Dokumendid rühmitatud vastavalt. Täidetud dokumentide rühmitamine juhtumiteks

Juhtumi moodustamine nn vormistatud dokumentide rühmitamist kohtuasjadeks vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile ja dokumentide süstematiseerimist asja sees. *

* GOST R 51141-98 Kontoritööd ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused, lk 3.

Pärast vormistamist paigutatakse need sobivatesse ümbristesse ja süstematiseeritakse. Juhtum loetakse avatuks hetkest, kui sellesse ilmub esimene täidetud dokument.

Suur tähtsus on dokumentide korrektsel jaotusel kohtuasjades, mis tagab vajalike dokumentide kiire otsimise ja nende ohutuse.

Praeguseks on välja töötatud ühtsed nõuded kohtuasjade vormistamise ja vormistamise kohta. Need on sätestatud haldamise riiklikus dokumentatsiooni tugisüsteemis ja osakonnaarhiivide toimimise põhieeskirjas. Olemasolevatest standarditest lähtuvalt tuleks konkreetsete organisatsioonide bürootöö juhendis fikseerida juhtumite moodustamise, säilitamise ja täitmise kord, kuna see võimaldab arvestada nende töö ja dokumentatsiooni eripäradega.

Väikestes organisatsioonides genereerib ja salvestab juhtumid tsentraalselt kontoritöö eest vastutav töötaja (näiteks sekretär). Suurtes asutustes ja organisatsioonides toimub asjaajamine sisse struktuurijaotused dokumentide loomise või vormistamise kohas. Haldusdokumendid, juhtide kirjavahetus ja olulisemad sisedokumendid vormistatakse ja säilitatakse juhtkonna büroos või sekretariaadis.

Moodustamine algab algusest kalendriaasta kui iga nomenklatuuris nimetatud juhtumi jaoks avatakse eraldi kaust (kaustakaust või registrikaust).

Töö juhtumite vormistamisel koosneb järgmistest toimingutest: vormistatud dokumentide jaotamine ja paigutus kaustadesse (case); dokumentide paigutus kohtuasjade sees kindlas järjestuses; korpuse kaanekujundus.

Juhtumid tuleb koostada kehtivate reeglite kohaselt. Kaanel on kuvatud hulk andmeid, mis annavad aimu organisatsiooni kuuluvatest dokumentidest, nende koostisest ja sisust ning säilivusajast. Iga avatud juhtumi kaanele kantakse organisatsiooni nimi täismahus ja/või lühendatult, kui see on ametlikult tunnustatud, näiteks: Venemaa Riiklik Humanitaarülikool – RSUH. Selle alla on kirjutatud struktuuriüksuse nimi: Finantsosakond, Personaliosakond.

Struktuuriüksuse nimetuse alla märgitakse nomenklatuuri kohane kohtuasja indeks, näiteks: Juhtum nr 01-05, kus 01 on struktuuriüksuse indeks, 05 on kohtuasja järjekorranumber. nomenklatuur.

Asjasse saab esitada ainult nomenklatuuris ettenähtud dokumente. Uute dokumentide ilmumisel moodustatakse neist iseseisev toimik ja selle nimi (pealkiri) kantakse asjade nomenklatuuri reservnumbri alla.

Väga oluline on dokumentide õige paigutus juhtumi sees. Nende paiknemise järjekord määrab suuresti vajaliku teabe otsimise aja.

Dokumendid süstematiseeritakse juhtudel vastavalt teatud põhimõtetele. Kõige olulisemad ja praktiliselt kõige mugavamad on: küsimuste-loogiline, kronoloogiline, tähestikuline, nummerdamine. Need võivad olla erinevad ja kombineeritavad.

Kõige sagedamini kasutatav küsiv(küsimus-loogiline) põhimõte, mille kohaselt paigutatakse dokumendid juhtumitesse konkreetse küsimuse lahendamise loogilisse järjekorda. See korraldus on kooskõlas kronoloogiline dokumentide asukoht.

Kell tähestikuline dokumentide süstematiseerimisel kasutatakse nende autorite nimesid, korrespondentasutuste nimesid, haldusterritoriaalsete üksuste nimetusi jne.

IN nummerdamine tellimisgrupi homogeensed dokumendid järjekorranumbriga (protokollid, tellimused, kviitungid, arved jne).

Haldusdokumendid(korraldused, juhised, resolutsioonid jne) vormistatakse juhtumiteks dokumendiliikide ja kronoloogia järgi (koos avaldustega). Põhitegevuse ja personali tellimused on grupeeritud eraldi;

Protokollid on rühmitatud juhtumiteks kronoloogilises järjekorras ja numbrite järgi;

Kirjavahetus rühmitatakse kalendriaasta perioodiks ja süstematiseeritakse kronoloogilises järjekorras: vastusdokument asetatakse päringu dokumendi taha;

Planeerimis- ja aruandlusdokumente tuleks säilitada selle aasta toimikutes, millega need sisu poolest seotud on, olenemata nende koostamise ajast või kättesaamise kuupäevast;

Aruannetes olevad dokumendid tuleb järjestada järgmises järjekorras: seletuskiri, aruanne, lisad;

Aastaplaanid ja aruanded on eraldatud kvartali- ja kuuaruannetest;

Finantsrahadokumendid (kassaorderid, kuluaruanded, pangaväljavõtted jne) on grupeeritud numbrite järgi. Sarnaselt on korraldatud kviitungid, saatelehed jms;

Isikutoimikus olevad dokumendid paigutatakse järgmises järjekorras: isikutoimikus olevate dokumentide sisemine inventar; avaldus tööle; ankeet, personaliarvestusleht; autobiograafia; haridust tõendavad dokumendid; väljavõtted ametisse nimetamise, üleviimise, vallandamise korraldustest; personaliarvestuse isikulehe lisamine; raamatupidamise soodustuste isiklikule lehele lisamine; sertifikaadid ja muud sellega seotud dokumendid see inimene(v.a isikutoimikutest eraldi grupeeritud elukoha-, terviseseisundi- ja muud teisejärgulised dokumendid).

Nendes rühmades on dokumendid järjestatud kronoloogiliselt. Karistuste, soodustuste, perekonnanime muutmise jms määramise korralduste koopiad. neid ei salvestata isikutoimikusse, kuna see teave registreeritakse lisaks isiklikule personaliarvestuse lehele.

Töötajate ja töötajate isiklikud kontod rühmitatakse kalendriaasta jooksul tähestikulises järjekorras iseseisvateks juhtumiteks.

Kodanike pöördumised vormistatakse eraldi juhtumiteks, kasutades rühmitamise tähestikulist järjekorda.

Lisaks dokumentide süstematiseerimise põhimõtetele tuleks kohtuasjade moodustamisel järgida kõiki dokumendikategooriaid käsitlevaid põhireegleid:

Kohtuasjades esitatakse ainult vormistatud dokumendid. Täitmata, samuti tagastamisele kuuluvaid dokumente on keelatud toimikusse kanda;

Iga toimikusse pandud dokument peab olema vormistatud vastavalt riiklike standardite ja muude regulatsioonide nõuetele.* Seetõttu tuleb enne dokumendi toimikusse kandmist kontrollida selle täitmise õigsust: vajalike allkirjade olemasolu, viisad , indeks, kuupäevad, märgid jne ;

* Peamine osakondade arhiivide töö eeskiri, p 2.2.3.

Dokumendid on korpusega kaasas ühes eksemplaris. Mustandeid, paljundatud koopiaid koos originaalidega ei esitata. Erandiks võivad olla ainult eriti väärtuslike dokumentide mustandid või koopiad, millel on esimeste eksemplaride sisu täiendavad märgid, viisad vms;

Alalise ja ajutise hoiuaja dokumendid on koondatud eraldi juhtumitesse;

Sama kalendriaasta dokumendid koondatakse juhtumitesse, välja arvatud üleandmisasjad. Pealegi, eraldi kategooriad juhtudel on oma kujunemisomadused. Seega moodustatakse isikutoimikud kogu inimese organisatsioonis töötamise aja jooksul; valimiskogude ja nende alaliste komisjonide asjaajamine moodustatakse kokkukutsumise ajal; õppeasutuste dokumentatsioon vormistatakse õppeaastateks toimikuteks;

Dokumendid paigutatakse faili koos kõigi seotud rakenduste ja lisamaterjalidega. Kui rakendused on suured, moodustavad nad iseseisva ettevõtte.

Iga korpuse paksus ei tohiks ületada 30-40 mm, mis on ligikaudu 250 lehte. Kui dokumente on rohkem, jagatakse juhtum köideteks. Iga kohtuasja köidete arv on märgitud aasta lõpu asjade nomenklatuuris.

Dokumentide õige rühmitamine toimikuteks ja nende süstematiseerimine toimikus hõlbustab oluliselt dokumentide väärtuse uurimist, dokumentide ettevalmistamist hilisemaks säilitamiseks ja kasutamiseks.

Vaata ka:

Tegevuse käigus saavad ettevõtted vastu ja loovad suure hulga dokumente. Dokumentide kiire otsimine ja kasutamine on võimalik ainult nende selge liigitusega, seetõttu on dokumentidega töö korraldamisel üks põhiküsimusi kohtuasjade nomenklatuuri väljatöötamine.

Juhtumite nomenklatuur on koostatud vastavalt ühtne vorm, milles igal veerul on oma eesmärk ja see nõuab korrektset täitmist.

Juhtumite nomenklatuur on mitmeotstarbeline dokument.

Asjade nomenklatuuri põhieesmärk on dokumentide süstematiseerimine, mis võimaldab jaotada dokumendid pärast nende vormistamist juhtumiteks ning määrata asutuses dokumentide säilitamise süsteem.

Iga asi sisaldab ühe säilitustähtaja dokumente, seega võimaldab asjade nomenklatuur esmalt tutvuda dokumentide väärtusega.

Dokumentide registreerimisel kasutatakse juhtumite nomenklatuuriga fikseeritud asjade indekseerimist.

Ehitusskeemina saab kasutada juhtumite nomenklatuuri viitefail täidetud dokumentide eest.

Juhtumite üleandmisel kasutatakse inventuuri asemel juhtumite nomenklatuuri säilitusaeg kuni 10 aastat vana.

Inventuuride koostamisel alalise ja pikaajalise ladustamise juhtumite kohta kasutavad nad ka juhtumite nomenklatuuri.

Organisatsiooni struktuuri uurimisel kasutatakse võrdlusmaterjalina asjade nomenklatuuri.

Juhtumite nomenklatuuri koostamiseks ja täitmiseks kasutavad nad regulatiivset ja metoodilist dokumentatsiooni. Arenenud on arhiiviasutused õppevahendid asutuste asjade nomenklatuuri koostamise kohta.

Lihtsaim dokumentide liigitamine on rühmitada need failidesse.

Dokumentide rühmitamine juhtumiteks toimub järgmiste kriteeriumide alusel:

nominaalne;

korrespondent;

kronoloogiline.

Nimimärk on sama tüüpi dokumentide koondamine ühte faili - korraldused, protokollid jne.

Teema-küsimuse atribuut on ühte teemat käsitlevate dokumentide ühendamine üheks kaustaks, näiteks: Kohtuasi või Dokumendid uue õppehoone ehitamise kohta.

Korrespondentmärk - kirjavahetus teatud korrespondendiga, näiteks: Kirjavahetus New Dawni tehasega.

Kronoloogiline märk (raamatupidamisdokumentatsioon) - kasutatakse siis, kui dokumentide ajaparameetrid on esikohal, näiteks: Jaanuari kaubaveo aruanded.

Juhtumite nomenklatuur peaks olema igas asutuses, firmas ja hõlmama kõiki nende tegevuse käigus loodud dokumente. Juhtuminomenklatuuri on kolme tüüpi: individuaalne (konkreetse ettevõtte, funktsionaalse üksuse jaoks), eeskujulik ja tüüpiline.

Tüüpilised ja näitlikud juhtumite nomenklatuurid koostatakse organisatsioonidele, mis on oma tegevuse olemuselt homogeensed.

Juhtumite näidisnomenklatuur on kohustuslik.

Juhtumite nomenklatuuri koostab ettevõtte iga funktsionaalse allüksuse kohta arvestuse pidamise eest vastutav isik, kaasates divisjoni juhtivad spetsialistid. Kooskõlastatud arhiiviga ja allkirjastatud selles üksuses arvestuse pidamise eest vastutava isiku poolt.

Väikestes ettevõtetes kinnitab juhtumite nomenklatuuri juht, suurtes ettevõtetes osakonnajuhatajad.

Juhtumite nomenklatuur on koostatud neljas eksemplaris:

esimene - hoitakse asutuse, ettevõtte kantseleiteenistuses;

teine ​​- riigiarhiivis;

kolmas - osakonna arhiivis;

neljas on töökoopia.

Juhtumite koondnomenklatuur on koostatud suurte ettevõtete jaoks ja see on kokkuvõte kogu jagunemise juhtumite nomenklatuurist.

Nomenklatuur hakkab kehtima järgmise kalendriaasta 1. jaanuarist. Kui asutuse funktsioonid ja ülesanded ei muutu, trükitakse eelnevalt kokkulepitud nomenklatuur järgmiseks aastaks koos vastavate muudatustega ja kinnitatakse asutuse juhi poolt.

Vähemalt kord 5 aasta jooksul kuulub nomenklatuur uuesti koostamisele ja kinnitamisele. Aasta jooksul võib kinnitatud juhtumite nomenklatuuri täiendada uute ettenähtumata juhtumitega, täpsustada üksikjuhtumite säilitustähtaegu.

Juhtumite vormistamine ja dokumentide säilitamine

Toimikute moodustamine ja dokumentide säilitamine 1

Juhtumite moodustamine 1

Juhtumite nomenklatuur 2

Dokumentide koostamine arhiivihoidla 3

Juhtumite registreerimine 5

Korpuse kaane kujundus 7

Juhtumite kujunemine

Sekretäri töö oluliseks osaks on korra kehtestamine bürootöö korralduses ja dokumentide ohutuse tagamine.

Kõik ettevõtte tegevuse käigus tekkinud dokumendid on sekretäril kohustus korrastada kaustadesse (JUHTUMID). Andke igale kaustale pealkiri, st. selles sisalduvate dokumentide üldnimetus. Segaduste ja kaustade dubleerimise vältimiseks peaks sekretär koostama esitatud juhtumite nimekirja koos nende säilitustähtaegadega. Seda nimekirja nimetatakse juhtumite nomenklatuur ettevõtetele. Juhtumid tuleks koostada rangelt kooskõlas eelnevalt välja töötatud nomenklatuuriga.

Sellel viisil, juhtumite kujunemine- see on vormistatud dokumentide rühmitamine juhtumiteks vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile. Juhtumid moodustatakse organisatsioonides tsentraalselt või detsentraliseeritult. Juhtumite vormistamise struktuurijaoskondades viivad läbi dokumentatsiooni eest vastutavad isikud. Juhtumite õige vormistamise kontrolli organisatsioonis ja selle struktuuriüksustes teostab dokumentatsiooni tugiteenistus või dokumentatsiooni eest vastutav isik.

Juhtumite moodustamisel tuleb järgida järgmisi üldreegleid:

Sisestage kohtuasja ainult vormistatud, korrektselt vormistatud dokumendid vastavalt nomenklatuurijärgsetele kohtuasjade pealkirjadele.

Pange kokku kõik selle probleemi lahendamisega seotud dokumendid.

Grupeerida sama kalendriaasta dokumendid juhtumiks, välja arvatud üleminekujuhud.

Eraldi rühmitage alalise ja ajutise säilitusaja dokumendid failidesse.

Dokumentide kaasamine juhtumitesse tuleks läbi viia nende vormistamise lõpetamise päeval, pärast neile märgistust “Juhtum nr _____” (rekvisiidid 29). Dokumentide juhtumisse kaasamisel tuleb kontrollida nende täitmise õigsust (kuupäevade, numbrite olemasolu, märge "Juhul") ja dokumendi sisu vastavust asja sisule, mille kohta see on tehtud. saadetakse.

Toimik ei tohiks sisaldada tagastamisele kuuluvaid dokumente, lisakoopiaid, mustandeid; Korpus ei tohiks ületada 250 lehte.

Juhtuminomenklatuur

Organisatsioonis kohtuasjade vormistamise ühtse süsteemi loomiseks, nende arvestuse tagamiseks, dokumendi kiireks otsimiseks, riigi säilitamiseks dokumentide valikuks, kohtuasjade nomenklatuuri koostamiseks.

Juhtuminomenklatuur- see on igale asutusele kohustuslik juhtumite süstematiseeritud loetelu, mis näitab nende säilitamise tingimusi, mis on koostatud ettenähtud viisil. See on klassifikatsiooni teatmeteos ja seda kasutatakse teabeotsingusüsteemi ehitamisel.

Juhtumite nomenklatuur hõlmab kõiki organisatsiooni tegevuses loodud dokumente, välja arvatud tehniline dokumentatsioon ja trükised (brošüürid, teatmeteosed, bülletäänid, abstraktsed ajakirjad jne).

Juhtumite nomenklatuuri on kolme tüüpi: tüüpilised, eeskujulikud ja individuaalsed.

Tüüpiline juhtumite nomenklatuur koostatakse organisatsioonidele, mis on oma tegevuse ja struktuuri poolest homogeensed. See kehtestab juhtumite tüüpilise koosseisu koos ühtse indekseerimissüsteemiga tööstuses ja on regulatiivne dokument.

Juhtumite ligikaudne nomenklatuur määrab oma tegevuse olemuselt homogeensete, kuid erineva struktuuriga organisatsioonide juhtumite ligikaudse ulatuse, näidates ära nende indeksi ja on oma olemuselt nõuandev.

Juhtumite näidis- ja näidisnomenklatuurid töötavad välja kõrgema tasandi organid asutuse juhtkonda kuuluvate organisatsioonide jaoks ning kasutavad neid metoodiliste abivahenditena juhtumite üksikute nomenklatuuride koostamisel.

Igal organisatsioonil peaks olema individuaalne juhtumite nomenklatuur. Reeglina koosneb see üksikute struktuuriüksuste juhtumite nomenklatuuridest.

Juhtumite pealkirjade paigutamine struktuuriüksuse nomenklatuuris peaks vastama lahendatavate küsimuste olulisuse astmele, võttes arvesse konkreetsetes juhtumites sisalduvate dokumentide suhet. Reeglina paigutatakse esmalt kohtuasjade grupp, kuhu kuuluvad kõrgema tasandi organite dokumendid, seejärel organisatsiooni enda organisatsioonilise ja haldusliku dokumentatsiooni grupp (korraldused, juhised, otsused jne), planeeritud. aruandlusdokumentatsioon ja kirjavahetus.

Iga juhtumite nomenklatuuri kuuluv juhtum peab olema sümbol- indeks. Juhtumiregister- see on juhtumi numbriline ja (või) tähtnumbriline tähistus juhtumite nomenklatuuris, mis on märgitud korpuse kaanele. Struktuuriüksuse juhtumiindeks koosneb struktuuriüksuse indeksist (vastavalt koosseisutabelile) ja üksusesisesest järjekorranumbrist.

Struktuuriüksuse asjade nomenklatuur suletakse aasta lõpus tingimata lõpukandega, mis näitab aasta jooksul tegelikult algatatud kohtuasjade arvu ja kategooriaid. Lõppprotokollile kirjutab alla struktuuriüksuse bürootöö eest vastutav isik.

Organisatsiooni struktuuriüksuse juhtumite nomenklatuur koostatakse kolmes eksemplaris, millest igaüks tuleb täita kinnitustemplitega. ekspertkomisjon organisatsioonid ja arhiiviüksuse juht: esimene eksemplar on puutumatu, säilitatakse struktuuriüksuses; teine ​​eksemplar antakse üle organisatsiooni koolieelse lasteasutuse teenistusse; kolmandat eksemplari kasutatakse kohtuasjade vormistamiseks ja vajaliku dokumendi otsimiseks.

Struktuuriüksuse asjade nomenklatuur taandatakse pärast selle läbimõtlemist ja analüüsimist organisatsiooni ühtseks (konsolideeritud) asjade nomenklatuuriks.

Lastele mõeldud palavikuvastaseid ravimeid määrab lastearst. Kuid palavikuga on hädaolukordi, kui lapsele tuleb kohe rohtu anda. Siis võtavad vanemad vastutuse ja kasutavad palavikku alandavaid ravimeid. Mida on lubatud imikutele anda? Kuidas saate vanematel lastel temperatuuri alandada? Millised ravimid on kõige ohutumad?

Väikestes organisatsioonides vormistatakse juhtumid tsentraalselt dokumendihaldusteenistuses või koos sekretäriga. Kui organisatsioon on suur, genereeritakse ja säilitatakse juhtimisdokumendid juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuses ning ülejäänud dokumendid koondatakse failidesse ja säilitatakse struktuuriüksustes, kus nendega töötati.

Kohtuasjade moodustamise reeglid ja kord

Juhtumite moodustamine toimub vastavalt reeglitele, mis sisalduvad Arhiivide töö põhireeglid organisatsioonid, Mudeli juhend kontoritöö föderaalasutustes täidesaatev võim.

Kalendriaasta alguseks koostatakse kaustad kõigi juhtumite nomenklatuuris loetletud juhtumite kohta.

Kaantel on kirjas:

• organisatsiooni nimi (täielik ja lühike);
• struktuuriüksuse nimetus;
• juhtumiindeks vastavalt juhtumite nomenklatuurile;
• kohtuasja nimetus täielikult kooskõlas kohtuasjade nomenklatuuriga;
• juhtumi säilitusaeg.

Juhtumite loomisel tuleb järgida mitmeid reegleid. Nende rakendamine aitab alati õigesti määrata mis tahes dokumendi salvestuskoha.

Ainult täidetud ja nõuetekohaselt vormistatud dokumendid, mis vastavad välimuselt ja sisult selle pealkirjale. Asjasse on keelatud lisada dokumentide mustandeid ja koopiaid.

Tuleb meeles pidada, et alalise ja ajutise säilitusaja dokumente ei koondata ühte faili.

Kehtib reegel, et üle 250 lehe karpi ei panda, kui selle paksus ei ületa 4 cm. See tingimus annab optimaalsed tingimused otsida teavet ja võimalikult vähe tööjõukulusid failide arhiivi säilitamiseks ettevalmistamisel. Kui selle juhtumiga seotud dokumente luuakse rohkem, luuakse uus sama pealkirjaga köide.

asju moodustatud ühe kalendriaasta jooksul. IN õppeasutused tavaliselt rühmitatakse dokumendid õppeaasta jooksul (s.o. septembrist augustini). Siiski on mitmete juhtumite kategooriate kujunemisel teatud spetsiifilisus. Siia kuuluvad kohtuasjad, juhtumid, lahendid, mille kohta ulatuvad kalendri(õppe)aastast kaugemale. Kogu tööperioodi jooksul moodustatakse komisjonide ja loominguliste rühmade valitud organite kohtuid.

Vastavalt põhitegevusele tuleks need personali kaupa tellimustest eraldi rühmitada. Personalitellimused rühmitatakse juhtumiteks vastavalt tähtajad nende ladustamine.

Korpuse sees peavad ka dokumendid süstematiseerida. koos avaldusvormiga juhtumisse dokumendiliikide ja kronoloogia järgi. See tähendab, et esimeseks pannakse varasema kuupäeva dokument, seejärel hilisem. esitatud kronoloogilises järjekorras ja nummerdatud.

Taotlused lisatakse tavaliselt dokumentidele, millele need viitavad. Kui manused on suured, võivad need moodustada eraldi faili koos sobiva pealkirjaga.

Juhtumiks vormistamisel kirjavahetus tuleb tähele panna, et vastuskiri asetatakse päringukirja järele. See tähendab, et algatusdokumentide puhul järgitakse kronoloogia põhimõtet.

Planeerimis- ja aruandlusdokumendid säilitatakse selle aasta failides, millele need viitavad, sõltumata nende loomise ajast. Aasta-, kvartali- ja kuuplaanid säilitatakse eraldi.

Eraldi juhtudel on paigutatud kodanike pöördumised, asetades need tähestikulises järjekorras. Samal ajal on kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused organisatsiooni töö küsimustes ning kõik nende läbivaatamiseks ja täitmiseks mõeldud dokumendid rühmitatud kodanike isiklike küsimuste kohta tehtud avaldustest eraldi.

Isiklikes toimikutes olevad dokumendid on loetletud kättesaamisel kronoloogilises järjekorras.

Elektroonilised dokumendid ja andmebaasid vormistatakse vastavalt organisatsiooni failide nomenklatuurile failideks (kaustadeks, kataloogideks), paberdokumentidest eraldi, selleks ettenähtud arvuti kõvakettale. Elektroonilised andmebaasid moodustatakse eraldi failideks.

Korpuse hoidmine

Vormitud ja lõpetatud juhtumeid säilitatakse struktuuriüksustes kuni organisatsiooni arhiivi üleandmiseni. Dokumentide ohutuse, kaitse valguse ja tolmu negatiivse mõju eest tagab hoidmine lukustatavas kapid, seifid või lifti dokumendikapid.

Juhtumid on korraldatud riiulitel vertikaalselt. Iga juhtumi selgrool on selle indeks nomenklatuuri järgi näidatud. tuleb kinnitada kapi ukse siseküljele. Leidma nõutav dokument, leidke nomenklatuurist vastava käände number ja seejärel sama numbriga kaust.

Juhtudel juba vormistatud dokumente võivad töötajad tööks vaja minna. Sel juhul asetatakse juhtumist välja võetud dokumendi asemel asendusleht. Asenduslehel on märgitud dokumendi number ja kuupäev, selle kokkuvõte millal ja kellele see välja anti. Täielikult välja antud juhtumi puhul täidetakse asenduskaart. See näitab väljastatud juhtumi numbrit, väljastamise kuupäeva, kellele see väljastati, kui kauaks, allkirja vastuvõtmisel ja vastuvõtmisel pärast juhtumi tagastamist. Asenduskaart asetatakse väljastatud juhtumi kohas olevasse kappi.

Vastavalt föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglitele alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumid antakse üle arhiivi föderaalorgan täitevvõim mitte varem kui 1 aasta ja mitte hiljem kui 3 aastat nende kasutamise või struktuuriüksustes säilitamise kuupäevast. Juhtumite üleandmine föderaalse täitevorgani arhiivi toimub alalise ladustamise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise ja personali inventuuride alusel, mis on koostatud föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes. Föderaalse täitevorgani arhiivis ajutise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) säilitamise juhtumeid ei edastata ja need tuleb ettenähtud viisil hävitada.

Asjade moodustamine on vormistatud dokumentide rühmitamine kohtuasjadeks vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile ja asjasisene dokumentide süstematiseerimine.

Juhtumid moodustatakse struktuurijaotustena (detsentraliseeritud).

Vormistatud dokumendid tuleb töövõtjal, olenevalt vastuvõetud arvestussüsteemist, esitada 15 päeva jooksul koolieelse lasteasutuse teenistusse või struktuuriüksustes arvestuse pidamise eest vastutavatele isikutele juhtumiks vormistamiseks.

Juhtumite moodustamise õigsuse kontrolli teostab DOW-teenus.

Juhtumite loomisel tuleb järgida järgmisi reegleid:

paigutama kohtuasjadesse ainult vormistatud dokumendid, vastavalt nomenklatuurijärgsetele kohtuasjade rubriikidele;

koondada ühe kalendriaasta dokumendid toimikutesse, välja arvatud üleandmisjuhtumid; alalise ja ajutise säilitusaja dokumendid eraldi rühmitada toimikutesse;

panna korpusesse ühistel alustel faksi- ja telefonisõnumite valguskoopiad;

mitte panna kohtuasjasse tagastatavaid dokumente, lisakoopiaid, mustandeid; Korpuse maht ei tohiks ületada 250 lehte.

Kui kohtuasjas on mitu köidet (osa), kantakse igale köitele kohtuasja register ja pealkiri, lisades „s.o. 1", "t. 2" jne.

Juhtumisisesed dokumendid on järjestatud kronoloogilises küsimus-loogilises järjestuses või nende kombinatsioonis.

Juhtumite tegemine - See on kahest etapist koosnev protseduur juhtumite ladustamiseks ettevalmistamiseks vastavalt kehtestatud reeglitele.

Juhtumite esmane registreerimine toimub nende asutuses - vahetult enne esimese dokumendi sisestamist ja lõplik (täielik) registreerimine - kalendriaasta lõpus (üleminekujuhtumid - kui need suletakse). Failide ettevalmistamisel arhiivihoidlasse üleandmiseks viiakse läbi failide täiendav registreerimine.

Juhtumi esmane registreerimine hõlmab (mõnede eranditega) kaane andmete täitmist ja kohtuasja tunnistuse lehe vormi asetamist kaanele. Kaane selgroole kantakse korpuse numbrit näitav kleebis, mitmest köitest (osadest) koosnevate korpuste puhul ümbrise köite (osa) number.

Lõplik (täielik) registreerimine (alalise säilitamise juhtumid, ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumid ja isikutoimikud kuuluvad täielikule registreerimisele. Ajutise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) säilitamise juhtumeid menetletakse osaliselt, samas kui on lubatud säilitada dokumentide lehti. dokumendid kohtuasja osana nummerdamata kaustades ja mitte koostada kohtuasja tunnistajate lehti) hõlmab tööde komplekti järjestikust täitmist:

varem tühjaks jäänud korpuse kaane detailide täitmine (lisa 1); juhtumi lehekülgede nummerdamine; kaasuse tõendilehe (tõestuskirja) koostamine (lisa 2);

koostada (mõnel juhul) - asja dokumentide sisemine inventuur; kohtuasja brošüür (esitamine või köitmine); juhtumi täitmise täielikkuse ja õigsuse kontrollimine.

Juhtumite registreerimine toimub struktuuriüksustes arvestuse pidamise eest vastutavate isikute või DOE talituse töötajate poolt, järgides järgmisi reegleid:

Juhtumi kaane andmete täitmine (esikülg) - esmase registreerimise ajal esmalt märkige Ärinimi(täielikult nimetavas käändes, vastavalt oma ametlikule täisnimele (täisnime järel sulgudes märgitakse lühendatud nimi) ja struktuuriüksusele (vastavalt ettevõtte kinnitatud organisatsioonilisele struktuurile).

indeksi seadistus juhtumid näeb ette juhtumi digitaalse tähistuse kohaldamise vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile. Mitmest köitest (osadest) koosnevate juhtumite puhul märgitakse köite (osa) seerianumber.

juhtumi pealkiri märgitud vastavalt juhtumite nomenklatuurile (algselt märgitud päises saab vajadusel teha täpsustusi).

kuupäev algklassides kohtuasja registreerimine (maht, osa) on kohtuasja algatamise kuupäev (päev ja aasta on tähistatud araabia numbritega ja kuu - sõnaga). Juhtumi lõpetamisel on see näidatud selle valmimise (sulgemise) kuupäev;

säilitusaeg (teave juhtumi säilitustähtaegade kohta märgitakse vastavalt kinnitatud asjade nomenklatuurile pärast vastavusse viimist tüüpdokumentide loetelus sätestatud säilitustähtaegadega (moodustunud ettevõtte tegevuses. Alalise säilitamise juhtumite kaantel , tehakse märge: “Säilitada alaliselt”);

arhiivi šifr - alalise säilitamise juhud (fondi numbrid, inventar, failid arhiivis) kirjutatakse esmalt pliiatsiga. Lõplik (“tindi”) versioon teostatakse osakonnaarhiivis alles pärast seda, kui need juhtumid on kantud vastava arhiiviasutuse EPK poolt kinnitatud koondinventuuride iga-aastastesse osadesse (alalise säilitamise ümbriste kaantel, ruum jäetakse arhiivi nimele, kuhu juhtumid ladustamiseks üle antakse, samuti arhiivikoodiks vastavalt OKPO-le);

lehtede arv – märgitud nende numeratsiooni alusel (vastavalt sertifikaadisildile). Nummerdamine toimub pliiatsiga iga lehe paremas ülanurgas. Sel juhul järgitakse järgmisi reegleid:

lehtede nummerdamine toimikutes toimub otseses (kasvavas) järjekorras;

ümbrise eri osade (köidete) osana olevad juhtumilehed nummerdatakse vastava piires

osad (köited);

fotode, jooniste, diagrammide ja muu nummerdamine

illustreerivad materjalid viiakse läbi tagakülg numbritega vasakus ülanurgas;

ümbrike nummerdamine ümbrikuga kaasasolevate lisadega toimub aastal

järjestus "ümbrik - manus", samas kui igale manusele määratakse oma number;

tõendileht ja kohtuasja sisemine inventar ei ole nummerdatud;

korpuse lehtede nummerdamise lõpus kontrollitakse selle õigsust lehtede kaupa. Kui leitakse vigu (väljajätmised või numbrite kordused), nummerdatakse valesti ja kõik järgnevad lehed nummerdatakse ümber.

lehtede nummerdamise lõpus eraldi lehel kinnitama aktid väljastatakse tunnistus , mis näitab teavet selle juhtumi koostises olevate lehtede arvu ja funktsioonide kohta eraldi dokumendid(joonised, fotod, joonised). Sertifitseerimissildile kirjutab alla selle koostaja (märkides allkirja dekodeerimise, asukoha, koostamise kuupäeva).

fikseerida teatud kategooria dokumente alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite osana, kui need on koostatud vastavalt dokumendiliikidele, pealkirjadele

mis ei avalda nende dokumentide konkreetset sisu. Ja ka isiklike toimikute hulka kuuluvate dokumentide jaoks on ette nähtud sisemine dokumentide loend. Asja dokumentide sisemine inventuur koostatakse eraldi lehele ettenähtud vormis (lisa 3) ja sisaldab andmeid asja dokumentide järjekorranumbrite, nende registrite, kuupäevade ja päiste kohta, asjalehtede numbrite kohta, millel on asjakohane. dokumendid asuvad. Lõplik kanne tehakse asja dokumentide siseriiklikku inventuuri. See (numbrite ja sõnadega) näitab siseinventuuri kuuluvate siseinventuuri dokumentide ja lehtede arvu. Juhtumi dokumentide sisemine inventuur allkirjastatakse selle koostaja poolt (märkides allkirja dekodeerimise, positsiooni, koostamise kuupäeva) ja seejärel liimitakse esikaane siseküljele.

viilimine ja köitmine toodetud rohkema eest usaldusväärne kaitse dokumente mehaaniliste vigastuste eest edasise ladustamise ajal.

Karpide esitamiseks (köitmiseks) ettevalmistamisel tuleb dokumentidelt esmalt eemaldada metallkinnitused (nõelad, kirjaklambrid). Korpuse moodustavad dokumendid on paigutatud nelja auguga kartongist kõvasse kaanesse või köidetud nii, et ümbrist avades on tekst kõikjal vabalt loetav.

Pärast kõigi ülaltoodud toimingute sooritamist on kohustuslik kontrollida kohtuasja esitamise täielikkust ja õigsust (pöörake erilist tähelepanu kaane esikülje andmete täitmise täielikkusele ja õigsusele, sertifitseerimissildi sisule ja sisemine inventar (kui see on olemas).

Esitatud juhtumid kuuluvad jooksvalt säilitamisele nende asutamiskohas või koolieelse lasteasutuse teenistuses (ametlik töö), pärast asjakohast ettevalmistamist (täiendav registreerimine) antakse need ajutiseks säilitamiseks ettevõtte arhiivi.

Lisa 1

Juhtumi moodustamine- see on vormistatud dokumentide rühmitamine kohtuasjadeks vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile ja nende süstematiseerimisele asja sees.

Täidetavatel dokumentidel peab olema märge dokumendi täitmise ja selle suunamise kohta asjas (rekvisiidid 28) ning need peavad olema paigutatud kohtuasjasse täitmise lõpetamise päeval. Selle lihtsa reegli range järgimine välistab dokumentide kadumise ja tagab nende ohutuse.

Toimiku moodustamisel paigutatakse sellesse dokumendid, mis oma sisult vastavad kohtuasja pealkirjale, samas on keelatud dokumentide mustandite ja paljunduskoopiate (v.a eriti väärtuslikud) rühmitamine toimikutesse, samuti tagastatavate dokumentidena.

Juhtumid moodustatakse tsentraliseeritud arvestusega organisatsioonides - organisatsiooni arvestusteenistuse poolt, detsentraliseeritud - struktuuriüksustena ( vastutavad isikud) ja organisatsiooni kontoritööteenus. Samal ajal toimub kohtuasjade vormistamine organisatsiooni arhiivi otsesel metoodilisel juhendamisel ja vajadusel vastavad riigiarhiiv.

Juhtumite moodustamisel tuleb järgida järgmisi põhinõudeid:

Kuni 10-aastase säilivusajaga ümbriste paksus ei tohiks ületada 10 cm.

Kui kohtuasjas on mitu köidet (osa), lisatakse igale köitele kohtuasja register ja pealkiri, millele on lisatud "T.1", "T.2" jne.

Asjas sisalduvad dokumendid tuleks paigutada nii, et need kataks järjekindlalt teatud sisulisi küsimusi. Sel juhul on dokumendid järjestatud kronoloogilises järjekorras (saavad - vastuvõtmise kuupäeva järgi, väljaminevad - lahkumise kuupäeva järgi) või tähestikulises järjekorras autorite ja korrespondentide kaupa.

Dokumentide lisad, olenemata nende kinnitamise või koostamise kuupäevast, lisatakse dokumentidele, millele need viitavad. Taotlused üle 250 lehe on eraldi maht mille kohta märgitakse dokumendis.

Organisatsiooni- ja haldusdokumendid on rühmitatud juhtumiteks tüübi ja kronoloogia järgi koos seotud rakendustega, järgides järgmisi reegleid:

Korralduste andmise aluseks olnud dokumendid (väljavõtted, tõendid, aktid, märkmed) saab rühmitada korraldustest eraldi.

Planeerimis- ja aruandlusdokumentatsioon (plaanid, taotlused, kalkulatsioonid, aruanded) paigutatakse selle aasta toimikusse, mida see sisult puudutab, sõltumata selle koostamise ajast või laekumise kuupäevast. Näiteks 2008. aasta aruanne valmiks 2009. aastal, kuid paigutataks 2008. aasta faili. Seevastu 2009. aasta plaan koostatakse 2008. aastal ja lisatakse 2009. aasta toimikusse. Perspektiivsed plaanid tuleb viidata nende esialgsele kehtivusaastale.

Lisainformatsioon:

Mis tahes osa reprodutseerimine või kasutamine on keelatud. see dokument mis tahes vahenditega (graafiline, elektrooniline või mehaaniline, sh koopiate tegemine, salvestamine, magnetlindile ülekandmine või teabe salvestamise ja otsimise süsteemid) ilma autoriõiguse omaniku loata - TERMIKA OÜ. Luba tuleb taotleda e-posti teel.

Juhtum on ühe teema või tegevusalaga seotud dokument või dokumentide kogum, mis on paigutatud eraldi kaanesse ja millel on üks säilitusaeg. Vastavalt organisatsioonide arhiivide töö põhireeglitele on kohtuasjade moodustamine vormistatud dokumentide rühmitamine kohtuasjadeks vastavalt nende nomenklatuurile. See sisaldab oma sisult pealkirjale vastavaid dokumente, samas on keelatud rühmitada dokumentide mustandeid ja koopiaid (välja arvatud eriti väärtuslikud), samuti tagastatavaid dokumente.

Juhtumid moodustatakse tsentraliseeritud bürootööga organisatsioonides - organisatsiooni bürootööteenistuse poolt, detsentraliseeritud - nii struktuuriüksuste (bürootöö eest vastutavad isikud) kui ka organisatsiooni bürootööteenistuse poolt.

Toimikute moodustamine toimub organisatsiooni arhiivi, vajadusel ka vastava riigiarhiivi otsesel metoodilisel juhendamisel. Nende moodustamisel on vaja:

järgima järgmisi põhinõudeid: alalise ja ajutise säilitamise dokumendid tuleb koondada eraldi toimikutesse; lisama igast dokumendist ühe eksemplari; rühmitada see ühe kalendriaasta dokumentideks;

erand on: läbimine; kohtulik; isiklikud failid, mis on moodustatud kogu selle isiku organisatsioonis töötamise aja jooksul; valimiskogude ja nende alaliste komisjonide dokumendid, saadikurühmade dokumendid, mis on koondatud nende kokkukutsumise ajal; õppeaasta jooksul vormistatud õppeasutuste dokumendid; teatrite lavategevust iseloomustavad teatrite dokumendid teatrihooajal; filmide, käsikirjade, haiguslugude jms juhtumid; Failis ei tohi olla rohkem kui 250 lehte paksusega kuni 4 cm.

Asjas sisalduvad dokumendid tuleks paigutada nii, et need kataks järjekindlalt teatud sisulisi küsimusi. Sel juhul on dokumendid järjestatud kronoloogilises järjekorras (sissetulevad dokumendid - vastuvõtmise kuupäeva järgi, väljaminevad dokumendid - lahkumise kuupäeva järgi) või tähestikulises järjekorras autorite ja korrespondentide järgi. Dokumentide lisad, olenemata nende kinnitamise või koostamise kuupäevast, lisatakse nendega seotud dokumentidele. Taotlused mahuga üle 250 lehe moodustavad eraldi köite, mis on dokumendis märgitud. Haldusdokumendid on rühmitatud juhtumiteks tüübi ja kronoloogia järgi koos seotud rakendustega.

Haldusdokumentidega kinnitatud hartad, määrused, juhendid on nende lisad ja koondatakse nimetatud dokumentidega kokku. Kui need on heaks kiidetud sõltumatu dokument, siis rühmitatakse need eraldi juhtumiteks. Põhitegevuste tellimused on koondatud personalitellimustest eraldi. Personalitellimused rühmitatakse vastavalt nende kehtestatud ladustamisperioodidele.

Suuremahuliste dokumentide puhul on soovitatav koondada organisatsiooni tegevuse erinevate aspektidega (värbamine, vallandamine ja ümberpaigutamine, töölähetused jne) seotud personalikorraldused eraldi juhtumitesse. Kõrgemate organisatsioonide korraldused ja dokumendid nende täitmiseks on rühmitatud organisatsiooni tegevusalade järgi. Kinnitatud plaanid, aruanded, kalkulatsioonid ja muud dokumendid koondatakse nende projektidest eraldi. Isiklikes toimikutes olevad dokumendid järjestatakse nende kättesaamisel kronoloogilises järjekorras.

Töötajate ja töötajate isiklikud kontod palgad rühmitatud eraldi käändeks ja järjestatud tähestikulises järjekorras perekonnanime järgi. Kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused organisatsiooni töö küsimustes ning kõik nende läbivaatamiseks ja täitmiseks mõeldud dokumendid on rühmitatud eraldi kodanike avaldustest isiklike küsimuste kohta. Kirjavahetus rühmitatakse reeglina kalendriaastaks ja süstematiseeritakse kronoloogilises järjekorras. , asetatakse vastusdokument päringudokumendi taha. Eelmisel aastal alanud konkreetses küsimuses kirjavahetuse jätkamisel kaasatakse dokumendid jooksva aasta toimikusse, märkides ära eelmise aasta juhtumi indeks. Olenevalt organisatsiooni tegevuse spetsiifikast saab kirjavahetust grupeerida ka õppeaasta, valitavate kogude kokkukutsumise tähtaja jms kohta. Kõik juhtumid, olenevalt säilitusajast, jagunevad järgmistesse kategooriatesse: - alalise ladustamise juhtumid; - ajutise ladustamise juhud, mille säilivusaeg on üle 10 aasta; - ajutise ladustamise juhud säilivusajaga kuni 10 aastat (kaasa arvatud).

Kuni 10-aastase säilitusajaga (kaasa arvatud) ajutisi säilituskarpe reeglina organisatsiooni arhiivi üleandmisele ei kuulu. Juhtumeid hoitakse dokumendihaldusteenistuses (dokumentidega töötamise tsentraliseeritud vormis organisatsioonis) või struktuuriüksustes (detsentraliseeritud või segavormide korral) nende moodustamise kohas. Väikestes organisatsioonides on soovitatav juhtumid keskselt salvestada dokumentatsiooni tugiteenusesse. Dokumentide ja juhtumite ohutuse tagavad struktuuriüksuste juhid ja dokumentatsiooni eest vastutavad töötajad. Juhtumid asuvad tööruumides või spetsiaalselt selleks ette nähtud ruumides, mis asuvad lukustatavates kappides ja laudades, mis tagavad dokumentide täieliku ohutuse.

Dokumentide otsimise efektiivsuse tõstmiseks korrastatakse kohtuasjad vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile, mille koopia asetatakse seestpoolt kapiuksele. Korpuse numbrid on vastavalt nomenklatuurile märgitud korpuse kaante seljale. Keelatud on hoida dokumente mittesobivatel töölaudadel. Magnetlinte kollegiaalsete organite koosolekute fonogrammidega hoiab täitevsekretär. Lindile ja karbile on märgitud koosoleku kuupäev ja salvestusaeg.

Nende turvalisuse eest vastutab kollegiaalse organi sekretär. Juhtumite väljastamine kolmandatest isikutest organisatsioonidele toimub organisatsiooni juhi loal. Väljastatud juhtumi kohta väljastatakse asendusjuhtumi kaart (vt lisa 16).

Säilitamistähtaja möödumisel kuuluvad kuni 10-aastase hoiutähtajaga ajutise ladustamise kastid hävitamisele vastavalt dokumentide väärtuse kontrolli tulemusena koostatud aktidele, mida teostavad igal aastal ettevõtte töötajad. dokumendihaldusteenus koos metoodilise arhiivihalduse all oleva organisatsiooni keskekspertide komisjoniga (KEK) või ekspertkomisjoniga (EK). Säilitamisele mittekuuluvate kohtuasjade hävitamiseks määramise akti vorm on toodud lisas 15. Juhtumid arvatakse akti, kui nende jaoks ettenähtud hoiutähtaeg on möödunud akti tegemise aasta 1. jaanuariks koostatud. Näiteks saab 2005. aastal valminud kolmeaastase säilitustähtajaga kaasused lisada akti, mis koostatakse mitte varem kui 1. jaanuaril 2009. Säilitamisele mittekuuluvate juhtumite hävitamiseks määramise akt koostatakse vastutab kogu organisatsiooni asjade eest. Kui akt sisaldab mitme jaotuse juhtumeid, siis märgitakse iga jao nimetus selle jao juhtumite pealkirjade rühma ette.

Hävitamiseks valitud homogeensete juhtumite pealkirjad kantakse akti ühise pealkirja alla, mis näitab sellesse rühma määratud juhtumite arvu. Hävitamisele kuuluvad juhtumid antakse üle töötlemiseks (utiliseerimiseks). Juhtmete üleandmine vormistatakse vastuvõtuarvega, millel on märgitud üleandmise kuupäev, üleantavate juhtumite arv ja paberijäätmete kaal. Laadimine ja äraviimine utiliseerimiseks toimub arhiividokumentide ohutuse tagamise eest vastutava töötaja kontrolli all.

Otsus alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite valiku kohta arhiivi üleandmiseks, ajutise säilitustähtajaga juhtumite valimise kohta, mis säilitatakse struktuurijaoskondades, eelmiste aastate asjade hävitamiseks määramise, säilitamise kohta. mille perioodid on möödunud, võetakse väärtusdokumentide uurimise alusel. Dokumentide väärtuse ekspertiisi viivad igal aastal läbi dokumendihaldusteenistuse töötajad koos organisatsiooni CEC-ga (EK) arhiivi metoodilisel juhendamisel. Alaliseks ja ajutiseks (üle 10 aasta) säilitamiseks mõeldud dokumentide valik toimub toimikute leht-lehepõhise läbivaatamise teel.

Ainult kohtuasjade pealkirjade alusel ei ole lubatud dokumente säilitamiseks ja hävitamiseks valida. Juhtumid, millel on märge "EPK" ("Ekspertrevisjonikomisjon"), vaadatakse lehtede kaupa, et tuvastada ja eraldada neist alaliselt säilitatavad dokumendid. Alalise säilitamise dokumente sisaldavad "EPK" märgistusega juhtumid kuuluvad uuesti vormistamisele. Nende koosseisust eraldatud alalise säilitamise dokumendid lisatakse homogeensetele toimikutele või vormistatakse iseseisvates toimikutes.

Ülejäänud ajutise säilitamise dokumente sisaldavate toimikute säilitamise tähtajad määratakse kindlaks dokumentide loeteluga, milles on märgitud nende säilitamise tingimused, või organisatsiooni toimikute nomenklatuuriga. Samal ajal kontrollitakse dokumentide väärtuse ekspertiisi läbiviimisel organisatsiooni toimikute nomenklatuuri kvaliteeti ja täielikkust, toimikute säilitustähtaegade määramise õigsust. Organisatsioonis dokumentide väärtuse uurimise tulemuste põhjal koostab organisatsioon lisaks ülaltoodud aktile, mis käsitleb säilitamisele mittekuuluvate juhtumite hävitamiseks eraldamist, alaliste juhtumite inventuuri (lisa 17), ajutine (üle 10 aasta) ladustamine (lisa 18) ja personal (lisa 19 ).

Nimetatud inventuurid ja aktid vaadatakse läbi organisatsiooni CEC (EK) koosolekul samal ajal. VVK (EK) poolt kinnitatud aktid ja inventuurid kinnitab organisatsiooni juht alles pärast alalise säilitamise juhtumite inventuuride arhiiviasutuse EPK kinnitamist. Arhiiviasutused kontrollivad alaliselt säilitatavate asjade valiku õigsust ning vastavalt organisatsioonide arhiivide toimimise põhieeskirjale on neil vajaduse korral õigus nõuda ajutiseks säilitamiseks või hävitamiseks valitud juhtumite lisamist ajutisele säilitamisele või hävitamisele. alalise säilitamise juhtumite inventuuri, mistõttu on organisatsioonil õigus nendes aktides sisalduvad juhtumid hävitada alles pärast alalise säilitamise juhtumite inventuuride arhiiviasutuse EPK heakskiitu.

Juhtumi moodustamine nn vormistatud dokumentide rühmitamist kohtuasjadeks vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile ja dokumentide süstematiseerimist asja sees. *

* GOST R 51141-98 Kontoritööd ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused, lk 3.

Pärast vormistamist paigutatakse need sobivatesse ümbristesse ja süstematiseeritakse. Juhtum loetakse avatuks hetkest, kui sellesse ilmub esimene täidetud dokument.

Suur tähtsus on dokumentide korrektsel jaotusel kohtuasjades, mis tagab vajalike dokumentide kiire otsimise ja nende ohutuse.

Praeguseks on välja töötatud ühtsed nõuded kohtuasjade vormistamise ja vormistamise kohta. Need on sätestatud haldamise riiklikus dokumentatsiooni tugisüsteemis ja osakonnaarhiivide toimimise põhieeskirjas. Olemasolevatest standarditest lähtuvalt tuleks konkreetsete organisatsioonide bürootöö juhendis fikseerida juhtumite moodustamise, säilitamise ja täitmise kord, kuna see võimaldab arvestada nende töö ja dokumentatsiooni eripäradega.

Väikestes organisatsioonides genereerib ja salvestab juhtumid tsentraalselt kontoritöö eest vastutav töötaja (näiteks sekretär). Suurtes asutustes ja organisatsioonides moodustatakse juhtumid struktuurijaoskondades dokumentide koostamise või vormistamise kohas. Haldusdokumendid, juhtide kirjavahetus ja olulisemad sisedokumendid vormistatakse ja säilitatakse juhtkonna büroos või sekretariaadis.

Moodustamine algab kalendriaasta alguses, mil iga nomenklatuuris nimetatud juhtumi jaoks luuakse eraldi kaust (kaustakaust või registrikaust).

Töö juhtumite vormistamisel koosneb järgmistest toimingutest: vormistatud dokumentide jaotamine ja paigutus kaustadesse (case); dokumentide paigutus kohtuasjade sees kindlas järjestuses; korpuse kaanekujundus.

Juhtumid tuleb koostada kehtivate reeglite kohaselt. Kaanel on kuvatud hulk andmeid, mis annavad aimu organisatsiooni kuuluvatest dokumentidest, nende koostisest ja sisust ning säilivusajast. Iga avatud juhtumi kaanele kantakse organisatsiooni nimi täismahus ja/või lühendatult, kui see on ametlikult tunnustatud, näiteks: Venemaa Riiklik Humanitaarülikool – RSUH. Selle alla on kirjutatud struktuuriüksuse nimi: Finantsosakond, Personaliosakond.

Struktuuriüksuse nimetuse alla märgitakse nomenklatuuri kohane kohtuasja indeks, näiteks: Juhtum nr 01-05, kus 01 on struktuuriüksuse indeks, 05 on kohtuasja järjekorranumber. nomenklatuur.

Asjasse saab esitada ainult nomenklatuuris ettenähtud dokumente. Uute dokumentide ilmumisel moodustatakse neist iseseisev toimik ja selle nimi (pealkiri) kantakse asjade nomenklatuuri reservnumbri alla.

Väga oluline on dokumentide õige paigutus juhtumi sees. Nende paiknemise järjekord määrab suuresti vajaliku teabe otsimise aja.

Dokumendid süstematiseeritakse juhtudel vastavalt teatud põhimõtetele. Kõige olulisemad ja praktiliselt kõige mugavamad on: küsimuste-loogiline, kronoloogiline, tähestikuline, nummerdamine. Need võivad olla erinevad ja kombineeritavad.

Kõige sagedamini kasutatav küsiv(küsimus-loogiline) põhimõte, mille kohaselt paigutatakse dokumendid juhtumitesse konkreetse küsimuse lahendamise loogilisse järjekorda. See korraldus on kooskõlas kronoloogiline dokumentide asukoht.

Kell tähestikuline dokumentide süstematiseerimisel kasutatakse nende autorite nimesid, korrespondentasutuste nimesid, haldusterritoriaalsete üksuste nimetusi jne.

IN nummerdamine tellimisgrupi homogeensed dokumendid järjekorranumbriga (protokollid, tellimused, kviitungid, arved jne).

Haldusdokumendid (korraldused, juhised, resolutsioonid jne) vormistatakse juhtumiteks dokumendiliikide ja kronoloogia järgi (koos avaldustega). Põhitegevuse ja personali tellimused on grupeeritud eraldi;

Protokollid on rühmitatud juhtumiteks kronoloogilises järjekorras ja numbrite järgi;

Kirjavahetus rühmitatakse kalendriaasta perioodiks ja süstematiseeritakse kronoloogilises järjekorras: vastusdokument asetatakse päringu dokumendi taha;

Planeerimis- ja aruandlusdokumente tuleks säilitada selle aasta toimikutes, millega need sisu poolest seotud on, olenemata nende koostamise ajast või kättesaamise kuupäevast;

Aruannetes olevad dokumendid tuleb järjestada järgmises järjekorras: seletuskiri, aruanne, lisad;

Aastaplaanid ja aruanded on eraldatud kvartali- ja kuuaruannetest;

Finantsrahadokumendid (kassaorderid, kuluaruanded, pangaväljavõtted jne) on grupeeritud numbrite järgi. Sarnaselt on korraldatud kviitungid, saatelehed jms;

Isikutoimikus olevad dokumendid paigutatakse järgmises järjekorras: isikutoimikus olevate dokumentide sisemine inventar; avaldus tööle; ankeet, personaliarvestusleht; autobiograafia; haridust tõendavad dokumendid; väljavõtted ametisse nimetamise, üleviimise, vallandamise korraldustest; personaliarvestuse isikulehe lisamine; raamatupidamise soodustuste isiklikule lehele lisamine; tõendid ja muud selle isikuga seotud dokumendid (v.a elukoha-, terviseseisundi- ja muud teisejärgulised dokumendid, mis on koondatud isikutoimikutest eraldi).

Nendes rühmades on dokumendid järjestatud kronoloogiliselt. Karistuste, soodustuste, perekonnanime muutmise jms määramise korralduste koopiad. neid ei salvestata isikutoimikusse, kuna see teave registreeritakse lisaks isiklikule personaliarvestuse lehele.

Töötajate ja töötajate isiklikud kontod rühmitatakse kalendriaasta jooksul tähestikulises järjekorras iseseisvateks juhtumiteks.

Kodanike pöördumised vormistatakse eraldi juhtumiteks, kasutades rühmitamise tähestikulist järjekorda.

Lisaks dokumentide süstematiseerimise põhimõtetele tuleks kohtuasjade moodustamisel järgida kõiki dokumendikategooriaid käsitlevaid põhireegleid:

Kohtuasjades esitatakse ainult vormistatud dokumendid. Täitmata, samuti tagastamisele kuuluvaid dokumente on keelatud toimikusse kanda;

Iga toimikusse pandud dokument peab olema vormistatud vastavalt riiklike standardite ja muude regulatsioonide nõuetele.* Seetõttu tuleb enne dokumendi toimikusse kandmist kontrollida selle täitmise õigsust: vajalike allkirjade olemasolu, viisad , indeks, kuupäevad, märgid jne ;

* Peamine osakondade arhiivide töö eeskiri, p 2.2.3.

Dokumendid on korpusega kaasas ühes eksemplaris. Mustandeid, paljundatud koopiaid koos originaalidega ei esitata. Erandiks võivad olla ainult eriti väärtuslike dokumentide mustandid või koopiad, millel on esimeste eksemplaride sisu täiendavad märgid, viisad vms;

Alalise ja ajutise hoiuaja dokumendid on koondatud eraldi juhtumitesse;

Sama kalendriaasta dokumendid koondatakse juhtumitesse, välja arvatud üleandmisasjad. Lisaks on teatud juhtumikategooriatel oma kujunemisomadused. Seega moodustatakse isikutoimikud kogu inimese organisatsioonis töötamise aja jooksul; valimiskogude ja nende alaliste komisjonide asjaajamine moodustatakse kokkukutsumise ajal; õppeasutuste dokumentatsioon vormistatakse õppeaastateks toimikuteks;

Dokumendid paigutatakse faili koos kõigi seotud rakenduste ja lisamaterjalidega. Kui rakendused on suured, moodustavad nad iseseisva ettevõtte.

Iga korpuse paksus ei tohiks ületada 30-40 mm, mis on ligikaudu 250 lehte. Kui dokumente on rohkem, jagatakse juhtum köideteks. Iga kohtuasja köidete arv on märgitud aasta lõpu asjade nomenklatuuris.

Dokumentide õige rühmitamine toimikuteks ja nende süstematiseerimine toimikus hõlbustab oluliselt dokumentide väärtuse uurimist, dokumentide ettevalmistamist hilisemaks säilitamiseks ja kasutamiseks.

Väikestes organisatsioonides vormistatakse juhtumid tsentraalselt dokumendihaldusteenistuses või koos sekretäriga. Kui organisatsioon on suur, genereeritakse ja säilitatakse juhtimisdokumendid juhtimisdokumentatsiooni tugiteenuses ning ülejäänud dokumendid koondatakse failidesse ja säilitatakse struktuuriüksustes, kus nendega töötati.

Kohtuasjade moodustamise reeglid ja kord

Juhtumite moodustamine toimub vastavalt reeglitele, mis sisalduvad Arhiivide töö põhireeglid organisatsioonid, Tavalised juhised kontoritööks föderaalsetes täitevorganites.

Kalendriaasta alguseks koostatakse kaustad kõigi juhtumite nomenklatuuris loetletud juhtumite kohta.

Kaantel on kirjas:

• organisatsiooni nimi (täielik ja lühike);
• struktuuriüksuse nimetus;
• juhtumiindeks vastavalt juhtumite nomenklatuurile;
• kohtuasja nimetus täielikult kooskõlas kohtuasjade nomenklatuuriga;
• juhtumi säilitusaeg.

Juhtumite loomisel tuleb järgida mitmeid reegleid. Nende rakendamine aitab alati õigesti määrata mis tahes dokumendi salvestuskoha.

Ainult täidetud ja nõuetekohaselt vormistatud dokumendid, mis vastavad välimuselt ja sisult selle pealkirjale. Asjasse on keelatud lisada dokumentide mustandeid ja koopiaid.

Tuleb meeles pidada, et alalise ja ajutise säilitusaja dokumente ei koondata ühte faili.

Kehtib reegel, et üle 250 lehe karpi ei panda, kui selle paksus ei ületa 4 cm. See tingimus tagab optimaalsed tingimused teabe hankimiseks ja madalaimad tööjõukulud failide arhiivi säilitamiseks ettevalmistamisel. Kui selle juhtumiga seotud dokumente luuakse rohkem, luuakse uus sama pealkirjaga köide.

asju moodustatud ühe kalendriaasta jooksul. Haridusasutustes rühmitatakse dokumendid tavaliselt õppeaasta jooksul (s.o. septembrist augustini). Siiski on mitmete juhtumite kategooriate kujunemisel teatud spetsiifilisus. Siia kuuluvad kohtuasjad, juhtumid, lahendid, mille kohta ulatuvad kalendri(õppe)aastast kaugemale. Kogu tööperioodi jooksul moodustatakse komisjonide ja loominguliste rühmade valitud organite kohtuid.

Vastavalt põhitegevusele tuleks need personali kaupa tellimustest eraldi rühmitada. Personalitellimused on rühmitatud juhtumitesse vastavalt nende säilitamiseks kehtestatud tähtaegadele.

Korpuse sees peavad ka dokumendid süstematiseerida. koos avaldusvormiga juhtumisse dokumendiliikide ja kronoloogia järgi. See tähendab, et esimeseks pannakse varasema kuupäeva dokument, seejärel hilisem. esitatud kronoloogilises järjekorras ja nummerdatud.

Taotlused lisatakse tavaliselt dokumentidele, millele need viitavad. Kui manused on suured, võivad need moodustada eraldi faili koos sobiva pealkirjaga.

Juhtumiks vormistamisel kirjavahetus tuleb tähele panna, et vastuskiri asetatakse päringukirja järele. See tähendab, et algatusdokumentide puhul järgitakse kronoloogia põhimõtet.

Planeerimis- ja aruandlusdokumendid säilitatakse selle aasta failides, millele need viitavad, sõltumata nende loomise ajast. Aasta-, kvartali- ja kuuplaanid säilitatakse eraldi.

Eraldi juhtudel on paigutatud kodanike pöördumised, asetades need tähestikulises järjekorras. Samal ajal on kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused organisatsiooni töö küsimustes ning kõik nende läbivaatamiseks ja täitmiseks mõeldud dokumendid rühmitatud kodanike isiklike küsimuste kohta tehtud avaldustest eraldi.

Isiklikes toimikutes olevad dokumendid on loetletud kättesaamisel kronoloogilises järjekorras.

Elektroonilised dokumendid ja andmebaasid vormistatakse vastavalt organisatsiooni failide nomenklatuurile failideks (kaustadeks, kataloogideks), paberdokumentidest eraldi, selleks ettenähtud arvuti kõvakettale. Elektroonilised andmebaasid moodustatakse eraldi failideks.

Korpuse hoidmine

Vormitud ja lõpetatud juhtumeid säilitatakse struktuuriüksustes kuni organisatsiooni arhiivi üleandmiseni. Dokumentide ohutuse, kaitse valguse ja tolmu negatiivse mõju eest tagab hoidmine lukustatavas kapid, seifid või lifti dokumendikapid.

Juhtumid on korraldatud riiulitel vertikaalselt. Iga juhtumi selgrool on selle indeks nomenklatuuri järgi näidatud. tuleb kinnitada kapi ukse siseküljele. Vajaliku dokumendi leidmiseks leitakse nomenklatuurist vastava käände number ja seejärel sama numbriga kaust.

Juhtudel juba vormistatud dokumente võivad töötajad tööks vaja minna. Sel juhul asetatakse juhtumist välja võetud dokumendi asemel asendusleht. Asenduslehel on märgitud dokumendi number ja kuupäev, selle kokkuvõte, millal ja kellele see väljastati. Täielikult välja antud juhtumi puhul täidetakse asenduskaart. See näitab väljastatud juhtumi numbrit, väljastamise kuupäeva, kellele see väljastati, kui kauaks, allkirja vastuvõtmisel ja vastuvõtmisel pärast juhtumi tagastamist. Asenduskaart asetatakse väljastatud juhtumi kohas olevasse kappi.

Vastavalt föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglitele alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumid antakse üle arhiivi föderaalne täitevorgan mitte varem kui 1 aasta ja mitte hiljem kui 3 aastat alates nende kasutamise või säilitamise kuupäevast struktuuriüksustes. Juhtumite üleandmine föderaalse täitevorgani arhiivi toimub alalise ladustamise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise ja personali inventuuride alusel, mis on koostatud föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes. Föderaalse täitevorgani arhiivis ajutise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) säilitamise juhtumeid ei edastata ja need tuleb ettenähtud viisil hävitada.