Ukladanie dokumentov. Ukladanie informačných objektov rôzneho druhu na rôzne digitálne médiá Organizácia ukladania dokumentov v inštitúcii

Pojem kancelárska práca zahŕňa okrem dokumentovania informácií a organizovania pracovného toku aj ukladanie a používanie dokumentov v bežných činnostiach podniku.

Tento typ úložiska sa nazýva prevádzkové úložisko, pričom prevádzkové úložisko možno rozdeliť do dvoch poddruhov:

uchovávanie dokumentov v procese ich vykonávania;

uloženie vyhotovených dokumentov.

Písomnosti počas ich vykonávania musí exekútor uchovávať v osobitných zložkách s nápismi „Urgentné“, „Na exekúciu“, „Na podpis“ atď. Priečinky obsahujú aj priezvisko, iniciály, telefónne číslo účinkujúceho.

Vyhotovené dokumenty sa musia založiť a uložiť do spisov v súlade s nomenklatúrou vecí. Podľa GOST R 51141-98 "Kancelárska práca a archívnictvo. Podmienky a definície" prípad Je zbierka listín alebo dokument týkajúci sa jedného problému alebo oblasti činnosti, umiestnený v samostatnom obale a nomenklatúra prípadov je systematizovaný zoznam názvov prípadov vedených v organizácii s uvedením podmienok ich uloženia, zostavený v zavedený poriadok.

Požiadavky na nomenklatúru prípadov sú uvedené v časti 3.4 Základných pravidiel pre archívy organizácií, schválených rozhodnutím Rosarkhiv Collegium zo 6. februára 2002 č.

Zoskupovanie vyhotovených listín do veci v súlade s nomenklatúrou vecí a systematizácia listín v rámci veci je tzv. založenie prípadu.

Prípady vznikajú v organizáciách s centralizovanou evidenciou - službou riadiacej dokumentácie (DOU), s decentralizovanou - tak štrukturálnymi divíziami (osoby zodpovedné za DOW), ako aj službou DOE.

Pri vytváraní puzdier je potrebné dodržiavať tieto základné požiadavky:

dokumenty trvalého a dočasného uloženia musia byť zoskupené do samostatných súborov;

vložiť do spisu jednu kópiu každého dokumentu;

zoskupiť dokumenty jedného kalendárneho roka do veci (výnimkou sú: prenosné veci; súdne veci; osobné spisy, ktoré sa tvoria počas celého obdobia pôsobenia danej osoby v organizácii; dokumenty vzdelávacích inštitúcií, ktoré sa tvoria počas akademického roka , atď.);

súbor musí obsahovať najviac 250 listov s hrúbkou najviac 4 cm.

Bližšie je postup pri zakladaní vecí popísaný v časti 3.5 Základných pravidiel prevádzky archívov organizácií.

Okrem založenia veci je zabezpečený aj proces jej registrácie, ktorý by mal prebiehať podľa pravidiel uvedených v časti 3.6 Základných pravidiel pre archívy organizácií.

Prípady trvalého a dlhodobého uchovávania (nad 10 rokov), vrátane dokumentov o personáli, musia byť odovzdané na uloženie do archívu organizácie najneskôr do troch rokov po ich ukončení v kancelárskej práci. V tomto prípade sa prevod prípadov vykonáva podľa harmonogramu zostaveného archívom a dohodnutého s vedúcimi štruktúrne jednotky odovzdávanie dokumentov do archívu a schválené vedúcim organizácie. Postup pri získavaní archívu organizácie a prenášaní súborov doň je bližšie popísaný v častiach 3.1, 3.2, 3.3 a 3.7 Základných pravidiel prevádzky archívov organizácií.

Puzdrá na dočasné uskladnenie (do 10 rokov vrátane) sa spravidla neprenášajú do archívu organizácie na uskladnenie: sú uložené v divíziách a po uplynutí doby skladovania podliehajú zničeniu.

V posledných rokoch, spolu s ukladaním dokumentov (na papieri) formovaných do súborov, mnohé organizácie začali využívať elektronické úložiská. Vytvorenie týchto úložísk umožňuje zjednodušiť používanie dokumentov pri bežných činnostiach, keďže s dokumentom môže pracovať viacero zamestnancov súčasne a prístup k dokumentu je realizovaný v priebehu niekoľkých sekúnd v súlade s právami zamestnanca. Z toho môžeme konštatovať, že používanie elektronických úložísk dokumentov vám umožňuje zvýšiť efektivitu úloh a pracovných povinností.

Je lepšie vytvárať takéto elektronické úložiská dokumentov len v tých organizáciách, ktoré nepoužívajú automatizačné systémy na podporu správy dokumentov a ich implementácia sa neplánuje. Systémy, ktoré automatizujú predškolské vzdelávacie inštitúcie, väčšinou umožňujú pri registrácii dokumentu uložiť súbor s jeho obrázkom do špeciálneho úložiska.

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Uverejnené na http://www.allbest.ru/

Federálny štát vzdelávacia inštitúcia vyššie odborné vzdelanie

Krasnodar Štátna univerzita kultúra a umenie"

Katedra "dokumentácie a informačnej kultúry"

práca v kurze

téma: Ukladanie dokumentov

Absolvuje študent 2. ročníka

OZO, DOK-08

Stryukova N.V.

fakulta: „Informačné a

knižnica"

špecialita: "dokumentácia"

Skontrolované:

Zinovieva Nona Borisovna

Krasnodar 2010

Úvod

1 Operatívne ukladanie dokumentov

1.1 Usporiadanie dokumentov

1.2 Všeobecné zásady tvorba prípadu

1.2.1 Zoskupovanie dokumentov do súborov

1.2.2 Poradie usporiadania listín v spise

1.2.3 Administratívne dokumenty a ich príloha

1.2.4 Plány a správy

1.2.5 Sociálne dokumenty

1.2.6 Písanie hlavičiek prípadu

1.3 Nomenklatúra záležitostí organizácie

1.3.1 Účel tvorby

1.3.2 Typické a vzorové nomenklatúry prípadov

1.3.3 Registrácia a udržiavanie nomenklatúry prípadov

1.3.4 Postup pri udržiavaní a dopĺňaní nomenklatúry prípadov

2 Posúdenie významu dokumentov a načasovanie ich uloženia

2.1 Význam a hodnota dokumentov

2.2 Kritériá hodnotenia informačného obsahu dokumentov

2.3 Kritériá hodnotenia informačného obsahu dokumentov

2.4 Štandardné a rezortné zoznamy dokumentov a ich význam

2.5 Zoznam štandardných dokumentov a jeho štruktúra

3 Evidencia dokumentov a spisov na zničenie a dlhodobé (trvalé) uloženie

3.1 Evidencia prípadov

3.2 Zákony o prideľovaní dokladov na zničenie a vyradenie z evidencie

3.3 Evidencia prípadov

3.3.1 Evidencia prípadov na prevádzkové uloženie

3.3.2 Dodatočná príprava súborov na dlhodobé uloženie

3.3.3 Interné zásoby

3.3.4 Číslovanie listov v kufríku

3.3.5 Záznam o potvrdení

3.3.6 Dizajn krytu puzdra

4 Archívne ukladanie dokumentov

4.1 Vývoj archívnictva v Rusku

4.2 Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov

4.2.1 Elektronické dokumenty v archívoch

4.2.2 Umiestňovanie dokumentov do úložísk

4.2.3 Kontrola prítomnosti a stavu dokladov

4.3 Formy využívania dokumentov z archívneho fondu organizácie

4.3.1 Archivované referencie

4.3.2 Archívne výpisy a kópie

4.3.3 Postup pri vydávaní archívnych potvrdení a iných dokumentov

4.3.4 Odovzdávanie archívnych súborov z úložísk

4.3.5 Iné využitie archívnych fondov organizácií

Vdirigovanie

Veľký podiel na celkovom komplexe kancelársko-pracovných procesov majú operácie ukladania dokumentov.

Pre prehľadnú organizáciu dokumentačnej podpory pre manažment je potrebné systematizovať dokumenty organizácie – prichádzajúce do nej zvonka aj tie, ktoré vznikajú v procese každodennej práce v rámci jej štrukturálnych divízií, a na opätovné použitie je potrebné pripraviť rozhodnutia manažmentu, vydávanie potvrdení sociálneho a služobného charakteru, musia na konci práce s nimi aktuálne uskladniť. To znamená, že na jednej strane práca s týmito dokumentmi prebiehala plne v súlade s uzneseniami a požiadavkami riadiacich dokumentov vyžadujúcich ich implementáciu a na druhej strane potreba týchto dokumentov stále pretrváva a v určitých okolnosti musia byť znovu predložené na preštudovanie, spresnenie alebo preskúmanie. Systém systematizácie a ukladania by mal poskytovať rýchly a presný prístup k potrebným dokumentom.

Skladovanie týchto dokumentov je organizované a vykonávané v špeciálne vybavených miestnostiach podpornej služby riadiacej dokumentácie, kde sú neustále udržiavané potrebné teplotné a vlhkostné podmienky a je k dispozícii dostatočný počet skladovacích miest (skrine, trezory, regály atď.) . Prístup do priestorov, kde sa dokumenty uchovávajú, by mali mať iba osoby zodpovedné za ich uloženie, ako aj ich bezprostrední nadriadení a zamestnanci útvaru ochrany dokumentov.

Priestory by mali poskytovať normálne podmienky pre prácu personálu zodpovedajúcej jednotky predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Prístup na miesta, kde sú dokumenty uložené, by nemal brániť nábytku, zariadeniam a pod. Skrine a trezory by mali mať na dverách informácie o osobe zodpovednej za uloženie dokumentov, ako aj zámky a plombovacie zariadenia. Kľúče od skrine by ste si mali uschovať zodpovedná osoba, a na konci pracovného času - odovzdanie sa proti podpisu strážnikovi.

Systém ukladania informácií sa začal formovať súčasne so systémom obchodného písania. Ukladanie chaotických informácií sa stáva systematickým v dôsledku hodnotenia (preskúmania) hromadiacich sa dokumentov a ich distribúcie na uloženie. Preto sú v podpore riadiacej dokumentácie dva pojmy – dokumentačný fond a archívny fond.

Dokumentačný fond združuje vo svojom zložení všetku dokumentáciu organizácie: dokumenty súčasného vedenia; dokumenty vybrané na trvalé alebo dlhodobé uloženie vrátane tých, ktoré boli odovzdané na uloženie do Štátneho archívneho fondu; zhromaždené na referenčné účely kópie dokumentov, vrátane dokumentov iných organizácií, zaslané pre informáciu a vykonanie.

Archívny fond je len časťou dokumentačného fondu. Neobsahuje dokumenty s krátkou dobou skladovania a má stabilné zloženie, ktoré by sa malo iba dopĺňať. Archívny fond tvoria dokumenty politického, hospodárskeho, vedeckého, sociálneho, kultúrneho, historického alebo iného významu.

Cieľ ročníková práca ukázať všestrannosť práce s dokumentmi, počnúc pohybom dokumentov v bežnej činnosti organizácie a končiac ukladaním dokumentov a informácií o nich za účelom následného, ​​prípadne opakovaného použitia.

V súvislosti s cieľom v práci v kurze boli riešené tieto konkrétne úlohy:

ь prevádzkové ukladanie dokumentov;

ь posúdenie významu dokumentov a načasovanie ich hodnoty;

ь evidencia dokumentov a prípadov na zničenie a dlhodobé skladovanie;

ь archívne ukladanie dokumentov.

Predmetom výskumu sú archívy FGOU SPO „Bryukhovets Agrarian College“.

Hlavnými zdrojmi informácií a štruktúrou pri písaní semestrálnej práce boli: Praktická príručka - Dokumentačná podpora dokumentov, tutoriál- moderná kancelárska práca, vedenie dokumentácie, učebnice kancelárskej práce, nariadenie o archíve, nomenklatúra prípadov.

1 Operatívne ukladanie dokumentov

1.1 Usporiadanie dokumentov

Prevažná väčšina dokumentov, ktoré prichádzajú do organizácie zvonku a vznikajú v procese práce, sa vykonáva na papieri. V čase ich vyhotovenia sú papierové dokumenty odovzdané zamestnancom a spravidla ich uchováva zhotoviteľ. Postup pri ukladaní a organizovaní dokumentov, ktoré sú cenné len pre konkrétneho zamestnanca, je jeho vecou. Môžu byť uložené ako knihy v domácej knižnici, aspoň vo formáte, aspoň podľa tém, ale pohodlnejšie kombináciou týchto funkcií.

Systematizácia a organizácia skladovania úradné dokumenty zamestnancov na exekúciu - vec jeho vedúceho. Je to potrebné nielen na kontrolu výkonovej disciplíny, ale v prípade potreby aj na včasnú redistribúciu dokumentov. V tomto prípade sa k už uvedeným znakom pridávajú lehoty na vyhotovenie dokumentov, stupeň utajenia a doby uchovávania dokumentov.

Systém ukladania dokumentov ako celku pre štrukturálnu jednotku, pohodlie pri ich vyhľadávaní, získavanie potrebných informácií, uvoľňovanie dokumentov, ktoré sa pre nikoho stali zbytočnými, je záležitosťou celej organizácie ako celku.

Organizáciu uchovávania dokumentov za inštitúciu ako celok má v kompetencii jej vedúci alebo pravidlá uchovávania sú ustanovené v pokynoch pre predškolskú vzdelávaciu inštitúciu.

1.2 Všeobecné zásady formovania prípadu

Dokumenty, ktoré nie sú v rukách účinkujúcich, sú pri skladovaní zoskupené, aby ste rýchlo našli požadovaný dokument a informácie. Táto práca sa nazýva „tvorba prípadov“, keďže hlavnou organizačnou jednotkou účtovníctva a uchovávania papierových dokumentov je kartotéka, nepapierové dokumenty sú pamäťovou jednotkou, dokumenty na počítačových nosičoch údajov sú dátovým súborom.

Práca na vytváraní prípadov pozostáva z nasledujúcich operácií:

ь distribúcia vykonaných dokumentov o prípadoch;

b usporiadanie dokumentov vo veci;

l prevedenie krytu puzdra.

V organizáciách sú prípady tvorené centrálne tajomníkom spoločnosti alebo administratívnou službou, alebo decentralizovane - niekoľkými štrukturálnymi divíziami. V praxi obe možnosti existujú paralelne. Takže administratívne a organizačné dokumenty tvoriť vec centralizovane a účtovníctvo, personálne záležitosti, korešpondencia, zmluvy a iné dokumenty sa sústreďujú na konkrétne pracoviská v štruktúrnych divíziách.

Zakladanie vecí v štrukturálnych oddeleniach vykonávajú buď vykonávatelia, ktorí vedú určitú problematiku v ich štrukturálnom oddelení, alebo centrálne v oddelení prostredníctvom špeciálne určeného zamestnanca. V druhom prípade je jednoduchšie zabezpečiť metodickú jednotu a kvalitu tvorby prípadov, kontrolu nad nimi zo strany vedenia a služieb predškolskej vzdelávacej inštitúcie.

Správnosť tvorby vecí zisťujú a pri kontrolách posudzujú orgány archívnej služby, iné dozorné orgány (vo svojej pôsobnosti) sa dosahuje dodržiavaním viacerých pravidiel, ktoré sú pre štátne organizácie záväzné. Hoci akákoľvek systematizácia, vrátane systematizácie dokumentov, má aplikovanú hodnotu a môžu ju určovať mimovládne organizácie, nebolo by vhodné ignorovať skúsenosti nazbierané za desaťročia samostatne.

1.2.1 Zoskupovanie dokumentov do súborov

Takže vo väčšine prípadov sa dokumenty z jedného kalendárneho roka združujú do vecí, s výnimkou: súdnych, osobných spisov, dokumentov volených orgánov, ktoré sa združujú v období ich zvolania atď.

Je účelné a nie je to v rozpore s pravidlami praxe zhromažďovania dokumentov s ich nevýznamným číslom počas niekoľkých rokov s registráciou prípadu ako valcovania s príslušnými značkami za všetky roky hromadenia dokumentov vo veci.

Dokumenty by mali byť zoskupené oddelene do trvalých a dočasných úložných súborov. Napríklad originály a kópie dokumentov, ročné a štvrťročné plány práce atď. by sa mali uchovávať v rôznych súboroch, pretože tieto dokumenty majú rôzne doby uchovávania.

Dočasné zoskupenie dokumentov s rôznymi lehotami uchovávania v jednom súbore je povolené, ak sa týkajú jedného vydania. Na konci kalendárneho roka a po vyriešení problému sa odporúča takéto dokumenty preskupiť do samostatných prípadov.

Súčasťou prípadu je iba jedna kópia dokumentu. Dokumenty na vrátenie, koncepty, pracovné verzie (koncepty) dokumentov a ich kópie nie sú zahrnuté. Výnimkou sú návrhy materiálov, ktoré majú uznesenia, víza, poznámky, ktoré sú dodatkom k hlavnému dokumentu. Informatívne alebo nesprávne vyhotovené dokumenty sa vrátia účinkujúcim na prepracovanie.

Sekretárka zakladá písomnosti do spisov podľa označenia vykonávateľov na listinách: "K veci č. ...".

1.2.2 Poradie usporiadania listín v spise

Disociácia by nemala byť povolená vo veciach žiadostí a odpovedí, šitia sprievodné listy bez príloh alebo bez značiek o ich umiestnení, ukladanie dokumentov do spisov, ktoré sa majú vrátiť korešpondentom.

Rýchlosť vyhľadania potrebných dokumentov, ako aj zverejnenie priebehu a úplnosti riešenia problémov závisí od zvolenej postupnosti usporiadania dokumentov v prípade. Dokumenty v súbore sú zvyčajne usporiadané v chronologickom poradí, od skorších dokumentov k neskorším dátumom.

Často sú objednávky, príkazy, protokoly, rozhodnutia a iné dokumenty zoradené podľa poradových čísel, no aj v tomto prípade je zachovaná časová postupnosť riešenia otázok.

Iný prístup by sa mal uplatniť napríklad pri korešpondencii, kde sa odpoveď do spisu zakladá nie ku dňu zaevidovania, ale až po podkladoch podnetu, prípadne príloh, ktoré sú bez ohľadu na dátum ich schválenia alebo vyhotovenia priložené k príslušným dokumentom. Ak je príloha 250 listov alebo viac, potom sa spravidla vytvorí z nej. samostatný zväzok a v dokumente je o tom uvedená príslušná poznámka.

Dokumenty je možné zoradiť aj v abecednom poradí. V abecednom poradí je vhodné zoskupiť rôzne dotazníky, dotazníky, zhrnutia, správy prijaté od podriadených podnikov (v abecednom poradí názvov podnikov), návrhy, žiadosti a sťažnosti občanov a iné dokumenty. Každá skupina dokumentov sa líši zložením a hodnotou informácií, čo určuje aj špecifiká ich formovania do prípadov.

1.2.3 Administratívne dokumenty a prílohy k nim

Regulačné dokumenty sú tvorené do samostatných prípadov podľa druhu, pričom spravidla uvádzajú svoje autorstvo: príkazy ministerstva, príkazy generálny riaditeľ atď. Zákazky na hlavnú činnosť, zákazky na administratívne a ekonomické záležitosti, zákazky pre personál sú zoskupené samostatne, keďže každá z týchto skupín má svoje vlastné, rozdielne doby skladovania.

Objednávky vyšších organizácií a podklady na ich vykonanie sú pre lepšie vyhľadávanie v prípadoch zoskupené podľa smerov činnosti organizácie.

Charty, predpisy, pokyny schválené administratívnymi dokumentmi ako ich prílohy sú zoskupené spolu s administratívnymi dokumentmi, keďže na ich schválenie neboli vydané regulačné dokumenty, potom sa tieto dokumenty tvoria do samostatných prípadov.

Zápisnica by mala byť formovaná do prípadov s prihliadnutím na atribút autora (zápisnica z rady, zápisnica z porady s riaditeľom, zápisnica zo schôdze odborovej organizácie a pod.). Zápisnice sú zvyčajne zoskupené spolu s dokumentmi, na základe ktorých boli vypracované (programy, správy, návrhy rozhodnutí a pod.). Tieto dokumenty sa zaraďujú za zápisnicu v poradí, v akom sa otázky posudzujú. Pri značnom množstve takýchto dokumentov sa tvoria v samostatnom prípade podľa čísiel protokolov a v postupnosti riešenia problémov.

1.2.4 Plány a správy

Schválené plány, správy, limity, zoznamy názvov sú zoskupené do prípadov oddelene od návrhov týchto dokumentov a výpočtov na nich. Vzťahujú sa na rok, ktorého sa ich obsah týka, bez ohľadu na čas zostavenia, napríklad „Správa za rok 2007“ zostavená v roku 2008 by mala byť zahrnutá v prípadoch roku 2007.

Výhľadové obchodné plány sa vzťahujú na prvý rok ich fungovania, správy o plnení dlhodobého plánu - do minulý rok akčný plán. Úpravy na dlhodobý plán odkazujú na rok, v ktorom boli vyhotovené. Vykazovanie dokumentov na finančné aktivity podniky, ktoré pozostávajú zo súvahy, vysvetlivky a príloh k nej, sú usporiadané v tomto poradí: najprv vysvetlivka k správe, potom súvaha a na konci prílohy. Poradie žiadostí sa určuje podľa poradia súvahových položiek alebo zodpovedajúcich odkazov vo vysvetlivke.

Štatistická dokumentácia generovaná v riadiacich činnostiach je zoskupená samostatne alebo v rovnakom prípade s inými dokumentmi k tejto problematike. Napríklad k správe o hlavnej činnosti za rok 2002 budú priložené štatistické výkazy o hlavnej činnosti tejto organizácie.

Dokumenty pobočiek, podriadených organizácií vstupujúcich do vedúcej organizácie: plány, správy, súhrny, prehľady, certifikáty, memorandá atď. - sú zvyčajne zoskupené do samostatných prípadov pre každú organizáciu alebo podľa typov dokumentov (jeden názov) pre všetky organizácie, napr. : "Ročné správy pobočiek o plnení plánu predaja tovaru."

Pri obnovení korešpondencie o konkrétnej otázke, ktorá sa začala v predchádzajúcom roku, sa dokumenty zoskupia do prípadov bežného roka s uvedením indexu prípadu z predchádzajúceho roka

1.2.5 Sociálne dokumenty

Osobné účty pracovníkov a zamestnancov na mzdách sú zoskupené do samostatných prípadov a sú zoradené abecedne podľa priezviska.

Osobné súbory zoskupujú dokumenty súvisiace s personálne záležitosti všetci pracujúci v organizácii v nasledujúcom poradí: interný inventár dokumentov dostupných v osobnom spise; žiadosť o zamestnanie, odporúčanie alebo zastupovanie; dotazník (osobný list o personálnej evidencii); autobiografia; vzdelávacie dokumenty; výpisy z príkazov na vymenovanie, premiestnenie, odvolanie; dodatky k dotazníku (osobný list o personálnej evidencii), potvrdenia a iné doklady týkajúce sa tejto osoby.

Pri vytváraní prípadov na základe návrhov, žiadostí a sťažností občanov sa písomnosti v prípade zoraďujú podľa abecedy. Všetky dokumenty týkajúce sa jedného žiadateľa tvoria samostatnú skupinu. Opakované sťažnosti sa podávajú na rovnakú skupinu dokumentov.

1.2.6 Písanie hlavičiek prípadu

Názov prípadu je najdôležitejším prvkom úspešnej systematizácie dokumentov, ich vyhľadávania pre všetku následnú prácu s prípadmi. Hlavné požiadavky na jeho prípravu jasne a vo všeobecnej forme odrážajú hlavný obsah a zloženie dokumentov prípadu. Nadpis musí byť špecifický a bez rôznych výkladov. Je potrebné vyhnúť sa nešpecifickým formuláciám – „iné dokumenty“, „všeobecná korešpondencia“ atď. Nadpis prípadu by mal byť formulovaný na základe prvkov usporiadaných v nasledujúcom poradí:

b názov dokumentu (objednávky, protokoly a pod.), názov druhu podnikania (korešpondencia, listiny, obchod);

b korešpondent (názov organizácie, ktorej sú dokumenty určené a od ktorej sú dokumenty prijímané);

otázka resp zhrnutie dokumenty prípadu;

ь názov lokality (územia), s ktorou súvisí obsah dokumentov prípadu;

ь dátumy (obdobie), ktorých sa dokumenty prípadu týkajú;

ь uvedenie čísla kópie prípadu.

Zloženie prvkov nadpisu je určené povahou dokumentov zaradených do súboru. Takže názov dokumentov v názve prípadu môže byť uvedený v jednotnom aj v množnom čísle (pri zoskupení dokumentov s rovnakým názvom v prípade):

Vestník registrácie vydávania diplomov

Zápisnice zo stretnutí akcionárov podniku

Kartotéka na evidenciu a kontrolu realizácie objednávok

Ak je v súbore viacero titulov, sú uvedené v názve, napríklad:

Recenzie a názory na vzdelávacie programy odoslané z pobočiek

Ak sa dokumenty s rôznymi názvami (viac ako 2 – 3) týkajú toho istého problému, ale nie sú spojené logickou postupnosťou, potom sa pri formulovaní názvu prípadu používa výraz „dokumenty“. V tomto prípade sú na konci nadpisu v zátvorkách uvedené názvy dokumentov, z ktorých bude prípad vytvorený, napríklad:

Dokumenty pripravené na príkaz úradov kontrolovaná vládou(referencie, recenzie, anotácie, informácie atď.)

Dokumenty predložené súdnym a vyšetrovacím orgánom pre trestné a občianske záležitosti(akty, memorandá, osvedčenia, charakteristiky)

Výraz „dokumenty“ možno použiť aj v nadpisoch prípadov obsahujúcich prílohy k akémukoľvek dokumentu:

Podklady do zápisnice vedecko-technickej komisie

Záhlavia súdnych, vyšetrovacích, osobných (osobných), arbitrážnych a iných prípadov, ktoré sú vzájomne prepojené postupnosťou riešenia jedného problému, sú tvorené pojmom „prípad“:

Osobné spisy administratívnych a riadiacich pracovníkov

Výraz „korešpondencia“ sa používa v nadpisoch prípadov, ktoré tvoria korešpondenciu s jednou alebo viacerými organizáciami:

Korešpondencia s LLC "MAS" o podmienkach splácania úverov

Pri interných dokumentoch sa názov organizácie (oddelenie, riadiaci orgán) uvádza stručne:

Zápisnica zo zasadnutia zboru zriaďovateľov

Pri uvedení korešpondenta v názve sa konkrétny názov organizácie alebo všeobecný názov niekoľkých organizácií uvádza bez konkrétneho zoznamu:

Korešpondencia s Rosarkhivom

Korešpondencia s medzinárodnými organizáciami o vedeckej spolupráci

Ak sa dokumenty týkajú korešpondencie s odlišnými korešpondentmi v jednej otázke, korešpondenti sa neuvádzajú:

Korešpondencia o vedeckých a organizačných otázkach

Ak sa dokumenty týkajú korešpondencie jednej administratívno-územnej jednotky (osady), v názve veci sa uvedie jej (jeho) názov:

Korešpondencia s organizáciami v Charkove o dodávkach produktov

V záhlaví prípadu môže byť uvedené časové obdobie, do ktorého obsah dokumentu patrí:

Objednávky pre hlavnú činnosť za január až apríl 2008

V názve prípadov obsahujúcich plánovaciu, reportovaciu dokumentáciu je uvedený nielen rok, ale aj mesiac, štvrťrok:

Konsolidovaná bilancia výnosov a nákladov za I. - II. štvrťrok. 2008 r.

V nadpisoch prípadu je v prípade potreby uvedený počet kópií dokumentov:

Príkaz rektora na nábor a personálnu zmenu študentov. kópie.

1.3 Nomenklatúra záležitostí organizácie

Technologicky najužšie súvisiace s organizáciou systematického uchovávania dokumentov sú lehoty registrácie a uchovávania dokumentov, pretože sú hlavnými faktormi pri výbere a konsolidácii systému akumulácie dokumentov v procese. operatívne práce... Stanovenie lehôt uloženia a systému indexov pre komplexy dokumentov (debny, úložné jednotky) sa vykonáva v nomenklatúre prípadov.

Systematizovaný zoznam hlavičiek prípadov vedených v organizácii s uvedením času ich uloženia - nomenklatúra prípadov je základným prvkom nielen systému vyhľadávania informácií, ale aj skúmania hodnoty a bezpečnosti organizácie. Dokumenty. V priebehu niekoľkých desaťročí sa v súlade so Štátnym vzdelávacím ústavom stalo zostavovanie nomenklatúr prípadov povinným pre všetky štátne štruktúry a v neštátnom sektore hospodárstva a manažmentu prepracovaným a užitočným nástroj na sledovanie zloženia, systematizácie a vyhľadávania dokumentov nie je zbytočný.

1.3.1 Účel tvorby

Nomenklatúra prípadov by mala v ideálnom prípade zahŕňať všetky dokumenty, kartotéky, registráciu a referenčné a dokumentačné polia všetkých štruktúrnych divízií a úradníkov organizácie bez výnimky, bez ohľadu na typ média, stupeň dôvernosti a spôsob fixácie dokumentárnych informácií. . Nomenklatúra prípadov:

ь fixuje triedenie, zoskupovanie vyhotovených dokumentov do prípadov;

l stanovuje systematizáciu a indexáciu prípadov, podmienky ich uchovávania;

ь slúži ako hlavný účtovný doklad pri bežnej práci s dokladmi;

ь je jediným prostriedkom na sledovanie prechádzajúcich prípadov, teda prípadov, ktoré sú už niekoľko rokov zaplnené dokumentmi;

b sa stáva účtovným a referenčným systémom pre následné vyhľadávanie prípadov s úložnými lehotami do 10 rokov vrátane.

Nomenklatúra zahŕňa prípady a dočasne konajúce orgány, ktorých písomnosti slúžia právny základ na potvrdenie oprávnenia organizácie alebo na ukončenie činnosti napr likvidačná komisia, ako aj kancelárskou prácou neukončené prípady, ktoré na svoje pokračovanie dostávajú právni nástupcovia od iných organizácií.

1.3.2 Typické a vzorové nomenklatúry prípadov

Vo veľkých hierarchických riadiacich systémoch, aby sa dosiahla jednota v klasifikácii dokumentov a zabezpečila sa ich bezpečnosť, sa ako povinný normatívny akt pre všetkých vypracúvajú štandardné nomenklatúry prípadov, ktoré stanovujú nielen jednotné zloženie prejednávaných prípadov, ale aj jednotný systém ich indexovanie. Podobný dokument odporúčacieho charakteru sa nazýva približná nomenklatúra prípadov a vytvára sa v tých riadiacich štruktúr, kde sa skladba dokumentov divízií (pobočiek, dielní, oddelení) veľmi líši. Príkladom je Približná nomenklatúra prípadov vzdelávacie inštitúcie, schválené Ministerstvom školstva Ruska dňa 29. septembra 2000.

Štandardné nomenklatúry sa používajú ako štandard pre tvorbu a pomenovanie prípadov, a ak sa neotvoria žiadne prípady, potom je to zvyčajne uvedené v poznámkach. Približné nomenklatúry prípadov sa používajú ako technika, ktorá vám umožňuje zaviesť prvok kreativity pri vývoji špecifickej nomenklatúry prípadov organizácie alebo jej jednotky.

1.3.3 Registrácia a udržiavanie nomenklatúry prípadov

Jednotný formulár pre nomenklatúru prípadov stanovuje Federálna archívna služba Ruska (ďalej len Archívna služba Ruskej federácie), uverejnený v GSDOU, Základných pravidlách pre zamestnancov rezortných archívov a je povinný pre všetky inštitúcie. , organizácie a podniky bez ohľadu na rezortnú podriadenosť a formy vlastníctva.

Nevyhnutnou etapou pri príprave nomenklatúry vecí je preskúmanie hodnoty kvality formulácií v nadpisoch budúcich vecí, konzistentnosť schémy ich systematizácie, ale hlavne určenie doby uchovávania na základe o posudzovaní informačnej hodnoty dokumentov. Preto pravidlá zostavovania nomenklatúry prípadov obsahujú ustanovenie o povinnej koordinácii s odbornou komisiou a pre niektoré organizácie, ktorých zloženie určuje Archívna služba Ruskej federácie, a s odbornou overovacou komisiou jedného jej tiel.

Po všetkých potrebných schváleniach vstupuje do platnosti nomenklatúra prípadov so schvaľovacou pečiatkou vedúceho organizácie pred začiatkom nového úradného roka. Pri registrácii sa používa titulná strana, ak ide o ministerstvo, odbor, príp všeobecná forma organizácií.

Ukážka nomenklatúry prípadu

Názvy štruktúrnych oddielov (odborov) sa uvádzajú ako prvý stĺpec nomenklatúry, ich indexy (čísla) sú zahrnuté v nomenklatúre a doplnené o poradové číslo prípadu v rámci odboru tvoria index prípadu.

S komplexom hierarchická štruktúra index môže pozostávať z indexu manažmentu, indexu oddelenia v rámci manažmentu a poradového čísla prípadu. Napríklad oddelenie záležitostí má index 01, jeho štrukturálne divízie budú mať indexy: kancelária 01.1, oddelenie vládnej korešpondencie 01.2, úrad sťažností -01.3 atď. A indexy prípadov v rámci divízií sú 01,1-1, 01,2-1, 01,2-2 atď.

Druhý stĺpec nomenklatúry obsahuje úplné názvy prípadov. V tomto prípade možno v sekcii použiť nasledujúcu postupnosť názvov prípadov:

ь organizačná a administratívna dokumentácia;

ь plánovacia dokumentácia;

ь ohlasovacia dokumentácia;

b dokumentáciu súvisiacu s realizáciou problematiky hlavnej činnosti;

b dokumentáciu týkajúcu sa kontrol (audít) hlavnej činnosti;

ь dokumentácia súvisiaca s účtovníctvom a referenčná práca s dokladmi.

V rámci každej sekcie sa odporúčajú názvy prípadov systematizovať podľa stupňa ich dôležitosti: dokumentácia nadradených organizácií, vlastná dokumentácia organizácie. Napríklad po prvé, nomenklatúra bude uvádzať prípady, v ktorých sú administratívne dokumenty zoskupené vyššie orgány, a následne podnikanie s administratívnymi dokumentmi ich vedenia, kolegiálneho orgánu a pod.

Je vhodné sledovať postupnosť umiestnenia nadpisov prípadov v rôznych častiach nomenklatúry jednej organizácie.

Tretí stĺpec nomenklatúry je dokončený na konci roka. Každý prípad by nemal presiahnuť 250 strán, preto pri veľkom objeme dokumentov súvisiacich s jedným prípadom je povolené vytváranie zväzkov, častí.

Vo štvrtom hrobe názvoslovia sú uvedené doby uloženia prípadov, ktoré určí odborná komisia.

Piaty stĺpec číselníka prípadov „Poznámka“ vypĺňa počas doby platnosti číselníka predškolská výchovná inštitúcia, obsahuje:

poznámky o inštitúcii vecí – „inštituovanej“;

o prípadoch prenosu - "prenos z roku 2001" alebo "prevrátenie do roku 2003";

o postúpení vecí inej organizácii - "úkon o vydaní na dočasné použitie od __________ č.";

o umiestnení originálov dokumentov - „originály v spise 01-02“;

o postúpení vecí do rezortného archívu - „preradené do archívu podľa inventarizácie dňa 03.07.2002“ atď.

Použitie stĺpca „Poznámka“ zlepšuje kvalitu a efektívnosť nomenklatúry prípadov.

1.3.4 Postup pri udržiavaní a dopĺňaní nomenklatúry prípadov

Číselník vecí na nasledujúci úradný rok sa vypracúva v poslednom štvrťroku bežného roka a po registrácii ho schvaľuje vedúci organizácie a nadobúda štatút normatívneho aktu. Štátne organizácie v procese prípravy nomenklatúry prípadov súhlasia s jej návrhom s Archívnou službou Ruskej federácie zastúpenou jej územný orgán alebo archív nadriadenej organizácie v závislosti od adresy doručovania písomností na trvalé uloženie.

Schválená nomenklatúra záležitostí organizácie je platná 5 rokov. V prípade radikálnej zmeny vo funkciách a štruktúre organizácie podlieha nomenklatúra prípadov skorému prepracovaniu a opätovnému schváleniu. Ak takéto zmeny nenastanú, po menších úpravách a dotlačoch sa automaticky uvádza do platnosti nomenklatúra na nasledujúci rok. Prvá kópia nomenklatúry prípadov, schválená vedúcim organizácie, úplne vyplnená na konci minulého roka a podpísaná vedúcim predškolskej vzdelávacej inštitúcie, je dokladom o trvalom uchovávaní organizácie (článok 67 Prechnya štandardných dokumentov).

Po skončení školského roka predškolská vzdelávacia inštitúcia zostaví záverečný záznam so štatistickými informáciami o počte prípadov otvorených skupinami podľa nomenklatúry prípadov:

ь obaly s dobou skladovania do 10 rokov;

ь obaly s dobou skladovania nad 10 rokov;

ь puzdrá s trvanlivosťou „trvalo“.

Aritmetické počítanie by sa malo vykonávať s prihliadnutím na prípady "prenosu" a prípady, ktorých doba skladovania nie je definitívne určená, - "so značkou EC (EPK)".

Konečné informácie o počte kaziet, kartoték, kartoték a iných úložných jednotiek hlásia do archívu svojej organizácie a do štátneho (mestského) archívu, prijíma dokumenty tejto organizácie na uloženie.

2 . Posúdenie významu dokumentov a doby ich uchovávania

Celý cyklus interakcie človeka s prostredím dokumentu zahŕňa nielen tvorbu dokumentov, ich používanie vrátane komunikácie s účinkujúcimi a samotného vykonávania, ale aj uchovávanie dokumentov a informácií o nich za účelom následného, ​​prípadne opakovaného, použitie. Koniec koncov, dokument je vytvorený na zaznamenávanie informácií a ich prenos v priestore a čase.

2.1 Význam a hodnota dokumentov

Hodnota a hodnota dokumentov vytvorených pri kancelárskych činnostiach na rôzne médiá, ako aj prijaté od korešpondentov všetkými možnými spôsobmi ich doručenia, je iná. Niektoré dokumenty sú potrebné len na operatívnu prácu s nimi na obmedzený čas, pokiaľ je ich praktická potreba. Dlhodobé uchovávanie takýchto dokumentov je nevhodné nie z dôvodu obmedzeného priestoru takmer v každej organizácii, ale aj z dôvodu, že ich obsah nebude nikdy nikoho zaujímať.

Dokumenty obsahujúce sociálne informácie o občanoch, zamestnancoch, absolventoch vzdelávacích inštitúcií a pod., by mali byť zachované po celý život človeka, ale časom strácajú aj informačnú hodnotu, keďže sú osobného charakteru a sú cenné len pre konkrétneho jednotlivca. Samy o sebe sú zaujímavé, nielen že zaberajú príliš veľa miesta, ale obsahujú aj množstvo typických, duplicitných, sekundárnych informácií, ktoré pravdepodobne nebudú zaujímať budúcich výskumníkov našej doby.

Tretia skupina dokumentov je vytvorená špeciálne na zachytenie hlavných míľnikov v histórii vzniku a rozvoja konkrétnych organizácií, korporácií, firiem, pričom sú cenné len pre danú organizáciu a mali by byť uchovávané dovtedy, kým organizácia existuje.

Kvinty, odzrkadľujúce vedecké a technické úspechy, prácu systému riadenia, verejného, ​​politického života, majú dôležitý vedecký a technický, historický, ekonomický význam a sú zaradené do Archívneho fondu Ruskej federácie, v jeho štátnej alebo neštátnej časti. v závislosti od autora a vlastníka.

Tie by sa ako pamiatky histórie a kultúry spolu s architektonickými, hmotnými pamiatkami doby mali zachovať čo najdlhšie, ideálne - na neurčito, alebo podľa archívnej terminológie natrvalo. Na trvalé uloženie sa samozrejme robí výber dokumentov z iných pamiatkovo chránených skupín, ale potom sa stávajú aj pamiatkami histórie a kultúry.

Vzhľadom na typickosť a opakované opakovanie úloh v riadiacich systémoch je možné na základe jednotných kritérií určiť hodnotu väčšiny dokumentárnych informácií, ktoré kolujú v akomkoľvek riadiacom systéme.

Takáto činnosť v systéme manažérstva dostala odborný termín „preverovanie hodnoty dokumentov“.

Vo všeobecnosti sa posudzovanie dokumentov a ich obsahu vykonáva takmer vo všetkých fázach tvorby a spracovania, počnúc písaním obsahu, koordináciou projektu, určením formy a typu konečnej verzie dokumentu; postup pri jej doručení adresátovi, zriadenie registračného systému, výber miesta a spôsobu uloženia.

2.2 Odborné komisie organizácií

V organizáciách na preskúmanie hodnoty dokumentov vytvorených a prijatých zvonku, ako aj na posúdenie regulačných a metodických dokumentov o práci kancelárskych služieb, popisy práce z hľadiska práce s informáciami, tabuľkami formulárov dokumentov a inou problematikou sú vytvorené stále odborné komisie (EK). Vo veľkých organizáciách s veľkým objemom obehu dokumentov funguje centrálna odborná komisia, ktorej hlavnými úlohami je okrem vyššie uvedených zvažovať a odsúhlasovať výsledky práce odborných komisií štruktúrnych divízií, dielní , pobočky.

Odborné komisie konajú na základe Predpisu o stálej odbornej komisii schválenej vedúcimi organizácie. S cieľom dosiahnuť metodickú jednotu a uľahčiť vypracovanie vlastného nariadenia o ES Archívna služba Ruskej federácie (Rosarchiv) v roku 1995 vypracovala a schválila Vzorové nariadenie o stálej odbornej komisii inštitúcie, organizácie, podniku.

Odborná komisia je vytvorená v súlade s Predpisom o nej z najkvalifikovanejších zamestnancov. Členovia komisie musia dobre poznať funkcie, štruktúru svojho úradu, systém dokumentačnej podpory - skladbu a obsah celého súboru dokumentov. Odborná komisia by mala zahŕňať:

ь zamestnanec zodpovedný za dokumentačnú podporu organizácie;

b pracovník zodpovedný za archív;

ь špecialisti na vedeckú, technickú, vzdelávaciu, výrobnú a inú dokumentáciu;

špecialista na zabezpečenie ochrany informácií a pod.

Za predsedu odbornej komisie je spravidla vymenovaný jeden zo zástupcov vedúceho organizácie a tajomníkom odbornej komisie je tajomník podniku alebo zamestnanec duchovnej služby alebo archívu. Zasadnutia odbornej komisie sa konajú podľa potreby, najmenej však dvakrát ročne a vyhotovujú sa do zápisnice. Za uchovávanie všetkých dokladov a organizovanie stretnutí je zodpovedný tajomník odbornej komisie.

Odborná komisia je poradným orgánom, jej rozhodnutia nadobúdajú právoplatnosť po schválení vedúcim organizácie, keďže podľa zákona zodpovedá za bezpečnosť dokumentov.

Predmetom rokovania odbornej komisie sú predovšetkým:

ь prepracovaná nomenklatúra prípadov;

ь inventarizácia prípadov trvalého a dlhodobého (nad 10 rokov) skladovania;

ь koná o pridelení na zničenie a o zrušení dokladov a prípadov z druhu dopravcu;

ь súbory dokumentov: papierové spisy, projekty, úložné jednotky na nepapierových nosičoch, pre správnosť ich evidencie na trvalé a dlhodobé uloženie;

b návrhy na stanovenie lehôt uchovávania dokumentov, ktoré neupravujú súčasné štandardné zoznamy archívu, sektorové zoznamy štandardných nomenklatúr prípadov.

Zápisnice zo zasadnutí odbornej komisie, nomenklatúra vecí, súpisy a akty o prideľovaní dokladov na skartáciu v štátnych inštitúciách a iných organizáciách predkladajúcich svoje doklady na trvalé uloženie v r. štátne archívy, schvaľuje vedúci organizácie až po ich dohode s príslušnými orgánmi Archívnej služby Ruskej federácie.

2.3 Kritériá hodnotenia informačného obsahu dokumentov

Vyšetrenie sa vykonáva na základe spoločné kritériá posudzovanie pôvodu, obsahu, vonkajších znakov dokumentov. Kritériá na posúdenie pôvodu sú úloha a miesto organizácie, pracovníka vedy, kultúry, politiky v systéme verejnej správy, ekonomiky, politiky, spoločenského života spoločnosti; význam jej (jeho) činnosti, čas a miesto vzniku dokumentov.

Kritériá na posúdenie obsahu možno nazvať významnosť udalosti, javu, predmetu a skutočností vyjadrených v dokumentoch, hodnota informácií zaznamenaných v dokumentoch, ich opakovateľnosť v iných dokumentoch, zamýšľaný účel, druh a rozmanitosť konkrétny dokument.

Medzi kritériá hodnotenia vonkajších znakov dokumentu patrí: právna spoľahlivosť, t.j. prítomnosť potrebných podpisov, dátumov, pečatí, uznesení, značiek prechodu a vykonania, osobitosti prenosu textu, materiálny základ nosiča informácií, jeho fyzický stav, spôsob prenosu informácií.

Každá skupina dokumentov má navyše svoje vlastné špecifické kritériá na ich hodnotenie: význam informácií pre rozvoj vedy, techniky, prenikanie novosti úloh a navrhovaných riešení, priorita autorstva, ekonomická efektívnosť, spoločenský význam, úplnosť a úplnosť, uvádzajú sa problémy a pod.

2.4 Štandardné a rezortné zoznamy dokumentov a ich význam

Na pomoc organizáciám pri skúmaní vedeckej, spoločenskej a praktickej hodnoty ich dokumentov vyvinul Rosarkhiv aj množstvo regulačných a metodických materiálov o postupe vykonávania, posudzovania informačnej hodnoty a určovania lehôt uchovávania pre rôzne funkčné skupiny dokumentov:

ь vynálezy a objavy;

b dokumenty s opakujúcimi sa informáciami;

l vedecko-technická dokumentácia;

l výroba automatizované systémy zvládanie;

b redakčné dokumenty a pod.

Stanovenie konkrétnych lehôt uchovávania pre prípady a dokumenty sa vykonáva na základe osobitných zoznamov najtypickejších dokumentov a štandardných nomenklatúr prípadov. Doby uchovávania dokumentov v nich ustanovených sú povinné pre všetky organizácie pôsobiace v Rusku bez ohľadu na ich povolanie a formu vlastníctva. Lehoty uchovávania dokumentov stanovené Archívnou službou Ruskej federácie týmito zoznamami nie je možné skrátiť, ale možno ich predĺžiť v prípadoch spôsobených špecifikami činnosti úradu.

Na základe a pri rozvíjaní práce Archívnej služby Ruskej federácie si ministerstvá a rezorty často vypracúvajú vlastné zoznamy tak, že ich dopĺňajú o špecifické dokumenty svojho odvetvia; všetky, samozrejme, musí preskúmať Archívna služba Ruskej federácie. Ak neexistuje rezortný zoznam, mali by ste použiť Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením doby uchovávania (2000) a pre dokumenty vytvorené pred rokom 1995 aj Zoznam štandardných dokumentov vytvorených v činnosti štátnych výborov, ministerstiev, rezortov a iných, organizácií, podnikov s uvedením podmienok ich uloženia (1988).

2.5 Zoznam štandardných dokumentov a jeho štruktúra

Aktuálny zoznam je rozdelený do 523 článkov obsahujúcich názvy konkrétnych dokumentov a doby ich uchovávania, zoskupených do podsekcií a zlúčených do 12 sekcií:

ь organizácia systému riadenia;

ь plánovanie činností;

ь financovanie činností;

ь účtovníctvo a výkazníctvo;

l ekonomické, vedecké, kultúrne väzby;

ь informačná služba;

ь pracovné vzťahy;

ь personálne obsadenie;

ь materiálno-technické zabezpečenie činnosti;

ь administratívne a ekonomické otázky;

ь sociálne a domáce problémy;

l činnosti primár odborové organizácie(združenia).

Pri stanovovaní lehôt skladovania treba mať na pamäti aj to, že niektoré položky v zoznamoch možno rozdeliť na položky obsahujúce doklady, ktoré majú rôzne výrazy skladovanie napr. 193 „Knihy, denníky, účtovné spisy“ obsahuje položky od „a)“ po „p)“:

a) cenné papiere - trvalo;

b) dohody, zmluvy, dohody - 5 l. EPK;

c) investičný majetok - 5 litrov. atď.

V kancelárii by ste si preto mali zo zoznamu vybrať položku a dobu uloženia, ktorej sa konkrétne dokumenty týkajú.

Je potrebné dbať aj na špeciálne značky súvisiace s lehotami uloženia dokumentov. Označte v zozname „5 l. EPK „znamená, že po uplynutí určenej lehoty o otázke ďalšieho uchovávania dokumentov rozhoduje odborná komisia organizácie alebo archívneho orgánu.

V závislosti od prijatého rozhodnutia môže lehota uchovávania týchto súborov zostať nezmenená alebo predĺžená, ak členovia komisie dospejú k záveru, že je príliš skoro na zničenie dokumentov.

Nasledujúce poznámky sa týkajú lehôt uchovávania pre určité kategórie dokumentov: „Do výmeny za nové“, „Do skončenia potreby“, „Po skončení platnosti zmluvy“, „V závislosti od dokončenia kontroly (revízie )", atď.

3 Evidencia dokumentov a spisov na zničenie a dlhodobé (trvalé) uloženie

3.1 Evidencia prípadov

Zohľadniť prípad dlhých lehôt skladovania a pri absencii nomenklatúry prípadov v organizácii - a krátkodobého skladovania, dokončených v denníkoch kancelárskych prác, kartotékach, projektoch a iných skladovacích jednotkách, prípadoch na personál trvalé a dočasné (nad 10 rokov) uskladnenie, ktoré prešli hodnotovým testom, správne sformované a vykonané, podliehajú zaradeniu do samostatných súpisov.

Samostatné súpisy sa zostavujú aj pre prípady pozostávajúce z dokumentov charakteristických pre danú organizáciu: súdne, vyšetrovacie prípady, vedecké správy a pod.

Inventár vecí je archívny adresár, ktorý je systematizovaným zoznamom záhlavia vecí a je určený na odhalenie zloženia a obsahu vecí, na konsolidáciu ich systematizácie a účtovníctva. Inventár je zároveň hlavným účtovným dokladom a hlavným druhom vedeckého a referenčného aparátu dokladov, ktoré zabezpečujú operatívne vyhľadávanie prípadov. Samostatným inventárom je zoznam prípadov s vlastným číslovaním.

Súpisy prípadov sa zostavujú podľa formulára stanoveného Archívnou službou Ruskej federácie. Súpisy prípadov trvalého uskladnenia sa líšia od súpisov prípadov dlhodobého uskladnenia tým, že v nich nie je uvedený stĺpec 6 (doba trvanlivosti). Pravidlá nestanovujú zahrnutie odkazov na články zoznamu do stĺpca „Doba uchovávania“, pretože už boli v nomenklatúrach prípadov. Ale v súčasnosti, keď nomenklatúra prípadov v organizácii nemusí existovať, pridávanie odkazov na položku zoznamu pre takéto prípady nezhorší kvalitu inventára.

Technológia zostavovania a zostavovania súpisov je podobná technológii zostavovania nomenklatúry prípadov, keďže zostavovanie súpisu je ďalšou technologickou etapou v systemizácii prípadov. Ak sú do súpisu zaradené nejaké prípady s porušením systemizácie, možno ich zapísať do súpisu ako posledné pod číslami písmen. Samotné spisy sú umiestnené v inventári v súlade so systemizáciou odporúčanou Archívnou službou Ruskej federácie. Záhlavia prípadov podľa personálu sú teda systematizované v tomto poradí:

b príkazy (pokyny) pre personál;

b zoznamy zamestnancov;

ь evidenčné karty personálu;

ь osobné spisy zamestnancov na dôchodku;

b osobné účty zamestnancov;

ь nevyžiadané pracovné knihy;

ь akty nehôd.

Vo veľkých organizáciách môžu byť ako časti inventára zostavené podľa štruktúrnych oddelení a na ich základe potom archív organizácie vypracuje konsolidovaný inventár. Súpisy sa vždy končia súhrnným záznamom o počte do nich zapísaných prípadov a podpisujú ich zostavovatelia. Pri malom počte dokumentov je možné inventár zostaviť v priebehu niekoľkých rokov a rozdeliť ho do ročných sekcií s úplnou evidenciou každej sekcie.

Súpisy vecí musia byť vypracované do roka po ukončení vecí v súčasnej kancelárskej práci. Predpokladá sa, že organizácie budú každoročne zostavovať inventúrne súpisy av prípade akumulácie nepopísaných prípadov za niekoľko rokov - podľa pripravených sekcií. Zloženie indexov súpisov nomenklatúr prípadov nahrádzajúcich inventár v rezortnom archíve si určuje organizácia sama. Ak organizácia odovzdá svoje dokumenty na trvalé uloženie štátnemu archívu, inventarizácia personálu sa koordinuje s odborno-overovacím košom archívneho orgánu (federálneho archívu) a trvalé uloženie schvaľuje tento pred schválením riaditeľom archívu. organizácia.

Všetky súpisy a úkony posudzované odbornými komisiami sú opečiatkované schvaľovacou pečiatkou s uvedením dátumu rokovania a čísla zápisnice. Niekedy sa v organizáciách, vzdávajúcich hold archívnym tradíciám, používa v pečiatke dohody s archívnym orgánom zastaraný výraz „schválené“.

3.2 Zákony o prideľovaní dokladov na zničenie a vyradenie z evidencie

Súčasne s prípravou inventúr na základe výsledkov evidencie dokumentov sa vypracúvajú aj úkony dokumentujúce rôzne situácie vyraďovania dokumentov:

ь o pridelení na zničenie dokumentov, ktoré nie sú predmetom uchovávania;

b o zrušení strojovo čitateľného dokumentu;

ь o neodhalení prípadov, ktorých pátracie cesty sa vyčerpali;

b o nenapraviteľné škody na prípadoch.

Hlavným z týchto zákonov je zákon o určení na zničenie dokumentov, ktoré nepodliehajú (ďalšiemu) uchovávaniu.

V organizáciách, v ktorých sa nevytvárajú dokumenty na zaradenie do Archívneho fondu Ruskej federácie, akty o prideľovaní dokumentov na zničenie zvažujú a schvaľujú ich vedúci až po zostavení ročných sekcií súpisov prípadov. trvalé uloženie a pre personál na rovnaké roky ako zničená dokumentácia. Zákon zahŕňa všetky prípady, ktorých lehota uloženia uplynula v predchádzajúcom roku.

V akte je dovolené neuvádzať názvy každého prípadu, ale formulovať a uvádzať ich zovšeobecnené (skupinové) nadpisy, napríklad: kópie personálne príkazy, korešpondencia o obchodných záležitostiach atď. Zároveň je však potrebné uvádzať inventárne čísla (stĺpec 4) alebo indexy podľa číselníkov prípadu (stĺpec 5) oddelené čiarkami. Pre každú skupinu prípadov musí byť uvedený dátum prvého a dátum posledných dokladov (lehoty) a celkový počet prípadov. Pre každú skupinu vecí alebo jednotlivé veci zahrnuté do zákona musia byť ešte raz uvedené dôvody ich zničenia - doba uloženia a predmet (predmety) podľa zoznamu. Na konci úkonu sa v záverečnom zázname uvádza nielen celkový počet dokumentov určených na zničenie, ale aj informácia (s číslom a dátumom protokolu), že súpisy vecí podľa personálu a podľa hlavnej činnosti za r. tie roky, na ktoré majú byť dokumenty zničené, sú úplne vyzdobené.

Úkon dohodnutý s EK schvaľuje riaditeľ a až potom je možné pristúpiť k fyzickej likvidácii obalov. Po zničení sa do zákona urobí záznam o dátume a forme likvidácie prípadov, ale ďalej štandardná forma existuje len jeden spôsob likvidácie - odovzdanie do recyklačného strediska. Na posledná etapa v akte sa urobí ďalší záznam, v ktorom sa uvádza, že v systéme účtovníctva boli vykonané potrebné zmeny, s dátumom a dešifrovaným podpisom zodpovedného úradníka.

3.3 Evidencia prípadov

3.3.1 Evidencia prípadov na prevádzkové uloženie

Operatívne ukladanie dokumentov sa vykonáva v službách predškolského vzdelávacieho zariadenia, štruktúrnych útvarov organizácií pred ich odovzdaním do rezortného archívu. Operatívne skladovanie možno zas rozdeliť na skladovanie dokumentov v procese ich vyhotovenia a skladovanie vyhotovených dokumentov.

Počas ich vykonávania môže exekútor uchovávať písomnosti v osobitných zložkách označených v súlade s nomenklatúrou vecí alebo štádiami ich vykonávania: „Urgentné“, „O vykonaní“, „Na rokovanie“, „Na podpis“ atď. Priečinky môžu byť uložené počas dňa na stole interpreta, po skončení práce musia byť odstránené v skrinke-boxe alebo trezore.

Priečinky s nevybavenými dokumentmi sú uložené tak, aby sa dokumenty dali rýchlo preniesť manažérovi alebo inému zamestnancovi. Hotové dokumenty je však zakázané ukladať na stoly zamestnancov, je potrebné ich zakladať do kartoték a prísne účtovať. Organizácia ukladania súborov by mala zabezpečiť ich bezpečnosť a jednoduché používanie.

Ukladanie vykonaných dokumentov sa vykonáva v špeciálnych priečinkoch rôznych dizajnov. Pre väčšinu dokumentov sa používajú priečinky typu "zakladač", ale je prijateľnejší pre dokumenty s krátkymi lehotami uloženia, pretože dokumenty v zakladači sú usporiadané v obrátenom chronologickom poradí: ako prvý sa zobrazí dokument s neskorším dátumom (hore), a so skorším dátumom - nakoniec (dole ).

Na dokumenty s dlhou a trvalou trvanlivosťou je vhodné použiť priečinky s mäkkým systémom zapínania (so šnúrkami). Dokumenty sa prerazia dierovačom cez vyrazené otvory, prevlečia sa šnúrky, ktoré sa zaviažu na spodok uložených dokumentov. To umožňuje zoskupovať dokumenty v súbore v priamom chronologickom poradí. Dokumenty uložené v takýchto zložkách sa odovzdávajú do rezortného archívu v rovnakej forme, v akej vznikli pri kancelárskej práci.

Evidenciu vecí odovzdaných zamestnancami na uloženie do dokumentačného fondu organizácie podrobne upravuje Archívna služba Ruskej federácie v Základných pravidlách prevádzky rezortných archívov a od roku 1988 je v platnosti bez zmeny.

Na obale každého spisu, ktorý sa má uchovávať v archívoch úradu, by mali byť uvedené tieto informácie:

ь názov organizácie;

ь názov štrukturálnej jednotky, v ktorej bol prípad vytvorený;

b index prípadu;

b počet listov v puzdre;

b dátumy prvého a posledného dokladu;

ь doba uloženia puzdra;

b šifry každého prípadu.

Niektoré prvky popisu prípadu uvádza na obálke sekretár pri otváraní prípadu, počet hárkov, termíny, upresnenie názvu a rozdelenia dáva na obálku po dokončení prípadu v kurze jeho spracovania.

Index prípadu je pripevnený v súlade s nomenklatúrou prípadov. Index je adresa úložiska súborov a funkcia jeho vyhľadávania.

Nadpisy na obaloch puzdier sú uľahčené dobre formulovanými nomenklatúrami puzdier. V týchto prípadoch stačí preniesť názov a doby uchovávania vecí z nomenklatúry do obalu. Ak neexistuje nomenklatúra prípadov, nadpis sa zostavuje podľa všeobecných pravidiel pre každý prípad.

Analogicky s archívnym dizajnom priečinkov s papierové dokumenty musia sa vyhotoviť aj štítky a vložky do obalov strojovo čitateľných dokumentov.

3.3.2 Dodatočná príprava súborov na dlhodobé uloženie

Dokončené prípady, dokončené projekty, vyhotovené dokumenty trvalého a dlhodobého – nad 10 rokov – skladovania podliehajú povinnému doplnkový dizajn popis v špeciálnych registračných formulároch v súlade s požiadavkou Archívnej služby Ruskej federácie.

Prípady dočasnej doby uloženia do 10 rokov vrátane je možné v porovnaní s predchádzajúcou skupinou vypracovať len čiastočne. Môžu byť teda uložené v šanónoch s akýmkoľvek typom a materiálom upevnenia, nesmú to byť presystematizované dokumenty v súboroch, listy nesmú byť očíslované a nesmú sa vyhotovovať certifikačné záznamy.

Podobné dokumenty

Celý cyklus spracovania a pohybu dokumentov od momentu ich vytvorenia až po ukončenie vyhotovenia a odoslania. Expertíza (hodnotenie) vedeckej a praktickej hodnoty dokumentov. Inventarizácia a evidencia prípadov. Popis dokumentov trvalého a dlhodobého uloženia.

test, pridané 14.03.2009


Formuláre na evidenciu dokumentov a kontrolu ich plnenia. Systematizácia listín a tvorba zbierok listín. Postup pri uchovávaní v archívnych inštitúciách a ich vydávaní na dočasné použitie. Odovzdanie dokumentov Výboru majetku štátu do archívu organizácie.

prezentácia pridaná dňa 16.04.2012


Štruktúra a účel nomenklatúrnych prípadov. Požiadavky na ich tvorbu a pravidlá skladovania. Skúmanie hodnoty dokumentov. Zostavovanie súpisov prípadov a postup pri ich prenose do archívu. Podstatou archívne uloženie dokumenty v elektronickej forme. Odborné komisie.

semestrálna práca pridaná 3.2.2014


Zásady a kritériá hodnoty dokumentov. Systém normatívnych a metodických usmernení pre výber dokumentov. Organizácia a vykonávanie kontroly hodnoty dokumentov, postup pri jej vykonávaní, evidencia výsledkov a uchovávanie. Informačné technológie v archívoch.

práca, pridané 13.03.2019


Etapy životného cyklu organizácie: koncepcia, klasifikácia a typy. Podstata a funkcie likvidačnej komisie, pravidlá uchovávania dokumentácie. Skúmanie hodnoty dokumentov, zásady evidencie vecí a zostavovanie ich súpisov. Prenos dokumentov do archívu.

diplomová práca, pridané 05.10.2015


Systematizácia dokumentov. Základné princípy organizovania a uchovávania dokumentácie. Zásady a kritériá hodnoty dokumentov, kritériá pôvodu a obsahu. Funkcie, pravidlá prenosu a prijímania telefónnej správy, menovanie v práci organizácií.

test, pridané 08.07.2010


Znaky tvorby prípadov v inštitúcii, hlavné črty ich založenia. Zásady usporiadania dokumentov v otvorenom spise. Systematizácia určitých typov dokumentov v prípadoch. Všeobecné požiadavky na dizajn puzdier, číslovanie ich listov, dizajn krytu.

semestrálna práca pridaná dňa 04.05.2015


Pojem účtovných dokladov v štátnom (mestskom) archíve. Účtovanie a uchovávanie dokumentov archívneho fondu Ruskej federácie. Systém účtovných dokladov archívu, ich zamýšľaný účel. Všeobecné požiadavky na účtovné doklady archívu.

test, pridané 29.03.2012


Pojem archívov, ich hlavné úlohy a funkcie. Rozbor fondu archívu a požiadavky na evidenciu prijatých prípadov. Metódy na zlepšenie zostavovania a vykonávania inventúr. Organizácia dokumentov v archívnom fonde, schémy ich systemizácie.

práca, pridané 3.11.2011


Právny a regulačný rámec upravujúci kancelársku prácu a tok dokumentov v organizácii. Postup prijímania a počiatočného spracovania korešpondencie. Typické a individuálne termíny vyhotovenia dokumentov. Kancelárske spracovanie dokumentov.

PODMIENKY UKLADANIA DOKUMENTOV

V dôsledku činnosti organizácií, podnikov a inštitúcií vznikajú dokumenty, ktoré majú rôzny vedecký a praktický význam. Niektoré z nich obsahujú informácie, ktoré sú potrebné len na riešenie konkrétneho problému. Keď sa tieto informácie použijú na prevádzkové účely, takéto dokumenty stratia svoj význam. Ich ďalšie skladovanie je nepraktické. Ostatné dokumenty si zachovali svoju hodnotu niekoľko rokov. Existujú však dokumenty obsahujúce informácie cenné pre vedecké a praktické účely. Takéto dokumenty by sa mali uchovávať natrvalo.

V tejto súvislosti boli určené rôzne doby uchovávania dokumentov.

Doba uchovávania dokumentov môže byť:

Dočasné (do 10 rokov);
dočasné (viac ako 10 rokov);
trvalé.

Dokončené prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) skladovania na dva roky zostávajú v štruktúrnych jednotkách pre referenčné práce. Potom sú odovzdané do archívu organizácie.

Doby uchovávania dokumentov nezávisia od formy, v akej sú vytvorené: papierová alebo elektronická. Možnosť a dĺžka používania dokumentov je určená hodnotou informácií v nich obsiahnutých. Účelom skúmania je preto zistiť, ktoré dokumenty môže štát, spoločnosť, veda, poskytnúť s najväčšou úplnosťou. jednotlivých občanov potrebné informácie. Pre dokumenty vybrané na dočasné uloženie je dôležité určiť, ako dlho môžu byť potrebné. Preto určenie doby použiteľnosti jednotlivé dokumenty- to je ďalšia dôležitá úloha skúmania hodnoty dokumentov.

Úlohy skúmania hodnoty dokumentov sú teda nasledovné:

Výber dokumentov politického, ekonomického, vedeckého, kultúrneho významu na ich následný prenos na trvalé uloženie do štátnych archívov Ruskej federácie;
výber na dočasné uloženie dokumentov, ktoré nemajú vedeckú a historickú hodnotu, ale zachovávajú si praktickú hodnotu;
výber dokumentov, ktoré nemajú žiadnu vedeckú hodnotu a stratili svoju praktickú hodnotu, na zničenie;
stanovenie alebo zmena doby uchovávania dokumentov.

Skúmanie hodnoty sa vykonáva v kancelárskych prácach organizácií a podnikov, archívoch organizácií a v štátnych archívoch.

V kancelárskej práci sa hodnotia odborné znalosti:

Pri zostavovaní nomenklatúry prípadov;
pri formovaní prípadov;
pri príprave prípadov na presun do archívu organizácie po ich ukončení s kancelárskou prácou.

Typické zoznamy dokumentov podľa doby použiteľnosti

Ako už bolo spomenuté, najskôr sa lehoty uchovávania prípadov určujú v štádiu zostavovania nomenklatúry prípadov. To znamená, že sa vykoná predbežné posúdenie dôležitosti dokumentov zahrnutých v konkrétnom prípade. Pri formovaní prípadov je potrebné skontrolovať správnosť priradenia dokumentov k určitým komplexom na základe ich účelu, obsahu a lehôt uchovávania.

Pomoc pri skúmaní hodnoty dokumentov poskytujú štandardné alebo rezortné zoznamy dokumentov s lehotami uloženia. Umožňujú nastaviť dobu uloženia alebo možnosť zničenia mnohých riadiacich dokumentov. Modelové zoznamy sú normatívne a metodologické dokumenty medzisektorového pôsobenia. Pri skúmaní hodnoty dokumentov sa nimi môžu riadiť všetky inštitúcie či organizácie. Rezortné zoznamy stanovujú zloženie dokumentov a podmienky ich uchovávania pre konkrétne odvetvie, napríklad vzdelávacie inštitúcie, zdravotníctvo atď. Napriek existencii zoznamov je však v niektorých prípadoch potrebné dodatočné štúdium zloženia a obsahu dokumentov na určenie potreby a dĺžky ich uchovávania.

VYMEDZENIE DOBY UCHOVÁVANIA DOKUMENTOV

Každý rok v kancelárskej práci organizácií vyberajú dokumenty na trvalé a dočasné uloženie, ako aj na zničenie. Tento výber vykonávajú pracovníci štruktúrnych jednotiek pod metodickým vedením pracovníkov archívu organizácie. Zahŕňa analýzu skutočného obsahu dokumentov v spise, určenie ich vedeckej a praktickej hodnoty a zodpovedajúcich lehôt uchovávania. Nie je dovolené určovať lehoty uloženia dokumentov len podľa hlavičiek prípadov zahrnutých v nomenklatúre. Osobitná pozornosť by sa mala venovať dokumentom s trvalou a dočasnou (nad 10 rokov) dobou uchovávania. Ich výber sa vykonáva prezeraním dokumentov po jednotlivých stránkach. Len tak je možné identifikovať chyby pri vytváraní prípadov a oddeliť dokumenty s trvalou dobou uloženia od dokumentov dočasnej úschovy.

Puzdrá označené „EPK“ sú tiež prezerané cez listy. To umožňuje identifikovať dokumenty v ich zložení, ktoré sú predmetom trvalého uloženia. Prípady obsahujúce takéto dokumenty sa musia reorganizovať: dokumenty s trvalou a dočasnou dobou uloženia sa sformujú do samostatných prípadov alebo sa priložia k už vytvoreným prípadom s homogénnymi dokumentmi. Termíny dokumentov na dočasné uloženie sú špecifikované podľa zoznamov dokumentov alebo podľa nomenklatúry záležitostí organizácie.

Takže v procese skúmania sa vykonáva:

Výber prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia na prenos do archívu;
výber puzdier na dočasné uskladnenie v štrukturálnych oddeleniach;
prídel na zničenie obalov za predchádzajúce roky, ktorým uplynula lehota uloženia.

Zároveň sa kontroluje kvalita nomenklatúry prípadov, správnosť stanovenia lehôt uchovávania dokumentov.

V dôsledku skúmania hodnoty sa teda rozlišujú štyri skupiny dokumentov s rôznymi lehotami uloženia:

Dokumenty podliehajúce trvalému uloženiu v štátnych archívoch;
dokumenty podliehajúce dočasnému uloženiu (nad 10 rokov) v archíve organizácie;
dokumenty podliehajúce dočasnému uloženiu (do 10 rokov) v štrukturálnych oddeleniach;
dokumenty podliehajúce skaze v dôsledku uplynutia úložnej doby.

V súčasnosti oddelenie okrem papierových dokumentov využíva aj dokumenty v elektronickej forme. Skúmanie hodnoty dokumentov v elektronickej podobe (ED) vykonáva odborná komisia v spojení s dokumentáciou na klasických (papierových) nosičoch. Pri jeho vykonávaní to isté komplexný systém kritériá pre hodnotu dokumentov: význam a úplnosť informácií, absencia duplicitných informácií atď. Určenie možnosti archivácie dokumentov v elektronickej podobe si však vyžaduje zohľadnenie množstva ďalších faktorov. Medzi nimi: obmedzenie príjmu ED; úplnosť procesu tvorby ED; náklady na prípadný preklad ED do iného formátu pri jeho prijatí do archívu; prítomnosť legislatívnych aktov, ktoré bránia prevodu ED na ďalšie skladovanie; dostupnosť potrebnej sprievodnej dokumentácie; zhoda typu elektronického zariadenia s rôznymi spôsobmi ukladania ED; náklady na skladovanie. Preto sa zatiaľ väčšina dokumentov trvalého a dlhodobého uloženia presúva do archívov organizácií v klasickej papierovej forme.

Na základe výsledkov skúmania hodnoty dokumentov sa zostavuje niekoľko dokumentov:

Súpis prípadov trvalého uskladnenia;
zoznam prípadov dočasného uskladnenia (nad 10 rokov);
súpis personálnych prípadov;
zákon o pridelení na zničenie obalov, ktoré nepodliehajú úschove.

Elektronické dokumenty sú zaradené do samostatných súpisov.

Podľa súpisov sú príslušné prípady presunuté do archívu organizácie. Dočasné (do 10 rokov) dokumenty nemožno preniesť do archívu. Ukladajú sa buď v službe podpory dokladov organizácie, alebo v stavebných členeniach a po uplynutí úložnej doby sa predpísaným spôsobom zničia.

Zásoby sa posudzujú na zasadnutí EK a schvaľuje ich vedúci organizácie. Súpisy kaziet trvalého uloženia schvaľuje EPK archívnej inštitúcie, súpisy kaziet personálne s ňou odsúhlasuje.

Súčasne so zoznamami vecí na rokovaní EK sa zvažujú zákony o prideľovaní vecí s uplynutou dobou uloženia na zničenie. Organizácia má právo zničiť spisy zahrnuté v akte až potom, čo EPC schváli súpis spisov na trvalé uloženie.

Zákon obsahuje prípady, ktorých úložná lehota uplynula do 1. januára roku, v ktorom bol zákon vyhotovený. Zákon je vypracovaný pre záležitosti celej organizácie. Ak zahŕňa prípady niekoľkých štrukturálnych divízií, potom sa jej názov uvádza pred skupinou názvov prípadov každej divízie. Homogénne veci sa do zákona zapisujú pod jedným všeobecným nadpisom s uvedením počtu vecí. Zákon o prideľovaní vecí na zničenie je vypracovaný podľa jednotná forma a predplatí sa úradník, ktorý vykonal skúmanie hodnoty dokumentov. Po tom, čo EPK archívnej inštitúcie schváli inventár na trvalé uloženie, musí akt schváliť vedúci organizácie.

Doby uchovávania dokumentov

Ak s archívom nie je zmluvný vzťah, štátny archív je povinný prijať do úschovy len písomnosti o personálnom zabezpečení zamestnancov podniku. Miesto uloženia zvyšných písomností určí predseda likvidačnej komisie alebo konkurzný komisár.

Ak akciová spoločnosť zanikne v dôsledku reorganizácie, originály jej dokumentov možno previesť len na jednu z novovzniknutých spoločností (spravidla spoločnosť s najvyššou hodnotou vlastného imania).

Doby uchovávania určitých typov dokumentov:

Základ dane a výška dane sa určuje na konci zdaňovacieho obdobia (odsek 1 článku 55 daňového poriadku Ruskej federácie). Pre väčšinu daní je týmto obdobím kalendárny rok. Výnimkou je DPH, ktorej zdaňovacím obdobím je štvrťrok. Lehota na uloženie dokladov potrebných na výpočet a zaplatenie dane sa teda musí počítať odo dňa nasledujúceho po dni skončenia zdaňovacieho obdobia.

Archívne uloženie dokumentov

Väčšinou sa snažia uložiť takmer všetky dokumenty na 5 rokov. Existujú však dokumenty, ktoré sa nedajú zničiť. Napríklad dokumenty, ktoré obsahujú informácie o zamestnancoch, ktorí pracovali v podniku, v organizácii atď. Existujú aj účtovné doklady, ktoré majú trvanlivosť viac ako 10 rokov.

V prípade, že sa rozhodlo o likvidácii podniku, musí podnikateľ previesť všetky svoje dokumenty do štátneho alebo obecného archívu. Bez tohto úkonu nebude možné podnik zlikvidovať, keďže akt nikto nepodpíše. Kým podnik funguje, nikto nemôže podnikateľovi odobrať doklady. Ak sa však podnik rozpadne, štát musí zabezpečiť bezpečnosť všetkých dokumentov.

1. V ktorej budove môže byť archív organizovaný?

V prvom rade nemôžete archív umiestniť do drevených alebo schátraných budov. Okrem toho by budova nemala byť vlhká a nemalo by sa v nej vykurovať kachle, čo môže viesť k požiaru.

Takáto miestnosť by mala byť izolovaná od ostatných. Je zakázané umiestňovať archív v budove stravovania. Neskladujte ani predmety, ktoré by mohli spôsobiť požiar.

Pri výbere miestnosti, v ktorej plánujú uložiť archív dokumentov, treba mať na pamäti, že ich možno rozdeliť na:

Miestnosť, v ktorej budú uložené dočasné dokumenty;
Miestnosť, v ktorej budú uložené dokumenty, ktoré je potrebné neustále používať;
Archívne ukladanie;
Špeciálne určené miestnosti pre tých zamestnancov, ktorí musia pracovať s archívom dokumentov.

2. Aké funkcie má archívny vírus?

Funkcie archivára sú nasledovné:

Zamestnanec archívu musí vytvoriť zoznamy, v ktorých bude odrážať štrukturálnu jednotku organizácií;
Musí prijať archív dokumentov od rôznych organizácií;
Uchovávajte záznamy o bezpečnosti všetkých dokumentov;
Poskytovať informácie manažérom, ktorí preniesli svoje dokumenty do archívu;
Uchovávajte záznam, v ktorom je uvedené, na aké účely boli určité dokumenty použité;
Zúčastnite sa na skúške;
Kontrola správnosti vyplnenia, ako aj vykonania každého dokumentu;
Zostavte zoznam prípadov;
Poskytnite odporúčania týkajúce sa vyplnenia dokumentov;
Podieľať sa na vývoji základných pravidiel týkajúcich sa archívnych dokumentov;
Podieľať sa na odbornom rozvoji tých zamestnancov, ktorí pracujú v archíve.

Lehoty uchovávania archívnych dokumentov

V súlade s legislatívou a predpismi podlieha každý dokument určitej dobe uchovávania. Väčšina dokumentov, ktoré odrážajú finančné účtovníctvo činnosti spoločnosti, sa uchováva 10 rokov.

Dokumenty, ktoré je potrebné uchovávať 10 rokov, zahŕňajú:

Výročné správy vypracované účtovníkom spoločnosti;
daňové priznania;
Kniha, v ktorej sa vedú bezpečnostné záznamy zamestnancov podniku;
Štatistický výkaz, ktorý sa generuje za rok.

Dokumenty, ktoré je potrebné uchovávať 5 rokov, zahŕňajú:

Štvrťročné podávanie správ o činnosti spoločnosti;
Pracovná účtovná osnova;
Štvrťročné daňové hlásenie;
Faktúra;
Nákupná kniha;
Podniková predajná kniha;
Rôzne primárne dokumenty;
nákladný list;
Dokument, ktorý odráža vydávanie miezd každému zamestnancovi;
Výkonné dokumenty;
Dokumenty, ktoré odrážajú pohľadávky;
Dokumenty odrážajúce nedostatok, ako aj krádež;
Dokumenty, ktoré odrážajú odpisy;
Zmenkové dokumenty;
Dokumenty, ktoré odrážajú prebiehajúce inventarizácie;
Zmluvy, ako aj dohody;
akty;
dohody o zodpovednosti zamestnancov;
Bonusové dohody pre jedného alebo druhého zamestnanca podniku;
Ostatné dokumenty.

Existujú dokumenty, ktoré je potrebné uchovávať 50 až 75 rokov.

Ukladanie a účtovanie dokumentov, ktoré sú v archíve

Dokumenty, ktoré boli prenesené do archívu, je potrebné uchovávať a viesť o nich nasledujúcich zákonov a predpisy:

Zákon „o archívoch“;
Zákon o účtovníctve;
zákon „o akciových spoločnostiach“;
Rezolúcia č. -03-33ps, ktorá uvádza, v akom poradí a na aké obdobie uchovávať určité dokumenty;
Zákon „O LLC“.

Všetky dokumenty by mali byť uložené na mieste, ktoré je známe vedúcemu spoločnosti.

1. Základné pravidlá uchovávania archívnych dokumentov

Existuje niekoľko základných režimov, v súlade s ktorými je potrebné ukladať prijaté dokumenty do archívu.

Uvažujme o niektorých z nich:

1. Svetelný režim. V tomto prípade v miestnosti archívu je potrebné správne umiestniť osvetlenie.

Ak to chcete urobiť, musíte dodržiavať nasledujúce pravidlá:

Dokumenty by nemali byť vystavené priamemu slnečnému žiareniu;
Je žiaduce, aby boli okná umiestnené na severnej strane budovy;
V interiéri môžete vytvoriť umelé svetlo pomocou žiaroviek alebo iných lámp, ktoré sú pokryté špeciálnymi tienidlami s hladkým povrchom;
Ak je to možné, izolujte miestnosť od denného svetla.

2. Podmienky teploty a vlhkosti. V každej archívnej miestnosti je pri ukladaní dokumentov veľmi dôležitá teplota, ale aj vlhkosť. Náhle zmeny vnútornej teploty môžu nepriaznivo ovplyvniť papier. Tieto indikátory by sa mali neustále monitorovať asi 2 krát týždenne pomocou špeciálnych zariadení. Na reguláciu teploty je možné nainštalovať klimatizáciu.

3. Sanitárny a hygienický režim. Miestnosť archívu musí byť neustále udržiavaná v čistote.

Je dôležité zabrániť vzniku plesní a hlodavcov. Základné pravidlá:

Zabezpečte tesnosť skladu;
Raz za rok odstráňte všetok prach, ktorý sa vytvoril na policiach;
Pravidelne vykonávajte mokré čistenie v interiéri;
Vetrajte miestnosť.

4. Bezpečnostný režim. Miestnosť, v ktorej archívne dokumenty je nevyhnutné chrániť a zabezpečiť ich bezpečnosť.

2. Ako prebieha odovzdanie dokumentov na archiváciu?

Prenos dokumentov z organizácie do archívu sa v zásade vykonáva podľa princípu „kto prv príde, ten prv melie“. Harmonogram doručovania dokumentov vypracúvajú pracovníci archívu, ktorý schvaľujú spolu s vedúcim konkrétnej firmy.

Všetky prípady a dokumenty môžu odovzdať zamestnanci spoločnosti, ktorí budú zodpovední za prenos údajov. Ako už bolo spomenuté vyššie, dokumenty môžu byť uložené na rôzne časové obdobie – od 1 do 75 rokov. Závisí to od typu dokumentu.

3. Príprava dokumentov na archiváciu

Každý podnik alebo organizácia musí včas a presne v stanovenom čase odovzdať dokumenty archívnemu oddeleniu, ktoré môžu byť vytvorené v podniku alebo do archívu rezortu. Na prípravu podkladov na prevod je potrebné vytvoriť komisiu, ktorá bude pozostávať z 3-5 osôb.

Príprava dokumentov zahŕňa nasledujúce kroky:

1. Registrácia prípadov;
2. Je potrebné vykonať preskúmanie a zhodnotiť hodnotu určitých dokumentov;
3. Vypracovať akt, v ktorom bude uvedené, ktoré prípady podliehajú zničeniu;
4. Opíšte každý prípad.

Odborná komisia je poradným orgánom. Rozhodnutie komisie sa zvyčajne vypracúva vo forme aktu, s ktorého súhlasom musí vedúci podniku podpísať. Komisia zasadá len 2-krát do roka, pričom vypracúva príslušnú zápisnicu.

Preskúmanie dokumentov sa vykonáva na základe nomenklatúry prípadov a množstva dokumentov, v ktorých je uvedené, ako dlho musí byť dokument uložený. Všetky dokumenty sa veľmi starostlivo skúmajú. Odborníci kontrolujú dostupnosť spoľahlivých informácií, ako aj správnosť vyplnenia konkrétneho dokumentu.

Po skončení skúšky je potrebné popísať všetky dokumenty a vypracovať príslušné akty. Po prenesení dokumentov do archívu.

Dokumenty, ktoré podliehajú zničeniu, sa vyberú po inventarizácii každého dokumentu. Všetky dokumenty, ktoré sa majú zničiť, sú opísané a sú na základe nich vypracované akty. Na zasadnutí komisia určí, ktoré dokumenty sa majú zničiť. Všetky akty musia byť podpísané vedúcim podniku.

4. Klasifikácia archívnych dokumentov

Pred odoslaním dokumentov do archívu ich musíte klasifikovať:

1. Dočasné uloženie archívnych dokumentov – ide o prvú skupinu;
2. Doklady trvalého uloženia – to je druhá skupina.

Dočasné dokumenty sú dokumenty, ktorých doba uchovávania nepresahuje 10 rokov.

Doklady o trvalom skladovaní predpokladajú životnosť približne 75 rokov.

Okrem toho musia byť dokumenty, ktoré sú predmetom trvalého uloženia, bezpodmienečne prenesené do mestského alebo štátneho archívu. Na začiatku sú však všetky dokumenty archivované.

Dočasné skladovacie dokumenty zahŕňajú:

Objednávky na dovolenku;
Objednávky na služobné cesty;
Objednávky na administratívne a ekonomické činnosti;
Akékoľvek zmluvy, ktoré boli uzavreté s právnickými osobami;
Dokumenty uvádzajúce ktoré štátne obstarávania vykonávané podnikom;
Akty uvádzajúce zoznam prác, ktoré podnikateľ prijal;
rôzne účtovné doklady;
Nákladné listy;
Rôzne iné dokumenty.

Dokumenty dlhodobého skladovania zahŕňajú:

Vestník registrácie objednávok o činnosti podniku;
Personálna tabuľka zamestnancov;
Súpis každého prípadu;
Nomenklatúra každého prípadu;
Akty, v ktorých je uvedené, z akých dôvodov vec zničia alebo z akých dôvodov sa dokumenty stratili;
Ročné daňové, účtovné a finančné výkazy;
Ročný odhad;
Register akcionárov spoločnosti;
Štatutárne dokumenty;
Zoznam osôb, ktoré majú nárok na dividendy;
limity;
Transakčné pasy;
Ručitelia;
Privatizačné dokumenty;
Register vlastníkov cenných papierov;
Dokumenty potvrdzujúce účasť podniku na charitatívnych aktivitách;
Cenovky;
Produktové tarify;
Cenníky;
Ročný plán podniku;
Kniha účtovníctva prác, ktoré sa vykonávajú s akciami spoločnosti;
Rôzne časopisy, ktoré sa vedú v podniku;
Výročná správa pre fondy;
správa audítora;
Záver revíznej komisie;
Ostatné dokumenty.

Osoby, ktoré podnikateľ poveril prevzatím konkrétneho dokumentu do archívu, musia mať pri sebe splnomocnenie. Potom bude musieť na potvrdenie podpísať svoj podpis a tiež uviesť údaje o pase. Ak bol dokument uložený v spoločnom spise, potom sa nevydáva samostatne.

Ako vidíte, všetky dokumenty podniku musia byť odovzdané do archívu. Je to dôležité, pretože informácie o minulých aktivitách alebo prebiehajúcich operáciách môžu byť potrebné v najneočakávanejšom čase. Preto by sa dokumenty mali uchovávať s prihliadnutím na všetky pravidlá, ktoré boli vytvorené zákonom.

Ukladanie účtovných dokladov

Ak organizácia uchováva dokumentáciu doma, na tieto účely by mala byť v spoločnosti pridelená samostatná miestnosť, ktorá je zvyčajne vybavená špeciálnymi policami alebo regálmi. Ak sú v miestnosti archívu okná, mali by byť nainštalované závesy alebo žalúzie, inak nebude možné chrániť dokumenty pred vystavením svetlu, a preto nemožno vylúčiť ich farbu. Okrem toho môžete na tieto účely namiesto regálov použiť aj prázdne skrinky.

Okenné otvory je vhodné vybaviť kovovými mrežami, najmä ak sa sklad nachádza v prvom alebo v suteréne budovy, navyše je lepšie inštalovať kovové dvere do archívu. Takéto opatrenia umožnia organizácii zabrániť neoprávnenému vstupu do priestorov archívu.

Aby organizácia nestrávila veľa času hľadaním potrebných dokumentov, mala by vypracovať nomenklatúru prípadov, ktorej kópia musí byť umiestnená v samotnej archívnej miestnosti.

Upozorňujeme na skutočnosť, že spravidla nie je povolené vystavovanie účtovných dokladov z účtovného oddelenia, ako aj z archívu spoločnosti zamestnancom iných štruktúrnych oddelení organizácie. V niektorých prípadoch je možné vydať dokumentáciu, ale len so súhlasom hlavného účtovníka.

Mimopracovné úložisko dokumentov, ktoré bolo uvedené vyššie, je efektívna metóda organizácia účtovného archívu, ktorá zabezpečuje prenos účtovných dokladov na uloženie do profesionálneho archívu vybaveného modernou technikou (archívne regály, špecializované boxy, systémy kontroly vstupu a požiarnej bezpečnosti).

Hlavné výhody tejto technológie sú:

Zníženie vedľajšej pracovnej záťaže pre účtovníka;
ochrana pred neoprávneným prístupom k dôverným informáciám;
bezpečnosť dôležitých dokumentov;
zníženie nákladov spojených s vybavením vlastného archívu a jeho následnou údržbou;
uvoľnenie kancelárskych priestorov.

Výber spôsobu uchovávania účtovných dokladov spravidla závisí od finančných možností podniku, objemu uložených dokladov a rýchlosti ich zvyšovania, požiadaviek bezpečnostnej služby a odvetvových špecifík podniku. .

Postup ukladania dokumentov

Je potrebné zistiť, čo sú tieto dokumenty a aké problémy s uchovávaním dokumentov sú nimi určené.

Pokiaľ ide o uchovávanie účtovných dokladov, regulačné dokumenty ustanovujú lehoty uchovávania a jeho postup.

Podľa článku 17 Federálny zákon„O archívnictve v Ruskej federácii“ č. 125-FZ sú organizácie povinné zabezpečiť uchovávanie archívnych dokumentov počas lehôt uloženia ustanovených federálnymi zákonmi a inými regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie. Odsek 1 článku 17 federálneho zákona č. 129-FZ „o účtovníctve“ stanovuje, že: „Organizácie sú povinné uchovávať prvotné účtovné doklady, účtovné registre a účtovné závierky za obdobia ustanovené v súlade s pravidlami organizácie štátnych archívnych záležitostí, ale nie menej päť rokov."

Daňový poriadok Ruskej federácie (odsek 8 ods. 1 čl. 23 daňového poriadku Ruskej federácie) zároveň nariaďuje daňovníkom „zabezpečiť bezpečnosť účtovných údajov a iných dokumentov potrebných na výpočet a platenie daní“. , ako aj doklady potvrdzujúce prijaté príjmy (pre organizácie aj vynaložené výdavky) a zaplatené (zrazené) dane“. Na prvý pohľad sa môže zdať, že citované normy si navzájom odporujú. Faktom je, že tieto regulačné dokumenty stanovujú predpisy na účely rôznych odvetví práva - daní a účtovníctva. V súlade s daňovou legislatívou sa dokumenty musia uchovávať 4 roky, v súlade s účtovníctvom - 5 rokov. V súlade s tým je všeobecná lehota uchovávania dokumentov 5 rokov (pokiaľ pravidlá organizácie štátnych archívov nestanovujú inak).

Postup ukladania dokumentov upravujú tieto hlavné dokumenty:

1. Federálny zákon č. 125-FZ „o archívnictve v Ruskej federácii“ (ďalej len zákon č. 125-FZ);
2. Základné pravidlá pre archívy organizácie – schválené rozhodnutím Rosarkhiv (ďalej len Základné pravidlá);
3. Zoznam typických riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania schvaľuje Federálna archívna služba Ruska (ďalej len zoznam).

Zo všetkých vyššie uvedených regulačných dokumentov je praktický účtovník Osobitná pozornosť by mal byť uvedený do zoznamu, pretože je to on, kto „je určený na použitie ako hlavný regulačný dokument pri určovaní lehôt uchovávania a výbere na uchovávanie a ničenie štandardných dokumentov riadenia, ktoré sú spoločné pre všetky alebo väčšinu organizácií (vrátane mimovládne)“ (s. 1.4. Návod na používanie Zoznamu). Zoznam obsahuje dokumenty zoskupené podľa oddielov, vypracované pri registrácii faktov o hospodárskom živote organizácií a Pokyny na jeho uplatňovanie. Medzi zvýraznenými časťami v zozname je najmä časť 4 „Účtovníctvo a výkazníctvo“, ktorá obsahuje podkapitoly 4.1. „Účtovníctvo a výkazníctvo“ a 4.2. "Štatistické účtovníctvo a výkazníctvo". Osobitne treba poznamenať, že v súlade s § 5 zákona č. 125-FZ všetky dokumenty, bez ohľadu na typ ich nosiča, patria medzi archívne dokumenty. To znamená, že predpisy o postupe uchovávania dokumentov uvedené v tomto článku sa vzťahujú na papierové aj elektronické dokumenty.

Doba uloženia dokumentu vypršala

Zničenie musí byť povolené a vykonané v súlade s požiadavkami regulačných právnych aktov;
- dokumenty súvisiace s pripravovanými alebo prebiehajúcimi súdne spory a vyšetrovania, by nemali byť zničené;
- zničenie dokumentov sa vykonáva takým spôsobom, aby sa zabezpečila dôvernosť akýchkoľvek informácií v nich obsiahnutých;
- zničia sa všetky kópie dokumentov oprávnených na zničenie, vrátane osobných, poistných a záložných.

Zabezpečujeme zničenie dokumentov

Zopakujme, že na zničenie dokumentov odborná komisia vypracúva príslušné úkony. Pre komerčné organizácie forma zákona nie je schválená, preto sa vypracúva v akejkoľvek forme.

Pre správny dizajn môžete postupovať približná forma zákona, ktorý je uvedený v Metodických odporúčaniach na vypracovanie pokynov pre prácu úradu vo federálnych orgánoch výkonná moc schválené Rosarkhivským rádom N 76.

K zničeniu dokumentov dochádza ich odovzdaním na recykláciu organizáciám na spracovanie papiera alebo organizáciám, ktoré zbierajú recyklovateľné materiály.

Navyše firmy, ktoré na základe dohody vedú archív organizácií, môžu ponúknuť nielen doručovanie dokumentov na zberový papier, ale aj ich skartáciu.

Štátne ukladanie dokumentov

Etapy prenosu dokumentov do archívu:

1. Skúmanie vedeckej a praktickej hodnoty dokumentov

Postup pri odovzdávaní prípadov na uskladnenie by sa mal začať preskúmaním hodnoty dokumentov. Skúmanie hodnoty umožňuje odhaliť chyby, ku ktorým došlo pri ukladaní dokumentov s krátkymi lehotami uloženia. Okrem toho skúmanie hodnoty zahŕňa analýzu dokumentácie, počas ktorej prebieha výber dokumentov na zničenie. Tie dokumenty, ktoré je potrebné zachovať, bude potrebné zviazať a preniesť do archívu na uloženie.

2. Zostavovanie prípadových súpisov

Ďalším krokom pri presune dokumentov do archívneho úložiska je zostavenie prípadových inventúr. Archívny inventár je dokument, ktorý umožňuje pracovníkom archívov rýchlo sa orientovať vo veľkom množstve nesystematických informácií. Inventár je štrukturalizácia dokumentov na uloženie, bez ktorej nie je možný ich ďalší presun do archívu.

3. Viazanie (viazanie dokumentov)

V tejto fáze je potrebné dokumenty zošiť, teda zviazať. Ak sa v spoločnosti nahromadilo veľké množstvo prípadov, spravidla to zverí archívnym spoločnostiam, ktoré v čo najkratšom čase budú schopné vykonať viazanie dokumentov organizácie. Po prvé, šitie uľahčuje prenos dokumentov na uloženie a umožňuje vám rýchlo nájsť správne puzdro. Zviazané obaly majú ešte jednu dôležitú výhodu: zaberajú o tretinu menej miesta ako nespracované dokumenty, čo je dôležitý faktor pri prenose veľkého objemu dokumentov do archívu.

4. Odovzdanie spracovaných dokumentov na uloženie

Po absolvovaní všetkých etáp spracovania dokumentov (preskúmanie hodnoty dokumentov, vyhotovenie inventúr a knižná väzba) môže organizácia pristúpiť k priamemu odovzdaniu dokumentov na uloženie do štátneho, rezortného archívu alebo archívu podniku. Deje sa tak v súlade s predtým zostavenými súpismi. Ak sa majú preniesť na uskladnenie obzvlášť cenné dokumenty, potom sa počet listov v súbore bez problémov skontroluje.

Pravidlá spracovania pri prenose dokumentov na uloženie

Pri odovzdávaní puzdier do archívu je potrebné dodržať niektoré pravidlá pre dizajn puzdra a jeho krytu.

Na obale musia byť uvedené nasledujúce údaje:

Názov spoločnosti;
názov alebo kód štrukturálnej jednotky;
číslo prípadu;
názov prípadu;
dátum prípadu;
počet listov;
doba uloženia puzdra;
šifra archívneho súboru.

V prípade, že sa v spoločnosti zmenil názov alebo názov divízie, nový názov je uvedený na obale puzdra a starý musí byť napísaný v zátvorkách. Ak sú k puzdrám priložené ďalšie papiere, potom je potrebné na obale uviesť názov a počet žiadostí.

Každému prípadu musí byť pridelené číslo účtu, ktoré je súčasťou archívnej šifry a zabezpečuje prísnu evidenciu dokumentov. Evidencia evidencie prípadov umožňuje zistiť umiestnenie prípadov a súhrn dokumentu.

Presun prípadov do rezortného archívu

Rezortný je archív, ktorý je priamo podriadený tej či onej organizácii, ktorá nie je zaradená do systému štátnej archívnej služby. Môže to byť aj štrukturálna jednotka organizácie. V rezortnom archíve sa uchovávajú dokumenty organizácií až do ich odovzdania do štátneho úložiska.

Odovzdanie dokumentov na archiváciu pri likvidácii spoločnosti

V súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie sa dokumenty pri likvidácii spoločnosti prenášajú na právneho nástupcu alebo do štátneho archívu. Personálne doklady ( personálne doklady) s dobou uchovávania 75 rokov, ako aj dokumenty s dlhou dobou uchovávania (nad 10 rokov), ktoré slúžia ako podklad na vydávanie osvedčení.

Prevod dokumentov na štátne uloženie

Pri prvom prevode dokumentov do štátneho archívu sa vyhotovuje historická referencia pre archívny fond spoločnosti. Počas ďalších prenosov sa robí historický odkaz na vykonané zmeny v názve, štruktúre, funkciách, zložení a stave dokumentov atď.

Na všetkých exemplároch súpisu je potrebné urobiť zápis o prevzatí listín do štátneho archívu. Skutočnosť dokončenia tohto postupu je formalizovaná aktom prijatia a odovzdania prípadov. V prípade, že dôjde k nesúladu medzi konečným zápisom do inventarizácie a počtom vecí, ktoré sú skutočne odovzdané do štátneho archívu, potom by sa mal vykonať nový konečný zápis, ktorý zodpovedá skutočnému stavu veci. Počty chýbajúcich prípadov sú evidované v akte o prijatí a odovzdaní dokumentov s uvedením dôvodov. Stratené originály je možné nahradiť kópiami.

Pred odovzdaním dokumentov do štátneho úložiska sa kontroluje vedecko-technické spracovanie prípadov, ako aj fyzický a hygienicko-hygienický stav. Spolu s dokumentmi je potrebné odovzdať do archívu jedno vyhotovenie vyhotoveného aktu o prijatí a odovzdaní veci.

Pravidlá ukladania dokumentov

Medzi hlavné regulačné právne akty upravujúce postup a podmienky uchovávania účtovných dokladov možno rozlíšiť:

Súčasné nariadenie o dokumentoch a pracovnom postupe v účtovníctve, schválené nariadením Ministerstva financií ZSSR č. 105;
Základné pravidlá pre archívy organizácie (schválené rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv);
Federálny zákon č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“;
Zoznam typických administratívnych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, miestnych orgánov a organizácií s uvedením lehôt uchovávania (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie č. 558).

Ako určiť dobu uchovávania

Na stanovenie lehôt uchovávania účtovných dokladov by ste sa mali v prvom rade oboznámiť so Zoznamom typických manažérskych archívnych dokumentov. Ide o aktualizovanú verziu staršieho zoznamu a obsahuje štandardné archívne dokumenty organizácií (bez ohľadu na vlastníctvo) s uvedením lehôt uloženia. Všetky dokumenty v zozname sú zoskupené do sekcií zodpovedajúcich riadiacim funkciám bežným pre väčšinu organizácií. Najmä časť 4 „Účtovníctvo a výkazníctvo“ obsahujúca pododdiely 4.1. „Účtovníctvo a výkazníctvo“ a 4.2. "Štatistické účtovníctvo a výkazníctvo", pomôže účtovníkovi určiť lehotu uloženia dokladov v jeho oddelení.

Pre rýchle určenie doby uloženia účtovných dokladov môžete navyše využiť bezplatnú internetovú službu „Archivista-Online“, ktorá daný doklad (s uvedením doby uloženia) vyhľadá v troch hlavných zoznamoch vrátane posledného štandardného zoznamu.

Požiadavky zákona o účtovníctve

Nezabudnite, že vstúpil do platnosti federálny zákon č. 402-FZ „O účtovníctve“, podľa ktorého primárne účtovné doklady, účtovné registre, účtovné (finančné) výkazy podliehajú uchovávaniu hospodárskym subjektom na obdobia stanovené v súlade s pravidlami na organizovanie štátneho archívu a tieto podmienky nemôžu byť kratšie ako päť rokov po roku vykazovania (článok 29 federálneho zákona „o účtovníctve“). Upozorňujeme, že článok 98 nariadenia o účtovníctve a finančnom výkazníctve v Ruskej federácii (schválený nariadením Ministerstva financií Ruska č. 34n) obsahuje podobnú požiadavku.

Požiadavky daňového poriadku

V súlade s Daňovým poriadkom Ruskej federácie sú daňovníci povinní uchovávať účtovné a daňové údaje počas štyroch rokov. Týka sa to dokumentov, ktoré slúžia ako potvrdenie najdôležitejších finančných transakcií: príjem príjmu, platenie (zrážkových) daní (pododsek 8, odsek 1 článku 23 daňového poriadku Ruskej federácie).

Požiadavky na LLC a akciové spoločnosti

Otvorené a uzavreté akciové spoločnosti musia zabezpečiť bezpečnosť dokumentov, ktoré vznikajú pri ich činnosti, riadia sa predpismi o postupe a podmienkach uchovávania dokumentov akciových spoločností (schválené Federálnou komisiou pre trh s cennými papiermi č. 03-33 / ps). Spoločnosti s ručením obmedzeným môžu nájsť pravidlá o uchovávaní svojich dokumentov v článku 50 federálneho zákona č. 14-FZ „O spoločnostiach s ručením obmedzeným“. Uvádza zoznam základných a iných organizačných dokumentov, ktoré podliehajú povinnému uloženiu.

Lehoty uchovávania elektronických dokumentov

Je dôležité si uvedomiť, že archívnym ukladaním účtovných dokladov sa rozumie nielen uchovávanie údajov na papieri. Podľa § 5 spolkového zákona o archívnictve zaradenie dokumentov do archívneho fondu nezávisí od spôsobu vytvorenia dokumentu a druhu nosiča. Účtovník je teda povinný zabezpečiť bezpečnosť nielen papierových, ale aj elektronických dokumentov.

Dokumenty účtovnej politiky a štandardy organizácie, ako aj ďalšie dokumenty a nástroje, ktoré zabezpečujú reprodukciu elektronických dokumentov a overovanie pravosti digitálnych elektronický podpis, podliehajú uchovávaniu najmenej päť rokov po roku, v ktorom boli naposledy použité na prípravu účtovných správ (článok 2 článku 29 federálneho zákona „o účtovníctve“).

Spôsoby ukladania účtovných dokladov

Na zabezpečenie správneho uchovania archívnych dokumentov sa niektoré organizácie uchýlili k vytvoreniu vlastného archívu. Toto právo je vyhradené pre komerčné a neziskové organizácie ustanovenia federálneho zákona „o archívnictve v Ruskej federácii“. Zároveň majú stále slobodu výberu spôsobu uloženia účtovných dokladov - vo vlastnom archíve alebo na území špecializovanej archívnej firmy. Pozrime sa bližšie na obe možnosti.

Usporiadanie vlastného archívu

Ak sa vedenie rozhodlo uložiť dokumenty samostatne, musí archívu vyčleniť samostatnú miestnosť vybavenú úložnými priestormi na dokumenty (napríklad police alebo regály), bezpečnostným systémom a systémom klimatizácie na údržbu. teplotné a vlhkostné podmienky.

Okrem toho na základe všeobecná prax pri ukladaní archívnych dokumentov môžete poskytnúť niekoľko tipov na vytvorenie vlastného archívu:

Ak je v miestnosti budúceho archívu príliš veľa svetla, mali by byť na oknách zavesené zatemňovacie závesy alebo žalúzie. V opačnom prípade môžu dôležité dokumenty organizácie vyblednúť a znehodnotiť pred dátumom ich platnosti.
Ak sa archívna miestnosť nachádza na prvom alebo suteréne, odporúča sa umiestniť na okenné otvory kovové mriežky. Okrem toho, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu do archívu, môžu byť inštalované kovové dvere.
Je potrebné vypracovať nomenklatúru (systematizovaný zoznam) súborov uložených v archíve. Nomenklatúra prípadov umožní zamestnancom organizácie ušetriť čas pri hľadaní potrebných dokumentov. Kópia vypracovanej nomenklatúry prípadov by mala byť uložená priamo v archíve organizácie.
Mal by sa vypracovať postup vydávania dokumentov z archívu. Účtovné doklady z účtovného oddelenia alebo archívu organizácie by ste nemali vystavovať zamestnancom iných štrukturálnych divízií. V niektorých prípadoch je možné vydať dokument na základe odôvodnenej žiadosti so súhlasom hlavného účtovníka.

Ukladanie účtovných dokladov mimo kancelárie

V súčasnosti je na trhu archívnych služieb veľmi populárna služba ambulantného ukladania dokumentov. Pri využívaní služby prechádzajú funkcie ukladania účtovných a iných dokumentov do rúk profesionálnej archívnej spoločnosti. Profesionálne archívy sú vybavené moderným zariadením a spĺňajú všetky zákonné požiadavky na archívy. V tom spočíva ich hlavný rozdiel oproti vlastným archívom organizácií, ktoré sú spravidla (najmä v malých organizáciách) vo veľmi zanedbanom stave, keďže nemajú dostatok finančných prostriedkov ani pracovného času.

Externé ukladanie dokumentov sa zvyčajne využíva v prípadoch, keď je potrebné uvoľniť časť drahých kancelárskych priestorov a znížiť náklady spojené s vytvorením vlastného archívu a jeho následnou údržbou (prenájom priestorov, mzda pracovníka archívu a pod.). ). A pre účtovníka je hlavnou výhodou ukladania mimo pracoviska zníženie vedľajšej záťaže prenesením zodpovednosti za prácu s dokumentmi (vytváranie archívu, organizovanie dokumentov, vyhľadávanie, kopírovanie atď.) na špecialistov archívnej spoločnosti.

Voľba spôsobu uchovávania účtovných dokladov - vlastný archív alebo externé uloženie - je daná finančnými možnosťami organizácie a špecifikami správy dokumentov. Ako ukazuje Ruská prax, pri správnom výbere archívnej firmy sa môže stať externé ukladanie dokumentov rentabilnejšie z hľadiska finančných nákladov vo fáze vytvárania a ďalšej údržby archívu.

Pokuty za porušenie postupu pri uchovávaní účtovných dokladov

Ak sa dokument stratil alebo sa jeho obsah stal nedostupným na použitie, v prípade archívnej kontroly (bližšie v časti „Archívna kontrola: vyvrátenie nebezpečných stereotypov“) alebo návštevy daňového úradu môžu inšpektori organizáciu pokutovať. alebo jej úradníkov – vedúceho a hlavného účtovníka.

Za nedodržanie pravidiel uchovávania dokumentov môže byť úradníkovi uložená správna pokuta (článok 13.20 Správneho poriadku Ruskej federácie). Ak bol z dôvodu nedostatku dokladov obsah účtovnej závierky skreslený o viac ako 10 %, účtovníkovi alebo vedúcemu zamestnancovi môže byť za hrubé porušenie postupu pri ukladaní dokladov a účtovných pravidiel uložená pokuta (článok 15.11 správneho poriadku). Trestné činy Ruskej federácie).

„Najdrahšou“ stratou pre organizáciu môže byť strata dokladov, na základe ktorých sa vedie daňové účtovníctvo. Podľa článku 120 daňového poriadku sa absencia určitých dokladov považuje za hrubé porušenie pravidiel účtovania príjmov a výdavkov. Organizácii môže byť za toto porušenie uložená pokuta. Absencia primárnych dokumentov, faktúr alebo účtovných registrov povedie k takýmto dôsledkom.

V prípade straty primárnych dokladov musí vedúci organizácie vymenovať komisiu na prešetrenie príčin straty (bod 6.8 Predpisov o dokladoch a pracovnom postupe v účtovníctve, schválených nariadením Ministerstva financií ZSSR č. 105) .

V situáciách, keď došlo k strate účtovných dokladov v dôsledku vyššej moci (napríklad prírodná katastrofa) alebo protiprávneho konania tretích osôb (krádež, úmyselné podpálenie), daný fakt musia byť potvrdené zamestnancami príslušných úradov. Takže v prípade požiaru je takýmto potvrdením potvrdenie od služby požiarneho dozoru, v prípade krádeže dokumentov - potvrdenie od polície.

Zničenie účtovných dokladov

Prvou fázou postupu zničenia dokumentov je posúdenie dokumentov organizácie s cieľom určiť načasovanie ich zranenia. Na posúdenie hodnoty dokumentov vytvorených pri činnosti organizácie, ich výber a prípravu na odovzdanie do štátneho archívu by mala byť vytvorená stála odborná komisia.

Odborná komisia, schválená vedúcim, zvyčajne zahŕňa špecialistov z rôznych štrukturálnych divízií organizácie, ktorí môžu určiť hodnotu dokumentov a rozhodnúť o zničení tých dokumentov, ktorých lehota uloženia uplynula.

Pri likvidácii organizácie je tiež potrebné vytvoriť odbornú komisiu na preskúmanie a následné objednanie archívnych dokumentov likvidovanej organizácie za účelom ich odovzdania na uloženie do príslušného štátneho alebo obecného archívu (na základe dohody medzi likvidačná komisia a štátny alebo obecný archív) alebo dokumenty s uplynutou dobou uloženia zničiť.

Ak organizácia nie je zdrojom akvizície štátnych alebo obecných archívov, potom sa zničenie účtovných dokladov vykonáva bez súhlasu archívnych orgánov. V takýchto organizáciách sa dokumenty, ktoré sa majú zničiť, určujú po zostavení ročných oddielov súpisov prípadov trvalého skladovania a z hľadiska personálu - po podpísaní vedúcim.

Po preskúmaní hodnoty účtovných dokladov odbornou komisiou musí pripraviť zákon o pridelení obalov na skartáciu, ktorý obsahuje zoznam dokladov s uplynutými lehotami uloženia. Neexistuje jednotná forma zákona o prideľovaní prípadov na zničenie a organizácia ho musí vypracovať a následne schváliť individuálne.

Všeobecný postup zničenia dokumentov je uvedený v bode 9.9. Národný štandard Ruská federácia „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky. GOST R ISO 15489-1 "(schválené nariadením Rostekhregulirovanie č. 28-st).

Upozornenie: Dokumenty je možné zničiť iba vtedy, ak sa vykoná inventarizácia za uvedené obdobie. Ak nebola vykonaná inventarizácia, zničenie nemožno vykonať.

Začiatok doby uloženia dokladov je 1. január roku nasledujúceho po roku, v ktorom boli vyhotovené (alebo zohľadnené).

Pre rýchlu likvidáciu alebo zničenie veľkého objemu účtovných dokladov je vhodné vyhľadať pomoc profesionálnych archivárov, ktorí okrem iného pomôžu eliminovať riziká chybného výberu dokladov na zničenie. Účtovník sa navyše zbaví práce nad rámec jeho priamych povinností a doklady (vrátane zákona o prideľovaní vecí na skartáciu) budú spĺňať všetky náležitosti zákona.

Nakoniec poznamenávame, že zničenie dokumentov bez dodržania podmienok ich uchovávania so sebou nesie administratívnu zodpovednosť. Za porušenie pravidiel uchovávania, zhromažďovania, účtovania alebo používania dokumentov môže byť účtovníkovi uložená pokuta na základe článku 13.20 Správneho poriadku Ruskej federácie.

Ukladanie riadiacich dokumentov

Pre každý typ riadiacich dokumentov sú určené individuálne doby uloženia. Lehoty uchovávania riadiacich dokumentov upravuje „Zoznam štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt uloženia“, schválený Spolkovým archívom, a vyhláška N 558 „O schválení“ Zoznam štandardných riadiacich archívov dokumenty, ktoré vznikli v rámci činnosti štátnych orgánov, orgánov samosprávy a organizácií s uvedením doby uchovávania ““.

Zoznam vymedzuje tieto doby uloženia pre riadiace dokumenty, pred ktorými nemožno dokument zničiť: 1 rok, 5 rokov, 75 rokov a doba trvalého uloženia, ako aj do skončenia potreby a do jeho nahradenia novým ( alebo nové). Značky „do pominutia potreby“ a „do nahradenia novým (novým)“ naznačujú, že takéto riadiace dokumenty majú iba praktický význam.

Dobu uchovávania niektorých dokumentov určuje samotná organizácia, nemôže však byť kratšia ako jeden rok.

Navyše v niektorých prípadoch je načasovanie riadiacich dokumentov určené rozhodnutím EIC - odbornej revíznej komisie. To znamená, že takéto dokumenty môžu mať vedecký a historický význam. EPK sa vzťahuje na organizácie všetkých foriem vlastníctva, ktoré sú zdrojmi akvizície štátnych a obecných archívov.

Navyše nie štátne organizácie sami môžu vykonávať trvalé uloženie svojich dokumentov. Odstránenie označenia „EPK“ je povolené len za podmienky, že budú špecifikované druhy dokumentov a podmienky ich uchovávania zhrnuté v článkoch Zoznamu.

Ukladanie účtovných dokladov

Jednou z povinností spoločnosti (individuálneho podnikateľa) je uchovávanie účtovných a daňových účtovných údajov a ďalších dokladov, ktoré sú potrebné na výpočet a platenie daní po dobu štyroch rokov. Patria sem doklady potvrdzujúce prijatie príjmu, realizáciu výdavkov, ako aj zaplatenie alebo zadržanie povinných platieb. Táto požiadavka je stanovená v článku 23 ods. 1 pododseku 8 daňového poriadku.

Počas obdobia, ktoré je ustanovené v súlade s pravidlami pre organizáciu záležitostí štátneho archívu, najmenej však päť rokov po roku, za ktorý sa podáva správa, musí spoločnosť uchovávať:

Primárne účtovné doklady;
účtovné registre;
účtovné (finančné) výkazy.

Zoznam štandardných administratívnych archívnych dokumentov vytvorených počas činnosti organizácií s uvedením času ich uchovávania bol schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruska č. 558.

Podľa nej by sa malo skladovať:

Ročná účtovná závierka – priebežne, štvrťročná – za päť rokov a mesačná – za jeden rok;
dokumenty účtovnej politiky - päť rokov;
prvotných účtovných dokladov a účtovných registrov - päť rokov, podlieha auditu (audit).

Najvyšší arbitrážny súd Ruskej federácie rozhodnutím č. 14589/11 zamietol žiadosť o zrušenie uvedeného príkazu v jeho časti, ktorá je uložená akciovým spoločnostiam a iným obchodným organizáciám, ktoré nepodliehajú jurisdikcii federálnej vlády. orgány uchovávať dokumenty uvedené vo vyššie uvedenom zozname s uvedením lehôt uchovávania.

Okrem toho musí poskytnúť ekonomický subjekt bezpečné podmienky uchovávanie účtovných dokladov a ich ochrana pred zmenami.

Organizáciou uchovávania účtovných dokladov je poverený vedúci spoločnosti. Individuálny podnikateľ je zodpovedný za uchovávanie účtovných dokladov (ak sú, samozrejme, vedené), jemu pridelené (články 7 a 29 zákona č. 402-FZ).

Porušenie príkazu na uloženie dokumentov

Absencia účtovných a daňových účtovných údajov, iných dokladov, ktoré sú potrebné pre výpočet a platenie daní, je hrubým porušením pravidiel účtovania príjmov a výdavkov a zdaniteľných položiek. Za takýto priestupok hrozí daňovníkovi pokuta. Ak sa stratené doklady netýkajú jedného, ​​ale viacerých zdaňovacích období, pokuta sa zvyšuje.

Daňový úrad môže absenciu dokladov spájať s podhodnotením zdaniteľného základu. Potom bude výška pokuty 20 percent z nezaplatenej povinnej platby, ale nie menej ako 40 000 rubľov. Základom je článok 120 daňového poriadku.

Strata potrebných dokladov môže spôsobiť, že daňovník nesie zodpovednosť podľa článku 122 „Nezaplatenie alebo neúplné zaplatenie (splatných) súm dane“, ako aj podľa článku 126 „Neposkytnutie informácií správcovi dane potrebné na zdanenie kontrola“ daňového poriadku.

Hrubé porušenie pravidiel účtovania a predkladania účtovných závierok, ako aj poriadku a podmienok uchovávania účtovných dokladov má za následok uloženie správna pokuta o úradníkoch vo výške dvetisíc až tritisíc rubľov (článok 15.11 Správneho poriadku Ruskej federácie).

Ukladanie dokumentov

Podľa nariadenia o dokumentoch a pracovnom postupe v účtovníctve, ktoré je schválené nariadením Ministerstva financií Ruska č. 105 (ďalej len - nariadenie č. 105), primárne dokumenty, účtovné registre, účtovné správy a zostatky podliehajú povinnému prenosu do archívu. Predtým musia byť v účtovníctve v špeciálnych miestnostiach alebo skrinkách pod zodpovednosťou oprávnených osôb.

Ručne spracované prvotné doklady aktuálneho mesiaca, týkajúce sa konkrétneho účtovného registra, sú vyplnené v chronologickom poradí a doplnené o referenciu pre archív.

Hotovostné príkazy, zálohové hlásenia, bankové výpisy so súvisiacimi dokladmi je potrebné vyberať v chronologickom poradí a vzájomne prelínať. Samostatné typy dokumenty môžu byť uložené nezviazané, ale zviazané v priečinkoch, aby sa zabránilo strate alebo zneužitiu.

Firma (ako aj samostatný podnikateľ) si môže vytvoriť vlastný archív alebo využiť služby uloženia štátneho alebo obecného archívu (§ 13 ods. 2, § 18 ods. 4 zákona č. 125-FZ; ďalej len zákon č. 125-FZ) ...

Náklady na uchovávanie dokladov v účtovníctve sú spravidla administratívnymi nákladmi. Sú predmetom premietnutia na účte 26 „Všeobecné výdavky“. V daňovom účtovníctve sa tieto náklady priraďujú k ostatným nákladom na základe článku 264 ods. 1 pododseku 18 daňového poriadku.

Ak máte vlastný archív, musíte splniť určité povinnosti. Medzi nimi:

Vytváranie finančných, materiálno-technických a iných podmienok potrebných na získavanie, uchovávanie, účtovanie a používanie archívnych dokumentov;
vybavenie vytvorených archívov budovami a (alebo) priestormi zodpovedajúcimi regulačné požiadavky uchovávanie archívnych dokumentov a pracovné podmienky zamestnancov archívov (§ 15 ods. 1 zákona č. 125-FZ);
zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov počas ustanovených lehôt uloženia (časť 1 § 17 zákona č. 125-FZ).

Preto by mala byť pre archív pridelená samostatná miestnosť so špeciálnymi policami, regálmi alebo prázdnymi skrinkami. Na ochranu dokumentov pred vyblednutím sú na oknách nainštalované žalúzie alebo závesy, ak nejaké existujú.

Aby sa zabránilo neoprávnenému vstupu do priestorov archívu, odporúča sa vybaviť okenné otvory kovovými mrežami a namontovať kovové dvere.

Mali by ste tiež vypracovať nomenklatúru prípadov a umiestniť jej kópiu do samotnej archívnej miestnosti. To ušetrí čas pri hľadaní požadovaných dokumentov.

V súčasnosti existujú archívne spoločnosti, ktoré ponúkajú služby ambulantného ukladania dokumentov a súvisiacej údržby archívov v špeciálne vybavených a nepretržite chránených archívnych úložiskách. Preto je možné odovzdať účtovné a daňové doklady na skladovanie mimo sídla špecializovanej spoločnosti.

Uchovávanie elektronických prvotných dokladov, účtovných a daňových účtovných dokladov je povolené v v elektronickom formáte pokiaľ regulačné právne akty Ruskej federácie neustanovujú inak a za predpokladu, že elektronické dokumenty sú certifikované spravidla pomocou elektronického podpisu.

Primárne účtovné doklady vyhotovené v elektronickej podobe by sa mali uchovávať spolu s certifikátmi podpisového kľúča, s dokladmi potvrdzujúcimi stav týchto certifikátov a prostriedkami, ktoré umožňujú prácu s elektronickými dokumentmi a elektronickými podpismi.

Informácie v elektronických archívoch a prostriedky ich spracovania (uchovávania) musia byť chránené pred neoprávneným prístupom a vplyvom. Zároveň je potrebné zabezpečiť dostatočnú spoľahlivosť uloženia uvedených archívnych dokumentov v súlade s pravidlami štátnej archívnictva.

Dôležité je aj zálohovanie elektronických dokumentov. To umožní obnoviť informácie v prípade porúch v prevádzke výpočtového zariadenia. Okrem toho sa odporúča uložiť záložnú kópiu nielen na pevný disk, na ktorom je umiestnená samotná informačná základňa, ale aj na externé úložné zariadenia (flash karty, disky).

Na uchovávanie elektronických dokumentov nebude zbytočné viesť elektronické alebo papierové knihy jázd.

Ukladanie elektronických dokumentov

Všetko, čo sme napísali v predchádzajúcich kapitolách, sa tak či onak týkalo operácií s elektronickými dokumentmi. Zistili sme, ako je organizované napojenie na operátora toku elektronických dokumentov (EDM), ako sa používa elektronický podpis, aká je práca s elektronickými účtovnými dokladmi a ako vyzerá postup pri výjazde za pultom a do terénu. daňové kontroly s EDF. Ale okrem úloh spracovania dokumentov stojíme pred úlohou ich nejako uložiť. Všetci sme už dávno zvyknutí na papierové archívy, no pri otázke, ako uchovávať elektronický dokument, vyvstáva veľa otázok.

Dôležité body

V skutočnosti sa uchovávanie elektronických dokumentov (ED) podľa zákona výrazne nelíši od uchovávania papierových. Riadi sa podobnými predpismi. Všeobecné ustanovenia obsahuje zákon č. 125-FZ „O archívnictve v Ruskej federácii“ a konkrétne požiadavky na účtovné doklady sú uvedené v zákone č. 402-FZ „O účtovníctve“. Tieto zákony zásadne nerozlišujú medzi papierovým a elektronickým dokumentom, mali by sa však zvážiť dôležité nuansy.

Kde skladovať? Skladovanie ED si bude vyžadovať údržbu určitej technickej infraštruktúry. Budete sa musieť rozhodnúť, kam ukladať dokumenty, na aké médium, lokálne alebo v cloude. Budete tiež musieť vziať do úvahy, že moderné fyzické nosiče majú tendenciu starnúť, ako všetko hmotné na tomto svete. Optické a polovodičové mechaniky majú tendenciu časom strácať obsah a magnetické disky sa opotrebúvajú. Pozrite sa, čo sme používali na prenos súborov pred 10 rokmi? Väčšina z nás stále používala 3,5-palcové diskety. A teraz je už ťažké nájsť v počítači jednotku, ktorá by ich dokázala prečítať.

Ako sa rozmnožovať? Len udržiavať ED nestačí. Taktiež je potrebné vedieť informácie adekvátne reprodukovať, čítať a získavať údaje o elektronickom podpise (ES). Problém spočíva v tom, že formáty elektronických dokumentov majú tendenciu sa meniť. Napríklad základný formát textové dokumenty naposledy tu bol .doc (prípona súborov vytvorených vo Worde) a teraz je to už .docx. Objavujú sa nové editory, vrátane bezplatných a cloudových editorov, je ťažké hovoriť o tom, ako s nimi budú dnešné formáty zajtra kompatibilné.

Za uchovávanie a rozmnožovanie ED je podľa litery zákona zodpovedný daňovník. Napríklad, pokiaľ ide o účtovné doklady, takáto požiadavka je uvedená v odsekoch 1 a 2 čl. 29 № 402-ФЗ „O účtovníctve“.

Ako zabezpečiť dlhodobé skladovanie? Pomerne vážny problém je s dokumentmi s dlhou alebo trvalou trvanlivosťou. Ako uchovávať elektronický dokument 50 alebo 75 rokov? Ako zabezpečiť jeho čitateľnosť počas celej doby trvanlivosti? Aká infraštruktúra je na to potrebná? Ako poskytnúť právnu silu takéto dokumenty?

Spôsoby ukladania dokumentov

Nezáleží na tom, koľko elektronických dokumentov máte a ako rýchlo prebieha výmena, v každom prípade budete čeliť potrebe zorganizovať skladovanie. Pozrime sa na niekoľko možností, ako si môžete vytvoriť vlastný elektronický archív.

Miestny archív. Ide o pomerne cenovo dostupný spôsob skladovania. Nezáleží na tom, čo použijete na uskutočnenie výmeny - cez email alebo cez EDM operátora – všetky elektronické dokumenty jednoducho vložíte do priečinka v počítači. Ak má vaša spoločnosť lokálnu sieť, môžete požiadať správcu o vytvorenie špeciálneho sieťového priečinka pre ED a dokonca aj nastavenie prístupových práv k nemu.

Špeciálny elektronický archív. A tu vám môžu pomôcť špecializované riešenia - systémy elektronická správa dokumentov(EDMS, ECM) príp elektronické archívy... Pôvodne boli vytvorené pre potreby internej výmeny, ktorá neprekáža pri používaní takýchto programov na ukladanie externých dokumentov. EDMS je kompletné riešenie pre správu dokumentov, ukladá ich do databázy (alebo súborového úložiska), poskytuje k nim rýchly prístup, udržiava spojenia, umožňuje spravovať prístup a bezpečnosť.

Ak nemáte prax internej elektronickej správy dokumentov, potom môžu byť pre vás takéto riešenia zbytočné. Stojí za svoje peniaze, ale nie každá malá spoločnosť je pripravená zaplatiť tieto peniaze. Pre mnohých je cloudové úložisko lepšie.

Cloud-ové úložisko. Toto je najsľubnejší a potenciálne populárny spôsob ukladania dokumentov. Ak už využívate služby operátora EDM, všetky dokumenty prenesené s jeho pomocou je možné uložiť priamo v službe. Vždy ich môžete kontaktovať, služba poskytne prezeranie a poskytne údaje o certifikáte ES - ak bol prístup len na internet.

Pre legislatívu je v zásade jedno, aký spôsob skladovania si zvolíte. Regulačné orgány vás nebudú zaväzovať používať to či ono riešenie, pre nich je dôležitejšie, ako sa dodržiavajú predpisy na prenos dokumentov, či sú dodržané požiadavky na formát a aký ES certifikát sa používa na podpisovanie. .

Doby uchovávania a validácia

Doby skladovania sú opísané v účtovnej a daňovej legislatíve Ruska. Dobre viete, že podľa zákona č. 402-FZ o účtovníctve sa prvotné účtovné doklady majú uchovávať päť rokov po roku, v ktorom boli naposledy použité na zostavenie účtovnej závierky. Tieto predpisy platia rovnako pre papierové aj elektronické dokumenty.

Právne predpisy o účtovníctve a daňovom účtovníctve, o archívnictve ustanovujú rôzne požiadavky na uchovávacie lehoty účtovných a daňových účtovných a výkazníckych dokladov. Rozdiel v lehotách uchovávania dokladov je spôsobený dôležitosťou dokladu, jeho potrebou pre účtovníctvo, pre výpočet a platenie daní.

Bez ohľadu na dobu uchovávania elektronického dokumentu je potrebné v celej jeho dĺžke jasne vymedziť jeho právnu silu, ktorej centrálnym garantom je elektronický podpis. Tu vyvstáva otázka: ako skontrolovať oprávnenosť dokumentu po uplynutí platnosti certifikátu ES.

Certifikát ES je platný iba rok a väčšina účtovných dokladov, ako môžete vidieť na obrázku, je uložená minimálne 5 rokov. V skutočnosti sa ukazuje, že elektronický podpis bude neplatný o rok neskôr, preto je oprávnenosť dokumentu otázna. Zákon č. 63-FZ „O elektronickom podpise“ hovorí, že pri overovaní podpisu musí byť ES certifikát buď platný, alebo musí existovať dôkaz, že tomu tak bolo v čase podpisu.

Mnohé firmy, ktoré začínajú organizovať archívy, majú obavy aj z toho, čo s elektronickým podpisom zo zaniknutého certifikačného centra. Odpoveď na túto otázku nájdete v zákone č. 63-FZ „O elektronickom podpise“. Ak akreditované certifikačné stredisko vydalo kvalifikované certifikáty, v určitom okamihu zanikne, potom sa všetky údaje o certifikátoch, najmä zoznamy zrušených a vydaných certifikátov, prenesú do hlavného certifikačného centra. Všetky tieto informácie sú uložené a potrebné údaje sú už obsiahnuté v samotnom formáte podpisu. To stačí na vyriešenie problémov s právnou silou dokumentov s dlhými lehotami uchovávania.

Všetky tieto pomerne zložité procesy samozrejme nepadnú na plecia bežných používateľov elektronických archívov či EDI služieb.

Samozrejme, dnes je v Rusku téma uchovávania právne silných elektronických dokumentov stále vo vývoji. Máme celý súbor predpisov, ktoré obsahujú útržkovité a roztrúsené odporúčania na skladovanie ED, no neexistuje žiadny centrálny dokument. Zákon č. 125-FZ "O archívnictve Ruskej federácie" je veľmi zastaraný, bol vytvorený ešte pred vývojom EDM.

Prenos uloženia dokumentov

Funkcie likvidačnej komisie

Po rozhodnutí o zrušení právnickej osoby predpísaným spôsobom sa vytvorí likvidačná komisia alebo je ustanovený konkurzný komisár, ktorý vykoná opatrenia na zaistenie bezpečnosti archívnych dokumentov trvalého uloženia a personálu. Do zloženia likvidačnej komisie sa odporúča zaradiť pracovníka príslušného štátneho alebo obecného archívu, ktorý bude dohliadať na prípravu a odovzdanie podkladov na štátne alebo obecné uloženie.

Za prípravu a odovzdanie na ďalšie uloženie archívnych dokumentov likvidovanej organizácie zodpovedá likvidačná komisia alebo likvidátor.

S cieľom vykonať práce na zefektívnení dokumentov a ich prenose na uloženie do archívnych inštitúcií je do odhadu likvidácie organizácie zahrnutá položka, ktorá zabezpečuje náklady na preskúmanie hodnoty a spracovanie dokumentov. Príprava archívnych dokumentov na prevod do archívnych inštitúcií a ich preprava sa uskutočňuje na náklady organizácie.

Objednávanie dokumentov prenášaných na štátne alebo mestské skladovanie sa vykonáva samostatne alebo s pomocou organizácií s licenciou na vykonávanie tohto typu práce v súlade so základnými pravidlami pre archívy organizácií schválenými rozhodnutím Rosarkhiv. kolégia zo dňa 06.02.2002. Predseda likvidačnej komisie alebo likvidátor môže uzavrieť s príslušným štátnym alebo obecným archívom zmluvu o poskytovaní služieb na preskúmanie hodnoty a objednanie dokumentov.

Poznámka. V prípade likvidácie organizácie, ktorá je zdrojom akvizície štátneho (mestského) archívu, inventár trvalého úložiska, inventár personálu dočasného úložiska (75 rokov), inventár dočasného úložiska (do 10 rokov). vrátane), ktorých úložné lehoty neuplynuli, a úkon o pridelení na skartáciu vecí, ktoré nepodliehajú úschove, predkladá na schválenie a odsúhlasenie odbornej a overovacej komisii príslušného archívneho orgánu a následne schvaľuje predseda likvidačnej komisie alebo konkurzný komisár.

V prípade likvidácie organizácie, ktorá nie je zdrojom akvizície štátneho (mestského) archívu, sa na schválenie príslušnému archívnemu orgánu predložia zoznamy prípadov o pracovníkoch dočasného úložiska (75 rokov), súpisy resp. predkladajú sa prípady dočasného uskladnenia (do 10 rokov vrátane), ktorých úložné doby neuplynuli, a zákon o pridelení na skartovanie obalov, ktoré nepodliehajú úschove.

Kto by mal uchovávať dokumenty likvidovanej organizácie?

Dokumenty likvidovanej organizácie, ktorá má právneho nástupcu alebo nadriadenú organizáciu, sa prenášajú na uloženie právnemu nástupcovi a v jeho neprítomnosti nadriadenej organizácii v usporiadanom stave.

Ak neexistuje právny nástupca a nadriadená organizácia, doklady o trvalom uložení, doklady o osobách dočasného uskladnenia (75 rokov) a doklady o dočasnom uskladnení (do 10 rokov vrátane), ktorých úložné doby neuplynuli odovzdané do príslušného štátneho (mestského) archívu v objednanom stave. Mimovládne organizácie zároveň prenášajú svoje doklady na základe dohody.

Dokumenty, ktorým neskončila platnosť na dočasné uloženie, je možné v prípade voľného miesta v archíve a po dohode s ním za úhradu previesť do príslušného štátneho (mestského) archívu.

Príprava dokumentov na prevod do štátneho alebo komunálneho úložiska zahŕňa:

Skúmanie hodnoty dokumentov;
registrácia prípadov;
zostavovanie súpisov a vedeckého referenčného aparátu k nemu.

Skúmanie hodnoty dokumentov

Pri skúmaní hodnoty dokumentov sa lehoty uchovávania dokumentov určujú v súlade so Zoznamom typických riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania schválených spoločnosťou Rosarkhiv (ďalej len štandardný zoznam). .

Medzi osobné dokumenty s dlhou dobou uchovávania patria:

Administratívne dokumenty (príkazy; príkazy; poznámky nahrádzajúce príkazy pre personál; dekréty atď.);
personálne zoznamy vr. zoznamy pracovníkov vo výrobe so škodlivými pracovnými podmienkami;
evidenčné karty personálu vr. dočasní pracovníci (formulár T-2);
Osobné veci;
osobné účty zamestnancov na mzdy (mzdy);
správy o nehodách súvisiacich s výrobou;
tarifné listy;
pracovné výkazy a príkazy pracovníkov v škodlivých profesiách;
pracovné zmluvy (zmluvy), pracovné zmluvy, ktoré nie sú zahrnuté v osobných spisoch;
zápisnice zo schôdzí komisií pre stanovenie seniorátu na vyplatenie odmeny za seniorát;
zápisnice zo stretnutí, rozhodnutia o certifikácii, kvalifikačné komisie;
doklady (podania, petície, charakteristiky, autobiografie, výpisy z rozhodnutí, uznesení a pod.) o prezentácii zamestnancov organizácie na udeľovanie štátnych a rezortných vyznamenaní, udeľovanie titulov, udeľovanie cien;
zoznamy zamestnancov odchádzajúcich do zvýhodneného dôchodku;
štandardné spready;
knihy (karty) účtovanie o prijatí, prevode (prevode), prepustení zamestnancov.

Doba uchovávania týchto dokumentov v súlade so zoznamom modelov je spravidla 75 rokov. Výnimky sú:

Správy o nehodách súvisiacich s výrobou – uchovávané po dobu 45 rokov;
tarifné zoznamy - 25 rokov;
zápisnice zo zasadnutí komisií na stanovenie seniority na vyplatenie odmeny za senioritu - 15 rokov;
zápisnice zo zasadnutí, rozhodnutia o atestácii, kvalifikačné komisie - 15 rokov;
zoznamy zamestnancov odchádzajúcich do zvýhodneného dôchodku - 50 rokov.

Výber dokumentov na ďalšie uloženie sa vykonáva kontrolou prípadov po jednotlivých listoch. Nie je dovolené vykonávať skúmanie hodnoty dokumentov iba podľa nadpisov na obaloch škatúľ. V tomto prípade sa z prípadov stiahnu nepotrebné kópie dokumentov alebo dokumentov, ktoré nesúvisia s otázkami, na základe ktorých bol prípad vytvorený; kontroluje sa správnosť papierov.

Poznámka. V súlade s čl. 6b Štandardného zoznamu, objednávky, objednávky pre personál majú dve doby skladovania: 75 rokov a 5 rokov.

Objednávky, objednávky pre personál so 75-ročnou dobou použiteľnosti zahŕňajú objednávky, príkazy na prijatie, prepustenie, premiestnenie, prémie, stimuly, dlhé dovolenky na opatrovanie, dlhé služobné cesty.

Objednávky, objednávky s 5-ročnou trvanlivosťou zahŕňajú objednávky, objednávky na poskytovanie riadnych a vzdelávacích dovoleniek, clo, inkaso, krátkodobé pracovné cesty.

Na štátne (obecné) skladovanie sa vyberajú objednávky, objednávky so 75-ročnou dobou trvanlivosti. Príkazy, pokyny s 5-ročnou dobou uchovávania sú zahrnuté v zákone o likvidácii s výhradou uplynutia doby ich uchovávania podľa zoznamu.

Registrácia prípadov

Evidencia vecí zabezpečuje systematizáciu dokumentov vo veci, podanie alebo viazanie veci, číslovanie listov veci, vyhotovenie svedeckého listu veci, vyhotovenie (v nevyhnutné prípady) interný súpis dokumentov.

Príkazy, pokyny a iné administratívne písomnosti sa tvoria do prípadov v rámci jedného kalendárneho roka v chronologickom poradí a so súvisiacimi prílohami.

Podľa chronologického princípu sa vykonáva aj systematizácia písomností v prípadoch obsahujúcich úrazy, zápisnice zo zasadnutí komisií, doklady o predložení na odmeňovanie, pracovné zmluvy (dohody), tarifné listy, pracovné výkazy a objednávky pracovníkov v škodlivých profesiách. .

Osobné účty na mzdy zamestnancov sa tvoria do samostatných prípadov a sú v nich usporiadané v abecednom poradí podľa priezvisk.

Dokumenty v osobných spisoch sú umiestnené tak, ako boli prijaté.

Osobné preukazy zamestnancov sú tvorené aj do puzdier v abecednom poradí priezvisk.

Prípady dočasného uloženia (do 10 rokov vrátane) podliehajú čiastočnej evidencii: je dovolené nesystematizovať dokumenty v prípade, nečíslovať listy prípadu, nenechávať listy svedkov v prípadoch.

Viazanie, zakladanie vytvorených spisov trvalého, dlhodobého (nad 10 rokov) uloženia sa vykonáva až po ukončení preskúmania hodnoty dokumentov. Dokumenty, ktoré majú dočasnú (do 10 rokov vrátane) uchovávaciu dobu, je možné až do uplynutia doby ich uloženia podľa zoznamu nezviazať, nelemovať, ale uložiť do zakladača.

Dokumenty prípadu sú uložené, prepletené štyrmi vpichmi s drsnými vláknami. S prihliadnutím na intenzitu využívania dokladov o personáli na vybavovanie žiadostí sociálno-právnej povahy by sa pri vykonávaní viazania kníh, kartoték mala používať kvalitná lepenka so zvýšenou hustotou. Dokumenty sú uložené, zviazané tak, aby sa dal text voľne čítať.

Ak sa v osobnom spise nachádzajú nevyzdvihnuté osobné dokumenty (vysvedčenia, vysvedčenia, pracovné zošity, vojenské preukazy a pod.), vložia sa do obálky, ktorá sa spolu s ostatnými dokumentmi založí do spisu.

Zostavovanie súpisov prípadov

Interný súpis spisov sa vyhotovuje vo výnimočných prípadoch spravidla k osobným spisom.

Na začiatku každého prípadu sa vloží čistý list papiera, na konci atestačný list v predpísanej forme. V atestačnom liste sa uvádza počet očíslovaných listov vo veci, prítomnosť chýbajúcich a písmenových čísel číslicami a slovami, v prípade potreby sa uvedie počet listov vnútorného inventára veci. Na rubovú stranu nie je dovolené robiť potvrdzujúci nápis posledný dokument puzdro alebo na kryt puzdra.

Na základe výsledkov skúmania hodnoty a usporiadania dokumentov, súpisov prípadov trvalého uloženia, súpisov prípadov pre personál dočasného (75-ročného) uloženia, súpisu prípadov dočasného uloženia (do 10 rokov) a akt pridelenia na zničenie prípadov, ktoré nie sú predmetom skladovania.

V závislosti od objemu, zloženia dokumentov, času ich uchovávania, formátu prípadov personálu, ako aj s cieľom rýchlo vyhľadať potrebné informácie na potvrdenie dĺžky služby a výšky mzdy, samostatné zoznamy prípadov podľa personálu možno zostaviť:

objednávky;
- osobné spisy prepustených;
- osobné karty prepustených;
- osobné účty pre mzdy;
- mzdová agenda;
- nevyzdvihnuté osobné doklady (pracovné knihy, certifikáty atď.);
- akty nehôd súvisiace s výrobou a pod.

Riadiace dokumenty organizácií, ktoré nie sú zdrojmi akvizície štátnych (mestských) archívov, slúžiace na plnenie požiadaviek sociálno-právnej povahy, sa zaraďujú buď do samostatnej inventarizácie, alebo (pri nevýznamných objemoch odovzdaných dokumentov) do inventarizácie personálu. s dočasnou (75 rokov) úložnou dobou ...

Súpisy vecí a zákon o pridelení vecí, ktoré nepodliehajú uloženiu na skartáciu, predkladá na posúdenie odbornej a overovacej komisii príslušného archívneho orgánu na schválenie a odsúhlasenie.

Debny na zničenie sa po schválení a odsúhlasení zoznamov kaziet s orgánom archívu odovzdajú na spracovanie (vyradenie) s príslušnou evidenciou doručenky, na ktorej je uvedený dátum, hmotnosť zberového papiera.

Koľko stojí skladovanie? štátne orgány a organizácie, vrát. unitárne, previesť svoje dokumenty do štátneho archívu bez platenia za skladovacie služby. To isté platí pre samosprávy a mestské organizácie.

Likvidované mimovládne organizácie, ktoré sú aj nie sú zdrojmi akvizícií štátnych (mestských) archívov, odovzdávajú svoje dokumenty na základe dohody do štátneho (obecného) úložiska.

Ak je v likvidácii mimovládna organizácia existujú dokumenty generované v kancelárskej práci predchádzajúcej organizácie z r štátna forma majetku sa za vedenie týchto dokladov neplatí.

Do štátneho (obecného) archívu sa dokumenty odovzdávajú v objednanom stave podľa súpisov schválených alebo odsúhlasených odbornou revíznou komisiou príslušného archívneho orgánu.

Preberanie a odovzdávanie dokumentov na uloženie vykonávajú pracovníci štátneho (mestského) archívu a zástupca likvidovanej organizácie. V procese prijímania a odosielania sa kontroluje prítomnosť prípadov uvedených v súpisoch. Fyzický stav vecí sa zisťuje vizuálnou kontrolou. Prevzatie dokumentov sa formalizuje aktom o prevzatí a odovzdaní dokumentov na uloženie v dvoch vyhotoveniach, ktorý schvaľuje konkurzný komisár (predseda likvidačnej komisie) a vedúci archívnej inštitúcie. Spolu s dokumentmi sa tri exempláre každého inventára odovzdávajú do štátneho (mestského) archívu na uloženie a vedecký referenčný prístroj k nim (historické informácie k archívnemu fondu, predslov k inventáru, indexy, zoznam skrátených slov a pod.). Štvrté vyhotovenie súpisov a jedno vyhotovenie aktu o prevzatí a odovzdaní písomností na uloženie do štátneho (mestského) archívu sa odovzdáva konkurznému komisárovi (predsedovi likvidačnej komisie).

Porušenie podmienok uchovávania dokumentov

V súlade so Základmi právnych predpisov Ruskej federácie o Archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch N 5341-1 nesú úradníci a občania trestnoprávnu, správnu a inú zodpovednosť ustanovenú právnymi predpismi Ruskej federácie a republík v rámci Ruskej federácie za porušenie právnych predpisov o Archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch.

Administratívna zodpovednosť v zakladajúcich subjektoch Ruskej federácie je stanovená rôznymi predpismi. V meste Moskva tak bolo vydané nariadenie primátora Moskvy č. 595-RM „O schválení výšky pokút uložených združením „Mosgorarkhiv“ za porušenie platná legislatíva o archívnictve. „Nedodržanie doby uchovávania archívnych dokumentov má za následok vyberanie pokút uložených združením „Mosgorarkhiv“ inštitúciám, podnikom, organizáciám bez ohľadu na formu vlastníctva za porušenie platnej legislatívy o archívnictve. , ustanovil pravidlá na zabezpečenie uchovávania, objednávania a používania archívnych dokumentov vo výške do 70 minimálnych miezd.V praxi, keď sa organizácia dopustí dvoch a viacerých priestupkov, sankcie sa vyberajú za každý priestupok samostatne.Zaplatenie pokuty sa netýka. oslobodiť spoločnosť od povinnosti odstrániť porušenie.Prítomnosť špecializovaných aktov upravujúcich administratívnu zodpovednosť za porušenie archívnej legislatívy možno zaznamenať napríklad v regióne Omsk a na území Chabarovsk.Na území týchto subjektov Ruskej federácie existujú zákony o správnej zodpovednosti za porušenie archívnej legislatívy, ktoré stanovujú v priemere pokuty vo výške do 30 minimálnych miezd (región Omsk) a do 100 minimálnych miezd ( Chabarovská oblasť).

Vo väčšine regiónov administratívna zodpovednosť ustanovené predpismi alebo zákonmi o archívoch. Takže zákon Ťumenská oblasť ustanovuje uloženie penále až do výšky 50 minimálnych miezd. Nariadenie o archívnom fonde regiónu Kursk stanovuje ukladanie pokút občanom - až do výšky 10 minimálnych miezd; pre úradníkov - do 20 minimálnych miezd.

V niektorých regiónoch, napríklad na území Krasnodar, príslušné zákony o archívnych fondoch nestanovujú sankcie organizáciám za nedodržiavanie archívnej legislatívy. Pokiaľ na území takéhoto subjektu neplatí iný regulačný akt, ktorým sa ustanovuje administratívna zodpovednosť, archívne fondy nie sú oprávnené ukladať organizáciám pokuty.

V súlade so Základmi legislatívy Ruskej federácie o Archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch N 5341-1 sa štátna kontrola dodržiavania právnych predpisov o Archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch vykonáva okrem orgány riadenia archívnych vecí prokuratúrou. Na žiadosť archívu o porušení organizácie archívnej legislatívy prokurátor alebo jeho zástupca podá návrh na odstránenie porušení zákona (články 24, 26 zákona Ruskej federácie N 2202-1 „O prokurátorovi Úrad Ruskej federácie"). Do mesiaca odo dňa predloženia podnetu prokurátora musí organizácia prijať konkrétne opatrenia na odstránenie porušení zákona. O výsledkoch prijaté opatrenia treba oznámiť prokurátorovi písomne.

Za úmyselné nesplnenie požiadaviek prokurátora sa v Kódexe správnych deliktov RSFSR stanovuje pokuta až do výšky 50 minimálnych miezd.

Ak organizácia nevyhovie prednesu prokurátora, má právo začať trestné stíhanie alebo konanie o správnom delikte. Trestnoprávna alebo administratívna zodpovednosť vedúceho alebo hlavného účtovníka za stratu (neuchovanie) dokladov však nastáva len v prísnom definované zákonom prípady.

Treba mať na pamäti, že dokumenty organizácií vzniknutých počas privatizácie sú štátny majetok... A teda za ich stratu, ako aj za únos, zničenie, poškodenie alebo zatajenie úradných dokumentov, trestnej zodpovednosti v súlade s článkom 325 Trestného zákona Ruskej federácie.

Legislatíva tak ustanovuje lehotu a podmienky uchovávania dokumentov tvoriacich archívny fond, ako aj postup pri ich zničení. Kontrolu bezpečnosti dokumentov súvisiacich s archívnym fondom vykonávajú orgány správy archívnych vecí. V súlade s normatívnymi aktmi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie vo väčšine regiónov majú oprávnené orgány v prípade porušenia archívnej legislatívy právo uložiť správny trest o organizácii vo forme pokuty. Orgány správy archívov majú tiež právo predkladať orgánom prokuratúry príslušné otázky. Avšak začatie trestného konania alebo konania o správne delikty na základe straty (neuchovania) dokladov je možné len v prísne obmedzených prípadoch.

Ukladanie primárnych dokumentov

Primárne dokumenty sú hlavnou súčasťou účtovníctva v organizácii, ktorá musí byť nepretržite udržiavaná od okamihu jej vzniku v súlade s ruskou legislatívou.

Podľa požiadaviek federálneho zákona „o účtovníctve“ FZ-129 a ustanovení daňového poriadku je uchovávanie primárnych dokumentov priamou zodpovednosťou hlavného účtovníka. V prípade porušenia tejto požiadavky nastávajú sankcie, ktorým sa dalo predísť správnou organizáciou uchovávania primárnych dokumentov.

Čo sú primárne dokumenty

Federálny zákon o účtovníctve (časť 1, článok 9 a odsek 1.2 nariadenia 88) rozlišuje dva hlavné typy dokumentácie:

Účtovné registre obsahujú informácie, ktoré sa do nich zapisujú na základe primárna dokumentácia;
primárne dokumenty potvrdzujúce vykonanie obchodnej alebo finančnej transakcie.

Primárnymi dokladmi organizácie sú platobné príkazy, obchodné akty, faktúry, úkony vykonané podnikom, potvrdenky a pokladničné príkazy. Faktúra za plánovaný nákup tovaru však nie je primárnou dokumentáciou, pretože z nej vyplýva iba nákup, ale nie samotná skutočnosť jeho dokončenia.

Lehoty uchovávania primárnych dokumentov

Ukladanie primárnych dokumentov by sa malo vykonávať bez ohľadu na to, či sú informácie uložené v papierovej alebo elektronickej forme.

Dôležité: ak sa účtovníctvo vykonáva v elektronickom formáte, musíte si na žiadosť zástupcov daňových služieb vyhotoviť papierové kópie primárnych dokumentov (článok 7 článku 9 federálneho zákona č. 129-FZ „O účtovníctve“).

Článok 17 federálneho zákona 129-FZ „O účtovníctve“ zaväzuje organizácie uchovávať primárne dokumenty najmenej 5 rokov.

Daňový poriadok stanovuje rôzne lehoty. Napríklad článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie určuje skutočnosť, že účtovné informácie a iné dokumenty potrebné na výpočet a platenie daní sa musia uchovávať 4 roky. Dokumenty potvrdzujúce prenesenú stratu sa musia uchovávať, kým organizácia nezníži zdaniteľný zisk o sumu predtým prijatej straty (článok 283 daňového poriadku Ruskej federácie).

Problémom v tomto prípade je, že je veľmi ťažké oddeliť striktne účtovné a daňové doklady. Najlepším východiskom z tejto situácie je preto uchovávanie oboch typov dokumentov po dobu 5 rokov.

Okrem toho je potrebné pripomenúť, že lehoty uchovávania primárnych dokumentov upravujú archívne právne predpisy. Napríklad zoznam typických riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií, ktorý schvaľuje Rosarkhiv, stanovuje 5-ročné obdobie uchovávania primárnych dokumentov.

Dôležité: Dokumenty o personálnych záznamoch vrátane osobných účtov zamestnancov sa musia uchovávať 75 rokov. Lehota uloženia akéhokoľvek dokladu sa počíta od 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol doklad vystavený.

Ako ukladať primárne dokumenty

Stanovenie postupu ukladania primárnych dokumentov určuje hlavný účtovník organizácie. Spracované prvotné doklady jedného účtovného registra sa spravidla ukladajú v chronologickom poradí do samostatných priečinkov.

Okrem toho každý účtovník nezávisle rozhodne, ako je pre neho pohodlnejšie triediť dokumenty. Niektorí zakladajú účty organizácie k zmluvám, iní ich prikladajú k platobným dokladom alebo do samostatného priečinka. Hlavná vec je, že účtovník môže v prípade potreby vždy rýchlo nájsť požadovaný dokument.

Dôležité: existuje špeciálna objednávka uchovávanie faktúr. Faktúry prijaté od dodávateľov, ako aj druhé kópie vydané zákazníkom sa musia viesť v osobitnom denníku.

Osobné skladovacie dokumenty

Na štátnu registráciu práv k nehnuteľnostiam a transakciám v súlade s článkom 16 federálneho zákona č. 122-FZ „O štátnej registrácii práv k nehnuteľnostiam a transakcií s nimi“ žiadateľ predloží žiadosť a dokumenty potrebné na jej vykonanie. . Medzi takéto doklady patrí osvedčenie o dedičskom práve, súdne rozhodnutia, privatizačné zmluvy, zmluvy o scudzení majetku a pod.

Pri štátnej registrácii je potrebné predložiť doklady osobného uloženia, a to vo forme dokumentu na papieri alebo vo forme elektronického dokumentu.

Medzi osobné dokumenty, ktoré musí občan alebo organizácia poskytnúť v súlade s časťou 6 článku 7 210-FZ, patria tieto dokumenty:

1.doklady preukazujúce totožnosť občana Ruskej federácie vrátane vojenského personálu, ako aj doklady totožnosti cudzí občan, osoby bez štátnej príslušnosti vrátane povolenia na pobyt a osvedčenia o utečenci;
2.doklady vojenská registrácia;
3. osvedčenia o štátnej registrácii aktov o osobnom stave;
4. doklady potvrdzujúce registráciu v mieste bydliska alebo v mieste pobytu;
5.doklady potvrdzujúce poskytnutie osobe osobitný zákon viesť vozidlo príslušného typu;
6. doklady potvrdzujúce absolvovanie štátnej technickej kontroly (prehliadky) vozidla zodpovedajúceho typu;
7. doklady k vozidlu a jeho komponentom vrátane dokladov o evidencii;
8.doklady o pracovná činnosť, pracovné skúsenosti a zárobky občana, ako aj doklady vyhotovené na základe výsledkov vyšetrovania pracovného úrazu alebo choroby z povolania;
9. doklady o príslušnom vzdelaní a (alebo) profesionálne kvalifikácie, o akademických tituloch a akademických tituloch a dokladoch súvisiacich s absolvovaním prípravy, ktoré vydávajú organizácie vykonávajúce vzdelávaciu činnosť;
10. potvrdenia, stanoviská a iné doklady vydané organizáciami, ktoré sú súčasťou systému štátneho, obecného alebo súkromného zdravotníctva;
11. dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie a iné archívne dokumenty v súlade s právnymi predpismi o archívnictve v Ruskej federácii odovzdané na trvalé uloženie do štátnych alebo obecných archívov;
12.rozhodnutia, rozsudky, výroky a rozhodnutia súdov všeobecná jurisdikcia a rozhodcovské súdy;
13. zakladajúce dokumenty právnickej osoby;
14. rozhodnutia, stanoviská a povolenia vydané opatrovníckymi a opatrovníckymi orgánmi v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie o opatrovníctve a poručníctve;
15. dokumenty o vlastníctve nehnuteľností, ku ktorým práva nie sú registrované v Spojených štátoch štátny register práva k nehnuteľnostiam a transakcie s nimi;
16. dokumenty vydané federálnym vládne agentúry lekárske a sociálne odborné znalosti;
17. osvedčenia a dokumenty potvrdzujúce právo občana na sociálnu podporu;
18. doklady o štátnych a rezortných vyznamenaniach, štátnych vyznamenaniach a vyznamenaniach;
19. primárne štatistické údaje obsiahnuté vo formách federálneho štatistického pozorovania, ktoré poskytujú právnické osoby alebo jednotliví podnikatelia.

Pokiaľ ide o štátnu registráciu práv, sú to:

Doklady totožnosti občana Ruskej federácie vrátane vojenského personálu, ako aj doklady totožnosti cudzieho občana, osôb bez štátnej príslušnosti vrátane povolenia na pobyt a osvedčenia o utečenci;
vojenské registračné dokumenty;
osvedčenia o štátnej registrácii aktov o osobnom stave;
doklady potvrdzujúce registráciu v mieste bydliska alebo v mieste pobytu;
dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie a iné archívne dokumenty v súlade s právnymi predpismi o archívnictve v Ruskej federácii odovzdané na trvalé uloženie do štátnych alebo obecných archívov;
rozhodnutia, rozsudky, rozhodnutia a príkazy všeobecných súdov a rozhodcovských súdov;
zakladajúce dokumenty právnickej osoby;
rozhodnutia, stanoviská a povolenia vydané opatrovníckymi a opatrovníckymi orgánmi v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie o opatrovníctve a poručníctve;
doklady o vlastníctve nehnuteľností, ktorých práva nie sú registrované v Jednotnom štátnom registri práv k nehnuteľnostiam a transakciám s nimi.

V dôsledku činnosti organizácií, podnikov a inštitúcií vznikajú, ktoré majú rôzny vedecký a praktický význam. Niektoré z nich obsahujú informácie, ktoré sú potrebné len na riešenie konkrétneho problému. Keď sa tieto informácie použijú na prevádzkové účely, takéto dokumenty stratia svoj význam. Ich ďalšie skladovanie je nepraktické. Ostatné dokumenty si zachovali svoju hodnotu niekoľko rokov. Existujú však dokumenty obsahujúce informácie cenné pre vedecké a praktické účely. Takéto dokumenty by sa mali uchovávať natrvalo.

V tejto súvislosti boli určené rôzne doby uchovávania dokumentov.

• dočasné (do 10 rokov);
• dočasné (viac ako 10 rokov);
• trvalé.

Dokončené prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) skladovania na dva roky zostávajú v štruktúrnych jednotkách pre referenčné práce. Potom sú odovzdané do archívu organizácie.

Doby uchovávania dokumentov nezávisia od formy, v ktorej sú vytvorené: papierová alebo elektronická. Možnosť a dĺžka používania dokumentov je určená hodnotou informácií v nich obsiahnutých. Účelom skúmania je preto zistiť, ktoré dokumenty môžu jednotlivým občanom najúplnejšie poskytnúť potrebné informácie. Pre dokumenty vybrané na dočasné uloženie je dôležité určiť, ako dlho môžu byť potrebné. Stanovenie doby uloženia jednotlivých dokumentov je preto ďalšou dôležitou úlohou skúmania hodnoty dokumentov.

Touto cestou, úlohy skúmania hodnoty dokumentov sú nasledujúce:

• výber dokumentov politického, ekonomického, vedeckého, kultúrneho významu na ich následný prenos na trvalé uloženie v štátnych archívoch Ruskej federácie;
• výber na dočasné uloženie dokumentov, ktoré nemajú vedeckú a historickú hodnotu, ale zachovávajú si praktickú hodnotu;
• výber dokumentov, ktoré nemajú žiadnu vedeckú hodnotu a stratili svoju praktickú hodnotu, na zničenie;
• stanovenie alebo zmena doby uchovávania dokumentov.

Skúmanie hodnoty sa vykonáva v kancelárskych prácach organizácií a podnikov, archívoch organizácií a v štátnych archívoch.

V kancelárskej práci sa hodnotia odborné znalosti:

• pri zostavovaní;
• v ;
• pri príprave prípadov na presun do archívu organizácie po ich ukončení s kancelárskou prácou.

Typické zoznamy dokumentov podľa doby použiteľnosti

Ako už bolo spomenuté, najskôr sa lehoty uchovávania prípadov určujú v štádiu zostavovania nomenklatúry prípadov. To znamená, že sa vykoná predbežné posúdenie dôležitosti dokumentov zahrnutých v konkrétnom prípade. Pri formovaní prípadov je potrebné skontrolovať správnosť priradenia dokumentov k určitým komplexom na základe ich účelu, obsahu a lehôt uchovávania.

Pomoc pri skúmaní hodnoty dokumentov poskytujú štandardné alebo rezortné zoznamy dokumentov s lehotami uloženia. Umožňujú nastaviť dobu uloženia alebo možnosť zničenia mnohých riadiacich dokumentov. Zoznamy modelov sú normatívne a metodologické dokumenty medzisektorového pôsobenia. Pri skúmaní hodnoty dokumentov sa nimi môžu riadiť všetky inštitúcie či organizácie. Rezortné zoznamy stanovujú zloženie dokumentov a podmienky ich uchovávania pre konkrétne odvetvie, napríklad vzdelávacie inštitúcie, zdravotníctvo atď. Napriek existencii zoznamov je však v niektorých prípadoch potrebné ďalšie štúdium zloženia a obsahu dokumentov, aby sa určila nevyhnutnosť a dĺžka ich uchovávania.

Určenie doby uloženia dokumentov

Každoročne vykonávajú kancelárske práce organizácií výber dokumentov na trvalé a dočasné uloženie ako aj na zničenie. Tento výber vykonávajú pracovníci štruktúrnych jednotiek pod metodickým vedením pracovníkov archívu organizácie. Zahŕňa analýzu skutočného obsahu dokumentov v spise, určenie ich vedeckej a praktickej hodnoty a zodpovedajúcich lehôt uchovávania. Nie je dovolené určovať lehoty uloženia dokumentov len podľa hlavičiek prípadov zahrnutých v nomenklatúre. Osobitná pozornosť by sa mala venovať dokumentom s trvalou a dočasnou (nad 10 rokov) dobou uchovávania. Vykonáva sa ich výber podľa zobrazenia stránky Dokumenty. Len tak je možné identifikovať chyby vzniknuté počas procesu a oddeliť dokumenty s trvalou dobou uloženia od dokumentov dočasného uloženia.

Puzdrá označené „EPK“ sú tiež prezerané cez listy. To umožňuje identifikovať dokumenty v ich zložení, ktoré sú predmetom trvalého uloženia. Prípady obsahujúce takéto dokumenty sa musia reorganizovať: dokumenty s trvalou a dočasnou dobou uloženia sa sformujú do samostatných prípadov alebo sa priložia k už vytvoreným prípadom s homogénnymi dokumentmi. Termíny dokumentov na dočasné uloženie sú špecifikované podľa zoznamov dokumentov alebo podľa nomenklatúry záležitostí organizácie. O dobe uloženia spisov označených „EPK“ s konečnou platnosťou rozhoduje odborná a overovacia komisia archívnej inštitúcie.

Takže v procese skúmania sa vykonáva:

• výber prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia na prenos do archívu;
• výber puzdier na dočasné uskladnenie v štrukturálnych oddeleniach;
• prídel na zničenie obalov za predchádzajúce roky, ktorým uplynula lehota uloženia.

Zároveň sa kontroluje kvalita nomenklatúry prípadov, správnosť stanovenia lehôt uchovávania dokumentov.

V dôsledku vyšetrenia sa teda pridelia hodnoty štyri skupiny dokumentov s rôznou trvanlivosťou:

• dokumenty podliehajúce trvalému uloženiu v štátnych archívoch;
• dokumenty podliehajúce dočasnému uloženiu (nad 10 rokov) v archíve organizácie;
• dokumenty podliehajúce dočasnému uloženiu (do 10 rokov) v štrukturálnych oddeleniach;
• dokumenty podliehajúce skaze v dôsledku uplynutia úložnej doby.

V súčasnosti oddelenie okrem papierových dokumentov využíva aj dokumenty v elektronickej forme. Skúmanie hodnoty dokumentov v elektronickej podobe (ED) vykonáva odborná komisia v spojení s dokumentáciou na klasických (papierových) nosičoch. Pri jeho implementácii sa používa rovnaký komplexný systém kritérií hodnoty dokumentov: význam a úplnosť informácií, absencia duplicitných informácií atď. Určenie možnosti archivácie dokumentov v elektronickej podobe si však vyžaduje zohľadnenie množstva ďalších faktorov. Medzi nimi: obmedzenie príjmu ED; úplnosť procesu tvorby ED; náklady na prípadný preklad ED do iného formátu pri jeho prijatí do archívu; prítomnosť legislatívnych aktov, ktoré bránia prevodu ED na ďalšie skladovanie; dostupnosť potrebnej sprievodnej dokumentácie; zhoda typu elektronického zariadenia s rôznymi spôsobmi ukladania ED; náklady na skladovanie. Preto sa zatiaľ väčšina dokumentov trvalého a dlhodobého uloženia presúva do archívov organizácií v klasickej papierovej forme.

Na základe výsledkov skúmania hodnoty dokumentov sa zostavuje niekoľko dokumentov:

• súpis prípadov trvalého uskladnenia;
• zoznam prípadov dočasného uskladnenia (nad 10 rokov);
• súpis personálnych prípadov;
• zákon o pridelení na zničenie obalov, ktoré nepodliehajú úschove.

Elektronické dokumenty sú zaradené do samostatných súpisov.

Podľa súpisov sú príslušné prípady presunuté do archívu organizácie. Dočasné (do 10 rokov) dokumenty nemožno preniesť do archívu. Ukladajú sa buď v službe podpory dokladov organizácie, alebo v stavebných členeniach a po uplynutí úložnej doby sa predpísaným spôsobom zničia.

Zásoby sa posudzujú na zasadnutí EK a schvaľuje ich vedúci organizácie. Súpisy kaziet na trvalé uloženie schvaľuje EPK archívnej inštitúcie, súpisy kaziet personálne s ňou odsúhlasuje (bližšie k zoznamom kaziet pozri časť 6.2).

Súčasne so zoznamami vecí na rokovaní EK sa zvažujú zákony o prideľovaní vecí s uplynutou dobou uloženia na zničenie. Organizácia má právo zničiť spisy zahrnuté v akte až potom, čo EPC schváli súpis spisov na trvalé uloženie.

Zákon obsahuje prípady, ktorých úložná lehota uplynula do 1. januára roku, v ktorom bol zákon vyhotovený. Ak napríklad v roku 2005 vznikla vec s úložnou dobou 3 roky, musí byť uvedená v zákone vyhotovenom v roku 2009 (v tomto prípade lehota na uloženie veci uplynie do 1. januára 2009). Zákon je vypracovaný pre záležitosti celej organizácie. Ak zahŕňa prípady niekoľkých štrukturálnych divízií, potom sa jej názov uvádza pred skupinou názvov prípadov každej divízie. Homogénne veci sa do zákona zapisujú pod jedným všeobecným nadpisom s uvedením počtu vecí. Zákon o pridelení spisov na zničenie je vyhotovený v jednotnej forme a podpísaný úradníkom, ktorý vykonal preskúmanie hodnoty dokumentov. Po tom, čo EPK archívnej inštitúcie schváli inventár na trvalé uloženie, musí akt schváliť vedúci organizácie. Príklad aktu je znázornený na obr. 6.1.

Život akejkoľvek organizácie, firmy, podniku a dokonca aj štátu je nemožný bez zavedeného toku dokumentov. Dokumenty, ako aj potreba ich presúvania, vytvárania alebo prijímania pred vrátením, uplynutím platnosti alebo priložením k puzdru, pevne vstúpili do života človeka od objavenia sa písania. Zachované od staroveku potvrdzujú dokumentáciu rôznych sfér života jednotlivcov či vecí verejných.

História kancelárskej práce v Rusku

Prvými dokumentmi, ktoré zaznamenávali život starovekého ruského štátu, boli kroniky. Hovorili o zmluvách, ktoré boli uzavreté medzi Ruskom a Byzanciou, odrážali historické udalosti. V diplomoch boli zaznamenané aj diplomatické vzťahy. Okrem toho hovorili aj o rôznych dohodách, najmä medzi obchodníkmi. Diplomy, v závislosti od účelu, môžu byť súdne a fiktívne.

Všetky dokumenty boli písané na pergamen, ktorý bol v tom čase považovaný za veľmi drahý materiál. Do konca obdobia feudálna fragmentácia Hovoriť o koncepte kancelárskej práce ako systému v Rusku bolo príliš skoro.

História kancelárskej práce v ruskom štáte pozostáva z období: predrevolučných, sovietskych a postsovietskych.

Predrevolučné

Predrevolučná kancelárska práca sa formovala v 16. - začiatkom 20. storočia. Táto fáza je zase rozdelená do niekoľkých období:

1. Riadenie poriadku sa začalo formovať po vytvorení centralizovaného ruského štátu. V kolibách (pisár, lip, zemstvo) ho viedli úradníci. Samotný systém bol vytvorený v objednávkach - ústredie... Odtiaľ pochádza názov obdobia. Výrazná vlastnosť administratívna kancelárska práca sa považuje za vznik samostatného „personálu“ ľudí, ktorí sa zaoberali prípravou projektov, dopytovaním, organizáciou skladovania papierov, úplným prepisovaním návrhov.
2. Kolegiátna správa záznamov sa formovala po reforme centrálna správa... Kolégium začalo používať matričné ​​knihy a organizované archívy. Ukladanie dokumentov v súlade so stanoveným postupom bolo prvýkrát organizované práve v období kolegiálnej kancelárskej práce.
3. Výkonná moc (v 19. – začiatkom 20. storočia) sa rozvíjala v období reformy. Nový administratívny systém je založený na princípoch velenia jedného muža – presného vykonávania príkazov ten, čo robí rozhodnutia, ako aj hierarchie – prísne rozdelenie zodpovedností medzi úradníkov rôznych hodností a pozícií.

Sovietska kancelárska práca sa začala formovať v októbri 1917 a pokračovala až do roku 1991. V tomto období sa úrady snažili o čo najracionálnejšiu úpravu tohto systému. Boli urobené pokusy zaviesť štandardy v práci s úradné dokumenty... Bol vytvorený zoznam štandardných dokumentov o riadení podniku, ktorý stanovil lehoty na uchovávanie takejto dokumentácie. V sedemdesiatych rokoch bol špeciálne vytvorený jednotný štátny systém kancelárskej práce, ktorý stanovil jednotné formy a metódy práce s dokumentmi.

Kancelárske práce postsovietskeho obdobia sa rozvíjali od roku 1991 a rozvíjajú sa až do súčasnosti. V 90. rokoch dvadsiateho storočia sa v Ruskej federácii začali zlepšovať legislatívne a regulačné právny základ stanovenie požiadaviek na dokumentáciu.

Ukladanie dokumentov v podniku

V priebehu činnosti firiem, inštitúcií, podnikov dochádza k obrovskému toku dokumentov, prijímania a vytvárania dokumentov. Keď zmizne potreba používať ich v každodenných činnostiach na riešenie aktuálnych problémov a problémov, vzniká potreba zhromažďovať a uchovávať informácie. Okrem toho je mimoriadne dôležité poskytnúť jednoduchý a rýchly prístup k potrebným údajom kedykoľvek, a to aj po niekoľkých dňoch, mesiacoch alebo rokoch po tom, čo sa papier dostal z obehu. Ak nie sú archívy správne usporiadané a termíny sa nedodržiavajú, môžu v budúcnosti nastať problémy so zháňaním potrebného papiera. Rýchle vyhľadávanie a použitie dokumentov na ich zamýšľaný účel je možné len s ich jasným rozdelením do skupín, napríklad segregáciou v prípadoch.

Nomenklatúra prípadov slúži ako špeciálna systematizačná príručka, ktorá určuje postup pri distribúcii dokumentov do prípadov.

Pojmy „názvoslovie prípadu“ a „prípad“

Názvoslovie obalov je najjednoduchší klasifikátor názvov obalov, ktorý umožňuje v prípade potreby rýchlo triediť papiere na rýchle vyhľadávanie s uvedením doby použiteľnosti v predpísanej forme. Takýto klasifikátor má veľký význam pri organizácii plynulého chodu podniku alebo obecnej inštitúcie.

Prípad je dokument alebo ich kombinácia umiestnený pod jedným obalom, ktorý sa týka konkrétneho problému alebo druhu činnosti. V prípadoch je zakázané duplikovať návrhy dokumentov, ktoré sa opakujú alebo stratili význam, s uplynutou štandardnou lehotou uchovávania.

Nomenklatúra prípadov je viacúčelový dokument, ktorý:

• Je základom pre ukladanie dokumentov do priečinkov, vyhľadávanie potrebných papierov.
• Označuje indexovanie dokumentov a prípadov.
• Určuje dobu uchovávania dokumentov.
• Je to akýsi manuál pre prvý stupeň vyšetrenia.
• Ide o dokument, ktorý zohľadňuje prípady dočasného (do desaťročného) uloženia.
• Je základom pre tvorbu súpisov dokumentov, ktoré budú uložené trvalo a dočasne.
• Je to miesto uloženia úkonov na zničenie podnikových spisov s uplynutými lehotami uloženia (zničenie papierov).

Druhy položiek v podnikoch

Existujú tri typy nomenklatúr. Typická nomenklatúra je tzv normatívny dokument, ktorým sa ustanovuje skladba prípadov, ktoré sa začínajú v kancelárskej práci organizácií rovnakého druhu.

Samostatnú nomenklatúru prípadov určitého podniku tvoria pracovníci dokumentačnej podpory a správy dokumentov organizácie. Tento proces zahŕňa vedúcich štrukturálnych divízií, pretože majú predstavu o plánovanom rozvoji podniku, čo umožňuje efektívne predvídať typy dokumentov, ktoré sa môžu v organizácii objaviť v blízkej budúcnosti.

Základné normy pre uchovávanie dokumentov

V priebehu činnosti akéhokoľvek podniku vzniká veľké množstvo cenných papierov, ktoré sa líšia svojou hodnotou a významom. Typy papierov, pre ktoré by sa malo organizovať ukladanie dokumentov v organizácii, postup a podmienky uchovávania sú premietnuté do rôznych regulačných právnych aktov, ktoré sa môžu týkať tak podnikovej legislatívy samostatnej organizácie, ako aj legislatívy o archivácii, či iných právnych predpisov. a na zákony o účtovníctve. Zákony o účtovníctve a archívnictve majú rovnakú platnosť ako predpisy vydávané zriaďovateľskou radou alebo vedením konkrétnej organizácie.

Základným legislatívnym aktom v tejto oblasti je zákon „O archívnictve v Ruskej federácii“, ktorý nadobudol účinnosť dňom zverejnenia – 25. októbra 2004. civilné obyvateľstvo krajiny, spoločnosti a vlády, ako aj vzťahy v otázkach organizácie skladovania cenných papierov bez ohľadu na formy vlastníctva podnikov.

Na základe časti 1 čl. 17 zákona č. 125-FZ sú podnikatelia, súkromné ​​a štátne organizácie povinní uchovávať archívne dokumenty počas doby ich uloženia vrátane písomností o personáli. V závislosti od stavu obchodný podnik je ustanovený postup pri plnení povinnosti uchovávania písomností a lehota uloženia písomností v organizácii. Komerčné inštitúcie majú právo po uplynutí lehoty prestať uchovávať dokumenty.

Účtovné doklady

Článok 17 zákona č. 129-FZ ustanovuje všeobecné podmienky uchovávanie dokladov, účtovných dokladov a účtovných správ. Podľa zákona je spoločnosť povinná zabezpečiť úschovu účtovných dokladov najmenej päť kalendárne roky od prvého januára roku nasledujúceho po dátume príspevku.

Na určenie podmienok pre konkrétne typy dokumentov je potrebné odkázať na takýto akt ako na štandardný zoznam lehôt uchovávania dokumentov schválený Rosarchiv 6. októbra 2000. Dôležité je, že termíny uvedené v zozname sa nepočítajú od dátumu finálnej verzie príspevku alebo oficiálneho zverejnenia dokumentu, ale od 1. januára nasledujúceho kalendárneho roka. Ak však vedúci spoločnosti vydal príkaz zohľadňujúci špecifiká činnosti, môže sa doba skladovania cenných papierov v porovnaní s dobou stanovenou v zozname predĺžiť.

Daňové priznania a iné doklady na výpočet daní

Lehota, počas ktorej je podnik alebo obecná inštitúcia povinná viesť evidenciu o odpočítaní dane, je ustanovená v § 170 vyššie uvedeného zoznamu. Čiže doba uchovávania dokladov v organizácii, ak hovoríme o daňových priznaniach za posledný kalendárny rok, je minimálne desaťročie, štvrťročné doklady sa uchovávajú minimálne päť po sebe nasledujúcich kalendárnych rokov, mesačné sa musia uchovávať najmenej jeden kalendárny rok - takéto informácie sú uvedené v zozname lehôt uchovávania dokumentov. Pri absencii hlásenia za kalendárny rok sa ostatné typy vyhlásení uchovávajú najmenej desať rokov. Iné typy podávania správ by preto mali byť chránené najmenej päť kalendárnych rokov. Výkazy za kalendárny mesiac, ak neexistujú štvrťročné, sa uchovávajú podľa rovnakých zásad.

Dokumenty, vďaka ktorým sa vypočítavajú dane a poplatky, nie sú v zákone definované. V ôsmom odseku prvého článku 23 daňového poriadku Ruskej federácie sa však uvádza, že daňovníci musia štyri roky uchovávať dokumenty: účtovníctvo a daňové účtovníctvo, akékoľvek iné doklady preukazujúce zisk, výdavky, platbu a zadržanie. dane a iné poplatky. To isté ustanovuje zoznam dokumentov s uvedením doby uloženia. Je zverejnený na oficiálnych stránkach ruskej vlády a Rosarkhivu.

Lehoty uchovávania dokumentov v podniku

Doba uchovávania dokumentov je časový rámec určený právnymi predpismi Ruskej federácie a vybraný odborným skúmaním hodnoty, počas ktorého musia byť uložené pred ich zničením.

V dôsledku činnosti podniku a inštitúcie vznikajú papiere, ktoré majú rôzny význam. Štandardný zoznam uloženia dokumentov umožňuje zničenie tých dokumentov, ktoré už úlohu dokončili. A sú také, ktoré nestratili svoj význam už niekoľko rokov. A tretí typ obsahuje vedecky alebo prakticky významné informácie. Tento typ má trvalé obdobie skladovanie.

Typické obdobia uchovávania dokumentov teda môžu byť:

• dočasné do desiatich rokov;
• dočasné nad desať rokov;
• trvalé.

V jednotkách, ktoré sa zaoberajú referenčná práca, prípady zostávajú dva roky, bez ohľadu na stav, ktorý prípad má: trvalé a dočasné (nad desať rokov) uloženie. Po uplynutí tejto doby sú odovzdané do archívu organizácie.

Bez ohľadu na formu, v akej je dokumentácia vyhotovená (papierová alebo elektronická), lehoty uchovávania dokumentov sa nemenia. Určujúca hodnota doby ich používania závisí od informácií v nich obsiahnutých. Touto otázkou sa zaoberá skúmanie hodnoty.

Skúmanie hodnoty dokumentov je zistením významu, od ktorého závisí určenie doby ich uloženia. Určiť, ktoré konkrétne papiere môžu najlepšie poskytnúť štátu, spoločnosti, vede a jednotlivcov potrebné údaje, vykoná sa vyšetrenie. Pre dokumenty, ktoré boli vybraté na dočasné uloženie, by ste mali určiť, ako dlho v budúcnosti môžu byť potrebné. Za dôležitú úlohu skúmania papierov sa považuje aj určenie doby uchovávania dokumentácie.

Preto boli identifikované tieto úlohy hodnotenia hodnoty:

• Prenos dokumentácie, ktorá je dôležitá pre politiku, hospodárstvo, hospodárstvo, vedu, kultúru krajiny, na trvalé uloženie do štátneho archívu Ruskej federácie, predbežný výber na tento účel.
• Dokumenty, ktoré si zachovajú praktickú hodnotu, ale nepredstavujú vedeckú a historickú hodnotu, sa odoberajú na dočasné uloženie.
• Tie, ktoré stratili význam a nemajú žiadnu vedeckú hodnotu, sú vybrané na zničenie.
• Stanovenie času uloženia dokumentov, ich zmena.

Počas skúmania sa kontroluje aj kvalita organizácie nomenklatúry vecí, archívov a stanovenie lehôt uchovávania dokumentov.

Metódy organizácie skladovania papierov v podniku

S nástupom elektronických technológií nie je potrebné využívať na archív celú budovu, ak sa bavíme o veľkej organizácii s desaťročnou históriou, postačí pár miestností. V každom prípade je však potrebné zorganizovať ukladanie dokumentov v organizácii.

Existuje niekoľko možností, ako usporiadať elektronický archív:

1. Lokálne je dostupný spôsob ukladania, ktorý spočíva v zhromažďovaní dokumentov do jedného priečinka v počítači alebo, ak má firma lokálnu sieť, vo vytvorení špeciálneho sieťového priečinka a nastavení prístupových práv k nemu. Nevýhodou tohto spôsobu ukladania je nedostatok bezpečnostných záruk, potreba samostatnej kontroly času ukladania, poskytovanie nástrojov na prezeranie (hovoríme o programoch na prezeranie dokumentov, obrázkov, videí, kresieb a iných dokumentov) a kontrola elektronického podpisu.
2. Špeciálny elektronický archív - špecializované systémy správy dokumentov v elektronickej podobe alebo elektronické archívy. Takéto systémy na ukladanie informácií neopakujú vyššie uvedené nevýhody lokálneho archívu. To znamená, že EDMS poskytuje prezeranie, riadi podmienky uchovávania dokumentov, umožňuje vám získať informácie o elektronickom podpise. Mínus - služba je platená.
3. Sľubným spôsobom ukladania dokumentov je cloud, ktorý je možné ukladať priamo v online službe a nezaberá miesto na počítačoch organizácie. Zamestnanci majú vždy možnosť kontaktovať potrebnú dokumentáciu, služba zabezpečí prehliadanie vhodnými nástrojmi a poskytne informácie o bezpečnostnom certifikáte – mala by prístup len do siete.

Legislatíva neupravuje, aký spôsob uchovávania sa má použiť, zoznam dokumentov s uvedením časových rámcov hovorí len o normatívnom časovom rámci. Dôležité je len dodržiavať predpisy na prenos dokumentov, správny tvar vykonanie a certifikát na podpis.