Et sellised automatiseeritud dokumendihaldussüsteemid. Automatiseeritud dokumendihaldussüsteem

Dokumendi voolu automatiseerimise protsessis on võimalik eraldi eraldada nelja etappi: paberdokumendi voolu, paberi dokumendi voolu autonoomsete arvutite, segatud ja paberivaba dokumendi voolu abil.

Paberi dokumendi voolu See tähendab, et kõik etapid dokumendi läbib paberkandjal. Veel üks ja pool tosinat aastat tagasi selle liigi Dokumendihaldus oli domineeriv. Paberdokumentide registreerimiseks kasutati suurte ajakirjade või suurte formaatide nimekirju, mis sobib hiljuti registreeritud dokumentidele. Pärast teatud aja ajakirju ja lehed on arhiivile loobunud.

Kui arvutid ilmusid, asendasid nad ajakirjad ja lehed, asetades paberi dokumendi voolu alguse autonoomsete arvutite abil.

Paberi dokumendi haldamine autonoomse arvutiga tähendab, et arvutit kasutatakse dokumentide koostamiseks ja registreerimiseks. Tegelikult tekib selles etapis ja elektroonilise dokumendi mõiste, s.o. Selline dokument, mis on salvestatud ainult arvutisse, või nagu nad ütlevad: "Masina kandjatel". Elektroonilise dokumendi eeliseid kohaliku võrgu puudumisel saab siiski rakendada ainult väikese määraga. Dokumentide edastamine, koordineerimine ja heakskiitmine selles etapis toimub paber.

Segadokumendi voolu See eeldab, et arvutit kombineeritakse kohalikule võrkudele dokumentide valmistamiseks, edastamiseks ja salvestamiseks, kuid dokument on õiguslikult kinnitatud ainult paberil. Finants- ja juriidiliste dokumentide koordineerimine ja heakskiitmine toimub paberkandjal. Selliste dokumentide tüüpiline skeem on näidatud joonisel 8.7.

Joonis fig. 8.7. Segadokumendi voolu

Dokumendi projekti ettevalmistamine toimub sisse elektroonilisel kujul (lk 1), siis dokument tuleb sekretärile, mis registreerib seda, prindib ja ülekanded pea heaks (lk 2). Pea muudab redigeerimise ja annab dokumendi täpsemale dokumendi (lk 3). Pärast dokumendi kinnitamist saadetakse see kohaliku võrgustiku kõigile esinejatele (punkt 4).

Nädala ei ole dokument See tähendab, et kõik toimingud dokumentidega tehakse elektroonilisel kujul.

8.7.1. Elektroonilise dokumendi õigusjõud

Elektroonilise dokumendi juriidiline jõud on varustatud elektronide digitaalse kasutamise alusel eDS-i allkirjad - mehhanism, mis võimaldab meil tõestada, et saadetud elektroonilise dokumendi autor on tegelikult see, kellele see ise annab, ja et dokument ei muutunud kättetoimetamisprotsessis. EDS-i kasutatakse oma allkirja või tavalise printimise analoogina juriidilise isiku. EDS lisatakse andmeplokile ja võimaldab ploki saaja kontrollida andmete allika ja terviklikkuse ning seega kaitsta võltsitud vastu.

Enamik ettevõtteid tunnustavad elektroonilise (paberivaba) töövoo eeliseid, millel on järgmised eelised:

Lihtne teha muudatusi dokumendi;

Võime panna dokumendisse mitte ainult teksti, vaid ka multimeediumiandmeid;

Võime kasutada eelnevalt koristatud vormides;

Suurema teabe edastamise määr suure hulga aadresside jaoks;

Paberi kokkuhoid;

Arhiivi kõrgem kompaktsus;

Teabevoogude lihtne kontroll;

Teabe otsimise ja väljavõtmise suurem kiirus;

Võime kaitsta dokumente töötajatele juurdepääsuõiguste volitamata juurdepääsu ja piiritlemise eest teabele.

Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt võimaldab vähendada dokumentidega töötavate teenuste arvu (kullerid, kirjatarbed jne).

Elektroonilise dokumendihalduse tingimustes on dokumentide haldamise ümberkorraldamisel vaja palju vähem kulusid väliste tingimuste muutmisel, näiteks aruandluse vormi muutmise nõuded.

Hoolimata asjaolust, et elektroonilise dokumendihalduse tõhusus on üldiselt tunnustatud, nõuab täielikku üleminekut fenciguss-tehnoloogiatele lahendust mitmetele õiguslikele küsimustele, samuti investeeringutele. Nii et täna Venemaal saate kohtuda igat liiki dokumendihaldusega.

On veel ettevõtteid ja institutsioone, mis töötavad paberkandjal tööprotsessides, enamikku arvutite ja kohalike võrkude ja kohalike võrkude korraldamisel kasutatakse dokumentide haldamise ja kohalike võrkude korraldamisel ning ainult väike protsent kasutab täielikult automatiseeritud elektrooniliste dokumentide haldamise süsteeme. Mis on praeguse olukorra põhjus?

Ideaaljuhul peaks elektroonilise dokumendihalduse arendamine olema täiesti fencengess tehnoloogiad. Tänapäeval on siiski vaja paberdokumente siiski täita paljude normide nõuete täitmiseks - maksualaste õigusaktide, raamatupidamisõigusaktide jms nõuete täitmiseks jne. Dokumendi üks peamisi kohtumisi on võime kinnitada teatavaid fakte. Kuni viimase ajani oli peamine tõendusmaterjal vajalike rekvisiidid ja kaitse kraadi paberdokument, st Esindatud juriidiline jõud. Paberina materjali kandjana on ebasoodsas olukorras, et see ei võimalda uut teavet kustutada ilma jälgita ja kirjutada alla, kuid see puudus muutub eeliseks dokumendi võltsimise välistamisega. Pole ime, et vene keelde ütleb: et see on kirjutatud pliiats, ta ei lõigatud kirves.

Teisisõnu, kui me saame dokumendi, millel on allkiri iga leheküljel ja ei ole jälgi paberi pinnal (st on selge, et teksti ei kustutata ja ei salvestatud uuesti), saame Veenduge, et see dokument saadeti allkirjastamise nimel ja et see ei muutunud tarneprotsessi käigus.

Põhiliselt kaasaegsed vahendid Krüpteerimine võimaldab teil paberi allkirjastada samu kohustuse autentimisvahendeid.

2001. aasta aprillis vastu võetud Föderaalne seadus "Elektroonilise digitaalse allkirja" annab organisatsioonidele võimaluse luua eranditult elektrooniliste dokumentide eranditult, kus elektrooniline dokument võib toimida originaali, mis ei pea dubleerima tahke koopia. Tänapäeval on EDSi seaduslikkus absoluutne ainult sisemise dokumendihalduse jaoks, kus seda aktiivselt kasutatakse, kuna sisemise dokumendi voolu reguleerib peadirektor.

Seega on segatud dokumentide haldamise peamine põhjus asjaolu, et EDS-i rakendamise küsimus ei ole riigi tasandil veel lahendatud.

Kuid dokumentide vahetamist elektroonilisel kujul ei saa kasutada kõigis, vaid ainult mõnes organisatsiooni tegevussuundades.

8.7.2. Elektrooniline vahetus ne. juriidilised dokumendid

Juhtudel, kus allkiri ei ole vajalik, võib dokumendi voolu olla täiesti paberivaba. Tüüpiline näide on ajalehtede ajakirja kirjastus majad, paljud kõikidel etappidel valmistada artikleid elektroonilisel kujul ja saata materjali trükimajasse ka täielikult elektroonilisel kujul (joonis 8.8).

Joonis fig. 8.8. Mitte-karistusdokumentide paberivaba vahetamine

See kõik algab artikli autori poolt kirjalikult (lõige 1). Sageli on autor vabakutseline ametnik ja on seotud e-kirja avaldamise töötajatega. Autor koostab artiklit (valdav enamik juhtumeid sõnades) ja saadab selle toimetajale, kes tihti töötab ka oma kodukontoris, kuigi see on kirjastaja töötaja.

Toimetaja (lõige 2), kasutades sõnavõimalusi paigaldada (jälgimise muudatused), muudab artikli artikkel, lisab märkused teksti ja viitab autoriseerimisele. Etapis 1-2, toimetaja ja autor koordineerivad artikli teksti, vahetades e-posti. Pärast teksti valmistamist asetab toimetaja tiitli vajalikud andmed, võimaldades teil selle artikli välja selgitada:

Ajakirja nimi;

Ajakirja number;

Artikkel pealkiri;

Toimetaja;

Märkus;

Märksõnad.

Seejärel saadab toimetaja kajastatud teksti ja illustratsioone e-posti teel vastutavale sekretärile (lõige 3). Vastutav sekretär esitab faili kohaliku võrgustiku artikli tekstiga teksti tekstiga, nii et erinevatel töötajatel oleks juurdepääs sellele, mis töötleb täiendavalt dokumendi ja valmistab ette uue dokumendi, milles kõik selle üksikasjad Artikkel ja teave autorite kohta.

Peatoimetaja (§ 4) vaatab artiklit ja heakskiidu korral edastab ta selle edasiseks tööks liitium-aktiveerimise etapis (punkt 5).

Pärast linale siseneb artikkel paigutusse (klausel 6).

Kunstnikud ja kaamerate tõlkida teksti ja pilte kokkupõrkeprogrammi. CHARARKXPRESS, MS Publisher või PageMaker saab kasutada kokkupõrkeprogrammi. Seejärel saadetakse paigutus trükikoja serverisse (klausel 7). Trükikoda võib olla välismaal, näiteks paljud Moskva kirjastajad printivad oma materjale Soomes.

Samal ajal saadetakse artikkel veebisaidi toimetajale (punkt 8), mis valmistab ette versiooni Interneti esitamiseks. Siin saab kasutada kodutaili või Macromedia Dreamweaveri programmi programmi. Tuleb märkida, et veebiserver, millised artiklid saadetakse, on sageli välja kirjastajatest, mõned hosting pakkuja (lk 9).

Juhul, kui artikli lõplik versioon saadeti liiteersiooni etapis, võib see minna saidile ja saada lõplik versioon sealt. Mõned kirjastajad on tõesed, avaldavad veebis värske ruumi artikleid alles pärast ringluse ajal välja müümist.

8.7.3. Duplicate õigusdokumentide jagamine

EDS-i mehhanismi piiratud rakendamise tõttu on elektroonilised dokumendid peamiselt kaks korda paberiga originaalidega. Kõige sagedamini rakendatakse neid ainult traditsioonilise kontori töö individuaalsete etappide kiirendamiseks: loomine, paljundamine ja liigutatud dokumendid.

Õigusdokumentide vahetamisega piisab saadetise järgimisel dokumentide dubleeriv dokumentide tava elektroonilised koopiad Kullerid edastavad paberdokumente.

Olukord on tüüpiline, kui kaks organisatsiooni (sageli asuvad erinevates linnades) vahetavad e-kirju lepingu ettevalmistamise ja ühtlustamise protsessis. Mõningatel juhtudel pärast lepingu sõlmimist e-posti tasandil hakkavad pooled töötama ühisprojekti rakendamisega ning paralleelselt allkirjastatud ühe lepinguosalise poolt lepingu saadetakse posti teel või kulleriga.

Paberiteta dokumentide haldamise kasutuselevõtt võimaldab teil kiiresti teavet partnerite ja klientidega vahetada, kuid teabe edastamise suurenenud tõhusus nõuab spetsiaalsete elektrooniliste turvateenuste rakendamist, mis kontrollivad teabe lekkeid.

Vahendajad võivad osaleda elektrooniliste dokumentide edastamisel (teabeteenuse pakkujad - Interneti-ülekandeteenuste osutajad).

Provideri osalemine elektroonilise dokumendihaldussüsteemis nõuab oma õiguste ja kohustuste küsimuse lahendamist, vastutust nende ebaõnnestumise eest jne. Oluline on õigesti kindlaks teha elektroonilise dokumendihaldussüsteemi usaldusväärsuse vajalik tase. Teatavate krüptograafia vahendite kasutamine nõuab praegu erilubade saamist. Seega toimub kantselei dokumentide täielik ümberpaigutamine kontoritööst, tõenäoliselt mitte varsti. Selleks peame lahendama mitmeid tunnustamisega seotud küsimusi õigusjõud Elektrooniline dokument, samuti tagada elektroonilise side ohutus.

8.7.4. E-post Documenor

Väikese personali ettevõtetes ei ole vaja tutvustada keerulist automatiseeritud elektroonilise dokumendihaldussüsteemi.

Nagu levitamise keskkond Sel juhul Microsoft Outlook programmi kasutatakse, mis faile dokumendid saadetakse, ja sama programmi kasutatakse dokumentide saatmiseks vastuvõetud esmase paberi originaalide skaneerimisel.

Nagu nähtub jooniselt 8.9-st, annab e-kiri igaühega ühendust.

Joonis fig. 8.9. Dokumendihalduse korraldamise näide

vastavalt põhimõttele "iga iga"

Tavaliselt selle lähenemisviisi puhul puuduvad kogu ettevõtte jaoks ühtsed automatiseeritud viiteraamatud ja iga üksus moodustab oma klassifikaatorite ja standardite süsteemi. See kasutab tavaliselt sama aadressiraamatuid, mis sisaldavad töötajate e-posti aadresse.

Dokumendi registreerimine Sellise skeemiga tehakse käsitsi, dokumentide kohta dokumendid salvestatakse tabelites, mida automatiseeritud süsteemid ei töödelda. Iga dokument saadetakse mööda järgmise esitaja poolt valitud marsruuti. Kui ettevõte kasvab, on selline dokumendihaldus ebaefektiivne. Teede jälgimine on raske konkreetne dokument jälgida konkreetse tellimuse täitmist. Dokumendi versioonide täielik kontroll, koordineerimise protsess ja dokumentide otsimine. Sellisel juhul on vaja üleminekut spetsialiseeritud automatiseeritud dokumendihaldussüsteemidele.

8.7.5. Süsteemid automatiseeritud dokumendihaldus

Väikeses ettevõttes on võimalik korraldada tööd e-posti vahetamise ja dokumentide salvestamise kohta failiserveris, kus igaühel on oma rakk. Väikestes ettevõtetes rakendatakse juhtimisahel tavaliselt, milles failisüsteem on dokumentide salvestamiseks piisavalt lihtne. Näiteks "Raamatupidamine" kausta on Financial Department kaust, see "Finantsplaneerimine" kaust, isegi sügavam - "Maksustamise minimeerimine". Selline hierarhia on kasutajatele intuitiivne - igaüks teab selle rakku, teab, kust panna ühe või muud dokumendid. Kuid kõik see lakkab töötama, kui ettevõtte ulatus kasvab. Suures ettevõttes ilmuvad paljud töörühmad. Samal ajal saavad üksikud töötajad töötada mitmetes projektides. Kujutage ette, et üks projekt on FSB automatiseerimine ja teine \u200b\u200bon kaubanduskeskuse automatiseerimine. On selge, et teabe kättesaadavuse kontrollimise nõuded peaksid olema erinevad. Spetsiaalne tarkvara on juba vaja, pakkudes elektrooniliste dokumentide hoidla, mis võimaldab teil klassifitseerida kogu dokumentide kogumi mitu parameetrit: hierarhias, vastavalt salajasuse tasemele jne. See võimaldab teil piisavalt lubada juurdepääsu ja kiiremini leida vajalikke dokumente.

Teine aspekt on dokumentide marsruutimine ettevõttes. Sissejuhatus süsteemi automaatika süsteemi ja elektroonilise dokumendihalduse (edaspidi - SADD) võimaldab teil optimeerida kogu juhtimisprotsessi, mis muutub lihtsamaks ja loogilisemaks, parandab tehtud otsuste kvaliteeti, on tõhusam kontroll juhtimislahenduste kulud, kulud Seotud kontrollseadmete sisuga vähendatakse.

Dokumendid saadetakse automatiseeritud dokumendihaldussüsteemi abil, mis sisaldab kogu organisatsiooni klassifikaatorite andmebaasi ja standardeid. Dokumendi marsruutimine määratakse sõltuvalt dokumendi tüübist, st Seal on tavalised viisid mõned kategooriad dokumendid. See võimaldab teil dokumente otse pärast registreerimist saata otse. ametnikud Organisatsioonid vastavalt nende ametlikud ülesanded ja tehnoloogiliste protseduuride töötlemise dokumentide töötlemise eri liiki.

Enamik SDD arendajad ei tegele oma tekstiredaktorite loomisega ja kasutage toimetajat Microsoft Office.. Funktsionaalne nupp lisatakse dokumendi arendaja töökohal sõna liidesesse, mis võimaldab teil luua loodud dokumendi kontori töösüsteemi, pakkudes selle läbipääsu dokumendihaldussüsteemis. Kui teil on vaja vaadata dokumendi kasutaja masinale, käivitatakse sõna.

Võib öelda, et automatiseeritud kontoritöösüsteem ja on konveier, mis pakub süsteemi optimaalset edendamist süsteemis ja microsofti programmid Office on masinad selle konveieri ümber, millega saate koostada dokumendi (osa) ja asetada see konveierile. Office'i töösüsteem tagatakse ühest masinast teise, kontrollib seda, mida töödeldakse sellel masina ja saadab sihtkohta edasi.

Paljud olemasolevad sadsad võimaldavad teil läbida oma organisatsioonide paberivaba töövoo. Siiski, isegi kui seal on SADD, kasutatakse praktikas ainult mõningaid organisatsioone. elektrooniline vorm Organisatsiooniliste ja ühekordselt kasutatavate dokumentide sisemine koordineerimine elektroonilise digitaalse allkirja abil (EDS).

Peamised nõuded, mille jaoks elektroonilise dokumendihaldussüsteem peab olema konfigureeritud:

• Usaldusväärne ladustamise ja mugava dokumentatsiooni otsing.
• Kirjatarvete toetamine ja täitmine.
• Õigeaegne kontroll dokumentide täitmise ja nende marsruutimise üle.
• Analüütiliste aruannete loomine.
• Infoturbe tagamine.

Kaasaegne SED-il on ka funktsioone klientidega suhtlemiseks, nende kaebuste ja täiendavate kasulike tööriistade töötlemiseks, mis võimaldavad teil lahendada paljusid rakendatud ülesandeid.

Elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide tüübid

Elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide klassifitseerimisel on mitmesuguseid liigitamist, kuid kõige soovitusliku klassifikatsioon on stseenide eraldamine piki pealkirja funktsionaalsust. Iga sed on paigutatud selle arendaja poolt, mis on mõeldud peamiselt konkreetse ülesande täitmiseks. See ei tähenda, et see ei anna enam täiendavaid tehnoloogiaid omane enamikku "mehe". Ainult iga elektroonilise dokumendihaldussüsteemi tööriistade kogumil on tugevad ja nõrgad küljed. Klassifikatsioonis piki tiitli funktsionaalsust, tugevused stseene võetakse arvesse.

Nii näeb välja selline:

• SADS loodud luua ja töötada elektroonilise dokumentatsiooni, samuti digitaalsed analoogid paberdokumentide.
• Raamatupidamissüsteemid, mis automatiseerivad ürituste ja dokumentide registreerimist kogu nende vältel eluring (elektroonilised failid).
• SADA, kelle peamine ülesanne on automatiseerida suurte ettevõtete info hoidlate.
• Elektrooniliste arhiivide kontrollimine dokumentatsiooniga.
• Sadov, kelle funktsionaalsus on spetsialiseerunud arhiivide ja teiste elektrooniliste allikate vajaliku teabe väljavõtmiseks.
• Süsteemid, mis haldavad ettevõtte protsesside, töötlemisdokumentide töötlemise dokumentide ja organisatsiooni töötajate tegevust, mis on seotud äridokumentidega töötamisega.
• Informatsioon Sads, mis kontrollivad seadmeid andmete salvestamiseks.

Samuti on olemas lühike klassifikatsiooni päritoluriigis, mida kasutatakse ainult Venemaal. Selle kohaselt on meie riigi elektroonilise dokumendihaldussüsteem jagatud kodumaiseks, imporditud ja vene keelteks, mis on välja töötatud Lotus / Domino välismaal platvormil. Meie ülevaates näiteid ainult kahe välisriigi seD - EMC dokumentatsiooni ja Lotus Domino.doc näited. Kõikidel teistel EDS-il on Venemaa kodakondsus.

Top 10 elektroonilise dokumendihaldussüsteemi

Me tegime hinnangu elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide kohta, keskendudes viie parameetri võrdlemisele, mis määravad kindlaks CED-i valimisel dokumendihalduse automatiseerimist ettevõttes. Skaala - tenballinal.

MÄRKUS. Tabelisüsteemi lõplik hindamine ei nõua saja protsenti objektiivsust ja kajastab autori arvamust selle teema sügava analüüsi põhjal. See elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide läbivaatamine toimub ainult kvaliteetsete tarkvaratoodete seas, mis suudavad ohutult kasutada erinevad tüübid Äri.

ÄRI

See elektroonilise dokumendihalduse süsteem on tunnustatud liider oma segmendis kogu Nõukogude kosmoses. See edukalt rakendab dokumendimenetlust ja kontoritööd suurimate osaluste ja ettevõtete ja väikeettevõtetena. Seoses selle süsteemiga on asjakohane kohaldada tavology: "Case" teab oma äri. Tõepoolest, see tarkvara on ideaalne bürootöö ja dokumendihalduse sügava automatiseerimise jaoks.

plusse

• Võime jälgida kõiki elektroonilise dokumendi liikumise etappe.
• Lihtsus ja mugavus dokumentatsiooniprojektide loomisel.
• Süsteemi üldine asendamine ja funktsionaalsus.

Miinused

• "Streenitud" miinimumte hulka kuuluvad mitme arhailise liidese ja teatud raskusi.

Kui palju on?

Hind litsentsi kasutamise "Case" süsteemi raames ühe töökoha (DBMS - Oracle) sõltub kavandatud koguarv nende kohtade ja varieerub vahemikus 11000 rubla (201-500 p / m) kuni 13 400 rubla (1-5 p / m). Kui organisatsioonis rakendatakse Microsoft SQL Server DBMS-i, maksab üks töökoha litsents vastavalt 7200 kuni 9500 rubla.

Logics

Programmi "Logic SED" nimetati "Boss-Referent" ja oli üks populaarsemaid Venemaa elektrooniliste dokumentide haldamise süsteeme, tõsise konkurendi kurb "juhtumi". Nime muutmine ei mõjutanud selle tarkvara toote kvaliteeti ja see on ikka veel usaldusväärne ja funktsionaalne süsteem kontoritöö tegemiseks mis tahes tüübi ja suuruse ettevõtetes.

plusse

• Võime luua keerulisi mitmetasandilisi marsruute dokumentide heakskiitmiseks.
• Kõrge kasutajakaitse aste.
• Süsteemi peamiste komponentide suhteline lihtsus.
• Paindlikud kohandatavad ja modifitseeritavad dokumentatsioonitöötlusprotsessid.

Miinused

• Ebamugav piiritlemine juurdepääsuõiguste tõsise raamistiku raames.
• Mitte kõige kohusetundlikum töö tehnilise toe.
• Arhailine liides.

Kui palju on?

Selle programmi kasutatava litsentsi maksumus sõltub sellega ühendatud töötajate arvust. Kui nende arv ei ületa 49 inimest, siis hind on iga töökoha hind 5 900; 50-19 ühendatud töötajatele - 5 200 rubla; Ja kui rohkem kui 200 töökohta, hind ühe litsentsi on minimaalne - 4900 rubla.

Eufraat

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on konstrueeritud täieliku vastavuse nõuetele ISO 9000 kvaliteedistandardi- ja Venemaa külaliste nõuetele kontoritöö valdkonnas. Selle "kolleegide töökoja" "Eufrates" eristub paljude oma unikaalsete tarkvara arenduste olemasolu, mida ei saa konkureerivatel stseenidel leida. Puhtalt tehnoloogiliselt see süsteem on üks kõige rohkem "arenenud" kaasaegse vene seemik turul.

plusse

• Selle süsteemi pakett sisaldab sisseehitatud DBMS-d "Nika", mis vabastab organisatsiooni automaatselt täiendava tarkvara ostmise eest.
• Sõbralik liides meeldiva meeldejääva disainiga.
• Sisseehitatud rolli mehhanism juurdepääsuõiguste haldamiseks.

Miinused

• Üsna aeglane kiirus, eriti nõrkade arvutite puhul.
• Perioodilised ebaõnnestumised töö ja mitte-ajaloolise tehnilise toega.

Kui palju on?

Standardne litsents süsteemi installimiseks oma organisatsiooni enda server maksab 5200 kuni 7300 rubla töökoha kohta, rohkem kasutajaid - hinna all. Siiski on olemas ka võimalus paigutada serveri komponent tootja seadmetele. Sellisel juhul kohaldatakse liitumistasu - neli tariifi maksab 10 000 kuni 95 000 rubla kuus.

1c: Arhiiv

See on üks parimaid ja kindlasti kõige universaalsemat programmi dokumendi voolu haldamise programmi. "1C: Arhiiv" pakub usaldusväärset ja kõige tähtsam, erinevate vormingute ärianalüüside tsentraliseeritud säilitamist, millel on juurdepääs IT-volitatud personalile, kes suudavad faile muuta.

plusse

• Kehtestatud algoritm vajalike andmete kiire otsimiseks.
• Võime salvestada dokumentide dokumentide - alates teksti ja graafika, heli- ja videofaile.
• Suuremad võimalused skaleerimiseks, võimaldades seda tarkvara edukalt rakendada ja suurte ettevõtete edukalt rakendada.
• Peamine pluss "1C: arhiiv", eraldades selle programmi konkurentide taustal, on tootehinna optimaalne kombinatsioon ja selle funktsionaalsuse võimalused.
• Väliste rakenduste integreerimise toetamine.

Miinused

• Suurte süsteemide ressursside tarbimine.
• Suurenenud arengu keerukus isegi kogenud kasutajatele.

Kui palju on?

Selle programmi "Assamblee" hind varieerub 12 000 kuni 57 000 rubla ja esimene summa tuleb anda ainult eelmise versiooni uuendamiseks "1C: Arhiiv".

Directump.

Lihtne ja funktsionaalne SED Directump on suurepärane lahendus väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Tänu sellele süsteemile saab elektroonilist dokumendivoolu edukalt kombineerida traditsioonilise paberiga, nii et see on hiljem "valutult", et organisatsiooni täielikult töötada directumis töötada. Täiustatud töövoo tehnoloogia pakub büroo protsesside tõhusat automatiseerimist.

plusse

• Spetsiaalsete tarkvaravahendite olemasolu, mis lihtsustavad dokumentatsiooni otsimist ja identifitseerimist.
• Ulatuslikud võimalused isereguleeriva süsteemi jaoks konkreetsete ülesannete jaoks.
• Täiustatud integratsiooni võimalused teiste programmidega.

Miinused

• Ettevõtte juhtkonna süsteemi orientatsioon on lihtne töötada raskem.
• Mitmed segane ja läbipaistmatu hinnapoliitika.

Kui palju on?

Selle EDD kasutamise litsentse ostetakse eraldi ja partii ettepanekute piires. Odavamad põhilised kliendilitsents maksab 7 800 rubla. Litsentsipakettide maksumus algab 148 200 rubla (20 töötaja jaoks) ja jõuab 2 010 000 rubla (200 töötaja jaoks).

Optima-töövoog.

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on tugev keskel oma segmendis. See on pidev areng ja seni ei saa konkureerida tunnustatud turg maastiaga. Siiski on OPTIMA-töövoogil mitmeid "varrukas trummel" - unikaalsed tehnoloogiad, mis tõstavad esile üldisele taustale.

plusse

• Samade dokumentide ja nende registreerimisandmete seerianumbri funktsiooni rakendamine.
• Antivirus programmi skaneerimine.
• Tavaliste ja krüpteeritud valiku dokumentide indekseerimine.
• Mitmekeelne kasutajaliides.

Miinused

• Tüüpilise funktsionaalsuse puudused, mis kõrvaldavad väljuvad uuendused püsivalt.

Kui palju on?

Sellel platvormil põhinevad tüüpilised lahendused on 55 000 kuni 75 000 rubla.

EMC dokumentatsioon

See platvorm dokumendihaldusmenetluste automatiseerimiseks on välja töötatud IT-tööstuse maailma juht, EMC. Võimas funktsionaalsus on seotud individuaalsete tööriistade paindliku seadistusega, mis muudavad parima välisriigi EMC dokumentatsioon Venemaa turul kättesaadavaks.

plusse

• Projekteerimisdokumentide kõrge mugavuse juhtimine.
• Sisseregistreerimise / väljaregistreerimise mehhanismi kasutuselevõtt võimaldab teil hallata juurdepääsuõiguste jaotust.
• Funktsiooni olemasolu, mis võimaldab teil rakendada koordineerimise protseduuri mitmel tasandil.
• Toetage skaneerimisseadmeid ja dokumendituvastust.

Miinused

• Töötage ainult Internet Exploreri brauseriga.
• Puudumisel avatud juurdepääsu tehnilise ja praktilise dokumentatsiooni süsteemi.
• Sagedased pidurid ja kõrgkoormused kõrge süsteemi koormusega.

Kui palju on?

Selle platvormi kasutamise fikseeritud hinnad ei ole. Selle rakendamise maksumus läbirääkimisi iga kliendiga eraldi.

Landocs.

Arenenud 1997. aastal kodumaise Lanit Company, see platvorm dokumendihalduse automatiseerimise sellel päeval säilitab paljud ettevõtted ja institutsioonid. Landocs võimaldab teil luua mugav kontori töökeskkond ja dokumendihaldus, pakkudes kõigile kasutajakategooriatele vajalikke vahendeid selle haldamiseks.

plusse

• Integreeritud krüptograafiliste kaitsevahendite olemasolu.
• Võimalus kaasata töötajate töövoo protsessi kaugharude töövoo protsessi.
• Paketi dokumentatsiooni paketi skaneerimise olemasolu.

Miinused

• Üsna sageli tulemuslikkuse probleemidest.
• Nõrgad võimalused funktsionaalsuse laiendamiseks.
• Raskusi süsteemi arendamisel nullist.

Kui palju on?

Serveri litsentsi hind varieerub 30 000-lt 216 000 rubla. Kasutajalitsentse saab osta hinnaga 5600 kuni 8 400 rubla.

Companymedia.

Companymedia on terve hulk tarkvaralahendusi, mis on mõeldud äriprotsesside, dokumentide haldamise ja kontori töö automatiseerimiseks. Võistlejatest eristatakse seda seD-d seadete ületamatu paindlikkuse ja sõltumatute moodulite olemasolu, mida saab eraldi paigaldada eraldi.

plusse

• Võimalus eduka toimimise süsteemi ettevõtete keerulise ettevõtte struktuuri ja territoriaalse seadmega.
• Enneolematu süsteemi usaldusväärsus, mis võimaldab tal aktiivselt blokeerida ööpäevaringselt, 365 päeva aastas.
• Automatiseeritud toetus mitme liiki töökohtade tegemiseks.
• Juurdepääsuõiguste tasustamine vastavalt hierarhiline struktuur Organisatsioonid.

Miinused

• Veebi liides piirdub mõnede brauserite, eriti Firefoxi toetusega.
• Süsteemi orientatsioon on valdavalt keskmise ja suurel ettevõttel.

Kui palju on?

Selle tarkvara lõpphind koosneb paljudest komponentidest, kaasa arvatud personaliõpe, täiendavate moodulite paigaldamine ja süsteemi kasutusõiguste üleandmine. Lõpliku summa ülempiir on 99 000 rubla. Odavaim temaatiline moodul maksab 4000 rubla.

Lotus Domino.doc.

See SED on rakenduse tuntud märkmete / domino platvormile kõrgetasemelise andmekaitsesüsteemiga. Samuti Lotus Domino.doc on arenenud elektrooniline arhiivMis võimaldab teil rakendada ettevõtte dokumentatsiooni mahukat säilitamist.

plusse

• Unikaalsete replikatsioonisüsteemide olemasolu, mis on ette nähtud laiaulatuslik lahendus dokumentide haldamise probleemidele jaotatud keskkonnas.
• Võimalus otsida dokumente info hoidla üksikute osade kohta.
• LDAP-i kataloogid suurendatakse ettevõtete taset.

Miinused

• Selle süsteemi puudusi voolab peamiselt oma lääne päritolust välja - teatavad küsimused liidesele ja mõnede funktsioonide rakendamisele.

Kui palju on?

Kasutaja ja serveri litsentside maksumus arvutatakse individuaalselt platvormi veebisaidil.

Lõpuks

Kokkuvõttes teatud liin läbivaatamise raames tahaksin märkida oluline nüanss: elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt teie ettevõttesse ei taga selle kasumlikkuse hetke suurenemist ning võib mõnel juhul ka kahjustada. Kui teie organisatsioon on edukalt tegutsenud ja teenib kasumit, siis mõtle ilma hingeta, siis mõtle enne nende rakendamise üle otsustamist umbes tuhat korda. Ei ole vaja jälitada "progresseeruvat moe" ja seadke süsteemi andmed ilma nende jaoks tõsise vajaduseta. Töötajate äritegevuse ja kõrge töökoormuse laiendamisel võib elektrooniline dokumendihaldussüsteem muutuda omamoodi päästeringiks, mis aitab ettevõttel ujuda paberirullidest mullivannist.

Automatiseeritud dokumendihaldussüsteemid mitte ainult ei taga dokumentatsiooni ohutust, vaid lubage tal seda kontrollida kogu elutsükli jooksul. Paljud organisatsioonid on juba hindanud kõiki kaasaegsete tehnoloogiate eeliseid ja kasutavad edukalt selliseid süsteeme bürooprotsessides.

Sellest artiklist õpid:

• Millised ülesanded võimaldavad teil lahendada dokumendihalduse automatiseerimist ettevõttes?
• Millised on dokumenteeritud automatiseerimise süsteemi peamised eelised?
• Milliseid võimalusi kasutaja on automatiseeritud dokumendihaldussüsteem?
• Milliseid meetodeid saab kasutada elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimiseks?

Eesmärgid ja ülesanded automatiseerimise elektroonilise dokumendihalduse ettevõttes

Kuna kontori töö suund on mis tahes ettevõtte tegevusega kaasnevate ametlike dokumentide arvu kasv. Automatiseerimissüsteem või elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDD) tagab juhtimisprotsesside toetuse, võimaldab teil töötada dokumente automatiseerida. Selle objektid ei ole mitte ainult elektroonilised ja paberdokumendid, vaid ka äriprotsessid, mis kajastuvad nende liikumises.

Elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimine ettevõttes järgib järgmisi eesmärke:

• rutiinsete operatsioonide minimeerimine ja käsitsi valmistatud käsitsi vähendamine;
• moodustumise ühe elektrooniliste dokumentide ja loomise mugava otsingumootori;
• pabermeedia vähendamine ja täielik kõrvaldamine;
• algoritmide arendamine dokumentide edastamiseks vastavalt tehnoloogilised protsessid;
• haldusprotsesside toetamine;
• sisemiste dokumentide kiire vahetamine töötajate ja osakondade vahel;
• juhiste ja tellimuste moodustamise kiirendamine ning nende rakendamise jälgimine;
• tööaja jaotamise planeerimine töötajate kontrolli;
• teenuse dokumentatsiooni edastamise tehnoloogia arendamine väliste süsteemide kaudu;
• rekordilise skeemi esitamine ühe algoritmiga;

Dokumendihalduse automatiseerimissüsteemi eelised

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemil on mitmeid vaieldamatuid eeliseid võrreldes büroo töö traditsioonilise lähenemisviisiga:

• tulemuslikkuse parandamine kiire juurdepääsu tõttu mis tahes dokumentide kategooriale;
• teabe asjakohasuse säilitamine;
• vähendatud mõju " inimtegur”;
• dokumentide loomise ja ladustamisega seotud materjali kulude vähendamine;
• tingimuste loomine divisjonide tõhusa interaktsiooni jaoks;
• võimalus kollektiivse töö ametlikule dokumentatsioonile;
• vähendatud personali vajadused;
• kahjumi või teabe kahjustamise riskide vähendamine;
• aruandluse automatiseerimine;
• süsteemi integreerimine kontoriprogrammidega;

Samal ajal, tutvustades SED-i, saab ettevõte mitte ainult materjali, vaid ka märkimisväärset immateriaalset kasu. Nagu praktika näitab, aitab automatiseerimine kaasa ametlike dokumentide arusaama parandamisele, distsipliini suurenemisele ning personali ettevõtte teadvuse suurenemisele.

Laadige teema alla teema:

• Office'i töö juhised (fragment). Dokumentide korraldamine
• Elektrooniliste dokumentide raamatupidamise ja kõrvaldamise ajakiri
• Rände Journal ja elektrooniliste dokumentide ülekirjutamine
• Juhised ettevõtte e-postiga töötamiseks

Kaasaegsed tehnoloogiad dokumendihalduse automatiseerimiseks

Dokumendihaldussüsteem on sisuliselt tarkvara, mis võimaldab töötajatel töötada elektrooniliste dokumentide kaupa (luua, muuta, otsida) ja suhelda üksteisega (edastada dokumente, saata teateid, väljastada ülesandeid).

Automaatika protsessis kasutatavad kaasaegsed tehnoloogiad võimaldavad CD-klassifikatsiooni teostada.

On tavapärane eraldada järgmised süsteemid:

• Kliendi-server (peamised juhtimismudelid asuvad spetsiaalses serveris, kasutavad kasutajad EDD-ga seotud spetsiaalse liidese, kliendiosa kaudu);
• Toimides andmebaaside põhjal (integreeritud SQL-i, Oracle'i alustega jne, salvestatakse andmebaasis teavet ja selle töötlemiseks kasutatakse eraldi mooduleid);
• Tuginedes veebitehnoloogiatele (pakkuda kaugjuurdepääsu serverisse ilma spetsiaalsete kliendirakendusteta, võimaldab teil kasutada veebibrausereid kasutajaliidesena);
• "Cloud" süsteemid (kasutage hosting pakkuja serverit);

Kaasaegsete tehnoloogiate hulgas, mis tagavad EDD tõhusa toimimise tagamiseks:

• elektrooniliste dokumentide säilitamine;
• lõnga skaneerimine;
• optiline teksti tunnustamine;
• vöötkood;
• elektrooniliselt digitaalsed allkirjad;
• täistekst ja atribuutide otsing;

Vaata ka:

• Riskid dokumentide töötlemise autona
• Majanduslik mõju juriidiliste asjatundlikkuse automaatika ja ekspertide otsingu rakendamisele
• Äriprotsesside intraneti portaal ja automatiseerimine

Dokumendihaldussüsteemi rakendamine

Automatiseeritud dokumendihaldussüsteemi rakendamine Läbib mitmes etapis. Mõned neist, mis tahes ettevõte on võimeline iseseisvalt tegema. Tehnilised küsimused, reeglina jätke integraator - sed tarnija.

Rakendamise etapid:

• Põhiliste protseduuride ja protsesside kindlakstegemine;
• Meetorite nõuete määratlus;
• Valikukriteeriumide moodustamine;
• Integraatori valik;
• Rakendusprojekti juhtimine;
• Dokumentatsioon;

EDS-i rakendamise protsessil on mitmeid funktsioone, mis eristavad seda teiste automatiseeritud süsteemide kasutuselevõtmisest:

• Ettevõtte dokumentatsiooni hoidla loomine, loogilise struktuuri väljatöötamine, ohutuspoliitika määramine;
• Andmetele juurdepääsu protseduuride kirjeldus ja töökorralduse reguleerimine;
• Tulemuste fikseerimine protokollide säilitamisega;

Ettevõtte peamine keerukus on EDC integraatori valik. Turu tutvustab mitmesuguseid sellise tarkvara tarnijaid, mis muudab selleks keeruliseks. Programmi valimisel on vaja pöörata tähelepanu oma peamistele omadustele: kui palju see vastab ettevõtte funktsionaalsetele ülesannetele, mida on lihtne kasutada, avada ja adaptiivselt kasutada.

Dokumentide haldamise tõhususe kriteeriumid

Automaatika elektroonilise dokumendihalduse peaks läbima järk-järgult. Enne süsteemi kasutuselevõttu on vaja selle kasutamise eesmärki täpselt kindlaks määrata. Enamgi veel, kohustuslik seisund Tõhus toimimine on rakendamise tulemuste pidev jälgimine. Tõhususe näitajad nii sobiva EDD valimise etapis ja kui seda analüüsitakse töötamise ajal, võib olla:

• "Küpsus" sed (vigade arv oma töös ebapiisava tarkvara väljatöötamise või värskenduste puudumise tõttu);
• Vastavus tööstuse standardid;
• Ettevõtte põhinõudete ja kriitiliste edutegurite järgimine;
• Tehniline tugi tase rakendamise ajal ja käitamisel;
• Skaalautuvus (võimalus suurendada töö ulatust ja suurendada kasutajate arvu);
• Kasutusdokumentatsiooni kättesaadavus, võime muuta süsteemi seadeid;
• Turvalisuse tase ja andmed konfidentsiaalsed;
• Veataluvus;
• Omandi maksumus (litsentside ostmine, haldamine, tehniline tugi, uuendused, riistvara jne)

Näited, Dokumendi juhtimissüsteemid

Dokumendi haldamise juhtimise automaatika nõuab olulisi ajutisi ja materiaalseid kulusid. Nende maht sõltub automatiseeritud töövoo ja nende praeguse riigi arvust. Olulised kriteeriumid on ettevõtte ressursside ja organisatsioonilised võimalused.

EDD rakendamise tüüpilist protsessi saab esindada allpool oleva algoritmina:

Kaasaegses äris ei ole töövoo automaatika mitte ainult optimeerimise vahend, vaid ka kiireloomuline vajadus. Karm konkurents kohustab ettevõtjaid kapten ja tutvustama uusi tehnoloogiaid. See võimaldab konkurentidel olla planeerimise ja strateegiliste otsuste tegemise ees. Informatsioonivoog võib mõnikord olla väärtuslikum materjal. See on põhjus, miks see ei ole väärt salvestamist automatiseerimine: see annab tõeline mõõdetavad kasu ja majandusliku mõju.

Pavel Baskakov, Roslogistics'i IT-osakonna juhataja Moskva

• Kuidas automatiseerida dokumendi voolu ettevõttes
• Kõige sobivam aeg elektroonilise dokumendihaldussüsteemi tutvustamiseks
• 3 ülesanded, mis otsustavad

Mõni aasta tagasi dokumendi haldamise automatiseerimine ettevõttes Seda ei kasutatud kõikjal: peamiselt suurtes organisatsioonides. Viimase kahe aasta jooksul on väikeste ja keskmise suurusega ettevõtted huvitatud ka sellisest tarkvarast. Süsteemid on muutunud funktsionaalseks ja lihtsamaks kasutamiseks. Andmete sisestamise voogesituse viise. Komplekt, mis koosneb kaasaegsest tööstuslikust skannerist ja tarkvara kogum võimaldab teil mõne minuti jooksul tunnustada paberdokumenti, teisendada selle elektrooniliseks, märksõnade ja klassifitseerimiseks.

Sobiv aeg elektroonilise dokumendihaldussüsteemi tutvustamiseks

Te peate mõtlema dokumendihalduse automatiseerimisele ettevõttes, kui töötajad on pikka aega peetavad (tingitud tehingutest, mida tehingud on katki) või on kaotatud ettevõttes (see kehtib nii failide kui ka paberkoopiate kohta). Reeglina peaks ettevõte rakendama dokumendihaldussüsteemi süsteemi, kui töötajate arv jõuab 100 inimesele ja õigusosakonnas töötavad vähemalt kaks spetsialisti (vt ka: Millised ülesanded võimaldavad teil lahendadadokumendi haldamise automatiseerimine ettevõttes).

>

1. Dokumentide arvu suurenemise töötlemine. Paar aastat tagasi oli tavapraktika püsivate või pikaajaliste lepingute sõlmimine. Sellised lepingud olid siiski konjugeeritud mitmesuguste äririskidega. Täna sõlmivad lepingud sagedamini lühikese aja jooksul. Sellest tulenevalt suurenevad mitu korda allkirjastamise nõutavate uute dokumentide arv.
2. Vastaspoolte täiustatud kontroll. Ettevõtted püüavad vähendada rahaliste kahjude riski, mis tuleneb hoolimatute vastaspoolte süü tõttu. Täna teeb iga partner täna tahke toimiku, mis sisaldab maksimaalset teavet - hartast allakirjutamise proovidele.
3. Tehingute lõpetamisel ostjate ja klientide andmete kogumine ostjate ja klientide kohta. Varem nõudsid tarnija tagatised ettemaksu või ettemakse. Nüüd tulevad juriidilised isikud asendajasse. Tänane turg on klienditurg. Kliendid nõustuvad üha enam maksma ainult kättetoimetamise faktil. Ja kõigi tehingute kõigi sammude õiguslik registreerimine muutub omamoodi maksetagatis.

Kuidas valmistuda ettevõtte haldamise automatiseerimiseks ettevõttes

Esiteks peate tegema dokumendihalduse tööprotsessi diagrammi. Reeglina teostab seda tööd ettevõtte õigusosakonna poolt. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamise ettevalmistamisel on vaja kaaluda kõiki dokumendi käive etappe: loomine, koordineerimine, heakskiitmine, täitmine, kõrvaldamine. Oluline on kindlaks määrata teabe kättesaadavuse õigused, hoiatussüsteem dokumendi koordineerimisel ja käive käigus.

Esimene samm dokumendi automaatika süsteemi käivitamise suunas - dokumentidega töötamise korra ettevalmistamine. Menetlusega peate teavitama kõiki protsessi osalejaid, kohustades neid täpselt järgima kehtestatud korraldus. Ettevõtte esimesest isikust projekti esialgsetes etappides sõltub palju. Ülesanne peadirektori on nõuda personali range järgimine menetluse. Dokumendid ei aita kaasa aidanud elektroonilise dokumendihaldussüsteemi ja ei ole kokku lepitud, ei tohiks tellida.

Mõned töötajad rakendamise käigus võib proovida jõudu, leiutada sama tüüpi vabandusi, miks on võimatu töötada koos süsteemiga: dokumendid teha pikka aega, programmi ei kohaldata ainulaadsete äriskeemide ettevõtte . Sellised probleemid tekivad seetõttu, et varem koostas ettevõte halvad lepingute projektid. Selles etapis Tegevjuhile Oluline on mõista: elektroonilised süsteemid on välja töötatud rohkem kui ühe aasta jooksul ja mitte ühe rakendamise eest. Seetõttu on oluline vaatamata probleemidele, mis tekivad, teha uue tellimuse kohustuslikuks kõigile, kuid veidi hiljem teha oma kohalik optimeerimine.

Taas rõhutan: rakendamise kontrollimiseks peab peadirektor isiklikult isiklikult isiklikult. Kui tulemuste tulemused delegeerivad turvateenistuse või (veelgi hullem) õigusosakond, on oht, et projekt lõpeb ebaõnnestumisega. Kuid, Õigusosakond Teil on võimalik usaldada rakendamise rakendamise juhtimise, selle ajastamise ja kulude kontrolli. Stimuleerida töötajate õigeaegse lõpuleviimise projekti, arendada boonussüsteemi. Tasu tuleks maksta ainult siis, kui süsteem on avaldatud planeeritud võimu õigeaegselt ja ilma eelarve tõlgendamiseta.

Projekti rakendamise tingimused. Automatiseeritud dokumendihalduse kasutuselevõtt võtab tavaliselt kuu kuni aastani - sõltuvalt ettevõtte suurusest. See protsess võib minna etappidele. Näiteks esimeses etapis käivitatakse elektrooniline leppimine ainult ettevõtte tarnijate suhtes või ainult valitud filiaalis või üksuses (vt Kui palju aega on hõivatud erinevad etapid Elektroonilise dokumendihalduse rakendamine).

Dokumendihalduse automatiseerimise etapid ettevõttes

1. Käivitamise etapp - ettepanekute ettevalmistamine ja otsuse ettevalmistamine projekti teostatavuse kohta. See võtab 10% kogu rakendamise ajal.
2. Rakendamise ettevalmistamine on süsteemi nõuete koostamine, tarnija valik, lepingu sõlmimine, sisemiste sätete väljatöötamine, meeskonna ettevalmistamine. See võtab aega 20% ajast.
3. Rakendamise etapp on süsteemi, konfiguratsiooni, personali koolituse, katseprojekti rakendamise rakendamise kasutuselevõtt. See võtab 40% ajast.
4. Kavandatud võimsuse väljundtapp on dokumentide tohutu sissekanne, seiremenetlused. See võtab aega 30% ajast.

Meie firmas, protsessi kasutusele elektroonilise dokumendihaldussüsteemi vastu mitmel etapil. Õigusosakond oli projekti algataja ja mootor ". Enne dokumentide kehtestamist, nagu paljudes teistes ettevõtetes, lepiti kokku paberiga. Automaatika kestis umbes viis kuud. Lahendused võeti kasutusele Õigusosakond (lepingute elektrooniline külastamine) ja operatsioonide osakond (operatsioonide tehnoloogiliste kaartide säilitamine, projektide rakendamise käigus välja töötatud dokumentatsiooni koordineerimine). Kavad on automatiseerimine sisekontor (tellimused, tellimused, määrused) ja personali dokumentide haldamine (tellimused, rahalise motivatsiooniga seotud dokumendid).

Kuidas valida sobiva dokumendihaldussüsteemi

Vene turg esitab rohkem kui 20 tootjate lahendusi, millest neli või viis mängijat on väga tehnoloogilised. Enamik tarkvaratooteid on kodumaised. Venemaa elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide arendajad pakuvad konkurentsivõimelisemaid lahendusi kui rahvusvahelised ettevõtted. Süsteemi valimisel hindame selle järgmisi parameetreid:

• aasta kumulatiivne maksumus (tüüpiline lahendus + rakendamise ja koolitusteenused + teenusetoetus);
• toote asjakohasuse tagamine (süsteemi uuendamine aasta jooksul või kaks standardse tehnilise toe raames lisatasuta);
• võime kergesti ja kiiresti ühendada täiendavaid mooduleid (ilma täiendavate rakendusasutuste maksmata);
• potentsiaali dokumentide haldamise süsteemi integreerimiseks teiste programmidega (postiklientide, raamatupidamissüsteemide).

Dokumendihalduse automatiseerimine ettevõttes ja pilvtehnoloogiates

Pilvatehnoloogiad võimaldavad teil installida dokumendihaldussüsteemi ettevõtte arvutitele - andmeid salvestatakse kaugserveritele. Selliste tehnoloogiate kasutamine vähendab märkimisväärselt litsentsikulusid ja infrastruktuuri. Siiski on ka tõsiseid puudusi - nad on seotud peamiselt andmete turvalisusega. Eriti elame kaks puudust.

1. Paljudes lepingutes on konfidentsiaalsuse sätteid, vastavalt teabe avalikustamisele ette nähtud trahvi. Kui teie firma salvestab dokumendid oma servereid, kontrollite täielikult avalikustamise ohtu (näiteks asjakohaste tingimuste tagamine töölepingud). Pilvetehnoloogiate kasutamise lepingu sõlmimisel ei võta otsusteosutaja reeglina vastu konfidentsiaalsusega seotud riske. Niisiis, kui teabe avalikustamine lepingust tagab rahalised kahjud, mitte teenuseosutaja.

• Cloud Technologies: Kõige raskemad äriküsimused

2. Lepingutes sisaldavad reeglina isikuandmeid. Föderaalne seadus "Isikuandmete kohta" 27. juuli 2006. №152-FZ loob eritellimus Töötada sellise teabega. Seetõttu silmas pidades elektroonilise dokumendihalduse pilvesüsteemi ühendamine, et isiklik informatsioon See ei pruugi kontrollimatu lahkuda kolmandatelt isikutelt, sealhulgas välismaalt. Niisiis, kui sõlmitakse pilvesüsteemi kasutamise kokkuleppe sõlmimisel, on vaja arutada isikuandmete turvalisust teenuseosutajaga, samuti nende riskide vastuvõtmist selle teabe lekke korral.

Kas tasub töötada tablettide dokumentidega

Sisse eelmisel aastal Tahvelarvutite elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide töötamiseks muutus see moodsaks. Peaaegu iga süsteemi tarnija on tableti jaoks välja töötanud selle toote versiooni. Usun siiski, et see on mõttekas töötada sellega ainult peadirektorile, samuti mõnel juhul - teede töötajad. On mugav kasutada tableti arvutit peamiselt dokumentide allkirjastamiseks ja tellimuste jaotamise allkirjastamiseks. Advokaadi või projektijuht, kes vajavad lepingu märkimisväärseid muudatusi, jätke kommentaarid või töö salvestamise parandused, tablett ei tööta. Sellised toimingud on statsionaarse arvutiga kiiremad ja mugavamad. Minu arvamus: võime tegutseda elektroonilise dokumendihaldussüsteemis tabletist - valik on kindlasti mugav ja ilus, kuid sulanud.

Ütleb peadirektor

Dmitri Pinchukov, Dekaettevõtte tegevdirektor, Peterburi

Nüüd, "1C" kaheksanda versiooni ülemineku raames käivitati juhtkonna aruandluse ja eelarve koondamise projekt ja konsolideeriti juhtimise aruandluse ja eelarve koondamise projekti. On mitmeid eesmärke: parandada teabe õigsust, vähendada tööjõu ja aega juhtimise aruandluse ettevalmistamiseks, lihtsustada heakskiidetud näitajate kontrolli, laiendada andmete kasutamist online-režiimis. Kuni me peame tegelema trükitud massiga, allkirjastatud käe ja paberite allkirjastatud kaustade poolt. Automaatika võimaldab tugevdada heakskiidetud juhtimisvorme - aruanne kasumi ja kahjumi, bilansi, rahavoogude kohta, mis "1c", versioon 7,7 lubab ainult raamatupidamisprogrammist laadida andmeid ja töödelda neid Excelis. Automaatika annab meile võimaluse koheselt eraldada rahaliste vastutuse ja eelarvekeskuste kulud, analüüsib osakute eelarve täitmist, et teha operatiivseid lahendusi ja hindavad oma töö tõhusust veebirežiimis, analüüsida individuaalseid, eriti olulisi kuluartikli . Samuti suudame kontrollida planeeritud näitajate saavutamist otse töö ajal. Planeeritud indikaatorid ja eelarved jaotuste registreeritakse 1c sisse heakskiidetud vormid Põhiliste planeerimisparameetrite paigaldamisel.

Elena Ivanova, Elektrooniliste Office'i süsteemide turundusdirektor, Moskva

Enne elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõttu, olenemata sellest, kui hästi töö paberdokumentidega on vaja, esiteks mõned Ettevõtte äriprotsesside eelprojekti uuring ja teiseks nende väga üksikasjalik reguleerimine. Te peate mõistma, kellelt ja kellele dokument saadetakse - alles pärast seda, kui see muutub selgeks, kas süsteem sobib ettevõtte äriprotsessidega.

Kui ettevõte ei ole veel automatiseeritud, peaks üleminek elektroonilisele dokumendi voolule olema järkjärguline. Alguses on parem elektrooniliste dokumentide dubleerimiseks paberit. Seejärel peaks süsteem sisaldama funktsioone, mis võimaldavad teil jälgida paberkoopiate liikumist, et muuta tööviisi, mis ei ole liiga terav. Süsteemi rakendamisel peab kliendifirma juht määrama projektijuht - protsessi eest vastutav spetsialist ja selle tulemused. Peaasi on mõista, et mitte ainult tarnija peaks töötama süsteemi kasutuselevõtuga, vaid ka kliendile. Seejärel kroonitakse projekti eduga.

Esiteks on olemas süsteemi eelkonfiguratsioon - kataloogid sisestatakse, juurdepääsuõigused on asutatud (igas ettevõttes on dokumendid, mis on ette nähtud ainult teatud töötajate või rajoonide puhul). Seadistus järgib eksperimentaalset tegevust: mitmed ettevõtte spetsialistid tegutsevad süsteemis ja aruandes avastatud ruumid ja ebamugavusi. Kõik see on parandatud. Ja alles siis algab ärakasutamine täielikult.

Kuidas valida dokumendi automaatika süsteemi

Nadezhda Mercuryeva, Toote toote juht Product "1C: ettevõtte" 1C "dokumendijuhi" Moskva

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem valitakse kahes etapis.

1. Valige integraator. Hinnake sarnaste projektide integreerimise kogemusi ja positiivse kliendifirma tagasiside kättesaadavust. Määrake, kas see on kavandatava süsteemi tootja ametlik partner, kas selle spetsialistidel on sertifikaadid, mis kinnitavad kvalifikatsioonide taset, mis on vajalikud asjakohaste toodetega töötamiseks.
2. Tegelikult valides süsteemi. Esiteks pöörake tähelepanu toote peamisele omadustele. See ei ole mitte ainult oma funktsionaalsuse vastavus teie ettevõtte ülesannetele, vaid ka kasutusmugavuse, avatuse ja kohanemise lihtsusega (kui lihtne süsteemi saab kohandada ettevõtte erivajadustega). Oletame, kas me räägime "1C: dokumendihaldussüsteemi" süsteemist, on see kergesti integreeritud ettevõttes juba installitud ettevõttega 1C-st: Enterprise 8 platvormil ja teie spetsialistid saavad selle ülesande lahendada ilma kolmanda osapoole abita.

"1C: dokumendi draiv" 1c: Enterprise 8.2 Platvorm saab töötada veebi kliendi kaudu, st tavaliste brauserite kaudu, näiteks Windows Internet Exploreri kaudu, Mozilla Firefox., Safari, Google Chrome. See võimaldab installida toote erinevate operatsioonisüsteemide seadmetega (Microsoft Windows, Linux, MacOS) ja mitte ainult statsionaarses, vaid ka mobiilil.

Veebiserveriga ühendamine "1C: Enterprise" andmebaas viiakse läbi HTTPS kaitstud protokolli. Sellise otsuse tõttu takistab volitamata juurdepääsu.

Kui me räägime tõhususest, annab ettevõtte juhtimise automatiseerimine ettevõttes märkimisväärselt kokkuhoid. Paberi dokumentide arv väheneb märkimisväärselt, tingimusel, millised kulud on minimeeritud tarbekaubad. Töötajad kulutavad õige teabe leidmiseks vähem tööaja, tüüpiliste dokumentide loomise kohta nullist ja erinevate aruannete koostamisel. Dokumentide ettevalmistamine ja koordineerimine on aja jooksul kiiremini, mis muu hulgas suurendab partnerite usaldust ettevõtte usaldust.

Siin on näide. Alliance-Energy, mis on tingitud andmevahetuse online-režiimis, kiirendas suurte dokumentide voolu töötlemine ja koordineerimisaeg vähendas sisemised dokumendid. Integratsioon "1C: Dokumendi rull" ja "1C: raamatupidamise 8" lubatud vähendada lepingute ja sissetulevate vastastikuse asulate aega minimaalsed tähtajad Maksma. Nüüd saavad süsteem süsteemis samaaegselt töötada ja selle kulul õnnestub töötajatel kiiresti kollektiivseid ülesandeid kiiresti täita ja lahendada vastuolulisi küsimusi.

Federal Riigiettevõte "istutab neid. Ya.m. Sverdlova "Tänu" 1c: dokumendi rulli "sissejuhatus vähendas aega jaotuste vaheliste lepingute kooskõlastamiseks ja vähendas lepingute kadumise ohtu ja hallata ka tõhusamalt dokumentide koostamise aega, mis järgneb igaüks Selle protsessi etapp on lõpetatud.

Roslogistics
Tegevusvaldkond: professionaalsed integreeritud logistikateenused Venemaal
Organisatsiooni vorm: LLC
Territoorium: peakontor - Moskvas; Filiaalid - St. Petersburis, Jekaterinburg, Irkutsk, Novosibirsk, Rostov-On-Don
Personali number: 500

"CEO" on teie ja teie jaoks tehtud. Täname teid koos meiega

Saada oma hea töö teadmistebaasis on lihtne. Kasutage allolevat vormi

Õpilased, kraadiõppurid, noored teadlased, kes kasutavad oma õpingute teadmistebaasi ja töötavad, on teile väga tänulikud.

Sarnased dokumendid

Kaasaegsed elektroonilised juhtimissüsteemid ja töötavad dokumendid. Traditsiooniliste ja elektrooniliste tehnoloogiate probleemid Dou. Tõhusa SAT valimine (elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide klassifikatsioon). Elektroonilise dokumendihalduse kaitse.

lõputöö, lisatud 12.12.2007


Kasutades infotehnoloogiad Tervishoius. Elektroonilise dokumendihalduse automaatika. Ülevaade meditsiiniteenuste turust. Tervis USAs. Tarkvara rakendamine Meditsiiniasutuste elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimine.

praktikaaruanne, lisatud 04/27/2016


Äriprotsessi mõiste. Dokumendi registreerimise automatiseerimise vormid. Office'i töö ja dokumendihalduse elektrooniliste juhtimissüsteemide funktsioonid, nende valiku ja praktilise rakendamise põhjendus. Tarkvara toodete turu struktuur EUD piirkonnas.

kursuste, lisatud 07/17/2013


Eesmärgid elektroonilise dokumendihaldussüsteemi. Olemasolevate infosüsteemide analüüs. Inseneri tarkvara meetodid ja vahendid. Kontseptuaalne andmemudel BPWinis. Dokumendihaldussüsteemi "Doc_Univer" infograafilise mudeli loomine.

kursuste, lisatud 03/25/2014


Tarkvaratoodete klassifitseerimine ja võrdlemine elektroonilise dokumentatsiooni juhtimise valdkonnas. Teabe teadusuuringute ja protsesside analüüs automatiseeritud ettevõttes. Ettevõtte elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt.

lõputöö, lisatud 29.06.2012


Infotehnoloogiate rakendamine projektijuhtimises (innovatsioon), nende tõhususe määramine. Teabekaitse metoodilised põhimõtted. Arukate infosüsteemide tüübid ja omadused. Elektroonilise dokumendihalduse korraldamine.

loengute käigus lisatud 04/29/2012


Juhtimismeetmete haldamise korraldamise põhimõtted. Elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide komponentide loomine. Directump: lühike kirjeldus Süsteemid, lahendatud ülesanded, arhitektuur. Secure töötehnikaid. Ohtlike ja kahjulike tegurite tüübid.

väitekiri, lisatud 03/17/2013