Teaduslik teatmeaparaat arhiivifondi asjaajamiseks. Kursuste teaduslik tugiaparaat arhiividokumentide jaoks

Dokumentaalsete materjalide teaduslik ja tehniline töötlemine on nende viimine olekusse, mis tagaks optimaalsed tingimused ladustamiseks ja nende igakülgse kasutamise korraldamiseks. Töödeldakse ainult jooksvaid laekumisi. See hõlmab dokumentaalsete materjalide rahastamist, kohtuasjade koosseisu kujundamist või selgitamist, nende süstematiseerimist ja kirjeldamist fondi sees. Enamasti liidetakse riiklikule ladustamisele laekunud materjalid juba fondideks, millel on kohati ebatäpsusi ja mis teadusliku ja tehnilise töötlemise käigus kõrvaldatakse. Igal riigiarhiivil on struktuurne alljaotis, kuhu on koondunud teaduslik teatmeteos. See üksus töötab selliste hüvitiste süsteemi täiustamise ja nende kasutamise korraldamise nimel. Arhiivimaterjalide kirjeldus. Üks tähtsamaid funktsioone

arhiiv on dokumentaalsete materjalide kirjeldus, mille põhiobjektiks on hoidla. Laoühikute kirjeldamisel on kõige olulisem aspekt õige ettekujutus ümbriste koostisest ja sisust. Juhtumite kirjeldamisel on põhielemendid: 1) pealkiri; 2) kohtuasja viimased kuupäevad; 3) lehtede arv; 4) arhiivišifr. Need andmed on märgitud hoidla kaanel ja inventaris. Täidetud inventuuri kohta tuleb koostada sisukord ja eessõna, samuti indeksid ja lühendatud sõnade loetelu (olemasolul).

Teadusliku võrdlusaparaadi loomine. Liigid arhiivikataloogid ja toetused. Tähtis lahutamatu osa arhiivi teadus- ja teabetegevus on selle loomine teaduslikud võrdlusaparaadid(NSA), mis viitab erinevat tüüpi arhiivikataloogides, dokumentide ja dokumentaalse teabe otsimiseks loodud andmebaasides esitatud dokumentide kirjeldusele. NSA on omavahel seotud arhiivikataloogide ja raamatupidamisdokumentide kompleks, mis põhineb ühtsetel klassifitseerimise, kirjeldamise ja arvestuse meetoditel. See raamatupidamisdokumentide, arhiiviteatmete, õppevahendite ja teatmekirjanduse komplekt tagab arhiividokumentide, nende teaduslik organisatsioon, nende koostise ja sisu avalikustamine, et hõlbustada arhiivimaterjalide kasutamist. NSA süsteem annab võimaluse leida dokumente ja dokumentaalset teavet fondist, arhiivist ja Venemaa arhiivifondist tervikuna. Et dokumentaalset teavet oleks arhiivist lihtne leida, töödeldakse seda, mille tulemusena muudetakse see ülevaatlikumaks üldistatud vormiks. Igas arhiivis on juhendid, mis aitavad arhiivimaterjale otsida. Seda tüüpi juhendid hõlmavad inventuurid, kataloogid, juhendid. Ka arhiivid arenevad õppevahendid(dokumentide loetelu, ajaloolised viited, tööjuhised), mis täiendavad nende teaduslikke ja võrdlusaparaat. Ulatusliku arhiivikataloogide süsteemi olemasolu on vajalik tingimus arhiivide avalikustamise ja juurdepääsetavuse põhimõtte rakendamine.

1. Juhtumite loetelu on süstemaatiline rubriikide ja muu loetelu vajalikku teavet kohtuasjade koosseisu ja sisu kohta arhiivifond. Inventuur on arhiiviteatmik, mis on loodud hoidlate, arvestusüksuste koosseisu ja sisu avalikustamiseks ning nende süstematiseerimise koondamiseks fondisiseselt. Inventuuri kirjeldamise objektiks on laoüksus, arvestusüksus. Inventuuri eripära, mis eristab seda teistest kataloogidest, seisneb selles, et tegemist on mõlemaga arhiivikataloog(arhiivimaterjale sisaldav dokument), raamatupidamisdokumendile. Inventuur tagab dokumentaalsete materjalide ohutuse, fikseerib dokumentide teadusliku korralduse fondides ja fondisiseselt, näidates ära iga säilitusobjekti koha fondis. Inventuuridest materjalide tuvastamine eeldab uurijalt aines orienteerumist, kuna see hõlbustab oluliselt tema tööd inventuuridega ja tuvastab täielikult vajalikud arhiiviandmed.

2. Kataloog – Arhiivide NSA struktuuris on oluline roll fondide ja arhiividevahelisel kataloogil, kuhu on koondatud teave arhiividokumentide sisu kohta teemade (teemad, harud) kaupa. Kataloogid on dokumentide sisu süstemaatiline kirjeldus. Need võimaldavad kiiresti saada üksikasjalikku teavet ühe või mitme arhiivi erinevates fondides säilitatavate dokumentide kättesaadavuse, koostise ja sisu kohta. Iseseisva kataloogimise peamine viis on kataloogis kajastatava materjali spetsiaalne identifitseerimine ja selle jaoks kaartide koostamine. Kataloogid on süstemaatilised, teemateemaatilised ja kronoloogilised jne. Kataloogid on reeglina kartoteegid (mõnikord avaldatakse need ka raamatuna). Temaatiline kataloog kõige mugavam materjalide tuvastamisel suhteliselt kitsal teemal, mis on seotud mitme fondilooja tegevusega (näiteks kui uurijat huvitavad materjalid konkreetse ettevõtte ajaloost, revolutsioonilisest liikumisest teatud provintsis või mõne komisjoni tegevus). Süstemaatiline kataloog on arhiivikataloogi liik, milles teave on rühmitatud teadmisharude või ühiskonna praktilise tegevuse harude kaupa. Aineteemaline kataloog- see on teatud tüüpi arhiivikataloog, milles teave ühe või mitme teema kohta on rühmitatud teemade sees vastavalt teemale. Teave on järjestatud tähestikulises järjekorras ainemõistete kaupa. Seoses süstemaatilise kataloogi intensiivse väljatöötamisega jääb riigiarhiivis aineteemalist kataloogi reeglina koostamata. IN kronoloogiline kataloog klassifikatsiooniskeemi lõigud ja alajaotised võivad olla epohh, sajand või mõni muu ajaperiood.

Selles kataloogis olev teave on paigutatud kronoloogiliselt.

ajaloosündmuste järjestus ja tähendus.

klassifitseerimisskeem nimega kataloog on isikunimede loetelu tähestikulises järjekorras. Lingisüsteem võimaldab hankida dokumentidest leitud sama isiku kohta teavet erinevate perekonnanimede, pseudonüümide, hüüdnimede all.

3. Ülevaade- see on arhiiviteatmik, mis sisaldab süstematiseeritud teavet üksikute dokumendikomplektide koostise ja sisu kohta. Organisatsiooni arhiivis olevad arvustuste liigid on fondi ülevaade Ja temaatiline ülevaade. Laoseisu ülevaate kirjeldusobjektiks on dokument (dokumentide rühm, dokumendi osa), hoiuüksus, ühe laoseisu arvestusüksus. Arhiividokumentide temaatilise ülevaate kirjeldusobjektiks on dokument (dokumentide kogum, dokumendi osa), hoiuüksus, arhiivi ühe fondi (fondiosa, fondide rühma) arvestusüksus. konkreetsel teemal.

4. Giid on süstemaatiline loetelu arhiivifondidest koos nende tunnustega. Juhendid sisaldavad omadusi või lühike teave arhiivifondide kohta süstemaatiliselt, need on mõeldud üldiseks tutvumiseks arhiivifondide koosseisu ja sisuga. Nendega võetakse ühendust, et selgitada teatud rahaliste vahendite olemasolu arhiivis. Teatmikud teavitavad asutusi, organisatsioone, ettevõtteid, teadlasi konkreetses arhiivis säilitatavatest dokumentidest. Kõigi arhiivide juhendi koostamiseks ei saa olla ühtset skeemi, kuna see sõltub vastava arhiivi fondide koosseisust ja sisust. Riigi tegevust ja ühiskonnaelu erinevaid tahke kajastavaid dokumente säilitavatele arhiividele on soovitav koostada tootmis- ja valdkondliku skeemi järgi juhend. Kui arhiivis on isiklikku päritolu fonde, tuleks need juhendi lõpus eraldada iseseisvateks osadeks. Samuti on olemas temaatilised juhendid, mis kajastavad teatud teemat koos kõigi selles sisalduvate kitsamate teemade ja probleemidega. Juhikute koostamine on vaevarikas töö, lisaks ei anna juhendid arhiivi süstemaatilisel täiendamisel uute materjalidega teabe täielikkust, mistõttu on laiemalt levinud lühijuhendid arhiivifondide kohta. viis. Osuti- See on erinevatest kataloogidest leitud märksõnade loend. See on koostatud kataloogis sisalduvate isikute, geograafiliste nimede ja objektide teabe sisus kiiremaks orienteerumiseks. Igal kataloogitüübil on teabe edastamise viis. Näiteks on loendis selged ja kokkuvõtlikud pealkirjad salvestusühiku kohta, millele on lisatud vajalikud juhtumid annotatsioonid üksikisikutele olulised dokumendid. Kataloogides ei ole kirjeldamise objektiks juhtum, vaid konkreetne probleem, mille kohta sisaldub teave eraldi dokumendis või dokumendirühmas. Registrikaardile kantakse dokumentide rühma üldistatud pealkiri. Ülevaadetes esitatakse probleemi või sündmuse olemus jutustavas vormis, seejärel loetletakse dokumentide liigid, näidates ära kronoloogilist raamistikku ja neis sisalduva teabe olemust. Kõikide seda küsimust käsitlevate dokumentide arhiivišifrid on loetletud. Seejärel käsitletakse samamoodi järgmist küsimust. Läbivaatamiseks koostatakse abiviiteseade.

Tuleb märkida, et olulisel osal asutuste, organisatsioonide, ettevõtete arhiividest on teadusliku tugiaparaadi koosseis piiratud. Sellistes arhiivides tuleks hoida kaardikatalooge. Asutuste arhiivis saab moodustada mitmeid kaardikatalooge: ainete kaupa süstematiseeritud haldusdokumentatsiooni kataloog; töötajate ettepanekute, avalduste ja kaebuste kataloog, mis on süstematiseeritud tähestikulises järjekorras perekonnanimede või teemade kaupa; ülddokumentatsiooni kataloog, mis on samuti süstematiseeritud teemade kaupa. Osakondade arhiivides, kus hoitakse mitut fondi, on soovitav koostada kataloog või kartoteek süsteemi loomise ajaloo kohta, mis sisaldab teavet nende loomise, ümbernimetamise, ümberkorraldamise, alluvusmuudatuste, likvideerimise kuupäevade kohta.

Automatiseeritud NSA. Vajaliku teabe otsimine toimub reeglina visuaalselt ja käsitsi. Siiski on ka praegu arhiivi automatiseeritud teaduslikud teatmeteosed - jaoks mõeldud elektrooniliste kataloogide kompleks (dokumendikirjelduste andmebaas). tõhus otsing arhiividokumendid ja teave. Automatiseeritud NSA võib põhineda organisatsiooni praeguses kontoritöös loodud teabeotsingusüsteemil ja eelkõige selle elementidel nagu elektrooniline viitefailid, kohtuasjade nomenklatuurid, klassifikaatorid (korrespondendid, struktuurijaotused, dokumendiliikide nimetused jne). Peamised e-posti valdkonnad registreerimise kontrollkaart ( RKK) on autor (korrespondent), dokumendi liigi nimi, kuupäev, dokumendi register, pealkiri ( kokkuvõte), resolutsioon, tähtaeg, täitmismärk, arhiivikood. Teavet dokumendi kohta saab otsida nii ühe RKK välja kui ka väljade kombinatsiooni järgi. Teadus- ja teatmeaparaadi süsteemile lisanduvad trükitud teatmeväljaanded, mis sisaldavad materjale asutaja ja fondi ajaloo kohta või kajastavad dokumentide koostist ja sisu, samuti metoodilised juhendid erinevat tüüpi fondivalitsejate jaoks. arhiivitööd ja kontoritöö. Hüpertekstitehnoloogia kasutamine koos arvutiteabevõrkude laialdase kasutamisega võimaldas traditsioonilisel arhiivikataloogil eksisteerida täiesti uues kehastuses - hüperteksti kataloog, Internetti postitatud. Selle eelised hõlmavad esiteks kõigi piiramatut juurdepääsu selles sisalduvale teabele sidusrühmad igal ajal ja kõikjal maailmas; teiseks väljaande suhteline odavus, automatiseeritud indeksite loomise võimalus.

Kursusetöö

Arhiivifondi dokumentide teadusliku teatmeaparaadi kontseptsioon ja struktuur Venemaa Föderatsioon

Sissejuhatus

See uurimistöö on pühendatud teadusliku võrdlusaparaadi uurimisele tänapäevases riigiarhiivid.

Selle töö asjakohasus seisneb teadusliku tugiaparaadi olulisuses arhiiviasutuste jaoks ja selle koostamise õigsuses, sest ilma viite- ja otsingutööriistadeta (ATS) muutub arhiiv dokumentaalse teabe tellitud hoidlast " teabekogu”, millest on peaaegu võimatu leida vajalikke andmeid.

Uuringu objektiks on arhiveerimine

Uurimisobjekt - teaduslik referentsaparaat

Selle töö eesmärk: uurida Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide teadus- ja võrdlusaparatuuri süsteemi

Selle eesmärgi saavutamiseks on vaja lahendada järgmised ülesanded:

.Määratlege mõiste "teaduslik tugiaparaat"

.Uurida teadusliku referentsaparaadi ehitamise põhimõtteid

.Uurida teadusliku tugiaparaadi struktuuri

.Analüüsida Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente säilitavates arhiivides olevat teaduslikku tugiaparaati

1. Teaduslik tugiaparaat: kontseptsioon, ehituspõhimõtted, struktuur

1.1 Teadusliku tugiaparaadi loomise kontseptsioon ja põhimõtted

Arhiividokumentide viite- ja otsingutööriistade süsteem (teaduslike võrdlusaparaadi süsteem).on omavahel seotud ja üksteist täiendavate arhiiviteatmete kompleks, mis käsitleb arhiividokumentide koostist ja sisu. metoodiline alus arhiividokumentide ja arhiiviteabe otsimiseks tõhus kasutamine

Arhiivikataloogid on traditsioonilised, s.t. paberil, ja automatiseeritud, st. rakendatakse arvutite abil. Arhiivikataloogide peamine eesmärk on vajaliku dokumentaalse teabe kiire otsimine.

Arhiividokumentide teadusliku tugiaparaadi loomine - tegevused kodanikele dokumentaalse teabe edastamiseks, juriidilised isikud ja teised teabetarbijad.

Teabega töötamisel on vaja eristada esmaseid allikaid ja teisest dokumentaalset teavet.

Esmane dokumentaalne teave - arhiividokumendid, mis sisaldavad teavet objektiivsete nähtuste ja inimese vaimse tegevuse kohta.

Sekundaarne dokumentaalne teave on "teave teabe kohta", st teave, mis sisaldab esmase allika kohta kirjeldavat teavet.

Arhiivikataloogid ja esmane dokumentaalne teave ehk dokumendid moodustavad kokku arhiiviteabe keskkonna.

Arhiivikataloogid jagunevad kohustuslikeks ja valikulisteks. Kohustuslikud arhiivikataloogid on olemas igas riigi- ja vallaarhiivis. Nende hulka kuuluvad juhtumite ajalugu, kataloogid ja juhendid. Täiendavad arhiivid luuakse vastavalt vajadusele, mis on määratud konkreetse arhiiviasutuse eripäraga või kujuneb ajalooliselt. Nende hulka kuuluvad dokumentide ülevaated, registrid, teemaloendid ja andmebaasid.

Iga föderaalarhiivi teadusliku tugiaparaadi süsteemi tutvustati üksikasjalikult väljaandes "Venemaa föderaalarhiiv ja nende teaduslikud tugiaparaadid". Selle teatmeteose ainulaadsus seisneb selles, et esimest korda kodumaise arhiivinduse ajaloos koondatakse andmed iga föderaalarhiivi viiteaparaadi põhielementide kohta.

.2 Teaduslike tugiseadmete süsteemi loomise põhimõtted

Teadusliku tugiaparaadi süsteemi loomise põhiprintsiibid:

.Esmast dokumentaalset teavet kirjeldavate arhiivikataloogide vastastikune seos ja täiendavus

.Vältige teabe dubleerimist erinevates arhiivikataloogides

.Organisatsioonide teadusliku tugiaparaadi (RSA) süsteemi järjepidevus arhiiviasutuste SSA-ga

Organisatsioonide ja arhiiviasutuste teadusliku referentsaparaadi järjepidevus saavutatakse ehitusnõuete ja põhimõtete ühtsusega. See tingimus eeldab organisatsioonide kontoritöös kohustuslikku juhtumite loetelude koostamist ja nende jaoks teaduslikku võrdlusaparatuuri. Arhiiviasutuste ekspert- ja kontrollikomisjoni poolt kinnitatud inventuuride blankette säilitatakse arhiivis kontrolleksemplaridena kuni dokumentide üleandmiseni organisatsiooni poolt alaliseks säilitamiseks. Pärast dokumentide alaliseks säilitamiseks vastuvõtmist muutuvad varud arhiivi teadusliku ja teatmeaparaadi osaks.

Organisatsiooni arhiivi teadusliku ja teatmeaparaadi erinevad vahendid võetakse arhiivi iseseisvate üksustena või integreeritakse kataloogide vastavatesse osadesse.

Kahe esimese põhimõtte järgimine on vajalik otsimise tõhustamiseks ja arhiivitöötajate tööjõukulude vähendamiseks teabe dubleerimisel.

Kui dokumentide ja nende kataloogide kirjelduste koostamisel järgitakse seotuse ja komplementaarsuse põhimõtet, siis uurija, olles tutvunud juhtumite loeteluga ja sellest välja kirjutanud. nõutavad numbrid salvestusühikuid, saate täpsema otsingu saamiseks vaadata kataloogi vastavaid jaotisi. Kataloogist leiab uurija hoiuüksuste nimetused, juhtumipealkirjad ja täpsema info.

Kolmas põhimõte pole otsingu korraldamisel vähem oluline. See tähendab, et igat tüüpi arhiivikataloogide loomisel organisatsioonides, riigi- ja vallaarhiivides esitatakse ühtsed nõuded ja ühtsed meetodid. Seega kontrollib juhtumite loetelude registreerimise õigsust organisatsioonis organisatsiooni arhiiv. Alalise säilitamise juhtumite dokumentide inventuuride koondinventuurid (aastajaod) kooskõlastatakse ja kinnitatakse riigi- ja vallaarhiivi poolt. Samuti on oluline kontrollida muid teadusliku võrdlusaparaadi vahendeid. Organisatsiooni iga arhiivikataloog peab olema koostatud vastavalt riigi-, vallaarhiivide ja organisatsioonide arhiivide tööreeglitele.

2 Teadusliku võrdlusaparaadi struktuur

2.1 Juhtumi kokkuvõtted

Juhtumite kirjeldus, dokumendid- arhiivikataloog, mis on loodud laoüksuste/arvestusüksuste koosseisu ja sisu avalikustamiseks, fikseerimine laosisesest süstematiseerimisest ja arvestusest; koosneb laoüksuste/arvestusüksuste kirjeldavatest artiklitest, lõppkirjest, sertifitseerimislehest ja inventari viiteseadmest

Kirjeldus täidab kolme peamist funktsiooni:

· Informatiivne (avaldab dokumentide koostise ja sisu)

· Raamatupidamine (registridokumendid)

· Klassifikatsioon (salastab dokumente)

Teabefunktsiooni realiseeritakse järgmiselt: juhtumite loendi koostamisel ja sellesse dokumentide pealkirjade sisestamisel, mis annavad teavet dokumendi liigi ja sisu kohta. Korralikult teostatud juhtumite inventuur võimaldab teil saada teavet fondi dokumentide koosseisu kohta.

Raamatupidamisfunktsiooni rakendatakse dokumentide nummerdamisel ja inventuuris olevate dokumentide arvu täpsustamisel. See tagab dokumentide turvalisuse, võimaldab jälgida fondi mahu muutusi ja hõlbustab soovitud dokumendi kiiret otsimist.

Klassifitseerimisfunktsioon seisneb fondi siseste asjade kõige ratsionaalsemas korraldamises. Klassifitseerimine tähendab antud juhul dokumentide rühmitamist vastavalt fondi looja struktuurile või tema tegevuse põhiküsimustele.

Inventuure on kolme tüüpi: sisemine inventuur, struktuuriüksuse inventuur (tarne), fondi asjaajamise koondinventuur.

Sisemine inventuur on mõeldud alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite fikseerimiseks, mille arvestus on tingitud selle dokumentatsiooni (eriti väärtuslikud, isiku-, kohtu-, uurimistoimikud jne) eripärast, samuti juhtumeid, mis koosnevad seda tüüpi dokumentidest, mille pealkirjad ei sisalda teavet nende sisu kohta.

Struktuuriüksuste inventuurid (tarne) ja koondvarud koostatakse sama metoodika järgi. Need on koostatud järgmist tüüpi juhtumite kirjeldamiseks:

· ajutine ladustamine (näiteks 5 aastat ja rohkem, 10 aastat ja rohkem, üle 10 aasta (organisatsiooni äranägemisel);

· personali poolt.

Mõelge püsivate ladustamisjuhtumite loendi koostamise metoodikale.

Inventuur koosneb kahest osast: inventar endast ja selle võrdlusaparatuur. Inventuur koostatakse reeglina organisatsioonis. Kuid inventari ebarahuldava kvaliteedi korral koostatakse see uuesti arhiiviasutuses, kuhu see üle anti.

Inventari koostamine hõlmab järgmist tüüpi töid:

· juhtumite kirjeldus;

· dokumentide ja toimikute korrastamine arhiivifondi raames (fondi toimikute liigitusskeemi väljatöötamine ja fondi toimikute liigitamine);

· dokumentide tegeliku inventuuri koostamine;

· võrdlusaparaadi koostamine ja inventari registreerimine.

· Juhtumite loend koosneb iga salvestusüksuse kohta kirjeldavatest andmetest, mis on kombinatsioon järgmistest elementidest:

· seerianumber;

· arvestuse pidamise indeks

· kohtuasja pealkiri ja mõnel juhul ka dokumendi märkus;

· asjas olevate dokumentide tähtajad;

· lehtede arv failis;

· märkmeid.

Kirjeldava artikli iga element vastab loendilehe veerule:

Veerg 1 - "Tellimuse number" - täidab raamatupidamisfunktsiooni, fikseerib laoühikute järjestuse inventarilehel. Viimase hoiuühiku number näitab inventuuris olevate juhtumite arvu. Juhtumite arvu muutus peaks kajastuma inventuuri lõpus ("Lõppkirjes").

Veerg 2 - "Dokumendi number" - see on sellele fondi loovas organisatsioonis määratud dokumendi number ajal, mil dokument veel kehtis. Saab kasutada täiendava otsinguinfona.

3. veerg – “Juhtumi pealkiri” kajastab inventuuri teabefunktsiooni, paljastades iga juhtumi dokumentide koostise ja sisu.

Selles veerus ei ole lubatud kasutada suvalisi lühendeid, vaid neid, mis on aktsepteeritud ja kirjas vastavates dokumentides. Organisatsiooni, ettevõtte, asutuse esmamainimisel riigiasutus ja nii edasi, pealkiri kirjutatakse täismahus ja lühendatult sulgudes. Edasisel mainimisel on pealkiri lühendatud. Näiteks: JSC "Vene raudteed"(OJSC "Vene Raudtee")".

4. veerg - "Tähtpäevad" - kohtuasja alguse ja lõpu kuupäevad. Kuu kirjutatakse tavaliselt sõnadega. Kuupäev on vormingus päev, kuu, aasta.

5. veerg - "Lehtede arv" - salvestusüksuse maht.

Inventuuri lõpus tehakse lõppkanne, kuhu märgitakse järgmised andmed: hoiuühikute arv, esimese ja viimase salvestusüksuse numbrid, saadaolev nummerdamine, tähtnumbrid, kasutusest kõrvaldatud hoiuühikud ja nende põhjused. kõrvaldamine on täpsustatud.

Juhtumi lõppu on lisatud kinnituskiri. Sellel on näidatud köidetud ja nummerdatud lehtede arv inventaris, tähtede numbrid, samuti teave puuduvate numbrite ja inventari lehtede füüsilise seisundi tunnuste kohta.

Inventuuri võrdlusaparaadi koostamise metoodika

Peale tegeliku inventuuri koostamist koostatakse selle jaoks referentsaparaat, mis täidab kahte funktsiooni: kiirendab inventuuri otsimist ja annab fondi kohta lisainfot.

Inventuuri võrdlusaparaadi koostis sisaldab:

· tiitelleht;

Tiitelleht - sisaldab riigiarhiivi täisnime, fondi täisnime koos kõigi ümbernimetuste loeteluga (sulgudes), kui on, siis märgitakse ka fondi number, inventari number ja inventari nimi.

Näiteks: vaata lisa 2.

Eessõna sisaldab fondi moodustava organisatsiooni ajalugu, fondi ajalugu, annotatsiooni inventari dokumentide koosseisu ja sisu kohta ning inventuuri võrdlusaparaadi koosseisu.

Lühendite loetelu - loendis tähestikulises järjekorras, lühendatud sõnad ja lühendid koos sõnade täisnimetusega. Tekstis kasutatakse lühendeid, et säästa ruumi sageli esinevate sõnade jaoks.

Üldtunnustatud lühendid, mis ei vaja eriselgitust (st jne jne jne), mis tähistavad massi-, aja-, ruumimõõtude nimetusi, mis on seotud arvude või mis tahes nimedega ja ei põhjusta topelttõlgendust (kg, min . , cm, m), samuti kõne- ja kirjakeeles sisalduvate sõnade lühendid, nagu näiteks ametiühingukomitee, ei kuulu lühendite loendisse. Kui inventuuri koostamisel kasutatakse lühendeid nagu “r. - sündis", "mõistus. - suri", "lk. - protokoll", "m. - materjalid ”jm, siis on vaja inventuur uuesti koostada ja mitte lisada neid sõnu lühendite loendisse.

Inventuuri register sisaldab inventuuris leiduvate mõistete loetelu ja nende jaoks vajalikke selgitusi. Indeksid võivad olla nominaalsed, teemalised, geograafilised ja nii edasi. Samuti võib register olla eraldi lisaviite- ja otsingutööriist.

Mõelgem näiteks ühele Venemaa Riikliku Ajalooarhiivi juhtumite inventuurile.

F. 13 op. 3. 1798-1811, 53 eset Sissetulevate ja väljaminevate paberite logid. Fond 13: Kaubandusministri osakond (vt lisa 3)

See loend algab tiitellehe ja tõlketabeliga. Järgnev on juhtumite loend, sealhulgas seerianumber, kirje number, juhtumi pealkiri, tähtajad, lehtede arv ja märkus. Sertifitseerimiskiri (tunnistusleht) vormistatakse eraldi tunnistajalehele ja esitatakse inventuuri lõpus.

Antud inventuur on koostatud korrektselt, kuid alates 1984. aastast, selle koostamise aastast, on tõendi vorm muutunud (antud organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglite 9. komisjoni otsusega kinnitatud organisatsioonide arhiivide toimimise reeglite lisas 9). Föderaalne arhiiv, 06. veebruar 2002).

2.2 Kataloogisüsteem arhiivis

Arhiividokumentide säilitamise süsteem fondi tasemel fikseeritakse inventuuriga, kuid dokumentaalse info otsimiseks sellest ei piisa. Sageli moodustatakse otsingupäringud selliste kriteeriumide järgi nagu objekt, küsimus, teema või mingi sündmus. Seda tüüpi otsingupäringute rahuldamiseks koostatakse arhiivikataloogid, milles teave on rühmitatud teemade (teemad, tööstusharud) kaupa. See arhiivi teadusliku tugiaparaadi tööriist võimaldab teadlastel dokumentaalset teavet mitmekülgselt otsida.

Arhiivikataloog- arhiivikataloog, milles asub teave arhiividokumentide kohta vastavalt valitud liigitusskeemile

Cit. Vastavalt E.M. Puurimine: “Kataloogide süsteem kodumaistes arhiivides hakkas kujunema 60ndate alguses. 20. sajandil Riigiarhiivid on viimase aja jooksul kogunud märkimisväärseid kogemusi loomisel ja hooldamisel mitmesugused kataloogid. Kuid "massiline" kataloogimine, mis viidi läbi 70-80. 20. sajandil kodumaistes arhiivides tõi kaasa asjaolu, et traditsioonilisel kujul sisaldasid kataloogid miljoneid kaarte, kuid nende kasutamise efektiivsus oli madal. Selle põhjuseks on mitmed tegurid: esiteks traditsiooniline kataloogist teabe otsimise vorm; teiseks nende “mitteavalikkus”, s.t. ainult arhiivitöötajad teenisid teadlaste taotlusi. Kõik see viis 90ndateni. 20. sajandil dokumentaalse teabe kataloogimise peatamiseks.

Erinevalt kataloogi kataloogist:

)See hõlmab enamikku arhiivifondidest, kuna kataloogi ülesehitus ei sõltu dokumentide arhiivis säilitamise struktuurist ning kajastab dokumentide liigitust erinevate kriteeriumide järgi, inventuur koostatakse aga ühe arhiivifondi või dokumentide kohta. osa sellest;

)Annab üksikasjalikumat teavet kui loend, kuna see võib sisaldada väljavõtet dokumendist ja sisaldada teavet rohkem kui ühest juhtumist.

)See ei täida raamatupidamisfunktsiooni ega loe juhtumite arvu, selle põhifunktsioon on teabe hankimine.

)Kui iga inventar on üles ehitatud selle fondi materjalide jaoks oma süstematiseerimisskeemi alusel, siis tellitakse kõigi arhiivifondide kataloogikaardid ühtse skeemi järgi, mille põhialused on ühised kõikidele arhiividele.

Organisatsioonide arhiivides kasutatakse kataloogide asemel failikappe.

Kontoritöös on oluline osata kiiresti leida üht või teist dokumentaalset infot. Selleks peetakse kinni dokumentide registreerimis- ja registreerimistoimikuid, kodanike kirjade ja avalduste kaustasid jne. Tuleb meeles pidada, et need toimikukapid ei ole mitte ainult hetkelise tähtsusega: edaspidi koos dokumentidega ka need. tuleb minna organisatsiooni arhiivi.

arhiivikataloogide koostamise, koostamise ja pidamise protsessi nimetatakse arhiividokumentide kataloogimiseks:

Arhiividokumentide kataloogimine- arhiivikataloogide koostamise, koostamise ja pidamise protsess

Kataloogi koostamine hõlmab järgmist tüüpi töid:

· kataloogi tüübi määratlemine;

· kataloogi dokumentaalse teabe liigitusskeemi väljatöötamine;

· kataloogimiseks vajaliku dokumentaalse teabe tuvastamine ja valimine;

· kataloogikaartidel oleva dokumentaalse teabe kirjeldus;

· registrikaartide indekseerimine;

· kaartide korrastamine ja kataloogi pidamine

Kataloogi tüübi määramine. Kataloogi tüüp sõltub dokumentide sisust ja teiste kataloogide olemasolust arhiivis.

Konkreetse riigi- või vallaarhiivi kataloogide koosseisu määramisel võetakse arvesse: arhiivi järgu ja profiili; arhiivifondide struktuur, koosseis ja sisu; fondide arenguaste; dokumentide kasutamise intensiivsus ja eesmärgid; muud tüüpi arhiivikataloogide kättesaadavus ja kvaliteeditase; arhiivi materiaalsed ja tehnilised võimalused.

Struktuuri järgi jagunevad kataloogid loogilisteks ja tähestikulisteks.

Loogiline struktuur hõlmab deduktsioonimeetodit, st teabe otsimist üldisest konkreetseni.

Loogilise ülesehituse kataloogid jagunevad süstemaatiliseks, temaatiliseks ja nende sortideks (asutuste ajaloo kataloog ja haldusterritoriaalse jaotuse ajaloo kataloog) ja kronoloogilisteks ning tähestikulise struktuuri kataloogid jagunevad aine- ja nende sordid, nominaalsed ja geograafilised.

Süstemaatilisi katalooge kasutatakse laialdaselt riigi- ja vallaarhiivides.

Arhiivikataloogide ülesehitus on toodud lisas 4.

Dokumentaalse teabe liigitusskeemi väljatöötamine kataloogides. Cit. vastavalt E.M. Burova "Arhiivistika: teooria ja meetodid": "Arhiividokumentaalse teabe klassifitseerimise probleemi teaduslik areng, mis on tihedalt seotud arenguga üldine teooria klassifikatsioon viitab XIX algus c., arhiiviteaduse ainevaldkonna, arhiivisüsteemi voltimise ajaks, arhiivinduse eraldamine iseseisvaks valdkonnaks valitsuse kontrolli all kui hakati välja töötama liigitusskeeme arhiiviteadusega seotud valdkondades - dokumenditeaduses ja allikateaduses.

Teoreetiliste uuringute tulemusena selgitati välja peamised teatme- ja teabevahendites kajastatud dokumentaalse teabe liigituse liigid: struktuurne, aineteemaline, tüpoloogiline, mis põhinevad struktuurielement(struktuur), objekt (teema) või iseloomulik (antud objektile või selle osale omane) tüüpiline tunnus. Esimesed kaks klassifikatsiooni tüüpi määravad NSA arhiivide eripära, nii traditsioonilise kui ka automatiseeritud.

Kodumaise arhiiviteaduse teoreetilised saavutused klassifitseerimise alal 70.-80. rakendati dokumentaalse teabe ühtse klassifikatsiooni (SEC) skeemide väljatöötamisel aastatel 1978, 1983, samuti ASNTI rubrikaatorite ja tesauruste väljatöötamisel vastavalt NSV Liidu GAF-i dokumentidele, hiljem - Ühtse klassifikaatori Venemaa Föderatsiooni Arhiivifondi (ECDI) dokumentaalteave 2007. aastal.

ECDI AF RF väljatöötamisel võeti arvesse Venemaa Föderatsiooni peaaegu kõigis eluvaldkondades toimunud süsteemseid muutusi: uus poliitiline ja riigi struktuur, omandivormide muutumine ja palju muud, mis kajastub dokumentides, mille kohta tuleks teavet lisada kataloogidesse. Oluline on märkida, et ECDI AF RF arendab uuel metoodilisel tasemel SEC-is (M., 1978; M., 1983) sätestatud lähenemisviise kataloogimisele.

Dokumendiinfo kirjeldus kataloogikaartidel - arhiivikaardi loomine, mis sisaldab dokumendi teisest teavet.

kataloogikaart- kaardikataloogi kuuluv kaart, mis sisaldab arhiivikataloogi ülesannetele ja teemadele vastavat teavet

Kataloogikaardil on kehtestatud vorm ja see sisaldab järgmisi elemente:

· klassifikatsioon (indeks, pealkiri, alampealkiri, sündmuse kuupäev ja koht);

· informatiivne (dokumendi sisu);

· otsingumootorid (arhiivi nimi, fondi nimi, fondi N, inventuuri N, toimiku N, lehed);

· väline (dokumendi keel ja reprodutseerimismeetod);

· kontroll (koostaja ametikoht ja allkiri, kaardi vormistamise kuupäev).

Teisese dokumenditeabe indekseerimine on kataloogikaardi loomisel eriti oluline.

Indekseerimine- indeksi (indeksite) valimine ja/või koostamine indeksisüsteemi alusel ja/või nende kinnitamine dokumentidele, toimikutele, registrikaartidele

Indeks- kokkuleppeline märk (täht, number) või selliste märkide kombinatsioon, mida kasutatakse ILP-s, AIPS-is ja traditsioonilistes IP-des, mis on määratud dokumendi liigitusskeemi vastavatele klassifikatsioonijaotistele (dokumentaalne teave) ja kinnitatud kataloogikaartidele (klassifikatsiooniindeks)

Üldiselt indeks on sümbol klassifikatsioonisüsteemis.

Kaartide süstematiseerimine ja kataloogi hooldus. Indekseeritud kaardid tuleb enne kataloogi toomist süstematiseerida. Indeksid on süstematiseeritud numbrite järjekorras.

Näiteks: vt 5. lisa.

Sama indeksiga kaardid süstematiseeritakse kaartidel märgitud pealkirjade ja alapealkirjade järgi. Kaartide endi asukoht juba alampealkirjade tasemel on tehtud loogilise põhimõtte järgi - kõrgeimast madalaima, üldisest konkreetseni.

Kodumaises arhiiviteaduse teoorias ja metoodikas välja kujunenud praktika kohaselt liigitatakse arhiivikataloogid traditsiooniliselt arhiveerimisel kohustuslikuks. (Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid riigi- ja omavalitsusüksustes, arhiivides, muuseumides ja raamatukogudes, organisatsioonides Vene akadeemia Teadused (edaspidi - 2007. aasta eeskiri) (lk 95).

Seni on selles artiklis käsitletud ainult traditsioonilisi teadusliku võrdlusaparaadi vahendeid. Teaduse ja tehnoloogia areng, IT areng on mõjutanud arhiveerimist, eelkõige teaduse tugiaparatuuri. Arhiivides olevad viite- ja otsingutööriistad hakkavad järk-järgult dubleerima elektroonilisel kujul. See võimaldab kiiresti ja mis kõige tähtsam - kaugjuhtimisega leida vajalikud arhiividokumendid.

Proovime seda süsteemi kasutades leida. arhiivifondid näiteks inseneride projekteerimisbüroode kohta. Pärast otsinguriba avalehel vajaliku päringu sisestamist klõpsake nuppu "Otsi". Otsingutulemuste lehel kuvatakse teave leitud fondide ja iga fondi kuuluvuse kohta konkreetsesse arhiivi. Selle süsteemiga töötamise protsess on toodud lisas 7. Avades nimekirjas esimese otsingutulemuse, saame järgmised andmed: fondi number, fondi nimi, tähtajad, annotatsioon ja ajalooline taust (lisa 8)

peal Sel hetkel Süsteem osutub tõhusaks, seda täiendatakse ja täiustatakse pidevalt.

Selles töös kaalume ka elektrooniline süsteem kataloogid Venemaa Riiklikus Ajalooarhiivis. Selle eripära seisneb kataloogi jaotuses nominaalseks, geograafiliseks ja teemaliseks.

Nimikataloogis (lisa 9) on andmed salastatud dokumentide autoriteks olevate isikute nimede järgi. Venemaa Riikliku Ajalooarhiivi elektroonilise nimekataloogi eripära on see, et registris viidatud dokument ei sisalda biograafilisi materjale ning otsingu aluseks olnud isik on märgitud vaid dokumendi tekstis.

Geograafilises kataloogis on teave liigitatud tähestikulises järjekorras geograafiliste ja topograafiliste objektide kaupa (lisa 10).

Ainekataloogis on teave liigitatud vastavalt dokumendi teemale, selle pealkirja järgi (lisa 11).

Testrežiimis käivitatud Venemaa Riikliku Ajalooarhiivi elektrooniline kataloog näib olevat mugav otsingutööriist. Siiski tuleb mõista, et see kataloog annab teavet ainult 2,5% RGIA-s talletatud arhiivimaterjalide kohta. Esitatud süsteem on esimesed sammud täisväärtusliku elektroonilise kataloogi loomise suunas.

2.3 Juhendid

Juhendid on kohustuslikud arhiiviteatmed

Arhiivi (arhiivi)kogude juhend- arhiivikataloog, mis sisaldab süstemaatilisel viisil arhiivifondide tunnuseid või lühiteavet ning mille eesmärk on tutvuda selle koostise ja sisuga

Giid- trükitud väljaanne, mille eesmärk on anda kasutajatele aimu konkreetse arhiivi fondide koosseisust.

Juhendi tüübid:

· varude juhend;

· arhiivi (arhiivi) fondide lühijuhend;

· temaatiline juhend arhiivi (arhiivi) fondide kohta.

Juhendid jagunevad ka arhiivideks (intraarchival) ja interarhiivideks.

lao juhend- trükitud väljaanne, mis sisaldab süstemaatiliselt lühiteavet arhiivifondide kohta ja on mõeldud arhiivi sisuga tutvumiseks.

Arhiivivarade lühijuhend- juhend, mis sisaldab arhiivifondide loetelu. Arhiivi käsitlevad lühiteatmikud jagunevad omakorda kommenteeritud ja kommenteerimata. Annoteeritud sisaldab süstemaatiliselt infot fondide kohta, märkides ära kõik asutajate ümbernimetamised, samuti antakse lühiinfot dokumentide sisu kohta. Arhiivikogude märkusteta lühijuhendid sisaldavad ainult kogude loendit ja taustainfo nende poolt.

Arhiivikogude temaatiline juhend- juhend, mis sisaldab teavet konkreetsele teemale vastavate fondide kohta.

Kõiki ülaltoodud juhendeid saab luua nii ühe arhiivi kui ka arhiivide rühma jaoks.

Juhend koosneb tegelikust juhendist ja selle viiteseadmest.

Juhend ise või, nagu seda nimetatakse ka, fondide omadused, sisaldab järgmist kohustuslik teave: fondi nimi, viiteandmed selle kohta, fondi loova organisatsiooni ajalugu (isikliku päritoluga fondi puhul - isiku peamised eluloolised andmed), andmed fondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta. See võib sisaldada ka fondi bibliograafilist loetelu.

Sihtasutuse nimi on juhendi kohustuslik element, mis võib anda teavet:

· fondi kuulumine teatud ajaloolisesse ajastusse;

· asutaja nimi ja koht elundite süsteemis riigivõim, organisatsioonid jne;

· rahastaja tegevuse ulatus;

· selle asukoht.

Fondi viiteandmeteks on fondi number.

Ajalooline teave annab aimu fondi looja tegevusest, tema kohast riigiasutuste, organisatsioonide, ettevõtete jne süsteemis, tegevuse perioodist ja ulatusest.

Isikliku päritoluga fondide ajalooline teave sisaldab asutaja eluloolisi andmeid: tema perekonnanimi, eesnimi, isanimi, eluperiood, sünnikoht, surm, isiklik elu, tegevus jne.

Dokumentide koosseisu ja sisu annotatsioon - dokumentide koosseisu ja sisu lühikirjeldus.

Juhendi teadus- ja teatmeaparaat sisaldab järgmisi elemente: tiitelleht, sisu (sisukord), eessõna, lühendite loetelu, lisad, registrid.

Tiitelleht on osa juhendi kujundusest (ärge unustage, et me räägime trükitud väljaandest) ja annab teavet arhiivi nime, selle jurisdiktsiooni ja koha kohta Vene Föderatsiooni arhiiviasutuste süsteemis. See näitab ka teavet avaldamise koha ja aja kohta.

Eessõna näeb ette Novell arhiiv, mille dokumentidele on koostatud teatmik.

Lühendite loetelul, lisadel ja indeksitel on samad funktsioonid, mis kohtuasjade loetelus. Nende koostamise metoodika on sarnane nende elementide koostamise metoodikaga inventuuri teadusliku võrdlusaparaadi jaoks.

Lisad võivad sisaldada andmeid likvideeritud, teistesse arhiividesse ja ühisfondidesse üleantud, samuti arhiivi teadusliku teatmeaparaadi koosseisu kohta.

Infotehnoloogia arenguga hakkab arhiivijuhendi ja trükiväljaande vaheline lahutamatu side hääbuma. Elektroonilisel kujul on olemas arhiivijuhendid. Näiteks Venemaa riikliku kirjandus- ja kunstiarhiivi (RGALI) veebisaidil on elektrooniline kogude juhend, mis on saadaval järgmisel lingil: #"justify"> 2.4 Täiendavad viite- ja otsingutööriistad

Arhiivis saab luua ATP-süsteemi täiendavaid katalooge - ülevaated, registrid, temaatilised kartoteegid ning dokumentide ja kohtuasjade temaatilised loendid, annoteeritud varude registrid.

Dokumendi ülevaated

Arvustus kui arhiiviteatmiku liik kuulub arhiivi täiendavate teatmeteoste ja otsinguvahendite hulka, kuid on sarnaselt teatmikuga mõeldud avaldamiseks, et teavitada kasutajaid fondi dokumentide koosseisust ja sisust. või erinevad fondid, kuid ühel teemal:

Ülevaade arhiividokumentidest- arhiiviteatmeraamatu tüüp, sealhulgas süstematiseeritud teave üksikute arhiividokumentide komplekside koosseisu ja sisu kohta, mida vajadusel täiendab nende dokumentide allikaanalüüs

Ülevaadete koostamise otstarbekuse määrab probleemi asjakohasus ja olulisus, millele see on pühendatud, selle uurimise aste, samuti ülevaatesse lisatud dokumentide uudsus.

Arvustuste koostamine ja avaldamine (paljundamine) on soovitatav järgmistel juhtudel: kui fondi maht on suur ja see sisaldab palju sama tüüpi juhtumeid või vastupidi, palju keeruka, mitut teemat hõlmava sisuga juhtumeid, näide: protokollid, kirjavahetus mitmel omavahel mitteseotud küsimusel. Sellises olukorras on soovitav väljastada arhiivifondide ülevaated, kus saab loogiliselt jagada mitmeteemaliste juhtumite sisu ja liigitada need homogeensetesse rühmadesse. Ülevaateid saab teha ka ilma range süsteemi ja loogilise seoseta inventuuridesse kantud dokumentidele või siis, kui dokumendid on hajutatud erinevate inventuuride vahel. Märgitud puudusi on lihtsam kõrvaldada ülevaadete koostamise, mitte varude ümberkirjutamise teel.

Arvustuste koostamise kogemus näitab, et neid saab avaldada nii iseseisvate väljaannete kujul kui ka eraldi artiklitena perioodikas ja jooksvates väljaannetes, mis on oluline arhiividokumentide ülevaadete koostamisel organisatsioonides.

Näiteks Venemaa riiklikus sõjaajalooarhiivis (RGVIA) on dokumentide ülevaated jagatud varudeks ja temaatiliseks:

Temaatiliste dokumentide ülevaated:

· ühiskondlik-poliitilise liikumise ajaloost;

· ajaloos välisriigid ja Venemaa linnad;

· arhitektuuri ja linnaplaneerimise ajaloost;

· lennunduse arengu kohta;

· Venemaa kultuuri- ja majandussidemete kohta teiste riikidega;

· Venemaa sõjalis-teoreetilise mõtte arengust;

· Venemaa silmapaistvate inimeste elust ja loomingust;

· maavarade leiukohtade kohta jne.

Laodokumentide ülevaated:

· H.I.V. sõjaväe välikontor (F. 26);

· Ivangorodi kindlus (F. 13133);

· Sõjaväekolleegiumi salakiri (F. 20);

· sõjaministri kabinet (F. 366);

· Ajutise Valitsuse sõjaväekomissari kantselei peakorteris (F. 2015);

· Voronov P.N., kindralleitnant, sõjaajaloolane, ajakirja "Vene antiik" toimetaja (F. 252) jne.

Osutajad

Indeksid võivad olla sõltumatud arhiivikataloogid arhiivis või teiste arhiivikataloogide võrdlusaparaadi element:

Indeks (arhiveeritud)- arhiivikataloog, mis sisaldab süstemaatilist loendit objektide või objektide nimedest, mis sisaldavad teavet arhiividokumentides, näidates ära nende otsinguandmed

Indeksi kui võrdlusaparaadi elemendi koostamise metoodikat käsitleti dokumentide ja juhtumite inventuuri näitel.

Osutajad on enamasti lisatud juhenditesse. Infotehnoloogia arenguga on aga indeksid muutumas populaarseks otsinguvahendiks Venemaa arhiivide veebisaitidel.

Näiteks saidil rusarchives.ru on Venemaa arhiivide asutajate register (lisa 12)

Soovitud fondi looja lingil klõpsates liigute otsingutulemuste aknasse, kus on info fondi looja kohta, tema viiteandmed, rubriik ja kataloog, mis sisaldab infot soovitud fondi looja kohta (Lisa 13)

Seega on arhiiviregister sel juhul lahutamatult seotud arhiivikataloogiga (juhendraamatuga).

Täiendava arhiiviteatmikuna saab koostada temaatilisi dokumentide ja kohtuasjade loendeid:

Temaatiline dokumentide loetelu- vaade Valge paber arhiiv, mis sisaldab konkreetset teemat käsitlevate kohtuasjade või dokumentide pealkirjade loetelu koos nende kuupäevade ja otsinguandmetega

Dokumentide nimekirjad koostatakse nii asjakohase, nõutud kui ka vastavalt alauuritud teemad teavitada laia ringi teadlasi, dokumendi avaldajaid, arhivaare, ajakirjanikke ja teisi spetsialiste.

Infotehnoloogia arenguga omandavad temaatilised nimekirjad sageli elektroonilise vormi ja need postitatakse vastavate arhiivide veebilehtedele. Näiteks Venemaa Riikliku Ajalooarhiivi (RGAI) temaatilised nimekirjad (lisa 14)

Alused andmeid

Koos dokumentide loeteluga arendavad riigi-, valla- ja osakondade arhiivid aktiivselt andmebaase ja postitavad need oma ametlikele veebisaitidele, mis võimaldab kiiresti ja igakülgselt otsida ja esitada dokumentaalset teavet kaugjuurdepääsu režiimis.

Selle töö raames käsitleti korduvalt Vene Föderatsiooni riigiarhiivide veebisaitidel majutatud andmebaase arhiivikataloogide, registrite ja temaatiliste loendite kujul. Andmebaase saab aga eristada kui eraldi vaade viite- ja otsingutööriist, mis võimaldab teostada mitmekülgset otsingut arhiivifondides.

Ilmekas näide andmebaasist ja selle otsingusüsteemist on Venemaa riikliku kirjandus- ja kunstiarhiivi (RGALI) ametlikul veebisaidil majutatud teenus.

Järeldus

Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide teadus- ja võrdlusaparatuur on suure tähtsusega paljude dokumentaalse teabe tarbijate jaoks. Selle sees uurimistöö vaatasime, kuidas tekib ja toimib arhiivide teaduslik referentsaparaat.

Kursusetöö eesmärk, nimelt Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide teadusliku võrdlusaparaadi süsteemi uurimine, on saavutatud.

Eesmärgi saavutamise käigus lahendasime järgmised ülesanded:

Määratlesime mõiste "teaduslik tugiaparaat", mis on toodud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskirjades riigi- ja munitsipaalarhiivides, muuseumides ja raamatukogudes. , Venemaa Teaduste Akadeemia organisatsioonid (- M., 2007).

Uurisime teadusliku teatmeaparaadi ülesehitamise põhimõtteid ja nende mõju arhiiviteatmeteose ülesehitusele ja toimimisele.

Uurisime kõiki kohustuslikke ja täiendavaid viite- ja otsingutööriistu ning nende koostamise metoodikat.

Analüüsisime Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente säilitavates arhiivides olevat teaduslikku võrdlusaparaati. Otsustades see ülesanne, asusime uurima riigiarhiivide veebisaitidele ja ka föderaalse arhiiviameti veebisaidile postitatud elektroonilist teaduslikku teatmeseadet.

Venemaa arhiiviasutustes esitletakse teaduslikku referentsaparaati enamasti traditsioonilisel kujul. See tähendab, et dokumentaalse teabe saamiseks on vaja tulla arhiivi ja juba paberil esitatud viite- ja otsinguvahendite abil leida vajalik teave.

Venemaa arhiivitööstus järgib praegu traditsioonilise meedia dokumentaalse teabe informatiseerimise, tõlkimise, elektroonilisele dubleerimise teed, olgu selleks siis filmi- ja fotodokumentide digiteerimine või skaneerimine. paberdokumendid. Arhiiviasutuste praegune informatiseerituse tase jätab aga soovida. See probleem lahendatakse riigi kõrgeimal tasemel. 2011. aastal Vene Föderatsiooni valitsuse 15. aprilli 2014 määrusega nr 313 Valitsuse programm Venemaa Föderatsiooni "Infoühiskond (2011-2020)", mille üks eesmärke on üleminek dokumentide paberivabale säilitamisele. Arhiividokumentide ja arhiivikataloogide täielikuks muutmiseks elektrooniliseks vormiks on aga vaja eraldada vajalikud ressursid, sealhulgas seadmed, mis tänapäevastes tingimustes väga kiiresti vananevad, ning lahendada ka arhiividokumentide elektroonilisel kujul säilitamise probleem. aga see on omaette uurimisteema.

Allikad ja kirjandus

viiteotsingu arhiivikataloog

1.Föderaalseadus "On arhiveerimine Vene Föderatsioonis". 22. oktoobri 2004 föderaalseadus nr 125

2.Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid riigi- ja munitsipaalarhiivides, muuseumides ja raamatukogudes, Venemaa Teaduste Akadeemia organisatsioonides (- M., 2007) .

.GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused".

4.Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid. M.: VNIIDAD, 2002

.Arhiivikirjelduste koostamine: Juhised. - M., 2003.

.Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentaalse teabe ühtne klassifikaator. - M., 2007.

.Arhiveerimine: õpik / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasjev, E.M. puurimine; toim. V.P. Kozlov. - M. 2007.

1. Teadusliku tugiaparaadi süsteem

1.1 Teaduslik tugiaparaat, selle kontseptsioon ja koostis

Arhiividokumentide teadusteatmete süsteem (SNSA) on arhiividokumentide ja arhiiviteabe tõhusaks kasutamiseks mõeldud ühtsel metoodilisel alusel loodud omavahel seotud ja üksteist täiendavate arhiiviteatmete kompleks arhiividokumentide koostise ja sisu kohta.

NSA süsteem sisaldab arhiivikatalooge (arhiivinimekirjad, fondide loetelu, kataloogid, juhendid, indeksid, dokumentide ülevaated) ning mehhaniseeritud ja automatiseeritud teabeotsingusüsteeme (AIPS).

Arhiivikataloogid, mehhaniseeritud ja automatiseeritud infosüsteemid jagunevad arhiividevaheliseks, üldarhiiviks, fondidevaheliseks ja fondipõhiseks.

Arhiividevahelised kataloogid, mehhaniseeritud ja automatiseeritud infosüsteemid võimaldavad otsida dokumente riigiarhiivide rühma (riik tervikuna, piirkond, vabariik, territoorium, piirkond) materjalide põhjal; üldarhiivikataloogid, mehhaniseeritud ja automatiseeritud infosüsteemid - dokumentide otsimine konkreetse arhiivi kui terviku materjalide põhjal; fondidevahelised kataloogid, mehhaniseeritud ja automatiseeritud infosüsteemid - dokumentide otsimine ühe arhiivi mitmest fondist; fondikataloogid - otsige dokumente konkreetse fondi materjalide kohta.

Arhiivikataloogid luuakse arhiividokumentide kirjelduse alusel, st dokumentide ja fondide koosseisu, sisu ja aadresside (otsinguandmete) kohta sekundaarse teabe loomise alusel esmase analüütilise ja sünteetilise töötlemise teel. dokumentaalne teave. Olenevalt sellest, millist tüüpi kataloog (inventuur, kataloog, juhend, register, ülevaade jne) luuakse, dokumendi (dokumendi osa), dokumendirühma, juhtumi, juhtumite rühma, fondi (osa kataloogist) kirjeldus. fond), fondide rühm, fondid teostatakse arhiiv, arhiivide rühma fondid.

Riiklikule registreerimisele kuulub arhiiviteatmete ettevalmistamine avaldamiseks, mehhaniseeritud ja automatiseeritud infosüsteemide arendamine, samuti suurte arhiivifondide teaduslik arendamine, mis tipneb teatmeteoste ja teadusliku aruande loomisega.

Teadusliku teatmeaparaadi süsteemi loomisel ja arendamisel kasutatakse diferentseeritud lähenemist, mis seisneb teatmeteoste koostamise ja täiustamise kindla metoodika valikus, neile sobiva teatmeaparaadi koostise ja sisu määramises, tööjärjekorra kehtestamises sõltuvalt sellest. fondi kategooria, selle eraldiseisva osa kategooria, selle dokumentide olemuse, fondi olemasoleva teadus- ja referentsaparaadi seisu ja koosseisu kohta.

Esimese kategooria fondide jaoks koostatakse teaduslik võrdlusaparaat, mis tagab dokumentide mitmekülgse kasutamise koos mitmekülgse otsingu kiiruse, täielikkuse ja täpsusega. Selliste fondide laoseisudel peaksid olema eessõnad ja erinevad indeksid; kogude materjalid kuuluvad esmajärjekorras kataloogimisele, kusjuures peamine kirjeldamise meetod on dokumentide kaupa; juhendis on nende kohta koostatud individuaalne tunnus.

Teise kategooria fondide puhul saab lisaks eessõnale koostada ka inventuuri (teema või selle sort - geograafiline või eriteema) kurtide indeksi; kataloogimisel saab põhiliseks kirjeldamismeetodiks olema üksik; juhendis saab nende kohta teavet lisada rühmakirjeldusse.

Kolmanda kategooria fondide jaoks, mille teave on esimese ja teise kategooria fondide suhtes osalise täienduse iseloomuga, saab koostada minimaalse võrdlusaparaadi. Selliste fondide varud ei tohi sisaldada indekseid; kataloogimise käigus saab vormistada ühe viitekaardi fondi, fondide rühma kohta; juhendis võib teave selliste fondide kohta sisalduda märkusteta fondide loendis.

Osakondade ja riigiarhiivide asutuste ning NSA kantseleitöös loodud arvestus- ja teatmeaparaadi järgnevus põhineb teadusliku referentsaparaadi süsteemi koostamise nõuete ja põhimõtete ühtsusel. Järjepidevus eeldab kohustust koostada asutuste kantseleitöös ja osakondade arhiivides juhtumite loetelud koos nende jaoks vajaliku teadus- ja teatmeaparatuuriga.

Riigiarhiivis säilitatakse arhiiviasutuste keskekspertiis- ja taatluskomisjoni (EKK) kinnitatud püsihoiukastide inventuure kontrolleksemplaridena kuni dokumentide riigihoidlasse üleandmiseni, misjärel inventuur saab osaks arhiiviasutuste kontrollimisest. riigiarhiivi teadusliku teatmeaparaadi süsteem.

Riigiarhiivi saab NSA süsteemi osana kasutamiseks vastu võtta erinevat tüüpi kartoteekappe ja katalooge, osakondade arhiive.

Arhiivi teadusliku tugiaparaadi süsteemi täiustamise võimaluste kindlaksmääramiseks on vaja analüüsida ja võtta arvesse kõigi saadaolevate kataloogide olekut, mida säilitatakse NSA seisukorra salvestamiseks kaardifailis (ajakirjas).

2. Teadusliku võrdlusaparaadi süsteemi elemendid

2.1 Juhtumite, dokumentide arhiivinventuurid

Arhiivinventuur on arhiivikataloog, mis on loodud kohtuasjade koosseisu ja sisu avalikustamiseks, nende süstematiseerimise fondisiseseks koondamiseks ja juhtumite fikseerimiseks. Inventuurid koostatakse asutuste asjaajamises ja osakondade arhiivides. Riigiarhiivis koostatakse inventuurid saabunud ja ebakvaliteetsete inventuuride töötlemisel olevate kirjeldamata dokumentide kohta.

Riigiarhiivis peab olema inventuuridest kolm eksemplari: üks kontroll- ja kaks töökorras olevat. Kontrolleksemplar asub arhiivi osakonnas, mis teostab dokumentide tsentraliseeritud arvestust ning tööeksemplarid on vastavates hoidlates, lugemissaalis. Varud salvestatakse fondinumbrite järjekorras ja fondi sees - laonumbrite järgi.

Kirjeldusprotsess koosneb:

kaartidel olevate juhtumite kirjeldused (iga salvestusüksus);

kaartide süstematiseerimine vastavalt skeemile, nende toimetamine;

· Kirjelduse vormistamine.

Asjade kirjeldus sisaldab asja pealkirja koostamist, konstruktsiooniosa nimetuse, kirje numbri (indeksi), asja dokumentide esitamise tähtaegade, asjas olevate lehtede arvu ja arhiivikoodi määramist. juhul. Kogu see teave kantakse kaardile. Iga kaart saab seerianumbri, mis joonistatakse pliiatsiga ümbrise kaanele ja on selle ajutine töönumber kuni juhtumite lõpliku süstematiseerimiseni inventaris ja fondis. Pärast süstematiseerimise lõppu kantakse kogu teave kaartidelt inventari ja ümbriste kaantele.

Pealkiri peaks lühidalt kokku võtma kohtuasja dokumentide peamise sisu ja koostise. Pealkirjade koostamisel lähtutakse juhtumite sisust diferentseeritud lähenemisest.

Peamised nõuded pealkirja koostamise (selgitamise) metoodikale:

· dokumentides kajastatud faktid ja sündmused paljastatakse marksistlik-leninistlikelt positsioonidelt; ei ole lubatud dokumentide tekstist kohtuasja pealkirjale üle kanda klassivõõraid sõnastusi, mõisteid, termineid;

Pealkirja tekst peaks üldiselt ja selgelt kajastama kohtuasja dokumentide semantilist sisu; pealkirjade loetlemine eraldi dokumendid päises pole lubatud;

Pealkirjas ei ole lubatud kasutada mittespetsiifilisi, mitteavaldavaid sõnastusi (“mitmesugune kirjavahetus”, “üldine kirjavahetus”, “juhtimise paberid” jne);

Revolutsioonieelsed tiitlid, auastmed, auastmed, ametikohad on tähistatud sõnadega, mis neid mõisteid defineerivad (keiser, kuberner jne), välja arvatud sõnad, mis väljendavad erilist austust (majesteet, kõrgus, ekstsellents jne).

Juhtumi päis sisaldab järgmisi elemente:

kohtuasja liigi (säilitusüksuse) või dokumentide liigi (liigi) nimetus;

asutuse nimi, ametikoht või dokumendid koostanud isiku (autori) initsiaalid;

asutuse nimi, ametikoht või perekonnanimi ja isiku initsiaalid, kellele dokumendid on adresseeritud või kellelt dokumendid vastu võetakse (adressaat, korrespondent);

küsimus või teema, sündmus, fakt, nimi vms, millega kohtuasja dokumentide sisu on seotud;

paikkonna (territooriumi) nimi, millega asja dokumentide sisu on seotud, dokumentide autor, adressaat või korrespondent;

kuupäevad, millele asja dokumendid või neis toodud sündmused viitavad.

Asja koosseisu iseloomustavate hoiuüksuse liik (asi, kirjavahetus, materjalid, ajakiri, raamat jne) või dokumentide (protokollid, aruanded, ringkirjad, korraldused, aruanded, aktid jne) liik (liik) on märgitud aadressil pealkirja algus. Kui hoiuüksus koosneb erinevat tüüpi dokumentidest, mis on seotud sisu ühtsusega ja kontoritöö järjekorraga ühes konkreetses küsimuses (juhtumis), kasutatakse päise koostamisel mõistet “Juhtum”.

Korrespondent märgitakse pärast kohtuasja (dokumentide) liigi määramist asutuse ametliku nime või üksikisiku perekonnanime, ametikoha, auastme, elukutse kujul.

Kui hoiuühikuks on "kirjavahetus", märgitakse pealkirjas ainult korrespondentide nimed, fondi loova asutuse nime reeglina ei nimetata.

Dokumentide sisu kajastav küsimuse (teema) lause on päise põhiosa ja esitatakse pärast juhtumiliigi, autori, dokumentide korrespondendi (adressaadi) märkimist.

Asukoha nimi lisatakse kohtuasja päisesse, kui on vaja märkida sündmuste toimumise koht või dokumentide autorite (adressaadid, korrespondentid) asukoht.

Kaardifail - kataloog, mis sisaldab teavet kaartidel olevate dokumentide sisu kohta. Kaardid paigutatakse failikappidesse sõltuvalt organisatsiooni teabevajadusest. Nagu näitab organisatsioonide arhiivide tööpraktika, kasutatakse enim informatsiooni organisatsiooni ja arhiivide sisu kohta. haldusdokumendid(põhitegevuste tellimused, protokollid, lepingud, kokkulepped, kirjad jne).

Sõltuvalt dokumentide kasutamise ülesannetest saab luua aine- ja aineteemalisi failikappe.

Teema kartoteegis on kaardid rühmitatud tähestikulises järjekorras mõistete järgi (näiteks tellimuste jaoks - tähestikulises järjekorras tegevusalade nimetuste järgi: korporatsioon, tootmine, turundus, töökaitse; tähtede jaoks - tähestikulises järjekorras korrespondentorganisatsioonide nimede järgi jne. )

Soovitatav on luua kaustad personalile, et otsida teavet staaži, palkade ja muude sotsiaal-õiguslike andmete kohta.

Kaardid peavad sisaldama organisatsiooni töötaja perekonnanime, nime, isanime ja tema kohta teavet sisaldavate dokumentide otsinguandmeid (fondi number, inventar, juhtum ja lehed). Kaardid on süstematiseeritud perekonnanimede järgi tähestikulises järjekorras samade perekonnanimede sees nimede ja isanimede tähestikulises järjekorras.

Loomisel ja rakendamisel automatiseeritud süsteemid dokumentide ja kohtuasjade otsimine organisatsioonide arhiividest, arvutiprogrammide väljatöötamisel tuleks kasutada traditsioonilisi dokumentide ja kohtuasjade registreerimise ja fikseerimise reegleid nii kontoritöö etapis kui ka arhiivis.

Selline järjepidevus hõlbustab arhiveerimise töö üleminekut uuele tehnilisele tasemele.

Ajalooline teave on arhiiviteatmete hulgas erilisel kohal. Tõend koostatakse fondi dokumentide esmakordsel laekumisel organisatsiooni arhiivi. Seejärel, 5-7 aasta pärast, on soovitatav koostada täiendus ajaloolise tausta kohta.

Ajaloolised andmed koostab ja allkirjastab arhiivi juhataja. Organisatsioonides, kus aastas genereeritakse vähe juhtumeid, saab ajaloolise märkuse asendada püsivate säilitusjuhtumite loendi eessõnaga.

Ajalooline taust koosneb kolmest osast:

1. asutaja ajalugu;

2. fondi ajalugu;

3. fondi dokumentide tunnused.

Esimene jaotis - asutaja ajalugu (kronoloogilises järjekorras) sisaldab järgmist teavet:

1. organisatsiooni asutamise, ümberkujundamise ja likvideerimise haldusdokumentide kuupäevad, numbrid ja pealkirjad;

2. organisatsiooni tegevuse tähtajad;

3. muutused organisatsiooni nimes ja tegevuses;

4. organisatsiooni ülesanded ja funktsioonid ning nende muutused;

5. organisatsiooni tegevuse ulatus ja koht riigiaparaadi, tööstuse süsteemis;

6. organisatsiooni struktuur ja selle muudatused (kuupäevadega).

Teine jaotis, fondi ajalugu, sisaldab järgmist teavet:

1. Juhtumite arv fondis ja fondi juhtumite tähtajad;

2. fondi dokumentide koosseis ja iga rühma tähtajad;

3. fondi organisatsiooni arhiivi laekumise aeg;

4. dokumentide ohutuse aste;

5. muudatused fondi dokumentide koosseisus ja mahus;

6. märge (kui organisatsioon annab dokumendid üle riiklikule säilitamisele) asjade riiklikule säilitamisele üleandmise kuupäeva ja koha kohta (riigiarhiivi nimetus; riigiarhiivi antud fondi number, viide asja vastuvõtmise ja üleandmise aktile). juhtumid, selle kuupäev ja number).

Kolmas jaotis – fondi dokumentide omadused – sisaldab fondi teadus- ja teatmeseadmete tüüpide loetelu.

Kolmandas jaotises, fondi dokumentide kirjelduses, on loetletud:

1. peamised dokumendiliigid;

2. osutama selle organisatsiooni dokumentatsiooni tunnustele;

3. anna Üldine informatsioon dokumentide kasutamise kohta (sotsiaalse ja õigusliku iseloomuga tõendite põhisisu ja arv, dokumentide valik ja väljastamine struktuuriüksused, jne.

Abile on trükitud ühine vorm organisatsioonid 4 eksemplaris (3 eksemplari on ette nähtud riigiarhiivi ja antakse üle koos inventuuridega kohtuasjade vastuvõtmisel ja üleandmisel.

Arhiividokumentide teadusliku tugiaparaadi süsteem

Arhiivi arhiividokumentide teadus- ja teatmeaparatuuri süsteem on omavahel seotud ja üksteist täiendavate arhiividokumentide koostist ja sisu käsitlevate arhiiviteatmete kompleks, mis on loodud ühtsel metoodilisel alusel arhiividokumentide ja arhiiviteabe otsimiseks tõhusaks kasutamiseks.

Arhiivide teadus- ja teatmeaparatuur

1. Arhiivi teadus- ja teatmeaparatuur: eesmärk, funktsioonid, loomise põhimõtted

NSA arhiivi ülesanded

NSA ülesehitamise põhimõtted:

NSA arhiivide arendamine

Järeldused:

2. Arhiividokumentide kirjeldus

Kirjeldus on suhtlusvahend kirjeldatava objekti ja väliskeskkonna vahel

Elementide rühmad kaasaegsete viitevahendite kirjeldamiseks

Meetodi järgi. käsiraamat "Kaasaegsete arhiivikataloogide loomine ..." määratleb üksikasjad:

Kirjelduse detailide koosseis arhiivikataloogide tüüpide ja tüüpide kaupa

Arhiividokumentide kirjeldamise diferentseeritud lähenemine

Rahvusvaheline arhiivikirjelduse standard

Väljund:

3. RF AF dokumentide teadus- ja võrdlusaparatuuri süsteem

NSA süsteem RF AF dokumentidele

Viite- ja otsingutööriistade süsteemi (SRS) koostamise põhimõtted:

SPS nõuded:

SPS nõuded:

SPS-i arhiivi tüpoloogia

NSA arhiivide tasemed

Probleemi terminoloogiline aspekt

Riigiarhiivi viitevahendite liigid ja liigid

ATP arhiivi tüübid ja tüübid

Järeldused:

Järeldused:

4. Arhiivikataloogid: omadused, tunnused, koht arhiivide ATP-s

Arhiivinventuurid

Kirjeldusfunktsioonid:

Kaasaegse inventuuri struktuur:

Arhiveeritud juhendid

Juhendi tüübid:

Ehitusjuhiste skeemid

Erinevate juhendite koostamise skeemide tunnused

Näiteid erinevatel aastatel ilmunud arhiivijuhenditest

Arhiivikataloogid OSU GASO veebisaidil

Arhiivi kataloogid

Inventar ja kataloog: suhe

Kataloogide tüübid

Arhiivikataloogide tüübid

RF AF dokumentaalse teabe ühtne klassifikaator

ATP arhiivisüsteemi lisakataloogid

Ülevaade arhiivifondist

Ülevaate tüübid

Ülevaate struktuur:

Arhiivi register

Osutajate tüübid

Erinevate arhiivide poolt välja antud täiendavad teatmeteosed

4. Elektrooniline teadus- ja võrdlusaparatuur raadiosagedusliku AF dokumentide jaoks

NSA elektroonilise arhiivi ülesanded:

NSA automatiseeritud (elektrooniliste) arhiivide arendamise etapid:

Elektrooniline NSA GACHO

Elektrooniline NSA GACHO