Kuidas õigesti arvutada organisatsiooni töövoogu teatud perioodiks, näiteks pooleks aastaks? Ettevõtete ja organisatsioonide dokumendiringluse mahu koosseis ja arvestus.Väljuvate dokumentide liikumise etapid organisatsioonis.

Dokumendivoo arvestust teostatakse organisatsiooni osakonnaarhiivis. Selles artiklis kirjeldame, millist raamatupidamisdokumentide komplekti peate töövoo registreerimiseks omama.

Artiklist saate teada:

Ettevõtte töövoo arvestuse põhieesmärk on äripaberite koguarvu ja nende koosseisu fikseerimine ning nende saabumise ja lahkumise jälgimine.

Lisaks võimaldab raamatupidamine tagada paberite korraliku ohutuse ja vajaliku info otsimise. Väikseimat arvestuskomponenti nimetatakse salvestusüksuseks. See võib sisaldada nii üksikuid pabereid kui ka nende agregaati, mis on kogutud ühe kaane alla – nn. "juhtum".

Dokumendivoo arvestuseks vajalikud algdokumendid

Allpool on toodud nimekiri peamistest dokumentidest, mis tuleb korrektse raamatupidamise tagamiseks ettevõtte arhiivi sisestada. töövoog.

• Püsiladustamise juhtude inventuur. Selle äridokumendi põhieesmärk on juhtumite ühekordne ja koondarvestus. Kui teie organisatsioon annab kohtuasjad üle riigi- või vallaarhiivi, s.o. riigi hoidmiseks, s.o. peate selle inventuuri tegema. Palju levinum on juhtum, kui organisatsioon võib seadusega muuta väärtpaberite säilivusaega püsivalt 10-aastaseks või pikemaks perioodiks. Mõnikord nimetatakse seda perioodi "kuni ettevõtte likvideerimiseni". Nendel juhtudel ei ole vaja ülalnimetatud inventari koostada.
• Personali puudutavate juhtumite loetelu
• Ajutise ladustamise juhtumite loetelu (üle 10 aasta)... See inventar sisaldab äripabereid, mille säilivusaeg on üle 10 aasta.
• Ajutise ladustamise juhtumite loetelu (alla 10 aasta). Praktikas ei koostata seda paberit sageli üldse. Selle asemel kasutatakse töövoo registreerimiseks iga konkreetse aasta juhtumite nomenklatuuri. Üsna sageli tekib olukord, et osa pabereid ei kandu üldse organisatsiooni arhiivi, vaid jäävad osakondadesse, kus need loodi. Need on seal kogu säilitusaja jooksul.
• Juhtumi protokollid struktuuriüksused. Nende paberite alusel kantakse juhtumid organisatsiooni arhiivi, s.o. need on tarnenimekirjad. Juba enne organisatsiooni üldinventuuri iga-aastase osa koostamist kasutatakse neid raamatupidamisdokumente.
• Vundamendi juhtum. Ettevõtte ja selle fondi ajalugu on selles kaustas. See hõlmab mitmesuguseid toiminguid (juhtumite hävitamise, kontrollide läbiviimise, juhtumite üleandmise kohta riigiarhiiv jne.). Kõik selles kaustas olevad paberid tuleks nende saabumisel järjestada kronoloogilises järjekorras. Eeltingimusõige kronoloogia järgimine on sisemise inventuuri olemasolu fondis ja juhtumite kõigi lehekülgede nummerdamine.
• Ettevõtte arhiivi pass. Kui teie organisatsioon annab osa toimikutest üle riigi- või vallaarhiivi, s.o. riiklikuks säilitamiseks, siis on sellise passi olemasolu kohustuslik.

Loe ka:

Dokumendihalduseks vajalikud tõendavad dokumendid

Juhtumi tunnistaja leht. Käesoleva töö eesmärk on läbi viia toimikutesse lisatud lehtede kvantitatiivne arvestus, alaline või ajutine säilitamine. Reeglina koostatakse ja kantakse selline tõendileht kausta äripaberite teadusliku ja tehnilise töötlemise ajal, mis tähendab nende esitamist kõvas kaanes.

Raamatupidamisraamat dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise kohta. Raamatu eesmärk on jälgida kindlaksmääratud aja jooksul ettevõtte arhiivis olevate dokumentide vastuvõtmist ja käsutamist. Kõige sagedamini on dokumendivoo arvestuse kontrollperioodiks üks kalendriaasta.

Fondi leht. Selle paberi eesmärk on fikseerida organisatsiooni nimetuse muutused, registreerida ja nummerdada juba arhiivis olevaid varusid, samuti fikseerida arhiiviäri paberite saabumine ja utiliseerimine.

Varude register. Selle töö eesmärk on registreerida arhiivis säilitatavate juhtumite inventuuride tüübid ja arv.

Elektrooniline dokumendihaldus

Raamatupidamine elektroonilised dokumendid(ED) ja elektrooniline töövoog viiakse läbi kohalike poolt kinnitatud reeglite alusel määrused ettevõtted.

Info iga ED arvestusüksuse kohta kantakse ED raamatupidamise üldandmebaasi või ED arvestuskaardile.

Osana arhiivifond ettevõtte ED-arvestus toimub vastavate inventuuride, arvestusüksuste ja laoüksuste järgi. ED-s salvestatud teabe hulk on näidatud megabaitides (MB).

Juhul, kui ED teabemaht on muutunud faili teise vormingusse teisendamise või teisele andmekandjale ümberkirjutamise tulemusena, koostatakse selle kohta ED migratsiooni- ja ümberkirjutamise akt, kus uus maht on näidatud. Kõik tehtud muudatused kajastuvad ka uues koondinventuuris, fondilehel, samuti arhiivi passi juurde lisatud seletuskirjas.

Arvestusühik ED on salvestusüksus ja selliste salvestusüksuste kompleks, millele salvestatakse failid või failirühmad, mis on üks teabe- või tarkvaraobjekt. See võib olla lihtne tekst, hüpertekst, multimeediumiobjekt, andmebaas, andmepank, teadmistebaas jne. ED-le lisatud saatedokumentatsioon on samuti ED-i arvestusüksuse komponent.

Säilitusüksus ED-d peetakse füüsiliselt eraldiseisvaks teabekandjaks. Sõltuvalt ED loomise ajast võivad sellisteks andmekandjateks olla diskettid, CD-kettad, kõvakettad (kõvakettad), USB-draivid (välkmälu). Säilitusüksused sisaldavad ka ED-i kaasasolevat dokumentatsiooni.

ED arhiivi säilitamiseks vastuvõtmise hetkel tehakse vastav kanne dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise arvestusraamatusse.

Iga vastuvõtmise või utiliseerimise ED number on näidatud murdosaga: ühikutes. raamatupidamine / üksus xr. / Mb.

ED-arvestuse raamatupidamise abidokumendid võivad olla päevik ED vastuvõtmise ja kõrvaldamise registreerimiseks, samuti päevik ED-i migratsiooni ja ümberkirjutamise registreerimiseks.

Töövoo mahu arvestamine

Töövoo maht on teatud aja jooksul, tavaliselt aastaks, ettevõttesse saabunud äripaberite arv. Töövoo mahu arvestamise peamine eesmärk on teha kindlaks töödeldava teabe maht ning osakondade ja töötajate koormus. See protseduur on vajalik ettevõtte tegevuse kujundamiseks, koolieelse õppeasutuse töö optimeerimiseks ja kontoritöö parandamiseks.

Mahuarvestus töövoog asutuses korraldatakse töödeldava teabe tingliku mahu ja koormusjaotuste ning üksikute töötajate väljaselgitamiseks, andmete hankimiseks bürootööd parandavate meetmete kavandamiseks ja sobivaimate tehniliste vahendite valimiseks selle mehhaniseerimiseks.

Tuleb märkida, et töövoo mahu määramisel tuleks arvesse võtta kõiki äripabereid.

See tähendab, et töövoo mahu arvestust ei tohiks mõjutada sisu, autor, adressaat, eksemplaride arv, registreeringu olemasolu või puudumine, paberi läbimise juhtude arv. Loomulikult tuleb väljaminevad, sissetulevad ja sisemised äripaberid lugeda üksteisest eraldi. Eksemplare loetakse ka eraldi.

Seega koostamine arhiivinventuur juhtumid ja fondi juhtumi moodustamine on ettevõtte töövoo arvestuse peamised eesmärgid. Riigi- või vallaarhiivi üleandmiseks asjade ettevalmistamise korral, s.o. riigi talletamiseks, oluline punkt saab olema organisatsiooni arhiivi passi koostamine.

Töövoo mahu arvestust tehakse selleks, et saada andmeid kontoritööteenuse personali arvutamiseks, tehniliste vahendite valikuks kontoritöö mehhaniseerimiseks ja arvutiseerimiseks ning osakondade ja üksikute täitjate töökoormuse kohandamiseks dokumentidega töötamise teel. .

Töövoo mahu arvestamine

Dokumendivoo mahu arvestust teostab organisatsiooni büroo, vormistades tulemused tõendi kujul.

Esimene põhineb dokumentide ringluse mahu, organisatsiooni töötajate koguarvu ja kontoritööteenistuse töötajate keskmise tööviljakuse taseme konstantse koefitsiendi arvestamisel.

Vastuvõtmise ja saatmise soovitused, kui need on tsentraliseeritud, võimaldavad rakendada dokumendivoo korraldamise põhireeglit, s.o. dokumendi edastamine lühimat marsruuti mööda minimaalse ajaraiskamisega, kuna nende toimingute tsentraliseerimine võimaldab dokumente kiiremini toimetada esitajatele, mehhaniseerida dokumentide esmast töötlemist ja lühendada selle aega, pidada arvestust dokumentide menetlemise kulude üle ja registreerida dokumentide ringluse maht.

Dokumendivoog hõlmab selliseid dokumentidega töötamise põhietappe nagu vastuvõtt, menetlemine, kirjavahetuse jagamine, dokumentide üleandmine ja kättetoimetamine, dokumendivoo mahu arvestus, registreerimine ja dokumentide täitmise kontroll.

DOKUMENTIDE RIIKLUSE MAHU KOOSTIS JA ARVESTUS

Asutuse büroo koostab perioodiliselt (tavaliselt kord kuus) töövoo mahu kokkuvõtte. Arvutamiseks vajalike andmete saamiseks peetakse arvestust töövoo mahu üle personali tase kontoripersonal, tehniliste vahendite valik kontoriprotsesside mehhaniseerimisel ning osakondade ja dokumentidega töö üksikute teostajate töökoormuse kohandamine.

Kuidas töövoo mahtu registreeritakse?

Töövoo mahu arvestamine. Töövoo maht on sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide koguarv aastas. Töövoo arvestus on vajalik osakondade, üksikute töötajate ja organisatsiooni kui terviku töökoormuse määramiseks. Neid andmeid kasutatakse kontoritööd parandavate meetmete väljatöötamisel ja dokumentide töötlemise mehhaniseerimisvahendite kasutuselevõtu otsustamisel.

Dokumendivoog sisaldab järgmisi etappe: dokumentide vastuvõtmine ja menetlemine; kirjavahetuse jagamine; dokumentide üleandmine ja kättetoimetamine; dokumendivoo mahu arvestus; dokumentide registreerimine; kontroll dokumentide vormistamise üle; kohtuasjade vormistamine; asjade üleandmine. arhiivi säilitamine;dokumentide hävitamine.

Töövoo mahu arvestamine. Töövoo maht on sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide koguarv aastas. Dokumendivoo arvestus on vajalik osakondade, üksikute töötajate ja asutuse kui terviku töökoormuse määramiseks. Neid andmeid kasutatakse kontoritööd parandavate meetmete väljatöötamisel ja dokumentide töötlemise mehhaniseerimisvahendite kasutuselevõtu otsustamisel. Asutus peab arvestama kõigi dokumentidega, sõltumata nende autorist, sisust, mahust, koopiatest.

Päeviku vormi saab tõhusalt kasutada väikese töövoo mahuga organisatsioonides – kuni 1000 dokumenti aastas, aga ka eri tüüpi dokumentide arvestuseks, mis nõuab erilist tähelepanu nende turvalisusele.

Töövoo maht viitab registreerimiskohas valitud aja jooksul fikseeritud dokumentide arvule, näiteks planeerimisosakonna poolt vastuvõetud ja loodud dokumentide arvule ajavahemikus 1. aprill kuni 30. aprill. Olenevalt eesmärgist võib loendusühikuna võtta nii dokumenti ennast (originaal) kui ka selle iga koopiat (paljundus), sel juhul väljendatakse kogust lihtmurruga, mille lugeja näitab dokumendi arvu. dokumendid ja nimetaja on selle eksemplaride arv.

Kirjanduses on korduvalt märgitud, et organisatsioonide ja asutuste vaimulike kaadri moodustamine toimub sageli suvaliselt, lähtudes reaalsetest võimalustest. Kahes organisatsioonis, millel on sama struktuur, sama töötajate arv, sama töövoo maht, kõigub kontoripersonali arv oluliselt. Samal ajal toimub ühes organisatsioonis töötajate arvu põhjendamatu suurendamine ja teises - põhjendamatu vähendamine. Selle tulemusena tõusevad viimasel juhul koheselt juhtimispersonali ülalpidamise kulud, kuna juhtimisaparaadi spetsialistid hakkavad iseseisvalt tegema kontoritööd dokumentide loomisel, koostamisel, täitmisel, transportimisel ja arvestusel.

Töövoo maht arvutatakse ekspeditsioonis või kontoris olevate dokumendiarvestuse andmete alusel, s.o. esmase töötlemise ja väljasaatmise kohtades, samuti registreerimisvormide abil kontoritööteenistuses ja struktuuriüksustes. Kuna registreerimine toimub teatud dokumendirühmade (korraldused, protokollid, kirjavahetus, aruanded, kodanike pöördumised jne) piires, tuleb töövoo mahu arvutamine läbi viia selleks ettenähtud registreerimispiirkondades.

Kirjavahetuse vastuvõtmise ja saatmise osakond võtab vastu, saadab ja toimetab adressaadile kirja, koostab asutuse juhtkonnale aruanded dokumendiringluse mahu kohta dokumentide igapäevasel registreerimisel.

Dokumentide kättetoimetamine kullerite poolt fikseeritakse dokumentide kättetoimetamise ajakavas, kus määratakse kulleri suhtluse aeg ja marsruudid. 1. kategooria asutustes - suurte struktuurijaotuste ja suure dokumentide ringlusega - määratakse igale kullerile kaks või enam marsruuti. Ajakava asutustes II ja III kategooria teha arvestusega ringkulleriga ühendust, et kuller saaks dokumendid struktuuriüksustesse toimetada ja neile järele tulla ühel marsruudil.

Töövoo maht viitab sissetulevate, väljaminevate ja asutusesiseste dokumentide arvule teatud aja jooksul. Kõik sissetulevad, väljaminevad ja sisedokumendid institutsioonid.

Asutusesisene dokumentide liikumine toimub kullersuhtluse teel, mis hõlmab kõiki selle struktuurijaotisi. Dokumentide üleandmiste arv päeva jooksul sõltub töövoo mahust ja asutuse efektiivsusest keskmiselt kolm korda päevas. Kulleri marsruut ja dokumentide kättetoimetamise graafikud töötatakse välja, võttes arvesse asutuse osakondade ja talituste koguarvu, paiknemist korrustel ning liini pikkust. Ekspeditsioon on tavaliselt iga marsruudi algus- ja lõpp-punkt. Suurtes asutustes saab korraldada ringmarsruuti.

Materiaalsete varade ja põhivara (fondide) liikumise algdokumentide, palgaarvestuse ja sõidukite, ehitusmasinate ja mehhanismide käitamise dokumentide, tehtud ehitus- ja paigaldustööde mahu aktide ja väljavõtete jms õigeaegse kättesaamise eest, ehitusorganisatsiooni pearaamatupidaja (vanem)raamatupidaja peainseneri ja teiste osakonnajuhatajate osalusel, on väljatöötamisel dokumendivoo ajakava. See ajakava näeb ette esmaste dokumentide ühtse laekumise raamatupidamises ja teistes osakondades kogu kuu jooksul, mis aitab kaasa õigeaegsele kajastamisele ehitusorganisatsioonide majandustehingute raamatupidamises ja ettenähtud aruandluse õigeaegsele koostamisele.

Tootmise korraldamiseks ja selle juhtimiseks vajaliku teabe hulk sõltub toodangu mahust ja tootevalikust, ettevõtte juhtimise struktuurist ja korraldusest, tootmise ettevalmistamise, planeerimise ja arvestuse süsteemist, dokumendihaldus- ja aruandlussüsteemist. , dokumentatsiooni vormid ja tehniline varustus igat tüüpi tootmisjuhtimistöödeks.

Tehtud ehitus- ja paigaldustööde mahtude, seadmete soetamise maksumuse, muude tööde ja kulude kajastamise aluseks Tellija tegevusarvestuses on raamatupidamise esmased dokumendid, mis Ettevõtete ja OAO vahelise Esinduslepinguga kehtestatud viisil ja tähtaegadel. MCC Stroyneft tuleb agendiaruande osana kliendile üle kanda. Tellija osakonnad ja talitused, mis kontrollivad ja kontrollivad dokumendivoo raames objektide ehitamisega seotud kulusid ja töid (ekspertiisiaktid, maa eraldamise dokumendid jms), hiljemalt 2 päeva jooksul allkirjastamise kuupäevast. , saadavad oma kapitaalehitusteenuse kontrollimiseks, aruande koostamiseks ja raamatupidamisele üleandmiseks.

Mida nimetatakse töövooks Kuidas mõjutab töövoo korraldus töötama asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete administratiivpersonal 2. Millised on töövoo põhietapid 3. Millised toimingud hõlmavad saabuvate dokumentide esmast töötlemist 4. Kuidas määratakse adresseerimise õigsus ja manuse terviklikkus 5. Kuidas toimub dokumentide sorteerimine? teostatud esitajatele saatmise dokumendid 6. Millise aja jooksul tuleks kohale toimetada ja sissetulevate dokumentide arvestamine toimus 7. Milline on väljaminevate ja sisemiste dokumentide edastamise kord nende koostamise protsessis 8. Milliseid toiminguid ekspeditsioonil tehakse (või sekretäri poolt) saadetud kirjavahetuse töötlemisel 9. Millistel juhtudel kasutatakse trükitud aadressidega ja aknaga ümbrikke 10. Millised on sisedokumentide läbimise ja töötlemise tunnused 11. Milline on vastuvõtmise ja edastamise kord dokumendid 12. Kuidas toimub dokumentide kättetoimetamise korraldamine 13. Miks ja kuidas dokumentide ringluse mahtu fikseeritakse

Dokumendiarvestus annab kvantitatiivseid andmeid töövoo kogumahu arvutamiseks, selle analüüsiks teatud perioodi kohta, dokumendiliikide, dokumendivoogude, struktuurijaotiste jne järgi.

Oletame, et audiitor kavatseb hankida tõendeid arvelduskonto tehingute kajastamise õigsuse kohta. Lihtsaim viis seda teha on kontrollida kõiki sellel kontol olevaid tehinguid pideval meetodil või valikuliselt nende kajastamise õigsuse osas raamatupidamisregistrites. Võimalik on ka teine ​​variant. Audiitor tuvastab, et tehingute arvestuse määramisega tegeleb piisavalt kogenud töötaja. Seal on spetsiaalselt välja töötatud kirjalikud juhised, mis reguleerivad töötaja tegevust. Iga kuu (näiteks päevikust nr 2 andmete ülekandmisel pearaamatusse) toimub arvestuste vastavus, mida kinnitab volitatud inspektor allkirjaga. Kui audiitor leiab, et nendele kontrollmehhanismidele tuginemine on tõhusam ning hindab arvestussüsteemi ja töövoogu analüüsides nende kontrollide usaldusväärsust kõrgeks või keskmiseks, peaks ta neid kontrolle lühidalt kirjeldama vormil (Lisa 3.8, p 7.1) ja näidata, kuidas on võimalik neid vahendeid kontrollida. Lisaks kontrollib audiitor keskmise hinde kinnitamiseks pisteliselt kolme toimingu sooritamise järjestust sellest raamatupidamise jaotisest erinevatel perioodidel. Ta peaks hindama, et valitud tehingute kajastamisel raamatupidamisregistrites on rakendatud kõiki kontrolle, millele ta kavatseb järelduste tegemisel tugineda. Dokumentide uurimisel tehtud järelduste objektiivsust võivad toetada visuaalsed vaatlused ja majandusüksuse töötajatega tehtud suuliste intervjuude tulemused. Kui otstestide käigus vigu ei leitud, võib keskmise usaldusväärsuse taseme lugeda kinnitatuks. Kui leiti vigu, siis eeldatakse, et usaldusväärsus on madal. Seetõttu on kontrollide kirjeldamisel soovitatav märkida usaldusväärsuse hinnang enne ja pärast testimist. See teave võib olla abiks järgnevate auditite kavandamisel. Kontrollide riskide1 saadud tulemusi saab auditivalimi suuruse määramisel asendada 2. peatüki lisadega 2.10 ja 2.11.

USSD kasutuselevõtt konkreetses asutuses tingis vajaduse võtta arvesse selle eripära, funktsioone, tegevuste ulatust, välissuhete mahtu, töötajate koguarvu, töövoo mahtu jne.

Nagu näitab käsitsi töötlemise käigus välja kujunenud praktika, on dokumendihaldussüsteem oma olemasolu tõttu keeruline ja kohmakas. erinevad vormid dokumendid, igaühe mitmeastmeline läbimine, samade näitajate dubleerimine sisse erinevaid dokumente... Näiteks valmistoodangu lattu toimetamise arvestus toimub laos paljudes osakondades, müügiosakonnas, raamatupidamis-, tootmis- ja planeerimisosakondades. Pealegi iga eraldi dokument, mis peegeldab majandusnähtuse ühte külge, on seotud teiste dokumentidega. Näiteks raamatupidamisdokumentide teabemahtude ja marsruutide uuringu kohaselt esineb iga näitaja keskmiselt kolmes-neljas dokumendis.

Soovitatav on arvutada töövoog (eriti suurte dokumentide mahuga) iga struktuuriüksuse jaoks eraldi ja üksuste sees - vastavalt dokumentatsioonisüsteemidele (rühmadele), nii üldjuhtimisele kui ka konkreetsele organisatsioonile (majandusharule). Arvutuste tulemused tuleks summeerida, et välistada sama dokumendi korduv arvestus. Töövoo, raamatupidamise ja lõplike vormide arvutamise konkreetse metoodika valik peaks põhinema selle probleemi uurimise eesmärkidel.

Meetodid kohanemisvõime tagamiseks automatiseeritud süsteemid juhtimissüsteemid on põhimõtteliselt rakendatavad kõikidele süsteemidele (ACS, OASU, ACSUNO, ACPR, programmeerimissüsteemid, rakendustarkvara paketid, projekteerimise automatiseerimissüsteemid jne), kuid praktikas rakendatakse neid tavaliselt üsna täielikus mahus pika- tähtajalised ja korduvkasutatavad süsteemid, nagu operatsioonisüsteemid, andmebaasihaldussüsteemid, automatiseeritud juhtimissüsteemide projekteerimise automatiseerimissüsteemid jne. Tavaliselt tagavad erinevatel eesmärkidel kasutatavates automatiseeritud juhtimissüsteemides kohandatavuse osaliselt. ACS-i disainielementide kasutamine. Reeglina ei ole ACS-i väljatöötamisel ette nähtud spetsiifilisi adaptiivseid omadusi. Need on seotud juhtimisobjekti spetsiifikaga. - Need omadused hõlmavad juhtimisobjekti struktuuri, töövoosüsteemi, teabe hulka, kasutatavaid planeerimis-, arvestus- ja analüüsimeetodeid, toodete keerukust, suhteid toodete tarnijate ja tarbijatega, tootmise olemust, kestus

Arhiivindus ja arhivaal

Organisatsiooni töövoog on dokumentide liikumine organisatsioonis nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise või saatmise lõpetamiseni. Töövoo tunnuseks on selle maht, mis tähendab organisatsiooni poolt vastuvõetud ja tema poolt teatud perioodiks loodud dokumentide arvu. Lisaks võimaldab registreerimine kontrollida dokumentide täitmist ja ka neid otsida. Koos töövoo korraldamisega hõlmab dokumentidega töö korraldamise kontseptsioon ka dokumentide säilitamist ja nende kasutamist ...

Dokumendivoog: kontseptsioon, funktsioonid, komponendid. Töövoo maht, arvestusmeetodid.

Organisatsiooni töövoog on dokumentide liikumine organisatsioonis nende loomise või vastuvõtmise hetkest kuni täitmise või saatmise lõpetamiseni.

Kogu asutuse dokumentatsioon on jagatud kolme dokumendivoogu:

Sissetulevad (sissetulevad) dokumendid

Väljaminevad (saadetud) dokumendid;

Sisedokumendid.

Töövoo tunnuseks on selle maht, mille all mõistetakse organisatsiooni poolt vastuvõetud ja tema poolt teatud perioodiks loodud dokumentide arvu. See indikaator on oluline, tuleks seda valikul kriteeriumina kasutada organisatsiooniline vorm kontoritöö (traditsiooniline, automatiseeritud), samuti mõjutada büroohaldusteenuse ja selle personali struktuuri.

Üks olulisemaid funktsioone dokumentidega töö korraldamisel on nende arvestus, mille tagab registreerimine. Dokumendi registreerimine on dokumendi kohta ettenähtud vormis volituste kirje, mis fikseerib selle loomise, saatmise või vastuvõtmise fakti. Lisaks võimaldab registreerimine kontrollida dokumentide täitmist, samuti neid otsida.

Koos dokumendiringluse korraldamisega hõlmab mõiste "dokumentidega töö korraldamine" dokumentide säilitamist ja nende kasutamist asutuse senises tegevuses. Dokumentide säilitamise süsteem tähendab antud juhul vahendite, meetodite ja võtete kogumit dokumentide fikseerimiseks ja korrastamiseks, et neid otsida ja jooksvas tegevuses kasutada.

Ülaltoodut kokku võttes saame eristada kahte kontoritöö (või koolieelse õppeasutuse) komponenti:

tegevuste dokumenteerimine;

töö korraldamine ametlike dokumentidega.

Need komponendid on omavahel seotud ja tõhusa kontoritöö süsteemi loomiseks organisatsioonis on mõlemad vajalikud ja toimivad koos.

Dokumentide töötlemise ja liikumise tehnoloogilises ahelas saab eristada järgmisi etappe:

Dokumentide vastuvõtt ja esmane töötlemine;

Dokumentide eelläbivaatamine ja jagamine;

Registreerimine;

Täitmise kontroll;

Teabe- ja teatmeteos;

Dokumentide vormistamine ja saatmine.

Töövoo mahu all mõistetakse sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide koguarvu teatud aja jooksul.

Dokumendivoo mahu arvestust korraldatakse, et teha kindlaks:

organisatsiooni (asutuse), selle allüksuste ja juhtimisdokumentatsiooni talituse laadimine;

organisatsiooni (asutuse) organisatsiooniline ja elektrooniline arvutustehnoloogia vajadused.

Dokumendivoo mahu määramisel tuleb kõik dokumendid ühekordselt arvesse võtta. Sissetulevad, väljaminevad ja sisedokumendid loetakse eraldi. Eraldi arvestatakse masinakirjakoopiaid ja operatiivsel paljundamisel tehtud koopiaid. Töövoo kogumahtu väljendatakse murdarvuna, lugeja on alusdokumentide arv, nimetaja on eksemplaride arv.

Föderaalne haridusagentuur

RIIKLIK HARIDUSASUTUS

KUTSEKÕRGHARIDUS

DON RIIGI TEHNIKAÜLIKOOL

Sotsiaal- ja humanitaarteaduskond

TEST

Valdkonnas "Juhtimise dokumentatsiooni toetamise korraldus ja tehnoloogia"

Teema: „Asutuse dokumendivoo maht. Organisatsiooni dokumentide arvu arvestus. Väljuvate dokumentide liikumise etapid organisatsioonis "

Eriala: 032001 "Dokumentatsiooni ja dokumendihalduse tugi"

esines:

GZDU rühma õpilane 3-1

Kalaktsuzova Kristina Sergeevna

rekordiraamatu number 073799

kontrollitud:

Majandusteaduste kandidaat, dotsent

Vatolina M.V.

Rostov Doni ääres

Sissejuhatus 3

Asutuse dokumendivoo maht. Organisatsiooni dokumentide arvu arvestus. 4

Väljuvate dokumentide liikumise etapid organisatsioonis. 7

1. CJSC "Techcom" juhtimisdokumentatsiooni teenuse eeskirjad. 10

Järeldus 18

Kasutatud kirjanduse loetelu 19

Lisa 20

Sissejuhatus

Dokumentidega töö korraldamine hõlmab asutuse töövoo korraldamist, dokumentide säilitamist ja asutuse tegevust kaasavat kasutamist. Asutuse dokumendivoog on omavahel seotud protseduuride kogum, mis tagab dokumentide liikumise asutuses nende loomisest või vastuvõtmisest kuni täitmise või saatmise lõpetamiseni. Dokumendiringluse ratsionaalse korraldamise eesmärgil jaotatakse kõik dokumendid dokumendivoogude vahel, näiteks registreeritud ja registreerimata dokumendid; sissetulevad, väljaminevad ja sisedokumendid; kõrgematele organisatsioonidele saadetud ja sealt saabuvad dokumendid või alluvatele organisatsioonidele saadetud või sealt tulevad dokumendid jne. Dokumendivoo all mõistetakse dokumentide kogumit, mis täidavad dokumendivoo protsessis kindlat eesmärki.

Töövoo tunnuseks on selle maht. Töövoo maht viitab organisatsioonile laekunud ja tema poolt loodud dokumentide arvule teatud aja jooksul, tavaliselt aastas. Töövoo maht on oluline näitaja, mida kasutatakse kriteeriumina kontoritöö korraldusliku vormi valiku, asutuse dokumentidele vastava teabeotsingusüsteemi korralduse, bürootöö struktuuri, personali jm valiku otsustamisel. probleeme.

Asutuse dokumendivoo maht. organisatsioonis dokumentide arvu arvestus.

Töövoo maht on oluline näitaja, mida kasutatakse kriteeriumina kontoritöö korraldusliku vormi valiku, asutuse dokumentidele vastava teabeotsingusüsteemi korralduse, bürootöö struktuuri, personali jm valiku otsustamisel. probleeme. Dokumentidega töö korraldamise üks olulisemaid funktsioone on dokumendiarvestuse funktsioon.

Töövoo maht on peamine vahend organisatsiooni ja arvutitehnoloogia tegelike vajaduste kindlaksmääramiseks, kõige tõhusama dokumentide registreerimise süsteemi valimiseks ja võrdlusaparaadi ehitamiseks.

Organisatsioonide dokumenditoe teenistus registreerib dokumentide arvu reeglina igal aastal. Raamatupidamise tulemused peaksid olema aluseks teenistuse enda personali määramisel, planeerimisel, dokumentide töötlemise tehniliste vahendite hankimisel. Töövoo analüüs võib näidata töötajate üldist tööjõu intensiivsust, selle pinge dünaamikat aastaringselt ja muud huvipakkuvat statistikat.

Et see töö tooks reaalseid tulemusi, tuleks see võtta aluseks erinevate tegevuste planeerimisel dokumentatsiooni parandamiseks ja nende tegevuste tulemuslikkuse prognoosimiseks. See lähenemine määrab parameetrite mõningase keerukuse, mille alusel saab dokumentide arvu arvesse võtta, ja muudab arvutusmetoodika selle eesmärkidest sõltuvaks, kuid annab lõpuks võimaluse iga parameetri jaoks mitu korda summeerida.

Paljundus- ja paljundusteenuse optimaalse tehnilise varustuse ja tehnoloogia määramisel on peamisteks lähteandmeteks paljundatud dokumentide arv ja nende tiraažid.

Tehtud kirjutusmasina töö hulk võrreldes mudeli normid trükkimistöö aeg võimaldab teil määrata vajaliku arvu tehnilisi töötajaid.

Erinevate säilitustähtaegade dokumentide arvu näitajad võimaldavad täpsemalt prognoosida osakonnaarhiivi tööd, dokumentide mikrofilmimisega seotud tööde teostamise vajadust ja otstarbekust.

Dokumendiringluse maht on peamine vahend organisatsiooni- ja arvutitehnoloogia tegelike vajaduste väljaselgitamiseks, efektiivseima dokumentide registreerimissüsteemi valimiseks ja referentsaparaadi ehitamiseks.

Töövoo mahu all mõistetakse registreerimiskohas valitud aja jooksul registreeritud dokumentide arvu. Arvutusühikuks loetakse dokument ise (originaal) ja selle iga koopia (paljundus). Arvutamise lihtsustamiseks on soovitatav 10 eksemplaris paljundatud dokument lugeda kümneks dokumendiks.

Kvaliteetset, kõikehõlmavat, kvalifitseeritud loendamist ja dokumendivoo analüüsi organisatsioonides peaks kord aastas tegema selleks spetsiaalne töötajate rühm dokumentatsiooniteenistuse juhendamisel. Töövoo loendamine ja analüüsimine on vajalik organisatsiooni tööajaarvestuse koostamisel. Kus:

dokumentide arv loetakse nende registreerimise kohtades registreerimisvormide järgi;

registreerimata dokumendid arvestatakse nende hoiukohtades lehtede sirvimisel;

teatavate masinaeksemplaride arv määratakse masinakirja büroos masinatööpäevikute ja struktuuriüksuste töötajate küsitlemisega masinakirjatöö detsentraliseerimisel;

dokumentide koopiate loendamist saab teha tellimuste logide või tööde paljundamise ja paljundamise tellimuste järgi;

Kui organisatsioon kasutab ühtsed vormid ja on koostatud dokumentide tabel, mis sisaldab blankettide ringlust, siis antud juhul kasutatakse loodud dokumentide arvu arvutamisel tööaja tabeli andmeid, mida täiendatakse nende taasesituse kogu tiraaži näitajatega. Ühtlasi on selgitamisel blankettide ringluse tuvastamise õigsus aruandekaardil ja paberi tegelik kulu sama perioodi kohta;

 Kodanike ettepanekuid, avaldusi ja kaebusi arvestatakse iseseisvalt;

ka iseseisvalt tuleks vastavalt registreerimiskaartidele ja ajakirjadele arvestada masinkandjal dokumente, mikrofilmidel olevaid dokumente originaalidena, dokumentatsiooni tugiteenistuse teadus- ja teatmeaparaadi mahtu.

Organisatsiooni dokumentide arvu arvestust vastavalt valitud metoodikale saab läbi viia korraga, perioodiliselt, kuid vähemalt kord aastas dokumentatsiooni tugiteenistuse juhendamisel ja osalusel. näitajad ja antakse organisatsiooni juhtkonnale. Ühtlasi on vaja koostada ettepanekud töö parandamiseks dokumentidega ja selle tehnilise toega.

Väljuvate dokumentide liikumise etapid organisatsioonis.

Väljaminev dokumendivoog koosneb selles organisatsioonis loodud ja väljaspool seda saadetud dokumentidest. Väljaminevad dokumendid luuakse vastusena laekunud kirjalikele või suulistele pöördumistele või omaalgatuslike dokumentidena, mis nõuavad või ei vaja vastamist. Algatusdokumendid ületavad alati oluliselt vastusdokumentide rühma. Väljaminevate dokumentide loomise motiivid dikteerivad organisatsiooni tegevuse suunad ja teabepäringud. Väljaminevas dokumendivoos eraldatakse rühm haldusdokumente (eeldusel, et organisatsioonil on alluvad organisatsioonid) ja teabe (kommunikatsiooni) dokumente - kirjad, aruanded, ülevaated, tõendid, aruanded, lepingud, dokumendid nende rakendamise kohta.

Organisatsiooni saadetud dokumendid, sealhulgas masinkandjal olevad, sorteeritakse, pakitakse, postitatakse ja tagastatakse postkontorisse.

Töötlemine ja ärasaatmine toimub tsentraalselt ekspeditsiooni, büroo või sekretäri poolt vastavalt kehtivale postieeskirjale.

Ekspeditsioon võtab lähetamiseks vastu täielikult vormistatud, allkirjastatud, registreeritud dokumente, millel on lähtekategooria märge.

Teenindus kontrollib dokumentide õigsust, dokumendis märgitud avalduste olemasolu, eksemplaride arvu vastavust adressaatide arvule, allkirjastamise, registreerimise ja väljasaatmise kuupäeva.

Registreerimata või valesti vormistatud dokumendid tagastatakse teostajatele struktuuriüksustele revideerimiseks.

Tähtkirjade jaoks koostavad ametnikud meililisti, kuhu märgitakse ekspeditsioonil töötaja nimi ja väljasaatmise kuupäev.

Masinakandjal dokumente võetakse saatmiseks vastu tehnilistele nõuetele vastavas pakendis, kui selleks on kehtestatud korras vormistatud ja registreeritud kaaskiri.

Saatmiseks saadetud dokumendid töödeldakse ja saadetakse välja samal päeval või hiljemalt järgmise tööpäeva esimesel poolel.

Väljaminevate dokumentide liikumine hõlmab järgmisi etappe:

1. Töövõtja poolt dokumendi kavandi koostamine.

2. Dokumendi eelnõu kooskõlastamine (vaatamine).

3. Dokumendi eelnõu viimistlemine kommentaaride põhjal.

4. Dokumendi uuesti kinnitamine.

5. Dokumendi allkirjastamine juhataja poolt.

6. Dokumendi registreerimine (koolieelse õppeasutuse teenistuses või allüksuses, kui dokumendile on alla kirjutanud allüksuse juhataja).

7. Dokumendi üleandmine koolieelsesse lasteasutusse (kui dokumendile on alla kirjutanud osakonnajuhataja).

8. Dokumendi saatmine korrespondendile ja koopia edasiandmine asjasse.

Väljaminevate dokumentide töötlemise etapid:

1. Väljamineva dokumendi koostab töövõtja allüksuses (koostatakse ja lepitakse kokku dokumendi kavand). Enamasti koostab väljamineva dokumendi teostaja ja sekretär kontrollib täitmise õigsust Dokumendivoo järgi ... suure mahuga ettevõtte struktuuri järgi maht töövoog Väikesed kiiresti kasvavad ettevõtted ... ambulatoorne patsient on täidetud: - tuberkuloosivastases institutsioonid; - dermatoveneroloogias institutsioonid; - v sünnituseelsed kliinikud; - kliinikutes ...

Töövoogu kui liikumist tuleks eristada töövoo mahust, mida väljendab organisatsioonile laekunud ja selles teatud perioodiks loodud dokumentide koguarv. Töövoo mahus on vaja arvestada kõigi sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentidega, samuti kõigi operatiivse printimise ja kontoriseadmete abil tehtud koopiatega.

Dokumendivoo maht- üks peamisi kvantitatiivseid parameetreid, mis on määrava tähtsusega töötajate arvu ja vajaduse arvutamisel. tehnilisi vahendeid dokumenteerimisprotsesside tagamisel, samuti koolieelse õppeasutuse struktuuri kujundamisel. Lisaks iseloomustavad dokumendiringluse mahu näitajad teatud määral organisatsiooni tegevuse ulatust, suhete mahtu ja iseloomu teiste organisatsioonidega (asutused, ettevõtted). Koolieelse õppeasutuse ülesanne on regulaarselt analüüsida töövoo mahtu, et optimeerida töövoo tehnoloogiat ja töötajate töökoormust, samuti võimalikku tarbetu kirjavahetuse vähendamist ja elektrooniliste tehnoloogiate kasutamist konkreetset tüüpi õppematerjalide vahetamiseks. teavet.

Töövoo mahu andmeid tuleb kasutada piisavalt hoolikalt. Sageli nimetatakse töövoo mahuks nii registreeritud dokumentide arvu (ametlik näitaja, mis kajastab töövoo mahtu) kui ka dokumentide, sealhulgas nende koopiate arvu (näitaja, mis iseloomustab paljundus- ja paljundusteenuse töömahtu ja ekspeditsioon).

Töövoo maht arvutatakse ekspeditsiooni või kontori dokumendiarvestuse andmete põhjal, see tähendab esmase töötlemise ja väljasaatmise valdkondades, samuti registreerimislehtedel kontoritööteenistuses ja struktuuriüksustes. Kuna registreerimine toimub teatud dokumendirühmade (korraldused, protokollid, kirjavahetus, aruanded, kodanike pöördumised jne) piires, tuleb töövoo maht arvutada vastavalt registreerimisaladele.

Üldtunnustatud töövoo arvutamise meetod näeb ette selle mahu väljendamise murdosaga, mille lugejas on näidatud originaalide arv ja nimetajas - koopiate arv. Kuid sel juhul on saadud tulemus vale - paljud dokumendid on koostatud mitmele lehele, mis sellise lähenemisviisi korral ei kajastu üldises tulemuses. Dokumentide loendamise põhireegel on üks kord.

Bürootööteenus koostab perioodiliselt (kord kvartalis, kord aastas) andmekokkuvõtteid töövoo mahu kohta, kus lisaks kvantitatiivsetele andmetele antakse töövoo mahu analüüs. Selline teave võimaldab kindlaks teha teatud kasvumustrid ja töövoo seisundi, selle muutused. On kindlaks tehtud, et dokumendivoo tihedus varieerub oluliselt aasta, kvartali, kuu, nädala piires (joonis 9). Nende ajaperioodide alguses suureneb sissetulevate dokumentide arv järsult ja lõpus - saadetud dokumentide arv. Lisaks hooajalistele kõikumistele võib töövoo mahu muutust seostada organisatsiooni kasvu või kokkutõmbumisega, äritegevuse suurenemise või vähenemisega ja muude sarnaste põhjustega.

Riis. 9. Dokumendiringluse mahu dünaamika aasta jooksul

Dokumendivoo arvestus võimaldab:

- määrata organisatsiooni kui terviku, selle struktuuriüksuste ja üksikute täitjate töökoormus;

- määrata kindlaks teatud dokumentide liikumisteede vastavus struktuuriüksuste ülesannetele ja funktsioonidele või ametnikud;

- töötada välja meetmed dokumentide töötlemise üldiselt või nende üksikute toimingute parandamiseks;

- luua optimaalne juhtimisaparaadi toimimiseks vajaliku ja piisava teabe hulk;