Čo je súčasťou pracovného postupu organizácie. Čo je elektronická správa dokumentov? Kompletná definícia pojmu, funkcie, plusy a mínusy elektronickej správy dokumentov

Každý podnik má svoj vlastný tok dokumentov. Ak je správne organizovaná, organizácia sa bude úspešne rozvíjať. A to platí pre správu papierových a elektronických dokumentov. Objem toku dokumentov v podnikoch je zvyčajne veľký, preto, aby boli dodržané všetky normy, sú pre túto oblasť menované zodpovedné osoby.

Definícia

Aký je pracovný postup, objem pracovného toku? Tento proces zahŕňa prípravu, schválenie, príjem, prenos a odoslanie dokumentácie. Je definovaný aj ako pohyb od zostavenia po príjem alebo presun do archívu dokumentov.

Samotné dokumenty sú:

1. Prichádzajúce – pochádzajú z iných inštitúcií.

2. Odchádzajúce - odoslané mimo firmy.

3. Interné – vznikajú a zostávajú v rámci spoločnosti.

Tieto kategórie vytvárajú toky dokumentov s rôznymi smermi – horizontálne a vertikálne. Prvý znamená, že papiere a elektronické spisy sa presúvajú medzi oddeleniami 1. stupňa. Druhá spája jednotky rôznych úrovní.

Nuansy pracovného toku a objem pracovného toku v podnikoch sa môžu líšiť. V moderných podmienkach boli nahradené papierové médiá elektronické súbory... Napriek tomu väčšina spoločností funguje na zmiešanom systéme.

Formuláre

Optimalizácia sa považuje za hlavné pravidlo týkajúce sa organizácie pracovného toku, objemu pracovného toku. Je dôležité znížiť medziľahlé „zastávky“, aby sa zabezpečila efektívnosť pohybu cenných papierov.

Existujú 3 formy organizácie toku dokumentov:

1. Centralizované. Papiere sú na jednom mieste. Zvyčajne na to slúži sekretariát alebo kancelária. Tieto oddelenia vykonávajú mnohé povinnosti súvisiace s registráciou, spracovaním a skladovaním dokumentov.

2. Decentralizované. Papiere sú sústredené do niekoľkých divízií, kde sa vykonávajú potrebné operácie. Tento formulár prijateľné v spoločnosti, v ktorej neexistuje rozdelenie a ktoré sú na diaľku.

3. Zmiešané. Má vlastnosti minulých druhov.

Tvar sa volí podľa veľkosti a štruktúry firmy. Napríklad malá spoločnosť potrebuje centralizovanú, kde sa tejto práci venuje sekretárka. Vo veľkých firmách so zmiešanou formou sa vytvárajú špeciálne služby, ktoré sa zaoberajú kancelárskou prácou. Decentralizácia je relevantná tam, kde existuje niekoľko kancelárií na skladovanie papierov.

Princípy

Oneskorenie, nevhodné doručenie papierov svedčí o nesprávnom vykonaní pracovného postupu. To vedie k narušeniu prevádzky podniku. Preto je dôležité, aby proces toku dokumentov mal nasledujúce zásady:

1. Jasnosť. Znamená to, že cenné papiere by mali mať jasný smer bez prekážok. Spoločnosti preto musia dodržiavať určitý vzorec pohybu.

2. Kontinuita. Musia byť zabezpečené podmienky pre neustály pohyb toku dokumentov.

3. Rytmus. Bez stanovenia termínu spracovania papierov nebude firma fungovať hladko. Nariadenie umožňuje regulovať túto oblasť.

4. Paralelnosť. Bez tohto princípu nebude efektívna a dobre koordinovaná práca. Rovnaký proces nevykonáva viacero účastníkov.

Aj keď sú princípy nezávislé, sú navzájom prepojené. Ak dôjde k porušeniu čo i len jedného z nich, systém sa pokazí.

Etapy

Postup pracovného toku predpokladá súlad so všetkými jeho štádiami. Ich priechod zabezpečuje správne fungovanie akejkoľvek organizácie. Podnik musí prevádzkovať schémy toku dokumentov. Fázy spracovania zahŕňajú:

1. Vypracovanie a overenie dokumentácie zodpovednou osobou.

2. Koordinácia informácií.

3. Podpisovanie papierov.

4. Registrácia.

5. Plnenie úloh.

6. Registrácia.

7. Zničenie a odoslanie do archívu.

Externé dokumenty majú 2 prúdy: odchádzajúce a prichádzajúce. Odchádzajúca dokumentácia prechádza:

1. Zostavovanie a overovanie.

2. Schválenie a podpis.

3. Registrácia a vyhotovenie fotokópií.

4. Odosielanie.

Prichádzajúca dokumentácia má nasledujúcu schému toku dokumentov:

1. Vstupné, vstupné.

2. Zváženie, registrácia.

4. Poprava.

5. Hlásenie.

6. Presun do archívu.

Organizácia

Pre správnu organizáciu pracovného toku boli vytvorené pravidlá, ktorých implementácia umožní naplniť nasledujúce zásady:

1. Minimalizácia počtu služieb, ktorými papier prechádza.

2. Zníženie počtu návratov, to znamená, že je potrebné dodržiavať postupnosť spracovania dokumentov.

3. Sťahovanie a spracovanie podľa jednotné pravidlá.

Implementáciou týchto pravidiel bude možné dosiahnuť hlavný cieľ kancelárskej práce - efektívnosť a efektívnosť. S neporiadkom v tejto oblasti nebude práca podniku vysoko kvalitná.

účtovníctvo

Objem pracovného toku je vyjadrený celkovým počtom dokumentov prijatých podnikom a ním vytvorených určité obdobie... Tento výraz predpokladá počet originálov prác a odkazov za konkrétny čas. Do úvahy sa berú aj kópie dokladov vyhotovené technickými prostriedkami.

Výsledky výpočtu sú spracované v súhrne, nápovede. Organizácia má na starosti vývoj ich foriem. Napríklad každý podnik môže mať svoju vlastnú frekvenciu výpočtu pracovného toku: pre každý mesiac, týždeň, rok, štvrťrok. V nastavení sa používajú celkové objemy personálne úrovne a štruktúru duchovnej služby. Takto sa zaznamenáva pracovný postup.

Poprava

Keď dokument dorazí do podniku, musí sa umiestniť zodpovedajúca značka. Je mu pridelené sériové číslo a dátum. Môže to byť pečiatka. Potom sa príspevky, ktoré je potrebné zaregistrovať, zadajú do špeciálneho formulára, napríklad časopisu.

Vďaka informačnému a referenčnému systému môžete vyhľadávať dokumenty podľa rôznych ukazovateľov. Keďže je tam evidovaná lehota, nájdete ich podľa času vyhotovenia. Na základe týchto informácií sa vykonáva kontrola vykonávania cenných papierov. Toto je hotové zodpovedných osôb, av malých spoločnostiach - sekretárka.

Zodpovednosť za riešenie problémov špecifikovaných v dokumentácii nesie vedenie stavebných divízií. Kontrola času zahŕňa:

1. Fixácia pri evidencii dokumentov.

2. Kontrola papierov.

3. Obsadzovanie účinkujúcich po uplynutí lehoty na výkon práce.

4. Zadávanie informácií.

5. Informovanie zodpovedných osôb.

6. Zadávanie údajov o výkone.

7. Registrácia certifikátov pre kontrolu vykonávania.

Nevyhnutne kontrolované papiere, ktoré vyžadujú reakciu a realizáciu. Keďže v r administratívna dokumentácia za predmet kontroly sa považujú v ňom riešenia, každá položka musí byť kontrolovaná.

Skladovanie

V priebehu činnosti akéhokoľvek podniku sa vypracúvajú dokumenty, ktoré majú vedecký a praktický význam. Mnohé z nich obsahujú informácie potrebné na vyriešenie konkrétneho problému. Po vyčerpaní informácií strácajú papiere zmysel. A niektoré si môžu zachovať svoju hodnotu aj mnoho rokov.

V závislosti od hodnoty informácií sa cenné papiere uchovávajú:

1. Dočasne - do 10 rokov.

2. Dočasne - od 10 rokov.

3. Neustále.

Druhý a tretí typ sa skladujú 2 roky v pododdieloch. Potom idú do Čas použiteľnosti nie je určený podľa formulára: elektronický alebo papierový. Pravidelné a elektronické archívy fungujú ďalej jednotný princíp.

Elektronická správa dokumentov

Niektoré firmy prevádzkujú elektronické spracovanie dokumentov a výmenu medzi príjemcami. Na tento účel sa na serveri vytvorí databáza, kde sa nachádzajú všetky informácie. Prístup je cez prehliadač. Prístup cez internet a lokálnu sieť je povolený.

Dokumentácia sa stiahne alebo uloží do konkrétnych priečinkov, ktoré sú distribuované na základe hierarchie. Osoby poverené týmito povinnosťami majú právo vytvárať, upravovať, mazať. V iných prípadoch bude protiprávne konanie. Elektronický archív určené na uchovávanie elektronických dokumentov.

Organizácia práce s dokumentáciou je vážnou oblasťou v každom podniku. Je dôležité, aby to fungovalo usporiadaným a zákonným spôsobom. Len tak je zabezpečená dobre koordinovaná činnosť spoločnosti.

Tok dokumentov Je činnosť organizácie pohybu dokumentov v podniku od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia dokumentu vrátane jeho archivácie a následného uloženia.

Jednou z úloh vedúceho je stanoviť pravidlá a postupy pre prácu s dokumentmi v organizácii a kontrolovať ich dodržiavanie v štruktúrnych oddeleniach, teda toku dokumentov. Pripomeňme, že tok dokumentov je organizácia pohybu a účtovania dokumentov od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania: odoslanie z organizácie a (alebo) odoslanie do archívu. Druhá etapa kancelárskej práce, odvetvie činnosti, ktoré poskytuje dokumentačnú podporu pre riadenie, ktoré upravuje GOST R 51141-98 „Kancelárske práce a archívnictvo. Pojmy a definície".

V dokumentoch sa odzrkadľuje činnosť akejkoľvek spoločnosti a ešte viac právnickej. Pre skvalitnenie práce advokátskej kancelárie je potrebné optimalizovať tok dokumentov, čím sa znížia bežné náklady a prevádzkové náklady, skvalitní sa servis a spravovateľnosť spoločnosti. Na druhej strane sa tým znížia náklady právne služby(klesnú náklady na ľudskú prácu), urýchliť rozhodovanie a následne zvýšiť atraktivitu firmy pre zákazníkov.

Rozprávanie o poradí pohybu dokladov , existuje niekoľko fáz pracovného postupu:

príjem a primárne spracovanie (alebo preposielanie) dokumentov prijatých organizáciou;
predbežné preskúmanie dokumentov predškolskou vzdelávacou inštitúciou;
registrácia dokumentov;
organizácia pohybu dokumentov v rámci organizácie (vrátane informačných a referenčných prác, prinášanie dokumentov účinkujúcim, sledovanie ich vyhotovenia, ako aj schvaľovanie a podpisovanie návrhov dokumentov);
spracovanie (preposielanie) vyhotovených a odoslaných dokumentov.

Napriek sekundárnej povahe poradia pohybu dokumentov vo vzťahu k cieľom a zámerom organizácie, tok dokumentov v právnu prax venuje sa dostatočná pozornosť. Napríklad, Štátny systém dokumentačná podpora manažmentu (GSDOU) sa navrhuje skonsolidovať postup pri odovzdávaní dokumentov v rámci organizácie v špeciálnych technologických schémach, ktorých vývoj zabezpečujú služby dokumentačnej podpory manažmentu (DOU). Takéto schémy by mali odrážať všetky fázy a body prechodu dokumentárnych informácií, podmienky spracovania a vyhotovenia dokumentov.

Výber systému správy dokumentov nie je len technologickou alebo inžinierskou úlohou, ale súvisí s celkovou stratégiou rozvoja organizácie. Ak ide o komerčnú spoločnosť, tak výber je do značnej miery určený jej cieľmi, konkurenčným prostredím, štruktúrou, ktorá existuje na tento moment, ako aj štruktúru, ku ktorej spoločnosť v budúcnosti príde, a navyše ekonomický efekt realizácie. Ak toto vládna agentúra, potom je potrebné posunúť dôraz na úplnosť účtovania úloh riešených organizáciou, znaky týchto úloh spojené so špecifikami jej činnosti. Vo všeobecnosti pri výbere systému pracovného toku musíte brať do úvahy veľa faktorov a napodiv, jedným z najdôležitejších bude efektívnosť pracovného toku.

Optimalizácia pracovného toku zahŕňa súbor organizačných, technických, softvérovo-technických a organizačno-dizajnových opatrení vykonávaných organizáciou.

Organizačné opatrenia:

- vývoj regulačných právnych aktov organizácie a metodických dokumentov ktoré stanovujú požiadavky, pravidlá, odporúčania pre organizáciu toku dokumentov, tak v organizácii ako celku, ako aj v určitých oblastiach práce s dokumentmi alebo pre určité typy dokumentov;

- prehľadná organizácia práce služby zodpovednej za kancelársku prácu, účtovníctvo a uchovávanie dokumentov, racionálna distribúcia funkčné povinnosti medzi zamestnancami tejto služby;

- organizácia práce s dokumentmi v štrukturálnych divíziách.

Technické opatrenia: kancelárske vybavenie, počítačové vybavenie, poskytovanie bohatých možností na prípravu dokumentov, vykonávanie elektronického schvaľovania, zabezpečenie toku dokumentov, organizovanie operatívneho ukladania dokumentov.

Softvérové a hardvérové opatrenia: uplatnenie počítačová technológia organizácie môžu využívať elektronické systémy na správu dokumentov, textové a tabuľkové editory (Word, Excel atď.), email, fax a iné aplikácie. Optimálne sa javí využitie systému elektronického spracovania dokumentov a výmeny dokumentov medzi oddeleniami (EDMS).

Organizačné a projektové opatrenia: sú potrebné pri implementácii EDMS a zahŕňajú predovšetkým vývoj najoptimálnejších „trás“ na prechod dokumentov, cestu, po ktorej prechádza dokument alebo súbor vzájomne súvisiacich dokumentov pri riešení určitého problému alebo implementácii určitý proces. Tu budú miestami prechodu inštancie (pracoviská), na ktorých sa vykonávajú operácie s dokumentom. Hlavná úloha v organizácii toku dokumentov v takomto projekte zabezpečí rýchly prechod dokumentu po najkratšej a najpriamejšej trase s čo najmenším časom. Zároveň by sa mali vylúčiť opakované operácie, spätné pohyby dokladu, ktoré nie sú z dôvodu obchodnej potreby. Informácie sú prezentované graficky, čo vám umožňuje vizuálne a prehľadne znázorniť pohyb dokumentu (dokumentov), ako aj postupnosť operácií vykonávaných počas vykonávania akejkoľvek funkcie (úlohy) alebo procesu, a teda aj pohyb dokumentu. dokumenty použité pri riešení tohto problému alebo procesu implementácie.

V dôsledku organizačnej a projekčnej práce vznikajú nové dokumenty, ktoré majú právny význam pre činnosti organizácie, ako sú: listy tlačív dokumentov, blokové schémy „trás“, harmonogramy pracovných postupov, schémy presúvania dokumentov a pod.

Tokom dokumentov sa rozumie pohyb dokumentov od ich vyhotovenia alebo prijatia od iných organizácií až po ich odovzdanie do archívu.

Prehľadná organizácia pracovného toku zabezpečuje úplnosť a včasnosť získavania potrebných informácií pre chod podniku a jednotlivcov, čo zvyšuje efektivitu kontrol účtovníctva.

Vedúci podniku musí schváliť formy prvotných účtovných dokladov používaných v podniku, ako aj systém spracovania účtovných informácií a spôsoby organizácie obehu dokladov. Zároveň musí prijatý systém správy dokumentov ako prvok účtovnej politiky zabezpečiť:

1) Úplnosť premietnutia do účtovníctva všetkých skutočností ekonomickej činnosti. Každá skutočnosť ekonomickej činnosti musí byť zaznamenaná v primárnom dokumente, pretože práve primárne dokumenty sú na jednej strane potvrdením samotnej skutočnosti obchodnej transakcie a na druhej strane na základe primárneho tvoria sa doklady, účtovné výkazy podniku a údaje o jeho finančnej situácii, plánovanie a prognózovanie činnosti podniku.

2) Racionálne a ekonomické riadenie účtovníctvo na základe podmienok hospodárskej činnosti a veľkosti podniku.

Pri organizovaní systému správy dokumentov je potrebné usilovať sa o to, aby každá obchodná transakcia bola zdokumentovaná iba v jednom dokumente a množstvo podobných operácií - v jednom kumulatívnom dokumente. Napríklad pri odvode daní do rozpočtu je vhodné vypracovať konsolidovaný platobný rozkaz.

Bez správnej organizácie obehu dokumentov nie je možné zabezpečiť racionálne rozdelenie účtovníckej práce, rovnomerné zaťaženie účtovníkov a včasnosť účtovných záznamov (prelamované).

Harmonogram by mal vytvoriť racionálny pracovný tok v podniku, to znamená zabezpečiť optimálny počet oddelení a výkonných pracovníkov pre každý primárny dokument, ktorý musí prejsť, určiť minimálny termín jeho umiestnenie v jednotke. Harmonogram pracovného toku by mal pomôcť zlepšiť všetky účtovné práce v podniku, zvýšiť kontrolné funkcie účtovného oddelenia.

Harmonogram môže byť zostavený vo forme diagramu alebo zoznamu prác na vytváraní, overovaní a spracovaní dokumentov vykonávaných každou divíziou podniku s uvedením ich vzťahu a načasovania práce. Každý výkonný umelec dostane výpis z harmonogramu pracovného postupu, v ktorom sú uvedení výkonní umelci, dokumenty, načasovanie ich odovzdania a divízie podniku, kde sa dokumenty predkladajú.

Pre každý podnik by sa mal plán pracovného toku vypracovať s prihliadnutím na jeho špecifické črty: veľkosť podniku, typ činnosti, štruktúru riadenia atď. Pre každý dokument by sa do harmonogramu pracovného toku mali zahrnúť tieto časti:

1. Postup pri zostavovaní dokumentu:

Počet kópií;

Zodpovedný za vyhlásenie;

Zodpovedný za registráciu;

Zodpovedný za implementáciu;

Doba vykonávania.

2. Postup pri kontrole dokladu:

Zodpovedný za overenie;

Kto zastupuje;

Poradie prezentácie;

Termín odovzdania.

3. Poradie spracovania dokumentu:

Exekútor;

Doba vykonávania.

4. Postup pri prenose dokumentu do archívu:

Exekútor;

Doba vykonávania.

Zamestnanci podniku, ktorí sa zaoberajú prechodom účtovné záznamy, vytvárajú a predkladajú doklady súvisiace s ich činnosťou v súlade s harmonogramom.

Zodpovednosť za dodržiavanie harmonogramu toku dokumentov, ako aj zodpovednosť za včasné a kvalitné vyhotovenie dokumentov a ich prenos nesú osoby, ktoré dokument pripravili. Hlavný účtovník vykonáva kontrolu nad procesom toku dokumentov v podniku.

V trhovom hospodárstve je veľmi dôležité chrániť ekonomické informácie obsiahnuté v dokumentoch pred konkurenciou. Na jej ochranu je potrebné vypracovať a dodržiavať schému pohybu chránených informácií, využívať dezinformačný program pre konkurentov, starať sa o materiálne záujmy zamestnancov, aby sme ich zachránili pred pokušením kradnúť a predávať podnikové tajomstvá. . Manažment by mal uplatňovať politiku pokút a odmien zameranú na predchádzanie možným porušeniam.

Manažéri podniku by mali v zmluvách, dohodách a zmluvách ustanoviť jasne vyjadrené písomné povinnosti zamestnancov nezverejňovať obchodné tajomstvá, premýšľať nad organizáciou informačných tokov v pracovnom toku, určiť stupeň ich utajenia, zabezpečiť ochranu dôverných informácií. údaje v dokumentoch.

V súčasnosti právne predpisy Ruskej federácie stanovujú zodpovednosť hlavného účtovníka za zverejňovanie obchodných informácií o podniku.

Prechod na počítačovú formu organizácie účtovníctva si kladie za úlohu chrániť informácie pred vniknutím niekoho iného. Medzi prostriedky ochrany patrí identifikácia subjektov a predmetov, diferenciácia prístupu k informáciám na počítači, evidencia úkonov.

Postup identifikácie využíva kľúče, heslá, nástroje na analýzu jednotlivých charakteristík (hlas, odtlačky prstov atď.). Iba tým, že sa zamestnanec identifikuje, získava prístup do počítačového systému, kde je potrebné zabezpečiť tri úrovne ochrany: hardvér, softvér a dáta.

Hlavné smery zlepšenia toku dokumentov. Dokumentácia podnikov a ich spracovanie tvorí asi 50% objemu účtovných prác, preto je znižovanie nákladov na zostavovanie a spracovanie dokladov rezervou na skrátenie času na vedenie účtovníctva.

V praxi existujú tri smery na zlepšenie toku dokumentov:

Používanie dokumentov s vopred vyplnenými trvalými údajmi (hlavičkový papier) a rozšírené používanie počítačových programov s jednorazovým zadaním počiatočných údajov a viacnásobný príjem výstupné informácie.

Zníženie počtu vydaných a spracovaných dokladov v dôsledku používania akumulačných a viacriadkových dokladov, pohodlné umiestnenie detailov, široké využitie zjednocovania a štandardizácie dokladov.

Zjednotenie dokumentov je vytvorenie jednotnej formy primárnych dokumentov, aby sa v nich odrážali homogénne obchodné transakcie. Nariadením vlády Ruskej federácie z 8. júla 1997 č. 35 „O primárnych účtovných dokladoch“ je Štátny výbor Ruskej federácie pre štatistiku1 poverený funkciami vývoja a schvaľovania albumov. jednotné formy primárna dokumentácia a oni elektronické verzie. federálne orgány výkonná moc s Goskomstatom Ruskej federácie udelené právo na vývoj a implementáciu špecializovaných foriem primárnych účtovných dokladov v podnikoch. Unifikácia odbúrava pracnosť pri vedení evidencie a zjednodušuje prácu s dokumentmi.

Zlepšenie dokumentácie napomáha aj štandardizácia, čo znamená vytvorenie rovnakých foriem a veľkostí dokumentov s rovnakým názvom. Štandardizácia uľahčuje ukladanie dokumentov do archívu, podporuje ich rýchlu asimiláciu a umožňuje racionálne využitie papiera.

Tretím smerom zlepšenia toku dokumentov je ich racionalizácia znížením počtu osôb zapojených do zostavovania dokumentu, odstránením zbytočnej dokumentácie, využitím progresívnych foriem organizácie účtovníctva a predbežného plánovania toku dokumentov.

Zrýchlenie pohybu dokladov s cieľom získať včasné a spoľahlivé informácie potrebné kontrolovať ekonomické aktivity, je jednou z najdôležitejších úloh účtovníctva.

Vedenie účtovných dokladov zohráva významnú úlohu pri správnej formulácii účtovníctva. Racionálny systém ukladania zaisťuje nielen integritu a bezpečnosť dokumentov v zákonom stanovených lehotách, ale aj možnosť ich kedykoľvek použiť pre každého

druh informácií.

Dokumenty, ktoré sa majú odovzdať do archívu, sú predbežne usporiadané vo vhodnom poradí na vyhľadávanie, zaradené a zviazané v špeciálnych zložkách nazývaných kufríky.

Umiestnenie dokumentov v súboroch v závislosti od ich povahy a účelu možno vykonať podľa nasledujúcich kritérií:

Podľa predmetu (napríklad hotovosť, materiálne doklady);

Na základe korešpondencie (podľa názvov organizácií, ktorých sa tieto dokumenty týkajú);

Na chronologickom základe (podľa mesiacov a do mesiaca - podľa dní);

Podľa čísel dokladov.

V archíve sú súbory zoradené v určitom poradí – abecedne, podľa čísel atď.

Dokumenty by sa mali uchovávať v uzamknutej miestnosti v špeciálne navrhnutých skriniach alebo trezoroch, pričom je vylúčená možnosť ich straty alebo poškodenia.

Primárne dokumenty týkajúce sa konkrétneho účtovného registra sú pred presunom do archívu vyplnené v chronologickom poradí a doplnené osvedčením pre archív, ktoré obsahuje:

Názov účtovného registra, na ktorý sa tieto prvotné doklady vzťahujú;

Chronologický rámec obdobia, za ktoré boli dokumenty dokončené;

Zoznam dokončených primárnych dokumentov;

Dátum prevzatia a odovzdania dokumentov do archívu;

Podpis zodpovednej osoby.

pokladničné doklady, výkazy výdavkov, bankové výpisy so súvisiacimi dokumentmi je potrebné vyberať v chronologickom poradí a vzájomne prelínať. Samostatné typy dokumenty (napríklad pracovné príkazy) môžu byť uložené nezviazané, ale musia byť uložené v priečinkoch, aby sa predišlo strate a zneužitiu.

Spoločnosť je povinná uchovávať všetky účtovné doklady najmenej päť rokov (§ 98 Účtovného poriadku). Pre jednotlivé primárne dokumenty (napríklad pre dokumenty potvrdzujúce veľkosť mzdy pracovníci) platná legislatíva poskytuje sa dlhšia doba skladovania.

Špecifické obdobia uchovávania primárnych dokumentov stanovilo Hlavné archívne riaditeľstvo pri Rade ministrov ZSSR 15. augusta 1988 (v znení zmien a doplnení Štátnej daňovej služby Ruska a Rosarkhivu zo dňa 27.6.2096).

Vedúci podniku je zodpovedný za organizáciu uchovávania prvotných účtovných dokladov a účtovných výkazov (článok 101 účtovného poriadku). Organizácia ochrany ekonomických informácií. Pa podniky by mali vypracovať program na ochranu komerčných informácií o finančných a ekonomických činnostiach. Takýto program je jedným z prvkov systému preventívnych opatrení zabezpečiť ekonomické zabezpečenie podnikov. Potrebu systému týchto opatrení určujú tieto faktory: konkurencia; dôležitosť zachovávania tajomstva ekonomických informácií; fluktuácia zamestnancov atď.

Jedným zo smerov programu na ochranu komerčných informácií v pracovnom toku je šifrovanie: údaje o obchodných transakciách sú pred vložením do počítača zašifrované a pri opustení počítača sa dešifrujú, čo vám umožňuje spoľahlivo skryť význam informácií pred nechcenými používateľmi. .

Ďalší prístup ku konštrukcii prostriedkov ochrany prístupu k účtovným informáciám je založený na riadení tokov informácií a rozdelení používateľov do kategórií a úrovní autority. Manažér a hlavný účtovník rozhodujú o prístupe zamestnancov k informáciám na rôznych úrovniach v závislosti od ich právomoci. Ovládacie prvky na počítači by mali umožňovať prístup na čítanie a zápis toku informácií v závislosti od právomocí zamestnancov.

Tok dokumentov- Ide o pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vyhotovenia alebo odoslania. jeden

Treba poznamenať, že táto definícia sa zameriava na slová "pohyb dokumentov", teda ich cesty z jedného oddelenia alebo od jedného zamestnanca k druhému. V tomto prípade je poradie pohybu dokumentu (ich cesta) vopred určené prijatým procesom riadenia v tejto organizácii. Ak napríklad šéf organizácie požaduje, aby sa mu všetky prijaté dokumenty najskôr nahlásili a až on sám určí vykonávateľa, cesta dokumentu bude viacstupňová zhora nadol. Ak má organizácia jasné rozdelenie funkcií medzi štrukturálne členenia a zamestnancov, väčšina dokumentov pôjde okamžite na oddelenie k účinkujúcim, to znamená, že cesta bude iná, oveľa kratšia. Rovnako pohyb dokumentu pri schvaľovaní a podpisovaní závisí od postupu prijatého v inštitúcii pri rozdeľovaní povinností a delegovaní právomocí na zamestnancov. Pracovný tok teda závisí od systému riadenia, je vo vzťahu k nemu druhoradý, no zároveň je to pracovný tok, ktorý odráža systém riadenia, ktorý vám ho umožňuje jasne vidieť. 2

Napriek sekundárnemu charakteru poradia pohybu dokumentov vo vzťahu k cieľom a zámerom organizácie sa odporúča tok dokumentov normalizovať a regulovať. Napríklad v časti „3.1 Organizácia toku dokumentov“ Štátneho systému na podporu dokumentácie riadenia (GSDOU) sa navrhuje zjednotiť postup odovzdávania dokumentov v rámci organizácie do špeciálnych technologických schém, ktorých vývoj je realizované službami dokumentačnej podpory manažmentu (DOU). Takéto schémy by mali odrážať všetky fázy a body prechodu dokumentárnych informácií, podmienky spracovania a vyhotovenia dokumentov.

V technologickom reťazci spracovania a pohybu dokumentov sa rozlišujú tieto etapy:

príjem a primárne spracovanie dokumentov prijatých organizáciou;
predbežné posúdenie a distribúcia dokumentov;
registrácia dokumentov;
kontrola nad vykonávaním;
informačná a referenčná práca;
vyhotovenie dokumentov, ich príprava, schvaľovanie, vyhotovenie;
odoslanie alebo odoslanie do obchodu.

Každý z vyššie uvedených krokov je možné vykonať v tradičnej aj automatizovanej technológii. 3

Vzhľadom na to, že pracovný tok odráža systém riadenia, čo vám umožňuje jasne ho vidieť, analýza pracovného toku je mimoriadne dôležitá pre zlepšenie práce riadiaceho aparátu.

Zároveň pri analýze pracovného toku možno zvážiť predmet výskumu samostatný dokument, tok dokumentov, dokument technologický postup... Základný predmet výskumu a zlepšovania však možno nazvať tok dokumentov.

Čo je to splnomocnenie, druhy splnomocnení a podmienky

V prvom rade by ste si mali zadefinovať, čo je to prokúra z pohľadu zákona. Článok 185 ods Občianskeho zákonníka RF: "Splnomocnenie je písomné splnomocnenie vydané jednou osobou inej osobe na zastupovanie pred tretími osobami." Ide o dokument, ktorý potvrdzuje, že jeho nositeľ (splnomocnenec) je zástupcom osoby, ktorá splnomocnenie vydala (splnomocnenec), a má právo vykonávať určité úkony v jej mene. Takéto konanie sa považuje za spáchané samotným splnomocniteľom, pre splnomocnenca č právne dôsledky nevzniká, je v podstate len „nástrojom“ na výkon práv, ktoré mandant má. Z právneho hľadiska je vydanie plnej moci jedným z typov jednostranných obchodov. Na jeho splnenie stačí prejav vôle zastúpeného, po čom má zástupca určitú právomoc v plnomocenstve. Samotná prítomnosť zástupcu autority ho však nezaväzuje vykonávať zastupiteľské funkcie. Má právo odmietnuť splnomocnenie, čo bude mať za následok jeho ukončenie, alebo jednoducho nekonať. Preto sa zvyčajne medzi zástupcom a zastupovaným uzatvára príkazná zmluva, kde sú stanovené podmienky vykonania príkazu.

Ako vyplýva zo samotného pojmu „splnomocnenie“, vzťah medzi tým, kto ho vydal, a tým, komu bolo vydané, je do určitej miery založený na dôvere. Na rozdiel od väčšiny ostatných obchodov je teda možné transakciu s plnou mocou ukončiť kedykoľvek, bez ohľadu na dobu platnosti plnomocenstva a tiež na to, či sa splnomocnencovi podarilo vykonať splnomocnenie, ktoré mu bolo zverené, alebo nie.

Druhy splnomocnení

Rozsah udelených právomocí môže byť široký alebo veľmi obmedzený. V závislosti od toho sa splnomocnenia delia do troch kategórií:

1.generálny (všeobecný), ktorý dáva právo vykonávať v mene spoločnosti akékoľvek právne úkony právnická osoba ktorý vydal splnomocnenie, alebo nakladať so všetkým majetkom prírodný človek- riaditeľ;

2.špeciálne - udelenie oprávnenia vykonávať v mene splnomocniteľa po určitú dobu viacero obdobných úkonov (napr. plná moc pre súdne a arbitrážne zastúpenie, zvyčajne vydávané právnemu zástupcovi podniku alebo zasielateľovi - na príjem tovaru prichádzajúceho na adresu organizácie);

3.jednorazové, dávajúc právo zaviazať sa v mene splnomocniteľa jeden konkrétny právne kroky, napríklad uzavrieť zmluvu o kúpe a predaji bytu s treťou osobou.

Keďže vydanie plnej moci je transakcia, všetky náležitosti, ktoré existujú v právnych predpisoch vo vzťahu k osobám zúčastňujúcim sa na transakciách vo všeobecnosti, sú predložené osobe, ktorá ju vykonáva. Osoba, ktorá vydáva splnomocnenie (t. j. vykonávajúca transakciu), teda musí byť subjektom civilné právo, t.j. fyzická alebo právnická osoba so spôsobilosťou na právne úkony a právne úkony.

Lehota splnomocnenia, podmienky zániku splnomocnenia

Platnosť splnomocnenia je spravidla obmedzená na určité obdobie, ktoré je uvedené v samotnom splnomocnení, alebo ak nie je taký údaj, rok odo dňa vydania. Jediný prípad, kedy plnomocenstvo, ktoré neobsahuje dobu platnosti, nie je vopred obmedzené stanovený termín- notársky overené splnomocnenie vydané na vykonávanie úkonov v zahraničí. Zaniká z dôvodu jej zrušenia zo strany príkazcu alebo inak spoločné dôvody, ktorý má za následok zánik plnej moci. Vo všeobecnosti podľa všeobecné pravidlo, doba platnosti splnomocnenia je vyznačená v splnomocnení a môže byť určená konkrétnym číslom („platí do takého a takého dátumu“) alebo časom, ktorý uplynul od vydania plnomocenstva („“ platí toľko mesiacov/dní/rokov”). Okrem toho v žiadnom prípade doba platnosti nemôže byť dlhšia ako tri roky.

Splnomocnenie zaniká z dôvodu:

uplynutie platnosti plnej moci;
zrušenie plnomocenstva osobou, ktorá ho vydala;
odmietnutie osoby, ktorej bolo splnomocnenie vydané;
zánik (likvidácia, reorganizácia) právnickej osoby, v mene ktorej bolo splnomocnenie vydané;
zánik právnickej osoby, ktorej bolo plnomocenstvo vydané;
smrť občana, ktorý vydal splnomocnenie, uznanie za nespôsobilého, čiastočne spôsobilého alebo nezvestného;
smrť občana, ktorému bolo udelené plnomocenstvo, uznanie za nespôsobilého, čiastočne spôsobilého alebo nezvestného.

Čo je duplikát

Duplicitné(lat. duplicatus- "zdvojený") - kópia, druhá alebo ďalšia kópia dokumentu, položky.

Účelom výroby je nahradiť originál. o určité podmienky niekedy potrebujete nie jednu, ale niekoľko rovnakých kópií veci (kľúče, kópie faktúr).

Niekedy sa používa na kriminálne účely - na nezákonné získanie práva na prístup k niečomu (bytu, bankovému účtu atď.).

Spravidla sa nevyrábajú sériovo, pretože vyžadujú manuálne dolaďovanie.