotka, ktorá je fyzicky samostatným dokumentom alebo súborom dokumentov s nezávislým významom

124) Kontrola prítomnosti [štátov] prípadov: vytvorenie zhody reálneho počtu záznamov o skladovacích jednotkách v archívnych účtovných dokladoch, ako aj identifikácia prípadov a dokumentov, ktoré si vyžadujú zlepšenie fyzickej kondície, reštaurovania, dezinfekcie

Zabezpečenie ochrany dokumentov je jednou z hlavných oblastí práce zamestnancov Dubových a archivistických služieb. Z toho, ako správne bola zvolená stratégia skladovania dokumentov, ich fyzickú podmienku a možnosť použitia v širokej škále.

V súlade s GOST R 51141 "Zabezpečenie ochrany dokumentov je zabezpečiť fyzikálno-chemické zachovanie dokumentov a ich účtovníctva.

Zachovanie dokumentov je zabezpečená v dôsledku súboru opatrení na ich účtovníctvo a skladovanie.

Zase skladovanie archívnych dokumentov je chápané ako zabezpečenie racionálneho umiestnenia a zachovania dokumentov.

Organizácia uchovávania dokumentov zahŕňa racionálne umiestnenie dokumentov, monitoruje ich pohyb a fyzickú podmienku, kopírovanie dokumentov s cieľom vytvoriť poisťovací fond a fond používania, reštaurovanie (reštaurovanie) počiatočnej alebo blízkej k počiatočným vlastnostiam a externým znakom dokumentov, ktoré boli poškodené alebo zničené.

V súlade s požiadavkami GOST R ISO 15489-1-2007. Dokumenty by sa mali uchovávať na médiách, ktoré poskytujú svoju vhodnosť na použitie, presnosť, pravosť a bezpečnosť počas lisovaného časového obdobia (pozri bod 8.2). Otázky týkajúce sa skladovania, manipulácie a používania dokumentov by sa mali vyriešiť počas celého obdobia. Životný cyklus. Dokumenty vyžadujú takéto podmienky a skladovacie technológie, ktoré zohľadňujú ich špeciálne fyzikálne a chemické vlastnosti.

Cenné dokumenty vyžadujú lepšie uchovávanie a údržbuAby ich zachovali, kým nestratia svoju hodnotu. Podmienky a technológie skladovania technológií by mali byť navrhnuté tak, aby chránili dokumenty neoprávneného prístupu, straty alebo poškodenia, ako aj od krádeže a núdzových situácií.

Pravidlá definujúce v súlade s súčasné právne predpisyPoradie výberu a prevodu dokumentov na následné ukladanie alebo zničenie by sa mali aplikovať systémovo a predpísaným spôsobom počas normálneho podnikania. Žiadne opatrenia týkajúce sa výberu a prevodu dokumentov na následné skladovanie alebo zničenie by sa nemali vykonávať bez dôvery, že určitý dokument už nie je potrebný, práca s ním je dokončená a nebude sa vyžadovať ako dôkaz.

Na zabezpečenie bezpečnosti dokumentov v organizácii by sa mali vykonávať: \\ t

1. Súbor opatrení na skladovanie na vytvorenie

· Materiál a technická databáza ukladacích dokumentov (stavebné a skladovacie zariadenia, \\ t

· Zariadenia na ukladanie dokumentov (stacionárne alebo mobilné: skrine, trezory, regály. Normy Inštalácia - časť 4.4. Základné pravidlá),

· Bezpečnosť a bezpečnosť ukladania,

· Nástroje klimatizácie,

· Kopírovať a obnoviť poškodené dokumenty atď.);

2. Súbor opatrení na vytvorenie a dodržiavanie podmienok regulačného skladovania (teploty-vlhké, ľahké, sanitárne a hygienické, bezpečnostné režimy), ako aj organizáciu vysielania dokumentov v skladovaní a skladovacích zariadeniach, topografii a organizácii postupu na vydávanie dokumentov.

Pri organizovaní skladovania a vytvárania podmienok skladovania by sa mali zohľadniť špecifiká druhov zloženia dokumentov charakteristických pre konkrétny archív.

Systém opatrení na organizáciu skladovania by mal poskytnúť Zachovanie dokumentov a kontroly ich fyzického stavu:

· V procese kancelárskej práce

· Po príchode dokumentov do archívu,

· Pri ich ukladaní a prenose dokumentov pre nepretržité skladovanie.

S fyzickou deštrukciou dokumentov, neplatná a vedecká hodnota by sa mala riadiť nasledujúcimi zásadami:

• - Zničenie by malo byť vždy povolené;
• - Dokumenty súvisiace s nadchádzajúcim alebo relevantným súdnym orgánom
• konania a vyšetrovania by sa nemali zničiť;
• - Zničenie dokumentov by sa malo vykonávať takým spôsobom, aby sa zachovalo
• dôvernosť všetkých informácií obsiahnutých v nich;
• - všetky kópie dokumentov povolených na zničenie vrátane dôverného,
• poistenie a zálohy by mali byť zničené.

Ukladanie dokumentov na odborné znalosti ich hodnoty a prenos do archívneho skladovania v ruská prax Pracuje s dokumentmi zavolaný operatívny .

Prevádzkové skladovanie je rozdelená do ukladania dokumentov v procese ich vykonávania a uskladnenia už vykonaných dokumentov.

Organizácia prevádzkového ukladania dokumentov je v právomoci priameho vedúceho štrukturálnej jednotky alebo je zriadený ako celok ako celok v kancelárii v pokynoch pre kancelárske práce.

Priame ukladanie prevažnej väčšiny dokumentov, pričom prichádza do kancelárie zvonku a vytvorené počas práce , v určitom čase implementovanáv konštrukčných jednotkách. Ak oddelenie nemá zamestnanec zodpovedný za kancelárske práce (sekretárka oddelenia), formovanie a uchovávanie prípadov pridelených na jedného zo zamestnancov alebo priamo na umelca.

Za ukladanie prípadov je zodpovedný tajomník hlavy alebo jedného zamestnancov sekretariátu.

V dôsledku vývoja materiálov tejto kapitoly musí študent: nechať

• Hlavné formy a smerovanie činností archívov na zabezpečenie bezpečnosti dokumentov;
• Hlavné faktory, ktoré vedú k poškodeniu dokumentov;
• Hlavné parametre skladovania dokumentov rôzne médiá;
• Hlavné metódy obnovy a uchovávanie dokumentov; byť schopný
• spĺňať pravidlá a normy na zabezpečenie zachovania dokumentov pri použití;

vlastný

Základné metódy na zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov.

Jeden z najdôležitejšie úlohy Archívy po celom svete boli vždy uvažované, považuje sa za ukladanie dokumentov v nich. Preto zásady a metódy skladovania dokumentov zaberajú jeden z popredných miest av archívnej vede (archivovaný) av regulačných a metodických dokumentoch, že archív by sa mali riadiť v ich denné činnostia v oblasti archívov a \\ t archív.

Na rozdiel od existujúcich myšlienok na archívoch na úrovni domácností nie je ukladanie v archívoch len pasívnym pozorovaním dokumentov v nich, ale veľmi aktívne aktivity zamerané na zabezpečenie bezpečnosti dokumentov.

Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov- Tvorba a údržba optimálnych podmienok pre zachovanie archívnych dokumentov, odstránenie faktorov, ktoré prispievajú k strate, ako aj vytvorenie kópií najcennejších dokumentov v prípade straty originálov.

Pre štátne archívy ukladajúce dokumenty archívneho AF RF, t.j. Dokumenty, ktoré na základe svojej hodnoty zaslúžia trvalé (večné) skladovanie, zabezpečenie bezpečnosti podľa definície znamená vytváranie podmienok, aby sa tieto dokumenty zachovali navždy.

Ale aj pre rezortné archívy a pre súčasné kancelárske práce, požiadavka na zabezpečenie podmienok, ktoré vylučujú stratu dokumentov v procese ich dočasného skladovania, nemenej relevantné.

Základný faktory, vedie k strate a poškodeniu dokumentovsú:

• - krádež a úmyselné zničenie dokumentov ("ľudský faktor");
• - požiare, povodne a iné prírodné katastrofy, ako aj vojna;
• - nepriaznivé účinky fyzikálnych a chemických faktorov;
• - nepriaznivé účinky biologických faktorov, biologické poškodenie;
• - prirodzené starnutie dokumentov dokumentov;
• - odpisy dokumentov v procese ich používania.

Krádež dokumentov (Ako knihy a múzeum exponáty) sprevádzaných archívov, knižníc, múzeí počas ich existencie. Takéto ozdoby boli vyrobené a vyrobené tak na účely zisku a s cieľom monopol držanie cenných historických dokumentov, ich zhromažďovanie. V niektorých prípadoch môže byť príčinou sprenevery pokusy skryť nežiaduce (napríklad kompromitovať jednu alebo inú osobu alebo organizáciu) informácií. Úmyselné zničenie dokumentov sa môže vyskytnúť ako akt vandalizmu a ako pokus skryť dôkazy. Ale oveľa viac dokumentov bolo zničených v dôsledku nekvalifikovaných odborných znalostí, napríklad "odpadové kampane". Aby sa predišlo takýmto zničeniu dokumentov, existuje systém náboru a skúšok, ktorý zahŕňa regulačné a metodické požiadavky na výber dokumentov pre neustále skladovanie a pridelenie nehodných dokumentov na zničenie. Tento systém vám umožňuje zachovať najcennejšie dokumenty jednotlivcov a neštátnych inštitúcií a organizácií.

Prírodné katastrofy Archívy tiež sprevádzajú archívy počas existencie ľudskej civilizácie. Proti požiarom požiarna bezpečnosť, hasenie a evakuácia nebezpečenstva (aspoň najcennejšie) materiály. Proti povodniam, zemetraseniam a podobným prírodným katastrofám, požiadavky na umiestnenie archívov sú zaslané mimo očividne ohrozených zón, na seismologickú udržateľnosť archívnych budov atď. Deštruktívne dôsledky vojny ležiacich vo svojom čase k smrti mnohých archívov môžu byť zmiernené (alebo do značnej miery odstránené) evakuáciou najcennejších dokumentov na bezpečných miestach, posilnenie opatrení na požiarnu bezpečnosť, ako aj vytvoriť kópie najcennejšie Dokumenty.

Nežiaduce účinky fyzických a chemických faktorov Je eliminovaný (alebo do značnej miery obmedzený) vytvorením optimálnych podmienok skladovania, vrátane výstavby špeciálnych budov pre archívy, ktoré poskytujú takéto podmienky, špeciálne vybavenie archívov a, samozrejme, trvalé monitorovanie podmienok skladovania.

Nežiaduce účinky biologických faktorov (biopovojde- ) Odstránené zničením škodlivého softvéru pre dokumenty a nepretržité biomonitorovanie archívov a dokumentov.

Prírodné starnutie nosičov dokumentovBohužiaľ, nevyhnutne. Toto starnutie však môže byť spomalené vytvorením optimálnych podmienok uchovávania, špeciálne spracovanie dokumentov na účely stabilizácie a pre najcennejšie dokumenty, je možné (a mali by) vytvoriť svoje poistné kópie, ktoré vám umožnia udržiavať základné informácie týchto dokumentov.

V procese používania dokumentov, či už ide o papiere papiera na základe papiera, sledujúci film alebo počúvanie nahrávania, nevyhnutné odpisy dokumentov. Hlavný a nesúvisiaci rozpor, stanovený v priebehu činností archívov, je rozpor medzi potreba použiť dokumenty (bez toho, aby bol význam zbavený ich skladovania) a nevyhnutnosť negatívnych vplyvov tohto použitia na zachovanie dokumentov ( Bez toho, ktorý sa nakoniec stane nemožným použitím). Dôsledky tohto rozpor sú zmäkčené, prvé, súlad s užívateľmi (a archívnymi zamestnancami, a výskumníkmi) pravidlá na zabezpečenie zachovania dokumentov v procese ich používania, po druhé, nahrádzajúc použitím pôvodných kópií. Napríklad je zakázané postovať archívy v miestach, ktoré podliehajú pravidelným povodniam, archívne dokumenty ukladania v suňoch ohrozených povodňami. V Petrohrade pred výstavbou priehrady bol tento zákaz obzvlášť relevantný.

1. Zabezpečenie podmienok regulácie archívnych dokumentov. päť

1. 1 Vytvorenie optimálnych podmienok uchovávania dokumentov. päť

1. 2 Umiestnenie dokumentov v archíve. Topografia. 10

2. Žiadosť Špeciálne nástroje Skladovanie a pohyb dokumentov. 12

2. 1 Postup vydávania prípadov z úložiska. 12

2. 2 Skontrolujte dostupnosť a stav prípadov. pätnásť

2. 3 Vytvorenie poisťovacieho fondu obzvlášť cenných dokumentov a fondu používania 18

3. Zabezpečenie fyzikálno-chemického konzervácie archívnych dokumentov. 21.

3. 1 Skontrolujte fyzickú podmienku dokumentov. 21.

3. 2 fyziky a chemické a technické spracovanie archívov. 23.

dokumenty. 23.

Záver. 26.

Bibliografický zoznam referencií .. 27

Relevantnosť témy termínovaný papier. Archivist je v súčasnosti prvý, kto sa zaoberá informáciami vytvorenými v minulosti. Je povinný ho vziať a uložiť. Archív však nie je skladom, ale vedeckou inštitúciou, ktorá spĺňa úlohu tvorby dlhodobej sociálnej pamäti spoločnosti.

Štátne orgány, miestne samosprávy, organizácie a občania obchodné aktivity Bez vzdelávania právnická osobasú potrebné na zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov vrátane dokumentov o personále, počas ich času skladovania zriadeného federálnymi zákonmi, inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie, ako aj zoznamy dokumentov ustanovených v \\ t Federálny zákon "Na archívnom podnikaní v Ruskej federácii" 22. októbra 2004 č. 125 federálneho zákona.

Úlohou archívcov zostáva zachovanie dokumentov, ktoré odrážajú osobitosti činností niektorých organizácií a podnikov. Takéto vlastnosti môžu byť: jedinečnosť aktivít, novosti výrobkov, práce, verejných tradícií, účasť na medzinárodných a regionálnych programoch, práca za experimentálnych podmienok.

Zabezpečenie ochrany dokumentov je hlavnou úlohou štátnych archívov. Zložitosť riešenia problému je určená tým, že nikto nikdy nevytvoril dokumenty pre "večné" úložisko. Zároveň sa archívy každoročne aktualizujú s novými fondmi a možnosti obnovy zostávajú skromné. Založené na moderný prístup Rozhodnutie tohto problému je zásada postupného prechodu na diferencované, \\ t volebný princíp Zabezpečenie bezpečnosti archívnych dokumentov s prihliadnutím na ich hodnotu, fyzickú podmienku.

Diferencovaný prístup zahŕňa pridelenie dokumentov uložených v archíve, tzv. Prioritných objektov na úrovni finančných prostriedkov, časti finančných prostriedkov, jednotlivých dokumentov. Základom pre prioritnú izoláciu sú dve kritériá: hodnota dokumentov a príznakov fyzickej podmienky ohrozujúcej ich uchovávanie (nízka potenciálna trvanlivosť

Súbor opatrení na vytvorenie regulačných podmienok, súlad s regulačnými režimami a vhodnou organizáciou skladovania archívnych dokumentov, ktoré vylučujú ich sprenevery a stratu a zabezpečujú, že sú udržiavané v normálnom fyzickom stave, zabezpečuje bezpečnosť archívnych dokumentov v archíve.

Podmienky skladovania regulácie archívnych dokumentov sa poskytujú: \\ t

Výstavba, rekonštrukcia a opravy budov archívov;

Vytvorenie optimálneho (regulačného) protipožiarneho, bezpečnosti, teploty-vlhkého, ľahkého a hygienického a hygienického režimov v archívoch budovy a priestoroch;

Aplikácia špeciálnych prostriedkov ukladania a pohybujúcich sa archívnych dokumentov.

Hlavným účelom práce kurzu je študovať problém zabezpečenia bezpečnosti archívnych dokumentov ako jedného z hlavných smerov archívov. Z toho, ako správne bola zvolená stratégia skladovania dokumentov, ich fyzickú podmienku a možnosť použitia v širokej škále.

Na dosiahnutie cieľa je potrebné vyriešiť nasledujúce úlohy:

1. Zvážte opatrenia na zabezpečenie regulačných podmienok uchovávania dokumentov.

2. Zverejniť postup uplatňovania špeciálnych prostriedkov na skladovanie a presun archívnych dokumentov.

3. Preskúmajte metodiku na zabezpečenie fyzikálno-chemického uchovávania dokumentov.

1. Zabezpečenie regulačných podmienok archívnych dokumentov

1. 1 Vytvorenie optimálnych podmienok skladovania

Optimálne podmienky uchovávania dokumentov sú poskytované: výstavba, rekonštrukcia a opravy budov archívov; Zariadenie skladov pomocou hasenia hasenia, bezpečnosti a požiarneho poplachu; Použitie technických prostriedkov na vytvorenie optimálneho režimu teploty-vlhkého skladovania, sanitárnych a hygienických opatrení v priestoroch úložiska; Aplikácia špeciálnych nástrojov na ukladanie dokumentov (regály, skrine, trezory, boxy, priečinky a podobne).

Budovy pre štátne archívy môžu byť vybudované špeciálne alebo zrekonštruované z iných priestorov. Musia byť odstránené z priemyselné podnikyznečisťujúci vzduch (agresívne plyny, cementový prach atď.), Od objektov a konštrukcií nebezpečné v ohňovzdornom (petroleummilárne, čerpacej stanice, parkoviská, garáže, atď.), ako aj v súlade s požiadavkami stavebné normy a pravidlá.

Vhodnosť umiestnenia archívu je určená s prihliadnutím na závery požiarnej bezpečnostnej služby a sanidemstation o stupni kontaminácie vzduchu.

Výstavba a rekonštrukcia budovy archívu sa vyrábajú v súlade s regulačnými právnymi aktmi obsahujúcimi požiadavky na objekty technické predpisy a projektová dokumentáciasúhlasil s príslušným oprávneným orgánom výkonnosť v oblasti archívneho podnikania. Archívna budova je komplexom základného a pomocné priestoryurčené pre úlohy archívu skladovania, spracovania, využívania archívnych dokumentov a úloh administratívnych a ekonomických, technických, \\ t domáci charakter, spĺňajú požiadavky racionálneho plánovania priestorov.

Kompozícia, umiestnenie, vybavenie hlavných priestorov by mali zabezpečiť bezpečnosť archívnych dokumentov na všetkých lokalitách s nimi, súlad s požiadavkami technológie práce, ochrany práce, bezpečnosti a bezpečnosti výrobná sanitácia, ako aj racionálna interakcia archívnych jednotiek.

Archív je zabezpečený archívmi, čitateľskou miestnosťou, pracovnými miestnosťami, izbami pre automatizovanú odnímateľnú elektronickú elektronickú knižnicu médií, serverových a komunikačných zariadení.

Navrhnuté na skladovanie archívnych dokumentov miestnosti v upravených budovách by sa mali izolovať zo zvyšku budovy. Nie je povolené umiestniť archívne dokumenty v priestoroch budovy zapojenej do služieb stravovanie, potravinové sklady, organizácie, ktoré ukladajú nebezpečné a agresívne látky alebo aplikovanie nebezpečných a chemických technológií požiaru.

Archívy sú očíslované arabskými číslami v hrubej objednávke a nachádzajú sa izolované vo vzdialenosti od laboratória, priemyselných, skladov spojených s aplikáciou (skladovanie) chemické látkypotraviny a elektronický archív - Z zdrojov elektromagnetických emisií a poĺbov.

Úložisko sa odporúča, aby sa okná v budovách na severnom smere. Prírodné osvetlenie je povolené len s povinnou ochranou dokumentov z priameho slnečného žiarenia. Distribučné osvetlenie je povolené používať žalúzie, ochranné filtre, záclony alebo maľované okuliare. Pre umelé osvetlenie Žiarovky sa používajú v uzavretých lúčoch alebo žiarivkach s reznou ultrafialovou časťou emisného spektra.

Skladovanie archívnych dokumentov sa vykonáva v tme. Ochrana dokumentov z svetla svetla je zabezpečená uložením dokumentov v krabiciach, priečinkoch a viazaní, v oknách ľahkých chladiteľných a svetelných skautov atď. Dokumenty na elektronických médiách sú uložené v podmienkach, ktoré vylučujú priame ľahké kontakty a podliehajú Dodatočná ochrana proti agresívnym nečistotám vo vzduchu (plynný plyn sírový, sírovodík, paru ortuti, oxidy dusíka, amoniaku), elektromagnetické a ionizácie (žiarenie).

Ochrana archívnych dokumentov z deštruktívneho pôsobenia prirodzeného a umelého svetla sa vykonáva vo všetkých archívnych priestoroch pre všetky druhy práce s archívnymi dokumentmi.

Poskytujú sa archívy moderné prostriedky Hasenie hasenia, bezpečnostné a požiarne alarm. Všeobecné a podlahové spínače sa nachádzajú mimo archívu. Archívy sú vybavené pohotovostné zásobovanie vodouHasiace prístroje na oxid uhličitý, požiarny poplach.

Nie je dovolené umiestniť archívy do pivnice, polopriehľadných a suterénnych miestností. Prostredníctvom archívov by plynu, inštalatérske a kanalizačné potrubia nemali prejsť.

História archívu je zabezpečená komplexom opatrení na zabezpečenie inžinierstva a technického posilňovania, vybavenia budovy (priestory) archívu prostredníctvom bezpečnostný alarm, Organizácia ochrany pôstu, tesniacich priestorov, súlad s režimami vnútorného objektu a priepustnosti, udržiavanie kľúčov z prevádzkových priestorov.

Záväzné vybavenie, archivácia a priestory, v ktorých sú archívne dokumenty neustále alebo dočasne uskladnené, ako aj hodnoty materiálu, Núdzové a náhradné výstupy z archívnej budovy, hlavného vchodu v neprítomnosti ochranných pracovných miest.

Archívy a iné izby, kde sú archívne dokumenty neustále alebo dočasne uskladnené, sú vybavené dverí so zvýšeným technickým posilnením proti možnému hackingu, vybavené hradom s vysokým uzáverom.